0485HỆ THÓNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ VỀ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CP DƯỢC THIÊN THÀNH

B GIÁO D C VÀ ÀO T O TR NG I H C M THÀNH PH H CHÍ MINH KHOA K TỐN - TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG ***** NGUY N TH OANH MSSV: 40604078 TÀI: H TH NG KI M SOÁT N I B V HÀNG T N KHO T I CÔNG TY C PH N D C THIÊN THÀNH KHĨA LU N T T NGHI P NGÀNH: K TỐN NG IH NG D N KHOA H C Th.S OÀN V N HO T TPHCM - 2010 M CL C L im đ u CH NG 1: T NG QUAN V KI M SOÁT N I B VÀ KI M SOÁT N I B V HÀNG T N KHO 1.1 NH NG V N 1.1.1 S l 1.1.2 CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B c v s hình thành ti n hóa c a ki m sốt n i b nh ngh a khái ni m c b n đ nh ngh a 1.1.3 Các m c tiêu c a ki m soát n i b 1.1.4 L i ích c a h th ng ki m soát n i b h u hi u 1.1.5 Các b ph n h p thành h th ng ki m sốt n i b .5 1.1.5.1 Mơi tr ng ki m soát 1.1.5.1.1 Tính tr c giá tr đ o đ c: .5 1.1.5.1.2 m b o v n ng l c, ph m ch t đ i ng nhân viên 1.1.5.1.3 H i đ ng qu n tr y ban Ki m toán .6 1.1.5.1.4 Tri t lý qu n lý phong cách u hành c a nhà qu n lý 1.1.5.1.5 C c u t ch c .6 1.1.5.1.6 Cách th c phân đ nh quy n h n trách nhi m 1.1.5.1.7 Chính sách nhân s 1.1.5.2 ánh giá r i ro 1.1.5.2.1 Xác đ nh m c tiêu c a đ n v .8 1.1.5.2.2 Nh n d ng r i ro 1.1.5.2.3 Phân tích đánh giá r i ro 1.1.5.2.4 Các bi n pháp đ i phó v i r i ro 10 1.1.5.3 Ho t đ ng ki m soát 11 1.1.5.3.1 Phân chia trách nhi m đ y đ .11 1.1.5.3.2 Ki m sốt q trình x lý thông tin nghi p v 12 1.1.5.3.3 Ki m soát v t ch t .12 1.1.5.3.4 Ki m tra vi c đ c l p th c hi n 12 1.1.5.3.5 Phân tích rà soát (hay soát xét l i vi c th c hi n) .13 1.1.5.4 Thông tin truy n thông 13 1.1.5.5 Giám sát 14 1.1.6 Nh ng h n ch ti m tàng c a h th ng ki m soát n i b 14 1.2 KI M SOÁT N I B HÀNG T N KHO 15 1.2.1 N i dung đ c m c a kho n m c hàng t n kho 15 1.2.1.1 N i dung 15 1.2.1.2 c m 16 1.2.2 R i ro ti m tàng c a kho n m c hàng t n kho 17 1.2.3 M c đích ki m sốt n i b hàng t n kho 18 1.2.4 Các th t c ki m soát n i b hàng t n kho 19 1.2.4.1 Ki m sốt q trình mua hàng nh p kho 19 1.2.4.2 Ki m soát trình bào qu n ki m kê hàng hóa 24 1.2.4.2.1 i v i q trình b o qu n .24 1.2.4.2.2 Ki m kê hàng t n kho 24 1.2.4.3 Ki m soát q trình xu t kho hàng hóa 25 CH NG 2: GI I THI U KHÁI QUÁT V CÔNG TY C PH N D C THIÊN THÀNH 27 2.1 T ng quan v công ty C ph n d c Thiên Thành 27 2.2 L ch s hình thành phát tri n 27 2.2.1 L ch s hình thành cơng ty 27 2.2.2 L ch s hình thành chi nhánh 28 2.3 Ch c n ng, nhi m v m c tiêu ho t đ ng c a công ty 28 2.3.1Ch c n ng 28 2.3.2 Nhi m v 28 2.3.3 M c tiêu ho t đ ng 29 2.5 Nh ng thu n l i khó kh n c a công ty 29 2.6 Ph ng h ng phát tri n c a công ty 30 2.7 C c u t ch c qu n lý s n xu t kinh doanh 30 2.7.1 S đ b máy t ch c 30 2.7.2 Ch c n ng nhi m v phòng ban 32 2.8 T ch c k tốn t i cơng ty .34 2.8.1 S đ t ch c b máy k toán 34 2.8.3 Ph ng pháp k toán áp d ng t i công ty 35 2.8.4 H th ng ch ng t s sách 37 2.8.5 Gi i thi u s l CH c v ph n m m k tốn c a cơng ty .40 NG 3: TH C TR NG H KHO T I CÔNG TY C PH N D 3.1 Khái quát v môi tr TH NG KI M SOÁT N I B HÀNG T N C THIÊN THÀNH 42 ng ki m soát n i b t i công ty .42 3.2 H th ng ki m soát n i b v hàng t n kho t i công ty .45 3.2.1 c m hàng t n kho c a công ty 45 3.2.2 H th ng sách k tốn tài v hàng t n kho 49 3.2.3 Ki m sốt q trình v n đ ng c a hàng t n kho 50 3.2.3.1 Quá trình mua hàng nh p kho 50 3.2.3.2 Quá trình b o qu n, ki m kê hàng hóa .53 3.2.3.2.1 Quá trình b o qu n 53 3.2.3.2.2 Quá trình ki m kê hàng hóa .54 3.2.3.3 Các th t c ki m soát ch y u đ i v i chu trình mua hàng, b o qu n ki m kê t i công ty c ph n d c Thiên Thành 54 3.2.3.3.2 Nh ng th t c ki m soát c th 56 3.2.3.3 Q trình xu t hàng hóa kh i kho 59 3.2.3.4 Ki m sốt q trình ti p nh n đ n đ t hàng xét t bán ch u60 CH NG 4: NH N XÉT VÀ KI N NGH V KI M SOÁT N I B T N KHO T I CÔNG TY C PH N D 4.1 NH N XÉT CHUNG V V HÀNG C THIÊN THÀNH 62 MƠI TR NG KI M SỐT TRONG H TH NG KI M SOÁT N I B C A CÔNG TY 62 4.1.1 u m .62 4.1.2 H n ch .64 4.2 NH N XÉT H TH NG KI M SOÁT N I B V HÀNG T N KHO C A CÔNG TY 64 4.2.1 u m 64 4.2.2 H n ch có th phát sinh r i ro v hàng t n kho 66 4.3 M t s ki n ngh nh m hồn thi n q trình ki m sốt hàng t n kho 68 K t lu n Ph L c Tài li u tham kh o L im đ u Hi n t i tr doanh nghi p liên doanh v i n c doanh nghi p có