THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XNSX HÀNG MAY XUẤT KHẨU GIÁP BÁT

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XNSX HÀNG MAY XUẤT KHẨU GIÁP BÁT. I. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA XNSX HÀNG MAY XK GIÁP BÁT. 1. Quá trình hình thành và phát triển của xí nghiệp. XNSX hàng may xuất khẩu Giáp Bát. là đơn vị trực thuộc Công ty vải sợi may mặc Miền Bắc- Bộ TM, được thành lập theo quyết định số 0521/TM-TCCB ngày 21/07/1997 của Bộ TM cho phép chuyển CH vải sợi may mặc Giáp Bát thành XNSX hàng may xuất khẩu Giáp Bát. Trụ sở đóng tại Km6 đường Giải phóng- Phường phương liệt- Quận thanh xuân- Hà nội. XNSX hàng may xuất khẩu Giáp Bát là 1 doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân thực hiện chế độ hạch toán kế toán phụ thuộc vào cồng ty chủ quản là Công ty vải sợi Miền Bắc, có tài khoản, con dấu riêng để giao dịch theo quy định hiện hành của nhà nước. Ra đời trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang phát triển mạnh dần lên, XN phải đương đầu với rất nhiều khó khăn đó là sự cạnh tranh khốc liệt giữa các đơn vị cùng ngành nghề, đó là nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước do xu hướng hội nhập ngày càng gia tăng. Để đáp ứng được điều này XN đã ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh bao gồm XNK và kinh doanh hàng dệt may, gia công hàng may XK, kinh doanh dịch vụ và sản xuất đáp ứng nhu cầu trong nước, trong đó chủ yếu là hàng gia công hàng may XK. Mục đích của XN là trên cơ sở định hướng của công ty XN chủ động tổ chức nghiên cứu thị trường, nhu cầu của khách hàng và năng lực sản xuất của mình để xây dựng kế hoạch gia công rrồi trình công ty duyệt và tổ chức thực hiện. Do đó từ chỗ còn gặp nhiều khó khăn khi mới thành lập,đến nay XN đã tạo được công ăn việc làm ổn định và đảm bảo đời sống cho công nhân viên. Đồng thời XN còn thực hiện đầy đủ việc nộp thuế và bảo toàn vốn nên đã tạo cho mình một chỗ đứng vững vàng trên thương trường. Đặc điểm tình hình của XN - Chức năng XN thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc vào công ty chủ quản là công ty vải sợi may mặc Miền Bắc, có tài khoản, con dấu riêng để giao dịch theo quy định hiện hành của Nhà nước. Chức năng kinh doanh hàng dệt may, may gia công hàng XK, kinh doanh dịch vụ và sản xuất nhưng chủ yếu là gia công hàng may XK - Nhiệm vụ + Tổ chức sản xuất gia công hàng may xuất khẩu theo hợp đồng đã ký + Tổ chức khai thác các loại vật tư nguyên phụ liệu để phục vụ sản xuất gia công của đơn vị. + Tổ chức sản xuất, hợp tác SXKD, liên doanh, liên kết với nước ngoài theo phương án được công ty duyệt. + Tổ chức SXKD cho các đại lý ký gửi hàng hoá cho các đơn vị - Phương hướng hoạt động + Tăng cường khai thác năng lực sản xuất hàng hoá, nâng cao trình độ kỹ thuật đổi mới mặt hàng, hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. + Trong giai đoạn hiện nay XN phải nâng cấp các thiết bị máy móc đơn vị, cơ sở hạ tầng phải được xây dựng tốt. 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý XN. Giám đốc PGĐ phụ trách tổ chức h nh chínhà PGĐ phụ trách sản xuất Phòng kế hoạch nghiệp vụ Phòng tổ chức h nh chínhà Phòng kế toán PXI PXII Sơ đồ tổ chức bộ máy xủa XNSX hàng may XK Giáp Bát Mỗi bộ phận trong bộ máy đều có những chức năng nhất định cụ thể như sau: - Đứng đầu XN là ban GĐ gồm: + Một GĐ: Do Giám đốc Công ty chủ quản bổ nhiệm, có nhiệm vụ thay một Giám đốc công ty.  