Mục đích nghiên cứu của đề tài Xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng là điều tra nhu cầu tin và khảo sát thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại văn phòng Trung ương Đảng, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng được nhu cầu của cán bộ lãnh đạo tại Văn phòng Trung ương Đảng trong giai đoạn hiện nay và thực trạng các sản phẩm và dịch cụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Trang 1TRINH THI KIM NGAN
XAY DUNG HE THONG
SAN PHAM VA DICH VU THONG TIN TAI VAN PHONG TRUNG UONG DANG
Trang 2DANH MUC BANG BIEU MINH HOA
MO DAU
Chuong 1: VAI TRO CUA SAN PHAM VA DICH VU THONG TIN
TRONG HOAT DONG CUA VAN PHONG TRUNG UONG DANG
1.1 Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin
1.1.1 Khái niệm sản phẩm và dịch vụ thông tin
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc phát triển hệ thống sản phẩm và dịch
vụ thông tin
1.2 Đặc điểm hoạt động thông tin của Văn phòng Trung ương Đăng 1.2.1 Khái quát về Văn phòng Trung ương Đảng
1.2.2 Đặc điểm hoạt động thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
1.3 Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin trong hoạt động thông
tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
1.3.1 Sản phẩm và dịch vụ thông tin dya vào chức năng nhiệm vụ chung 1.3.2 Sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo Chương 2: THỰC TRẠNG KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CÁC SẢN PHAM VA DICH VU THONG TIN TẠI VĂN PHÒNG TRUNG UONG DANG 2.1 Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin Trung ương Đăng Văn phòng 2.1.1 Sản phẩm thông tin 2.1.2 Dịch vụ thông tin
2.2 Tập quán, thói quen sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin 2.2.1 Đặc điểm người dùng tin ở Văn phòng Trung ương Đảng,
2.2.2 Nhu cầu tin của Văn phòng Trung ương Dang
Trang 32.4.1 Những mặt làm được
2.4.2 Những hạn chế
Chương 3: MỘT SÓ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HỆ THÓNG SẢN
PHÁM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG
TRUNG UONG DANG
3.1 Đa đạng hoá các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin
3.1.1 Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện có
3.1.2 Xây dựng các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới
3.2 Tổ chức phối hợp, liên kết và chia sẽ các sản phẩm và dịch vụ
thông tin với các cơ quan hữu quan
3.3 Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị trong tổ chức hệ thống
sản phẩm và dịch vụ thông tin
3.4 Nhóm giải pháp hỗ trợ
Trang 5STT Biểu đồ 2.1 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ 2.4 Biểu đồ 2.5 Biểu đồ 2.6 Biểu đồ 2.7 Biểu đồ 2.8 Tên Biểu đồ
Đánh giá chất lượng hình thức phục vụ (dịch vụ) của thư viện và phương tiện tìm tin cho người đọc ở Văn phòng Trung ương Đảng
Bié iới tính nhóm người được điều tra tại Văn phòng,
Trung ương Đảng
Thành phần lứa tuổi của nhóm người được điều tra tại
'Văn phòng Trung ương Đảng
Trinh độ học vấn của nhóm người được hỏi tại Văn phòng, Trung ương Đảng
"Tỉ lệ phần trăm các vị trí công tác của nhóm người được hỏi tại Văn phòng Trung ương Đảng
Khả năng sử dụng ngôn ngữ trong việc tìm kiếm thông tin của cán bộ Văn phòng Trung ương Đảng
'Quỹ thời gian dùng cho việc tìm kiếm thông tin tại
'Văn phòng Trung ương Đảng
Trang 6Biểu đồ 2.10 Biểu đồ 2.11 Biểu đồ 2.12 Biểu đồ 2.13 Biểu đồ 2.14 Biểu đồ 2.15 Biểu đồ 2.16 Biểu đồ 3.1 Biểu đồ 3.2
Mức độ sử dụng các thư viện bên ngồi để tìm kiếm thơng
tin của cán bộ Văn phòng Trung ương Đảng Các lĩnh vực được người dùng tin quan tâm
Đánh giá chất lượng phục vụ thông tin của thư viện
