Luận văn Đánh giá việc sử dụng ngôn ngữ từ khóa tại trường Đại học Sư phạm Hà Nội trình bày thực trạng việc sử dụng ngôn ngữ từ khóa tại trường Đại học Sư Phạm Hà Nội I và đưa ra giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng từ khóa tại đây.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 0 HOA, THE THAO VA DU LICH TRUONG ĐẠI HỌC VĂN HOA HA NOL
BUI THANH THU
ĐÁNH GIÁ VIỆC SỬ DỤNG NGÔN NGỮ TỪ KHÓA TẠI
TRUONG ĐẠI HỌC SƯ PHAM HÀ NỘI
LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN
HÀ NỘI 2005
Trang 2MỤC LỤC
Nội dung Trang
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3
DANH SACH CAC BANG BIEU 4
LỜI NÓI ĐẦU 5
Chuong 1 NGON NGU TU KHOA TRONG HOAT DONG CUA THU
VIEN TRUONG DAI HOC SU PHAM HA NOI 9
1.1 Các yêu cầu đối với ngôn ngữ từ khoá tại Thư viện 9
1.2 Vài nét về Thư viện 9
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện 9
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện 10
lạc điểm vốn tài liệu của Thư "1
1.3.1 Diện bao quát tài liệu 12
1.3.2 Phương thức tổ chức cơ sở dữ liệu 12
Chương 2 THỰC TRANG VIỆC SỬ DỤNG TỪ KHOA TAI THU VIEN
TRUONG DAI HOC SU PHAM HA NOI 14
2.1 Mô tả nội dung tài liệu bằng từ khoá 14
2.1.1 Quy trình thao tác 14
2.1.2 Chất lượng mô tả tài liệu bằng từ khoá 24
Trang 32.2 Sử dụng từ khoá để tìm tin 2.2.1 Khả năng sử dụng từ khoá để tìm tin của người dùng tin 2.2.2 Khả năng sử dụng từ khoá để tìm tìn của cán bộ Thư viện 2.3 Nhận xét 2.3.1 Nhận xét về việc sử dụng từ khố để mơ tả nội dung tài liệu
2.3.2.Nhận xét về việc sử dụng từ khoá để tìm tin
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỬ DỤNG TỪ KHOÁ
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI I
3.1 Nâng cao trình độ cán
cơng tác định từ khố 3.2 Kểm soát, hiệu đính từ khoá trong cơ sở dữ liệu
Trang 4DANH MUC TU VIET TAT
CSDL: Co sở dữ liệu
NDT: Người dùng tin
Trang 5DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
Tên bảng Trang
Bảng 1.1 Danh mục các CSDL được Thư viện ĐHSPHNI xây dựng — 13
Bảng 2.1 Cách thức phân tích nội dung và chọn lọc các đặc trưng
tài liệu 21
Bảng 2.2 Cách thức diễn đạt từ khố, hồn chỉnh q trình định từ
khoá và trình bày từ khoá trong biểu ghỉ 22 Bảng 2.3 Kết quả khảo sát chất lượng mô tả tài liệu bằng từ khoá 29
Bảng 2.4 Minh hoạ các lỗi vẻ nội dung và hình thức của từ khoá
trong 150 biểu ghi 37
Bang 2.5 Yêu câu tin và biểu thức tìm tin do NDT lập ra 43
Bảng 2.6 Thống kê các lỗi vẻ nội dung và hình thức của từ khoá
trong các biểu thức tìm tin của NDT 4 Bảng 2.7 Các phương án tìm tin sơ bộ bằng từ khoá của cán bộ
Thư viện 45
Bảng 2.8 Thống kê các lỗi vé nội dung và hình thức của từ khoá
Trang 6LỜI NÓI ĐẦU
1 Tính cấp thiết của để tài
Hiện nay, công tác thông tin — thu viện ở Việt Nam đang có xu
hướng tin học hoá các hoạt động của mình Thực tế, việc sử dụng máy tính để tra tìm tài liệu đã mang lại nhiều thuận lợi hơn rất nhiều cho người dùng tin so véi việc tìm tin thủ công, giúp cho người dùng tin tiết kiệm được thời gian, công sức Để tiến hành tìm tin, người ta có thể sử dụng nhiều loại ngôn ngữ tìm tin như ngôn ngữ phân loại, ngôn ngữ chủ để, ngôn ngữ từ khoá Trong đó từ khoá là một trong các loại ngôn ngữ tìm tin được phát triển và sử dụng phổ biến nhất trong thời gian gần đây
Nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học, Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I (Trường ĐHSPHNI) thực hiện các chức năng quan trọng là trung tâm thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập của đội ngũ cán bộ, giáo viên, sinh
viên trong toàn Trường ĐHSPHNI Một trong các nhiệm vụ của Thư vi
Trường ĐHSPHNI là đáp ứng đây đủ nhu cầu thông tin cho cán bộ và sinh viên của Trường Nhiệm vụ này đồi hỏi Thư viện Trường ĐHSPHNI trước tiên phải xây dựng hoàn thiện bộ máy tra cứu tỉn, nhất là bộ máy tra cứu tin hiện đại Điều này dẫn đến việc Thư viện phải xây dựng tốt hệ thống ngôn ngữ tư liệu, đặc biệt là từ khoá
