(Luận văn đại học thương mại) phát triển hệ thống quản lý bán hàng cho công ty cổ phần và thƣơng mại MQ việt nam

PHẦN MỞ ĐẦU

Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài

Quản lý đơn hàng là yếu tố then chốt đối với doanh nghiệp bán hàng trực tuyến, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu Nhiều công ty hiện nay vẫn sử dụng hệ thống quản lý thuê hoặc mua từ bên ngoài, trong khi một số khác tự phát triển hệ thống riêng Sự phát triển công nghệ và quy mô công ty đã làm tăng nhu cầu của khách hàng, đồng thời việc quản lý thông tin khách hàng cũng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Trong thời đại công nghệ, dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá, đòi hỏi cách quản lý chuyên nghiệp Ngoài ra, logistics và kho vận cũng cần được chú trọng để giảm tải công việc quản lý xuất nhập kho và tồn kho Do đó, việc phát triển hệ thống quản lý bán hàng phù hợp với nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp là một yêu cầu thực tế và cần thiết.

Với lý do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài "Phát triển hệ thống quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần và Thương mại MQ Việt Nam" làm nội dung khóa luận của mình.

Mục tiêu của đề tài

Bài khóa luận với đề tài “Phát triển hệ thống quản lý bán hàng cho Công ty Cổ phần và Thương mại MQ Việt Nam” sẽ tập trung vào việc phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến hiệu quả quản lý bán hàng, tối ưu hóa quy trình bán hàng, và nâng cao trải nghiệm khách hàng Mục tiêu là xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng hiện đại, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp và cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường.

- Mô tả rõ bài toán quản lý bán hàng, các mối quan hệ giữa quản lý bán hàng với các chức năng khác trong hệ thống

- Đưa ra những vấn đề chưa hợp lý của hệ thống của công ty MQ Đưa ra lý do đánh giá vấn đề không hợp lý đó.

- Đưa ra phương án hợp lý để phát triển hệ thống của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

- Đối tượng: Hệ thống quản lý bán hàng mà công ty Cổ phần Thương Mại MQ Việt Nam đang sử dụng.

- Nội dung: nghiên cứu thực trạng quản lý bản hàng tại công ty MQ từ đó phát triển hệ thống bán hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

- Phạm vi: Công ty Cổ Phần Thương Mại MQ Việt Nam

Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu tài liệu: Tham khảo tài liệu HTTT, CSDL trên sách, internet Tìm hiểu luồng, workflow của hệ thống.

- Khảo sát và thu thập thông tin về hệ thống và các tài liệu có liên quan.

- Phỏng vấn những người tiếp xúc và sử dụng thường xuyên với hệ thống để thu thập những thông tin, ý kiến xác thực nhất.

- Quan sát hệ thống để nắm được cái nhìn tổng quan và khách quan nhất về hệ thống đang hoạt động.

- Phân tích và xử lý dữ liệu đã thu được trong toàn bổ quá trinh điều tra, thu thập.

- Sử dụng báo cáo thống kê kinh doanh, tài liệu được phép sử dụng của công ty.

Kết cấu của khóa luận tooat nghiệp

Đề tài nghiên cứu đươc chia làm 3 phần nội dung chính:

 Chương 1 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin

 Chương 2 Cơ sở lý luận và thưc trạng HTTT quản lý bán hàng cả công ty Cổ phần Thương Mại MQ Việt Nam

 Chương 3: Phát triển website bán hàng tại công ty Cổ phần Thương Mại MQViệt Nam

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Những khái niệm cơ bản

- Dữ liệu là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan

Dữ liệu là tập hợp các giá trị thô, chưa được xử lý và không có ý nghĩa rõ ràng đối với người sử dụng Chúng có thể bao gồm nhiều giá trị mà không thể xác định mối liên hệ giữa chúng.

Thông tin là kết quả của việc xử lý dữ liệu nhằm tạo ra ý nghĩa phù hợp với mục đích sử dụng cụ thể Nó bao gồm nhiều giá trị dữ liệu được tổ chức một cách có hệ thống, giúp truyền tải thông điệp rõ ràng cho một đối tượng trong một ngữ cảnh nhất định.

- Các đặc tính của thông tin:

Tính đầy đủ của thông tin là yếu tố quan trọng giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác Thông tin đầy đủ không chỉ đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị mà còn giảm thiểu rủi ro trong quá trình ra quyết định Ngược lại, thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định sai lầm, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

Thông tin cần phải được chuẩn hóa để đảm bảo tính thích hợp và dễ hiểu, vì sự đa dạng trong cách tiếp cận có thể dẫn đến hiểu sai Việc này rất quan trọng để tránh những quyết định sai lầm do thông tin không chính xác.

Tính an toàn: Thông tin là một trong những tài sản quan trọng của công ty.

Bảo mật thông tin và phân quyền truy cập là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp Việc thiếu chú trọng đến vấn đề này có thể dẫn đến những thiệt hại nghiêm trọng.

Tính kịp thời: Thông tin cung cấp cần đáp ứng tính cần thiết về thời gian và không gian cho người sử dụng.

Hệ thống là tập hợp các thành phần tương tác, phối hợp để đạt mục tiêu chung Chúng thu thập đầu vào và tạo ra đầu ra thông qua quá trình chuyển đổi có tổ chức.

