Ưu điểm:
− Công ty rất quan tâm đến việc thiết lập mục tiêu và các chiến lược để đạt được mục tiêu. Mục tiêu của công ty thường xuyên được đề cập trong các cuộc họp giao ban với các trưởng bộ phận, các trưởng bộ phận sẽ là người truyền đạt mục tiêu cho nhân viên bộ phận mình.
− Từ mục tiêu chung, công ty đưa ra từng mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban.
− Mục tiêu cụ thể cho từng phịng ban, bộ phận ln hướng đến mục tiêu chung của tồn cơng ty.
− Công ty rất xem trọng việc xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá việc hồn thành mục tiêu.
− Cơng ty có chú ý đến những rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngồi, ví dụ như biến động kinh tế, chính trị, thay đổi của luật pháp và chính sách khách hàng, đối thủ cạnh tranh…
− Cơng ty có đề ra và thực hiện nghiêm túc những biện pháp đối phó với rủi ro.
Hạn chế:
− Mục tiêu của công ty chưa được phổ biến bằng văn bản đến từng nhân viên.
− Cơng ty có chú ý đến những rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên ngồi, ví dụ như biến động kinh tế, chính trị, thay đổi của luật pháp và chính sách khách hàng, đối thủ cạnh tranh… nhưng chưa có xây ựng cơ chế để nhận diện rủi ro này. Việc xem xét, đánh giá và ứng phó với rủi ro chỉ dựa vào kinh nghiệm của Ban giám đốc công ty.
−Công ty chưa xem trọng việc xây dựng cơ chế nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố bên trong, ví dụ như sự thay đổi về nhân sự chủ chốt, thay đổi hệ thống thông tin… Khi có rủi ro xảy ra, cơng ty chỉ dựa vào kinh nghiệm để đối phó với rủi ro. −Cơng ty chủ yếu nhận dạng những rủi ro đã phát sinh mà chưa chú ý đến những rủi ro
tiềm tàng, và chủ yếu phát hiện rủi ro thông qua các báo cáo trong các cuộc họp. −Cơng ty chưa có lập quy trình đánh giá rủi ro.
−Cơng ty khơng có bộ phận đánh giá và đối phó với rủi ro và thiếu công cụ để định lượng rủi ro vì vậy việc đối phó với rủi ro vẫn cịn mang tính cảm tính. Khi có rủi ro các nhà quản lý lựa chọn phương án đối phó với rủi ro nhưng chưa tính đến các rủi ro khác từ việc chọn phương án đó.
Nguyên nhân của những hạn chế:
−Do nhà quản lý chưa được trang bị đủ kiến thức, kinh nghiệm và công cụ để đánh giá rủi ro một cách đầy đủ.
4.3.3.Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát chung:
Ưu điểm:
− Cơng ty có phân tích, so sánh số liệu của cơng ty với đối thủ cạnh tranh để có thể khắc phục và đưa ra những chiến lược kinh doanh thích hợp.
− Cơng ty có quy trình kiểm tra, sốt xét chứng từ trước khi thực hiện.
− Việc quản lý ngày và giờ công của nhân viên được thực hiện rất chính xác và chặt chẽ, theo đúng quy định của công ty.
− Việc đấu thầu, thanh lý hàng hóa tài sản được thực hiện theo đúng quy định của cơng ty.
− Quy trình ln chuyển chứng từ giữa các phịng ban thuận tiện và hợp lý.
− Các chứng từ, sổ sách được lưu trữ đầy đủ, an toàn, đặc biệt là đối với chứng từ kế tốn.
− Cơng ty có đưa các biện pháp giám sát, bảo ưỡng thiết bị, tài sản không bị mất mát, hư hỏng.
− Định kỳ công ty có tiến hành kiểm kê tài sản và đối chiếu với số lượng trên sổ sách.
− Cơng ty có ban hành các văn bản về ủy quyền và xét duyệt.
− Sự ủy quyền và phân chia trách nhiệm đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bộ phận nghiệp vụ không kiêm nhiệm việc ghi chép kế tốn.
− Cơng ty có phân quyền sử dụng cho từng nhân viên và từng bộ phận liên quan về truy cập, ghi nhận, sửa đổi thông tin trong hệ thống thơng tin tồn cơng ty, đây là cơ sở để kiểm tra và quy trách nhiệm nếu có sự cố xảy ra.
