CHÀO MỪNG BẠN ĐẾN PHẦN MỀM PLANNER
Khái niệm về lập và quản lí dự án 4
1.1.1 Giới thiệu về dự án
Dự án là một quá trình tích hợp các công việc liên quan, nhằm đạt được mục tiêu đã xác định, trong các điều kiện hạn chế về thời gian, tài nguyên và ngân sách.
Các đặc điểm của dự án:
Mỗi dự án phải được thực hiện trong một thời hạn nhất định tức là phải có điểm bắt đầu và điểm kết thúc dự án.
Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng
Mỗi dự án có thể chia làm 3 giai đoạn : Bắt đầu thực hiện dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo các hoạt động nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực, đảm bảo hoàn thành mục tiêu trong thời gian đã định.
Một dự án được coi là thành công phải đạt các yêu cầu sau:
Hoàn thành dự án theo đúng tiến độ đề ra (thời gian).
Các công tác nhiệm vụ trong dự án đạt chất lượng kết quả tốt (chất lượng).
Chi phí thực hiện dự án là ít nhất ( tài chính).
1.1.3 Một số trở ngại và khó khăn có thể gặp trong việc quản lí dự án
Độ phức tạp của dự án
Công nghệ và nguồn lực thực hiên dự án không đầy đủ.
Các rủi ro trong dự án
Thay đổi công nghệ và cấu trúc lại.
Phát sinh kinh phí khi thực hiện dự án
1.1.4 Các bước thực hiện trong một dự án
Khảo sát thực tế, ý tưởng …của loại dự án
Tiến hành nghiên cứu tiền khả thi là bước quan trọng để đánh giá các yếu tố kinh tế, xã hội và pháp luật tác động đến dự án Đồng thời, việc nghiên cứu thị trường, kỹ thuật và tài chính cũng cần được thực hiện để đảm bảo tính khả thi và thành công của dự án.
Tiến hành nghiên cứu khả thi.
Thiết kế chi tiết dự án
Kết thúc đưa vào vận hành , rút kinh nghiệm chuẩn bị cho dự án tiếp theo.
Giới thiệu chung về phần mềm Planner 6
Planner là một phần mềm quản lí dự án mã nguồn mở được Imemdio thiết kế.
Planner User Guide V1.3, for MrProject V0.8 ngày 29/12/2002
Planner User Guide V1.4, for MrProject V0.9 ngày 23/2/2003
Planner User Guide V1.5.2, for MrProject V0.10 ngày 13/11/2003
Planner User Guide V1.5.3 for Planner V0.11 ngày 29/3/2004
Planner User Guide V1.6, for Planner V0.12 ngày 24/4/2004
1.2.2 Tổng quan về phần mềm Planner
Planner là ứng dụng quản lý dự án Đây là một phần mềm mã nguồn mở.
Khác với nhiều phần mềm nhóm khác, phần mềm này được phát triển nhờ sự đóng góp của cộng đồng Mặc dù hoàn toàn miễn phí và do một nhóm nhỏ cộng tác viên viết nên, nó vẫn được so sánh tích cực hơn với các phần mềm quản lý dự án của Microsoft 2010.
Planner được dùng trên hệ điều hành Linux và Windowns Planner không hỗ trợ thiết bị di động, như là điện thoại di động.
Planner là một lựa chọn lý tưởng cho các dự án phi lợi nhuận, cung cấp nhiều tính năng tương tự như các phần mềm nhóm đắt tiền, mặc dù giao diện có thể không hoàn hảo Công cụ này cũng rất hữu ích cho những người quản trị dự án lần đầu, giúp họ dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
Giao diện dễ sử dụng của Planner là một trong những điểm mạnh nổi bật, giúp người dùng nhanh chóng làm quen với phần mềm Mặc dù có ít tính năng, nhưng điều này lại tạo điều kiện thuận lợi cho những người mới bắt đầu học về quản lý dự án, giúp họ nắm vững kiến thức cơ bản một cách hiệu quả.
