CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA 2 1.1.Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA, người giao nhận có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được giao đúng theo hợp đồng hoa hồng và đại diện cho lợi ích của người giao nhiệm vụ Họ cũng phải quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến hợp đồng, bao gồm lưu kho, kho bãi, làm thủ tục hải quan và kiểm tra hàng hóa.
Người giao nhận có thể bao gồm chủ hàng tự lo việc giao hàng, chủ tàu đại diện cho chủ hàng trong dịch vụ giao nhận, công ty xếp dỡ hoặc kho hàng, cũng như các công ty giao nhận chuyên dụng Bất kỳ doanh nghiệp nào có đăng ký kinh doanh dịch vụ chuyển phát nhanh cũng có thể đảm nhận vai trò này.
Vai trò dịch vụ giao nhận và người giao nhận trong thực tiễn
1.3.1 Vai trò của dịch vụ giao nhận Để thực hiện và hoàn thành tốt hợp đồng không thể không kể đến vai trò của công ty giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Cùng với sự phát triển của xuất nhập khẩu hàng hóa, công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng trở nên quan trọng, số lượng nhân viên logistic ngày nay không ngừng tăng lên giúp cho việc lưu thông hàng hóa trong nước hay quốc tế trở nên dễ dàng hơn. Nhưng tất nhiên, giao nhận là một công việc tương đối phức tạp, đòi hỏi người giao nhận phải có chuyên môn và sự nhanh nhẹn năng động.
Giao nhận thúc đẩy lưu thông hàng hóa nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm, không cần sự tham gia của con người.
Giúp người dùng tối ưu hóa thời gian di chuyển và phương tiện giao thông, đồng thời tận dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ khác cho công việc.
Giảm giá vốn nhập hàng cho các nhà xuất nhập khẩu bằng cách cắt giảm chi phí như chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí cơ hội.
1.3.2 Vai trò của người giao nhận
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong thương mại, là cầu nối giữa người xuất khẩu, người nhập khẩu và các bên liên quan khác Họ đảm nhận nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa một cách nhanh chóng, thuận tiện và an toàn từ nơi xuất đến nơi nhận, giúp tối ưu hóa quy trình giao nhận.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện của chính mình và phát hành chứng từ vận tải Sự tham gia của họ đã tạo ra những thay đổi mạnh mẽ trong cơ cấu sản xuất của các ngành, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế đất nước và mở rộng mối quan hệ với các quốc gia khác.
Phạm vi kinh doanh của người giao nhận
Đại diện cho người xuất khẩu: Người giao nhận có những thỏa thuận cụ thể sẽ giúp đỡ khách hàng những công việc sau :
- Thuê địa điểm đóng gói theo yêu cầu của người vận chuyển.
- Giao hàng và cấp các chứng từ liên quan.
Nghiên cứu các điều kiện của thư tín dụng (L/C) và các văn bản pháp lý liên quan đến vận chuyển hàng hóa tại các quốc gia xuất khẩu, nhập khẩu và quá cảnh là rất quan trọng Đồng thời, cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết cho việc đóng gói hàng hóa, trừ những trường hợp hàng hóa đã được đóng gói sẵn trước khi giao cho người giao nhận.
- Tư vấn cho người xuất khẩu tầm quan trọng của việc bảo hiểm hàng hóa (nếu có yêu cầu).
- Chuẩn bị kho bảo quản hàng hóa, cân hàng hóa (nếu cần).
- Vận chuyển hàng hóa về cảng, làm thủ tục hải quan về phí trong khu vực giám sát hải quan, cảng vụ, sau đó giao cho nhà xuất khẩu.
- Nhận B/L từ người vận chuyển, sau đó giao cho người xuất khẩu.
Giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa đến cảng bằng cách liên hệ với người vận chuyển hoặc đại lý giao hàng ở nước ngoài, đồng thời ghi nhận các trường hợp mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa nếu có xảy ra.
Người giao nhận đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhà xuất khẩu khiếu nại về những mất mát và hư hỏng của hàng hóa Họ đại diện cho người nhập khẩu và thực hiện các thỏa thuận cụ thể để giúp khách hàng giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa.
- Giám sát việc vận chuyển hàng hóa trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển.
- Tiếp nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình giao nhận
- Nhận hàng từ người vận chuyển Chuẩn bị đầy đủ chứng từ và nộp phí giám sát hải quan, cũng như các khoản phí khác liên quan.
- Chuẩn bị kho chuyển hàng (nếu cần).
- Giao hàng cho người nhập khẩu.
- Giúp người nhập khẩu khiếu nại những mất mát, hư hỏng của hàng hóa.
Dịch vụ Xuất khẩu
Xuất khẩu là hoạt động thương mại liên quan đến việc bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả hàng hóa hữu hình và vô hình, cho các đối tác nước ngoài Hoạt động này sử dụng tiền tệ để định giá và thực hiện thanh toán, đơn giản là việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ cho một quốc gia khác dựa trên tiền tệ làm phương tiện giao dịch.
Xuất khẩu là hình thức bán hàng hóa ra nước ngoài nhằm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và quốc gia.
1.5.2 Vai trò của xuất khẩu
Xuất khẩu đã tồn tại từ lâu, bắt đầu từ hình thức trao đổi hàng hóa giữa các quốc gia Qua thời gian, với sự phát triển của kinh tế và khoa học – kỹ thuật, hoạt động xuất khẩu đã trở nên mạnh mẽ và đa dạng hơn.