xây d ng h th ng ch ng ch ISO, TQM Theo đánh giá c a nhi u chuyên gia, ph n l n doanh nghi p ch a hi u rõ s c n thi t, l i ích c ng nh cách xây d ng, t ch c v n hành b n m t h th ng ki m sốt n i b Cơng tác ki m tra, ki m soát th ng ch ng chéo, phi n di n, t p trung vào ch s kinh t - tài k t qu cu i v i thói quen tìm l i, đ trách nhi m ch tr ng ki m tra, ki m sốt tồn b ho t đ ng c a t ch c, l y ng n ch n, phịng ng a ây m t m y u mà doanh nghi p c n kh c ph c đ nâng cao s c c nh tranh h i nh p vào n n kinh t tồn c u.Vì th vai trị c a ki m sốt n i b h t s c quan tr ng ho t đ ng kinh t c a doanh nghi p t ch c Ki m soát n i b giúp nhà qu n tr qu n lý h u hi u hi u qu h n ngu n l c kinh t c a cơng ty nh : ng i, tài s n, v n ….,góp ph n h n ch t i đa nh ng r i ro phát sinh trình s n xu t kinh doanh, đ ng th i giúp doanh nghi p xây d ng đ c m t n n t ng qu n lý v ng ch c ph c v cho trình m r ng, phát tri n lên c a doanh nghi p Bên c nh đó, hàng t n kho gi vai trò r t quan tr ng đ i v i doanh nghi p s n xu t – th ng m i Nó trung gian vi c chuy n hóa ngu n l c thành k t qu kinh doanh nh h ng đ n nhi u ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p Do m i sai sót liên quan đ n hàng t n kho có th nh h ng tr c ti p đ n b ng cân đ i k toán báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh V i mong mu n đ c ti p c n th c t cơng tác ki m sốt đ i v i chu trình bán hàng – thu ti n c a m t doanh nghi p c th , đ ng th i ng d ng nh ng ki n th c h c nhà tr ng, so sánh v i th c ti n n m b t, m r ng hi u bi t , em quy t đ nh ch n đ tài “H th ng ki m soát n i b v hàng t n kho t i công ty c ph n d c Thiên Thành” PH M VI NGHIÊN C U Khi công ty phát tri n lên l i ích c a m t h th ng ki m soát n i b c ng tr nên to l n h n ng i ch cơng ty s g p nhi u khó kh n h n vi c giám sát ki m soát r i ro n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân M t h th ng ki m soát n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin t ng cao c a c đông Xét v m này, m t h th ng ki m soát n i b v ng m nh m t nhân t c a m t h th ng qu n tr doanh nghi p v ng m nh, u r t quan tr ng đ i v i cơng ty có nhà đ u t bên ngồi tài tìm hi u ki m sốt n i b doanh nghi p, c th ki m soát n i b đ i v i hàng t n kho nh m nâng cao hi u qu kinh doanh c a công ty th ng m i Do h n ch v th i gian nên gi i h n nghiên c u đ tài: a m: Công ty c ph n d c Thiên Thành Ph m vi nghiên c u: T p trung nghiên c u h th ng ki m soát n i b hàng t n kho c a công ty t khâu mua hàng - nh p - l u tr bán hàng Ph ng pháp nghiên c u: Quan sát th c t , thu th p d li u, ph ng v n nhân viên công ty v i s k t h p ki n th c h c tham kh o tài li u N i dung c a đ tài: g m có ch ng Ch ng 1: T ng quan v ki m soát n i b ki m soát n i b v hàng t n kho Ch ng 2: Gi i thi u khái quát v công ty c ph n d Ch ng 3: Th c tr ng h th ng ki m soát n i b hàng t n kho t i công ty c ph n d Ch c Thiên Thành c Thiên Thành ng 4: Nh n xét ki n ngh v ki m soát n i b hàng t n kho t i công ty c ph n d c Thiên Thành Khóa lu n t t nghi p CH GVHD: Th.s oàn V n Ho t NG 1: T NG QUAN V VÀ KI M SOÁT N I B 1.1 NH NG V N KI M SOÁT N I B V HÀNG T N KHO CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B 1.1.1 S l c v s hình thành ti n hóa c a ki m sốt n i b Khái ni m ki m soát n i b đ i t đ u th k 20 thu t ng c a ki m toán viên đ c l p, mô t ho t đ ng t ki m soát t i doanh nghi p Ki m tốn viên s tìm hi u đánh giá h th ng nh m ph c v cho vi c u ch nh th t c ki m toán1 S phát tri n m nh m c a hình th c gian l n làm thi t h i l n t i công ty d n đ n s quan tâm c a xã h i đ n ho t đ ng ki m soát n ib N m 1992, y ban t ch c ho t đ ng b o tr (th ng đ c g i COSO) c a H i đ ng qu c gia ch ng gian l n báo cáo tài Hoa K (th g i ng y ban Treadway) công b Báo cáo 1992, đ a m t khuôn m u v ki m soát n i b , đ t n n t ng cho lý thuy t v ki m soát n i b hi n Báo cáo cung c p m t h th ng lý lu n đ y đ hồn ch nh v h th ng ki m sốt n i b cho t i th i m hi n đ c ch p nh n r ng rãi nhi u qu c gia th gi i Báo cáo COSO n m 1992 g m có ph n:  Ph n 1: Tóm t t dành cho nhà qu n lý Ph n cung c p m t nhìn t ng quát v ki m soát n i b m c đ cao dành riêng cho nhà qu n lý, giám đ c u hành, ban giám đ c, ngh s c quan qu n lý Nhà n c  Ph n 2: Khuôn kh chung c a ki m soát n i b Website h i k toán Tp.HCM SVTH: Nguy n Th Oanh