Luận văn Thạc sĩ Khoa học Thư viện: Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội

Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Giao thông Vận tải Hà Nội là đưa ra được những giải pháp có tính khoa học và thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT.

NGUYỄN THỊ MINH TÚ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XỬ LÝ NỘI DUNG TÀI LIỆU

TAI TRUNG TAM THONG TIN THU VIỆN

TRUONG DAI HOC GIAO THONG VAN TAI HA NOI

Chuyên ngành: Khoa học Thư viện

Mã số: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN

Người hướng dân khoa học: TS NGUYỄN THU THẢO

HÀ NỘI - 2007

CHUONG 1: TRUNG 1 TN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC 8

GIAO THONG VAN TẢI HÀ NỘI

1.2.2 Tài liệu điện tử 13

1.2.4 Các CSDL nội sinh 16

CHUONG 19

HOC GIAO THONG VAN TAI HA NOL

2.1.2 Đánh giá chất lượng kết quả phân loại tài liệu 30

2.2.1 Cách thức tiến hành định từ khoá của cán bộ tai Trung tam 32

“Thông tin Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải

2.3 Nhận xét về chất lượng hoạt động xử lý nội dung tài liệu

2.3.1 Về công tác phân loại

2.3.2 Về công tác định từ khoá

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XỬ LÝ

TAI TRUNG TAM THONG TIN THU

RUONG DAI HOC GIAO THONG VAN TAI HA NOL

3.1 Hiệu đính từ khoá và ký hiệu phân loại trong CSDL

Phu luc 1: Danh sách các biểu ghỉ được lựa chọn ngẫu nhiên trong

cơ sở dữ liệu dùng để khảo sát

Phu luc 2: Danh sách các tài liệu được lựa chọn để cán bộ thư viện

CSDL : Cơ sở dữ liệu

ĐHGTVT : Đại học Giao thông Vận tải

TTTTTV : Trung tâm Thông tin Thu viện

TTTTTV ĐHGTVT : Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Giao thông

Van tai

Bảng 1.1: Số lượng tài liệu dạng giấy

Bảng 1.2: Số lượng và nội dung tài liệu điện tử

Bảng 1.3: Diện bao quát vốn tài liệu

Sơ đồ 1: Diện bao quát vốn tài liệu

Bảng 1.4: Danh mục các CSDL có mô tả nội dung tài liệu

được Thư viện Trường ĐHGTVT xây dựng

Bảng 2.4 Đánh giá cách định ký hiệu phân loại

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát chất lượng phán loại tài liệu:

Bảng 3.1 : Danh sách tài liệu được dùng để khảo sát chất

lượng định từ khoá

Bảng 3.2: Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu

của cán bộ định từ khoá

Bảng 3.3 Đánh giá cách thức diễn đạt từ khoá, hoàn chỉnh

quá trình định từ khoá của cán bộ định từ khoá

Bảng 3.4: Kết quả khảo sát đánh giá chất lượng mô tả nội

dung tài liệu bằng từ khoá

Bảng 3.5 Kết quả khảo sát chất lượng mô tả tài liệu bằng từ khoá

kỹ thuật, số lượng sách báo và các loại hình tài liệu tăng lên theo cấp số nhân

và kéo theo nó là sự bùng nổ thông tỉn Tổ chức liên hiệp giáo dục Quốc gia

Mỹ đã mô tả sự gia tăng tài liệu bằng hình ảnh: *Từ thiên chúa giáng sinh phải đợi đến 1750 năm sau trí thức loài người mới tăng gấp đôi Việc tăng gấp đôi lân thứ hai thưc hiện trong 150 năm sau tức là nãm 1900 Việc tăng gấp đôi lân thứ tư chỉ diễn ra trong vòng một thập niên sau 1950 Nói cách khác, cứ 50

năm trì thức khoa học lại tăng lên 10 lần.”

Vain dé dat ra ở đây là làm thế nào để đưa được lượng tr thức đồ sộ đó tới bạn đọc, phổ biến tới đông đảo quần chúng nhân dân một cách khoa học, tiết kiệm và hiệu quả nhất?

Thư viện - đó là thiết chế văn hoá giáo dục ngoài nhà trường của Đảng

và Nhà nước, thực hiện chức năng của mình thông qua việc tuyên truyền, phổ

biến sách báo và thoả mãn nhu cầu đọc của nhân dân

*Thư viện là người tổ chức, lựa chọn và đưa những sách tốt cần thiết nhất đến cho quảng đại quần chúng Thư viện là người giúp độc giả trong việc chọn ra những sách mà họ cần, là người cố vấn phụ đạo cho độc giả trong việc đọc sách có hệ thống” - Crupskaia

Để thực hiện tốt chức năng đó, trước hết đòi hỏi mỗi thư viện phải tổ chức tốt các khâu công tác kỹ thuật của mình trong đó có công tác xử lý nội dung tài liệu Có thể nói, chính bằng việc xử lý tài liệu theo từng nội dung, từng môn loại trỉ thức hoặc từng chủ đề cụ thể đã giúp cán bộ thư viện cũng như độc giả tìm ra cho mình tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng, dễ dàng, tốn ít thời gian nhất

vai trò to lớn đó, xử lý nội dung tài liệu đã trở thành một vấn đẻ luôn được quan tâm trong lịch sử phát triển sự nghiệp thông tin thư viện