Trang 7một trong những vấn đẻ quan trọng trong hoạt động thông tin ở Thư viện Trường Trường ĐHSPHNI hiện nay
Từ những lý do đã nêu trên, việc nghiên cứu, hồn thiện cơng tác sử dụng từ khoá của Thư viện Trường Trường ĐHSPHNI là tất yếu, góp phân tích cực nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu tin phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường Trường ĐHSPHNI Vì vậy tôi chọn để tai Đánh giá việc sử dụng ngôn ngữ từ khoá tại Thư viện Trường Đại hoc Su phạm Hà Nội I làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ chuyên
ngành Thông tin — Thư viện của mình
2 Tổng quan về những luận văn có liên quan
Có 03 luận văn thạc sĩ chuyên ngành Thư viện đã nghiên cứu một số vấn để của việc sử dụng ngơn ngữ từ khố tại các cơ quan thông tin — thư viện ([1] [2] [12]) Có thể nói, vẻ cơ bản luận văn và các luận văn trên đều sử dụng phương pháp luận chung là: nghiên cứu vấn đẻ sử dụng từ khoá trên hai phương diện mô tả nội dung tài liệu và tìm tin Tuy nhiên, với mỗi cơ quan thong tin thư viện thì việc sử dụng từ khoá lại có những đặc thù riêng Do vậy, luận văn khác với các luận văn trước ở đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu Ngoài ra, luận văn còn thống kê được các lỗi của từ khoá trong CSDL của Thư viện bằng cách đối chiếu với tiêu chuẩn trong ISSO 2788 về yêu cầu đối với từ khoá nhằm tìm hiểu nguyên nhân và các giải pháp khắc phục; trực tiếp nghiên cứu việc sử dụng từ khoá của NDT tại
Thu viện thông qua các cuộc tìm của họ để cho kết quả xác thực
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Từ khoá trong các CSDL: CSDL Sách, CSDL Luận van, CSDL Bài trích tạp chí
Trang 84 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu của để tài là đẻ xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sử dụng từ khoá tại Thư viện Trường ĐHSPHNI
Để thực hiện được mục tiêu trên, để tài cân giải quyết các nhiệm vụ
Sau:
- Nghiên cứu các yêu cầu đối với từ khoá tại Thư viện Trường ĐHSPHNI qua việc tìm hiểu các nhiệm vụ của Thư viện Trường đến đặc
điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường ĐHSPHNL
- Khảo sát thực trạng của việc sử dụng từ khoá tại Thư viện Trường ĐHSPHNI, qua đó đánh giá chất lượng thông qua việc mô tả tài liệu và tim
tin
§ Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: ~ Quan sát trực tiếp
- Điều tra bằng phiếu hỏi ~ Nghiên cứu tài liệu ~ Chọn mẫu khảo sát
- Thống kê, phân tích, tổng hợp
6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
- Đánh giá hiện trạng sử dụng ngôn ngữ từ khoá tại một cơ sở hoạt động thực tế là Thư viện Trường ĐHSPHNI
- Để xuất kiến nghị góp phần nâng cao chất lượng sử dụng ngôn ngữ từ khoá trong thực tế hoạt động của Thư viện Trường
Trang 9Ngoài lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu trúc luận văn gồm có 3 chương:
Chương] Từ khoá trong hoạt động của Thư viện Trường Đại học Sư phạm
Hà nội Ï
Chương 2 Thực trạng việc sử dụng từ khoá tại Thư viện Trường Đại học Sư
phạm Hà Nội I
Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng từ khoá tại Thư viện
Trang 1010
CHƯƠNG 1
NGON NGU TU KHOA TRONG HOAT DONG CUA THU VIEN TRUGNG BAI HOC SU PHAM HA NOI!
Luận văn đưa ra các yêu câu đối với từ khoá tại Thư viện Trường ĐHSPHNI và xem xét các yếu tố liên quan: 1/ Lịch sử phát triển và chức
năng nhiệm vụ của Thư viện; 2/ Đặc điểm vốn tài liệu
1.1 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƠN NGỮ TỪ KHỐ TẠI THƯ VIEN
- Từ khoá tại Thư viện cẩn đáp ứng các tiêu chuẩn trong ISO 2788 [12] vẻ yêu cầu chung đối với từ khoá: ngắn gọn, súc tích, thong dung, hiện đại, đơn nghĩa, đúng chính tả
- Bên cạnh đó, các từ khoá tại Thư viện cần bao quát tất cả các lĩnh vực mà vốn tài liệu tại Thư viện Trường ĐHSPHNI đẻ cập đến
1.2 VÀI NÉT VỀ THƯ VIỆN
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện
Trường ĐHSPHNI, là một trong các trường đại học có lịch sử phát
