qt.ctsv_.05_-_quy_trinh_cong_tac_cvht_0

Mã hiệu Lần ban hành Ngày ban hành Số trang BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM ISO 9001:2015 QT.CTSV.05 01 30/5/2018 1/5 QUY TRÌNH CÔNG TÁC CỐ VẤN HỌC TẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO ISO 9001:2015 Người lập Phạm Văn Bình Chuyên viên Ngày lập 8/5/2018 Người kiểm tra Trương Công Mỹ Trưởng phòng Ngày kiểm tra 22/5/2018 Người phê duyệt Lương Công Nhớ Hiệu trưởng Ngày phê duyệt 28/5/2018 BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI STT LẦN SỬA TRANG SỬA NỘI DUNG SỬA ĐỔI NGÀY SỬA Quy trình Công tác cố vấn học tập QT.CTSV.05 Lần ban hành: 01 trang số 2/6 Quy trình Cơng tác cố vấn học tập QT.CTSV.05 Mục đích Nâng cao chất lượng công tác CVHT, đẩy mạnh công tác quản lý sinh viên giai đoạn Nâng cao chất lượng học tập rèn luyện sinh viên học chế tín chỉ, giúp gia đình nhà trường phối hợp quản lý sinh viên đầu mối CVHT Phạm vi Quy trình áp dụng CVHT để quản lý, tư vấn, hỗ trợ sinh viên quy tồn Trường Tài liệu viện dẫn - Quyết định số 1662/QĐ-ĐHHHVN-CTSV ngày 31/8/2018 Hiệu trưởng Trường Đại học Hàng hải Việt Nam ban hành Quy chế Công tác sinh viên Giải thích từ viêt tắt - CTSV: Cơng tác sinh viên - CVHT: Cố vấn học tập - SV: Sinh viên - SH: Sinh hoạt - BCN: Ban Chủ nhiệm - Trợ lý CTSV Khoa/Viện (Đơn vị có sinh viên): Trợ lý Công tác sinh viên Nội dung Các bước thực hiện: Bước 1: Khoa/ Viện (Đơn vị có SV) định phân cơng CVHT, phân cơng nhóm CVHT theo BM.01-QT.CTSV.05 cập nhật danh sách sinh viên từ Phòng Đào tạo giao cho CVHT Bước 2: CVHT tiếp nhận danh sách SV, định Ban Cán tạm thời nhóm (sau 01 học kỳ sau 01 năm định Bổ nhiệm thức) theo BM.02-QT.CTSV.05 danh sách định (bổ nhiệm) Ban Cán nhóm BM.03-QT.CTSV.05 cập nhật Quy chế Đào tạo, Quy chế CTSV, lập danh sách để điểm danh BM.04-QT.CTSV.05 vào buổi sinh hoạt chào cờ Bước 3: CVHT lập lịch sinh hoạt, lịch tiếp SV BM.05-QT.CTSV.05, tổ chức chào cờ, sinh hoạt điểm danh SV, lấy lý lịch trích ngang SV, cập nhật thơng tin SV lập biên sinh hoạt theo biểu mẫu BM.06-QT.CTSV.05 Sinh hoạt với nội dung như: yêu cầu sinh viên cung cấp cập nhật thông tin lý lịch trích ngang sinh viên đặc biệt cập nhật nơi tại, địa báo tin, SĐT liên lạc SV gia đình Tìm hiểu hồn cảnh tâm tư nguyện vọng sinh viên, hướng dẫn quy định, quy chế học tập rèn luyện, giới thiệu chương trình khung đào tạo tồn khóa hoc, phương pháp học tập theo học chế tín CVHT kết hợp chặt chẽ với Ban chủ nhiệm Khoa/Viện (Đơn vị có sinh viên) Trợ lý CTSV Khoa/Viện (Đơn vị có sinh viên), Đồn TN – HSV tổ chức hoạt động tập thể ngoại khóa, hướng dẫn sinh viên tham gia câu lạc bộ, theo dõi giám sát nhiều hình thức Thơng tin chiều với gia đình sinh viên kết học tập, Lần ban hành: 01 trang số 3/6 Quy trình Cơng tác cố vấn học tập QT.CTSV.05 tình hình tư tưởng sinh viên để phối hợp giáo dục, rèn luyện đặc biệt có điều bất thường xảy (như bị kỉ luật, bị tai nạn, đánh …) Bước 4: Tuần thứ 14 học kỳ CVHT phát phiếu tự đánh giá rèn luyện cho SV để SV tự đánh giá theo biểu mẫu BM.07.QT.CTSV.05 Lập danh sách cán nhóm, cán Đồn – HSV để đề nghị cộng điểm thưởng BM.08.QT.CTSV.05 Trong vòng 01 tuần từ có điểm thi học kỳ, CVHT hồn thiện đánh giá điểm rèn luyện, lập bảng nhận xét học kì BM.09.QT.CTSV.05 bảng tổng hợp kết học tập, rèn luyện kỳ BM.10.QT.CTSV.05 gửi Khoa/Viện (Đơn vị có sinh viên) để xét học bổng cho sinh viên Bước 5: Vào ngày cuối tháng, Khoa/Viện (Đơn vị có sinh viên) lập báo cáo cơng tác