Kiểm soát tiền lương

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng

3.2.3.1 Kiểm soát tiền lương

Giữa bộ phận làm lương và bộ phận chuyển lương chưa có bảng thơng báo thay đổi nhân sự. Tác giả đề xuất cách giải quyết như sau:

Sau khi lãnh đạo chấp nhận đơn xin nghỉ việc thì bộ phận hành chính gửi bảng thơng báo nghỉ việc đến phịng kế tốn để phịng kế tốn rà sốt, đối chiếu cơng nợ với cá nhân xin nghỉ việc. Sau khi phòng kế toán xác nhận người nghỉ việc đã trả hết nợ của cơ quan bằng văn bản thì phịng hành chính soạn thảo quyết định thơi việc và trình ký ban lãnh đạo. Phịng hành chính giao quyết định thơi việc và sổ bảo hiểm cho người xin nghỉ việc.

Đối với trường hợp thay đổi nhân sự có ảnh hưởng đến tiền lương thì photo các chứng từ có liên quan gửi đến phịng kế tốn để phịng kế tốn có cơ sở để kiểm tra bảng lương.

 Quy trình tiền lương

 Mục tiêu kiểm sốt của quy trình

Cập nhật sự biến động nhân sự một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Căn cứ vào bảng chấm cơng tính tiền lương đầy đủ, chính xác và kịp thời. Chi trả tiền lương đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận tham gia vào quy trình nhằm giảm thiểu sự sai sót và gian lận.

Quy trình quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và phịng ban có liên quan đồng thời mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân. Điều này không chỉ giúp cán bộ công nhân viên phản ánh sự việc đúng người đúng chổ mà còn giúp nhân viên mới vào làm sẽ biết quy trình bắt đầu từ đâu, liên hệ với ai, bắt nhịp công việc nhanh.

Cập nhật thường xuyên những quy định, chính sách của nhà nước liên quan đến người lao động và đăng tải lên trang thông tin điện tử của Viện 2 để những cá nhân khơng có điều kiện gặp trực tiếp cán bộ quản lý nhân sự có thể tìm hiểu mức lương và thực hiện đúng chế độ.

Các phòng ban phổ biến thơng báo đến từng nhân viên của phịng, đồng thời các cá nhân có liên quan đến quy trình phải tự động cập nhật vào trang thông tin điện tử của Viện 2 để hiểu và thực hiện đúng quy trình.

Quy định rõ thời gian xử lý của từng công đoạn để tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm.

 Nội dung quy trình

Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động (bộ phận sử dụng người lao động): Trực tiếp theo dõi, quản lý người lao động. Ký đơn đề nghị của người lao động, đề xuất và gửi đến Văn phòng Viện.

Người lao động : Người lao động làm đơn khi có yêu cầu về nghỉ phép , nghỉ không hưởng lương , thôi việc, thai sản, ốm đau...gửi đến bộ phận trực tiếp quản lý để được xem xét.

Văn phòng Viện (bộ phận nhân sự ; bộ phận tính lương ): làm thủ tục tuyển dụng nhân sự, soạn thảo hợp đồng lao động và trình ký Phó Viện Trưởng phụ trách nội chính . Phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động ; theo dõi quản lý nhân sự về tuyển dụng, luân chuyển cán bộ , sa thải; ghi nhận, tính lương và các khoản thu nhập cho người lao động và chuyển bảng lương đến bộ phận kế toán.

Phịng kế tốn (bộ phận trả lương ): Kế toán làm thủ tục chuyển lương cho người lao động.

 Thành phần hồ sơ

Bảng chấm công

Bảng thông báo thay đổi nhân sự nếu có (Giấy bổ nhiệm, điều chuyển, tuyển dụng, giấy xin nghỉ phép.)

Bảng tính tiền lương.

Hợp đồng lao động: Ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong hợp đồng theo quy định của nhà nước.

Danh sách tiền lương: Ghi rõ tên đề tài; tháng; họ và tên; số tài khoản; tên ngân hàng; số tháng dược hưởng tiền công; số tiền công một tháng; tổng cộng.

 Thời gian xử lý hồ sơ

Từ ngày 01 đến ngày 03, cán bộ tính lương gửi bảng lương và photo các chứng từ có liên quan đến sự biến đổi nhân sự trong tháng đến bộ phận kế toán.

