TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI BÙI GIA
Giới thiệu về Công ty TNHH thương mại Bùi Gia
Tên công ty: Công ty TNHH thương mại Bùi Gia Trụ sở chính: Số 184 Đường Nguyễn Tuân, Quân Thanh Xuân, Hà Nội.
Cơ sở số 1: Số 8D, Tập thể tổng cục hậu cần, Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội
Cơ sở số 2: Số 224 đường Tam Trinh, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Mã số thuế: 0103146205 Điên thoại: 04.35576191
Email: Buigiaco.ltd@gmail.com Đại diện: Ông Bùi Thanh Tình
Chức vụ: Giám đốc công ty
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH thương mại Bùi Gia, thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0102037008 vào ngày 30 tháng 03 năm 2005, do Phòng ĐKKD Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp, chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại, nhập khẩu và cung cấp sản phẩm INOX, sắt và thép chất lượng cao Mặc dù mới thành lập, công ty đã xây dựng được đội ngũ nhân viên có trình độ Đại học và trên đại học, cùng với kinh nghiệm dày dạn, giúp tạo lập vị thế vững chắc trong ngành.
Công ty đã nhanh chóng thích nghi và phát triển để đáp ứng nhu cầu xã hội, từ đó khẳng định vị thế trong lĩnh vực hoạt động Với vốn đầu tư ban đầu 10 tỷ đồng, sau 7 năm, công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh, nâng vốn chủ sở hữu lên 20 tỷ đồng và tổng tài sản đạt gần 30 tỷ đồng.
1.1.2 Nghành nghề kinh doanh và Lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH thương mại Bùi Gia chuyên cung cấp vật tư inox, nhôm và thép đặc chủng, phục vụ nhu cầu dân dụng và công nghiệp Chúng tôi cũng hoạt động trong lĩnh vực bán buôn kim loại, quặng kim loại và hóa chất (ngoại trừ hóa chất bị Nhà nước cấm).
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng Sau đây là 1 số mặt hàng chủ đạo của công ty:
Inox các loại: Tấm phẳng chống trượt, cuộn, dây, thanh tròn đặc, góc ống công nghiệp (ống đúc &ống hàn) xuất xứ Đài Loan, Nhật Bản.
Thép các loại có xuất xứ từ Đài Loan, Nhật Bản, Trung Quốc như:
─ Thép chế tạo S45C, SKD61và các mặt hàng theeos không gỉ, thép đen tấm cuộn theo tiêu chuẩn ASTM, BS…
─ Thép tấm cán nóng hợp kim, không tráng phủ mạ sơn
─ Mác thép SUS 309, SUS 310 chịu nhiệt cao, dùng trong sản xuất xi măng
─ Nhôm tấm cuộn mác dùng cho dân dụng.
─ Nhôm thanh định hình các loại A 6063-T5, A6005-T6 dùng trong trang trí nội thất và các nhu cầu công nghiệp khác
Nhập khẩu - phân phối nguyên vật liệu Inox, Thép
Và một số mặt hàng khác…
1.1.3 Một số hoạt động tiêu biểu trong thời gian qua
Trong thời gian qua, Công ty TNHH thương mại Bùi Gia đã cung cấp thiết bị bếp chất lượng cho nhiều công trình có quy mô từ nhỏ đến lớn, nổi bật với các dự án tiêu biểu.
Các công trình trường học như: Bếp ăn tập thể của Đại học mỏ địa chất tại Từ Liêm, Hà Nội; Trường THCS Xuân Đỉnh, Từ liêm, Hà nội.
Các công trình Doanh Trại Quân đội bao gồm thiết bị Inox phục vụ cho Tổng cục Hậu cần tại xã Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội, cùng với bếp ăn tập thể được xây dựng cho Học viện Biên Phòng Hà Nội.
Công ty hiện đang mở rộng mối quan hệ kinh doanh với nhiều đối tác và thiết lập các kênh thông tin hỗ trợ khách hàng, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên toàn quốc.
