0861QUY TRÌNH THU MUA XUẤT KHẨU NÔNG SẢN CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU PETROLIMEX BÌNH DƯƠNG

ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: SVTH: Phạm Thị Ngọc Tuyền MSSV: 40260195 Lớp: Qt02Qt1 GVHD: Thạc só Ngô Văn Phong Tp.Hồ Chí Minh Tháng 05 - 2006 Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng hồn thành chun đ th c t p này, tr th y cô tr ng c h t em xin chân thành cám n quý i H c M -Bán Công Tp.HCM khoa Kinh t & Qu n tr kinh doanh truy n đ t nh ng ki n th c b ích c bi t em xin bày t lòng bi t n v i th c s Ngô V n Phong t n tình giúp đ em hồn thành chuyên đ Em xin c m n chú, anh c a Công ty c ph n xu t nh p kh u Petrolimex – Chi nhánh Bình D ng t o u ki n t t nh t cho em ti p c n v i th c t đ hoàn thành chuyên đ th c t p Em xin chân thành c m n Tp.HCM, tháng 05-2006 Sinh viên Ph m Th Ng c Tuy n 3Gvhd: Th c s Ngô V n Phong i Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng CH NG I: GI I THI U KHÁI QUÁT V CƠNG TY PETROLIMEX – CHI NHÁNH BÌNH D NG I L ch S Hình Thành 01 II Ph m Vi, Nhi m V , Ph ng H ng Kinh Doanh Và Quy n H n C a Chi Nhánh Ph m Vi Kinh Doanh 03 Nhi m V Kinh Doanh 03 Quy n H n C a Chi Nhánh 04 Ph III S ng H ng Kinh Doanh 05 , C C u T Ch c Trách Nhi m, Quy n H n C a Giám c Chi Nhánh 06 Trách Nhi m, Quy n H n C a K Toán Tr ng 06 Nhi m V , Quy n H n C a Phòng Kinh Doanh 07 IV Nh ng L i Th , Khó Kh n Hi n Nay C a Chi Nhánh L i Th 07 Khó kh n 08 V Tình Hình Kinh Doanh C a Chi Nhánh Bình D ng Trong N m 2005 C C u M t Hàng Xu t Kh u 08 C C u Th Tr ng Xu t Kh u 10 Doanh Thu Xu t Kh u 11 Tình Hình Doanh Thu, L i Nhu n 12 CH NG II: QUY TRÌNH THU MUA VÀ XU T KH U NÔNG S N T I CHI NHÁNH I Quy Trình Thu Mua Nơng S n 3Gvhd: Th c s Ngô V n Phong ii Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Tiêu Chu n C a Các M t Hàng Nông S n 15 Thu Mua Nông S n 16 Ký K t H p ng Mua Bán 17 Thuê Kho Bãi 19 Nh p Hàng Vào Kho 19 II Quy Trình Xu t Kh u Nơng S n Chu n B Và Ký K t H p 1.1 L a Ch n Th Tr ng Ngo i Th ng 20 ng 20 1.2 L a Ch n Khách Hàng 21 1.3 àm Phán Giao D ch 21 1.4 Ký K t H p ng Ngo i Th T Ch c Th c Hi n H p ng 22 ng Xu t Kh u 2.1 Chu n b hàng xu t kh u theo yêu c u c a h p đ ng 25 2.2 Ki m tra hàng xu t kh u 25 2.3 Thuê ph ng ti n v n t i, mua b o hi m hàng hoá 26 2.4 Ki m tra, đóng hàng vào container 26 2.5 Làm th t c H i quan 27 2.6 Giao hàng cho ng i v n t i 28 2.7 L y v n đ n 29 2.8 Xin gi y ch ng nh n xu t x 29 2.9 Thông báo k t qu giao hàng 30 2.10 L p b ch ng t toán 30 2.11 Quy t toán 31 CH NG III: M T S Y M NH HO T NH N XÉT, GI I PHÁP VÀ KI N NGH NH M NG KINH DOANH T I CHI NHÁNH I Nh n Xét 32 II Gi i Pháp Và Ki n Ngh K t C u Hàng Xu t Kh u 33 Ch t L ng Hàng Xu t Kh u 34 i Tác 34 B Máy T Ch c 35 3Gvhd: Th c s Ngô V n Phong iii Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng CH NG I: GI I THI U KHÁI QUÁT V CƠNG TY PETROLIMEX – CHI NHÁNH BÌNH D I NG L ch S Hình Thành Ngày 17-04-1995 T ng Công ty X ng d u Vi t Nam đ c thành l p theo quy t đ nh s 224/TTG ho t đ ng s n xu t kinh doanh theo i u l t ch c ho t đ ng c a T ng Công ty đ c B tr ng B Th ng m i phê t theo quy t đ nh s 1232/2000/Q /BTM ngày 01/09/2000.T ng Công ty Doanh nghi p c h ng đ c bi t, có t cách pháp nhân d u riêng, đ Nhà n c Nhà n c giao v n, đ t đai ngu n l c khác đ th c hi n kinh doanh T ng Cơng ty có trách nhi m b o toàn phát tri n s v n đ v i t cách c quan qu n lý Nhà n s n c a Nhà n c giao, ch u s qu n lý c a B Tài c, đ i di n ch s h u v n tài c t i T ng Công ty Theo quy t đ nh s 0806/1999/Q -BTM ngày 03-07-1999 0853/1999/Q -BTM ngày 12/07/1999 c a B Th ng m i Công ty xu t nh p kh u Petrolimex tr c thu c T ng Công ty X ng d u Vi t Nam đ c thành l p, kinh doanh ngành ngh : - Kinh doanh m t hàng: nông, lâm, thu h i s n, hàng th công m ngh hàng hoá Vi t Nam s n xu t - Kinh doanh d ch v du l ch, v n t i x ng d u, đ u t , đ i lý gia công, ch bi n hàng xu t kh u - Nh p kh u hàng hoá, v t t , nguyên li u ph c v cho s n xu t đ i s ng - Kinh doanh t m nh p, tái xu t, chuy n kh u x ng d u s n ph m hoá d u Tên giao d ch: Petrolimex International Trading Company Tên vi t t t: Pitco Tr s chính: 54-56 Bùi H u Ngh a