Lập dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện

Nắm bắt được nhu cầu đó, nhóm 8 chúng em đã thực hiện dự án KINH DOANH DỊCH VỤ CUNG CẤP TỔ CHỨC SỰ KIỆN với mong muốn mang tới sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng, trở thành một trong những thương hiệu tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp nhất Hà Nội.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH - - BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ DỰ ÁN Đề tài: Lập dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức kiện Nhóm thực hiện: Lớp học phần: 2217CEMG2711 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Hương Giang LỜI MỞ ĐẦU Nếu trước ngành tổ chức kiện mờ nhạt Việt Nam, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp chưa trọng quảng bá phát triển văn hóa năm gần đây, “Tổ chức kiện” có khởi sắc hơn, khách hàng bắt đầu quan tâm tới lĩnh vực đời sống kinh tế – xã hội đại Sự phát triển kinh tế, đời sống xã hội ngày nâng cao, kéo theo nhu cầu tổ chức kiện đa dạng, phong phú tất lĩnh vực đối tượng như: doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, cá nhân, tập thể… Nhu cầu tổ chức kiện ngày nhiều dẫn đến việc yêu cầu tổ chức kiện ngày đa dạng Nếu trước tổ chức kiện gắn liền với hoạt động thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội,… ngày hoạt động hội nghị khách hàng, mắt sản phẩm, lễ khánh thành động thổ, chí tiệc cưới, tiệc sinh nhật cần đến tổ chức kiện chuyên nghiệp Bên cạnh đó, sức ép cạnh tranh gay gắt thương trường dẫn đến nhu cầu tổ chức kiện, chương trình với mục đích tơn vinh giá trị thương hiệu doanh nghiệp ngày lớn Sự gia tăng mạnh mẽ cho thấy vai trò nghề tổ chức kiện đơn vị doanh nghiệp vô quan trọng cần thiết Nắm bắt nhu cầu đó, nhóm chúng em thực dự án KINH DOANH DỊCH VỤ CUNG CẤP TỔ CHỨC SỰ KIỆN với mong muốn mang tới hài lòng tuyệt đối cho khách hàng, trở thành thương hiệu tổ chức kiện uy tín, chuyên nghiệp Hà Nội Mục lục LỜI MỞ ĐẦU I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN Tên dự án: Cơ sở đề xuất: Mục tiêu (SMART) Điều lệ dự án II XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MARKETING .10 Sản phẩm 10 Thị trường 10 Giá 10 Quảng cáo .11 III XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN NHÂN SỰ 13 Số lượng nhân 13 Phương án tiền lương 13 Kế hoạch tổ chức nhân .13 IV XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN TÀI CHÍNH 17 Vốn .17 Nguồn vốn 17 Chi phí 18 3.1 Chi phí nhân 18 3.2 Chi phí Marketing .18 Tổng chi phí 19 Doanh thu .20 Lợi nhuận 20 Biểu diễn dòng tiền .21 Thời gian hòa vốn 21 Chỉ số NPV 22 V XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN QUẢN TRỊ THỜI GIAN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 23 Phân chia công việc (WBS) 23 Biểu đồ Gantt 27 VI XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN QUẢN TRỊ RỦI RO .28 Nhận dạng .28 Xác định đánh giá rủi ro 28 Đưa biện pháp khắc phục phòng ngừa 30 KẾT LUẬN 33 I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN Tên dự án: Dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức kiện Cơ sở đề xuất: Theo nghiên cứu TS Goldblatt, lợi nhuận ngành tổ chức kiện đã, tiếp tục tăng Cách vài năm, tỷ suất lợi nhuận ngành khoảng 15% theo nghiên cứu số lên đến 30 - 40% Bên cạnh giả kinh tế lý khác ngày có nhiều doanh nghiệp chuyển hướng th ngồi việc tổ chức kiện Vì cơng ty, doanh nghiệp thường bận rộn áp lực Việc bỏ thêm thời gian để chuẩn bị cho kiện điều mệt mỏi Tiết kiệm sức lực công việc giao lại cho dịch vụ tổ chức kiện Họ cần đưa yêu cầu ý tưởng cần thiết cho kiện