Tóm tắt luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu chi tại trung tâm phát triển phần mềm đại học đà nẵng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG LÊ THỊ GIAO TUYỀN HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: Kế toán Mã số : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Cơng trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học : TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện : TS ĐƯỜNG NGUYỄN HƯNG Phản biện : PGS.TS NGUYỄN HỮU ÁNH Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày tháng 06 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Một giải pháp quan trọng quản lý xây dựng cho hệ thống KSNB có hiệu Với vai trò quan trọng đảm bảo cho hoạt động tài kế tốn đơn vị rõ ràng, xác, hệ thống KSNB khơng giúp cho đơn vị kiểm soát hoạt động kinh tế mà đưa biện pháp ngăn chặn rủi ro kinh doanh nhằm thực hiểu mục tiêu đặt đơn vị KSNB đóng vai trị quan trọng hoạt động doanh nghiệp tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế quan người, tài sản, nguồn vốn,…góp phần hạn chế rủi ro phát sinh trình hoạt động đồng thời giúp tổ chức xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển lên tổ chức Hiện nay, qui mô Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng ngày mở rộng, hoạt động thu, chi tài diễn nhiều nhu cầu tự chủ hoạt động thu, chi tài cao hơn, việc kiểm sốt nội khoản thu, chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng chưa quan tâm mức nên tránh khỏi rủi ro, sai sót định q trình quản lý tài chính, thơng tin kế tốn chưa thể đáp ứng yêu cầu quản lý như: tính kịp thời, tính xác Qua nghiên cứu lý luận hệ thống KSNB đồng thời tổng kết hoạt động KSNB Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm - Đại Học Đà Nẵng, tơi chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội thu chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng” cho Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Kế toán 2 Mục tiêu nghiên cứu luận văn Mục tiêu nghiên cứu đề tài phân tích, đánh giá thực trạng công tác KSNB Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm, từ đề xuất phương hướng số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường KSNB thu, chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại học Đà Nẵng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu cơng tác kiểm sốt nội thu chi Trung tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng Về phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu giới hạn cơng tác kiểm sốt khoản thu chi chủ yếu Trung Tâm Phương pháp nghiên cứu Để thực việc nghiên cứu, luận văn dựa sở phương pháp luận vật biện chứng sử dụng phương pháp cụ thể: thu thập thơng tin cơng tác kiểm sốt thu chi Trung tâm phương pháp quan sát, vấn, thu thập tài liệu sau tiến hành tổng hợp, phân tích để từ làm rõ vấn đề cần nghiên cứu * Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Luận văn “Hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội thu chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng ” đã: - Góp phần làm rõ nội dung cơng tác kiểm sốt thu chi đơn vị nghiệp làm sở cho việc phân tích cơng tác kiểm sốt thu chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng - Trên sở nghiên cứu thực trạng cơng tác kiểm sốt thu, chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng luận văn nêu thực tế cơng tác kiểm sốt khoản thu khoản chi thường xuyên Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng, mặt đạt vấn đề cịn tồn cơng tác kiểm soát thu, chi đơn vị - Và từ vấn đề đặt ra, đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt hoạt động thu, chi đơn vị nhằm giảm thiểu sai sót, gian lận góp phần nâng cao hiệu hoạt động tài nói riêng vào phát