Hạn chế:
− Hệ thống báo cáo của cơng ty cịn sơ xài, thiên nhiều về báo cáo thực tế.
− Nhà quản lý chỉ chú trọng đến các báo cáo kế hoạch về kinh oanh như kế hoạch bán hàng, kế hoạch mua hàng nhưng chưa chú trọng đến các báo cáo kế hoạch về tài chính như kế hoạch thanh tốn, dự tốn ngân sách, dự toán tiền, chưa xây dựng báo cáo kế hoạch về chi phí…
− Hầu hết thơng tin Ban giám đốc nhận được còn rời rạc, Giám đốc phải tự mình tổng hợp thơng tin từ các báo cáo riêng lẻ của bộ phận và lập nên các báo cáo cần thiết để quản lý theo nhu cầu của mình.
− Bộ phận kế tốn tài chính chưa phát huy được hết vai trò tham mưu cho Giám đốc về các báo cáo kế hoạch về tài chính, về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
− Cơng ty có quan tâm đến việc phân tích số liệu của các đối thủ cạnh tranh, nhưng việc thực hiện cịn chưa hiệu quả, số liệu cịn chưa chính xác.
− Việc nhập liệu chứng từ vào hệ thống chưa được thực hiện chính xác và kịp thời.
Nguyên nhân của hạn chế:
− Ban giám đốc chưa phân công công việc hợp lý, một mình ơm đồm q nhiều việc.
− Cơng ty chưa có bộ phận chuyên biệt về chức năng nghiên cứu thị trường. − Công ty sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng và phần mềm kế toán riêng
biệt dẫn đến việc nhập liệu hai lần vào hệ thống phần mềm. Hoạt động kiểm sốt trong các chu trình chính:
Ưu điểm:
− Công ty tách bạch chức năng: đề nghị mua hàng, xét duyệt, chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, bảo quản, ghi chép việc mua hàng và thanh tốn tránh được tình trạng lạm quyền dẫn đến việc xảy ra sai xót và gian lận làm thất thốt tài sản của đơn vị.
− Vào cuối mỗi quý công ty đều lập biên bản đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp để đối chiếu số ư cơng nợ.
− Hàng hóa được bảo quản cận thận ở kho hàng và có biện pháp bảo quản tốt nhằm tránh thất thốt, hư hỏng.
− Cơng ty có tiến hành kiểm kho vào cuối mỗi quý, cuộc kiểm kê có sự tham gia của tồn bộ nhân viên trong cơng ty với sự hỗ trợ của bộ phận kho và sự giám sát của kế tốn.
− Cơng ty ln bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân công quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình bán hàng, thu tiền như bán hàng, phê duyệt bán chịu, ghi sổ kế toán và thu tiền. Điều này góp phần giảm thiểu những gian lận, mất mát tài sản và tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn.
− Cơng ty có xác minh kỹ về tình hình tài chính của khách hàng trước khi bán hàng trả chậm, tránh trường hợp bán hàng mà không thu được tiền.
− Cơng ty có đưa ra tiêu chuẩn cụ thể cho việc bán chịu và kiểm soát việc xét duyệt đơn hàng bán chịu rất chặt chẽ, giảm thiểu được rủi ro về các khoản phải thu khách hàng.
− Nhân viên kinh oanh là người lập phiếu xuất hàng kiêm phiếu xuất kho và phiếu giao hàng trên hệ thống bán hàng. Trên phiếu xuất hàng có đầy đủ thơng của khách hàng, loại hàng, số lượng, chủng loại hàng. Bộ phận kho chỉ tiến hành xuất kho khi có chữ ký của nhân viên in phiếu xuất, kiểm tra đầy đủ thơng tin về hàng hóa và thơng tin người xuất phiếu. Sau khi xuất kho hàng sẽ chuyển sang bộ phận giao nhận đóng gói và tiến hành giao hàng cho khách hàng. Trên phiếu xuất hàng ln có đầy đủ thông tin và chữ ký của bộ phận kho, giao hàng và khách hàng. − Cơng ty có riêng một bộ phận kế tốn theo dõi cơng nợ, nhắc nợ và thu tiền khách hàng làm việc rất chuyên nghiệp và hiệu quả. Nhân viên công nợ sẽ theo dõi công nợ trên hệ thống và tiến hành nhắc nợ khách hàng khi đến hạn. Cuối tháng, bộ phận sẽ lập báo phân tích tuổi nợ và báo cáo cho Ban giám đốc và định kỳ 3 tháng đối chiếu công nợ với khách hàng một lần để kiểm tra số ư cơng nợ.
