HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO DÕI THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM THEO DÕI THỰC HIỆN NHIỆM VỤ Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ MỤC LỤC I ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH Địa truy cập Các phần hình làm việc II VĂN THƯ Công việc 1: Chuyển văn đến (Phần mềm QLVB&HSCV) thành văn đạo điều hành Công việc 2: Chuyển văn (Phần mềm QLVB&HSCV) thành văn đạo điều hành III CHUYÊN VIÊN THEO DÕI Công việc 1: Lập bảng phân công Công việc 2: Trả lại phân công .10 Công việc 3: Hủy kết thúc .11 Công việc 4: Phân công lại VBCĐ .12 Cơng việc 5: Theo dõi tình hình xử lý đơn vị 13 IV ĐƠN VỊ THỰC HIỆN 14 Công việc 1: Cập nhật xử lý kết thúc xử lý nhiệm vụ 14 Công việc 2: Trả lại nhiệm vụ .16 Công việc 3: Cập nhật xử lý văn hủy kết thúc 17 Cơng việc 4: Tra cứu, tìm kiếm nhiệm vụ đơn vị 18 V LÃNH ĐẠO CHỈ ĐẠO 19 Công việc 1: Chỉ đạo, đôn đốc công việc phân công .19 Công việc 2: Tra cứu, tìm kiếm nhiệm vụ .20 VI QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 21 Cấu hình hệ thống 21 Cập nhật người dùng .23 Quản trị banner .23 VII LẬP BÁO CÁO 24 Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ I ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH Địa truy cập Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Internet Explorer truy cập vào địa chỉ: http:// địa truy cập Phần mềm theo dõi thực nhiệm vụ Giao diện đăng nhập chương trình hiển thị: Tại hộp thoại Đăng nhập người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập mật cấp Tuỳ vào đối tượng truy nhập, chương trình ẩn số chức theo nhóm theo số quyền người quản trị cấp Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình Các phần hình làm việc Dưới phần hình làm việc: - Có mục chính:  Theo dõi cơng việc: Những cơng việc thực  Cơng việc hồn thành: Cơng việc kết thúc  Thống kê báo cáo: Thống kê công việc kết thúc, chưa kết thúc, tổng hợp Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ - Phần chức năng: Có đếm số lượng cơng việc theo tình trạng xử lý  Văn đạo: Bao gồm văn chờ phân công phân công cá nhân  Nhiệm vụ chung chính: nhiệm vụ phân công cho đơn vị thực (Được mô tả bảng phân công đạo) Bao gồm: o Nhiệm vụ ngày: Nhiệm vụ giao/nhận ngày o Nhiệm vụ cần xử lý gấp ngày: Những văn ấn định thời hạn xử lý ngày o Nhiệm vụ không ấn định thời hạn: Những văn không nhập thời hạn o Nhiệm vụ hủy kết thúc: Cho phép Cán theo dõi hủy kết xử lý văn đạo đơn vị thực o Nhiệm vụ trả lại: Hiển thị danh sách văn trả lại đơn vị thực để đơn vị tiếp tục xử lý o Nhiệm vụ quan trọng: Văn ấn chọn vào dấu * o Toàn nhiệm vụ - Đang xử lý: Tất nhiệm vụ chưa kết thúc xử lý  Nhiệm vụ theo hạn: Những văn có nhập hạn xử lý Bao gồm: o Nhiệm vụ chưa xử lý hạn: Các nhiệm vụ giao cho đơn vị thực đơn vị chưa xử lý chưa đến hạn hoàn thành o Nhiệm vụ chưa xử lý hạn: Các nhiệm vụ giao cho đơn vị thực đơn vị chưa xử lý hạn hoàn thành o Nhiệm vụ xử lý hạn: Nhiệm vụ mà đơn vị thực cập nhật xử lý, chưa kết thúc xử lý chưa hạn xử lý o Nhiệm vụ xử lý hạn: Nhiệm vụ mà đơn vị thực cập nhật xử lý, chưa kết thúc xử lý hạn xử lý  Nhiệm vụ theo định kỳ: Văn có nhập thời hạn định kỳ Nhiệm vụ theo tháng: ví dụ chọn hạn xử lý là: 10-9-2013 tự động tháng sau: 10.10.2013; hạn xử lý công việc tự động nhảy từ 10-9-2013 sang 10-10-2013 Nhiệm vụ theo quý: chọn hạn xử lý quý: 9-7-2013 (Tháng quý 3) sang Quý (hạn Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ chuyển thành 