Trang Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s ồn V n Ho t ây ph n c b n nh t c a Báo cáo COSO, có đ nh ngh a v ki m sốt n i b , mô t b ph n c u thành c a ki m soát n i b , đ a tiêu chí c th đ đánh giá h th ng ki m soát n i b  Ph n 3: Báo cáo cho bên ây tài li u b sung, cung c p h báo cáo cho đ i t ng d n cho cho t ch c cách th c ng bên v h th ng ki m soát n i b cho m c tiêu báo cáo thơng tin tài  Ph n 4: Các cơng c đánh giá ki m soát n i b Ph n đ a công c h ng d n, g i ý r t thi t th c cho vi c đánh giá h th ng ki m soát n i b 1.1.2 nh ngh a khái ni m c b n đ nh ngh a “Ki m soát n i b m t trình ng nhân viên c a đ n v chi ph i, đ h p lý nh m th c hi n ba m c tiêu d i qu n lý, h i đ ng qu n tr c thi t l p đ cung c p m t s b o đ m i đây:  Báo cáo tài đáng tin c y  Các lu t l quy đ nh đ c tuân th  Ho t đ ng h u hi u hi u qu ”2 Trong đ nh ngh a trên, có b n khái ni m n n t ng trình, ng h p lý m c tiêu Chúng đ i, đ m b o c hi u nh sau: Ki m sốt n i b m t q trình: Ki m soát n i b bao g m m t chu i ho t đ ng ki m soát hi n di n m i b ph n đ n v đ thành m t th th ng nh t Q trình ki m sốt ph đ c k t h p v i ng ti n đ giúp cho đ n v đ t c m c tiêu c a Ki m soát n i b đ c thi t k v n hành b i ng i: C n hi u r ng ki m soát n i b khơng ch đ n thu n nh ng sách, th t c, bi u m u…mà Giáo trình Ki m tốn c a tr ng SVTH: Nguy n Th Oanh i H c Kinh T Tp.HCM Trang Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t ph i bao g m c nh ng ng i t ch c nh H i đ ng Qu n tr , Ban Giám đ c nhân viên Chính ng soát i s đ nh m c tiêu, thi t l p c ch ki m m i n i v n hành chúng Ki m soát n i b cung c p m t s đ m b o h p lý, ch không ph i đ m b o t đ i m c tiêu s đ t đ c Vì v n hành h th ng ki m soát, nh ng y u có th x y sai l m c a ng i…nên d n đ n không đ t đ c m c tiêu Ki m sốt n i b có th ng n ch n phát hi n nh ng sai ph m nh ng không th đ m b o chúng không bao gi x y H n n a, m t nguyên t c c b n vi c đ a quy t đ nh qu n lý chi phí cho q trình ki m sốt khơng th v t q l i ích đ c mong đ i t trình ki m sốt khơng th v ích đ c mong đ i t q trình ki m sốt Do đó, ng t l i i qu n lý có th nh n th c đ y đ v r i ro, th nh ng n u chi phí cho q trình ki m sốt q cao h v n không áp d ng th t c ki m soát r i ro Ki m soát n i b th ng đ c chia thành lo i sau:3 Ki m sốt k tốn sách trình th c hi n nh m đ t đ c hai m c tiêu đ u tiên b o v tài s n b o đ m thơng tin k tốn trung th c đáng tin c y Ki m soát qu n lý đ thúc đ y hi u qu ho t đ ng kinh doanh khuy n khích s tham gia c a công nhân viên đ i v i sách qu n lý 1.1.3 Các m c tiêu c a ki m soát n i b i v i báo cáo tài chính, ki m sốt n i b ph i đ m b o v tính trung th c đáng tin c y, b i ng i qu n lý đ n v ph i có trách nhi m l p báo cáo tài phù h p v i chu n m c ch đ k toán hi n hành i v i tính tn th , ki m sốt n i b tr ch p hành lu t pháp quy đ nh c h t ph i b o đ m h p lý vi c i u xu t phát t trách nhi m c a ng i qu n lý đ i v i nh ng hành vi không tuân th đ n v Bên c nh đó, ki m sốt n i b ph i h ng m i thành viên đ n v vào vi c tuân th sách, quy đ nh n i b c a đ n v , qua b o đ m đ Giáo trình H th ng thơng tin k toán c a tr SVTH: Nguy n Th Oanh ng c nh ng m c tiêu c a đ n v i H c Kinh T Tp.HCM Trang Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s ồn V n Ho t nh p kho c n c đ ghi nh n hàng mua vào s k tốn l u t i phịng k tốn theo s phi u nh p kho Các th t c ki m sốt quan tr ng khác cơng ty áp d ng đ i v i khâu t n tr hàng:  B o qu n hàng Hàng ph i đ c b o qu n c n th n qu n t t cho m t hàng d kho, kho có khóa trang thi t b đ b o c ph m Gi bí m t v v trí vá cách b trí, qu n lý kho hàng đ không t o u ki n cho gian l n nh tr m c p x y Th kho đ c giao trách nhi m b o qu n kho hàng su t trình t n tr Bên c nh cơng ty ban hành quy ch đ h n ch s ti p c n tài s n đ i v i nh ng ng i khơng có nhi m v Th kho m s theo dõi chi ti t nh p-xu t-t n t ng lo i hàng t n kho th kho ch xu t hàng phi u g i hàng chuy n đ n kho hàng có ch ký xét t c a giám đ c C đ n ngày 02 hàng tháng công ty ti n hành ki m kê đ ng th i ki m tra đ nh k hàng t n kho nh m phát hi n h n ch hàng ch m lu n chuy n, h h ng, s p h t h n s d ng đ ch đ ng vi c tìm bi n pháp x lý  Ki m kê kho Nh n th c đ c vi c ki m kê đóng vai trị nh m t cơng c giám sát th ng xuyên c a nhà qu n lý đ i v i hàng t n kho Trình t ki m kê kho c a công ty di n nh