Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Cty Vật tư & XNK Hoá chất

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1CHƯƠNG I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN 3 HÀNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I.Đặc diểm và nhiệmvụ của kế toán (*************) bán 1.Đặc điểm . 1.1. Các hình thức

Lời mở đầu

Trải qua hơn 10 năm thực hiện chính sách đổi mới, chuyển nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị tr-ờng có sự quản lý vĩ mô của nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa, cùng với xu thế toàn cầu hoá nh hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải thích ứng với nhu cầu của xã hội Hoạt động trong hoàn cảnh mà các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải tự chủ trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, từ việc tổ chức vốn, tổ chức kinh doanh đến việc tiêu thụ sản phẩm Có thể nói thị trờng là môi trờng cạnh tranh, là nơi luôn diễn ra sự ganh đua cọ xát giữa các thành viên tham gia để dành phần lợi cho mình Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải tập trung mọi cố gắng, nỗ lực vào hai mục tiêu chính : có lợi nhuận và tăng thị phần của doanh nghiệp trên thị trờng Doanh nghiệp nào nắm bắt đầy đủ và kịp thời các thông tin thì càng có khả năng tạo thời cơ phát huy thế chủ động trong kinh doanh và đạt hiệu quả cao Kế toán với t cách là công cụ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế Do đó kế toán là động lực thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng làm ăn có hiệu quả

Cùng với sự phát triển kinh tế, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế đòi hỏi hệ thống kế toán phải không ngừng đợc hoàn thiện để đáp ứng đợc yêu cầu của quản lý

Với doanh nghiệp thơng mại - đóng vai trò là mạch máu trong nền kinh tế quốc dân - có quá trình kinh doanh theo một chu kỳ nhất định là : Mua- Dự trữ - Bán, trong đó khâu bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh Có bán đợc hàng thì mới lập đợc kế hoạch mua vào và dự trữ cho kỳ tới, mới có thu nhập để bù đắp chi phí kinh doanh và

1

tích luỹ để tiếp tục cho quá trình kinh doanh Do đó việc quản lý quá trình bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp thơng mại.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác bán hàng, kế toán bán hàng là phần hành chủ yếu trong các doanh nghiệp thơng mại và với chức năng là công cụ chủ yếu để nâng cao hiệu quả tiêu thụ thì càng phải đợc củng cố và hoàn thiện nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Cho nên, qua quá trình thực tập

tại công ty Vật t & Xuất nhập khẩu hoá chất cùng với lý luận kế toán

mà em đã đợc học, em đã lựa chọn đề tài :” Hoàn thiện kế toán

nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Vật t & Xuất nhập khẩu Hoá chất“

cho luận văn tốt nghiệp của mình

Nội dung của luận văn này đợc nghiên cứu dựa theo những kiến thức lý luận đợc trang bị ở nhà trờng về kế toán thơng mại, phân tích hoạt động kinh tế và tình hình thực tế tại công ty

Vật t & Xuất nhập khẩu Hoá chất để tìm hiểu nội dung của từng

khâu kế toán từ chứng từ ban đầu cho đến khi lập báo cáo, bảng biểu kế toán Từ đó thấy đợc những vấn đề đã làm tốt và những vấn đề còn tồn tại nhằm đa ra biện pháp khắc phục để hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty.

Bố cục của luận văn gồm 3 chơng :

Chơng I : Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại trong điều kiện kinh tế thị trờng.

Chơng II : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Vật t & Xuất nhập khẩu Hoá chất.

Chơng III : Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Vật t & Xuất nhập khẩu Hoá chất.

chơng I : lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thơng mại trong điều kiện kinh tế thị trờng

I đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ kế toán1 Đ ặ c đ i ể m c ủ a n g h i ệ p v ụ b á n h à n g

Bán hàng là nghiệp vụ cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh lu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ Nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp thơng mại có những đặc điểm sau:

1.1 Các phơng thức bán hàng.

Bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại đợc tiến hành theo 2 khâu

+Bán buôn +Bán lẻ

1.1.1 Bán buôn:

Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị các tổ chức kinh tế khác với mục đích để chuyển bán hoặc để tiếp tục sản xuất Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hoá cha đến tay ngời tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá cha đợc thực hiện đầy đủ.

Hiện nay có 2 phơng thức bán buôn nh sau:+Bán buôn qua kho

+Bán buôn chuyển thẳng.

1.1.1.1 Bán buôn qua kho:

Là bán buôn hàng hoá mà hàng bán đợc xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp Trong phơng thức này có 2 hình thức.

a Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp:

3

Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp để nhận hàng Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện bên mua kí nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán

1.1.1.2 Bán buôn chuyển thẳng :

Là các doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua không về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua.

Phơng thức này có thể thực hiện theo các hình thức :

a Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán :

Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bên mua bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc mua ngoài Hàng hoá gửi đi vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi nào bên mua nhận đợc hàng và chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu.

Doanh nghiệp thơng mại vừa thanh toán tiền mua hàng với ngời cung cấp vừa phải kết toán tiền hàng với ngời mua.

Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hay bên mua phải trả tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.

b Bán buôn vận chuyển thẳng không có tham gia thanh toán :

Doanh nghiệp thơng mại là trung gian hởng hoa hồng theo thoả thuận còn việc thanh toán tiền hàng, nhận hàng thì do quan hệ giữa doanh nghiệp mua hàng và doanh nghiệp cung cấp.

1.1.2 Bán lẻ :

Bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc cho cơ quan, xí nghiệp để tiêu dùng tập thể, không mang tính chất sản xuất Trong khâu bán lẻ, chủ yếu là bán thu bằng tiền mặt và thờng thì hàng hoá xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ đợc xác định ngay khi hàng hoá giao cho khách hàng.

Hiện nay việc bán lẻ thờng đợc tiến hành theo các phơng thức

1.1.2.1 Phơng thức bán hàng thu tiền tập trung :

Phơng thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn thu tiền và giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao

Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng hoá hiện còn để xác định số hàng thừa, thiếu.

1.1.2.2 Phơng thức bán hàng thu tiền trực tiếp :

Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách Cuối ca (hoặc cuối ngày) nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiêm kê hàng hoá hiện con ở quầy để xác định l ợng hàng hoá bán ra trong ca(ngày) Sau đó lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền.

