Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK linh kiện xe gắn máy tại Cty phát triển XNK và đầu tư (VIEXIM)

Chuyên ngành KDTMQT Lớp 513 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Chương I: Một số lý luận cơ bản về hợp đồng thương mại quốc tế và công tác tổ chức thực hiện hợp đồng 3 I. Khái quát chung về hợp đồng thươ

2.Đặc điểm của hợp đồng

- Chủ thể của hợp đồng là bên bán ( bên xuất khẩu) và bên mua (bênnhập khẩu) Các bên có trụ sở kinh doanh tại các nớc khác nhau Bên bán giaohàng hoá cho bên mua, bên mua phải trả tiền cho bên bán một đối giá cân xứngvới giá trị hàng hoá đã đợc giao.

- Đối tợng của hợp đồng là tài sản: Do đợc đa ra mua bán, tài sản này làhàng hoá Hàng hoá này có thể là hàng hoá vật chất hay hàng hoá phi vật chất(dịch vụ).

- Bản chất của hợp đồng là sự thoả thuận giữa các bên ký kết hợp đồng.Điều cơ bản là hợp đồng phải thể hiện ý chí thực sự thoả thuận không bị cỡngbức, lừa dối lẫn nhau và không có những nhầm lẫn không thể chấp nhận đợc

- Khách thể của hợp đồng là sự di chuyển quyền sở hữu hàng hoá (chuyểnchủ hàng hoá)

- T cách thơng gia của các chủ thể đợc xác lập theo luật của các nớc thơnggia đó mang quốc tịch.

Hợp đồng mua bán quốc tế khác hợp đồng mua bán trong nớc ở nhữngđiểm sau:

- Hàng hoá (đối tợng) của hợp đồng thờng di chuyển ra khỏi biên giớiquốc gia.

Đặc điểm này có thể có hoặc không Ví dụ: Hợp đồng mua bán ký kết giữamột doanh nghiệp trong khu chế xuất với một doanh nghiệp ngoài khu chế xuất

đợc pháp luật coi là hợp đồng mua bán quốc tế nhng hàng hoá hợp đồng nàykhông di chuyển khỏi biên giới quốc gia.

- Đồng tiền thanh toán có thể là ngoại tệ ít nhất đối với một bên.

Đây cũng không phải là đặc điểm tất yếu Ví dụ: Các quốc gia trong khốicộng đồng chung Châu Âu (EU) khi buôn bán với nhau thì sử dụng đồng tiềnthanh toán là đồng EURO.

- Các bên ký kết có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau

Đây là đặc điểm quan trọng nhất để phân biệt yếu tố quốc tế hay nội địatrong một hợp đồng

II Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu:

1.Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Sau khi giao dịch đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng nhập nhập khẩu,đơn vị kinh doanh quốc tế sẽ tiến hành công tác tổ chức thực hiện hợp đồng đó.Thực hiện hợp đồng là tự nguyện thực hiện các điều mà các bên đã thoả thuận vàcam kết, có nghĩa là thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ của mình Để thực hiệntốt hợp đồng cần thực hiện tốt từng mắt xích công việc theo một trình tự logic vàđòi hỏi một đội ngũ cán bộ nhân viên có khả năng, có kinh nghiệm về kỹ thuậtnghiệp vụ ngoại thơng Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu cần phải tuân thủ luậtpháp quốc gia, quốc tế và các tập quán buôn bán quốc tế

1.1 Xin giấy phép nhập khẩu:

Xin giấy phép nhập khẩu là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý của việcthực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Theo Nghị định 57/1998/CP quy định các doanh nghiệp thuộc các thànhphần kinh tế đợc thành lập theo quy định của Pháp luật đợc phép nhập khẩu hànghoá theo ngành nghề đã đăng ký theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Vớicác hàng hoá không thuộc danh mục hàng hoá nhập khẩu có điều kiện thì doanhnghiệp có quyền nhập khẩu mà không cần xin giấy phép nhập khẩu Trớc khi tiếnhành nhập khẩu, doanh nghiệp phải đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu tạiCục Hải Quan tỉnh, thành phố.

Còn nếu loại hàng hoá mà doanh nghiệp cần nhập khẩu thuộc danh mụchàng nhập khẩu có điều kiện thì doanh nghiệp phải xin hạn ngạch nhập khẩuhoặc giấy phép nhập khẩu của Bộ Thơng Mại hay Bộ quản lý chuyên ngành.

Yêu cầu khi xin giấy phép nhập khẩu:

Doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ xin giấy phép gồm:

- Hợp đồng ( bản chính).

- Phiếu hạn ngạch nếu thuộc diện quản lý bằng hạn ngach của Nhà nớc.- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu nếu là nhập khẩu uỷ thác.

- Các giấy tờ có liên quan khác ( nếu có).

