Luận văn Thạc sĩ Khoa học Thư viện: Nghiên cứu việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận án tại thư viện Quốc gia Việt Nam

Luận văn Nghiên cứu việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận án tại thư viện Quốc gia Việt Nam nghiên cứu về thực trạng thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận án, đưa ra các giải pháp tăng cường, khai thác có hiệu quả vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.

BO GIAO DUC VA DAO TAO BO VAN HOA THE THAO VA DU LICH

TRUONG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

TRAN KIM OANH

NGHIÊN CỨU VIỆC THU THẬP, TỔ GHỨC

VÀ KHAI THÁC VỐN TÀI LIỆU LUẬN ÁN TẠI THƯ VIỆN

(UỐC BIA VIỆT NAM

CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC THƯ VIỆN

MÃ SỐ: 60 32 20

LUAN VAN THAC SY KHOA HOC THU VIEN

NGUOI HUGNG DAN KHOA HỌC:

TS LE VAN VIET

HA NOI - 2008

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện để tài, tác giả dã nhận được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Lẻ Văn Viết và các thầy giáo, cô giáo Khoa sau đại học ~ Trường Đại học Văn hoá Hà Nội, các cô, chú

và các bạn đồng nghiệp dang cong tác tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nhân dịp này, cho tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với quý thây cô, gia đình và bạn bè đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi hoàn thành lận

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾ

TVQG Thư viện Quốc gia

TVQGVN Thư viện Quốc gia Việt Nam

LA Luận án

LATS Luận án Tiến sĩ

‘AM QUAN TRONG CUA TAI LIEU LUAN AN DOI VOI

QUỐC GIA VIỆT NAM _ wT

1.3 Vai trò của tài liệu luận án đối với Thư viện Quốc gia Việt Nam 13

1.3.2 Những đặc điểm của tài liệu luận án 15

1.3.3 Vai trò của tài liệu luận án 18

1.4 Người dùng tin va nhu câu tin vẻ luận án tại Thư viện Quốc gia 21

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC THU THẬP, TỔ CHỨC, VÀ KHAI

LUẬN ÁN TẠI THƯ VI

QUỐC GIA VIỆT NAM

28 2.1 Xây dựng vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc Gia Việt Nam 28

2.1.1 Cơ sở pháp lý việc thu nhận luận án tại Thư viện Quốc gia 28

2.1.2 Việc thu nhận lưu chiểu luận án tại Thư viện Quốc gia 32

2.1.2.1 Các biện phá 2.1.2.2 Kết quả

2.2 Công tác tổ chức, lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu luận án

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG VA KHAI THAC CO HIEU QUA

VỐN TÀI L LUAN AN TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM 69

PHU LUC

Thư viện Quốc gia Việt Nam với tư cách là thư viện đứng đâu trong hệ thống thư viện công cộng của cả nước, công tác phục vụ thông tin - tư liệu luôn được coi là nhiệm vụ trọng tâm nhằm đáp ứng đây đủ mọi yêu cầu của bạn đọc Hoạt động của thư viện đã góp phân không nhỏ trong sự nghiệp khoa học của các nhà nghiên cứu nói riêng và sự phát triển khoa học của đất nước nói chung Với thành phân bạn đọc đông đảo là sinh viên và các nhà nghiên cứu khoa học, nhu cầu vẻ thông tin của họ là rất lớn và chuyên sâu Nấm bắt được điều này Thư viện Quốc gia Việt Nam đã không ngừng cố gắng xây dựng vốn tài liệu

của mình ngày càng phong phú và có giá trị để có thể đáp ứng được yêu cầu của

bạn đọc một cách đây đủ nhất Một trong những nguồn tài liệu đặc biệt của thư

viện có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn đọ

đó là vốn tài liệu LA Nó bao gồm LATS của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, luận án tiến sĩ của người nước ngoài bảo vệ ở Việt Nam Luận án là tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khá công phu của của các nhà và được thẩm định bởi một hội đồng gồm các nhà khoa học đầu đàn vẻ lĩnh vực đó Phần lớn kết quả nghiên cứu trong các luận án lần đầu mới công bố chúng có giá trị khoa học và thực tiễn rất cao Trên cơ sở những quyền hạn được pháp luật qui định, thư viện đã cố gắng để thu nhận được đầy đủ nhất các luận án tiến sĩ Cho đến nay vốn tài liệu LA của

thư viện đã có khoảng hơn 13000 tên tài liệu, bao gồm nhiều lĩnh vực nghiên cứu

như: tự nhiên, xã hội, kỹ thuật có thể đáp ứng rộng rãi nhu cầu tin của các nhà

Tuy nhiên bên cạnh đó việc thu thập, tổ chức, khai thác nguồn tài liệu này

của thư viện còn có những mặt hạn chế:

= Số lượng tài liệu luận án thu nhận được vẫn chưa thật đây đủ

~ Việc tiến hành số hoá tài liệu luận án vẫn chưa được nhiều

~ _ Chưa có những dich vu thong tin khoa học, vv

Nhận thức được tâm quan trọng, và giá trị của vốn tài liệu LA trong việc nghiên cứu khoa học, trong việc tìm hiểu và triển khai ứng dụng các thành tựu

Thong tin - Thư viện của mình

Tình hình nghiên cứu dé tài:

Hiện đã có nhiều đẻ tài luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp nghiên cứu các vấn đẻ của Thư viện Quốc gia Riêng việc nghiên cứu tổng thể vốn tài liệu

LA thì chưa có luận văn thạc

ác giải pháp tang cường khai thác có hiệu quả vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:

- Đối tượng nghiên cứu: Vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài liệu luận

n tại Thư viện Quốc gia Việt Nam từ khi hình thành đến nay (1976 đến nay)

3 MUC DICH VA NHIEM VU NGHIÊN CỨU

phương hướng và đưa ra giải pháp tăng cường

liệu LA tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nhiệm vụ nghiên cứu:

~ Nghiên cứu vai trò của vốn tài liệu luận án tại Thư viện Quốc gia

~ Người ding tin và nhu câu tin về tài liệu LA tại Thư viện Quốc gia

~ Khảo sát và đánh giá thực trạng việc thu thập, tổ chức và khai thác vốn tài

liệu LA tại Thư viện Quốc gia

~ Phương hướng và giải pháp tăng cường khai thác có hiệu quả vốn tài liệu

LA tai Thu viện Quốc gia

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:

Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đẻ của luận văn tác giả đã

vận dụng các phương pháp nghiên

~ Phương pháp thống kê số liệu

~ Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu

~ Phương pháp điều tra xã hội học

~ Phương pháp quan sát khoa học

§ CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN:

Ngoài phân mở đâu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Tâm quan trọng của tài liệu luận án đối với Thư viện Quốc gia Việt Nam

CHUONG 1

TAM QUAN TRONG CUA TAI LIỆI

THU VIEN QUOC GIA VIET NAM

J LUAN ÁN ĐỐI VỚI

1.1 SƠ LƯỢC QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA

THU VIEN QUOC GIA VIET NAM:

Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ương Đông Dương và Thư viện Đông Dương, sau này quen gọi Thư viện Trung ương trực thuộc Nha Lưu trữ, được thành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của Toàn quyền Pháp tại Đông Dương, Thư viện Trung ương Đông Dương có nhiệm vụ * Thu thập các tài liệu vẻ tất cả các lĩnh vực tri thức, truyền bá những tri thức đó cho đa số dân chúng Đông Dương, phổ biến các văn bản có thể đem lại những

lợi ích đặc biệt cho một nước thuộc địa” ( Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương), qui định chung của Thư viện Trung ương Đông Dương, 21/06/1919) Thư viện Trung ương Đông Dương chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày

01/09/1919 sau 2 năm chuẩn bị sách báo, cơ sở vật chất và nhân viên

các nguồn: nguồn mua, nguồn nộp của Phủ

toàn quyền và các ban khác, nguồn lưu chiểu, nguồn biếu tặng

Trải qua một chặng đường dài 92 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay thir viện đã rất tự hào khi nhìn lại chặng đừờng mình đã đi qua, tuy có nhiều thăng trầm khó khăn nhưng thư viện đã vượt qua và ngày càng lớn mạnh và phát triển không ngừng

Hiện nay thư viện là chỉ nhánh của Thư viện Liên hợp quốc (từ 1982)

Là thành viên chính thức của Hiệp hội các thư viện và cơ quan thư viện quốc

tế (FLA)

Là thành viên tích cực của Đại hội

án bộ thư viện Đông Nam A (CONSAL)

Sau đây là những gì thư viện đã tạo lập và xây dựng được sau 91 năm phát

nước ta Kho này được để tại phòng riêng, được bảo quản với điều kiện tốt nhất

và an toàn nhất nhằm chuyển giao cho các thế hệ mai sau như là một phần di sản

văn hoá thành văn của dân tộc Việt Nam

Xây dựng được vốn tài liệu lớn vào bậc nhất nước ta Với 1.500.000 đơn vị

(hàng năm tăng từ 70 - 100 nghìn bản sách), 10.000 tên báo, tạp chí trong nước

và nước ngoài Vốn tài liệu của thư viện thực s

là lớn nhất, phong phú nhất với khoảng 60% trong i nay

Trong đó có những vốn t

- Sách, báo, tạp chí xuất bản vẻ Đông Dương trước 1954 với hơn 53 nghìn bản và 1.700 tên báo, tạp chí Đây là những tài liệu rất quý để nghiên cứu vẻ Đông Dương và Việt Nam

- Sách Hán - Nôm có 2.129 tên trong đó có những cuốn sách có tuổi thọ từ

~ Mierofim, microfiche các tài liệu quý trong và ngoài nước: 16.000 tên tài liệu, trong đó có hơn 10.000 tên sách của Việt Nam đang được lưu giữ tại Thư viện Quốc gia Pháp ở Pari

= 3.996 tên sách của Việt Nam được xuất bản trong các vùng giải phóng thời

kỳ kháng chiến chống Pháp, được thư viện sưu tẩm trong nhiều năm s

lu ngày giải phóng Thủ đô

~ Ngoài ra còn nhiều ấn phẩm đi

bản đồ lạc biệt và vật mang tin khác như: tranh, anh ,

~ Hàng ngàn tên sách của nước ngoài viết về Việt Nam, của người Việt Nam viết và xuất bản ở nước ngoài

