Tiểu luận hành vi tổ chức

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC CHỦ ĐỀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Phần 1 Giới thiệu tình huống Trong tháng 10 này, chi nhánh của công ty Thanh Hoa ở Cần Thơ có sự.

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC CHỦ ĐỀ: NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG TRONG TỔ CHỨC Phần 1: Giới thiệu tình Trong tháng 10 này, chi nhánh công ty Thanh Hoa Cần Thơ có thay đổi nhân lực phận Marketing Nhận thêm thực tập sinh có chuyển cơng tác từ chi nhánh khác sang Ông Trần Anh Tuấn (43 tuổi) trước trưởng phòng Marketing chi nhánh ngồi miền Trung cơng ty Nay ông Tuấn chuyển công tác vào Cần Thơ theo kế hoạch công ty giữ chức vụ trưởng phịng Ơng người Quảng Nam, giọng đặc trưng khơng lẫn vào đâu Ơng quen nói chuyện nhanh Nhân viên không kịp hiểu Đôi gây hiểu lầm dẫn đến kết công việc không cao Chỉ mức độ đảm bảo hồn thành tiến trình Có nhiều nhân viên có thái độ khó chịu mặt Điều khiên ơng băn khoăn Lê Khánh Vân sinh viên năm cuối ngành Marketing trường đại học Cần Thơ, xin ứng tuyển nhận với vị trí làm thực tập sinh chi nhánh cơng ty Thanh Hoa Nhóm nhân viên cũ “ma cũ ăn hiếp ma mới” bảo phải mua cà phê, sai Vân đủ việc Chị Nguyễn Ngọc Linh (35 tuổi) trưởng phịng nhân có năm kinh nghiệm việc tuyển dụng đào tạo thực tập sinh cho công ty, người chuyên nghiệp, tận tâm, hòa đồng, người quý mến chị Chị Linh phụ trách hỗ trợ hướng dẫn công việc cho Vân Khoảng tối hôm chủ nhật,do lần đầu làm báo cáo hàng tuần, chị Linh yêu cầu, Vân có gọi điện thoại cho chị Linh để trao đổi báo cáo Đang chờ chị Linh bắt máy, ngồi trời mưa xuống Chỗ trọ Vân mái tôn, tiếng mưa át tiếng người, ổn - Vân: Dạ em Vân nè chị, em làm báo cáo Hình thức em theo mẫu hơm bữa chị gửi em phải không chị? - Chị Linh: Đúng em - Vân: Dạ chị ơi, chị cho em xin hạn nộp báo cáo - Chị Linh: Sáng mai 11 giờ, em in để bàn chị nha Mai chị có hai họp nên văn phịng trễ Do lúc đó, ngồi trời mưa, ồn Vân nghe tiếng tiếng mất, Vì thấy lúc gọi tối muộn Hơm sau Vân nộp báo cáo bàn chị Linh lúc 13 Chị Linh mắng, bảo Vân cẩn thận vào lần sau Phần 2: Vận dụng sở lý thuyết để giải tình A Cơ sở lý thuyết I Tìm hiểu truyền thông tổ chức Khái niệm truyền thông Truyền thơng q trình mà hai hay nhiều người trao đổi thông tin hiểu ý nghĩa thơng tin Do đó, truyền thơng phương tiện để trao đổi chia sẻ ý tưởng, thái độ, giá trị, ý kiến kiện Điều có nghĩa rằng, truyền thơng q trình địi hỏi phải có kết hợp người gửi người nhận tin Truyền thơng hồn hảo diễn người nhận thơng tin có suy nghĩ hay ý kiến đầu với điều mà người gủ thơng tin muốn nói Người gửi Người gửi nguồn phát thông tin người bắt đầu tiến trình truyền thơng Sau tiến hành mã hóa thơng tin Mã hố biến tư tưởng hay tình cảm thành loại ký hiệu trung gian (chữ viết hay lời nói) để truyền đạt ý nghĩa định truyền Chẳng hạn, bạn thảo thư giao dịch với khách hàng ý nghĩ bạn mã hố thành chữ viết giấy, bạn hoàn thành việc mã hố thơng điệp cần chuyển tới khách hàng Người nhận Người nhận (hay người nghe, người giải