Q5, Tp.HCM T ng v n: 60.000.000.000 VND Gvhd: Th c s Ngô V n Phong Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Trong đó: V n c đ nh: 20.000.000.000 VND V n l u đ ng: 40.000.000.000 VND Ngày 20-09-2000 theo Quy t đ nh s 1299/2000/Q – TM c a B tr B Th ng ng m i Gi y phép s 332/GP – VB ngày 26-10-2000 c a UBND Tp.HCM cho phép Công ty xu t nh p kh u Petrolimex đ i tên thành Công ty xu t nh p kh u t ng h p Petrolimex, kinh doanh thêm ngành ngh khoáng s n , hàng hoá kim lo i màu Nh m b t k p v i xu h ng c ph n hoá doanh nghi p Nhà n c, c n c vào Ngh đ nh s 64/2002/N – CP ngày 19/06/2002 c a Chính ph v chuy n doanh nghi p Nhà n c thành công ty c ph n, xét đ ngh c a T ng Công ty x ng d u Vi t Nam t trình s 0988/XD – H QT ngày 11/06/2004, ngày 23/06/2004 Công ty xu t nh p kh u t ng h p Petrolimex đ c c ph n hoá theo Quy t đ nh s 0838/2004/Q – BTM Tên đ y đ b ng ti ng Vi t: Công ty c ph n xu t nh p kh u Petrolimex Tên giao d ch: Petrolimex International Trading Joint Stock Company Tên vi t t t: Pitco Tr s chính: 54-56 Bùi H u Ngh a Q5, Tp.HCM Mã s thu : 0301776741 S đ ng ký kinh doanh: 103419 V n u l : 60.000.000.000 VND Trong đó: Nhà n Ng c gi 51% v n u l tr giá 30.600.000.000 VND i lao đ ng doanh nghi p gi 17,18% v n u l tr giá 10.310.900.000 VND Bán 31,82% v n u l tr giá 19.089.100.000 VND Trong nh ng n m g n đây, Bình D ng n i tr i lên thành m t t nh n ng đ ng v i nh ng l i th s n có nh g n v i Thành ph H Chí Minh; l u thông thu n ti n v i t nh r ng…Bình D th y vi c đ u t ng Nai, Bình Ph c; có đ ng thu hút nhi u đ u t n Bình D Gvhd: Th c s Ngô V n Phong ng sông, c ng; di n tích đ t c c ng nh n c Nh n ng s mang l i nhi u thu n l i cho vi c kinh doanh Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng xu t nh p kh u c a công ty nh g n ngu n cung c p nông s n g n n i tiêu th , có kho bãi r ng thu n ti n cho vi c t n tr b o qu n hàng hố Ngày 28/10/2004 chi nhánh Bình D ng đ c thành l p, đ t v n phòng t i: ng D1, p Bình Phú, xã Bình Chu n, Huy n Thu n An, T nh Bình D ng Mã s thu : 0301776741002 Taì kho n s : 0281000122997- ngân hàng Vietcombank – Chi nhánh Bình D ng Chi nhánh ho t đ ng kinh doanh xu t nh p kh u đ c l p v i cơng ty, có trách nhi m quy n h n riêng, có b máy t ch c ch t ch , h ch toán kinh t đ c l p, có d u riêng II Ph m Vi, Nhi m V , Ph ng H ng Kinh Doanh Và Quy n H n C a Chi Nhánh Ph m Vi Kinh Doanh Kinh doanh xu t nh p kh u m t hàng nông s n nh s n lát, h tiêu, b p h t, s t thép, h t nh a Nhi m V Kinh Doanh T ch c, th c hi n lo i hình kinh doanh: + Xu t kh u: Mua hàng n + Nh p kh u: Mua hàng t i n c, bán xu t kh u cho khách hàng n c ngoài, bán cho th tr + T m nh p tái xu t: Mua hàng t n + N i đ a: Mua hàng n + D ch v : c ngoài, bán cho khách n c, bán t i th tr ng n c c c i lý mua bán hàng hoá, xu t mh p kh u u thác Xây d ng ph ngo i th ng n c ng án kinh doanh th ng m i bao g m n i th ng ng hàng n m trung h n dài h n, đ m b o kinh doanh có hi u qu N m b t k p th i tình hình nhu c u th tr ng n khách hàng, cung c p k p th i cho công ty v giá c th tr c, tìm ki m ng, nhu c u tiêu dùng kh n ng c nh tranh c a đ n v khác đ a bàn T ch c t t công tác thông tin qu ng cáo theo k ho ch ch đ o c a công ty Tuân th quy trình, th t c mua bán hàng hoá theo quy đ nh v qu n lý kinh doanh c a công ty Gvhd: Th c s Ngô V n Phong Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Qu n lý ch t ch s l ng hao h t hàng hoá theo ng, ch t l tiêu chu n, đ nh m c, quy đ nh hi n hành c a Nhà n c công ty Th c hi n ngh a v thu theo quy đ nh Ch đ ng ký k t t ch c th c hi n h p đ ng kinh t v i t ch c kinh t n c h p đ ng xu t nh p kh u v i t ch c n c m t hàng s n lát, h tiêu, b p h t, s t thép, h t nh a v i h n m c t i đa 110.000 USD Th c hi n sách, ch đ qu n lý tài s n, qu n lý tài chính, lao đ ng ti n l ng công ty đ theo quy đ nh hi n hành c a Nhà n c Ch p hành đ y đ ch đ thông tin báo cáo theo quy đ nh c a công ty c quan ch c n ng Nhà n c t i đ a ph ng Quy n H n C a Chi Nhánh c ký k t h p đ ng có h n m c t i đa 110.000 USD/ h p đ ng đ i v i t t c m t hàng chi nhánh đ ng ký kinh doanh v i công ty m t hàng m i, ngành hàng m i ch a đ i v i c chi nhánh đ ng