Tổng quan về Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Sơ đồ tổ chức Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Ban lãnh đạo Viện 2 nhận thức rõ vai trò và lợi ích của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc đảm bảo tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động và các quy định pháp luật, cũng như tính chính xác của số liệu Hệ thống KSNB của Viện 2 hoạt động tương đối hiệu quả qua 5 bộ phận: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, nhằm đạt được các mục tiêu và hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, hệ thống KSNB vẫn gặp phải một số hạn chế đáng kể Tác giả sẽ trình bày kết quả khảo sát kết hợp với quan sát thực tế tại đơn vị.
2.2.1Mô tả quá trình khảo sát
Thu thập thông tin về cách tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời phân tích và đánh giá hệ thống này để xác định các ưu điểm và nhược điểm của nó.
Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với hoạt động của đơn vị.
2.2.1.2Đối tượng phỏng vấn khảo sát Đối tượng khảo sát là lãnh đạo trung tâm, trưởng phó phòng, trưởng phó bộ môn, chủ nhiệm đề tài dự án, kế toán đề tài, kế toán trưởng của các trung tâm và nhân viên. 2.2.1.3Nội dung khảo sát
Dựa trên năm bộ phận của INTOSAI 2004, tác giả đã thiết kế câu hỏi khảo sát với năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, và các hoạt động kiểm soát Trong đó, tác giả đặc biệt nhấn mạnh đến các hoạt động kiểm soát liên quan đến tiền lương, kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài, cũng như kiểm soát sản xuất Cuối cùng, thông tin truyền thông và giám sát cũng được xem xét để đảm bảo tính toàn diện của quá trình kiểm soát.
Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Mô tả quá trình khảo sát
Thu thập thông tin về cách tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ là cần thiết để phân tích và đánh giá hiệu quả của hệ thống này, từ đó xác định những ưu điểm và nhược điểm của nó.
Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với hoạt động của đơn vị.
2.2.1.2Đối tượng phỏng vấn khảo sát Đối tượng khảo sát là lãnh đạo trung tâm, trưởng phó phòng, trưởng phó bộ môn, chủ nhiệm đề tài dự án, kế toán đề tài, kế toán trưởng của các trung tâm và nhân viên. 2.2.1.3Nội dung khảo sát
Dựa trên năm bộ phận của INTOSAI 2004, tác giả đã thiết kế câu hỏi khảo sát với năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, và các hoạt động kiểm soát Trong đó, tác giả đặc biệt nhấn mạnh đến hoạt động kiểm soát tiền lương, kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài, cùng với hoạt động kiểm soát sản xuất Cuối cùng, thông tin truyền thông và giám sát cũng được đề cập như những yếu tố quan trọng trong quá trình kiểm soát.
Tác giả đã thu thập các chính sách, quy định và quy chế liên quan, sau đó thiết kế 63 câu hỏi khảo sát dựa trên năm yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo tiêu chuẩn INTOSAI 2004 Tiếp theo, tác giả gửi bảng câu hỏi đến các Trung tâm và thảo luận với các kế toán trưởng, đồng thời thực hiện quan sát thực tế công việc hàng ngày tại trụ sở chính của Viện 2.
Kết quả khảo sát
Trong khảo sát, tổng số phiếu gửi đi là 124 và số phiếu nhận được cũng là 124 Dựa trên 124 phiếu trả lời, tác giả đã tiến hành thống kê kết quả (được trình bày chi tiết trong phần phụ lục) và từ đó đưa ra đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.2.2.1Thực trạng về môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức.
Tính chính trực và giá trị đạo đức của những người tham gia vào quá trình kiểm soát là yếu tố quan trọng nhất để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Kết quả khảo sát cho thấy 100% ý kiến đều khẳng định rằng Viện 2 yêu cầu tất cả cán bộ phải có thái độ cư xử chuẩn mực đạo đức trong công việc.
Kết quả khảo sát cho thấy 100% lãnh đạo của Viện 2 rất quan tâm đến việc truyền đạt chuẩn mực đạo đức và quy chế, quy định, cũng như việc học tập và phấn đấu theo gương Bác Hồ Tất cả các đơn vị và trụ sở chính của Viện 2 đều đã gắn bảng nội quy cơ quan tại sảnh ra vào, đồng thời các quy chế và quy định cũng được công bố trên trang thông tin điện tử của Viện.
