Nắm bắt được nhu cầu đó, nhóm 8 chúng em đã thực hiện dự án KINH DOANH DỊCH VỤ CUNG CẤP TỔ CHỨC SỰ KIỆN với mong muốn mang tới sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng, trở thành một trong những thương hiệu tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp nhất Hà Nội.
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DỰ ÁN
Mục tiêu (SMART)
S – Specific (Tính cụ thể): Chúng tôi muốn gia tăng tỷ lệ chốt đơn hàng
M – Measurable (Tính đo lường): Tỷ lệ chốt đơn hàng đạt mức ít nhất 70% các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm
Chúng tôi đặt mục tiêu đạt tỷ lệ chốt đơn hàng tối thiểu 70% từ các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm, nhờ vào khả năng của đội ngũ Chăm sóc khách hàng và kỹ năng truyền thông hiệu quả.
R – Relevant (Tính thực tế): Nhằm đạt doanh thu vượt trội
T – Timely (Tính thời điểm): Mục tiêu cần hoàn thành xong trước 31/12/2022
S – Specific (Tính cụ thể): Chúng tôi muốn tăng lưu lượng khách hàng truy cập website của công ty
M – Measurable (Tính đo lường): Với mức tăng ít nhất 10% mỗi tháng
Để đạt được mục tiêu tăng lưu lượng truy cập website sản phẩm lên ít nhất 10% mỗi tháng, tôi sẽ đăng tải ít nhất 5 bài viết chuẩn SEO mỗi tháng, tập trung vào việc giải quyết các vấn đề mà khách hàng đang quan tâm.
R – Relevant (Tính thực tế): Nhằm giúp thúc đẩy hoạt động kinh doanh
T – Timely (Tính thời điểm): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện ngay từ tháng 05/2022
PHẦN TÓM TẮT (EXECUTIVE SUMMARY)
Dự án nhằm cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện đa dạng như lễ kỷ niệm, tri ân, đào tạo, xúc tiến và quảng bá cho cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp Chúng tôi tư vấn và thiết kế tổ chức sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công và đạt được mục tiêu mà khách hàng mong muốn.
Dự án được thực hiện trong 5 năm từ 01/05/2022 đến ngày 31/12/2026 với ngân sách ban đầu là 3.004.000.000 đồng.
Mặt bằng kinh doanh: Văn phòng đại diện tại Khu đô thị mới Cầu Giấy, Phạm Văn Bạch, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
MỤC ĐÍCH/ DIỄN GIẢI DỰ ÁN (PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION)
Mục đích về lợi nhuận: dự án kinh doanh nhằm thu lại lợi nhuận.
Mục đích về xã hội:
Truyền tải được những giá trị, thông điệp của nhà tổ chức đến với các thành phần tham dự chương trình.
Nhiều chương trình tổ chức nhằm gây quỹ từ thiện, với sự đóng góp từ người tham gia sẽ hỗ trợ những hoàn cảnh khó khăn trong cộng đồng.
Nhu cầu/tình huống kinh doanh (Business Need/Case)
Khi nền kinh tế phát triển, ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài để tổ chức sự kiện, vì họ nhận thấy mình không đủ năng lực và thời gian cho công việc này Để đảm bảo mọi thứ diễn ra một cách chuyên nghiệp và hiệu quả, việc thuê các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trở thành giải pháp phổ biến.
Mục tiêu kinh doanh (Business objectives)
Mục tiêu kinh doanh của dự án không chỉ hỗ trợ mà còn gắn bó chặt chẽ với sự phát triển của doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp củng cố vị thế và nâng cao thương hiệu của mình trên thị trường.
MÔ TẢ DỰ ÁN (PROJECT DESCRIPTION)
Dự án cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện đa dạng như lễ kỷ niệm, tri ân, đào tạo, xúc tiến và quảng bá cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp Chúng tôi tư vấn và thiết kế tổ chức sự kiện, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công và đạt được mục tiêu mà khách hàng mong muốn.
Mục tiêu và Tiêu chí thành công của Dự án (Project Objectives and Success Criteria)
Mục tiêu của dự án là đạt được sự ổn định và lợi nhuận 5,83 tỷ sau 1 năm, đáp ứng đầy đủ 5 tiêu chí của phương pháp SMART: cụ thể (Specific), có thể đo lường (Measurable), khả thi (Attainable), phù hợp (Relevant) với năng lực của người thực hiện, và có thời hạn rõ ràng (Time-bound).
Tiêu chí thành công của dự án không chỉ dựa vào lợi nhuận mà còn bao gồm việc xây dựng thương hiệu và niềm tin từ khách hàng Một dự án được xem là thành công khi có khả năng giữ chân khách hàng cũ, tạo dựng thương hiệu vững mạnh và tiếp cận từ 60% đến 70% khách hàng mới mỗi tháng, đồng thời duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại để thúc đẩy sự trung thành với dịch vụ của công ty.
Tìm mặt bằng kinh doanh giá rẻ tại Khu đô thị mới Cầu Giấy, Phạm Văn Bạch, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội Mặt bằng văn phòng đại diện có diện tích 40m², giá thuê chỉ 10 triệu đồng/tháng.
Cung cấp chương trình kịch bản độc đáo, ấn tượng có khả năng thu hút sự chú ý của khách hàng cao.
Tư vấn địa điểm, thời gian phù hợp với yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp.
Đội ngũ nhân sự điều hành sự kiện giàu kinh nghiệm giúp hạn chế tối đa sự cố phát sinh và xử lý hiệu quả các tình huống không mong muốn, đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng quy trình và kịch bản đã đề ra.