Những việc cịn lại cơng ty kiện thực Ý tưởng phát triển dự án gồm lý bản sau:  Thành phố Hà Nội có nhu cầu lớn tổ chức kiện thời điểm tương lai  Hiện địa bàn thành phố Hà Nội có nhiều nơi nhận đặt tổ chức sinh nhật nhật đặt tổ chức kiện, đối thủ cạnh tranh không nhiều số cơng ty có chun mơn cao lĩnh vực Đây điều kiện thuận lợi dịch vụ tổ chức kiện phát triển mạnh mẽ thị trường tiềm năm tới  Công ty tổ chức kiện với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trang thiết bị đại, ngày đổi đáp ứng yêu cầu khách hàng, đem lại thoải mái, hài lịng đến khách hàng khó tính Mục tiêu (SMART)  Trong kinh doanh:  S – Specific (Tính cụ thể): Chúng tơi muốn gia tăng tỷ lệ chốt đơn hàng  M – Measurable (Tính đo lường): Tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức 70% gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm  A – Attainable (Tính khả thi): Với khả team Chăm sóc khách hàng khả truyền thông, muốn tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức 70% gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm  R – Relevant (Tính thực tế): Nhằm đạt doanh thu vượt trội  T – Timely (Tính thời điểm): Mục tiêu cần hồn thành xong trước 31/12/2022  Trong tiếp thị (Marketing):  S – Specific (Tính cụ thể): Chúng tơi muốn tăng lưu lượng khách hàng truy cập website công ty  M – Measurable (Tính đo lường): Với mức tăng 10% tháng  A – Attainable (Tính khả thi): Với khả đăng tải viết chuẩn SEO, giải vấn đề khách hàng quan tâm cho website, muốn tăng lưu lượng khách hàng truy cập website sản phẩm lên 10% tháng  R – Relevant (Tính thực tế): Nhằm giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh  T – Timely (Tính thời điểm): Mục tiêu cần bắt đầu thực từ tháng 05/2022 Điều lệ dự án PHẦN TÓM TẮT (EXECUTIVE SUMMARY) Mục đích dự án cung cấp dịch vụ tổ chức kiện: lễ kỷ niệm, tri ân, đào tạo, xúc tiến, quảng bá…cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp; tư vấn, thiết kế tổ chức cho khách hàng giúp cho kiện diễn suôn sẻ, thành công đạt mục đích theo mong muốn khách hàng Dự án thực năm từ 01/05/2022 đến ngày 31/12/2026 với ngân sách ban đầu 3.004.000.000 đồng Mặt kinh doanh: Văn phòng đại diện Khu đô thị Cầu Giấy, Phạm Văn Bạch, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội MỤC ĐÍCH/ DIỄN GIẢI DỰ ÁN (PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION) Mục đích lợi nhuận: dự án kinh doanh nhằm thu lại lợi nhuận Mục đích xã hội:  Truyền tải giá trị, thông điệp nhà tổ chức đến với thành phần tham dự chương trình  Nhiều chương trình tổ chức diễn mong muốn gây nên quỹ từ thiện, đóng góp người tham gia gửi đến hồn cảnh khó khăn cần giúp đỡ cộng đồng Nhu cầu/tình kinh doanh (Business Need/Case) Nền kinh tế ngày phát triển ngày có nhiều doanh nghiệp chuyển hướng th ngồi, tìm đến đội ngũ chun biệt cho công việc tổ chức kiện Nhiều người cảm thấy khơng có đủ lực thời gian để tự đứng tổ chức kiện Để thứ thực cách bản, họ phải thuê nhà tổ chức kiện bên Mục tiêu kinh doanh (Business objectives) Mục tiêu kinh doanh dự án góp phần gắn liền với việc phát triển doanh nghiệp Doanh nghiệp củng cố vị trí thương hiệu MƠ TẢ DỰ ÁN (PROJECT DESCRIPTION) Dự án cung cấp dịch vụ tổ chức kiện: lễ kỷ niệm, tri ân, đào tạo, xúc tiến, quảng bá…cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp; tư vấn, thiết kế tổ chức cho khách hàng giúp cho kiện diễn suôn sẻ, thành công đạt mục đích theo mong muốn khách hàng Mục tiêu Tiêu chí thành cơng Dự án (Project Objectives and Success Criteria) Mục tiêu: Sau năm dự án ổn định lợi nhuận đạt 5,83 tỷ (Đây mục tiêu smart đáp