2 Trong lễ tổng kết hằng năm của Viện 2, chủ tịch công đoàn luôn phát động phong trào xây dựng công đoàn vững mạnh.
Để nâng cao tính chính trực và giá trị đạo đức trong hành động và lời nói của ban lãnh đạo, Viện 2 đã thành lập ban thanh tra nhân dân nhằm ghi nhận ý kiến phản ánh của nhân viên về ban lãnh đạo cũng như các vi phạm nội quy.
Theo khảo sát, 94% cán bộ công nhân viên đồng ý rằng lãnh đạo cần thực hiện tính chính trực trong cả lời nói và việc làm Điều này cho thấy sự quan trọng của việc duy trì đạo đức và minh bạch trong công việc.
100% phiếu trả lời cho thấy cơ quan đã áp dụng biện pháp xử phạt đối với nhân viên vi phạm quy tắc và nội quy Nội dung xử phạt được quy định bằng văn bản và nằm trong quy chế của Viện 2 Tuy nhiên, các hình thức xử phạt hiện tại vẫn còn chung chung, chưa có quy định chi tiết cho từng trường hợp cụ thể.
Cam kết năng lực và chính sách nhân sự
Theo khảo sát, hơn 89% người tham gia cho rằng Viện 2 đã xây dựng quy định chi tiết về tuyển dụng nhân viên mới, bao gồm tiêu chuẩn cho cán bộ nghiên cứu khoa học và kế toán Đặc biệt, gần 98% đồng ý rằng Viện 2 tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa học ngắn hạn và tập huấn Đối với đào tạo cán bộ nghiên cứu khoa học, 100% phiếu trả lời đều khẳng định sự quan tâm của lãnh đạo đối với việc nâng cao năng lực và kiến thức chuyên môn Trong các buổi lễ tổng kết cuối năm, Viện 2 thường xuyên thông báo về số lượng cán bộ khoa học đang được đào tạo ở nước ngoài và kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo, góp phần xây dựng một lực lượng nghiên cứu viên vững mạnh cho Viện.
Hình 2.2: Thống kê trình độ nhân sự của Viện 2 đến ngày 01/03/2014 (Nguồn từ Văn phòng Viện 2)
Việc tuyển dụng cán bộ cho bộ phận hành chính và quản lý mạng tại Viện 2 hầu như không diễn ra, với phần lớn nhân sự được điều chuyển từ các phòng ban khác Kết quả khảo sát cho thấy hơn 68% người được hỏi cho biết cơ quan không có kế hoạch đào tạo cho bộ phận này Viện 2 chỉ tổ chức đào tạo theo nhu cầu công việc cụ thể của từng phòng ban, mà không có kế hoạch đào tạo hàng năm hay chương trình phổ biến như đối với cán bộ nghiên cứu khoa học.
Kết quả khảo sát cho thấy, hơn 63% cán bộ biết đến văn bản quy định yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí chủ chốt, điều này cho thấy văn bản chưa được phổ biến rộng rãi Đối với tiêu chuẩn nghiệp vụ kế toán, có tới 74% người tham gia trả lời “không” biết về quy định này, trong khi chỉ 26% cho rằng họ “không biết”.
Theo khảo sát, gần 15% ý kiến cho rằng việc bố trí nhân sự ở các vị trí Trưởng phòng Nhân sự và Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính không phù hợp với chuyên môn đào tạo của họ.
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Viện trưởng thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện đề tài tại các Trung tâm và gặp gỡ nhân viên để động viên tinh thần làm việc Ban lãnh đạo cũng theo dõi và đôn đốc các chủ nhiệm hoàn thành công việc, duy trì sự tiếp xúc thường xuyên với nhân viên Kết quả khảo sát cho thấy 88% ý kiến cho rằng Ban lãnh đạo thường xuyên giao tiếp với nhân viên, đồng thời 88% cũng cho biết Ban lãnh đạo thường tổ chức cuộc họp với các thành viên đề tài để lắng nghe phản ánh và tìm hướng giải quyết trong quá trình thực hiện và thanh toán.
