Tổng quan nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Quản trị chất lượng đã được nhiều tác giả quan tâm và làm rõ Tiêu biểu có một số công trình nghiên cứu như:
Để duy trì và phát triển thương hiệu của Công ty bảo hiểm MIC Thăng Long, việc đảm bảo chất lượng dịch vụ bảo hiểm xe cơ giới là vô cùng quan trọng Sinh viên Nguyễn Thị Thanh nhấn mạnh rằng chất lượng dịch vụ không chỉ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng mà còn góp phần xây dựng uy tín và sự tin tưởng vào thương hiệu Việc cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ sẽ giúp Công ty thu hút nhiều khách hàng hơn, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong ngành bảo hiểm.
Năm 2015, Trường Đại học Thương Mại đã nghiên cứu về chất lượng và thương hiệu, nhấn mạnh vai trò của hệ thống quản lý chất lượng trong việc duy trì và phát triển thương hiệu Nghiên cứu này phân tích thực trạng chất lượng dịch vụ bảo hiểm xe cơ giới và đề xuất một số giải pháp như ra mắt sản phẩm dịch vụ bảo hiểm mới, mở rộng mạng lưới kinh doanh trên toàn quốc, tư vấn cho khách hàng về biện pháp phòng ngừa rủi ro, và áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý khách hàng và thu phí.
Bài viết "Giải pháp duy trì hệ thống quản trị tích hợp: ISO 9001:2000, HACCP tại công ty cổ phần thực phẩm Đức Việt" của sinh viên Tạ Thị Thu Hằng, Trường Đại học Thương Mại năm 2010, đã tổng hợp lý luận về chất lượng và quản trị chất lượng, bao gồm hệ thống ISO 9001:2000 và HACCP Nghiên cứu cũng phân tích thực trạng áp dụng và duy trì các hệ thống quản trị chất lượng tại Công ty cổ phần thực phẩm Đức Việt, nhằm nâng cao năng suất lao động và đảm bảo chất lượng Từ đó, bài viết đề xuất các giải pháp hoàn thiện và duy trì hệ thống quản trị, hướng tới việc thiết lập một hệ thống quản lý tích hợp hiệu quả.
- “Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị chất lượng tại Công ty cổ phần dệt kim
Đề tài "Hà Nội" của sinh viên Nguyễn Thị Ngọc Ánh từ Trường Đại học Thương Mại năm 2010 tập trung vào việc hoàn thiện quản trị chất lượng tại Công ty Bài viết phân tích thực trạng kiểm soát chất lượng sản phẩm và đề xuất các giải pháp như: đào tạo kiến thức quản trị chất lượng cho cán bộ công nhân viên, thực hiện chính sách khuyến khích vật chất và tinh thần cho nhân viên, cũng như đổi mới trang thiết bị và đồng bộ hóa dây chuyền sản xuất.
Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là xây dựng kế hoạch và đề xuất các giải pháp khoa học nhằm thực hiện thành công việc chuyển đổi hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
Hệ thống hóa cơ sở khoa học là yếu tố then chốt để thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 cho các tổ chức kinh doanh Việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tăng cường sự hài lòng của khách hàng Các tổ chức cần chú trọng vào việc đào tạo nhân viên và thực hiện các quy trình kiểm soát chất lượng để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của ISO 9000.
- Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát.
Xây dựng kế hoạch và đề xuất giải pháp chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là bước quan trọng nhằm nâng cao thương hiệu và tăng cường hiệu quả hoạt động Việc áp dụng tiêu chuẩn này không chỉ giúp cải thiện quy trình quản lý mà còn tạo ra sự tin tưởng từ khách hàng, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững cho công ty.
Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp
Các nguồn dữ liệu thứ cấp phục vụ nghiên cứu đề tài bao gồm:
- Các báo cáo kết quả triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát;
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh;
Các thông tin từ các cơ quan và tổ chức năng suất chất lượng quốc gia và quốc tế đã chỉ ra tầm quan trọng của việc chuyển đổi và cập nhật hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 qua các thời kỳ Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu ngày càng cao của thị trường toàn cầu.
Thu thập dữ liệu sơ cấp
- Nghiên cứu hệ thống tài liệu, hồ sơ chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty;
- Phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, nhân viên và khách hàng của Công ty;
- Quan sát môi trường làm việc tại Công ty.
5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp phân tích dữ liệu trong nghiên cứu này chủ yếu dựa vào phương pháp thủ công, sử dụng bảng tính Excel, bảng biểu, đồ thị và hình vẽ để tính toán và trình bày dữ liệu Những công cụ này giúp tổng hợp, khái quát, so sánh và phân tích thông tin, từ đó rút ra kết luận phù hợp cho đề tài nghiên cứu.
Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung khóa luận tốt nghiệp của em được chia làm 3 chương:
Chương 1: Những cơ sở khoa học để xây dựng kế hoạch chuyển đổi hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại các công ty kinh doanh
Chương 2: Thực trạng duy trì hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008 tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
Chương 3: Kế hoạch và giải pháp chuyển đổi thành công hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
NHỮNG CƠ SỞ KHOA HỌC ĐỂ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN
Một số khái niệm cơ bản và thuật ngữ
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Chất lượng sản phẩm được xác định bởi sự thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng Nếu sản phẩm không được chấp nhận, dù công nghệ sản xuất hiện đại đến đâu, vẫn được coi là kém chất lượng Điều này là kết luận quan trọng, làm nền tảng cho các nhà quản lý chất lượng xây dựng chính sách và chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Như vậy nói đến từ chất lượng không còn ý nghĩa “tốt”, “bền” mà nó có thể là “kém”,
Chất lượng được xác định bởi mức độ thỏa mãn nhu cầu, và vì nhu cầu luôn thay đổi, nên chất lượng cũng sẽ biến động theo thời gian, không gian và điều kiện sử dụng.
Chất lượng sản phẩm không chỉ phụ thuộc vào tính năng, vật liệu hay giá cả mà còn liên quan đến sự khác biệt trong nhu cầu của từng khách hàng Ngay cả khi sản phẩm/dịch vụ có cùng điều kiện, yếu tố như thời gian giao hàng, thái độ phục vụ và chế độ bảo hành cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá chất lượng.
Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, cần xem xét tất cả các đặc tính liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu cụ thể Những nhu cầu này không chỉ đến từ khách hàng mà còn từ các bên liên quan, bao gồm yêu cầu pháp lý và nhu cầu của cộng đồng xã hội.