Có đầy đủ trang thiết bị hiện đại, các nhân sự hỗ trợ để phục vụ cho chương trình sự kiện hoành tráng nhất.
Xây dựng, lựa chọn các hạng mục sự kiện phù hợp với ngân sách mà quý doanh nghiệp đưa ra.
Tìm hiểu tính chất, quy mô tổ chức chương trình để lường trước được rủi ro để đưa ra các phương án dự phòng.
Vì vốn khá lớn nên cần huy động vốn từ nhà đầu tư, nếu không đủ thì cần vay vốn thêm ở ngân hàng.
Thiếu nhân sự tổ chức, thông thường phải thuê ngoài.
Cạnh tranh với nhiều đối thủ có uy tín và thương hiệu trên thị trường.
Nếu doanh thu 1 năm tăng cao, thì sẽ thưởng cho nhân viên 2% lợi nhuận.
Chúng tôi cam kết lắng nghe phản hồi từ khách hàng không hài lòng và sẽ tìm cách khắc phục để tránh xung đột, nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Tuyên bố phạm vi sơ bộ (Preliminary Scope Statement)
Về không gian: Văn phòng đại diện tại Khu đô thị mới Cầu Giấy Phạm Văn Bạch, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
Về thời gian: từ 01/05/2022 đến ngày 31/12/2026.
Nguồn lực: nhân lực, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh, vốn,
Dự án sẽ kết thúc sau 5 năm hoặc khi đạt được yêu cầu hoàn vốn trong 1 năm, với lợi nhuận tối thiểu là 5 tỷ đồng mỗi năm.
Khi tổ chức sự kiện, cần lường trước các rủi ro liên quan đến chi phí, thiết bị kỹ thuật, và sự hợp tác giữa các thành viên trong ban tổ chức Sự không thống nhất có thể dẫn đến xung đột hoặc hiểu lầm trong quá trình diễn ra sự kiện Ngoài ra, cần chuẩn bị cho những thay đổi bất thường của thời tiết và các sự cố nghiêm trọng như hỏa hoạn hay cấp cứu Việc thiếu thời gian tổng duyệt do gấp rút, cũng như thay đổi ý tưởng, nhân sự hay khách mời vào phút chót, có thể gây khó khăn Do đó, việc chuẩn bị kỹ lưỡng là rất cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
SẢN PHẨM CÓ THỂ BÀN GIAO CỦA DỰ ÁN (PROJECT DELIVERABLES)
Xây dựng trung tâm tổ chức sự kiện và các event bàn giao cho khách hàng.
LỊCH TRÌNH SƠ BỘ (SUMMARY MILESTONE SCHEDULE)
Dự án cần tuân thủ những mốc thời gian quan trọng: trong 6 tháng đầu, lên ý tưởng và chuẩn bị; tiếp theo là triển khai để công ty ra mắt công chúng Sau 1 năm, dự án sẽ hoàn vốn và sau 5 năm, tổng lợi nhuận dự kiến đạt 27,6 tỷ đồng Nếu có sự thay đổi làm lệch đi các mốc thời gian này, cần xem xét và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo dự án tiến triển đúng tiến độ.
NGÂN SÁCH SƠ BỘ (SUMMARY BUDGET)
Vốn: nguồn vốn huy động là 2,5 tỷ còn lại vay ngân hàng.
Chi phí cố định: tiền thuê mặt bằng, lương cứng cho nhân viên, đầu tư trang thiết bị, máy móc cần thiết, thuế,
Chi phí lưu động: tiền thưởng cho nhân viên, tiền điện, nước,
YÊU CẦU VỀ CHẤP THUẬN DỰ ÁN (PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS)
Điều lệ dự án
Công ty sẽ cung cấp đa dạng các loại hình tổ chức sự kiện để đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.
Về sản phẩm cốt lõi: tổ chức sự kiện phục vụ các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức với các dịch vụ:
Tổ chức tiệc cưới hỏi
Tổ chức tiệc công ty: tiệc liên hoan, tiệc tri ân khách hàng, tiệc ra mắt giới thiệu sản phẩm,
Tổ chức tiệc sinh nhật
Tổ chức hoạt động ngoài trời
Sản phẩm hỗ trợ khách hàng bao gồm các dịch vụ từ giai đoạn bán hàng đến hỗ trợ sau bán và chăm sóc khách hàng Trước khi bán, khách hàng sẽ nhận được tư vấn tận tình để lập kế hoạch hoàn hảo cho sự kiện, có thể thực hiện trực tiếp tại công ty hoặc qua website và fanpage Sau khi bán, công ty sẽ thu thập phản hồi và đánh giá từ khách hàng để hiểu rõ hơn về mong muốn và nhu cầu của họ, từ đó cải tiến và bổ sung sản phẩm nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Công ty tập trung cung cấp dịch vụ cho thị trường Hà Nội, đặc biệt là các quận nội thành.
STT Dịch vụ Gói Giá
Gói thường 50.000.000 Gói cao cấp 80.000.000
2 Thuê tiệc công ty, liên hoan Gói thường 20.000.000
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH MARKETING
Sản phẩm
Công ty sẽ cung cấp đa dạng các loại hình tổ chức sự kiện để đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.