Cuối mỗi tháng, Ban Lãnh đạo Viện tổ chức họp giao ban với Giám đốc các đơn vị trực thuộc và Trưởng phòng Tại cuộc họp, các đơn vị báo cáo chi tiết tình hình hoạt động trong tháng qua, trong khi Viện trưởng lắng nghe và giao nhiệm vụ cho tháng tới.
Viện không chỉ tập trung vào mục tiêu chung mà còn xác định mục tiêu cụ thể cho từng năm Chẳng hạn, vào năm 2014, Viện đã khởi xướng khẩu hiệu “Đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả hợp tác nghiên cứu, sản xuất với địa phương, doanh nghiệp” Kết quả khảo sát cho thấy 100% người tham gia đều đồng ý với mục tiêu này.
Sự phân chia quyền hạn
Theo khảo sát, 100% các đơn vị đều có sơ đồ tổ chức Để thuận tiện cho việc trình ký tại trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc, Viện 2 đã phát thông báo phân công nhiệm vụ trong ban lãnh đạo Thông báo này đã được phổ biến đến các phòng ban, trung tâm và cá nhân liên quan, với gần 88% người được khảo sát nắm rõ thông tin về phân chia trách nhiệm của ban lãnh đạo cấp cao.
Theo khảo sát, tất cả các đơn vị đều có bản thông báo về chức năng và quyền hạn của lãnh đạo Trung tâm, với gần 80% số phiếu cho rằng họ đã biết đến văn bản này.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2
Môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức.
Viện 2 đưa ra nhiều quy chế, quy định để toàn thể cán bộ của Viện làm theo như là: quy chế chi tiêu nội bộ; quy chế quản lý cán bộ đi đào tạo sau đại học; quy chế quản lý đề tài, dự án và các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của Viện 2; quy chế công nhận sáng kiến, tiến bộ kỹ thuật, công nghệ mới và quy chế thị đua khen thưởng Mặt khác, ban chấp hành công đoàn của Viện 2 cũng xây dựng kế hoạch tổ chức, vận động công đoàn viên hưởng ứng các hoạt động “Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh” Công đoàn cơ sở Viện 2 tiếp tục phấn đấu duy trì danh hiệu Công đoàn vững mạnh và bồi dưỡng những công đoàn viên ưu tú cho Đảng Bên cạnh đó, Viện 2 còn có đội ngũ ban thanh tra nhân dân sẵn sàng lắng nghe ý kiến trình bày phản ánh của nhân viên để từng bước hoàn thiện môi trường hoạt động của Viện 2 tốt hơn.
Các hình thức xử phạt còn mang tính chung chung chưa cụ thể trong từng trường hợp Chẳng hạn như:
Quy định của cơ quan yêu cầu cán bộ công nhân viên phải đi làm đúng giờ 7 giờ 30 phút, tuy nhiên, Viện 2 vẫn chưa có biện pháp cụ thể để giảm thiểu tình trạng đi làm muộn và cũng chưa thiết lập hình thức xử phạt kịp thời trong ngày hoặc trong tháng.
Quy chế thi đua khen thưởng đã nêu rõ các tiêu chí để nhân viên tự đánh giá và giúp hội đồng đánh giá công bằng Tuy nhiên, trong quá trình xét duyệt các hình thức khen thưởng như bằng khen Viện trưởng và chiến sĩ thi đua, nhiều nhân viên cảm thấy không hài lòng và bức xúc khi so sánh thành tích của mình với những người được khen thưởng.
Theo quy chế đào tạo, cán bộ đi học ở nước ngoài bằng học bổng phải trở về phục vụ Viện 2 Tuy nhiên, một số cán bộ không tuân thủ quy định này và không bồi thường các khoản chi phí mà Viện 2 đã chi trả, bao gồm 100% tiền bảo hiểm và 60% tiền lương trong thời gian học Hiện tại, Viện 2 chưa có biện pháp ngăn chặn tình trạng này.