Đánh giá chất lượng các phương tiện tra cứu tại Thư viện 'Văn phòng Trung ương Đảng
Mức độ hiệu quả phục vụ của các loại dịch vụ ở Thư viện 'Văn phòng Trung ương Đảng
Tần suất độc giả bị từ chối khi mượn sách Cho biết nguyên nhân của việc bị từ chối tài liệu
Tỉ lệ người dùng tin lựa chọn các nhóm giải pháp nhằm cải thiện hiệu quá của hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
Trang 7Hiện nay, nhân loại đang bước vào thời đại phát triển mới - thời đại của nền kinh tế trì thức Đó là nền kinh tế lấy công nghệ cao làm lực lượng, sản xuất, lấy nguồn tài nguyên vô tận làm chỗ dựa chủ yếu, lấy công nghệ
thông tin làm nền tảng
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và những ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin làm cho thông tin có vai trò ngày càng quan trọng Sự phát triển mạnh mẽ đó đã đặt ra cho ngành thông tin - thư viện, đặt các hoạt đông thông tin - thư viện vào môi trường nóng bỏng của xã hội để tiếp cận, khai thác, sở hữu, sử dụng và sản xuất ra thông tin - nguồn lực phát triển cơ
bản và chủ lực của nền văn minh hiện đại
Trong chiến lược phát triển đất nước, Đảng và Nhà nước ta đã khẳng, định vai trò to lớn của khoa học và công nghệ là nền tảng động lực cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ X đã chỉ rõ: “Phát triển mạnh, kết hợp chặt giữa hoại động khoa họcvà công nghệ với giáo dục và đào tạo để thực sự phát huy vai trò quốc sách hàng
đâu, tạo động lực đẩy nhanh cơng nghiệp hố, hiện đại hoá và phát triển kinh
tế trí thức " [4, tr 210] Các quan điểm chỉ đạo của Đảng luôn là kim chi nam cho hoạt động thông tin khoa học nước ta trong bối cảnh hiện nay
Trang 8Nam 2007, thực hiện Quyết định số 45-QĐ/TW ngày I1 - 4 - 2007 về việc hợp nhất Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội Chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng thành Văn phòng Trung ương Đảng [2] và Quyết định số 79-QĐ/TW ngày 21 tháng 8 năm 2007 của Bộ Chính trị (Khoá X) [3] về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng, công tác thư viện có bước ngoặt mới
Phòng Tư liệu — Thư viện thuộc Vụ Hành chính được thành lập theo Quyết định số 1379-QĐ/VPTW, ngày 01 tháng 2 năm 2008 với chức năng nhiệm vụ đáp ứng đòi hỏi mới
Việc nghiên cứu xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại 'Văn phòng Trung ương Đảng để nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động thư viện phục vụ công tác tham mưu của cơ quan Đảng là vừa có ý nghĩa khoa học, vừa có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc Chính vì vậy, tôi chọn đề tài "Xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung wong Đăng” với mong muốn vận dụng kiến thức và kỹ năng tiếp thu được trong khoá học, từ đó đề xuất những giải pháp xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ tốt công tác tham mưu cho Bộ Chính trị, Ban Bí thư và
Ban Chấp hành Trung ương Đảng 2 Tình hình nghiên cứu
Trang 9phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại Viện Chiến lược và khoa học Công an” của tác giả Lê Thị Thuý Nga đã nghiên cứu thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Viện Chiến lược và khoa học Công an Tác giả đánh giá đúng mức hiệu quả mà các sản phẩm và dịch vụ đó trong hoạt động thông tin - thư viện, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện phục vụ công tác nghiên cứu khoa học đưa ra chiến lược tại Viện [6]