ứng tiêu chí: Specific – cụ thể, Mersurable – lượng hóa được, Attainable – đạt được, Relevant – mục tiêu xuất phát từ lực người thực mục tiêu có tính thực tế, Time – bound: thời gian thực mục tiêu đảm bảo hạn) Tiêu chí thành cơng dự án: Ngồi đạt lợi nhuận việc tạo dựng thương hiệu niềm tin khách hàng tiêu chí thành cơng dự án Dự án coi thành công giữ chân nhiều khách hàng cũ, tạo thương hiệu, niềm tin tiếp cận nhiều khách hàng cụ thể khai thác 60% – 70% khách hàng mới/tháng, trì mối quan hệ với khách hàng cũ thúc đẩy họ trung thành với dịch vụ công ty Yêu cầu (requirements)  Tìm mặt kinh doanh giá rẻ Mặt văn phịng đại diện Khu thị Cầu Giấy Phạm Văn Bạch, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội với giá 10 triệu/tháng, rộng 40m2  Cung cấp chương trình kịch độc đáo, ấn tượng có khả thu hút ý khách hàng cao  Tư vấn địa điểm, thời gian phù hợp với yêu cầu mong muốn doanh nghiệp  Đội ngũ nhân điều hành kiện có nhiều kinh nghiệm, hạn chế tối đa cố phát sinh, xử lý tốt tình khơng may xảy giúp chương trình diễn theo quy trình kịch  Có đầy đủ trang thiết bị đại, nhân hỗ trợ để phục vụ cho chương trình kiện hồnh tráng  Xây dựng, lựa chọn hạng mục kiện phù hợp với ngân sách mà quý doanh nghiệp đưa  Tìm hiểu tính chất, quy mơ tổ chức chương trình để lường trước rủi ro để đưa phương án dự phòng Hạn chế (constraints)  Vì vốn lớn nên cần huy động vốn từ nhà đầu tư, khơng đủ cần vay vốn thêm ngân hàng  Thiếu nhân tổ chức, thơng thường phải th ngồi  Cạnh tranh với nhiều đối thủ có uy tín thương hiệu thị trường Giả định (assumptions)  Nếu doanh thu năm tăng cao, thưởng cho nhân viên 2% lợi nhuận  Nếu khách hàng khơng hài lịng với cơng ty chúng tơi ngồi lại nghe lời phản hồi tìm hướng khắc phục tránh xung đột gây thiện cảm với khách hàng Tuyên bố phạm vi sơ (Preliminary Scope Statement)  Về khơng gian: Văn phịng đại diện Khu thị Cầu Giấy Phạm Văn Bạch, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội  Về thời gian: từ 01/05/2022 đến ngày 31/12/2026  Nguồn lực: nhân lực, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, vốn,  Các yêu cầu dự án kết thúc: sau hết thời gian năm dự án kết thúc đạt yêu cầu thời gian hoàn vốn năm, lợi nhuận đạt tỷ/năm RỦI RO (RISK) Cần lường trước rủi ro chi phí, thiết bị kỹ thuật, hợp tác thành viên ban tổ chức nhân viên không thống ăn ý dẫn đến xung đột hoặc không hiểu ý kiện diễn ra, thay đổi bất thường hoặc khắc nghiệt thời tiết, cố ý muốn đặc biệt nghiêm trọng xảy hỏa hoạn, cấp cứu,… nhiều thời gian tổng duyệt chương trình q gấp rút, thay đổi ý tưởng hoặc nhân sự, khách mời,… vào phút chót Để có biện pháp chuẩn bị tốt cho kiện diễn SẢN PHẨM CÓ THỂ BÀN GIAO CỦA DỰ ÁN (PROJECT DELIVERABLES) Xây dựng trung tâm tổ chức kiện event bàn giao cho khách hàng LỊCH TRÌNH SƠ BỘ (SUMMARY MILESTONE SCHEDULE) Những mốc thời gian quan trọng mà dự án cần qua là: tháng đầu lên ý tưởng dự án; sau chuẩn bị triển khai dự án đưa công ty mắt với công chúng Sau năm (hoàn vốn dự án); sau năm tổng lợi nhuận đạt 27,6 tỷ Khi triển khai dự án có thay đổi mà làm lệch mốc thời gian quan trọng cần phải xem xét, có kế hoạch điều chỉnh để dự án tiến độ NGÂN SÁCH SƠ BỘ (SUMMARY BUDGET)  Vốn: nguồn vốn huy động 2,5 tỷ cịn lại vay ngân hàng  Chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, lương cứng cho nhân viên, đầu tư trang thiết bị, máy móc cần thiết, thuế,  Chi phí lưu động: tiền thưởng cho nhân viên, tiền điện, nước, YÊU CẦU VỀ CHẤP THUẬN DỰ ÁN (PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS) Dự án chấp thuận cần có tiêu chí rõ ràng phần tiêu