Ngoài hai phơng thức trên, trong bán lẻ còn có các hình thức khác nh bán lẻ tự phục vụ, bán hàng tự động,

1.2 Các phơng thức thanh toán :

Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận đợc chấp nhận thanh toán, bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phơng thức khác nhau tuỳ vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phơng thức thanh toán cho phù hợp.

Hiện nay các doanh nghiệp thong mại áp dụng hai phơng thức thanh toán:

• Thanh toán trực tiếp

• thanh toán không trực tiếp

1.2.1 Thanh toán trực tiếp :

Là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu giữa ngời mua và ngời bán Khi nhận đợc hàng hoá vật t, lao vụ, dịch vụ thì bên mua

5

xuất tiền ở quỹ để trả trực tiếp cho ngời bán hay ngời cung cấp

1.2.2 Thanh toán không trực tiếp :

Là hình thức thanh toán đợc thực hiện bằng cách trích chuyển tiền ở tài khoản của công ty hoặc bù trừ giữa cá đơn vị thông qua trung gian là ngân hàng Ngân hàng là cơ quan thanh toán không dùng tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra, đảm bảo việc thanh toán giữa các đơn vị để tránh những rủi ro trong quá trình thu hồi vốn đồng thời khẳng định rõ vai trò của mình trong các mối quan hệ kinh tế.

Trong thanh toán không trực tiếp có các phơng thức thanh toán sau:

1.2.2.1 Thanh toán chấp nhận :

Hình thức này áp dụng đối với các cơ quan doanh nghiệp tín nhiệm với nhau, buôn bán giao dịch thòng xuyên Theo phơng thức này ngời bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền bán hàng ở ngời mua Ngời bán chỉ đợc thanh toán khi có sự đồng ý của bên mua Khi bên bán gửi hàng cho bên mua phải làm giấy tờ nhờ ngân hàng thu hộ tiền bán hàng Ngân hàng bên mua nhận đợc chứng từ và đợc sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua để thanh toán cho bên bán thông qua ngân hàng phục vụ bên bán

1.2.2.2 Thanh toán theo kế hoạch :

Hình thức này thờng đợc áp dụng trong trờng hợp hai đơn vị có quan hệ mua bán thờng xuyên, có tín nhiệm với nhau Đối với hình thức thanh toán này thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hoá và bên mua định kỳ chuyển cho bên bán tiền hàng theo kế hoạch Cuối kỳ hai bên sẽ điều chỉnh thanh toán theo số thực tế.

1.2.2.3 Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi :

Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho ngời cung cấp hàng hoá, dịch vụ.

1.2.2.4 Thanh toán bằng séc :

Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền trên tài khoản của mình để trả cho ngời đợc hởng có tên trên tờ séc dó Đơn vị phát hành séc phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc, séc chỉ đợc phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số d.

Có 3 loại séc : Séc bảo chi, Séc chuyển khoản, Séc định mức.

1.2.2.5 Thanh toán bù trừ :

Hình thức này áp dụng trong trờng hợp hai bên có quan hệ mua bán hàng hóa với nhau Định kỳ hai bên phải tiến hành đối chiếu giữa số tiền đợc thanh toán với số tiền phải thanh toán Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ cần phải trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ

1.2.2.6 Thanh toán bằng th tín dụng và tài khoản đặc biệt :

Th tín dụng là lệch của ngân hàng phục vụ bên mua đề nghị ngân hàng phục vụ bên bán trả tiền cho bên bán về số tiền hàng mà bên bán đã cung cấp cho bên mua Hình thức này thòng áp dụng với các đơn vị khác địa phơng không có sự tín nhiệm lẫn nhau.

Việc thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa tích cực đối với nền kinh tế quốc dân cũng nh đối với doanh nghiệp Nó làm giảm dợc lợng tiền trong lu thông, giảm chi phí có liên quan đến việc in ấn và phát hành tiền, giảm chi phí liên quan đến việc bảo quản, vận chuyển tiền, cho phép kiểm soát đợc dễ dàng tính hợp pháp của các quan hệ thanh toán trong nền kinh tế Nó đảm bảo vốn bằng tiền mặt của các đơn vị kinh tế và làm cho quá trình thanh toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều so với việc thanh toán dùng tiền mặt.

1.3 Phạm vi thời điểm xác định hàng bán :

Trong doanh nghiệp thơng mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh Do đó, việc xác định đúng hàng bán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nghiên cứu nhu cầu thị trờng, khả năng thanh toán của ngời

7

tiêu dùng Nó giúp cho các nhà doanh nghiệp xác định đúng phơng ớng hoạt động, xác định đợc lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách nhà nớc Để xác định hàng hoá là hàng bán thì căn cứ vào các điều kiện sau đây:

h-• Phải thông qua mua-bán và thanh toán tiến tiền hàng theo một phơng thức thanh toán nhất định.

• Doanh nghiệp thơng mại mất quyền sở hữu về hàng hoá và đợc quyền đòi tiền hoặc thu đợc tiền của ngời mua.

• Hàng hoá bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp do doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất, chế biến.

Ngoài ra còn có một số trờng hợp ngoại lệ khác cũng đợc coi là hàng bán nh:

• Hàng hoá xuất để đổi lấy một hàng hoá khác, còn gọi là hàng đối lu (hàng đổi hàng).

• Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lơng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập, chia cho các bên tham gia liên doanh, thanh toán các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá cho bên mua.

• Hàng hoá hao hụt tổn thất trong khâu bán theo hợp đồng bên mua chịu.

Thời điểm xác định bán hàng là thời điểm chuyển quuyền sở hữu về hàng hoá, nó phụ thuộc vào phơng thức bán hàng và thanh toán tiền hàng.

Đối với nghiệp vụ bán buôn, việc bán hàng có thể thanh toán ngay hoặc cha thì thời điểm đợc xác định là bán hàng là khi nhận đợc tiền của bên mua hoặc nhận đợc báo có của ngân hàng hoặc giấy chấp nhận thanh toán của bên mua.

Đối với phơng thức bán lẻ thì thời điểm ghi chép hàng bán là ngay sau khi nhận đợc báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền.