Các luận văn trên cơ bản đã đề cập về thực trạng cũng như các giải pháp nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ thông tin ở một số cơ quan và trường Đại học đối với Văn phòng Trung ương Đảng, cơ quan đầu não, một cơ qua tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, việc nghiên cứu khảo sát thực trạng và đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin là vấn để mang tính cấp thiết nhưng cho đến nay chưa có một công trình nghiên cứu khoa học nào dé cập đến
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tô chức và phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
~ Phạm vỉ nghiên cứu: Điều tra nhu cầu tin, khảo sát thực trạng và xây, dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng trong khoảng thời gian 5 năm gần đây và phục vụ nhu cầu tỉn trong thời gian tới
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Trang 10ương Đảng, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng được nhu cầu của cán bộ lãnh đạo tại 'Văn phòng Trung Đảng trong giai đoạn hiện nay và thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp xây dựng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
5 Phương pháp nghiên cứu
~ Phương pháp luận: Trong quá trình xem xét giải quyết vấn đề, dựa trên cơ sở lý luận khoa học của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước về khoa học và nghiên cứu khoa học
~ Phương pháp nghiên cứu
+ Phương pháp phân tích, tông hợp nghiên cứu tài liệu + Phương pháp điều tra xã hội học: Phỏng vấn và phiếu hỏi + Phương pháp thống kê số liệu, tổng hợp nghiên cứu tài liệu
6 Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, luận văn chia làm 3 chương chính:
Chương 1: Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
Chương 2: Thực trạng khai thác và sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
Trang 11Chương I
'VAI TRÒ CỦA SẢN PHÁM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TRONG HOAT DONG CUA VAN PHONG TRUNG UONG DANG
Có thể nói rằng chưa bao giờ trong lịch sử phát triển của lồi người
thơng tin có vai trò quan trọng đến như vậy Thông tin có ảnh hưởng quyết
định tới sự phát triển kinh tế xã hội của các quốc gia trên thế giới hiện nay Do sự bùng nô của thông tin và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, người dùng tin hiện nay đã bị chìm ngập trong đại dương thông tin mênh mông Tìm kiếm, lựa chọn và cập nhật thông tin sao cho nhanh chóng, dễ dàng và kịp thời là điều không dễ đối với người dùng tin khi cần tìm kiếm thông tin theo những vấn đề mà họ mong muốn Đó là lý do vì sao hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin lại cần thiết đến như vậy
1.1 Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin: 1.1.1 Khái niệm sản phẩm và dịch vụ thông tin:
“ Sain phảm thông tin là kết quả của quá trình xứ lý thông tin, do một
cá nhân hoặc tập thê nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn như câu tin của người
diing tin "[13.tr 21]
Qua trình xử lý thông tin “biển mục, phân loại, định từ khóa, tóm tắt, chú giải, biên soạn tổng quan cũng như quá trình phân tích và tổng hợp thông tin khác ” [12, tr 21]ehinh là quá trình tạo ra sản phẩm thông tin Kết quả của quá trình xử lý thông tin chính là sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu tin Những cá nhân hoặc tổ chức thực hiện quá trình này là những chuyên gia hoặc cán bộ chuyên ngành của một cơ quan, tô chức thông tin nào đó
Trang 12phẩm vẫn còn tồn tại cho đến tận bây giờ như hệ thống mục lục, bản tóm tắt,
có những sản phẩm đã mắt đi như hệ thống phiếu lỗ soi, lỗ mép vào có những sản phẩm mới xuất hiện như cơ sở dữ liệu thư mục, cổng thông tin portal
Sản phẩm thông tin được xem là tài liệu cấp 2 do nội dung thông tin của nó được xử lý trên cơ sở nội dung tải liệu cấp 1