mã) người nhận giải mã thông tin mà người phát tin gửi Giải mã dịch thơng điệp nhận thành hình thức mà người nhận hiểu ý nghĩa chúng Chẳng hạn, người nhận thư, người phải dịch sang thứ ngơn ngữ họ tra cứu từ điển để hiểu ý nghĩa thư Một yêu cầu quan trọng người nhận phải có khả lắng nghe (trong truyền thông lời) Lắng nghe bao gồm nghe ý tới thông tin mà người phát tin muốn truyền đạt Thông điệp (tin tức) bao gồm ký hiệu chữ viết hay lời nói âm hiệu khơng lời, dùng để diễn tả thông tin mà người gửi muốn chuyển tới người nhận Thơng điệp có hai phương tiện, bao gồm thông điệp gửi thông điệp nhận chúng khơng hẳn hồn tồn giống Các nhà quản trị thường thích nói viết, truyền thông miệng nhanh người phát tin người nhận trao đổi với Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng nhiều hình thức truyền thông viết báo cáo định kỳ đột xuất, ghi nhớ, thư tín, thơng báo văn Những hình thức thuận tiện phải phân phát thông tin đến nhiều người, phân tán nhiều nơi khác Kênh truyền thông Kênh đường mà thông điệp truyền từ người gửi đến người nhận Sự phong phú thông tin gắn liền với khả chuyển tải thơng tin kênh, điều cho thấy kênh có khả chuyển tải thơng tin riêng Các nhà quản trị thường sử dụng kênh truyền thông từ xuống để gửi thông điệp tới cấp hay khách hàng Truyền thông từ cấp lên cung cấp thông tin phản hồi mức độ hiểu thông điệp nhận nhân viên, ý kiến thắc mắc hay ý tưởng họ Các chức truyền thông Truyền thông có bốn chức năng: kiểm sốt, động viên, biểu lộ cảm xúc thơng tin Chức kiểm sốt Là chức kiểm soát hành vi nhân viên theo số cách định Các nhà lãnh đạo có thẩm quyền đưa số yêu cầu mà nhân viên quyền phải tuân thủ; người quản lý giao nhiệm vụ cho nhân viên quyền Chức động viên Thông qua truyền thông, nhà quản lý nói rõ cho nhân viên biết công việc họ cần làm, cách thức phản hồi kiểu công việc, gợi ý biện pháp để nâng cao kết làm việc Chức biểu lộ cảm xúc Mọi nhân viên có nhu cầu xã hội Truyền thông giúp nhân viên thỏa mãn nhu cầu giao tiếp mình, giảm căng thẳng làm việc, thể cảm xúc đến với người xung quanh Chức thông tin Chức giúp cho nhân viên nhóm đưa định sau nhận thông tin tiến hành đánh giá giải pháp đề Để đến định, cá nhận nhóm phải truyền thơng, thảo luận thống ý kiến Mơ hình truyền thông Truyền thông chuyển theo bước sau: (1) Người gửi xây dựng thông điệp, mã hóa thơng điệp thành lời, cử chỉ, ngữ điệu, hay biểu tượng, ký hiệu khác (2) Thông điệp mã hóa chuyển đến người nhận có chủ ý trước thông qua hay nhiều kênh truyền thông (3) Người nhận tiến hành giải mã thông điệp Lý tưởng ý nghĩa giải mã thông điệp với người gửi muốn trình bày (4) Để hồn chỉnh hệ thống truyền tin, cần phải có phản hồi Phản hồi cách kiểm tra thành công q trình chuyển đổi thơng điệp Những yếu tố gây nên sai lệch truyền thơng như: q trình định hình thơng điệp, mã hóa; kênh truyền thông; giải mã phản hồi; tác nhận gây nhiễu “tiếng ồn” liên quan đến cấu tổ chức, xã hội tâm lý học dẫn đến sai lệch thông điệp gửi đến người nhận Các dạng truyền thơng nhóm tổ chức Truyền thống thức Truyền thơng luồng thông tin