Người lao độngBộ phận quản lý người lao độngBộ phận TCHC Bộ phận kế toán Ban lãnh đạo

Bắt đầu Xét đơn đề nghị Giải quyết đơn đề nghị Kiểm tra bảng lươngDuyệt bảng lương, giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi

Lập đơn đề nghị

Đơn đề nghị đã được xét Bảng lương đã được kiểm tra Đơn đề nghị đã được xét

Tổng hợp chấm công

Bảng lương, giấy rút dự toán và ủy nhiệm chi đã được duyệt Đơn đề nghị Chấm cơng

Lập giấy rút dự tốn và ủy nhiệm chi Bảng tổng hợp ngày cơng

Bảng chấm cơng

Kế tốn kho bạc, ngân hàng Tính lương

Giấy rút dự tốn và ủy nhiệm chi đã được lập

Bảng lương

Thời gian bộ phận kế tốn kiểm tra, trình ký và chuyển lương: 02 ngày.  Lưu đờ tiền lương

3.2.3.2Hoạt động kiểm soát thực hiện và thanh toán đề tài

Nhiều chủ nhiệm cho rằng việc tìm kiếm khách hàng mới gặp nhiều khó khăn vì do người bán u cầu trả tiền ngay. Để giải quyết vấn đề này tác giả đưa ra giải pháp như sau: Đầu năm, các chủ nhiệm và kế toán đề tài lên kế hoạch mua nguyên vật liệu, con giống vào tháng nào và tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp có uy tín. Soạn thảo hợp đồng, trong hợp đồng có phần tạm ứng tiền trả cho người bán trước khi nhận hàng và thanh tốn phần cịn lại sau khi nhận hàng. Mặc khác, Viện 2 ra quy định thời hạn gửi hồ sơ thanh toán kể từ ngày chứng từ phát sinh để tránh trường hợp nhiều đề tài bị người bán địi nợ mới làm thanh tốn, chuyển trả tiền cho người bán không kịp rồi đổ lỗi do phịng kế tốn và Kho bạc chuyển tiền chậm. (Hiện nay Viện đã quy định thời gian thanh toán là 02 ngày và hệ thống chuyển khoản bằng Tabmis của Kho bạc nhanh rất nhiều so với lúc chưa có hệ thống Tabmis) Việc bổ sung người bán vào danh sách nhà cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho chủ nhiệm đề tài vì chủ nhiệm có nhiều sự lựa chọn khi so sánh giá cả, chất lượng mặt hàng.

Đối với các gói thầu tiến hành đấu thầu thì Viện 2 nên giao cho bộ phận kế hoạch chịu trách nhiệm. Đầu năm bộ phận này cùng với chủ nhiệm xem xét đề cương và dự toán đề tài để xem các mặt hàng nào cần phải đấu thầu. Từ đó, bộ phận kế hoạch tiến hành những thủ stục cần thiết để tổ chức đấu thầu. Tập trung tại một bộ phận, thì bộ phận này có nhiều gói thầu mua sắm nguyên vật liệu vào một thời gian gần nhau. Khi đăng báo, sẽ có nhiều cơ hội trong việc lựa chọn nhà cung cấp vì số tiền của nhiều gói thầu sẽ lớn, sẽ có nhiều người bán tham gia đấu thầu. Làm được điều này, sẽ làm cho các chủ nhiệm cũng như thành viên đề tài có thời gian nghiên cứu. Đồng thời ngăn chặn hoặc giảm thiểu gian lận xảy ra.

Để tránh trường hợp làm qua loa đối phó, ngun vật liệu bị hư hỏng thì tại mỗi Trung tâm nên có một kho chứa hàng, có người của Trung tâm quản lý và đồng thời sổ xuất nhập kho phải có đánh số thứ tự để giảm bớt gian lận xảy ra như là hàng hóa khơng

có mua nhưng vẫn nhập sổ theo dõi, hoặc nhập xuất số lượng nhiều nhưng thực tế mua ít hơn.

Việc kiểm tra chứng từ của một số nội dung mà kế toán hay quên hay bỏ sót. Ngồi chứng từ giấy đề nghị thanh tốn và bảng kê chi tiền bắt buộc phải có. Tác giả thiết kế mẫu kiểm soát nhằm hạn chế sự thiếu sót những chứng từ cần thiết.