sau: Tr c ki m kê, công ty xây d ng k ho ch ki m kê c th b ng v n b n, có h ng d n c th v th i gian, đ a m ki m kê, nhân viên tham gia ki m kê, th t c đ ch t l hàng đ c ti n hành nh m b o đ m k t qu ki m kê ph n ánh s l ng hàng t n kho c ki m kê đ ng tránh s trùng l p trình ki m kê lô c dán nhãn “đã ki m kê” Cu i cùng, k t qu ki m kê s đ c t ng h p l i đ i chi u v i s l ng s kho s d s k toán chi ti t hàng t n kho c a k toán kho SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 58 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t 3.2.3.3 Q trình xu t hàng hóa kh i kho  Nh n x lý đ n đ t hàng c a khách hàng Khi khách hàng có nhu c u mua hàng, khách hàng liên h b ng n tho i t i công ty đ đ t hàng v i sales-admin ho c đ t hàng thơng qua trình d c viên c a cơng ty n đ t hàng c a công ty g m đ y đ ch tiêu theo m u ph i có ký tên xác nh n c a ng i mua Công ty áp d ng hai ph ng th c toán toán tr c ti p toán tr ch m Thanh toán tr c ti p áp d ng đ i v i khách hàng s , l thành ph H Chí Minh Thanh tóan tr ch m áp d ng v i khách hàng b nh vi n, siêu th và khách hàng t nh công ty s cho đ nh m c công n ngày 15 tháng sau ph i toán N u khách hàng tốn tr c ngày 15 tháng sau khách hàng s đ ch ng chi t kh u toán 1,5% s ti n toán Khi nh n đ c đ n đ t hàng sales-admin s ki m tra hàng t n h th ng cơng n c a khách hàng xem có q h n khơng N u q h n khơng ch p nh n đ n đ t hàng N u nh hàng hóa kho khơng đ đ xu t kho sales-admin ti n hành l p phi u đ ngh mua hàng đ ti n hành mua hàng b sung N u hàng hóa t n kho đ đ bán hàng tốn cơng n c a l n mua tr c sales-admin s l p phi u giao nh n hàng (phi u xu t kho) thành liên ký xác nh n liên g i liên cho th kho i v i khách hàng t nh, b nh vi n, siêu th phịng kinh doanh s so n th o h p đ ng bán hàng trình lên cho giám đ c kinh doanh xét t H p đ ng bán hàng bao g m l bán hàng đ ng hàng hoá c n đáp ng đ n đ t hàng c a khách hàng H p đ ng c l p thành b n, m t b n giao cho khách hàng gi , m t b n phòng kinh doanh s gi  L p Phi u giao hàng D a vào đ n đ t hàng, nhân viên bán hàng s l p phi u giao nh n hàng v i liên ký xác nh n vi c l p phi u vào t t c liên c a phi u giao nh n hàng SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 59 Khóa lu n t t nghi p Phi u giao nh n hàng đ l GVHD: Th.s oàn V n Ho t c nhân viên kinh doanh ki m tra l i v giá bán, s ng bán, ch ng lo i hàng hoá xu t bán, s ti n toán… tho mãn m i u ki n h p đ ng v i khách hàng ch a? N u xác chuy n liên cho th kho đ th kho làm c n c xu t hàng  Xu t kho giao hàng cho khách hàng C n c vào phi u giao nh n hàng đ hành cho xu t kho v i s l c sales-admin xét t mà th kho s ti n ng, ch ng lo i theo yêu c u phi u giao hàng, th kho ký vào liên c a phi u giao nh n hàng đ xác nh n vi c xu t kho Sau th kho ký vào phi u giao nh n hàng, th kho s yêu c u nhân viên giao nh n hàng ki m tra hàng hoá ký xác nh n liên nh n đ s l ng hàng hoá nh phi u giao nh n hàng Th kho s gi l i liên phi u giao nh n hàng đ l u t i kho làm b ng ch ng xu t hàng làm c s đ t ng h p l hàng hoá đ ng c xu t, liên giao cho k toán làm c n c l p hóa đ n giá tr gia t ng theo dõi t n kho liên giao cho đ i v n chuy n K toán kho nh n đ c phi u giao nh n hàng s ti n hành l p phi u xu t kho ph n m m k toán l p hóa đ n giá tr gia t ng i v n chuy n sau ký xác nh n nh n hàng s chuy n hàng lên xe c n c đ a ch phi u giao nh n hàng đ giao cho khách hàng nh n ti n toán c a nh ng khách hàng s , l thành ph n p v cho th qu v đ nđ nv Cu i m i tháng k toán s ti n hành đ i chi u hàng t n kho v i th kho 3.2.3.4 Ki m soát trình ti p nh n đ n đ t hàng xét t bán ch u Ti p nh n đ n đ t hàng khâu đ u tiên q trình bán hàng ki m sốt cơng ty thi t k m u đ n đ t hàng th ng nh t bao g m nh ng n i dung tên khách hàng, đ a ch , s n tho i, email, m t hàng c n mua (bao g m tên hàng, quy cách, s l t c tr ng, đ n giá), th i h n, đ a m giao hàng d ki n có đánh th t liên c s d ng n đ t hàng đ c xét n b i sales-admin SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 60 Khóa lu n t t nghi p Do nh ng sai ph m GVHD: Th.s oàn V n Ho t khâu s nh h ng dây chuy n đ n b c l i chu trình nên cơng ty ti n hành th c hi n m t s th t c ki m soát sau: Xác minh ng i mua hàng: ngo i tr khách hàng quen thu c c a cơng ty nh ng khách hàng m i cơng ty liên h v i khách hàng đ đ m b o đ n đ t hàng ch ký th c s xu t