xác định gọi truyền thơng thức Giao tiếp tn theo chuỗi lệnh phân cấp thiết lập tổ chức Dạng truyền thông sử dụng riêng nơi làm việc nhân viên buộc phải tuân theo thực nhiệm vụ họ Ví dụ: yêu cầu, mệnh lệnh, báo cáo,… Truyền thơng khơng thức Truyền thông không tuân theo kênh xác định trước để truyền thông tin gọi giao tiếp khơng thức Dạng truyền thơngnày di chuyển tự theo hướng, đó, lan truyền cách nhanh Trong tổ chức nào, truyền thơng khơng thức tự nhiên người tương tác với sống chuyên nghiệp, sống cá nhân vấn đề khác Ví dụ: thảo luận chuyện cá nhân, chia sẻ cảm xúc, sở thích, tin đồn, tin hành lang,… II Lựa chọn kênh truyền thông Để thông điệp truyền tải cách có hiệu quả, cần biết cách lựa chọn kênh truyền thông phù hợp Để đưa lựa chọn, thơng thường phân tích thơng tin dựa yếu tố: tính thường lệch, tính mơ hồ tính phong phú phương tiện truyền thơng Ví dụ: tình rõ ràng theo thường lệ quy định làm việc, phương thức đánh giá khen thưởng, hệ thống tính lương nên sử dụng kênh truyền thơng có tính rõ ràng cao báo cáo, ghi nhớ, thư từ Nếu tổ chức hội họp làm lãng phí thời gian Ngược lại, giải vấn đề mà thơng tin có tính mơ hồ cần phải nói chuyện trực tiếp, tổ chức họp bàn, hội nghị để thảo luận làm rõ vấn đề Nếu sử dụng kênh truyền thông email hay thư từ việc giải kéo dài xác suất hiểu lầm cao III Các yếu tố cản trở q trình truyền thơng Yếu tố sàng lọc Sàng lọc định nghĩa cách thức người gửi chọn lọc thông tin mà người nhận muốn nghe Nhiều thông điệp truyền lên cấp hay xuống cấp thường sàng lọc chặn lại Nhân viên hay người giám sát thường dùng cách sàng lọc truyền thông nhằm mục đích tạo cho ấn tượng tốt với cấp Một tổ chức mà cấu ngành dọc cao hội xảy sàng lọc lớn Ví dụ, thường gặp trường hợp cấp báo cáo lên cấp mặt mạnh, điểm tốt phịng ban che dấu khuyết điểm hay sai sót cơng việc Hay cấp chọn lọc thông tin để báo cáo nhằm nhận đồng ý cấp họ mong muốn Yếu tố nhận thức chọn lọc Yếu tố xảy người nhận thơng điệp q trình truyền thông xem xét lắng nghe cách có chọn lọc, dựa nhu cầu, động cơ, kinh nghiệm, chun mơn đặc tính cá nhân khác Người nhận thơng điệp chịu ảnh hưởng sở thích, kỳ vọng q trình giải mã thơng điệp Ví dụ, đưa vấn đề khó khăn doanh nghiệp để thảo luận giải quyết, thơng thường phịng kế tốn quan tâm đến liên quan đến chun mơn mình, phịng marketing nhìn nhận vấn đề theo kinh nghiệm người làm marketing, phòng sản xuất chọn lọc thông tin liên quan đến nghiệp vụ phịng Ngơn ngữ Học giả hành vi tổ chức Stephen P Robbins nói: "Ý nghĩa từ khơng nằm từ mà nằm chúng ta" Điều có nghĩa tuổi tác, trình độ học vấn, văn hóa nhân tố tác động đến ngôn ngữ mà người sử dụng tác động đến định nghĩa từ ngữ mà họ dùng Như vậy, từ ngữ cử truyền đi, người gửi phải chắn người nhận hiểu Nếu thiếu hiểu biết qua lại thơng điệp bị sai lệch Có hai rào cản ngơn ngữ dẫn đến hiểu lầm từ chuyên môn mơ hồ ngơn ngữ Ví dụ, sử dụng từ chun môn kinh tế vi mô, kinh tế vĩ mô, người truyền thơng điệp phải biết người nhận có hiểu khơng, khơng phải dùng cách giải thích khác Thơng tin q tải Thơng tin q tải xảy số