Mục tiêu của đề tài Nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại thư viện trường Đại học Hà Nội là nhận dạng hiện trạng việc áp dụng các chuẩn trong xử lý thông tin tại trung tâm và đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động này.
Trang 1LE THI THANH HUE
NGHIEN CUU VIEC AP DUNG CAC CHUAN TRONG XU Li THONG TIN TAI THU VIEN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
Chuyên ngành : Khoa học Thư viện
Mã số 603220
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN
NGƯỜI HUGNG DAN KHOA HOC: TS NGUYÊN THU THẢO
Trang 2Với lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới cô giáo, TS Nguyễn Thu Thảo, người đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn, giúp đỡ tôi thực hiện nghiên cứa
Tôi xin trân trọng cảm ơn PGS TS Nguyễn Thị Minh Nguyệt - Trưởng Khoa Sau đại học, Trường Đại học Văn hố Hà Nội và tồn thể các thây cô giáo đã hết lòng vì sự nghiệp giáo dục đào tạo cho tôi những kiến thức nên táng để tôi phát triển đề tài nghiên cứu
Tôi xin được cảm ơn Ban Giám đốc Thư viện Đại học Hà Nội đã tạo điều kiện cho tôi được học tập nâng cao trình độ , xin cảm ơn toàn thể các cô, các bác, các anh chị em đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi rắt nhiều trong công việc để tôi có thời gian học tập và nghiên cứu
Tôi vô cùng biết ơn cha mẹ tôi, chông tôi, gia đình tôi và những người bạn, đồng nghiệp đã luôn bên tôi, trợ giúp, động viên tôi nỗ lực trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu
Trang 3
(Qui tắc biên mục Anh - Mĩ)
BBK Bibliotechno — Bibliograficheskaija Klassifikacija (Bảng phân loại thư viện thư mục)
CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu
DDC Dewey Decimal Classification (Bảng phân loại thập tiến Dewey) DMCD Đề mục chủ đề
FAST Faceted Application of Subject Terminology (Bảng thuật ngữ chủ đề theo lĩnh vực)
ISBD International Standard Bibliographic Description (Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục)
LCC Library of Congress Classification
(Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Hoa Kì) LCSH Library of Congress Subject Heading
(Khung đề mục chủ đề của Thư viện Quốc hội Mĩ) MARC Marchine Readable Cataloguing
(Khổ mẫu biên mục đọc máy)
NCSA National Centre for Super Computing Applications (Trung tâm Quốc gia các chương trình siêu máy tính) OCLC Online Computer Library Centre
(Trung tâm Thư viện máy tính trực tuyến) UDC Universal Decimal Classification
(Bảng phân loại thập phân bách khoa) TVDHHN “Thư viện Đại học Hà Nội
TVQG Thư viện Quốc gia
Trang 4
Bang 2.1 Bang 2.2 Bảng 2.3 Bang 2.4 Bang 2.5 Bang 2.6 Hinh 2.2 Hinh 23 Hinh 2.4 Hinh 2.5 Hinh 2.6 Hinh 2.7 Hinh 2.8 Sơ đề 2.1 Sơ đồ 2.2 Sơ đề 2.3 : Tính phù hợp của các chuẩn
: Trình độ của cán bộ trong việc áp dụng chuẩn
: Mức độ đầy đủ của tài liệu hướng dẫn
: Mức độ đầy đủ của yếu tố công nghệ thông tin : Mức độ phù hợp của các qui trình
: Nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng kiến thức
: Biểu ghi đã có chỉ số phân loại
: Biểu ghi đã định chủ dé tài liệu : Biểu ghi biên mục có định từ khoá : 9 phân hệ của Libol
: Biên mục sao chép qua công Z39
: Biểu ghi đã biên mục hiễn thị theo MARC21
: Kế hoạch đào tạo cán bộ TVĐHHN
: Qui trình biên mục_ sao chép : Qui trình biên mục gốc
Trang 5
CHUONG 1: HOAT DONG THONG TIN THU’ VIEN DAL HQC
HA NOI VA VIEC AP DUNG CAC CHUAN TRONG XU Li THONG TIN 1.1 Các vấn đề chung về chuẩn trong xử lí thông tin 1.1.1 Các khái niệm cơ bản 12
1.1.2 Các chuẩn thông dụng hiện hành trong xử lí thông tin 18 1.2 Tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin
tại Thư viện Đại học Hà Nội
1.2.1 Nâng cao hiệu quả kiểm soát thư mục 27
1.2.2 Hỗ trợ trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin 29 AT HIEN TRANG AP DUNG CAC CHUAN
TIN TẠI THƯ Vì
IỆN ĐẠI HỌC HÀ NỘI
2.1 Các chuẩn được lựa chọn trong xử lí thông tin
2.1.1 Chuẩn trong mô tã tài liệu 3
2.1.2 Chuẩn trong phân loại tài liệu 32 2.1.3 Chuẩn định chủ đề, định từ khoá 33 2.1.4 Chuẩn khé mau 34 2.2 Năng lực của cán bộ trong việc áp dụng các chuẩn 2.2.1 Áp dụng qui tắc mô tả 39
2.2.2 Ap dung bang phân loại 42
2.2.3 Ap dung cae khung ĐMCD / bộ từ khoá 47
2.2.4 Áp dụng các khé miu 52
2.3 Các yếu tố trợ giúp
2.3.1 Tài liệu hướng dẫn 5S
2.3.2 Công nghệ thông tin 5s
2.4 Tổ chức hoạt động áp dụng các chuẩn
2.4.1 Qui trình áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin 58
Trang 6CHƯƠNG 3: NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG ÁP DỤNG CÁC
CHUAN TRONG XU LI VIEN DAI HOC HÀ NỘI 3.1 Xây dựng chuẩn mới và hoàn thiện các chuẩn hiện hành 3.1.1 File danh mục các thị
ngữ quy ước sử dụng làm tiêu đề chính 8
3.1.2 File ĐMCĐ tiếng Việt dùng riêng 84
3.1.3 Bỗ sung thuật ngữ cho Bộ từ khoá của TVỌG 3.2 Nghiên cứu áp dụng các chuẩn mới
3.2.1 Nghiên cứu áp dụng khung Sears List $6
3.2.2 Nghiên cứu khả năng áp dụng Fast trong tương lai 87 3.2.3 Ap dung chuẩn Dublincore trong xử lí tài liệu số 88
3.3 Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức áp dụng chuẩn cho cán bộ
3.3.1 Cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo 90
3.3.2 Đào tạo tại chỗ 2
3.4 Các yếu tố trợ giúp
3.4.1 Xây dựng tài liệu hướng dẫn 92
3.4.2 Xây dung sé tay nghiệp vy dign tir 8
Trang 7Ngày nay, sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ đã có những ảnh hưởng sâu sắc tới các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội Sự phát triển của công nghệ in và công nghệ số đã dẫn tới hiện tượng bùng nỗ thơng tin trên tồn cầu Khối lượng tài liệu tăng lên nhanh chóng, đặc biệt là các tài liệu về khoa học công nghệ Điều này đã đặt ra những thách thức lớn cho ngành thông tin thư viện: một mặt nhu cầu tin của người dùng tin phát triển phong phú, đa dạng và biến động không ngừng, mặt khác tri thức và thông tin ngày cảng gia tăng với tốc độ lớn, rất khó kiểm soát va day nhanh tính lỗi thời của tài liệu Theo đó lượng tài liệu tập trung tại các cơ quan thông tin thư viện cũng tăng lên đáng kể Tuy nhiên xu hướng sở hữu càng nhiều tài liệu càng tốt đã dần trở nên bất hợp lý và lăng phí Việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện được xem như là một giải pháp tối ưu nhằm giảm bớt chỉ phí tốn kém và nhân lực trong việc thu thập và xử lý các nguồn thông tin Để hợp tác và chia sẻ được nguồn lực đòi hỏi các cơ quan thông tin thư viện phải chuẩn hoá hoạt động, trong đó chuẩn hố cơng tác xử lí thông tin là một nội dung quan trọng Có thể nói chất lượng chuẩn
hố của cơng tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng phục vụ théng tin,
Xử lí thông tin là một công đoạn thiết yếu trong dây chuyên thông tin
tư liệu Trên thực tế, xử lí thông tin bao gồm nhiều khâu nghiệp vụ: mô tả tài
liệu, phân loại tài liệu, định chủ đẻ, định từ khóa, tóm tắt, tổng quan, chú giải,
Trang 8