~ Tài liệu điện tử: 400 sách điện tử, xây dựng được cơ sở dữ liệu toàn văn

ích Đông Dương 750 tên

luận án tiến sĩ với hơn 7000 tên, cơ sở dữ liệu

Với bộ sưu tập đồ sộ như vậy, thư viện đã cố gắng áp dụng nhiều biện pháp

để đưa giá trị bộ sưu tập của mình tới đông đảo quần chúng bạn đọc;

-Tăng chỗ ngồi của bạn đọc và tiện nghỉ các phòng phục vụ bạn đọc Nếu trước kia thư viện chỉ có 1 phòng đọc với 100 chỗ ngồi thì ngày nay là 12 phòng đọc với 1.000 chỗ ngồi trong đó tới 9 phòng đọc tự chọn Các phòng thoáng mát,

sạch sẽ và có điều hoà nhiệt độ Các thủ tục làm thẻ bạn đọc được giản tiện ở

Ngoài ra thư viện còn biên soạn một số ấn phẩm như: Tạp chí thư viện Việt

Nam, Thư mục quốc gia tháng, Thư mục quốc gia năm, thông tin văn hoá nghệ

thuật

Do những đóng góp to lớn đối với nền văn hoá, khoa học, giáo dục, kinh tế

của nhà nước nên TVQGVN đã được Đảng và Nhà nước trao tặng 3 Huân

chương Lao động và nãm 2002 được tặng thường Huân chương Độc lập hạng ba, năm 2007 Chủ tịch nước Trần Đức Lương đã ký Quyết định tạng TVQGVN Huân chương

lập hạng Hai Đây là phân thưởng quý báu ghi nhận những hy sinh và đóng góp âm thâm của các thế hệ người công tác tại thư viện, đồng thời

là nguồn cổ vũ, động viên cán bộ và công chức đang và sẽ làm việc tại thư viện chủ động, sáng tạo hơn nữa, phục vụ có hiệu quả hơn nữa các mục tiêu phát triển

của đất nước, của Cách mạng

1.2 CHUC NANG VA NHIEM VU CUA THU VII

NAM

N QUỐC GIA VIỆT

Thư viện có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau vào từng giai đoạn lịch

sử: Hiện nay TVQGVN đang thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được quy định trong Pháp lệnh Thư viện được Uỷ ban thường vụ Quốc hội khoá X thông qua ngày 28.12.2000 có qui định vẻ TVQGVN như sau:

Điều 17

1 TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước

2 Ngoài những nhiệm vụ và quyền hạn qui định tại điều 13 và 14 của pháp

lệnh này, TVQGVN còn có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:

~_ Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu người đọc

~ _ Thu thập các xuất bản phẩm lưu chiều trong nước theo qui định: xây dựng, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc, biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia và Tổng thư mục Việt Nam

ua Thư viện

~ _ Tổ chức phục vụ các đối tượng người đọc theo qui

~ Hợp tác, trao đổi tài liệu với các thư viện trong nước và ngoài nước

~_ Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin - thư viện

~_ Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho nggười làm công tác

thư viện, hướng dẫn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn

Căn cứ vào Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL, ngày 11/6/2008 của

Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TVQGVN, hiện nay TVQGVN có chức năng, nhiệm vụ như s

TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước, nghiệp văn

hoá có thu trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng:

TVQGVN có tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng

Nhiệm vụ và quyền hại

1 Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt

2 Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu

của nước ngoi

3 Thu nhận theo chế độ lưu chiểu íc xuất bản phẩm, luận n tiến sĩ

của công dân Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

4 Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong

nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật

5 Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng

vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức

nước

3 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong

bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch

9 Hợp tác quốc tế vẻ lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế vẻ

thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị

và dự án bồi dưỡng cán bộ thư viện cho các thư viện, tổ chức nước

ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt

động; triển lãm tài liệu theo quy định của pháp luật

10 Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư

viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của pháp luật

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao

1.3 VAI TRO CUA TÀI LIỆU LUẬN ÁN ĐỐI VỚI THU VIỆN QUỐC

GIA VIET NAM

1.3.1 Khái niệm tài liệu luận án

Hiện nay có rất nhiều quan điểm được đưa ra khi đẻ cập tới loại hình tài liệu LATS :

*Từ điển Bách khoa Việt Nam” xuất bản năm 2002 định nghĩa: LA là công trình nghiên cứu khoa học được đưa ra bảo vệ trước một hội đồng chấm LA

LATS: nghiên cứu

thông thường, hay một LA nhà nước đối với học vị tiến s

sinh phải hoàn thành một công trình nghiên cứu khoa học thể hiện khả năng độc lập nghiên cứu và có những kết quả nghiên cứu mới, có tính sáng tạo, đáp ứng nhu cầu phát triển khoa học - kĩ thuật, hay nhu câu phát triển sản xuất của xã

hội Đó là một công trình khoa học chứa đựng những kiến giải mới, những đóng

góp mới có gi:

của LATS phải được công bồ trị trong lĩnh vực khoa học chuyên ngành Kết quả nghiên cứu t nhất trong 2 bài báo trên những tạp chí khoa học

ngành, tuyển tập công trình nghiên cứu của các trường đại học, viện nghiên cứu

khoa học chuyên ngành ở trong hoặc ngoài nước LATS được đánh giá ở 2 cấp: cấp cơ sở và cấp Nhà nước Khi nghiên cứu sinh hoàn thành LA, cơ sở đào tạo có trách nhiệm cho nghiên cứu sinh bảo vệ trước Hội đồng Khoa học chuyên ngành

mở rộng do thủ trưởng cơ sở thành lập Sau khi được Hội đồng Khoa học chuyên ngành mở rộng thông qua, nghiên cứu sinh được phép hoàn thành các thủ tục để bảo vệ LA trước Hội đồng chấm LA cấp Nhà nước do Bộ Giáo dục và Đào tạo thành lập LA phải được bảo vệ công khai Những đề tài liên quan đến bí mật quốc gia sẽ được tổ chức bảo vệ theo hướng dẫn riêng Thời gian, địa điểm bảo

vệ và để tài LA phải được công bố trên báo hàng ngày trước thời gian bảo vệ 10 ngày” 23, tr.758]