1.4 Giá cả hàng bán:

Doanh nghiệp nào kinh doanh cũng vì mục tiêu lợi nhuận Do

vậy mà khi kinh doanh một mặt hàng nào thì cũng phải xác định đợc giá bán sao cho hợp lý để không ảnh hởng đén tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Tức là phải đảm bảo bù đắp đợc giá vốn, bù đắp đ-ợc chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thờng xác định giá bán theo công thức sau:

Thặng số thơng mại đợc dùng để bù đắp chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận và đợc tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ.

Cách tính mới là :

Hiện nay, Nhà nớc chỉ quy định giá ở một số mặt hàng thiết yếu, quan trọng còn các hàng hoá khác giá cả đợc xác định theo cung cầu thị trờng Gía hàng bán đợc xem là một công cụ cạnh tranh của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp phải tự xác định đợc mức giá bán phù hợp dựa vào nhu cầu thị trờng, chu kỳ sản phẩm, uy tín về nhãn mác của sản phẩm, Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động, thị tr-ờng luôn thay đổi đòi hỏi các nhà quản lý phải có tầm nhìn bao quát, khả năng nghiên cứu nắm bắt kịp thời thông tin từ thị trờng, từ ngời tiêu dùng để đa ra mức giá bán thích hợp cho từng mặt hàng vào từng thời điểm, địa điểm cụ thể.

2 Y ê u c ầ u q u ả n l ý n g h i ệ p v ụ b á n h à n g :

Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phơng thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu nh :

Gía bán = Gía mua thực tế + Thặng số thơng mại

Gía bán = Gía mua thực tế ì (1+ Tỉ lệ thặng số thơng mại )

Quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản phải thu của ngời mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ, quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau : • Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn kho trên các chỉ tiêu số lợng, chất lợng và giá trị

• Nắm bát theo dõi chặt chẽ từng phơng thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá tiêu thụ.

• Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng.

• Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp

• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nớc theo chế độ quy định.

3 N h i ệ m v ụ c ủ a k ế t o á n b á n h à n g :

Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh, nó là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn của các doanh nghiệp Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nớc điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực.

Do đó kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: + Ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời tình hình bán hàng cả về mặt giá trị và hiện vật của từng mặt hàng, nhóm hàng.

+Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình bán hàng Tính toán chính xác giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ từ đó xác định đúng đắn kết quả hoạt động bán hàng.

+ Phản ánh và giám đốc tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ với ngời mua.

+ Cung cấp các thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

II Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại

1 S ự c ầ n t h i ế t :

Kế toán là một hệ thống thông tin kiểm tra tình hình và sự biến động tài sản của đơn vị Kế toán là một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, để tổ chức, phản ánh và giám đốc các loại tài sản vật t tiền vốn.Từ việc phân tích các số liệu kế toán các nhà quản lý đề ra biện pháp và hớng kinh doanh.

Trong các doanh nghiệp thơng mại tiêu thụ hàng hoá là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá nó ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó việc quản lý quá trình tiêu thụ là rất quan trọng Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá có hiệu quả nhất đó chính là kế toán bán hàng Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng nh : giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ và các chi phí có liên quan, để từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.

Ngày nay, khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp thơng mại đặc biệt phát triển mạnh.Do đó các hoạt động mua bán trao đổi đợc mở rộng.Hoạt động tiêu thụ hàng hoá đã có nhiều thay đổi cụ thể là có nhiều hình thức tiêu thụ hơn, có nhiều phơng thức thanh toán hơn, tóm lại là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hơn, đa dạng hơn và phức tạp hơn Lúc này hệ thống kế toán bán hàng cũ sẽ không kiểm soát đợc hết các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng Do đó cần phải hoàn thiện kế toán bán hàng để đáp ứng yêu cầu quản lý trong điều kiện mới Việc hoàn thiện kế toán bán hàng là rất

11

cần thiết và xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan.

2 N ộ i d u n g h o à n t h i ệ n k ế t o á n n g h i ệ p v ụ b á n h à n g t r o n g c á c d o a n h n g h i ệ p t h ơ n g m ạ i :

2.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu :

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, các hiện tợng và quá trình kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết Hoàn thiện hạch toán ban đầu đựơc thực hiện trên các nội dung sau :

+ Sử dụng mẫu chứng từ + Số lợng chứng từ lập

+ Tổ chức luân chuyển chứng từ.

Kế toán nghiệp vụ bán buôn bán lẻ sử dụng các mẫu chứng từ sau :+ Hoá đơn GTGT ( Sử dụng đối với doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phơng pháp khấu trừ ) Hoá đơn GTGT đợc lập làm 3 liên, một liên giao cho khách hàng, hai liên giữ lại Trên hoá đơn GTGT ghi rõ giá bán cha thuế, thuế GTGT, tổng gia thanh toán Nếu trên hoá đơn chỉ ghi tổng giá thanh toán thì thuế GTGT đợc tính trên tổng giá thanh toán theo công thức sau :

Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên GTGT thì chứng từ sử dụng ban đầu là hoá đơn bán hàng Gía ghi trên hoá đơn bán hàng là giá đã có thuế.

+ Biên bản thừa thiếu hàng hoá : phản ánh số hàng thiếu hoặc thừa trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá.

+ Biên bản hàng không đúng hợp đồng : phản ánh số hàng không đúng hợp đồng bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán.

+ Các chứng từ gốc phản ánh quá trình thu hồi tiền, thu hồi công Thuế GTGT = Tổng giá thanh toán ì thuế suất thuế GTGT

2.2 Vận dụng đúng tài khoản kế toán vào quá trình hạch toán

2.2.1 Tài khoản sử dụng :

(1) Tài khoản 511 - “ doanh thu bán hàng“ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kinh doanh, Doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 - đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ - là doanh thu cha có thuế, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì doanh thu này là doanh thu đã có thuế.

TK 511 đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau:

+TK 5111- Doanh thu về hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ

+TK 5112 - Doanh thu về bán thành phẩm.+TK 5113 - Doanh thu về dịch vụ, lao vụ.

+TK 5114 - Doanh thu trợ giá (chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp bán hàng theo chỉ đạo của Nhà nớc ).