Hệ thống thông tin là một cấu trúc bao gồm các thành phần liên kết chặt chẽ, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin Hệ thống này còn cung cấp cơ chế phản hồi nhằm đạt được mục tiêu đã được xác định trước.

Hệ thống thông tin quản lý là sự kết hợp giữa con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ quyết định.

- Những hoạt động chủ yếu trong một hệ thống thông tin:

Thu thập dữ liệu: là hoạt động thu thập và tiếp nhận dữ liệu từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một hệ thống thông tin.

Xử lý thông tin: là quá trình chuyển đổi những dữ liệu tiếp nhận được thành thông tin.

Lưu trữ thông tin là quá trình tiếp nhận và lưu giữ các dữ liệu đã được xử lý, nhằm phục vụ cho các nhu cầu trong tương lai và hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.

Phân phối thông tin: là quá trình cung cấp thông tin đã được xử lý tới những hoạt động cần thiết

1.1.3 Chu trình phát triển của hệ thống

Vòng đời hệ thống, hay chu kỳ sống của phần mềm, là khoảng thời gian kéo dài từ khi phần mềm được phát triển cho đến khi ngừng hoạt động Quá trình này bao gồm các giai đoạn chính như hình thành để đáp ứng yêu cầu, vận hành, bảo dưỡng và cuối cùng là loại bỏ phần mềm khi nó không còn cần thiết.

Chu trình phát triển hệ thống là quá trình liên tục qua các giai đoạn khác nhau trong phát triển hệ thống, bao gồm bốn pha chính: phân tích, thiết kế, kiểm thử và bảo trì.

- Một số mô hình phát triển hệ thống:

Mô hình thác nước là một phương pháp phát triển phần mềm, trong đó quy trình được chia thành các pha liên tiếp: phân tích yêu cầu, phân tích, thiết kế hệ thống, lập trình, kiểm thử và triển khai hệ thống Mỗi pha chỉ bắt đầu khi pha trước đã hoàn thành, giúp đảm bảo tính hệ thống và logic trong quá trình phát triển Mô hình này thường phù hợp cho các dự án nhỏ và ít phức tạp, với cách tiếp cận tập trung vào chức năng.

Mô hình xoắn ốc là một phương pháp phát triển phần mềm, trong đó quy trình được thể hiện dưới dạng một vòng xoắn ốc Các giai đoạn chính của mô hình này bao gồm: thiết lập mục tiêu, đánh giá và giảm thiểu rủi ro, phát triển và đánh giá, cùng với lập kế hoạch.

Mô hình bản mẫu nhanh là phương pháp phát triển hệ thống một cách nhanh chóng, sau đó tiến hành cải tiến liên tục để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của người sử dụng.

Phân tích hệ thống là quá trình đánh giá chi tiết nhu cầu thông tin của tổ chức, xác định các đặc điểm và thành phần của hệ thống thông tin hiện tại, đồng thời xác định các yêu cầu chức năng cho hệ thống thông tin dự kiến trong tương lai.

- Phân tích thiết kế gồm nhiều hoạt động: Phân tích và đặc tả yêu cầu, thiết kế, kiểm thử, vận hành và bảo trì.

- Các phương pháp phân tích thiết kế:

Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin bằng UML

UML (Ngôn ngữ Mô hình Hợp nhất) là một ngôn ngữ trực quan quan trọng trong quy trình phát triển phần mềm, được sử dụng để mô tả và hình dung các hệ thống phần mềm một cách chính xác Đây là một công cụ đặc tả hình thức, giúp các nhà phát triển và thiết kế hệ thống giao tiếp hiệu quả hơn.

UML có một tập các phần tử và một tập các quy tắc riêng.

- Mục đích của UML nhằm vào những hoạt động sau:

Mô hình hóa được các hệ thống và sử dụng được tất cả các khái niệm hướng đối tượng một cách thống nhất.

Hệ thống cho phép đặc tả và hỗ trợ việc mô tả mối quan hệ giữa các khái niệm cơ bản, đồng thời thể hiện mọi trạng thái hoạt động của hệ thống hướng đối tượng Điều này có nghĩa là hệ thống có khả năng mô tả đầy đủ và trực quan cả mô hình tĩnh lẫn mô hình động.

Việc khai thác khả năng tái sử dụng và kế thừa ở quy mô lớn giúp xây dựng các hệ thống phức tạp và nhạy cảm, chẳng hạn như hệ thống thời gian thực và hệ thống nhúng thời gian thực.

Tạo ra những ngôn ngữ mô hình hóa sử dụng cho cả người lẫn máy tính.

1.2.2 Các biểu đồ trong UML

Thành phần chính trong UML là các biểu đồ.

Biểu đồ Use Case là công cụ quan trọng để thể hiện chức năng của hệ thống, giúp chỉ ra các yêu cầu cần thiết từ người dùng Từ tập yêu cầu, biểu đồ này xác định rõ những gì hệ thống cần thực hiện để đáp ứng nhu cầu của người dùng Ngoài ra, các kịch bản đi kèm với biểu đồ Use Case cũng đóng vai trò quan trọng trong việc mô tả chi tiết các tình huống sử dụng.

- Biểu đồ lớp chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thóng, các thuộc tính và phương thức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó.

