Giải pháp nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện nghiên cứu nuôi trồng thủy sản theo INTOSAI
MỤC LỤC
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004
Nói về sự đảm bảo hợp lý: New Zealand báo cáo rằng mỗi giám đốc điều hành của một cơ quan chính phủ có nghĩa vụ như một người quản lý chịu trách nhiệm cho việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý của một báo tài chính có độ tin cậy và minh bạch. INTOSAI đã ký Biên bản ghi nhớ (MoU) với 21 nhà tài trợ và đã tiến hành một loạt các hoạt động hợp tác với các nhà tài trợ, thông qua đó các mục tiêu chung nêu trong Biên bản ghi đạt được, thực hiện thành công khung tiêu chuẩn INTOSAI bao gồm các tiêu chuẩn của SAIs (ISSAIs) và INTOSAI hướng dẫn quản trị (INTOSAI GOVs) và sự hiểu biết về tầm quan trọng của SAIs và INTOSAI trong cộng đồng toàn cầu phát triển tăng lên.
Nguyên nhân của những ngược điểm
Về tài chính : Đối với tài chính thì định kỳ hàng tháng họp giao ban tài chính để các kế toán gặp mặt nhau và trao đổi những vấn đề còn vướng mắc trong công việc, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau. Mỗi năm một lần, phòng kế toán đi đến các đơn vị duyệt quyết toán: Kiểm tra chứng từ chi thường xuyên, chi đề tài, hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính có tuân theo quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hay không và rà soát các định mức chi tiêu của đơn vị có phù hợp với định mức trong dự toán. Khả năng làm báo cáo tài chính cũng như kiểm soát chứng từ của một số Kế toán Trung tâm chưa tốt nhưng định kỳ chỉ kiểm toán nội bộ một lần trong năm thì sẽ không kịp thời điều chỉnh những sai sót trong năm.
Ban lãnh đạo dùng biện pháp đánh vào tâm lý của người được đưa đi đào tạo nước ngoài là Viện 2 rất ưu ái về khoản lương và bảo hiểm cho họ, với mong muốn giữ chân những thạc sĩ, tiến sĩ đi học ở nước ngoài về phục vụ Viện 2. Hệ số lương ban đầu cho sinh viên tốt nghiệp đại học là 2,34 nhân với mức lương hiện tại là 1.150.000 đồng thì quá thấp so với mức lương tại các công ty tư nhân của Việt Nam và công ty nước ngoài. Ban lãnh đạo Viện luôn quan niệm cán bộ nghiên cứu khoa học lĩnh vực thủy sản làm được tất cả mọi việc, cho nên Viện 2 không có kế hoạch đào tạo cán bộ có chuyên môn của bộ phận Kế hoạch – Tài chính lên trình độ cao hơn cũng như không có tuyển dụng cán bộ quản lý nhân sự đúng chuyên ngành.
Kiến thức về quản trị tài chính của Ban Lãnh đạo còn thiếu sót vì Lãnh đạo không tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về tài chính do Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn tổ chức để bổ sung kiến thức về tài chính cũng như học hỏi những kinh nghiệm của các đơn vị khác trong việc quản lý tài chính của đơn vị. Sau khi được tập huấn về cách sử dụng phần mềm trong quản lý tiền lương nhưng do khả năng sử dụng vi tính hạn chế, không thể truyền đạt cho cấp dưới cũng như cho nhân viên kế thừa.
KÊT LUẬN CHƯƠNG 2
Phân công trách nhiệm kiểm soát chứng từ đề tài chưa ban hành bằng văn bản.
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VIỆN NGHIÊN CỨU NUÔI TRÔNG THUY SẢN 2
Chuyển việc chi trả 60% tiền lương vào tài khoản cá nhân của cán bộ đi học sang tài khoản tạm giữ của Viện 2 và nộp tiền tạm ứng trước khi đi đào tạo tương đương với số tiền mà Viện 2 chi trả (tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn) trong suốt thời gian đi học. Mặt khác, với công nghệ thông tin ngày càng phát triển, đơn vị tiếp tục duy trì và có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao kiến thức cho cán bộ tin học nhằm trang bị những kỹ năng cần thiết phục công tác chuyên môn, đặc biệt giúp ban lãnh đạo có thể tiếp cận thông tin kế toán để phục vụ công tác quản trị một cách nhanh chóng. Nguồn thu từ kinh phí thường xuyên: Hàng năm, Viện 2 cũng như các Trung tâm nên xem lại định mức chi tiêu văn phòng phẩm, vật dụng, phụ cấp đi công tác, điện thoại, điện, nước, xăng dầu và chi khác có phù hợp với số tiền trong dự toán mà Viện đang có sau khi đã trừ tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp.