Theo Quy chế đào tạo sau đại học (Ban hành kèm theo quyết định số 18/2000/QĐ-BGDĐT ngày 08/06/2000 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo)

các yêu câu thiết thực của kinh tế xã hội, khoa học và công nghệ

Theo Từ điển khoa học thư viện thông tin trực tuyến - ODLIS (Online

dictionary for Library and Information s LA là một bài luận

ience) định nghĩa thuyết hoặc công trình nghiên cứu có tính học thuật khoa học cao Nội dung của

LA thường là nghiên cứu điều tra hoặc nghiên cứu cơ bản các vấn để có tính chất chuyên sâu, được đệ trình, đưa ra trước trường đại học để bảo vệ, hoàn thành từng phần của yêu cầu đối với học vị tiến si.[34]

Tom lại LATS là công trình khoa học được trình bày trước Hội đồng khoa

LATS [a dạng tài liệu đặc biệt, là tài liệu khoa học - sản phẩm của quá trình nghiên cứu khoa học, thể hiện những luận điểm, những học thuyết những phương pháp nghiên cứu cũng như các kết quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu khoa học LA phản ánh tình hình cũng như khuynh hướng hoạt động khoa học,

là thước đo trình độ khoa học ở mỗi lĩnh vực tại từng thời điểm trong mỗi quốc gia cũng như nhân loại nói chung Những giá trị thông tỉn quý giá mà chúng đem

lại và cách thị

'húng được phổ biến, lưu hành đã tạo cho loại hình tài liệu này

ẩm khác biệt với các tài liệu khác

những đặc đi

Dac điểm về hình thức tài liệu LA:

LA phải được trình bày mạch lạc, rõ ràng, tuyệt đối không được tẩy xoá, phải được đóng bìa cứng theo đúng hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo LA được phép trình bày trong khoảng 45000 chữ (khoảng 150 trang không kể hình vẽ, bảng biểu, đồ thị danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục) trên giấy trắng khổ A4 Đối với chuyên ngành khoa học xã hội thì số trang có thể nhiều hơn nhưng

không quá 30% Các LA được lưu trữ tại TVQG đều thể hiện dưới dạng văn bản

và hình thức thống nhất theo qui định chung và chỉ có một bản duy nhất, LA không được xuất bản nên còn gọi là tài liệu không công bố, tài liệu xám Đây

điểm khác biệt với các loại hình tài liệu khác như sách

được coi là những

báo, tạp chí

Đặc điểm về nội dung tài liệu LA:

LA là một tài liệu mang tính khoa học cao nên cách trình bày nội dung thường rất khúc triết, chặt chẽ và cô đọng, đúng theo kết cấu chung của một công trình nghiên cứu khoa học gồm các phần:

Phần mở đầu: Nêu lên tính cấp thiết của đẻ tài, mục đích nghiên cứu, giới

Các LATS đều mang đặc điểm chung đó là tính kế thừa và tính quốc tế

LATS trong thực tế thể hiện rõ tính sáng tạo, sự đổi mới, tích cực sử dụng các

phương pháp tư duy khoa học tạo ra các kiến thức mới có giá trị Xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng ngành, từng lĩnh vực khoa học cụ thể nhiều dé tài LA thể hiện tính sát thực với đời sống xã hội đóng góp những giá trị thiết thực vào

1.3.3 Vai trò của tài liệu luận án:

LATS là một bộ phận quan trọng không thể tách rời khỏi nguồn lực thông tin đang được quản trị tại TVQGVN Cùng với vốn tài liệu khác tài liệu LA luôn

đóng một vai trò rất quan trọng trong việc đáp ứng và thoả mãn nhu cầu tin của

người dùng tin tại thư viện Trong những năm gần đây, số lượng bạn đọc đến với

thư viện tang nhanh, trung bình mỗi năm thư viện phục vụ trên 400.000 lượt ban

đọc: năm 2007 là 449.791 lượt, năm 2008 là 419.106 lượt, trong đó có 17.015

lượt luân chuyển tài liệu LA

Tài liệu LA có tác dụng mang lại những trí thức, kinh nghiệm cho người dùng tin, là công cụ phổ biến kiến thức khoa học kỹ thuật, phương tiện đắc lực thúc đẩy sự phát triển của đất nước LA còn là phương tiện quan trọng giúp tiếp cận nhanh tới các thành tựu khoa học kỹ thuật công nghệ trên thế giới và nhanh chóng tìm ra phương pháp để vận dụng những thành tựu đó vào thực tiễn cuộc sống của Việt Nam Bạn đọc tham khảo các LA này chủ yếu để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, giảng dạy Nhiều công trình nghiên cứu chứng tỏ được tính khảo sát thực tế cao, ghi chép số liệu sát thực, nhiều LA rất công phu trong việc tìm tòi những đặc trưng văn hoá của một dân tộc, một vùng miền hay của một