Biểu đồ Gantt hỗ trợ việc phân chia dữ liệu thành cái nhìn theo dòng thời gian, giúp hiển thị các thời hạn cốt yếu và giai đoạn của dự án Đây là một định dạng biểu đồ phổ biến trong các ứng dụng phần mềm nhóm, được sử dụng để biểu diễn hạn chót của dự án một cách trực quan và đồ họa.
Màn hình này cung cấp thông tin cho nhà quản lý dự án về việc các thành viên trong nhóm thực hiện tác vụ đúng hạn và đạt hiệu quả cao, giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
Màn hình Góc nhìn tác vụ giúp nhà quản lý dự án thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng dự án và xác định danh sách thành viên tham gia Từ đó, các thành viên có thể được gán cho những tác vụ cụ thể, với nhiều thiết lập như ngày bắt đầu, thời gian hoàn tất và chi phí ước tính cho mỗi tác vụ.
Thường xuyên được cập nhật
Planner là phần mềm giúp người dùng dễ dàng lập kế hoạch mà không cần sử dụng bảng tính phức tạp hay các công cụ phức tạp như Microsoft Project Với giao diện đơn giản, Planner rút ngắn khoảng cách giữa việc lập kế hoạch và quản lý dự án, mang đến sự tiện lợi cho người sử dụng.
CHƯƠNG II: CÀI ĐẶT PHẦN MỀM PLANNER o Phiên bản Planner User Guide V0.14 http://sourceforge.net/projects/winplanner/files http://sourceforge.net/projects/gtk-win/?source=typ_redirect
Chú ý : GTK + for Windowns chính là môi trường để chạy Planner Sau khi cài đặt GTK chúng ta mới được phép tiến hành cài đặt Planner
Quá trình cài đặt như sau: Đầu tiên chúng ta chọn ngôn ngữ để cài đặt là “English”
Sau đó tích chọn “Next “ như trên màn hình
Tiếp theo chúng ta xem bản thỏa thuận cấp phép sau đó chọn “Next” Ở đây chúng ta chọn thành phần để cài đặt sau đó chọn “Next “
Thao tác trên sẽ giúp bạn tự động lưu vào ổ C nếu bạn muốn thay đổi ổ hãy chọn “ Browse” và tiếp tục bấm “Install “
Sau khi cài đặt xong ta nhấn nút “Finish” kết thúc quá trình Đây là giao diện chính của chương trình
GIAO DIỆN VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI PLANNER 13 3.1 Giới thiệu 13
Planner là công cụ quản lý dự án hiệu quả, cung cấp nhiều tính năng qua bốn góc nhìn khác nhau Bạn có thể dễ dàng truy cập các góc nhìn này bằng cách nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ bên trái trong cửa sổ Planner.
Task nằm phía dưới Gantt Chart , nhưng task cho thấy chi tiết hơn đối với mỗi tác vụ.
Task Definition :phân nhỏ vật chuyển giao dự án vào nhỏ hơn để tác vụ dễ dàng quản lý hơn.
Task Sequencing: nhận dạng tính phụ thuộc giữa tác vụ và các ràng buộc thông qua hộp thoại Properites tác vụ, phiên bản trước đây của tab.
Task Duration Estimating: ước tính thời gian cần để hoàn thành tác vụ.
Task Cost Calculation: ước tính sẽ tốn bao nhiêu chi phí để hoàn thành tác vụ.
Gantt view kết hợp biểu đồ Gantt với các tác vụ trong dự án, cung cấp hiển thị đồ họa cho tất cả các nhiệm vụ Mỗi thanh trên biểu đồ đại diện cho khoảng thời gian thực hiện của từng tác vụ Mặc dù biểu đồ Gantt không bao gồm những tính năng có trong các góc nhìn khác, nhưng nó vẫn là công cụ quản lý dự án hiệu quả nhất, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu dự án.