triển lâu đời nhất trong hệ thống các trường đại học ở nước ta Đây là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ giảng dạy ngành sư phạm lớn nhất cả nước Cùng với sự ra đời và phát triển của Trường ĐHSPHNI, Thư viện Trường ĐHSPHNI ra đời năm 1951 (11/10/1951) với hai bộ phận chính ở Nghệ An và Thanh Hố
Năm 1945 hồ bình lập lại, các bộ phận của ĐHSPHNI đã từ các tỉnh quay vẻ thủ đô Hà Nội Đầu năm 1956, trên cơ sở hợp nhất với Trường Đại học Sư phạm Văn khoa và Trường Đại học Sư phạm Khoa học, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội đã chính thức được thành lập Trường gồm các khoa:
Trang 11
1H
của Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội được bổ sung thêm nguồn tài liệu từ Thư viện của Trường Đại học Sư phạm Văn khoa và Thư viện của Trường Đại học Sư phạm Khoa học, làm cho tài liệu trong TVĐHSPHN phong phú hơn
Năm 1967, cuộc chiến tranh chống Mỹ diễn ra hết sức ác liệt, Hội đồng Chính phủ quyết định chia Trường Đại học Sư phạm Hà Nội thành 3 trường: Trường ĐHSPHNI, Trường Đại học Sư phạm Hà Nội II, Trường Đại học Sư phạm Ngoại Ngữ
Sau đại thắng Mùa xuân 1975, Nhà nước và Bộ giáo dục đã quyết định thành lập 2 trường Đại học Sư phạm hoàn chỉnh, với tên gọi chính thức là
“Trường ĐHSPHNI tại Hà Nội và Trường Đại học Sư phạm Hà Nội II tại thị
trấn Xuân Hoà, huyện Mê Linh, tỉnh Vĩnh Phúc
Tháng 12 năm 1993, theo quyết định của Chính phủ, Trường ĐHSPHNI lại sát nhập vào Trường Đại học Quốc gia Hà Nội (cùng với Đại
học Tổng hợp Hà Nội và Đại học Sư phạm Ngoại Ngữ Hà Nội)
Tháng 1 năm 2000, Thư viện Trường DHSPHNT lai tách khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội theo quyết định số201/199/QĐ-TTg, ngày 12/10/1999 của Thủ tướng Chính phủ vẻ việc tách Trường ĐHSPHNI ra khỏi Đại học Quốc gia Hà Nội Khi đó, Thư viện cũng tách ra khỏi Trung tâm Thông tin — Thư viện và trở thành Thư viện độc lập cho đến nay [9]
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện
Để góp phần nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường, Thư viện Trường ĐHSPHNI cần phải đáp ứng được những yêu
cầu nhiệm vụ sau:
Trang 1212
2 - Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn vẻ số lượng, phong phú vẻ chủng loại, đạt chất lượng tốt, phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của đội ngũ giảng
viên và sinh viên
3 - Cân phải có những biện pháp để đẩy mạnh và phát triển công tác thông tin vẻ khoa học cơ bản và khoa học giáo dục, nhằm cung cấp kịp thời và đây đủ các tài liệu và thông tin cho các đối tượng NDT
4 - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của
Thư viện Tổ chức cho bạn đọc trong Trường khai thác vốn tài liệu của Thư
viện một cách thuận lợi và hiệu quả
5 - Đảm bảo cung cấp thông tin cho NDT một cách đây đủ, chính xác, đúng đối tượng
Tóm lại, Thư viện Trường ĐHSPHNI cần phải có những biện pháp tích cực nhằm đổi mới hoạt động của mình một cách toàn diện, lấy việc đáp
ứng nhu cầu tin làm mục tiêu và động lực để phát triển
1.3 ĐẶC ĐIỂM VỐN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN
Đặc điểm vốn tài liệu của Thư viện Trường ĐHSPHNI được luận văn
xem xét ở 2 khía cạnh: diện bao quát cuả vốn tài liệu và phương thức tổ chức cơ sở dữ liệu
'Vốn tài liệu hiện có tại Thư viện tính đến ngày 18 tháng 4 năm 2005 có: - Sách: 415.847 cuốn
Trang 1313
1.3.1 Diện bao quát của vốn tài liệu
ĐHSPHNI là trường đại học đào tạo giáo viên đa ngành, vì vậy vốn tài liệu tại Thư viện cũng phải đa dạng để có thể đáp ứng được nhu cầu tin của bạn đọc Các tài liệu tại Thư viện bao trùm các lĩnh vực [8] sau: ~ Toán -Lý - Hoá - Sinh — Kỹ thuật nông nghiệp - Sư phạm kỹ thuật - Công nghệ thông tin ~ Giáo dục chính trị - Giáo dục mắm non - Tâm lý học - Việt Nam học ~ Tiểu học - Âm nhạc - Giáo dục thể chất ~ Giáo dục đặc biệt ~ Giáo dục quốc phòng
1.3.2 Phương thức tổ chức cơ sở dữ liệu
Trang 1414
được tổ chức trong 4 CSDL: CSDL Luận án, CSDL Sách, CSDL tạp chí, 'CSDL bài trích tạp chí
