Tính c ấ p thi ế t c ủa đề tài
Theo báo cáo của Tổng cục thống kê, kinh tế thế giới trong 6 tháng đầu năm 2015 tiếp tục phục hồi nhưng chưa ổn định, với sự khác biệt rõ rệt trong tốc độ tăng trưởng giữa các khu vực Sự giảm giá dầu và một số hàng hóa đã ảnh hưởng đến từng khu vực một cách khác nhau.
Mỹ, với tư cách là nền kinh tế lớn nhất thế giới, tiếp tục ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ nhờ vào sự gia tăng nhu cầu từ thị trường nội địa, đặc biệt là trong lĩnh vực tiêu dùng Nhiều nền kinh tế mới nổi cũng đang hưởng lợi từ sự giảm giá dầu, tình hình thanh khoản toàn cầu được cải thiện và sự tăng tốc của hoạt động kinh tế.
Mỹ và châu Âu đang trải qua sự phục hồi kinh tế, trong khi các nền kinh tế khác, bao gồm Việt Nam, vẫn tăng trưởng chậm và đối mặt với nhiều thách thức do tác động của cuộc khủng hoảng tài chính toàn cầu.
Trong bối cảnh nền kinh tế biến động, hoạt động kinh doanh của các tổ chức đối mặt với nhiều rủi ro có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu Những rủi ro này có thể xuất phát từ nội bộ tổ chức hoặc từ các yếu tố bên ngoài như kinh tế, chính trị, xã hội Để kiểm soát và giảm thiểu rủi ro xuống mức chấp nhận được, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là rất cần thiết Hệ thống này bao gồm các biện pháp, chính sách, thủ tục và giá trị liên quan, giúp nâng cao năng lực tổ chức, cải thiện hiệu quả hoạt động, hạn chế sự cố và đạt được các mục tiêu đề ra.
Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, thành lập năm 2003, quy tụ những người đam mê và có kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, luôn nỗ lực cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao cho người tiêu dùng Việt Nam.
Trong bối cảnh nền kinh tế đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt, công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, nhà phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin hàng đầu, đang đối mặt với nhiều khó khăn trong hoạt động Để tồn tại và phát triển bền vững, công ty cần chú trọng đến quản trị rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả Nhận thức được tầm quan trọng của KSNB, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim” cho luận văn, nhằm tìm hiểu thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, từ đó đạt được các mục tiêu đề ra.
M ụ c tiêu nghiên c ứ u c ủ a đề tài
Bài viết phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, nhằm đánh giá những ưu điểm và hạn chế của hệ thống này Qua đó, tác giả đề xuất các giải pháp và kiến nghị để cải thiện và hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty.
− Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, về lợi ích và tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức.
− Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim.
Bài viết này sẽ phân tích những ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim Chúng tôi sẽ tìm hiểu nguyên nhân gây ra những hạn chế này và từ đó đề xuất các giải pháp cũng như kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB, đảm bảo hiệu quả và tính bền vững cho công ty.
Câu h ỏ i nghiên c ứ u
Để đáp ứng mục tiêu đã đưa ra, câu hỏi nghiên cứu cần giải quyết các nội dung sau:
− Đặc điểm của ngành công nghệ thông tin ảnh hưởng như thế nào đến việc thiết lập và vận hành hệ thống KSNB?
− Thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim được thiết lập và vận hành như thế nào?
− Những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim?
− Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên
Đối tượ ng và ph ạ m vi nghiên c ứ u
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính NguyênKim theo báo cáo COSO 1992 và báo cáo bổ sung COSO 2013.
Phương pháp nghiên cứ u
Phương pháp nghiên cứu được áp dụng là sự kết hợp giữa nghiên cứu định tính và định lượng, với nghiên cứu định tính giữ vai trò chủ đạo.
Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua việc tìm hiểu lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm báo cáo COSO 1992 và COSO 2013, cùng với việc tham khảo sách báo, tạp chí và các nghiên cứu trong và ngoài nước Tác giả tiến hành quan sát thực tế, khảo sát và phỏng vấn các đối tượng liên quan để nắm bắt thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim Qua đó, tác giả tổng hợp, phân tích, so sánh và đánh giá để chỉ ra ưu điểm, hạn chế, đồng thời đưa ra đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu định lượng được áp dụng bằng cách sử dụng thống kê mô tả nhằm trình bày và đánh giá kết quả khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim.
Ý nghĩa và ứ ng d ụ ng c ủ a đề tài
Công nghệ thông tin là một ngành đa dạng và phát triển không ngừng, đóng góp lớn cho sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước Tại Việt Nam, số lượng doanh nghiệp công nghệ thông tin đang gia tăng nhanh chóng, tạo ra nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn cho những người đam mê lĩnh vực này Tuy nhiên, sự bùng nổ doanh nghiệp cũng mang đến những thách thức lớn, đòi hỏi các công ty phải chú trọng đầu tư và phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) để tồn tại và phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp công nghệ thông tin là một lĩnh vực mới mẻ và chưa được khai thác trước đây Đề tài “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim” sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về việc cải thiện và tối ưu hóa KSNB cho doanh nghiệp trong ngành này.
− Giúp cho công ty và các doanh nghiệp khác hiểu rõ hơn sự cần thiết và tầm quan trọng của một hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả.
Bài viết này chỉ ra những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB Những giải pháp này giúp công ty giảm thiểu thất thoát, hạn chế rủi ro và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
B ố c ụ c c ủ a đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài có kết cấu gồm 5 chương như sau: Chương 1 – Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2 – Cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ Chương 3 – Phương pháp nghiên cứu
Chương 4 – Phân tích thực trạng và bàn luận kết quả nghiên cứu
Chương 5 – Kết luận, giải pháp hoàn thiện và kiến nghị
T Ổ NG QUAN V Ề V ẤN ĐỀ NGHIÊN NGHIÊN C Ứ U
Các nghiên c ứu trước đây
Trong thời gian qua, nhiều bài báo, luận văn và nghiên cứu trong và ngoài nước đã được công bố về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Tác giả đã tiến hành tìm hiểu một số đề tài trước đây liên quan đến hệ thống KSNB.
1.1.1 Các nghiên cứu nước ngoài
1.1.1.1.Jaya Kumar Shanmugam, Mohd Hassan Che Haat & Azwadi Ali, 2012.
This exploratory study examines the internal control systems and fraud prevention measures implemented in small and medium-sized enterprises (SMEs) Published in the International Journal of Business Research and Management (IJBRM), Volume 3, Issue 2, in 2012, the research highlights the significance of effective internal controls in mitigating fraud risks within SMEs By analyzing various strategies and practices, the study provides valuable insights into enhancing financial integrity and operational efficiency in these businesses.
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích các vấn đề liên quan đến kiểm soát nội bộ (KSNB) và biện pháp phòng ngừa gian lận trong doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Malaysia Tác giả áp dụng phương pháp nghiên cứu, phân tích và tổng hợp tài liệu để trình bày về KSNB, gian lận, cũng như xu hướng hiện tại trong việc phòng ngừa gian lận và tội phạm kinh doanh trong các doanh nghiệp này.
Nghiên cứu cho thấy rằng kiểm soát nội bộ (KSNB) và các biện pháp phòng ngừa gian lận có vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp vừa và nhỏ (DNVVN), nơi dễ xảy ra gian lận do quy mô nhỏ và vốn hạn chế Các DNVVN được coi là xương sống của sự phát triển công nghiệp tại Malaysia, do đó cần được quan tâm để thúc đẩy tăng trưởng và đóng góp cho nền kinh tế Tuy nhiên, họ đang đối mặt với nhiều thách thức như thiếu vốn, năng suất thấp, và quản lý kém Chính phủ cần tổ chức các chương trình đào tạo nhằm trang bị kiến thức cần thiết cho DNVVN, nâng cao tỷ lệ thành công Hạn chế của nghiên cứu là chỉ tập trung vào tài liệu định tính mà chưa khảo sát thực tế tại doanh nghiệp, do đó kết quả chưa thuyết phục.
1.1.1.2.Qaisar Abbas and Javid Iqbal, 2012 “Internal Control System: Analyzing
Theoretical Perspective and Practices” ( Hệ thống KSNB: Phân tích lý thuyết và thực hành ) Middle-East Journal of Scientific Research.
Bài nghiên cứu này trình bày các quan điểm lý thuyết và thực hành về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) thông qua việc phân tích tài liệu liên quan Tác giả đã sử dụng 3 văn bản pháp luật, 20 văn bản làm việc từ các cơ quan chuyên môn và 30 bài báo nghiên cứu để làm rõ nội dung.
10 cuốn sách đã được tham vấn để xem xét lại hệ thống KSNB.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) phát triển hiệu quả không chỉ ngăn ngừa lãng phí nguồn lực mà còn tạo điều kiện cho hoạt động trơn tru của tổ chức Nó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các báo cáo tài chính đáng tin cậy, giúp các bên liên quan đưa ra quyết định chính xác Ngoài ra, một hệ thống KSNB hiệu quả còn giảm thiểu rủi ro hoạt động và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính, từ đó xây dựng lòng tin cho các cổ đông.
Nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào việc phân tích tài liệu liên quan đến Kiểm soát nội bộ (KSNB) với phương pháp định tính Tuy nhiên, do không thực hiện khảo sát thực tế, nên kết quả nghiên cứu còn hạn chế và chưa đạt được độ thuyết phục cao.