Về sản phẩm cốt lõi: tổ chức sự kiện phục vụ các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức với các dịch vụ:
Tổ chức tiệc cưới hỏi
Tổ chức tiệc công ty: tiệc liên hoan, tiệc tri ân khách hàng, tiệc ra mắt giới thiệu sản phẩm,
Tổ chức tiệc sinh nhật
Tổ chức hoạt động ngoài trời
Sản phẩm hỗ trợ của công ty bao gồm các dịch vụ chăm sóc khách hàng từ giai đoạn bán hàng đến hỗ trợ sau bán Trước khi mua, khách hàng sẽ được tư vấn tận tình để lên kế hoạch hoàn hảo cho sự kiện, có thể thực hiện qua tư vấn trực tiếp tại công ty hoặc trực tuyến qua website và fanpage Sau khi bán hàng, công ty sẽ thu thập phản hồi và đánh giá từ khách hàng để hiểu rõ hơn về mong muốn và nhu cầu của họ, từ đó cải tiến và bổ sung sản phẩm nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Thị trường
Công ty tập trung cung cấp dịch vụ cho thị trường Hà Nội, đặc biệt là các quận nội thành.
STT Dịch vụ Gói Giá
Gói thường 50.000.000 Gói cao cấp 80.000.000
2 Thuê tiệc công ty, liên hoan Gói thường 20.000.000
Gói thường 6.000.000 Gói cao cấp 10.000.000
4 Tổ chức hoạt động ngoài trời
Gói thường 40.000.000 Gói cao cấp 60.000.000
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đang phát triển mạnh mẽ, các công ty mới thành lập phải đối mặt với thách thức lớn khi cạnh tranh với những đối thủ có uy tín và kinh nghiệm Để vượt qua khó khăn này, Trung tâm tổ chức sự kiện cần đặt chiến lược nâng cao chất lượng dịch vụ lên hàng đầu, từ đó xây dựng niềm tin và uy tín với khách hàng.
Quảng cáo bằng tờ rơi
Hai tháng trước khi khai trương cửa hàng, treo băng rôn quảng cáo tại đầu các con đường lớn Phát 10.000 tờ rơi tới từng cửa hàng nhà người dân.
Chương trình khuyến mại, giảm giá, quà tặng:
Trong tháng đầu khai trương thực hiện chính sách giảm giá 10% cho các gói dịch vụ của công ty để kích thích hoạt động mua hàng.
Tổ chức tiệc tri ân khách hàng là một sự kiện đặc biệt nhằm tôn vinh những khách hàng thân thiết và gắn bó lâu năm với công ty Buổi tiệc không chỉ mang tính chất vinh danh mà còn kết hợp trình diễn nghệ thuật ánh sáng, tạo nên không khí vui vẻ và trang trọng Sự kiện này thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của công ty, với không gian rộng lớn, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, và sân khấu hài hòa, góp phần củng cố mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Lưu trữ thông tin khách hàng và theo dõi sở thích, nhu cầu của họ về gói dịch vụ của công ty thông qua mã khách hàng Để khuyến khích sự trung thành, công ty sẽ tặng điểm thưởng cho từng cấp độ khách hàng, bao gồm các hạng đồng, bạc, vàng và kim cương.
Bên cạnh đó quảng cáo trên các trang mạng xã hội như Facebook, Tiktok,
Instagram, Website, và Youtube là những kênh quan trọng để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm và dịch vụ Bằng cách đăng tải các chương trình khuyến mãi và gói dịch vụ, doanh nghiệp có thể thu hút sự tương tác từ khách hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của mạng xã hội và lượng người dùng ngày càng tăng, việc lựa chọn marketing qua các kênh này sẽ giúp công ty tiếp cận được một lượng khách hàng tiềm năng lớn.
KOL: hợp tác dùng một và người nổi tiếng quanh địa bàn, chẳng hạn như một
Tiktoker sản xuất video tại các sự kiện công ty, tập trung vào việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và sự kiện thay vì chỉ review công ty Đây là hình thức truyền thông phi cá nhân, không trực tiếp, sử dụng các phương tiện truyền thông trả phí, nơi các nhà quảng cáo chịu trách nhiệm về chi phí.
Gia tăng nhận thức về thương hiệu là một yếu tố quan trọng trong việc phát triển hình ảnh công ty Bằng cách sử dụng định dạng quảng cáo như áp phích và banner, doanh nghiệp có thể giới thiệu hình ảnh sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, giúp khách hàng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu.
Banner ads là một công cụ hiệu quả để tạo dữ liệu khách hàng tiềm năng, giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở người dùng Qua các quảng cáo này, công ty có thể xác định những người dùng quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, cũng như những người không hứng thú và những người có khả năng tìm hiểu thêm về sản phẩm sau này Nhờ vào banner ads, thương hiệu có thể phát triển một cơ sở khách hàng tiềm năng vững chắc.
Để tăng cường khả năng thu hút khách hàng, thương hiệu cần nhắm lại mục tiêu của mình Nếu khách truy cập vào trang web mà không đăng ký bản tin hoặc thử nghiệm sản phẩm, việc sử dụng quảng cáo banner sẽ giúp thu hút họ quay trở lại và tạo cơ hội để họ trải nghiệm sản phẩm của công ty.
Danh thiếp, hay còn gọi là card visit, là công cụ giới thiệu thông tin cá nhân và công ty của người sở hữu Thông thường, danh thiếp bao gồm tên, màu sắc, bộ nhận diện thương hiệu, địa chỉ công ty, và email, giúp đối tác dễ dàng liên hệ Việc sử dụng danh thiếp cho nhân viên không chỉ tạo thuận lợi trong công việc mà còn là một phương pháp hiệu quả để quảng bá thương hiệu của công ty.
Quảng cáo
Dự án sẽ khởi đầu với 12 thành viên đồng sáng lập, sau đó sẽ lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự Tiêu chí đầu tiên trong quá trình tuyển dụng là xác định "tiêu chuẩn nhân viên" cho từng bộ phận, điều này được thực hiện thông qua bản mô tả công việc cho từng vị trí.