ra đất

nhóm người Có những LA lại làm sáng tỏ những vấn đẻ lịch sử, chính trị

nước, do đó vốn tài liệu LA có thể phục vụ cho việc tham khảo để hoạch định

các chính sách văn hoá, xã hội, kinh tế, chính trị phục vụ cho việc phát triển đất

ngành trước khi được công nhận học vị và cấp bằng tiến sĩ cho nghiên cứu sinh,

vì vậy đây là những công trình có ý nghĩa khoa học cao cả vẻ lý luận và thực

tiễn Mỗi một bản LA đều giải quyết một vấn đề khoa học cụ thể, có thể áp dụng

‘Pp

vào thực tiễn cud ng hoặc tiếp cận những vấn đẻ mới vẻ lý luận

Vai trò quan trọng hơn cả của nguồn tư liệu này là đã phản ánh được thành

hiện nay đó là đã đào tạo được một đội ngũ cán bộ khoa học - công nghệ có trình

độ cao khá đông đảo vẻ số lượng và từng bước nâng cao về chất lượng

Hoà chung vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước, TVQG lấy việc đáp ứng kịp thời và thoả mãn nhu cầu tỉn ngày càng cao, ngày càng đa dạng của bạn đọc làm mục tiêu và động lực phát triển của mình Muốn

thu

như vậy bên cạnh việc bổ s ng, hoàn thiện vốn ài liệu l

sách báo, tap chi

viện cần có sự quan tâm và đầu tư hơn nữa cho việc hoàn thiện vốn tài liệu LA

C _—_ | Các khoa học toán lý 953 TA D [Hod hoc 429 3.2

D khoa học vẻ trái 661 49 E [Cac khoa hoc sinh vật 359 26

E | Năng lượng - vô tuyến điện tử, 673 5.0 G_ |Ngànhmỏ, 182 13 H | Chếtạo máy Chế tạo công cụ 512 3.8

1 | Công nghệ hoá học Công nghệ thực phẩm 361 27

M _ | Các ngành nông, lâm nghiệp 1277 95

Có thể nói, cùng với các loạ

thành nên nguồn lực thông tỉn, là tiền đẻ cho sự hình thành và phát triển của TVQGVN, là cơ sở cho các hoạt động của thư viện

1.4 Người dùng tin và nhu cầu tin về luận án tại thư viện quốc gia Việt

Nam:

Nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ cơ quan thông tin - thư viện nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu thông tin của họ Người dùng tin và nhu cầu thông tin của họ đã trở thành một cơ sở thiết yếu định hướng hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện

Nghiên cứu nhu cầu tin là nhận dạng nhu câu vé thong tin và tài liệu của

người dùng tin, trên cơ sở đó tìm ra những biện pháp cụ thể và phù hợp để cung

cấp thông tin hoặc tài liệu thích hợp cho họ

Việc tìm hiểu đ:

LA tại TVQGVN đã được nghiên cứu thông qua hồ

thống kê bạn đọc đọc tài liệu hàng ngày tại phòng đọc, phòng cấp thẻ và báo

lạc điểm của người dùng tin và nhu

iu thông tin vẻ tài liệu

ơ đăng ký bạn đọ

công tác hàng năm của TVQGVN

Kết quả nghiên cứu cho phép xác định được thành phản người ding tin tai TVQGVN, xác định được trình độ học vấn, lĩnh vực chuyên môn, đồng thời cho phép xác định được nhu cầu tin vẻ tài liệu LA của người ding tin tai thư viện từ

đó đưa ra giải pháp để nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu câu tin về loại hình tài liệu đặc biệt này

gs

Trong những năm gần đây lượng bạn đọc đến sử dụng thư viện rất đô trung bình một năm thư viện cấp hơn 20 nghìn thẻ bạn đọc, mà đối tượng chủ

yếu là sinh viên các trường đại học trên địa bàn Hà Nội và cán bộ nghiên cứ

* Số liệu thống kê thành phần bạn đọc từ 2004 đến 2008 tại thư viện thể hiện ở bảng 2 (ở đây bạn đọc được chia làm 2 nhóm chính là cán bộ và sinh

Bảng 2: Thành phân bạn đọc của thư viện

Qua bảng trên ta nhận thấy hàng năm số lượng bạn đọc đến thư viện là rất đông, nguyên nhân là do:

*Số liệu thống kê thành phần bạn đọc theo trình độ học vấn (của năm

2008 theo số liệu thống kê của hồ sơ đãng kí bạn đọc tại phòng cấp thẻ) được trình bày ở bảng 3:

lượng sinh viên tới thư viện đọc là khá đông

*Thành phần nghề nghiệp của bạn đọc được trình bày ở bảng sau:

Tổng số 21029 100

Bảng 4: Thành phần nghẻ nghiệp của bạn đọc Việc phân loại đối tượng người dùng tin và lĩnh vực khoa học mà họ quan

tâm thành nhóm là để c: n bộ thư viện dễ nhận biết, thuận tiện hơn trong công tác nghiên cứu nhu cầu và đáp ứng nhu cầu của người dùng tin một cách phù hợp nhất Qua nghiên cứu đặc điểm nghẻ nghiệp của người dùng tin tại