9-10-2013) Nhiệm vụ theo năm: tự động gia hạn theo năm Nếu văn có hạn 1-1-2013 năm sau: hạn xl 1-1-2014 Bao gồm: o Nhiệm vụ chưa xử lý hạn: Các nhiệm vụ giao cho đơn vị thực đơn vị chưa xử lý chưa đến hạn hoàn thành o Nhiệm vụ chưa xử lý hạn: Các nhiệm vụ giao cho đơn vị thực đơn vị chưa xử lý hạn hoàn thành o Nhiệm vụ xử lý hạn: Nhiệm vụ mà đơn vị thực cập nhật xử lý, chưa kết thúc xử lý chưa hạn xử lý o Nhiệm vụ xử lý hạn: Nhiệm vụ mà đơn vị thực cập nhật xử lý, chưa kết thúc xử lý hạn xử lý  Tra cứu văn bản: tra cứu chung, bao gồm nhiệm vụ xử lý, kết thúc - Phần Thoát đổi mật khẩu: II VĂN THƯ Đối với quyền Văn thư: Chuyển văn đến, từ phần mềm QLVB&HSCV sang thành văn đạo điều hành phần mềm Theo dõi thực nhiệm vụ Công việc 1: Chuyển văn đến (Phần mềm QLVB&HSCV) thành văn đạo điều hành bước thao tác sau: Vào sổ văn đến Vào phần mềm QLVB&HSCV chọn Văn đến/ Thêm Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Giao diện soạn thảo văn mới: Nhập thơng tin bản, đính kèm tệp nội dung Chọn người xử lý văn (Chuyên viên theo dõi đạo) Tại mục thông tin phân phối, phân công xử lý văn bản: Chọn Người xử lý văn cán theo dõi, lập bảng phân cơng văn đạo Sau ấn nút Ghi lại (F8) chuyển sang bước 3 Chuyển văn qua phần mềm Theo dõi thực nhiệm vụ Ấn nút Chuyển sang CĐĐH Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Chọn người đạo người theo dõi VBCĐ, sau ấn nút Gửi sang CĐĐH Cơng việc 2: Chuyển văn (Phần mềm QLVB&HSCV) thành văn đạo điều hành Vào sổ văn Vào phần mềm QLVB&HSCV chọn Văn đi/Thêm Nhập thơng tin bản, đính kèm tệp nội dung Chọn người soạn thảo văn (Chuyên viên theo dõi đạo) Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Chọn người soạn thảo chuyên viên theo dõi, lập bảng phân cơng văn đạo Sau ấn nút Ghi lại (F8) chuyển sang bước 3 Chuyển văn qua phần mềm Theo dõi thực nhiệm vụ Ấn nút Chuyển sang CĐĐH Công việc theo định kỳ Cho phép liệt kê hạn xử lý văn theo tháng, quý, năm III CHUYÊN VIÊN THEO DÕI Đối với quyền Chuyên viên theo dõi phần mềm Theo dõi thực nhiệm vụ: Lập bảng phân công, Trả lại phân công, hủy kết thúc (hủy kết xử lý đơn vị thực đạo) văn đạo điều hành, Theo dõi tình hình xử lý nhiệm vụ đơn vị thực Công việc 1: Lập bảng phân công Chuyên viên theo dõi lập bảng phân công nhiệm vụ gửi đến đơn vị thực (Đơn vị thực đạo) Các thao tác thực sau: Đăng nhập phần mềm Theo dõi thực nhiệm vụ, chọn mục VBCĐ chưa phân công xử lý cá nhân để thực lập bảng phân công nhiệm vụ cho đơn vị thực Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Chỏ chuột vào số ký hiệu văn để mở giao diện Lập bảng phân công đạo Tại trường Người đạo, chỏ chuột vào mũi tên để chọn tên lãnh đạo đạo Sau ấn nút Tạo/ Hiệu chỉnh bảng phân cơng (F9) để tạo bảng phân công Tại trường Đơn vị thực hiện, chỏ chuột vào mũi tên chọn đơn vị thực nhiệm vụ Nhập thời hạn hoàn thành với văn đạo có hạn khơng có hạn đánh dấu Khơng ấn định hạn trả lời Tại trường Nội dung công việc: Nhập yêu cầu với đơn vị thực Trang /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Ấn nút Cập nhật sau lần phân công để lưu nhiệm vụ gửi nhiệm vụ cho đơn vị thực chọn Nhiệm vụ lưu lại hình dưới: Cơng việc 2: Trả lại phân công Trong trường hợp chuyển nhầm không thuộc thẩm quyền, chuyên viên theo dõi trả lại VBCĐ Các thao tác sau: Chọn mục VBCĐ chưa phân cơng cá nhân Sau mở chi tiết văn cần trả lại Mở chi tiết văn cần trả lại Sau ấn nút Trả lại Tại Form Trả nhiệm vụ: Nhập lý trả nhiệm vụ ấn nút Trả lại Trang 10 