chí thành cơng dự án bên có kiểm sốt, đánh giá người nghiệm thu dự án có chấp thuận hay khơng Nếu đạt thành cơng tất tiêu chí dự án chấp thuận, nghiệm thu yêu cầu đặt đáp ứng NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER) Dự án quản lý nhóm PHÊ DUYỆT (AUTHORIZATION) Chủ đầu tư dự án Nguyễn Thị Thủy Tiên người phê duyệt dự án 10 II XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MARKETING Sản phẩm Công ty cung cấp đa dạng loại hình tổ chức kiện để đáp ứng nhu cầu khách hàng  Về sản phẩm cốt lõi: tổ chức kiện phục vụ cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức với dịch vụ:  Tổ chức tiệc cưới hỏi  Tổ chức tiệc công ty: tiệc liên hoan, tiệc tri ân khách hàng, tiệc mắt giới thiệu sản phẩm,  Tổ chức tiệc sinh nhật  Tổ chức hoạt động trời  Về sản phẩm hỗ trợ: dịch vụ liên quan đến khách hàng từ lúc bán đến hỗ trợ sau bán chăm sóc khách hàng Trước bán, khách hàng tư vấn tận tình để lập kế hoạch cho hoàn hảo cho kiện Khách hàng nhận tư vấn trực tiếp công ty hoặc tư vấn online qua website hoặc fanpage công ty Sau bán, công ty tiến hàng xin feedback, đánh giá dịch vụ từ khách hàng để nắm bắt mong muốn, nhu cầu tốt khách hàng, hài lòng họ Từ đó, đánh giá, sửa đổi, bổ sung sản phẩm công ty để phục vụ khách hàng tốt Thị trường Công ty tập trung cung cấp dịch vụ cho thị trường Hà Nội, đặc biệt quận nội thành Giá ST T Dịch vụ Thuê tiệc cưới Thuê tiệc công ty, liên hoan Gói Giá Gói thường 50.000.000 Gói cao cấp 80.000.000 Gói vip 100.000.00 Gói thường 20.000.000 Gói cao cấp 40.000.000 19 Youtube 8.000.000 6.000.000 3.000.000 0 Instagram 3.000.000 3.000.000 2.000.000 0 15.000.000 Chi phí nghiên cứu thị trường 15.000.000 Chi phí dịch vụ tư Chuyên viên tư vấn vấn Makerting Makerting 10.000.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000 Tổng 0 123.500.000 99.500.000 100.500.00 101.500.00 80.500.000 0 Tổng chi phí Khấu hao Thời gian (năm) Mỗi năm Loa đài 100.000.000 Đèn sân khấu, đèn trang trí 100.000.000 Bàn ghế 150.000.000 Phông bạt, khăn bàn, áo ghế 100.000.000 Phương tiện vận chuyển 100.000.000 Tổng Chi phí lưu động Số tiền 550.000.000 Tổng chi phí Năm 18.000.000 Năm Năm 18.000.000 Năm Năm 18.000.000 Năm Năm 18.000.000 Năm Năm 18.000.000 Năm Số tiền 1.028.540.00 1.148.492.00 993.444.000 1.138.396.00 1.061.348.00 20 Doanh thu Năm Năm Năm Năm Năm 10 15 18 21 12 18 20 15 24 27 10 12 18 15 30 20 22 19 13 18 15 20 21 10 15 12 12 15 16 21 17 19 25 15 20 14 10 12 15 21 17 15 16 12 10 12 10 20 19 19 10 12 16 15 11 139 175 186 222 197 Số lượng Tổng Doanh thu năm: Năm Năm 5.832.000.000 7.090.000.000 Năm Năm Năm 8.646.000.000 10.251.000.000 9.797.000.000 Lợi nhuận Năm Tổng doanh thu 5.832.000.000 7.090.000.000 1.148.492.00 Tổng chi phí 1.028.540.000 Lợi nhuận 5.941.508.00 gộp 4.803.460.000 Chi phí quản lý 120.000.000 120.000.000 Lợi nhuận 4.683.460.000 5.821.508.00 8.646.000.000 10.251.000.000 9.797.000.000 993.444.000 1.138.396.000 1.061.348.000 7.652.556.000 9.112.604.000 8.735.652.000 120.000.000 120.000.000 120.000.000 7.532.556.000 8.992.604.000 8.615.652.000 21 trước thuế Thuế thu nhập doanh 1.455.377.00 nghiệp 1.170.865.000 1.883.139.000 2.248.151.000 2.153.913.000 Lợi nhuận ròng 3.512.595.000 4.366.131.000 5.649.417.000 6.744.453.000 6.461.739.000 Biểu diễn dòng tiền Năm Lợi nhuận ròng 3.512.595.000 4.366.131.000 5.649.417.000 (-) Tiền nợ khách hàng (10%) 583.200.000 709.000.000 864.600.000 (+) Tiền thu nợ khách hàng 583.200.000 709.000.000 (+) Chi phí khấu hao 100.000.000 250.000.000 100.000.000 Dòng tiền ròng 3.029.395.000 4.490.331.000 