Những yêu cầu cơ bản khi thực hiện soạn thảo văn bản tư vấn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LUẬT BÀI TẬP NHÓM MÔN KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT Câu hỏi Những yêu cầu cơ bản khi thực hiện soạn thảo văn bản tư vấn Giảng viên TS Trần Chí Trung Hà Nội, tháng 102022 I Khá.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LUẬT BÀI TẬP NHĨM MƠN KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT Câu hỏi: Những yêu cầu thực soạn thảo văn tư vấn Giảng viên: TS Trần Chí Trung Hà Nội, tháng 10/2022 I Khái quát văn tư vấn pháp luật - Một người tư vấn pháp luật giỏi cần am hiểu mặt kiến thức chun ngành mà bên cạnh cịn cần hiểu rõ nắm kỹ làm để soạn thảo văn tư vấn phấp luật mà tới tay người cần tư vấn pháp luật họ hiểu việc quan trọng Bởi tư vấn pháp luật không qua hình thức lời nói mà cịn thể qua văn bản, mặt người tư vấn phải thật cẩn trọng am hiểu - Để có văn tư vấn pháp luật tốt cho người yêu cầu tư vấn ta khơng nên xem nhẹ u cầu hay kỹ nhỏ nào, chi tiết nhỏ tạo nên tổng thể hoàn hảo - Ngày nay, với đà phát triển kinh tế, thực tế cho thấy ngày có nhiều người yêu cầu tư vấn pháp luật hơn, không có tranh chấp mà cơng việc kinh doanh có nhiều người cần tư vấn - Trong hoạt động tư vấn pháp luật, người tư vấn phải soạn thảo nhiều văn khác Vì việc nắm rõ yêu cầu soạn thảo văn tư vấn pháp luật điều cần thiết II Những yêu cầu thực soạn thảo văn tư vấn bao gồm: Tính hợp pháp - Một yêu cầu đầu tiền quan trọng việc soạn thảo văn pháp luật đảm bảo tính hợp pháp hợp lý văn Tính hợp pháp nội dung văn tư vấn pháp luật điều kiện bắt buộc ảnh hưởng đến hiệu lực Vì vậy, việc đặt yêu cầu hợp pháp trình xây dựng văn tư vấn pháp luật điều cần thiết - Khi soạn thảo văn tư vấn pháp luật cần đối chiếu nội dung văn tư vấn pháp luật soạn thảo với nội dung văn pháp luật có liên quan để đánh giá phù hợp thống văn - Người tư vấn cần đảm bảo yêu cầu khách hàng phù hợp với quy định pháp luật Ta thấy yêu cầu khách hàng đa dạng phong phú soạn thảo người tư vấn cần phải lựa chọn yêu cầu khách hàng để “truyền tải” vào nội dung điều khoản hợp đồng Tuy nhiên, yêu cầu người yêu cầu tư vấn pháp luật bảo hộ Có yêu cầu hợp pháp có yêu cầu trái pháp luật Vì vậy, sở yêu cầu người yêu cầu đối chiếu với quy định pháp luật, người tư vấn cần phải phân tích để lựa chọn yêu cầu đáng khách hàng để soạn thảo hợp đồng Tính logic - Tất văn tư vấn địi hỏi có tình logic cao, tức phải trình bày trật tự hợp lý dễ hiểu cho người đọc - Để đảm bảo tính logic, trước bắt tay vào soạn thảo, người soạn thảo cần hình dung đầu nội dung cần viết xây dựng đề cương hay dàn ý - Một trật tự thư nên tuân thủ là: + Khẳng định phạm vi tư vấn + Mô tả tóm tắt việc tài liệu kiểm tra + Xác định vấn đề người yêu cầu tư vấn yêu cầu tư vấn + Phân tích việc, đưa giải pháp lời khuyên khuyến nghị + Kết thúc Tính súc tích - Tránh diễn đạt dài dịng, khơng nhắc lại hai ba lần việc tránh nói đến điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt Tuy nhiên, không nên diễn đạt ngắn gọn làm khách hàng khơng hiểu ý bên tư vấn Tính xác - Văn tư vấn phải đảm bảo độ xác cao ngôn từ, tránh sử dụng từ nhiều nghĩa Mục đích tiêu chí nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu ý người soạn thảo Một văn tư vấn pháp luật không rõ ràng làm khách hàng hiểu nhầm, dẫn tới thiệt hại mà bên tư vấn phải chịu trách nhiệm bồi thường - Ngồi tính xác cịn thể hình thức thể văn Thơng thường, để làm cho văn bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt cụm từ nhắc nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chấp nhận người soạn thảo quy ước cách viết từ đầu văn Ngơn ngữ thích hợp, văn phong rõ ràng, dễ hiểu - Ngôn ngữ bên tư vấn sử dụng phải ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể đạo đức nghề nghiệp Trong nhiều trường hợp, người tư vấn phải giúp người yêu cầu tư vấn gửi yêu cầu cho đối phương hay làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt người yêu cầu tư vấn từ chối yêu cầu cảu đối tác - Cần