ký kinh doanh, h p đ ng có giá tr l n h n h n m c quy đ nh ph i báo cáo v i công ty đ ty phê t b ng v n b n m i đ c công c th c hi n c công ty giao v n đ ch đ ng s n xu t kinh doanh T ng m c v n tài s n đ c giao 5.000.000.000 VND c vay v n c a ngân hàng, t ch c tài đ đáp ng k p th i cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh T ng m c v n vay t i đa 5.000.000.000 VND Trong tr ng h p c n thi t chi nhánh s đ c công ty b o lãnh vay v n ngân hàng i u đ ng tài s n n i b chi nhánh nh n th ch p tài s n đ đ m b o th c hi n H p đ ng kinh t theo quy đ nh hi n hành c a Nhà n c công ty Xây d ng k ho ch đ u t trang thi t b m i phù h p v i ho t đ ng kinh doanh c a chi nhánh, qu n lý ch t ch khai thác lo i tài s n, trang thi t b k thu t đ nâng cao hi u qu s d ng, ph c v k p th i yêu c u s n xu t kinh doanh Gvhd: Th c s Ngô V n Phong Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng ngh công ty thành l p, sát nh p, tách, gi i th , đ i tên đ n v ho c đ i c p qu n lý Chi nhánh không đ c đ u t bên ngồi; khơng đ tài s n c a đ cho thuê, c m c , th ch p; không đ nhân, t ch c vay v n, tốn ch m tr ; khơng đ C n c nhu c u th tr c s d ng hàng hoá, c b o lãnh cho cá c nh ng bán tài s n ng kh n ng kinh doanh ch đ ng xây d ng k ho ch đ u t , xây d ng k ho ch c b n nh m phát tri n kinh doanh, đ m b o kinh doanh h ng, có tr ng tâm, tr ng m t ng giai đo n; trình cơng ty xem xét cân đ i k ho ch t ng th c a công ty xác đ nh ngu n v n đ u t đ m b o cho vi c th c hi n k ho ch ngh công ty xem xét, ký k t h p đ ng, ti p nh n, u đ ng, nâng b c l ng, b nhi m, mi n nhi m, c h c, cho vi c, khen th ng, k lu t, ngh h u th c hi n ch đ sách khác đ i v i cán b thu c tr c chi nhánh qu n lý Ph T ng b T ng b tr ng H ng Kinh Doanh c chi m l nh th tr ng, m r ng th ph n m t cách v ng ch c c ti p c n thâm nh p th tr ng n c c ng nh khai thác th ng th gi i Th c hi n ti t ki m, gi m chi phí, gi v ng làm t ng uy tín c a PITCO, t ng kh n ng c nh tranh kinh doanh th tr tr ng n c c ng nh th ng qu c t III S , C C u T Ch c BAN GIÁM PHÒNH KINH DOANH Gvhd: Th c s Ngơ V n Phong C PHỊNG TÀI CHÍNH – K TỐN Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Trách Nhi m, Quy n H n C a Giám Ch u trách nhi m tr c Chi Nhánh c T ng Giám đ c công ty pháp lu t v hi u qu s d ng v n, s d ng tài s n b o toàn, phát tri n v n tài s n đ c giao, b o đ m bù đ p đ 100% s l n u kinh doanh khơng có hi u qu T ch c, u hành ho t đ ng nghi p v c a chi nhánh đ vi c kinh doanh đ c thông su t Ký k t l i h p đ ng lao đ ng; u đ ng, b trí, s p x p nhân s ; nâng b c l ng; c h c; khen th ng; k lu t; th c hi n ch đ sách khác đ i v i nhân viên thu c quy n qu n lý c a giám đ c chi nhánh theo phân c p Trách Nhi m, Quy n H n C a K Tốn Tr ng Làm nhi m v cơng tác k toán, th ng kê giúp Giám đ c qu n lý tài c ađ nv Tham gia v i nhân viên phòng kinh doanh đàm phán v i khách hàng tr ng h p h p đ ng có giá tr l n ho c h p đ ng d ch v ( v n t i, b o hi m, thuê kho) theo quy đ nh c th c a t ng ngành hàng b ng v n b n Sốt xét tính xác, đ y đ c a đ n m L/C th c hi n m L/C nh p kh u k p th i Ki m tra tính xác, pháp lý nh n b ch ng t nh p kh u Nh n ki m tra tính xác, pháp lý, phù h p v i h p đ ng thông l qu c t c a L/C xu t kh u Ki m tra có ý ki n t t c ph ng án kinh doanh, h p đ ng mua bán, t trình v giá bán hàng t n tr Nh ng ý ki n ph i k p th i đ không nh h ng t i ti n đ s n xu t kinh doanh Ch đ ng ý toán kho n chi phí h p lý th hi n ph ng án kinh doanh Th c hi n đ y đ ch đ k toán, th ng kê theo quy đ nh c a Nhà n h c ng d n c th c a công ty Thanh toán quy t toán l p báo cáo k tốn tài chính, th ng kê xác, k p th i, kê khai n p thu kho n ph i n p ngân sách Nhà n c theo quy đ nh m b o đ ngu n v n SXKD cho ph ng án kinh doanh đ c t, toán cho khách hàng nhanh chóng xác theo quy đ nh h p đ ng Gvhd: Th c s Ngô V n Phong Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nơng S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng S l ng đ c quy đ nh ph ng ch ng Cách quy đ nh m t u thoáng cho nhà xu t kh u b i m t hàng h tiêu đóng hàng, v n chuy n, b o qu n d b hao h t nhi t đ môi tr ng ho c đóng bao khơng ch c nên b r i vãi n giá: Usd 