Cơ cấu tổ chức và quản trị nhân sự của Công ty TNHH thương mại Bùi Gia 5 1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Công ty
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Công ty
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty
(Nguồn: Tài liệu từ phòng hành chính của công ty)
PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG KẾ
PHÒNG KINH DOANH- XUẤT NHẬP KHẨU
Nhân Viên Xuất Nhập Khẩu
NV Bảo vệ, Tạp vụ…
Một số phòng ban chính:
Giám đốc công ty là người đứng đầu và đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Người này có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý, bảo vệ quyền lợi của cán bộ công nhân viên, quyết định về lương thưởng và đảm nhận trách nhiệm chung về tài chính cả nội bộ lẫn đối ngoại.
Phó giám đốc công ty: Là người tham mưu cho Giám đốc đưa ra các quyết định tài chính, kinh doanh cho công ty.
Phòng tổ chức nhân sự - hành chính chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động và kế hoạch tiền lương hàng năm Phòng cũng quản lý cán bộ, nhân sự, lao động và tiền lương theo quy định của Nhà nước và Công ty TNHH thương mại Bùi Gia Ngoài ra, phòng quản lý toàn bộ tài sản và trang thiết bị văn phòng, đồng thời thực hiện công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban Giám đốc về quản lý tài chính, đồng thời thực hiện công tác hạch toán kinh doanh cho công ty Phòng cũng đảm nhận nhiệm vụ cân đối các nguồn vốn nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả cho toàn bộ công ty.
Quản lý và chỉ đạo việc ghi chép ban đầu, thực hiện chế độ báo cáo thống kê và kế toán, cùng với báo cáo tài chính Đảm bảo thực hiện kiểm kê định kỳ và phân tích hoạt động kinh doanh Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc tài chính là nhiệm vụ quan trọng trong quy trình này.
Phòng kinh doanh - Xuất nhập khẩu chủ động mở rộng mạng lưới phân phối và tìm kiếm đối tác để phát triển thị trường trong và ngoài nước Đồng thời, phòng cũng nghiên cứu và tư vấn cho Ban Giám đốc về chiến lược kinh doanh và xuất nhập khẩu.
Công ty TNHH thương mại Bùi Gia áp dụng mô hình quản lý tập trung, trong đó ban lãnh đạo nắm giữ toàn bộ quyền lực, dẫn đến việc giám đốc trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh Mô hình này giúp tạo ra sự thống nhất trong công ty, đảm bảo các cửa hàng tuân thủ chiến lược chung và hoàn thành mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, nó cũng dẫn đến một số hạn chế như giám đốc phải chịu trách nhiệm quá lớn và không khuyến khích sự sáng tạo, khiến các cửa hàng hoạt động một cách thụ động và thiếu linh hoạt trước sự thay đổi của nhu cầu thị trường.
1.2.2 Giới thiệu cơ cấu phòng ban được thực tập
Trong quá trình thực tập giữa khóa tại Công ty TNHH Thương mại Bùi Gia, tôi được phân công làm việc tại phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu Dưới đây là sơ đồ cơ cấu của phòng kinh doanh - xuất nhập khẩu tại công ty.
Sơ đồ 1.2 Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh- xuất nhập khẩu
(Nguồn: Do tác giả tự rút ra trong quá thực tập tại phòng kinh doanh- XNK)
Chức năng và nhiệm vụ:
Chủ động tìm kiếm đối tác mở rộng mạng lưới phân phối trong và ngoài nước.
Thực hiện và quản lí các hoạt động bán hàng, marketing sản phẩm và tiến hành đàm phán, kí kết hợp đồng với khách hàng, đối tác.