lưu ý đến việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn, thuật ngữ chuyên biệt khiến khách hàng khơng thể hiểu bên tư vấn nên dùng từ phổ thơng có nghĩa tương đương định nghĩa hay giải thích thuật ngữ Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là cá nhân thơng thường người có kiến thức pháp luật), bên tư vấn cần phải điều chỉnh ngôn ngữ cho phù hợp - Tùy vào mối quan hệ pháp luật vụ việc, tùy vào lĩnh vực pháp luật khác mà văn phong văn tư vấn pháp luật cần điều chỉnh cho phù hợp đối tượng Chẳng hạn, văn phong lĩnh vực kinh doanh thương mại khác với văn phong lĩnh vực hình nhân gia đình Nhưng nhìn chung, văn phong phải đảm bảo tính lịch sự, trang trọng Kỹ trình bày văn - Một văn tư vấn cần đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa, cụ thể việc chia đoạn hay xuống dòng theo ý giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung văn - Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần biết trang đánh máy phải chia tối thiếu thành đoạn - Ngoài ra, soạn thảo đánh máy văn xong, thiết phải rà sốt lại tồn nội dung văn để chỉnh sửa sai sót hình thức hay nội dung - Bên cạnh kỹ trình bày văn tư vấn bao gồm số lưu ý sau: + Font chữ cần có thống tồn văn bản, tránh sử dụng font chữ khác Việc văn tư vấn có font chữ khác phần nội dung gây cảm tưởng người tư vấn cẩu thả, góp nhặt, chắp vá nhiều nguồn + Cỡ chữ văn tư vấn cần trùng chọn cỡ chữ phù hợp, không to không nhỏ + Lưu ý thêm cách đặt lề trái, phải, trên, dưới, lề chữ cho thẳng hàng + Lưu ý khoảng cách chữ, khối chữ khối chữ + Thống thứ tự đề mục lớn nhỏ (I,1,II,2, ) + Không quên đánh số trang Trả lời hẹn - Việc trả lời hẹn hay trả lời sớm phương cách tốt chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp người tư vấn khiến cho người yêu cầu tư vấn có cảm tưởng người tư vấn cố gắng để làm hài lòng họ - Trường hợp chưa thể đưa lời tư vấn, người yêu cầu cần thông báo với người yêu cầu tư vấn yêu cầu hẹn thêm thời gian để trả lời III Khái quát văn tư vấn pháp luật - Một người tư vấn pháp luật giỏi cần am hiểu mặt kiến thức chuyên ngành mà bên cạnh cịn cần hiểu rõ nắm kỹ làm để soạn thảo văn tư vấn phấp luật mà tới tay người cần tư vấn pháp luật họ hiểu việc quan trọng Bởi tư vấn pháp luật khơng qua hình thức lời nói mà cịn thể qua văn bản, mặt người tư vấn phải thật cẩn trọng am hiểu - Để có văn tư vấn pháp luật tốt cho người yêu cầu tư vấn ta không nên xem nhẹ yêu cầu hay kỹ nhỏ nào, chi tiết nhỏ tạo nên tổng thể hoàn hảo - Ngày nay, với đà phát triển kinh tế, thực tế cho thấy ngày có nhiều người yêu cầu tư vấn pháp luật hơn, khơng có tranh chấp mà cơng việc kinh doanh có nhiều người cần tư vấn - Trong hoạt động tư vấn pháp luật, người tư vấn phải soạn thảo nhiều văn khác Vì việc nắm rõ yêu cầu soạn thảo văn tư vấn pháp luật điều cần thiết IV Những yêu cầu thực soạn thảo văn tư vấn bao gồm: Tính hợp pháp - Một yêu cầu đầu tiền quan trọng việc soạn thảo văn pháp luật đảm bảo tính hợp pháp hợp lý văn Tính hợp pháp nội dung văn tư vấn pháp luật điều kiện bắt buộc ảnh hưởng đến hiệu lực Vì vậy, việc đặt u cầu hợp pháp trình xây dựng văn tư vấn pháp luật điều cần thiết - Khi soạn thảo văn tư vấn pháp luật cần đối chiếu nội dung văn tư vấn pháp luật soạn thảo với nội dung văn pháp luật có liên quan để đánh giá phù hợp thống văn - Người tư vấn cần đảm bảo yêu cầu khách hàng phù hợp với quy định pháp luật Ta thấy yêu cầu khách hàng đa dạng phong phú soạn thảo người tư vấn cần phải lựa chọn yêu cầu khách hàng để “truyền tải” vào nội dung điều khoản hợp đồng Tuy nhiên, yêu cầu người yêu cầu tư vấn pháp luật bảo hộ Có yêu cầu hợp pháp có yêu cầu trái pháp luật Vì vậy, sở yêu cầu người yêu cầu đối chiếu với quy định pháp luật, người tư vấn cần phải phân tích để lựa chọn yêu cầu đáng khách hàng để soạn thảo hợp đồng Tính logic - Tất văn tư vấn địi hỏi có tình logic cao, tức phải trình bày trật tự hợp lý dễ hiểu cho người đọc - Để đảm bảo tính logic, trước bắt tay vào soạn thảo, người soạn thảo cần hình dung