Phòng cấp giấy xuất nhập khẩu thuộc Bộ Thơng mại cấp giấy phép xuấtnhập khẩu cho hàng mậu dịch Tổng cục Hải quan cấp giấy phép xuất nhập khẩucho hàng phi mậu dịch.Mỗi giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàng, cấp giấy phépcho những mặt hàng đợc phép kinh doanh, chuyên chở bằng một phơng thức vậntải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định

1.2.Thuê phơng tiện vận tải:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thơng mại quốc tế, việc thuê phơngtiện vận tải phải dựa vào các căn cứ sau:

- Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng: Nếu điều kiện cơ sở giao hàng làđiều kiện CFR, CIF, CPT, CIP, DES, DDU, DDP thì ngời xuất khẩu phải tiếnhành thuê phơng tiện vận tải Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA,FAS, FOB thì ngời nhập khẩu phải tiến hành thuê phơng tiện vận tải.

- Căn cứ vào khối lợng hàng hoá và đặc điểm hàng hoá: Mục đích là để tốiu hoá tải trọng của phơng tiện vận tải, từ đó tối u hoá đợc chi phí , đồng thời đảmbảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển

- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng rời hay hàng đóng trongcontainer, là hàng hoá thông dụng hay hàng hóa đặc biệt; vận chuyển trên tuyếnđờng bình thờng hay tuyến đờng đặc biệt

- Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng thơngmại quốc tế nh quy định mức tải trọng tối đa của phơng tiện, mức bốc dỡ, thởngphạt bốc dỡ

Việc thuê phơng tiện vận tải ảnh hởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, đếnsự an toàn của hàng hoá cũng nh nhiều nội dung khác của hợp đồng Vì vậy, khithuê phơng tiện vận tải cần phải hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng nh cần có kinhnghiệm thực tiễn, nhất là trong trờng hợp thuê tàu biển vốn là một lĩnh vực rấtphức tạp

1.3 Mua bảo hiểm:

Trong kinh doanh quốc tế, hàng hoá thờng phải vận chuyển đi xa và trongnhững điều kiện vận tải phức tạp Vì vậy, các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu th-ờng mua bảo hiểm cho hàng hoá để giảm bớt các rủi ro có thể xảy ra nh hàng hoá

bị h hỏng, mất mát, tổn thất trong quá trình vận chuyển Hợp đồng bảo hiểm cóthể là hợp đồng bảo hiểm bao( open policy) hoặc hợp đồng bảo hiểm chuyến( voyage policy ) Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký hợp đồng từ đầu năm Cònđến khi giao hàng xuống tàu xong, chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm mộtthông báo bằng văn bản gọi là “Giấy báo bắt đầu vận chuyển” Khi mua bảohiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là Giấyyêu cầu bảo hiểm Trên cơ sở đó, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kếthợp đồng bảo hiểm

Có 3 điều kiện bảo hiểm thờng đợc áp dụng :- Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro.

- Điều kiện bảo hiểm B : Bảo hiểm có tổn thất riêng.- Điều kiện bảo hiểm C : Bảo hiểm miễn tổn thất riêng.

Ngoài ra còn có một số điều kiện bảơ hiểm phụ nh vỡ, rò, gỉ, mất trộm,mất cắp và không giao hàng, h hại do móc cẩu; điều kiện bảo hiểm đặc biệt nhbảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo động và dân biến.

1.4 Làm thủ tục hải quan:

Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua cửa khẩu ViệtNam đều phải làm thủ tục hải quan Thủ tục hải quan là công cụ để quản lý cáchoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nớc Quy trình làm thủ tục hải quancho hàng nhập khẩu bao gồm các bớc chính sau đây:

- Khai và nộp tờ khai hải quan

Tự kê khai đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan, tựtính toán số thuế phải nộp của từng loại hàng hoá.

Hồ sơ hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu gồm các chứng từ sau: Tờ khaihải quan hàng hoá nhập khẩu ( 02 bản chính); Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặcgiấy tờ có giá trị tơng đơng hợp đồng( 01 bản sao); Vận tải đơn( 01 bản sao).Ngoài ra, tuỳ từng trờng hợp còn phải nộp thêm các chứng từ nh: Bản kê chi tiếthàng hoá, tờ khai giá trị hàng nhập khẩu Chứng từ phải xuất trình là: Giấychứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanhnhập khẩu

Trờng hợp cơ quan hải quan không chấp nhận đăng ký hồ sơ thì phải thông báocho ngời xuất nhập khẩu biết.

- Xuất trình hàng hoá:

Doanh nghiệp đa hàng hoá đến địa điểm quy định và tổ chức sắp xếp để hải quankiểm tra hàng hóa.

- Nộp thuế và thực hiện các quyết định của hải quan: Căn cứ vào kết quảkiểm hoá và khai báo của doanh nghiệp, hải quan sẽ xác định chính xác số thuếphải nộp và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp nếu cần Sau đó, hải quansẽ có các quyết định sau:

+ Cho hàng qua biên giới.

+ Cho hàng qua biên giới có điều kiện + Không đợc phép nhập khẩu.