NV giao nhận và khai hải quan
Để thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa hiệu quả, cần lập đầy đủ các chứng từ xuất nhập khẩu và tài liệu thanh toán cần thiết Việc lưu trữ hồ sơ cũng rất quan trọng Đồng thời, tiến hành liên hệ và giao dịch với nhà cung cấp cũng như hãng vận chuyển, thực hiện các thủ tục cần thiết cho việc nhập khẩu và giao nhận hàng hóa là điều không thể thiếu.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI BÙI GIA
Các mặt hàng nhập khẩu và phương thức nhập khẩu chủ yếu
Công ty chủ yếu nhập khẩu sắt thép và một số mặt hàng inox theo các hợp đồng đã ký với khách hàng trong nước Dưới đây là danh sách những mặt hàng nhập khẩu chính của công ty trong những năm gần đây.
Bảng 2.1 Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu ĐVT: USD/ Tấn
Chủng loại Đơn giá Cảng, cửa khẩu PTTT
Thép hợp kim được cán phẳng 620 Cảng Hải Phòng CFR
Thép cuộn hợp kim cán nóng không tráng phủ mạ sơn.
Thép tấm cán nóng hợp kim, không tráng phủ mạ sơn
Thép cuộn H08AB, tròn trơn, cán nóng, không hợp kim.
Thép hợp kim dạng thanh tròn, cán nóng 725 Cảng Cái Lân CIF
Thép dây cán nóng không gỉ dạng cuộn 1715 Cảng Hải Phòng CIF
Một số mặt hàng khác…
( Nguồn: Tài liệu phòng kinh doanh- XNK)
Theo bảng thống kê trên ta thấy, công ty nhập khẩu theo các phương thức như:
Hơn 70% hàng hóa nhập khẩu được thực hiện theo phương thức CIF, giúp đảm bảo nghĩa vụ cho người mua (Công ty) một cách hợp lý và giảm bớt trách nhiệm so với các hình thức khác Với CIF, Công ty không phải chi trả chi phí bảo hiểm, thuê tàu hay các trách nhiệm phát sinh trong quá trình vận chuyển nguyên phụ liệu đến cảng Công ty thực hiện khai hải quan cho hàng nhập khẩu và thanh toán qua L/C hoặc T/T Nhân viên giao nhận sẽ sử dụng bộ chứng từ phù hợp để nhận hàng tại cảng Trong phần 2.2, tôi sẽ trình bày quy trình nhận hàng nhập khẩu qua đường biển theo phương thức CIF tại Công ty TNHH thương mại Bùi Gia.
Tìm hiểu quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển theo phương thức
2.2.1 Quy trình chuẩn bị trước khi ra cảng nhận hàng
Bước 1: Kí kết hợp đồng nội và tiến hàng đặt hàng với đối tác nước ngoài
Ký kết hợp đồng nội với khách hàng trong nước và thực hiện đặt hàng với nhà cung cấp nước ngoài theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng nội đã ký.
Bước 2: Đàm phán và kí hợp hợp đồng nhập khẩu
Cán bộ phụ trách đặt hàng thực hiện đàm phán và đặt hàng với nhà cung cấp, trong đó công ty cung cấp mẫu hàng và yêu cầu báo giá Qua đại diện trong nước, công ty sẽ lập đơn đặt hàng với các điều khoản tương tự như hợp đồng để gửi cho đối tác nước ngoài Nếu hai bên đồng ý, hợp đồng sẽ được coi là ký kết và được chuyển giao qua fax.
Trong thực tế, Công ty thường thực hiện đàm phán qua điện thoại, đặc biệt với những khách hàng có mối quan hệ mua bán lâu dài và dựa trên sự tin tưởng Đối với các mặt hàng đã ký kết nhiều lần, chỉ cần thay đổi một số chi tiết như giá cả, quy cách phẩm chất và thời gian giao hàng, hai bên có thể thông báo những thay đổi này qua điện thoại hoặc email trước cho các giao dịch tiếp theo.