TVQGVN, có thể chia người dùng tin ra làm các nhóm chính sau:

Nhóm 1: Người dùng tin là cán bộ làm công tác lãnh đạo, quản lý

Nhóm người dùng tin này có số lượng không nhiều nhưng đặc biệt quan trọng Họ là những người xây dựng đường lối, chính sách của Đảng và nhà Nước, của các bộ, các ngành Họ cũng đồng thời là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch của Nhà nước Ngoài công tác quản lý, nhóm người dùng tin này có thể tham gia vào công tác nghiên cứu khoa học nên nhu cầu thông tin

Nhóm 2: Người dùng tìn là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, cán bộ công tác trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, sản xuất kinh doanh, cán bộ công tác trong các lực lượng vũ trang nhân dân

Đây là lực lượng chủ yếu trong thành phân người dùng tin là cán bộ của thư viện Nhu cầu tin của nhóm này là những thông tin chuyên sâu về lĩnh vực

họ đang công tác và những thông tin mang tính mới trong khoa học Họ thường xuyên đến với thư viện hơn (so với người dùng tin nhóm 1) Họ sử dụng mọi loại

'h, báo, tạp chí và các loại tài liệu điện tử Họ cần sử dụng

các loại tài liệu mang tính thời sự, tài liệu quý hiếm đó chính là luận án và tài

liệu Hán nôm Tuy nhiên là thư viện tổng hợp, không chuyên sâu trong từng

các khoa học cơ bản,

cập nhật kiến thức phổ thông vẻ văn hoá, khoa học, xã hộ

tài liệu mang tính chất chuyên ngành, LA phục vụ cho việc học tập, nghiên

cứu khoa học, làm khoá luận họäc luận văn, đồ án tốt nghiệp

Sự phân chia có tính chất tương đối này đã giúp cho cán bộ Thư viện nắm bat được những nét cơ bản nhất vẻ đặc điểm của mỗi nhóm người dùng tỉn (đặc

điểm về tâm lý, đặc điểm về nhu cầu tin ) để có thể xúc tiến, nghiên cứu và đáp

ứng được ngày một tốt hơn nhu cầu tin của họ

Qua nghiên cứu khảo trực tiếp tại phòng đọc tài liệu LA trong vòng bốn tháng của năm 2009 và qua số liệu báo cáo của phòng đọc, chúng tôi thu được

kết quả nhu cầu tin về tài liệu LA của bạn đọc thuộc các lĩnh vực khoa học như

U | Văn hoá, giáo dục | 53 29 | 50 | 22 | 53 |27| 57 |31 V_ | Van hoc 139 | 7.6 | 152 | 6.7 | 154 |8.1 | 115 | 6.2

Y |Tâmlý 37_| 20 | 37 58 [3.0] 67 [36

B_ | Khoa hoc ty nhién ll 0.6 IL 8 04 9 04 C_ | Todn hoc ll 0.6 5 12 | 06 12 | 0.6 D_ | Hod hoc 15 0.8 14 06 5 02 12 | 0.6

N |Yhọc 36 [3.0] 43 | 19 | 5L |26| 51 |27 Tổng 1810 2237 1901 1834

Bang 5: Thống kê nhu cầu tin của bạn đọc về tài liệu LA

g kê ta thấy nhu cầu tin của người dùng tỉn tại thư viện l

Nữ : 740 Tháng 3/2009: Cán bộ: Nam: 81

Nữ: 195

Sinh viên : Nam : 205

Nữ: 853 Tháng 4/2009: Cán bộ: Nam: 23

Nữ: 245

Sinh viên : Nam : 239

CHƯƠNG 2 'THỰC TRẠNG VIỆC THU THẬP, TỔ CHỨC, VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU LUẬN ÁN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

XÂY DỰNG VỐN TÀI LIỆU LUẬN ÁN TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA

VIỆT NAM

2.1.1 Cơ sở pháp lý của việc thu nhận luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nhìn chung các nước trên thế giới có ý thức dùng quyền lực nhà nước để

thu thập và gìn giữ xuất bản phẩm nói riêng và văn hoá phẩm nói chung đã có từ

hàng ngàn năm Chính đó là tiền đẻ của chế độ lưu chiểu xuất bản phẩm mà sau

đó đã lần lượt xuất hiện ở các quốc gia sớm có nên văn hoá phát triển Lưu chiểu

xuất bản phẩm là quốc sách của mỗi quốc gia Tất cả các tài liệu được xuất bản trên một đất nước đều phải nộp một số bản nhất định cho các cơ quan lưu trữ, các thư viện quan trọng của đất nước Nộp lưu chiểu bất buộc được coi như là trách nhiệm và nghĩa vụ của các nhà xuất bản, đây là cơ sở để sưu tập đây đủ vốn văn hoá chữ viết của quốc gia, giúp cho việc bảo tồn, nghiên cứu lịch sử phát

triển nên van minh, van hoá của mỗi miễn, mỗi dân tộc Kho tàng quí giá đó

khác nhau đối với những người vi phạm hoặc trốn tránh việc thực hiện chế độ

này Tuỳ theo mức độ quan tâm của mỗi nước, tuỳ theo từng thời kỳ khác nhau

và phụ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nền van hoá văn minh nói chung và

sự nghiệp xuất bản nói riêng của các nước đó mà người ta ban hành văn bản đó

dưới dạng đạo luật hay sắc lệnh, nghị định

Là thư viện trung ương của cả

nước, đồng thời là thư viện trọng điểm của

hệ thống thư viện công cộng thuộc Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch, trong suốt thời gian qu:

LA của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam

Trước năm 1976 vốn tài liệu đặc thù và quý giá này do nhiều cơ quan được quyền thu nhận Tuy không có văn bản chính thức nào hướng dẫn nhưng có

3 cơ quan thường thu nhận các bản LA này, đó là:

~_TVQGVN thu nhận một phần các LA, cả vẻ khoa học xã hội - nhân văn và khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ

~_ Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương thu nhận một phần LA vẻ khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ

= Vien Thong tin khoa học xã hội thu nhận một phần các LA vẻ khoa học xã hội nhân văn

Sau khi có Quyết định 401/TTg, kể từ năm 1976, TVQGVN được tiếp nhận số LA đã lưu giữ ở hai cơ qua

iện Thông tin khoa học xã hội và Thư viện Khoa học Kỹ thuật trung ương (nay là Trung tâm Thông tin khoa học và Công nghệ quốc gia) chuyển sang, đồng thời thu nhận toàn bộ số LA được bảo

vệ hàng năm từ đó đến nay

Ngoài ra trong các năm 1997 và 2004, Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin

đã ra hai quyết định số 597/TC - QÐ và Quyết định sé 81/2004/QD - BVHTT quy định về nhiệm vụ, chức năng và tổ chức bộ máy của TVQGVN Trong các

quyết định này, cong tác thu nhận LA cũng được để cập tới cụ thể

Quyết định số 579/TC-QĐ ra ngày 17/3/1997 “vẻ chức năng, nhiệm vụ và

tổ chức bộ máy của Thư viện Quốc ‘ia Việt Nam” Điều 2, mục

“Thu nhận luận án Tiến s

Phó tiến sĩ của các nhà khoa học Việt Nam được

bảo vệ trong và ngoài nước

Quyết định số 81/2004//QĐ - BVHTT quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TVQGVN ra ngày 24/08/2004, điều 2 mục 4:

*Thu nhận theo chế độ luau chiểu, thu nhận các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ] của công dân Viêt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công đân nước

vé tai Viet Nam”

Tuy nhién viéc thu nhận LATS trong một thời gian dài cho tới cuối năm

2004 vẫn chưa được thực hiện một cách thống nhất Khá nhiều các nghiên cứu sinh ở phía Nam, nhất là khu vực đồng bằng sông Cửu Long, Thành phố Hồ Chí Minh vẫn nộp LA của mình cho Thư vện Thành phố Hồ Chí Minh sau khi bảo

vệ Việc này gây khó khăn cho TVQG vẻ thống kê, lưu giữ đẩy đủ, phục vụ

Trên đây là một số các văn bản pháp lí giúp cho TVQG thu nhận và lưu giữ được đây đủ hơn nữa vốn tài liệu quí giá của dân tộc

2.12 Việc thu nhận lưu chiểu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam:

Các nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ xong phải nộp LA tại phòng Lưu chiểu TVQGVN Các LA bảo vệ trong nước gồm bản LA và tóm tắt LA, ngoài

ra còn kèm theo một số văn bản dưới dạng bản sao như:

Bản nhận xét đánh giá LATS của những người phản biện

Biên bản đánh giá LATS cấp nhà nước

Quyết định của Bộ Giáo dục và Đào tạo Đại học và sau Đại học về thành

lập Hội đồng đánh giá LA

Quyết định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc thành lập hội

đồng chấm LATS, kèm theo danh sách các thành viên Hội đồng chấm LATS

Đối với các LA của nghiên cứu sinh bảo vệ ở nước ngoài thì phải nộp bản

LA, t6m tat LA, địch tóm tắt LA

Sau khi nhận đây đủ bộ LA, cán bộ thư viện sẽ cấp giấy chứng nhận

nghiên cứu sinh đã hoàn tất thủ tục nộp LA cho thư viện Nếu thí sinh không có

iấy này thì coi như không đủ điều kiện để được cấp

2.1.2.1 Các biện pháp:

Như chúng ta đã biết trước năm 1976 vốn tài liệu LA do nhiều cơ quan thu nhận đó là: TVQGVN, Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương (nay là Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia), Viện Thông tin khoa học xã hội Đến ngày 9/10/1976 Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định 401/TTg

trong quyết định này quy định TVQGVN là cơ quan được thu nhận tất cả các bản LA tiến sĩ, phó tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước cũng như của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam Dựa vào quyết định này thư viện

đã thu nhận lại số LA đã lưu giữ ở hai cơ quan trên và thu nhận toàn bộ số LATS được bảo vệ hàng năm từ đó đến nay ở trong nước