Hoạt động xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề của nền kinh tế, mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhà nước Đối với doanh nghiệp, xuất khẩu giúp mở rộng thị trường, tăng doanh thu và nâng cao khả năng cạnh tranh.
- Thông qua hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu của mình là lợi nhuận, là mục tiêu mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới.
Hoạt động xuất khẩu không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp mà còn giúp tăng doanh số bán hàng và đa dạng hóa thị trường đầu tư, từ đó mang lại doanh thu lớn cho doanh nghiệp.
Xuất khẩu và nhập khẩu không chỉ thúc đẩy sự phát triển của các liên doanh giữa doanh nghiệp trong nước và quốc tế, mà còn mở rộng mối quan hệ kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác và phát triển bền vững Điều này cũng mang lại lợi ích cho nhà nước trong việc gia tăng nguồn thu từ thuế và cải thiện cán cân thương mại.
- Xuất khẩu tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu, phục vụ cong nghiệp hóa hiện, đại hóa đất nước.
- Xuất khẩu góp phần vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển.
- Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các mối quan hệ đối ngoại củaViệt Nam.
Hàng FCL
FCL, viết tắt của Full Container Load, là hình thức vận chuyển nguyên container, trong đó người gửi hàng chịu trách nhiệm đóng hàng và người nhận hàng có trách nhiệm dỡ hàng khỏi container Phương thức này thường áp dụng cho các mặt hàng đồng nhất, đủ để lấp đầy một container, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
1.6.2 Nghĩa vụ các bên theo dịch vụ FCL
● Đối với người gửi hàng FCL
- Thực hiện book container và ra cảng lấy container, vận chuyển về kho để đóng hàng.
- Cung cấp chi tiết thông tin cho hãng tàu để làm vận đơn.
- Đóng hàng vào container và thực hiện gia cố hàng để đảm bảo hàng đóng đầy không bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
- Tính toán hàng hóa cho phù hợp và gán nhãn mác, ký hiệu để bên nhận dễ nhận biết loại hàng.
- Niêm chì (seal) cho container.
- Thực hiện đổi lệnh và hạ container tại cảng xuất và thanh toán các chi phí nâng hạ tại cảng.
- Chịu các chi phí như phí bốc dỡ, phí Terminal Handling Charge, phíDEM/DET nếu có.
● Đối với người chở hàng FCL
- Cấp cont rỗng và chì vận chuyển cho người gửi hàng
- Nhận nguyên container hàng và đã niêm phong, cặp chì từ cảng người gửi hàng tại container yard của cảng xếp.
- Bảo quản, vận chuyển đến giao cầu cảng, bốc lên tàu, cấp Master bill of lading dưới dạng FCL cho phong người gửi.
- Chở container tới cảng đích, dỡ container ra khỏi tàu và đưa về container yard cảng đích.
- Cấp D/O cho người nhận hợp pháp và giao container nguyên niêm phong kẹp chì cho người nhận tại container yard của cảng đích.
● Đối với người nhận hàng FCL
Khi nhận thông báo hàng đã đến cảng, cần sắp xếp bộ chứng từ hợp lý để đổi lệnh tại hãng tàu Sau đó, tiến hành làm thủ tục hải quan để thông quan lô hàng.
- Làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu
Vận chuyển container về kho và thực hiện rút hàng, sau đó cần trả container đúng địa điểm quy định của hãng tàu hoặc tiến hành rút hàng ngay tại cảng nếu có lệnh rút ruột.
- Hoàn tất các phí local charges, D/O, phí cược container
- Nhận container nguyên niêm phong kẹp chì tại Container Yard cảng đích
Cơ sở pháp lí liên quan đến hoạt động giao nhận
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần tuân thủ các quy định pháp lý quốc tế và Việt Nam, bao gồm các công ước về vận đơn, vận tải và hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế Đồng thời, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải, các loại hợp đồng và thư tín dụng (L/C) cũng rất quan trọng Điều này đảm bảo quyền lợi cho chủ hàng xuất nhập khẩu.
Các quy phạm pháp luật quốc tế:
- Công ước Viên 1980 về buôn bán quốc tế.
- Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đưỜng biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924.
- Nghị định sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968).
Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển năm 1978 đã được Việt Nam áp dụng, cùng với nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác liên quan đến vận tải, xếp dỡ và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu.
Nghị định số 163/2017/NĐ-CP, được Chính phủ ban hành ngày 30/12/2017 và có hiệu lực từ ngày 20/02/2018, quy định về kinh doanh dịch vụ logistics, thay thế Nghị định số 140/2007/NĐ-CP Nghị định mới này đã đơn giản hóa cấu trúc từ 4 chương 12 điều xuống còn 3 chương 8 điều, đồng thời quy định chi tiết về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm của thương nhân trong lĩnh vực này.
Nghị định 25CP, 200CP, 330CP và các quyết định của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định về giao nhận, xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam Những quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động logistics tại các cảng, đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Các chứng từ liên quan trong giao nhận
1 Bill of Lading (B/L)- Vận đơn đường biển
Vận đơn, hay còn gọi là Bill of Lading, là hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và công ty tàu hơi nước, xác nhận quyền sở hữu và nhận hàng của người vận chuyển Tài liệu này được phát hành bởi người vận chuyển cho người gửi hàng và vận đơn thẳng được cấp khi hàng hóa được giao trực tiếp cho khách hàng ở nước ngoài.