Cam kết năng lực và chính sách nhân sự
Viện 2 luôn tạo điều kiện cho các cán bộ khoa học trẻ được học lên thạc sỹ, tiến sỹ trong và ngoài nước Điều này không chỉ tạo nên một lực lượng nghiên cứu vững mạnh cho Viện 2 mà còn tạo ra đội ngũ có chuyên môn sâu về kỹ thuật trong lĩnh vực sản xuất.
Viện 2 xây dựng tiêu chuẩn tuyển chọn nhân viên rất chi tiết về tuyển dụng cán bộ nghiên cứu nhưng Viện 2 chưa thật sự thu hút được người tài từ bên ngoài vào Viện 2.
Việc tuyển dụng nhân sự cho bộ phận hành chính và quản lý mạng tại Viện 2 hiện nay gần như không có, dẫn đến việc các cán bộ chủ yếu được chuyển từ bộ phận bảo vệ mà không có chuyên môn sâu về công nghệ thông tin và nhân sự Điều này buộc Viện 2 phải chi thêm ngân sách cho việc đào tạo ngắn hạn, trung cấp và đại học Trong khi đó, nguồn kinh phí thường xuyên từ nhà nước chủ yếu được sử dụng để chi trả cho 110 suất lương trong biên chế của Viện 2.
Viện chưa có chính sách hỗ trợ cho các chủ nhiệm đề tài và dự án trong việc sử dụng cán bộ lâu năm, điều này dẫn đến việc nguồn kinh phí tiết kiệm từ các đề tài, dự án sẽ bị giảm Hệ quả là các khoản trích lập quỹ và khen thưởng cho nhân viên tham gia cũng sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Viện 2 không quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ cho nhân viên kế toán đề tài Cho nên, trong công tác thanh toán còn gặp nhiều hạn chế Những hạn chế trong thanh toán sẽ được tác giả trình bày trong phần kiểm soát.
Viện chưa công bố đầy đủ các quy định về yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho các vị trí chủ chốt trong toàn bộ nhân viên Hiện tại, thông tin này chỉ được cung cấp cho giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, trưởng bộ môn và phó bộ môn.
Việc không bố trí đúng chuyên môn cho các vị trí lãnh đạo có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả điều hành Điều này dẫn đến việc cán bộ cần thời gian để thích nghi với vai trò lãnh đạo của họ.
Việc thiếu sự luân chuyển cán bộ trong cùng một phòng ban dẫn đến tình trạng khi có việc khẩn cấp hoặc nhân viên muốn nghỉ phép năm thì không có ai thay thế Điều này không chỉ gây khó khăn trong công việc mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Viện 2 là Viện nghiên cứu cho nên Ban lãnh đạo Viện 2 cũng như Giám đốc của các Trung tâm rất quan tâm đến tiến độ và kết quả nghiên cứu của các chủ nhiệm đề tài, dự án Vì việc tạo ra sản phẩm nghiên cứu tốt, chất lượng sẽ giúp Viện 2 hoàn thành nhiệm vụ của Bộ và cũng là bước đệm để Viện 2 tăng cường hợp tác với các địa phương, doanh nghiệp đưa sản phẩm nghiên cứu vào trong hoạt động sản xuất, chuyển giao công nghệ để tăng nguồn thu của Viện 2.
Hàng năm, Viện 2 không chỉ tập trung vào mục tiêu chung mà còn tiến hành đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu của năm trước Đồng thời, Viện cũng xác định và đưa ra các mục tiêu mới cho năm tiếp theo ngay từ đầu năm.
Khi đối mặt với các vấn đề quan trọng, Viện trưởng tổ chức họp nội bộ để thu thập ý kiến từ trưởng, phó phòng, giám đốc và phó giám đốc của các trung tâm liên quan Sau khi lắng nghe ý kiến đóng góp, Viện trưởng sẽ tóm tắt và đưa ra quyết định cuối cùng.
Đánh giá rủi r o
Mục tiêu của Viện 2 là hoàn thành xuất sắc các chức năng, nhiệm vụ và dự án được Bộ giao hàng năm, đảm bảo tiến độ và chất lượng cho các đề tài trúng thầu Để đạt được điều này, Viện 2 đã thiết lập quy chế quản lý các đề tài và dự án nghiên cứu khoa học, nhằm hỗ trợ chủ nhiệm trong việc thực hiện tốt các dự án đã đấu thầu, từ đó nâng cao uy tín của Viện.