Trách nhiệm của chủ hàng là nghiêm túc thực hiện các quyết định trên

1.5 Kiểm tra hàng nhập khẩu:

Hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng nhằm mụcđích là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của ngời mua và là cơ sở để khiễu nại sau này(nếu có).

Nội dung cần kiểm tra là : Kiểm tra về số lợng, chất lợng, kiểm tra bao bì,kiểm dịch thực vật nếu hàng hoá là thực vật, kiểm dịch động vật nếu hàng hoá làđộng vật.

Khi nhận đợc thông báo nhận hàng, đơn vị nhập khẩu so sánh với hợpđồng mua bán và các chứng từ khác Nếu có sự sai lệch cần chuẩn bị tốt kế hoạchđể kiểm tra hàng khi hàng đến Bên mua sẽ mời một cơ quan giám định để giámđịnh hàng hoá, các đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải và đại diệncủa ngời bán.

- Khi nhận hàng từ phơng tiện ga, cảng phải kiểm tra niêm phong, cặp chìtrớc khi dỡ hàng ra khỏi phơng tiện vận tải.

- Nếu hàng chuyên chở bằng đờng biển mà thiếu hụt, mất mát phải lậpBiên bản kết toán nhận hàng với tầu Nếu hàng bị đổ vỡ phải lập Biên bản hàngđổ vỡ h hỏng.

- Đơn vị nhập khẩu khi kiểm tra hàng hoá nếu thấy có tổn thất, mất mát thìphải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định, nếu tổn thất nằm trongphạm vi đợc bảo hiểm, hoặc mời công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoávà lập chứng th giám định để có cơ sở pháp lý đồng thời thông báo ngay cho ngờibán biết.

Cơ quan kiểm dịch phải tiến hành kiểm dịch, cấp giấy chứng nhận an toànvề hàng hoá, nếu hàng nhập khẩu là động vật và thực vật.

1.6 Làm thủ tục thanh toán

Đối với nhà nhập khẩu, mục đích của quá trình thanh toán tiền hàng là sẽđảm bảo chắc chắn nhận đợc hàng theo đúng yêu cầu trong hợp đồng đã thoảthuận Trong thơng mại quốc tế có nhiều phơng thức thanh toán, phổ biến là mộtsố phơng thức sau: Phơng thức nhờ thu, Phơng thức chuyển tiền, Phơng thức giaochứng từ trả tiền, Phơng thức tín dụng chứng từ (L/C ).

Trong các phơng thức trên thì phơng thức tín dụng chứng từ đợc sử dụngkhá phổ biến và chiếm vị trí chủ yếu trong hoạt động thanh toán quốc tế , mặcdù đây là phơng thức thanh toán phức tạp hơn so với các phơng thức khác Hoạtđộng thanh toán quốc tế là hoạt động chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro Thanh toánbằng L/C đảm bảo quyền lợi cho cả ngời mua và ngời bán và là phơng thức có độan toàn, u việt hơn cả

Theo phơng thức này, ngời nhập khẩu làm đơn yêu cầu mở L/C và gửi chongân hàng mở L/C, yêu cầu mở L/C cho ngời bán hởng.

Ngời bán nếu chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng, nếu không thì đềnghị ngời mua và ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với hợp đồng,đến khi chấp nhận mới giao hàng.

Ngời bán lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàngmở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền.

Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu phù hợp với L/C thì trả tiềncho ngời bán; nếu không phù hợp thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộchứng từ cho ngời bán.

Ngời mua kiểm tra chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiềnlại cho ngân hàng mở L/C, nếu thấy không phù hợp thì có quyền từ chối thanhtoán tiền Trong phơng thức này thì loại th tín dụng không huỷ ngang (Irrvocableletter of credit) đợc sử dụng phổ biến nhất.

1.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( nếu có)

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấyhàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nạingay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại Đối tợng khiếu nại có thể là ngời bán, ngờivận tải hay là công ty bảo hiểm.

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (nh biênbản giám định, COR, CSC ), hóa đơn, vận đơn đờng biển, đơn bảo hiểm( nếukhiếu nại công ty bảo hiểm)

Nếu việc khiếu nại không đợc giải quyết thoả đáng, hai bên có thể kiệnnhau tại Hội đồng trọng tài ( nếu có thoả thuận trọng tài ) hoặc tại Toà án

Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu Đâylà một quá trình phức tạp đòi hỏi phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt làhệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối u hóa quá trình thực hiện, hạn chếđến mức thấp nhất các chi phí và tổn thất nhằm thực hiện hợp đồng có hiệu quả nhất

Chơng II

Thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhậpkhẩu linh kiện xe gắn máy tại công ty phát triển xuất

nhập khẩu và đầu t (VIEXIM)A.Khái quát về công ty:

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty VIEXIM- Tên công ty: Công ty phát triển Xuất Nhập khẩu và Đầu t -Tên giao dịch quốc tế: EXPORT - IMPORT DEVELOPMENT AND investment company - VIEXIM

-Địa chỉ: 34 Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Công ty phát triển Xuất Nhập khẩu và Đầu t - VIEXIM đợc thành lập ngày 22/09/1994, theo giấy phép số 145/ QĐUB của Uỷ ban nhân dân Thành Phố Hà Nội với tên gọi ban đầu là Công ty Xuất Nhập khẩu và Đầu t Hoà Bình Cơ quan chủ quản là Trung Ương Hội cựu chiến binh Việt Nam.