Hiện nay có khoảng 10 loại sản phẩm thông in trong thư viện bao gồm hệ thống phiếu mục lục, hệ thống phiếu tra cứu dữ kiện, thư mục nói chung và thư mục theo chủ đề nói riêng, tạp chí tóm tắt, chỉ dẫn, trích dẫn khoa học, danh mục, tổng luận, cơ sở dữ liệu, cổng thơng tin portal Ngồi ra còn có một số loại hình sản phẩm khác như bản tin điện tử, tóm tắt diện tử trên mạng
Có thể nói, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin đều được phát triển mạnh mẽ trong các ngành kinh tế -xã hội đặc biệt là trong bối cảnh hiện nay Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin xuất hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu tìm kiếm, cập nhận và lựa chọn thông tin của người dùng tin Trong ngành thông tin của thư viện, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin ra đời cùng lúc với sự ra đời của thư viện Sản phẩm thông tin sơ khai nhất trong thư viện chính là hệ thống mục lục và vẫn còn tồn tại cho đến ngày nay Chúng ra đời nhằm
phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm tài liệu có trong thư viện Người ta cũng tìm
Trang 13sản phẩm khác lần lượt ra đời Tiếp đó là các bản tóm tắt, các thư mục theo chuyên đề, các bộ phiếu lỗ mép, lỗ soi (những năm nửa đầu của thế kỷ trước), bộ phiếu dữ kiện, vi phim, vi ảnh, trích dẫn khoa học, tổng luận, bản tin phục vụ lãnh đạo (hoặc tin mhanh) Nhờ vào ứng dụng của công nghệ thông tin mà hiện nay trong thư viện có thêm hai sản phẩm mang tính tự động hóa rất cao đó là cơ sở dữ liệu (thư mục hoặc toàn văn) và các công portal dé kết nói thư viện ra với thế giới thông tin bên ngoài Trong hoạt động thông tin có thể
khái quát “địch vụ thông tin - tư liệu bao gồm những hoạt động nhằm thoả mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng ở các cơ quan
thông tin thư viện nói chung” (13, tr 24-25]
Khi dịch vụ thông tin được tạo ra, nó không chỉ đáp ứng và thỏa mãn mà còn kích thích nhu cầu tin phát triển, từ đó nâng cao khả năng sử dụng cũng như hiệu quả của sản phẩm thông tin và thông tin được lưu trữ Mục dich cao nhất khi tạo ra các dịch vụ thông tin ở các cơ quan thông tỉn chính là làm sao để người dùng tin có thể tiếp cận nguồn tin một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất Và mục đích cao nhất ấy chỉ có thể đạt được khi dịch vụ thông tin được tổ chức và thực hiện đồng bộ, có hiệu quả
Cũng giống như các loại hình dịch vụ khác, dịch vụ thông tin cũng có những thuộc tính sau
~ Thuộc tính vô hình: Dịch vụ vốn không tổn tại hữu hình, khó nắm bắt và chỉ có thể nhận biết khi sử dụng nó Do đó, để có thể nhận biết được dịch vụ, các nhà cung cấp cần cung cấp cho người dùng tin cảm giác cụ thể về tiểm năng của việc sử dụng dịch vụ
Trang 14- Thuộc tính không thể chia cắt: Để có thể tiến hành dịch vụ, các nhà cung cấp dịch vụ phải thực hiện nhiều bước đồng bộ, chặt chẽ Không thể
đảm bỏ dịch vụ nếu chia cắt các bước thực hiện
Trong lĩnh vực thông tin - thư viện hiện nay, có khoảng 10 loại địch vụ thông tin đang được thực hiện tại các trung tâm thông tin - thư viện Đó là địch vụ cung cấp tài liệu, dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ trao đổi thông tin, dich vu tư van, dich vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, địch vụ phổ biến thông
tin hiện tại, dịch vụ khai thác thông tin đa phương tiện, triển lãm, hội thảo,
đào tạo Ngoài ra ở một số trung tâm thông tin thư viện điện tử hiện đại có thêm một số loại hình dịch vụ như dịch vụ diễn dàn online, dịch vụ hội thảo đa phương tiện