2 Packing list- Bản kê chi tiết hàng hóa
Phiếu đóng gói là tài liệu do người gửi hàng phát hành, liệt kê chi tiết các hàng hóa cần đóng gói trong gói hàng Nó bao gồm thông tin về tên người bán, người mua, số hóa đơn, tên hàng hóa, cảng xếp hàng, điểm đến cuối cùng, người vận chuyển và trọng lượng hàng hóa Ngoài ra, phiếu đóng gói cũng mô tả cách thức đóng gói hàng hóa.
3 Certificate of Origin- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
Giấy chứng nhận xuất xứ là tài liệu cần thiết cho một số quốc gia nhằm xác định điều kiện hưởng ưu đãi thuế cho sản phẩm xuất khẩu Tài liệu này chứng minh nguồn gốc của sản phẩm và thường được cấp bởi các phòng thương mại địa phương.
4 Commercial Invoice- Hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là tài liệu quan trọng giữa người bán và người mua, cung cấp thông tin cần thiết về giao dịch như mô tả hàng hóa, điều khoản giao hàng và thanh toán, ngày đặt hàng, và số lượng Đối với người mua quốc tế, hóa đơn này là cần thiết để thông quan hàng hóa, chứng minh quyền sở hữu và thu xếp thanh toán Ngoài ra, các cơ quan chính phủ nhập khẩu cũng dựa vào hóa đơn thương mại để xác định giá trị hàng hóa phục vụ cho việc giám định hải quan.
5 Inspection Certificate- Chứng nhận thông số kĩ thuật
Một số người mua và quốc gia yêu cầu chứng chỉ chứng nhận các thông số kỹ thuật của hàng hóa, thường do bên thứ ba thực hiện Những yêu cầu này thường được ghi rõ trong hợp đồng và báo giá Chứng chỉ kiểm định là điều cần thiết cho một số mặt hàng như ký hiệu cấp, máy móc và thiết bị.
6 Customs Declaration(Tờ khai hải quan)
Tờ khai hải quan là văn bản quan trọng mà chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải nộp cho cơ quan hải quan trước khi hàng hóa hoặc phương tiện được xuất hoặc nhập khẩu vào lãnh thổ quốc gia.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam và thông lệ quốc tế, việc khai báo hải quan là bắt buộc đối với các phương tiện xuất nhập khẩu qua cửa khẩu quốc gia Mọi hành vi vi phạm, bao gồm không khai báo hoặc khai báo không trung thực, sẽ bị cơ quan hải quan xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ VÕ LƯƠNG- VOLTRANS LOGISTICS
Sự hình thành và phát triển công ty
2.1.1 Thông tin chung về công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Tiếp Vận Vận Tải Quốc Tế Võ Lương
- Tên tiếng anh: Voltrans Logistics Company., LTD
- Trụ sở chính: 4/2 đường D2, phường 25, quận Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh
- Người đại diện theo pháp luật: Võ Tá Vinh
- Trang điện tử: www.voltransvn.com
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
VOLTRANS LOGISTICS CO., LTD được thành lập vào tháng 07 năm
2004 tại thành phố Hồ Chí Minh- một trung tâm kinh tế lớn nhất của Việt Nam.
Năm 2009, VOLTRANS đã thành lập các văn phòng tại Hà Nội và Đà Nẵng để nâng cao khả năng phục vụ khách hàng và mở rộng thị trường Việc này giúp công ty tạo ra hệ thống văn phòng trải dài từ Bắc vào Nam, đáp ứng linh hoạt nhu cầu của khách hàng và đối tác tại các khu vực kinh tế tiềm năng của đất nước.
Năm 2013, Công ty VOLTRANS đã mở rộng tiềm lực và cải thiện chất lượng dịch vụ bằng cách thành lập 4 văn phòng mới tại Cần Thơ và Hải Phòng, nhằm cam kết mang đến dịch vụ hoàn hảo và đầy đủ hơn cho khách hàng.
Công ty VOLTRANS, với trụ sở chính tại Hà Nội và Đà Nẵng, đã mở rộng hoạt động ra Campuchia và có kế hoạch phát triển thêm văn phòng tại các quốc gia trong khu vực như Lào và Myanmar Để trở thành một trong những công ty hàng đầu về vận chuyển quốc tế tại Việt Nam, VOLTRANS đã gia nhập nhiều hiệp hội vận chuyển quốc tế lớn như WCA Family, CGLN, WCAPN, PLN và WCNA Family, với mạng lưới hơn 3.000 đại lý toàn cầu Công ty cũng là thành viên của Hiệp hội Giao nhận và Vận tải Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội Giao nhận Toàn cầu (FIATA), đồng thời chú trọng đến việc giảm thiểu rủi ro trong vận tải bằng đường biển và hàng không thông qua hợp tác với các công ty bảo hiểm uy tín VOLTRANS thường xuyên tổ chức đào tạo cho nhân viên và áp dụng hệ thống phần mềm quản lý đồng nhất, tuân thủ quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng và tạo sự tin tưởng khi sử dụng dịch vụ.
Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong quá trình hình thành và phát triển, với mục tiêu trở thành đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp chuỗi cung ứng dịch vụ vận chuyển quốc tế và vận tải đa phương thức.