có văn bản chỉ đạo khuyến khích áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác xử lí thông tin Tuy nhiên các thư viện Việt Nam chưa có sự quan tâm đúng mức và chưa có sự thống nhất trong việc áp dụng Vì vậy việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện gặp nhiều vướng mắc
Thư viện Trường Đại học Hà Nội (dưới đây gọi tắt là TVĐHHN) là thành viên của Liên hiệp Thư viện các Trường Đại học phía Bắc Ngay từ khi chuyển đổi mô hình hoạt động từ truyền thống sang hiện đại, Ban Lãnh đạo TVĐHHN đã hết sức coi trọng việc chuẩn hoá hoạt động, đặc biệt là chuẩn hoá các khâu xử lí thông tin Hiểu rõ tim quan trọng và xu hướng chuẩn hoá, TVĐHHN đã trở thành một trong số các thư viện áp dụng sớm nhất các chuẩn trong xử lí thông tin tại Việt Nam
Tuy nhiên thực tế áp dụng cho thấy chất lượng áp dụng chưa cao, gặp nhiều vướng mắc, có thể do trình độ áp dụng của cán bộ tại TVĐHHN, do bản thân các phương tiện chưa thực sự phù hợp với thành phần vốn tài liệu, chưa đáp ứng được yêu cầu xử lí thông tin của TVĐHHN, v.v Để kiểm nghiệm điều đó, đòi hỏi TVĐHHN cần phải nghiên cứu, kiểm tra, rà soát và đánh giá lại cho đúng thực trạng nhằm phát hiện những mặt đã đạt được, những hạn chế, vướng mắc trong quá trình áp dụng Từ đó đưa ra những giải pháp giúp cho TVĐHHN áp dụng đúng và tốt các chuẩn trong xử lí thông tin nhằm hội đủ điều kiện hợp tác và sẵn sàng chia sẻ nguồn lực với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nước
2 Tổng quan về những vấn dé nghiên cứu liên quan
Trang 9sự phạm Hà Nội 1/ Bùi Thanh Thuỷ - Hà Nội, 2005
- Nghiên cứu về DDC và khả năng áp dụng DDC tại Việt Nam/ Nguyễn Thị Đào ~ Hà Nội, 2002
- Tổng kết 8 năm thực hiện pháp lệnh thư viện và giải pháp áp dụng các chuẩn nghiệp vụ thư viện: hội nghị - hội thảo/ Bộ Văn hoá, Thẻ thao và Du
lịch ~ Hà Nội, 2008
Tuy nhiên các nghiên cứu chủ yếu nghiên cứu về các chuẩn và đánh giá chất lượng hoạt động của các đơn vị áp dụng Kể từ khi TVĐHHN được thành lập cho đến nay, đã có một khoá luận của sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn tìm hiểu về công tác xử lí tài liệu tại Thư viện, nhưng chỉ nhắc đến các chuẩn như là các công cụ xử lý, đơn thuần là mô tả công cụ TVĐHHN áp dụng các chuẩn xử lí thông tin trong thời điểm chuyển đổi hoàn toàn mô hình hoạt động, theo đó tuyển dụng hàng loạt cán bộ trẻ mới ra trường Việc áp dụng các chuẩn đồng bộ và khá sớm vừa có những thuận lợi vừa có những khó khăn nhất định Sau 6 năm hoạt động theo mô hình hiện đại, nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin là hết sức cần thiết Tuy nhiên vấn đễ này chưa từng được dé cập, vì vậy có thể khẳng định đây là một dé tài không trùng lặp với bất kỳ nghiên cứu nào trước đây
3 Mục đích nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
Trang 10Nhiệm vụ nghiên cứu:
Với mong muốn đạt được những mục đích da dé ra, luận văn được cụ
thể hoá thành những nhiệm vụ nghiên cứu sau đây:
- Khảo sát hiện trạng áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin tại
TVĐHHN
-_ Đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin tại TVĐHHN
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tương nghiên cứu:
Luận văn tập trung nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin tại TVĐHHN, trên các phương diện: việc lựa chọn các chuẩn; trình độ của cán bộ; các yếu tổ trợ giúp và cách thức tổ chức áp dụng các chuẩn đó
Phạm vi nghiên cứu:
Các vấn dé của Luận văn được nghiên cứu trong giới hạn của TVĐHHN trong giai đoạn hiện nay
5 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận: Nghiên cứu được tiến hành trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, các quan điểm, đường lối, chính sách của Dang va Nha nước về văn hoá thông tin
Phương pháp cụ thể: Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau
~ _ Phân tích, tổng hợp tài liệu
Trang 11- _ Điều tra bằng phiếu hỏi - _ Phân tích, tông hợp thông tin
6 Đóng góp về mặt khoa học của luận văn
Sau khi nghiên cứu được hoàn thành, tác giả luận văn hy vọng kết quả nghiên cứu sẽ được sử dụng làm tư liệu tham khảo cho các nhà quản lí tại TVDHHN trong việc hoạch định chính sách, chiến lược cụ thể nhằm chuẩn hoá hoạt động và phát triển TVĐHHN theo hướng hội nhập và hợp tác, cũng
như cho các cơ quan tổ chức khác có chức năng nhiệm vụ tương tự như TVĐHHN
7 Bố cục của luận văn:
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục các tải liệu tham khảo, luận văn được chia làm 3 chương:
Chương 1 Hoạt động thông tin thư
ên Trường Đại học Hà Nội và việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tỉ
Chương 2 Khảo sát hiện trạng áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội
Trang 12CHUONG 1: HOAT DONG THONG TIN THU’ VIEN DAI HQC HA NOI VA VIEC AP DUNG CAC CHUAN TRONG XU Li THONG TIN
1.1 Các vấn đề chung về chuẩn trong xử lí thông tin
1.1.1 Các khái niệm cơ bản
Thế giới đang vận động trong xu hướng hội nhập hợp tác mạnh mẽ, theo đó vấn đề chuẩn hoá ở tất cả các lĩnh vực được các quốc gia hết sức coi trọng Trong lĩnh vực thông tin thư viện, chuẩn hoá hoạt động trở thành điều kiện tiên quyết trong việc trao đôi và chia sẻ nguồn lực thông tin cũng như đảm bảo hội nhập hợp tác Có thể thấy, hệ thống thư viện thế giới phát triển nhanh chóng là do bên cạnh tác động của công nghệ còn có sự chuẩn hoá cao độ Trong những năm gần đây, hệ thống thư viện Việt Nam cũng đã bắt đầu tiếp cân với chuẩn hoá
Vay quan niệm về chuẩn hoá được hiểu như thế nào? Quá trình thiết kế và thực thi các chuẩn được gọi là chuẩn hoá Quá trình này mắt khá nhiều thời gian để hoàn thiện nhằm được chấp nhận rộng rãi Do đó chuẩn hoá được định nghĩa như là một bước quá độ từ ý tưởng cá nhân đến ý tưởng chung, từ sự lộn xộn đến một trật tự và từ không kiểm soát đến kiểm soát, từ không có quy luật đến quy luật [2, tr.202]
Theo đó có thể hiểu chuẩn là những qui định được đưa ra như một qui tắc thiết lập nên được chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhằm đảm bảo tính khoa học, hiện đại và thống nhất trong hoạt động Chuẩn được xây dựng với mục đích tăng hiệu quả hoạt động của một hoặc một nhóm tổ chức Chuẩn được gọi là tiêu chuẩn khi nó được thiết lập nên và có tính thấm quyền như một qui tắc để đo lường số lượng, trọng lượng, độ dài
Trang 13'Ngày nay, quan niệm chuẩn hoá dần được thay đổi sao cho ngày càng có nhiều thư viện cùng theo chuẩn chung Quá trình thay đổi này được tiến hoá theo tiến trình phát triển của ngành thông tin thư viện trên thế giới: đi từ quản lí tài liệu, quản lí thông tin và nay đang quá độ sang quản lí trí thức Quan niệm chuẩn hoá đang có khuynh hướng trên phạm vi toàn cầu vì có sự bùng nỗ thông tin và vì nhu cầu và lợi ích của việc chia sẻ tài nguyên thông tin, đặc biệt là thông tin điện từ Việc ứng dụng triệt đẻ thành quả của CNTT và viễn thông đã khiến cho ngành thông tin thư viện phát triển nhanh chóng, đồng thời quan niệm chuẩn hoá cũng nhanh chóng đồng nhất dần dần từ phạm vỉ quốc gia, khu vực và tiến đến phạm vi toàn cầu