Dịch vụ được tổ chức trên cơ sở của nguồn nhân lực và cơ sở hạ tằng mà cơ quan cung cấp dịch vụ đó có (bao gồm cả cơ sở hạ tằng thông tin) Do vay, nguén nhân lực và cơ sở hạ tầng sẽ có tác động rất lớn tới dịch vụ Trong lĩnh vực thông tin - thư viện, cả hai yếu tố trên cũng có ảnh hưởng lớn tới việc vận hành dịch vụ thông tin
~ Trình độ nhân lực: hay còn gọi là năng lực thực thi dịch vụ thông tin của những người tham gia vào việc vận hành dịch vụ trong cơ quan cung cấp địch vụ thông tin Nó bao gồm trình độ nghề nghiệp, khả năng nhận biết hoặc nắm bắt nhu cầu, kỹ năng tìm kiếm thông tin, khả năng sử dụng các trang thiết bị hiện đại, kỹ năng giao tiếp, khả năng sử dụng ngoại ngữ đề tìm kiếm
và tra cứu thông tin, tông hợp nguồn tin
- Cơ sở hạ tầng (trang thiết bị thông tin): Bao gồm các hệ thống máy
Trang 15đại mà thiếu các phần mềm tiện ích đồng bộ thì cơ sở hạ ting thông tin vẫn
chưa được coi là đảm bảo trong việc vận hành dịch vụ thông tin
Có thể nói, sản phẩm và dịch vụ có tác động qua lại lẫn nhau, thúc đây nhau cùng phát triển, gắn kết với nhau thành một hệ thống chặt chẽ Hệ thống
này không chỉ có tác dụng thỏa mãn nhu cầu tin, kết nối người dùng tin với cơ quan thông tin - thư viện mà quan trọng hơn dó là giúp nâng cao tầm quan trọng của các cơ quan thông tin - thư viện trong đời sống kinh tế - xã hội hiện nay 1 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc phát triển hệ thống sản phẩm và địch vụ thông tin:
Nhu ta da biết, việc xuất hiện sản phẩm và dịch vụ là dựa trên nhu cầu Nhu cầu về thông tin xuất hiện, sản phẩm và dịch vụ thông tin cũng xuất hiện
theo nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin đã xuất hiện Sản phẩm và dịch vụ chính là công cụ thiết yếu đề thỏa mãn nhu cầu thông tin
Khái niệm hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin được hiểu là tập hợp các sản phẩm và dịch vụ thông tin có quan hệ tương hỗ cần thiết để tạo mối
liên kết và tình bền vững cho hoạt động thông tin thư viện
Co thể xem sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện là một thực thể được tạo nên bởi sự kết hợp của nhiều yếu tổ cấu thành Đó chính là hệ thống các yếu tố được tạo ra trên cơ sở nhu cầu thông tin của xã hội Chúng là hệ thống các yếu tổ có quan hệ và tác động mật thiết với nhau, có thẻ chuyền hoá
lẫn nhau”
Có rất nhiều yếu tổ liên quan đến phát triển hệ thống sản phẩm và dịch
vụ thông tỉn trong các cơ quan thông tin thư viện như yếu tô công nghệ, yếu
Trang 16phẩm và dịch vụ bao gồm: yếu tố về môi trường kinh tế - xã hội, yếu tố về cơ quan théng tin thư viện, yếu tổ liên kết giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin,
yếu tố về marketing trong cơ quan thông tin thư viện
Yếu tổ về môi trường kinh tế - xã hội được xem như yếu tô khách quan
đối với việc thúc đẩy phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin Yếu tố này bao gồm nhu cầu sử dụng sản phẩm và dịch vụ thông tin, sở hữu thông tin của xã hội nói chung và của cơ quan thông tin nói riêng và chính sách thông tin
quốc gia Nhu cầu tin xuất hiện, sản phẩm thông tin xuất hiện sau đó đề thỏa
mân nhu cầu tin đã có và dịch vụ xuất hiện theo ngay sau để làm cầu nối cho nhu cầu tin va sản phẩm thông tin gặp nhau Các hoạt động trí tuệ đều dựa trên trên những thông tin mà người dùng tin đã biết hoặc đã có Do đó khi nhu
cầu tin được sản phẩm và dịch vụ thông tin giúp thỏa mãn dễ dàng tắt yếu dẫn
đến nhu cầu sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin Từ sau đại chiến thế giới lần thứ hai, loài người đường như bước sang một chương hoàn toàn khác Các hoạt động trí tuệ thực sự được đẩy mạnh, nguồn lợi nhuận thu được từ các hoạt động trí tuệ tăng với cấp số nhân Các phát kiến, phát minh khoa học xuất hiện ngày càng nhiều, các quan hệ kinh tế, chính trị, xã hội ngày càng diy mạnh và phát triển rộng khắp Có được điều đó chính là nhờ vào việc