Dự án này sẽ có các vị trí:
MC (người dẫn chương trình)
Bộ phận phụ trách âm thanh ánh sáng
Một tiệc cưới thành công không thể thiếu sự hiện diện của đội ngũ nhân viên phục vụ và MC, những người đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên không khí và sự kiện.
Nhân viên không yêu cầu về giới tính, độ tuổi từ 18 đến 24:
Tốt nghiệp THPT trở lên
Có kiến thức và am hiểu ngành phục vụ nhà hàng tiệc cưới.
Tác phong làm việc chuyên nghiệp, năng động, kiên trì, có trách nhiệm
Kỹ năng giao tiếp và trình bày tốt
Có khả năng làm việc nhóm
Có khả năng chịu đựng được áp lực
Số lượng nhân sự cần tuyển phụ thuộc vào 2 yếu tố:
Đảm bảo số nhân sự tối thiểu cần có trong một sự kiện
Phù hợp với quy mô của sự kiện ấy và doanh thu mà sự kiện ấy mang lại
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của dự án, một số nhân viên sẽ nhận lương cứng, trong khi những người khác sẽ được trả lương theo khoán, và có nhân viên sẽ nhận cả hai hình thức Thông tin chi tiết về phương án tiền lương sẽ được trình bày trong mục 3.1, cùng với chi phí nhân sự ở phần IV của phương án tài chính.
3 Kế hoạch tổ chức nhân sự
Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho “dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện”.
Nhân viên phục vụ: 45 nhân viên
XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN NHÂN SỰ
Số lượng nhân sự
Dự án sẽ được vận hành bởi 12 thành viên đồng sáng lập, sau đó sẽ triển khai kế hoạch tuyển dụng nhân sự Tiêu chí đầu tiên trong quá trình tuyển dụng là xác định "tiêu chuẩn nhân viên" cho từng bộ phận, điều này được thực hiện thông qua việc xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí.
Dự án này sẽ có các vị trí:
MC (người dẫn chương trình)
Bộ phận phụ trách âm thanh ánh sáng
Đội ngũ nhân viên phục vụ và MC là những yếu tố không thể thiếu trong tiệc cưới, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của buổi lễ.
Nhân viên không yêu cầu về giới tính, độ tuổi từ 18 đến 24:
Tốt nghiệp THPT trở lên
Có kiến thức và am hiểu ngành phục vụ nhà hàng tiệc cưới.
Tác phong làm việc chuyên nghiệp, năng động, kiên trì, có trách nhiệm
Kỹ năng giao tiếp và trình bày tốt
Có khả năng làm việc nhóm
Có khả năng chịu đựng được áp lực
Số lượng nhân sự cần tuyển phụ thuộc vào 2 yếu tố:
Đảm bảo số nhân sự tối thiểu cần có trong một sự kiện
Phù hợp với quy mô của sự kiện ấy và doanh thu mà sự kiện ấy mang lại
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của dự án, một số nhân viên sẽ nhận lương cứng, trong khi những người khác sẽ được trả theo hình thức lương khoán Có những nhân viên sẽ nhận cả hai hình thức lương Thông tin chi tiết về phương án tiền lương sẽ được trình bày tại mục 3.1 và chi phí nhân sự sẽ được đề cập trong phần IV của kế hoạch tài chính.
3 Kế hoạch tổ chức nhân sự
Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho “dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện”.
Nhân viên phục vụ: 45 nhân viên
Bộ phận kỹ thuật: 5 người
Bộ phận lễ tân: 10 người
Bộ phận giám sát: 10 nhân viên
Âm thanh, ánh sáng : 5 nhân viên
Ngoài ra cũng cần có kế hoạch tuyển dụng thêm khi có nhân viên nghỉ việc.
Bố trí và sử dụng nhân lực:
Bố trí và sử dụng nhân lực hiệu quả là yếu tố then chốt để tạo ra sức mạnh thống nhất cho dự án, giúp phát huy sở trường của từng cá nhân và nâng cao hiệu suất làm việc Để đạt được mục tiêu chung, cần chú trọng đến việc đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nhân lực, phân công đúng người vào đúng việc, và linh hoạt trong quá trình triển khai Ban đầu, dự án sẽ có 12 thành viên đồng sáng lập, và trong trường hợp thiếu hụt nhân lực ở bộ phận này, sẽ tiến hành luân chuyển hoặc tăng ca để đảm bảo hoàn thành mục tiêu Nếu vẫn không đủ, sẽ xem xét tuyển thêm nhân sự mới Mỗi thành viên sẽ được phân công dựa trên sở trường và năng lực của họ, nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Trong 6 tháng đến 1 năm đầu tiên của dự án, lượng đơn hàng có thể chưa ổn định, vì vậy ban điều hành quyết định tuyển dụng nhân viên theo nhu cầu để tối ưu hóa chi phí Dự kiến, sau 1 năm hoạt động ổn định, số lượng nhân viên sẽ đạt 82 người.
+ MC: luôn có 2 MC (1 nam, 1 nữ) phụ trách viết kịch bản và dẫn chương trình.
Lễ tân bao gồm 10 nhân viên, có nhiệm vụ đón tiếp khách trong các sự kiện ngoài trời, trong khi các hoạt động tổ chức tại khách sạn sẽ do nhân viên của khách sạn đảm nhiệm Trong giai đoạn đầu, nếu bộ phận phục vụ gặp quá tải, nhân viên từ bộ phận lễ tân sẽ được luân chuyển sang hỗ trợ.