Bước 3: Tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp
Dựa vào điều khoản thanh toán, cán bộ phụ trách đặt hàng sẽ gửi yêu cầu thanh toán tới phòng kế toán Kế toán trưởng sẽ tiến hành chuyển tiền cho nhà cung cấp, thường áp dụng hai hình thức thanh toán với các nhà cung cấp nước ngoài.
─ Thanh toán bằng hình thức L/C (mở thư tín dụng – Letter of Credit)
─ Thanh toán bằng hình thức T/T (thanh toán bằng điện chuyển tiền – Telegraphic Transfer)
Bước 4: Nhà cung cấp tiến hành chuyển hàng và thông báo hàng đến
Sau khi nhận được thanh toán từ phía công ty, các nhà cung cấp sẽ tiến hành việc chuyển hàng
Khi điều khoản thương mại là CIF, CIP hay CFR, nhà xuất khẩu sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm hãng vận tải để chuyển hàng Đồng thời, họ cũng phải cung cấp cho công ty các chứng từ vận tải và thông báo về thời gian hàng hóa được lên tàu cũng như thời gian đến cảng.
Khi điều khoản thương mại được xác định là EXW, FOB, FCA, nhân viên phụ trách xuất nhập khẩu của công ty cần phải thuê hãng vận tải để lấy hàng từ nhà cung cấp và đảm bảo vận chuyển hàng hóa về Việt Nam.
Bước 5: Khai hải quan cho hàng nhập khẩu
Khi hàng nhập khẩu đến, nhân viên khai hải quan sẽ tiến hành khai hải quan sau khi nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu.
TKHQ sẽ được cán bộ chi cục hải quan xác nhận bằng cách đóng dấu ở góc phải trên cùng của tờ khai và ô 36 của TKHQ (theo Phụ lục 1: Tờ khai hải quan nhập khẩu mẫu) Trong quá trình này, nhân viên khai báo hải quan của công ty đã tự tính toán thuế cho lô hàng nhập khẩu (xem Phụ lục 2, đính kèm).
Bước 6: Chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp để làm thủ tục hải quan
Sau khi nhận thông báo hàng đến, nhân viên xuất nhập khẩu cần chuẩn bị bộ chứng từ phù hợp để thực hiện thủ tục hải quan và nhận hàng Bộ chứng từ này bao gồm một số tài liệu chính thiết yếu.
Bản kê khai chi tiết hàng hoá
Hợp đồng mua bán ngoại thương
Và các giấy tờ cần thiết khác.
2.2.2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu khi ra cảng
Sơ đồ 2.1: Quy trình nhận hàng nhập khẩu khi ra cảng
Lấy phiếu xuất kho Đăng kí hải quan Đăng kí và Tiến hành kiểm hóa Thanh lí tờ khai hải quan
Chở hàng về nhập kho công ty và kết thúc quy trình nhận hàng
Liên hệ với hãng tàu để nhận D/O
(Nguồn: Nhân viên khai báo hải quan phòng kinh doanh– XNK)
Sau đây, tôi xin trình bày chi tiết về quy trình nhập hàng nhập khẩu khi ra cảng Quy trình này gồm 6 bước như sau:
Bước 1: Liên hệ với hãng tàu để nhận D/O
Để lấy D/O - lệnh giao hàng từ hãng tàu, bạn cần cầm B/L bản chính và giấy giới thiệu Đối với thanh toán L/C, hãy sử dụng B/L có ký hậu Sau khi nhân viên giao nhận cung cấp đủ giấy tờ hợp lệ và thanh toán các chi phí cần thiết, đại lý hãng tàu sẽ cấp 3 bản D/O cho nhân viên giao nhận, giúp họ tiếp tục thực hiện thủ tục nhận hàng với kho cảng và hải quan.