người cần thông tin tiếp xúc được với thông tin, kết nối giữa người dùng tin với thông tin được thông suốt Internet có một vai trò rất quan trọng về mặt
công nghệ nhưng sản phẩm và dịch vụ thông tỉn lại có một vai trò quan trọng, không kém về mặt lưu trữ và tìm kiếm thông tin Chính vì thế nhu cầu về sản
phẩm dịch vụ thông tin đã được xuất hiện, phát triển và đang tiếp tục phát
Trang 17phát triển các ngành công nghiệp Bên cạnh đó vấn để sở hữu thông tin của xã hội cũng có ảnh hưởng tới sự phát triển của hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin
Hiện nay, đối với các cơ quan thông tin, chỉ những thông tin được luật pháp quy định hoặc được chỉ định là không công bố (không công bố, mật, tuyệt mật) người dùng tin đại trà mới không được tiếp cận Gần như đa số
thông tin hiện nay người dùng tin đều có quyền được tiếp cận tới Tuyên ngôn của UNESCO 1994 về thư viện đã thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của các cơ quan thông tin, thư viện chính là tạo điều kiện cho người dùng tin sử dụng các nguồn thông tin mà họ có thể được tiếp cận Điều đó cho thấy người dùng tin có quyền truy nhập tới thông tin mà họ cần nếu có thể và đảm bảo cho quyền truy cập thông tin của người dùng tin là nhiệm vụ của toàn xã hội nói chung và của cơ quan thông tin nói riêng Tuy nhiên, trong bối cảnh hiện nay, bối cảnh của sự nảy sinh các xung đột và các tác hại do truy cập và sử dụng thông, tin tràn lan mà điển hình là vụ khủng bố 11/9 (nhóm khủng bố đã truy cập vào các thư viện lớn ở Mỹ lấy các tài liệu về cách thức chế tạo vũ khí bom mìn và chế tạo máy bay để phục vụ mục đích khủng bố), quyền truy nhập tới các nguồn tin sẽ là quyền của các thư viện cho phép truy cập hoặc không cho phép truy cập tới những thông tin mà cơ quan thông tin quản lý Ngồi ra chính sách thơng tin quốc gia cũng có ảnh hưởng nhất định tới sự phát triển của hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin Xét từ thực tiễn, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin vừa mang đặc thù của hệ thống sản phẩm và dịch vụ nói chung vừa mang tính khu biệt với các sản phẩm và dịch vụ thông
thường Đối với tất cả các quốc gia, phát triển hay đang phát triển, nền kinh tế
Trang 18điện với sự phát triển của nền kinh tế mà trong đó có sự phát triển của hệ thống sản phẩm và dịch vụ cuả cơ quan thông tin thư viện Các phương diện ấy bao gồm: Thứ nhất là hệ thống hạ tầng thông tin quốc gia đồng bộ và phù hợp tạo tiền đề để cơ sở vật chất; Thứ hai là các chính sách đó phải là khía cạnh pháp lý để các bên được đảm bảo quyền lợi (bên chủ thé tạo ra thông tin, bên khách thể sử dụng và luân chuyển thông tin); Phương diện thứ ba là có một thị trường thông tin đủ mạnh hay đúng hơn là một không gian thông tin
trên phạm vi quốc gia
'Yếu tố thứ hai thúc đây và tác động tới sự phát triển của hệ thống sản phẩm và dịch vụ chính là yếu 16 cor quan thong tin thư viện, cơ quan tạo ra sản phẩm và triển khai dịch vụ đề tăng giá trị sản phẩm đã tạo ra Yếu tố cơ quan
thông tin thư viện bao gồm tất cả những yếu tố nhỏ lẻ liên quan tới hoạt động
của cơ quan thông tin thư viện như đối tượng xử lý thông tin, công nghệ thông tin, người dùng tin
Trong các cơ quan thông tỉn, đối tượng xử lý thông tin có ảnh hưởng
trực tiếp tới cơ quan thông tin Sản phẩm thông tin chính là sự phản ánh rõ nét
Trang 19Cùng với đó, người dùng tin cũng có yếu tố tác động tới sản phẩm va