sinh viên tháng BM.11.QT.CTSV.05 chuyển Phòng CTSV Khi kết thúc học kỳ, lập biên họp xét phân loại nhóm lớp BM.12.QT.CTSV.05, bảng phân loại sinh viên nhóm-lớp sinh viên BM.13.QT.CTSV.05, thực tổng hợp đánh giá CVHT theo biểu mẫu BM.14QT.CTSV.05 sở thông tin từ biểu mẫu BM.15-QT.CTSV.05 BM.16-QT.CTSV.05, lập báo cáo tổng kết học kỳ Phòng CTSV BM.17.QT.CTSV.05 Các CVHT giữ liên hệ với cựu sinh viên, nắm bắt lấy thơng tin tình hình việc làm cựu SV Khoa/Viện (Đơn vị có sinh viên) đạo Trợ lý CTSV tổng hợp tình hình việc làm cựu SV theo biểu mẫu phụ lục phụ lục (mẫu Bộ GD& ĐT) Lưu hồ sơ Hồ sơ quy trình quy định quản lý sau: STT Tên hồ sơ Quyết định phân Hình thức Thời gian Hình thức lưu lưu huỷ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Khoa/Viện (Đơn Bản giấy năm Xé bỏ vị có SV) CVHT- Bản giấy năm Xé bỏ Nơi lưu cơng CVHT CVHTKhoa/Viện (Đơn vị có SV) - CTSV Quyết định định (hoặc CVHT2 bổ nhiệm) Ban Cán nhóm-lớp Danh sách định (hoặc bổ nhiệm) ban cán nhóm-lớp Danh sách điểm danh Khoa/Viện (Đơn vị có SV) CVHTKhoa/Viện (Đơn vị có SV) CVHTKhoa/Viện (Đơn vị có SV) CVHT- Lịch sinh hoạt, lịch tiếp SV Biên sinh hoạt nhóm-lớp hàng tháng Lần ban hành: 01 Khoa/Viện (Đơn trang số 4/6 Quy trình Cơng tác cố vấn học tập STT Tên hồ sơ QT.CTSV.05 Nơi lưu Hình thức Thời gian Hình thức lưu lưu huỷ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ Bản giấy năm Xé bỏ vị có SV) Phiếu tự đánh giá rèn luyện SV Danh sách cán nhóm-lớp, CB đồn, hội đề nghị cộng điểm thưởng Bảng nhận xét học kỳ CVHT CVHTKhoa/Viện (Đơn vị có SV) – CTSV CVHTKhoa/Viện (Đơn vị có SV) – CTSV CVHT 10 Bảng tổng hợp kết rèn luyện, học tập năm học Khoa/Viện (Đơn vị có SV) – CTSV Khoa/Viện (Đơn 11 12 13 Báo cáo CTSV tháng vị có SV) – CTSV Biên họp xét phân loại CVHT Khoa/Viện nhóm-lớp Phân loại sinh viên (Đơn vị có SV) CVHT Khoa/Viện nhóm-lớp sinh viên (Đơn vị có SV) CTSV 14 15 16 Tổng hợp đánh giá CVHT Khoa/Viện (Đơn vị có SV) - CTSV Đánh giá CVHT (SV đánh Khoa/Viện (Đơn giá) Đánh giá CVHT (CVHT tự vị có SV) - CTSV đánh giá, BCN Khoa/Viện đánh giá) 17 Báo cáo CTSV học kỳ 18 Thông tin cựu sinh viên Lần ban hành: 01 Khoa/Viện (Đơn vị có SV) - CTSV Khoa/Viện (Đơn vị có SV) - CTSV Khoa/Viện (Đơn vị có SV) - CTSV trang số 5/6 Quy trình Cơng tác cố vấn học tập QT.CTSV.05 Phụ lục TT Tên biểu mẫu/phụ lục Quyết định phân công CVHT Ký hiệu BM.01.QT.CTSV.05 Quyết định định (hoặc bổ nhiệm) ban cán nhóm-lớp BM.02.QT.CTSV.05 Danh sách định (hoặc bổ nhiệm) ban cán nhóm-lớp BM.03.QT.CTSV.05 Danh sách điểm danh BM.04.QT.CTSV.05 Lịch sinh hoạt, lịch tiếp SV BM.05.QT.CTSV.05 Biên sinh hoạt nhóm-lớp hàng tháng BM.06.QT.CTSV.05 Phiếu tự đánh giá rèn luyện SV BM.07.QT.CTSV.05 Danh sách cán nhóm-lớp, cán Đồn – HSV đề nghị khen BM.08.QT.CTSV.05 thưởng theo học kỳ Bảng nhận xét học kỳ BM.09.QT.CTSV.05 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Bảng tổng hợp kết rèn luyện, học tập năm học Báo cáo CTSV tháng Biên họp xét phân loại nhóm-lớp Phân loại sinh viên nhóm-lớp sinh viên Tổng hợp đánh giá CVHT Đánh giá CVHT (SV đánh giá) Đánh giá CVHT (CVHT tự đánh giá, BCN Khoa/Viện đánh giá) Báo cáo CTSV học kỳ Báo cáo tình hình việc làm sinh viên tốt nghiệp năm 20 Danh sách sinh viên tốt nghiệp năm 20 Phiếu khảo sát sinh viên tốt nghiệp năm 20 Lần ban hành: 01 BM.10.QT.CTSV.05 BM.11.QT.CTSV.05 BM.12.QT.CTSV.05 BM.13.QT.CTSV.05 BM.14.QT.CTSV.05 BM.15.QT.CTSV.05 BM.16.QT.CTSV.05 BM.17.QT.CTSV.05 Phụ lục Phụ luc Phụ lục trang số 6/6