Báo cáo thực tập tại công ty SUPER CARGO SERVICE

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1 GVHD: Ths Trần Hữu Dũng CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY SUPER CARGO SERVICE Q trình hình thành phát triển cơng ty: 1.1.1 Khái quát công ty: Tên doanh nghiệp nước : CƠNG TY TNHH DVHH PHIM CHÍNH Tên doanh nghiệp tiếng anh : SUPER CARGO SERVICE CO., LTD Tên viết tắt : SCS CO., LTD Loại hình công ty : Công ty TNHH gôm nhiều thành viên Trụ sở đặt :Floor 04, Hoang Trieu Building, 3G Pho Quang Street, Ward 02,Tan Binh District, Ho Chi Minh City, Viet Nam Tel: 84-8-8440252 : Fax: 84-8-8440337 Email : info@supercargoservice.com Webside : www.supercargoservice.com Mã số thuế : 0305924567 Giấy phép ĐKKD số :4102064344, Ngày cấp: 10/01/2008 Nơi cấp : Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP.HCM Ngân hàng giao dịch : NH VIETCOMBANK, chi nhánh TP.HCM Tài khoản VND : 0071004578826 Tài khoản USD : 0071374578836 Swift code : BFTVVNVX007 Ngành nghề kinh doanh : Cung cấp loại dịch vụ giao nhận đường biển, đường hàng không, vận chuyển nội địa, cho th kho bãi, phân phối hàng hóa, mơi giới hải quan, đại lý hãng tàu… Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty: Cơng ty Super Cargo Service thành lập theo định số 4102064344 cấp Sở Kế Hoạch Đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh Những ngày đầu thành lập, công ty hoạt động chủ yếu lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập như: giao nhận hàng đường biển, hàng đường hàng không, khai thuế hải quan, đại lý hãng tàu…với số lượng nhân viên cơng ty Ra đời phát triển hịa theo xu hướng mở cửa hội nhập mở rộng quan hệ giao thương Việt Nam quốc gia giới, công ty SCS gặp nhiều thuận lợi để phát triển hoạt động kinh doanh thị trường rộng lớn đa dạng Tuy nhiên cơng ty gặp khơng khó khăn thương trường đầy cạnh tranh gay gắt nhiều công ty khác hoạt động ngành giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế Dù gặp khó khăn với nguồn nhân lực đào tạo bản, có trình độ, lực giải công việc tốt đặc biệt đội ngũ quản lý giàu kinh nghiệm, công ty không ngừng phát triển, mở rộng quy mô, lĩnh vực hoạt động, nâng cao sở hạ tầng, hệ thống trang thiết bị, uy tín chất lượng phục vụ ngày nâng cao Hiện nay, công ty có nhiều đại lý khắp giới có mối quan hệ rộng rãi với hãng tầu lớn như: OOCL, HANJIN, MOL, MAERSK LINE…cũng hãng hàng khơng chun chở hàng hóa như: AIR FRANCE, THAI AIRWAYS, CHINA AIRLINE…để dễ dàng cung ứng dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế cho khách hàng với dịch vụ tốt nhất, chi phí tiết kiệm nhất, khoảng thời gian ngắn mà đảm bảo an tồn mức độ cao cho hàng hóa khách hàng Nói chung, cơng ty SCS ln hoạt động hiệu với phương châm mình: “SAFE – SAVING – SWIFT” 1.2 Chức nhiệm vụ công ty: 1.2.1 Chức năng: Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Công ty SCS forwarder ( người vận chuyển hình thức ) kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế tạo điều kiện cho việc giao dịch doanh nghiệp nước dễ dàng Tạo nguồn thu lợi nhuận đáng góp phần làm giàu cho quê hương đất nước Tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động địa phương Góp phần tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp đối tác ngồi nước Đóng thuế góp phần tạo nguôn thu cho ngân sách Nhà nước 1.2.2 Nhiệm vụ: Kinh doanh mặt hàng ngành nghề đăng ký giấy phép kinh doanh Thực sách, chế độ quản lý, kinh tế tài chính, quản lý xí nghiệp giao dịch đối ngoại theo quy định pháp luật Công ty phải đảm bảo hạch toán đầy đủ theo yêu cầu quan nhà nước đồng thời thực đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế thời hạn cho nhà nước Tạo môi trường làm việc thuận lợi, chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho nhân viên đồng thời phải đảm bảo việc làm ổn định cho họ Cần có kế hoạch cụ thể việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên để nâng cao trình độ tay nghề để họ hồn thành công việc tốt Để hội nhập phát triển đất nước, công ty cần vạch kế hoạch mục tiêu phát triển lâu dài Cần tăng cường thêm sở vật chất cần thiết công việc, điều góp phần khơng nhỏ kế hoạch phát