Nhu cầu có thể được thể hiện qua các quy định và tiêu chuẩn cụ thể, nhưng cũng tồn tại những nhu cầu khó có thể diễn đạt rõ ràng Người sử dụng thường chỉ có thể cảm nhận hoặc phát hiện những nhu cầu này trong quá trình trải nghiệm sản phẩm.
Chất lượng không chỉ là đặc tính của sản phẩm hay hàng hóa mà chúng ta thường nghĩ đến, mà còn có thể áp dụng cho hệ thống và quy trình.
Theo Philips Crosby, một trong những chuyên gia hàng đầu về quản trị chất lượng cho rằng “Chất lượng là sự phù hợp với yêu cầu”
Tiến sĩ Juran, một nhà thống kê học và chuyên gia hàng đầu về quản trị chất lượng người Mỹ, đã định nghĩa chất lượng là sự phù hợp của sản phẩm với nhu cầu của người tiêu dùng Ông nhấn mạnh rằng nhu cầu này không chỉ chính đáng mà còn phải có khả năng thanh toán.
Giáo sư Ishikawa, một trong những chuyên gia hàng đầu về quản trị chất lượng tại Nhật Bản, đã khẳng định rằng chất lượng được định nghĩa là sự đáp ứng nhu cầu của thị trường với chi phí tối ưu.
Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là mức độ đáp ứng các yêu cầu thông qua một tập hợp các đặc tính vốn có Định nghĩa này đã được cập nhật từ các phiên bản trước đó vào năm 1987 và 1994, tạo thành một khái niệm tổng hợp và hiện hành Khái niệm này có thể áp dụng cho bất kỳ thực tế nào, bao gồm sản phẩm, dịch vụ, quá trình, hệ thống, hoặc các đối tượng khác, miễn là chúng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
Hệ thống quản trị chất lượng
Có nhiều khái niệm về hệ thống quản trị chất lượng:
Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các yếu tố liên quan và tương tác nhằm thiết lập chính sách cũng như mục tiêu chất lượng, đồng thời đảm bảo đạt được những mục tiêu này một cách hiệu quả.
Hệ thống quản lý chất lượng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích nhu cầu của khách hàng, xác định các quy trình tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu và duy trì các quy trình đó trong điều kiện được kiểm soát.
Hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp đồng nhất hóa mọi nỗ lực nhằm đạt được mục tiêu chung Đây là phương pháp hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc trong tổ chức.
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, các công ty trên khắp thế giới cần phải tồn tại và phát triển bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Để làm được điều này, các doanh nghiệp phải chấp nhận sự cạnh tranh và tích hợp chất lượng vào quy trình quản lý sản xuất kinh doanh.
Thương hiệu là khái niệm phổ biến tại Việt Nam và trên toàn cầu, xuất hiện từ hàng thế kỷ trước để phân biệt sản phẩm của các nhà sản xuất khác nhau Nhiều quan điểm đã được đưa ra về thương hiệu, cho thấy tầm quan trọng và sự đa dạng trong cách hiểu về nó.
Theo Tổ chức Sở hữu trí tuệ thế giới (WIPO), thương hiệu là dấu hiệu nhận biết đặc biệt cho sản phẩm hoặc dịch vụ của cá nhân hay tổ chức Đối với doanh nghiệp, thương hiệu phản ánh nhận thức của người tiêu dùng về sản phẩm và dịch vụ, đồng thời khẳng định chất lượng và xuất xứ thông qua dấu hiệu gắn trên sản phẩm Thương hiệu được xem là tài sản vô hình quan trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, khi giá trị thương hiệu chiếm một phần đáng kể trong tổng giá trị doanh nghiệp.
Sự cần thiết phải xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 tại các công ty kinh doanh
1.2.1 Vai trò của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 đối với việc duy trì và phát triển thương hiệu của công ty kinh doanh
Hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO 9000 giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động sản xuất một cách hệ thống và có kế hoạch, bảo vệ thương hiệu đồng thời giảm thiểu chi phí kiểm tra, bảo hành và làm lại Việc cải tiến liên tục hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế sẽ thúc đẩy sự nâng cao chất lượng sản phẩm.
Hệ thống quản lý chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng và phát triển thương hiệu Nó giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý, tăng cường khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường Bằng cách xác định đúng hướng cải tiến sản phẩm, doanh nghiệp có thể đáp ứng mong đợi của khách hàng về tính hữu ích và giá cả, từ đó nâng cao uy tín và vị thế trên thị trường.
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO là Tổ chức Quốc Tế Về Tiêu chuẩn hóa (The International Organization For Standardization).
Tổ chức phi chính phủ ISO, được thành lập vào ngày 23 tháng 2 năm 1947 với trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ, đã chào đón Việt Nam trở thành thành viên chính thức từ năm 1977 Năm 1996, Việt Nam được bầu vào ban chấp hành của tổ chức này, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong sự tham gia của nước ta trên trường quốc tế.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, được ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 bởi Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO), cung cấp một mô hình quốc tế về hệ thống đảm bảo chất lượng, áp dụng rộng rãi trong sản xuất, kinh doanh và dịch vụ Mục tiêu của bộ tiêu chuẩn này là cải thiện hiệu quả và độ tin cậy trong quản lý chất lượng.
- Đưa ra các nguyên tắc về quản lý của tổ chức;
- Tập trung vào việc phòng ngừa/cải tiến;
- Chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng;
- Áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức không phân biệt quy mô hay loại hình sản xuất/dịch vụ.
Lịch sử hình thành và phát triển bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000 là sự thừa kế của các tiêu chuẩn đã tồn tại và được sử dụng rộng rãi trước tiên là trong lĩnh vực quốc phòng.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tập trung vào các khía cạnh quan trọng trong Quản lý chất lượng, bao gồm chính sách chất lượng, thiết kế và triển khai sản xuất, kiểm soát quá trình bao gói và phân phối, kiểm soát tài liệu, cũng như đào tạo nhân viên ISO 9000 được công nhận là tập hợp các kinh nghiệm quản lý tốt nhất từ nhiều quốc gia trên thế giới, thiết lập tiêu chuẩn quốc tế cho chất lượng.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 2015 bao gồm các tiêu chuẩn cốt lõi:
ISO 9000:2015 cung cấp cơ sở và từ vựng cho hệ thống quản lý chất lượng, trong khi ISO 9001:2015 đưa ra các yêu cầu cụ thể cho hệ thống này Để cải tiến hiệu quả, ISO 9004:2015 cung cấp hướng dẫn chi tiết Bên cạnh đó, ISO 19011:2011:2015 hướng dẫn về đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường, bao gồm cả chứng nhận và đào tạo.