Bước 2: Lấy phiếu xuất kho
Nhân viên giao nhận phải tới phòng Thương vụ cảng để nhận phiếu xuất kho Tại đây, nhân viên giao nhận phải xuất trình các chứng từ sau:
─ D/O đã nhận từ đại lý hãng tàu (1 bản)
Sau khi xác minh tính hợp lệ của chứng từ, nhân viên thương vụ cảng sẽ cấp cho nhân viên giao nhận một phiếu xuất kho gồm ba liên, trong đó chứa đầy đủ thông tin về lô hàng được xếp tại cảng Nhân viên thương vụ cảng sẽ giữ lại một liên để sử dụng làm chứng từ đối chứng trong tương lai.
Để tiếp tục quy trình nhập khẩu hàng hóa, nhân viên giao nhận cần đăng ký hải quan với hải quan giám sát Công ty phải cung cấp các chứng từ cần thiết cho bước này.
─ Tờ khai hải quan (1 bản copy + 1 bản gốc)
─ Phiếu xuất kho và các giấy tờ cần thiết liên quan đến hàng hóa.
Hải quan giám sát sẽ căn cứ vào tờ khai hải quan để xác nhận thuế cho lô hàng nhập khẩu
Bước 4: Đăng kí và tiến hành kiểm hóa hàng hóa
Tất cả hàng hóa xuất nhập khẩu, bao gồm cả hàng hóa miễn thuế, đều phải được trình diện cho hải quan để kiểm tra Điều này nhằm đảm bảo việc thực hiện kế hoạch ngoại thương của quốc gia và tính thuế đúng quy định (Xem Phụ lục 3: Quy trình kiểm hóa, đính kèm).
Sau khi kiểm tra thực tế lô hàng, cán bộ Hải Quan xác nhận rằng hàng hóa thực nhập phù hợp với khai báo của chủ hàng trên tờ khai Kết quả là, cán bộ Hải Quan đã ký xác nhận thông quan lô hàng.
Bước 5: Thanh lí tờ khai hải quan
Sau khi hải quan xác nhận giám sát cảng, nhân viên giao nhận sẽ đến văn phòng kho tại cảng để thực hiện thủ tục thanh lý kho Tại đây, các chứng từ cần thiết sẽ được xuất trình.
─ Tờ khai hải quan (1 bản copy – 1 bản gốc để đối chứng)
So sánh thực tế với lý thuyết đã học
Trong quá trình kiến tập, em đã quan sát các anh chị làm việc và tham khảo tài liệu về nhập khẩu Mặc dù phần lớn nội dung tương đồng với lý thuyết đã học ở trường, nhưng cũng có một số điểm khác biệt giúp quá trình giao nhận diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn.
D/O có thể cầm 2 bản: một bản nộp cho thương vụ cảng khi lấy phiếu xuất kho, 1 bản giữ lại để thanh lý cổng.
Nhân viên giao nhận có khả năng trực tiếp rút tờ khai hải quan đã được thông quan tại cảng khi nhận hàng mà không cần chuẩn bị trước.
Theo lý thuyết, doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường thực hiện thanh toán sau khi nhận hàng, với phương thức an toàn nhất là thanh toán bằng L/C Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều công ty, bao gồm cả công ty TNHH thương mại Bùi Gia, thường chấp nhận thanh toán trả trước và phương thức T/T, do thanh toán bằng L/C tốn thời gian và phát sinh chi phí.
Nhận xét chung về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công
Công ty TNHH thương mại Bùi Gia
2.4.1 Ưu điểm và nguyên nhân
Đội ngũ nhân viên giao nhận của chúng tôi có kinh nghiệm dày dạn và chuyên môn hóa, với mỗi thành viên phụ trách một khu vực cụ thể Đội ngũ làm thủ tục chủ yếu là những nhân viên trẻ, năng động và nhiệt huyết, đảm bảo trình độ nghiệp vụ cao.
Nhân viên xuất nhập khẩu có khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi của các quy định pháp luật, giúp cập nhật kịp thời các thủ tục cần thiết Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình giao nhận hàng hóa, nâng cao hiệu quả công việc.