Để phù hợp với trình độ mở rộng kinh doanh và đối ngoại, ngày 02/06/1997Công ty đổi tên thành Công ty Phát triển Xuất Nhập khẩu và Đầu t theo quyếtđịnh số 2122/QĐUB của Uỷ ban nhân dân Thành Phố Hà Nội Và để đáp ứngtình hình sản xuất kinh doanh và sự quản lý của Nhà nớc, công ty đợc Sở ThơngMại Hà Nội tiếp nhận vào tháng 9/2001 với số vốn điều lệ ban đầu là 3 tỷ đồng,công ty đợc coi là một doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ngay từ khi ra đời Công ty hoạt động kinh doanh áp dụng hình thức kinhdoanh mới theo cơ chế thị trờng, các hoạt động của Công ty đặc biệt là hoạt độngkinh doanh Xuất Nhập khẩu đã từng bớc phát triển; ngành hàng và thị trờng ổnđịnh, khách hàng tín nhiệm Công ty trực tiếp tìm kiếm thị trờng, giao dịch vớibạn hàng để xuất khẩu và nhập khẩu những vật t hàng hoá cần thiết cho sản xuấtvà tiêu dùng

Công ty còn mở rộng sản xuất kinh doanh qua việc đầu t dới hình thức liêndoanh để sản xuất phụ tùng xe gắn máy và lắp ráp xe gắn máy với bên nớc ngoàilà Công ty TNHH công nghiệp HONGDA - LIFAN Trùng Khánh

Trong quá trình hoạt động Công ty luôn luôn thực hiện tốt nhiệm vụ đợcgiao, hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu kế hoạch góp phần phục vụ sản xuất và nhucầu tiêu dùng của xã hội Đồng thời phát huy đợc những lợi thế và khẳng định vịtrí của mình ở thị trờng trong và ngoài nớc

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty VIEXIM.

2.1 Chức năng của công ty.

Công ty VIEXIM là một doanh nghiệp Nhà nớc, thực hiện chế độ hạch toánkinh tế độc lập với mục đích là thông qua kinh doanh nội địa và Xuất Nhập khẩuđể góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, tạo thu nhập cho Công ty, tăng thungoại tệ cho Nhà nớc và thúc đẩy phát triển kinh tế đất nớc

Nh vậy chức năng chính của Công ty VIEXIM là kinh doanh trong nớc vàtham gia hoạt động xuất nhập khẩu tổng hợp các loại hàng hoá nhằm phục vụ choquá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc trên cơ sở kết hợp lợi ích của xã

hội, của Công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty

2.2 Nhiệm vụ của công ty.

- Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu vàgiao dịch đối ngoại, tuân thủ pháp luật Việt Nam.

- Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh và dịch vụ của Công ty Quảnlý, khai thác sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn đó, làm tròn nghĩa vụ với ngânsách Nhà nớc

- Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính, laođộng, tiền lơng, tiền thởng do Công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối laođộng, đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo bồi dỡng để nâng cao trình độ văn hoá,nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty

- Thực hiện các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thơng và các hợpđồng có liên quan tới hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty; đề ra các quyếtđịnh kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh tế, tham gia đàm phán ký kết trực tiếphoặc thông qua đơn chào hàng

- Nghiên cứu thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lợng, gia tăng khối ợng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trờng quốc tế nhằm góp phần thu hút ngoại tệ,

l-phát triển xuất nhập khẩu

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty(Phụ lục bảng 1)3.1.Bộ máy quản lý:

- Giám đốc: Là ngời đứng đầu Công ty, nắm toàn bộ mọi quyền hành hoạt

động sản xuất kinh doanh và tổ chức hành chính cũng nh mọi hoạt động khác củaCông ty

- Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện các công việc nh văn th đánh máy,

chuẩn bị các tài liệu cho Giám đốc, xây dựng kế hoạch và thực hiện mua sắm cáctrang thiết bị phục vụ công việc tu sửa trụ sở làm việc Đồng thời làm công tác tổ

chức cán bộ, công nhân viên trong công ty

- Phòng tài chính- kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý vốn, tài sản của

Công ty; lập các kế hoạch tài chính đảm bảo cho quá trình kinh doanh.Thực hiệnhạch toán kinh doanh, thống kê, quyết toán, phân tích lỗ lãi, ngân sách và làmbáo cáo theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nớc

- Phòng kinh doanh tiếp thị : Có nhiệm vụ thiết lập các chiến lợc Marketing.