triển Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại Học Đà Nẵng nói chung Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục tài liệu tham khảo, đề tài kết cấu thành chương: CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KSNB THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KSNB TRONG ĐƠN VỊ 1.1.1 Tổng quan kiểm soát quản lý a Khái niệm kiểm tra, kiểm soát Kiểm tra việc soát xét để đánh giá, phân loại, điều chỉnh mục tiêu, định hướng Kiểm sốt quy trình giám sát hoạt động để đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch b Bản chất vai trị kiểm sốt quản lý Kiểm sốt giai đoạn hay khâu q trình quản lý mà thực tất giai đoạn trình quản lý Vì hiểu kiểm sốt chức quản lý Tuy nhiên, chức thể khác tùy thuộc vào chế kinh tế cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa điều kiện kinh tế xã hội khác nơi thời kỳ lịch sử cụ thể c Mục tiêu phân loại kiểm soát - Mục tiêu kiểm soát: Mục tiêu kiểm soát nội đơn vị bao gồm : Báo cáo tài đáng tin cậy, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý - Phân loại kiểm sốt: Có nhiều tiêu thức để phân loại kiểm soát như: + Theo quan hệ với q trình hoạt động, kiểm sốt bao gồm kiểm soát trước, kiểm soát hành, kiểm soát sau + Theo mục tiêu kiểm sốt chia thành kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát điều chỉnh + Theo lĩnh vực quản lý, kiểm sốt chia thành kiểm sốt hành (kiểm soát tổ chức) kiểm soát kế toán d Quy trình kiểm sốt Mỗi q trình kiểm sốt gồm công việc thực theo bước sau : Xác định mục tiêu kiểm soát,thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát, đo lường kết quả, so sánh với tiêu chuẩn, phân tích nguyên nhân gây chênh lệch điều chỉnh, đánh giá lại 1.1.2 Khái niệm hệ thống KSNB a Khái niệm: Theo Liên đồn kế tốn quốc tế, hệ thống kiểm sốt nội là: “Một hệ thống sách thủ tục nhằm mục tiêu sau: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động” b Mục tiêu hệ thống KSNB: Các thủ tục địi hỏi việc tn thủ sách quản lý nhằm mục đích, bảo quản tài sản, ngăn ngừa phát gian lận hay sai sót, bảo đảm tính xác đầy đủ ghi chép kế tốn, báo cáo tài trung thực khách quan, bảo đảm hiệu hoạt động lực quản lý 1.1.3 Các yếu tố hệ thống KSNB Để đáp ứng yêu cầu quản lý đảm bảo hiệu hoạt động, đơn vị cần xây dựng thường xuyên củng cố, nâng cao chất lượng cho hệ thống KSNB Việc xây dựng củng cố cần bao quát năm yếu tố chính: Mơi trường kiểm sốt; đánh giá rủi ro; hệ thống kiểm sốt; giám sát; thơng tin truyền thơng 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.2.1 Đặc điểm hoạt động đơn vị nghiệp có thu a Khái niệm đơn vị nghiệp có thu Đơn vị nghiệp có thu đơn vị nhà nước định thành lập nhằm thực nghiệp vụ chun mơn định nghiệp y tế, văn hoá, thể thao, giáo dục, nghiệp khoa học công nghệ, thông tin tuyên truyền trực thuộc quan hành Nhà nước, hoạt động nhằm trì đảm bảo hoạt động bình thường xã hội, khơng có chức quản lý Nhà nước b Đặc điểm đơn vị nghiệp có thu: Đơn vị nghiệp có thu xác định đặc điểm sau: - Do quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập mà chủ yếu quan hành Nhà nước thành lập - Được Nhà nước cho phép thu loại phí trình hoạt động nhằm để bù đắp phần chi phí cho q trình hoạt động tồn chi phí cho q trình hoạt động đơn vị, mục tiêu để tăng thu nhập cho cán bộ, công chức viên chức phần để bổ sung tái tạo chi phí hoạt động thường xuyên xảy đơn vị - Nhằm cung cấp dịch vụ công cho xã hội, chủ yếu nhằm phục vụ mục đích lợi ích chung cho tồn xã hội, khơng mang tính chất sản xuất kinh doanh nhằm thực cơng việc nhà nước phủ uỷ quyền - Có đầy đủ tư cách pháp nhân, có tên riêng, có dấu riêng có tài khoản riêng 1.2.2 Phân loại đơn vị nghiệp có thu Các đơn vị nghiệp có thu phân loại dựa nhiều tiêu thức