CSDL Sách: bao quát toàn bộ tên sách bổ sung vẻ thư viện từ khi thành lập Thư viện (1951) đến nay (đối với kho sách phòng đọc) và những tên sách mới nhập về Thư viện từ năm 2000 đến nay (đối với kho sách phòng mượn)
'CSDL Luận án: bao quát toàn bộ các đề tài luận án tiến sĩ và luận van
thạc sĩ được bảo vệ tại ĐHSPHNI từ năm 1970 đến nay
CSDL Tap chi: gồm các tạp chí hiện có tại Thư viện Trường
CSDL Bai trích tạp chí: bao quát toàn bộ các bài đăng trên một số tạp chí được bạn đọc quan tâm nhiều: Tạp chí Văn học, Nghiên cứu giáo dục, Nghiên cứu lịch sử, Văn học nước ngồi, Ngơn ngữ_ từ năm 1970 đến nay
Các CSDL do Thư viện Trường ĐHSPHNI xây dựng được thể hiện trong Bang 1.1 Bảng 1.1 Danh mục các CSDL được Thư viện Trường ĐHSPHNI xáy dựng (tính đến ngày 18! 4/2005) STT Ten CSDL So lugng biéu ghi_| Nam bát đầu XD 1 |CSDL Sách 22.052 2000 2_ |CSDL Luận án 5.053 1998 3 | CSDL Tạp chí 819 2001 4_| CSDL Bài trích tap chí 10.307 2002 Tổng số biểu ghỉ: 38.231
Trang 1515
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VIỆC SỬ DỤNG TỪ KHOA
TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI
Luận văn tiến hành khảo sát thực trạng sử dụng ngơn ngữ từ khố tại Thư viện Trường ĐHSPHNI ở hai phương diện: 1/ Mô tả nội dung tài liệu
bằng từ khoá, và 2/ Sử dụng từ khoá để tìm tin
2.1 MÔ TẢ NỘI DUNG TÀI LIỆU BẰNG TỪ KHOÁ
'Từ khi thành lập Thư viện cho đến năm 2004, Thư viện không có một phương tiện kiểm soát từ vựng nào cho việc định từ khoá Từ năm 2004 đến nay, Thư viện đã sử dụng Từ điển từ khoá Khoa học và công nghệ do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia xuất bản Do là trường Đại học Sư phạm nên tài liệu trong thư viện Trường không chỉ có nội dung vẻ các khoa học tự nhiên như toán học, hoá học, vật lý học, sinh học _ mà còn có nội dung vẻ các khoa học xã hội như : văn học, lịch sử, triết học _.Do đó, cuốn từ điển từ khoá này chưa đáp ứng đủ nhu cầu cho việc định từ khoá tại Thư viện Chính vì vậy, xét đến thời điểm luận văn nghiên cứu, phương pháp định từ khoá tại thư viện Đại học Sư phạm Hà nội là phương pháp định từ khoá tự do
Luận văn xem xét việc sử dụng ngôn ngữ từ khố để mơ tả nội dung
tài liệu ở ba khía cạnh: thực trạng quy trình của việc mô tả nội dung tài liệu bằng từ khố, chất lượng mơ tả tài liệu bằng từ khoá, và cách thức sắp xếp từ khoá
2.1.1 Quy trình thao tác
Để khảo sát thực trạng quy trình của việc mô tả nội dung tài liệu bằng từ khoá, luận văn đã tiến hành phỏng vấn và thu thập kết quả định từ khoá
Trang 1616
số tài liệu phát ra là 10 (Phụ lục 1) Để tìm hiểu thực trạng quy trình thực hiện việc mô tả nội dung tài liệu bằng từ khoá của cán bộ Thư viện, luận văn đã xem xét hoạt động này của cán bộ dựa vào quy trình mẫu được trình bày trong tài liệu phương pháp luận [4] , theo đó, quy trình này gồm 4 giai đoạn: 1/ Cách thức phân tích nội dung và chọn lọc các đặc trưng tài liệu, 2/ Cách thức diễn đạt từ khoá, 3/ Cách thức hoàn chỉnh quá trình định từ khoá và 4/ Cách thức trình bày từ khoá trong biểu ghi
2
.1 Phân tích nội dung và chọn các đặc trưng nội dung tài liệu
Phân tích nội dung tài liệu để định từ khoá là xác định rõ đối tượng bậc 1, bậc 2, các phương diện nghiên cứu của đối tượng và phương pháp nghiên cứu đặc thù được để cập đến trong nội dung tài liệu
Khi phân tích nội dung tài liệu phải chọn ra một tập hợp những khái niệm đặc trưng cho tài liệu Những khái niệm này bao gồm đối tượng nghiên cứư của tài liệu, các phương diện xem xét đối tượng, phương pháp nghiên
cứu đặc thù Trong đó:
Đối tượng nghiên cứu của tài liệu là một phần của thực tại khách quan
được đưa vào nghiên cứu và phản ánh trong nội dung tài liệu
Phương diện nghiên cứu của đối tượng là thông tin trả lời cho câu hỏi: Đối tượng được nghiên cứu ở phương diện (hay khía cạnh) nào, trên quan điểm nào, ở đâu, khi nào