Một trong những hoạt động yêu cầu phải chuẩn hố trong cơng tác thư viện là hoạt động xử lí thông tin Đó là quá trình thiết lập và thực thi các chuẩn trong xử lí thông tin
Trong thực tẾ công tác thông tỉn thư viện, quản lí và kiểm sốt nguồn thơng tin luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu Do đó các cơ quan
thông tin thư viện cần tiến hành hoạt động xử lí thông tin nhằm trợ giúp và quản trị các nguồn tin, biến thông tin thành dạng thức đễ kiểm soát, giúp lưu trữ và tìm kiếm lại các nguồn tin với hiệu quả cao, trợ giúp sử dụng thông tin và ra quyết định bằng cách biến thông tin thành dạng thức dễ sử dụng và gia tăng giá trị của thông tin
Xử lí thông tin là quá trình biến thông tin từ dạng thức ban đầu thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin
[17, Tr2]
Trang 14Các phương thức của xử lí thông tin bao gồm: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ đẻ, tóm tắt, tổng quan, tư vấn
Do đó, chuẩn hoá hoạt động xử lí thông tin thực chất là việc thiết lập và thực thi các chuẩn trong các phương thức xử lí thông tin Tuy nhiên trong khuôn khổ của luận văn, tác giả chỉ nghiên cứu việc áp dụng các chuẩn trong một số các phương thức chính của xử lí thông tin bao gồm: chuẩn trong mô tả tai liệu, chuẩn trong phân loại tai liệu, chuẩn trong định từ khoá/định chủ đề tài liệu và chuẩn khổ mẫu Trong đó:
.Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những dấu hiệu đặc trưng về hình thức của một tài liệu, trình bày chúng theo những qui tắc nhất định giúp bạn đọc có khái niệm về tài liệu trước khi được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó
Mô tả tài liệu bao gồm
+ Xác định những yếu tố về lý lịch của một tài liệu như nhan đề, tác giả,
thông tin xuất bản, mô tả vật chất
+ Quyết định những yếu tố nào trong thành phần mô tả có thể là căn bản cho những điểm truy cập, đồng thời quyết định những yếu tố nào là dẫn mục chính và dẫn mục phụ
Chuẩn trong mô tả tài liệu chính là các qui tắc mô tả qui định việc trình
bày các yếu tố thư mục của một tài liệu Căn cứ vào các qui định đó, cán bộ xử lí thông tin có thể dễ dang thiết lập các công cụ tra cứu và người dùng tin cũng dễ dàng nhận diện và tìm kiếm tài liệu thông qua các công cụ thư mục đó Mặt khác, những qui định trong các qui tắc mô tả giúp giảm bớt rất nhiều công sức và thời gian của cán bộ trong xử lí thông tin và người dùng tin trong
Trang 15Phân loại tài liệu là một quá trình xử lí nội dung tài liệu, dùng các ký hiệu phân loại để mô tả nội dung tài liệu với mục đích xếp giá và tổ chức mục lục phân loại Có nhiều định nghĩa về phân loại tài liệu nhưng xét về bản chất có thể định nghĩa: phân loại tài liệu là một quá trình xử lí nội dung tài liệu, kết quả được thể hiện bằng các ký hiệu phân loại Các ký hiệu phân loại được sử dụng từ một bảng phân loại nhất định [9, Tr.18]
Trong đó các bảng phân loại được xây dựng như một chuẩn sử dụng trong phân loại tài liệu Bảng phân loại là một hệ thống phân loại được trình bày dưới dạng sơ đồ nhằm phản ánh mối quan hệ logic, đẳng cấp theo thứ bậc giữa các khái niệm môn ngành tri thức nhằm mục đích áp dụng vào việc phân loại tài liệu Trong bảng phân loại, tri thức được chia thành các đề mục, trong từng đề mục các khái niệm được sắp xếp theo trật tự từ chung đến riêng, từ khái quát đến cụ thể, từ lý thuyết đến thực tiễn Bảng phân loại đóng vai trò quyết định trong quá trình xác lập và định ký hiệu phân loại cho tài liệu cũng như trong quá trình xây dựng các mục lục phân loại - cơng cụ kiểm sốt thư mục Ký hiệu phân loại của các đề mục được qui định sẵn trong bảng phân loại giúp cán bộ xử lí thông tin dễ dàng định chỉ số phân loại cho tải liệu Trên cơ sở các nguyên tắc cơ bản về cấu tạo của bảng phân loại, cán bộ xử lí thông tin cũng đễ dàng định chỉ số phân loại phù hợp cho tài liệu khi xuất hiện khái niệm mới Mặt khác, bảng phân loại còn có hệ thống các chỉ dẫn, chỉ chỗ đến những chỉ số phù hợp nhất với tài liệu đảm bảo tính thông nhất và chính xác trong quá trình phân loại Với việc xác lập các chỉ số phân loại, các bảng phân loại đã khắc phục được sự bất đồng về ngôn ngữ - một hạn chế trong việc tìm tin theo chữ cái Với việc tìm tin theo chỉ số phân loại, người dùng tin có thể tìm được tất cả các tài liệu về mọi ngôn ngữ có trong thư viện
Trang 16Có thể thấy việc áp dụng các bảng phân loại cho phép các thư viện kiểm soát vốn tài liệu một cách nhất quán, có hệ thống theo từng lĩnh vực tri thức
Định chủ đề tài liệu là một quá trình xử lí nội dung tài liệu mà kết quả thu được thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề [10, Tr.12] (sau đây gọi là DMCD) Trén thực tí
viện học gọi là tiêu đề để mục Tuy nhiên, trong luận văn này, tác giả sử dụng thuật ngữ ĐMCĐ Nét đặc thù của ĐMCĐ là sau quá trình xử lý, các
'Việt Nam, thuật ngữ ĐMCĐ còn được một số nhà thư
thư viện sẽ rút ra được các ĐMCĐ phản ánh vấn đẻ và góc độ nghiên cứu cảu các vấn đề trong nội dung tài liệu ĐMCĐ là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả một cách ngắn gọn chủ đề và góc độ nội dung của chủ đề cũng như hình thức của tài liệu đó Đó là những dấu hiệu tạo điểm truy cập cho người dùng tin Khác với phân loại tai liệu, ĐMCĐ được xây dựng trên cơ sở ngôn ngữ tự nhiên có kiểm soát về mặt từ vựng Xét về cấu trúc có 2
loại: ĐMCĐ đơn và phức
Để chuẩn hố cơng tác định chủ đề tài liệu, người ta thiết lập các bảng ĐMCP là danh mục các ĐMCĐ được sắp xếp theo trật tự vẫn chữ cái, đảm bảo sao cho các khái niệm được thể hiện rõ ràng, không trùng lặp Theo đó, cán bộ xử lí thông tin có thé lựa chọn thuật ngữ phù hợp phản ánh chính xác chủ đề của tài liệu đề cập nhằm xây dựng các mục lục chủ để truyền thống và hiện đại, tạo điểm truy cập tới tài liệu một cách dễ dang theo chủ đẻ tài liệu
Trang 17hiện những khái niệm cơ bản của nội dung tài liệu và có thể sử dụng dé tìm tài liệu trong CSDL khi có yêu cầu tin chứa từ hoặc cụm từ đó”[10, Tr.17]
Một tập hợp từ khoá có khả năng cung cấp những thông tin khái quát về
chủ đề của tài liệu đó Các nhà thư viện học đã xây dựng các bộ từ khoá như
là một chuẩn sử dụng trong định từ khoá có kiểm soát
Bộ từ khoá là một tập hợp các từ khoá được sử dụng để mô tả nội dung và hình thức của tài liệu khi tiến hành xây dựng các cơ sở dữ liệu nhằm thiết
lap điểm truy cập tới tài liệu đó
Sự thống nhất trong việc thiết lập các điểm truy cập là các ĐMCĐ, từ khoá nhờ sử dụng các bảng ĐMCP, bộ từ khoá quy ước đã giúp cho cán bộ thư viện thực hiện kiểm soát vốn tài liệu một cách thống nhất, khoa học và hệ thống theo chủ đề của tài liệu và giúp cho người dùng tin tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng theo các thuật ngữ tạo sẵn
Khổ mẫu:
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, để xử lý được các dữ liệu thư mục cần phải có một chuẩn khổ mẫu thống nhất đảm bảo tính tương hợp giữa các yếu tố thư mục của biểu ghi, đây là cấu trúc của biểu ghi đọc máy, là cách trình bày các dữ liệu trên một vật mang tin sao cho may tinh có tế đọc được Hay nói cách khác cần phải có một khổ mẫu xác định việc