Với tiêu chí “Hàng hóa của Khách Hàng, Quan tâm của Chúng tôi”, chúng tôi cam kết mang đến sự tin tưởng và an tâm cho Quý khách hàng khi lựa chọn và sử dụng dịch vụ của Công ty chúng tôi.
VOLTRANS khởi nguồn từ tính chuyên nghiệp, với kinh nghiệm dày dạn và kỹ năng làm việc nhóm trong lĩnh vực Vận tải Quốc tế Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chuyên nghiệp và hoạt động trong các ngành nghề đa dạng.
● Hải Quan - Dịch Vụ Hải Quan, Khai Thuê Hải Quan;
● Kho Bãi - Dịch Vụ Kho Bãi;
● Vận Chuyển Hàng Hóa, Giao Nhận Vận Chuyển Hàng Hóa;
● Vận chuyển hàng không/ Dịch vụ Door to Door/ Hợp đồng vận chuyển hàng hóa;
● Vận chuyển đường biển/ Hàng FCL, LCL, đóng ghép( consol);
● Đóng ghép hàng Sea- Air đến khắp nơi trên thế giới;
● Vận chuyển nội địa với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm;
● Khai thuế hải quan vơi tất cả các loại hàng ở tất cả các cửa khẩu;
● Nhập khẩu qua biên giới và quá cảnh qua Lào, Campuchia;
● Cho thuê kho bãi và phân phối hàng hóa;
● Đóng kiện và đóng gói;
● Xuất/ Nhập hàng dự án, hàng siêu trường, siêu trọng, hàng máy móc,trang thiết bị.
2.1.4 Trụ sở chính và văn phòng đại diện tại Hải Phòng của Voltrans Logistics
- Trụ sở chính tại Hồ Chí Minh: Địa chỉ: Số 4/2 đường D2, phường 25, quận Bình Thạnh, Tp Hồ Chí Minh Tel: +84.8.6258 0358
- Văn phòng tại Hải Phòng: Địa chỉ: Tòa nhà Hatraco, phòng 210, lầu 2, 31-33 đường Minh Khai, phường Hoàng Văn Thụ, quận Hồng Bàng, Hải phòng.
Cơ cấu tổ chức của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
(nguồn: Phòng nhân sự- HR department)
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người đứng đầu trong tổ chức doanh nghiệp, có trách nhiệm điều hành mọi hoạt động kinh doanh và báo cáo trực tiếp trước hội đồng quản trị Họ thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ quan trọng trong việc quản lý và phát triển công ty.
- Quyết định, thực hiện các nghị định liên quan đến công việc hàng ngày của Công ty
- Quản lý, giám sát, điều hành các công việc kinh doanh và vận tải hàng ngày
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với nhân viên trong Công ty
- Quyết định hợp đồng kinh doanh
- Tuyển dụng, thuê mướn và bố trí sử dụng nguồn lao động
- Quản lý toàn bộ tài sản của Công ty.
- Định hướng, xây dựng, triển khai ý tưởng phát triển kinh doanh dịch vụ
- Đào tạo, phát triển nhân viên và động viên khuyến khích tinh thần làm việc
2.3.2 Back Office Department) Bộ phận quản lí nội bộ
- Consultant: Tư vấn về các vấn đề liên quan đến tài chính và quy trình làm việc của các phòng ban
- HR( Bộ phận tuyển dụng)
+ Lễ tân kiêm hành chính, quản lý tài sản
+ Tuyển dụng, đào tạo và đánh giá KPI
+ Phúc lợi, lương thưởng, hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động nội bộ + Xây dựng cơ cấu và phụ trách pháp lý, các hợp đồng đối tác.
- Director’s Assistant( trợ lí giám đốc) : Rà soát và báo cáo tình hình hoạt động của trụ sở chính và các chi nhánh cho Giám đốc
- IT( Bộ phận công nghệ thông tin)
+ Lập trình và phát triển hệ thống
+ Truyền thông các trang mạng xã hội của công ty( Facebook,
Linkedin, Google) + Quản lý các cơ sở dữ liệu và hạ tầng IT của Công ty
2.3.3 Accounting Department( Bộ phận Kế toán- Kiểm toán)
- Đảm bảo những công việc liên quan đến các khoản công nợ phải thu hay phải chi trả khách hàng trong nước.
- Đảm bảo những công việc liên quan đến các khoản công nợ phải thu hay phải chi trả khách hàng nước ngoài.
Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi trong công ty bao gồm việc kiểm tra, ký xác nhận các phiếu thu và phiếu chi, giao các liên, quản lý tạm ứng và lưu trữ, cũng như quản lý toàn bộ giấy tờ liên quan đến quy trình này.
- Quản lý các khoản thu, Quản lý các khoản chi, Kiểm soát hoạt động của thu ngân, theo dõi việc quản lý quỹ tiền mặt.
2.3.4 Commercial Department( Bộ phận kinh doanh)
- Global Networking Team( Mạng lưới toàn cầu): Theo dõi, đánh giá, khai thác và phát triển hàng hoá với các đối tác trong và ngoài các Hiệp hội (networks).
- Sales Freehands Team: Theo dõi, đánh giá, khai thác và phát triển hàng hoá với các khách hàng trong nước
Đội ngũ Phát triển Kinh doanh chịu trách nhiệm theo dõi và xử lý các đơn hàng được chỉ định từ công ty đến các đại lý nước ngoài Họ cũng khai thác các cơ hội đơn hàng mới dựa trên mạng lưới các đại lý đã hợp tác, nhằm mở rộng và phát triển kinh doanh hiệu quả.