Bộ và là bước đệm cho những đề tài tham gia đấu thầu tiếp theo. Đẩy mạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh và dịch vụ của Viện 2.
Năm 2014, Viện 2 đặt ra mục tiêu tăng cường và nâng cao hiệu quả hợp tác nghiên cứu và sản xuất với các địa phương và doanh nghiệp.
Tất cả cán bộ công nhân viên chức tại Viện 2 cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước cũng như các quy chế nội bộ được Viện 2 ban hành.
Lãnh đạo Viện 2 đã đề ra mục tiêu cụ thể cho từng trung tâm và phòng ban trong cuộc họp đầu năm, nhằm đảm bảo sự thống nhất với mục tiêu chung của toàn Viện Các Thủ trưởng và Trưởng phòng sẽ truyền đạt lại nội dung cuộc họp, chi tiết hóa từng mục tiêu được giao để phổ biến đến nhân viên trong phòng ban.
Ban thanh tra nhân dân thường xuyên gặp gỡ cán bộ công nhân viên để lắng nghe ý kiến đóng góp, tiếp nhận tố cáo về các hành vi vi phạm nội quy, quy chế của cơ quan và các vấn đề liên quan đến tham nhũng.
Viện 2 thường xuyên họp với chủ nhiệm đề tài để giải quyết những vấn đề đang tồn đọng Trong cuộc họp giao ban hàng tháng, các thủ trưởng các đơn vị nêu ra những khó khăn, vướng mắc trong tháng qua để cùng nhau bàn bàn bạc hướng giải quyết.
Trong quá trình họp giao ban và họp nội bộ với chủ nhiệm đề tài, việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro chủ yếu tập trung vào những vấn đề chưa hoàn thành hoặc những khó khăn đã gặp phải trong quá trình thực hiện Mức độ đánh giá này thường chỉ dừng lại ở việc khắc phục hậu quả, chưa đi sâu vào việc phân tích các rủi ro tiềm tàng.
Hoạt động kiểm soát
2.3.3.1Hoạt động kiểm soát tiền lương
Mặc dù không có quy trình kiểm soát tiền lương bằng văn bản nhưng về cơ bản đã tách biệt giữa người làm lương và người chuyển lương.
Quy trình tiền lương chưa được mô tả cụ thể bằng văn bản chỉ làm theo sự hướng dẫn của những người đi trước Điều này sẽ làm cho:
Nhân viên mới thường cảm thấy bối rối khi bắt đầu công việc, không biết quy trình làm việc bắt đầu từ đâu và cần liên hệ với ai Điều này khiến họ gặp khó khăn trong việc hòa nhập và có thể mất nhiều thời gian để tìm hiểu công việc.
Người lao động thường không hiểu rõ trách nhiệm của bộ phận tiền lương và kế toán, dẫn đến việc khiếu nại tiền lương không được gửi đến đúng địa chỉ và người có thẩm quyền.
Bộ phận làm lương hiện tại chưa áp dụng phần mềm quản lý nhân sự, mà vẫn thực hiện tính lương và các khoản đóng góp thông qua Excel Việc này cho thấy công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý nhân sự để tối ưu hóa quy trình tính lương.
Hiện tại, giữa bộ phận làm lương và bộ phận chuyển lương chưa có bảng thông báo về sự thay đổi nhân sự, dẫn đến việc kiểm soát bảng lương của bộ phận kế toán chỉ dừng lại ở các phép tính cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia Điều này khiến cho việc kiểm soát bảng lương không đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
Giữa bộ phận kế toán và bộ phận tiền lương thiếu bảng thông báo hoàn tất công nợ cho người xin nghỉ việc, dẫn đến khó khăn cho phòng kế toán trong việc thu hồi nợ từ những nhân viên đã nghỉ việc trước khi họ nhận sổ bảo hiểm.
2.3.3.2Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài
Phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong đề tài giúp chủ nhiệm theo dõi tiến độ công việc hiệu quả Nhờ đó, chủ nhiệm có thể xác định những vướng mắc trong quá trình thực hiện và kịp thời đưa ra biện pháp giải quyết.