5.593.817.000 6.744.453.000 6.461.739.000 1.025.100.000 864.600.000 1.025.100.000 250.000.000 400.000.000 6.833.953.000 7.886.839.000 Thời gian hòa vốn Nă Đầu tư ban Dịng tiền Dịng tiền tích m đầu rịng lũy 3.004.000.000 3.029.395.000 3.029.395.000 Số tiền cần thu hồi 3.004.000.000 3.029.395.000 Thời gian hoàn vốn 11.9 22 = -25.395.000 Chỉ số NPV 4.490.331.000 7.519.726.000 5.593.817.000 13.113.543.000 6.833.953.000 19.947.496.000 7.886.839.000 27.834.335.000 Giá (Net Present Value – NPV) dự án: Với chi phí sử dụng vốn i = 6% NPV = P0 + + + + + = -3004000000 + + + + + NPV = 19.853.610.802 (VND) > => Số tiền thu dự án > số tiền bỏ đầu tư => nên đầu tư dự án 23 V XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN QUẢN TRỊ THỜI GIAN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Phân chia công việc (WBS) Các bước công việc Thời gian thực (tháng) Công việc thực trước - Xác định tính cạnh tranh (A2) A1 Dự báo nguồn vốn cần thiết (A3) A2 Xác định loại hình dịch vụ kinh doanh (tiệc cưới, tiệc sinh nhật, tiệc kiện,…) (A4) A3 Khớp phân tích với lợi nhuận kỳ vọng, xác định tính khả thi (A5) A4 Huy động vốn, vay vốn ngân hàng (B1) A5 Lựa chọn thuê mặt (B2) A5 Lựa chọn nhà cung ứng trang thiết bị kiện (B3) B1 Công việc thực Nghiên cứu nhu cầu thị trường (A1) Ý tưởng dự án (A) Chuẩ n bị dự án (B) Đầu tư trang thiết bị (B4) B3 Xây dựng website (B5) Đăng kí số điện thoại đường dây nóng (B6) B4 B4 24 Chuẩn bị phương án marketing (truyền thống, digital) (B7) Chuẩn bị nguồn nhân lực (MC, lễ tân, kỹ thuật, giám sát, phục vụ) (B8) Triển khai dự án (C) B4 B2 Phân bổ nguồn nhân lực (C1.1) Triển khai marketing tập chung chủ yếu vào dịch vụ quy mô nhỏ, tập khách hàng nhỏ (C1.2) B8 B5, B6, B7 Triển khai bán dịch vụ (C1.3) Giai đoạn (Năm 1) (C1) C1.1, C1.2 Thu thập ý kiến khách hàng (C1.4) Chăm sóc khách hàng phản hồi (C1.5) C1.3 C1.4 C1.3, C1.4 Đánh giá hiệu kinh doanh (C1.6) Giai đoạn (năm 2) (C2) Nâng cấp, sửa đổi hệ thống, quy trình làm việc dựa phản hồi khách hàng (C2.1) Đẩy mạnh marketing truyền thống mở rộng quy mô, tăng tính hiệu theo quy mơ (C2.2) C1.6 Nâng cấp nguồn nhân lực (C2.3) Đánh giá hiệu sửa đổi so với năm đầu (C2.4) Giai đoạn (năm 3) C1.4, C1.5 Mở rộng quảng bá hình ảnh thương hiệu uy tín (C3.1) C2.1 C2.1, C2.2, C2.3 C2.4 25 (C3) Ý tưởng Nghiên cứu thị trường xác định tính cạnh tranh Chuẩn bị đầu tư trang thiết bị Giai đoạn (năm vay 4, vốnnăm ngân5) (C4) hàng dự báo nguồn vốn thuê mặt loại hình kinh doanh phương thức liên lạc Mở rộng loại hình marketing WBS tảng google, facebook,… (C3.2) C2.4 Chuyển hướng marketingTriển sangkhai tậpvà khách hàng cao cấp quy đánh mô lớn giá (C3.3) C3.1, C3.4 Nâng cấp website (C3.4) giai đoạn giai đoạn 2 giai đoạn Ký hợp đồng dài hạn với tổ chức thường xuyên cần chức phân bổ nhân nângtổcấp hệ kiện lựcbất động sản, môi thốnggiới,… (C4.1) Đăng ký quyền logo tên thương (C4.2) mở marketing (quy hiệumarketing mô nhỏ) rộng quy mô Quảng bá thương hiệu C3.2 giai đoạn C4.2 Ký hợp đồng dài hạn C3.1, C3.3 Mở rộng Đăng ký marketing quyền logo digital thương hiệu Đánh giá hiệu kinh doanh dự 13 C4.1, C4.2 án Đánh giá hiệu triển khai bán nâng cấp nhân hướng chuyển ( C4.3) kinh doanh dịch vụ lực marketing lần phương án marketing thu thập ý kiến khách hàng nguồn nhân lực chăm sóc khách hàng phản hồi đánh giá hiệu kinh doanh đánh giá hiệu lần nâng cấp website 26 Biểu đồ Gantt A1 A2 A3 A4 A5 B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 C1.1 C1.2 C1.3 C1.4 C1.5 C1.6 C2.1 C2.2 C2.3 C2.4 C3.1 C3.2 C3.3 C3.4 C4.1 C4.2 C4.3 