Giữa các lớp có những mối quan hệ cơ bản như sau:

Quan hệ kết hợp trong UML là sự nối kết giữa các lớp, thể hiện mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các đối tượng thuộc các lớp này Một quan hệ kết hợp mô tả một tập hợp các liên kết, giúp hiểu rõ hơn về cách các đối tượng tương tác và liên quan

Khái quát hóa là mối quan hệ giữa một lớp có các đặc trưng tổng quát hơn và một lớp có tính chất đặc biệt hơn Trong sơ đồ lớp, mối quan hệ khái quát hóa thể hiện sự kế thừa của một lớp từ một lớp khác.

Quan hệ cộng hợp: là dạng quan hệ mô tả một lớp A là một phần của lớp B và lớp A có thể tồn tại độc lập.

Quan hệ gộp là mối quan hệ giữa hai lớp, trong đó một lớp (A) là phần của lớp khác (B) Sự tồn tại của lớp B quyết định sự tồn tại của lớp A, thể hiện mối liên hệ tổng thể - bộ phận giữa chúng.

Quan hệ phụ thuộc thể hiện mối liên hệ giữa hai lớp đối tượng, trong đó lớp đối tượng A có tính chất độc lập, còn lớp đối tượng B lại phụ thuộc vào A Mọi sự thay đổi ở lớp A sẽ tác động trực tiếp đến lớp B, làm nổi bật sự liên kết chặt chẽ giữa hai lớp này.

Quan hệ thực thi thể hiện mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các thành phần trong biểu đồ lớp, trong đó một thành phần mô tả công việc theo dạng hợp đồng và thành phần còn lại thực hiện hợp đồng đó Thông thường, lớp thực hiện hợp đồng sẽ là các giao diện.

Biểu đồ trạng thái cho mỗi lớp sẽ thể hiện các trạng thái mà đối tượng của lớp đó có thể trải qua, cùng với những chuyển tiếp giữa các trạng thái này.

Các biểu đồ tương tác thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng trong hệ thống và sự tương tác của chúng với các tác nhân bên ngoài Có hai loại biểu đồ tương tác chính.

Biểu đồ tuần tự: Biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đối tượng và tác nhân theo thứ tự thời gian.

Biểu đồ cộng tác thể hiện mối quan hệ giữa các đối tượng và các tác nhân, đồng thời nhấn mạnh vai trò quan trọng của các đối tượng trong quá trình tương tác.

Biểu đồ hoạt động là công cụ hữu ích để thể hiện các hoạt động và sự đồng bộ giữa chúng, cũng như chuyển tiếp giữa các hoạt động Nó thường được sử dụng để mô tả các phương thức phức tạp trong các lớp, giúp người đọc dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn về quy trình hoạt động.

- Biểu đồ thành phần định nghĩa các thành phần của hệ thống và mối liên hệ giữa các thành phần đó.

Biểu đồ triển khai mô tả cách thức hệ thống được triển khai, bao gồm các thành phần được cài đặt ở đâu và các liên kết vật lý hoặc giao thức truyền thông được sử dụng.

Tổng quan tình hình nghiên cứu

Hiện nay, sinh viên đang ngày càng quan tâm đến các đề tài liên quan đến Hệ thống Thông tin (HTTT) cho khóa luận của mình Nhiều đề tài không chỉ mang tính lý thuyết mà còn có tính ứng dụng cao, góp phần vào việc triển khai thực tế trong lĩnh vực này.

Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, hệ thống thông tin quản lý bán hàng đã trở nên phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt ở các công ty vừa và nhỏ Nhận thức được tầm quan trọng của quản lý bán hàng, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện Một trong số đó là đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ máy tính Thành Trung” của sinh viên Đường Thị Thanh Tâm, thuộc khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Thương Mại.

Hiện nay, phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo hướng đối tượng đang trở thành xu hướng phát triển mạnh mẽ Do đó, tôi quyết định lựa chọn phương pháp phân tích này để đáp ứng nhu cầu hiện tại.

Một số vấn đề liên quan về TMĐT của công ty

Doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực bán hàng trực tuyến các sản phẩm thời trang theo mô hình B2C, một trong những mô hình thương mại điện tử phổ biến tại Việt Nam và trên toàn cầu Nhận thức được tầm quan trọng của mô hình này, các nhà quản trị đã tích cực áp dụng vào hoạt động kinh doanh để nâng cao hiệu quả và tiếp cận khách hàng tốt hơn.

1.4.2.Một số vấn đề về quản trị chiến lược và marketing TMĐT

Quy trình xây chiến lược Marketing

- Tập trung phân tích tình hình hiện tại và tương lai của công ty

- Đề ra mục tiêu cụ thể, từ đó dự đoán tình hình tổ chức sau khi thực hiện

- Mô tả cụ thể công việc

- Xác định rõ nguồn lực thực hiện

Các chiến lược của công ty trong thời điểm hiện tại và tương lai.

- Lọt vào top 10 ngành nghề dẫn đầu thị trường trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động trong 5 năm tới

Chiến lược “Người đi theo của thị trường” khuyến khích các doanh nghiệp học hỏi từ những công ty hàng đầu trong ngành Bằng cách này, họ có thể cải tiến và mang đến những sản phẩm mới mẻ, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

1.4.3 Các giải pháp xúc tiến hiện nay của công ty

Công ty có một nhóm marketing riêng phụ trách việc quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu

Tận dụng tối đa sự hộ trợ của mạng xã hội để quảng cáo thương hiệu và sản phẩm.