Bối cảnh và điều kiện để chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015
1.3.1 Nguyên tắc áp dụng các tiêu chuẩn của ISO đối với các tổ chức Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
Mọi tổ chức, đặc biệt là doanh nghiệp, đều phụ thuộc vào khách hàng, vì vậy việc hiểu rõ nhu cầu hiện tại và tương lai của họ là vô cùng quan trọng Doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nỗ lực vượt qua sự mong đợi của họ để tạo dựng mối quan hệ bền vững và phát triển.
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc tạo sự thống nhất giữa mục tiêu và phương hướng của tổ chức Họ cần xây dựng và duy trì một môi trường nội bộ hấp dẫn, khuyến khích mọi người tham gia tích cực vào việc đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi thành viên
Mọi người ở mọi cấp độ trong tổ chức đều đóng vai trò quan trọng; việc khuyến khích họ tham gia tích cực sẽ tối ưu hóa năng lực của họ vì lợi ích chung của tổ chức.
Nguyên tắc 4: Cách tiếp cận theo quá trình
Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình.
Nguyên tắc 5: Tiếp cận quản lý hệ thống
Tiêu chuẩn quốc tế khuyến khích áp dụng cách tiếp cận theo quá trình trong việc triển khai và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng Mục tiêu chính là nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của họ Các yêu cầu cụ thể được coi là thiết yếu cho việc thực hiện cách tiếp cận này.
Hiểu và quản lý các quá trình tương tác như một hệ thống là yếu tố quan trọng giúp tổ chức nâng cao hiệu quả và đạt được kết quả mong đợi Cách tiếp cận này cho phép kiểm soát mối quan hệ và sự phụ thuộc giữa các quá trình, từ đó cải thiện hiệu suất tổng thể của tổ chức.
Cách tiếp cận theo quá trình là việc xác định và quản lý hệ thống các quá trình cùng mối tương tác của chúng để đạt được kết quả mong muốn, phù hợp với chính sách chất lượng và chiến lược của tổ chức Quản lý các quá trình và hệ thống một cách tổng thể có thể thực hiện thông qua chu trình PDCA (Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động), với trọng tâm là tư duy dựa trên rủi ro nhằm tận dụng cơ hội và ngăn chặn các kết quả không mong muốn.
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là mục tiêu thường trực của tổ chức.
Nghĩa là sự cải tiến, phát triển sẽ giúp doanh nghiệp tồn tại và tiến xa hơn, đây cũng là qui luật cơ bản của sinh tồn.
Nguyên tắc 7: Ra quyết định dựa trên dữ kiện
Mọi quyết định có hiệu quả được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin.
Nguyên tắc 8: Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng
Mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa tổ chức và nhà cung cấp tạo ra lợi ích chung, từ đó nâng cao năng lực của cả hai bên và gia tăng giá trị.
1.3.2 Quá trình soạn thảo và ban hành bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2015 và những quy định về việc áp dụng chuyển đổi hệ thống phù hợp với phiên bản mới của ISO
Quá trình soạn thảo và ban hành bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2015
Phiên bản mới nhất của ISO 9001, tiêu chuẩn hàng đầu về hệ thống quản lý chất lượng, đã được công bố vào ngày 23 tháng 9 năm 2015 Sự cập nhật này là kết quả của hơn 3 năm làm việc của các chuyên gia từ gần 95 quốc gia thành viên và quan sát viên, nhằm đảm bảo tiêu chuẩn phản ánh đúng nhu cầu hiện tại.
ISO 9001:2015 đã thay thế các phiên bản trước và các tổ chức chứng nhận có thời gian tối đa 3 năm để chuyển đổi sang phiên bản mới Đồng thời, tiêu chuẩn ISO 9000:2015 cũng đã được chỉnh sửa và phát hành với các khái niệm và thuật ngữ cập nhật trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000.
Những quy định về việc áp dụng chuyển đổi hệ thống phù hợp với phiên bản mới của ISO 9000:2015
Để hỗ trợ các tổ chức và công ty trong việc áp dụng hiệu quả và đồng bộ hóa các hệ thống quản lý, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cùng với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý sửa đổi sau này sẽ có cấu trúc tương đồng, bao gồm 10 điều khoản chính.
2 Tài liệu viện dẫn (Normative references)
3 Thuật ngữ và định nghĩa (Terms and definitions)
4 Bối cảnh của tổ chức (Context of the organization and its context)
5 Vai trò của lãnh đạo (Leadership)
9 Đánh giá kết quả thực hiện (Performance evaluation)
10 Cải tiến (Improvement) Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có một số thay đổi cơ bản về thuật ngữ Cụm từ “sản phẩm và dịch vụ” thay thế cho cụm từ “sản phẩm” giúp cho hệ thống quản lý chất lượng áp dụng dễ dàng hơn đối với các ngành dịch vụ Cụm từ “thông tin dạng văn bản” đề cập đến các yêu cầu về tài liệu, hồ sơ Các điều khoản nào trong tiêu chuẩn có yêu cầu
“Duy trì thông tin dạng văn bản” yêu cầu các tổ chức phải có “tài liệu” và “thủ tục dạng văn bản” theo tiêu chuẩn cũ Điều này có nghĩa là “lưu giữ thông tin dạng văn bản” cần có “hồ sơ” để chứng minh sự tuân thủ với các yêu cầu Khái niệm “nhà cung cấp bên ngoài” thay thế cho “nhà cung cấp”, “đối tác” hay “người bán”, trong khi “sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp” thay thế cho “sản phẩm mua vào”.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giới thiệu nhiều khái niệm và yêu cầu mới nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và quản trị doanh nghiệp Một trong những yêu cầu quan trọng là tổ chức phải hiểu rõ bối cảnh của mình, bao gồm các yếu tố bên ngoài như môi trường pháp lý, công nghệ, thị trường, kinh tế, xã hội, và các yếu tố nội bộ như văn hóa, kiến thức và kết quả hoạt động Việc nắm bắt những bối cảnh này giúp tổ chức phát triển hệ thống quản lý chất lượng một cách thực tiễn và hiệu quả Hơn nữa, tiêu chuẩn cũng yêu cầu tổ chức phải nhận diện nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm như chủ sở hữu, người lao động, cơ quan quản lý, khách hàng và nhà cung cấp, từ đó đảm bảo sự phát triển bền vững cho hoạt động kinh doanh lâu dài.