TK 511 có kết cấu nh sau :

- Phản ánh doanh thu thực tế về bán hàng- Phản ánh thuế TTĐB hoặc thuế

- phản ánh doanh thu hàng bán bịtrả lại, giảm giá hàng bán.

- Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần để xác định kết quả

TK 511không có số dư cuối kỳ

Khi hạch toán trên tài khoản 511 cần chú ý :

• Doanh thu phản ánh trên TK 511 là doanh thu đã thực hiện ( Khi doanh nghiệp đã giao hàng và ngời mua đã thanh toán hoặc ký nhận nợ ).

• Trờng hợp đơn vị bán hàng theo phơng thức trả góp thì doanh thu phản ánh trên TK511 là doanh thu tính theo giá bán thu tiền một lần(Gía bán thông thờng ).

• Trờng hợp đơn vị bán hàng nhận đại lý thì doanh thu phản ánh trên TK511 là phần hoa hồng đơn vị đợc hởng.

Các trờng hợp sau không đợc phản ánh vào doanh thu :• Các khoản thu về nhợng bán hoặc thanh lý TSCĐ.

• Các khoản thu về bán cổ phiếu, trái phiếu, thu đợc phân chia về liên doanh.

• Ngời mua ứng trớc tiền cho đơn vị.

• Trị giá vật t, thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến.

(2) Tài khoản 512 - “Doanh thu bán hàng nội bộ “ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu nội bộ của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một doanh nghiệp.

Tài khoản 512 đợc mở cho các tài khoản cấp 2 sau :

+ TK5121 - Doanh thu về hàng hoá đã đợc xác định là tiêu thụ + TK 5122 - Doanh thu về bán thành phẩm.

+ TK 5123 - Doanh thu về dịch vụ, lao vụ.

+ TK 5124 - Doanh thu trợ giá (chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp bánhàng theo chỉ đạo của Nhà nớc ).

(3) Tài khoản 632 - “Gía vốn hàng bán “ : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.

TK 632 có kết cấu nh sau :

(4) Tài khoản 131 - “ Phải thu của ngời mua “: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình công nợ phải thu ở ngời mua về trị giá hàng hoá đã cung cấp.

Tài khoản 131 có kết cấu nh sau:

ở người mua đầu kỳ.

- Phản ánh số tiền phải thu ở người người mua tăng trong kỳ.

- Phản ánh trị giá hàng hoá đã giao cho người mua ứng với số tiền nhận đặt trước.

SDCK : Phản ánh số tiền còn phải thu ở người mua đến cuối kỳ.

-Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ theo từng lần bán.

- Kết chuyển giá vốn hàng hoáđã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh

TK 632 cuối kỳ không có số dư.

- Phản ánh số tiền đã thu được ở người mua trong kỳ

- Phản ánh số tiền nhận đặt trước của người mua.

Khi sử dụng tài khoản 131 cần chú ý:

• TK 131 cuối kỳ có thể có số d bên có phản ánh số tiền đã thu lớn hơn số phải thu hoặc số tiền nhận đặt trớc của ngời mua nhng cha giao hàng Khi lên bảng cân đối kế toán số d nợ phản ánh bên tài sản, số d có phản ánh bên nguồn vốn của bản cân đối kế toán.

• TK 131 chỉ sử dụng tron

dùng để phản ánh giá trị, tình hình biến động của hàng hoá đã gửi, trị giá lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho ngời đặt hàng nhng cha chấp nhận thanh toán.

Trong buôn bán TK 157 chỉ sử dụng trong trờng hợp áp dụng hình thức gửi hàng.

Kết cấu chung của tài khoản 157 nh sau:

- Trị giá thực tế hàng hoá

- Trị giá hàng hoá gửi bán đã xác định tiêu thụ

SDCK : Phản ánh trị giá hàng hoá gửi bán chưa đượcxác định tiêu thụ cuối kỳ.

Cụ thể :

+ Hàng hoá gửi cho người mua, người mua chưa nhậnđược.

(7) Tài khoản 532 -" Giảm giá hàng bán ": Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá của việc bán hàng trong khi hạch toán.

• Giảm giá: là khoản giảm trừ cho ngời mua tính trên giá bán vì lí do hàng bán kém phẩm chất hoặc không đúng quy cánh theo qui định của hợp đồng.

• Bớt giá: là khoản giảm trừ vì lí do ngời mua đã mua với khấu ợng lớn, nó đợc tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán Việc bớt giá đợc ngời bán tiến hành theo từng lần mua hàng.

l-(8) Tài khoản 531 -" Hàng bán bị trả lại “: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do: vi phạm hợp đồng, hàng không đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất Trị giá của hàng hoá bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế đợc thực hiện trong kỳ để tính doanh thu thuần của khôí lợng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan nh TK 111, 112, 136, 641, 642, 811, 721

2.2.2 Vận dụng các tài khoản vào hạch toán:

2.2.2.1 Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

a Bán buôn :

(*) Bán buôn qua kho:

• Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp:(1) Phản ánh doanh thu bán hàng hoá:

Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán.

Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán cha thuế.

17

Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra.(2) Phản ánh trị giá mua hàng xuất bán đã xác định tiêu thụ.

Nợ TK 622

Có TK 156 (1561) Giá vốn hàng xuất bán.• Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng:

(1) Phản ánh trị giá mua hàng hoá xuất gửi đi bán:

Nợ TK 157

Có TK 156 Trị giá hàng hoá gửi bán.

(2) Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng hoá đã chuyển giao :

Nợ TK 111, 112, 113 : Tổng giá thanh toán.Có TK 511 : Doanh thu cha có thuế.Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra.

(3) Kết chuyển trị giá vốn hàng mua gửi bán đã xác định tiêu thụ : Nợ TK 632

(4) Trị giá bao bì xuất gửi đi kèm và tinh giá riêng : Nợ TK 1388

Có TK 1532 - Trị giá xuất kho.

Có TK 133 - Thuế GTGT của bao bì xuất kho ( phải có chứng từ hợp pháp chứng minh ).

(5) Các khoản chi hộ cho bên mua : Nợ TK 1388

(1a) Trị giá hàng mua đợc vận chuyển bán thẳng :Nợ TK 157 : Trị giá mua cha có thuế.

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào.

Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán.