1410/MT net C&F ng C&F c a M , ng i u ki n ngo i th chi phí v hàng hố, bao bì xu t kh u, c c phí t i n i bán s ch u trách nhi m c xu t kh u, thu l phí xu t kh u, ch ng t xu t kh u, chi phí b c hàng t i m xu t, phí giao nh n chi phí v n t i bi n Chuy n s h u r i ro hàng đ ho c c giao cho ng iv nt i boong tàu n giá c đ nh đ ki n th c th hi n b ng s , đ n v ti n t c th kèm theo u ng m i qu c t nh m phân bi t trách nhi m, ngh a v chi phí c b n gi a ng i bán h p đ ng i mua ng Thanh toán Thanh tốn b ng hình th c TTR Khi tốn b ng ph bán nhanh chóng nh n đ c ti n hàng, th ng th này, ng i ng ch 03 ngày làm vi c ch áp d ng v i khách hàng có uy tín, có quan h làm n lâu dài v i Sau ngân hàng c a phía chi nhánh (Vietcombank) ki m tra tính h p l c a b ch ng t v i nh ng u kho n u ki n c a th tín d ng s đánh n đòi ti n ngân hàng đ c ch đ nh th tín d ng hay ngân hàng phát hành Trên n đòi ti n Vietcombank ph i xác nh n tính h p l c a b ch nh t g i b ch ng t đ n ngân hàng đ c ch đ nh th tín d ng hay ngân hàng phát hành Ch ng t g m Invoices (hoá đ n th ng m i) Bill of lading (v n đ n) Certificate origin form A (gi y ch ng nh n xu t x hàng hố) Packing list (phi u đóng gói) Phytosanitary certificate (gi y ch ng nh n ki m d ch th c v t) Certified weight list (ch ng nh n tr ng l Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 23 ng) Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng óng gói óng bao m i có đánh d u bên rheo yêu c u c a bên mua Nhìn chung h p đ ng đ c quy đ nh ch t ch , nhiên v n thi u u kho n nh ph t b i th đ ng, v n đ ng thi t h i nh m đ m b o vi c th c hi n h p ng thi t h i mà không c n nh đ n án xét x c b i th *Ph n cu i h p đ ng Ng i đ i di n h p pháp c a hai bên ký tên, đóng d u T Ch c Th c Hi n H p ng Xu t Kh u Chu n b hàng xu t kh u theo yêu c u c a h p đ ng Ki m tra hàng xu t kh u Thuê ph ng ti n v n t i, mua b o hi m hàng hoá Ki m tra, đóng hàng vào container Làm th t c H i quan Giao hàng cho ng iv nt i L yv nđ n Xin gi y ch ng nh n xu t x Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 24 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nơng S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Thơng báo k t qu giao hàng L p b ch ng t toán Quy t toán Chu n b hàng xu t kh u theo yêu c u c a h p đ ng 2.1 Tr c ký k t h p đ ng ngo i th ng, chi nhánh ti n hành th c hi n nh p hàng l u kho nh m tránh tình tr ng b đ ng vi c giao hàng, ký h p đ ng nh ng khơng có đ s l ng, sai quy cách ph m ch t d n t i vi c ph i b i th ng vi ph m h p đ ng 2.2 Ki m tra hàng xu t kh u cho hàng xu t kh u đáp ng yêu c u tiêu chu n v ch t l nhà nh p kh u, tr ng c a c xu t hàng chi nhánh làm th t c ki m d ch th c v t theo quy đ nh H s đ ng ký ki m d ch g m: n xin đ ng ký ki m d ch (theo m u) H p đ ng ngo i th Hoá đ n th ng ng m i Phi u đóng gói M u hàng Sau n n i dung c n thi t nh tên ch c a ng mua,tên hàng, s ki n, tr ng l ng, s l ng, tên ph i bán, ng ng ti n v n t i, s l i ng b n mà chi nhánh xin c p, gíam đ c chi nhánh s ký tên, đóng d u vào đ n xin đ ng ký ki m d ch Chu n b đ y đ h s , nhân viên chi nhánh đ n n p h s ki m d ch t i c quan ki m d ch Hi n nay, chi nhánh th ng đ ng ký ki m d ch t i c quan ki m d ch Vinacontrol t i đ a ch 80 Bà Huy n Thanh Quan, qu n 3, Tp.HCM Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 25 n ngày giao Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng hàng xong l y v n đ n, nhân viên chi nhánh tr l i c quan ki m d ch xu t trình v n đ n, n p l phí ki m d ch c quan ki m d ch m i c p gi y ch ng nh n ki m d ch cho chi nhánh 2.3 * Thuê ph Thuê ph ng ti n v n t i, mua b o hi m hàng hoá ng ti n v n t i Tu theo k t qu ký k t h p đ ng mà chi nhánh ti n hành thuê ph t i N u h p đ ng đ c ký k t theo u ki n th ng ti n v n ng m i FOB vi c thuê tàu ng i mua đ m nh n, n u bán theo u ki n CIF,C&F cơng vi c th ph ng ti n v n t i chi nhánh đ m nh n Vi c thuê ph ng ti n v n t i s đ c ti n hành nh sau: Nhân viên liên l c b ng n tho i ho c đ n tr c ti p đ i lý hãng tàu nh VINATRANS t i 406 Nguy n T t Thành, qu n ho c MISC t i 35 Nguy n Hu , qu n đ tìm hi u l ch trình tàu ch y Sau đ i lý hãng tàu s fax cho chi nhánh b ng l ch