Thời điểm bắt buộc chuyển đổi
Theo hướng dẫn của Diễn đàn các tổ chức công nhận quốc tế (IAF), các tổ chức và doanh nghiệp đã được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ có thời gian chuyển đổi 03 năm kể từ ngày 15/9/2015, khi tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được ban hành Điều này có nghĩa là giấy chứng nhận ISO 9001:2015 chỉ có thể được cấp từ ngày 15/9/2015, và tất cả giấy chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ hết hiệu lực vào ngày 14/9/2018.
Tổ chức, doanh nghiệp phải làm gì? Đối với các tổ chức, doanh nghiệp đã được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trước ngày 15/9/2015 thì:
- Giấy chứng nhận vẫn còn nguyên giá trị hiệu lực cho tới hết thời hạn ghi trên giấy chứng nhận.
Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát được thành lập ngày 26/3/2009 Tên gọi chung là: Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
Tên giao dịch: HOANG PHAT GROUP COMPANY LIMITED Trụ sở chính: Tầng 4, Số 23, Nguyễn Xiển, Phường Hạ Đình, Quận Thanh Xuân,
Hà Nội Điện thoại: 043.5583967 / 043.5584057 Fax: 043.5584057
Website: http://www.hoangphatvn.com/
Email: kinhdoanh@hoangphatvn.com Giấy chứng nhận kinh doanh số: 0103624264 do Sở Kế hoạch & Đầu tư thành phố
Hà Nội cấp ngày 23/03/2009 Tổng vốn điều lệ: 20.000.000.000 đồng.
Công ty được thành lập vào năm 2009, trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam gặp nhiều khó khăn Dù phải đối mặt với nhiều thách thức, công ty đã từng bước vượt qua và phát triển Trong những năm đầu, đội ngũ nhân viên chỉ có 20 người và cơ sở vật chất còn hạn chế.
Giai đoạn 2009 - 2012, Công ty tập trung vào việc nhận thầu xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp, đồng thời cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế và quản lý dự án xây dựng Trong khoảng thời gian ba năm, Công ty đã hoàn thành 700 công trình lớn nhỏ tại Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hưng Yên và Hải Dương.
Từ năm 2012 đến nay, Công ty đã theo đuổi tầm nhìn dài hạn và phát triển bền vững, tập trung đầu tư vào lĩnh vực xây dựng và bất động sản Nhờ những nỗ lực không ngừng, Công ty đã hoàn thành nhiều dự án thành công, đảm bảo chất lượng cao và giá trị sử dụng vượt trội.
Công ty TNHH Tập đoàn Hoàng Phát đang phát triển mạnh mẽ và khẳng định thương hiệu của mình trong các lĩnh vực kinh doanh nhờ vào nỗ lực và quyết tâm của lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên.
Chúng tôi hướng tới việc trở thành tập đoàn hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh đa ngành nghề, nhằm mang lại giá trị thiết thực cho khách hàng, đối tác, nhân viên và cộng đồng.
Chúng tôi tập trung vào việc phát triển mạnh mẽ các ngành bất động sản, công nghiệp, xây dựng, dịch vụ và thương mại Đầu tư nghiên cứu và ứng dụng công nghệ là ưu tiên hàng đầu, nhằm tạo ra giá trị gia tăng cho cộng đồng Đồng thời, phát triển đội ngũ nhân sự có năng lực, đam mê sáng tạo và đổi mới là yếu tố then chốt trong chiến lược phát triển bền vững của chúng tôi.
Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát hướng đến việc trở thành Tập đoàn chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, tập trung vào phát triển kinh tế đa ngành nghề.
Công ty cam kết thực hiện mọi hoạt động nhằm phục vụ tối đa lợi ích cộng đồng, đồng thời góp phần vào sự thành công của quá trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng, bao gồm các khu chế xuất và hạ tầng giao thông, thủy lợi, thủy điện Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng, lắp đặt trạm biến áp trung và cao thế, cũng như các công trình cấp thoát nước và khu đô thị Công ty cũng đầu tư vào hạ tầng khu công nghiệp, khu đô thị, và khách sạn resort, đồng thời cung cấp tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật và tài chính), đấu thầu, quản lý dự án đầu tư và kinh doanh bất động sản.
Công ty hoạt động đa dạng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm vận tải hành khách và hàng hóa đường bộ, cung cấp vật tư và thiết bị cho ngành xây dựng, khai thác và chế biến quặng cùng vật liệu phi quặng Ngoài ra, công ty còn tham gia vào việc khai thác đá, cát sỏi cho xây dựng, mua bán nguyên vật liệu phi nông nghiệp và phế liệu Công ty cũng sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, sơn và phụ gia, đồng thời là đại lý kinh doanh xăng dầu, gia công cơ khí, sơn mạ cao cấp và lắp đặt thiết bị máy cho cả dân dụng và công nghiệp.
- Dự án Hoàng Phát Tower
- Dự án chợ Phố Hiến - Hưng Yên
- Dự án cụm làng nghề truyền thống Phú Xuyên - Hà Nội
- Dự án khu chế xuất Sóc Sơn - Hà Nội
- Dự án bến thủy nội địa Phú Cường - Hưng Yên
- Dự án khu đô thị Mê Linh Hà Nội
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện dưới đây:
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty
Ban giám đốc của công ty bao gồm 03 thành viên: Giám đốc và 02 Phó giám đốc Ban giám đốc có trách nhiệm điều hành và quản lý tất cả các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty, đồng thời quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Các phòng chức năng bao gồm:
Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ hỗ trợ Ban giám đốc trong việc quản lý tổ chức, nhân sự, lao động và tiền lương Đồng thời, phòng cũng đảm nhận việc thực hiện các chế độ khen thưởng và kỷ luật, cũng như bảo quản hồ sơ của cán bộ công nhân viên.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban giám đốc về kế toán tài chính, quản lý nguồn vốn, hàng hóa và tài sản của Công ty Phòng cũng thực hiện các công tác tín dụng, cân đối thu chi, và thanh quyết toán với khách hàng Ngoài ra, phòng tham gia xây dựng giá bán hàng và đảm bảo thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo quy định của luật kế toán.
Ban quản lý dự án có nhiệm vụ tư vấn cho Ban giám đốc Công ty trong việc thiết lập các dự án đầu tư sản xuất kinh doanh và tìm kiếm đối tác kinh doanh phù hợp.
Chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng
Duy trì khách hàng hiện tại và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Xây dựng chiến lược kinh doanh và marketing đề xuất lên Ban giám đốc.
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ tư vấn cho ban giám đốc công ty về việc triển khai, đôn đốc và chỉ đạo các hoạt động kỹ thuật, đồng thời chịu trách nhiệm về việc đầu tư công nghệ mới và đảm bảo an toàn lao động.
- Đội công trình: Thực hiện thi công, giám sát công trình xây dựng của Công ty. Đội công trình
Ban Quản lý dự án
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Phòng Tổ chức Hành chính
2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tập đoàn Hoàng Phát
Kết quả hoạt động sản xuất của Công ty được thể hiện trong bảng dưới đây:
Bảng 2.1 Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát giai đoạn 2014 – 2016 Đơn vị tính: Đồng
STT CHỈ TIÊU NĂM 2014 NĂM 2015 NĂM 2016
6 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.702.951.057 2.712.382.352 3.167.842.564
7 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.581.219.211 5.204.971.992 7.799.156.536
8 Thuế thu nhập doanh nghiệp 567.868.226 1.145.093.838 1.715.814.438
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Công ty
Biểu đồ 2.1 Tổng doanh thu của Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát giai đoạn 2014 – 2016
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Công ty
Biểu đồ 2.2 Lợi nhuận sau thuế của Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán Công ty
Thực trạng áp dụng và duy trì hệ thống quản trị chất lượng theo các tiêu chuẩn ISO tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
2.2.1 Thực trạng áp dụng và duy trì hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
Xây dựng sơ đồ áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Chính sách chất lượng của Công ty được công bố chính thức vào tháng 08/2013, thể hiện cam kết về chất lượng Đến tháng 06/2014, Ban lãnh đạo đã xem xét và bổ sung các cam kết liên quan đến trách nhiệm với cổ đông, người lao động, cũng như các chính sách đối với đối tác và khách hàng.
Đảng ủy và ban lãnh đạo Công ty đã thống nhất thực hiện quản trị định hướng chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Sơ đồ 2.2 Mô hình quản trị chất lượng theo ISO 9001:2008 của Công ty TNHH
Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
Nguồn:Phòng kinh doanh Công ty
Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát quyết định áp dụng ISO 9001:2008 nhằm:
- Nâng cao được hình ảnh, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác
- Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong Công ty
- Nâng cao sự tin tưởng nội bộ, thúc đẩy sự cố gắng trong công việc của nhân viên
- Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên
- Kế thừa tri thức của mọi nhân viên trong Công ty, phát huy thế mạnh của một công ty có nhiều kinh nghiệm
- Năng lực của nhân viên trong Công ty ngày càng được nâng cao hơn
- Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc
- Nhân viên mới đễ dàng tiếp nhận công việc
- Chất lượng sản phẩm/dịch vụ ổn định, tỉ lệ phế phẩm ngày càng giảm
- Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào
- Cải thiện uy tín của Công ty thông qua việc ngày càng nâng cao khả năng thỏa mãn khách hàng
- Tăng lợi nhuận mà không cần tăng doanh thu
- Có nhiều cơ hội trong việc tìm kiếm những chiến lược kinh doanh lớn và ký kết được những hợp đồng lớn
- Tăng lượng hàng hóa/dịch vụ bán ra
- Dễ dàng áp dụng thành công những hệ thống quản lý tiên tiến khác
Ban Giám đốc Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát đã thống nhất thành lập ban chỉ đạo ISO nhằm xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 Công ty đã tiến hành lựa chọn đơn vị tư vấn và ký hợp đồng dịch vụ số HD.0087/DA vào ngày 30 tháng 10 năm 2012 với Công ty Đức Anh để thực hiện hướng dẫn xây dựng hệ thống này.
Công ty Đức Anh có nhiệm vụ cung cấp hướng dẫn cho Công ty xây dựng công trình thủy về việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Phạm vi xây dựng hệ thống quản trị chất lượng: Xây dựng các công trình thuỷ và cầu đường bộ.
Cơ sở áp dụng hệ thống quản lý chất lượng bao gồm tất cả các phòng ban chức năng của Công ty Thời gian để xây dựng hệ thống này là 10 tháng, bắt đầu ngay sau khi ký hợp đồng.
Trách nhiệm của bên Công ty Đức Anh:
Công ty Đức Anh sẽ hướng dẫn Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát xây dựng hệ thống quản lý chất lượng nhằm đạt chứng nhận ISO 9001:2008 Các công việc cụ thể sẽ được thực hiện để đảm bảo quy trình đạt tiêu chuẩn quốc tế này.
- Đào tạo nhận thức chung cho cán bộ chủ chốt của Công ty về chất lượng, quản lý chất lượng, hệ thống chất lượng ISO 9001:2008.
Nghiên cứu quy trình thi công và sản xuất kinh doanh của Công ty là bước quan trọng để xác định các văn bản cần thiết Đào tạo kỹ năng viết văn bản cho hệ thống chất lượng sẽ được thực hiện dành cho Ban soạn thảo của Công ty, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng.
- Soát xét các văn bản của Công ty để chúng phù hợp với tiêu chuẩn và phù hợp với mô hình quản lý của công ty.
- Hướng dẫn tổ chức thực hiện kiểm soát và hiệu chỉnh hệ thống chất lượng.
- Đào tạo các chuyên gia đánh giá nội bộ.
- Hướng dẫn tổ chức đánh giá nội bộ, khắc phục phòng ngừa các vấn đề phát hiện ra trong đánh giá nội bộ.
- Tư vấn cho bên Công ty lựa chọn tổ chức chứng nhận và hướng dẫn làm các thủ tục để nộp đơn xin đánh giá chứng nhận.
- Hướng dẫn khắc phục các điểm không phù hợp trong đánh giá chính thức.
Các chuyên gia từ Công ty Đức Anh sẽ hợp tác chặt chẽ với Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát cho đến khi hoàn tất và nhận được chứng nhận cần thiết.
Tất cả thông tin bảo mật của Công ty TNHH Tập đoàn Đầu tư Hoàng Phát sẽ được Công ty Đức Anh giữ kín Nếu Công ty Đức Anh vi phạm cam kết này, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về hợp đồng kinh tế của Nhà nước.
Trách nhiệm của bên Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát:
- Cung cấp đủ nguồn lực: nhân sự cho ban soạn thảo, thiết bị văn phòng phục vụ cho ban soạn thảo.