triển cơng ty Cần thường xun cập nhật đóng góp ý kiến kịp thời tiêu cực với quan có thẩm quyền hải quan, góp phần vào việc xây dựng máy nhà nước vững mạnh Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an ninh xã hội, làm trịn nghĩa vụ quốc phòng mà Nhà nước giao cho, đồng thời tạo uy tín thị trường để đối tượng đồng lòng ủng hộ tham gia vào phát triển công ty 1.3 Cơ cấu tổ chức nhân công ty: 1.3.1 Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý công ty: Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức máy quản lý cơng ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC BP KẾ TỐN TÀI CHÍNH BP.CHĂM SĨC KH BP KINH DOANH BP.ĐẠI LÝ BP CHỨNG TỪ BP.GIAO NHẬN 1.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban:  Hội đồng quản trị (board director) Là quan đứng đầu cơng ty, có vai trị quản lý điều hành hoạt động công ty, định phương hướng, nhiệm vụ phát triển công ty kế hoạch kinh doanh hàng năm, thảo luận thông qua tổng kết tài năm  Giám đốc (general director) Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Phụ trách việc quản lý điều hành công ty, chịu trách nhiệm hoat động kinh doanh công ty theo điều lệ công ty định hội đồng quản trị Bảo toàn phát triển vốn theo phương án kinh doanh hội đồng quản trị duyệt thơng qua Xây dựng trình hội đồng quản trị cấu, tổ chức quản lý, kê hoạch dài hạn hàng năm dự án đầu tư hay liên doanh, liên kết Trực tiếp phụ trách cơng tác tổ chức tiền lương, tài kế tốn  Phó giám đốc (vice directoc) Thay mặt giám đốc điều hành quản lý công ty giám đốc vắng Nghiên cứu, tập hợp văn luật, Nghị định, Thơng tư… có liên quan đến hoạt động công ty Xây dựng quy chế , định mức kinh tế, kỹ thuật, an toàn lao động Xây dựng phương án, chiến lược phát triển thị trường, mơ hình đại lý, mơi giới tình hình cạnh tranh nước giới Nghiên cứu quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn hàng hóa dịch vụ đại lý  Bộ phận kế tốn tài ( accounting department) Thu chi theo nguyên tắc, chế độ báo cáo, tốn tài kịp thời hàng năm, hàng quý Có trách nhiệm quản lý chặt chẽ đồng vốn, tăng thu, tiết kiệm chi nhằm đạt hiệu kinh tế cao Căn vào tiêu, kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch tài đồng thời thực cơng tác kế tốn cơng ty đầy đủ, kịp thời với tình hình hoạt động cơng ty Ngồi nhiệm vụ cơng việc chun mơn phịng kế tốn, phịng kế tốn cịn tham gia giải lơ hàng phịng ban khác sau:  Theo dõi ETD, ETA lô hàng server sau nhận local debit từ phịng chứng từ, kế tốn liên hệ với khách hàng lấy thông tin công ty khách hàng để ghi hóa đơn nháp, fax/email cho họ u cầu tốn Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng  Theo dõi đòi tiền khách hàng tốn/chuyển khoản cước phí local charge cho người vận chuyển  Bộ phận đại lý (Agency Department) Nhận booking khách hàng, làm đại lý cho hãng tàu nước ngồi, cập nhật thường xun lịch trình hãng tàu.Hỗ trợ cho phòng sale bảng báo giá cước vận chuyển  Bộ phận chăm sóc khách hàng (Customer service) Cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng, trợ giúp phong sales hoạt động marketing Chuẩn bị chứng từ để giao cho khách hàng, thường xuyên cập nhật bảng báo giá cước vận chuyển, phí làm dịch vụ giao nhận…  Bộ phận kinh doanh (sales department) Tìm kiếm khách hàng mới, phụ trách việc cung cấp thơng tin, báo gía cước vận chuyển giá làm thủ tục hải quan đến khách hàng  Bộ phận chứng từ (operation department ) Chuyên chứng từ xuất nhập khẩu, nhận booking khách hàng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ cho khách hàng tư vấn cho khách hàng lĩnh vực liên quan đến vận tải giao nhận  Bộ phận giao nhận (logistics department) Chuyên phụ trách làm thủ tục hải quan giao nhận hàng hóa đường hàng không đường biển Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.4 GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Tình hình hoạt động kinh doanh công ty SCS năm gần Bảng: Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2009 -2011 Năm 2009 2010 2011 Chỉ tiêu Chênh lệch 2009-2010 Chênh lệch 2010-2011 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 31,34 Doanh thu 8.599.820 9.892.130 12.992.210 1.292.310 