Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương

Luận Văn:Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂNKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

HÀ NỘI, NĂM 2010

Phạm Thế Mạnh – lớp QTKD TH 48C

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂNKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Lớp : QTKD TỔNG HỢP 48 C

HÀ NỘI, NĂM 2010

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU _1CHƯƠNG 1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦACÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG 21.1 Quá trình hình thành và phát triển 2

1.1.1 Thông tin chung về công ty Đông Dương _2 1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển _3

1.2 Cơ cấu tổ chức và hoạt động chính của công ty 4

1.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Đông Dương _4 1.2.2 Các hoạt động kinh doanh chính 7

1.3 Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty _10

13.1 Kết quả kinh doanh chung _10 1.3.2 Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh _12

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác đáp ứng các đơn hàng cho khách hàngtổ chức 14

1.4.1 Đặc điểm của sản phẩm cung ứng cho khách hàng _14

1.4.2 Đặc điểm của yêu cầu từ phía khách hàng khách hàng 15

1.4.3 Khả năng cung ứng tức thời của nhà sản xuất _16

1.4.4.Các thủ tục hành chính: 16

1.4.5 Sự sẵn có và khả năng đáp ứng của các hãng dịch vụ vận tải 17

1.4.6 Quyết định dự trữ và các chiến lược kéo, đẩy hàng 17

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN ĐÁP ỨNG CÁCĐƠN HÀNG CHO KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNGDƯƠNG _20

2.1.Thực trạng công tác hậu cần tại công ty Đông Dương 20

2.1.1 Khái quát về công tác hậu cần đáp ứng các đơn hàng cho các khách hànglà các tổ chức tại công ty Đông Dương 20

2.1.2 Số lượng các đơn hàng đã đáp ứng qua các năm 30

2.1.3 Đánh giá công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức quamột hợp đồng cụ thể 35

2.2 Các biện pháp nhằm khắc phục các hạn chế trên mà công ty Đông Dương đãáp dụng: _40

2.2.1 Tăng cường công tác ứng dụng dịch vụ hải quan điện tử 40 2.2.2 Quy trình hóa công tác hậu cần 40 2.2.3 Tăng cường đào tạo nhân viên chuyên sâu về công tác này 41

2.3 Đánh giá công tác hậu cần : 42

2.3.1 Các thành tựu đã đạt được: _42 2.3.2 Các hạn chế còn tồn tại: 42 2.3.3 Nguyên nhân gây ra các hạn chế: _43

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẬUCẦN PHỤC VỤ KHÁCH HÀNG TỎ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNGDƯƠNG 453.1 Định hướng phát triển của công ty Đông Dương 453.2 Các giải pháp đề xuất 45

3.2.1 Ứng dụng phương pháp JIT _45 3.2.2 Tổ chức lại nhân sự, tái lập quá trình _50

3.2 Kiến nghị với các cơ quan quản lí Nhà nước _51 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO _54 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ _55

MỞ ĐẦU

Trải qua hơn ba năm là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO),nền kinh tế Việt Nam ngày một hội nhập sâu hơn vào nền kinh tế thế giới Khi cánhcửa hội nhập ngày một mở rộng cũng là lúc các doanh nghiệp Việt Nam phải đươngđầu với một thử thách không nhỏ: áp lực cạnh tranh ngày một tăng lên Trong bốicảnh ấy, việc các doanh nghiệp phải tìm cho mình một vũ khí để chiến đấu (cạnhtranh) là điều tất yếu phải diễn ra, và các vũ khí ta thường thấy là giá bán, là chấtlượng sản phẩm, là hoạt động dịch vụ khách hàng Nhưng trong quan niệm quản trịkinh doanh mới bây giờ, có một vũ khí lặng lẽ ít được chú ý song nó lại ảnh hưởngkhông nhỏ tới các vũ khí trên, đó là Hậu cần kinh doanh Đây là một hoạt động tổnghợp của một chuỗi các hoạt động đơn lẻ khác được liên kết lại nhằm mục tiêu đápứng nhu cầu của khách hàng đúng lúc, đúng chỗ và đúng thời điểm Việc thực hiệnhoạt động này như thế nào có thể góp phần giảm thiểu chi phí, bảo đảm chất lượngsản phẩm và nhất là đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách sớm nhất cóthể Việc này chính là một vũ khí cạnh tranh mới mẻ ngày càng được chú ý hiện naykhông chỉ tại Việt Nam mà còn trên toàn thế giới.

Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông

Dương, em đã tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác hậu cần tại công ty Do hậu

cần là một mảng lớn trong quản trị kinh doanh nên em chỉ đi vào một khía cạnh cụthể là công tác hậu cần phục vụ các đơn hàng của khách hàng tổ chức thông quaviệc phân tích quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ một đơn hàng cụ thể, từđó có thể thấy được các ưu, nhược điểm cụ thể và nguyên nhân thực trạng của vấnđề này Với sự hướng dẫn tận tình của Ths Nguyễn Thị Hồng Thắm em xin đã chọn

đề tài : “Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ

chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và Động cơ Đông Dương” để phân tích và

đánh giá công tác hậu cần hiện tại tại công ty.

Trong quá trình làm chuyên đề này, em xin cám ơn sự hướng dẫn tận tình củaThs Nguyễn thị Hồng Thắm đã giúp em hoàn thiện chuyên đề Trong chuyên đề cóthể còn nhiều điểm chưa chính xác và thiếu sót, mong được sự góp ý của các thầycô.

Em xin chõn thành cỏm ơn.

CHƯƠNG 1 QUÁ TRèNH HèNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦACễNG TY ĐễNG DƯƠNG

1.1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển

1.1.1 Thụng tin chung về cụng ty Đụng Dương

Tờn chớnh thức: Cụng ty TNHH dịch vụ mỏy và động cơ Đụng Dương

Tờn giao dịch quốc tế: Indochina Engine & Machine Service CompanyLimited

Tờn viết tắt: IDEMS CO., LTD

Trụ sở chớnh:

Địa chỉ: Số 8C ngừ 47, phố Vừng Thị, quận Tõy Hồ, Hà NộiSố điện thoại: (043).7539075

Số Fax: (043).7539070

E-mail: idemsco@fpt.vn, idemsco@hn.vnn.vn,

Địa điểm và thời gian thành lập: Thành lập tại Hà Nội ngày 24/10/2001.Tư cỏch phỏp nhõn của cụng ty : Cụng ty TNHH dịch vụ mỏy và động cơ Đụng

Dương cú Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102003718 do Phũng đăng kýkinh doanh - Sở Kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 24/10/2001.