Đội ngũ Bán hàng nội địa chuyên theo dõi, khai thác và phát triển các sản phẩm với khách hàng hiện tại và tiềm năng, bao gồm cả những khách hàng được giới thiệu từ các đối tác quốc tế Chúng tôi cũng tập trung vào việc tối ưu hóa các hàng hóa có sẵn của công ty để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nhận đơn hàng từ toàn bộ Công ty để thương thảo giá với các hãng tàu (FCL), nhà xe và kho bãi nhằm đảm bảo mức giá tốt nhất cho việc kinh doanh và lấy hàng của Anh/Chị/Em.
+ Theo dõi, Đánh giá và đề xuất việc sử dụng các đối tác chiến lược cho công ty.
+ Định hướng và khai thác thông tin hàng hoá để tư vấn cho Giám đốc trong việc Kinh doanh và phát triển hàng FCL, Aircargo (Pairports, Open bookings….)
- Business Innovation Team( Đổi mới kinh doanh):
+ Theo dõi và khai thác các tuyến hàng sẵn có của công ty.
+ Khai thác các đơn hàng từ hệ thống Data có sẵn của công ty.
+ Theo dõi và xử lý các đơn hàng đối với các đơn hàng khai thác từ Data
- Express Cargo Team( Vận chuyển hàng hóa nhanh):
Theo dõi và tư vấn về hàng hóa trong dịch vụ chuyển phát nhanh thông qua các Fanpage và hệ thống dữ liệu, kết hợp với các kênh marketing trực tuyến và mối quan hệ cá nhân để tối ưu hóa việc khai thác hàng hóa.
+ Theo dõi, Đánh giá và đề xuất việc sử dụng các đối tác chiến lược trong lĩnh vực chuyển phát nhanh.
+ Định hướng và khai thác thông tin hàng hoá để tư vấn cho Giám đốc trong việc Kinh doanh và phát triển hàng Express Cargo trong toàn công ty.
2.3.5 Operations Department( Bộ phận Nghiệp vụ)
- Customer Service Team( Chăm sóc khách hàng)
+ Tiến hành đặt chỗ tại cảng, tại sân bay sau khi bộ phận kinh doanh và bộ phận làm giá xác nhận.
+ Kiểm tra tình hình hàng hóa trước và sau khi lên tàu, lên máy bay.
- DOCs Team( Giấy tờ, thủ tục): Kiểm tra và xử lí cá chứng từ hàng xuất khẩu và nhập khẩu
Đội ngũ Thủ tục Hải quan chuyên trách việc kiểm tra và xử lý các giấy tờ liên quan đến thủ tục hải quan Họ làm việc chặt chẽ với cơ quan Hải quan để đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa tại cảng và sân bay diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
- Trucks Team( Vận chuyển): Vận chuyển hàng hóa theo lịch trình đã được sắp xếp
Khả năng cạnh tranh của công ty
Kể từ khi thành lập vào năm 2004, VOLTRANS đã không ngừng phát triển và khẳng định vị thế là công ty giao nhận vận tải hàng đầu Sự nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo và nhân viên đã được công nhận qua việc trở thành thành viên của Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận (FIATA) và Hiệp hội doanh nghiệp logistics Việt Nam (VIFFAS) Tiềm lực và sự phát triển của VOLTRANS được thể hiện rõ ràng trên nhiều phương diện.
Cơ sở hạ tầng của VOLTRANS thể hiện sự nỗ lực đáng kể trong việc xây dựng hệ thống văn phòng và kho bãi trải dài từ Bắc vào Nam, chứng minh cho sự phát triển mạnh mẽ và tham vọng mở rộng của công ty Điều này không chỉ đáp ứng những yêu cầu cao nhất từ phía khách hàng mà còn khẳng định vị thế của VOLTRANS trên thị trường.
+) Về con người: Xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp là ưu tiên hàng đầu của công ty.
Sự chuyên nghiệp bắt đầu từ quy trình tuyển chọn nhân sự cho từng bộ phận, với yêu cầu trình độ ứng viên khác nhau tùy thuộc vào từng lĩnh vực.
Bộ phận "sale and marketing" đang tìm kiếm ứng viên tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành kinh tế Ứng viên cần có ngoại hình ưa nhìn, năng động, sáng tạo và kỹ năng giao tiếp, thuyết trình tốt Ngoài ra, yêu cầu có chứng chỉ TOEIC hoặc chứng chỉ tiếng Anh tương đương.
Bộ phận chứng từ phòng khai thác yêu cầu ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành kinh tế ngoại thương hoặc kinh tế vận tải biển, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc Ngoài ra, ứng viên cần có chứng chỉ tiếng Anh TOEIC hoặc chứng chỉ tương đương để đáp ứng yêu cầu công việc.
Bộ phận hiện trường phòng khai thác là một lĩnh vực công việc đòi hỏi sức khỏe tốt và khả năng di chuyển thường xuyên Ưu tiên tuyển dụng những ứng viên có kinh nghiệm để đảm bảo hiệu quả công việc.
Theo thống kê hiện nay số lượng nhân viên của công ty là trên 100 người bao gồm:
Trình độ đại học và sau đại học: chiếm 72%
Trình độ phổ thông, trung cấp: 9%
Tại VOLTRANS, việc chuyên môn hóa từng bước công việc đã mang lại hiệu quả rõ rệt, với các bộ phận như chăm sóc khách hàng, khai báo hải quan và nhân viên hiện trường hoạt động độc lập Điều này không chỉ giảm áp lực cho nhân viên mà còn tăng tốc độ trong quy trình giao nhận Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm rõ ràng đối với phần công việc của mình, tạo nên một không khí làm việc nhộn nhịp và có phần áp lực trong toàn bộ văn phòng.