khác nhau, nhìn chung chia thành loại sau : - Căn vào vị trí, đơn vị nghiệp có thu gồm: Đơn vị nghiệp có thu trung , Đơn vị nghiệp có thu địa phương - Căn vào chủ thể thành lập đơn vị nghiệp gồm: Đơn vị nghiệp có thu cơng, đơn vị nghiệp có thu ngồi cơng lập, - Căn vào mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xun, đơn vị nghiệp cơng lập phân loại sau: Đơn vị nghiệp có thu tự bảo đảm tồn chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị nghiệp có thu tự bảo đảm phần chi phí hoạt động thường xuyên, đơn vị có nguồn thu nghiệp thấp, đơn vị khơng có nguồn thu 1.2.3 Nội dung khoản thu, chi đơn vị nghiệp có thu a Nội dung khoản thu nghiệp phát sinh: Các khoản thu đơn vị nghiệp bao gồm khoản thu nghiệp, thu phí lệ phí khoản thu khác b Nội dung chi hoạt động Chi hoạt động khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ theo dự toán chi ngân sách duyệt như: chi lương, chi quản lý hành chính, chi cho cơng tác quản lý phòng ban, chi cung ứng dịch vụ, chi mua sắm TS, sữa chữa TS,… 1.2.4 Tổ chức thơng tin phục vụ cho cơng tác kiểm sốt thu, chi đơn vị nghiệp có thu Hệ thống thơng tin kế tốn vấn đề quan trọng khâu thiếu qui trình kiểm sốt đơn vị Thơng tin kế tốn xác đầy đủ, kịp thời trì nâng cao lực kiểm sốt đơn vị nhằm cung cấp thơng tin cần thiết cho người quản lý Một hệ thống thông tin hiệu chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, tài khoản kế toán áp dụng đơn vị cuối hệ thống báo cáo tài hữu hiệu xác 1.2.5 Qui trình kiểm sốt khoản thu, chi đơn vị nghiệp có thu a Kiểm sốt khoản thu: Kiểm sốt nội cơng tác thu kiểm soát việc tuân thủ quy định thu theo định mức thu, thu đủ b Kiểm sốt khoản chi: kiểm sốt tính hợp pháp khoản chi phạm vi tổng dự toán phê duyệt KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương luận văn hệ thống hóa lý luận để thực việc KSNB công tác thu, chi đơn vị nghiệp có thu Đồng thời tạo sở cho việc nghiên cứu phân tích tình hình thực tế KSNB công tác thu, chi NSNN ĐHĐN Chương CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 2.1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành thành tựu đạt Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm – Đại học Đà Nẵng a Quá trình hình thành TTPTPM Trung tâm Phát triển phần mềm, Đại học Đà Nẵng (tên viết tắt SDC - Software Development Centre) thành lập theo Quyết định số 4587/QĐ-BGDĐT-TCCB ngày 31.10.2000 Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo hoạt động theo Giấy phép hoạt động khoa học công nghệ số A-482 ngày 09.02.2006 Bộ Trưởng Bộ Khoa học Công nghệ Là đơn vị trực thuộc Đại học Đà Nẵng, Trung tâm Phát triển Phần Mềm đời với sứ mệnh đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực chất lượng cao lĩnh vựg c kỹ thuật, kinh tế, xã hội Ngồi ra, Trung tâm cịn có nhiệm vụ nghiên cứu khoa học, phát triển, chuyển giao công nghệ phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội thành phố Đà Nẵng khu vực miền Trung, Tây Nguyên b Nguồn lực có TTPTPM - Đội ngũ cán Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm có 31 cán viên chức gồm 19 hợp đồng dài hạn, biên chế ĐHĐN 12 hợp đồng công nhật Trung Tâm - Cơ sở vật chất: Cơ sở vật chất TTPTPM bao gồm: Cơ sở vật chất ĐHĐN trang bị, Trung tâm chịu trách nhiệm quản lý sử dụng có hiệu vàcơ sở vật chất Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm tự trang bị - Nguồn lực tài qua năm qua: Nguồn thu chủ yếu TTPTPM từ thu phí, lệ phí thu khác Trong năm qua tổng thu TTPTPM đạt gần 15 tỷ đồng, bình quân tỷ đồng/ năm, năm 2011 thu tăng so với năm 2010 gần 1,2 tỷ đồng, tăng gần 25,6% so với năm 2010 c Những thành tựu đạt được: Qua 10 năm thành lập phát triển, Trung tâm gặt hái nhiều thành tựu tất lĩnh vực hoạt động nghiên cứu