Tối ưu nguồn chi phí quảng cáo thông qua Google Analytics và Facebook Ads để tăng doanh thu và giảm chi phí Marketing.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THƯC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG CẢ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MQ VIỆT NAM

Tổng quan về công ty Cổ Phần Thương Mại MQ Việt Nam

2.1.1.1 Sơ lược về công ty

- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại MQ Việt Nam

- Tên viết tắt: MQ VN

- Địa chỉ: Lô 02 - BT 2, Lưu Hữu Phước, Mỹ Đình, Nam Từ Liêm, Hà Nội

- Website: http://mqland.vn https://bili.vn

Công ty Cổ Phần Thương Mại MQ Việt Nam, được thành lập vào năm 2015, hoạt động đa ngành và đa nghề Khởi đầu, công ty tập trung vào việc cung cấp, phân phối, tiếp thị và môi giới các sản phẩm bất động sản.

Nhận thấy tiềm năng lớn từ thị trường bất động sản phục vụ du lịch, công ty MQ – LAND đã quyết định mở rộng hoạt động sang lĩnh vực này tại Phú Quốc từ năm 2016, đồng thời khai trương chi nhánh mới tại đây.

Vào năm 2016, công ty nhận thấy sự phát triển mạnh mẽ của Thương mại điện tử và đã mở rộng sang lĩnh vực kinh doanh bán hàng với sản phẩm giày nữ và túi xách Đến nay, công ty đã xây dựng thành công hai lĩnh vực kinh doanh chính, bao gồm thị trường BĐS và Thương mại điện tử bán hàng online.

Dưới đây là sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty:

Công ty được tổ chức thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ riêng biệt, nhưng tất cả đều phối hợp chặt chẽ để đạt được mục tiêu chung của công ty.

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty

Giám đốc: Doãn Anh Quân

 Bộ phận Kinh Doanh: Đây là bộ phận phụ trách về việc kinh doanh của công ty Trong đó, bộ phận Kinh doanh bao gồm:

- Bộ phận BĐS: Đây là bộ phận chịu trách nhiệm chính về việc kinh doanh BĐS của công ty.

- Bộ phận TMĐT: Bộ phận này chịu trách nhiệm về vấn đề kinh doanh TMĐT sản phẩm thời trang.

Bộ phận này chịu trách nhiệm vận hành hệ thống của công ty bao gồm:

Bộ phận CNTT đảm nhận trách nhiệm quản lý và duy trì các phần mềm hệ thống của công ty, tập trung vào việc xây dựng và vận hành hệ thống hiệu quả Ngoài ra, họ còn quản trị hệ thống mạng, đảm bảo sự ổn định và bảo mật cho toàn bộ hạ tầng công nghệ thông tin.

Bộ phận Marketing chịu trách nhiệm quản lý website và fanpage của công ty, giới thiệu và quảng cáo sản phẩm cũng như các chương trình khuyến mãi đến khách hàng Ngoài ra, họ còn giải đáp thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên.

 Bộ phận Kế toán – Tài chính:

Bộ phận kế toán có các chức năng sau:

Công ty cần thống kê tài sản và công cụ dụng cụ thiết yếu từ nhà cung cấp, thực hiện việc nhập hàng và thanh toán đúng hạn để đảm bảo hoạt động hiệu quả.

- Nhận doanh thu từ bộ phận kinh doanh để thống kê, báo cáo cho ban giám đốc hằng ngày, hằng tháng.

- Theo dõi tình hình sổ sách, thu chi của công ty.

- Thực hiện tính toán lương, thưởng cho nhân viên.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác.

Chịu trách nhiệm quản lý vấn đề nhân sự của công ty, bao gồm việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, cũng như báo cáo tình hình nhân sự cho ban giám đốc.

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh

Tình hình tài chính của công ty theo các năm

STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017

Bảng 2.1 Tình hình hoạt động tài chính của công ty (đơn vị: nghìn đồng)

2.2 Thực trạng của hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty Cổ Phần Thương Mại MQ Việt Nam.

2.2.1 Giới thiệu về website bán hàng

Hệ thống bán hàng của công ty tại địa chỉ https://bili.vn là một website thương mại điện tử, không chỉ phục vụ chức năng bán hàng và quản lý đơn hàng mà còn tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ như quản lý khách hàng, nhân viên, kho và tin tức.

 Quản lý khách hàng: Quản lý khách hàng, đã mua hàng của daonh nghiệp.

- Cập nhập thông tin khách hàng.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ và tư vấn sản phẩm sau bán hàng cho khách hàng đã mua sản phẩm của công ty Hệ thống sẽ sắp xếp lịch hẹn tư vấn, và thời gian hỗ trợ sẽ được điều chỉnh dựa trên loại sản phẩm mà khách hàng đã chọn.

- Lịch hẹn thông báo ngày lễ, sự kiện với khách hàng: cung cấp thông tin đối với khách hàng đã đăng ký nhận thông tin của doanh nghiệp.

 Quản lý nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên của doanh nghiệp.

- Cập nhật thông tin nhân viên.

- Hệ thống chấm công: Hệ thống được tích hợp hệ thống chấm công trên website.

- Thông báo sự kiện với nhân viên: Thông báo sự kiện, sinh nhật đối với nhân viên.