(1b) Trờng hợp mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng :

Nợ TK 632 : Trị giá mua cha có thuế.Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào.

Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán.

(2) Phản ánh trị giá vốn hàng vận chuyển bán thẳng đã đợc tiêu thụ :Nợ TK 632

Có TK 157

(3) Phản ánh doanh thu bán hàng :

Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán.Có TK 511 : Doanh thu bán hàng.Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra.

+Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán :(1) Phản ánh doanh thu :

• Trờng hợp phát sinh chiết khấu thanh toán :

Theo thông t 120/ 1999/TT- BTC ngày 7/10/1999 của bộ Tài chính ban hành để hớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp thì khoản chiết khấu thanh toán cho ngời mua hàng hoá, dịch vụ khi thanh toán tiền trớc hạn đợc hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, hoặc giấy báo ngân hàng, kế toán phản

19

ánh số tiền thu đợc do khách hàng trả nợ, đồng thời phản ánh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng :

Nợ TK 811 : Chiết khấu thanh toán.

Nợ TK 111,112 : Số tiền thực thu sau khi đã trừ lại

Có TK 131 : Theo tổng số tiền phải thu của khách hàng

• Trờng hợp phát sinh hàng bán bị trả lại :(1) Phản ánh doanh thu hàng bị trả lại :

Nợ TK 531 Theo giá bán cha có thuế GTGTCó TK 111, 112, 131

(2) Phản ánh số tiền trả lại cho khách hàng về thuế GTGT của hàng bị trả lại :

Nợ TK 33311

Có TK 111, 112, 131

(3) Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng bị trả lại (nếu có) chẳng hạn nh chi phí nhận hàng về, đợc hạch toán vào chi phí bán hàng, kế toán ghi :

Nợ TK 641

Có TK 111 : Tiền mặt.

Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng.Có TK 141 : Tiền tạm ứng.

(4) Phản ánh trị giá hàng bị trả lại :

Nợ TK 156 ( nếu hàng về nhập kho )

Nợ TK 157 ( nếu hàng cha về nhập kho ) Trị giá xuất kho.Có TK 632

• Trờng hợp giảm giá hàng bán :

Căn cứ vào chứng từ chấp thuận giảm giá cho khách hàng về số l ợng hàng đã bán, kế toán phản ánh :

Nợ TK 532

Có TK 111,112: Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng(Nếu lúc mua khách hàng đã thanh toán

Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra.

Trờng hợp có phát sinh tình hình thừa, thiếu tiền hàng phải tìm ra nguyên nhân, nếu không tìm đợc nguyên nhân thì lập biên bản chờ xử lý :

+Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng :

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng.Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra.

Có TK 3381 : Số tiền thừa cha rõ nguyên nhân.

21

+Nếu nộp tiền bán hàng thiếu so với doanh thu bán hàng :Nợ TK 111 : Số tiền thực nộp.

Nợ TK 1381 : Số tiền thiếu cha rõ nguyên nhân.Có TK 511 : Doanh thu bán hàng.

Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra • Kế toán bán hàng đại lý :

(+) Trờng hợp gửi bán đại lý :

(1) Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán

Có TK 156 : Hàng hoá.

Khi mua hàng, chuyển giao thẳng cho bên nhận đại lý, kế toán ghi :Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán.

Nợ TK 133 : Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 331 : Phải trả cho ngời bán.

Có TK 111, 112 Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

(2) Khi hàng hoá gửi đại lý đợc xác định là tiêu thụ Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá bán, khoản hoa hồng dành cho bên nhận đại lý ghi vào chi phí bán hàng, kế toán ghi :

Nợ TK 111,112,131 : (Giá bán-hoa hồng)Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng (Hoa hồng)

Có TK 511 : Doanh thu bán hàngCó TK 333(1) : Thuế GTGT phải nộp

Trờng hợp thanh toán và hạch toán riêng biệt tiền bán hàng với hoa hồng gửi đại lý, Kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,131: Tổng giá trị thanh toán

(3) Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đại lý đã tiêu thụ

Có TK 511: Doanh thu bán hàng(Hoa hồng đại lý)

(3) Khi trả tiền cho bên giao đại lý, Kế toán ghi:

(2) Khi trả tiền cho bên gửi đại lý:

23

Có TK 111: Tiền mặtCó TK 112: Tiền gửi ngân hàng

(3) Khi nhận đợc tiền hoa hồng hoặc khấu trừ số tiền phải trả bên gửi đại lý:

(2) Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng đã tiêu thụ

(4) Kết chuyển doanh thu thuần

Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

2.2.2.2 Kế toán bán hàng ở đơn vị nộp thúê GTGT theo phơng pháp trực tiếp

Tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp đợc áp dụng ở những doanh nghiệp cha áp dụng đầy đủ chế độ hóa đơn chứng từ Khi áp dụng phơng pháp này thì giá mua vào của hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT đầu vào, trong doanh thu, thu nhập có cả thuế GTGT đầu ra.Việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp cũng tơng tự nh ở doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, chỉ khác là không sử dụng tài khoản 3331 “ thuế GTGT đâù ra “ để phản ánh thuế GTGT khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà hạch toán cả donh thu và thuế GTGT vào tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng “, đến cuối kỳ kế toán xác định thuế GTGT phải nộp bằng công thức :

2.3.1 Phơng pháp tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong trờng hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hàng hoá theo trị giá mua thực tế của hàng hoá :

Theo cách đánh giá này, có thể tính trị giá mua của hàng hoá

Thuế GTGT phải nộp = (Gía bán _ giá mua ) ì Thuế suất thuế GTGT(%)

Giá mua bình quân đơn vị hàng hoá luân chuyển trong kỳ

Trị giá mua của hàng hoá còn đầu kỳ

Trị giá mua của hàng hoá nhập trong kỳ

Số lượng hàng hoá còn đầu kỳ

Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ+

+=

xuất kho theo các phơng pháp sau :+ Gía thực tế bình quân gia quyền.+ Gía thực tế nhập trớc, xuất trớc + Gía thực tế nhập sau, xuất trớc.

+ Gía thực tế từng loại hàng hoá theo từng lần nhập (còn gọi là giá thực tế đích doanh).