1.1.1.3.Mwachiro D Brian, 2013: “Effects of Internal Controls on Revenue
Collection: A case of Kenya revenue Authority” ( Ảnh hưởng của KSNB đến quá trình thu thuế: Một trường hợp của cơ quan doanh thu Kenya) , University of Nairobi.
Mục tiêu của nghiên cứu này là xem xét hệ thống KSNB trong hoạt động tại
Cơ quan oanh thu Kenya (KRA) đóng vai trò quan trọng trong việc tăng nguồn thu thuế, với nghiên cứu được thực hiện thông qua phương pháp định tính và định lượng Dữ liệu được thu thập từ bảng câu hỏi dựa trên 5 bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Bảng câu hỏi đã được trả lời trên một mẫu đại diện.
38 thành viên quản lý cấp cao và cấp trung của Cơ quan Oanh thu Kenya sẽ tham gia vào việc thu thập dữ liệu Dữ liệu này sẽ được thống kê và phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả nhằm trình bày thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Cơ quan Oanh thu Kenya.
Nghiên cứu cho thấy rằng:
− Hệ thống KSNB yếu kém đã khuyến khích việc thông đồng gian lận, thất thu và biển thủ nguồn thu thuế.
− Việc tách biệt vai trò và trách nhiệm các nhà quản lý cấp cao ở KRA đã giúp trong việc giám sát chặt chẽ việc thu thuế.
Cơ quan thuế Kenya đã không đạt được các mục tiêu tài chính trong những năm qua do những mục tiêu không thực tế hoặc sự tham lam của các cán bộ thiếu trung thực.
Cơ quan oanh thu Kenya cung cấp thông tin và truyền thông hiệu quả, hỗ trợ quá trình ra quyết định kịp thời Tuy nhiên, vấn đề thiếu tính liêm chính trong báo cáo của người nộp thuế vẫn là một thách thức lớn Hơn nữa, sự tương tác giữa các nhà quản lý và cán bộ cơ sở còn hạn chế, khiến người nộp thuế gặp khó khăn trong việc tiếp cận thông tin cần thiết từ cơ quan này.
Trong ba năm qua, hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) không nhận được sự quan tâm đúng mức, dẫn đến việc giám sát KSNB không được thực hiện đầy đủ, không chỉ ở một bộ phận mà còn ở tất cả các nhà quản lý cấp cao.
Dựa trên các nghiên cứu, có mối tương quan trực tiếp giữa mức độ kiểm soát nội bộ (KSNB) và doanh thu của Cơ quan thuế Kenya Mức độ KSNB có thể được đánh giá qua hiệu quả của các phương pháp kiểm soát Một hệ thống KSNB hiệu quả không chỉ tăng cường thu nhập mà còn kiểm soát gian lận, do đó, Cơ quan thuế Kenya cần chú trọng xây dựng và cải thiện hệ thống KSNB của mình.
Hạn chế của nghiên cứu này là chỉ phỏng vấn các thành viên cấp cao, do đó cần mở rộng mẫu đến các cấp thấp hơn để tăng cường độ tin cậy Một số người tham gia phỏng vấn, được uỷ quyền giám sát hệ thống KSNB, có thể có thành kiến trong câu trả lời của họ Ngoài ra, sự thiếu hợp tác từ một số người được hỏi cũng là vấn đề, khi họ không sẵn lòng chia sẻ thông tin mà họ cho là quá bí mật để tiết lộ.
1.1.1.4.Oguda Ndege Joseph, Odhiambo Albert and Prof John Byaruhanga, 2015.
The article titled “Effect of Internal Control on Fraud Detection and Prevention in District Treasuries of Kakamega County” explores the significant role that internal control systems play in identifying and mitigating fraud within the financial operations of Kakamega County's district treasuries Published in the International Journal of Business and Management Invention in January 2015, the study emphasizes the necessity of robust internal controls to enhance transparency and accountability, ultimately leading to reduced instances of financial misconduct The findings highlight that effective internal control mechanisms are crucial for safeguarding public funds and ensuring the integrity of financial reporting in government institutions.
Mục tiêu của nghiên cứu này nhằm xác định hiệu quả của KSNB trong phòng ngừa và phát hiện gian lận tại Kho bạc quận Kakamega County, Kenya.
Hướ ng phát tri ể n nghiên c ứ u c ủa đề tài
Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức Một hệ thống KSNB hiệu quả không chỉ nâng cao năng lực và cải thiện hiệu suất hoạt động mà còn giúp hạn chế sự cố, giảm thiểu rủi ro và gian lận Nhờ đó, tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đề ra và duy trì sự vững mạnh trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường.
Công nghệ thông tin hiện nay là ngành có tốc độ phát triển mạnh mẽ, đóng góp gần 7% GDP và là lợi thế của Việt Nam Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào về hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp công nghệ thông tin Nghiên cứu này sẽ khám phá và đánh giá hệ thống KSNB tại công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim thông qua phỏng vấn, khảo sát và phân tích Từ đó, tác giả sẽ đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB tại công ty.
Chương này tổng hợp các nghiên cứu tiêu biểu về hệ thống kiểm soát nội bộ từ các tác giả trong và ngoài nước, làm nền tảng cho đề tài nghiên cứu Tác giả sau đó tiến hành phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, nhằm đánh giá và đưa ra các đề xuất, giải pháp hoàn thiện hệ thống này.
CƠ SỞ LÝ THUY Ế T V Ề H Ệ TH Ố NG KI Ể M SOÁT N Ộ I B Ộ
Khái quát chung v ề h ệ th ố ng KSNB
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của hệ thống KSNB 1
Vào cuối thế kỷ XIX, sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế đã dẫn đến việc tách rời quyền sở hữu của cổ đông và quyền quản lý doanh nghiệp Sự phát triển của các kênh cung cấp vốn đã đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô của các doanh nghiệp, tạo điều kiện cho sự ra đời của các công ty kiểm toán độc lập Các công ty này đảm nhiệm chức năng xác nhận tính trung thực và hợp lý của thông tin trong báo cáo tài chính, giúp các kênh cung cấp vốn có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực hiện chức năng kiểm toán, các kiểm toán viên đã nhận ra rằng không cần kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế mà chỉ cần chọn mẫu, dựa vào sự tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị được kiểm toán để lập báo cáo tài chính Điều này đã dẫn đến sự quan tâm ngày càng tăng đối với KSNB, thuật ngữ này bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này Hình thức ban đầu của KSNB tập trung vào việc kiểm soát tiền, bắt nguồn từ cuộc cách mạng công nghiệp Năm 1905, Robert Montgomery, nhà sáng lập công ty kiểm toán Lybrand, Ross Bros và Montgomery, đã đề cập đến một số vấn đề liên quan đến KSNB trong tác phẩm "Lý thuyết và thực hành kiểm toán".
1929, thuật ngữ “KSNB” được đề cập chính thức trong một công bố của Cục Dự Trữ Liên Bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin).
Năm 1936, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of Certified Public Accountants) trong một công bố cũng đưa ra định nghĩa
Nguyễn Thị Thu Hiền (2015) trong luận văn thạc sĩ của mình đã phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần Fiditour Nghiên cứu này trở nên đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các vụ phá sản của những công ty lớn niêm yết trên thị trường chứng khoán như Mc Kesson & Robbins và Drayer Hanson, làm nổi bật sự cần thiết phải đánh giá và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Vào năm 1949, AICPA đã công bố nghiên cứu đầu tiên về Kiểm soát nội bộ (KSNB) với tiêu đề “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với quản trị doanh nghiệp và kiểm toán viên độc lập” Sau đó, AICPA tiếp tục soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán, đề cập đến các khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB, bao gồm báo cáo thủ tục kiểm toán SAP 29 (1958), SAP 33 (1962) và SAP 54.
Trước khi báo cáo COSO 1992 ra đời, kiểm soát nội bộ (KSNB) chỉ được coi là công cụ hỗ trợ cho kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán tài chính, mặc dù đã có các chuẩn mực kiểm toán như SAS 1 được ban hành từ năm 1973.
Vào những năm 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ nhưng cũng chứng kiến sự gia tăng của các vụ gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế Sau vụ bê bối Watergate năm 1977, Quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua Luật chống hối lộ ở nước ngoài, nhấn mạnh vai trò của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong việc ngăn ngừa thanh toán bất hợp pháp và yêu cầu ghi chép đầy đủ Năm 1979, lần đầu tiên yêu cầu báo cáo hoạt động KSNB được quy định trong pháp luật, yêu cầu các công ty phải báo cáo hệ thống KSNB liên quan đến công tác kế toán Điều này đã thu hút sự quan tâm của công chúng về KSNB, do có nhiều định nghĩa và quan điểm khác nhau về KSNB cũng như cách đánh giá hệ thống này giữa các cơ quan quản lý, hội nghề nghiệp, doanh nhân và học giả.
Năm 1985, sự sụp đổ của các công ty cổ phần niêm yết đã thu hút sự chú ý của các nhà lập pháp đối với hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) của các công ty Trong giai đoạn này, nhiều quy định hướng dẫn về KSNB đã được ban hành bởi các cơ quan chức năng tại Hoa Kỳ, bao gồm Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1998, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ năm 1998 và Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ năm 1991.
In response to the rising concerns over financial reporting fraud, the Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) was established This committee operates under the National Commission on Fraudulent Financial Reporting and focuses on combating fraudulent financial reporting practices COSO was formed with the support of five key organizations, including the American Institute of Certified Public Accountants.