lượng thông tin gửi đến người nhận vượt khả xử lý họ Mỗi nhân viên có khả xử lý thơng tin mức độ định khoảng thời gian định Khi tải thông tin xảy kéo theo tượng sai lệch diễn giải thông tin nhận nhân viên xử lý thông tin không đủ nhanh Hiện tượng nguyên nhân phổ biến gây căng thẳng thần kinh IV Các biện pháp nâng cao hiệu q trình truyền thơng tổ chức Những nhà điều hành cấp cao trọng đến truyền thông để đạt mục tiêu tổ chức Những nhà điều hành cấp cao tổ chức phải thấy truyền thông yếu tố quan trọng để đạt mục tiêu tổ chức Do họ cần phải: có kỹ truyền thông tốt, sẵn sàng cung cấp thông tin cần thiết với tư cách cá nhân, dành thời gian để nói chuyện với nhân viên, trình bày triển vọng phát triển doanh nghiệp đến nhân viên thiếu việc lắng nghe trả lời câu hỏi nhân viên Người quản lý nói phải đơi với làm Đây thước đo phẩm hạnh nhân cách người Để mang lại hiệu truyền thơng tốt nhất, người làm quản lý phải bảo đảm tính thống lời nói với việc làm, nói làm, làm đến nơi đến chốn, làm có hiệu thực chất Có vậy, người tổ chức tơn trọng, nâng cao tính đồn kết tập thể Cam kết truyền thơng hai chiều Q trình truyền thông hiệu trọng đến truyền thông từ cấp xuống cấp Muốn thành cơng phải có qn bình truyền thơng từ cấp xuống từ cấp lên Ví dụ, nhiều cơng ty sử dụng thiết bị truyền hình trực tuyến cho phép nhân viên gọi điện đặt câu hỏi nhận câu trả lời từ cấp Hay cơng ty phát triển quy trình giải phàn nàn nhanh chóng định ngày, để tiếp nhân viên, thời gian trả lời khiếu nại, phàn nàn Nhấn mạnh đến truyền thơng nói chuyện trực tiếp Lượng thơng tin lớn chuyển tải thơng qua nói chuyện trực tiếp, phù hợp với dạng thơng tin mơ hồ khơng có tính thơng lệ cao Ví dụ, nhân viên đơi lúc rơi vào tình cần phải thay đổi hay gặp rủi ro công việc Chắc chắn, họ lo lắng, băn khoăn Nói chuyện trực tiếp trường hợp cần thiết Trách nhiệm chia sẻ thông tin đến nhân viên Nhân viên thích nghe thay đổi ảnh hưởng đến họ từ người chủ doanh nghiệp từ đồng nghiệp hay từ thông tin hành lang Điều đòi hỏi người quản lý cấp cao phải chia sẻ thơng tin đầy đủ xác cho quản lý cấp trung cấp để truyền đạt đến nhân viên, giảm bớt mơ hồ thông tin cho họ Giải tin xấu Tất tổ chức có vấn đề khó khăn như: thất bại đưa sản phẩm, mạng lưới phân phối bị trì hỗn, khách hàng than phiền vấn đề tương tự Điều quan trọng phải làm để nhân viên cảm thấy thoải mái thông tin vấn đề Khi tin xấu thông báo cách thẳng thắn, nhân viên khơng cịn lo sợ thật sau tin tốt đẹp làm tăng lịng tin cho nhân viên Thơng điệp phải hướng đến đối tượng cần nghe Mỗi người khác tổ chức có nhu cầu thơng tin khác Những điều mà nhà giám sát cho quan trọng khơng quan trọng người quản lý trung gian Hay thông tin mà người lập kế hoạch sản phẩm quan tâm người kế tốn lại không quan tâm Người quản lý cần nhận biết điều thiết kế chương trình truyền thơng phù hợp Xem truyền thơng q trình liên tục Những công ty hàng đầu giới thấy rõ truyền thông cho nhân viên quy trình quản lý quan trọng Khi truyền thơng, người quản lý phải ý đến vấn đề sau: - Tính ưu tiên hợp lý định có thay đổi tổ chức - Tính chất lúc - Truyền thông liên tục - Đừng lệnh nhân viên phải cảm nhận thông tin B Giải tình Truyền thơng công cụ quan trọng để tổ chức làm quen, tiếp cận giữ mối quan hệ nhân viên với nhân hay người lý với nhân viên Khi gắn kết nhân viên công ty cách hiệu giúp cho công ty đồn kết bền vững từ cốt lõi bên Vậy nên vấn đề liện quan đến truyền thông tổ chức, phải khắc phục sớm Dựa sở lý thuyết mục A, từ khái niệm, chức năng, yếu tố cản trở truyền thơng tổ chức phần biện pháp nâng cao hiệu trình truyền thông tổ chức, em xin đề xuất số giải pháp để giải tính phần I sau: Đối với cản trở giọng nói ông Tuấn - quản lý chuyển công tác đến chi nhánh Cần Thơ công ty Thanh Hoa Hay cịn biết yếu tố ngơn ngữ yếu tố gây cản trở truyền thông Mỗi vùng miền đất nước ta có giọng nói, ngữ điệu, ngơn từ riêng biệt, góp phần cho đa văn hóa dân tộc Đó điều cần tơn trọng thay thấy khó chịu tỏ thái độ khơng hài lịng Thay đổi giọng điệu, ngơn từ lời nói việc hồn tồn Về phía ơng Tuấn, ơng khắc phục giọng nói cách nói chậm lại chất giọng địa phương mình, để nhân viên theo kịp dễ hiểu ý triển khai cơng việc ơng Và ơng Tuấn nhờ nhân viên cấp soạn thảo văn ý kế hoạch ông gửi đến người, ơng trình bày người khơng theo kịp họ theo dõi kế hoạch trình bày dạng văn Và truyền thơng từ hai phía, khơng hiểu thơng điệp, nhân viên phải có trách nhiệm phản hồi đến ông Tuấn, để ông thay đổi nhân viên khơng hiểu, có vấn đề giọng nói, nghe không rõ, cần mạnh dạn ý kiến Đây việc bình thường, mang tính chất xây dựng cho tổ chức nhằm hoàn thành tốt mục tiêu, kế hoạch triển khai Về vấn đề Vân, nộp bào báo cáo trễ cho chị Linh Trong qua trình truyền thơng, có nhiều tác nhân gây nhiễu, giảm hiệu truyền thông Trong trường hợp tiếng mưa bên ngồi Khi khơng nghe rõ, hay bị mơ hồ thơng tin Vân sử dụng đến phương tiện văn như: gửi tin nhắn SMS hay mail, giải thích để hỏi lại thời gian nộp báo cáo tránh sai sót khơng đáng có bị nhiễu q trình truyền thơng Giúp thông tin rõ ràng hơn, nâng cao hiệu công việc Mọi người không nên đổ dồn việc cho Vân, chi Vân thực tập sinh Hành động khiến Vân gặp áp lực Không mang lại hiệu cơng việc tốt cho cơng ty Thay vào đó, nhiệt tình hỗ trợ giải thích cho Vân công việc mà công ty yêu cầu Tài liệu tham khảo Giáo trình Hành vi tổ chức (2021), Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Ths Nguyễn Hữu Lam (1996), Hành vi tổ chức, Nhà xuất Thống kê 3.Robbins S.P (1999), Organizational Behavior 10 ... thơng tổ chức Những nhà điều hành cấp cao trọng đến truyền thông để đạt mục tiêu tổ chức Những nhà điều hành cấp cao tổ chức phải thấy truyền thông yếu tố quan trọng để đạt mục tiêu tổ chức Do... nhân vi? ?n, ý kiến thắc mắc hay ý tưởng họ Các chức truyền thơng Truyền thơng có bốn chức năng: kiểm sốt, động vi? ?n, biểu lộ cảm xúc thơng tin Chức kiểm soát Là chức kiểm soát hành vi nhân vi? ?n... thích cho Vân cơng vi? ??c mà cơng ty yêu cầu Tài liệu tham khảo Giáo trình Hành vi tổ chức (2021), Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh Ths Nguyễn Hữu Lam (1996), Hành vi tổ chức, Nhà xuất Thống