15,03 3.100.080 Chi phí 7.784.830 8.614.740 10.663.290 829.910 10,66 2.048.550 23,78 814.990 1.277.390 2.328.920 462.400 56,74 1.051.530 82,32 611.242,5 958.042,5 1.746.690 346.800 56,74 788.647,5 82.32 Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế (ĐVT: triệu đồng) ( Nguồn: phòng kế tốn ) Biểu đồ: Kết kinh doanh cơng ty qua giai đoạn 2009-2011 Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Nghìn đồng 14,000,000 12,000,000 10,000,000 8,000,000 Doanh thu Chi phí Loi nhuan tt 6,000,000 4,000,000 2,000,000 Năm 2009 2010 2011 Bảng số liệu thể doanh thu lợi nhuận công ty tăng hàng năm tốc độ tăng khác nhau: Doanh thu năm đầu thành lập chưa cao Trong năm đầu công ty tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường đào tạo nhân sự.Với nỗ lực Ban Giám Đốc với đội ngũ nhân viên làm việc nhiệt tình, doanh thu cơng ty ngày gia tăng từ năm 2009 đến 2010 doanh thu tăng 1.292.310 nghìn đồng, chiếm tỷ lệ 15,03% lợi nhuận tăng 462.400 nghìn đồng chiếm tỷ lệ 56,74% Số lượng khách hàng công ty ngày gia tăng, đội ngũ nhân viên ngày củng cố vững vàng Công ty có chỗ đứng ổn định thị trường nâng cao uy tín.Ngồi khách hàng cũ, cơng ty khơng ngừng có khách hàng tin dùng dịchvụ, điều thể bước tiến công ty qua thời gian Mặc dù cuối năm 2010, ảnh hưởng khủng hoảng tài giới có tác động mạnh mẽ đến tất doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lĩnh Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng vực xuất nhập công ty cố gắng vượt qua ảnh hưởng đó.Với nỗ lực đến cuối năm 2010 lợi nhuận tiêu cuối năm 2010 đạt gần 958.042,5 nghìn đồng) Đến đầu năm 2011, doanh nghiệp phát huy tinh thần gia tăng số lượng khách hàng, không ngừng nâng cao sở hạ tầng, gia tăng đội ngũ nhân viên nhằm đạt lợi nhuận tiêu 1.746.690 nghìn đồng Tuy nhiên ảnh hưởng kinh tế giới năm 2011 ảnh hưởng không nhỏ đến phát triển công ty Mặc dù vậy, công ty mang doanh thu 12.992.210 nghìn đồng tăng 3.100.080 nghìn đồng so với năm 2010, mức tăng doanh thu chiếm tỷ lệ 31,34% doanh thu 2010 Supercargo công ty trẻ ngành vận tải giao nhận, hứa hẹn phía trước cịn nhiều.Với cơng ty đạt qua năm cố gắng không ngừng phát triển, công ty ngày lớn mạnh vững vàng ngành vận tải giao nhận 1.5 Thuận lợi khó khăn cơng ty năm qua 1.5.1 Thuận lợi  Công ty lãnh đạo sáng suốt ban quản trị đầy kinh nghiệm động Họ nhậy bén nắm bắt thay đổi thị trường nhanh chóng đưa biện pháp thích ứng với thay đổi liên tục đó, giúp đáp ứng nhu cầu thị trường, đem lại hiệu cao kinh doanh làm hài lịng khách hàng  Cơng ty có cấu tổ chức hoạt động phù hợp Đội ngũ nhân viên nổ, nhiệt tình lợi cạnh tranh cơng ty Họ ln hồn thành cơng việc với tinh thần trách nhiệm cao, góp phần to lớn việc nâng cao uy tín cho cơng ty Ln có mối quan hệ chặt chẽ nhân viên với công ty từ phận chứng từ đến phận kế toán phận kinh doanh Bộ phận giao nhận gồm nhân viên trẻ, nhiệt tình tốt nghiệp trường đại học, cao đẳng Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng chuyên ngành, nắm vững nghiệp vụ hải quan có mối quan hệ tốt với cán hải quan quan nhà nước có liên quan đến hoạt động xuất nhập hàng hóa Bên cạnh đó, cơng ty thu hút lượng sinh viên thực tập hàng năm đơng, nhờ cơng ty tận dụng lựa chọn nhân viên có khả nguồn nhân lực đầy tiềm  Hầu hết đội ngũ cán cơng ty có lực, đào tạo nghiệp cao, có kiến thưc trình độ sâu rộng lĩnh vực xuất nhập Một số nhân viên tự bố trí xếp thời gian cách hợp lý để tiếp tục nâng cao trình độ, kiến thức mà không ảnh hưởng đến công việc chung công ty Hàng năm việc đề bạt thăng chức ban lãnh đạo cấp ý nhiều hơn, nhiều nhân viên trẻ có đầy đủ khả để hoàn thành nhiệm vụ phân công nhiệm vụ phù hợp Những thay đổi tác động tốt đến hiệu hoạt động công ty, làm tăng doanh thu, tăng lợi nhuận góp phần nâng cao đời sống tồn thể cơng nhân viên, cán cơng ty nên nhân viên ln hết lịng cơng việc  Cơ sở vật chất công ty trang bị tiện nghi, đại phục vụ tốt cho việc hoạt đơng kinh doanh cơng ty Văn phịng làm việc với đầy đủ máy chuyên dùng văn phòng ( máy in, máy fax, photocopy…), dụng cụ văn phịng, số lượng máy vi tính cơng ty cung cấp đầy đủ cho nhân viên, nhờ đem lại hiệu