The article highlights key professional organizations in the accounting and finance sectors, including the American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), the American Accounting Association (AAA), the Financial Executives Institute (FEI), the Institute of Management Accountants (IMA), and the Institute of Internal Auditors (IIA) These associations play a crucial role in advancing the profession and providing resources for accountants and financial executives.
Quá trình nghiên cứu gian lận cho thấy rằng KSNB của các công ty ảnh hưởng lớn đến khả năng xảy ra gian lận Do đó, việc xây dựng một khuôn khổ chung về KSNB là cần thiết COSO đã chính thức sử dụng thuật ngữ KSNB thay vì KSNB về kế toán Năm 1992, Ủy ban COSO đã phát hành báo cáo COSO 1992, tài liệu đầu tiên trên thế giới cung cấp một khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách hệ thống KSNB không chỉ liên quan đến báo cáo tài chính mà còn mở rộng ra các hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ chính sách.
2.1.1.4 Giai đoạn hiện đại (Thời kỳ hậu COSO – từ 1992 đến nay)
Báo cáo COSO 1992, mặc dù chưa hoàn chỉnh, đã thiết lập một cơ sở lý thuyết quan trọng và được xem là nền tảng cho Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Từ đó, nhiều nghiên cứu và phát triển về KSNB trong các lĩnh vực khác nhau đã được thực hiện.
Phát triển về phía quản trị:
Vào năm 2001, COSO đã tiến hành nghiên cứu về hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) dựa trên báo cáo COSO 1992, và bản dự thảo đã được công bố vào tháng 7/2003 Trong dự thảo này, ERM được định nghĩa bao gồm 8 bộ phận: môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát Đến năm 2004, ERM chính thức được ban hành, khẳng định rằng nó không thay thế báo cáo COSO 1992 mà chỉ là một phần mở rộng của báo cáo này.
Phát triển theo hướng công nghệ thông tin:
Năm 1996, Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán thông tin (ISACF) đã thành lập bộ tiêu chuẩn COBIT (Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan) COBIT cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên và người sử dụng công nghệ thông tin các giải pháp, chỉ tiêu đánh giá và quy trình hoạt động phù hợp, nhằm tối đa hóa lợi ích từ việc sử dụng công nghệ thông tin và nâng cao quản lý, kiểm soát công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.
Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập:
Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống KSNB, bao gồm:
- SAS 78 (1995): xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính Các định nghĩa, nhân tố của KSNB trong báo cáo COSO 1992 đã được đưa vào chuẩn mực này.
- SAS 94 (2001): ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính.
Hệ thống kiểm toán quốc tế ISA sử dụng báo cáo của COSO để xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong kiểm toán báo cáo tài chính Cụ thể, ISA 315 yêu cầu kiểm toán viên hiểu biết về tình hình kinh doanh và môi trường hoạt động của đơn vị, cũng như đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu Đồng thời, ISA 265 yêu cầu thông báo về những khiếm khuyết của KSNB, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về KSNB.
Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ:
Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ xác định các mục tiêu kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm: đảm bảo độ tin cậy và tính trung thực của thông tin, tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định; bảo vệ tài sản; tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực; và đạt được các mục tiêu cũng như mục đích của các hoạt động và chương trình.
Tìm hi ể u báo cáo COSO 2013
Báo cáo COSO, được ban hành vào năm 1992, đã trở thành khuôn mẫu phổ biến cho việc thiết kế, thực hiện và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trên toàn cầu Tuy nhiên, với sự thay đổi đáng kể của môi trường kinh doanh đầu thế kỷ 21, một số nội dung trong báo cáo này đã trở nên không còn phù hợp Nhằm đáp ứng những thay đổi này, vào ngày 14 tháng 5 năm 2013, COSO đã công bố khuôn mẫu mới, với mục tiêu giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả hơn, phát triển và duy trì hệ thống KSNB, từ đó nâng cao khả năng đạt được các mục tiêu và thích ứng với những biến động trong môi trường kinh doanh.
2.2.1 So sánh báo cáo COSO 1992 và COSO 2013 6
Những nội dung không thay đổi của báo cáo COSO 2013 so với báo cáo COSO 1992
- Định nghĩa về hệ thống KSNB
- Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền thông; giám sát.
- Các tiêu chuẩn nền tảng được sử dụng để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
- Sử dụng sự xét đoán trong sự đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
Những nội dung thay đổi của báo cáo COSO 2013 so với báo cáo COSO
- Cập nhật các thay đổi trong kinh oanh, môi trường hoạt động.
- Mở rộng mục tiêu kinh doanh và mục tiêu báo cáo: mục tiêu tài chính và phi tài chính.
- Các khái niệm cơ bản về năm nhân tố của hệ thống KSNB thành các nguyên tắc.
Bài luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Thu Hiền (2015) tại Đại học Kinh tế TP HCM phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Fiditour Nghiên cứu này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các vấn đề hiện tại trong kiểm soát nội bộ và những biện pháp cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Làm rõ các yêu cầu đối với tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.
2.2.2 Những nguyên tắc của báo cáo COSO 2013 7
Khuôn mẫu báo cáo COSO 2013 thiết lập 17 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.
Nguyên tắc 2 nhấn mạnh rằng Hội đồng quản trị cần phải thể hiện sự độc lập đối với ban quản lý Đồng thời, Hội đồng cũng có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) một cách hiệu quả.
Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần xây dựng một cơ cấu tổ chức rõ ràng, thiết lập các loại báo cáo phù hợp và phân định trách nhiệm cũng như quyền hạn để đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4 yêu cầu đơn vị chứng minh cam kết trong việc sử dụng nhân viên có năng lực bằng cách tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5 yêu cầu các cá nhân phải báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Việc này giúp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình đánh giá rủi ro.
Nguyên tắc 6 yêu cầu các đơn vị thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để xác định và đánh giá các rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu Các mục tiêu này bao gồm mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho cả bên ngoài lẫn bên trong đơn vị, cùng với mục tiêu tuân thủ.
Nguyên tắc 7 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần phải nhận diện và phân tích rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của mình Việc này giúp xác định những rủi ro cần được quản trị một cách hiệu quả.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 9 yêu cầu các đơn vị phải xác định và đánh giá những thay đổi trong môi trường có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Những thay đổi này có thể đến từ môi trường bên ngoài, như các yếu tố kinh tế và chính trị, cũng như từ sự thay đổi trong cách thức kinh doanh, chẳng hạn như việc áp dụng loại hình kinh doanh mới.
The COSO 2013 Internal Control - Integrated Framework introduces a new technical approach that transforms management practices, emphasizing a shift in attitudes and philosophies towards internal control systems.
Nguyên tắc 10 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần lựa chọn và thiết lập các hoạt động kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro Điều này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn hỗ trợ đơn vị đạt được các mục tiêu trong phạm vi chấp nhận được Việc thực hiện các biện pháp kiểm soát hiệu quả sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của đơn vị.
Nguyên tắc 11 nhấn mạnh rằng các đơn vị cần lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung kết hợp với công nghệ hiện đại Điều này nhằm mục đích hỗ trợ và nâng cao khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị một cách hiệu quả.
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục.
Thông tin và truyền thông:
Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác thuộc hệ thống KSNB.
Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát.
Đơn vị cần thông báo cho các bên liên quan, bao gồm cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng và nhà cung cấp, về các vấn đề liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ (KSNB).
Nguyên tắc 16 yêu cầu các đơn vị phải lựa chọn và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc định kỳ để xác định sự hiện hữu và hoạt động đúng đắn của các bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc này đảm bảo rằng hệ thống KSNB luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết.
Nguyên tắc 17 yêu cầu các đơn vị cần kịp thời đánh giá và thông báo về những yếu kém trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho các bên liên quan, bao gồm nhà quản lý và Hội đồng quản trị Việc này nhằm đảm bảo có những biện pháp khắc phục hiệu quả để nâng cao chất lượng và hiệu suất của hệ thống KSNB.
Đánh giá hệ th ố ng KSNB
2.3.1 Tổng quan về đánh giá hệ thống KSNB
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là trách nhiệm chính của nhà quản lý Các nhà quản lý cấp cao thường kiểm tra hiệu quả của hệ thống KSNB bằng cách xem xét sự hiện hữu và hoạt động của từng thành phần trong hệ thống Nếu một nguyên tắc cần thiết không hiện hữu hoặc không hoạt động, hệ thống KSNB sẽ bị coi là khiếm khuyết, và nhà quản lý cần thực hiện các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Bên cạnh đánh giá từ nhà quản lý, có nhiều phương pháp khác để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Một trong những phương pháp hiệu quả là cách tiếp cận của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán, giúp họ hiểu rõ hơn về hệ thống KSNB và xác định phạm vi cùng thủ tục kiểm soát phù hợp Để thực hiện đánh giá này, kiểm toán viên thường sử dụng bảng câu hỏi như một công cụ hỗ trợ.
2.3.2 Phương thức đánh giá hệ thống KSNB Để đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, kiểm toán viên thường tìm hiểu bằng các phương pháp:
- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị;
- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên trong đơn vị;
- Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách;
Kiểm toán viên cần quan sát các hoạt động kiểm soát và vận hành thực tế để hiểu rõ hơn về quy trình Để thực hiện các phương pháp tìm hiểu này, họ có thể sử dụng nhiều công cụ hữu ích.