phát t h nh t nh ng đ n đ t hàng có giá tr l n Xác nh n kh n ng cung ng: Nhân viên phòng kinh doanh truy c p vào h th ng đ xem s l ng hàng t n kho n u thi u đ ngh mua hàng thêm đ k p th i bán cho khách hàng SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 61 Khóa lu n t t nghi p CH GVHD: Th.s oàn V n Ho t NG 4: NH N XÉT VÀ KI N NGH V SOÁT N I B PH N D C V HÀNG T N KHO T I CÔNG TY C THIÊN THÀNH 4.1 NH N XÉT CHUNG V MƠI TR TRONG H TH NG KI M SỐT N I B 4.1.1 KI M NG KI M SOÁT C A CƠNG TY u m  Tính trung th c giá tr đ o đ c C x có đ o đ c tính trung th c c a tồn th nhân viên cơng ty đ c coi n n t ng giá tr v n hóa c a cơng ty Ngay t m i thành l p nhà qu n lý c p cao c a công ty xây d ng v n b n truy n đ t c th nh ng v n đ liên quan đ n đ o đ c cách c x đ n công ty cho thành viên cơng ty Cơng ty ln khuy n khích nhân viên c nh tranh lành m nh Tác phong làm vi c nghiêm túc c a ban giám đ c t m g ng cho nhân viên công ty noi theo Các nhà qu n lý công ty quan tâm đ n vi c hài hịa l i ích c a cơng ty, nhân viên, nhà cung c p, khách hàng c ng đ ng  H i đ ng qu n tr H i đ ng qu n tr c a công ty r t t n tâm h ng ng d n giám sát vi c th c hi n c a i qu n lý H i đ ng qu n tr c a công ty nh ng ng kinh doanh d c ph m nên đ a nh ng h i r t am hi u v vi c ng d n kinh nghi m r t quý báu cho nh ng nhà qu n lý công ty H i đ ng qu n tr c a công ty đ c l p v i ban u hành  Tri t lý qu n lý phong cách u hành c a nhà qu n lý Công ty t ch c h p m t tháng nh t m t l n đ n m b t tình hình cơng ty hi n t i đ gi i quy t công vi c t n đ ng tháng SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 62 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t Các nhà qu n lý công ty khuy n khích nhân viên nói lên ti ng nói riêng c a b n thân góp ph n đ a cơng ty phát tri n ngày hồn thi n h n  Cách th c phân đ nh quy n h n trách nhi m S l ng nhân s n ng l c c a nhân viên v i kh i l phịng ban r t t ng x ng ng cơng vi c quy mô ho t đ ng kinh doanh c a công ty, đ c bi t phịng k tốn, v i s l ng nhân viên đ c phân chia công vi c c th giúp cho vi c x lý thông tin ti n hành ho t đ ng kinh doanh c a công ty m t cách khoa h c mang tính chuyên nghi p cao Trách nhi m c a t ng cá nhân đ c công ty xác đ nh rõ đ mô t công vi c c a t ng cá nhân T t c nhân viên đ nhi m, công vi c c a tránh đ có nhi m v khác nên s tránh đ c ghi b n c đào t o, hi u rõ trách c s đùn đ y trách nhi m M i b ph n c gian l n sai sót  N ng l c đ i ng nhân viên T t c nhân viên tham gia vào ho t đ ng liên quan đ n kinh doanh phân ph i thu c c a cơng ty có trình đ chun môn phù h p v i ch ng lo i m t thu c phân ph i, đ c đào t o v yêu c u c a "Th c hành t t phân ph i thu c", v quy đ nh c a pháp lu t liên quan, đ kh n ng đáp ng yêu c u Các nhân viên ch ch t tham gia vào vi c b o qu n, phân ph i thu c có đ kh n ng kinh nghi m phù h p v i trách nhi m đ c giao đ b o đ m thu c đ c b o qu n, phân ph i cách  Chính sách nhân s Cơng ty r t coi tr ng vi c n d ng nhân viên nh m đ m b o đáp ng t t tiêu chu n c n thi t cho m t v trí c th đ cơng vi c c a công ty ti n hành hi u qu Vì th vi c ph ng v n đ Chính sách ti n l c th c hi n r t k l ng v i kho n th ng ng đ đ ng viên trì thành tích xu t s c nh m gi chân nhân viên gi i Bên c nh cơng ty c ng có nh ng bi n pháp k lu t đ i v i nh ng nhân viên vi ph m quy t c công ty đ SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 63 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t Ban lãnh đ o công ty quan tâm đ n đ i s ng cán b cơng nhân viên tồn th cơng ty, có nhi u sách, ch đ t t có ch đ th u đãi cho nhân viên nh : th ng l , ng cho nh ng nhân viên có thành tích xu t s c nh t t ng tháng, t ng q Bên c nh cơng ty th ng xuyên t ch c nh ng chuy n du l ch t p th nh m đ ng viên tinh th n c ng nh tính đồn k t c a t p th cán b công nhân viên c a cơng ty Cơng ty có đ y đ ph ng ti n ph ng pháp đ m b o an toàn lao đ ng nh h th ng phòng cháy ch a cháy Khu v c b o qu n có đ ánh sáng đ m b o ho t đ ng đ c ti n hành xác, an tồn Các nhà qu n lý th ng xuyên nh c nh nhân viên v v n đ phòng cháy ch a cháy, b o đ m v sinh môi tr ng Cơng ty có v n b n c th quy đ nh v an toàn c a nhân viên c a tài s n, b o v môi tr ng, tính tồn v n c a s n ph m 4.1.2 H n ch Công ty ch a th t s tr ng đ n vi c đánh giá n ng l c c a nhân viên ch a có tiêu chu n đ đ nh k đánh giá đ b