Lĩnh vực hoạt động

Theo giấy phộp đăng kớ kinh doanh số 0102003718 do Phũng đăng ký kinh doanh- Sở Kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 24/10/2001 thỡ cỏc lĩnh vực và ngànhnghề cụng ty Đụng Dương được phộp hoạt động là:

- Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng (máy móc, động cơ, vật t, thiết bị cơđiện lạnh, hàng hải, máy thuỷ, máy công nghiệp, máy phát điện thuỷ, máy phát điệncông nghiệp và dân dụng, điều hoà không khí trung tâm, các thiết bị thuỷ lực và phụtùng, phụ kiện cho các loại máy trên; thiết bị điện tử, tin học, thiết bị văn phòng,hàng may mặc, giầy dép, hàng thủ công mỹ nghệ );

- Bu«n b¸n vËt liÖu, thiÕt bÞ c«ng nghiÖp vµ x©y dùng;

1.2.1.quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương ra đời năm 2001, đó làthành quả phấn đấu, làm việc, học hỏi không ngừng, vượt qua mọi thử thách của độingũ cán bộ và nhân viên Công ty Đông Dương, cùng với sự nỗ lực và thiện chí caocủa tập đoàn thương mại, đầu tư đa quốc gia Sumitomo - Nhật Bản đã đưa các sản

phẩm của hãng chế tạo YANMAR – Nhật Bản đến với Việt Nam, thông qua Công tyTNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương là nhà phân phối chính thức Năm

2003 công ty Đông Dương đã tiến hành thương lượng và chính thức trở thành nhàphân phối chính thức tại Việt Nam các sản phẩm động cơ xăng cho xuồng máy công

suất từ 15 đến 120 Hp nhãn hiệu TOHATSU của tập đoàn Sumitomo Không dừng

lại tại đó từ năm 2004 đến năm 2007 công ty Đông Dương đã liên tục đàm phán vàthương thảo với các công ty sản xuất hàng đầu của Mĩ, New Zeland, Hàn Quốc vàNhật Bản về ngành công nghiệp sản xuất động cơ và các thiết bị phục vụ cho ngànhđóng tàu, nông nghiệp và xây dựng để cung cấp cho thị trường Việt Nam Cho tớinay các sản phẩm chủ chốt của công ty phân phối có thể kể tới như:

 Nhãn hiệu Yanmar ( Nhật Bản ) : Động cơ Diesel, máy phát điện thủy bộ

công suất từ 4 tới 4500 HP; máy xúc, máy ủi từ 1 đến 10 tấn; máy nông nghiệp,máy cày từ 16 đến 95HP.

 Nhãn hiệu Hamilton ( New Zeland ) : Ống phụt thủy lực cho tàu cao tốc

gắn vói động cơ công suất từ 100 đến 4500HP.

 Nhãn hiệu Dong-I ( Hàn Quốc ) : Hộp số giảm tốc động cơ 30 đến 1300HP,

li hợp trích lực và hệ thống lái thủy lực.

 Nhãn hiệu Tohatsu( Nhật Bản ): Động cơ xăng cho xuồng máy công suất

từ 15 đến 120 Hp.

 Nhãn hiệu Fuji ( Nhật Bản ) : Các loại vật tư, thiết bị hậu cần hang hải và

tàu biển như áo phao, các thiết bị liên lạc, thiết bị an toàn, các loại vật tư cho ngànhđóng tàu….

 Nhãn hiệu Schottel ( Mĩ ) : Hệ chân vịt đẩy chữ Z.

 Nhãn hiệu Minimax( Cộng hòa liên bang Đức ): Hệ thống, thiết bị báo

động và cứu hỏa hàng hải.

 Nhãn hiệu Suzuki ( Hàn Quốc ) : Động cơ xăng cho xuồng máy công suất

từ 25 đến 300 Hp.

Đồng thời với quá trình phát triển các chủng loại sản phẩm chất lượng cao, côngcông ty Đông Dương đã phát triển hệ thống các chi nhánh và xưởng kĩ thuật tại cảba miền Bắc, Trung, Nam để mở rộng thị trường và từng bước hoàn thiện dịch vụbán hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu của khách hàng kịp thời và tăng cường nănglực cạnh tranh Hệ thống này bao gồm:

Trung tâm điều hành tại trụ sở chính: Công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ

Đông Dương

Tại Hà Nội:Công ty TNHH Tùng Yên

Khu vực miền trung: Công ty cổ phần cơ khí tàu thuyền Thanh Hoá

Trung tâm điều hành khu vực phía Nam:Văn phòng đại diện YANMAR - Việt

Tại TP Hồ Chí Minh: Công ty Cổ phần đóng sửa tàu Nhà Bè

Hiện nay, tới đầu năm 2010 này, công ty Đông Dương đã khẳng định được uy tíncủa mình trên thị trường các sản phẩm và phụ tùng hàng hải với hệ thống phân phốibao phủ thị trường từ Bắc đến Nam Các sản phẩm của công ty đã chiếm được cảmtình của rất nhiều khách hàng cá nhân và cả các tổ chức.

1.2 Cơ cấu tổ chức và hoạt động chính của công ty

1.2.1.cơ cấu tổ chức của công ty Đông Dương

- Sơ đồ tổ chức:

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÁY VÀ ĐỘNG CƠ ĐÔNG DƯƠNG

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức công ty Đông Dương

(Nguồn: phòng hành chính công ty Đông Dương)

Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu trực tuyến - chức năng, chức năng và nhiệmvụ của các bộ phận thể hiện như sau:

Tại trụ sở chính:

GIÁM ĐỐC

(TẠI TRỤ SỞ CHÍNH)

PHÒNG KINHDOANH

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

-PHÒNG HÀNHCHÍNH

PHÒNG KĨ THUẬT

XƯỞNG DỊCH VỤ KỸTHUẬT CƠ KHÍ

DVthuêmua

Giám đốc: có vai trò là người đứng đầu công ty bao quát mọi hoạt động của công

ty, là người có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty trên cơ sở tham khảo ýkiến tư vấn của các phòng ban.

Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ bán hàng, quản lí các kênh truyền thông,

marketing và phân phối nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh hiệu quả, tổ chứcthu thập thông tin đấu thầu, tìm kiếm các hợp đồng và là bộ phận kiêm luôn công

tác chăm sóc khách hàng

Phòng tài chính – kế toán: có nhiệm vụ thực hiện chức năng hạch toán kế toán

doanh nghiệp theo quy định của nhà nước, thực hiện các hoạt động tín dụng vàthanh toán với các ngân hàng, khách hàng và nội bộ công ty.

Phòng hành chính : có nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động văn phòng được diễn ra

bình thường liên tục và kịp thời Đảm bảo quản lí các văn bản giấy tờ giữa giám đốcvà các phòng ban, bộ phận thống nhất.

Phòng kĩ thuật: giải quyết các vấn đề liên quan đến chuyên môn máy móc, động

cơ hàng hải và lên kế hoạch sản xuất cũng như các hoạt động bảo hành, sửa chữatheo hợp đồng cũng như yêu cầu của khách hàng hay nhận các yêu cầu trực tiếp từphòng kinh doanh hoặc giám đốc.

Xưởng dịch vụ kĩ thuật cơ khí: bộ phận liên kết chặt chẽ với phòng kĩ thuật thực

thi các nghiệm vụ sản xuất và kĩ thuật cơ khí theo yêu cầu từ phòng kĩ thuật cũngnhư giải quyết các vấn đề kĩ thuật được giao từ các phòng ban trong công ty.

Tại các chi nhánh, cơ sở khác ngoài trụ sở chính:

Bộ phận bán hàng: là đầu mối thông tin tiếp nhận các đơn hàng, tìm kiếm thông

tin đấu thầu và có trách nhiệm tư vấn bán hàng cho khách hàng sau đó chuyển cácthông tin trên về trụ sở chính.

Đội sửa chữa lưu động: đảm nhận trách nhiệm bảo hành và bảo trì thiết bị cho

khách hàng theo hợp đồng đã kí và đồng thời là lực lượng giải quyết nhanh nhữngsự cố cho khách hàng tại địa phương với những hỏng hóc và lỗi có mức độ nghiêmtrọng ở mức trung bình trở xuống, với các mức độ cao hơn, các kĩ sư của công ty vàchuyên gia của hãng sản xuất sẽ trực tiếp can thiệp nếu có yêu cầu từ khách hànghoặc đội sửa chữa.