Thu viện trường ĐHGTVT là một thư viện khoa học chuyên ngành vẻ giao thong van tải phục vụ nhu câu nghiên cứu và học tập của cán bộ, giáo viên,nghiên cứu sinh và sinh viên trong toàn trường Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu của thư viện đang diễn ra như thế nào là nội dung chính mà luận văn tập trung vào nghiên cứu

1 Đối tượng, phạm vỉ nghiên cứu:

1.1 Đổi tượng:

tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT, gồm : Công tác phân loại và công tác định từ khóa

un van tập trung nghiên cứu công tác xử lý nội dung

1.2 Pham vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu trong phạm vi TTTTTV ĐHGTVT từ khi thành lập đến nay

2 Mục dích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm đưa ra được các giải pháp có tính khoa học và thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT

Nhiệm vụ nghiên cứu: Luận văn thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau:

~ Tìm hiểu các đặc điểm của hoạt động xử lý thông tin của TTTTTV ĐHGTVT, đặc điểm của nguồn lực thông tin và đặc điểm người dùng tin của

trường

Cách thức thực hiện công việc này của cán bộ và chất lượng của kết quả công việc đã thực hiện

- Để xuất các giải pháp hoàn thiện công tác xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT

3 Phương pháp nghiên cứu: Luận văn đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu: Phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh và phỏng vấn cán bộ thư

viện

4 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn: Góp phần hoàn thiện thực tế công tác

xử lý nội dung tài liệu tại TTTTTV ĐHGTVT nói riêng, đồng thời cũng góp phần vào cơ sở lý luận của ngành khoa học Thông tỉn - Thư viện về công tác nay

Bố cục của luận văn: Ngoài phân mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, luận văn bao gồm những nội dung sau:

~ Chương Ï: Trung tâm Thông tin Thư viện Dai học Giao thông Vận tải

~ Chương 2: Thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu tại

Trung tam Thong tin Thư viện Đại học Giao thông Vận tải

TRUONG ĐẠI HỌC GIAO THONG VAN TAI HA NOI

1.1 CHUC NANG, NHIEM VU CUA TITTTV DHGTVT

“Trường ĐHGTVT Hà Nội tiền thân là trường Cao đẳng Giao thông Cong chính là một trong những trường đại học có chặng đường hình thành và phát triển lâu đời: 60 năm Đây cũng là trung tâm đào tạo nguồn nhân lực ngành

Giao thông vận tải đầu tiên trong cả nước

Trường ĐHGTVT được thành lập theo quyết định số 42/CP của Thủ

tướng Chính phủ ngày 24 thàng 3 năm 1962 với các khoa: Khoa Công trình,

Khoa Cơ khí, Khoa Kinh tế, Khoa Điện - Điện tử sau này trở thành Khoa

Công nghệ thông tin

Cùng với sự ra đời và phát triển của Trường ĐHGTVT, Thư viện Trường

ĐHGTVT được manh nha ra đời từ năm 1962 ban đầu là một bộ phận trực

thuộc phòng Giáo vụ cùng với ban phiên dịch và ban giao vụ Lúc này vốn tài

liệu của Thư viện một phân là giáo trình do giáo viên trong trường biện soạn,

còn lại một phần lớn là sách tiếng Nga được bổ sung từ nhiều nguồn khác nhau Khung phân loại sử dụng trong Thư viện lúc bấy giờ là Khung Trung tiểu hình của Trung Quốc

“Thư viện đã nhiều lân cùng với nhà trường đi sơ tán và sau nhiều lần tách rồi nhập, đến năm 1984 Thư viện được chính thức thành lập như một đơn

vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu Trường ĐHGTVT Từ đây, Thư viện thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định chung vẻ chức năng nhiệm vụ của

các trường đại học được quy định trong “Quy dinh vẻ tổ chức và hoạt động

của thư viện trường đại học”, đó là:

Thư viện trường đại học là trung tâm văn hoá, khoa học kỹ thuật của trường đại học Thư viện trường đại học có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu, văn hoá khoa học, kỹ thuật phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ và học sinh trong toàn trường

Những nhiệm vụ chính của thư viện trường đại học:

1 Nghiên cứu, đẻ xuất các phương hướng, chủ trương, kế hoạch phát triển vốn tư liệu văn hoá khoa học kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khao học của nhà trường đại học, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tư liệu đó

2 Tổ chức cho cán bộ, nghiên cứu sinh và học sinh của trường khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tư liệu do thư viện quản lý

- Phan loại, sắp xếp tài liệu theo từng chuyên ngành khoa học, kỹ thuật

- Xây dựng các biện pháp tra cứu để bạn đọc tìm tài liệu được nhanh chóng

~ Thông báo kịp thời những tài liệu mới được bổ sung

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền giới thiệu các liệu, Tạp chí,

sách báo và biên soạn bản thông tin tóm tắt giới thiệu thư mục thông tin

- Tổ chức các loại phòng phục vụ bạn đọc, phòng đọc cho cán bộ giáo dục và cán bộ nghiên cứu, phòng đọc cho học sinh, phòng tạp chí và phòng giới thiệu tài liệu sách báo quý hiếm