trình tàu ch y đ chi nhánh nghiên c u, đ i chi u v i ngày giao hàng h p đ ng ngo i th ng quy t đ nh ch n chuy n tàu thích h p đ g i hàng Sau chi nhánh thơng báo l i cho đ i lý hãng tàu đ h Fax Booking Note cho chi nhánh xác nh n g i b n danh m c hàng xu t kh u cho đ i lý hãng tàu đ ch ng t chi nhánh có hàng s n sàng xu t i lý hãng tàu s c n c vào danh m c hàng xu t kh u kh n ng th c t c a tàu đ c chi nhánh đ ng ký đ gi ch cho hàng hoá c a chi nhánh * Mua b o hi m hàng hoá Khi bán hàng theo u ki n CIF chi nhánh s mua b o hi m cho hàng hoá Chi nhánh th ng mua b o hi m cua công ty b o hi m PIJCO tr c thu c T ng công ty x ng d u Vi t Nam N u bán hàng theo u ki n FOB, b o hi m hàng hoá bên mua th c hi n sau chi nhánh giao hàng, l y v n đ n, thông báo k t qu giao hàng 2.4 Ki m tra, đóng hàng vào container Ngay sau đ i lý hãng tàu ký Booking Note h c p l nh c p v container cho chi nhánh m n đóng hàng Tránh chi phí l u kho, g n t i ngày giao hàng đ u kéo m i kéo container t i kho c a chi nhánh Khi nh n v container, ng i nh n ph i ki m tra k t Ph i đ m b o container không b h h ng, kín Gvhd: Th c s Ngơ V n Phong 26 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nơng S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng đáo, tháo b nh ng nhãn hi u không liên quan, container đ c d n v sinh đ m b o an toàn ch t hàng vào Sau ki m tra xong, xét th y thích h p v n chuy n nh n container v kho đ đóng hàng Cùng v i vi c giao v container, đ i lý hãng tàu giao s Seal cho ng i nh n container Sau hoàn t t vi c đóng hàng, chi nhánh khố container b ng khố riêng c a ch v c ng Cát Lái đ làm th t c h i quan 2.5 Làm th t c H i quan Do sách khuy n khích đ y m nh xu t kh u c a Nhà n quan t c nên th t c H i ng đ i nhanh g n *L p t khai H i quan Nhân viên chi nhánh đánh máy đ y đ vào n i dung c a m c t khai hàng xu t kh u ph n dành cho ng tr i khai H i quan, ý không đ c ghi c s t khai Hàng xu t kh u thu c di n mi n thu , thu su t b ng 0% nhánh khơng ph i áp mã tính thu , hồn t t n i dung khai báo giám đ c chi nhánh ký tên, đóng d u vào t khai Ti p theo, nhân viên ph trách s chu n b b ch ng t đ đ ng ký t khai g m: 02 Gi y ti p nh n h s (theo m u c a H i quan) 02 T khai H i quan 03 Phi u đóng gói (b n chính) 01 Hóa đ n th ng m i 01 H p đ ng ngo i th ng (sao y b n chính) 01 Gi y ch ng nh n đ ng ký kinh doanh (sao y b n chính) V i nh ngtr ng h p sau c n b sung: 01 B n h p đ ng u thác (n u chi nhánh nh n xu t kh u u thác) 01 b n kèm b n v n b n cho phép xu t kh u c a b chuyên ngành c p (đ i v i nh ng m t hàng thu c di n qu n lý chuyên ngành) * ng ký t khai H i quan Sau chu n b đ y đ b ch ng t , nhân viên mang b ch ng t đ n H i quan c a kh u Cát Lái đ đ ng ký t khai Nhân viên đánh d u nh ng gi y t c n thi t ph i n p vào 02 phi u ti p nh n h s H i quan n p b ch ng t t i phòng ti p nh n t khai T i nhân viên H i quan s ki m tra h s đ y đ hay ch a, Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 27 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng ki m tra n i dung khai báo t khai, ki m tra s đ ng b , tính chân th c c a b ch ng t Ki m tra xong, n u th y n i dung chi nhánh khai báo xác khơng có v n đ nhân viên H i quan đóng d u “ Ã TI P NH N T KHAI” ghi s t khai lên phi u ti p nh n h s , tr l i nhân viên chi nhánh 01 phi u đ đem đ n phịng thu phí H i quan đ n p l phí, l y 02 biên lai thu l phí Cu i nhân viên H i quan chuy n b h s cho b ph n ki m hố *Ki m hố M t hàng nơng s n thu c di n mi n ki m tra nên khơng ph i ki m hố cho lơ hàng Sau nhân viên chi nhánh xu t trình biên lai n p l phí H i quan, Phó chi c c tr ng xem xét h s , quy t đ nh hình th c ki m tra mi n ki m tra sau đóng d u “HÀNG MI N KI M TRA, HÀNG HOÁ THEO N I DUNG KHAI C A NG C THÔNG QUAN I KHAI H I QUAN” giao Seal cho nhân viên chi nhánh đ b m seal vào container Công vi c cu i c a phòng đ ng ký ki m hố ký tên, đóng d u “ Ã LÀM TH T C H I QUAN”, ghi rõ ngày tháng vào m c 26 c a t khai, m c Phó c c tr tr ng chi c c H i quan c a kh u Cát Lái th c hi n, m c 27 C c ng c c H i quan Cát Lái đóng d u, ghi rõ h tên vào ph n xác nh n th c xu t, đ i di n chi nhánh ký tên xác nh n vào m c 22, lúc H i quan m