Công ty có trách nhiệm phối hợp với Công ty Đức Anh để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, đảm bảo tiến độ thực hiện đúng kế hoạch Để triển khai và áp dụng tiêu chuẩn này, Công ty đã thành lập Ban ISO với các thành viên được chỉ định.
Bảng 2.2 Danh sách cán bộ ban ISO của Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư
STT Họ và tên Chức vụ/Đơn vị Chức danh trong
1 Nguyễn Mạnh An Giám đốc Trưởng Ban
2 Hoàng Nam Trưởng phòng nhân sự Phó Ban Lãnh đạo
3 Lê Hữu Cần Trưởng phòng kế toán Phó Ban
4 Lê Văn Trưởng Trưởng phòng kinh doanh Phó Ban
5 Nguyễn Hữu Tân Trưởng phòng kỹ thuật Uỷ viên
6 Hoàng Dũng Sĩ Nhân viên phòng kỹ thuật Ủy viên
7 Thiều Minh Tú Phó phòng Tổ chức hành chính Uỷ viên
8 Hoàng Văn Thi Trưởng Ban quản lý công trình Uỷ viên
9 Phạm Anh Giang Nhân viên ban quản lý công trình Uỷ viên
Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát
Trách nhiệm của cán bộ ban ISO:
Triển khai và phổ biến kiến thức về ISO, đặc biệt là tinh thần của dự án xây dựng ISO 9001, là nhiệm vụ quan trọng để mọi nhân viên trong bộ phận hiểu và thực hiện đúng theo các tiêu chuẩn này.
- Triển khai áp dụng các thủ tục chất lượng của Công ty.
Phát hiện các vấn đề không phù hợp trong quá trình thực hiện thủ tục chất lượng là rất quan trọng, giúp điều chỉnh và hoàn thiện các quy trình này Việc nhận diện những thiếu sót sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và tính chính xác của các thủ tục chất lượng.
- Báo cáo thường xuyên cho ban lãnh đạo Công ty về việc áp dụng và duy trì các thủ tục chất lượng.
Giai đoạn đào tạo và bồi dưỡng kiến thức về ISO
Các chuyên gia được đào tạo của Công ty đã tổ chức các lớp tuyên truyền kiến thức cho toàn bộ công nhân viên về hệ thống.
Chính sách chất lượng của Công ty được trình bày rõ ràng trên các bảng lớn, dễ dàng nhận thấy ở những vị trí chiến lược Mỗi phòng ban đều có khung treo để nhấn mạnh tầm quan trọng của chính sách này Công ty cũng tổ chức các buổi tập huấn nhằm hướng dẫn nhân viên thực hiện các chỉ dẫn trong bộ tiêu chuẩn cho từng công việc cụ thể.
Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát đã hợp tác với chuyên gia từ Công ty Đức Anh để xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Sau khi triệu tập các cán bộ trong ban điều hành dự án, công ty đã biên soạn tài liệu và tổ chức lớp hướng dẫn cho lãnh đạo, trưởng các phòng ban và chuyên gia quản trị Kết thúc lớp học, các thành viên được Công ty Đức Anh cung cấp tài liệu nghiên cứu, và mọi thắc mắc đã được lãnh đạo công ty chuyển tới để được giải đáp bởi chuyên gia trong buổi bế mạc.
Xây dựng hệ thống tài liệu
KẾ HOẠCH VÀ GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI THÀNH CÔNG
Định hướng hoạt động của Công ty
Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát đã có sự phát triển vượt bậc trên mọi lĩnh vực từ khi thành lập, nâng cao uy tín và khẳng định năng lực cạnh tranh qua các dự án lớn Để duy trì vị thế, công ty đã xây dựng chiến lược phát triển giai đoạn 2018 - 2025, tập trung vào nâng cao năng lực đầu tư và triển khai các dự án khả thi Mục tiêu đến năm 2018 là hoàn thành 700.000 m² sàn xây dựng, góp phần vào chương trình phát triển nhà ở với mục tiêu đạt 8.000.000 m² sàn vào năm 2025.
Chúng tôi tiếp tục thực hiện chủ trương tăng cường củng cố và duy trì hoạt động xây lắp, đồng thời từng bước chuyển đổi sang lĩnh vực đầu tư, nhằm phù hợp với mục tiêu phấn đấu của công ty.
Xây dựng Công ty theo mô hình Tập đoàn đầu tư, củng cố sự phát triển vững chắc trong hoạt động xây lắp Đầu tư chính là nền tảng cho sự phát triển xây lắp, tạo ra mối liên kết chặt chẽ giữa hai lĩnh vực này Sự kết hợp giữa đầu tư và xây lắp hình thành một mô hình cung cầu khép kín, phù hợp với phương châm truyền thống của Công ty.
Công ty cần nâng cao năng lực đầu tư bằng cách tập trung vào các dự án vừa và nhỏ phù hợp với khả năng của mình Điều này không chỉ giúp tăng tỷ trọng đầu tư mà còn cải thiện quy trình đầu tư, từ đó nâng cao nghiệp vụ và chất lượng hoạt động đầu tư của Công ty.
Phương hướng duy trì và phát triển hệ thống quản lý chất lượng hiện đại để
để duy trì và phát triển thương hiệu tại Công ty
Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát hướng tới việc cung cấp sản phẩm công trình chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu thị trường hiện tại Để đạt được mục tiêu này, công ty chú trọng hợp tác với các đối tác nước ngoài, đặc biệt trong bối cảnh ngày càng nhiều nhà đầu tư nước ngoài tham gia vào ngành xây dựng.
Công ty đang thực hiện sắp xếp và đổi mới để nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh, nhằm đảm bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ công ích thiết yếu cho xã hội Đồng thời, công ty triển khai các kế hoạch đầu tư dài hạn để mở rộng sản xuất và phát triển đa ngành nghề, tăng tỉ trọng doanh thu từ các sản phẩm dịch vụ.
Công ty đã hoàn thành việc sắp xếp và điều chỉnh cơ cấu, đồng thời tiến hành cổ phần hóa với mục tiêu duy trì mức tăng trưởng 30% Để đảm bảo sự phát triển bền vững, Công ty sẽ đổi mới và lành mạnh hóa tài chính, giải quyết triệt để nợ xấu và tình trạng lao động dôi dư, đồng thời đưa ra các biện pháp ngăn chặn tái phát Bên cạnh đó, việc hiện đại hóa công nghệ và quản lý sẽ được thực hiện như một bước quan trọng trong quá trình đổi mới của Công ty.