Công ty tuân thủ bộ quy tắc ứng xử riêng, được xây dựng dựa trên quy tắc của INTERPAIN, nhằm điều chỉnh hành vi của nhân viên cả trong nội bộ và đối với các cá nhân, tổ chức bên ngoài.
Công ty cam kết cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải chất lượng cao với giá cả cạnh tranh nhất, thực hiện theo phương châm “make the best what we have” Nhờ vào việc áp dụng bộ quy tắc ứng xử TNN dựa trên quy tắc của Interpain, công ty đã tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và trung thực, giúp giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết, từ đó hạ giá thành dịch vụ cho khách hàng.
Với dịch vụ thông quan hàng hóa, VOLTRANS cung cấp mức giá cạnh tranh chỉ khoảng 500.000 đồng cho mỗi tờ khai, trong khi giá dịch vụ của các doanh nghiệp khác dao động từ 600.000 đến 700.000 đồng.
Trong môi trường làm việc đặc thù, áp lực gia tăng cho nhân viên khi họ phải cân bằng giữa việc giảm thiểu chi phí phát sinh và tối ưu hóa tốc độ giải phóng hàng hóa.
VOLTRANS hiện đang đối mặt với sự cạnh tranh từ một số doanh nghiệp lớn trong ngành giao nhận hàng hóa, khi quy mô của công ty chỉ đạt tầm trung với hơn 500 đơn hàng mỗi tháng, chiếm khoảng 5% thị phần tại Hải Phòng Mặc dù hàng may mặc, bao gồm vải vóc và phụ kiện, chiếm gần 60% tổng số đơn hàng, nhưng con số này vẫn chưa phản ánh đầy đủ khát vọng phát triển của nhân viên Các đối thủ như công ty may Makalot Việt Nam, Công ty cổ phần may Vạn Xuân và Saeyang Corporation đang sở hữu cơ sở vật chất và kỹ thuật hiện đại, tạo nên thách thức lớn cho VOLTRANS trong việc mở rộng thị trường.
Sau những nỗ lực và hi sinh của ban giám đốc cùng toàn thể nhân viên, VOLTRANS đã trở thành một công ty giao nhận uy tín được đối tác tin tưởng Trong bối cảnh suy thoái kinh tế khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn, VOLTRANS vẫn vững vàng khẳng định vị thế là một công ty năng động và có tiềm năng phát triển hàng đầu trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
Tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong những năm gần đây
Công ty TNHH Voltrans, thành lập vào năm 2004, đã có 18 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Trong suốt thời gian này, đội ngũ nhân viên luôn nỗ lực mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất nhằm tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ 2019 đến 2021.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2019-2021 Đơn vị: 1000 VNĐ
( Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm của công ty- Phòng kế toán)
Trong ba năm qua, công ty Voltrans Logistics đã hoạt động hiệu quả, điều này được thể hiện qua sự gia tăng liên tục về doanh thu và lợi nhuận.
Doanh thu của công ty đã liên tục tăng trưởng trong ba năm qua, từ 12,067 tỷ đồng năm 2019 lên 13,578 tỷ đồng vào năm 2020, ghi nhận mức tăng 1,511 tỷ đồng, tương ứng với tốc độ tăng trưởng 12,52% Năm 2021, doanh thu đạt hơn 16,023 tỷ đồng, tăng 2,445 tỷ đồng so với năm 2019, với tốc độ tăng trưởng 18,01%.
Sự biến động tăng của doanh thu qua các năm có thể do các nguyên nhân sau:
- Do công ty đã có thêm nhiều hợp đồng với khách hàng mới như: công ty
Cổ phần văn hóa sách Việt Nam, công ty TNHH Dolvie Na, công ty TNHH Bùi Gia, công ty TNHH Tân Hùng Cơ, công ty Schneider Electric Việt Nam, …
Sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ và công nhân viên, cùng với sự lãnh đạo kinh nghiệm của ban lãnh đạo công ty, đã giúp định hướng và triển khai những chiến lược phù hợp với bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Công ty đã mở rộng thêm nhiều chi nhánh hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, từ đó đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, góp phần làm tăng doanh thu của công ty.
Trong quá trình tuyển dụng, công ty ưu tiên lựa chọn nhân viên có trình độ chuyên môn cao và thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên.
Trong ba năm qua, chi phí hoạt động của công ty đã tăng liên tục, song song với sự gia tăng doanh thu Cụ thể, năm 2019, chi phí đạt 7,405 tỷ đồng Đến năm 2020, chi phí tăng thêm 490,757 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 6,63% so với năm trước Năm 2021, xu hướng này tiếp tục với mức tăng 852,907 triệu đồng, tương đương 10,8% so với năm 2020.
Sự biến động tăng của chi phí có thể do các nguyên nhân sau đây:
Sự bất ổn về kinh tế và chính trị gần đây, cùng với biến động giá xăng dầu, đã dẫn đến việc tăng cước phí vận chuyển Thêm vào đó, nhiều quốc gia áp dụng thuế cho một số mặt hàng và tăng các khoản phí hải quan, khiến chi phí tăng lên đáng kể.