 Quản lý tin tức: cung cấp, quản lý tin tức về thời trang, sản phẩm đến với khách hàng quan tâm

- Viết bài, cập nhật bài viết

- Chia sẻ nội dung bài viết, bình luận.

 Quản lý đơn hàng: Là một trong chức năng quan trọng nhất của hệ thống, cho phép doanh nghiệp quản lý quá trình bán hàng.

- Cho phép khách hàng đặt hàng trên website.

- Tiếp nhận đơn hàng của khách.

- Xác nhận đơn hàng của khách hàng bằng email hoặc điện thoại, tùy thuộc vào thông tin khách hàng để lại.

- Lên đơn hàng cho khách hàng, bao gồm quá trình nhặt hàng, gửi hàng.

- Khách hàng có thể thanh toán theo hình thức chuyển khoản hoặc COD.

 Quản lý kho hàng: Là chức năng quan trọng của hệ thống, bao gồm các quy trình sau:

- Cập nhập thông tin sản phẩm

- Quản lý quá trình xuất nhập của sản phẩm.

- Báo cáo tồn kho theo kì

2.2.2 Quy trình xử lý đơn hàng Đây là quy trình xử lý đơn hàng hiện tại của công ty:

Sơ đồ 2.2 Quy trình xử lý đơn hàng hiện tại

Khách hàng có thể truy cập website https://bili.vn/ để tìm kiếm và lựa chọn màu sắc cùng kích thước sản phẩm mong muốn Sau khi chọn xong, chỉ cần nhấn nút mua hàng và điền thông tin cá nhân cùng địa chỉ giao hàng để hoàn tất đơn hàng.

Sau khi khách hàng đặt hàng, nhân viên sẽ xác nhận đơn hàng Nếu khách hàng từ chối xác nhận, đơn hàng sẽ bị hủy Nếu khách hàng đồng ý, nhân viên sẽ tiến hành duyệt đơn hàng.

Sau khi đơn hàng được phê duyệt, nhân viên sẽ xác nhận thông tin thanh toán Nếu khách hàng đã thanh toán, hàng sẽ được gửi ngay Nếu khách chọn hình thức nhận hàng và thanh toán sau, nhân viên sẽ giao hàng trước và sau đó xác nhận thanh toán.

Sau khi mọi thao tác được hoàn thành thì Hoàn tất đơn hàng.

2.2.3 Thực trạng của hệ thống quản lý bán hàng tại công ty

Thực trạng đang tồn tại của hệ thống quản lý bán hàng của công ty

- Quá trình xử lý đơn hàng nhanh, thuận tiện, có hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí thời gian tiền bạc.

- Có tích hợp hệ thống chấm công nhân viên: ghi nhận thời gian đến, thời gian về, tổng số thười gian làm việc trên tháng.

- Thu thập, quản lý thông tin khách hàng chính xác, thuận tiện.

- Phân quyền người dùng chặt chẽ, đảm bảo an toàn thông tin.

Tồn tại song song với ưu điểm, nhưng hệ thống còn một số nhựơc điểm còn tồn tại

Quy trình xử lý đơn hàng hiện tại gặp nhiều khó khăn, dẫn đến việc phân bổ đơn hàng cho nhân viên trở nên rối rắm và tốn thời gian Việc phân bổ này chủ yếu diễn ra theo cách thủ công, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và năng suất làm việc của đội ngũ.

VD: Số lượng đơn được phân bổ cho từng nhân viên kinh doanh không được đều.

- Chưa phân bố được số đơn hàng đã xử lý của từng nghiệp vụ Nhân viên sẽ xử lý bị trùng lặp đơn hàng.

- Quản lý sản phẩm chưa theo đúng quy chuẩn, kiểm kho, hàng tồn chưa được chú trọng.

- Chưa có quét mã vạch barcode, khó khăn trong quản lý sản phẩm

Dựa trên những hạn chế đã nêu và kinh nghiệm thực tế, cần thiết phải triển khai một hệ thống quản lý bán hàng mới, nhằm tối ưu hóa nguồn nhân lực, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các thao tác thủ công Hệ thống này cần đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hiện tại.

ĐỊNH HƯỚNG PHÁP TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN WEBSITE QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY

Đặt vấn đề

- Xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý bán hàng ở Việt Nam và trên thế giới

Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản lý bán hàng đã trở nên phổ biến tại Việt Nam và trên toàn thế giới Các ứng dụng này không ngừng phát triển, tích hợp nhiều chức năng mới để nâng cao hiệu quả quản lý cho các doanh nghiệp Hiện nay, một số hệ thống và website quản lý bán hàng được đánh giá cao bao gồm Shopify, Havaran và nhanh.vn.

Xu hướng quản lý bán hàng trực tuyến ngày càng phát triển nhờ vào công nghệ, cho phép nhân viên bán hàng, quản lý và nhân viên kho dễ dàng sử dụng thiết bị kết nối internet qua trình duyệt web.

Để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp, các hệ thống và website không chỉ quản lý đơn hàng mà còn tích hợp nhiều chức năng quan trọng như chấm công, kế toán, phân tích và đánh giá, từ đó cung cấp báo cáo chi tiết giúp quản trị hiệu quả hơn.

- Định hướng của công ty đối với vấn đề quản lý bán hàng.