Đề xuất kế hoạch chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Kế hoạch chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát bao gồm các bước triển khai cụ thể Đầu tiên, cần đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý chất lượng hiện tại để xác định những điểm cần cải tiến Tiếp theo, xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn chuyển đổi, bao gồm đào tạo nhân viên và cập nhật tài liệu cần thiết Cuối cùng, thực hiện đánh giá nội bộ và cải tiến liên tục để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Bản kế hoạch chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng sang phiên bản 2015 của Công ty gồm những phần chính là:
(1) Mục tiêu, phương hướng chuyển đổi hệ thống
(2) Các giai đoạn chuyển đổi
(3) Xác định nguồn lực để chuyển đổi hệ thống
(4) Công cụ và phương pháp tiến hành
* Mục đích chuyển đổi hệ thống
- Thực hiện mục tiêu cải tiến liên tục hệ thống để không ngừng thỏa mãn khách hàng và đạt được vị thế cạnh tranh trên thị trường;
- Duy trì được sự chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
- Đảm bảo và cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và phát triển bền vững.
* Các bước chuyển đổi hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản ISO 9001:2015
Quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng của Công ty từ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 được thực hiện qua các bước cụ thể.
Bước 1: Phổ biến, tuyên truyền và đào tạo nâng cao nhận thức về bộ tiêu chuẩn mới trong toàn Công ty (chiến lược truyền thông)
Từ tháng 07 đến tháng 09 năm 2017, Công ty sẽ tiến hành nâng cao nhận thức cho toàn bộ cán bộ công nhân viên về tiêu chuẩn ISO 9001:2015, chuẩn bị cho việc áp dụng bộ tiêu chuẩn này trong thời gian tới.
- Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
Công ty cần xác định rõ bối cảnh của mình bằng cách phân tích các vấn đề nội bộ và ngoại bộ ảnh hưởng đến mục tiêu và chiến lược phát triển Việc này sẽ giúp công ty hiểu rõ hơn về những yếu tố tác động đến khả năng hoạt động và phát triển bền vững trong tương lai.
- Phân công lại trách nhiệm quyền hạn
- Ban hành lại chính sách chất lượng
- Phê duyệt hệ thống tài liệu theo ISO 9001:2015
- Xác định và đánh giá rủi ro và cơ hội
- Xây dựng các mục tiêu, kế hoạch thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng
Công ty cần thiết lập và duy trì một quy trình thiết kế và phát triển hiệu quả nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ được cung cấp.
Công ty cần thiết lập và duy trì các quá trình vận hành hiệu quả, nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho hoạt động của mình Điều này giúp đảm bảo sự phù hợp cho sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp.
- Kiểm soát các quá trình cung cấp từ bên ngoài Công ty
Bước 2: Kiện toàn ban ISO
Thời gian thực hiện: 09/2017 đến 10/2017
- Quy định nhiệm vụ của ban chỉ đạo ISO bao gồm:
+ Nhiệm vụ chung của ban ISO + Trưởng ban ISO
+ Phó ban ISO/Đại diện lãnh đạo + Thư ký ban ISO
+ Nhân viên kiểm soát tài liệu + Thành viên ban ISO.
Bước 3: Rà soát, so sánh nội dung hoạt động hiện tại của Công ty theo ISO 9001:2008 với nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Thời gian thực hiện từ tháng 9/2017 đến tháng 01/2018, công ty cần đánh giá và khắc phục những khó khăn hiện tại theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Điều này sẽ giúp công ty điều chỉnh các quy trình và yêu cầu về nhân lực để phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Bước 4: Cập nhật hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Thời gian thực hiện: 01/2018 đến 02/2018
- Thời gian cập nhật, chuyển đổi hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2015
- Tiếp cận trong cập nhật, chuyển đổi
- Dịch vụ hỗ trợ cập nhật, chuyển đổi
Bước 5: Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015
Thời gian tiến hành: 02/2018 đến 03/2018
Cán bộ ISO sẽ tham gia khóa đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Đối tượng tham dự bao gồm đại diện lãnh đạo, Ban ISO, cán bộ quản lý Công ty, nhân sự và kỹ thuật, cùng với các cán bộ được quy hoạch trở thành đánh giá viên nội bộ của tổ chức Mục tiêu của khóa đào tạo này là nâng cao năng lực đánh giá và đảm bảo chất lượng trong tổ chức.
- Thấu hiểu hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9001:2015
- Khái quát về đánh giá chất lượng nội bộ
- Yêu cầu đối với đánh giá viên và trưởng đoàn đánh giá
- Quy trình và kỹ năng đánh giá
- Kiểm tra cuối khóa học để cấp chứng chỉ
Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 là một quá trình quan trọng nhằm xác nhận hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng Qua các hoạt động như đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo, tổ chức có thể cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế.
Bước 6: Tổ chức đánh giá nội bộ
Thời gian thực hiện: 03/2018 đến 05/2018 Phân tích khoảng cách và đánh giá kết quả chuyển đổi
- Lưu giữ các thông tin dạng văn bản (hồ sơ) theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015
- Đánh giá kết quả thực hiện chuyển đổi
Bước 7: Cải tiến, điều chỉnh phù hợp với ISO 9001:2015
Thời gian thực hiện cải tiến từ tháng 05 đến tháng 06 năm 2018 Cải tiến là yếu tố quan trọng giúp tổ chức duy trì hiệu suất hiện tại, ứng phó với những thay đổi bên trong và bên ngoài, đồng thời tạo ra cơ hội mới.
Bước 8: Lực chọn tổ chức chứng nhận và đăng ký chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Thời gian thực hiện: 06/2018 đến 07/2018
- Công ty lựa chọn tổ chức chứng nhận với mong muốn mang lại hiệu quả áp dụng hay chỉ dừng lại ở việc có được giấy chứng nhận
Để đảm bảo hoạt động chứng nhận hiệu quả, doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị tư vấn uy tín nhằm lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp với mục đích và chi phí hợp lý nhất.
Bước 9: Tổ chức đánh giá ngoài
Thời gian thực hiện: 07/2018 đến 08/2018
- Tổ chức chứng nhận có được công nhận hay không
Giấy đăng ký hoạt động chứng nhận được cấp bởi Tổng cục Đo lường Chất lượng Việt Nam, theo Thông tư số 08/2009/TT-BKHCN, ban hành ngày 08/04/2009 của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Bước 10: Điều chỉnh, khắc phục
Thời gian thực hiện từ tháng 8 đến tháng 9 năm 2018, công ty đã tiến hành điều chỉnh các sai sót còn lại trong quá trình chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 nhằm triển khai tiêu chuẩn mới trên toàn bộ công ty.