3 Tổng kết kinh nghiệm và nghiên cứu những vấn đẻ lý luận của công tác thong tin, thu mục, thư viện của các trường đại học trong nước và thế giới

để góp phần xây dựng lý luận Thư viện học, Thư mục học và Thông tin học của Việt Nam

4 Có kế hoạch, quy hoạch chủ động thường xuyên tổ chức bồi dưỡng

chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ cho cán bộ thư viện để không ngừng

nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ

5 Thư viện trường đại học được đặt quan hệ đối ngoại với thư viện các nước để trao đổi tài liệu, kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ trong phạm vi quy định của nhà nước

6 Thư viện trường đại học có trách nhiệm phối hợp hợp tác tốt vẻ mặt nghiệp vụ với các liên hiệp thư viện, với thư viện các trường đại học khác nằm trong khu vực hoặc cùng chuyên ngành

7 Thư viện trường đại học được quyền thu nhận những ấn phẩm do trường xuất bản, cũng như các luận án tốt nghiệp, luận án Tiến sĩ, Phó tiến sĩ khi luận án được bảo vệ tại trường, hoặc người viết luận án là cán bộ, học sinh của trường

8 Tổ chức việc kiểm tra định kỳ các loại kho tài liệu theo quy định

TTTTTV hiện nay bao gồm: 1 Phòng mượn, 1 Phòng đọc tiếng Việt, I Phòng đọc sách ngoại văn, 1 Phòng đọc điện tử, 1 Phòng đọc báo, tạp chí Ngoài ra còn có một phòng Quản trị mang, I Quầy bán sách, và 2 Phòng truy

Tham mưu cho lãnh đạo đưa ra các quyết định về phương hướng tổ chức

và hoạt động thông tin thư viện phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy, và

khai thác, sử dụng thuận lợi và hiệu quả kho tài liệu của Trung tâm

Thu thập xuất bản phẩm do Trường xuất bản, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các để tài nghiên cứu của giáo viên, cán bộ, sinh viên của trường bảo vệ trong nước và nước ngoài

Xây dựng các CSDL, xuất bản ấn phẩm thông tin thư mục dữ kiện phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và đào tạo

Quản trị hệ thống mạng trong trung tâm và trong toàn trường

Phục vụ cung cấp giáo trình, sách tham khảo cho sinh viên thông qua quây bán sách

Phục vụ truy cập Internet đáp ứng nhu câu học tập , giải trí của Cán bộ, Giáo viên, Sinh viên trong Trường

1.2 NGUON LUC THONG TIN

Được thành lập và xây dựng từ những năm 60, TTTTTV đã xây dựng

cho mình một vốn tài liệu khá lớn

Ngoài sách, Trung tâm còn rất chú trọng bổ sung nguồn lực báo, tạp chí đạc biệt là tạp chí tiếng nước ngoài về chuyên ngành Giao thông vận tải Hàng

năm thư viện bổ sung trên 100 tên tạp chí Báo, tạp chí cũ được đóng quyển và

hiện nay số lượng tạp chí đóng quyển của thư viện là 1045 cuốn

Bên cạnh nguồn tài liệu ngoại sinh, chúng ta phải kể đến nguồn tài liệu nội sinh đặc trưng cho vốn tài liệu của các thư viện trường đại học Đó là giáo trình, luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học, tạp chí Cụ thể hiện nay thư viện có 250 đầu giáo trình tương đương với khoảng trên 30000 cuốn;

824 đâu luận văn, luận án tương đương 962 cuốn; 411 công trình nghiên cứu

khoa học tương đương với 402 đầu

Bảng 1.1: Số lượng tài liệu dạng giấy

4 — | Cong trinh nghién citu khoa hoc 402 41

Đĩa CD: Trung tâm đã sưu tập được một khối lượng khá lớn các tài liệu

đã được số hoá dưới dạng đĩa CD nội dung chủ yếu là luận văn, luận án, nghiên cứu khoa học, sách tham khảo tiếng nước ngoài

Trung tâm cũng đã bổ sung các CSDL điện tử chuyên ngành Giao thông Vận tải phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập Hiện nay Thư viện có

08 CSDL điện tử tiếng Anh Cụ thể như sau:

CSDL tiêu chuẩn Giao thông Vận tải của Mỹ và của Anh (AREMA Standard và ASSHTO Standard)

Các tiêu chuẩn Giao thông ¡ của Viện tiêu chuẩn Anh (BSI)