Phương pháp nghiên cứu đặc thù trả lời cho câu hỏi: Việc nghiên cứu đối tượng có sử dụng phương pháp gì đặc biệt
Trang 1717
- 5/5 cán bộ cho rằng khi phân tích tài liệu cần phải đọc các yếu tố: các yếu tố thư mục, mục lục, lời giới thiệu, đọc lướt hay đọc toàn văn tài liệu nếu cần thiết
- 5/5 cán bộ cho rằng sau khi đọc tài liệu cần tìm ra các khái niệm đặc trưng cho tài liệu
- Có 3/5 cán bộ cho rằng các đặc trưng của tài liệu là: đối tượng nghiên cứu của tài liệu, phương diện nghiên cứu của đối tượng và phương pháp nghiên cứu, trong đó có 2/5 cán bộ nêu chính xác khái niệm các đặc trưng của tài liệu 2/5 cán bộ không có câu trả lời
Phân tích tài
iệu do các cán bộ xử lý cho thấy:
- Lượng tài liệu được phân tích đúng vẻ đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu chỉ có 4/10 tài liệu Trong đó, có 1 tài liệu do cán bộ không nắm được khái niệm các đặc trưng của tài liệu xử lý
- Lượng tài liệu phân tích sai các đặc trưng nội dung là 2/10 tài liệu - Lượng tài liệu phân tích thiếu đặc trưng nội dung là 4/10 tài liệu, trong đó có 3 tài liệu thiếu đối tượng và I
thiếu phương diện
Tất cả cán bộ tại Thư viện đều biết các yếu tố đọc tài liệu để từ đó rút ra được nội dung chính của tài liệu Tuy nhiên chỉ có 2/5 cán bộ biết phân tích tài liệu theo các đặc trưng của chúng Điều này được thể hiện rõ qua kết quả xử lý của các cán bộ Hầu hết các cán bộ chưa nắm rõ cách thức phân
tích nội dung tài liệu đều không cho kết quả xử lý tốt Có 01 trường hợp cán
Trang 18
18
cán bộ này chưa tốt Như vậy, đa số cán bộ chưa nắm chắc lý thuyết và thực hành về cách thức phân tích nội dung tài liệu
Kết quả điều tra vẻ cách thức phân tích nội dung và chọn lọc đặc trưng tài liệu được của các cán bộ của Thư viện trình bày ở Bảng 2.1
2.1.1.2 Diễn đạt từ khoá
Từ khoá là từ hoặc cụm từ ổn định, đơn nghĩa được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu và để tìm tin trong hệ thống tìm tỉn tư liệu
Việc diễn đạt từ khoá là qúa trình chuyển đối tượng nghiên cứu, phương diện nghiên cứu của đối tượng được thể hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên của tài liệu sang dạng thể hiện bằng từ khoá
Kết quả phỏng vấn cho thấy:
- 5/5 cán bộ cho rằng từ khoá là từ dùng để mô tả nội dung chính của tài liệu
- 3/5 cán bộ cho rằng các từ khoá định cho một tài liệu phải phản ánh đây đủ nội dung tài liệu đó
- 5/5 cán bộ cho rằng các thuật ngữ trong tài liệu được chọn để làm từ khoá đã đáp ứng các yêu câu của từ khoá thì sẽ giữ nguyên để làm từ khoá cho tài liệu đó, nếu các thuật ngữ đó chưa đáp ứng được các yêu cầu của từ khoá thì cần phải được chỉnh sửa để trở thành từ khoá
~ 5/5 cán bộ cho rằng từ khoá phải đảm bảo các yêu cầu chính xác và ngắn gọn, trong đó 3/5 cán bộ cho rằng từ khoá cũng phải súc tích và thông dụng
~ 4/5 cán bộ cho rằng trong một số trường hợp có thể bổ sung thêm từ
Trang 1919
Phân tích tài liệu do cán bộ xử lý cho thấy: Lượng tài liệu được định từ khoá dựa chủ yếu vào các thuật ngữ trong tài liệu mà không có sự điều chỉnh cho phù hợp là 5/10 tài liệu
Nhìn chung, cán bộ Thư viện đã nắm bắt được cơ bản lý thuyết về quy trình chung của công đoạn diễn đạt từ khoá: cần phải chỉnh sửa các thuật ngữ trong tài liệu cho phù hợp để làm từ khoá trong trường hợp cần thiết: nắm được khái niệm từ khoá, một số yêu cầu của từ khoá _ Một số vấn để mà cán bộ không để cập đến: yêu cầu đối với từ khoá phải khách quan, đơn nghĩa và đúng vẻ chính tả Tuy nhiên khi phân tích các kết quả do họ xử lý thì những lỗi này ít bị vi phạm, mà vi phạm chủ yếu các yêu cầu vẻ ngắn
gọn, súc tích, có đến 5/10 tài
có từ khoá dựa chủ yếu vào tài liệu mà không có sự điều chỉnh phù hợp Nguyên nhân là do họ nắm chưa tốt các yêu cầu của từ khoá nên chưa áp dụng một cách có hiệu quả những hiểu biết của họ vào trong công đoạn này
Kết điều tra về cách thức diễn đạt từ khoá của các cán bộ Thư viện
được trình bày ở Bảng 2.2
2.1.1.3 Hoàn chỉnh tập hợp từ khoá
Trang 2020