Mặc dù kế toán được giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công việc liên quan đến mua hàng và thanh toán, nhưng họ không thể cấu kết với người bán để nâng giá hay mua hàng kém chất lượng Điều này xảy ra vì tất cả các nhà cung cấp đều nằm trong danh sách khách hàng được chủ nhiệm lựa chọn, và mọi chứng từ liên quan đến đặt hàng, mua hàng, cũng như thanh toán đều phải được chủ nhiệm kiểm soát và phê duyệt trước khi ký.
Việc tìm kiếm nhà cung cấp mới cho danh sách người bán mang lại nhiều lựa chọn cho chủ nhiệm, nhưng cũng gặp không ít khó khăn Đặc biệt, trong trường hợp tổ chức đấu thầu cho các gói thầu thực phẩm, hóa chất trên 100.000.000 đồng, việc tìm kiếm nhà cung cấp mới càng trở nên khó khăn do các công ty cho rằng gói thầu không lớn và thủ tục quá rườm rà Điều này khiến chủ nhiệm phải dựa vào những mối quan hệ quen biết để hoàn tất thủ tục đấu thầu và ký kết hợp đồng mua bán Từ đó, nguy cơ gian lận trong thủ tục và khả năng cấu kết với người bán trở nên cao hơn.
Mặc dù nhiều kế toán thực hiện lập phiếu nhập, xuất kho, nhưng thường không tiến hành ngay khi nghiệp vụ phát sinh, mà chỉ thực hiện vào cuối năm hoặc trước khi đoàn kiểm toán nội bộ của Viện 2 kiểm tra Hơn nữa, việc ghi chép số lượng nhập xuất kho không theo mẫu thống nhất, mà mỗi đề tài có cách ghi và làm sổ khác nhau, như lập thành cuốn hoặc sử dụng tờ rời kẹp vào chứng từ thanh toán, và phiếu nhập xuất kho cũng không được đánh số liên tục Điều này cho thấy rằng đa số các đề tài lập phiếu nhập xuất kho một cách qua loa, chỉ mang tính chất đối phó với đoàn kiểm toán nội bộ.
Viện 2 chưa phổ biến rộng rãi cho toàn thể cán bộ công nhân viên về quy trình đấu thầu đối với các gói thầu nguyên vật liệu trên 100.000.000 đồng Do đó, nhiều chủ nhiệm cũng như kế toán đề tài không biết thủ tục, quy trình tiến hành đấu thầu.
Viện 2 gửi các văn bản pháp luật nhà nước cho các chủ nhiệm và các kế toán Trung tâm, trong đó có Thông tư 93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 10/04/2006 có đề cập đến phần kinh phí tiết kiệm, nhưng các chủ nhiệm không nắm được nội dung tiết kiệm.
Trong năm 2013, Viện phổ biến văn bản pháp luật nhà nước nhưng chưa phổ biến bằng văn bản đến toàn thể nhân viên.
Việc truyền đạt thông tin về số tiền đã thanh toán và tiến độ thực hiện đề tài giữa kế toán đề tài, kế toán trung tâm và kế toán Viện 2 vẫn còn nhiều hạn chế Hơn nữa, cách ghi chép và quản lý sổ sách chưa đúng theo quy định của luật kế toán, dẫn đến khó khăn trong việc đối chiếu với kế toán trung tâm và kế toán Viện 2.
Cuối năm, hồ sơ thanh toán thường bị dồn lại, gây áp lực lớn cho kế toán trong việc xử lý khối lượng công việc Điều này dẫn đến việc họ không có đủ thời gian để kiểm soát tính hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ, cũng như kiểm tra nội dung thanh toán so với đề cương Áp lực công việc cũng khiến kế toán khó nhớ đầy đủ các chứng từ cần thiết cho quy trình thanh toán.
Trong quá trình thanh toán thì người làm thanh toán (người thụ hưởng, kế toán đề tài) thường mắc những lỗi như là:
Việc không nắm rõ trình tự và thứ tự của các chứng từ trong hồ sơ thanh toán có thể gây khó khăn Các tài liệu quan trọng bao gồm: ngày tháng trên tờ trình, chỉ định thầu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận hàng, phiếu báo giá và hóa đơn.