Tham gia đàm phán, trực tiếp đàm phán chuẩn bị ký kết hợp đồng khách hàng rồi báo cáo với Giám đốc công ty ký kết.  Ký hợp đồng gia công tiêu thụ với các thành phần kinh tế trong nước và quốc tế.  Ký hợp đồng với người lao động.  Điều hành hoạt động của xí nghiệp. + Giúp việc Giám đốc là 2 phó Giám đốc công ty chủ quản bổ nhiệm.  Một phó Giám đốc phụ trách tổ chức hành chính.  Một phó Giám đốc phụ trách việc sản xuất. -Các phòng kế hoạch- kinh doanh: Giữ chức năng thực hiện công tác kinh doanh, tự tìm bạn hàng, nguồn hàng thực hiện các hoạt động mua bán, tổ chức quản lý quá trình sản xuất gia công. - Phòng tổ chức hành chính: Giữ chức năng thực hiện công tác tổ chức và hành chính trong XN, chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, công tác văn thư đánh máy. Nhìn chung bộ phận có nhiệm vụ phục vụ cho việc quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của XN. - Phòng kế toán: Có chức năng quản lý chặt chẽ và cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin và tình hình biến động của các loại TS, vật tư, tiền vốn hạch toán kế toán, cùng với các bộ phận kinh doanh thảo luận kế hoạch kinh doanh, sản xuất, tính toán các phương án sản xuất, kinh doanh, xác định giá cả bán ra, xác định kết quả các hoạt động. - Bộ phận sản xuất, kinh doanh: phân xưởng, các kho hàng của hàng. Nhiệm vụ quyền hạn biên chế lao động, mối quan hệ công tác giữa các phòng, phân xưởng, được giám đốc XN đề nghị Giám đốc công ty duyệt- Điều hành hoạt động các phòng, phân xưởng là trưởng phòng, quản đốc phân xưởng, giúp việc cho cấp trưởng có 1 đến 2 cấp phó. Nói chung, XN đã xây dựng được 1 bộ máy quản lý chặt chẽ. 3. Tổ chức kế toán của đơn vị, hình thức kế toán áp dụng Bộ máy kế toán của XN gọn nhẹ và được chuyên môn hoá theo từng thành phần kế toán tạo điều kiện cho việc kiểm soát. Hàng tháng, bộ phận kế toán vẫn đảm bảo được việc tổng hợp các phát sinh trong tháng và dựa vào các sổ kế toán liên quan, cung cấp những thông tin, số liệu cần thiết cho lãnh đạo xí nghiệp. XN sản xuất hàng may XK áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán sẽ được thực hiện ở phòng kế toán của xí nghiệp bao gồm hạch toán ban đầu, đối chiếu ghi sổ, lập báo cáo tài chính. Hiện nay biên chế phòng kế toán tài chính của XN có 3 người phụ trách chung là kế toán trưởng đồng thời là trưởng phòng: Kế toán trưởng có nhiệm vụ phụ trách chúng cùng với việc hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra toàn bộ các nhiệm vụ trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động của phòng tài chính - kế toán, quy mô hoạt động nên Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ kế toán tổng hợp. Với nhiệm vụ thực hiện việc kế toán đối chiếu và lập báo cáo tài chính định (theo tháng, quý, năm). - Bộ phận kế toán TSCĐ: có nhiệm vụ theo dõi phản ánh với GĐ tình hình biến động tăng giảm TSCĐ và tình hình CF KH TSCĐ. - Bộ phận KTTM,TGNH và quỹ: có nhiệm vụ theo dõi phản ánh với Giám đốc tình hình nhập xuất và các số dư các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và quỹ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp. Hình thức KT XN áp dụng là hình thức NKCT để tiện cho việc quản lý. Kế toán trưởng (Trưởng phòng kế toán h nh chính )à KT công nợ KT tiền mặt Thủ quỹKTTSCĐ 4. Những thuận lợi và khó khăn ảnh hưởg đến công tác hạch toán của Xí nghiệp may xuất khẩu Giáp Bát. a. Thuận lợi: - Việc tính toán và hạch toán tiền lương