2.3.1.1 Phơng pháp tính trị giá thực tế bình quân gia quyền :

Theo phơng pháp này trớc tiên phải tính giá mua bình quân của hàng hoá luân chuyển trong kỳ ( Số hàng hoá tồn đầu kỳ cộng số hàng hoá nhập trong kỳ hoặc số hàng hoá xuất trong kỳ cộng số hànghoá tồn cuối kỳ ) đối với từng thứ hàng hoá theo công thức :

2.3.1.2 Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc:

Phơng pháp này dựa trên giả thiết lô hàng (chuyến hàng ) nào Trị giá muacủa

hàng hoá xuất kho trong kỳ

Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho sau

Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho

Trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong kỳ

Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ

Giá mua bình quân đơn vị

=

nhập trớc thì tính giá mua vào của nó cho hàng hoá xuất trớc, nhập sau thì tính sau

Theo phơng pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng hoá cả về số lợng, đơn giá và số tiền từng lần nhập, xuất hàng hoá.

2.3.1.3 Phơng pháp nhập sau, xuất trớc :

Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho sau đợc tính giá mua vào của nó cho lô hàng nào xuất trớc, nhập trớc thì tính sau Công thức tính nh sau :

Theo phơng pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ tự hàng cả về số lợng, đơn giá và số tiền của từng lần nhập, xuất hàng hoá

2.3.1.4 Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh:

Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo từng lần nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh

2.3.2 Phơng pháp tính trị giá mua của hàng xuất kho trong trờng hợp kế toán tổng hợp hàng hoá theo giá mua thực tế và kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạch toán:

Theo phơng pháp này, để tính đợc trị giá mua thực tế của hàng hoá bán ra trong kỳ, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết, phản ánh sự biến động của hàng hoá nhập, xuất trong kỳ theo hạch toán và theo giá mua thực tế Cuối tháng tính theo trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức:

27Hệ số chênh giữa

giá thực tế với giá hạch toán

Trị giá mua thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ

Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ

Trị giá hạch toán của

hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ+

Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho

Trị giá hạch toán của hàng

hoá xuất kho ì Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán=

Sau khi tính đợc hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán, tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho bằng công thức:

Phơng pháp này giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và tính toán trị giá mua thuực tế của hàng hoá xuất kho.

2.4 Tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá:

Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và trong niên độ kế toán Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không.

Sổ kế toán có 2 loại :

+Sổ kế toán tổng hợp: là sổ các phần kế toán tổng hợp, đó là: sổ nhật ký, sổ cái, sổ kế toán tổng hợp.

+Sổ chi tiết: là sổ của phần kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán bao gồm việc xác định số ợng, kết cấu các loại sổ : mối quan hệ giữa các loại sổ ; trình tự, ph -ơng pháp ghi chép các loại sổ Trong thực tế có 4 hình thức sổ kế toán (hình thức kế toán) mỗi hình thức có u nhợc điểm khác nhau do đó từng doanh nghiệp khi tổ chức hệ thống sổ kế toán phải lựa chọn hình thức kế toán cho hợp lý Để lựa chọn phải dựa trên 4 cơ sở sau :

l Căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh (đơn giản hay phức tạp của mỗi doanh nghiệp )

-Căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý của mỗi doanh Trị giá muacủa

hàng hoá xuất kho trong kỳ

Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho trước

Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho

ì=

-Căn cứ vào trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán.

-Căn cứ vào điều kiện trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các hình thức kế toán sau :

2.4.1 Hình thức nhật ký sổ cái :

Đặc điểm của hình thức này là sử dụng sổ kế toán chủ yếu là sổ “Nhật ký sổ cái “ để kết hợp ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống vào tài khoản kế toán, các chứng từ gốc ( hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng một loại phát sinh trong ngày hay định kỳ ) Sau khi đợc định khoản chính xác thì đợc ghi một dòng vào nhật ký sổ cái

Ngoài việc hạch toán vào “ Nhật ký sổ cái “ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn đợc hạch toán vào sổ chi tiết nh : sổ chi tiết vật t hàng hoá, sổ chi tiết chi phí, sổ chi tiết thu chi tiền mặt, thanh toán thu hồi công nợ, phải thu, phải trả

Hình thức “nhật ký sổ cái “ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu Sử dụng hình thức này không cần lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ có số lợng các nghệp vụ kinh tế phát sinh tơng đối ít, sử dụng ít tài khoản kế toán.

Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức sổ cái :

29 Ghi hàng ngàyĐối chiếu, kiểm traGhi cuối thángSổ nhật ký

Nhật ký - Sổ cáiTK511, TK632,

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết theo từng thời

Sổ kế toán chi tiết TK632, TK511Chứng từ gốc

(Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, )

báo cáo kế toán

2.4.2 Hình thức chứng từ ghi sổ :

Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” trớc khi ghi vào sổ cái.

Các sổ kế toán sử dụng bao gồm :

•Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : là sổ kế toán thực hiện ghi chép theo thứ tự thời gian dùng để dăng ký các chứng từ ghi sổ đảm bảo an toàn cho chứng từ ghi sổ có tác dụng đối chiếu với các số liệu ghi sổ ở sổ cái.

•Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống từng tài khoản kế toán ( mở cho từng tài khoản kế toán ).

•Các sổ kế toán chi tiết : ghi tơng tự nh hình thức kế toán nhật ký sổ cái.

Hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá kế toán, dễ áp dụng điện toán kế toán Tuy nhiên số lợng chứng từ ghi sổ lập nhiều, số lợng công việc ghi chép nhiều nên dễ trùng lặp, công việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ, cuối tháng ảnh hởng đến thời gian lập báo cáo.