Tuy nhiên việc thu nhận trong một thời gian dài cho tới năm 2004 vẫn chưa được thực hiện một cách thống nhất, khá nhiều nghiên cứu sinh ở các tỉnh, thành phố phía Nam vẫn nộp LA của mình cho Thư viện Thành phố Hồ Chí Minh sau khi bảo vệ xong Đứng trước tình hình đó TVQGVN đã liên hệ với Vụ sau Đại học, tổ chức một số cuộc toạ đàm, hội thảo song phương nêu vấn đề cân phải thu nhận đẩy đủ vốn tài leu quý hiếm này Kết quả ngày 13/10/2004 Bộ Giáo dục và đào tạo đã có công văn số 8972/ĐH&SĐH, trong đó quy định khá

rõ "Các luận án sau khi bảo vệ thành công nộp cho Thư viện Quốc gia Viet Nam

- 31 Trang Thi,

à Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc cơ sở đào tạo phía Nam) 01 bản (đóng quyển và trên đĩa mềm) và có giấy biên nhận của Thư viện Quốc Gia Việt Nam trong hồ sơ cấp bằng gửi vẻ Bộ Giáo dục và Đào tạo" Đầu năm 2005 Ban lãnh đạo thư viện đã có những buổi làm việc tích cực với lãnh đạo Thư viện Khoa học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh vẻ vấn đẻ thu nhận LATS, và từ đó Thư viện Khoa học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh không thu nhận LATS nữa mà họ sẽ chỉ chỗ cho các nghiên cứu sinh nộp cho TVQGVN

liệu LA của thư viện là 1356, trong đó phải kể đến số LA

đã nộp tại hai thư viện: Thư viện Khoa học Kỹ thuật (998 bản), Viện Thông tin Khoa học Xã hội (405 bản) đã được chuyển lại cho thư viện sau khi có Quyết nghị 401/TTg ban hành năm 1976, và năm 2005 Thư viện đã nhận lại được 340 bản LATS từ Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh sau khi có công văn số 8972/ĐH&:SĐH của Bộ Giáo dục và Đào tạo, và kể từ đó đến nay thư viện đã thu nhận toàn bộ các LATS được bảo vệ trong nước một cách đầy đủ, sau day là bảng thống kê số LATS thu nhận được của thư viện hàng năm cho đến

thời điểm cuối năm 2008:

Bảng 6: Bảng thống kê số lượng thu nhận LA qua từng năm

2.2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC, LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN VỐN TÀI LIỆU LUẬN ÁN

2.2.1 Công tác xử lí kỹ thuật luận án:

2.2.1.1 Xử lí hình thức luận án

LA sau khi thu nhận sẽ được đăng kí trực tiếp trên máy trong cơ sở dữ liệu riêng LALC của phòng Lưu

phòng tiến hành đãng kí LA trong

trực tiếp trên máy

chiểu trên phẩm mềm CDS/ISIS Trước đây

ö đăng kí cá biệt, nhưng từ năm 2007 thì làm

Trong cơ sở dữ liệu này mỗi biểu ghi có một số trường cơ bản:

Trường 1: Tên tác giả

Trường 2: Ten LA

Trường 8: Nơi bảo vệ

Trường 4: Cơ quan bảo vệ

Trường 10: Năm bảo vệ

Trường 19: Đặc điểm (ngày nhập máy)

Trường 26: Số đãng kí cá biệt cha LA

ở hữu của TVQGVN

LA được dán trên Sau khi đăng kí vào máy, LA sẽ được đóng dấu

Dấu được đóng ở trang tên LA và trang thi 17 Mi

cùng ngoài bìa LA và hộp bìa đựng LA

Sau khi đã đãng kí và đán nhãn LA sẽ được chuyển cho bộ phận xử lí của phòng để tiến hành xử lí hình thức

Trong những năm qua các thư viện và các cơ quan thông tin ở Việt Nam

đã xây dựng rất nhiều cơ sở dữ liệu nhưng những cơ sở dữ liệu này bước đầu chỉ phục vụ hoạt động tra cứu nội bộ không có khả năng tích hợp, trao đổi vì vậy đã gập nhiều khó khăn trong chia sẻ nguồn lực thông tỉn và trao đổi quốc tế Một trong những vấn đẻ đặt ra là phải chuẩn hoá hoạt động biên mục, cụ thể là phải thống nhất xây dựng mục lục đọc máy Tháng 11/2001 tại Trung tâm Thông tin

Tư liệu và Công nghệ Quốc gia các thư viện Việt Nam đã tổ chức hội thảo quốc gia *Xây dựng khổ mẫu MARC Việt Nam” Tại hội thảo này các thư viện đã di đến thống nhất lựa chọn khổ mẫu MARC 21 (khổ mẫu biên mục đọc máy) để xây dựng MARC Việt Nam

Trước đây TVQGVN áp dụng quy tắc mô tả quốc tế ISBD và sử dụng phần mềm tư liệu CDS/ISIS for DOS để nhập biểu ghi

Tháng 11/2003 TVQG được trang bị phần mềm Iib do công ty máy tính

theo)

Các yếu tố mô tả thư mục trong cơ sở dữ liệu LA gồm:

Tên tác giả

Cấp học vị (LATS), mã ngành của LA

Đặc trưng khối lượng (số trang, yếu tố minh hoạ, kích cỡ, tài liệu kèm

Ngôn ngữ của LA

Phụ chú thư mục của LA

Thong tin vẻ nơi, cơ quan được bảo vệ

Năm bảo vệ

Số đăng kí cá biệt LA (đồng thời là kí hiệu xếp kho)

Các yếu tố mô tả này tương ứng với các trường trong cơ sở dữ liệu:

Nhân II I2 $ Giátj

trường