xét đưa chúng vào nhóm/lĩnh vực phù hợp trong Khung phân loại hoặc khung để mục mà Hệ thống thông tin tư liệu đang sử dụng, đồng thời có thể xem xét bổ sung thêm từ khố mơ tả đối tượng/phương diện đối tượng bậc cao hơn gần nhất trong phương tiện kiểm soát từ vựng vào danh sách từ khoá của tài liệu
Kết quả phỏng vấn cho thấy:
- 5/5 cần bộ cho rằng: sau khi diễn đạt các đặc trưng tài liệu bằng từ khoá cần xem xét lại để bổ sung các từ khoá thiếu và loại bỏ những từ khoá
thừa
- 5/5 cán bộ cho rằng cần bổ sung các từ khoá có khái niệm tương
đương với từ khố mơ tả đối tượng của tài liệu
- 4/5 cán bộ cho rằng hầu hết các trường hợp cần bổ sung thêm những từ khoá ở bậc cao hơn với từ khố mơ tả đối tượng của tài liệu
Kết quả phân tích tài liệu do cán bộ xử lý cho thấy:
- Lượng tài liệu được đưa ra các từ khoá có gốc từ trùng nhau trong một biểu ghi là 4/10 tài liệu
- Lượng tài liệu được bổ sung những từ khoá quá rộng so với chủ để của tài liệu là 6/10 tài liệu
- Lượng tài liệu thừa từ khoá: 7/10 tài liệu - Lượng tài liệu thiếu từ khoá: 6/10 tài liệu
Các cán bộ Thư viện nắm được phân lớn lý thuyết vẻ hoàn chỉnh quá trình định từ khoá nhưng chưa đầy đủ Điều này dẫn đến các lỗi khi định từ khoá Ví dụ, họ cho rằng cẩn phải bổ sung thêm từ khoá ở bậc cao hơn so từ khố mơ tả đối tượng chính của tài liệu mà không giới hạn ở những
v
Trang 2121
bộ thư viện còn đưa vào một số từ khố khơng cẩn thiết khác nữa dẫn đến hiện tượng nhiễu tin Lượng tài liệu thiếu từ khoá chiếm tới 6/10 tài liệu, có nghĩa là lượng thông tin bị mất khi tìm tin bằng từ khoá cũng lớn
Việc đưa ra các từ khoá có gốc từ trùng nhau trong một biểu ghi chứng tỏ họ không nắm vững cách thức sử dụng các toán tử, đặc biệt là toán
tử chặt phải
Kết quả điều tra về cách thức hoàn chỉnh quá trình định từ khoá của các cán bộ Thư viện được trình bày ở Bảng 2.2
2.1.1.4 Trình bày từ khoá trong biểu ghỉ
Các từ khoá trong một biểu ghi được sắp xếp thành các từ khoá chính và từ khoá phụ Trong đó, từ khoá chính gồm: các từ khoá vẻ đối tượng bậc 1, từ khoá vẻ đối tượng bậc 2 chiếm nhiều thông tỉn trong tài liệu; từ khoá phụ gồm: các từ khoá vẻ đối tượng bậc 2 chiếm ít thông tỉn trong tài liệu, các từ khoá về phương diện, phương pháp nghiên cứu của tài liệu
Kết quả phỏng vấn cho thấy:
- 5/5 cán bộ cho rằng cần phải sắp xếp các từ khoá thành từ khoá chính và từ khoá phụ
- 2/5 cán bộ hiểu đúng khái niệm từ khoá chính và từ khoá phụ 3/5 cán bộ hiểu chưa chính xác hay không có câu trả lời
Phân tích các tài liệu do cán bộ Thư viện xử lý cho thấy: 5/10 tài liệu sắp xếp đúng vị trí chính, phụ của từ khoá
Việc sắp xếp từ khoá chính, từ khoá phụ chính xác sẽ giúp cho người dùng tin có được những nhận dạng cơ bản ban đầu về nội dung tài liệu mà chưa cần tham khảo các yếu tố khác của biểu ghi Có đến 50% số tài liệu phát cho cần bộ Thư viện không được sắp xếp đúng các từ khoá chính và từ khoá phụ Do vậy việc hỗ trợ tim tỉn của từ khoá chính và từ khố phụ khơng cao
Trang 22"Bảng 2.1 Cách thức phản tích nội dung và chọn lọc các đặc trưng tài liệu Đặc trưng nội dung Số 1 Chính xác Không chính xác TH
Dai tong Phương điện — | Đđitượng| Phuong dién | Doitwong | Phương điện 1 |Sohoi% Vũtrụ [Nghiên cứu
Trang 23"Bảng 2.2 Cách thức diễn đạt từ khố, hồn chỉnh quá trình định từ khoá và trình bày từ khóa trong biểu ghỉ Tarkio số | Phưtmgcsae Ci gic tir Quine -= mạ |SPxpwb ngữ cảnh tàilu | tràng nham tríchính phụ
T [TavimSim— Tauro Vămbe Ngiềncu%
Tau va im Spirit Kết quả
Dawn
3 | Nae tai ba Nae Ta Ba Ming sah Roe
Nước thải bia 'ZTạo màng
[Tear Kramer% Tam ý hạc CđvGthơngmình | Nha the % | Tri we
36 tuổi Tardy Trắc nghiệm
Trang 242 "Bảng 2.2 Cách thức diễn đạt từ khố, hồn chỉnh quá trình định từ khoá và trình bày từ khóa trong biểu ghỉ (iếp theo) Từ khoá
Phụ tuộc sào Có gốc tr ud rong " Tha | SPP
"ngữ cảnh tài liệu rằng nhau tríchính phụ
7 [Tihsiphitiinz [NguôngốcZ Nghiên gui" [Nguôn gốc