Để kiểm soát được mảng này và điều phối nguồn thu của toàn Viện cũng như bỏ tư tưởng, lề lối cũ, lợi ích nhóm thì lãnh đạo Viện 2 cần phải có triết lý quản lý và chính sách điều hành cẩn trọng để đem lại lợi ích cho toàn Viện cũng như tăng nguồn thu nhập cho toàn thể cán bộ công nhân viên. Phân quyền và trách nhiệm cho từng nhân viên cần căn cứ vào quy trình làm việc của từng nghiệp vụ phát sinh và các thủ tục kiểm soát trong từng nghiệ p vụ cụ thể để đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời và để mọi người đều hiểu và biết công việc của từng nhân viên và phản ánh sự việc đúng nơi đúng chổ. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán, tạm ứng của các đề tài dự án được nhanh chóng; nâng cao trách nhiệm của kế toán đề tài, kế toán Trung tâm; giảm bớt áp lực cho bộ phận kế toán Viện 2 (bộ phận kế toán Viện 2 vừa làm kế toán vừa kiêm nhiệm ban kiểm soát nội bộ) và nâng cao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trực.
Cập nhật thường xuyên những quy định, chính sách của nhà nước liên quan đến người lao động và đăng tải lên trang thông tin điện tử của Viện 2 để những cá nhân không có điều kiện gặp trực tiếp cán bộ quản lý nhân sự có thể tìm hiểu mức lương và thực hiện đúng chế độ. (Hiện nay Viện đã quy định thời gian thanh toán là 02 ngày và hệ thống chuyển khoản bằng Tabmis của Kho bạc nhanh rất nhiều so với lúc chưa có hệ thống Tabmis) Việc bổ sung người bán vào danh sách nhà cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho chủ nhiệm đề tài vì chủ nhiệm có nhiều sự lựa chọn khi so sánh giá cả, chất lượng mặt hàng. Nhằm giảm bớt áp lực về khối lượng công việc cho kế toán, tránh trường hợp chứng từ để dồn vào cuối năm ; kế toán có đủ thời gian để kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp trên chứng từ, kiểm tra nội dung thanh toán so với đề cương và chứng từ có phù hợp với tiến độ thực hiện đề tài.
Danh sỏch tiền cụng lao động: Nội dung trong danh sỏch ghi rừ tờn đề tài, tiền công tháng nào, tên người lao động, số tiền/tháng, số tháng, tổng tiền/cá nhân, số tài khoản, tên ngân hàng, tổng số tiền bằng số, bằng chữ, người lập bảng, chủ nhiệm đề tài, Lãnh đạo duyệt.
KÊT LUẬN CHƯƠNG 3
KÊT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tôi đang thực hiện nghiên cứu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Viện Nghiên Cứu Nuôi Trồng Thủy Sản 2 và đề ra các giải pháp hoàn thiện. Chuẩn mực đạo đức có được ban hành bằng văn bản (các điều lệ, quy định về đạo đức ứng xử của cán bộ) nhằm hướng dẫn cán bộ của Viện 2 không?. Chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài và các thành viên tham gia đề tài có biết kinh phí đề tài sử dụng không hết sẽ đưa vào kinh phí tiết kiệm không?.
Thông tin về tiến độ thực hiện đề tài và tình hình thanh toán đề tài có được truyền đạt đến những người có liên quan qua mạng có kịp thời không?. Chuẩn mực đạo đức có được ban hành bằng văn bản (các điều lệ, quy định về đạo đức ứng xử của cán bộ) nhằm hướng dẫn cán bộ của Viện 2 không?. Chủ nhiệm đề tài, kế toán đề tài và các thành viên tham gia đề tài có biết kinh phí đề tài sử dụng không hết sẽ đưa vào kinh phí tiết kiệm không?.
Thông tin về tiến độ thực hiện đề tài và tình hình thanh toán đề tài có được truyền đạt đến những người có liên quan qua mạng có kịp thời không?. Ban hành quy định một số định mức chế độ công tác phí, chế độ hội nghị đối với các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ NN và PTNT. Về việc phân cấp quản lý tài chính đoàn ra, đoàn vào, tổ chức hội nghị, hội thảo cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ NN và PTNT.
(7/5/2007) của TTCP quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý sử dụng phương tiện đi lại trong cơ quan nhà nước , ĐV sự nghiệp công lập, công ty Nhà Nước.