Xưởng dịch vụ thuê mua: tại các chi nhánh công ty Đông Dương luôn kí hợp

đồng thuê mua dịch vụ cơ khí sửa chữa nguyên tắc hàng năm, tùy theo các nhu cầusửa chữa và kĩ thuật cần thiết sẽ tiến hành kí hợp đồng chi tiết.

1.2.2.Các hoạt động kinh doanh chính

Hoạt động sản xuất: đóng tàu, xuồng, ca nô.

Từ năm 2005 công ty Đông Dương có sự góp vốn và liên kết chặt chẽ với Công

ty Cổ phần đóng sửa tàu Nhà Bè trong các hoạt động đóng mới tàu, sửa chữa và

bảo hành tại công ty trên Trong năm 2010 sắp tới công ty Đông Dương sẽ tiếnhành góp vốn và thành lập thêm một nhà máy đóng, sửa chữa tàu biển tại tỉnh TâyNinh để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, đáp ứng các đơn đặt hàng của kháchhàng Các hoạt động sản xuất này được sự giám sát chặt chẽ và được các hãng sảnxuất động cơ hỗ trợ về kinh nghiệm và các công nghệ từ chính hãng, có các chuyêngia kĩ thuật trực tiếp tới hướng dẫn và trợ giúp tư vấn kĩ thuật cũng như các vấn đềvận hành máy Hoạt động sản xuất được vận hành khá linh hoạt và được theo dõi sátsao qua các báo cáo tình hình sản xuất hàng tuần và hàng tháng

Hoạt động sửa chữa, bảo hành, bảo trì và bảo dưỡng máy cho khách hàng Hoạtđộng này được ban giám đốc công ty Đông Dương xác định là vũ khí cạnh tranh vàlàm nên uy tín cho công ty nên các hoạt động này được thiết kế hết sức bài bản Cácquy trình sửa chữa, bảo hành và bảo dưỡng được đích thân các chuyên gia của cácnhà sản xuất hướng dẫn và hỗ trợ kĩ thuật, các quy trình được văn bản hóa và tiêuchuẩn hóa; các kĩ sư, kĩ thuật viên tham gia vào quá trình này đều được trải qua mộtkhóa đào tạo cấp chứng chỉ vận hành và sửa chữa cửa nhà sản xuất Điều tiếp theolà mọi nhân viên trong công ty Đông Dương đều được huấn luyện kĩ năng tư vấnkhách hàng, họ sẽ là các đầu mối thông tin để đưa các thông tin về các yêu cầu sửachữa, bảo hành của khách hàng tới bộ phận kĩ thuật.

Hoạt động tham gia đấu thầu và đảm bảo thực hiện thầu:

Việt Nam đang trong quá trình phát triển và hội nhập sâu rộng với thế giới, nhucầu các cơ sở vật chất và phương tiện cho các nghành kinh tế là tương đối lớn, mộtnăm, nhà nước ta trang bị rất nhiều máy móc và phương tiện thủy cho các cơ quanđể hiện đại hóa đội ngũ phưng tiện tham gia vào công cuộc xây dựng kinh tế đấtnước, các tập đoàn, tổng công ty nhà nước lớn tổ chức nhiều cuộc đấu thầu mua

sắm các trang thiết bị hiện đại hơn Đó là những trang bị cho các đội tàu đánh bắt xabờ cho các đơn vị khai thác thỷ hải sản, trang bị các ca nô, tàu cao tốc cho lực lượnghải quan, cảnh sát biển; trang bị các tàu cao tốc cho lực lượng hải quân nhằm tuầntra, bảo vệ vùng biển của tổ quốc; trang bị các động cơ cho các dự án đóng tàuthuộc nguồn vốn ngân sách cho các tỉnh; đóng mới tàu, thuyền, ca nô cho cục dự trữquốc gia, ủy ban tìm kiếm cứu nạn… Trong một năm, có rất nhiều gói thầu để cáctổ chức có thể tham gia chào hàng cạnh tranh nhằm tìm ra nhà cung cấp có uy tín,sản phẩm có chất lượng tốt góp phần thúc đẩy sự phát triển nền kinh tế hàng hóa.Những gói thầu này thường có số lượng sản phẩm yêu cầu lớn, giá trị hàng hóa caovà các yêu cầu về chất lượng nghiêm ngặt, do vậy đây là những cơ hội vừa tiềmnăng song lại vừa là thách thức về năng lực cho các tổ chức có ý định tham gia.Đánh giá của công ty cho thấy, tham gia hoạt động đấu thầu là cơ hội khẳng địnhthương hiệu của công ty cũng như chứng minh năng lực kinh doanh của mình, lãnhđạo công ty đã chú trọng vào việc tổ chức công tác tham gia dự thầu cũng như đảmbảo thực hiện đúng yêu cầu của gói thầu trong thời gian nhanh nhất có thể Hoạtđộng này có thể khái quát như sau:

Hoạt động này gồm có 5 khâu:

Khâu thứ nhất, thu thập thông tin và đánh giá sơ bộ: tại khâu này thì công ty tổ

chức tìm kiếm thông tin từ tất cả các nguồn có thể như qua các mục thông tin đấuthầu trên các báo như báo Đấu thầu, Vietnam News,… và các nguồn thông tin từcác đầu mối thông tin Bộ phận thu thập thông tin là phòng kinh doanh và Ban giámđốc Trong khâu này, sau khi có thông tin, ban giám đốc sẽ tiến hành họp riêng hoặchọp toàn bộ công ty để tiến hành phân tích các yêu cầu và khả năng thắng thầutrong gói thầu vừa nhận được Kết quả cuối cùng của khâu này là quyết định cótham gia dự thầu hay không.

Khâu thứ hai, đánh giá chi tiết các hạng mục của gói thầu và tiến hành lập kế

hoạch tham gia đấu thầu và đảm bảo thực hiện gói thầu với các phương án có thể.

Từ các cuộc họp này, phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập kế hoạch và phân côngnhiệm vụ cho các phòng ban khác, lên phương án tiến hành Giám đốc sẽ là ngườithẩm định và phê duyệt kế hoạch, đông thời là người chỉ đạo chung về tiến độ.

Khâu thứ ba, chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tham gia đấu thầu Dựa trên các tiêu

chí và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu công ty sẽ chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và giấy

tờ hợp lí và hợp lệ để đóng lại thành một bộ hồ sơ dự thầu nộp cho bên mời thầu.Công việc này sẽ được tiến hành theo từng bộ phận phòng ban: phòng kinh doanh locác giấy tờ chứng minh pháp lí, lập dự toán giá chào thầu dựa trên phương án củaphòng kĩ thuật; phòng kĩ thuật thiết kế các phương án sản phẩm, kĩ thuật chào thầurồi đưa cho phòng kinh doanh lên dự toán; phòng tài chính thì lên các tài liệu chứngminh khả năng tài chính…

Khâu thứ tư, tiến hành đảm bảo thực hiện hợp đồng khi trúng thầu Tại khâu

này sau khi được thông báo trúng thầu công ty sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiệnhợp đồng và tiến hành kí kết, ngay sau khi kí kết, công ty tiến hành các hoạt độnghậu cần, sản xuất để đáp ứng đơn hàng.

Khâu thứ năm, dịch vụ sau bán hàng Đây là toàn thể các hoạt động bảo hành,

bảo dưỡng, tư vấn vận hành bảo trì sản phẩm, chăm sóc khách hàng và một loạt cáchoạt động quản trị mối quan hệ với khách hàng ( CRM ).

Hoạt động bán lẻ, cung cấp các đơn hàng đơn chiếc và phụ tùng khách hàng

yêu cầu.