trình bày các dữ liệu thư mục
Khổ mẫu được định nghĩa là sự sắp xếp, trình bày các đữ liệu trong một phương tiện có khả năng nhập, xuất hay chứa dữ liệu cùng với những mã số và chỉ thị kết hợp điều hành sự sắp xếp này để có thé lưu trữ và tìm kiếm dữ
Trang 181.1.2 Các chuẩn thông dụng hiện hành trong xử lí thông tin
Trong hoạt động xử lí thông tin tại Việt Nam, đã có một số chuẩn được thiết lập và áp dụng Bên cạnh các chuẩn do Việt Nam xây dựng còn có các chuẩn do nước ngoài xây dựng nhưng được áp dụng rất rộng rãi tại Việt Nam Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn, tác giả xin được giới thiệu một số chuẩn tiêu biểu được áp dụng đồng thời trong xử lí thông tin tại Việt Nam
hiện nay
Các qui tắc mô tả tài liệu:
Điền hình là 2 bộ ISBD và AACR2
ISBD - Intemational Standard Bibliographic Description (Tiêu chuẩn
quốc tế về biên mục thư mục),
Vào những năm 1970, khoa học kỹ thuật trên thế giới phát triển mạnh
kéo theo sự tăng nhanh về các loại hình tài liệu Phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin, thống nhất trong việc xử lí tài liệu là một trong các yếu tố dẫn đến việc thiết lập một qui tắc thống nhất về biên mục quốc tế
Hội nghị Paris và tiếp theo là Hội nghị Quốc tế Các Chuyên gia biên mục tại Copenhagen, Đan Mạch vào năm 1969 đã là tiền đề tiến đến việc biên soạn
bộ tiêu chuân mô tả thư mục ISBD vào nam 1976
Trang 19AACR 2: “Anglo ~ American Cataloging Rules ~ Qui tắc biên mục Anh ~ Mỹ"
Vào năm 1967, Hội Thư viện Anh Quốc và Hội Thư viện Mỹ soạn thảo AACR2 thành những văn bản riêng của Vương Quốc Anh và Bắc Mỹ
Tiếp theo nhiều lần chỉnh sửa, năm 1998, AACR2 được duyệt lại khá quy mơ, mang tên « Qui tắc biên mục Anh - Mĩ, ấn bản thứ 2, có duyệt lại »
Án bản điện tử của AACR2 do Hội thư viện Hoa Kì (ALA) xuất bản bao gồm tất cả những sửa đổi, bô sung từ năm 2001
Tại Việt Nam, AACR2 được bắt đầu áp dụng đơn lẻ từ một số Thư viện Trường Đại học từ khoảng năm 2004 Cho đến năm 2007, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch đã chính thức đưa vào văn bản qui định là một trong ba chuẩn chính thức áp dụng cho các thư viện Việt Nam Cho đến nay, AACR2 đã khá phổ biến trong hệ thống thư viện các trường đại học và cũng đã bắt đầu được triển khai trong hệ thống thư viện công cộng, đi đầu là TVQG Việt Nam
Bảng phân loại:
Có nhiều bảng phân loại được sử dụng tại Việt Nam, trong đó đặc biệt là các bảng phân loại đã được quốc tế công nhận
DDC (Dewey Decimal Classification): Duge xay dung dau tién nam 1873 nhằm sắp xếp sách và tổ chức hệ thống mục lục, đến nay đã xuất bản đến lần thứ 22 với 4 tap DDC chia tri thức nhân loại thành 10 môn loại chính, mỗi môn loại chia thành 10 phân mục, mỗi phân mục chia thành 10 phân đoạn Số phân loại DDC không bao giờ nhỏ hơn 3 chữ số, tuân theo qui tắc « cụm ba chứ số » Trong đó Bảng tóm lược thứ nhất là 10 môn loại chính với số đầu tiên thê hiện môn loại chính, bảng tóm lược thứ 2 gồm 100 phân
Trang 20đoạn với số thứ 3 biểu thị phân đoạn Đặc tính phân cấp của DDC biểu thị bằng chiều dài của kí hiệu Hiện nay DDC đã xuất bản đến lần thứ 22 với nhiều cải biên, tuy nhiên không phá vỡ cấu trúc ban đầu của DDC
Là một trong 3 chuẩn được qui định áp dụng trong hệ thống thư viện Việt Nam, DDC được áp dụng ở một số thư viện trường đại học từ khoảng năm 2003 Đến năm 2006, TVQG Việt Nam tiến hành dịch và xuất bản DDC 14 bản rút gọn và chuyển đổi phân loại theo DDC Theo đó, hệ thống Thư viện công cộng bắt đầu tiến hành triển khai từ năm 2007 dựa trên qui định của
Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch
UDC (Universal Decimal Classification): Được xây dựng dựa trên khung DDC và lần đầu tiên được xuất bản tại Pháp năm 1905 Liên đoàn Tư liệu quốc tế chịu trách nhiệm triển khai hệ thống này Hệ thống bao gồm tất cả mọi kiến thức và thật sự có tính cách quốc tế Nó được dùng chính trong các thư viện chuyên ngành và trong nhiều thư mục chuyên ngành được xuất bản
Kí hiệu căn bản dùng số thập phân như trong DDC nhưng kí hiệu có thể được mở rộng bằng cách sự dụng dấu chấm thập phân hay những dấu khác như dấu hai chấm, hoặc ngoặc đơn sau mỗi ý niệm
UDC được dịch ra nhiều thứ tiếng và từng được sử dụng khá rộng rãi ở Châu Âu và Châu Phi
Bảng phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp do TVQG Việt soạn: Năm 1960, với sự giúp đỡ của Liên Xô, TVQG Việt Nam đã dựa trên bảng 17 lớp của Liên Xô để biên soạn bảng phân loại 19 lớp dùng
Nam
Trang 21
sử dụng rộng rãi trong hệ thống Thư viện công cộng Việt Nam và một số thư viện trường đại học, cơ quan tô chức, trung tâm thông tin
BBK: được xây dựng từ năm 1948 đến năm 1959 cho phù hợp với điều
kiện kinh tế chính trị và xã hội của Liên Xô thời đó Có 800 nhà thư viện, thư mục học và bác học tham gia biên soạn Năm 1959, bảng phân loại này cơ bản được hoàn thành và từ năm 1960 đến 1968, xuất bản lần đầu với 25 tập
Khung được xuất bản với 3 hình thức : chỉ tiết, rút gọn, rút gọn 3 cắp,
Dây cơ bản của BBK được qui định bằng 28 chữ cái Nga (chữ hoa) và được tập hợp thành 6 nhóm chính dé chỉ các mơn loại trí thức Ngồi ra BBK còn được xuất bản với kí hiệu chuyển từ chữ cái Nga sang chữ số để dùng cho các thư viện phục vụ những đối tượng thuộc nhiều dân tộc khác nhau trong đó
có Việt Nam Từ những năm 80 trở về trước, BBK được áp dụng ở hẳu các thư viện Việt Nam do ảnh hưởng của nền khoa học Liên Xô tới hầu hết các ngành ở Việt Nam
LCC; Được phát triển từ TVQH Hoa Kì năm 1897, thích hợp cho những thư viện có số ấn bản hơn 1.000.000 đã được nhiều thư viện trên khắp thế giới chấp nhận, đặc biệt là những thư viện đại học và chuyên ngành lớn Bảng LCC gồm 43 tập sử dụng chữ và số Mỗi bảng phân loại có một bảng chỉ mục riêng, không có bảng chỉ mục cho toàn khung Khung LCC thể hiện thính phân cấp qua việc sử dụng môn loại chính và môn loại phụ, cách sắp xếp đề tài từ tổng quát đến chuyên biệt LCC dùng phương pháp thiết lập số để mở rộng bảng phân loại nhằm phân loại những tài liệu không có trong bảng phân loại bằng cách dùng những bảng phụ trong mỗi bảng phân loại cụ thể hay bằng cách sử dụng những chỉ dẫn sắp xếp nơi chốn, nhân vật hay dé tai theo
Trang 22Đại học Bách Khoa Hà Nội sử dụng do chỉ phối bởi tính đặc thù của tài liệu
và tính hợp tác trong việc chia sẻ nguồn lực thông tin Bang DMCD, bé tir khoa:
LCSH : Library of Congress Subject Headings: Bảng ĐMCĐ của TVQH Hoa Kỳ Bảng đã được xây dựng trên cơ sở các ĐMCĐ của thư viện từ năm 1898 Trong LCSH, các để mục được xây dựng trên cơ sở tên nhân vật, tên các dòng họ, tên các tổ chức, cơ quan, đoàn thể, đối tượng địa lý, địa danh, sự vật hiện tượng, & tai nghiên cứu Về mặt từ loại, có t hoặc một cụm danh từ