Bảng tường thuật là tài liệu mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị, bao gồm nguồn gốc của tất cả chứng từ và sổ sách, các quy trình diễn ra, sự luân chuyển chứng từ, cũng như các hoạt động kiểm soát được thực hiện trong đơn vị.
8 Nguyễn Thị Thanh Hương, 2014 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Đồng
Tâm Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP HCM.
- Bảng câu hỏi KSNB: là bảng liệt kê các câu hỏi đã chuẩn bị trước về các nhân tố của KSNB.
Lưu đồ là hình vẽ thể hiện hệ thống thông tin kế toán cùng các hoạt động kiểm soát, sử dụng các ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng của các nghiệp vụ và trình tự luân chuyển chứng từ.
Phép thử Walk-through là phương pháp kiểm tra các mô tả của chu trình nghiệp vụ bằng cách theo dõi từng bước của một số nghiệp vụ cụ thể Phương pháp này giúp xác minh tính chính xác và tính nhất quán của các quy trình, đảm bảo rằng mọi bước đều được thực hiện đúng cách.
Phương pháp phổ biến nhất trong các phương thức đánh giá là sử dụng bảng câu hỏi Bảng câu hỏi này được thiết kế dựa trên công cụ đánh giá hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Đây là cơ sở để tác giả áp dụng bảng câu hỏi nhằm đánh giá hệ thống KSNB cho đề tài nghiên cứu này.
Đặc điể m c ủ a ngành công ngh ệ thông tin chi ph ối đế n ki ể m soát n ộ i b ộ 37
Công nghệ thông tin (IT) là thuật ngữ chỉ việc sử dụng phần mềm, mạng internet và hệ thống máy tính để phân phối, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin Đơn giản hơn, IT liên quan đến việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong việc tạo ra, truyền dẫn và khai thác thông tin Công nghệ thông tin được chia thành 5 chuyên ngành chính: khoa học máy tính, kỹ thuật máy tính, hệ thống thông tin, mạng máy tính truyền thông và kỹ thuật phần mềm IT đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, với các dịch vụ cốt lõi như tự động hóa quy trình kinh doanh, cung cấp thông tin, kết nối khách hàng và các công cụ sản xuất.
Hiện nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và đối mặt với sự cạnh tranh cao, buộc các doanh nghiệp phải chú trọng hơn đến nhu cầu của người tiêu dùng Để đáp ứng mong muốn của khách hàng và tạo ra sản phẩm giá trị cao, các doanh nghiệp cần liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức về công nghệ mới Yếu tố quyết định trong quá trình này chính là nguồn nhân lực, đóng vai trò then chốt trong việc phát triển và đổi mới sản phẩm.
Ngành công nghệ thông tin yêu cầu người lao động có trình độ chuyên môn cao và kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng Những người học tập và làm việc trong lĩnh vực này cần phải đáp ứng các tiêu chí chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thành công.
Để làm việc hiệu quả trong môi trường lao động trí óc, cần có sự tập trung cao độ Điều này đặc biệt quan trọng khi ngồi học hoặc làm việc với máy tính trong thời gian dài, giúp giảm thiểu mệt mỏi và sai sót.
Khả năng tư duy logic tốt là yếu tố quan trọng, cho phép từ những giả thiết ban đầu phát triển những ý tưởng chính xác và chặt chẽ Khả năng này cũng có sự tương thích với kỹ năng toán học, giúp nâng cao khả năng phân tích và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Phải có trí nhớ tốt bao gồm trí nhớ ngắn hạn, khả năng tái hiện trí nhớ và phải có phương pháp ghi nhớ khoa học.
Để nghiên cứu hiệu quả, cần có trí sáng tạo và khả năng tưởng tượng phong phú nhằm hiểu và hình dung các đối tượng, thường là những khái niệm trừu tượng Điều này bao gồm việc phân tích các lưu đồ biểu diễn những tổ hợp lệnh phức tạp với nhiều khả năng logic xảy ra.
Để giải quyết những khó khăn trong công việc, cần phải có khả năng và thói quen nghiên cứu khoa học, bao gồm việc đọc sách báo và tài liệu cả trong nước lẫn quốc tế.
- Phải có lòng say mê, đức tính kiên nhẫn, ham học hỏi, có quan hệ giao tiếp và ứng xử tốt với đồng nghiệp.
Công nghệ thông tin (CNTT) yêu cầu năng lực và tâm tính cao, do sản phẩm của nó chứa đựng nhiều chất xám Khác với các sản phẩm công nghệ truyền thống, CNTT cho phép nhân bản sản phẩm, sử dụng đồng thời ở nhiều địa điểm trên toàn cầu, không bị hao mòn hay hư hỏng trong quá trình sử dụng Thay vào đó, sản phẩm chỉ trở nên lạc hậu và được thay thế bởi phiên bản cao cấp hơn.
Nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả Các công ty có hệ thống KSNB thành công thường sở hữu đội ngũ nhân viên đủ năng lực, được đào tạo bài bản và có ý thức về kiểm soát Tuy nhiên, việc quản lý nhân viên và duy trì văn hóa công ty là thách thức đối với nhà quản lý Do đó, doanh nghiệp cần chú trọng vào quy trình tuyển dụng công khai, đảm bảo chọn lựa nhân viên dựa trên năng lực chứ không phải mối quan hệ, đồng thời triển khai chính sách đào tạo sau tuyển dụng để nâng cao kỹ năng và cập nhật công nghệ mới.
Khi xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp công nghệ thông tin, việc thiết lập chính sách và thủ tục kiểm soát là rất quan trọng Nếu doanh nghiệp không kiểm soát hiệu quả, rủi ro trong hoạt động sẽ gia tăng, ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời làm tăng chi phí và cản trở khả năng đạt được mục tiêu kinh doanh.
Các doanh nghiệp công nghệ thông tin cần chú trọng đánh giá các rủi ro trong hoạt động, bao gồm sự thay đổi công nghệ, công nghệ lỗi thời, và việc không cập nhật kịp thời công nghệ mới Ngoài ra, họ cũng phải xem xét rủi ro về cung ứng nguồn hàng, biến động giá cả, nhu cầu khách hàng, cùng với những yếu tố kinh tế và chính trị Những yếu tố này ảnh hưởng đến các bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), vì vậy khi xây dựng hệ thống KSNB, cần lưu ý để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.
Chương 2 tác giả đã trình bày cơ sở lý luận cơ bản về hệ thống KSNB thông qua lịch sử quá trình hình thành, định nghĩa, các bộ phận cấu thành, lợi ích cũng như hạn chế và các phương pháp đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB Nội ung chương này giúp cho người đọc có cái nhìn tổng quan về hệ thống KSNB, về lợi ích và tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với hoạt động của tổ chức Một hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu và hiệu quả sẽ giảm bớt các nguy cơ, rủi ro tiềm ẩn trong mỗi hoạt động của tổ chức, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin; bảo đảm tính trung thực của các số liệu kế toán; bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được các mục tiêu đề ra.
Trong chương này, tác giả nêu rõ các đặc điểm của ngành công nghệ thông tin ảnh hưởng đến việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Những đặc điểm này sẽ làm cơ sở để đưa ra các đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim Ở chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày phương pháp nghiên cứu của đề tài.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨ U
Quy trình nghiên c ứ u
Tác giả bắt đầu bằng việc nghiên cứu các tài liệu liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), bao gồm báo cáo COSO 1992 và COSO 2013, cùng với sách báo, tạp chí, và các nghiên cứu trong và ngoài nước Những tài liệu này sẽ cung cấp cơ sở lý luận vững chắc cho đề tài nghiên cứu.
Tác giả đã thực hiện quan sát thực tế và thu thập tài liệu, đồng thời gửi bảng câu hỏi khảo sát và phỏng vấn các đối tượng liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim Qua quá trình này, tác giả đã tổng hợp, phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống KSNB, chỉ ra những ưu điểm và hạn chế hiện có, từ đó đưa ra các đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB của công ty.
Phương pháp nghiên cứ u
Bài viết nhằm đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, từ đó nhận diện các ưu điểm và hạn chế trong tổ chức và duy trì hệ thống KSNB một cách hiệu quả Trên cơ sở đó, tác giả sẽ phân tích nguyên nhân và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty.
Mục tiêu nghiên cứu nhằm tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau:
− Thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB tại công ty như thế nào?
− Những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim?
− Giải pháp nào giúp Công ty tháo gỡ khó khăn và triển khai hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả?
3.2.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: hệ thống kiểm soát nội bộ.
Nghiên cứu này tập trung vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, dựa trên báo cáo COSO 1992 và báo cáo bổ sung COSO 2013 Hệ thống kiểm soát nội bộ được phân tích qua năm bộ phận cấu thành chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát.
3.2.3 Phương pháp nghiên cứu Đầu tiên, tác giả tiến hành thu thập các tài liệu liên quan đến các yếu tố thuộc hệ thống KSNB như chính sách đạo đức, chính sách chăm sóc khách hàng, chính sách nhân sự, chính sách chất lượng, quy trình hoạt động, quy trình luân chuyển chứng từ, quy trình hợp đồng, quy trình bán hàng, thanh toán, bảng mô tả công việc cụ thể của từng vị trí, các quy định liên quan đến hệ thống KSNB tại công ty.