t nhân viên Vì v y ch a t o đ c s c nh tranh cho nhân viên hoàn thành t t công vi c đ c giao Vi c ph i h p gi a phòng kinh doanh, phòng k tốn cịn r i r c ch a có s ph i h p ch t ch đ ki m sốt t t quy trình mua hàng bán hàng c a công ty H th ng thông tin c a cơng ty đóng vai trị r t quan tr ng đ i v i s li u k tốn nh ng cơng ty ch a có nhân viên ph trách th ng xuyên b o trì, ki m tra tr c ti p gi i quy t v n đ s c liên quan đ n tính b o m t c a h th ng Cơng ty ch a có sách h tr nâng cao trình đ h c v n cho nhân viên 4.2 NH N XÉT H TH NG KI M SOÁT N I B V HÀNG T N KHO C A CƠNG TY 4.2.1 u m  Q trình mua hàng, t n tr , tr ti n SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 64 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t - Các nghi p v mua hàng c a công ty đ u có Gi y đ ngh mua hàng đ c phê t b i giám đ c kinh doanh cơng ty có tác đ ng l n đ i v i vi c ki m soát s phê t thích h p Ch nhân viên phòng kinh doanh giám đ c ch đ nh c th m iđ đ c l p phi u đ ngh u giúp vi c mua hàng nhu c u xác đ nh c trách nhi m c th x y sai sót hay d u hi u thông đ ng v i nhà cung c p (n u có) - Th kho d cs đ c đào t o t t nên vi c nh n xu t hàng hóa ch ng lo i s r t nhanh chóng x y sai sót Bên c nh vi c b o qu n hàng t n kho c ng đ c đ m b o t t u ki n môi tr s tránh đ ng thích h p v i t ng lo i s n ph m c h h ng, lãng phí cho cơng ty - Ch có ng i có th m quy n m i đ công ty tránh đ c phép vào kho hàng hóa u giúp c vi c m t mát hàng hóa d quy trách nhi m x y nh ng r i ro v hàng hóa - Cơng ty ti n hành ki m kê hàng t n kho hàng tháng u tác đ ng không nh nâng cao ho t đ ng ki m soát hàng t n kho Bên c nh vi c xác đ nh chênh l ch n u có nhà qu n lý cịn có thêm thơng tin v hàng hóa kho nh : hàng hóa có b h h ng nhi u không? s p h t h n s d ng hay ch a? m t hàng b đ ng nhi u, l i th i….? u ki n b o qu n có n đ nh khơng? Vì v y nh nh ng thơng tin mà nhà qu n lý nhanh chóng quy t đ nh x lý phù h p - Ch c n ng nh n hàng đ c tách bi t v i ch c n ng đ ngh mua hàng, đ t hàng - Ch c n ng k toán l u gi s sách hàng t n kho kh i ch c n ng trông gi hàng t n kho  Quá trình bán hàng-thu ti n Vi c phân chia trách nhi m gi a ch c n ng r t rõ ràng v y h n ch đ c kh n ng gian l n, sai sót x y - Phịng kinh doanh: ti p nh n đ n đ t hàng, th m đ nh đ n đ t hàng trình lên giám đ c đ xét t ti n hành l p phi u giao nh n hàng - B ph n kho: b o qu n hàng xu t kho nh n đ đ c phi u giao nh n hàng c t SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 65 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t - B ph n k toán: l p hóa đ n bán hàng theo dõi n ph i thu, phân tích tu i n đ xu t xóa n khó địi - K tốn cơng n không kiêm nhi m vi c thu ti n Ki m soát ch ng t s sách: Ch ng t đ c đánh s liên t c, bi u m u c a công ty đ c thi t k rõ ràng, đánh s tham chi u v i phi u xu t kho Tr c l p hóa đ n k tốn đ i chi u c n th n v i phi u xu t kho Hóa đ n đ c l p hoàn t t vi c giao hàng u giúp cho k toán h n ch nh ng r i ro nh qn khơng l p hóa đ n ho c ghi sai k k toán… y quy n xét t Các cam k t v ngày giao hàng, l hàng ph i đ ng hàng bán ra, đ ngh mua ch u c a khách c s phê chu n c a giám đ c kinh doanh Khách hàng đ t hàng qua n tho i r t ti n l i nhanh chóng hàng đ c l p thơng qua trình d c viên th c bi t đ n đ t ng gi m thi u r i ro khách hàng gi m o i m đ c tr ng c a cơng ty trình d v i nhà thu c ch c viên đ n gi i thi u s n ph m c a công ty ng trình khuy n mãi, t ng hàng c a công ty nh n đ n đ t hàng c a nhà thu c n u nhà thu c có nhu c u mua hàng đ admin Trình d c g i v sales- c viên không tr c ti p giao hàng, bán hàng thu ti n c a khách hàng 4.2.2 H n ch có th phát sinh r i ro v hàng t n kho  Quá trình mua hàng, t n tr tr ti n - Phi u nh p kho c a công ty đ c th kho l p d a hóa đ n giá tr gia t ng nhân viên giao hàng bên bán giao cho th kho sau th kho ký xác nh n nh n đ s hàng so v i hóa đ n giá tr gia t ng vào biên b n giao hàng c a nhà cung c p - Th kho ch chuy n phi u nh p kho hóa đ n giá tr gia t ng cho k tốn mà khơng thơng báo cho phịng kinh doanh bi t v vi c nh n hàng đ SVTH: Nguy n Th Oanh c th c hi n Trang 66 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t nên phòng kinh doanh hoàn tồn khơng bi t đ c q trình mua hàng hoàn t t ch a - Khi đ t hàng phòng kinh doanh ch g i đ n đ t hàng đ n nhà cung c p mà không g i cho th kho m t