Kiểm sốt bộ chứng từ viết chuyên đề

Nội dung Có Khơng

có

Ghi chú những sai sót

Hợp đồng

Thanh lý hợp đồng

Danh sách tiền cơng viết chun đề (02 bản) Cuốn chuyên đề

Bằng cấp của người viết chuyên đề

Quyết định thành lập hội đồng nghiệm thu chuyên đề

Danh sách hội đồng nghiệm thu Bài phản biện

Phiếu nhận xét

Phiếu đánh giá của hội đồng

Kiểm sốt bộ chứng từ cơng tác phí

Nội dung Có Khơng

có

Ghi chú những sai sót

Cơng lệnh

Hóa đơn tiền thuê chổ ngủ (nếu có)

Nếu thuê xe

Hợp đồng

Thanh lý hợp đồng Hóa đơn

Nếu đi máy bay

Quyết định Hóa đơn Vé điện tử Thẻ lên máy bay

Nếu thuê ghe

Hợp đồng

Thanh lý hợp đồng Giấy biên nhận tiền

Nếu đi xe cơ quan

Hóa đơn xăng, dầu Phí cầu đường

Phiếu thu khấu hao xe

Nếu đi bằng phương tiện khác

Vé xe, tàu

Biên nhận tiền xe ôm (nếu đi xe honda ôm)

Bảng 3.2: Kiểm sốt bộ chứng từ cơng tác phí

Kiểm sốt bộ chứng từ ngun vật liệu

Nội dung Có Khơng Ghi chú những sai sót

Hóa đơn (nếu dưới 10.000.000 đồng)

Nếu hàng hóa mua từ 10.000.000 đồng đến dưới 20.000.000 đồng

03 bảng báo giá Hợp đồng

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Hóa đơn

Biên bản giao nhận hàng

Nếu mua nguyên vật liệu trên 20.000.000 đờng và dưới 100.000.000 đờng thì bổ sung thêm

Tờ trình

Quyết định chỉ định thầu

Kiểm sốt bộ chứng từ phân tích mẫu

Nội dung Có Khơng

có

Ghi chú những sai sót

Biên bản giao mẫu Kết quả phân tích mẫu Biên bản trả kết quả mẫu Photo bằng cấp (cá nhân) Hóa đơn

(*)Nếu phân tích mẫu từ 10.000.000 đờng đến dưới 20.000.000 đờng thì bổ sung thêm

03 bảng báo giá Hợp đồng

Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Nếu phân tích mẫu trên 20.000.000 đờng và dưới 100.000.000 đờng thì bổ sung tiếp phần (*)

Tờ trình

Quyết định chỉ định thầu

Bảng 3.4: Kiểm sốt bộ chứng từ phân tích mẫu

Viện 2 gửi các văn bản pháp luật nhà nước cho các chủ nhiệm và kế toán Trung tâm nhưng hầu như các chủ nhiệm không quan tâm và nhân viên thực hiện đề tài cũng khơng biết. Vì vậy, Viện 2 nên phổ biến chi tiết về tiết kiệm chi trong Thơng tư

93/2006/TTLT/BTC-BKHCN ngày 10/04/2006 đến tồn thể nhân viên. Đồng thời Viện cũng có chính sách để khuyến khích các chủ nhiệm sử dụng lao động của Viện có sẵn vì một mặt sẽ tiết kiệm được kinh phí của đề tài và mặt khác tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên.

Nhằm giảm bớt áp lực về khối lượng cơng việc cho kế tốn, tránh trường hợp chứng từ để dồn vào cuối năm ; kế tốn có đủ thời gian để kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp trên chứng từ, kiểm tra nội dung thanh tốn so với đề cương và chứng từ có phù hợp với tiến độ thực hiện đề tài. Viện 2 nên quy định thời hạn gửi hồ sơ thanh toán cho bộ phận kế toán kể từ khi nghiệp vụ phát sinh là trong vòng 15 ngày. Trong trường hợp chứng từ của đề tài sắp đến ngày kết thúc thì chứng từ phải gửi trước 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc đề tài.

Trong thanh tốn đề tài cịn gặp nhiều bất cập như trong phần hạn chế về thanh toán đã đề cập trong chương 2. Tác giả đưa ra giải pháp hồn thiện quy trình thanh tốn như sau:

 Xác định mục tiêu kiểm soát của quy trình thanh tốn.

Giao hồ sơ đúng nơi quy định.

Trong quy trình thanh tốn ghi rõ trình tự, thứ tự chứng từ phát sinh trong hồ sơ tạm ứng, hồ sơ thanh toán để người thanh toán biết cách tập hợp chứng từ.

Cần phải cập nhật thường xuyên những thay đổi về mẫu biểu (thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản, tạm ứng, bảng kê chứng từ thanh tốn, cơng lệnh) và các quy định của nhà nước bằng văn bản để tất cả cán bộ công nhân viên của Viện 2 đều biết.

Chuyển khoản nhanh chóng và chính xác.

 Nội dung quy trình

 Cơ sở pháp lý

- Cập nhật thường xuyên các chính sách Nhà nước. - Quy chế chi tiêu nội bộ.