Để có thể phản ánh chính xác nội dung và hình thức của tài liệu theo các góc độ nghiên cứu khác nhau, LCSH còn xác lập các loại phụ đề Thực chất, phụ đề là sự chia nhỏ của chủ để Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể có thé sử dụng các loại phụ đề đề tài, phụ để thời gian, phụ để địa lý, phụ đề hình thức Trong LCSH, các chủ để được sắp xếp theo vần chữ cái tên gọi của ĐMCĐ Để định hướng người định chủ đề
dưới phần tên của các ĐMCĐ và trước các phụ đề chia nhỏ và các chỉ dẫn còn có những lời hướng dẫn cụ thể Ngoài ra, LCSH có hệ thống các tham chiếu giúp dễ dàng tra tìm và đảm bảo
tính thống nhất
Sears List of Subject Heading (gọi tắt là Sears List)
Sears List mang tên của một người có ý tưởng xây dựng một khung DMCD phi hợp hơn đối với nhu cầu của thư viện vừa và nhỏ năm 1923 (Minnie Earl Sears) Hiện nay, Sear List đã xuất bản tới lần thứ 19 Điều đặc
Trang 23Hiện nay, Sears List đang được nghiên cứu áp dụng vào Việt Nam như là một giải pháp cho các thư viện vừa và nhỏ
trong mục lục chủ ủa TVQG Việt Nam
Nam 1945, sau khi tiếp quản từ tay Pháp, TVQG Việt Nam đã bắt tay vào xây dựng một hệ thống các ĐMCĐ bằng tiếng Việt Các ĐMCĐ được hình thành trong quá trình xử lí tài liệu và tổ chức mục lục chủ đề Trong khi xây dựng các ĐMCĐ, TVQG Việt Nam cũng chú ý tới việc xây dựng các loại phụ đề Tuy nhiên TVQG Việt Nam đã không biên soạn được bảng danh mục ĐMCPĐ khoa học đầy đủ các khái niệm làm công cụ tra cứu
Bô Từ khoá cua TV!
Nam
Bộ từ khoá được biên soạn và xuất bản lần đầu năm 1977 với tên gọi là Bộ Từ khoá quy ước trên cơ sở vốn từ khoá tự do của CSDL SACH Đền năm 2005, Bộ từ khoá này được bổ sung chỉnh lý trên cơ sở chọn lọc từ các từ khoá đã được sử dụng trong CSDL của TVQG Việt Nam Diện dé tai bao quá của Bộ từ khoá là đề tai tng hop, phan anh vén tai liệu đa dạng của TVQG Việt Nam Trong đó, các từ khoá được sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái
Bộ từ điển từ khóa của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ
Quốc gia
Bộ từ điển từ khoá này được xuất bản năm 2001 trên cơ sở cập nhật và
bổ sung Bộ từ khoá da ngành Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Bộ từ điển từ khoá này được trình bày thành 2 tập
Trang 24Tap 2 Cac loai tir khod dac biện bao gồm địa danh, tên cơ quan tổ chức,
tên sinh vật
Bộ từ khoá Khoa học Xã hội và Nhân văn của Viện Thông tin Khoa học
xã hội
Bộ từ khoá này được biên soạn và hoàn tất vào năm 2005 với 2 tập Tập 1 là bảng tra theo van chữ cái
‘Tap 2 Bảng tra hoán vị
Đây là bộ từ khoá đa ngành, tập hợp các thuật ngữ thuộc các lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn như triết học, xã hội học, văn hoá Các thuật ngữ này được lựa chọn từ các từ khoá được sử dụng trong các CSDL của Viện Thông tin Khoa học xã hội và các thư viện nghiên cứu chuyên ngành thuộc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia trong nhiều năm
Khổ mẫu:
MARC 21(viết tắt từ MAchine Readable Cataloguing)
MARC 21 là khổ mẫu tích hợp, độ dài trường dữ liệu có thể thay đổi, các trường lặp và tổ chức các điểm truy cập Nhiều kho tin khổng lồ trên thế giới hiện đang sử dụng MARC 21 Ngày càng có nhiều các chuẩn MARC của các quốc gia như UKMARC (Anh), AUMARC (Úc),vv chuyển sang MARC 21
MARC 21 trở thành chuẩn quốc tế cho biên mục máy đọc được, hay chuẩn trao đổi dữ liệu trên phạm vi toàn cầu Một biểu ghỉ MARC bao gồm 3 yếu tố: Cấu trúc biểu ghi, mã định danh nội dung và nội dung dữ liệu của biểu ghỉ
Trang 25Nam, Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội, v.v.) thực hiện Với MARC2I, các cơ quan thông tin thư viện đã tự tạo lập biểu ghỉ mới để xây dựng các CSDL của mình Tuỳ thuộc điều kiện cụ thể của từng cơ quan, việc tạo lập các biểu ghỉ mới có thể được tiến hành bằng cách xử lí tài liệu và điền trên phiếu nhập tin, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính thông qua phiếu nhập tin hoặc xử lý và nhập trực tiếp trên máy tính
Cho đến nay, MARC2I đã trở thành một trong ba chuẩn được Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch qui định áp dụng và được sử dụng rộng rãi trong hệ thống thư viện Việt Nam
Dublin Core
Chuẩn siêu dữ liệu Dublin Core do Trung tâm Thư viện Máy tính trực
tuyến OCLC (Online Computer Library Centre) và Trung tâm quốc gia các Chương trình siêu máy tính NCSA (National Centre for Super Computing Applications) xây dựng đầu tiên vào tháng 3 năm 1995 Hai chữ Dublin Core có nguồn gốc từ tên thành phố Dublin bang Ohio nơi diễn ra hội thảo đầu tiên về chuẩn siêu đữ liệu và từ Core có nghĩa là chính yếu, nòng cốt để biều thị khả năng áp dụng rộng rãi của chuẩn này
Nam 1999, phiên bản Dublin Core 1.1 ra đời với 15 yếu tố cơ bản Năm 2000, Dublincore da bé sung thêm các phụ tố mô tả chỉ tiết cho một số yếu tố chính và yêu cầu áp dụng các bộ chuẩn tương ứng khi mô tả nội dung của các yếu tố
Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của nguồn tài nguyên điện tử đòi hỏi các thư viện Việt Nam cần tính đến việc sử dụng một chuẩn khổ mẫu phù hợp cho việc mô tả các siêu dữ liệu đảm bảo truy cập tới nguồn tài nguyên thông tin một cách thuận lợi Theo đó, Dublincore đã trở
Trang 26việt của nó trong việc xử lí thông tin số, đặc biệt là các thư viện khu vực phía Nam Cho đến nay, hẳu hết các thư viện lớn khu vực phía Nam đều đã sử dụng Dublincore trong mô tả tài liệu số và cũng đã bắt đầu được nghiên cứu áp dụng trong một vài thư viện khu vực phía Bắc
1.2 Tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin
Trường Đại học Hà Nội là trường đại học công lập được thành lập từ năm 1959 Đây là cơ sở đào tạo cung cấp nguồn nhân lực trình độ đại học, sau đại học đào tạo ngoại ngữ cho lưu học sinh, nghiên cứu sinh, thực tập sinh đi học nước ngoài; bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lí của các Bộ, Ban, Ngành Trung ương và địa phương trong cả nước Từ năm 2002 đến nay, Trường Đại học Hà Nội đã triển khai đào tạo cử nhân các chuyên ngành khác dạy bằng ngoại ngữ: ngành Quản trị kinh doanh, Du lịch, Quốc tế học, Khoa học máy tính, Tài chính-ngân hàng, Kế toán (giảng dạy bằng tiếng Anh); ngành Khoa học máy tính (giảng dạy bằng tiếng Nhật) Ngoài ra, trường còn đảo tạo cử nhân ngành Việt Nam học cho người nước ngoài Trong chiến lược phát triển, Trường sẽ mở thêm những
chuyên ngành đào tạo khác bằng ngoại ngữ mà thị trường lao động trong và ngoài nước đang có nhu cầu cao
Trong xu thế hội nhập, hợp tác, Trường Đại học Hà Nội đã và đang mở rộng liên kết với nhiều trường đại học trong khu vực và trên thế giới trong
đào tạo và cấp các chứng chỉ quốc tế như Đại học Latrobe, Victoria,
Trang 27thông tin và tư liệu của tất cả các đối tượng phục vụ nhằm góp phần nâng cao
chất lượng và hiệu quả hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu
Trong bối cảnh hiện tại, để đảm bảo chất lượng và hiệu quả phục vụ người dùng tin cao nhất, một trong các điều kiện thiết yếu là phải chuẩn hóa các khâu hoạt động của thư viện Chuẩn hoá đã và đang trở thành một yêu cầu tất yếu của bắt cứ ngành nghề và hoạt động nào trong xã hội, là sự đảm bảo cam kết về chất lượng và hướng tới việc hội nhập với quốc tế và trong khu