công việc cao tiết kiệm thời gian  Tên tuổi công ty khẳng định thương trường chất lượng dịch vụ hiệu hoạt động cao: vừa nhanh, vừa tiết kiệm chi phí mà đảm bảo an tồn cho hàng hóa nên tín nhiệm nhiều khách hàng nội địa đối tác nước  Mối quan hệ rộng rãi ban giám đốc với khả giao tiếp đội ngũ sales lợi lớn hỗ trợ cho công tác khai thác thương vụ đạt hiệu Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng nhận lớn, có đầy đủ trang thiết bị đại phục vụ cho giao nhận đội xe đầu kéo, kho bãi chưa đủ lớn…Vì để tạo vị vững thương trường khó khăn cho cơng ty  Cơng ty cịn phụ thuộc nhiều vào đối tác cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa thiếu kho bãi chứa hàng đội xe vận chuyển riêng, nên dẫn đến số trường hợp phải trả mức chi phí cao, tình bị động phải chờ xe, gây chậm trễ khơng thuận lợi giao nhận hàng hóa  Đối với cơng tác thủ tục hải qun cịn khoản tiền tiêu cực cho nhân viên hải quan nhân viên cảng tình làm thủ tục hải quan nên làm giảm lợi nhuận dễ ảnh hưởng xấu đến nhân viện trực tiếp thực mà không trung thực kê khai vượt số tiền chi Việc lãnh đạo công ty khó kiểm sốt Ngồi ra, thủ tục hải quan rườm rà, rắc rối, gây thời gian cho việc cung dịch vụ doanh nghiệp Đặc biệt hàng nhập khẩu, lô hàng đơn giản thông thường phải hai ngày hoàn thành xong thủ tục hải quan để nhận hàng Bên cạnh đó, việc xin cấp giấy phép Bộ Cơng Thương, xin cấp C/O cho hàng xuất, đăng ký giám định mẫu, đăng kiểm xe,… gây khơng khó khăn cho doanh nghiệp, nhiều thời gian  Pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất nhập hàng hóa có q nhiều văn hướng dẫn thay thế, cơng ty khơng thể cập nhật bao qt tồn dẫn đến cịn có sai sót cơng việc, làm chậm tiến trình làm việc ảnh hưởng đến uy tín cơng ty  Cơng ty phải đối mặt với vấn đề thiếu nhân lực phòng ban như: phòng sales, chứng từ… Việc tuyển mộ nhân viên có lực vấn đề khó khăn đòi hỏi nhiều thời gian ban lãnh đạo, tuyển nhân viên khơng lành nghề việc đào tạo lại từ đầu vấn đề thời gian Trong cơng ty khơng có phịng nhân sự, hoạt động liên quan đến quản lý, ngoại giao, đào tạo ban giám đốc phụ trách nên khó giải nhanh vấn đề Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp  GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Cơng tác nghiên cứu thị trường tìm đối tác cịn yếu khơng có phịng marketing, nên công ty chủ yếu làm ăn với đối tác quen thuộc, lâu năm Các mối quan hệ với khách hàng chủ yếu dựa quen biết ban giám đốc, cộng thêm việc thiếu quảng bá hình ảnh cơng ty SCS nên khó mở rộng thêm quan hệ với khách hàng Những lô hàng nhập chủ yếu với quy mô hàng nhỏ lẻ, hàng định số lượng khơng nhiều nên khó mở rông quy mô hoạt động công ty 1.6 Phương hướng hoạt động công ty thời gian tới - Tìm kiếm tiếp cận thêm nhiều thị trường tiềm năng, tạo điều kiện để công ty phát triển lâu dài hiệu - Đầu tư thêm loại hình vận tải đường dài để đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng mặt vận chuyển phát triển mở rộng mạng lưới kho bãi vùng kinh tế trọng điểm nước - Đổi nâng cao thêm chất lượng dịch vụ để ngày thỏa mãn nhu cầu khách hàng Tạo lập vị thương hiệu dịch vụ riêng ngành vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập - Tuân thủ sách, chế độ quản lý kinh tế, giao dịch hành nhà nước Việt Nam - Cố gắng phát triển việc giao nhận hàng hóa container - Tìm kiếm thêm khách hàng mới, đẩy mạnh phát triển phịng sales phịng sales cịn yếu lĩnh vực tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm cho công ty Đẩy mạnh hoạt đông marketing quốc tề nhằm mở rộng thị trường tiềm - Thiết lập nhiều chế độ quan tâm khách hàng cũ, ưu đãi khâu báo giá dịch vụ cho khách hàng mới, hạ giá thành chi phí đến mức thấp để thu hút khách hàng nhiều phía Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp - GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Duy trì tuyến đường cũ Thái Lan, Indonesia, Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan, Úc, Balan… Mở thêm tuyến đường Châu Âu với chi phí rẻ nhờ có trợ giúp từ phía đối tác Châu Âu lượng khách hàng cố định - Mở rộng mối quan hệ với hãng tàu nhằm dành khoản hoa hồng thuê tàu - Tuyển dụng thêm lực lượng lao động có chun mơn cao, cắt giảm lực lượng lao động hiệu Đầu tư phát triển người hướng đến chun mơn hóa chun nghiệp hóa - Mở rộng mạng lưới công nghệ thông tin, ứng dụng sâu vào quản lý cung ứng dịch vụ - Đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh: ngồi việc tập trung phát triển ngành nghề truyền thống Công ty mở rộng đầu tư, kinh doanh sang ngành nghề xuất nhập khẩu, dịch vụ chuyển phát nhanh, dịch vụ quản lý kho bãi… 2.1 CHƯƠNG 2: TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN BẰNG ĐƯỜNG BIỂN Ở CÔNG TY SUPER CARGO SERVICE Giới thiệu chung phịng giao nhận Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp  GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Phòng giao nhận: đời từ ngày đầu thành lập công ty phận chuyên đảm trách việc giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển đường hàng không  Làm thủ tục hải quan xuất nhập hàng hóa Thu gom hàng lẻ, hàng nguyên container, hàng phi mậu dịch từ nhập đến xuất Liên hệ với hãng tàu để mượn container cược container có số lượng hàng nhiều yêu cầu hàng đóng container Thực hợp đồng xuất nhập ủy thác xuất nhập theo đơn đặt hàng khách hàng  Bên cạnh phòng giao nhận phối hợp với đội vận chuyển để điều động lên lịch trình hợp lý cho đội xe nhằm tiết kiệm chi phí xăng dầu, phí cầu đường tăng luân chuyển lượt xe để tăng doanh thu cho công ty Chiu trách nhiệm duyệt lệnh, gia hạn lệnh, phân phối công việc cụ thể hợp lý cho đội xe  Công việc cụ thể nhân viên giao nhận xuất nhập khẩu:  Gửi thư chào hàng, chào giá (phòng sales đảm trách nhiệm vụ này, đơi nhân viên phịng giao nhận tìm kiếm khách hàng cho riêng mình)  Tư vấn cho khách hàng thị trường mới, điều kiện giao nhận  Lên chứng từ tờ khai hải quan, packinglist, invoice…  Làm thủ tục hải quan khách hàng ủy thác  Theo dõi q trình vận chuyển hàng hóa tới cảng đích liên hệ với đại lý nước  Chuẩn bị phương tiện vận tải để đưa hàng kho sau làm thủ tục hải quan hàng nhập đưa hàng tới cảng hàng xuất theo ủy thác khách hàng Sơ đồ 2: Quan hệ Phòng giao nhận với bên liên quan Cơ quan quản lý XNK - Cơ quan cấp giấy phép XNK - Hải quan Nghiệp vụ giao nhận - Cơ quan y tế, kiểm dịch - Cảng vụ hàng hóa NK container - Thuế vụ - Lãnh sự, phòng thương mại đường biển Trang 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phòng Giao Nhận Người gửi thực (xuất)tập tốt nghiệp Báo cáo Đại lý giao nhận 2.2 Công ty Super Cargo Service Cảng Người nhận (nhập) GVHD: Ths Trần Hữu Dũng - Tổ chức dịch vụ - Công ty vận tải - Đại lý tàu biển - Công ty bảo hiểm - Cơ quan giám định kiểm nghiệm - Cung ứng tàu biển - Chủ kho bãi - Ngân hàng tổ chức tài Cơ cấu tổ chức phòng giao nhận 2.2.1 Sơ đồ cấu trúc phòng giao nhận Sơ đồ : Cấu trúc Phòng giao nhận Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 16 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Manager Logistics Dept (1) Sales in door (3) Doc (2) Staff (6) Staff (6) Staff (6) Co-ordinate (3) Staff (6) Supervisor (4) Staff (6) Staff (6) 2.2.2 Chức nhiệm vụ người  Manager Log Dept: Chịu trách nhiệm cho phòng logistics - Phụ trách quan hệ đối ngoại: Hải quan, điều độ khách hàng, đối tác - Phụ trách đối nội: Report cho ban giám đốc (monthly), định hướng hoạch định chiến lược phát triển nguồn khách hàng  Supervisor Log Dept: Phụ trách mảng đối nội cho phòng logistics - Phụ trách quan hệ đối ngoại: dự bị chp trưởng phòng (optional) - Phụ trách đối nội: sales in door, tham gia điều phối chung (chứng từ, xếp staff, con’t…)  Sales co-ordinator: (Điều phối) - Điều phối chứng từ Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 17 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Điều phối xe - Điều phối booking, đổi lệnh - Contact tham gia chăm sóc khách hàng GVHD: Ths Trần Hữu Dũng  Sales in door: phát triển nguồn khách hàng (sales khách hàng)  Doc (chứng từ): prepare toàn chứng từ cho phong logistics  Nhân viên trường: thực công việc trường theo điều phối chung 2.3 Kế hoạch mục tiêu phát triển phòng năm 2012 2.3.1 Mục tiêu:  Đạt lợi nhuận gộp: 70000 USD/Năm  Chuẩn hóa đội ngũ logistics  Tạo mối quan hệ tốt với quan ban ngành (Hải