Gantt Chart cho phép bạn:
Xem biểu diễn bằng đồ thị cho kế hoạch của dự án
Mối quan hệ tác vụ xử lí kéo và thả
Sử dụng phóng to và thu nhỏ tính năng để xem mức chi tiết khác nhau.
Tài nguyên sẽ được gán cho mỗi tác vụ.
Bạn có thể tùy chỉnh cột hiển thị bằng cách chọn View → Edit Visible Columns Hộp thoại này cho phép bạn thêm, xóa và sắp xếp lại các cột trong chế độ xem Gantt, và tính năng tương tự cũng có trong các chế độ xem khác.
Resource view cho bạn quyền truy cập vào tính năng sau :
Quản lý danh sách nguồn lực, bao gồm cả nguồn nhân lực và tư liệu.
Quản lý nhóm nguồn lực.
Quản lý chi phí nguồn lực.
3.1.4 Resource Usage View Figure 4 Planner Resource Usage View
Resource Usage View hiển thị các nguồn tài nguyên có sẵn dựa trên các tác vụ đã được phân công Giao diện của nó tương tự như biểu đồ Gantt, nhưng được tổ chức theo cách dựa vào nguồn lực.
Tuyến tóm tắt thể hiện sự sẵn có của các nguồn lực Người dùng có thể cuộn lại thông tin để chỉ hiển thị tuyến tóm tắt bằng cách chọn tam giác bên cạnh tên nguồn lực.
Mỗi tác vụ được phân công nguồn lực và thời gian thực hiện được thể hiện qua các khối không cho ra biểu đồ, giúp quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả.
Overallocations lộ được biểu diễn bằng màu đỏ trong tóm tắt, và của nó dễ xem nơi phân công tác vụ xếp hàng để tạo ra Overallocations.
Màu xanh lá câycho thấy rằng nguồn lực không phải là được cấp cho tác vụ nào vào lúc đó.
Màu xanh da trời mang ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào ngữ cảnh Trong tuyến tác vụ, nó thể hiện rằng nguồn lực được cấp cho tác vụ một cách đầy đủ và từng phần, kèm theo phần trăm phân bổ Ngược lại, trong tuyến tóm tắt nguồn lực, màu xanh da trời cho thấy rằng nguồn lực đã được phân bổ hoàn toàn tại thời điểm đó.
Màu xám cho thấy rằng nguồn lực là từng phần phân bổ vào lúc đó.
Màu đỏ cho thấy rằng nguồn lực là overallocated.
3.2 Bắt đầu làm việc với Planner
Khi bạn bắt đầu với Planner, cửa sổ sau được hiển thị Như bạn thấy, biểu đồ Gantt là mặc định.
Figure 5 Planner Start Up Window
Cửa sổ Planner chứa phần tử sau :
Menubar: Menu trên menubar chứa toàn bộ lệnh ra cho bạn cần làm việc với tập tin trong Planner.
Toolbar : Thanh công cụ chứa tập hợp con lệnh của bạn có thể truy cập từ menubar.
Statusbar :Statusbar hiển thị thông tin về hoạt động Planner hiện hành và theo ngữ cảnh thông tin về khoản mục menu.
3.2.2 Soạn thảo nhiều dự án
Dự án nhiều hơn một có thể là mở cùng lúc Mỗi dự án sẽ có cửa sổ Planner của riêng mình Thử nó bằng nhấn" Ctrl - N" vài lần.
Figure 6 Several projects at the same time
3.3.1 Mở và lưu dự án
Mở và lưu dư án
- Để mở dự án, chọn File → Open, hoặc nút Open trên thanh công cụ.
Hộp thoại Open file được hiển thị Chọn tập tin Planner bạn muốn mở, sau đó nhấn OK Tập tin Planner được lưu trữ với phần mở rộng.planner
- Bạn cũng có thể mở tập tin bằng chọn nó từ trình duyệt hoặc máy tính để bàn và kéo nó vào cửa sổ Planner.