Đầu tư vào trang thiết bị và tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn hàng năm cho cán bộ, công nhân viên không chỉ nâng cao năng lực nhân sự mà còn làm tăng chi phí hoạt động của công ty.
Doanh thu và chi phí của công ty đều tăng, nhưng doanh thu tăng nhanh hơn chi phí Đây là tín hiệu tích cực, cho thấy công ty cần triển khai các chính sách để phát huy và giữ vững vị thế của mình trên thị trường.
+) Về lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận cũng tăng trưởng liên tiếp qua ba năm.
Từ năm 2019 đến năm 2021, lợi nhuận sau thuế của công ty đã có sự tăng trưởng ấn tượng, từ 3,636 tỷ đồng năm 2019 lên 5,819 tỷ đồng năm 2021, tương ứng với mức tăng trưởng lần lượt là 25,01% và 28,03% Sự gia tăng này phản ánh nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng cao từ các công ty xuất nhập khẩu Thái độ phục vụ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên đã tạo dựng được niềm tin từ khách hàng, giúp công ty không chỉ giữ chân khách hàng cũ mà còn thu hút thêm khách hàng mới, từ đó làm tăng doanh thu và lợi nhuận Đây là mục tiêu mà toàn thể nhân viên công ty đang nỗ lực hướng tới.
QUY TRÌNH XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER LÔ HÀNG IC TRAY TẠI CÔNG TY TNHH TIẾP VẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ VÕ LƯƠNG- VOLTRANS LOGISTICS
Quy trình xuất khẩu nguyên container lô hàng IC Tray của công ty
3.1.1 Giới thiệu về sản phẩm
Hình 3.1: Hình ảnh về IC TRAY
(nguồn: https://www.alibaba.com/product)
IC Tray là sản phẩm được làm từ nhựa cứng PS, không độc hại, có độ bền và độ dày 1mm, thường được sử dụng làm bao bì cho FPC, màn hình LCD và các sản phẩm điện tử khác Sản phẩm này có khả năng dẫn điện và có chỉ số tan chảy từ 5 đến 7g/10 phút ở nhiệt độ 220 độ C với trọng lượng 10kg, đồng thời bề mặt của nó có độ kháng từ 103 đến 405Ω.
3.1.2 Tóm tắt chung về lô hàng IC Tray của công ty
● Tên công ty: HITECH MATERIALS CO.,LTD
● Địa chỉ: Muneung- Ro 164-26, Daedeok- Myeon, Anseong, Gyeonggi
● Đại diện công ty: Mr Kyle Howard
● Chức vụ: Phó chủ tịch bộ phận bán hàng
● Tên công ty : CÔNG TY TNHH HITECH BẮC NINH
● Địa chỉ: VI 7.3, Khu công nghiệp Quế Võ II, xã Ngọc Xá, huyện Quế
Võ, tỉnh Bắc Ninh, Việt Nam
● Đại diện công ty : Shin Wooseok
● Chức vụ: Phó tổng giám đốc
3.1.3 Quy trình xuất khẩu hàng nguyên cont FCL
Hình 3.2: Sơ đồ quy trình xuất hàng nguyên container FCL a Giải thích quy trình
Công ty TNHH Tiếp vận Vận tải Quốc tế Võ Lương, đại diện logistic tại Hải Phòng, đã thiết lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với Công ty TNHH KMH HITECH Bắc Ninh, một khách hàng thường xuyên Hai bên đã ký kết thỏa thuận cho lô hàng xuất khẩu tiếp theo, trong đó Võ Lương đảm nhận dịch vụ vận chuyển từ Việt Nam đến Hàn Quốc Dịch vụ này được thực hiện dựa trên hợp đồng mua bán giữa KMH HITECH Bắc Ninh và Công ty HITECH MATERIAL chi nhánh Hàn Quốc Sau khi giao hàng lên tàu, KMH HITECH Bắc Ninh sẽ gửi chứng từ cần thiết cho Công ty Voltrans để chuyển đến HITECH MATERIAL Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu không có vấn đề gì, quá trình xuất khẩu sẽ được thực hiện, bao gồm các giấy tờ như hóa đơn thương mại, packing list, chứng nhận xuất xứ, vận đơn, và tờ khai hải quan.
Quy trình 1 : Nhà xuất khẩu thuê FWD làm thủ tục xuất khẩu lô hàng
Sau khi hoàn tất hợp đồng mua bán giữa người bán và người mua, công ty TNHH BNKMH HITECH sẽ hợp tác với công ty Voltrans Logistics để thực hiện thủ tục xuất khẩu cho lô hàng nguyên cont Voltrans Logistics sẽ liên hệ với các hãng tàu để kiểm tra lịch trình và xin báo giá cước biển, thường sẽ chọn ra một hãng tàu có giá thấp nhất và gửi báo giá cho người xuất khẩu.
Booking Request công ty Logistic gửi cho hãng tàu bao gồm:
- Seal No: KMB244335 40’GP, KMB269302 40’HC
- Port of loading: Hai Phong, Viet Nam
- Port of Discharge: Incheon, Korea
Về nghĩa vụ của người bán( xuất khẩu ) và người mua( nhập khẩu ) với điều kiện EXW quy định trong Incoterms 2010.
- Đối với người bán( xuất khẩu):
Chuẩn bị hàng hóa theo đúng hợp đồng bán hàng, cung cấp các chứng từ cần thiết cho người mua, và thông báo cho họ về thời gian cũng như địa điểm giao hàng.