Sổ quỹ

Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng từ

Sổ kế toán chi tiết TK632, TK511Chứng từ gốc

2.4.3 Hình thức nhật ký chứng từ :Trình tự ghi sổ :

31Bảng kê ghi Nợ TK

(số 8, 10) Bảng phân bổ

Bảng tổng hợp chi tiết

Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK632, TK511Chứng từ gốc

(Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, )

Nhật ký chứng từ(số 1,8, 10, 11 )

2.4.4 H×nh thøc sæ nhËt ký chung : Tr×nh tù ghi sæ :

Sæ c¸i

(TK511, 632, 3331 )

b¸o c¸o kÕ to¸n

Chøng tõ gèc- PhiÕu thu, phiÕu chi- GiÊy b¸o cã, giÊy b¸o nî

§èi chiÕuSæ nhËt kÝ chung

Sæ c¸i

(C¸c TK111, 112, 113)

- NhËt kÝ quü- NhËt ký TGNH

3 ý n g h ĩ a c ủ a v i ệ c h o à n t h i ệ n k ế t o á n n g h i ệ p v ụ b á n h à n g :

Bán hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thơng mại Bán đợc hàng vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo vì có bán đợc hàng thì mới thu hồi đợc vốn, mới bù đắp đợc chi chí bỏ ra và có lãi để tiếp tục quá trình kinh doanh Do đó kế toán bán hàng với t cách là công cụ quản lý bán hàng, đóng vai trò rất quan trọng Việc hoàn thiện kế toán bán hàng có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình thực hiện tiêu thụ hàng hoá phản ánh đúng đắnkịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng và thu hồi công nợ, đẩy nhanh khả năng thu hồi vốn và khả năng luân chuyển vốn.

Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm tra, xác dịnh và so sánh doanh thu giữa các thời kỳ, giữa các chủng loại mặt hàng khác nhau, Qua đó các nhà quản lý thấy đợc sự biến động về doanh thu giữa các thời kỳ, giữa các mặt hàng mà biết đ-ợc nhu cầu của thị trờng về các mặt hàng trong các thời kỳ khác nhau để từ đó có các định hớng, kế hoạch cho kỳ kinh doanh tiếp theo.

Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp hoàn thiện các hệ thống sổ sách, chứng từ về kế toán bán hàng.Mà hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán có tính đồng bộ.Do đó khi một bộ phận trong tổng thể đã đợc hoàn thiện thì sẽ thúc đẩy tổng thể phải hoàn thiện theo Chính vì thế mà có thể nói việc hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống kế toán chung toàn doanh nghiệp làm cho việc quản lý kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao.

Hoàn thiện kế toán bán hàng giúp cho tài liệu kế toán mang tính pháp lý cao, tăng độ chính xác của các tài liệu mà kế toán cung cấp

33

t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc kiÓm tra, kiÓm so¸t cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng

N-Tªn thßng gäi:c«ng tyVËt t XuÊt nhËp KhÈu ho¸ chÊt.

Tªn giao dÞch quèc tÕ:VINACHIMEX.

Trụ sơ chính tại:số4-Đờng Phạm Ngũ Lão-Quận Hoàn Kiếm-HàNội

Tài khoản:34-0076.Tại ngân hàng Công Thơng Việt Nam

ĐIiện thoai: 04.8265018 ,8265513Fax: 04.8265118

Với tên dầu tiên của công ty là:Công ty Vận tải Hoá chất đợc thành lập theo

quyết định số 327/HC-QLKT ngày 4/11/1969 của Tổng cục hoá chất.Với chức năng là là cơ quan chuyên môn duy nhấtgiúp Tổng cục Hoá chất về mặt quản lý ,và cung ứng vật t kỹ thuật cho nghành hoá chất.

Để dáp ứng đợc nhu cầu đổi mơi của xã hội,mơ rông kinh doanh của công ty.vy vậy mà Tổng cục hoá chất đã ra QĐ824/NC-TCCBĐH ngày25/12/1985 đổi tên công ty Vật t Vận tải Hoá chất thành công ty Vật t Xuất nhập khẩu Hoá chấtvà từ đó bổ sung thêm danh mục Xuất Nhập khẩuvà cung ứng vật t ,đợc đảm nhân uỷ thác cá nguồn Xuất Nhập khẩucủa các cơ quan trong Tổng cục Hoá chất,có t cách

pháp nhânvề ngoại thơng.

Với nhu cầu mở rộng thêm nghành nghề mà công ty QĐsố TCngày 04/9/1992 đã phê chuẩn điều lệ bổ sung các mặt hàng kinh doanh:nguyên vật liệu ,thiết bị hoá chất và tiêu thu các sản phẩm trong nghành,làm dịch vụ vận tảI ,vật t thiết bị cho các xí nghiệp trong nghành.

732/CNNG-Năm 1991với tình hình kinh tế Việt Nam có sự chuyển biến từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị trờngcó sự quản lý của nhà nớc.Ngày 20/11/1991 căn cứ vào nghị định số 388_HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp nhà nớc Vì vậy công ty Vật t & Xuất nhập khẩu Hoá chất đợc thành lập lại theo QĐ số 60/CNNG_TC ngày 13/2/1983 với tổng số vốn kinh doanh 12.082 triệu

Trong đó:

Vốn cố định :4.753.000.000 Vốn lu động:7.329.000.000

Với vốn ngân sách nha nớc cấp:11.414.000.000Công ty tự bổ sung vốn:659.000.000

35

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là Vật t thiết bị, vân tảI, các loại hoá chất, thiết bị văn phòng, phân bón và một số hàng hoá khác.

Đến ngày 09/01/1997 với sự chuyển đổi cơ chế và hình thức của doanh nghiệp

và mợi ngời phảI tự bảo vệ doanh ngiệp mà căn cứ vào QĐsố 835/TTG ngày 20/12/1995 của thủ tớng chính phủ về việc thành lập tổng công ty hoá chất Việt Nam với diều lệ tổ chức hoạt động của tổng công ty Hoá chất VN ban hành, kèm theo nghị định số 02/CB ngay 25/01/1996 của chính phủ Căn cứ vào tờ chình của tổng Giám đốc công ty và luật doanh ngiệp nhà nớc , mà ngày 20/04/1995 HĐQT của tổng công ty hoá chất VN đã ra QĐ số 13/HĐQT ngày 09/01/1997 phê chuẩn đIũu lệ hoạt động của công ty Vật t Xuất nhập khẩu Hoá chất.

Đến nay công ty Vật t Xuấtn nhập khẩu hoá chất là sdơn vị thuộc tổng công ty hoá chất VN.công ty gồm có 4 chi nhánh :

-chi nhánh Vật t xuất nhập khẩu hoá chất TP Hồ Chi Minh.-Chi nhánh Vật t Xuất nhập khẩu hoá chất Hải Phòng.-Chi nhánh vật t vân tải hoá chất sô 2 Đà Nẵng.