− Cơng ty có tách bạch chức năng: tuyển dụng, chấm cơng, tính lương, xét duyệt tiền lương và trả lương.
− Cơng ty có chính sách bảo mật mức lương của từng nhân viên. Thông tin về lương của công ty được bảo mật rất cao, tránh tình trạng nhân viên biết lương lẫn nhau để so sánh, gây bất đồng.
− Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến nơ phải trả về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đoàn, và thuế thu nhập cá nhân. Định kỳ, bộ phận nhân sự tiến hành tính tốn số liệu, trình Giám đốc xét duyệt và nộp đầy đủ các khoản trích theo lương theo đúng quy định.
− Công ty tách bạch chức năng bán hàng, thu tiền và ghi sổ kế tốn góp phần tránh được tình trạng lạm quyền, gian lận, thất thốt tài sản công ty.
− Các phiếu thu, phiếu chi có đóng ấu "Đã thu tiền" hoặc "Đã chi tiền" sau khi thực hiện thu chi.
− Định kỳ cơng ty có tiến hành kiểm kê quỹ và lập biên bản tồn quỹ.
− Cơng ty có tách bạch chức năng đề nghị mua sắm, phê chuẩn, bảo quản và ghi sổ TSCĐ.
− Cơng ty có ban hành chính sách đầu tư, sử dụng, sửa chữa và thanh lý TSCĐ. − Định kỳ cơng ty có tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tình trạng của TSCĐ.
Hạn chế:
− Kho hàng đang trong tình trạng q tải, hàng hóa ra vào rất nhiều, thiếu hụt nhân sự để đáp ứng công việc.
− Công ty không phân quyền xét duyệt bán chịu cho các cấp quản lý, tất cả đơn hàng đều phải thông qua Giám đốc, không phát huy được vai trò của trưởng bộ phận và các quản lý kinh doanh.
− Giám đốc là người tính lương, nên khi đến kỳ lương khơng có thời gian để sắp xếp cho việc tính lương ẫn đến việc hay trễ lương cho nhân viên trong cơng ty. Ngồi ra, đến kỳ tăng lương vào tháng 7 hàng năm thì Giám đốc cũng khơng có thời gian để xem xét, đánh giá kịp thời mức lương của từng nhân viên. Phần lương tăng thường sẽ được thanh toán bù vào tháng Giám đốc ra quyết định cuối cùng và thông báo đến nhân viên. Điều này khiến cho nhiều nhân viên không hài lịng. − Cơng ty khơng ủy quyền xét duyệt chi tiêu cho các cấp quản lý kiến cho áp lực
công việc của Giám đốc ngày càng nặng.
− Công ty không thực hiện kiểm tra quỹ hàng ngày, định kỳ 3 tháng mới kiểm quỹ một lần. Việc kiểm quỹ không thường xuyên dẫn đến việc khi phát hiện chênh lệch giữ sổ sánh và thực tế thì rất khó để tìm ra ngun nhân dẫn đến chênh lệch. Ngoài ra, trưởng bộ phận quỹ còn là người thân của Giám đốc, rất được tin tưởng nên rất dễ xảy ra tình trạng biển thủ hoặc chiếm dụng tiền của cơng ty. Khi có chênh lệch thì ít được báo cáo mà hầu hết tự sắp xếp giải quyết cá nhân.
Nguyên nhân của những hạn chế:
− Công ty chưa phân công công việc và trách nhiệm một cách hợp lý, còn dựa rất nhiều trên cảm tính.
− Nhà quản lý ơm đồm quá nhiều công việc dẫn đến việc giải quyết và quản lý hoạt động công ty chưa hiệu quả.
4.3.4.Thông tin và truyền thông Ưu điểm:
− Hàng tuần công ty đều tổ chức họp giao ban để các trưởng bộ phận báo cáo tình hình cơng việc cho Ban giám đốc. Các vấn đề khó khăn trong cơng việc đều được trình bày và xin ý kiến Ban giám đốc để giải quyết cho từng trường hợp cụ thể. Ngồi ra, nếu có trường hợp cần chỉ dẫn khẩn cấp thì trưởng bộ phận có thể trực tiếp gặp Giám đốc và xin những chỉ dẫn cần thiết để giải quyết vấn đề.