Bước 11: Cấp chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Công ty có thể lựa chọn một số doanh nghiệp chuyên cấp chứng chỉ ISO có uy tín như: Vinacert, Quacert…
Một số giải pháp nhằm chuyển đổi thành công hệ thống quản trị chất lượng
3.3.1 Giải pháp từ phía Công ty
Lãnh đạo Công ty cần cam kết mạnh mẽ và quyết tâm trong việc chuyển đổi hệ thống, nhận thức rõ ràng về sự cần thiết khách quan để duy trì lợi thế cạnh tranh Họ cũng phải đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực, bao gồm nhân lực và vật lực, nhằm thực hiện thành công hệ quản lý chất lượng và kiểm soát các quy trình Đồng thời, Công ty cần xác định và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ.
Để nâng cao nhận thức về chất lượng trong toàn bộ hệ thống, công ty cần triển khai một chiến lược sâu sắc nhằm cập nhật tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho từng nhân viên Việc rèn luyện kỹ năng và cung cấp các nguồn lực cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo kết quả chính xác và đáng tin cậy Điều này không chỉ giúp xác nhận sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ với các yêu cầu mà còn thu hút sự đồng lòng và hợp tác từ mọi người trong việc thực hiện kế hoạch chung của công ty.
- Có sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận trong việc nghiên cứu chuyển đổi hệ thống một cách kịp thời, nhanh chóng.
Công ty cần phổ biến thông tin về kế hoạch ở tất cả các cấp và bộ phận, đồng thời chia sẻ với cổ đông, nhà cung cấp và khách hàng Điều này giúp đảm bảo quản lý mối quan hệ hiệu quả theo nguyên tắc của tiêu chuẩn mới.
Tăng cường hợp tác với các tổ chức quản lý nhà nước như Viện Năng suất Việt Nam và Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng nhằm tận dụng các chương trình đào tạo, từ đó rút ngắn thời gian chuyển đổi thông qua sự hỗ trợ từ các tổ chức tư vấn và chứng nhận.
Tiêu chuẩn ISO 9001 đã cung cấp cho Công ty sự tự tin trong khả năng cung cấp sản phẩm ô tô đáp ứng nhu cầu thị trường và tạo thuận lợi trong giao thương Các yêu cầu của ISO 9001 không chỉ là nền tảng cho việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng mà còn là bước khởi đầu cho mọi hệ thống quản lý chính thống của Công ty.
Công ty TNHH Tập đoàn đầu tư Hoàng Phát thực hiện công tác quản lý chất lượng sản phẩm thông qua Phòng Quản lý chất lượng sản phẩm, có nhiệm vụ xây dựng quy định và giám sát chất lượng Phòng này tổ chức kiểm tra và giám sát chất lượng sản phẩm, đồng thời phối hợp với các phòng ban khác như kỹ thuật, vật tư, và tổ chức sản xuất để giải quyết các vấn đề liên quan đến chất lượng Các phòng ban hỗ trợ trong việc ban hành văn bản tiêu chuẩn, định mức lao động và nguyên vật liệu, cũng như xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan đến chất lượng sản phẩm mà Phòng Quản lý chất lượng không thể tự giải quyết.
Công ty đã thiết lập quy trình kiểm tra chất lượng sản phẩm với 6 bước chính: kiểm tra thiết bị, kiểm tra gầm và cabin, thử nghiệm nước, thực hiện kiểm tra trên đường thử chuyên dụng, và tiến hành kiểm tra cuối cùng trước khi giao hàng.
Khâu kiểm tra trước khi giao hàng bao gồm việc đánh giá toàn diện cả bên trong lẫn bên ngoài công trình, với các yếu tố như hệ thống thoát nước, thang thoát hiểm, chiều cao, cùng với hệ thống nước và điện.
Như vậy, chi phí của mỗi công trình sẽ phụ thuộc vào các yếu tố:
- Giá của nguyên vật liệu đầu vào
- Chi phí thi công công trình
- Chi phí phát sinh khác…
3.3.2 Một số kiến nghị Một là, Nhà nước cần kiên quyết thực hiện dứt điểm và có hiệu quả việc sắp xếp lại các công ty Nhà nước Nếu việc sắp xếp kéo dài sẽ làm cho các công ty không yên tâm đầu tư sản xuất kinh doanh, việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng do đó cũng sẽ gặp những khó khăn.
Nhà nước cần tăng cường cử cán bộ và công nhân lành nghề đi học tập và bồi dưỡng ở nước ngoài, đặc biệt là tại các nước phát triển Việc này giúp họ tiếp cận với khoa học và công nghệ hiện đại, từ đó nâng cao trình độ và tay nghề, góp phần phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao cho đất nước.
Nhà nước cần hỗ trợ kinh phí cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2015, nhằm giải quyết chế độ chính sách cho lao động dư thừa sau khi sắp xếp lại Theo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, tỷ lệ lao động dư thừa không có việc làm lên đến hơn 4%, và ở một số ngành, con số này vượt quá 20% Tình trạng này đang tạo gánh nặng cho doanh nghiệp và cản trở quá trình đổi mới, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Đề nghị Nhà nước nhanh chóng hoàn thiện khung pháp lý nhằm nâng cao quyền tự chủ và trách nhiệm của các công ty Nhà nước, đặc biệt là các công ty xây dựng công trình thuỷ, đồng thời vẫn đảm bảo sự quản lý của Nhà nước đối với các doanh nghiệp này, tập trung vào những vấn đề quan trọng.
Tổ chức đại diện chủ sở hữu đích thực cần được hình thành, nhằm đảm bảo trách nhiệm đầy đủ trong việc bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước Cần quy định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước trong quản lý doanh nghiệp nhà nước, đồng thời hạn chế sự can thiệp quá sâu vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các cơ sở.
Cải cách hành chính trong lĩnh vực đầu tư xây dựng hiện đang gặp nhiều trở ngại do phải trải qua nhiều bước trung gian từ cơ quan trung ương đến địa phương, đặc biệt là trong việc cấp quyền sử dụng đất và khai thác tài nguyên.
Cải cách các cơ chế tài chính, thuế, tiền lương và quản lý giá là cần thiết để đảm bảo sự bình đẳng cho các công ty trong kinh doanh, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho mọi thành phần kinh tế phát triển.