Đây là hoạt động thường xuyên trong năm của công ty Đông Dương, tuy không

đem lại doanh thu cũng như mức lợi nhuận đáng kể song nó cũng góp phần tạo rahoạt động kinh doanh liên tục xen kẽ với các hoạt động chủ chốt trên, góp phần giảiquyết khó khăn khi kinh tế khủng hoảng, các đơn hàng lớn thưa thớt Trong hoạtđộng này chủ yếu thông qua các chi nhánh nhỏ tại các vùng tiến hành marketing tớicác vùng có nhành nghề đánh bắt thủy hải sản phát triển và có nhu cầu máy mócmới cũng như sửa chữa, thay thế các bộ phận trên máy cũ Khi khách hàng có nhucầu sẽ tiến hành đặt hàng trực tiếp với chi nhánh, các chi nhánh sẽ chuyển trực tiếpyêu cầu về trụ sở chính, đến cuối ngày trụ sở chính sẽ thông báo khả năng về thờigian đáp ứng cho khách hàng để thỏa thuận kí hợp đồng Khi hợp đồng được kí kếtthì công ty đã đặt hàng xong với nhà sản xuất hoặc tiến hành xuất hàng dự trữ vàtiến hành vận chuyển tới tay khách hàng

1.3 Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty

13.1.Kết quả kinh doanh chung

Bảng 1:Tóm tắt các số liệu về tài chính từ năm 2005 tới năm 2009

Đơn vị tính: VND

Tt Nội dungNăm 2005Năm 2006Năm 2007Năm 2008Năm 2009

Bây giờ ta sẽ phân tích cụ thể hơn:

Bảng 2: Các chỉ số tăng trưởng qua các năm Đơn vị tính: %

Tăng trưởng lợi nhuận sau

(Nguồn: tính toán theo số liệu của phòng tài chính - kế toán)

Bảng trên cho thấy công ty có mức tăng trưởng doanh thu thấp trong năm 2006và 2007 do tại thời điểm đó công ty đang trong quá trình xây dựng uy tín và giớithiệu các sản phẩm mới của các hãng sản xuất lớn trên thế giới song vẫn còn khá xalạ tại thị trường Việt Nam Song, tới năm 2008 mức tăng trưởng đạt kỉ lục gần400%, có được mức tăng trưởng cao như vậy là do công ty Đông Dương đã mởrộng hệ thống phân phói của mình ra khắp ba miền, khách hàng đã nhận biết vàchấp nhận các sản phẩm và dịch vụ của công ty Điều này là tín hiệu vui lớn chocông ty.

Cùng với sự tăng trưởng doanh thu là sự tăng trưởng lợi nhuận sau thuế, cũnggiống như doanh thu nó có xu hướng phát triển đi lên song không đồng đều Năm2007 mức tăng trưởng lợi nhuận giảm là do công ty tăng cường chi cho các hoạtđộng xúc tiến bán, thiết lập các mạng lưới bán hàng và tư vấn mua cho khách hàng.Năm 2008 đánh dấu sự tăng trưởng vượt bậc của công ty với mức tăng trưởng lợinhuận sau thuế đạt 1076,643% đó là thành quả cho sự nỗ lực không ngừng của toàncông ty các năm trước năm 2009 mặc dù doanh thu có giảm so với năm 2008 dokhủng hoảng kinh tế song mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế vẫn đạt gần 5% Điềunày cũng là một thành công không nhỏ của công ty Đông Dương.

Tăng trưởng tài sản của công ty cũng không đồng đều, năm 2006 tăng trưởng tàisản âm do các khản nợ ngắn hạn của công ty giảm, các chi phí cho hoạt động đầu tưmáy móc không có nhiều Năm 2007 tỉ lệ này tăng lên khá cao do các công ty tăngcường đầu tư mở rộng thị trường, tăng cường vay vốn và tận dụng các nguồn lực cóthể có để thâm nhập các thị trường, mở rộng kênh phân phối Tới năm 2008 mứctăng này đã có xu hướng chững lại do công ty đã khẳng định được thương hiệu vàhoạt động có hiệu quả, nhu cầu đầu tư cũng giảm, doanh thu tăng cao làm giảm nhucầu vay vốn ngân hàng Năm 2009 tài sản công ty giảm do sự khó khăn của nềnkinh tế khiến cho hoạt động kinh doanh khó khăn hơn.

1.3.2.Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh

Về các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh:

Bảng 3: Doanh lợi của công ty Đông Dương các năm 2005 - 2009

Tính toán các chỉ số tài chính cơ bản về hiệu quả kinh doanh:

Theo các số liệu tài chính do phòng tài chính – kế toán cung cấp, em có bảng cácchỉ tiêu cơ bản qua các năm như sau:

Đầu tiên là các chỉ tiêu về cơ cấu tài chính:

Bảng 4:Các hệ số về cơ cấu tài chính của công ty Đông Dương 2005-2009

Năm

Hệ số nợ = Nợ phải trả/Tổng tàisản

Hệ số lợi nhuận ròng = Lợi nhuận

ROA = Lợi nhuận sau thuế/Tổng

Hệ số nợ của công ty Đông Dương từ năm 2005 đến 2009 đều ở mức rất cao.

Điều này cho thấy áp lực đối với gánh nặng nợ ngân hàng và các khoản nợ kháchhàng là khá cao.

Hệ số lợi nhuận ròng của công ty Đông Dương trong 5 năm từ 2005 tới 2009 tuy

không cao nhưng có xu hướng tăng trưởng đều dặn qua các năm Điều này cho thấysự khả quan về hiệu quả hoạt động kinh doanh tại công ty qua các năm.

Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA) của công ty Đông Dương còn thấp và

đang có xu hướng tăng dần với tốc độ cao.

Tỷ suất lợi nhuận trên vốn tự có (ROE) của công ty Đông Dương trong năm

2005, 2006, 2007, 2008 còn khá khiêm tốn do vốn góp của các thành viên còn hạnchế Tới năm 2009 vốn góp đã được tăng lên từ 1.500.000.000 đồng lên hơn 10 tỉđồng cho thấy nguồn vốn của công ty đang được tăng cường, tạo cơ hội cho việcnâng co hiệu quả kinh doanh cho tương lai.

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của kháchhàng tổ chức

1.4.1 Đặc điểm của sản phẩm cung ứng cho khách hàng

Các sản phầm chủ yếu công ty Đông Dương cung ứng cho khách hàng tổ chứclà động cơ Diesel công suất từ 5 tới 1300 HP, ống phụt thủy lực cho tàu cao tốc,hộp số… có những đặc điểm đặc biệt sau:

- Chúng là những sản phẩm của ngành công nghiệp cơ khí chính xác có côngnghệ chế tạo cực kì hiện đại và độ chính xác cao, bất kì sự hỏng hóc nhỏ bé nào đềcó thể gây ra các sự cố hỏng hóc lớn hơn với thiệt hai kinh tế là khó lường trong quátrình hoạt động Vì lí do này mà trong quá trình vận chuyển yêu cầu đóng gói vậnchuyển và di chuyển kiện hàng phải cực kì cẩn thận và nhẹ nhàng Các yếu tố gây rava đập phải được hạn chế tới mức tối thiểu

- Đây là các sản phẩm công nghệ cao nên quá trình kiểm tra thông quan, lắp đặtchạy thử tốn khá nhiều thời gian nên kế hoạch vận chuyển cần dự tính trước khoảngthời gian này.

- Mỗi bộ sản phẩm động cơ thường bao gồm rất nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèmnên cần kiểm kê số lượng và chủng loại rất cẩn thận Ví dụ ở đây khi khách hàngmua động cơ Diesel 300 Hp Yanmar thường kèm theo bộ phụ kiện và phụ tùng tiêuchuẩn sau:

Hệ thống chân đế máy: Đệm chân máy chống rung.Hệ thống làm mát: Bình nước giãn nở.