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 27 VI XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN QUẢN TRỊ RỦI RO Nhận dạng Bất kì dự án tồn nhiều rủi ro nhà quản lý dự án cần xác định rủi ro để có biện pháp phịng ngừa trước xảy biện pháp khắc phục rủi ro xảy Nhà quản lý dự án cần phải có tầm nhìn xa trơng rộng để lường trước rủi ro tương lai Những rủi ro xảy với dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức kiện đến từ bên ngồi yếu tố bất khả kháng từ thời tiết, đối thủ cạnh tranh, phụ thuộc nhiều vào nguồn lực bên ngoài, ảnh hưởng từ bên liên quan, hay đến từ bên dự án rủi ro xuất từ khâu lên kế hoạch, viết kịch bản, đến khâu setup hay chạy chương trình, cơng tác xếp danh mục chưa hoàn thiện, nguồn lực phân bổ cho dự án chưa hợp lý, dự án chồng chéo, Các rủi ro dự án thường bao gồm: rủi ro thị trường (xảy biến động thị trường giá thay đổi, nguồn cung khơng ổn định); rủi ro tài (xảy ngân quỹ dự án thiếu hụt, số tài khơng thỏa mãn đối tượng hữu quan, đánh giá tài dự án khơng đầy đủ); rủi ro kỹ thuật (xảy tính khả thi công nghệ thực dự án, vận hành chức kĩ thuật có lỗi, khơng đáp ứng chi phí tiến độ kế hoạch); rủi ro người (xảy lực đội ngũ dự án không đáp ứng yêu cầu, kĩ nhà quản trị yếu kém, nhóm dự án thiếu kinh nghiệm, thiếu ủng hộ từ đội ngũ cấp cao; rủi ro quy trình/cơ cấu doanh nghiệp (xảy sản phẩm dự án đưa vào sử dụng không phù hợp với cấu doanh nghiệp, không giải vấn đề hiệu quy trình doanh nghiệp, không thỏa mãn yêu cầu nơi sử dụng Sự kiện giống bom nổ chậm Để “quả bom nổ chậm” giảm thất bại xuống mức tối thiểu, song song với việc lên kế hoạch chi tiết kiện, cần phải lên sẵn danh sách trường hợp xấu bất khả kháng xảy Khơng thể ngăn tình xảy cần phải liệt kê trường hợp xấu gặp phải sau đưa biện pháp đề phịng hợp lý, đắn Với rủi ro nhà quản lý dự án cần xem xét để khắc phục nhanh chóng, kịp thời tránh để rủi ro kéo dài, vừa khơng hiệu lại gây lãng phí Xác định đánh giá rủi ro Những rủi ro tổ chức kiện chia theo quy trình tổ chức Event:  Phân tích, lập dự án  Rủi ro lập kế hoạch: Thiết kế, trí khơng gian kiện bị lệch, không phù hợp với phong cách không khí buổi Event 28  Rủi ro hoạch định ngân sách: Rủi ro hoạch định ngân sách thấp thực tế chạy Event khơng có khoản ngân sách bù vào gây khó khăn chạy chương trình Ngược lại hoạch định ngân sách lớn so với thực tế gây tổn thất, tăng chi phí làm giảm lợi nhuận cho công ty  Tổ chức thực dự án:  Rủi ro vị trí, địa điểm khơng gian tổ chức kiện: o Rủi ro lựa chọn không gian tổ chức kiện không phù hợp với lượng người tham dự o Rủi ro đoàn khách VIP không chu đáo việc chuyên chở bảo vệ di chuyển o Rủi ro nơi vị trí tổ chức kiện gặp khó khăn: gần nơi kẹt xe, nơi đám đông, ô nhiễm âm thanh… o Rủi ro khách mời bỏ khơng có nơi đậu xe tình trạng q đơng không đủ chỗ đậu xe, gửi xe  Rủi ro chuẩn bị thiết bị, dụng cụ kiện: o Rủi ro tình điện, đường cable Internet gây rối loạn hay cho thấy thiếu chu đáo giai đoạn chuẩn bị o Rủi ro việc khơng thiết kế, tính tốn đủ số lượng bàn ghế cần thiết cho khách mời gây tình trạng thiếu hụt làm cho người bị thiếu cảm giác bực bội, khó chịu o Rủi ro dụng cụ cho sân khấu bị thiếu hoặc hỏng hóc thiếu ánh sáng cần thiết, thiếu Micro, thiếu loa, thiếu trang trí cho sân khấu bắt mắt hoành tráng gây cho khách mời có ý nghĩ khơng tốt ban tổ chức không chuẩn bị chu đáo o Rủi ro không chuẩn bị chu đáo hình ảnh cần thiết Banner, standee, flyers, Brochures để khách mời hình dung rõ tồn 29 cảnh buổi tổ chức kiện Nếu không khách mời khơng hiểu trọn vẹn hiểu sai ý nghĩa buổi Event  Rủi ro việc an toàn