b n nên nh n hàng th kho ch nh n theo s th c t mà không đ i chi u đ c v i đ n đ t hàng phịng kinh doanh l p Vì th nhà cung c p giao th a hay thi u th kho c ng không bi t đ x lý v n nh n hàng nh p kho theo s th c nh n Ngồi có th nh n hàng hóa sai v ch t l ng, quy cách…Vì v y nhân viên giao hàng c a bên bán giao hàng cho th kho th kho ký nh n theo s l ng th c t Do phịng kinh doanh c ng khơng chuy n cho k toán liên c a đ n đ t hàng phịng kinh doanh l p nên k tốn ch làm có m t chi u nh n hóa đ n t nhà cung c p ch ch a có theo dõi có sai hay b trùng l p hay khơng? - Phịng kinh doanh ch a t ch c h s theo dõi riêng nh ng lô hàng h n giao hàng nh ng hàng v n ch a nh n đ c - Khi ki m tra hàng hóa xong th kho ký nh n vào biên b n giao hàng c a bên bán mà không yêu c u bên giao hàng đ a l i cho m t b n đ l u l i Khi ki m kê phát hi n hàng thi u k tốn ti n hành ghi nh n tài kho n 1381 “Tài s n thi u ch x lý” đ n cu i n m m i có quy t đ nh x lý - Hi n cơng ty ch có hai nhà cung c p, cơng ty b ph thu c vào hai nhà cung c p nên h giao hàng ch m c ng ph i ch u giá c nhi u ch a đ c h p lý Công ty b th đ ng v ngu n hàng nhi u h t hàng khơng có hàng giao cho khách hàng Nh v y s gây t n th t cho công ty m t khách hàng - T c đ l u chuy n hàng t n kho c a công ty nh hi n ch a cao Mà m t hàng c a công ty ch y u d c ph m, d n u t n kho lâu s b h h ng, ch t l c m ph m th c ph m ch c n ng ng kém… Thí d : theo s li u b ng cân đ i k toán báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh N m 2008, giá v n hàng bán 1.714.539.981, giá tr hàng t n kho bình quân 717.518.620 Vòng quay hàng t n kho là: 2,38 (vịng) SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 67 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t N m 2009, giá v n hàng bán 1.432.525.369, giá tr hàng t n kho bình quân 745.303.448 Vòng quay hàng t n kho là: 1,92 (vòng) - Vi c ph i x lý m t kh i l ng d li u v a l n v a ph c t p có th t o s c ép n cho nhân viên d b sai sót  Q trình bán hàng-thu ti n Khách hàng đ t hàng qua n r t ti n l i nhanh chóng Nh ng c ng có m h n ch tính pháp lý c a đ n đ t hàng có th x y r i ro khách hàng đ t hàng nh ng không nh n hàng Quy trình l p phi u xu t kho b trùng l p Sales-admin l p l n k toán l p thêm l n n a nh v y r t hao t n th i gian nhân l c K toán d a vào phi u giao nh n hàng th kho giao đ l p phi u xu t kho vào ph n m m 4.3 M t s ki n ngh nh m hồn thi n q trình ki m sốt hàng t n kho  Quy trình mua hàng, t n tr Quy trình mua hàng c a cơng ty nhi u v n đ t n t i Do v y, d i m t vài g i ý v quy trình mua hàng, t n tr mà cơng ty có th tham kh o thêm  Th kho nên l p Biên b n ki m nh n nh n hàng đ làm c n c l p Phi u nh p kho Phi u nh p kho đ c l p ph i d a c s n đ t hàng, Biên b n ki m nh n hàng Hóa đ n giá tr gia t ng Vì th l p đ n đ t hàng phịng kinh doanh ph i giao cho th kho liên đ th kho có th d a vào đ ch đ ng vi c nh n hàng  Th kho nên g i cho phòng kinh doanh liên phi u nh p kho đ h n m b t đ c vi c mua hàng hoàn t t Và u r t có l i cho vi c theo dõi thơng tin v l n nh n hàng tr c s h u ích cho phòng kinh doanh cho l n đ t hàng sau  Khi phòng kinh doanh g i đ n đ t hàng đ n nhà cung c p phịng kinh doanh ph i g i cho th kho m t b n đ th kho đ i chi u nh n hàng Vi c r t có l i cho vi c x lý th a thi u lúc nh n hàng t ng SVTH: Nguy n Th Oanh i giao hàng (ví d : hàng Trang 68 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t th a th kho tr l i ch không cho nh p kho s tránh đ c nh ng phát sinh đ n vi c cho nh p kho hàng th a, cịn thi u báo cho nhà cung c p đ nhà cung c p g i theo s l ng đ n đ t hàng) Phịng kinh doanh c ng chuy n cho k tốn m t b n đ n đ t hàng đ k tốn có c s đ i chi u, ki m tra so v i hóa đ n nhà cung c p g i K toán nên ki m tra chi ti t c a hóa đ n so v i đ n đ t hàng biên b n giao hàng liên quan l u gi chung ch ng t Vi c đ m b o t t c hóa đ n v n c s đ toán cho nhà cung c p s liên quan đ n nh ng giao d ch mua hàng h p l nh n hàng  Phòng kinh doanh nên th c hi n vi c theo dõi lô hàng h n giao hàng nh ng hàng v n ch a nh n đ c b ng cách t ch c h s riêng đ l u đ th c hi n vi c đôn đ c nhà cung c p giao hàng đ có th ch đ ng đ i phó v i tình hu ng x u có th x y  Sau ng i giao hàng ti n hành giao hàng hai bên ký nh n vào biên b n giao hàng c a nhà cung c p th kho nên yêu c u h ph i đ a cho th kho m t b