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Công việc 3: Hủy kết thúc Chuyên viên theo dõi quyền hủy kết xử lý đơn vị thực trường hợp sau: - Đơn vị kết thúc nhầm văn - Đơn vị kết thúc văn mà lãnh đạo không đồng ý kết thúc - Đơn vị muốn xử lý lại cơng việc có phát sinh Các thao tác sau: Đăng nhập chương trình, chọn Tab Cơng việc hồn thành, chỏ chuột vào trích yếu để xem chi tiết nhiệm vụ Ấn nút Hủy kết Nhập lý đính kèm tệp liên quan cần Sau ấn nút Thực để hoàn tất Trang 11 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Công việc 4: Phân công lại VBCĐ Chuyên viên theo dõi phân công lại VBCĐ đơn vị thực trả lại nhiệm vụ (Trong trường hợp đơn vị không thuộc thẩm quyền xử lý) Các bước thao tác sau: Chọn Tab Theo dõi công việc\ Nhiệm vụ trả lại Mở chi tiết nhiệm vụ Phân công lại Cơ quan nhận Thời hạn xử lý Sau ấn nút Ghi lại để chuyển Trang 12 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Công việc 5: Theo dõi tình hình xử lý đơn vị Chuyên viên theo dõi tình hình xử lý đơn vị thơng qua tình trạng nhiệm vụ đơn vị cập nhật, xếp Tab Theo dõi công việc Trang 13 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ IV ĐƠN VỊ THỰC HIỆN Đối với quyền Đơn vị phân công: Mỗi đơn vị xem, tra cứu, trao đổi kết thúc cơng việc đơn vị Được phép thống kê báo cáo cơng việc đơn vị Phần việc đơn vị gồm có mục chính: - Theo dõi cơng việc - Cơng việc hồn thành - Thống kê báo cáo Công việc 1: Cập nhật xử lý kết thúc xử lý nhiệm vụ Đơn vị vào nhận nhiệm vụ tiến hành cập nhật xử lý nhiệm vụ Các bước sau: Chọn Tab Theo dõi công việc\ Nhiệm vụ ngày Chọn văn ấn nút Cập nhật kết Có hướng xử lý: Xử lý văn tóm tắt q trình xử lý Trang 14 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ TH1: Chọn Cập nhật văn Cập nhật thông tin văn ấn nút Cập nhật Chọn nút Kết thúc hoàn tất việc xử lý nhiệm vụ TH2: Chọn nút Cập nhật xử lý Tóm tắt nội dung xử lý, đính kèm file xử lý (nếu có) ấn Cập nhật để lưu trình xử lý Chọn nút Kết thúc hoàn tất việc xử lý nhiệm vụ Kết xử lý đơn vị: o Đơn vị có quyền kết thúc cơng việc cách nhập thông tin xử lý bắt buộc phải có văn đính o Thơng tin xử lý đơn vị lưu vết nhiệm vụ chuyển qua phần Cơng việc hồn thành Trang 15 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Lưu vết trình xử lý: Công việc 2: Trả lại nhiệm vụ Trong trường hợp nhiệm vụ không thuộc thẩm quyền xử lý đơn vị, đơn vị tiến hành trả lại nhiệm vụ cho cán theo dõi phân công Các bước thực sau: Chỏ chuột vào Trích yếu để mở chi tiết nhiệm vụ Tại giao diện chi tiết nhiệm vụ, ấn nút Trả nhiệm vụ Trang 16 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Thời gian cho phép trả lại nhiệm vụ cấu hình mục Quản trị hệ thống Xem chi tiết mục VI Quản trị hệ thống\1 Cấu hình hệ thống Cơng việc 3: Cập nhật xử lý văn hủy kết thúc Đối với văn cán theo dõi hủy kết thúc xử lý lí như: Đơn vị kết thúc xử lý mà lãnh đạo chưa đồng ý kết thúc ; Đơn vị kết thúc nhầm văn hay Đơn vị muốn xử lý tiếp văn trường hợp phát sinh cơng việc đơn vị xem lại văn để tiếp tục cập nhật xử lý kết thúc văn Các bước thao tác sau: Vào Theo dõi công việc/Nhiệm vụ hủy kết thúc Mở văn để cập nhật kết thúc xử lý Trang 17 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Ấn nút Cập nhật kết để tiếp tục xử lý nhiệm vụ đơn vị Công việc 4: Tra cứu, tìm kiếm nhiệm vụ đơn vị - Đơn vị quyền tra cứu, tìm kiếm văn phân cơng đơn vị đó, khơng tra cứu hay tìm kiếm văn đơn vị khác - Các tiêu chí tra cứu Kết quả: Chú thích nút lệnh: (1): Trang