Tạp chí điện tử của Viện Điện - Điện tử - Kỹ thuật Mỹ (IEEE): 118 tạp

Sách điện tử KNOVEL: 377 cuốn sách điện tử

Sách điện tử EBRARY: trên 2000 đầu sách

Sách điện tử DEL: Hơn 150 cuốn sách

Ngoài ra còn phải kể đến nguồn tài liệu số hoá được thư viện tự số hoá

phục vụ nhu câu đọc, nghiên cứu tài liệu từ xa

tài liệu này là 540 đĩa CD về luận văn, luật

bạn đọc Số lượng của dạng

Bảng 1.2: Số lượng và nội dung tài liệu điện tử

STT Ten CSDL " trọng hiện c Nội dung

Bao gôm các tiêu chuẩn

1) Guo ie % lân ti 02 CSDL báo cáo, hướng dẫn của

Các tiêu chuẩn Giao Tiêu chuẩn kỹ thuật cho thông Vận tải của các phương tiện giao

2 Viện tiêu chuẩn Anh: 05 volume thông, kỹ thuật xây dung

thuật máy bay,

Điện, vật liệu, cơ học, môi

tý thuật hàng không và rada,

7 | Sách điện tử EBRARY 2000 đâu sách

Kỹ thuật cơ khí, hoá học,

xây dựng, vật liệu, điện tử,

môi trường, công nghiệp,

sản xi

8 Sách điện tử DEL 150 cuốn sách Kỹ thuật hoá học, cơ khí,

1.2.3 Điện bao quát của vốn tài liệu

- ĐHGTVT đào tạo cán bộ chuyên ngành giao thông vận tải, vì vậy vốn tài liệu tại thư viện vẻ lĩnh vực về kỹ thuật giao thông vận tải là chính, ngoài ra

là các lĩnh vực liên quan

Số liệu cụ thể được trình bày ở bảng sau:

Bảng 1.3: Diện bao quát vốn tài liệu

Diện bao quát vốn tài liệu được thể hiện ở sơ đồ sau:

Trong đó: EI Kỹ thuật (Khoa học ứng dụng)

Khoa học tự nhiên và toán học Xãhội chính trị

Cụ thể, các CSDL này gồm có số lượng các biểu ghi:

CSDL sách tiếng Việt: 6185 biểu ghi

'CSDL sách tiếng nước ngoài: 4710 biểu ghi

CSDL báo, tạp chí : 1045 biểu ghi

Cở sở dữ liệu luận văn luận án, công trình nghiên cứu khoa học : 1226 biểu ghi

Các CSDL có mô tả

dựng được thể hiện trong bảng sau:

i dung tài liệu do thư viện trường ĐHGTVT xây

Bảng 1.4: Danh mục các CSDL có mô tả nội dung tài liệu được Thư viện

5 | CSDL Luan van, luận án, công 1226 2002

1.3 DAC DIEM NGUOI DUNG TIN

Thư viện trường ĐHGTVT có nhiệm vụ phục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học trong toàn trường Người dùng tin ở đây bao gồm cán bộ, giáo viên và sinh viên Như vậy, đối tượng người dùng tin của thư viện dựa theo tính chất nghề nghiệp sẽ

học và nhóm cán bộ quản lý

có hai nhóm, đó là nhóm người dùng tin khoa.

Nhóm người dùng tin khoa học bao gồm giáo viên và sinh viên Đặc

điểm của nhóm này là trình độ cao, nhạy bén, linh hoạt kiên trì, bền bỉ

Về dung lượng thông tin, đối tượng người dùng tin là giáo viên, sinh viên trong trường đòi hỏi những thông tin được cung cấp phải đây đủ, chính xác, ngắn gọn, cập nhật

Nói cách khác, nhóm người dùng tin là các nhà nghiên cứu, giảng dạy thường có nhu cầu tin không chỉ về một vấn đẻ cụ thể nào đó và các khía cạnh của vấn đề mà còn về những vấn đẻ khác có liên quan

Số lượng của nhóm người dùng tin khoa học mà thư viện đang phục vụ

là 5000 bạn đọc Với đặc điểm trên của nhóm người dùng tin khoa học, trong

400 cán bộ

2.1 CONG TAC PHAN LOAI

Hình thức xử lý nội dung tài liệu bằng phương pháp phân loại là hình thức đã được thư viện áp dụng ngay từ những ngày đầu thành lập

Khung phân loại đâu tiên được sử dụng để phân loại tài liệu ở thư viện

là khung phân loại Trung tiểu hình của Trung Quốc

Năm 1975, thư viện chuyển sang sử dụng khung phân loại BBK của Nga để phân loại tài liệu

Tir nam 2002 đến nay, trước xu hướng chung của các thư viện trên thế giới và để thuận tiện cho việc tổ chức kho mở phục vụ bạn đọc, khung phân loại DDC được sử dụng thay thế khung phân loại BBK để phân loại tài liệu

Luận văn đi vào nghiên cứu thực trạng công tác phân loại tài liệu nên chỉ tập trung khảo sát công tác phân loại tài liệu ở thời điểm hiện tại là phân

i liệu bằng bảng DDC với 2 khía cạnh: 1/ Cách thức tiến hành phân loại tài liệu hiện tại và 2/ Đánh giá chất lượng kết quả phân loại

loại

Trước hết luận văn sẽ trình bày một vài nét sơ lược vẻ khung phân loại

mà thư viện trường ĐHGTVT đang sử dụng

Khung phân loại DDC nguyên bản tiếng Anh là: Dewey Decimal Classification va duge dịch là khung phân loại thập phân Dewey Khung phân loại là phát minh của ông Mevil Dewey( 1851- 1931) năm 1873 Cho tới nay