Đồng thời tiến hành tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng; thực hiện các hoạt độngxúc tiến bán hàng và phụ trách mạng lới tiêu thụ sản phẩm của công ty.

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh

và chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động kinh doanh của công ty nh: Thựchiện đàm phán, giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng, bạn hàng, theo dõi,đôn đốc thực hiện hợp đồng, làm thủ tục tiếp nhận hàng hoá và bàn giao hànghoá đúng thời hạn, địa điểm quy định trong hợp đồng; Tìm kiếm bạn hàng có nhucầu uỷ thác xuất nhập khẩu, củng cố uy tín với khách hàng để họ làm ăn lâu dàivới công ty; Hớng dẫn các đơn vị trực thuộc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu chocông ty; nghiên cứu các chính sách đầu t của Nhà nớc, các dự án đầu t trong vàngoài nớc

- Phòng vật t kỹ thuật: Có trách nhiệm cung cấp các loại vật t kỹ thuật cho

các xởng sản xuất, lắp ráp Phòng chịu trách nhiệm trớc các vấn đề liên quan đếnvật t sản xuất.

3.2.Đơn vị liên doanh với nớc ngoài

Công ty liên doanh chế tạo xe máy LIFAN - Việt Nam tiền thân là một Công tyhợp doanh đợc thành lập tại Việt Nam giữa bên Việt Nam là công ty Phát triểnxuất nhập khẩu và đầu t( VIEXIM) và bên nứơc ngoài là Công ty TNHH Sản xuấtxe cơ giới HUAWEI Trùng Khánh Theo giấy phép điều chỉnh số 20A/ GPDC2-HN ngày18/01/2001của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội chuẩn y việc chuyểnnhờng quyền lợi của Công ty TNHH sản xuất xe cơ giới HUAWEI Trung khánhcho Công ty cho Công ty TNHH Công nghiệp HONGDA - LIFAN Trùng Khánh.Công ty liên doanh đợc đổi tên là Công ty liên doanh chế tạo xe máy LIFAN -Việt Nam Tổng số vốn của công ty( theo giấy phép sửa đổi ) là :4.670.000USD.

Vốn pháp định của công ty là : 1.570.000USDTrong đó :

- Bên Việt Nam góp : 471.000USD chiếm 30% vốn pháp định bằng tiền mặt.

- Bên Nớc ngoài góp: 1.099.000USD chiếm 70% vốn pháp định bằngtiền nớc ngoài.

3.3 Các đơn vị sản xuất:

Xí nghiệp sản xuất xe máy và phụ tùng: Công ty có 2 phân xởng chính đặttại nhà máy xe lửa Gia lâm Nhiệm vụ chính là tiến hành các hoạt động lắp ráp xemáy từ các linh kiện nhập ngoại cũng nh từ các sản phẩm trong nớc

3.4 Các đơn vị trực thuộc khác

- Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: Có nhiệm vụ nghiên cứu, tổchức thu mua tạo nguồn hàng ở các tỉnh khu vực phía Nam; thực hiện giao dịch,giới thiệu sản phẩm của công ty.

- Các chi nhánh, cửa hàng: Có nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu thị trờng, thumua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu ở các khu vực nơi đặt trụ sở Hiện tại Công tyVIEXIM có các chi nhánh tại Lạng Sơn , Thái Nguyên, Quảng Nính, QuảngBình, Đắc Lắc và các cửa hàng giới thiệu sản phẩm ở Gia Lâm, cửâ hàng đại lýxe máy do Honda uỷ nhiệm

3.5 Nguồn nhân lực:

Tổng số cán bộ công nhân viên chức của công ty là 334 ngời , trong đó 64ngời làm ở bộ phận kinh doanh và 270 ngời làm ở bộ phận sản xuất Theo số liệuthống kê năm 2003, trình độ học vấn của lao động trong công ty là : Đại học là29,95%; Cao đẳng là 18,56%; Trung cấp là 54,5%; Lao động phổ thông là 6%.Nhìn chung chất lợng lao động của công ty tăng dần qua các năm Tuy nhiên, sốngời có độ tuổi trẻ (22-25) là rất ít trong khi đó số ngời có độ tuổi 40-45 chiếmnhiều nhất trong cơ cấu lao động của công ty Qua đó ta thấy công ty có một độingũ cán bộ có thâm niên trong nghề và có kinh nghiệm nhng trong thời gian tới,công ty cần bổ sung lao động trẻ nhằm cân đối cơ cấu theo độ tuổi tạo ra tínhlinh hoạt, năng động, táo bạo và sáng tạo mới trong công việc.