i tr t khai l i cho nhân viên chi nhánh 2.6 Giao hàng cho ng iv nt i Sau nh n l i t khai, nhân viên chi nhánh đem t khai đ n phòng đ ng ký tàu xu t t i trung tâm u đ khu xu t đ h ki m tra vào s tàu, sau ghi tên đóng d u “ Ã VÀO S TÀU” vào t khai hàng xu t kh u tr l i cho nhân viên chi nhánh n cơng vi c làm th t c H i quan vi c giao hàng cho tàu hoàn t t 2.7 L yv nđ n Sau có xác s container, s seal, s hàng th c xu t, nhân viên chi nhánh s fax b n nháp v n đ n đ n đ i lý hãng tàu đ h l p v n đ n g c cho chi nhánh N i dung ghi vân đ n ph i th c s xác t đ i v i ch nh t khác b ch ng t toán, v i yêu c u c a L/C đ tránh tình trang b ngân hàng t ch i toán xu t trình b ch ng t Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 28 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Nhân viên chi nhánh s đ n đ i lý hãng tàu đ nh n v n đ n, đóng l phí c p v n đ n H s c p 03 b ng v n đ n g c có đóng d u ORIGINAL 01 b n v n đ n T t c đ u v n đ n s ch 2.8 Sau l y đ Xin gi y ch ng nh n xu t x c v n đ n, nhân viên chi nhánh l p h s xin C/O form A g m: n xin c p gi y ch ng nh n xu t x C/O form A theo m u, chi nhánh ph i n đ y đ n i dung vào gi y, mã s s C/O đ n v đ c ng m i Công nghi p (VCCI) c p chi nhánh đ ng ký phòng Th xin C/O l n đ u tiên, cu i giám đ c chi nhánh ký tên, đóng d u xác nh n n i dung khai báo Phi u đóng gói Hóa đ n th ng m i H p đ ng ngo i th ng (sao y b n chính) C/O 01 b n chính, 03 b n ph đ c n thi t tr c chi nhánh mua s n ghi n i dung c n p B n v n đ n đ ng bi n (Bill of Lading) kèm b n g c đ i chi u T khai H i quan làm th t c H i quan (sao y b n chính) kèm b n g c đ i chi u Phi u n p/ nh n h s t i VCCI HCM có ghi rõ gi y t nhân viên n p H s đ c n p t i Phịng Th ng M i Cơng Nghi p Vi t Nam chi nhánh TP HCM, s 171 Võ Th Sáu, qu n Nhân viên c a c quan s ki m tra tính h p l , chân th c c a b h s nh m tránh vi c c p kh ng C/O N u chi nhánh ký h p đ ng ngo i th ng toán b ng L/C, xin c p C/O nhi nhánh yêu c u VCCI ghi lùi ngày c p, t c ngày c p C/O ph i tr đ n nh m tránh tr đ Th c ngày v n ng h p b ngân hàng t ch i tốn lý L/C m c áp d ng “Quy t t th ng nh t v tín d ng ch ng t UCP 500” Phòng ng M i Qu c T ban hành, quy đ nh ngày c p C/O ph i tr ngày v n đ n N u toán b ng ph c ho c trùng v i ng th c nh thu khơng c n lùi ngày theo “Quy t t th ng nh t v nh thu URC 522” quy đ nh ngày c p C/O có th trùng ho c sau ngày v n đ n Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 29 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nơng S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Khi ki m tra xong nh n th y v n đ gì, nhân viên ki m tra s ký tên đóng d u, tr l i phi u n p/ nh n h s cho nhân viên chi nhánh h n hôm sau t i l y C/O đ n l y C/O, nhân viên chi nhánh n p l i phi u n p/ nh n h s t i phòng c p C/o đ phòng ki m tra, đ a gi y thơng báo n p l phí c p C/O, nhân viên chi nhánh s đ n phòng n p l phí, l y biên lai tr v phịng c p C/O h m i c p C/O form A ch ng nh n hàng hố có ngu n g c xu t x t i Vi t Nam cho chi nhánh g m 01 b n g c g i cho nhà nh p kh u 01 b n l u l i 2.9 Thông báo k t qu giao hàng Sau có đ y đ ch ng t g i hàng g m Bill of Lading, C/O, Packing List, Comercial Invoice, gi y ch ng nh n ki m d ch, th i gian tàu ch y, th i gian d ki n tàu đ n, chi nhánh s thông báo cho nhà nh p kh u bi t k t qu giao hàng đ h chu n b công vi c c n thi t đ nh n hàng tàu đ n, đ c bi t chu n b b ti n toán cho chi nhánh b ch nh t đ 2.10 c ngân hàng g i t i L p b ch ng t toán Sau ngân hàng c a phía chi nhánh (Vietcombank) ki m tra tính h p l c a b ch ng t v i nh ng u kho n u ki n c a th tín d ng s đánh n đòi ti n ngân hàng đ c ch đ nh th tín d ng hay ngân hàng phát hành Trên n đòi ti n Vietcombank ph i xác nh n tính h p l c a b ch ng t g i b ch ng t đ n ngân hàng đ c ch đ nh th tín d ng hay ngân hàng phát hành Vì v y sau giao hàng l y v n đ n, xin C/O, gi y ki m d ch th c v t…chi nhánh ti n hành l p b ch ng t theo yêu c u h p đ ng ngo i th ng c a nhà nh p kh u B ch ng t g m Invoices (hoá đ n th ng m i) Bill of lading (v n đ n) Certificate origin form A (gi y ch ng nh n xu t x hàng hố) Packing list (phi u đóng gói) Phytosanitary certificate (gi y ch ng nh n ki m d ch th c v t) Certified weight list (ch ng nh n tr ng l Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 30 ng) Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng 2.11 Quy t tốn K t thúc h p đ ng, đ bi t hi u qu c a rh ng v đó, chi nhánh th c hi n quy t tốn chi phí có liên quan nh chi phí v n t i n i đ a, ti n hàng ch a tr h t cho b n hàng, đ ng th i theo dõi, gi i quy t u n i v hàng hố (n u có) Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 31 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng CH NG III: M T S NGH NH M NH N XÉT, GI I PHÁP VÀ KI N Y M NH HO T NG KINH DOANH T I CHI NHÁNH I Nh n Xét Dù m i vào ho t đ ng t tháng 11/2004 nh ng th i gian qua chi nhánh có nhi u c g ng s p x p, c ng c b máy t ch c; phát huy nh ng l i th s n có nh ngu n nhân l c; kh n ng huy đ ng v n; c s v t ch t; đ y m nh ho t kinh doanh, ti p th đ t đ th ng tr c nh ng thành qu nh t đ nh, t ng kh n ng c nh tranh ng Hi n t i, chi nhánh áp d ng ph ng th c tìm ki m khách hàng thơng qua m ng Internet chào hàng thông qua email nên ti t ki m đ c chi phí có hi u qu Tuy nhiên bên c nh chi nhánh cịn g p ph i nh ng h n ch , khó kh n, có th th y rõ nh t đ i ng nhân viên so v i kh i l ng công vi c ngày nhi u, c th m t nhân viên kinh doanh ph i làm nhi u vi c t khâu nh p hàng vào kho đ n c vi c marketing nghiên c u th tr ng, tìm ki m khách hàng ti p theo xu t kh u hàng hoá i u s d n đ n vi c b ph n kinh doanh khơng có đ nhân l c, th i gian đ ti n hành nghiên c u k l ng, chuyên sâu vào th tr ng, khách hàng, t nh ng d báo v c h i c ng nh r i ro khơng xác có th ch m tr M t v n đ h n ch th hai hi n m t hàng nông s n ch y u xu t qua Hàn Qu c, Trung Qu c, An , nh ng th tr ng t ng đ i d tính nhiên cơng tác tìm ki m khách hàng đ cung ng v n ch a đáp ng đ c s mong đ i c a chi nhánh c a công ty V n đ v v n c ng m t v n đ đáng quan tâm S h n ch m c v n vay c a công ty áp d ng cho chi nhánh tr thành rào c n, gây khó kh n cho chi nhánh ph i th c hi n h p đ ng có giá tr l n V v n đ marketing, chi nhánh ch a có b ph n marketing c ng nhân s nên cơng tác marketing ch a đ t hi u qu , cơng tác tìm ki m khách hàng ch d a vào m ng Internet, email thông qua khách hàng thân thu c H n n a, vi c d đốn tình hình th tr Gvhd: Th c s Ngơ V n Phong ng, tình hình m t hàng ch d a vào báo đài 32 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng nh ng tin t c t th tr ng nên ch có tác d ng ng n h n nên c ng tr thành m t đe cho chi nhánh có bi n đ ng giá c đ t ng t Bên c nh y u t n i t i nh ho t đ ng kinh doanh c a chi nhánh hi n ph i ch u s qu n lý c a công ty Khi mu n kinh doanh thêm ngành hàng m i ho c vay v n, ký h p đ ng có giá tr l n h n giá tr công ty quy đ nh, chi nhánh ph i báo cáo đ c công ty phê t b ng v n b n m i đ c phép th c hi n, chi nhánh m t nhi u th i gian cho nh ng ho t đ ng Ngồi s qu n lý c a cơng ty s qu n lý c a Nhà n c Quá trình xu t nh p kh u ph i tuân theo v n b n pháp lý u hành kinh doanh xu t nh p kh u Cách làm vi c không th ng nh t, đ n c nh tr ng h p n p h s làm th t c, có nhân viên yêu c u n p gi y phép kinh doanh c b n đ đ i chi u, c ng có nhân viên yêu c u ch c n b n y đ , ho c tr ng h p nhân viên h i quan, nhân viên c a c ng xu t hàng yêu c u ph i có chi phí b i d ng, n u khơng s gây khó kh n kéo dài th i gian thông quan, ho c nh vi c phân b nhân viên ki m hoá ch m làm cho vi c ki m hoá kéo dài II Gi i Pháp Và Ki n Ngh K t C u Hàng Xu t Kh u T thành l p th c vào ho t đ ng đ n nay, chi nhánh ch kinh doanh m t hàng đ ng ký v í cơng ty, nh ng ngành ngh không đ đáp ng đ y đ nhu c u ngày đa d ng c a th tr ng l n khách hàng Vì v y vi c kinh doanh nh ng m t hàng truy n th ng c a chi nhánh c n đa d ng k t c u m t hàng xu t kh u đ thúc đ y ho t đ ng th ng m i Chi nhánh có th nh m vào m t hàng cao su ho c m t hàng th công m ngh , g m s v n đ c ng in c ngồi a chu ng tìm mua du l ch t i Vi t Nam, đ c bi t nên nh m vào m t hàng mang b n s c v n hoá dân t c nh tranh thêu, l a t t m, đ n i th t, v t d ng làm t g , s i đay, l c bình…nh ng m t hàng r t khó b t ch đ c s b t ch c công ngh s n xu t nên s h n ch c c nh tranh c a đ i th t i th tr