Ban quản trị công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của quản lý đơn hàng và quyết định đầu tư vào việc xây dựng một website quản lý bán hàng Website này sẽ tích hợp các chức năng như chấm công, quản lý nhân viên và khách hàng, giúp giảm thiểu nhân sự, tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động Lãnh đạo công ty mong muốn hệ thống website hiện tại được tối ưu hóa để cập nhật những công nghệ mới nhất.

Hệ thống phát triển trên nền web cho phép truy cập từ xa, đáp ứng xu hướng triển khai phần mềm nhân sự hiện đại cả trong nước và quốc tế Điều này cũng phù hợp với nhu cầu của ban quản trị khi thường xuyên phải đi công tác xa.

Ban giám đốc có thể dễ dàng truy cập thông tin nhân viên mọi lúc, mọi nơi, loại bỏ rào cản về địa lý và thời gian, giúp nắm bắt tổng quan về tình hình nhân sự trong công ty.

- Nhân viên có thế xem được thời gian làm việc, lương nhận được thể hiện qua bảng chấm công của hệ thống.

Hiện tại, website đã hoạt động và đang được sử dụng, tuy nhiên, website còn tồn tại một số thực trạng cần nâng cấp và phát triển:

Quản lý đơn hàng hiện đang gặp khó khăn do quy trình chưa được tối ưu, với nhiều nhân viên tham gia nhưng thiếu sự phân quyền hợp lý Điều này dẫn đến việc không xác định được nhân viên phụ trách đơn hàng cụ thể, gây ra sự thiếu chính xác trong xử lý đơn hàng ở các bước tiếp theo và báo cáo không phù hợp cho nhà quản trị.

Thời gian xử lý đơn hàng dài, do sự phân bổ đơn hàng cho nhận viên một cách thủ công, chưa mang lại sự tối ưu.

- Quản lý khách hàng: Hệ thống đã ghi nhận thông tin của khách hàng, tuy nhiên còn chưa tối ưu.

Quản lý báo cáo là một yếu tố quan trọng, với các báo cáo đã được tạo ra và dữ liệu xuất ra đáp ứng nhu cầu của nhà quản trị Tuy nhiên, việc phát triển thêm các báo cáo mới là khả thi và cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý.

 Yêu cầu phát triển mới.

Phát triển website bán hàng với chức năng xử lý đơn hàng cần những yêu cầu.

- Ban quản trị sẽ nắm được tình hình mua bán, trạng thái đơn hàng, báo cáo của doanh nghiệp.

Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý các đơn hàng của khách hàng đang trong trạng thái chờ Sau khi hoàn tất quá trình xử lý, nếu đơn hàng được chấp nhận, nó sẽ chuyển sang trạng thái thành công; ngược lại, nếu không thành công, đơn hàng sẽ được chuyển về trạng thái hủy.

- Nhân viên kho, tiếp nhận các đơn hàng được kinh doanh duyệt đơn, tiến hành nhặt hàng và chuyển trạng thái sang đã nhặt hàng.

Nhân viên thu ngân sẽ kiểm tra đơn hàng chưa thanh toán, đặc biệt là những đơn hàng sử dụng hình thức thanh toán khi nhận hàng (COD) Trong trường hợp này, nhân viên thu ngân sẽ giữ trạng thái đơn hàng là chưa thu tiền, và đơn hàng sẽ được chờ để vận chuyển.

Sau khi vạn chuyển xác nhận thu tiền thì nhân viên thu ngân bấm hoàn tất.

- Nhân viên vận chuyển sẽ tiếp nhận đơn hàng, và giao cho khách Xác nhân đơn hàng hoàn tất.

Khách hàng có thể dễ dàng đặt hàng trực tiếp trên website bằng cách lựa chọn sản phẩm mong muốn, sau đó điền thông tin mua hàng trong trang thanh toán Sau khi hoàn tất, khách hàng sẽ nhận được thông báo xác nhận từ website.

Phân tích thiết kế, phát triển website bán hàng của công ty

Quy trình xử lý đơn hàng của khách hàng, bắt đầu từ khi khách nhập thông tin đặt hàng tới khi hàng được giao đến cho khách hàng:

Khách hàng truy cập vào trang web https://bili.vn/ để xem thông tin sản phẩm và lựa chọn sản phẩm mong muốn Sau khi đã chọn xong, khách hàng nhập thông tin cần thiết và hoàn tất quy trình đặt hàng Đơn hàng sẽ được lưu với trạng thái chờ xử lý.

Nhân viên kinh doanh đăng nhập vào hệ thống để tiếp nhận các đơn hàng đang chờ xử lý Sau khi xử lý, các đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái đã duyệt.

Nhân viên kho đăng nhập vào hệ thống để tiếp nhận các đơn hàng đã được phê duyệt Họ tiến hành nhặt hàng dựa trên thông tin trong đơn hàng và sau khi hoàn tất, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái đã nhặt hàng.

Nhân viên thu ngân đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra số đơn hàng đã được nhặt hàng, đảm bảo số lượng khớp với đơn hàng trong hệ thống Sau khi đơn hàng chuyển sang trạng thái đã xác nhận, nhân viên thu ngân tiến hành kiểm tra thông tin thanh toán.

 Đơn hàng đã thanh toán: Với đơn hàng đã thanh toán, trạng thái mới của đơn hàng được chuyển đã thanh toán.