Để lưu dự án, bạn có thể chọn File → Save As để lưu một dự án mới hoặc lưu dự án hiện có với tên tập tin khác Nếu muốn lưu lại dự án hiện tại mà không thay đổi tên, hãy chọn File → Save.
- Nếu bạn cố mở dự án tập tin trong định dạng Planner không nhận ra, ứng dụng hiển thị thông báo lỗi.
Mở và lưu dự án từ cơ sở dữ liệu
Để mở dự án từ cơ sở dữ liệu, bạn cần chọn File → Import → Open From Database Hộp thoại cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập thông tin máy chủ, tên cơ sở dữ liệu, người dùng và mật khẩu, sau đó nhấn OK Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên cùng một máy với Planner, bạn có thể để trống các trường này Nếu mật khẩu không cần thiết cho người dùng cơ sở dữ liệu, bạn cũng có thể để trống trường mật khẩu Cuối cùng, chọn kế hoạch dự án bạn muốn mở và nhấn OK.
Để lưu dự án vào cơ sở dữ liệu, hãy chọn File → Export → Save to Database Trong hộp thoại cơ sở dữ liệu, nhập thông tin máy chủ, tên cơ sở dữ liệu, người dùng và mật khẩu, sau đó nhấn OK Nếu cơ sở dữ liệu nằm trên cùng một máy với Planner, bạn có thể để trống các trường này Nếu mật khẩu không cần thiết cho người dùng cơ sở dữ liệu, bạn cũng có thể để trống trường mật khẩu Nếu cơ sở dữ liệu không tồn tại, Planner sẽ cung cấp tùy chọn tự động tạo mới cho bạn.
3.3.2 Nhập và xuất dữ liệu
Để nhập vào Microsoft Project XML, bạn cần lưu dự án của mình trong định dạng XML, vì phần mềm Quản lý Dự án của Microsoft từ phiên bản 2002 trở lên hỗ trợ định dạng này Để thực hiện, hãy truy cập vào hộp thoại "Save As" trong MS Project và chọn định dạng XML Sau đó, để nhập tệp, bạn chọn File → Import → MS Project XML và chỉ cần chọn tệp muốn nhập trong hộp thoại Import a File Lưu ý rằng tính năng nhập vào này không hoạt động với tệp mpp.
Properties – MS projectkhông lưu này vào đến tập tin XML
Calendars - không nhập khẩu vì sự khác biệt trong cách hai công cụ lưu trữ dữ liệu
Resource Groups- không nhập khẩu vì sự khác biệt trong cách hai công cụ lưu trữ dữ liệu
Chức năng xuất dữ liệu sang HTML cho phép bạn tạo ra một bản xem trước dự án dưới dạng tệp HTML, dễ dàng xuất bản trên trang web hoặc gửi qua email.
Gantt đơn giản hóa việc quản lý dự án với danh sách nhiệm vụ rõ ràng, bao gồm % hoàn thành, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, cùng với cột nguồn lực Đây là một công cụ tuyệt vời giúp mọi người dễ dàng truy cập thông tin trạng thái của dự án và bảng phân phối tài nguyên.
Bạn có thể tạo ra trang HTML bằng chọn File → Export → HTML
Để chỉnh sửa thuộc tính của dự án, bạn cần chọn Project → Edit Project Properties Trong hộp thoại xuất hiện, bạn có thể thay đổi tên dự án, ngày bắt đầu, tên nhà quản lý dự án, tổ chức liên quan, giai đoạn dự án và lịch mặc định.
Ngày bắt đầu mặc định cho mọi tác vụ là ngày bắt đầu dự án, vì vậy bạn cần thiết lập ngày bắt đầu dự án trước khi nhập nhiều tác vụ Nếu bạn thay đổi ngày bắt đầu dự án sau khi đã nhập các tác vụ, chúng sẽ tự động điều chỉnh theo ngày khởi đầu mới, trừ khi có ràng buộc như phiên bản trước của tác vụ hoặc ràng buộc "bắt đầu không sớm hơn".
