2.3 .1Ch cn ng
3.2 H th ng k im soát ni bv hàng tn kho ti công ty
3.2.1 c đ im hàng tn kho ca công ty
Hàng hóa ch y u c a cơng ty phân ph i là m t hàng d c ph m, d c m ph m và các th c ph m ch c n ng.
S n ph m c a công ty là d c ph m nên r t d b h h ng n u không đ c
b o qu n t t. Vì th ph i ki m tra nhi t d trong kho th ng xuyên, và c n đ n i khơ ráo, thống mát.
Là m t hàng d c nên ph i phân lo i và s p x p theo khu hàng đ c tr đ khi xu t kho d dàng tìm ki m và qu n lý (ví d : t t c lo i thu c liên quan đ n bao
t đ chung m t khu đ c tr ………)
Vì là m t hàng d c nên h n s d ng r t quan tr ng nên t c đ l u kho ph i nhanh và khi xu t hàng, nh p hàng thì ph i ki m tra k s lô và h n s d ng.
Hàng t n kho c a công ty chi m ph n l n trong tài s n l u đ ng c a công ty. Do đó các sai sót liên quan đ n hàng t n kho có th nh h ng tr ng y u đ n m c đ trung th c và h p lý c a báo cáo tài chính cơng ty.
Bên c nh đó hàng t n kho còn gi vai trò trung gian trong quá trình chuy n hóa các ngu n l c c a cơng ty thành k t qu kinh doanh. Vì v y hàng t n kho liên quan m t thi t đ n các chu trình bán hàng- thu ti n, mua hàng- tr ti n và chu trình ti n l ng.
Hàng t n kho là m t kho n m c r t nh y c m và chu nhi u r i ro m t mát, h h ng, hao h t….vì v y cơng tác ki m sốt n i b hàng t n kho r t quan tr ng. Nó giúp c i thi n t c đ l u chuy n hàng t n kho nh m gi m thi u kh n ng hàng
t n kho b h h ng, đ ng do t n kho quá lâu đ ng th i ti t ki m đ c l ng v n
l u đ ng đ u t vào hàng t n kho cho công ty.
c bi t là m t hàng d c ph m nên hàng t n kho c a công ty ph i tuân
GDP là m t ph n c a công tác b o đ m ch t l ng toàn di n đ b o đ m ch t l ng thu c đ c duy trì qua vi c ki m soát đ y đ t t c các ho t đ ng liên quan đ n phân ph i thu c.
GDP bao g m các nguyên t c c b n, các h ng d n chung v “Th c hành t t phân ph i thu c”, nêu lên các yêu c u c n thi t cho vi c v n chuy n, b o qu n, phân ph i thu c đ b o đ m vi c cung c p thu c đ n tay ng i tiêu dùng m t cách kp th i, đ y đ và có ch t l ng nh d ki n.
Các m t hàng kinh doanh c a công ty
Công ty C Ph n d c Thiên Thành ch y u kinh doanh các m t hàng thu c ngành d c bao g m d c ph m, d c m ph m, th c ph m ch c n ng. Các s n ph m
này đ c chia ra thành hai nhóm chính: OTC (s n ph m bán khơng theo toa thu c)
và ETC (s n ph m bán nhà thu c)
S n ph m không bán theo toa thu c
S n ph m bán không theo toa thu c bao g m các lo i sau:
D c ph m: g m 4 lo i s n ph m
D c m ph m: 1 lo i s n ph m
Th c ph m ch c n ng: 5 lo i s n ph m
D c ph m:
STT TÊN S N PH M CÔNG D NG N GIÁ
(VND/h p) 1 Vimaxx Ch ng m i m t, ng a m t, khô rát m t, b i b n, ghèn r m t. Phòng ng a d ch b nh đau m t. 13.500 2 Nemydexan
Thu c nh m t- m i- tai. i u tri viên k t m c. giác m c, tuy n l , viêm m i, viêm tai ngoài
3 Bibonlax Baby
i u tr táo bón cho tr em. Chu n b soi tr c tràng, giúp d đi c u do ph u thu t
60.000
4 Bibonlax Adults