B Thực trạng hoạt động nhập khẩu linh kiện xe gắn máy của công ty VIEXIM:

1.Kết quả hoạt động kinh doanh chung của công ty(Phụ lục bảng 2)

Trong bảng 2, ta thấy tình tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty trong 3 năm qua có khá nhiều biến chuyển Đặc biệt trong năm 2001tổng doanh thu của công ty cao đạt 164.587 triệu đồng Tuy nhiên, tổng doanhthu và doanh thu thuần giảm đi đáng kể trong 2 năm tiếp theo Nguyên nhân của

tình trạng này là do công ty chú trọng tăng tỷ lệ nội điạ hoá sản phẩm xe máy.Mặt khác trong năm vừa qua thị trờng xe máy đã tạm lắng xuống Nhu cầu thị tr-ờng trong nớc đã dần trở nên bão hòa đặc biệt là thị trờng thành phố Hệ thống xecông cộng đã bắt đầu đợc mở rộng phát triển

Thêm vào đó, một số công ty kinh doanh xe máy khác đặc biệt là các côngty có vốn đầu t nớc ngoài hoạt động khá mạnh với tiềm lực tài chính, kỹ thuật,công nghệ và kinh nghiệm vợt trội nh HONDA, YAMAHA, SYM Do vậy thị tr-ờng xe máy cạnh tranh gay gắt với sự tham gia của đủ mọi thành phần kinh tế

2 Kết quả hoạt động nhập khẩu của công ty

2.1 Tình hình nhập khẩu theo mặt hàng của công ty(phụ lục bảng 3)

Bảng 3 là kết quả nhập khẩu theo mặt hàng của công ty VIEXIM Qua sốliệu trên bảng ta thấy linh kiện xe máy vẫn là mặt hàng nhập khẩu chủ đạo củacông ty trong thời gian vừa qua vì luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong số các mặthàng nhập khẩu Trong năm 2003 giá trị nhập khẩu linh kiện xe máy tuy giảm sovới năm 2002 là 791 nghìn USD, nhng đây là mặt hàng tỷ trọng cao trong nămnày, chiếm tới 88% trong cơ cấu mặt hàng nhập khẩu tăng 13,4% so với năm tr-ớc Nh vậy, linh kiện xe máy luôn là mặt hàng chủ lực của công ty mặc dù tìnhhình kinh doanh xe gắn máy hiện nay cũng có những khó khăn nhất định.

Sau linh kiện xe máy thì vật t cũng là mặt hàng đợc chú trọng nhập khẩutrong thời gian qua Giá trị nhập khẩu mặt hàng này giảm từ 1964 nghìn USDnăm 2002 xuống còn 410 nghìn USD vào năm 2003 Sau đó là hoá chất, thiết bịđiện tử, hàng tiêu dùng và cuối cùng là vật liệu xây dựng Nhìn chung các mặthàng đều giảm so với năm với năm trớc về cả số tiền và tỷ trọng( trừ linh kiện xemáy tỷ trọng tăng) Linh kiện xe máy vẫn là mặt hàng quan trọng nhất của côngty trong việc nhập khẩu cũng nh trong sản xuất kinh doanh Các loại xe lắp rápcủa công ty hiện đã có chỗ đứng trên thị trờng và đợc ngời tiêu dùng rất achuộng Trong đó số lợng xe mác DRAGON 110, 100 luôn chiếm tỷ lệ lớn nhấttrong tổng số các loại xe Trong năm 2001 giá trị linh kiện xe máy nhập khẩukhá lớn do thị trờng xe máy thời gian đó rất sôi động Tuy nhiên giá trị nhậpkhẩu linh kiện xe máy giảm dần trong năm 2002 và 2003

2.2.Tình hình nhập khẩu theo thị tr ờng(phụ lục bảng 4)

Nhìn vào bảng 4 ta thấy thị trờng nhập khẩu chủ yếu của công ty là TrungQuốc Hàng năm kim ngạch nhập khẩu từ thị trờng này của công ty luôn chiếm

một tỷ trọng lớn trong cơ cấu nhập khẩu từ các nớc Năm 2002 giá trị nhập khẩuđạt 11917 nghìn USD nhng đến năm 2003 giảm đi 1174 nghìn USD Kim ngạchnhập khẩu của Thái Lan năm 2003 là 350 nghìn USD giảm 816 nghìn USD so vớinăm trớc Điều đó cho thấy Thái Lan cũng là một thị trờng nhập khẩu đáng quantâm của công ty Sau đó là Đài Loan còn Hồng Kông mới chỉ là thị trờng nhậpthử bớc đầu để công ty đánh giá mức độ tiêu thụ hàng hoá từ thị trờng này Vàđến năm 2003 công ty không còn nhập khẩu từ thị trờng này nữa

C.thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồngnhập khẩu linh kiện xe gắn máy tại công ty phát triểnxuất nhập khẩu và đầu t (VIEXIM)

1 Mở L/C :

Thông thờng công ty mở L/C ngay sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu Đểtiến hành mở L/C Công ty VIEXIM tới Ngân hàng ngoại thơng ViệtNam(Vietcombank)căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu để mở L/C ( Theo mẫu in sẵn của ngân hàng ) Đồng thời cần cân nhắc các điều kiện ràngbuộc bên xuất khẩu sao cho vừa chặt chẽ đảm bảo quyền lợi của mình vừa phảitôn trọng các điều khoản của hợp đồng , tránh mâu thuẫn khiến cho bên xuấtkhẩu chấp nhận đợc

Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác nh bản sao hợp đồngnhập khẩu , giấy cam kết thanh toán của Công ty đợc chuyển tới ngân hàng mởL/C cùng với hai uỷ nhiệm chi : 01 uỷ nhiệm chi để ký quỹ với số tiền là 10% giátrị của L/C theo quy định về việc mở L/ C và 01 uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phícho ngân hàng về việc mở L/C,tiền thủ tục phí thờng là 300USD

Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu linh kiện xe gắn máy của công ty đều mởL/C không huỷ ngang Tuy nhiên việc mở L/ C nh thế là hoàn toàn phụ thuộc vàosự thoả thuận giữa Công ty và bên đối tác khi đàm phán và ký kết hợp đồng

Sau khi L/C đợc bên đối tác chấp nhận và tiến hành giao hàng , đồng thờiCông ty sẽ nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá từ ngời bán ( bên đối tác ) hoặc ngânhàng mở L/C Có thể có các trờng hợp sau xảy ra nh bộ chứng từ về trớc hàng vềsau hoặc bộ chứng từ về sau hàng về trớc Bộ chứng từ hàng hoá này chính là cơsở để Công ty tiến hành các bớc tiếp sau nh làm thủ tục Hải Quan, nhận hàng

Thông thờng bộ chứng từ gốc đợc gửi tới ngân hàng để mở L/C Sau đóngân hàng tiến hành kiểm tra nếu bộ chứng từ đúng với hợp đồng nhập khẩu thìngân hàng sẽ gửi cho Công ty một hối phiếu để Công ty chấp nhận trả tiền cho

bên bán, kèm với bộ chứng từ Nếu bộ chứng từ đó có sai sót so với hợp đồngnhập khẩu thì ngân hàng sẽ gửi cho Công ty một bản liệt kê những sai sót đó ,nếuCông ty chấp nhận những sai sót đó thì sẽ đồng ý để ngân hàng gửi cho bên bán ,còn nếu không ngân hàng sẽ không thanh toán tiền cho bên bán mà gửi trả bộchứng từ cho ngân hàng bên bán để họ sửa đổi.

2 Thuê phơng tiện vận tải

Đối với mặt hàng Công ty nhập khẩu thờng theo giá CIF cũng có nghĩa làthuê phơng tiện vận tải do bên đối tác nớc ngoài Tuy nhiên cũng có một số tr-ờng hợp Công ty nhập theo giá FOB do giá CIF quá cao vợt khả năng tính toáncủa Công ty, do đó Công ty phải thuê phơng tiện vận tải để chở hàng về

Việc thuê tầu, lu cớc đòi hỏi có kinh nghiệm về nghiệp vụ , các thông tinvề tình hình thị trờng thuê tàu và thông tin điều kiện thuê tàu Do đó Công ty th-ờng uỷ thác việc thuê tàu và lu cớc cho một số công ty hằng hải nào đó thôngqua hợp đồng uỷ thác

3 Mua bảo hiểm hàng hoá

Đối với linh kiện xe gắn máy của Công ty hầu hết đợc chở bằng đờngbiển , do đó mua bảo hiểm là yếu tố bắt buộc vì linh kiện xe gắn máy rất khó bảoquản trong quá trình vận chuyển Công ty thờng mua bảo hiểm của Bảo Việt vàmột số hãng bảo hiểm khác, khi đó Công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm cho mặthàng nhập khẩu với mức phí bảo hiểm là 0,03% Sau đó công ty Bảo hiểm sẽ cấpcho Công ty 01 đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửiđến

4 Làm thủ tục hải quan

Công ty thờng tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quankhi hàng hoá đó về tới cảng

Khi đó Công ty kiểm kê đầy đủ , chính xác các chi tiết về các loại màCông ty nhập khẩu các chuyến hàng đó lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tracác thủ tục giấy tờ.

Kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu

Sau khi hàng tới cảng Công ty thờng kiểm tra và giám định hàng hoá trớckhi tiếp nhận hàng

Quá trình này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu và do cơ quan giám địnhtiến hành Thông thờng theo hợp đồng quy định Công ty giám định là

VINACONTROL thực hiện kiểm tra và giám định hàng hoá nhập khẩu cho Côngty.

Sở dĩ có bớc kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đờngdài vận chuyển , có thể sẽ có h hỏng nhất định hoặc có thể do bên đối tác nớcngoài giao sai quy định, hoặc nhằm lẫn , thiết số lợng, sai quy cách, phẩm chất do đó khi hàng về đến Công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơquan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập nhằm hạn chế những rủi ro vàthiệt hại về sau

Sau khi đã giám định và kiểm tra hàng hoá cơ quan giám định sẽ cung cấpcho Công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (chất lợng, số lợng, trọng lợng , nơisản xuất , đánh giá mức độ giảm giá do h hỏng ).