vực
TVĐHHN đã và đang đặc biệt quan tâm tới việc chuẩn hóa hoạt động, trong đó, coi chuẩn hoá hoạt động xử lí thông tin đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho người dùng tin những thông tin chính xác về nguồn thông tin tư liệu của TVĐHHN dưới những dạng thức dễ hiểu và dễ tiếp cận Việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin là điều kiện tiên quyết đảm bảo tính khoa học, thống nhất và chất lượng của hoạt động xử lí thông tin của TVĐHHN Việc áp dụng các chuẩn cũng còn giúp TVĐHHN nâng cao hiệu
quả kiểm soát thư mục và hỗ trợ việc trao đổi, chia sẻ nguồn thông tin thư
mục giữa TVĐHHN và các thư viện, cơ quan thông tin trong và ngoài nước Có thể kể đến những lợi ích chính do việc chuẩn hóa hoạt động xử lí
thông tin đem lại như sau:
1.2.1 Nâng cao hiệu quả kiểm soát thư mục
Củng với sự phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, các nguồn thông tin với sự đa dạng vẻ loại hình đang gia tăng với tốc độ lớn Kiểm soát thư mục là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức tri thức/thông tin sao cho có thể tìm kiếm được các tri thức, thông tin ấy Sự
Trang 28mục [15, Tr.16] Đó chính là kết quả của quá trình xử lí thông tỉn, trong đó,
đầy đủ khi tiến hành xử lí thông tin giữ vai trò quyết định trong việc nâng cao chất
vấn đề áp dụng các chuẩn nhằm đảm bảo tính khoa học, thống nhất, lượng kiểm soát thư mục
Việc xây dựng các công cụ thư mục đảm bảo tính khoa học, thống nhất và đầy đủ sẽ giúp việc tìm đến tài liệu được dễ dàng, đáp ứng yêu cầu của người dùng tin Các công cụ thư mục là một tập hợp các biểu ghi phản ánh nguồn lực thông tin của các cơ quan thông tin thư viện và cho phép người dùng tin có thể tìm được thông tin hay tài liệu cần thiết theo nhiều dấu hiệu
như: tác giả, tên tài liệu, chủ đề
Trong thời gian gần đây, với những thành tựu của công nghệ thông tin, các chuẩn xử lí thông tin đang phát huy mạnh mẽ vai trò trong việc xây dựng các mục lục điện tử tại các thư viện và cơ quan thông tin Các biểu ghi được đưa lên mạng dưới dạng các cơ sở dữ liệu thư mục trực tuyến Việc kiểm soát thư mục bằng các mục lục trực tuyến giúp thông tin được cập nhật thường
xuyên và mở rộng liên tục đồng thời có thể xem lướt và sao chép tiện lợi Đây là loại mục lục linh hoạt và hiện đại nhất cho phép tìm tin nhanh chóng và thuận tiện với việc mở rộng các dấu hiệu tìm kiếm hay điểm truy nhập thông tin, cũng như cho phép kết hợp các dấu hiệu tìm để tạo các công thức tìm với tốc độ nhanh hơn và đúng yêu cầu Điều này cho phép người dùng tin truy cập thông tin từ mọi nơi, mọi lúc
Hiện nay TVĐHHN đang quản lí toàn bộ nguồn tin trong Trường Theo đó, bên cạnh nguồn tài liệu in ấn phục vụ tại Thư viện, còn có các tủ sách
Khoa, phòng bai và đặc biệt là các tài liệu điện tử toàn văn dạng CSDL
trực tuyến Vấn để đặt ra cho TVĐHHN là làm sao có thể kiểm sốt được tồn bộ các ấn phẩm trong phạm vi Trường cũng như giúp bạn đọc truy cập
Trang 29nhu cầu kiểm soát thư mục được đặt ra và ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc khai thác thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng
Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn trong xử lí di
chọn các chuẩn và tổ chức áp dụng các chuẩn một cách hiệu quả nhằm nâng thông tin đối với ví soát thư mục, TVĐHHN cần nghiên cứu và lựa
cao chất lượng trong việc kiểm soát vốn tải liệu
1.2.2 Hỗ trợ trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin
Ngày nay, việc kiểm sốt thư mục khơng chỉ dừng lại ở phạm vi quốc gia mà còn hướng tới toàn cầu Các cơ quan thông tin thư viện nói chung và TVĐHHN nói riêng luôn mong muốn mở rộng phạm vi bao quát tài liệu, do đó mà việc biên soạn các công cụ kiểm soát thư mục có chất lượng, đảm bảo độ tin cậy, chính xác cao nhằm trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin có ý
nghĩa hế
hợp tác với các tổ chức, các trường đại học của nhiều nước trên thể giới, theo
sức quan trọng Mặt khác, Trường Đại học Hà Nội khá mạnh trong
đó để có thể đáp ứng yêu cầu vươn tới các nguồn lực thông tin của các tổ chức, các trường đại học đang hợp tác đảo tạo đòi hỏi TVĐHHN phải có sự tương thích trong việc áp dụng các chuẩn xử lí thông tin Hay nói cách khác, trong xu hướng mở rộng hợp tác đào tạo với nước ngoài, TVĐHHN phải có những cải tiến trong hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu trao đổi và chia sẻ nguôn lực thông tin
Sự ra đời các tiêu chuẩn, khổ mẫu và qui tắc có tính chất quốc tế đã và đang góp phần đầy mạnh quá trình tin học hoá, nói kết mạng và kiểm soát thư mục với mục đích trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin trên toàn cầu Việc kiểm sốt các thơng tin thư mục trên các phương tiện truyền thống hay trực tuyến đảm bảo cho việc truyền tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng là cơ sở quan trọng cho việc hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin Với sự ứng dụng của công nghệ thông tỉn, sự hỗ trợ quản lí của phần mềm, việc đảm bảo thống nhất của các tiêu chuân cân thiết cho xử lí thông tin với hệ thống thư viện
Trang 30dữ liệu thư mục với các thư viện, cơ quan thông tin khác qua cổng giao tiếp Ngoài ra, việc áp dụng các chuẩn xử lí thông tin tương thích với các tổ chức,
trường đại học trong chương trình hợp tác đào tạo của Trường cũng cho TVĐHNN có thể hợp tác với họ trong việc xây dựng và sử dụng chung nguồn lực thông tin nhằm giảm bớt chỉ phí tốn kém cũng như tăng them sự da dang và đầy đủ của các nguồn tin
Nhu vay có thê thấy, việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin tại TVĐHHN đóng vai trò hết sức quan trọng Điều này không chỉ thể hiện ở việc xây dựng các công cụ hữu hiệu kiểm soát các nguồn tin của Trường Đại học Hà Nội mà còn đảm bảo tính khoa học, thống nhất trong hoạt động trao đổi và chia sẻ thông tin với các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài
Trang 31CHUONG 2: KHAO SAT HIEN TRANG AP DUNG CAC CHUAN TRONG XU Li THONG TIN TAI THU VIEN DAI HQC HA NOI
Hiện trạng áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin tại TVĐHHN được khảo sát trên các phương diện: việc lựa chọn các chuẩn áp dụng, năng lực của cán bộ trong việc áp dụng các chuẩn, các yếu tố trợ giúp cũng như việc tổ chức hoạt động áp dụng các chuẩn Để nghiên cứu các nội dụng đó, luận văn đã tiến hành điều tra bằng phiếu (phụ lục 1) và phân tích biểu ghi mẫu (phụ lục 2) Phiếu điều tra được phát cho các đối tượng là những cán bộ đã qua xử lí tài liệu tại TVĐHHN và thành thạo đối với các chuẩn đang được áp dụng Ngoài ra luận văn lấy ngẫu nhiên 100 mẫu biểu ghi trong CSDL để phân tích về chất lượng áp dụng các chuẩn
Phiếu điều tra gồm các câu hỏi theo các hướng chính sau:
- Cán bộ đã sử dụng thành thạo những chuẩn nào? việc lựa chọn các chuẩn trong xử lí thông tin tại TVĐHHN có phù hợp hay chưa? Có nên bổ sung hoặc thay thế chuẩn nào không?