i u tr táo bón do các nguyên nhân vùng tr c tràng và h u mơn, ng i già khó đ i ti n
65.000
D c m ph m
STT TÊN S N PH M CÔNG D NG N GIÁ
(VND/h p)
1 Vesim 15ml
V sinh m i hàng ngày, ph c h i đ m t nhiên cho m i, t o c m giác s n khoái và h tr t nhiên cho h th ng hô h p. D n k u làm s ch d ch ti t, đào th i m m b nh có trong d ch nh y 2 Vesim Spray 50ml M i ra ngồi, phịng tránh các viêm nhi m đ ng hô h p, ng n
ng a cúm A/H1N1 13.200 3 Vesim Spray 100ml 22.000 Th c ph m ch c n ng STT TÊN TH C PH M CÔNG D NG N GIÁ (VND/h p)
1 Zincibio
Cân b ng h vi sinh đ ng ru t, phòng và h tr đi u tr và r i lo n tiêu hóa: đau b ng, khó tiêu, tiêu ch y, táo bón, phân s ng. Cung c p k m, vitamin và acid kích thích h mi m d ch, t ng c ng h p thu các d ng ch t, t t cho tr suy dinh d ng
72.000
2 Lacvitmin Plus Giúp cân b ng h vi sinh đ ng
ru t 90.000 3 Sakanti Giúp t ng c ng đ kháng, nâng cao kh n ng mi m d ch, h n ch s ti n tri n c a t bào l trong c th , h tr phòng và đi u tr ung th trong d dày, đ i tràng
216.000
4 Satero
H tr đi u tr ti u đ ng, ki m soát l ng đ ng trong máu
b nh nhân ti u đ ng, ng i trong gia đình có ti n s ti u đ ng. 125.000 5 Sathri T ng c ng s c đ kháng, kích thích s phát tri n c a t bào s n, đ a đ m kh p, giúp t o linh ho t các kh p x ng. H tr đi u tr trong đau m i kh p, viêm kh p mãn tính, thối hóa đ t s ng và th p kh p
S n ph m bán nhà thu c: g m 9 lo i STT TÊN S N PH M CÔNG D NG N GIÁ (VND/h p) 1 New bicebex 200mg Kháng sinh hàng đ u cho các nhi m khu n: hô h p, tai , m i, h ng, ti t ni u…
135.000
2 New Bicebec
100mg 77.000
3 Rekelat i u hòa t đ ng đ ng tiêu hóa 115.000 4 Melivo T ng c ng ch c n ng kh đ c
gan, h tr và đi u tr gan. 96.000 5 New Linoton T ng c ng ch c n ng kh đ c
gan. Ch ng suy nh c, m t m i 234.000 6 Kosarin Ng n ng a và đi u tr thối hóa
kh p 195.000
7 Jeloton Giúp t ng c ng máu não và
ho i vi 180.000
8 Glymepia
i u tr tháo đ ng không ph thu c insulin, khi tình tr ng khơng th ki m soát đ c b ng ch đ n kiêng, t p th d c cùng vi c u ng h đ ng huy t 66.000 9 Osteotis i u tr và ng a loãng x ng 224.000 3.2.2 H th ng chính sách k tốn tài chính v hàng t n kho Các chính sách k tốn tài chính:
H ch tốn hàng t n kho theo ph ng pháp kê khai th ng xuyên
Vi c tính giá hàng t n kho đ c áp d ng theo ph ng pháp bình quân gia
quy n
Cu i k k toán n m, khi giá tr thu n có th th c hi n đ c c a hàng t n
kho nh h n giá g c thì ph i l p d phòng gi m giá hàng t n kho. S d phòng gi m giá hàng t n kho đ c l p là s chênh l ch gi a giá g c c a hàng t n kho l n h n giá tr thu n có th th c hi n đ c c a chúng.
Dòng v n đ ng c a hàng t n kho
3.2.3 Ki m sốt q trình v n đ ng c a hàng t n kho
3.2.3.1 Quá trình mua hàng nh p kho
Yêu c u mua hàng
Trong tháng c n c vào báo cáo t n kho c a th kho và d a vào h n m c t n kho Phòng kinh doanh s c n c trên nhu c u đ l p Phi u đ ngh mua hàng. Phi u này ph i đ c phê duy t giám đ c kinh doanh phê duy t.