Chúng tôi đã tiến hành quan sát thực tế, gửi bảng câu hỏi khảo sát và phỏng vấn ban Giám đốc, các cấp quản lý cùng nhân viên tại công ty nhằm tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiện tại.
Bảng câu hỏi được phát triển dựa trên hai nghiên cứu của Nguyễn Thị Thanh Hương (2014) và Nguyễn Thị Thu Hiền (2015), đã được điều chỉnh để phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty Mục đích của việc này là thu thập thông tin về nhận thức của lãnh đạo và nhân viên công ty đối với tổ chức và vận hành hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) Tác giả quyết định kế thừa bảng câu hỏi từ hai nghiên cứu trước đó vì những lý do cụ thể.
Bảng câu hỏi nghiên cứu được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo báo cáo COSO 1992 và 2013, bao gồm 5 thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng giám sát Kể từ khi ra mắt, báo cáo COSO đã được công nhận và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu, trở thành khuôn mẫu hàng đầu cho việc thiết kế, thực hiện và đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB.
Bảng câu hỏi trong các nghiên cứu này sử dụng thang đo Likert với 5 mức độ từ hoàn toàn không đồng ý đến hoàn toàn đồng ý, cho phép người trả lời có nhiều lựa chọn và không bị áp lực phải đưa ra ý kiến Điều này giúp họ có thể chọn mức trung bình để giữ ý kiến trung lập Việc làm việc với dữ liệu định lượng giúp rút ra kết luận dễ dàng và trình bày kết quả một cách rõ ràng, từ đó nâng cao độ tin cậy và tính thuyết phục của nghiên cứu.
Bảng câu hỏi trong nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thanh Hương (2014) không chỉ bao gồm các câu hỏi chung theo năm bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), mà còn đề cập đến các thủ tục kiểm soát trong những chu trình hoạt động chính của công ty Điều này giúp nâng cao tính chính xác và đầy đủ trong việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB.
Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim hoạt động tương tự như công ty TNHH Đồng Tâm theo nghiên cứu của Nguyễn Thị Thanh Hương (2014) Đối tượng khảo sát bao gồm 100 người từ Ban giám đốc, các quản lý bộ phận, trưởng phòng, nhân viên quản lý nhóm và nhân viên tại công ty, chiếm 49% tổng số 205 nhân viên.
− Ban giám đốc, bao gồm 4 người: Giám đốc, Phó Giám đốc điều hành, Phó Giám đốc kinh oanh và Phó Giám đốc kỹ thuật.
− 6 quản lý bộ phận, 5 trưởng phòng, 13 nhân viên quản lý nhóm
Chúng tôi đã tiến hành chọn mẫu 72 nhân viên từ các bộ phận và phòng ban khác nhau trong công ty, bao gồm kinh doanh, mua hàng, giao nhận, kho, kỹ thuật, kế toán và hành chính nhân sự.
Phạm vi khảo sát: khảo sát tại văn phòng chính của Công ty tại địa chỉ 115-
117 Nguyễn Cư Trinh, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP HCM.
Phương pháp khảo sát: gửi bảng câu hỏi bằng giấy trực tiếp đến từng nhân viên tại công ty.
Hai giai đoạn khảo sát:
Trong giai đoạn thử nghiệm, chúng tôi đã gửi bảng câu hỏi cho 32 người, bao gồm các nhà quản lý và nhân viên trong công ty, nhằm hướng dẫn cách trả lời, điều chỉnh nội dung và số lượng câu hỏi cho phù hợp Mục đích là kiểm tra khả năng hiểu bảng câu hỏi của người trả lời Thời gian khảo sát thử nghiệm diễn ra từ ngày 15/08/2015 đến 30/08/2015.
Giai đoạn khảo sát chính được thực hiện bằng cách gửi bảng câu hỏi đến Ban giám đốc, các cấp quản lý và nhân viên trong công ty, với tổng số 100 người tham gia để thu thập dữ liệu Thời gian khảo sát diễn ra từ ngày 03/09/2015 đến 20/09/2015.
Phương pháp xử lý số liệu được thực hiện bằng cách nhập dữ liệu thu thập từ bảng câu hỏi vào phần mềm SPSS 22, từ đó tiến hành xử lý và phân tích thông tin một cách hiệu quả.
Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả áp dụng phương pháp thống kê mô tả và thống kê tần số để phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công Ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim Bài viết tiến hành so sánh và đánh giá, nêu rõ các ưu điểm và hạn chế của hệ thống, đồng thời chỉ ra nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó Từ những phân tích này, tác giả đưa ra các đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty.
Trong chương 3, tác giả đã mô tả quy trình và phương pháp nghiên cứu áp dụng cho đề tài Ở chương tiếp theo, tác giả sẽ trình bày kết quả nghiên cứu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim và thảo luận về những kết quả đó.
PHÂN TÍCH TH Ự C TR Ạ NG VÀ BÀN LU Ậ N K Ế T QU Ả NGHIÊN C Ứ U
Gi ớ i thi ệ u v ề Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim
4.1.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim
Công ty TNHH Vi tính Nguyên Kim được thành lập từ năm 2003 (tiền thân của Công ty máy Vi tính Nguyên Kim) theo giấy phép thành lập số 4102029312 do
Sở Kế hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh được thành lập vào ngày 03 tháng 07 năm 2010, khởi đầu với 30 nhân viên Đến nay, số lượng nhân viên đã tăng lên hơn 200 người, thể hiện sự phát triển mạnh mẽ của đơn vị.
Tên công ty : CÔNG TY TNHH VI TÍNH NGUYÊN KIM
Địa chỉ trụ sở chính: 117 Nguyễn Cư Trinh, P Nguyễn Cư Trinh, Q.1, HCM
Số tài khoản: 12893229 tại Ngân hàng ACB Hội Sở
4.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, thành lập năm 2003, được xây dựng bởi những người đam mê và có kinh nghiệm trong lĩnh vực CNTT Với mong muốn mang đến công nghệ tiên tiến nhất cho người tiêu dùng Việt Nam, công ty đã trở thành nhà phân phối chuyên nghiệp các sản phẩm công nghệ thông tin hàng đầu thế giới Trong quá trình phát triển, Vi Tính Nguyên Kim đã nhận được sự đánh giá cao từ khách hàng, đối tác và các nhà cung cấp Hiện nay, công ty là một trong những đơn vị uy tín tại Việt Nam, cung cấp sản phẩm của các tập đoàn đa quốc gia lớn như IBM, HP, COMPAQ, DELL, LENOVO, ACER, SAMSUNG và TOSHIBA.
4.1.3 Tiêu chí hoạt động kinh doanh
Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim cam kết mang đến giải pháp tối ưu và công nghệ tiên tiến nhất để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, giúp họ đạt được giá trị tối đa.
Công ty vi tính Nguyên Kim tích cực hợp tác với các trường Đại học để hỗ trợ sinh viên, cung cấp máy tính với giá ưu đãi nhằm phát triển khoa học và giáo dục Ngoài việc cung cấp các sản phẩm như máy chủ, máy tính để bàn, laptop, máy in và linh kiện, Nguyên Kim còn chuyên cung cấp giải pháp công nghệ thông tin cho doanh nghiệp, bao gồm hệ thống mạng, lưu trữ, bảo mật và dịch vụ bảo trì hệ thống thông tin cho các tổ chức thương mại, tài chính, ngân hàng, giáo dục và y tế.
Công ty Vi Tính Nguyên Kim đã hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực cung cấp công nghệ và thiết bị công nghệ thông tin, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và nhiệt tình phục vụ Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm công nghệ thông tin chất lượng cao với giá hợp lý, đồng thời đảm bảo dịch vụ hậu mãi tin cậy và nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của cả những khách hàng khó tính nhất, mang lại sự yên tâm cho khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.
4.1.4 Mục tiêu và định hướng phát triển
Công ty vi tính Nguyên Kim cam kết duy trì vị trí "Premier Business Partners" bằng cách tích cực hợp tác với đối tác trong các kế hoạch chung, tạo ra mối quan hệ phát triển bền vững Chúng tôi cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất từ tiếp thị, bán hàng đến hỗ trợ kỹ thuật, nhằm đảm bảo giá trị tốt nhất cho khách hàng.
- Luôn luôn đồng hành cùng khách hàng trong lĩnh vực công nghệ, mang lại cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng vượt trội.
Chúng tôi tự hào là công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, cung cấp dịch vụ và giải pháp CNTT toàn diện, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Uy tín và khả năng cung cấp sản phẩm chất lượng giúp chúng tôi trở thành lựa chọn số 1 cho các doanh nghiệp.
Mở rộng mạng lưới và đa dạng hóa hoạt động kinh doanh là mục tiêu chính, nhằm củng cố một bộ máy vững mạnh, năng động và chuyên nghiệp Chúng tôi tập trung phát triển các sản phẩm trọn gói về ứng dụng công nghệ thông tin để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Xây dựng công ty thành một tổ chức chuyên nghiệp, có trách nhiệm với xã hội, nhằm phát triển bền vững và tạo ra việc làm ổn định Mục tiêu là tạo dựng môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, mang lại thu nhập cao cho tất cả các thành viên trong công ty.
4.1.5 Cơ cấu tổ chức công ty
Quản lý công ty theo nguyên tắc thủ trưởng xác định Giám đốc là người lãnh đạo tối cao, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động của công ty Giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý các bộ phận, phòng ban, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả trong tổ chức.