 Thành phần hồ sơ (cập nhật thường xuyên)

TT Chứng từ

1 Quy định chung

Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị tạm ứng Bảng kê đề nghị thanh tốn

2 Cơng lao động

1. Hợp đồng lao động

2. Bảng chấm công bằng tay: ghi rõ tên đề tài (nếu có), người chấm cơng, chủ nhiệm đề tài, dự án (nếu có), trưởng bộ phận, lãnh đạo Trung tâm và đóng dấu.

3. Danh sách tiền cơng lao động: Nội dung trong danh sách ghi rõ tên đề tài, tiền công tháng nào, tên người lao động, số tiền/tháng, số tháng, tổng tiền/cá nhân, số tài khoản, tên ngân hàng, tổng số tiền bằng số, bằng chữ, người lập bảng, chủ nhiệm đề tài, Lãnh đạo duyệt.

3 Hợp đờng phân tích mẫu, chuyên đề, mua nguyên vật liệu (Đối với hạng mục trong dự tốn dưới 100 triệu đờng)

Quy định chung (ghi theo thứ tự)

chủ nhiệm đề tài có chữ ký của Giám đốc trung tâm, quyết định chỉ định thầu, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và thanh lý hợp đồng.

- Đối với hợp đồng từ 10.000.000đ đến dưới 20.000.000đ: 01 phiếu báo giá, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và thanh lý hợp đồng.

Tùy trường hợp sau mà cần phải có thêm chứng từ sau:

- Hợp đồng phân tích mẫu: Biên bản giao mẫu; kết quả phân tích mẫu; biên bản trả kết quả mẫu; photo bằng cấp của cá nhân phân tích mẫu (nếu thuê cá nhân phân tích.)

- Hợp đồng viết chuyên đề: Cuốn chuyên đề có chữ ký của người viết, chủ nhiệm đề tài, phòng quản lý khoa học, lãnh đạo và giáp lai; danh sách hội đồng nghiệm thu chuyên đề; photo bằng cấp của người viết chuyên đề.

4 Hợp đờng mua ngun vật liệu có giá trị từ 100 triệu đờng trở lên

- Quyết định chỉ định thầu Công ty tư vấn đấu thầu

- Biên bản thương thảo hợp đồng với công ty tư vấn đấu thầu - Hợp đồng với công ty tư vấn đấu thầu

- Quyết định thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu

- Quyết định thành lập tổ thẩm định hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất.

- Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt thơng số kỹ tḥt và dự tốn gói thầu.

Xây dựng hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.

Báo cáo thẩm định của tổ chuyên gia về hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề xuất Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề xuất. Quyết định phê duyệt hồ sơ yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ đề xuất

Biên bản giao nhận hồ sơ yêu cầu. Công văn đăng thông báo mời thầu. Bán hồ sơ mời thầu (Thủ tục bán hồ sơ)

Nhận hồ sơ đề xuất (Thủ tục nhận hồ sơ, biên bản giao nhận, biên bản đóng thầu.) Đánh giá hồ sơ dự thầu (mở thầu, xét thầu, báo cáo kết quả chấm thầu.)

Biên bản giao nhận kết quả báo cáo chấm thầu

Báo cáo thẩm định của tổ chuyên gia về kết quả chấm thầu. Tờ trình của chủ nhiệm đề tài xin phê duyệt kết quả đấu thầu. Quyết định phê duyệt xếp hạng nhà thầu.

Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu.

Biên bản nghiệm thu hợp đồng với cơng ty tư vấn.

Thủ tục thanh tốn cho công ty tư vấn ( bảng xác định khối lượng, công văn đề nghị) Công văn thông báo kết quả đấu thầu.

Biên bản thương thảo hợp đồng. Hợp đồng thực hiện gói thầu.

- Chủ nhiệm đề tài theo dõi thực hiện và thủ tục nghiệm thu hợp đồng. - Giám định chất lượng (nếu cần).

- Hồn chỉnh và đóng hồ sơ của dự án.

5 Hội đồng xét duyệt đề cương, nghiệm thu

Quyết định thành lập hội đồng, danh sách hội đồng, bài nhận xét, bài phản biện, phiếu đánh giá, phiếu nhận xét

6 Đi công tác

- Giấy cử đi công tác

- Công lệnh ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên công lệnh

- Nếu đi xe cơ quan: Trên giấy đề nghị thanh toán ghi rõ số km và định mức xăng trên 1 km, hóa đơn xăng xe, phí cầu đường, gửi xe, khấu hao