5 Nhận hàng

Sau khi Công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu ngân hàng gửi đến thìngân hàng sẽ ký hậu vào vận đơn.Sau đó Công ty mang vận đơn này đến đại lýhãng tầu để họ phát lệnh giao hàng cho cảng Khi đó Công ty mang lệnh giaohàng này đến cảng mới cho phép Công ty đến nhận hàng

6 Thanh toán

- Trờng hợp Công ty thanh toán bằng phơng thức chuyển tiền :

Sau khi nhận và kiểm tra đầy đủ bộ chứng từ đợc nhà xuất khẩu gửi, Côngty sẽ lập thủ tục chuyển tiền tại Ngân hàng của mình Từ đó Ngân hàng sẽ cótrách nhiệm trả tiền cho bên bán.

-Trờng hợp Công ty thanh toán bằng L/C:

Sau khi L/C đợc bên xuất khẩu chấp nhận và tiến hành giao hàng,đồng thờigửi bộ chứng từ đến cho Tông công ty,Công ty tiến hành kiểm tra bộ chứngtừ,nếu chứng từ hợp lệ thì trả tiền cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng.

7 Khiếu nại và tiến hành giải quyết khiếu nại

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu có phát sinh khiếu nại thì Công tythờng tiến hành khiếu nại trong các trờng hợp sau :

+ Nếu hàng có khối lợng và chất lợng không phù hợp với hợp đồng, thờigian giao hàng bị vi phạm thì Công ty khiếu nại ngời bán

+ Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc sự tổn thất đó dolỗi ngời vận tải gây nên thì Công ty khiếu nại ngời bán, khi đó ngời bán sẽ khiéunại ngời vận tải và ngời vận tải sẽ phải chịu trách nhiệm

+ Nếu hàng hoá bị tổn thất do thiên tai bất ngờ hoặc do lỗi của ng ời thứba gây nên khi những rủi ro này đợc mua bảo hiểm thì Công ty khiếu nại vớicông ty bảo hiểm

8 Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu của VIEXIM8.1 Những thuận lợi :

- Là một Công ty có nhiều năm trong lĩnh vực nhập khẩu Do đó đã cónhiều mối quan hệ với các bạn hàng trong nớc và ngoài nớc đứng ra nhập khẩucho các thành viên của Công ty

- Bên cạnh đó các đơn vị trực thuộc của Công ty đợc trang bị một hệ thốngdây chuyền sản xuất với công nghệ thiết bị hiện đại đã tạo ra sức cạnh tranhmạnh mẽ cho Công ty

- Công ty còn tận dụng đợc uy tín kinh doanh cũng nh lợi thế của mộtdoanh nghiệp Nhà Nớc để vay vốn ngân hàng

8.2 Những khó khăn:

- Mở L/C: Hiện tại phòng tài chính kế toán cha thể đảm nhiệm đợc công

việc này mà phải đợi phòng XNK viết đơn xin mở tờ khai rồi chuyển cho phòngtài chính kế toán để mang ra ngân hàng.

- Thuê phơng tiện vận tải và mua bảo hiểm: Điều kiện cơ sở giao hàng

Công ty áp dụng chủ yếu là CIF, CIP và một số trờng hợp là điều kiện FOB.Trong trờng hợp Công ty áp dụng điều kiện CIF và CIP thì Công ty khôngphải lo việc thuê phơng tiện vận chuyển cũng nh mua bảo hiểm Điều này cũngkhiến Công ty rơi vào thế bị động đồng thời mất đi những cơ hội giúp Công tygiảm đợc chi phí giá thành nhập khẩu để từ đó tăng thêm tính cạnh tranh của sảnphẩm Hơn nữa, mặc dù bên xuất khẩu chịu trách nhiệm mua bảo hiểm và thuêphơng tiện vận chuyển song trên thực tế, những rủi ro hàng hoá đã chuyển sangCông ty ngay khi hàng hoá đợc xếp lên tàu tại cảng ngời bán Ngoài ra, vì điềukiện nhóm C là điều kiện trong đó chỉ mua bảo hiểm ở mức tối thiểu do đó đơngnhiên ngời bán sẽ chỉ mua cho Công ty loại bảo hiểm thấp nhất để hởng chênhlệch Mặt khác theo quy định, bên bán chỉ cần chọn tàu dới 10 năm tuổi vì thế họsẽ tìm thuê tàu nào rẻ nhất và rất có thể không đảm bảo những tiêu chuẩn tốt nhđã thoả thuận.

Mặc dù đối với điều kiện cơ sở giao hàng FOB Công ty phải nghiên cứutìm hiểu về các hãng vận tải và bảo hiểm song nó giúpCông ty giảm chi phí giáthành và nắm thế chủ động Có thể trong thời gian đầu, vấn đề tìm hiểu thông tin