Các trưởng bộ phận và phòng ban hỗ trợ Giám đốc trong việc giải quyết các vấn đề chuyên môn chính, đồng thời phối hợp với các phòng ban khác để đạt được mục tiêu chung của công ty.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim
PGĐ KỸ THUẬT PGĐ ĐIỀU HÀNH PGĐ KINH DOANH
Trợ Lý GĐ Thư Ký GĐ
Nhóm Laptop Nhóm Mực In -
BP Kỹ BP Mua BP Kinh Bộ Phận BP Giao BP Kế BP HCNS
Thuật Hàng Doanh Kho Nhận Toán
Nhóm Nhóm Nhóm Phòng Phòng Nhóm Nhóm P Kế P Kế Phòng
Bảo KT KT Kinh Kinh Nhập Xuất Toán Toán Quỹ
Hành Dịch Hệ Doanh Doanh Hàng Hàng Chứng Công vụ Thống Lẻ Sỉ Từ Nợ
K ế t qu ả kh ả o sát th ự c tr ạ ng h ệ th ố ng ki ể m soát n ộ i b ộ t ạ i Công ty
Tác giả đã gửi 100 bảng khảo sát đến Ban giám đốc, các cấp quản lý và nhân viên trong công ty, và nhận lại 100 bảng trả lời hợp lệ với đầy đủ thông tin Thông tin chung về người trả lời được trình bày trong bảng 2.1.
Theo bảng khảo sát, phần lớn nhân viên tham gia đều là những người có thâm niên làm việc tại công ty Cụ thể, trong số 100 nhân viên được khảo sát, có 63 người làm việc trên 5 năm, 19 người từ 3-5 năm, 16 người từ 1-3 năm và chỉ 2 người có thâm niên dưới 1 năm Sự phân bố này cho thấy độ tin cậy của kết quả khảo sát, vì những nhân viên lâu năm có khả năng hiểu rõ và chính xác về hoạt động của công ty.
Sau khi tổng kết bảng câu hỏi khảo sát, tác giả đã nhập liệu vào phần mềm thống kê SPSS 22 để tiến hành phân tích kết quả Dữ liệu đã được tính toán một cách chi tiết nhằm cung cấp cái nhìn rõ ràng về các thông tin thu thập được từ khảo sát.
N valid: tổng thể mẫu khảo sát hợp lệ
N missing: mẫu bị lỗi Mean (trung bình): giá trị trung bình cộng của các phát biểu được quy ước. Cách tính như sau: =Average (number1, number 2, … number n)
Mode: là phát biểu có tần suất xuất hiện nhiều nhất Cách tính như sau:
Giá trị nhỏ nhất (Minimum) là giá trị thấp nhất trong các phát biểu đã được quy ước, trong khi giá trị lớn nhất (Maximum) là giá trị cao nhất của các phát biểu đó.
Độ lệch chuẩn (St Veviation) là chỉ số đo mức độ phân tán của các giá trị xung quanh giá trị trung bình Khi giá trị độ lệch chuẩn càng gần 0, điều đó cho thấy các câu trả lời càng tập trung và độ tin cậy của dữ liệu càng cao Công thức tính độ lệch chuẩn được biểu diễn như sau: =St ev (số 1, số 2, … số n).
Median (Trung vị): Giá trị nằm ở giữa các phát biểu được quy ước Cách tính như sau: Me ian= (number 1, number 2…number n)
Kết quả phát biểu được quy ước như sau:
Kết quả khảo sát thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim như sau:
Tính trung thực và các giá trị đạo đức:
Theo kết quả bảng 2.2 và 2.3 ta thấy:
Công ty đã ban hành các văn bản và quy định rõ ràng về tính trung thực và ứng xử có đạo đức, được phổ biến đến từng nhân viên, với kết quả khảo sát cho thấy hầu hết ý kiến đều đồng ý Qua quan sát và phỏng vấn, tác giả nhận thấy rằng nhân viên được yêu cầu cư xử hòa nhã, tận tụy và lịch thiệp với khách hàng, xem họ như người thân Đối với đồng nghiệp, tinh thần hỗ trợ và thân thiện được khuyến khích, đặc biệt là với nhân viên mới Khi giao tiếp với cấp trên, nhân viên cần tôn trọng và trình bày ý kiến một cách nhã nhặn Cuối cùng, với cấp dưới, yêu cầu là cư xử công bằng, hợp lý và không lạm dụng quyền lực.
Kết quả khảo sát cho thấy hầu hết ý kiến đều đồng ý rằng nhà quản lý đặt quyền lợi chung lên hàng đầu thông qua việc thực thi tính trung thực và đạo đức trong cả lời nói lẫn hành động, với 36% hoàn toàn đồng ý, 60% đồng ý và chỉ 4% không có ý kiến Điều này cho thấy Ban giám đốc công ty rất coi trọng vấn đề này, luôn cư xử gương mẫu và tuân thủ các chuẩn mực để làm gương cho nhân viên, từ đó tạo ra sự nể phục trong đội ngũ.
Công ty đã thiết lập các quy định xử phạt rõ ràng đối với việc vi phạm quy tắc ứng xử và nội quy, với kết quả khảo sát cho thấy 4/5 ý kiến đồng ý Các hình thức xử phạt bao gồm cảnh cáo bằng văn bản, phạt tiền từ 200.000 đồng đến 800.000 đồng, và có thể dẫn đến sa thải Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng, nhân viên có thể bị sa thải ngay lần đầu tiên Mặc dù quy định cụ thể giúp nhân viên tuân thủ, vẫn có 1% ý kiến không đồng ý và 8% không có ý kiến, cho thấy một số nhân viên cảm thấy có sự không công bằng liên quan đến việc xử lý vi phạm của người thân quen trong ban lãnh đạo.
Công ty đã thực hiện nhiều biện pháp để giảm thiểu áp lực cho nhân viên, với kết quả khảo sát cho thấy 4 điểm trên thang đo 5 điểm, cho thấy phần lớn nhân viên đồng ý Một ví dụ điển hình là công ty dành 15 phút tập thể dục tại chỗ vào buổi sáng và 15 phút xem chương trình thư giãn vào buổi chiều, được nhân viên hưởng ứng nhiệt tình Tuy nhiên, vẫn có 4% ý kiến không đồng ý và 28% không có ý kiến, do áp lực công việc cao và khối lượng công việc lớn, dẫn đến sai sót trong công việc.
Cam kết về năng lực:
Theo kết quả bảng 2.4 và 2.5 ta thấy:
Kết quả khảo sát cho thấy 72% ý kiến đồng ý và 19% hoàn toàn đồng ý với việc công ty sử dụng bảng mô tả công việc để yêu cầu rõ ràng về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí Giám đốc đơn vị là người quyết định tuyển dụng, và công ty đã ban hành quy chế tuyển dụng với các yêu cầu cụ thể như độ tuổi, kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ và vi tính, đặc biệt là đối với các vị trí chủ chốt Ví dụ, vị trí kế toán yêu cầu trình độ cao đẳng trở lên và hơn 2 năm kinh nghiệm; vị trí kinh doanh cần tốt nghiệp chuyên ngành quản trị kinh doanh, có ngoại hình và khả năng giao tiếp tốt; còn nhân viên kỹ thuật phải tốt nghiệp công nghệ thông tin và có kinh nghiệm làm việc Mặc dù yêu cầu đối với các vị trí khác như kho, giao nhận thấp hơn, nhưng vẫn cần có khả năng nhạy bén trong công việc Tuy nhiên, vẫn có 2% ý kiến không đồng ý và 7% không rõ, phản ánh thực tế một số vị trí được tuyển dụng dựa trên mối quan hệ mà không đảm bảo chuyên môn theo quy chế.
Kết quả khảo sát về việc công ty sa thải nhân viên không đủ năng lực, đặc biệt là người thân của ban lãnh đạo, cho thấy 5% hoàn toàn không đồng ý, 30% không đồng ý, 50% không rõ ý kiến và 15% đồng ý Điều này cho thấy đa số ý kiến đều không rõ ràng hoặc không có ý kiến Mặc dù công ty có quy chế tuyển dụng rõ ràng, thực tế cho thấy công ty vẫn ưu tiên tuyển dụng người thân của ban giám đốc và nhân viên, trong khi những nhân viên không đủ năng lực thường chỉ bị điều chuyển sang công việc khác.
Kết quả khảo sát cho thấy 58% nhân viên đồng ý rằng công việc được phân công đúng chuyên môn đào tạo, với 3% hoàn toàn đồng ý, cho thấy sự hài lòng chung trong công việc Tuy nhiên, 5% không đồng ý và 34% không có ý kiến, cho thấy vẫn còn tồn tại vấn đề trong phân công công việc Nguyên nhân chủ yếu là do việc tuyển dụng nhân sự thường liên quan đến người thân của nhân viên hoặc Ban giám đốc, dẫn đến việc bố trí không đúng chuyên môn Ngoài ra, một số nhân viên cũng đã chuyển từ bộ phận kỹ thuật sang kinh doanh và từ kinh doanh sang mua hàng, nhưng tỷ lệ này không đáng kể.