 Đơn hàng chưa thanh toán (Khách hàng lựa chọn hình thức nhận hàng rồi thanh toán):Đơn hàng được nhân viên thu ngân giữ nguyên trạng thái xác nhận.

Nhân viên vận chuyển đăng nhập vào hệ thống để xác nhận số đơn hàng đã tiếp nhận, dựa trên lượng đơn hàng được thu ngân xác nhận Trước khi tiến hành giao hàng cho khách, nhân viên sẽ kiểm tra thông tin thanh toán của khách hàng để đảm bảo tính chính xác.

 Đơn hàng đã thanh toán: Giao hàng cho khách và hoàn tất đơn hàng.

 Đơn hàng chưa thanh toán: Giao hàng cho khách, nhận tiền hàng và xác nhận đã giao hàng

- Nhân viên thu ngân sẽ xác nhận hoàn tất các đơn hàng.

Sơ đồ 3.1 Quy trình bán hàng trên hệ thống

Hệ thống quản lý bán hàng mới sẽ được hoàn thiện, bổ sung chức nằng mới.

 Quản lý sản phẩm: Với chức năng quản lý sản phẩm bao gồm:

- Thêm sản phẩm mới: Cho phép người dùng thêm sản phẩm mới lên hệ thống.

- Sửa sản phẩm: Cho phép người dùng sửa thông tin sản phẩm(giá sản phẩm, thuộc tính của sản phẩm, …) cập nhập thông tin mới vào hệ thống.

- Tìm kiếm sản phẩm: Cho phép người dùng tìm kiếm thông tin của đơn hàng.

- Xuất sản phẩm: Cho phép người dùng thực hiện xuất sản phẩm (xuất bán, xuất điều chhirnh tồn, …)

- Nhập sản phẩm: Cho phép người dùng thực hiện nhập sản phẩm ( nhập từ nhà cung cấp, nhập điều chỉnh tồn )

Nhân viên kinh doanh có thể tiếp nhận và quản lý đơn hàng đã đặt trên website, bao gồm các thao tác như xác nhận, chỉnh sửa và hủy đơn hàng Sau khi thực hiện các thao tác này, nếu thành công, đơn hàng sẽ được chuyển sang trạng thái đã xác nhận, ngược lại, đơn hàng sẽ trở về trạng thái hủy.

Sau khi nhân viên kinh doanh xác nhận đơn hàng của khách, kho sẽ tiến hành nhặt hàng dựa trên trạng thái các đơn hàng đã được phê duyệt Khi quá trình nhặt hàng hoàn tất, trạng thái đơn hàng sẽ được cập nhật thành "đã nhặt hàng".

Nhân viên thu ngân kiểm duyệt đơn hàng, đặc biệt là những đơn hàng chưa thanh toán theo hình thức COD (nhận hàng rồi thanh toán) Những đơn hàng này sẽ được giữ trạng thái chưa thu tiền và chờ vận chuyển Khi vận chuyển xác nhận đã thu tiền, nhân viên thu ngân sẽ hoàn tất quy trình.

- Bộ phận vận chuyển tiếp nhận số đơn hàng trên hệ thống báo và giao hàng

Sau khi hàng được giao thì chuyển trạng thái đơn hàng đã thành công.

- Nếu đơn hàng có trạng thái nhận hàng rồi thanh toán: Nhân viên vận chuyển giao hàng, nhận tiền, thu ngân xác nhận.

Khách hàng có thể dễ dàng đặt hàng trực tiếp trên website bằng cách chọn sản phẩm mong muốn và nhập thông tin cần thiết trong trang thanh toán Sau khi hoàn tất, khách hàng sẽ nhận được thông báo xác nhận từ website.

 Quản lý báo cáo: Chức năng của quản lý báo cao bao gồm:

- Tra cứu báo cáo: Cho phép nhà quản trị và nhân viên có liên quan tra cứu báo cáo

- Xuất báo cáo: Cho phép nhà quản trị và nhân viên có liên quan xuất báo cáo

3.2.3 Yêu cầu phi chức năng

 Yêu cầu về giao diện:

- Giao diện cần hướng đến người sử dụng Dễ nắm bắt chức năng thông qua giao diện.

- Bố cục đơn giản, phù hợp với chức năng của hệ thống.

 Yêu cầu về thao tác:

- Thao tác nhanh, thuận tiện

- Các elements, button thể hiện rõ, thông báo lỗi sau thao tác được hiện ra, đảm bảo dễ nắm bắt.

 Yêu cầu về các máy khách truy cập: Sử dụng trình duyệt Chrome, Coccoc, IE, Safari, Firefox,…

 Yêu cầu về bảo mật: Hệ thống được phân quyền bảo mật thông tin theo nhiều lớp và nhiều bộ phận khác nhau.

- Phân quyền theo Phòng Ban: Mỗi phòng ban sẽ được phân nhóm quyền hạn khác nhau.

Phân quyền theo chức vụ của nhân viên là rất quan trọng, vì không phải tất cả nhân viên trong mỗi phòng ban đều có quyền hạn giống nhau Mỗi chức vụ sẽ được cấp quyền khác nhau, đảm bảo rằng công việc được thực hiện hiệu quả và đúng người đúng việc.

- Quyền hạn tạm thời: Quyền này cxung cấp cho đối tượng một quyền hạn trong khoảng thời gian xác định.