Nguồn gốc phát triển | Nguồn gốc phát triển học
Trang 2524
Chất lượng mô tả tài liệu bằng từ khoá
Để khảo sát chất lượng mô tả tài liệu bằng từ khoá, luận văn chọn ngẫu nhiên 150 biểu ghi trong 3 CSDL (tính đến ngày 18 tháng 4 năm
2005): 50 biểu ghi trong CSDL Luận án luận văn, 50 biểu ghi trong CSDL
Bài trích tạp chí, 50 biểu ghi trong CSDL Sách và tiến hành xem xét ở hai phương diện: 1/ Chất lượng phản ánh nội dung tài liệu, 2/ Chất lượng từ khoá độc lập
2.1.2.1 Chất lượng phản ánh nội dung tài liệu
Để đánh giá chất lượng phản ánh nội dung tài liệu, luận văn đánh giá từng biểu ghi trong tệp tỉn thử nghiệm theo các tiêu chí: độ chính xác và độ đây đủ [L1]
Đô chính xác của từng biểu ghi được xác định bằng tỷ số giữa số lượng các từ khoá được lựa chọn phản ánh đúng đối tượng, phương diện và phương pháp với tổng số từ khoá được lựa chọn trong biểu ghi
c=My, X Trong đó:
C là độ chính xác
M là số lượng các từ khoá được lựa chọn phản ánh đúng đối tượng, phương diện và phương pháp của tài liệu
N là tổng số từ khoá được lựa chọn trong biểu ghi Ví dụ:
Trang 2625
Biểu ghi 7501 có 3 từ khoá, trong đó có 2 từ khoá: Văn xuôi, Nghiên cứu văn học phản ánh không chính xác nội dung tài liệu Độ chính xác của biểu ghỉ này là 1/3
Độ chính xác trung bình của 150 biểu ghi thấp (61,48%), dẫn đến hiện tượng nhiễu tin lớn
Kết quả phân tích 150 biểu ghi vẻ độ chính xác của tài liệu được trình bày ở bảng 2.3
Đô đầy đủ của từng biểu ghi được xác định bằng tỷ số giữa số lượng các đối tượng, phương diện, phương pháp được mô tả và tổng số đối tượng, phương diện và phương pháp được đẻ cập đến trong nội dung tài liệu
p=1% K Trong đó:
Dia do day đủ
P là số lượng các đối tượng, phương diện và phương pháp được mô tả K là tổng số các đối tượng, phương diện và phương pháp được đẻ
cập đến trong nội dung tài liệu
Ví dụ:
Biểu ghỉ 1055 có 1 từ khố Chính r¿ mơ tả đúng đối tượng của tài liệu Biểu ghi này còn thiếu các từ khố mơ tả đối tượng là Học sinh riểu học và phương diện là #èn luyện kỹ năng viết chữ Độ đây đủ của biểu ghi là:
1⁄3
Biểu ghi 7502 có 1 từ khố Truyện ngắn mơ tả đúng đối tượng của tài
liệu Tuy nhiêu biểu ghỉ này còn thiếu các từ khá mô tả phương diện Thi pháp và tên người Nam Cao Độ đây đủ của biểu ghỉ này là: 1/3
Trang 2726
Kết quả phân tích 150 biểu ghi về độ đầy đủ của tài liệu được trình bày ở Bảng 2.3
3.1.2.2 Chất lượng từ khoá độc lập
Để đánh giá chất lượng từ khoá độc lập, luận văn xem xét về nội dung và hình thức của từ khoá bằng cách đối chiếu với các yêu cầu chung về từ khoá trong ISO 2788 [12]
~ Do trong Thư viện chưa có quy ước gì cho hoạt động định từ khoá, luận văn sẽ không xét những từ khoá chưa có quy định thống nhất hoặc chưa có phương tiện kiểm soát để khẳng định Những từ khoá này được coi là đúng
Các yêu cầu được đưa ra để xem xét gồm:
Yêu cầu về nôi dung:
Stic tich: Từ khoá phải thể hiện nội dung thông tin dưới hình thức ngắn gọn nhất Yêu cầu này nhằm định hướng cho việc chọn lựa những từ thực sự có nội dung thông tỉn và loại bỏ những từ không có ích cho việc tra
cứu
Ngắn gọn: tách các khái niệm phức tạp thành các khái niệm đơn giản nhất có thể Yêu cầu này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo tính hậu kết hợp của ngôn ngữ từ khoá
Đơn nghĩa: Mỗi từ khoá chỉ mang một nghĩa duy nhất, và một khái niệm (hoặc đối tượng cụ thể) chỉ được mô tả bằng một từ khoá duy nhất 'Yêu cầu này nhằm khắc phục các hiện tượng đa nghĩa và đồng nghĩa của
ngôn ngữ tự nhiên
Trang 2827
Thông dụng, đúng đắn theo thuật ngữ khoa học: Từ khoá phải là từ khoa học thông dụng trong lĩnh vực mà nội dung tài liệu dé cập, không sử dụng khẩu ngữ và các từ nghĩa bóng
Yêu cầu về hình thức: Viết đúng các quy tắc chung về chính tả
Kết quả phân tích 150 biểu ghi về theo các yêu cầu nội dung và hình thức của các từ khoá được trình bày ở Bảng 2.4