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát:
Theo kết quả bảng 2.6 và 2.7 ta thấy:
Kết quả khảo sát về vai trò của ban kiểm soát độc lập trong doanh nghiệp cho thấy 51% không có ý kiến, 22% không đồng ý và 27% đồng ý, cho thấy đa số không rõ về vấn đề này Thực tế cho thấy, do chủ sở hữu cũng là nhà quản lý, công ty không thành lập ban kiểm soát độc lập Giám đốc kiểm soát và điều hành hoạt động hàng ngày, trong khi các phó giám đốc có trách nhiệm giám sát các lĩnh vực khác nhau: phó giám đốc kỹ thuật hỗ trợ và giải quyết sự cố kỹ thuật, phó giám đốc điều hành giám sát hoạt động kinh doanh, và phó giám đốc kinh doanh chủ yếu giám sát nhóm kinh doanh sỉ về mực in và máy in Các trưởng phòng và quản lý bộ phận trực tiếp giám sát công việc của nhân viên, trong khi bộ phận kho, giao nhận và kế toán có thêm nhân viên giám sát để quản lý công việc của tất cả nhân viên trong bộ phận.
Kết quả khảo sát cho thấy ban kiểm soát của công ty được đánh giá có đủ kiến thức và kinh nghiệm, với Mode đạt 4 Tuy nhiên, 4% ý kiến không đồng ý và 36% không có ý kiến Qua phỏng vấn, tác giả nhận thấy rằng nhiều quản lý và nhân viên giám sát là người quen của Ban giám đốc hoặc là nhân viên lâu năm, dẫn đến năng lực và kinh nghiệm chưa đáp ứng đủ yêu cầu công việc.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Theo kết quả bảng 2.8 và 2.9 ta thấy:
Kết quả khảo sát cho thấy, 55% ý kiến đồng ý và 23% ý kiến hoàn toàn đồng ý với quan điểm rằng nhà quản lý hành động thận trọng, chỉ quyết định sau khi phân tích kỹ rủi ro và lợi ích Thực tế cho thấy, Ban giám đốc công ty thường rất cẩn trọng trong các quyết định kinh doanh Họ luôn chú trọng thu thập thông tin, phân tích thị trường, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, cũng như rủi ro và thách thức trước khi đưa ra quyết định.
K Ế T LU Ậ N, GI Ả I PHÁP HOÀN THI Ệ N VÀ KI Ế N NGH Ị 84
Định hướ ng xây d ự ng các gi ả i pháp
Dựa trên thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim được trình bày trong chương 4, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế hiện có, từ đó hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Các giải pháp này được xây dựng dựa trên những định hướng cụ thể.
Báo cáo COSO 1992 và 17 nguyên tắc của báo cáo COSO 2013 cung cấp khung lý thuyết cho việc xây dựng hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) Hệ thống này bao gồm năm thành phần chính: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cùng với giám sát Những nguyên tắc này giúp tổ chức quản lý rủi ro hiệu quả và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động.
−Xây dựng giải pháp phù hợp với môi trường pháp lý.
−Xây dựng giải pháp phù hợp với đặc điểm hoạt động và quy mô công ty.
−Đảm bảo mối quan hệ giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra.
Gi ả i pháp hoàn thi ệ n h ệ th ố ng ki ể m soát n ộ i b ộ t ạ i Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim
5.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát trong tổ chức đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến nhận thức của nhân viên và là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Để xây dựng một môi trường kiểm soát hiệu quả, nhà quản lý cần nhận thức rõ tầm quan trọng của kiểm soát, đồng thời chú trọng vào việc xây dựng và ban hành các chính sách, quy định để mọi thành viên thực hiện Ngoài ra, việc tổ chức huấn luyện nhằm nâng cao ý thức về kiểm soát cho toàn bộ nhân viên cũng rất cần thiết.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức:
Tính trung thực và các giá trị đạo đức đóng vai trò quan trọng trong môi trường kiểm soát, ảnh hưởng đến thiết kế, thực hiện và giám sát các yếu tố của kiểm soát nội bộ Ứng xử đạo đức và tính trung thực của nhân viên tạo nên văn hóa tổ chức Để nâng cao tính chính trực và các giá trị đạo đức trong công ty, cần thực hiện các biện pháp cụ thể.
Công ty Nguyên Kim cần nỗ lực duy trì và phát triển tính chính trực cùng các giá trị đạo đức bằng cách ban hành và thực thi nghiêm túc các chính sách, nội quy và quy định Điều này sẽ góp phần tạo ra một nền văn hóa lành mạnh, thiết thực, mang đậm bản sắc riêng của công ty trong tương lai.
Công ty nên tích cực lồng ghép văn hóa và các quy định của Nguyên Kim vào các hoạt động tập thể như du lịch hàng năm, cuộc thi tìm kiếm tài năng, và chương trình xây dựng nhà tình nghĩa Bên cạnh đó, các hoạt động ủng hộ người nghèo và đồng bào bị bão lũ cũng cần được chú trọng, cùng với các sự kiện kỷ niệm thành lập công ty và các kỳ nghỉ lễ, nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết và ý thức cộng đồng trong nhân viên.
Ban lãnh đạo công ty cần thường xuyên tuyên truyền văn hóa Nguyên Kim thông qua các bài phát biểu, qua các cuộc họp với nhân viên.
Các quy định xử phạt của công ty liên quan đến việc vi phạm nội quy và quy định về tính trung thực, ứng xử có đạo đức cần phải được thực thi một cách nghiêm túc Mọi cá nhân vi phạm đều phải chịu hình thức xử phạt như nhau, nhằm đảm bảo sự công bằng và khách quan trong quá trình xử lý.
Để giảm thiểu áp lực cho nhân viên và hạn chế sai sót cũng như gian lận, cần thực hiện nhiều biện pháp như: thiết lập các mục tiêu thực tế và khả thi; tránh ban hành chính sách thưởng quá cao dựa vào kết quả công việc; không cắt giảm hay tăng thưởng một cách bất thường; phân công công việc phù hợp với chuyên môn và năng lực của nhân viên; đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ.
Để giảm thiểu khả năng nhân viên thực hiện gian lận, cần tăng cường các chính sách và thủ tục kiểm soát Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm một cách rõ ràng, đầy đủ và hợp lý là rất quan trọng, đồng thời không nên phân quyền quá cao để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong công việc.
Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự:
Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, do đó, công ty cần tuyển dụng nhân viên có trình độ và chất lượng chuyên môn cao Để đạt được điều này, công ty cần ban hành quy chế và chính sách tuyển dụng với tiêu chuẩn cụ thể về đạo đức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc Đồng thời, việc phân công công việc cũng phải được thực hiện theo đúng chuyên môn và năng lực của nhân viên được tuyển dụng.
Các chính sách tuyển dụng của công ty cần được thực hiện một cách nghiêm túc và minh bạch, nhằm ngăn chặn việc tuyển dụng nhân viên dựa trên mối quan hệ cá nhân Điều này đảm bảo rằng ứng viên được lựa chọn dựa trên năng lực và trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc.
Công ty cần xây dựng quan điểm rõ ràng về tuyển dụng, bổ nhiệm và đãi ngộ nhân viên dựa trên năng lực thực tế Các chế độ khen thưởng và kỷ luật phải được thực hiện nghiêm túc, với việc thưởng phạt rõ ràng để đảm bảo sự công bằng và khách quan Hàng năm, công ty cần tiến hành đánh giá kết quả công việc của từng nhân viên, từ đó xem xét luân chuyển công việc và bổ nhiệm những nhân viên xuất sắc vào vị trí cao hơn, đồng thời miễn chức hoặc chấm dứt hợp đồng với những nhân viên không đáp ứng yêu cầu, không phân biệt mối quan hệ cá nhân.
Công ty nên thiết lập chính sách luân chuyển công việc giữa các nhân viên trong phòng ban, đặc biệt là ở những vị trí quan trọng Việc này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ công việc của nhau mà còn tạo điều kiện cho việc thay thế khi cần thiết và tăng cường khả năng kiểm tra chéo công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc chung.
Tổ chức khóa đào tạo ngắn hạn giúp nhân viên cập nhật thông tin, bổ sung kiến thức và nâng cao trình độ chuyên môn, từ đó đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
−Cho nhà quản lý đi học các khóa học về quản trị rủi ro, quản trị nhân sự, đọc hiểu báo cáo tài chính…
Để nâng cao năng lực cho nhân viên kế toán, cần tổ chức các buổi học và tập huấn về những thông tư, quy định mới, cũng như các văn bản hướng dẫn liên quan đến thuế và phân tích báo cáo tài chính.
−Cho nhân viên kỹ thuật đi học các khóa nâng cao nghề nghiệp chuyên môn, tiếp cận và cập nhật kịp thời các công nghệ mới.
Công ty hiện đang nỗ lực trở thành nhà phân phối cho các thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin Để đạt được mục tiêu này, nhân viên cần có trình độ tiếng Anh tốt và kiến thức về xuất nhập khẩu cũng như thủ tục hải quan Do đó, công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học bổ sung kiến thức liên quan.
Công ty nên đầu tư vào việc đào tạo nhân viên kinh doanh qua các khóa học về kỹ năng bán hàng, xử lý tình huống và làm hài lòng khách hàng, cũng như kỹ năng làm việc hiệu quả Đồng thời, tổ chức các chương trình đào tạo về sản phẩm để nhân viên hiểu rõ và có thể truyền đạt giá trị sản phẩm đến khách hàng một cách tốt nhất Việc đào tạo này nên được thực hiện bởi các nhân viên phòng kỹ thuật, những người có chuyên môn sâu về sản phẩm.