Nhiều người thường mắc phải những lỗi không cần thiết trong công lệnh, như việc không ghi đầy đủ các chỉ tiêu, sai số tiền bằng chữ, hoặc thời hạn thanh toán trên hợp đồng đã hết hiệu lực.
Người thanh toán không biết giao cho cán bộ nào phụ trách trong phòng kế toán.
Thông tin và truyền thông
Viện 2 đã triển khai các quy trình nhằm thúc đẩy hoạt động nghiên cứu bằng cách gửi văn bản và công bố trên trang thông tin điện tử của viện Những quy trình này bao gồm việc đăng ký công nhận tiến bộ kỹ thuật, góp phần nâng cao hiệu quả nghiên cứu của Viện 2.
Viện 2; quy trình đăng ký công nhận tiến bộ kỹ thuật công nghệ sinh học của ngành Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.
Hệ thống báo cáo của Viện 2 yêu cầu các Trung tâm và Phân Viện thực hiện hạch toán độc lập theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có thu Sau khi hoàn tất quyết toán và được phê duyệt, kế toán của các đơn vị này sẽ gửi báo cáo tài chính cho Kế toán trưởng của Viện Kế toán trưởng sẽ tổng hợp các báo cáo quyết toán tài chính toàn Viện để trình Bộ duyệt.
Hiện nay, thông tin về tiến độ thực hiện và tình hình thanh toán đề tài chưa được truyền đạt kịp thời đến các bên liên quan qua mạng Khi cần thông tin liên quan đến thanh toán và tiến độ, người dùng phải gọi điện hoặc gửi email đến người phụ trách để nhận thông tin.
Phần mềm kế toán hiện nay đã được triển khai với nhiều chức năng chi tiết như theo dõi vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định và tiền lương Tuy nhiên, vẫn còn nhiều tính năng chưa được khai thác triệt để, đặc biệt là trong hệ thống tiền lương, bao gồm chấm công, lập bảng lương, thuế thu nhập cá nhân và theo dõi các loại bảo hiểm như xã hội, y tế và thất nghiệp.
Giám sát
Trong quản lý đề tài và các hoạt động tại Viện, Chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, đồng thời giám sát và đôn đốc công việc hàng ngày của họ.
Ban lãnh đạo Viện 2 thực hiện giám sát tình hình thực hiện của cấp dưới thông qua việc khảo sát thực trạng Họ tổ chức các cuộc họp định kỳ để nắm bắt tiến độ thực hiện đề tài và sản xuất, lắng nghe báo cáo từ từng chủ nhiệm và lãnh đạo Trung tâm về kết quả đạt được cũng như những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện.
Trong lĩnh vực tài chính, hàng tháng tổ chức họp giao ban để các kế toán viên gặp gỡ, trao đổi và giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong công việc, đồng thời học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau Hàng năm, phòng kế toán thực hiện việc duyệt quyết toán tại các đơn vị, kiểm tra chứng từ chi tiêu thường xuyên, chi cho đề tài, hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo báo cáo tài chính tuân thủ quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Đồng thời, việc rà soát định mức chi tiêu của các đơn vị cũng được thực hiện để đảm bảo tính hợp lý và phù hợp với dự toán.
Mỗi 6 tháng, Lãnh đạo Viện II phối hợp với phòng quản lý khoa học và phòng kế hoạch tổ chức kiểm tra tiến độ thực hiện các đề tài và dự án nghiên cứu khoa học.
Trong quy trình chưa quy định rõ trách nhiệm của từng người cho nên công việc giám sát lẫn nhau không tốt.
Một số Kế toán tại Trung tâm vẫn chưa có khả năng làm báo cáo tài chính và kiểm soát chứng từ một cách hiệu quả Việc chỉ thực hiện kiểm toán nội bộ một lần trong năm không đủ để kịp thời phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong quá trình làm việc.
2.4 Nguyên nhân của những ngược điểm
Trong môi trường làm việc, sự nể nang lẫn nhau giữa các nhân viên có thể dẫn đến những thói quen không tích cực Khi một nhân viên đi làm muộn mà không bị xử phạt, điều này dễ dàng tạo ra hiệu ứng domino, khiến những người khác cũng bắt chước và dẫn đến tình trạng cả nhóm cùng đi làm trễ.