khoa học, kỹ thuật đào tạo Về nghiên cứu phát triển sản phẩm phần 10 - Cơng tác dự tốn kế hoạch: Vào năm tài chính, Tổ tài vụ Trung tâm lập dự tốn kế hoạch thu chi cho năm Gửi lên Ban Kế Hoạch Tài Chính - Đại Học Đà Nẵng Vào quý năm sau, sau Đại Học ĐN duyệt toán, ĐHĐN định phân bổ ngân sách Vào cuối năm phận, phòng ban lập dự trù mua sắm tài sản, thiết bị … dựa nhu cầu thực tế tình tài Trung Tâm gửi lên phịng Hành - TH xem xét trình BGĐ xét duyệt c Tổ chức kế toán TTPTPM - Bộ máy kế toán TTPTPM: Bộ máy tổ chức TTPTPM dựa sở xếp lại phòng ban chức nên việc tổ chức giúp cho đơn vị điều hành ổn định thời gian qua, việc phân quyền xếp cách khoa học đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát hoạt động đơn vị đạt hiệu cao - Tổ chức cơng tác kế tốn: Tại TTPTPM tất q trình hạch tốn thực máy vi tính, theo chương trình phần mềm kế tốn nghiệp có thu “ DTSOFT” phần mềm thiết kế theo nguyên tắc hình thức kế tốn Nhật ký chung, phần mềm DTSOFT có đủ sổ kế toán tổng hợp sổ kế toán chi tiết cần thiết theo quy định d Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát TTPTPM - ĐHĐN thiết lập nguyên tắc phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn * Phân công phân nhiệm TTPTPM - ĐHĐN: cơng việc phân chia cụ thể cho nhiều phịng ban, nhiều người phòng tạo chuyên mơn hóa cơng việc * Ngun tắc bất kiêm nhiệm: TTPTPM - ĐHĐN quan tâm điều tạo khách quan, minh bạch, gian lận, sai sót dễ phát hiện, thâm hụt quỹ, kế toán sữa đổi số liệu 11 * Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Phòng ban TTPTPM ĐHĐN Giám đốc giao quyền cho định giải số công việc phạm vi định 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KSNB THU CHI TẠI TTPTPM 2.2.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho việc KSNB Tại TTPTPM việc tổ chức hệ thống thông tin kế tốn trọng, để lãnh đạo định xác a Tổ chức hệ thống chứng từ Việc tổ chức hệ thống chức từ ban đầu TTPTPM tiến hành nghiêm túc, khoa học đầy đủ, điều giúp cho việc quản lý dễ dàng, bảo vệ tài sản chất lượng thông tin, sử dụng hiệu nguồn lực đơn vị Chứng từ ban đầu tham gia tích cực vào việc kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn chặn gian lận xảy trình quản lý sử dụng tài sản, vật tư, tiền bạc đơn vị b Tổ chức lập luân chuyển chứng từ: Quá trình lập luân chuyển chứng từ TTPTPM thể bước kiểm sốt lẫn q trình thực nhiệm vụ c Tổ chức hệ thống tài khoản, sổ sách Việc sử dụng thống hệ thống tài khoản với việc ghi sổ kép hạn chế hội ghi sai nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thuận lợi việc kiểm tra, kiểm soát.Hệ thống sổ sách TTPTPM ĐHĐN tổ chức khoa học, đầy đủ nơi lưu trữ thơng tin cần thiết d Tổ chức báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo TTPTPM ĐHĐN thực đầy đủ trình thu, chi đạt mục tiêu KSNB hai nội dung là: cung cấp số liệu tài chính xác bảo vệ tài sản đơn vị e Rủi ro trọng yếu xảy thơng tin kế tốn 12 Các rủi ro xảy là: việc lập chứng từ sai lệch, tốn khơng đối tượng, mát, hư hỏng chứng từ trình luân chuyển lưu trữ Hệ thống sổ sách không đầy đủ, mát hỏng hóc q trình bảo quản 2.2.2 KSNB khoản thu đơn vị a Qui trình thu học phí phịng ban liên quan đến qui trình thu học phí Tổ Tài vụ (4) Phịng đào tạo (3)) K Toán T.Quỹ BP thu & theo dõi HP (2) Ghi chú: Quan hệ trực tuyến theo dõi HP Quan hệ chức BP.G.Vụ TP.