Hội đồng quản trị và ban kiểm soát:
M ộ t s ố ki ế n ngh ị
5.3.1 Đối với cơ quan nhà nước có liên quan
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiện nay là công cụ quản lý quan trọng, giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu kinh doanh Tuy nhiên, tại Việt Nam, chưa có quy định hay hướng dẫn cụ thể nào về việc xây dựng hệ thống KSNB cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của các doanh nghiệp hiện nay được phát triển dựa trên báo cáo COSO, nhằm phục vụ cho các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.
Để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả tại Việt Nam, cần thiết có sự hướng dẫn và hỗ trợ từ phía nhà nước, nhằm khắc phục những điểm chưa phù hợp trong quá trình vận dụng.
−Ban hành luật và các văn bản hướng dẫn có liên quan về tổ chức hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp.
−Nhà nước cần phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện, cập nhật các kiến thức về KSNB.
Các cơ quan nhà nước cần thiết lập các quy định và chính sách kinh tế tài chính nhằm hỗ trợ sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm việc giảm thuế suất, áp dụng thuế suất ưu đãi một cách minh bạch và hợp lý, gia hạn thời gian nộp thuế, cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực thuế và hải quan Đồng thời, cần triển khai nhiều chính sách để khơi thông thị trường vốn, khuyến khích doanh nghiệp phát hành trái phiếu nhằm huy động vốn hiệu quả hơn so với các kênh truyền thống.
5.3.2 Đối với bản thân công ty
Các nhà quản lý công ty cần nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả Việc này không chỉ giúp quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả mà còn nâng cao năng lực và cải tiến hiệu quả hoạt động Hệ thống KSNB hữu hiệu còn giúp hạn chế sự cố, giảm thiểu rủi ro và đạt được các mục tiêu doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Ban quản lý công ty cần chủ động nâng cao kiến thức và kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ (KSNB) cũng như quản lý tài chính Việc này sẽ giúp họ tổ chức và xây dựng một hệ thống hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất điều hành hoạt động của công ty.
Nhân viên công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt nội quy và quy định, đồng thời tích cực học hỏi và nâng cao kiến thức chuyên môn để hoàn thành công việc hiệu quả, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ mà công ty đề ra.
H ạ n ch ế và hướ ng nghiên c ứ u ti ế p theo c ủa đề tài
Hạn chế của đề tài:
Do hạn chế về phạm vi và thời gian nghiên cứu, tác giả chỉ có thể trình bày khái quát về năm bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty, bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, cũng như giám sát Tuy nhiên, tác giả chưa đi sâu vào việc xem xét hoạt động của từng nhân viên trong các chu trình cụ thể, điều này làm hạn chế khả năng đánh giá chính xác hơn về hệ thống KSNB hiện tại của công ty.
Hướng nghiên cứu tiếp theo:
Tiếp tục thực hiện khảo sát, tìm hiểu và phỏng vấn sâu hơn về tình hình hoạt động của công ty trong từng quy trình cụ thể nhằm đánh giá một cách chính xác hơn về hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) tại doanh nghiệp.
Nghiên cứu việc đầu tư và triển khai hệ thống phần mềm ERP thành công giúp tích hợp các hoạt động bán hàng, mua hàng, tài chính và nhân sự, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Thông qua khảo sát thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty TNHH Ví Tính Nguyên Kim, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và khắc phục những hạn chế hiện có Những giải pháp này được kỳ vọng sẽ giúp công ty cải thiện hệ thống KSNB, nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững trong bối cảnh kinh tế khó khăn và cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động hiệu quả và báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, các tổ chức phải đối mặt với nhiều nguy cơ và rủi ro có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu, từ thiệt hại chấp nhận được đến nguy cơ phá sản Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là biện pháp quan trọng giúp giảm thiểu rủi ro, phát hiện sai phạm và nâng cao hiệu quả hoạt động, từ đó giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra.
Trong bối cảnh kinh tế biến động và cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ thông tin như Công ty TNHH Vi Tính Nguyên Kim, cần chú trọng đến quản trị rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Qua nghiên cứu thực trạng KSNB tại công ty, tác giả đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế của hệ thống này, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó Mục tiêu là giúp công ty phát triển nhanh, mạnh và bền vững, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty.
Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã nỗ lực hết mình; tuy nhiên, do hạn chế về năng lực, thời gian và phạm vi nghiên cứu, không thể tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ quý Thầy Cô để hoàn thiện đề tài hơn nữa.
PHỤ LỤC 1 – DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Danh mục tài liệu tiếng Việt
1 Bộ môn kiểm toán, khoa kế toán – kiểm toán, Trường Đại học Kinh Tế TP HCM Kiểm toán (tái bản lần thứ sáu) NXB Lao động xã hội, 2009.
2 Bộ môn kiểm toán, khoa kế toán – kiểm toán, Trường Đại học Kinh Tế TP HCM Kiểm toán nội bộ (tái bản lần thứ hai) NXB Lao động xã hội, 2010.
3 Bùi Thị Minh Hải, 2012 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam Luận án tiến sĩ Đại học Kinh tế Quốc Dân.
4 Cao Thị Thanh Tâm, 2014 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các cơ sở khám chữa bện công lập trên địa bàn tỉnh Tiền Giang Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP HCM.
5 Hoàn Thị Thanh Thủy, 2010 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty tài chính cổ phần dầu khí Việt Nam Luận văn thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng.
6 Lại Thị Thu Thủy, 2012 Xây ựng hệ thống kiểm soát nội bộ hướng đến quản lý rủi ro trong oanh nghiệp Tạp chí Kiểm toán số 5/2012.
7 Lê Nguyễn Hoàng Oanh, 2013 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
TNHH MTV du lịch dịch vụ dầu khí Việt Nam Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế
8 Lê Thị Bảo Như, 2014 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH URC Việt
Nam - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP
9 Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2014 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng giao thông vận tải TPHCM Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP HCM.
10 Nguyễn Thị Thanh Hương, 2014 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Đồng Tâm Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP HCM.
11 Nguyễn Thị Thu Hiền, 2015 Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần Fiditour Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP
12 Phạm Quang Huy, 2014 Bàn về COSO 2013 và định hướng vận ụng trong việc giám sát quá trình thực thi chiến lược kinh oanh Tạp chí Phát triển và hội nhập số 15 tháng 03-04/2014
13 Phùng Nguyễn Hồng Nguyệt, 2013 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty Liksin Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP HCM.
14 Trần Đức An, 2014 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty cổ phần Phong Phú Luận văn thạc sĩ Đại học kinh tế TP HCM.
Danh mục tài liệu tiếng Anh
1 Committee of Sponsoring of the Treadway Commission, 1992 Internal Control
- Intergrated Framework, Including Executive Summary.
2 Committee of Sponsoring of the Treadway Commission, 2004 Enterprise Risk Management, Executive Summary Framework.
3 Committee of Sponsoring of the Treadway Commission, 2012 Illustrative Tools for Assessing Effectiveness of a System of Internal Control, September 2012.
4 Committee of Sponsoring of the Treadway Commission, 2013 Intergrated Framework, Executive Summary.
5 Conor O'Leary, 2005 Developing a Standardised Model for Internal Control Evaluation Irish Accounting Review (Ireland), Page 35-57;
6 Jaya Kumar Shanmugam, 2012 Moh Hassan Che Haat & Azwa i Ali “An Exploratory Study of Internal Control and Fraud Prevention Measures in SMEs.
International Journal of Business Research and Management (IJBRM),
7 Mwachiro D Brian, 2013 Effects of Internal Controls on Revenue Collection:
A case of Kenya revenue Authority Master Research University of Nairobi.
8 Oguda Ndege Joseph, Odhiambo Albert and Prof John Byaruhanga, 2015. Effect of Internal Control on Fraud Detection and Prevention in District Treasuries of Kakamega County International Journal of Business and Management Invention, Volume 4 Issue, January 2015.
9 Qaisar Abbas and Javid Iqbal, 2012 Internal Control System: AnalyzingTheoretical Perspective and Practices Middle-East Journal of Scientific Research.
Mohd-Nassir, 2015 Effects of Internal Controls, Fraud Motives and Experience in Assessing Likelihood of Fraud Risk Journal of Economics, Business and Management, Vol 3, No 2, February 2015.
10 Zuraidah Mohd-Sanusi, Norhayati Mohamed, Normah Omar, and Mohd-Daniel
TẠI CÔNG TY TNHH VI TÍNH NGUYÊN KIM
PHỤ LỤC 2 – LƯU ĐỒ MỘT SỐ CHU TRÌNH HOẠT ĐỘNG CHÍNH
Lưu đồ 2.1 Chu trình bán hàng thu tiền mặt
Lưu đồ 2.2 Chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền mặt
Lưu đồ 2.3 Chu trình bán chịu hàng hóa
Lưu đồ 2.4 Chu trình cung cấp chịu dịch vụ kỹ thuật
Lưu đồ 2.5 Chu trình thu tiền bán chịu bằng tiền mặt
Lưu đồ 2.6 Chu trình thu tiền bán chịu bằng chuyển khoản
Lưu đồ 2.7 Chu trình mua hàng
Lưu đồ 2.8 Chu trình thanh toán bằng tiền mặt
Lưu đồ 2.9 Chu trình thanh toán bằng chuyển khoản
Lưu đồ 2.10 Chu trình tiền lương
PHỤ LỤC 3 – BẢNG KHẢO SÁT
Xin chào các Anh/Chị!