Phi u đ ngh mua hàng đ c l p b ng máy b o đ m các n i dung sau nh : ngày
đ ngh , s hi u ch ng t , s l ng, quy cách hàng mua, ng i đ ngh mua hàng và ng i xét duy t… ây là ch ng t đ u tiên c a chu trình nghi p v mua hàng t i công ty c ph n d c Thiên Thành, khi k t h p v i các ch ng t khác nó cung c p b ng ch ng v s phát sinh nghi p v mua hàng hay s hi n h u c a hàng t n kho.
Ví d : Phi u đ ngh mua hàng ngày 22 tháng 01 n m 2010 (xem ph l c)
t hàng t Hàng Nh n hàng Nh p kho Chuy n Giao Hàng Hóa Xu t Kho Hàng Hóa
Sau khi đ c giám đ c kinh doanh ký vào phi u đ ngh mua hàng nhân viên phòng kinh doanh s ti n hành l p email đ t hàng cho nhà cung c p, ngay sau khi g i email nhân viên s g i đi n tho i tr c ti p cho nhà cung c p đ thông báo email đ t hàng đã đ c g i.
n đ t hàng c a công ty l p bao g m nh ng n i dung sau: tên m t hàng, đ n v tính, s l ng, bên giao, đ i ch bên giao, bên nh n, đ a ch bên nh n, đ i di n c a các bên, ngày. Nhà cung c p sau khi nh n đ c email đ t hàng s ti n hành c nhân viên giao hàng và xu t hóa đ n giá tr gia t ng. Nhà cung c p do giám đ c kinh doanh l a ch n và th ng th o h p đ ng v giá c , ch t l ng, s l ng, ph ng th c giao hàng, đi u ki n thanh toán…Hi n t i cơng ty ch có hai nhà cung c p chính.
Ví d : n đ t hàng ngày 13 tháng 01 n m 2010 (xem ph l c)
Th c Hi n Các Th T c Pháp Lý C n Thi t
Trong q trình mua hàng, phịng kinh doanh c a công ty th c hi n vi c so n th o các h p đ ng, các th t c pháp lý c n thi t đ b o v quy n l i c a cơng ty.
Vi c mua bán hàng hóa đ c th c hi n trên c s h p đ ng mua bán hàng hóa c a
công ty đ c th c hi n thông qua h p đ ng b ng v n b n và email đ đ t hàng. Các yêu c u pháp lý c a h p đ ng mua bán c a công ty luôn đ c giám đ c kinh doanh xem xét th t k l ng tr c khi ra quy t đ nh đ tránh các r i ro phát sinh nh h ng đ n l i ích c a cơng ty.
Ví d : xem ph l c H p đ ng kinh t s : 311209/H KT và H p đ ng kinh t
s : 04/NTB//TT-SL/2010
Nh n hàng
Khi nhân viên c a bên bán v n chuy n hàng hóa đ n kho c a công ty, th kho ti n hành ki m tra hàng hóa xem s l ng, quy cách, h n s d ng th c t đã kh p v i s l ng, quy cách, s lô, h n s d ng, đ n giá, tên đ n v , mã s thu , t ng giá tr thanh tốn ….so v i hóa đ n giá tr gia t ng c a nhà cung c p g i. N u t t c các s đ c ki m tra đã kh p thì th kho s ti n hành cho nh p kho hàng hóa .
Sau khi ki m tra hàng xong ng i giao hàng yêu c u th kho ký tên vào biên b n nh n hàng.
Sau đó th kho ti n hành ghi nh n s li u nh p kho t c th kho s l p phi u nh p kho đ ng th i ghi vào s kho và th kho.
D a vào s kho c a th kho s theo dõi đ c s l ng, s lô, date c a t t c các m t hàng còn c n c trên th kho s theo dõi đ c chi ti t t ng m t hàng. Th kho ch theo dõi v s l ng c a các m t hàng.
