7. Bố ục của đề tài
2.1. Khái quát chung hệ thố ng KSNB
2.1.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin:
Mọi bộ phận và cá nhân trong đơn vị đều phải có những thơng tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (bao gồm cả trách nhiệm kiểm sốt). Vì vậy các thơng tin cần thiết phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thơng tin của đơn vị tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thơng tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm sốt doanh nghiệp. Một thơng tin có thể dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau như: lập báo cáo tài chính, xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định, để điều hành hoạt động sản xuất và kinh doanh của đơn vị.
Truyền thông:
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thơng tin cần thiết đến các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị. Bản thân mỗi hệ thống thơng tin đều có chức năng truyền thơng, bởi có như vậy thì những thơng tin đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình.
Để việc truyền thơng được diễn ra thuận lợi thì phương tiện truyền thơng hay cách thức truyền thơng có vai trị quan trọng. Một cách truyền thơng có ảnh hưởng mạnh mẽ đó là thơng qua hành động của nhà quản lý đối với các cấp ưới của mình. Nếu giữa lời nói và việc làm khơng nhất qn, đặc biệt là của cấp quản lý càng cao thì sẽ đưa ra một thơng điệp mâu thuẫn và tiêu cực cho toàn đơn vị. Ngược lại, nếu nhà quản lý gương mẫu, lời nói đi đơi với việc làm, xây dựng được văn hóa cơng ty vững chắc, tính trung thực và các giá trị đạo đức được đề cao thì sẽ dễ dàng truyền đạt thông tin và làm cho các nhân viên hiểu rõ được rõ ràng thông điệp của nhà quản lý. Ngồi ra, nó cịn khuyến khích mọi người báo cáo lên cấp trên các hành vi
bất thường mà họ phát hiện được. Điều này sẽ có tác dụng tốt cho hoạt động kiểm soát trong đơn vị.
Xuất phát từ mối quan hệ không tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm này được trình bày chung thành một bộ phận cấu thành hệ thống KSNB. Thơng tin và truyền thơng phải đảm bảo “phủ sóng” tới mọi bộ phận, phịng ban và từng cá nhân trong từng đơn vị cũng như các đối tượng bên ngồi có liên quan. Thơng tin và truyền thơng có vai trị ngày càng quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình để tồn tại và phát triển.