thời gian kiện diễn ra: o Rủi ro vấn đề y tế trường hợp khẩn cấp xảy Ví dụ: ngộ độc thực phẩm ăn uống Một số vị khách khó thở, đau tim, bệnh tái phát tham dự Event o Các tình cháy, hỏa hoạn dễ xảy nguy hiểm cho người tham dự kiện Đặc biệt kiện liên quan trực tiếp đến sản phẩm dễ cháy, nổ o Rủi ro tình trạng bảo quản tài sản cá nhân người tham gia tài sản chung dễ xảy kiện trời hoặc đông o Rủi ro từ tranh chấp, cãi vã khách mời gây lộn xộn, trật tự cho buổi Event  Triển khai dự án:  Rủi ro phân bổ nhân lực không phù hợp  Rủi ro tài (thiếu vốn, chi phí phát sinh )  Rủi ro marketing khơng tới tập khách hàng, không phân khúc khách hàng  Rủi ro tiến độ thi công hạng mục: o Tiến độ công việc chậm, không theo sát dự tính dẫn đến hệ luỵ thiếu thời gian tổng duyệt, chất lượng hạng mục không cao o Rủi ro khơng tìm tập khách hàng ký hợp đồng dài hạn dẫn đến dự án sai tiến độ  Giai đoạn tổng kết nghiệm thu bàn giao dự án: 30  Rủi ro khách hàng đột ngột thay đổi tiêu chuẩn, yêu cầu dự án  Khách hàng chưa thực cảm thấy hài lịng với dịch vụ bên phía nhà cung cấp số tình phát sinh trình thực dự án Đưa biện pháp khắc phục phịng ngừa  Phân tích, lập dự án  Rủi ro lập kế hoạch: o Cần phải lập kế hoạch phù hợp với thực Xác định mục tiêu cần đạt được, xác định khách hàng mục tiêu o Đưa ý tưởng cần dựa vào Bảng Định hướng sáng tạo, không nên đưa ý tưởng mà không dựa vào yếu tố o Nên lựa chọn đối tác phù hợp, có khả hoạt động để tổ chứa kiện thành công  Rủi ro hoạch định ngân sách o Đối với hoạch định ngân sách cần thực tế thông qua bảng dự trù ngân sách, thông qua lần tổ chức kiện trước để xem xét đánh giá xác khả mà cơng ty đưa cho kiện o Cần phải liệt chi tiết chi phí phát điều chỉnh cho phù hợp cập nhật giá thị trường  Tổ chức thực dự án:  Rủi ro vị trí, địa điểm khơng gian tổ chức kiện: o Cần phải xác định yêu cầu vị trí khơng gian tổ chức kiện o Cần tính tốn trường hợp xảy nơi tổ chức kiện khả di chuyển, khả bãi đậu xe, khả tình trạng kẹt xe, thời gian, ồn để từ thay đổi, tìm kiếm vị trí khác đáp ứng u cầu đề khách hàng hay có biện pháp thích hợp để hạn chế vấn đề o Riêng với khách VIP cần có chăm sóc đặc biệt từ nơi ăn chốn ở, nơi di chuyển thừ cần thiết cho khách VIP hài lòng thoải mái  Rủi ro chuẩn bị thiết bị, dụng cụ kiện o Việc trang trí sân khấu, khơng gian kiện tạo ấn tượng với khách mời tham gia Với không gian rộng lớn, việc trang trí kiện thoải mái Nhưng cần hạn chế việc lãng phí, hoặc tập trung trang trí vào điểm khơng gian 31 o Cần có phương án trang trí khoa học, sáng tạo, tối ưu chi phí hợp lý Khách hàng cần ý xây dựng điểm nhìn bắt mắt hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp, cơng ty Cần có điểm nhấn ấn tượng, trang trí bắt mắt để tạo điểm dừng quan sát, hoặc nhu cầu check in khách mời tới tham gia Những điểm nhấn sử dụng banner, áp phích, back ground để giúp quảng bá hình ảnh ấn tượng, tốt  Triển khai dự án:  Rủi ro phân bổ nhân lực khơng phù hợp o Bố trí nhân cần có kế hoạch cụ thể: Xác định trước người có khả đảm nhiệm trọng trách thay đổi nhân tới o Bố trí nhân phải đảm bảo tính hiệu quả: vào hiệu suất công việc đạt được, đánh giá cá nhân để thấy hiệu suất họ từ xếp cơng việc hiệu o Cần phải người, việc o Bố trí nhân đảm bảo cá nhân phát triển: Bố trí nhân theo chun mơn người nhân mang chun mơn khác Khiến nhân viên cảm thấy hào hứng làm điều u thích đam mê Sắp xếp nhân viên vào công việc mà họ có chun mơn giỏi đem lại hiệu cho doanh nghiệp Bố trí nhóm làm việc hiệu quả, cá nhân phát triển Bố trí nhân cho người nhóm làm việc có phong cách, tương