đã qua 22 lần xuất bản Đây là khung phân loại luôn được cập nhật vẻ nội dung, bổ sung các môn loại khoa học mới

Khung phân loại hiện nay đang sử dụng tại Thư viện ĐHGTVT là bản dịch khung phân loại DDC rút gọn do thư viện cao học thuộc trường Đại học khoa học tự nhiên - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh biên soạn năm

2002 với nhan dé là: Hướng dẫn thực hành phân loại thap phan Dewey”

Khung phân loại DDC có 10 lớp chính có ký hiệu bằng số Ả Rập với 3 con số và có 2 số 0 ở cuối, thể hiện như sau:

Các lớp chính lại lần lượt được chia nhỏ ra tối đa 10 lớp con, đến lượt mình, mỗi lớp con lại chia ra 10 lớp nhỏ tiếp theo ở các bậc chỉ tiết hơn

Trong khung phân loại DDC hiện có 7 bảng phụ Các bảng này nhằm mục đích mở rộng ký hiệu các lớp của bảng chính Nhờ có các bảng phụ này

sẽ giúp cho việc sử dụng khung phân loại linh hoạt và có hiệu quả

Bảng I: Tiểu phân mục tiêu chuẩn Bảng này có thể áp dụng để ghép với ký hiệu của bảng chính ở tất cả các lĩnh vực

Bảng 2: Khu vực địa lý, thời kỳ lịch sử, nhân vật Bảng này cũng áp dụng được với mọi ký hiệu của bảng chính

Bảng 3: Bảng phụ văn học Bảng này chỉ được sử dụng với số phân loại

Bảng 6: Ngôn ngữ Sử dụng cho ngôn ngữ

Bảng 7: Nhóm nhân vật Bảng này cũng sử dụng trực tiếp với ký hiệu bảng chính

Ký hiệu phân loại có thể được thiết lập bằng cách cộng vào số căn bản trong bảng phân loại một ký hiệu từ nơi khác hay từ 7 bảng phụ

Trong bảng phân loại DDC, không có dấu ghép nối giữa ký hiệu chính với trợ ký hiệu Nói cách khác, DDC cho phép các trợ ký hiệu được ghép trực tiếp với các ký hiệu phân loại chính mà không cần bất cứ một dấu hiệu nào để phân biệt Riêng trợ ký hiệu địa lý thông thường phải ghép thông qua trợ ký

hiệu 09 Khi ghép các trợ ký hiệu với bảng chính hay ghép ký hiệu của bảng chính với nhau phải căn cứ vào quy định cụ thể vẻ chỉ số ghép của từng đẻ mục cụ thể được quy định trong bảng Việc phép nối các ký hiệu của bảng là

rất phức tạp đòi hỏi cán bộ phân loại phải nắm vững quy tắc ghép nối, và hạn chế việc ghép các ký hiệu bởi nếu lạm dụng quá chúng ta sẽ khó có thể nhận biết được tất cả những ký hiệu đó

2.1.1 Cách thức tiến hành phân loại tài liệu của cán bộ TTTTTV

Dé tim hiểu thực trạng cách thức thực hiện việc phan loai ct

thư viện tại TTTTTV trường ĐHGTVT, luận văn đã xem xét hoạt động này

của cán bộ thư viện dựa trên quy trình: 1/ Phân tích nội dung tài liệu; 2/ Xác

2 —_ | Bảy mươi năm Đảng Cộng Sản Việt Nam 335.5

3 [He thong van ban quy phạm pháp luật hiện 344.01

hành về lao động và bảo hiểm xã hội

2.1.1.1 Phân tích nội dung tài liệu

Quy trình phân loại

lệu bằng các ký hiệu phân loại eu là quy trình xử lý nội dung tài liệu nhằm thể

hiện nội dung

Phân tích tài liệu là công đoạn đầu tiên trong quy trình xử lý nội dung tài liệu Bằng việc phân tích tài liệu, chúng ta sẽ xác định được những yếu tố nội dung và hình thức đặc trưng của tài liệu, các góc độ thời gian, địa điểm của vấn để được nghiên cứu, tác dụng với bạn đọc và ý nghĩa của nó

Thông qua việc phân tích tài liệu, cán bộ phân loại phải xác định chính xác chủ đẻ và những khía cạnh phụ Trong đó, chủ đẻ của tài liệu chính là vấn

để được tác giả chọn lựa trong thế giới khách quan làm đối tượng nghiên cứu -Một tài liệu có thể

cạnh phụ, đó là quan diém ci

thể hiện trong số phân loại nhằm chỉ tiết hoá nội dung tài liệu xếp trên giá

“Thông thường, khi phân tích tài liệu, cán bộ thư viện dựa vào các yếu

tố: tên sách, thông tin bổ sung cho tên sách, tóm tắt, lời gi

thiệu, mục lục, tùng thư, từ hoặc cụm từ được gạch chân hoặc ïn đậm nhà xuất bản, thư mục tài liệu tham khảo, và trong trường hợp cần thiết phải đọc chính văn.[12, tr.20]