Hệ thống điều khiển: Cần điều khiển ga và số

Cáp điều khiển ga và số ( 12m x 2 sợi) Bảng điều khiển máy ( taplo)

Dây điện điều khiển nối bảng điều khiển với máy loại 6m.Bộ dụng cụ kĩ thuật tiêu chuẩn.

Tài liệu kĩ thuật: Sách hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất ( tiếng Anh) Tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng máy (tiêng Việt)

Lịch bảo dưỡng máy định kì ( tiếng Việt).

Vì vậy trong quá trình giao nhận hàng hóa cần hết sức chú ý tránh tình trạng sóthàng gây mất thời gian bổ sung.

1.4.2 Đặc điểm của yêu cầu từ phía khách hàng tổ chức

Các khách hàng tổ chức là các khách hàng được công ty Đông Dương đánh giálà khách hàng cốt lõi của công ty, là nguồn tạo ra doanh thu cao cho công ty ; vì lído đó, trong công tác hậu cần phục vụ khách hàng tổ chức, các yêu cầu của kháchhàng luôn là cơ sở để công ty thiết lập các công tác hậu cần Việc đáp ứng đầy đủ vàđúng với yêu cầu của khách hàng tổ chức là cơ sở quan trọng tạo nên sự tín nhiệmcủa khách hàng với dịch vụ của công ty, đồng thời nó cũng là một lợi thế cạnh tranhtrong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ của nước ta hiện nay Qua việctham gia nghiên cứu các hợp đồng đã thực hiện trước đây, em có rút ra một số nhậnxét về đặc điểm trong các yêu cầu từ phía khách hàng tổ chức đối với dịch vụ củacông ty như sau:

lượng lớn và giá trị hợp đồng cao, do vậy tiến độ cung cấp là điều được yêu cầu rấtchặt chẽ trong hợp đồng mua bán giữa hai bên Các khách hàng tổ chức cốt lõi củacông ty thường là các doanh nghiệp có hoạt động đóng tàu và thay mới thiết bị chotàu thuyền, các hợp đồng đóng mới hoặc thay thế thiết bị tại phía khách hàngthường có thời hạn gấp, phải bàn giao nhanh cho khách hàng nên phía khách hàngtổ chức khi yêu cầu cung cấp sản phẩm thường có điều khoản giới hạn thời giancung cấp Do vậy khi tiến hành đàm phán kí kết hợp đông mua bán, công ty ĐôngDương đồng thời phải thảo luận và thương thuyết với nhà sản xuất nhằm đưa rađược thời gian cung cấp sản phẩm một cách nhanh chóng và kịp tiến độ.

cao nên khách hàng tổ chức thường muốn kiểm tra, chạy thử sản phẩm sau giaonhận bàn giao sản phẩm tại địa điểm thỏa thuận Bước kiểm tra chạy thử sau giaonhận là dịch vụ bổ sung của công ty nhằm hỗ trợ khách hàng trong việc hướng dẫnsử dụng tư vấn bảo dưỡng và kiểm tra lại lần cuối để đảm bảo với khách hàng sảnphẩm của công ty phân phối đúng như cam kết về chất lượng Trong hoạt động này,kĩ sư của công ty hoặc của chính nhà sản xuất( nếu được yêu cầu từ công ty ĐôngDương) sẽ trực tiếp tham gia giám sát quá trình lắp đặt là nghiệm thu chạy thử, bắtcứ câu hỏi nào đặt ra sẽ được tư vấn kĩ càng.

1.4.3 Khả năng cung ứng tức thời của nhà sản xuất

Trong một kì kinh doanh ( thường là một năm) các nhà sản xuất thường căn cứ trêncác nghiên cứu thị trương của phòng R&D và báo cáo của các chi nhánh trên thếgiới để lập kế hoạch sản xuất và dự trữ, tùy tứng thời điểm và độ sai lệch so với cáckế hoạch mà thị trường thế giới luôn có các biến động bất thường Với các nhà sảnxuất mà công ty Đông Dương là nhà phân phối chính thức cũng có các thời điểmthăng trầm nhất định Có thể điểm qua ở đây như: năm 2007 thị trường Việt nam vềmáy, động cơ tàu thủy còn khá tĩnh lặng, hầu như các sản phẩm yêu cầu từ phíacông ty Đông Dương đề được nhà sản xuất lập tức đáp ứng, từ đó nhà sản xuất đánhgiá các sản phẩm cho thị trường Việt Nam còn hạn chế nên dự tữ không nhiều Tớinăm 2008 thị trường máy, động cơ tàu thủy Việt Nam chính thức bùng nổ ( theo môtả của nhà sản xuất vào thời điểm tháng 7 -2008 thì là “ booming” ) với sự phát triểncủa ngành vận tải biển, Du lịch cũng như hàng loạt các dự án trang bị hiện đại hóacho ngành hàng hải Việt Nam, làm cho nhu cầu tăng vọt, số lượng đơn hàng đến vớicông ty Đông Dương tăng vọt khiến cho nhà sản xuất cung ứng không kịp do lượngdự trữ kế hoạch có hạn, vì vậy mà thời gian cung ứng phải kéo dài do tăng quy môsản xuất tức thời để bù đắp thiếu hụt, vì thế khách hàng phải chờ đợi lâu hơn Tớinăm 2009 do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế nên số lượng đơn hàng có sụtgiảm nhưng vật đạt mức đáng kể, do đã có kế hoạch dự trữ trước nên khả năng đápứng tức thời của nhà sản xuất luôn được đảm bảo.

1.4.4 Các thủ tục hành chính:

Công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức của công ty ĐôngDương luôn gắn vơi hoạt động nhập khẩu hàng hóa từ nươc ngoài về Việt Nam nêluôn phải giải quyết các thủ tục hành chính để thông quan cho hàng hóa Việc cógiải quyết được các thủ tục hành chính nhanh chóng hay không sẽ ảnh hưởng đếntiến độ cung ứng hàng hóa cho khách hàng Các thủ tục hành chính này thường cócác đặc điểm sau:

cải cách nên các thủ tục hiện hành vẫn gây ra tình trạng mất thời gian chờ đợi đểđược làm thủ tục do có qua nhiều người cần mà thời gian xử lí văn bản còn kháchậm.

- Do một số quy định chồng chéo nên nhiều khi khi thực hiện các thủ tục hànhchính vẫn xảy ra tình trạng không thống nhất nội dung yêu cầu khiến cho người đilàm thủ tục rất mệt mỏi khi thay đổi nội dung cũng như bổ sung các giấy tờ mới.

xuất cảng cũng như vận chuyển hàng hóa thường khá nhiều nên yêu cầu công tyĐông Dương cần tổ chức một quá trình chuẩn bị trước các văn bản giấy tờ này.

1.4.5 Sự sẵn có và khả năng đáp ứng của các hãng dịch vụ vận tải

Đặc điểm của các sản phẩm mà công ty Đông Dương phân phối là các sản phẩmcông nghiệp có công nghệ cao, thường các sản phẩm có số lượng ít nhưng giá trị rấtcao, nhu cầu vận tải là không nhiều và thường rải rác trong năm Vì vậy nếu tổ chứctự vận tải thì chi phí thường khá tốn kém và không tận dụng được hết công suất xe.Chính vì vậy mà công ty Đông Dương đã lựa chọn giải pháp thuê ngoài các dịch vụvận tải cho nhu cầu vận tải của mình

Do đặc điểm nhu cầu vận tải của công ty Đông Dương xuất hiện không nhiều vàrải rác nên sự sẵn có của các dịch vụ vận tải là điều khá quan trọng với công ty Vìvậy công ty Đông Dương luôn cần phải có danh sách các hãng dịch vụ vận tải tiềmnăng và có khả năng cung cấp tức thời dịch vụ.