+ Chịu mọi rủi ro, phí tổn và chi phí phát sinh cho đến khi lô hàng được đưa lên phương tiện vận chuyển của người mua
Theo điều kiện này, người bán phải đặt hàng theo sự kiểm soát của người mua trong thời gian và địa điểm đã được hợp đồng quy định Nếu hợp đồng không có quy định cụ thể, người bán không có trách nhiệm bốc hàng lên phương tiện vận tải hoặc thực hiện thủ tục thông quan xuất khẩu.
Tại một số quốc gia, mặc dù có quy định về Incoterms, việc bốc hàng lên phương tiện vận tải vẫn do bên mua thực hiện Nếu chi phí bốc xếp này cao, các bên nên thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng thương mại để tránh hiểu lầm.
+ Hỗ trợ người mua nếu người mua yêu cầu hoặc trong hợp đồng đã quy định
- Đối với người nhập khẩu( người mua):
Nhận hàng tại địa điểm đã thỏa thuận với người bán theo hợp đồng, tức là nhận hàng khi sản phẩm đã sẵn sàng tại địa điểm hoặc cơ sở đã được quy định.
Người mua có trách nhiệm thanh toán tiền hàng và chịu mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc tiếp nhận hàng hóa, bao gồm chi phí kiểm tra, chi phí giấy tờ và thủ tục thông quan xuất khẩu, chi phí mua bảo hiểm, cũng như các chi phí mà người bán đã bỏ ra để hỗ trợ.
Chúng tôi sẽ tổ chức vận chuyển hàng hóa, chịu trách nhiệm về mọi chi phí hao hụt và rủi ro, đồng thời thực hiện tất cả các công việc cần thiết để đưa hàng ra khỏi nước xuất khẩu và đến điểm đích một cách an toàn.
Sau khi nhận được yêu cầu đặt chỗ từ công ty Voltrans Logistics và thống nhất giá cước biển, Voltrans Logistics sẽ gửi thông tin giá cước biển cho khách hàng (người xuất khẩu).
Hãng tàu có nhiệm vụ chuẩn bị Booking Note để gửi lại cho công ty Logistic Công ty Logistic có thể liên hệ với hãng tàu để xin Booking Note qua hai cách, trong đó cách đầu tiên là liên hệ trực tiếp với bộ phận Sale qua email.
Tên công ty: Voltrans Logistics Địa chỉ: 31-33 Minh Khai, Hoàng Văn Thụ, Hồng Bàng, Hải Phòng
Số container cần Book: 1x40GP, 1X40HC
POL: Hải Phòng, Việt Nam
POD: Incheon, Korea b) Liên hệ qua website:
Here are some popular websites for maritime information: the Korea Marine Transportation Company offers course details at http://www.kmtc.co.kr/course/87/0#none, while MSC provides search schedules for shipping routes at https://www.msc.com/search-schedules Additionally, you can track vessels and access specific ship details on MarineTraffic at https://www.marinetraffic.com/en/ais/details/ships/shipid:674506/mmsi:441875000/imo:9635420/vessel:PANCON_SUCCESS.
Hình 3.3: Hình ảnh về trang web hãng tàu KMTC
● Nội dung của Booking Note:
● Thời gian cut-off CY: 11am- 1 day before ETD
● Nơi lấy container rỗng: Bãi Tâm Cảng
● Nơi hạ container hàng: Cảng Green Port
Quy trình 4 Đổi lệnh cấp vỏ dưới cảng.
Công ty Logistic cần cầm Booking Note của hãng tàu cùng với giấy giới thiệu để thực hiện việc đổi vỏ container Phí chì sẽ được gửi đến địa chỉ của hãng tàu Sau đó, hồ sơ cần được xếp vào quầy chứng từ hàng xuất để tiến hành đổi lệnh cấp vỏ rỗng.
Note: Phí chì có thể thu riêng hoặc tính trong phí Local Charges
Trên lệnh cấp vỏ rỗng, gồm có những nội dung chính như sau:
+ Tên chủ hàng: Công ty TNHH KMH HITECH Bắc Ninh
+ Số hiệu container : SEGU6150223, FFAU1971070
+ Số lượng, loại container: 1x 40’GP, 1x40’HC
+ Bãi chọn vỏ cont: Bãi Tâm Cảng
+ Địa chỉ hạ: Green Port
Nhân viên hiện trường của công ty Voltrans Logistic thực hiện quy trình chọn vỏ container rỗng tại bãi Tâm Cảng, nơi nhân viên kho bãi sẽ cung cấp container theo booking của hãng tàu Để đảm bảo chất lượng container, nhân viên cần lưu ý không chọn vỏ container bị rách, thủng, hoặc có trục cửa bị méo, bẹp; đồng thời, sàn container phải sạch và không bẩn.
Sau khi xác minh thông tin về lô hàng, nếu các dữ liệu khớp nhau, nhân viên sẽ yêu cầu bạn cung cấp họ tên, số điện thoại và mã số thuế của chủ hàng Trước khi đưa chứng từ cho nhân viên, bạn nên ghi các thông tin này vào một khoảng trống trên tờ lệnh D/O Nhân viên sau đó sẽ tiến hành thủ tục đóng phí nâng vỏ và có thể yêu cầu đóng phí hạ hàng nếu cần thiết, tùy thuộc vào quy định của từng nơi.