- Cán bộ cẳn được hướng dẫn, dao tao bồi dưỡng thêm kiến thức gì để nâng cao năng lực áp dụng các chuẩn đó
- Các yếu tố đảm bảo cho việc áp dụng đã đầy đủ chưa?, nếu thiếu thi cần bỗ sung những gì?
~ Những điểm chưa phủ hợp trong qui trình của việc áp dụng các chuẩn đó trong xử lí thông tin tại TVĐHHN?
2.1 Các chuẩn được lựa chọn trong xử lí thông tin
Trang 32đã sớm tìm hiểu các chuẩn hiện hành trên thế giới và Việt Nam đễ tiến hành lựa chọn các chuẩn áp dụng trong thông tin sao cho phù hợp với điều kiện thực tiễn Các chuẩn đó lựa chọn áp dụng vào mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định chủ đề, từ khoá tài liệu
2.1.1 Chuẩn trong mô tả tài liệu
Đứng trong hệ thống thư viện Việt Nam, trong xu thế của những năm 80, TVĐHHN đã triển khai áp dụng chuẩn ISBD cho mô tả tài liệu Năm 2003, khi chuyển đổi hoàn toàn hoạt động theo mô hình thư viện hiện đại, ban diu TVDHHN tiếp tục áp dụng ISBD như là một chuẩn quốc tế phù hợp duy nhất Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, TVĐHHN bắt đầu nghiên cứu và nhận định ISBD không còn phù hợp xu thế chung và đặc thù vốn tài liệu của đơn vị Nguồn tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tài liệu ngoại văn Chính vì vậy, TVĐHHN nên phát huy mạnh mẽ chức năng download biểu ghi qua cổng Z39.50 của phần mềm quản lí thư viện điện tử và lợi ích của việc chia sẻ nguồn lực thông tin thư mục giữa các thư viện trong xử lí thông tin sao chép Nam 2005, TVDHHN chính thức áp dụng AACR2 trong mô tả tai liệu, dựa theo ban “ Qui tiie bién muc Anh - Mj rit gon” Day cé thé la mot su lựa chọn đúng đắn vì cho đến năm 2007, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch đã chính thức ra văn bản áp dụng AACR2 trong hệ thống thư viện Việt Nam
2.1.2 Chuẩn trong phân loại tài liệu
Thông qua việc nghiên cứu cấu trúc, các ưu nhược điểm của một số bảng phân loại đang lưu hành tại Việt Nam và đặc điểm của đơn vị, năm 2003 TVĐHHN quyết định sử dụng DDC với những lý do cơ bản như sau:
Trang 33hiệu chung, trợ ký hiệu ngôn ngữ giúp cho DDC có khả năng dễ dàng mở rộng và chỉ tiết các đề mục về ngôn ngữ học
Ví dụ : Từ vựng tiếng Anh có ký hiệu phân loại là 428.24 Khi đó 4 thể hiện cho ngôn ngữ, 2 thẻ hiện cho tiếng Anh, 8 thể hiện cho tiếng Anh ứng dụng, 24 thể hiện cho từ vựng
~ TVĐHHN tổ chức phục vụ theo kho mở, theo đó tài liệu được sắp xếp theo số phân loại Với cấu trúc phân cấp, chỉ tiết cụ thé din theo lép giúp cho DDC trở nên dễ sử dụng, dễ nhớ đối với cán bộ thư viện trong việc phân loại và sắp xếp cũng như giúp bạn đọc dễ sử dụng trong tìm kiếm tải liệu
- Hiện nay trên thế giới, DDC đang trở lên phổ biến và được sử dụng khá rộng rãi, đặc biệt trong các nước nói tiếng Anh Trong khi đó, tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là nguồn tài liệu Tiếng Anh Vì vậy, để khai thác triệt để lợi ích của việc xử lí thông tin sao chép qua cổng Z39.50 cho phép sử dụng lại những ký hiệu phân loại sẵn có của các thư viện các nước trên thế giới đòi hỏi TVĐHHN phải ứng dụng chuẩn tương thích
Ngoài bộ bảng phân loại đầy đủ của DDC gồm 4 tập xuất bản lần thứ 22 bằng tiếng Anh, TVĐHHN cũng đưa vào sử dụng ấn bản rút gọn DDC14 bằng tiếng Việt do TVQG dịch và xuất bản DDC14 được TVĐHHN sử dụng song song với DDC22 chủ yếu trong biên mục gốc
2.1.3 Chuẩn định chủ đề, định từ khoá
Trang 34Trên cơ sở nghiên cứu một số chuẩn tiêu biểu trong định chủ đẻ, định từ khoá đang được sử dụng tại Việt Nam, TVĐHHN nhận thấy:
Hiện nay chưa có một bảng ĐMCĐ nào bằng tiếng Việt ngoài danh mục chủ để của TVQG Việt Nam Việc sử dụng LCSH gặp khá nhiều khó khăn do rào cản về ngôn ngữ Ngay từ khi chuyển đổi, BLĐ TVĐHHN xác định chủ trương xây dựng thư viện diện tử, theo đó chú trọng xây dựng mục lục trực tuyến, xố bỏ hồn tồn mục lục truyền thống Vì vậy, toàn bộ vốn tài liệu của TVĐHHN cần xử lý mới và hồi cố lại hoàn toàn Song vốn tài liệu chủ yếu là sách ngoại văn, do đó để phù hợp với xu thế sử dụng LCSH trên thế giới, TVĐHHN quyết định sử dụng LCSH để định chủ đề cho tài liệu Trong điều kiện hiện tại, TVĐHH thống nhất tạm thời chỉ định chủ đề đối với các tài liệu được xử lý sao chép từ thư viện các nước trên thể giới
LCSH thực sự là một công cụ quan trọng, cần thiết cho những người
làm công tác định chủ đề và tổ chức mục lục chủ đễ Trên thực tế có nhiều thư viện đã sử dụng LCSH đặc biệt là các nước nói tiếng Anh Tuy nhiên việc áp dụng tại TVĐHHN gặp rất nhiều khó khăn do rào cản ngôn ngữ trong khi chưa được dịch sang tiếng Việt
Đối với cơng tác định từ khố tài liệu, do TVĐHHN chú trọng phát triển nguồn tài liệu tập trung vào các chủ đề: ngôn ngữ, văn hoá, du lịch, lịch sử, kinh tế chính trị, khoa học thường thức, quản trị kinh doanh, quốc tế học, Do đó, nội dung nguồn tin khá tổng hợp, theo đó việc sử dụng Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam trong việc định từ khoá tài liệu được xem là phù hợp hơn cả đối với TVĐHHN
2.1.4 Chuẩn khổ mẫu
Trang 35dụng phần mềm quản lí thư viện điện tử Libol từ năm 2003 Với sự trợ giúp của phần mềm tích hợp, nhận thức rõ ưu điểm của MARC2I trong việc tổ chức mục lục trực tuyến và xu hướng sử dụng MARC2I trên thế giới và tại Việt Nam, TVĐHHN đã xây dựng một số biểu mẫu nhập tin phù hợp với từng loại hình tài liệu dựa trên cơ sở MARC2I nhằm tạo điều kiện và khả năng sử dụng chung các biểu ghỉ thư mục với các thư viện trong và ngoài nước