của công nhân viên trong xí nghiệp luôn được phản ánh kịp thời, nhanh chóng, được thực hiện theo hình thức tập trung tức là mọi công việc về tính lương đều thực hiện tại phòng lao động tiền lương- hệ thống sổ sách kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng khá đầy đủ. - Việc sử dụng hình thức kế toán NKCT có nhiều ưu điểm: số liệu phục vụ báo cáo nhanh, số liệu thông tin kế toán cung cấp kịp thời, giảm nhẹ khối lượng ghi chép và dễ phân công công tác kế toán. b. Khó khăn: Để theo dõi tình hình trích nộp BHXH, BHYT hiện nay xí nghiệp sử dụng sổ cái TK338 và mở các trang để chi tiết chó các TK cấp 2. Hệ thống sổ này có ưu điểm rõ ràng tuy nhiên lại khá phức tạp trong cách vào sổ và không cung cấp thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy theo em xí nghiệp có thể chỉ cần dùng một sổ cái TK338 và mở các cột chi tiết cho các TK cấp 2 như sau: SỔ CÁI TK338 Ghi có TK đối ứng với Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng Cộng 338(2) 338(3) 338(4) TK111 TK112 Cộng PS Nợ Cộng PS Có Số dư cuối tháng Nợ Có II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH LƯƠNG PHẢI TRẢ TRONG XÍ NGHIỆP. Số dư đầu kỳ Nợ Có 1. Hình thức kế toán. Tổ chức công tác kế toán ở xí nghiệp sản xuất hàng mày xuất khẩu Giáp Bát, căn cứ theo quy định số 1141TC-QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về ban hành và công bố 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam. Kế toán hàng tồn kho của xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Niên độ kế toán của xí nghiệp bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12 năm dương lịch. Hình thức kế toán áp dụng tại xí nghiệp là hình thức nhật ký chứng từ để tiện cho việc quản lý. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ và sổ theo dõi các tài khoản, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ- (Tại các xí nghiệp các sổ theo dõi các tài khoản được sử dụng như là các NKCT của các tài khoản đó ). Trường hợp khi chi phí liên quan đến nhiều đối tượng, kế toán tiến hành tổng hợp và phân bổ. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu từ nhật ký chứng từ và sổ theo dõi các tài khoản để ghi vào sổ cái. Căn cứ vào sổ cái và một sổ chi tiêu chi tiết trong NKCT, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Xí nghiệp may xuất khẩu Giáp Bát áp dụng những chứng từ sổ sách sau: Chứng từ: - Phiếu nhập kho kiêm hoá đơn - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương - Phiếu nghỉ lương BHXH - Bảng thanh toán BHXH - Phiếu chi, giấy báo Nợ, Có liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương. Sổ sách: NKCT số 1,2,7 Sổ chi tiết TK 131, 334, 338, 622, 627, 142… Sổ cái TK 334, 338 Hình thức hạch toán nhật ký- chứng từ. Chứng từ gốc v bà ảng phân bổ chi phí Sổ chi tiết v sà ổ chi tiết khác Bảng kê Nhật ký - chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán (1) (1) (2) (1) (3) (3) (4) (4) (6) (6) (6) Ghi chú: : Ghi chứng từ và bảng phân bổ hàng ngày : Ghi ngày cuối kỳ : Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Bảng chấm công Bảng thanh toán lương Bảng phân bổ tiền lương Sổ theo dõi TK 334,338 Phiếu chi NKCT Số1 NKCT Số 7 Sổ cái TK 334 Sổ cái TK 338 . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI XNSX HÀNG MAY XUẤT KHẨU GIÁP BÁT. I. ĐẶC ĐIỂM. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH LƯƠNG PHẢI TRẢ TRONG XÍ NGHIỆP. Số dư đầu kỳ Nợ Có 1. Hình thức kế toán. Tổ chức công tác