Chất lượng từ khoá độc lập được xác định bằng tỷ số giữa số lượng từ khoá độc lập đạt yêu cầu với tổng số từ khoá được lựa chọn trong bi ghỉ L=—% N Trong đó:
L là chỉ tiêu chất lượng từ khoá độc lập Y là số lượng từ khoá đạt yêu cầu
N là tổng số từ khoá được lựa chọn trong biểu ghỉ
Vi du:
Biểu ghỉ 507 có 4 từ khoá được định: Văn học Việt Nam, Nha van, Văn hiến, Nguyễn Trãi thì chỉ có 2 từ khoá đạt yêu câu là: Nguyễn Trãi, Nhà văn Từ khoá Văn học Việt Nam không những phản ánh không đúng nội dung tài liệu mà còn vi phạm tính súc tích của từ khoá Từ khoá Văn hiến không thể hiện được nội dung đặc trưng của tài liệu Như vậy, chất lượng từ khoá độc lập của biểu ghỉ này là 2/4
Biểu ghi 3052 có 6 từ khoá: Vật lý, Vật lý chất rắn, Chất rắn, Thuỷ
Trang 2928
Tổng số từ khoá có trong 150 biểu ghi là 346 từ khoá
Chất lượng từ khoá độc lập thấp (44.75%) Nguyên nhân là việc định từ khoá bằng phương pháp sử dụng ngôn ngữ tự do nên chất lượng từ khoá phụ thuộc nhiều vào kỹ năng của cán bộ định từ khoá và mức độ thống nhất trong quá trình định từ khoá Xét về nội dung, từ khoá sai nhiều nhất vẻ yêu câu ngắn gọn (10,69%), tiếp theo là yêu cầu thông dụng 3,82%, yêu cầu súc tích (2,89%), yêu cầu khách quan 0,58% Lỗi hình thức chiếm không nhiều (1,44%) Lỗi từ khoá vẻ yêu cầu đơn nghĩa không có Tổng số từ khoá sai chiếm 23,41% trong tổng số từ khoá có trong CSDL So sánh với chất lượng từ khoá độc lập ta nhận thấy các từ khoá sai được sử dụng nhiều trong CSDL
Kết quả phân tích 150 biểu ghỉ vẻ chất lượng từ khoá độc lập được trình bày ở Bảng 2.3
Minh hoạ vẻ việc đánh giá các lỗi vẻ nội dung và hình thức của từ khoá được trình bày ở Bảng 2.4
2.1.3 Chất lượng sắp xếp từ khoá
Trong 150 biểu ghi, chỉ có 15 biểu ghi có từ khoá được sắp xếp thành
từ khoá chính và từ khoá phụ Các biểu ghi còn lại đều đặt các từ khoá ở trường từ khoá chính Luận văn chỉ xem xét cách thức sắp xếp các từ khoá
đạt yêu cầu ở mục 2.1.2.2 trong 15 biểu ghi đó
Kết quả phân tích 15 biểu ghi cho biết: chỉ có 2 biểu ghỉ có từ khoá đạt yêu cầu sắp xếp không đúng vị trí từ khoá chính và từ khoá phụ
Biểu ghi số 16501 đã sắp xếp từ khoá Lứø nếp ở vị trí từ khoá phụ, thực tế từ khoá này phải đứng ở vị trí từ khoá chính
Ngược lại, biểu ghỉ số 20404 sắp xếp từ khoá Việt Nam ở vị trí từ khoá chính là sai, vị trí chính xác của nó là ở trường từ khoá phụ
Với 15/150 biểu ghi sắp xếp từ khoá theo từ khoá chính, từ khoá phụ cho thấy việc sắp xếp từ khoá theo chính — phụ không được Thư viện quan
Trang 38Bang 2.4 Minh hoa các lôi về nội dung và hình thức của từ khoá trong 150 biểu ghỉ
Loi về nội dung Lơi
Từ khố Thong | Súctíh | Ngắm | Don | Khách | hình
dụng gọn — | nghĩa | quan | thức
Bài tập hoá học x
Bảo vệ đất nước x
Biện pháp giáo duc x
Bồi dưỡng nghiệp vụ x Bống đá thiếu niên x Cao ding sư phạm x Can bộ quản lý x Chat dung môi x “Chất lượng cuộc sống x Chế biến dâu mỏ x Chuyên dé trường x x “Chức năng nghệ thuật x x “Chức năng van hoc x Cong tác giáo, x “Công tác giáo dục x 'Công tác lãnh đạo x Đâu thé ky XX x Đấu tranh cách mạng x x Điển cố văn học x Địa lý đân cư x Điều hoá x Độc lập dân tộc x Động từ nói năng, x
Bang 2.4 Minh hoa các lôi về nội dung và hình thức của từ khoá
Trang 39
Lỗi về nội dung Lỗi
khoá Thông | Súctích | Ngắm | Đơn | Khách | hình dụng gọn — | nghĩa | quan | thức
Đồn phối hợp x
Đường lối cách mạng, x
Giáo dục x
Giáo hội Thiên chúa x
Giảng dạy hoá học x
Hiệu ứng 3D x
Hoá học thí nghiệm x
Huấn luyện thể thao x
Huyén dai Hyung x
Trang 40Bang 2.4 Minh hoa các lôi về nội dung và hình thức của từ khoá trong 150 biểu ghỉ (tiếp theo)
Lỗi về nội dung
Từ khố Thơng | Súctíh | Ngắn | Đơn | Khách dụng gọn | nghĩa | quan Nữ trí thức x Nữa sau thế kỷ XIX x Phát triển giáo dục x Phân từ ngẫu nhiên x Phê bình văn học x
Phong trào bảo vệ hoà bình x
Phong trào nông dân x Phong trào phụ nữ x Phương thức nghệ thuật x Phương trình vĩ phân mờ x 'Quan niệm văn học x x ‘Quin If giáo dục x Quản lý nhà trường x
‘Quan Ty van chương x