Trên cơ sở MARC21, TVĐHHN đã xây dựng một số format chuẩn (kiểu ký tự trình bày, độ dài và kiểu trường chứa dữ liệu, thứ tự sắp xếp các trường trong một biểu ghi) cho các loại hình tài liệu khác nhau Vi du: Khổ mẫu DHHN dùng cho Sách Trong đó bao gồm các trường Nhãn trường | Tên trường 001 Mã số biểu ghỉ
005 'Ngày hiệu đính lần cuối
Trang 36
110 Tiêu đề mô tả chính — tac giả tập thể 242 Lời dịch nhan đề của cơ quan biên mục 245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm 250 “Thông tin về lần xuất bản
260 “Thông tin về xuất bản, phát hành
300 Mô tả vat ly
Trang 37900 Biểu ghi biên mục ấn phẩm mới 91 Người nhập tin
912 Người kiểm tra
925 Vat mang tin
926 Mức độ bảo mật
927 Dạng tài liệu
- Khé miu Bao, tap chí ĐHHN: bao gồm các trường
"Nhãn trường | Tên trường
001 Mã số biểu ghi
006 Cấu thành dữ liệu có độ dài cố định - các đặc thù bổ trợ cho tư liệu - thông tin chung - ấn phẩm định kỳ
008 Cấu thành dữ liệu có độ dài cố định - Thông tin chung - Án phẩm định kỳ 022 Chi sé ISSN 028 Số xuất bản 040 Cơ quan tạo biên mục gốc 041 Mã ngôn ngữ
082 Chỉ số phân loại thập phân theo DDC 110 “Tiêu đề mô tả chính — tác giả tập thể
210 Nhan đề viết tắt
Trang 38
245 Nhan đề và thông tin trách nhiệm 300 Mô tả vat ly 500 Ghi chú chung 650 Mục từ bổ trợ chủ đề - thuật ngữ chủ điểm 651 Mục từ bỗ trợ chủ đề - địa danh 653 Thuat ngit chi muc — khéng kiém soat 710 Mục từ bỗ trợ - tên tập thể 900 Biểu ghi biên mục ấn phẩm mới 91 Người nhập tin 925 Vat mang tin 926 Mức độ bảo mật 927 Dạng tài liệu
Có thể thấy việc lựa chọn các chuẩn trong hoạt động xử lí thông tin đã được TVĐHHN hết sức quan tâm, không ngừng nghiên cứu để lựa chọn và triển khai áp dụng các chuẩn nhằm đảm bảo chất lượng cho công tác kiểm soát thư mục hướng tới hội nhập, hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin
2.2 Năng lực của cán bộ trong việc áp dụng các chuẩn
Năng lực của cán bộ trong việc áp dụng các chuẩn xử lí thông tin là một trong những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác xử lí
thông tin Hiện nay, TVĐHHN đã biên mục và đưa vào phục vụ được 27200
Trang 39tir, CD ROM, Cassettes Giới hạn nghiên cứu 100 biểu ghi ngẫu nhiên trong CSDL của TVĐHHN có thể cho thấy năng lực của cán bộ TVĐHHN trong việc áp dụng các chuẩn xử lí thông tin
lắc mô tả
2.2.1 Ap dung q
Mô tả tài liệu là một trong những công đoạn rất quan trọng trong qui trình xử lí thông tin nhằm cung cấp những thông tin thư mục về tài liệu cũng như các điểm truy cập tạo mục lục trực tuyến giúp bạn đọc tra cứu tới tài liệu và có những hình dung cơ bản về tài liệu Đối với TVĐHH, việc mô tả yêu cầu áp dụng chặt chẽ các qui định của bộ Qui tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2),
Trước khi chính thức áp dụng AACR2, TVĐHHN sử dụng ISBD trong mô tả tài liệu Cho đến năm 2005, TVĐHHN chuyển đổi sang áp dụng AACR2, vì vậy cán bộ xử lí thông tin phải tiến hành hiệu đính lại toàn bộ
biểu ghi đã được biên mục trước đó theo AACR2 Tuy nhiên do TVĐHHN
chỉ xây dựng mục lục trực tuyến nên việc hiệu đính chỉ phải tiến hành trong CSDL Công tác mô tả tài liệu với AACR2 được tiến hành đối với cả 2 qui
trình : biên mục sao chép và biên mục gốc
Trong biên mục sao chép, sau khi download hoặc copy biểu ghỉ từ thư viện các nước trên thế giới, cán bộ xử lí thông tin tiến hành kiểm tra lại các thông tin thư mục và các điểm truy cập đã có, bổ sung những thông tin còn thiếu và hiệu đính lại cho đúng với qui định, nguyên tắc của AACR2 Trong CSDL Sách với 100 biểu ghỉ mẫu cho thấy:
Dữ liệu mô tả đã được xây dựng mới (hoặc chuyển đổi) sang AACR2 Trong đó có
~ Các điểm truy cập được thiết lập theo tác giả cá nhân, tác giả tập thể, nhan đề khá đầy đủ Đối với các trường hợp có từ 1-3 tác giả cá nhân, lấy 1
Trang 40trường hợp có trên 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả chính theo nhan đề tài liệu, còn các tác giả được đưa vào làm điểm truy cập bổ sung Trường hợp có từ 1- 2 tác giả tập thể thì lấy 1 làm tiêu đề mô tả chính còn lại làm tiêu đề bd sung Nếu có từ 3 tác giả tập thé trở lên lầy nhan đề làm điểm truy cập chính còn tác giả tập thể đưa xuống làm điểm truy cập bổ sung
Nhu vay, trong biểu ghi xuất hiện các điểm truy cập được thiết lập tại trường 100, trường 110, trường 245, trường 600, trường 700 Tat cả các điểm truy cập đều được mô tả theo qui định của AACR2 và về dấu sử dụng (dấu phẩy được đặt sau họ)
'Vd Tiêu đề chính là tác giả cá nhan Viét Nam: Ứữ, Trọng Phụng 'Vd Tiêu đề chính là tác gid ca nhan la tén Au, My: Smith, Joan E 'Vd Tiêu đề chính là tên tác giả tập thể
~_ Dữ liệu mô tả được thiết lập đầy đủ 8 vùng dữ liệu, trong đó cán bộ xử lí thông tin TVĐHHN đã có sử dụng những qui định của AACR2 khác hãn với ISBD trước đó:
+ Trường nhan đề và thông tin trách nhiệm : với từ 1-3 tác giả, thì mô tả cả 3; với từ 4 tác giả trở lên chỉ mô ta 1, phẩy, ba chấm
Vd: $aHạc chiều :SbTập truyện ngắn chọn lọc văn học Nhật Bản /ScAkutagawa Ryunosuke, Kinoshita Junji, Dazai Osamu; Tran Nhat Quang dich
+ Không viết tắt tên nơi xuất bản: vd: $aHa NGi,
~_ Dấu phân cách được qui định trong AACR2 cũng đã được sử dụng trong các biểu ghi mô tả dữ liệu thư mục Trong biểu ghỉ MARC2I, khi tiến hành biên mục theo AACR2 chỉ cần chú ý tới các dấu phân cách trường con trong mỗi vùng dữ liệu Mỗi vùng dữ liệu đã được qui định nhập trong trường tương ứng, do vậy không cần chú ý tới dấu phân cách vùng dữ liệu