Về quan hệ kinh doanh:
Công ty liên tục mở rộng mạng lưới đối tác nhằm cung cấp giá cả cạnh tranh và chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên giao nhận đã thiết lập mối quan hệ tốt với cán bộ hải quan tại cảng, giúp quy trình thủ tục diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.
Hầu hết các mặt hàng nhập khẩu được thực hiện theo phương thức CIF, giúp Công ty tiết kiệm thời gian và công sức vì không cần phải mua bảo hiểm, từ đó đơn giản hóa quy trình thực hiện các thủ tục cho lô hàng nhập khẩu.
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm trên, nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty còn có một số những hạn chế sau:
Về cơ sở vật chất:
Nhân viên giao nhận tại công ty chủ yếu thực hiện việc nhận chứng từ và làm thủ tục giao nhận tại cảng Tuy nhiên, cơ sở vật chất dành cho đội ngũ này vẫn còn hạn chế và chưa được đầu tư đầy đủ.
Đội ngũ khai báo thủ tục hải quan còn trẻ và đang trong quá trình tích lũy kinh nghiệm, dẫn đến khả năng mắc sai sót trong quy trình khai báo Những sai sót này, như việc đối chiếu thông tin giữa các loại giấy tờ và khai báo không chính xác, cùng với việc doanh nghiệp phải xin nhiều loại giấy phép, sẽ gây ra chậm trễ trong việc hoàn thiện bộ chứng từ.
Trình độ nhân viên không đồng đều, dẫn đến khả năng tiếp thu kinh nghiệm và giải quyết vấn đề trong các tình huống cụ thể của một số nhân viên còn hạn chế.
Về phương thức thanh toán:
Công ty hiện đang sử dụng phương thức thanh toán trả trước, mang lại nhiều lợi ích như giao dịch đơn giản và ít thủ tục, đồng thời có thể thương lượng giá tốt hơn khi thanh toán trước Tuy nhiên, phương thức này cũng tiềm ẩn rủi ro cao do không có đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được giao đến tay công ty nhập khẩu.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI NGHIỆP VỤ NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI BÙI GIA
Định hướng chiến lược phát triển trong thời gian tới của Công ty
Phấn đấu trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững trong lĩnh vực kinh doanh sắt thép, inox.
Nâng cao năng lực quản lý toàn diện, đầu tư các nguồn lực, đặc biệt là đầu tư cho con người và mội trường làm việc.
Xây dựng nền tài chính lành mạnh, Đảm bảo mức tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận.
Tạo điều kiện và đề ra những chính sách tốt nhất để chăm lo đời sống cho nhân viên.
Tái cơ cấu tổ chức và hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ giúp các phòng ban làm việc hiệu quả hơn, đồng thời tăng cường sự liên kết giữa các bộ phận.
Chú trọng đầu tư và phát triển dịch vụ xuất nhập khẩu – khai thuê hải quan.
Chúng tôi tập trung vào việc cải tạo, nâng cấp và mở rộng hệ thống vận chuyển tại tất cả các tỉnh thành, đồng thời mở rộng tiếp cận đến các thị trường tiềm năng, đặc biệt là các khu vực lân cận các thành phố lớn Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ triển khai các chiến lược xúc tiến hiệu quả nhằm quảng bá thương hiệu và thu hút thêm nhiều khách hàng mới.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận tại Công ty TNHH thương mại Bùi Gia, sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo và sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên giao nhận hoàn thành nhiệm vụ Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả công việc, cần thiết phải triển khai một số giải pháp cụ thể.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, công ty cần tập trung vào việc đào tạo và nâng cao sự chuyên nghiệp của nhân viên chứng từ, đặc biệt là nhân viên khai báo hải quan Việc này nhằm tránh sai sót có thể dẫn đến hậu quả tốn kém và chậm trễ trong quy trình Cải thiện trình độ nghiệp vụ của nhân viên phòng xuất nhập khẩu là cần thiết để rút ngắn thời gian và giảm chi phí, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Dưới đây là một số giải pháp mà công ty có thể áp dụng.