n đ l u l i Th kho s g i cho phòng k toán đ làm ch ng t h ch toán g i cho phòng kinh doanh đ làm b ng ch ng v quy trình mua hàng hồn thành Công ty không nên đ đ n cu i n m m i x lý s khó tìm nguyên nhân gây khó kh n cho vi c x lý hàng thi u Vì th cơng ty nên cho th i h n x lý nguyên nhân hàng thi u m t tháng Sau m t tháng mà v n khơng tìm ngun nhân xin ý ki n quy t đ nh x lý c a giám đ c  Công ty nên ch đ ng tìm thêm nh ng nhà cung c p m i đ tránh tình tr ng b th đ ng nh hi n tìm đ c ngu n hàng có ch t l ng giá c h p lý Công ty ph i đ y nhanh t c đ l u chuy n hàng t n kho nh m gi m thi u kh n ng hàng t n kho b h h ng hay l i th i t n kho lâu đ ng th i ti t ki m l ng v n đ u t vào hàng t n kho  Quy trình bán hàng  Sales-admin nh n đ n đ t hàng c a khách hàng có ch ký xác nh n c a trình d c viên khách hàng đ gi m thi u r i ro khách hàng không nh n hàng SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 69 Khóa lu n t t nghi p đ t hàng GVHD: Th.s oàn V n Ho t i v i khách hàng đ t hàng tr c ti p v i sales-admin ph i g i fax đ xác nh n  Vi c l p phi u giao nh n hàng nên giao cho k tốn l p đ đ m b o tính đ c l p M t s ki n ngh khác  Hi n công ty s d ng ph ng pháp bình qn gia quy n đ tính giá xu t kho khơng h p lý Vì m t hàng c a công ty nh ng m t hàng v d c ph m, d c m ph m, th c ph m ch c n ng cơng ty ph i xu t nh ng s n ph m h t h n tr c đ đ m b o nh ng s n ph m h t h n tr nên dùng ph ng pháp nh p tr cs đ c-xu t tr c phân ph i tr c Vì th cơng ty c (g i t t FIFO - First In, First Out)  Hi n giám đ c tài ngồi cơng vi c ch u trách nhi m v tình hình tài c a cơng ty bên c nh giám đ c tài cịn ph trách ki m tra s sách k tốn, giám sát vi c th c hi n ghi chép, thu th p s li u c a k toán viên Xét v v n đ ki m sốt công ty vi ph m nguyên t c b t kiêm nhi m Công ty nên b nhi m thêm v trí k tốn tr ng đ gi m b t kh i l ng công vi c cho giám đ c tài đ m b o nguyên t c b t kiêm nhi m đ công vi c đ c ti n hành đ c l p nâng cao hi u qu ki m sốt  Cơng ty nên n d ng nhân viên ph trách b o trì, đ m b o tính b o m t, nâng c p, c p nh t, ki m tra, th ng xuyên h th ng thông tin đ có v n đ khó kh n x y x lý đ gi m thi u r i ro nh h ng đ n d li u k tốn  Cơng ty nên đ tiêu chu n c th t ch c đánh giá n ng l c nhân viên c th đ t o đ ng l c cho nhân viên làm vi c t t h n SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 70 Khóa lu n t t nghi p GVHD: Th.s oàn V n Ho t K T LU N Trong u ki n kinh t th tr li t Do đó, đ ng hi n s c nh tranh ngày kh c ng nh t đ t n t i, đ ng v ng ngày phát tri n m i t ch c, cá nhân ph i không ng ng v n đ ng lên c bi t doanh nghi p ph i tr ng đ n h th ng ki m soát n i b M i công ty thu c l nh v c kinh doanh riêng, có quy mơ ho t đ ng , công tác t ch c qu n lý c ng khác nhau, vi c thi t k ho t đ ng ki m soát n i b c ng khác T ng th i k , t ng giai đo n khác c ng c n có nh ng ho t đ ng ki m soát khác đ đáp ng v i s phát tri n chung Chính v y, ng i qu n lý ph i ln tìm hi u đ hồn thi n h th ng ki m soát n i b c a cơng ty mình, t bi n h th ng ki m soát n i b thành công c đ c l c nh t c a nhà qu n lý M c dù doanh nghi p m i thành l p đ Ph n D c vài n m nh ng Công Ty C c Thiên Thành không ng ng nâng cao, đ i m i đ t hồn thi n đ gia t ng l i nhu n cho b n thân doanh nghi p cung ng đ n th tr ng nh ng s n ph m t t nh t Cu i em xin g i l i c m n sâu s c đ n th y oàn V n Ho t, th y t n tình h ng d n em su t trình v a qua ban lãnh đ o, phịng ban, đ c bi t chú, anh ch c a Phịng K tốn Cơng Ty C Ph n D c Thiên Thành giúp em hoàn thành khóa lu n t t nghi p SVTH: Nguy n Th Oanh Trang 71 TÀI LI U THAM KH O - Giáo trình “Ki m tốn” c a Tr ng i h c kinh t TP HCM Khoa k toán-ki m toán, 2007, Nhà xu t b n Lao đ ng xã h i, n m 2007 - Giáo trình “H Th ng Thơng Tin K Tốn” Tr ng i h c kinh t TP HCM Khoa k toán-ki m toán, 2007, Nhà xu t b n th ng kê, n m 2004 - “ Ki m toán n i b hi n đ i” c a B tài chính, Nhà xu t b n tài chính, n m 2000 - H th ng v n b n pháp lu t hi n hành có liên quan đ n k toán, ki m toán, ki m soát n i b thu c a B tài - Ki m toán n i b - Khái ni m Quy trình c a V H u c, Nguy n Phan Quang, Di p Qu c Huy, n m 1999, Nhà xu t b n th ng kê - Các vi t v qu n tr r i ro báo n t - Các trang web: www.webketoan.com, www.kiemtoan.com.vn, www.coso.org, www.nqcenter.wordpress.com, www.mekongcapital.com, www.vaa-hcmc.org.vn