ng n c mà chi nhánh ti n hành cung ng hàng hoá Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 33 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng Cơng ty có th th c hi n thông qua bi n pháp: H p tác, liên k t v i c s s n xu tcác m t hàng đ có ngu n hàng xu t kh u ho c tìm ki m doanh nghi p s n xu t nh ng khơng có kh n ng xu t kh u Tìm mua m t hàng này,đi u c ng có ngh a chi nhánh ph i có ngu tài l n, b sung đ i ng nhân viên n ng đ ng, nhi t tình, gi i chuyên môn, linh ho t công tác thu mua hàng Ch t L Ch t l ng Hàng Xu t Kh u ng hàng hoá nh h c a chi nhánh th tr ký k t h p đ ng ngo i th ng đóng vai trị r t quan tr ng vi c tái ng Ch t l ng, h p tác kinh doanh lâu dài v i đ i tác n thâm nh p m r ng th tr m t hàng có ch t l ng tr c ti p đ n doanh thu, l i nhu n c uy tín c ngồi, ng, ví v y c n tr ng đ n vi c cung c p nh ng ng t t cho khách hàng b ng cách c ng c m i quan h t t đ p gi a chi nhánh công ty trung gian đ có ngu n hàng n đ nh, có ch t l ng t t, đ ng đ utrong toàn b lơ hàng nh p Có th th c hi n vi c tr g i đ u ti n hàng tr c đ đ m b o h giao hàng có ch t l ng t t s l ng n đ nh i Tác Vi c ch n l a đ i tác m t công tác c n quan tâm ý đ n hàng đ u N u ch n nh m m t đ i tác o, khơng có thi n chí h p tác s d dàng đ y t i nh ng h u qu khó kh n ng c l i ch n đ c đ i tác có đ y đ thi n chí, trung th c v n đ n y sinh b t ng s d dàng đ c gi i quy t thông qua th ng l ng V v n đ địi h i chi nhánh ph i có trình nghiên c u k đ n m rõ tình hình tài chính, kh n ng tốn, uy tín c a đ i tác h n ch nh ng r i ro phát sinh xu t phát t phía đ i tác, chi nhánh nên ch n nh ng đ i tác sau: Là khách hàng lâu n m c a T ng công ty công ty Các khách hàng nh ng n c có tình hình kinh t , tr n đ nh Các khách hàng có v n phịng đ i di n t i Vi t Nam H n ch vi c mua bán qua trung gian Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 34 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng B Máy T Ch c Chi nhánh nên thành l p b ph n Marketing v i nhi m v thu th p thơng tin nghiên c u khách hàng, th tr ng n c, d báo c h i r i ro k p th i Giao quy n ch đ ng h n cho b ph n nh m h tr cho vi c quy t đ nh, l p k ho ch kinh doanh xu t nh p kh u nguyên t t “ bám sát th tr ng hàng hoá, giá c c a th tr ng n c” Ngoài chi nhánh c n c t gi m nh ng chi phí khơng c n thi t, có nh ng k ho ch ch đ ng huy đ ng ngu n v n T n d ng c h i kinh doanh xu t nh p kh u phát tri n, đ c Nhà n c ng h , khuy n khích chi nhánh c n nhanh chóng m r ng ph m vi, l nh v c kinh doanh có k ho ch xây d ng nhà máy ch bi n nơng s n góp ph n nâng cao l i nhu n Gvhd: Th c s Ngô V n Phong 35 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n Quy trình Thu Mua & Xu t Kh u Nông S n t i Công ty C ph n Xu t nh p kh u PetrolimexChi nhánh Bình D ng K T LU N Qua nh ng tài li u s li u thu th p đ c cho ta th y chi nhánh có nh ng ti n b n l c ngành ngh kinh doanh c a mình, doanh thu ho t đ ng d n vào n đ nh, ngh a kinh doanh có lãi m c lãi t ng d n, kim ng ch xu t kh u t ng tr ng m nh có m t hàng nơng s n đóng góp r t nhi u vào k t qu ho t đ ng c a chi nhánh Bên c nh đó, chi nhánh ho t đ ng kinh doanh xu t nh p kh u theo nh quy đ nh c a Nhà n khách hàng, c ng c uy tín c a th c ban hành, t o d ng lịng tin n i ng hi u PITCO nói chung chi nhánh nói riêng Tuy nhiên, chi nhánh cịn nhi u h n ch ho t đ ng chi phí ho t đ ng cao Cùng v i xu th h i nh p th gi i, Vi t Nam t ng b v c chuy n n lên, hành đ ng thi t th c nh t gia nh p vào WTO, c v , khuy n khích ngành ngh xu t nh p kh u phát tri n ho t đ ng m t cách r t sôi đ ng N m b t c h i đó, chi nhánh m nh d n đ u t xu t kh u nông s n, kim ng ch xu t kh u t ng lên nh vào nông s n Mu n v y, chi nhánh r t tr ng đ n vi c b o đ m v s l ng c ng nh ch t l mang l i hi u qu , t o đ n c c ng nh n Gvhd: Th c s Ngô V n Phong ng c a ngu n hàng ln n đ nh S c g ng c l i th c nh tranh cho chi nhánh t i th tr ng c 36 Svth: Ph m Th Ng c Tuy n PH L C H p đ ng kinh t H p đ ng ngo i th ng Gi y ch ng nh n ki m d ch Hoá đ n th ng m i (commercial invoice) V n đ n (bill of lading) Phi u đóng gói (packing list) Hố đ n giá tr gia t ng Ph ng án kinh doanh T khai H i quan Phi u v n chuy n