đầu Trang 18 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ (2): Trang trước (3): Trang sau (4): Trang cuối (5): Thu gọn (6): Mở rộng V LÃNH ĐẠO CHỈ ĐẠO Đối với quyền Lãnh dạo đạo phần mềm Theo dõi thực nhiệm vụ: Xem văn giao đạo, Tra cứu toàn văn bản, Lập báo cáo theo dõi báo cáo tổng hợp chi tiết Công việc 1: Chỉ đạo, đôn đốc công việc phân công - Lãnh đạo đạo có quyền theo dõi, đơn đốc đơn vị thực công viêc giao - Lãnh đạo có quyền văn phân quyền đạo - Lãnh đạo quyền kết thúc cơng việc Các bước cụ thể sau: Tại mục “Theo dõi công việc” lãnh đạo theo dõi tình hình xử lý đơn vị thực đạo Xem trình giải kết xử lý đơn vị Xem danh sách nhiệm vụ mà đơn vị thực vừa cập nhật kết thơng qua mục Nhiệm vụ có kết mới; Xem danh sách nhiệm vụ mà đơn vị thực trả lại thông qua mục Nhiệm vụ trả lại; Xem danh sách nhiệm vụ mà chuyên viên theo dõi hủy kết xử lý đơn vị thực thông qua mục Nhiệm vụ hủy kết thúc Trang 19 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Tra cứu nhiệm vụ kết thúc xử lý – Hồn thành Cơng việc 2: Tra cứu, tìm kiếm nhiệm vụ Lãnh đạo tra cứu, tìm kiếm nhiệm vụ phụ trách đạo Các tiêu chí tìm kiếm: Kết quả: Trang 20 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ VI QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Đối với quyền Quản trị hệ thống phần mềm QLVB&HSCV: Thiếp lập cấu hình hệ thống quản trị danh mục: Cấu hình hệ thống Chọn Danh mục/ Quản trị hệ thống/ Tham số hệ thống Tên CSDL Ý kiến đạo: bacgiang/tudien.nsf, Có sử dụng phần mềm YKCĐ: tích chọn có Trang 21 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Cho phép cấu hình nhắc việc:  Số ngày nhắc việc chưa phân cơng: Sau số ngày này(tính từ ngày nhận văn bản) chương trình hiển thị nhắc nhở cho chuyên viên theo dõi.Ví dụ điền số 1, sau ngày nhận văn ngày, chương trình hiển thị nhắc việc VBCĐ chưa phân công  Ngày trả lại công việc phân công: Sau số ngày (tính từ ngày nhận văn bản) chương trình hiển thị nhắc nhở VBCĐ phép trả lại phân cơng Ví dụ điền số 2, vịng ngày tính từ ngày nhận văn bản, chuyên viên theo dõi phép trả lại phân công (trong trường hợp chuyên viên theo dõi không đủ thẩm quyền phân cơng xử lý), Q ngày khơng phép trả lại phân công  Số ngày nhắc nhiệm vụ hết hạn: Căn vào thời hạn xử lý VBCĐ, chương trình hiển thị nhắc nhở trước số ngày để thơng báo cho đơn vị thực biết Trang 22 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ  Số ngày trả lại nhiệm vụ:Quy định thời hạn mà đơn vị thực phép trả lại nhiệm vụ cho chuyên viên theo dõi (trong trường hợp đơn vị thực không đủ thẩm quyền xử lý) Cập nhật người dùng Chọn Tab Quản trị/ Danh sách người sử dụng Ấn nút Cập nhật tự động Quản trị banner Cho phép quản trị cập nhật thay đổi banner chương trình VàoTab Quản trị/ Quản lý banner Nhấn Nhập để cập nhật thông tin banner Trang 23 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ VII LẬP BÁO CÁO - Văn thư, Quản trị hệ thống, Lãnh đạo đạo, Chuyên viên theo dõi, Đơn vị thực lập báo cáo sau: o Báo cáo công việc thực o Báo cáo công việc chưa thực Chọn Tab Thống kê báo cáo để thực Giao diện tạo báo cáo: Kết quả: Báo cáo công việc thực hiện: Báo cáo công việc chưa thực hiện: Trang 24 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ Trang 25 /25 ... 18 /25 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Theo dõi Thực nhiệm vụ (2): Trang trước (3): Trang sau (4): Trang cuối (5): Thu gọn (6): Mở rộng V LÃNH ĐẠO CHỈ ĐẠO Đối với quyền Lãnh dạo đạo phần mềm Theo dõi