Đ.Tạo (5) (6) BP HSSV (7) Phần mềm User phân quyền ( CN-KT Phịng ) Sơ đồ 2.1: Qui trình thu học phí TTPTPM b KSNB khoản thu đơn vị Nguồn thu TTPTPM có hai nguồn thu chính: Phí lệ phí (Thu HP trung cấp quy, Lệ phí tuyển sinh, Lệ phí xét tuyển) Thu khác (Thu chứng chỉ,Thu chi nhánh,Thu khác) Nguồn thu thực tế trung tâm ĐHĐN giao cho trung tâm thu gồm: thu phí, lệ phí, khoản thu từ việc đóng góp tự nguyện tổ chức, nguồn viện trợ 13 *Đánh giá rủi ro xảy cơng tác thu phí lệ phí: Khối lượng chứng từ thu HP dồn lại nhiều khó kiểm tra, điều dẫn đến sai sót cơng tác thu, xảy sai sót sau: Báo cáo thu HP lập bảng kê thu HP không với thực tế thu, số phiếu bị bỏ bảng kê, dễ dẫn đến việc lệch tiền kiểm tra đối chiếu, BP thu HP không nộp tiền thu HP ngày, mà sau ngày nộp cho thủ quỹ dễ xảy việc chiếm dụng số tiền thu HP, khơng có kiểm tra, đối chiếu thường xuyên dễ xảy việc thất nguồn thu từ việc bỏ sót hợp đồng phần mềm mà phịng CNKT làm khơng mang hợp đồng về, không kiểm tra đối chiếu với Tổ Tài Vụ 2.2.3 KSNB khoản chi đơn vị KSNB nội dung chi chủ yếu: Nội dung chi trung tâm phân thành nhóm chi là: Chi tốn cho cá nhân, chi hàng hóa dịch vụ, chi đầu tư phát triển, chi nghiệp khác, đơn vị tiến hành kiểm tra, kiểm soát nhóm chi a Kiểm tra, kiểm sốt chi toán cho cá nhân - Kiểm tra, quản lý sử dụng quỹ lương: Thường xuyên Kiểm tra, đối chiếu lương tháng so với tổng quỹ lương duyệt năm Quản lý phịng ban, tổ có chấm cơng xác khơng Trung tâm có quy định quản lý ngày cơng cho phịng ban, phận; có tách biệt người chấm cơng với người tính lương người trả lương cho cán công nhân viên chức, trả học bổng cho học sinh sinh viên * Về khoản chi lương ( Biên chế Đại Học ĐN): chấp hành lập bảng theo quy định quỹ tiền lương, khoản phụ cấp phê duyệt, phù hợp với biên chế giao Đại học Đà Nẵng * Về khoản chi lương công nhật: Sau trình tự thủ tục KSNB chi lương cơng nhật TTPTPM: 14 - Các phòng ban, tổ theo dõi, chấm công lao động tháng cá nhân phận vào bảng chấm cơng Bảng chấm cơng phải có đầy đủ chữ ký người chấm công, phụ trách phận - Cán phụ trách có nhiệm vụ gửi bảng chấm cơng Tổ tài vụ, tổ tài vụ có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đối chiếu danh sách lao động, chất lượng lao động, số ngày công, hạn chế việc kê khống danh sách chấm công - Căn vào bảng chấm công quy chế chi trả tiền lương, tổ tài vụ tính khoản tiền cơng cho đối tượng hợp đồng ngắn hạn - Sau tính tốn xong lập bảng tốn lương trình BGĐ duyệt - Sau nhận lại bảng lương lãnh đạo ký duyệt, kế toán tiến hành chuyển lương qua tài khoản cho người lao động - Kiểm tra việc chi trả tiền Học bổng Trung cấp chuyên nghiệp hệ quy: Việc chi trả tiền học bổng trung cấp chuyên nghiệp hệ quy dựa vào việc trích lập quỹ học bổng, theo qui chế chi tiêu nội Phòng đào tạo vào kết học tập HSSV cuối học kỳ đó, xét điểm có buổi họp để xét duyệt danh sách HSSV - Kiểm tra việc chi trả tiền giảng, phục vụ giảng dạy: Kinh phí để chi trả tiền giảng, phục vụ giảng dạy trích từ nguồn thu đơn vị, vào “Quy chế chi tiêu nội bộ”, nguồn sử dụng để chi trả cho cán biên chế hợp đồng có tham gia trực tiếp quản lý phục vụ giảng dạy Quy trình chi trả tiền giảng thực sau: -Vào đầu học kỳ Nhân viên phòng Đào Tạo (Nhân viên chuyên trách) phối hợp với TP Đào Tạo lập lịch phân giảng dạy lên lịch để mời giáo viên giảng dạy - Nhân viên thống kê chi tiết giảng giáo viên lập bảng tổng hợp giảng tất giáo viên gửi lên cho TP Đào Tạo phê duyệt 15 - TP Đào tạo nhập tên giáo viên lập phiếu toán giảng cho giáo viên Sau gửi phiếu tốn kèm với hợp đồng giảng dạy biên lý hợp đồng giảng dạy chuyển lên tổ tài vụ - Tổ tài vụ lên bảng tổng hợp trình Ban GĐ phê duyệt Sau chứng từ Ban GĐ phê duyệt, kế toán chuyển chứng từ cho Thủ quỹ chi tiền - Chi trả dạy vượt giờ: Giáo viên, giảng viên phân công giảng dạy phải đảm bảo dạy số chuẩn theo quy định: (500 tiết giảng + 100 tiết nghiên cứu khoa học)/1 kỳ.Tất giảng hoạt động khác giáo viên, giảng viên quy chuẩn để tính khối lượng thực năm, vượt chuẩn thì tốn vượt b Kiểm tra cơng tác chi tốn mua hàng hóa, dịch vụ: Đơn vị chủ động kiểm soát từ khâu đề nghị mua hàng