1.4.6 Quyết định dự trữ và các chiến lược kéo, đẩy hàng

Sự biến động của thị trường là điều hết sức phức tạp vì vậy, trong nhiều thờiđiểm có nhiều nhu cầu phát sinh bột phát có thể tạo nên cơn sốt với thị trường, khiđó là cơ hội tốt nhất để cung cấp sản phẩm ra thị trường với mức giá có lợi nhấtcho người bán Để có thể tận dụng dược những cơ hội ấy đòi hỏi cần có chính sáchdự trữ đúng đắn để đón bắt nhu cầu của thị trường, đồng thời cần một chiến lượckéo và đẩy hàng linh hoạt để có được sự tiêu thụ tốt nhất trong từng thời điểm Cóthể ví dụ ra ở đây với một hoạt động dự trữ và kéo đẩy hàng với sản phẩm ống phụtphản lực Waterjet: đây là sản phẩm động cơ phản lực chạy xăng dành cho các tàu,xuồng cao tốc Năm 2007, sau khi kí hợp đồng trở thành nhà phân phối cho hãngHalmiton của New Zeland về các sản phẩm động cơ phản lực cho tàu cao tốc,công ty Đông Dương đã xác định đối tượng chính của mình là cung cấp cho cáckhách hàng có nhu cầu đóng tàu, thuyền du lịch cao tốc và các lực lượng an ninhnhư Hải Quân nhân dân Việt Nam, Cục cảnh sát biển, Cục dự trữ quốc gia.

Với các ưu điểm của động cơ phản lực gắn trên tàu như: khả năng quay tàu tạichỗ không cần di chuyển, khả năng tăng tốc nhanh và giảm tốc nhanh, khả năngđiều hướng không cần bánh lái… đã làm cho khách hàng rất thích thú, trong năm2008 công ty Đông Dương đã tiến hành nhập 20 bộ động cơ Waterjet về dự trữ vàtiến hành chiến lược đẩy hàng ra thị trường, tổ chức giới thiệu, chạy thử, mời cáckhách hàng tới tham quan Trong năm 2008 công ty đã bước đầu thành cong khi đãbán ra ra thị trường được 18 bộ Năm 2009 Trước nhu cầu hiện đại hóa Hải Quânnhân dân Việt Nam và lực lượng cản sát biển, tuần tra và cứu nạn, công ty đã chủđộng đặt hàng sớm với nhà sản xuất và dự trữ tại kho của nhà sản xuất Trong năm2009 công ty đã chủ động liên hệ và Marketing với các lãnh đạo của quân chủngHải quân cũng như các kĩ sư của phòng thiết kế, viện kĩ thuật hải quân Kết quả cuốicùng, trong năm 2009, Nhà máy đóng tàu X70 và Nhà máy đóng tàu X46 quânchủng Hải quân đã đặt hàng tổng cộng trên 60 bộ động cơ phản lực cho tàu cao tốcphục vụ cho việc đóng mới các tàu cao tốc tuần tra và chiến đấu của lực lượng Hảiquân nhân dân Việt Nam, do yêu cầu đóng mới để hiện đại hóa cho lực lượng hảiquân là nhiệm vụ chính trị hàng đầu trong bối cảnh mới nên yêu cầu cung cấpnhanh chóng hàng hóa được đặt lên hàng đầu Vì thế các đơn hàng của hai nhà máythường có thời gian cung ứng ngắn, thường là 3 tuần Nhờ có chiến lược dự trữ đãchuẩn bị sẵn nên các yêu cầu trên đều được đáp ứng đúng tiến độ yêu cầu và đảmbảo chất lượng Bước đầu công ty Đông Dương đã nhận được những phản hồi lạcquan về chất lượng của các sản phẩm này từ lãnh đạo của Quân chủng Hải quân Đólà một thành công không nhỏ cho chiến lược dự trữ đúng đắn của công ty, góp phầnđưa công ty thoát khỏi ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới năm 2009 Như vậy, các chính sách dự trữ hàng hóa sẽ góp phần không nhỏ trong việcphục vụ các nhu cầu phát sinh bất thường của khách hàng, làm cho công tác hậu cầnphục vụ khách hàng nhanh chóng hơn và chiếm được cảm tình của khách hàng nhờsự đáp ứng nhanh chóng và kịp thời với các yêu cầu gấp Vì vậy trong các thời giantới chính sách dự trữ kịp thời là lợi thế giúp cho công tác hậu cần ngày càng đượcnâng cao về chất lượng.

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẬU CẦN ĐÁP ỨNG CÁCĐƠN HÀNG CHO CÁC KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY

ĐÔNG DƯƠNG

2.1.Thực trạng công tác hậu cần tại công ty Đông Dương

2.1.1 Khái quát về công tác hậu cần đáp ứng các đơn hàng cho các khách hànglà các tổ chức tại công ty Đông Dương

Để hiểu rõ các vấn đề trong công tác hậu cần phục vụ khách hàng tổ chức tại côngty Đông Dương chúng ta hãy khái quát các hoạt động chính trong chuỗi hoạt độngnày

- Hoạt động đặt hàng với nhà sản xuất về máy móc:

Quá trình quyết định mua của khách hàng là cả một quá trình tư duy kéo dài và

gồm nhiều giai đoạn Trong quá trình quyết định mua ấy, khách hàng sẽ cân nhắcrất nhiều lựa chon khác nhau của hàng loạt các nhà cung cấp khác nhau Thôngthường thì khách hàng để so sánh thường sẽ yêu cầu nhà cung ứng chào mời khảnăng đáp ứng của mình trước để họ có thể so sánh và chọn ra người sẽ cung ứngcho mình qua các tiêu chí kĩ thuật, thời gian thực hiện Công ty Đông Dương lànhà phân phối của các nhà sản xuất nước ngoài, các đơn hàng có giá trị lớn thườngđược cung cấp từ kho của nhà sản xuất từ nước ngoài về thị trường Việt Nam , nênquá trình đáp ứng từ phía nhà sản xuất có ảnh hưởng lớn tới các khả năng đáp ứngđơn hàng cụ thể của công ty Đông Dương Vì vậy việc xác định trước khả năng đápứng của nhà sản xuất là yếu tố cực kì quan trọng để công ty Đông Dương tạo ra cáclời chào hàng khả thi nhất và thiết lập kế hoạch đáp ứng đơn hàng nhanh chóng nhấttạo điều kiện gia tăng chất lượng dịch vụ cho đơn hàng (ở đây là chất lượng côngtác hậu cần) Việc xác định khả năng cung ứng của nhà sản xuất thường thông quahoạt động đặt hàng sơ bộ, hoạt động đầu tiên của chuỗi hoạt động trong công táchậu cần vì nó cho ta biết các thông tin thời gian đáp ứng tới cảng, số lượng hànghóa, địa điểm và các chi phí phát sinh để hàng về tới Việt Nam, từ đó nó cho phépcông ty có thể lập ra phương án tổ chức công tác hậu cần tốt nhất phục vụ đơn hàngđang đàm phán, là một trong các lợi thế trong cạnh tranh giành hợp đồng với cácđối thủ khác Hoạt động này thường có nội dung như sau:

Ngay trong khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu hoặc đạt được thỏa thuận sơ bộ với kháchhàng tổ chức, công ty Đông Dương sẽ tiến hàng gửi Dự toán sản phẩm đặt hàng đếnnhà sản xuất để kiểm tra khả năng đáp ứng và thời gian đáp ứng sơ bộ ban đầu để cóthể lên kế hoạch hậu cần đáp ứng đơn hàng Các phản hồi của nhà sản xuất và yêucầu của bản thân khách hàng tổ chức chính là cơ sở lên kế hoạch đáp ứng đơn hàngcho khách hàng tổ chức hoặc lên phương án đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu, vànó đồng thời cũng là cơ sở thỏa thuận các điều khoản trên hợp đồng chi tiết Quátrình này diễn ra từ lúc chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu, đạt được thỏa thuận muabán sơ bộ với khách hàng tổ chức cho tới khi hợp đồng chi tiết được kí Thời điểmthỏa thuận xong hợp đồng chi tiết cũng là thời điểm đơn đặt hàng chính thức củacông ty Đông Dương với nhà sản xuất được xác định, khi phương án thanh toán trảchậm được thực hiện xong đặt cọc bước đầu thì cũng là lúc đơn hàng được xác nhận

với nhà sản xuất Kết thúc hoạt động này là thông báo chính thức của nhà sản xuấtvề thời gian và địa điểm nhận hàng Quá trình này tùy theo giá trị của đơn hàng màcó thể kéo dài từ 1 tuần tới 8 tuần.

- Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa từ nhà sản xuất tại cảng:

Khi hãng vận chuyển thông báo thời gian cập bến của tàu và dỡ hàng tại cảng,các vấn đề chuẩn bị hậu cần để tiếp nhận hàng hóa Các công việc chuẩn bị gồm có: Chuẩn bị về giấy tờ, chi phí thông quan hàng hóa: đây là khâu khá quan trọngtrong hoạt động này nó ảnh hưởng tới thời gian thông quan, nếu chuẩn bị không tốthàng hóa có thể bị ách tắc tại cảng, gây mất thời gian có thể lên tới hàng tuần liềndo không được thông qua về mặt hành chính Các loại giấy tờ thường bao gồm có:Hợp đồng mua bán hàng hóa, CO,CQ, Bill of Lading, Packing List, Arrival Note,Tờ khai hải quan ( có thể không cần nếu sử dụng hải quan điện tử), tờ khai thuế tạmtính Chi phí thông quan hàng hóa gồm có: chi phí thủ tục hành chính, chi phí tạmtính thuế nhập khẩu và VAT phải nộp, các chi phí bốc dỡ, vận tải.

Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ hàng hóa để lưu kho hoặc vận chuyển ngay: Ngaysau khi hàng hóa được thông quan, tùy theo tiến độ và yêu cầu từ khách hàng màcông ty sẽ vận chuyển giao ngay cho khách hàng hoặc lưu kho một thời gian Dođặc điểm hàng hóa cồng kềnh, cần bốc xếp cẩn thận nên trong quá trình bốc xếp rấtcần các phương tiện bốc xếp hiện đại để tránh rủi ro thiệt hại cho hàng hóa Cácphương tiện này thường là : xe nâng hàng, giá nâng tay, các tấm đế kê Do dặc điểmtại các cảng Việt Nam hiện nay là tình trạng các dịch vụ chuyên chở bốc dỡ thườngkhông sẵn có, nên cần chuẩn bị trước, thường là công ty hợp đồng loại dịch vụ nàytrước với phía cung cáp dịch vụ về giá và quy cách dịch vụ, địa điểm thực hiện cònthời gian thực hiện thường là để “mở”: công ty Đông Dương sẽ báo cho phía cungcấp dịch vụ thời gian thực hiện trước khi thực hiện khoảng 2 giờ ( vì điều này phụthuộc vào thời gian thông quan tại cơ quan Hải quan)

- Thông quan hàng hóa:

Đây là bước quan trọng trong chuỗi các hoạt động hậu cần, là bước trung gian đểhàng hóa có thể lưu thông trên thị trường Việt Nam Hiện nay do vẫn còn khá nhiềucác thủ tục hành chính phức tạp nên thời gian thông quan vẫn còn là vấn đề khá mất

thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp, với các lô hàng của công ty Đông Dươngcó thể khái quát qua các thủ tục chính sau:

Thủ tục khai quan và xác nhận tờ khai: đây là công tác mất nhiều thời gian

chuẩn bị và cũng rất dễ mất thời gian bổ sung nếu chuẩn bị không cẩn thận Đạidiện của công ty sẽ nộp đầy đủ các giấy tờ phía hải quan yêu cầu và đợi lấy dấu vàchữ kí xác nhận tính hợp lệ của tờ khai hải quan

Nộp thuế: Sau khi nộp đầy dủ các loại giấy tờ yêu cầu, đại diện công ty sẽ phải

giải trình các câu hỏi của phía hải quan để tiến hành xác định thuế phải nộp, đây làquá trình phức tạp vì việc áp thuế khá phức tạp và dễ gây nhầm lẫn do cách quanniệm hàng hóa này thuộc nhóm nào để chịu mức thuế bao nhiêu, có được hưởng ưuđãi thuế không, các phụ kiện di kèm tính thuế ra sao… là các vấn đề thường gây ratranh cãi giữa phía doanh nghiệp và cán bộ hải quan Kết thúc bước này công ty sẽtiến hành nộp thuế cho cơ quan chức năng.

Đăng kiểm hàng hóa: đây là quá trình các nhân viên hải quan tiến hành mở

container, khui kiện hàng để kiểm tra hàng hóa thực tế có đúng với tờ khai haykhông Bước này có thể được bỏ qua trong một số trường hợp ( do phía cơ quan HảiQuan quyết định).

Sau bước kiểm hóa, nếu được thông qua và không có chất vấn gì, hàng hóa sẽchính thức được lưu thông trên thị trường Việt Nam.

- Lưu kho bảo quản:

Sau khi hàng hóa được thông quan, công ty tiến hành cho vận chuyển vào kho vàtiến hành lưu trữ hàng hóa, chờ vận chuyển giao nhận theo các đơn hàng đã kí - Giao nhận với khách hàng tổ chức:

Bắt đầu của quá trình này công ty Đông Dương tiến hành gửi thông báo giaohàng kèm các văn bản liên quan như Arrival Note (Thông báo hàng đến) bản saocủa vận đơn, công văn yêu cầu thanh toán (Nếu trên hợp đồng có điều khoản thanhtoán trước giao hàng), sau khi nhận được đồng ý giao hàng của khách hàng tổ chứccông ty tiến hành vận chuyển hàng hóa tới nơi giao nhận.