Luận văn đã tiến hành phỏng vấn 03 cán bộ về thực tế cách thức phân tích nội dung tài liệu của họ Kết quả như sau:

- 3/3 cán bộ cho rằng khi phân tích tài liệu cần phải đọc các yếu tố: thư mục, mục lục, lời giới thiệu Trong đó 1/3 cán bộ cho rằng cần phải đặc biệt

- 3/3 cần bộ cho rằng sau khi phân tích nội dung tài liệu cần tìm ra được chủ để chính và các khía cạnh phụ của tài liệu

Phân tích tài liệu do cán bộ xử lý cho thấy:

- Lượng tài liệu phân tích đúng là 6/9 tài liệu

~ Lượng tài liệu phân tích thiếu yếu tố hình thức của tài liệu là 1/9

- Lượng tài liệu phân tích thiếu khía cạnh nghiên cứu iệu là 1/9

- Lượng tài liệu phân tích không chính xác chủ đẻ tài liệu do quá dựa vào lĩnh vực nghiên cứu chuyên ngành của tác giả mà bỏ qua đối tượng nghiên cứu chính của tài liệu là 1/9

Đánh giá cách thức phân tích nội dung tài liệu được trình bày ở bảng

sau:

Bảng 2.2 Đánh giá cách thức phân tích nội dung t

của cán bộ phân loại

Sai hoàn toàn: Cán bộ thư viện đã phân tích không chính xác nội dung

mà tài liệu để cập tới

và các ký hiệu các môn loại cơ bản trong bảng phân loại đó người cán bộ phân loại mới tìm ra ký hiệu thích hợp cho tài liệu

Kết quả phỏng vấn cho thấy:

- 3/3 cán bộ khẳng định, muốn phân loại được một tài liệu, cán bộ phân loại cần nám vững đặc điểm kết cấu của bảng phân loại

- 2/3 cán bộ khẳng định thường xác định vị trí môn loại của tài liệu thông qua bảng chỉ mục quan hệ Các cán bộ này cũng khẳng định, sau khi xác định được vị trí môn loại ở bảng chỉ mục quan hệ cân đối chiếu lại với ký hiệu trong bảng chính để có được một ký hiệu đầy đủ, phản ánh mọi khía cạnh góc độ nghiên cứu của tài liệu

~ 1/3 cán bộ khẳng định thường xác định vị trí môn loại của tài liệu dựa vào phần chính của bảng phân loại Đây là phương pháp tốt nhất để hiểu biết cấu trúc của bảng phân loại

Phân tích tài liệu cán bộ xử lý cho thấy: Số tài liệu được xác định đúng

vị trí môn loại là 8/9 tài liệu, trong đó có 1 tài liệu dé cập tới 2 chủ đề ngang

nhau được xử lý đúng lại do người cán bộ không nấm được lý thuyết xử lý Nguyên nhân là người cán bộ này phân loại theo cảm tính, chưa dựa trên căn

cứ khoa học

1/9 tài liệu xác định chưa chính xác vị trí môn loại bởi người cán bộ xử

lý đã phân loại tài liệu dựa vào bộ môn mà tác giả đang giảng dạy

Kết quả điều tra về cách xác định vị trí môn loại được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 2.3 Đánh giá cách xác định vị trí môn loại của cán bộ phân loại

Định ký hiệu phân loại

ký hiệu của bảng phân loại mà thư viện đang sử dụng sự thể hiện nội dung chính của tài liệu bằng

Sau khi xác định được vị trí môn loại, người cán bộ phân loại thực hiện việc định ký hiệu phân loại dựa theo nguyên tắc cấu tạo của bảng phân loại từ chung tới riêng, từ khái quát tới cụ thể Ký hiệu phân loại được định từ bảng chính gọi là ký hiệu phân loại chính Những khí cạnh phụ khác được thể hiện bằng các trợ ký hiệu được lấy từ các bảng phụ

Như vậy, cấu trúc của ký hiệu phân loại thường là sự kết hợp giữa ký hiệu của môn loại chính với các trợ ký hiệu Vấn đẻ đặt ra là phải biết phối hợp các ký hiệu phân loại chính với các trợ ký hiệu đó

Kết quả phỏng vấn cán bộ phân loại cho thấy:

- 3/3 cán bộ nêu đây đủ cấu trúc của ký hiệu phân loại là: Ký hiệu phân loại chính, dấu ghép nối và trợ ký hiệu Và cả 3/3 cán bộ khẳng định là với bảng phân loại DDC không có dấu hiệu ngăn cách giữa ký hiệu của bảng

chính với trợ ký hiệu

~ 2/3 cán bộ chưa nám chắc nguyên tắc ghép nối giữa ký hiệu chính với trợ ký hiệu hoặc ký hiệu chính với một phân ký hiệu ở mục khác trong bảng chính

Phân tích tài liệu xử lý cho thấy:

- Lượng tài liệu định ký hiệu chính xác là 4/9 tài liệu trong đó có một tài liệu có ký hiệu phân loại bị thừa dấu chấm (.) ngăn cách giữa các số phân

loại

~ Lượng tài liệu định ký hiệu vi phạm quy tắc ghép nối là2/9 tài liệu

~ Lượng tài liệu phân loại chưa chính xác là 3/9 tài liệu

Cụ thể, tài liệu số 05 có nhan đẻ: “Cơ học lý thuyết" được định lý hiệu phân loại là 531.1071 trong khi bảng phân loại hướng dẫn là ký hiệu này không dùng nữa mà xếp ở mục :531.07

[.101-.109] Tiểu phân mục tiêu chuẩn

Không dùng; xếp ở 531.01- 531.09

Ký hiệu phân loại của tài liệu này đã vi phạm 02 lỗi: đó là lỗi về quy tắc ghép nối giữa ký hiệu chính với tiểu phân mục tiêu chuẩn và lỗi vẻ trình bày hình thức ký hiệu vì trong một ký hiệu phân loại có từ 7 số trở lên thì sẽ

nhóm 3 số lại với nhau, nhóm 3 số thứ hai sẽ cách các số trước đó bằng một đấu cách * ”

Tài liệu số 06 có nhan đẻ: *Dung sai trong xây dựng” được định ký hiệu phân loại là 690.002 thừa một số 0

- Lượng tài liệu định ký hi

định ký hiệu chưa chỉ tiết, 1/9 tài lig

định chủ để sai ở giai đoạn phân tích nội dung tài liệu

ệu bị

cán bộ phân loại đã xác

- Lượng tài liệu định ký hiệu chưa chỉ tiết là 2/9 tài liệu

Tài liệu số 08 có nhan đẻ: "Giáo trình thi công đường sắt” có đối tượng nghiên cứu là Đường sắt, phương diện nghiên cứu là Thi công, được định ký hiệu phân loại là 625.1 thiếu ký hiệu của tiểu phân mục tiêu chuẩn vẻ hình thức tài liệu là giáo trình, có ký hiệu là -071

Ký hiệu đầy đủ phải là: 625.107 1

Tài liệu số 09 có nhan để là “Cơ học” nội dung chủ yếu vẻ phần Tĩnh học, có ký hiệu phân loại là 531.1 mà lẽ ra phải là 531.12, bởi:

liệu phân loại bị sai Nguyên nhân là: lẽ ra yếu tố lĩnh vực nghiên cứu chuyên

môn của t

giả chỉ được xét đến như một trong những yếu tố tham khảo trong quá trình phân tích tài liệu thì một cán bộ lại xem nó như một yếu tố chính quyết định đối tượng nghiên cứu của tài liệu Điều này là thể hiện người cán

bộ này đã nám không chắc và không nhất quán trong cách thức phân tích nội

Kết quả cuối cùng là:

Trong tổng số 09 tài liệu phát ra có 04 tài liệu được định ký hiệu phân loại chính xác, còn lại 05 tài liệu chưa chính xác chủ yếu là do cán bộ phân loại chưa thực sự nắm chắc nguyên tắc cấu tạo khung phân loại, chưa thực sự hiểu hết về khung phân loại mà mình đang sử dụng

Tóm lại, các cán bộ làm công tác phân loại tài liệu đã nắm chắc quy

không có thời gian tiếp cận, tìm hiểu kỹ càng nên cán bộ phân loại còn không

ít những bỡ ngỡ khi tiến hành phân loại cụ thể tài liệu Điều này giải thích tại

sao các cán bộ phân loại thư viện đều nám chắc lý thuyết phân loại lại vẫn

chưa hoàn toàn chính xác khi phân loại tài liệu

Kết quả điều tra về cách định ký hiệu phân loại được thể hiện trong bảng

chất lượng kết quả phân loại tài liệu

Để khảo sát chất lượng phân loại tài liệu của thư viện, luận văn chọn ngẫu nhiên 100 biểu ghỉ CSDL sách tiếng Việt và tiếng nước ngoài là các CSDL duge phan loại tài liệu một các nghiêm túc nhất CSDL tạp chí cũng được phân loại nhưng chỉ được phân sơ qua để xếp tạp chí lên giá nên luận văn không tiến hành khảo sát

Kết quả khảo sát cho thấy:

Lượng

liệu được phân loại chính xác chiếm 80%

Lượng tài liệu bị phân loại chưa chính xác là: 20% Trong đó 4% là bị sai môn loại chính 16% là bị sai môn loại cấp nhỏ hơn hoặc không chính xác đến tiểu phân mục nhỏ nhất

Bảng 2.5: Kết quả khảo sát chất lượng phán loại tài liệu:

Chat wong | Chính | „ „| iếu Viphạmquy | Saihoàn

~ Việc tra tìm tài liệu của bạn đọc gặp nhiều khó khăn

2.2 CONG TAC DINH TU KHOA

Mô tả tài liệu bằng từ khoá (định từ khóa) có vai trò rất qua trong trong các công đoạn của quy trình xử lý thong tin Tra cứu tài liệu bằng từ khoá là một trong các phương pháp hiệu quả để người dùng tin tìm được thông tin vẻ

tài liệu phù hợp với yêu cầu tin

'Tuy nhiên, công tác định từ khóa tài liệu chỉ được Thư viện áp dụng để

xử lý nội dung tài liệu kể từ năm 2002

Phương pháp định từ khoá ở đây là phương pháp định từ khoá tự do

Nghiên cứu công tác định từ khoá của thư viện trường ĐHGTVT, luận văn xem xét ở hai khía cạnh: thực trạng quy trình của việc mô tả nội dung tài liệu bằng từ khoá: chất lượng mô tả nội dung tài liệu bằng từ khóa