đến khâu toán cho người bán - Đối với tiền điện, nước: Hàng tháng vào số công tơ thực tế mà Điện lực, công ty cấp nước ghi, bưu cấp phịng HC-TH kiểm tra việc thực sau đưa xuống Tổ tài vụ, kế toán thực việc chuyển khoản, toán tiền mặt - Đối với chi mua vật tư VPP: chủ yếu kiểm soát việc mua sử dụng VPP vật tư Phó GĐ (2) (3) Phịng Hành -TH (1) (4) Tổ, phịng ban (5) Tổ Tài vụ Sơ đồ 2.2: Quy trình kiểm sốt chi hàng hóa, dịch vụ - Sửa chữa nhỏ: + Khi tài sản bị hư hỏng cần phải sửa chữa đơn vị quản lý tài sản phải báo cáo với phịng HC - TH có chữ kí xác nhận 16 trưởng phận sử dụng tài sản + Phòng HC - TH phối hợp với phận sử dụng TS lập phiếu đề xuất gửi Phó GĐ phụ trách + Phó GĐ phụ trách xem xét cho tiến hành sửa chữa + Bộ phận, phòng ban trực tiếp sử dụng TS tiến hành sửa chữa + Sau sửa chữa xong làm thủ tục đề nghị toán gửi Tổ tài vụ Tổ tài vụ tiến hành tốn c Kiểm tra cơng tác chi mua TSCĐ : - Theo quy định ĐHĐN, việc mua sắm TSCĐ sửa chữa thường xuyên TTPTPM, trung tâm tự định thực theo thủ tục, trình tự theo dự tốn giao cho phép Đại Học Đà Nẵng - Qui trình kiểm sốt chi mua TSCĐ giống quy trình mua sắm hàng hố, mục b phần 2.2.3 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 2.3.1 Ưu điểm Trong thời gian qua, ban lãnh đạo trung tâm trọng thực việc ban hành quy định, văn quy trình kiểm sốt khoản chi cụ thể đơn vị Như quy trình kiểm sốt chi hàng hóa, dịch vụ, quy trình kiểm sốt chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ Nhìn chung đơn vị thực quy định Nhà nước, chế quản lý cơng tác quản lý tài kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn trung tâm hoàn chỉnh, chứng từ lập đầy đủ tuân theo quy định hành, chứng từ thể tốt vai trị kiểm sốt quản lý đơn vị Công tác ghi chép chứng từ ban đầu, chuyển sổ kế toán, lập báo cáo kế toán thực tốt Quy trình luân chuyển chứng từ trung tâm thực cách khoa học, rút ngắn thời gian luân chuyển phục vụ tốt cho việc kiểm soát đơn vị 17 Hoạt động kiểm soát thực phân cấp quyền hạn, trách nhiệm cấp lãnh đạo, phận với để làm tảng cho hoạt động kiểm soát 2.3.2 Hạn chế a Hệ thống thông tin phục vụ KSNB khoản thu, chi * Về việc lập luân chuyển chứng từ - Với số lượng chứng từ lớn, việc xử lý lưu trữ gặp nhiều khó khăn, làm nhiều thời gian cho công việc - Quá trình ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh ban đầu Trung Tâm không tránh khỏi sai sót như: việc lập chứng từ sai lệch, tốn khơng đối tượng, mát, hư hỏng chứng từ trình luân chuyển lưu trữ - Tiền mặt bị sử dụng sai mục đích cắp hay xảy thông đồng người duyệt chi thủ quỹ đơn vị - Đơn vị khơng ngăn chặn phát kịp thời khoản chuyển khoản rút tiền ngân hàng có gian lận có lỗi, khơng kiểm sốt nhân viên thực việc chuyển khoản, rút tiền ngân hàng mà không phép, rút tiền không mục đích *Về sổ sách, báo cáo kế tốn Hệ thống sổ sách không đầy đủ, thông tin không đầy đủ, thơng tin sổ sách khơng xác, mát hỏng hóc q trình bảo quản b Về kiểm sốt khoản thu - Cơng tác kết phối hợp phòng ban chức chưa rõ ràng chặt chẽ đôi lúc dẫn đến ách tắc, chồng chéo công việc, người kiêm nhiệm nhiều phần hành - Việc kiểm tra độc lập công tác tài chính, kế tốn nói chung cơng tác thu nói riêng đơn vị chưa thực cách thường xuyên 18 - Báo cáo thu học phí lập bảng kê thu học phí khơng với thực tế thu, số phiếu thu bị bỏ qn ngồi bảng kê, dẫn đến sai xót dễ bị lệch tiền - Thu không định mức, thu thiếu so với dự toán - BP thu theo dõi HP có người dễ xảy sai xót đối chiếu - Theo dõi, đơn đốc thu hồi công nợ từ hợp đồng phần mềm chưa chặt chẽ c Về kiểm soát khoản chi - Các khoản toán chi cho cá nhân đơn vị hầu hết toán tiền mặt nên dể xảy rủi ro sai sót, chưa thực kiểm soát kỹ hợp đồng mua thiết bị, vật tư đảm bảo hợp lệ - Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ: + Đối việc chi tiền điện, nước: chưa thực kiểm soát kỹ, chưa lập định mức sử dụng điện, nước, điện thoại cho phòng ban phận + Đối với việc mua hàng: Giữa người mua người bán có thơng đồng với nhau, nhân viên gian lận việc đặt hàng nhà cung cấp, chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên sử dụng cho mục đích riêng trình hố đơn để tốn liên quan đến khoản mua hàng hư cấu - Đối với việc mua sắm, sửa chữa TSCĐ: Công việc kiểm kê TSCĐ chưa tiến hành cách thường xuyên, hợp đồng mua sắm, sữa chữa TSCĐ không quy định nhà nước, có thơng đồng người mua người bán, sai sót việc hoạch toán mua TSCĐ, điều dẫn đến sai số dư TSCĐ bảng cân đối kế tốn tính sai khấu hao TSCĐ - Bên cạnh đó, cơng tác tự kiểm tra tài mang tích bộc phát, đơn lẻ, khơng có kế hoạch cụ thể, hay nói cách khác công tác tự 19 kiểm tra diễn giai đoạn lập, luân chuyển chứng từ khoản thu chi khác ngày đơn vị Từ tồn trên, tác giả đề xuất đưa giải pháp tăng cường KSNB khoản thu, chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm chương KẾT LUẬN CHƯƠNG Qua nghiên cứu phân tích tình hình thực tế cơng tác KSNB thu chi TTPTPM cho thấy: Quá trình KSNB thực nghiêm túc, số liệu có sức thuyết phục, cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo để đến định đắn Nhưng bên cạnh đơn vị khơng thể tránh khỏi rủi ro sai sót định, từ thực tế đó, việc tăng cường kiểm sốt nội khoản thu, chi đơn vị góp phần khơng nhỏ đến thành cơng q trình phát triển trung tâm năm tới Trong chương luận văn đưa biện pháp thích hợp, nhằm cải tiến phương pháp quản lý, điều hành tổ chức kiểm soát nguồn thu, nguồn chi cho có hiệu phục vụ tốt 20 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KSNB THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM Nhu cầu phát triển tương lai, - năm tới Bộ GD&ĐT hủy bỏ hình thức đào tạo hình thức TCCN Và đến hết năm 2013, khơng có loại hình đào tạo Đại học Liên Thông từ trung cấp lên đại học Mà hai khoản thu đơn vị, nguồn thu đơn vị bị cắt giảm đáng kể Bên cạnh ngày xuất nhiều sở đào tạo, chất lượng tốt, lệ phí thấp Địi hỏi Trung Tâm phải nâng cao chất lượng đào tạo, liên kết đào tạo với đơn vị khác nhằm tăng khoản thu, công tác thu phải thu đúng, thu đủ Việc tăng cường kiểm soát nội từ hoạt động quản lý đào tạo đến quản lý tài đơn vị góp phần khơng nhỏ đến thành cơng KSNB nguồn tài để phát triển, nhiệm vụ khơng thể thiếu q trình phát triển năm tới Vì vậy, thời gian tới Trung tâm cần có bước thích hợp, nhằm cải tiến phương pháp quản lý, điều hành tổ chức kiểm sốt nguồn kinh phí cho hiệu phục vụ tốt cho mục tiêu phát triển tương lai 3.2 GIẢI PHÁP CỤ THỂ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KSNB THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM Từ thực trạng kiểm soát nội khoản thu, chi Trung Tâm đề cập mục 2.3, tác giả đưa số giải pháp cụ thể sau: 21 3.2.1 Hồn thiện thơng tin phục vụ KSNB khoản thu, chi a Hồn thiện qui trình lập ln chuyển chứng từ - Đối với khâu lập chứng từ: cần tổ chức tốt nhằm đảm bảo thông tin kế tốn cung cấp có sơ sở pháp lý, tin cậy - Đối với việc luân chuyển chứng từ: Cần làm rõ trách nhiệm cá nhân khâu luân chuyển, rút ngắn thời gian luân chuyển, tăng độ nhanh nhạy xác thơng tin kế tốn - Hồn thiện qui trình lập ln chuyển chứng từ thu, chi tiền mặt quỹ chứng từ chuyển khoản - Tăng cường kiểm soát thu, chi tiền mặt quỹ - Kiểm sốt q trình thu, chi chuyển khoản qua hệ thống Ngân hàng: Đơn vị nên cử kế tốn khơng phụ trách tốn ngân hàng đơn vị thực việc đối chiếu số dư sổ phụ ngân hàng với số dư sổ sách kế tốn đơn vị b Hồn thiện hệ thống sổ sách, báo cáo Cần phải hoàn thiện hệ thống sổ sách, báo cáo tài báo cáo dùng để toán NS, tổng