quan, VCCL, VHTT …)  Từng bước trở thành nhà cung cấp dịch vụ giao nhận – hải quan chuyên nghiệp  Giữ vững nguồn khách hàng hỗ trợ tốt cho phận khác hoàn thành mục tiêu chung cơng ty 2.3.2 Kế hoạch  Chăm sóc khách hàng: - Tặng quà cho khách hàng mà công ty thường xuyên cung cấp dịch vụ vào dịp lễ tết - Hàng tháng liên lạc với khách hàng mà công ty cung cấp dịch vụ để biết phản hồi khách hàng chất lượng dịch vụ nào? - Gởi form cho khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ (form đánh giá khách hàng gởi thẳng đến địa email đường bưu điện tới địa ban giám đốc) - Xây dựng form khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ trưởng phận ban giám đốc thực hiên - Xây dựng lại bảng gía cho khách hàng (ban giám đốc kiểm tra) log dept thực Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 18 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng - Xây dựng bảng gía chuẩn gồm có chuẩn tariff, chuẩn forwarder, chuẩn lưu hành nội Do tano & log thực  Tìm kiếm thêm khách hàng thơng qua gửi email, gọi điện thoại cho khách hàng Liên lạc với sales hàng tuần để chào giá khách hàng sử dụng cước Tìm kiếm forwarder có u cầu dịch vụ giao nhận, tập trung vào forwarder nước ngồi thơng qua giới thiệu lãnh đạo  Tạo dựng mối quan hệ tốt với hải quan cảng, hải quan sân bay, bãi hãng tàu, nhà xe container, xe tải, đóng gói, đóng kiện, bao bì, kho bãi, kho lạnh, cẩu chuyên dụng, xe nâng, hạ, vận chuyển nội địa…  Các nhân viên trường phải thường xuyên cập nhật quy định văn mà quan nhà nước ban hành để thông báo cho khách hàng  Đào tạo nâng cao nghiệp vụ giao nhận cho nhân viên phòng giao nhận để nâng cao chất lượng công việc 2.4 Hoạt động giao nhận hàng đường biển 2.4.1 Nếu hàng nhập phải lưu kho, bãi cảng  Nhận hàng từ tàu  Trước dỡ hàng từ tàu, tàu đại lý phải cung cấp cho cảng lược khai hàng hóa, sơ đồ hầm tàu để cảng quan chức khác như: hải quan, phòng độ cảng, cảng vụ tiến hành thủ tục cần thiết bố trí phương tiện làm hàng  Cảng đại diện tàu kiểm tra lại tình trạng hầm tàu Nếu thấy hầm tàu ẩm ướt, hàng tình trạng lộn xơn hay hư hỏng, mát phải lập biên để bên ký Nếu tàu không chịu ký vào biên bản, phải mời quan giám định vinacontrol, lập biên tiến hành dỡ hàng  Dỡ hàng cần cẩu tàu cảng xếp lên phương tiện vận tải để đưa hàng kho, bãi Trong lúc dỡ hàng, đại diện tàu nhân viên giao nhận kiểm đếm phân loại hàng, kiểm tra tình trạng hàng ghi vào Tally sheet Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng  Hàng xếp lên xe tải để vận chuyển kho theo phiếu vận chuyển có ghi rõ số lượng, loại hàng, số B/L  Cuối ca xếp hàng xong, cảng đại diện tàu phải đối chiếu số lượng hàng giao nhận ký vào Tally sheet  Lập biên bàn kết toán nhận hàng với tàu Tally sheet Cảng tàu ký vào biên kết toán này, xác định số lượng hàng thực giao so với Cargo Manifest B/L  Lập chứng từ cần thiết lúc giao nhận như: bảng kiểm hàng đổ vỡ hư hỏng ( hàng bị hư hỏng ), hay yêu câu tàu cấp giấy chứng nhận hàng thiếu CSC (certificate of shortlanded cargo) tàu giao hàng bị thiếu so với lược khai hàng tàu lập nói lên chủng loại, số lượng hàng chở tàu cảng  Giao hàng cho chủ hàng  nhận thông báo tàu đến, chủ hàng phải mang B/L gốc, giấy giới thiệu quan tới hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) hãng tàu đại lý giữ lại B/L gốc trao 03 D/O cho người nhận hàng  Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ lấy biên lai  Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 03 D/O Invoice Packing List đến văn phòng quản lý tàu cảng đăng ký xác nhận D/O tìm vị trí hàng, lưu 01 D/O  Chủ hàng mang 02 D/O lại đến phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận giữ 01 D/O làm 02 phiếu xuất kho cho chủ hàng  Làm thủ tục hải quan theo bước sau:  Khai hải quan: theo mẫu quy định tổng cục hải quan (đính kèm tài liệu)  Nộp xuất trình hồ sơ hải quan  Tiếp nhận kiểm tra hồ sơ  Xuất trình kiểm tra hàng hóa Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 20 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng  Tính thơng báo thuế Chủ hàng ký nhận vào giấy thơng báo thuế (có thể nộp vòng 30 ngày) yêu cầu chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan Thời hạn để hoàn thành thủ tục hải quan 30 ngày, kể từ ngày hàng đến cửa ghi B/L Sau hải quan xác nhận “Đã hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng màng hàng khỏi cảng mang kho riêng 2.4.2 Nếu hàng nhập khơng lưu kho bãi cảng Khi chủ hàng có khối lượng hàng lớn (05 10 ngàn trở lên) chiếm toàn hầm hàng tàu (thuê tàu chuyến), hàng rời phân bón, xi măng… chù hàng người chủ hàng ủy thác đứng giao nhận trực tiếp với tàu Trước nhận hàng chủ hàng phải hoàn tất thủ tục hải quan traao cho cảng B/L, D/O Sauk hi đối chiếu với manifest, cảng lập hóa đơn cước phí bốc xếp cấp lệnh giao hàng thẳng để chủ hàng xuất trình nhân viên giao nhận cảng tàu để nhận hàng Sau nhận hàng, chủ hàng nhân viên giao nhận cảng ký tổng kết giao nhận xác nhận số lượng hàng giao phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho Đối với tàu, chủ hàng phải lập Tally sheet  Đối với hàng nguyên container (FCL/FCL)  Khi nhận thông báo tàu đến (Notice of arrive), chủ hàng mang B/L gốc giấy giới thiệu quan đến hãng tàu để lấy D/O  Chủ hàng mang D/O đến hải quan để làm thủ tục đăng ký kiểm hóa (chủ hàng đề nghị đưa container kho riêng để kiểm tra hải quan phải trả vỏ container hạn, khơng bị phạt lưu giữ container q hạn, vịng 07 ngày khơng bị phạt gọi free time) Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 21 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng  Sau hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang chứng từ nhận hàng D/O đến văn phòng quản lý cảng để xác nhận D/O  Lấy phiếu giao nhận container nhận hàng  Đối với hàng lẻ (LCL/LCL) Chủ hàng mang B/L gốc vận đơn tập thể (House B/L) đến hãng tàu, đại lý người thu gom hàng lẻ để lấy D/O Sau nhận hàng trạm hàng lẻ CFS (Container Freight Station) cảng quy định làm thủ tục 2.4.3 Thuận lợi khó khăn hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập phịng giao nhận  Thuận lợi:  Tạo mối quan hệ hợp tác tôt với hãng tàu để hưởng giá ưu đãi  Mở rộng mối quan hệ hợp tác làm ăn ngày có nhiều khách hàng biết đến công ty giao nhận SCS  Có đội ngũ nhân viên động, nhiệt tình, nhạy bén, xử lý tỉnh bất ngờ, giải xử lý nhanh chóng gặp trục trặc tham vấn giá, áp giá thuế, gặp trục trặc xin giấy phép công thương,…đều nhân viên xử lý nhanh, xuất nhập hàng nhanh chóng khiến cho khách hàng vui lịng tạo niềm tin cho khách hàng  Có số lượng lớn khách hàng quen thuộc Lý Sinh Công, Nam Trinh, CPVN, Ngô Vy, Điện Sáng,…càng tạo thêm vị đứng SCS thường trường không sợ đối thủ cạnh tranh khác lôi kéo khách hàng  Nhận xuất hàng nguyên Cont, thu gom hàng lẻ vào Cont tránh tình trạng rủi ro gây tổn thất hàng hóa, đảm bảo an tồn cho hàng hóa  Có đội xe vận chuyển quen thuộc cho cơng ty nên dễ dàng điều động để lấy hàng giao cho khách hàng kịp cấm tải, áo thể chạy cấm tải, biết nhiều lối dành cho xe chở hàng, giao hàng co khách hàng điểm hẹn quy định trước, tăng thêm hài lòng nơi khách hàng Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 22 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng  Có vị trí thuận lợi nằm gần cảng lớn như: Cảng Tân Cảng, Sân Bay Tân Sơn Nhất, dịch vụ chuyển phát nhanh, bưu điện,…dễ dàng việc tìm kiếm khách hàng cho dịch vụ  Phí dịch vụ vận chuyển ln tạo cạnh tranh với cơng ty khác có chức dịch vụ  Chất lượng tốc độ dịch vụ nhanh chóng giúp khách hàng tiết kiệm thời gian chi phí, tranh thủ nắm bắt thời kinh doanh Do uy tín trách nhiệm cơng ty ln khách hàng tín nhiệm sau hợp tác Điều tạo thuận lợi lớn cho than công ty tồn phát triển, số khách hàng tìm đến cơng ty để hợp tác thực dịch vụ nguyên nhân này, đối tác khách hàng thuê dịch vụ cơng ty giới thiệu nhờ uy tín trách nhiệm cơng ty mà họ tìm đến  Khó khăn Lợi nhuận từ hoạt động giao nhận hàng XNK qua dịch vụ giao nhận đem lại chưa cao vì: - Hàng lẻ nhiều giá chi phí rẻ hàng nguyên cont - Còn hạn chế mặt hàng đơn đặt hàng chủ yếu khách hàng chủ yếu mặt hàng phụ tùng máy móc, hàng thuy sản, vải,…những mặt hàng dù xuất hay nhập nhiều lại đem lại lợi nhuận chưa cao tình chi phí gia thấp (giá thủ tục hải quan thường thấp so với thị trường) - Cứng nhắc