Mơi trường kiểm sốt

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng

3.2.1 Mơi trường kiểm sốt

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

Việc ban hành các định mức , quy định, quy chế rõ ràng , dễ hiểu và nêu lên được mục tiêu, mong muốn của đơn vị đối với nhân viên . Và bên cạnh đó, ban lãnh đạo thực hiện tốt các quy định, quy chế để làm gương sáng cho nhân viên là điều không thể thiếu trong việc làm cho mơi trường kiểm sốt nội bộ càng hữu hiệu hơn và cũng là cơ sở để đánh giá đạo đức, hành vi, thái độ và năng lực của nhân viên.

Do đó, bên cạnh các quy định, quy chế thi đua khen thưởng, Viện 2 nên đưa ra các quy định xử phạt bằng văn bản đối với các trường hợp vi phạm nội quy, quy chế của cơ quan. Các hình thức xử phạt phải quy định chi tiết mức độ xử phạt cụ thể tránh trường hợp chung chung.

Trong nội quy cơ quan yêu cầu rất rõ cán bộ công nhân viên đi làm đúng 7 giờ 30 phút. Nhưng nhiều cán bộ còn đi làm trễ. Tác giả đưa ra giải pháp sau: tại mỗi cơ quan trực thuộc viện 2 và tại trụ sở Viện 2 đặt máy chấm công bằng vân tay. Khi vào và ra cơ quan các nhân viên đều phải lăn tay và đồng thời bảo vệ không cho ra cổng nếu chưa lăn tay đi ra, để tránh trường hợp cán bộ lăn tay đi vào đúng giờ cho có hình thức và sau đó đi ra ngồi làm việc riêng. Cuối tháng, phịng nhân sự căn cứ vào bảng chấm cơng để tính lương và tiền phụ cấp cơm trưa. Nếu ai đi trễ thì trừ tiền cơm trưa của ngày đi làm trễ. Ngày nào khơng đi làm thì trừ tiền lương của ngày đó.

Trong quy chế thi đua khen thưởng ghi rất rõ các chi tiết về khen thưởng để nhân viên có cơ sở tự đánh giá mình. Nhưng trong việc xét các hình thức khen thưởng như là bằng khen Viện trưởng; chiến sĩ thi đua thì sau khi hội đồng đánh giá thi đua khen thưởng, lãnh đạo đơn vị cần phải cơng bố lí do tại sao cán bộ A không được bằng khen để cán bộ A phấn đấu trong năm tiếp theo. Tránh trường hợp cho rằng: việc đánh giá khen thưởng mang tính cảm tính; nhiều cán bộ khơng biết lý do tại sao, cảm thấy bức xúc khơng hài lịng khi so sánh những gì mình làm được so với cán bộ được bằng khen.

Để hạn chế việc thạc sĩ, tiến sĩ sau khi được đào tạo từ nước ngoài theo các nguồn học bổng khác nhau không muốn trở về Viện 2 làm việc hoặc làm việc trong một thời gian ngắn rồi chuyển sang đơn vị khác làm. Và cũng giảm bớt rủi ro thất thốt về tài chính của Viện 2 đã chi trả trong suốt thời gian được đào tạo ở nước ngoài. Tác giả đưa ra biện pháp chế tài nhằm hoàn thiện quy chế quản lý cán bộ, viên chức đi đào tạo sau đại học như sau:

 Thời gian về làm việc ở Viện 2 sau khi được đào tạo đối với thạc sỹ là năm năm và tiến sỹ là bảy năm.

 Chuyển việc chi trả 60% tiền lương vào tài khoản cá nhân của cán bộ đi học sang tài khoản tạm giữ của Viện 2 và nộp tiền tạm ứng trước khi đi đào tạo tương đương với số tiền mà Viện 2 chi trả (tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí cơng đồn) trong suốt thời gian đi học. Số tiền đó Viện 2 khơng được dùng vào việc khác ngoài việc chi trả lại tiền tạm ứng, tiền lương và lãi cho người được đi đào tạo ở nước ngồi. (Lãi được tính sau khi được đào tạo và trở lại Viện 2).