Để nâng cao trình độ chuyên môn và tích lũy kinh nghiệm, doanh nghiệp cần thực hiện đào tạo ngắn hạn kết hợp với đào tạo dài hạn Cử nhân viên tham gia các khóa học từ các tổ chức như chi cục Hải quan và Hiệp hội vận tải FIATA sẽ giúp họ cải thiện kỹ năng nghiệp vụ, đồng thời tạo cơ hội thực hành trong các lĩnh vực đàm phán, thương thảo và ký kết hợp đồng.
Công ty nên tổ chức định kỳ các cuộc thi sát hạch về nghiệp vụ và ngoại ngữ, nhằm khuyến khích nhân viên tự học tập, nâng cao kiến thức và cải thiện trình độ cá nhân.
Tăng cường sự chia sẻ và giao tiếp giữa các nhân viên trong cùng và khác phòng ban là yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu và phương hướng kinh doanh của công ty Điều này đặc biệt cần thiết giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu trong từng giai đoạn kinh doanh.
Tăng cường trợ cấp cho nhân viên giao nhận không chỉ giúp bù đắp các chi phí phát sinh trong quá trình làm việc mà còn góp phần nâng cao tinh thần và động lực làm việc của họ.
Để khắc phục sai sót trong việc giao nhận chứng từ, nhân viên công ty cần kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ Nếu phát hiện sự sai lệch thông tin về hàng hóa, cần xác định nguyên nhân và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho phù hợp.
Công ty hiện có 03 nhân viên chuyên trách việc lập tờ khai, và họ có khả năng hỗ trợ lẫn nhau thông qua việc kiểm tra chéo Điều này giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu chứng từ.
Trong quá trình lập các chứng từ cần thiết, công ty cần thường xuyên cập nhật thông tin và các văn bản hướng dẫn từ cơ quan nhà nước, đồng thời tuyệt đối tuân thủ các quy định này.
Về phương thức thanh toán
Công ty nên yêu cầu đối tác chấp thuận thanh toán bằng L/C nhằm đảm bảo an toàn trong kinh doanh và giảm thiểu rủi ro thanh toán Các bước cơ bản để thực hiện thanh toán bằng L/C bao gồm việc ký kết hợp đồng, chuẩn bị hồ sơ cần thiết và thực hiện yêu cầu từ ngân hàng.
Việc mở L/C thường diễn ra khoảng 20 – 25 ngày trước thời gian giao hàng, nếu hợp đồng không có quy định cụ thể Thời gian mở L/C phụ thuộc vào thời gian giao hàng, đặc biệt là đối với khách hàng ở Châu Âu.
Căn cứ để mở L/C chính là các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu Khi thực hiện việc mở L/C, công ty sẽ dựa vào những căn cứ này để hoàn thiện mẫu "Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu".
Để mở tín dụng cho khoản nhập khẩu, cần gửi giấy xin mở tín dụng kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu đến ngân hàng ngoại thương Đồng thời, cần có hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi đã ký quỹ theo quy định mở L/C và một uỷ nhiệm chi để thanh toán thủ tục phí cho ngân hàng liên quan đến việc mở L/C.
Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài được gửi đến ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu cần thực hiện việc kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ Nếu chứng từ được xác nhận hợp lệ, ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán.
( Phụ lục 4: Quy trình thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bằng L/C,đính kèm)
Giữ gìn và phát triển mối quan hệ bền vững, tốt đẹp với các đối tác
Công ty cần duy trì và tăng cường mối quan hệ với ngân hàng ủy quyền trong thanh toán quốc tế, bao gồm thanh toán L/C và T/T cho hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu Việc này không chỉ giúp nâng cao khả năng thanh toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác hành chính tại cơ quan hải quan thông qua việc xây dựng mối quan hệ tốt với các nhân viên hải quan.