hợp tình hình tài sản, tiếp nhận sử dụng kinh phí NSNN, tình hình thu, chi kết hoạt động đơn vị kỳ 3.2.2.Hồn thiện cơng tác KSNB khoản thu a Hồn thiện lực kiểm sốt nội cho phận Hồn thiện cơng tác tổ chức cán phối hợp phòng ban chức Hình thành hệ thống giải thơng tin cách xuyên suốt từ xuống dưới, góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn 22 b Hồn thiện cơng tác kiểm sốt khoản thu học phí, lệ phí - BP theo dõi học phí làm thủ tục lập phiếu thu học phí phần mềm, sau chuyển phiếu thu qua cho Thủ Quỹ, phận Thủ quỹ tự tiến hành thu tiền, cuối ngày hai phận kiểm tra chéo lẫn nhau, tránh thất thoát nguồn thu - Các phiếu thu lập từ phận theo dõi học phí lập thành liên, liên giao cho học sinh, liên giao cho thủ quỹ, liên giao cho BP theo dõi học phí làm lập bảng kê thuận lợi công việc kiểm tra, đối chiếu số lượng thu học phí c Tăng cường đôn đốc thu hồi công nợ khoản thu từ hợp đồng phần mềm - Cuối tháng phòng CN-KT cần lên danh sách khách hàng phòng CN-KT thực hợp đồng nào, sửa chữa, bảo hành, lý hợp đồng phần mềm thực tới đâu, thường xuyên kiểm tra đối chiếu với tổ tài vụ nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ việc thu tiền có đầy đủ, xác hay khơng nhằm phát ngăn ngừa tình trạng thu thiếu chưa thu khách hàng - Định kỳ (hằng tháng, hàng quý) tổ tài vụ tiến hành lập danh sách khách hàng đến hạn toán, hạn tốn khơng có khả tốn nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho phận quản lý tránh tình trạng nợ tồn đọng lâu ngày mà khơng có khả thu hồi cho đơn vị 3.2.3 Hồn thiện cơng tác KSNB khoản chi chủ yếu a KSNB khoản mục chi toán cho cá nhân - Hằng tháng, phận tính lương chi lương Tổ tài vụ cuối tháng phối hợp với Phòng HC-TH thực kiểm tra, kiểm soát số lao động làm việc, số lao động biên chế, lao động hợp đồng, số 23 lao động việc, số lao động mới, lao động điều chuyển, để xác định đầy đủ, xác số lao động có làm sở cho việc tính lương - Kiểm tra việc nhận tiền giảng cấp tiền giảng đối tượng chưa, tránh tình trạng có người khơng tham gia giảng dạy nhận tiền phụ cấp ưu đãi ngành - Kiểm tra khoản toán cá nhân khác đơn vị b Kiểm soát chi mua hàng hoá, dịch vụ: - Đối với khoản chi tiền điện, nước: Xây dựng quy chế sử dụng điện, nước đơn vị nguyên tắc sử dụng tiết kiệm TTPTPM cần xây dựng cho hệ thống định mức chuẩn - Đối với việc mua hàng hóa, vật tư, VPP Đối với việc mua hàng cần đưa quy định cụ thể như: - Tách biệt chức đề nghị mua hàng chức đặt hàng - Các phận đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi hoạt động phịng Hành – Tổng hợp - Kiểm soát toán mua hàng phải đầy đủ thủ tục như: hóa đơn mà đơn đặt hàng biên nhận hàng người có thẩm quyền ký duyệt tốn c Kiểm sốt chi mua sắm hạch toán TSCĐ Kiểm soát xem thủ tục mua sắm có theo Quy chế đấu thầu nhà nước chưa quy trình nhận TSCĐ phải kiểm tra thực theo qui định nhà nước, quy trình nhận hàng phải kiểm tra thực theo qui định 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG Chương Luận văn giải tồn công tác KSNB thời gian qua TTPTPM Việc đưa biện pháp kiểm tra, kiểm soát cụ thể chương sở để TTPTPM dễ dàng tiếp cận kiểm soát hữu hiệu khoản thu, chi đơn vị ... TRẠNG CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KSNB THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Tổng... tích cơng tác kiểm sốt thu chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng - Trên sở nghiên cứu thực trạng cơng tác kiểm sốt thu, chi Trung Tâm Phát Triển Phần Mềm Đại Học Đà Nẵng luận văn nêu... CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ THU CHI TẠI TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 2.1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 2.1.1 Quá trình hình thành thành tựu đạt Trung Tâm