đồng tính cách, có tâm lý thoải mái, để tạo nên nhóm làm việc hiệu quả, mang lại kết chung  Rủi ro tài (thiếu vốn, chi phí phát sinh ) o Quản lý dịng tiền thật tốt, có kế hoạch cụ thể cho dịng tiền ngắn hạn dài hạn o Sử dụng công cụ tài phát sinh cách hiệu để ngăn ngừa rủi ro biến động đến từ giá thị trường thay đổi o Xây dựng, rà soát, điều chỉnh tất vấn đề liên quan đến tài để ngăn ngừa rủi ro tài o Khi gặp phải rủi ro tài phải xác định rủi ro tài gặp phải từ lập kế hoạch chi tiết với biện pháp xử lý khác áp dụng cho rủi ro  Rủi ro marketing không tới tập khách hàng, không phân khúc khách hàng o Xác định phân khúc khách hàng mục tiêu o Tham khảo ý kiến từ chuyên gia marketing để xác định biện pháp marketing phù hợp tới tệp khách hàng 32  Rủi ro tiến độ thi công hạng mục: o Phân luồng tiến độ hợp lý thi công o Thực đồng thời thi công tổng duyệt, thời gian tổng duyệt sau thi công xong khu vực sân khấu o Chỉ định nhân ekip làm việc, giám sát tiến độ trách nhiệm nhà thầu thi công  Giai đoạn tổng kết nghiệm thu bàn giao dự án:  Rủi ro khách hàng đột ngột thay đổi tiêu chuẩn, yêu cầu dự án Khơng tránh khỏi thay đổi bất ngờ công việc tổ chức kiện công ty kinh nghiệm ln phải rèn cho bình tĩnh để xem xét giải vấn đề hợp lý, nhanh Luôn xem xét kỹ điều khoản hợp đồng trước ký bảo quản hợp đồng thật kỹ, tránh để lạc,  Khách hàng chưa thực cảm thấy hài lòng với dịch vụ bên phía nhà cung cấp số tình phát sinh trình thực dự án o Khi khách hàng phàn nàn, nhanh chóng xử lý, giải đáp khúc mắc họ o Lắng nghe ý kiến từ khách hàng xin lỗi trước giải thích để xoa dịu giận họ giảm thiểu rủi ro hiểu sai vấn đề o Làm rõ vấn đề lời phàn nàn o Đưa cách thức giải vấn đề thay đổi theo ý họ hoặc cố gắng đàm phán giảm giá cho khách hàng KẾT LUẬN Tổ chức kiện, xem xét góc độ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tương đối mẻ Việt Nam Cùng với phát triển kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin dịch vụ tổ chức kiện có bước phát triển đáng kể Nhu cầu tổ chức kiện nói chung Hà Nội tăng lên số lượng chất lượng Họ sẵn lòng chi trả thêm tiền để có dịch vụ tốt dịch vụ giá rẻ chất lượng lại Nhận thức thị trường tiềm này, công ty dịch vụ mọc lên ngày nhiều với tầm cỡ, tiêu chuẩn khác nhằm thu hút khách làm cho môi trường kinh doanh trở nên gay gắt, khắc nghiệt Hiện nay, chất lượng coi công cụ cạnh tranh hữu hiệu, mối quan tâm hàng đầu doanh nghiệp khách hàng Đặc biệt kinh doanh dịch vụ, chất lượng cao cộng với dịch vụ khác biệt yếu tố hấp dẫn khách hàng Với tầm quan trọng đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng để thỏa mãn tối đa nhu cầu thị trường Tuy cịn khó khăn hạn chế định qua q trình nghiên cứu, nhóm nhận thấy dự án khả thi tiềm với khả sinh lời cao Khi 33 thực hiện, dự án khơng mang lại lợi nhuận cho nhóm đầu tư mà giúp khách hàng tiếp cận dịch vụ tiên tiến, uy tín chất lượng Từ giải tình trạng thiếu hụt dịch vụ tổ chức kiện thị trường ... hiệu MƠ TẢ DỰ ÁN (PROJECT DESCRIPTION) Dự án cung cấp dịch vụ tổ chức kiện: lễ kỷ niệm, tri ân, đào tạo, xúc tiến, quảng bá…cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp; tư vấn, thiết kế tổ chức cho khách... định đánh giá rủi ro 28 Đưa biện pháp khắc phục phòng ngừa 30 KẾT LUẬN 33 I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN Tên dự án: Dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức kiện. .. đứng tổ chức kiện Để thứ thực cách bản, họ phải thuê nhà tổ chức kiện bên Mục tiêu kinh doanh (Business objectives) Mục tiêu kinh doanh dự án góp phần gắn liền với việc phát triển doanh nghiệp Doanh