 Hệ thống được phát triển trên nền tảng website với:

- Công nghệ phát triển: Ngôn ngữ lập trình PHP.

- Cơ sở dữ liệu: MySQL Database.

- Tích hợp với Microsoft Office và Libre Office cho phép import và export dữ liệu ra word, excel,…

 Yêu cầu về cơ sở dữ liệu:

- Cơ sở dữ liệu: MySQL Database

- Hệ điều hành: Linux Server

- Đường truyền Internet đảm bảo bang thông truy cập từ xa.

Với mục tiêu nâng cao và hoàn thiện chức năng quản lý bán hàng, tôi sẽ tập trung vào việc phân tích chi tiết chức năng quản lý đơn hàng trong hệ thống.

Các tác nhân trong biểu đồ Usecase.

Người dùng - Đăng nhập hệ thống

- Người dùng: Bao gồm: Nhân viên và giám đốc: Đăng nhập vào hệ thống và xử lý đơn hàng.

- Khách hàng: Truy cập vào website, đặt hàng trên website

 Biểu đồ UseCase tổng quát

Biểu đồ 3.1 Biểu đồ UseCase tổng quát

 Biểu đồ UseCase đặt hàng Đặc tả ca sử dụng “Đặt hàng”

Tác nhân Khách hàng Điều kiện bắt đầu Khách hàng truy cập website Điều kiện kết thúc Khách hàng đặt hàng thành công

Khi khách hàng có nhu cầu mua sắm trên website, họ sẽ tìm kiếm sản phẩm mong muốn, thêm vào giỏ hàng và cập nhật thông tin cần thiết trước khi đặt hàng Sau khi đơn hàng được đặt thành công, hệ thống sẽ thông báo cho khách hàng rằng đơn hàng đã được thực hiện thành công.

Khi khách hàng tiến hành đặt hàng mà thông tin mua hàng chưa đầy đủ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo yêu cầu nhập thông tin cần thiết.

Khi khách hàng điều chỉnh thông tin giỏ hàng và số lượng sản phẩm trong đơn hàng nhỏ hơn hoặc bằng 0, hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Số lượng sản phẩm phải lớn hơn 0".

Bảng 3.1 Đặc tả ca sử dụng đặt hàng

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ UseCase Đặt hàng

 Biểu đồ UseCase đăng nhập Đặc tả ca sử dụng “Đăng nhập hệ thống”

Tên Usecase Đăng nhập hệ thống

Tác nhân Người dùng Điều kiện bắt đầu Truy cập vào trang quản trị của hệ thống Điều kiện kết thúc Đăng nhập thành công

Luồng sự kiện chính - Người dùng tiến hành truy cập vào đường dẫn của trang quản trị của hệ thống.

- Tiến hành nhập thông tin tài khoản và mật khẩu của người dùng, sau đó nhấn Submit Nếu thành công, sẽ redirect đến trang đích.

Khi người dùng nhập sai thông tin tài khoản hoặc mật khẩu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Thông tin tài khoản hoặc mật khẩu không chính xác".

Tự đánh giá và đề xuất kiến nghị triển khai cho công ty

Hệ thống mới đã khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ, đảm bảo tính chặt chẽ và quy trình bán hàng được diễn ra liên tục Nhờ vào sự kết nối giữa các bộ phận, tình trạng nhầm đơn và thiếu đơn không còn xảy ra.

Sản phẩm hiện nay được quản lý chặt chẽ, giúp loại bỏ tình trạng dư hàng bán kém và thiếu hàng bán chạy Thông tin về hàng hóa cũng được kiểm soát một cách nghiêm ngặt hơn.

Năng suất chốt đơn được cải thiện hơn, do nghiệp vụ được phân công rõ rang.

3.3.2 Đề xuất kiến nghị triển khai hệ thống mới

Trong quá trình tìm hiểu và làm việc tại công ty, tôi đã có cơ hội tiếp xúc với hệ thống Được sự chấp thuận của ban quản trị, tôi xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến của mình.

- Triển khai giải pháp trong giai đoạn thử nghiệm, từ đó có những điều chỉnh chụ thể, bổ sung trong quá trình vận hành.

- Đánh giá được sự ưu nhược điểm so với hệ thống cũ, đưa ra được các phương án đa dạng cho sự phát triển của hệ thống công ty.

Phần mềm quản lý đơn hàng được phát triển dựa trên quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng UML, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chức năng của người dùng Nó phù hợp với thực tế quản lý nhân sự tại doanh nghiệp và có khả năng ứng dụng hiệu quả trong công ty.

Trong quá trình thực hiện khóa luận "Phát triển website quản lý bán hàng của công ty Cổ Phần Thương Mại MQ Việt Nam", tôi đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ các thầy cô và anh/chị tại công ty MQ Việt Nam Kết quả của khóa luận là sản phẩm phân tích và thiết kế phần mềm, tạo nền tảng cho giai đoạn lập trình dự án Tuy nhiên, do hạn chế về năng lực và kinh nghiệm phân tích nghiệp vụ, tài liệu vẫn còn một số thiếu sót, cần được hoàn thiện để phục vụ cho việc xây dựng và triển khai Trong thời gian tới, tôi sẽ tiếp tục chỉnh sửa tài liệu để đảm bảo đầy đủ thông tin cho dự án Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trường Đại học Thương Mại, đặc biệt là thầy Th.S Đinh Thị Hà, đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.