vấn đề hỗ trợ tài cho khách hàng sách cơng ty đề không để khách hàng nợ thời gian khủng hoảng kinh tế, mà lượng khách hàng giảm bớt quý 1-2011 - Hạn chế vấn đề kho bãi kho bãi cơng ty chưa đủ lớn nên công ty phải tốn khoản tiền cao để thuê kho bãi bảo quản hàng hoá Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 23 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp - GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Hạn chế kỹ nghiệp vụ phần lớn nhân viên giao nhận cịn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm việc giải rủi ro phát sinh làm hàng - Cơng nghệ thơng tin cơng ty cịn nhiều hạn chế Ngồi trang web SCS, cơng ty chưa đầu tư mạnh mảng Khách hàng muốn theo dõi thông tin lô hàng gặp nhiều khó khăn - Do tính khơng ổn định hệ thống pháp luật Việt Nam, nên khơng khách hàng nhân viên công ty không nắm bắt kịp quy định phủ gây khó khăn cho việc chuẩn bị giấy tờ cần thiết thông quan cho lô hàng CHƯƠNG 3: DỰ KIẾN ĐỀ TÀI CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP 3.1 Lý chọn đề tài Ngày nay, xu hội nhập kinh tế quốc tế khu vực mối quan hệ quốc gia phương diện kinh tế ngày trở nên gắn bó với Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 24 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Đặc biệt ngoại thương - hoạt động đóng vai trò quan trọng việc phát triển kinh tế, góp phần nâng cao vị quốc gia thị trường quốc tế Trong thập niên gần đây, gia tăng thương mại cách mạnh mẽ quốc gia châu lục kéo theo phát triển mạnh mẽ phương thức vận tải hàng hóa, điển hình phương thức giao nhận hàng hóa container đường biển Riêng Việt Nam, thành viên Hiệp Hội Thương mại Quốc Tế (WTO), lại phải chuẩn bị thật tốt nghiệp vụ ngoại thương, buôn bán quốc tế, phương thức vận tải đặc biệt phương thức giao nhận hàng hóa container đường biển, để theo kịp tốc độ phát triển kinh tế nước tương lai Bên cạnh đó, nước ta nước có bờ biển dài - 3.260 km với nhiều sông lớn sông Hồng, Thái Bình, Đồng Nai, Cửu Long có vịnh tự nhiên kín gió Vũng Tàu, Hạ Long, Cam Ranh nên có nhiều điều kiện để xây dựng cảng biển lớn Mặt khác, nước ta nằm tuyến vận tải quan trọng từ Thái Bình Dương sang Ấn Độ Dương, từ biển Đơng sang Thái Bình Dương nên vận tải biển lớn Tất yếu tố hứa hẹn Việt Nam trở thành quốc gia mạnh thương mại, hội phát triển cho ngành vận tải hàng hóa, đặc biệt container Xuất phát từ lợi có để phù hợp với tình hình, xu chung nhu cầu vận tải hàng hóa container giới, nước ta, năm gần xuất nhiều công ty giao nhận đại lý hãng tàu Công ty Super Cargo Service công ty hình thành từ xu đó, với nghiệp vụ cung cấp dịch vụ giao nhận hàng xuất - nhập container đường biển Bên cạnh đó, năm qua, công ty đạt nhiều kết hoạt động kinh doanh khả quan Do đó, kiến thức học kinh nghiệm thực tế tích lũy q trình thực tập công ty Super Cargo Service, định chọn đề tài: “Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập container đường biển” làm Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 25 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng đề tài tốt nghiệp Thơng qua đề tài này, góp phần giúp cho nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập container đường biển cơng ty thêm hồn thiện, cơng việc kinh doanh ngày mở rộng, tạo, cố nâng cao uy tín cơng ty tất thị trường nước 3.2 Tên đề tài Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập container đường biển Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa NK container đường biển Trang 26 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... gửi thực (xuất )tập tốt nghiệp Báo cáo Đại lý giao nhận 2.2 Công ty Super Cargo Service Cảng Người nhận (nhập) GVHD: Ths Trần Hữu Dũng - Tổ chức dịch vụ - Công ty vận tải - Đại lý tàu biển - Công. .. luanvanchat@agmail.com Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng Phụ trách việc quản lý điều hành công ty, chịu trách nhiệm hoat động kinh doanh công ty theo điều lệ công ty định hội đồng.. .Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: Ths Trần Hữu Dũng 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty: Công ty Super Cargo Service thành lập theo định số 4102064344