 Sau khi cán bộ đi học về, Viện 2 sẽ trả lại tiền cho cán bộ tương ứng theo từng năm mà cán bộ phục vụ cho Viện 2. Cơng thức tính là:

Số tiền thực nhận hàng năm = [(số tiền lương còn lại và tiền tạm ứng còn lại) / số năm còn lại] + {[(số tiền lương còn lại và tiền tạm ứng còn lại) / số năm còn lại] x lãi suất kỳ hạn 1 năm theo ngân hàng}.

Ngoài ra, trong quy chế đào tạo, Viện 2 cần ghi rõ: thời gian mà nhân viên cống hiến cho Viện 2 là ít nhất là hai năm và tham gia tối thiểu một đề tài. Thì sẽ được Viện 2 đưa vào danh sách xét duyệt đi học thạc sĩ nước ngoài. Để tránh trường hợp nhiều cán bộ làm lâu năm có tâm tư nguyện vọng xin học bổng đi học nhưng khơng được, trong khi đó có những cán bộ vào làm việc tại Viện 2 chưa tròn 01 năm và thời gian tham gia đề tài không nhiều đã được cử đi học. Đưa ra quy định này sẽ tạo tâm lý ổn định cho nhân viên

yên tâm làm việc, tập trung vào công việc nhiều hơn. Mặt khác, đối với nhân viên mới vào thì nhìn thấy được định hướng trước mắt sẽ cố gắng phấn đấu.

 Cam kết năng lực và chính sách nhân sự

 Cam kết năng lực

Để đảm bảo việc thi tuyển viên chức một cách cơng bằng và hiệu quả thì Viện 2 tuân theo chính sách tuyển chọn nhân viên mà Viện 2 đã đưa ra, đồng thời hội đồng ra đề thi và chấm thi là những người ngoài Viện 2.

Mặc khác để thu hút được những sinh viên tốt nghiệp đại học loại giỏi nộp đơn vào Viện 2 thi tuyển thì ngồi việc các quy định tuyển sinh, Viện 2 nên đề cập đến:

 Vấn đề đào tạo lên thạc sĩ nước ngoài trong quy chế đào tạo của Viện 2 để những sinh viên giỏi có ý chí vươn lên trong cơng việc cũng như trong học tập nộp đơn vào thi tuyển.

 Đưa ra mức lương theo quy định của Nhà nước và chi tăng thêm thu nhập theo quy chế chi tiêu nội bộ.

Đối với cán bộ của bộ phận quản lý mạng, tiền lương và nhân sự thì về lâu dài, Viện 2 khơng nên dùng cán bộ từ bảo vệ cho đi đào tạo trung cấp rồi đại học. Viện 2 nên có kế hoạch tuyển dụng nhân viên có chun ngành. Vì:

 Tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đào tạo ban đầu;

 Cán bộ được đào tạo suốt trong q trình đại học sẽ có kiến thức về nhân sự lao động tiền lương, tin học và đặc biệt là khả năng sử dụng vi tính về excel, word của nhân viên lao động tiền lương cũng thành thạo hơn những cán bộ chưa có kinh nghiệm sử dụng vi tính bao giờ.

Để tiết kiệm nguồn kinh phí khốn chi của đề tài dự án và tăng tiền khen thưởng, khích lệ cho các thành viên tham gia đề tài theo thông tư 93/2006 của Bộ khoa học công

nghệ và Bộ Tài chính thì Viện 2 nói chung và các chủ nhiệm đề tài nói riêng nên có sử dụng năng lực sẵn có của Viện 2.

Quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ khi tuyển kế toán đề tài cho dự án, đề tài. Như là:  Kế toán đề tài tối thiểu phải có giấy chứng nhận tham gia các khóa học về kế

tốn hoặc có bằng trung cấp kế tốn. Vì mỗi người sẽ chun về một lĩnh vực cụ thể, nếu cán bộ khoa học kiêm nhiệm kế toán đề tài thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thanh tốn. Bên cạnh đó để tiết kiệm chi phí thì mỗi kế tốn đề tài sẽ đảm nhiệm từ 02 đến 03 đề tài, tùy thuộc vào kinh phí và mức độ của cơng việc.

 Các kế tốn đề tài phải thường xun tham dự các buổi họp mặt kế toán của Viện 2 để đưa ra vấn đề cịn gặp khó khăn trong q trình thực hiện cũng như thanh tốn.

Mặt khác, với cơng nghệ thông tin ngày càng phát triển, đơn vị tiếp tục duy trì và có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao kiến thức cho cán bộ tin học nhằm trang bị những kỹ năng cần thiết phục công tác chuyên môn, đặc biệt giúp ban lãnh đạo có thể tiếp cận thông tin kế tốn để phục vụ cơng tác quản trị một cách nhanh chóng.

Tiếp tục duy trì và nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm trong ni, trồng và cá c dịch vụ trong lĩnh vực nơng nghiệp để tạo ra sản phẩm tốt, có chất lượng phục vụ nơng dân cũng như Viện 2 có cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp, cơng ty tư nhân.

Cần phải có cán bộ có chun mơn sâu về kinh tế và quản lý trong hoạt độ ng sản xuất, nhằm đẩy mạnh việc nghiên cứu thị trường thức ăn để sản xuất sản phẩm có chất lượng tốt cho cá nước ngọt (cá tra, cá basa, cá trê, cá lóc, cá cảnh…), tơm (tơm sú, tơm thẻ chân trắng , tơm càng xanh… ) và tìm hiểu các doanh nghiệp đang cần gì trong sản phẩm nghiên cứu của Viện 2 để tăng cường hợp tác với doanh nghiệp trong sản xuất con giống, thức ăn.

Sản xuất sản phẩm có chất lượng tốt để tạo được uy tín sản phẩm trên thị trường .  Chính sách nhân sự

Viện 2 nên phổ biến văn bản quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí chủ chốt đến tất cả các nhân viên. Vì đó là điều tốt giúp cho những nhân viên có nguyện vọng phấn đấu đi lên trong sự nghiệp biết được những tiêu chuẩn kiến thức mà Viện 2 yêu cầu để cố gắng phấn đấu.

Viện 2 nên bố trí nhân sự đúng người đúng vị trí và đặc biệt là vị trí lãnh đạo (Trưởng, phó phịng). Vì lãnh đạo có chun mơn sẽ am hiểu những vấn đề mình đang quản lý, sẽ tư vấn cho lãnh đạo về lĩnh vực chuyên môn mà họ đang quản lý. Ngoài ra, nhân viên cấp dưới sẽ khơng giám qua mặt họ. Từ đó, sẽ làm cho hệ thống kiểm soát nội bộ càng thêm hữu hiệu.

Để tăng thêm kinh nghiệm cho mỗi nhân viên cũng như đảm bảo quyền lợi nghỉ phép của cá nhân thì Viện 2 nên có chính sách luân chuyển cán bộ trong phòng, mọi người trong phịng hiểu được cơng việc của nhau hơn và giúp đỡ nhau khi cần thiết.

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành

Việc quan tâm đến lĩnh vực nghiên cứu là rất quan trọng nhưng cũng không nên xem nhẹ về lĩnh vực tài chính. Vì theo cơ chế tự chủ tự chịu trách nhiệm thì nguồn thu do ngân sách cấp chi thường xun có giới hạn. Vì vậy, Về mặt tài chính của tồn Viện thì lãnh đạo Viện cần phải quan tâm nhiều, như là:

Nguồn thu từ kinh phí thường xuyên: Hàng năm, Viện 2 cũng như các Trung tâm nên xem lại định mức chi tiêu văn phòng phẩm, vật dụng, phụ cấp đi công tác, điện thoại, điện, nước, xăng dầu và chi khác có phù hợp với số tiền trong dự tốn mà Viện đang có sau khi đã trừ tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn và bảo hiểm thất nghiệp. Từ đó Viện, Trung tâm đưa ra định mức phù hợp cho từng bộ phận phịng ban. Đồng thời, lãnh đạo cũng có kế hoạch cho các chuyến đi cơng tác. Vậy,

việc hoàn thiện lại các định mức chi cho phù hợp với tình hình tài chính hiện tại là rất cần thiết trong việc giảm chi những khoản gây lãng phí.

Nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ và khác của tồn Viện 2 thì trước đây Viện 2 chưa có chính sách đầu tư và điều phối nguồn thu. Cũng như kiểm toán nội bộ ở mảng này cũng không được quan tâm. Để kiểm soát được mảng này và điều phối nguồn thu của toàn Viện cũng như bỏ tư tưởng, lề lối cũ, lợi ích nhóm thì lãnh đạo Viện 2 cần phải có triết lý quản lý và chính sách điều hành cẩn trọng để đem lại lợi ích cho tồn Viện cũng như tăng nguồn thu nhập cho tồn thể cán bộ cơng nhân viên.

 Sự phân chia quyền hạn

Phân quyền và trách nhiệm cho từng nhân viên cần căn cứ vào quy trình làm việc của từng nghiệp vụ phát sinh và các thủ tục kiểm soát trong từng nghiệ p vụ cụ thể để đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời và để mọi người đều hiểu và biết công việc của từng nhân viên và phản ánh sự việc đúng nơi đúng chổ.

Không nên giao trách nhiệm và quyền hạn cho một cá nhân đảm nhận m ột công việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc , mà cần có sự tham gia của nhiều người . Nếu trường hợp cơng việc đó khơng cần phải có nhiều người thì cần phải có biện pháp giám sát để giảm thiểu gian lận xảy ra.

Trong từng phòng ban , khi giao việc cho một cá nhân cần chú ý đến mối quan hệ giữa các cá nhân để bố trí cơng việc cho cá nhân một cách phù hợp để tránh trường hợp rủi ro sai sót cũng như gian lận xảy ra làm ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của đơn vị.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán, tạm ứng của các đề tài dự án được nhanh chóng; nâng cao trách nhiệm của kế toán đề tài, kế toán Trung tâm; giảm bớt áp lực cho bộ phận kế toán Viện 2 (bộ phận kế toán Viện 2 vừa làm kế toán vừa kiêm nhiệm ban kiểm soát nội bộ) và nâng cao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trực

thuộc thì Viện 2 nên đẩy mạnh giao dự tốn kinh phí dự án cấp Bộ và các đề tài hợp tác quốc tế cho các Trung tâm.

3.2.2Đánh giá rủi ro

Hiện nay việc phân tích rủi ro chỉ dừng lại khắc phục những hậu quả chứ chưa đi sâu vào việc phân tích rủi ro tiềm tàng. Để đạt được các mục tiêu của Viện 2 đưa ra trong hoạt động của Viện 2 thì đơn vị cần phải:

Rà sót những rủi ro từ hoạt động đấu thầu đề tài, hoạt động sản xuất. Rà sốt lại mơi trường hoạt động, cơ cấu tổ chức.

Lãnh đạo từng phòng ban của Viện, Trung tâm lấy ý kiến đóng góp của nhân viên về các quy trình hoạt động liên quan đến phần hành cơng việc của nhân viên đang thực hiện. Từ đó, Lãnh đạo đánh giá được những khó khăn và hạn chế trong từng hoạt động, nhận dạng được những kẻ hở trong từng quy trình, đánh giá được sự phối hợp của nhân viên trong các quy trình, sự kiểm tra và giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên, giữa các phòng ban.

3.2.3Hoạt động kiểm soát