Sau khi đã ti n hành ghi vào s kho và th kho th kho s g i ch ng t g c bao g m liên 2 c a hoá đ n giá tr gia t ng do nhà cung c p phát hành và phi u nh p kho cho phòng k toán đ k toán kho ti n hành nh p vào ph n m m k toán theo dõi nh p xu t t n trên s t ng h p nh p xu t t n và theo dõi chi ti t trên s k toán chi ti t hàng t n kho đ i v i t ng m t hàng. K toán s theo dõi c v m t s l ng l n giá tr .
Hàng tu n th kho ph i g i báo cáo nh p xu t t n cho phòng bán hàng c p nh t s li u t n kho. ây là c s mà phòng bán hàng s d a vào đ ra quy t đ nh l p phi u đ ngh mua hàng và l p đ n đ t hàng.
Hàng tu n th kho ti n hành đ i chi u t n kho theo s sách v i phịng k tốn.
Tr l i hàng
Trong khi ki m nh n, n u phát hi n hàng không đúng quy cách, ch t l ng không đ m b o ho c s l ng không đúng v i Hóa đ n giá tr gia t ng c a nhà cung c p g i th kho có quy n t ch i nh n hàng. Nhân viên bên bán s ki m tra l i m t l n n a n u th y đúng nh th kho đã ki m tra thì s g i đi n tho i tr c ti p v công ty yêu c u xu t thêm hàng. Khi hàng đ n thì th kho l i ti n hành công vi c theo trình t ban đ u.
C n c vào các ch ng t g c trong chu trình mua hàng k tốn cơng n th c hi n ghi nh n kho n n ph i tr cho nhà cung c p và theo dõi, qu n lý thanh toán các kho n n khi đ n h n. Khi đ n h n ph i tr cho nhà cung c p ti n hành l p y nhi m chi thanh toán ti n hàng cho nhà cung c p và ghi nh n gi m n ph i tr vào
ph n m m k toán.
T ch c h th ng ch ng t và thanh toán
C n c vào hóa đ n giá tr gia t ng và phi u nh p kho do th kho l p đ c
chuy n lên, k toán kho s ghi nh n nghi p v mua hàng vào s k toán chi ti t hàng t n kho. Phịng k tốn s l u b ch ng t g c c a t ng nghi p v mua hàng bao g m H p đ ng mua bán (n u có), Hóa đ n c a nhà cung c p và Phi u nh p kho. B ch ng t này s đ c l u vào h s mua hàng theo s th t c a Phi u
nh p kho.
Bên c nh đó, các ch ng t nh H p đ ng mua bán, Hóa đ n c a nhà cung
c p (b n chính) s đ c chuy n cho k tốn cơng n đ ghi nh n N ph i tr . B
ch ng t này đ c l u vào h s các hóa đ n ch a thanh tốn theo th t th i gian
thanh toán.
3.2.3.2 Quá trình b o qu n, ki m kê hàng hóa 3.2.3.2.1 Q trình b o qu n 3.2.3.2.1 Q trình b o qu n
Sau khi nh p kho, hàng s đ c b o qu n t i kho hàng cho đ n khi đ c xu t kho đ bán. Công ty t ch c h th ng kho bãi luôn tuân th và đ m b o các quy
đ nh v phòng ch ng cháy n . nh k b ph n kho ph i có trách nhi m ki m tra
các d ng c phòng ch ng cháy n đ gi m thi u r i ro x y ra cho cơng ty. Ch có
nh ng ng i có nhi m v và quy n h n liên quan m i đ c phép ra vào kho đ
tránh tình tr ng m t mát hàng hóa x y ra. Hàng hóa c a cơng ty có đ c tr ng là
d c ph m c n b o qu n môi tr ng thích h p nên khâu b o qu n c ng r t quan
tr ng ph i th ng xuyên ki m tra nhi t đ , ánh sáng, đ m trong kho, đ hàng hóa n i khơ ráo, thống mát tránh áng n ng tr c ti p, h n ch va ch m m nh, di n tích
kho thu c ph i thơng thống, h th ng giá k thích h p th kho th ng xuyên ki m tra h n s d ng c a các lô thu c. Theo các chuyên gia y t , n u thu c đ c b o qu n không t t s gi m ch t l ng và nh h ng đ n ch t l ng đi u tr . Th m chí, các lo i thu c không nh ng khơng có tác d ng mà còn gây thêm b nh cho