2.2.1 Cách thức tiến hành

inh từ khoá của cán bộ TTTV

Cũng giống như công tác phân loại, công tác định từ khoá tài liệu cũng phải làm theo một quy trình nhất định và luận văn sẽ tiến hành nghiên cứu thực tế việc áp dụng quy trình này tại thư viện trường ĐHGTVT, bao gồm các

2/ Chọn từ khoá để mô tả; 3/Hoàn 'ông đoạn trình bày từ khoá trong biểu ghi do công đoạn : 1/ Phân tích nội dung tài liệ

này, từ đó sẽ đưa ra được kiến nghị thích hợp

Để nắm bắt được cách thức thực hiện các công đoạn đó, luận văn đã sử dụng phương pháp phỏng vấn cán bộ thư viện làm công tác định từ khoá tài liệu và phân tích kết quả định từ khoá của họ Tài liệu để cán bộ thư viện định

từ khoá chính là những tài liệu đã được phát để phân loại Như vậy, có tổng số

03 cán bộ tham gia phỏng vấn, và số tài liệu phát ra là 09 tài liệu ( mỗi cán bộ

4 | Nang cao các kỹ năng đọc Tiếng Anh% Kỹ năng đọc%Kỹ

năng đọc tiếng Anh%Ngôn ngữ Hiệu quả

5 | Cơhọc lý thuyết Cơ học%Lý thuyết

6 | Dung sai trong xây dựng Gidm dinh cong tinh%Bo dac

9 |Cơhọc Cơ học% Tĩnh học% Lý thuyết

2.2.1.1 Phan tích nội dung tài liệu

Mục đích của việc phân tích nội dung tài liệu khoa học để định từ khóa

là xác định rõ tài liệu đẻ cập tới vấn đẻ gì và đối tượng này được đề cập như

thế nào Cụ thể là để xác định rõ đối tượng bậc 1, đối tượng bậc 2,

ác phương diện nghiên cứu của đối tượng và phương pháp nghiên cứu đặc thù được đẻ cập trong nội dung tài liệu

Đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khách quan được đưa vào nghiên cứu và phản ánh trong nội dung tài liệu- đây là đặc trưng

quan trọng nhất của tài liệu Trong một tài liệu có thể có một họäc một số đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu có thể là đối tượng bậc 1, bậc 2

Phương diện nghiên cứu của đối tượng là thông tỉn trả lời câu hỏi: đối tượng được nghiên cứu ở góc độ nào, trên quan điểm nào, ở đâu, thời gian nào, hình thức nào, Phương diện cũng được phân loại thành 2 bậc: phương diện bậc và phương diện bậc 2 căn cứ vào mối quan hệ đối với đối tượng nghiên cứa

Phương pháp nghiên cứu đặc thù trả lời câu hỏi: việc nghiên cứu đối tượng có sử dụng phương pháp gì đặc biệt

từ khoá sau khi nắm bắt được được những vấn đẻ được

liệu về vấn đề đó lại

eu sẽ phải nghiên cứu xem tại sao được lựa chọn bổ sung vào vốn tài liệu của thư viện và bạn đọc sẽ thích thú ở điểm gì để từ đó định từ khoá được chuẩn xác nhất [12, tr.8]

Như chúng ta đã biết, bản chất của việc định từ khoá là sử dụng từ vựng

ài liệu Do vậy,

gc chỉ phối lựa chọn từ khoá Việc lựa chọn từ khoá chủ yếu khoa học để mô tả nội dung t điểm nội dung tài liệu có ảnh

hưởng nhiều t

căn cứ vào các yêu cầu chung vẻ nội dung và hình thức từ khoá nhưng việc áp dụng chúng tại các thư viện đặc biệt là các thư viện chuyên ngành có những đặc điểm khác nhau Thư viện trường ĐHGTVT là một Thư viện chuyên ngành vẻ giao thông vận tải nên nhóm tài liệu vẻ lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật và công nghệ chiếm phân lớn trong vốn tài liệu Mà đặc điểm của nhóm này là: nội dung thường đẻ cập tới những đối tượng hữu hình,

cụ thể; tài liệu thường có các đối tượng bậc 1, bậc 2 và phương diện bậc 1, bậc

2 Đặc điểm này của tài liệu sẽ dẫn đến việc xác định các đối tượng và phương

ệu Tuy nhiên, lại có khó khăn trong việc lựa chọn từ khoá mô tả đối tượng Đặc điểm thứ hai chỉ phối

diện đối tượng đễ dàng khi phân tích nội dung tài

cách thức phân tích nội dung tài liệu, đó là các dạng tài liệu khác nhau trong