Nhóm kỹ thuật gồm 5 người có nhiệm vụ quản lý các khía cạnh sân khấu, hình ảnh và thiết kế Đồng thời, nhóm âm thanh và ánh sáng cũng gồm 5 người, chịu trách nhiệm vận chuyển và đảm bảo rằng sân khấu hoạt động ở trạng thái tốt nhất.
Trong giai đoạn hiện tại, nhóm giám sát gồm 5 người sẽ đảm nhận việc theo dõi chi tiết các nhiệm vụ Khi số lượng nhân viên tăng lên, sẽ xem xét bổ sung thêm các thành viên có năng lực từ các bộ phận liên quan vào vị trí giám sát này.
+ Phục vụ: 20 người, chạy bàn, bưng bê, phục vụ khách, dọn dẹp
Đào tạo và phát triển nhân lực:
Để triển khai đào tạo nội bộ hiệu quả, cần thực hiện các bước sau: lập danh sách đối tượng tham gia đào tạo, mời giảng viên phù hợp, thông báo danh sách và tập trung các đối tượng được đào tạo và phát triển Bên cạnh đó, cần chuẩn bị tài liệu và cơ sở vật chất cần thiết, tiến hành các buổi đào tạo và phát triển, đồng thời thực hiện chính sách đãi ngộ cho những người liên quan.
Để triển khai đào tạo bên ngoài hiệu quả, cần thực hiện một số hoạt động quan trọng như lựa chọn đối tác phù hợp, ký kết hợp đồng với đối tác đã chọn, và theo dõi tiến độ thực hiện quá trình đào tạo nhằm đảm bảo sự phát triển nhân lực bền vững.
Đánh giá thực hiện công việc
Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, cần xác định mục tiêu rõ ràng và thiết lập chu kỳ đánh giá định kỳ, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, cũng như các đánh giá đột xuất Việc đánh giá để trả lương thường liên quan đến chu kỳ tháng hoặc quý, trong khi đánh giá để đào tạo thường được thực hiện theo chu kỳ năm.
Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được thiết lập nhằm đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo bốn khía cạnh chính: số lượng, chất lượng, thời gian và tiến trình.
Xác định các phương pháp đánh giá thực hiện công việc: Nhóm sử dụng phương pháp mức thang điểm để đánh giá thực hiện công việc.
Đối tượng tham gia đánh giá thực hiện công việc dự án bao gồm nhiều thành phần quan trọng như cá nhân tự đánh giá, quản lý trực tiếp, quản lý gián tiếp, đồng nghiệp đánh giá chéo, khách hàng, đối tác và cấp dưới Việc xác định rõ các đối tượng này giúp đảm bảo quá trình đánh giá diễn ra toàn diện và khách quan.
Mỗi lần đánh giá cần tuân thủ một quy trình cụ thể, bắt đầu từ yêu cầu giám sát của cấp trên đối với các bộ phận liên quan Trong suốt quá trình đánh giá, các cá nhân không được phép trao đổi thông tin để đảm bảo tính khách quan, đặc biệt là trong các trường hợp đánh giá chéo Cuối cùng, kết quả đánh giá sẽ được nghiệm thu một cách chính xác.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc là yếu tố quyết định trong việc xem xét tiếp tục hợp đồng lao động của nhân viên, xác định quyền lợi thưởng và có thể dẫn đến việc sa thải nếu nhân viên không hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Kế hoạch tổ chức nhân sự
Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân lực cho “dự án kinh doanh cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện”.
Nhân viên phục vụ: 45 nhân viên
Bộ phận kỹ thuật: 5 người
Bộ phận lễ tân: 10 người
Bộ phận giám sát: 10 nhân viên
Âm thanh, ánh sáng : 5 nhân viên
Ngoài ra cũng cần có kế hoạch tuyển dụng thêm khi có nhân viên nghỉ việc.
Bố trí và sử dụng nhân lực:
Bố trí và sử dụng nhân lực hiệu quả là yếu tố then chốt để tạo ra sức mạnh thống nhất cho dự án, giúp phát huy sở trường của từng cá nhân và nâng cao hiệu suất làm việc nhằm đạt được mục tiêu chung Để thực hiện điều này, cần đảm bảo đủ số lượng và chất lượng nhân lực, phân công đúng người vào đúng việc, và thực hiện linh hoạt trong quá trình làm việc Dự án sẽ khởi đầu với 12 thành viên đồng sáng lập, và trong trường hợp thiếu hụt nhân lực, sẽ tiến hành luân chuyển hoặc tăng ca để đảm bảo tiến độ Nếu nhu cầu vẫn chưa được đáp ứng, việc tuyển thêm nhân sự mới sẽ được thực hiện Mỗi thành viên sẽ được phân công dựa trên sở trường và năng lực cá nhân, nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc.
Trong giai đoạn 6 tháng đến 1 năm đầu tiên của dự án, lượng đơn hàng có thể chưa ổn định, vì vậy ban điều hành sẽ tuyển thêm nhân viên theo nhu cầu để tối ưu hóa chi phí Dự kiến, sau 1 năm hoạt động ổn định, tổng số nhân viên sẽ đạt 82 người.
+ MC: luôn có 2 MC (1 nam, 1 nữ) phụ trách viết kịch bản và dẫn chương trình.
Lễ tân gồm 10 nhân viên sẽ đảm nhiệm việc đón tiếp khách trong các hoạt động ngoài trời, trong khi các sự kiện tổ chức tại khách sạn sẽ có nhân viên của khách sạn hỗ trợ Trong giai đoạn đầu, nếu bộ phận phục vụ gặp quá tải, nhân viên từ bộ phận lễ tân sẽ được luân chuyển sang hỗ trợ.