-Xí nghiệp vật t vân tải hoá chất

2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty Xuất nhập khẩu hoá chất.2.1.Chức năng:

Là một doanh nghiệp thơng mại cho nên chức năng chủ yếu của công ty là kinh doanh và làm dịch vụ nhằm thực hiện nhiệm vụ mua bán xuất nhập khẩu các loại sản phẩm nhựa, vật t, nguyên phụ liệu, phân bón,thiết bị,máy mọcvà cá loại háo chất Trong kinh doanh phân bón hoá chất đem lại nguồn chính cho công ty chiếm 86% doanh thu là hoạt động chủ yếu của công ty Công ty chủ yếu nhập các loại hoá chất, hạt nhựa,nguyên vật liệu ,máy móc từ Nhật, Thái Lan, Singapore, Đài Loan sau đó bán cho các công ty, đơn vị t… nhân trong nớc chuyên sản xuất chế biến Ngoài ra công ty còn kinh doanh nguyên liệu PP, PE nhôm thỏi Với thị trờng ổn định, ngành kinh danh này mang lại cho công ty nguồn lãi đáng kể.

- Công ty đợc uỷ thác của các đơn vị kinh doanh khác, công ty làm các thủ tục cho họ để nhận hoa hồng, mức hoa hồng phụ thuộc vào giá trị hợp đồng (thông thờng 1% dới con số hợp đồng ký là 100.000$ những hợp đồng vài trăm ngàn USD thì mức hoa hồng từ 0,4 -> 0,5) mức thấp nhất mà công ty thu về sau một nhập hợp đồng uỷ thác phải 100$ Hoạt động uỷ thác nhập khẩu tuy không đem lại nguồn lợi lớn( chiếm 6% doanh thu) song đó là nguồn lợi tơng đối ổn định góp phần làm tăng doanh thu hàng năm và mở rộng quan hệ của công ty

- Ngoài ra công ty còn có dịch vụ vận chuyển cho thuê mặt bằng( gian kho) cùng với một mặt hàng chuyên kinh doanh

37

- Loại hình công ty : 100% vốn nhà nớc.- Xếp hạng doanh nghiệp : Doanh nghiệp loại 1

- Công ty cộng các cơ sở trực thuộc có tài khoản riêng, con dấu riêng Công ty phân bổ kế hoạch, đơn giá, tiền lơng cho các đơn vị trực thuộc tuỳ theo tình hình sản xuất.

- Căn cứ vào hớng dẫn của Nhà nớc, Bộ tài chính, Công ty xây dựng quỹ ơng, tiền lơng trên cơ sở kết quả sản xuất kinh doanh và phí thu đợc để đảm bảo kinh doanh có lãi.

l Mức thu nhập của mỗi cán bộ CNV phụ thuộc phụ thuộc vào hiệu quả công tác của bản thân và toàn đơn vị.

- Công ty thực hiện đủ các chế độ BHXH, sử dụng quỹ phúc lợi để cải thiện đời sống và mở rộng sản xuất.

- Lao động : tuyển chọn công việc theo yêu cầu công việc thực hiện chế độ hợp đồng theo quy định của luật lao động nớc XHCN Việt Nam.

2.Các đối thủ cạnh tranh:

Kinh doanh buôn báncác loại hoá chất ,hạt nhựa,phân bón có lợi nhuận cao mà việc đầu t chỉ cần qui mô vừa phải giá thành hạ cho nên trong những năm gần đây thị trờng dã dung nạp rất nhiều các doanh nghiệp đầu t vào nghành có nhiều ngành hàng có nhiều tiều tiềm năng khai thác Cho nên công ty phải đối phó cạnh tranh gay gắt với rát nhiều doanh nghiệp có cùnh lĩnh vực kinh doanh.Đó là Công ty XNKThanh Hoá tại Hải Phòng,công tyVật t XNK hoá chất TP Hồ Chí Minhvà nhiều công ty TNHHkhác có u thế sản xuất trong nớc nên giá cả hợp lý,chất lợng đảm bảo theo yêu cầu của Nhật Bản.Là những công ty hoá chất có lợi thế vốn lớn , vốn kinh doanh hay một số tiêu chuẩn của Thái Lan , Hàn Quốc , lợi thế của các đối thủ cạnh tranh là họ có cơ sở vật chất mạnh , hiện đại, một số đơn vị sản xuất lớn đã hình thành nên bộ phận kinh doanh chuyên tiêu thụ sản phẩm trực tiếp cho khách hàng chứ không qua trung gian

III, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vật t &Xuất nhập khẩu Hoá chất.

Công ty Vật t XNK Hoá chất là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động có hiệu quả trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam Trong đó bộ máy quản lý đợc tổ chức theo bộ máy quản lý của một cấp Ban Giám đốc công ty lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng ban Ngoài ra Công ty còn một số chi nhánh đặt ở một số thành phố lớn trong cả nớc.

1) Về bộ máy quản lý.

Cơ cấu về bộ máy quản lý đợc biểu hiện qua sơ đồ dới đây:

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đợc tổ chức và điều hành theo cơ cấu trực tuyến chức năng , đây là một cơ cấu tối u hạn chế đợc những nhợc điểm, trong quản lý điều hành

Cụ thể u điểm :

- Đảm bảo việc điều hành chế độ một thủ trởng

- Công việc đợc chuyên môn hoá với những chức năng cụ thể

39

- Cán bộ CNV phát huy đợc năng lực sở trờng và tích luỹ đợc kinh nghiệm - Các máy móc trang thiết bị chuyên dụng đợc sử dụng với hiệu quả cao Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức gồm

- Giám đốc công ty - Phó giám đốc công ty - Các phòng ban chức năng

Phòng kế hoạch tổng hợp

Phòng

vận tải Phòng kế toán thống kê tài chính

Phòng xây dựng cơ bản

Phòng Xuất nhập khẩu

Chi nhánh Vật t XNK Hoá chất Thành phố Hồ Chí Minh

Xí nghiệp Vật t vận tải hoá chấtChi nhánh

Vật t XNK hoá chất Hải Phòng

Chi nhánh Vật t vận tải Hoá chất số 2 Đà Nẵng