− Thông tin cần thiết được truyền đạt đến những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời, chính xác.
− Các bộ phận trong cơng ty có cung cấp thông tin và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau để công việc đạt hiệu quả cao.
− Nhìn chung, nhân viên có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý.
− Thông tin nội bộ công ty luôn được bảo mật tương đối tốt.
− Cơng ty có tiến hành thu thập thơng tin phản hồi của khách hàng.
Hạn chế:
− Công ty chưa xây ựng quy trình theo dõi hàng hàng mua về nên có nhiều trường hợp bộ phận mua hàng không thông báo kịp thời cho bộ phận kho để sắp xếp việc kiểm hàng và nhập hàng khiến cho hàng bị ứ dọng ở kho quá nhiều, không nhập kho kịp thời và kinh oanh cũng khơng có hàng để xuất bán.
−Nhìn chung, nhân viên có báo cáo kịp thời các sự cố xảy ra cho nhà quản lý. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp vì năng lực xử lý sự cố kém, vì thơng đồng, bao che, đùng đẩy trách nhiệm, vì nễ sợ quản lý, e ngại quyền lực mà sự cố không được thơng báo cho nhà quản lý và khơng có hướng giải quyết kịp thời. −Thông tin nội bộ công ty luôn được bảo mật tương đối tốt, tuy nhiên vẫn có trường
thơng tin nội bộ bị rị rỉ ra bên ngồi từ những nhân viên cũ, điều này khó hạn chế được.
−Cơng ty có thu thập thơng tin phản hồi từ khách hàng thông qua việc thông qua việc nhân viên kinh doanh gửi mail hay gọi điện khảo sát, thăm ò ý kiến khách hàng. Tuy nhiên, việc thực hiện chưa có quy trình cụ thể, hình thức cịn sơ xài, chưa thật sự tự giác và hay bị trì trệ vì nhân viên khơng có đủ thời gian để thực
hiện việc này. Và do thơng tin do chính bộ phận kinh doanh thực hiện nên thường dẫn đến những ý kiến khơng chính xác vì đa phần khách hàng sẽ trả lời tốt.
Nguyên nhân của những hạn chế:
−Công ty chưa nhận thấy được vai trị của việc thơng tin và truyền thông nên phân cơng cơng việc và trách nhiệm cịn chưa hợp lý.
−Cơng ty chưa có bộ phận chăm sóc khách hàng riêng biệt.
4.3.5.Giám sátƯu điểm: Ưu điểm:
− Cơng ty có xây dựng quy trình làm việc cụ thể cho từng bộ phận, mơ tả cơng việc cho từng vị trí và phân cơng cơng việc và trách nhiệm rõ ràng nên đã tạo điều kiện cho các nhân viên và các bộ phận có điều kiện giám sát lẫn nhau trong cơng việc. Vì vậy, các sai xót và sự cố có thể được phát hiện kịp thời để báo cáo cho nhà quản ý để có hướng xử lý kịp thời và thích hợp.
− Giám đốc công ty rất thường xuyên giám sát tất cả các hoạt động của các bộ phận, từ kinh doanh, mua hàng, kho, giao nhận, kế toán, và hành chính nhân sự để đảm bảo nhân viên ln tn thủ các thủ tục, quy định và chính sách của cơng ty.
Hạn chế:
− Cơng ty chưa có các chương trình đánh giá định kỳ về sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
− Cơng ty chưa có chương tình giám sát, đánh giá và lập báo cáo về những yếu kém của hệ thống KSNB và đưa ra những biện pháp khắc phục.
Nguyên nhân của những hạn chế:
− Công ty chưa quan tâm, chú trọng đến việc xây dựng hệ thống KSNB, việc giám sát của công ty chỉ mang tính tự phát, chưa được xây dựng một cách có hệ thống.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Trong chương 4, tác giả đã giới thiệu sơ lược về lịch sử hình thành và phát triển, trình bày kết quả nghiên cứu và bàn luận về hệ thống KSNB của Cơng ty TNHH Vi Tính Ngun Kim. Thơng qua q trình phỏng vấn, quan sát thực tế và