Tại địa điểm giao nhận vào thời gian đã thỏa thuận, công ty và khách hàng tiếnhành giao nhận hàng hóa theo đúng điều khoản như trong hợp đồng chi tiết đã kí Phía khách hàng tổ chức sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa theo đúng số lượng vàquy cách hàng hóa đã ghi trên hợp đồng Nếu không phát sinh bất kì một lỗi nào,hai bên tiến hành kí biên bản bàn giao vật tư, là cơ sở để thực hiện thanh toán nốtgiá trị hợp đồng và thanh lí hợp đồng

- Kiểm tra lần cuối hàng hóa và chạy thử mẫu:

Sau khi giao nhận đúng về số lượng và quy cách hàng hóa, thường thì bên kháchhàng tổ chức thường muốn tiến hành chạy thử sản phẩm để đo dạc xem có đúngcam kết chất lượng không Lúc này cả công ty Đông Dương và khách hàng tổ chứcsẽ cùng nhau tổ chức một buổi kiểm tra chạy thử máy, phía công ty Đông Dương sẽcử kĩ sư tham gia giám sát buổi kiểm tra này và hỗ trợ về các tài liệu kĩ thuật cũngnhư các biên bản kiểm tra chất lượng, thông số kĩ thuật trước khi xuất xưởng củanhà sản xuất

- Thanh lí hợp đồng và chăm sóc khách hàng.

thanh toán đã giải quyết xong, hai bên sẽ tiến hành thanh lí hợp đồng, xuất hóa đơnđỏ

- Hoạt động phụ trợ:

Hoạt động này là hoạt động thông tin liên lạc kiểm tra vị trí hiện tại của hànghóa đang trên đường vận chuyển:

biết lộ trình và vị trí của tàu, đồng thời yêu cầu cung cấp Bill of Lading (Vận đơn)và Arival Note ( Thông báo hàng đến ) để có thông tin thời gian hàng cập bến vàbóc dỡ để tiến hành chuẩn bị các thủ tục thông quan.

Khi hàng hóa trên đường Vận chuyển trên bộ: công ty Đông Dương sẽ liênlạc trực tiếp với hãng vận tải và trực tiếp với lái xe để xác định vị trí hàng hóa đangvận chuyển để có kế hoạch giao nhận kịp thời.

Để khái quát rõ hơn về công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàngtổ chức, em xin trình bày tổng thể cả quá trình qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ

Thể hiện các công việc nhỏ hơn nằm trong các công việc chính,phải thực hiện để có thể bước sang công việc tiếp theo.

Trên tổng thể, có thể khái quát lại công tác hậu cần phục vụ đơn hàng được thựchiện trên tổng thể như sau:

Khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ năng lực dự thầu hoặc khách hàng có ý kiến phảnhồi đồng ý mua trên nguyên tắc thì công việc đầu tiên của công tác hậu cần chínhthức bắt đầu, nhân viện kinh doanh sẽ cùng với bộ phận kĩ thuật lập dự toán đơnhàng và tiến hành đặt hàng sơ bộ, tức gửi dự toán và đề nghị hồi đáp về khả năngđáp ứng của nhà sản xuất Sau khi nhận được hồi đáp thì đây là cơ sở cho phòngKinh doanh lên các phương án lập hồ sơ năng lực dự thầu, đàm phán các điều khoảnchi tiết trong hợp đồng Khi đàm phán hoàn tất và thanh toán đợt 1 trả chậm đượcthực hiện thì cũng là lúc xác nhận đơn hàng với nhà sản xuất và tiến hành theo dõihàng hóa vận chuyển trên biển về Việt Nam

Trong lúc theo dõi hàng hóa vận chuyển trên biển thì cũng là khoảng thời gianmột nhân viên kinh doanh tiến hành chuẩn bị : chuẩn bị giấy tờ, chứng từ, văn bảnhợp lệ để thông quan hàng hóa ngay khi hàng về đến cảng, chuẩn bị phương tiện đểbốc dỡ hàng hóa, lưu kho, vận chuyển Công việc này được tiến hành song song vớicác hoạt động theo dõi hàng hóa đang ở đâu để cho khi hàng về đến cảng thì caoongviệc thông quan và các công việc sau đó có thể diễn ra nhanh chóng.

Khi hàng hóa về tới cảng, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ lấy các giấy tờ cần thiếtvà các chi phí để thông quan hàng hóa, việc này thông thường mất thời gian khoảng2 ngày nếu hồ sơ hợp lệ và không yêu cầu bổ sung thêm gì Ngay sau khi hàng hóađược thông quan thì nó sẽ được cho lưu kho ngay chờ giao nhận

Khi thanh toán đợt hai (thanh toán nốt giá trị hợp đồng hoặc thanh toán đảm bảogiao hàng) được thực hiện, hàng hóa sẽ được xuất kho vận chuyển tới nơi giao nhậntại thời điểm thỏa thuận sau khi kiểm tra quy cách hàng hóa và không có khiếu nạigì, hai bên (công ty Đông Dương và khách hàng tổ chức) sẽ tiến hành lập và kí xácnhận biên bản bàn giao hàng hóa.

Sau quá trình giao nhận thành công, tại một thời điểm do khách hàng đề nghị,công ty Đông Dương sẽ xử các kĩ sư (phòng kĩ thuật ) tham gia kiểm tra lần cuốicùng và chạy thử máy, làm cơ sở thanh lí hợp đồng Sau khi kiểm tra chạy thử an

toán và thanh toán nốt giá trị hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành thanh lí hợp đồng vàxuất hóa đơn đỏ Đây là hoạt động hoàn tất công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng chokhách hàng tổ chức.

công tác hậu cần trên đã có rất nhiều cải tiến so với thời kì đầu phát triển của côngty Theo nghiên cứu của bản thân em qua phỏng vấn trực tiếp các nhân viên củacông ty và điều tra các hồ sơ lưu trữ trong giai đoạn 2005 – 2009 có thể thấy một sốsự cải tiến nâng cao tính linh hoạt của công tác này tại một số điểm sau đây:

Thời kì 2005- 2007 khi mà số lượng đơn hàng ít và giá thị các đơn hàngkhông lớn thì thường các nhân viên kinh doanh của công ty Đông Dương thườnggửi yêu cầu báo giá các mặt hàng sang nhà sản xuất và lấy thời gian vận chuyển vềViệt Nam chung chung, không cụ thể về số lượng và quy cách hàng hóa để lấy tưliệu làm cơ sở đàm phán hoặc lập hồ sơ dự thầu Sau khi trúng thầu hoặc kí kếtxong thỏa thuận mua bán công ty mới tiến hành đặt hàng chính thức và đợi hànghóa về cảng, điều này làm phát sinh một yếu điểm là không thể xác định chính xácthời điểm cung ứng hàng hóa về tới Việt Nam trước khi kí hợp đồng để thỏa thuận.Làm cho thời gian đáp ứng đơn hàng thường bị kéo dài thêm vì thêm thời gian dựphòng Tới năm 2008 -2009 khi thị trường bùng nổ với hàng loạt các khách hàngtiềm năng và số lượng cũng như giá trị đơn hàng ngày một tăng, công ty đã cải tiếnlại quá trình đặt hàng sơ bộ với việc gửi dự toán trước tới nhà sản xuất, đề nghị tưvấn trực tiếp từ nhà sản xuất về các khoảng thời gian đáp ứng, làm điều kiện thươnglượng hợp đồng trước khi kí Điều này làm cho phía công ty Đông Dương có thểchủ động biết trước thời gian cung ứng tối thiểu để đàm phán, là vũ khí cạnh tranhhiệu quả Và bản thân sự cải tiến này đã đem lại thành công cho công ty ĐôngDương với mức doanh thu ấn tượng trong năm 2008 và vượt qua khủng hoảngtrong hai năm 2008 – 2009 vừa qua

Sự cải tiến tiếp theo nằm trong khâu chuẩn bị tiếp nhận hàng hóa, thời kì 2006 công ty thường chỉ thực hiện công tác chuẩn bị các giấy tờ để thông quan hàng

2005-hóa và các phương tiện, chi phí cần thiết sau khi hãng vận tải có Thông báo hàngđến gửi đến công ty Đông Dương, thường thì thông báo này thường chỉ được gửi

đến công ty trước khi tàu cập cảng đến từ 2 đến 4 ngày kèm các chứng từ, khiến chocông tác chuẩn bị thường diễn ra gấp trong khoảng 2 đến 4 ngày, nhiều trường hợp