Đội ngũ kỹ thuật gồm 5 người chịu trách nhiệm về các khía cạnh sân khấu, hình ảnh và thiết kế, đảm bảo mọi yếu tố được thực hiện chuyên nghiệp Bên cạnh đó, nhóm âm thanh và ánh sáng cũng gồm 5 thành viên, chuyên lo việc vận chuyển và duy trì tình trạng hoạt động tối ưu của sân khấu, góp phần tạo nên một buổi biểu diễn hoàn hảo.
Tạm thời, nhóm giám sát gồm 5 người sẽ đảm nhiệm việc theo dõi chi tiết các nhiệm vụ Khi số lượng nhân viên tăng lên, sẽ xem xét bổ nhiệm thêm các thành viên có năng lực từ các bộ phận liên quan vào vị trí giám sát này.
+ Phục vụ: 20 người, chạy bàn, bưng bê, phục vụ khách, dọn dẹp
Đào tạo và phát triển nhân lực:
Triển khai đào tạo nội bộ bao gồm các bước quan trọng như lập danh sách đối tượng đào tạo, mời giảng viên, thông báo danh sách và tập trung đối tượng cần phát triển Ngoài ra, cần chuẩn bị tài liệu và cơ sở vật chất phù hợp, tiến hành tổ chức đào tạo và phát triển, đồng thời thực hiện chính sách đãi ngộ cho các đối tượng liên quan.
Để triển khai đào tạo bên ngoài hiệu quả, cần thực hiện các bước quan trọng như lựa chọn đối tác phù hợp, ký kết hợp đồng với đối tác đã chọn, và theo dõi tiến độ thực hiện quá trình đào tạo và phát triển nhân lực.
Đánh giá thực hiện công việc
Xác định mục tiêu và chu kỳ đánh giá là rất quan trọng, bao gồm đánh giá định kỳ hàng tháng, quý, năm hoặc đánh giá đột xuất cho từng công việc cụ thể Đánh giá để trả lương thường diễn ra theo chu kỳ tháng hoặc quý, trong khi đánh giá để đào tạo thường được thực hiện hàng năm.
Tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc được thiết lập nhằm đo lường mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo bốn khía cạnh chính: số lượng, chất lượng, thời gian và tiến trình.
Xác định các phương pháp đánh giá thực hiện công việc: Nhóm sử dụng phương pháp mức thang điểm để đánh giá thực hiện công việc.
Để đánh giá hiệu quả thực hiện công việc trong dự án, cần xác định rõ đối tượng tham gia, bao gồm cá nhân tự đánh giá, quản lý trực tiếp và gián tiếp, đồng nghiệp qua đánh giá chéo, cũng như khách hàng, đối tác và cấp dưới.
Mỗi lần đánh giá cần tuân theo một quy trình cụ thể, trong đó các bộ phận liên quan sẽ được giám sát từ đầu đến cuối Trong suốt quá trình đánh giá, các cá nhân không được phép trao đổi thông tin để đảm bảo tính khách quan, đặc biệt là trong giai đoạn đánh giá chéo Cuối cùng, kết quả đánh giá sẽ được nghiệm thu một cách chính xác và minh bạch.
Kết quả đánh giá thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự tiếp tục làm việc của nhân viên, khả năng nhận thưởng, và có thể dẫn đến việc xem xét sa thải nếu nhân viên không hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đãi ngộ tài chính cho nhân viên bao gồm lương theo hợp đồng, thưởng Tết tương đương một tháng lương, thưởng KPI và thưởng vào các ngày lễ Ngoài ra, công ty còn cung cấp trợ cấp bảo hiểm như bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp Nhân viên cũng được hưởng phụ cấp cho chi phí xăng xe và đi lại Cuối cùng, phúc lợi và cổ phần được hỗ trợ cho nhân viên có nhu cầu đầu tư vào các dự án.
Đãi ngộ phi tài chính tại công ty bao gồm làm việc 6,5 ngày mỗi tuần với 12 ngày nghỉ trong năm, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong môi trường thoải mái và chuyên nghiệp Chúng tôi tổ chức các hoạt động team building, du lịch nghỉ dưỡng, cùng với các chương trình đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn Nhân viên có cơ hội thăng tiến lên cấp quản lý nếu thể hiện năng lực tốt Ngoài ra, công ty cũng tổ chức sinh nhật, khen thưởng và tặng quà cho con em nhân viên có thành tích học tập xuất sắc.
XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN TÀI CHÍNH
Vốn
Vốn đầu tư Danh mục Giá
Vốn cố định loa đài 500.000.000 đèn sân khấu, đèn trang trí 500.000.000 bàn ghế 300.000.000 phông bạt, khăn bàn, áo ghế 100.000.000 thuê mặt bằng 500.000.000
Lương nhân viên 456.000.000 phương tiện vận chuyển 500.000.000 marketing 130.000.000
Vốn lưu động xăng xe 12.000.000 Điện, nước (văn phòng) 6.000.000
Nguồn vốn
Nguồn vốn Số tiền Chú thích
Vay ngân hàng 504.000.000 Lãi suất : 6% /năm
Năm Gốc còn lại Trả gốc Trả lãi Trả cả Gốc + Lãi
Chi phí
Vị trí Số lượng Tiền lương/tháng Tiền lương/năm
Nhân viên phụ trách âm thanh, ánh sáng 5 8.000.000 96.000.000
Hình thức quảng cáo Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Chương trình khuyến mại, giảm giá, quà tặng
Chi phí nghiên cứu thị trường 15.000.000 0 0 15.000.000 0
Chi phí dịch vụ tư
Chuyên viên tư vấn Makerting 10.000.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000
Tổng chi phí
Khấu hao Thời gian (năm) Mỗi năm
Loa đài 5 100.000.000 Đèn sân khấu, đèn trang trí 5 100.000.000
Phông bạt, khăn bàn, áo ghế 1 100.000.000
Chi phí lưu động Số tiền Tổng chi phí Số tiền
Doanh thu
Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Lợi nhuận
Chi phí quản lý 120.000.000 120.000.000 120.000.000 120.000.000 120.000.000 Lợi nhuận trước thuế 4.683.460.000 5.821.508.00
0 7.532.556.000 8.992.604.000 8.615.652.000 Thuế thu nhập doanh nghiệp 1.170.865.000 1.455.377.00
Biểu diễn dòng tiền
0 5.649.417.000 6.744.453.000 6.461.739.000 (-) Tiền nợ của khách hàng (10%) 583.200.000 709.000.000 864.600.000 1.025.100.000 0
(+) Tiền thu nợ của khách hàng 0 583.200.000 709.000.000 864.600.000 1.025.100.000
(+) Chi phí khấu hao 100.000.000 250.000.000 100.000.000 250.000.000 400.000.000 Dòng tiền ròng 3.029.395.000 4.490.331.00
Thời gian hòa vốn
Năm Đầu tư ban Dòng tiền Dòng tiền tích Số tiền cần thu hồi Thời gian đầu ròng lũy hoàn vốn
Chỉ số NPV
Giá hiện hiện tại thuần (Net Present Value – NPV) của dự án:
Với chi phí sử dụng vốn i = 6%
=> Số tiền thu về của dự án > số tiền bỏ ra đầu tư => nên đầu tư dự án.
XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN QUẢN TRỊ THỜI GIAN TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Biểu đồ Gantt
XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN QUẢN TRỊ RỦI RO
Nhận dạng
Mỗi dự án đều tiềm ẩn nhiều rủi ro, và nhà quản lý dự án cần xác định và có biện pháp phòng ngừa cũng như khắc phục kịp thời Để làm được điều này, họ cần có tầm nhìn xa để dự đoán các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai Các rủi ro đối với dự án tổ chức sự kiện có thể đến từ yếu tố bên ngoài như thời tiết, sự cạnh tranh, hoặc phụ thuộc vào nguồn lực bên ngoài, cũng như từ bên trong như rủi ro trong quá trình lập kế hoạch, viết kịch bản, setup, và sắp xếp nguồn lực không hợp lý.
Các rủi ro dự án bao gồm: rủi ro thị trường do biến động giá cả và nguồn cung không ổn định; rủi ro tài chính liên quan đến ngân quỹ thiếu hụt và đánh giá tài chính không đầy đủ; rủi ro kỹ thuật xuất phát từ tính khả thi của công nghệ và lỗi trong vận hành; rủi ro con người do năng lực đội ngũ dự án không đáp ứng yêu cầu và thiếu kinh nghiệm; và rủi ro quy trình/cơ cấu doanh nghiệp khi sản phẩm không phù hợp với cơ cấu và không giải quyết hiệu quả quy trình.
Sự kiện giống như một quả bom nổ chậm, vì vậy để giảm thiểu rủi ro, cần lập kế hoạch chi tiết và danh sách các tình huống xấu có thể xảy ra Dù không thể ngăn chặn mọi tình huống bất ngờ, việc liệt kê các rủi ro và đưa ra biện pháp phòng ngừa hợp lý là rất quan trọng Nhà quản lý dự án cần nhanh chóng khắc phục các rủi ro để tránh kéo dài tình trạng không hiệu quả và lãng phí.
2 Xác định và đánh giá rủi ro
Những rủi ro khi tổ chức một sự kiện có thể chia theo quy trình tổ chức một Event:
Phân tích, lập dự án
Rủi ro trong lập kế hoạch sự kiện có thể dẫn đến việc thiết kế và bài trí không gian không phù hợp, gây lệch lạc so với phong cách và không khí mà buổi Event mong muốn truyền tải.
Rủi ro trong hoạch định ngân sách có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho sự thành công của sự kiện Nếu ngân sách được dự toán thấp hơn thực tế, sẽ không có nguồn tài chính dự phòng, dẫn đến khó khăn trong việc tổ chức chương trình Ngược lại, nếu ngân sách được hoạch định quá lớn so với nhu cầu thực tế, công ty sẽ phải chịu tổn thất và tăng chi phí, từ đó làm giảm lợi nhuận.
Tổ chức thực hiện dự án:
Khi tổ chức sự kiện, việc lựa chọn vị trí và không gian phù hợp là rất quan trọng để tránh các rủi ro Đầu tiên, nếu không gian không đủ lớn để đáp ứng lượng khách tham dự, sự kiện có thể trở nên chật chội và không thoải mái Thứ hai, việc không đảm bảo sự chu đáo trong việc vận chuyển và bảo vệ cho đoàn khách VIP có thể dẫn đến những trải nghiệm không tốt Hơn nữa, vị trí tổ chức sự kiện cũng cần xem xét các yếu tố như gần nơi kẹt xe, đông đúc hoặc ô nhiễm âm thanh, vì những điều này có thể gây khó khăn cho khách mời Cuối cùng, tình trạng thiếu chỗ đậu xe do quá đông khách có thể khiến nhiều người không muốn tham dự sự kiện.
Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, việc đảm bảo đầy đủ thiết bị và dụng cụ là rất quan trọng để tránh rủi ro Thiếu điện hoặc mất kết nối Internet có thể gây rối loạn, làm lộ rõ sự thiếu chu đáo trong giai đoạn chuẩn bị Hơn nữa, nếu không tính toán đủ số lượng bàn ghế cho khách mời, tình trạng thiếu hụt sẽ dẫn đến sự bực bội và khó chịu Ngoài ra, việc thiếu hoặc hỏng hóc các dụng cụ sân khấu như ánh sáng, micro, loa, và trang trí cũng có thể khiến khách mời có ấn tượng không tốt về sự chuẩn bị của ban tổ chức Cuối cùng, việc không chuẩn bị đầy đủ hình ảnh như banner, standee, flyers và brochures sẽ khiến khách mời không thể hình dung rõ ràng về sự kiện, dẫn đến hiểu sai ý nghĩa của buổi tổ chức.
Trong thời gian diễn ra sự kiện, có nhiều rủi ro về an toàn cần được lưu ý Đầu tiên, vấn đề y tế có thể phát sinh, như ngộ độc thực phẩm hoặc các tình huống khẩn cấp như khó thở, đau tim, hoặc bệnh tái phát của khách tham dự Thứ hai, nguy cơ cháy nổ cũng là một mối lo ngại, đặc biệt đối với các sự kiện liên quan đến sản phẩm dễ cháy Thứ ba, việc bảo quản tài sản cá nhân và tài sản chung của người tham gia có thể gặp rủi ro, đặc biệt là trong các sự kiện ngoài trời hoặc đông người Cuối cùng, những tranh chấp hoặc cãi vã giữa các khách mời có thể gây ra sự lộn xộn và mất trật tự trong buổi sự kiện.
Rủi ro phân bổ nhân lực không phù hợp
Rủi ro về tài chính (thiếu vốn, chi phí phát sinh )
Rủi ro marketing không tới được tập khách hàng, không đúng phân khúc khách hàng
Rủi ro trong tiến độ thi công các hạng mục có thể dẫn đến tình trạng chậm trễ trong công việc, không đạt được kế hoạch dự kiến, từ đó gây ra hậu quả như thiếu thời gian tổng duyệt và ảnh hưởng đến chất lượng của các hạng mục Bên cạnh đó, việc không tìm được tập khách hàng ký hợp đồng dài hạn cũng góp phần làm sai lệch tiến độ của dự án.
G iai đoạn tổng kết nghiệm thu và bàn giao dự án:
Rủi ro khi khách hàng đột ngột thay đổi tiêu chuẩn, yêu cầu đối với dự án.
Khách hàng vẫn chưa hoàn toàn hài lòng với dịch vụ của nhà cung cấp, do một số tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
3 Đưa ra biện pháp khắc phục và phòng ngừa
Phân tích, lập dự án
Rủi ro trong lập kế hoạch có thể được giảm thiểu bằng cách xây dựng một kế hoạch phù hợp với thực tế, xác định rõ mục tiêu cần đạt và khách hàng mục tiêu Các ý tưởng cần được phát triển dựa trên Bảng Định hướng sáng tạo, tránh việc đưa ra ý tưởng mà không có cơ sở Đồng thời, việc lựa chọn đối tác phù hợp, có khả năng hoạt động hiệu quả là điều cần thiết để cùng nhau tổ chức một sự kiện thành công.
Trong hoạch định ngân sách, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng Cần thực tế hóa thông qua bảng dự trù ngân sách và xem xét các sự kiện trước đó để đánh giá khả năng tổ chức của công ty Đồng thời, cần liệt kê chi tiết các chi phí phát sinh và điều chỉnh cho phù hợp, cũng như luôn cập nhật giá cả trên thị trường để đảm bảo tính chính xác trong dự toán ngân sách.
Tổ chức thực hiện dự án:
Rủi ro trong việc chọn vị trí tổ chức sự kiện cần được xem xét kỹ lưỡng, bao gồm việc xác định các yêu cầu cơ bản về không gian Cần tính toán các yếu tố như khả năng di chuyển, bãi đậu xe, tình trạng kẹt xe, thời gian và mức độ ồn ào để có thể điều chỉnh hoặc tìm kiếm các vị trí khác phù hợp với yêu cầu của khách hàng Đặc biệt, đối với khách VIP, cần có sự chăm sóc đặc biệt về nơi ở, phương tiện di chuyển và các tiện nghi cần thiết để đảm bảo sự hài lòng và thoải mái cho họ.
Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị và dụng cụ cho sự kiện có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của khách mời Việc trang trí sân khấu và không gian sự kiện cần được thực hiện một cách khoa học và sáng tạo, tối ưu chi phí để tránh lãng phí Khách hàng nên chú trọng xây dựng những điểm nhìn bắt mắt để quảng bá hình ảnh thương hiệu, tạo ra những điểm nhấn ấn tượng như banner, áp phích và background, giúp khách mời dễ dàng check-in và tạo ấn tượng tốt nhất.
Rủi ro phân bổ nhân lực không phù hợp có thể được giảm thiểu bằng cách lập kế hoạch cụ thể cho việc bố trí nhân sự, xác định những cá nhân có khả năng đảm nhiệm các trọng trách trong các thay đổi sắp tới Để đảm bảo hiệu quả, cần đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân, từ đó sắp xếp công việc một cách hợp lý Quan trọng là phải bố trí đúng người cho đúng việc, đồng thời đảm bảo rằng mỗi cá nhân đều có cơ hội phát triển trong môi trường làm việc.