Việc đánh giá còn mang nhiều cảm tính chưa rõ ràng làm cho nhiều nhân viên không muốn đăng ký thi đua và tỏ ra thái độ bất mãn.
Ban lãnh đạo Viện 2 áp dụng chiến lược thu hút nhân tài bằng cách đảm bảo mức lương và bảo hiểm hấp dẫn cho các thạc sĩ, tiến sĩ trở về sau khi học tập ở nước ngoài Điều này nhằm giữ chân họ phục vụ cho viện mà không cần áp dụng biện pháp chế tài.
Hệ số lương khởi điểm cho sinh viên tốt nghiệp đại học chỉ là 2,34, tương đương với mức lương 1.150.000 đồng, quá thấp so với các công ty tư nhân và nước ngoài tại Việt Nam Hơn nữa, nhiều nhân viên tại Viện 2 vào làm nhờ mối quan hệ cá nhân, và sau một thời gian, những người có kinh nghiệm trong công việc hiện tại sẽ tham gia kỳ thi tuyển viên chức Tuy nhiên, hội đồng ra đề và chấm thi lại là những người trong Viện 2, dẫn đến khả năng đảm bảo công bằng trong thi tuyển không cao do sự cả nể giữa các nhân viên.
Lãnh đạo Viện 2 đặc biệt chú trọng đến việc hỗ trợ các cá nhân và con em của những người có công với đất nước Họ không ngừng tạo điều kiện để những người này có cơ hội học tập và phát triển sự nghiệp.
Viện luôn tạo điều kiện cho chủ nhiệm trong việc tuyển dụng chọn nhân viên nhằm mục đích làm tốt công việc được giao.
Viện chỉ công bố các văn bản quy định cụ thể về yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho những người có liên quan Đối với những người không liên quan, việc công bố này sẽ không mang lại hiệu quả Do đó, Viện 2 không phát tán rộng rãi văn bản này.
Ban lãnh đạo Viện tin rằng cán bộ nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực thủy sản có khả năng thực hiện mọi nhiệm vụ, vì vậy Viện 2 không có kế hoạch nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ bộ phận Kế hoạch – Tài chính và cũng không tuyển dụng nhân sự quản lý đúng chuyên ngành.
Việc luân chuyển cán bộ trong cùng một phòng ban sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của công việc.
Ban Lãnh đạo thiếu hụt kiến thức quản trị tài chính do không tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tổ chức Việc này đã hạn chế khả năng bổ sung kiến thức tài chính và học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị khác trong quản lý tài chính.
Việc kiểm soát chứng từ của các Kế toán của một số Trung tâm còn nhiều thiếu sót.
Giám đốc Trung tâm vừa là lãnh đạo vừa là chủ nhiệm đề tài dự án.
Những chủ nhiệm lần đầu tiên làm đề tài phải cần có sự quản lý giám sát của Ban Lãnh đạo Viện 2.
Viện 2 chưa có bộ phận chuyên biệt và không có công cụ phân tích những rủi ro tiềm tàng cũng như không ước tính chi phí phải mất nếu rủi ro xảy ra.
Làm theo lề lối cũ, khi có những sai sót thì giải quyết nội bộ, không đưa ra trong cuộc họp.
Sau khi được đào tạo về phần mềm quản lý tiền lương, nhưng do hạn chế trong khả năng sử dụng vi tính, người học không thể truyền đạt kiến thức cho cấp dưới và nhân viên kế thừa.
Thủ tục thực hiện gói thầu phức tạp nhưng có giá trị nhỏ, từ 100.000.000đ đến 200.000.000đ, gây khó khăn cho các công ty trong việc tham gia mua hồ sơ thầu Sự thiếu hụt này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tổ chức đấu thầu, làm giảm tính cạnh tranh và hiệu quả của gói thầu.
Kiểm soát phiếu nhập xuất kho còn lỏng lẻo, chưa quan tâm.
Cách tổ chức truyền thông những thông tin về các văn bản còn hạn chế.