đầu nội dung cần viết xây dựng đề cương hay dàn ý - Một trật tự thư nên tuân thủ là: + Khẳng định phạm vi tư vấn + Mơ tả tóm tắt việc tài liệu kiểm tra + Xác định vấn đề người yêu cầu tư vấn yêu cầu tư vấn + Phân tích việc, đưa giải pháp lời khuyên khuyến nghị + Kết thúc 10.Tính súc tích - Tránh diễn đạt dài dịng, không nhắc lại hai ba lần việc tránh nói đến điều khơng liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt Tuy nhiên, không nên diễn đạt ngắn gọn làm khách hàng không hiểu ý bên tư vấn 11.Tính xác - Văn tư vấn phải đảm bảo độ xác cao ngơn từ, tránh sử dụng từ nhiều nghĩa Mục đích tiêu chí nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu ý người soạn thảo Một văn tư vấn pháp luật khơng rõ ràng làm khách hàng hiểu nhầm, dẫn tới thiệt hại mà bên tư vấn phải chịu trách nhiệm bồi thường - Ngoài tính xác cịn thể hình thức thể văn Thông thường, để làm cho văn bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt cụm từ nhắc nhắc lại nhiều lần Tuy nhiên, việc viết tắt chấp nhận người soạn thảo quy ước cách viết từ đầu văn 12.Ngơn ngữ thích hợp, văn phong rõ ràng, dễ hiểu - Ngơn ngữ bên tư vấn sử dụng phải ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể đạo đức nghề nghiệp Trong nhiều trường hợp, người tư vấn phải giúp người yêu cầu tư vấn gửi yêu cầu cho đối phương hay làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt người yêu cầu tư vấn từ chối yêu cầu cảu đối tác - Cần lưu ý đến việc sử dụng thuật ngữ chuyên môn, thuật ngữ chuyên biệt khiến khách hàng hiểu bên tư vấn nên dùng từ phổ thơng có nghĩa tương đương định nghĩa hay giải thích thuật ngữ Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là cá nhân thông thường người có kiến thức pháp luật), bên tư vấn cần phải điều chỉnh ngôn ngữ cho phù hợp - Tùy vào mối quan hệ pháp luật vụ việc, tùy vào lĩnh vực pháp luật khác mà văn phong văn tư vấn pháp luật cần điều chỉnh cho phù hợp đối tượng Chẳng hạn, văn phong lĩnh vực kinh doanh thương mại khác với văn phong lĩnh vực hình nhân gia đình Nhưng nhìn chung, văn phong phải đảm bảo tính lịch sự, trang trọng 13.Kỹ trình bày văn - Một văn tư vấn cần đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa, cụ thể việc chia đoạn hay xuống dòng theo ý giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung văn - Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần biết trang đánh máy phải chia tối thiếu thành đoạn - Ngoài ra, soạn thảo đánh máy văn xong, thiết phải rà soát lại toàn nội dung văn để chỉnh sửa sai sót hình thức hay nội dung - Bên cạnh kỹ trình bày văn tư vấn bao gồm số lưu ý sau: + Font chữ cần có thống tồn văn bản, tránh sử dụng font chữ khác Việc văn tư vấn có font chữ khác phần nội dung gây cảm tưởng người tư vấn cẩu thả, góp nhặt, chắp vá nhiều nguồn + Cỡ chữ văn tư vấn cần trùng chọn cỡ chữ phù hợp, không to không nhỏ + Lưu ý thêm cách đặt lề trái, phải, trên, dưới, lề chữ cho thẳng hàng + Lưu ý khoảng cách chữ, khối chữ khối chữ + Thống thứ tự đề mục lớn nhỏ (I,1,II,2, ) + Không quên đánh số trang 14.Trả lời hẹn - Việc trả lời hẹn hay trả lời sớm phương cách tốt chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp người tư vấn khiến cho người yêu cầu tư vấn có cảm tưởng người tư vấn cố gắng để làm hài lòng họ - Trường hợp chưa thể đưa lời tư vấn, người yêu cầu cần thông báo với người yêu cầu tư vấn yêu cầu hẹn thêm thời gian để trả lời ... người tư vấn khi? ??n cho người yêu cầu tư vấn có cảm tư? ??ng người tư vấn cố gắng để làm hài lòng họ - Trường hợp chưa thể đưa lời tư vấn, người yêu cầu cần thông báo với người yêu cầu tư vấn yêu cầu. .. người tư vấn khi? ??n cho người yêu cầu tư vấn có cảm tư? ??ng người tư vấn cố gắng để làm hài lòng họ - Trường hợp chưa thể đưa lời tư vấn, người yêu cầu cần thông báo với người yêu cầu tư vấn yêu cầu. .. IV Những yêu cầu thực soạn thảo văn tư vấn bao gồm: Tính hợp pháp - Một yêu cầu đầu tiền quan trọng việc soạn thảo văn pháp luật đảm bảo tính hợp pháp hợp lý văn Tính hợp pháp nội dung văn tư vấn