dịch vụ thông tin Đó là tầm suất sử dụng thông tin, nội dung thông tin, loại
hình sản phẩm mà họ mong muốn, ưa thích Thậm chí họ còn quyết định tới hình thức thông tin được cung cấp Tùy theo từng nhóm người dùng tin mà các yếu tố kể trên sẽ có ảnh hưởng thế nào đối với việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin
Thêm vào đó, công nghệ thông tin cũng có ảnh hưởng mạnh mẽ tới sự phát triển của hệ thống này Công nghệ thông tin có tác động tới quá trình xử lý thông tin, tự động hóa các quy trình thông tin thư viện Đồng thời công nghệ thông tin cũng tạo điều kiện cho các loại hình sản phẩm phi văn bản xuất hiện như các CSDL điện tử và biến đổi căn bản cách thức tra tìm thông tin hiện nay Việc công nghệ số ra đời giúp cho việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin dễ dàng Điều đó thúc đẩy người dùng tin sử dụng hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin Công nghệ thông tin còn tác động tới cả quá trình tạo lập nội dung thông tin và phân phối thông tin Công nghệ thông tin cũng cuộc cách
mạng trong việc trao đôi và truyền tin Nhờ đó, người dùng tin có thể dễ
Trang 20kiếm thông tin và có thể trực tiếp khai thác nguồn lực họ cần ngay tại chỗ nếu cần
Yếu tố thứ ba đó là mới liên kết chặt chẽ giữa sản phẩm và dich vu thông tin, thư viện Cũng tương tự như liên kết giữa sản phẩm và dịch vụ
thông thường, khi cơ quan thông tin thư viện đưa vào vận hành một dịch vụ nào đó thì kèm theo đó là một sản phẩm đã có cùng với một số trang thiết bị nhất định cũng như bộ phân nguồn tin Dưới sự phát triển của công nghệ thông tin,các cán bộ thư viện, thông tin thường xuyên phải tham gia vào việc tư vấn, hướng dẫn cho người dùng tin cách thức sử dụng (khai thác thông tin),
biết thêm về nguồn tin theo nhiều hình thức giúp người dùng tin khai thác tối
đa năng lực của cơ quan thông tin thư viện Mối liên kết giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin là mối liên kết nhiều khía cạnh: giữa các sản phẩm thông tin với nhau, giữa các dịch vụ thông tin với nhau và giữa các sản phẩm và dịch vụ thông tin với nhau Mối liên kết này khá chặt chẽ và liên hoàn với nhau giữa các khía cạnh của nó để có thể đạt được mục đích là thỏa mãn nhu cầu thông tin của người dùng tin một cách tối đa và hiệu quả Sản phẩm có thể chia làm hai dạng là dạng truyền thống (đạng giấy) và dạng hiện đại (phi giấy - đa phương tiện) Sản phẩm truyền thống hiện nay phần lớn là đầu ra của dạng sản phảm hiện đại Ví dụ như CSDL thư mục về tài liệu nói chung của
cơ quan thông tin thư viện có thê cho tìm kiếm và in ra các bản thư mục theo
chủ đề, theo thời gian, Dịch vụ cũng có thể chia làm hai loại: Dịch vụ giúp người dùng tin thỏa mãn nhu cầu thông tin và dịch vụ giúp người dùng tin
trao đôi thông tin
Ở loại dịch vụ thứ nhất, cán bộ thứ viện, thông tin không chỉ trao đổi
Trang 21dung thông tin ở loại địch vụ thứ hai, cơ quan thông tin thư viện không phải tham gia vào việc tìm kiếm cũng như tạo ra nội dung Họ chỉ hỗ trợ người tiêu
dùng tin có thể trao đôi trực tiếp thông tin với nhau hoặc với cơ quan thông tin
thư viện dựa trên các trang thiết bị thư viện hiện đại và những tiện ích của thư viện
Yếu thứ tư là yếu rổ về markerring trong thư viện Trước đây, đối với thư viện truyền thống, marketing là một vấn đề hoàn toàn xa lạ Trong quá
khứ, thư viện là nơi người đọc tự tìm đến khi cần,thư viện không cần thiết
phải đi tìm người đọc Từ khi Internet xuất hiện và công nghệ thông tin tràn vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội cũng như khoa học thì quan niệm trên đã dần thay đổi Khi con người ta, với Internet và các tiện ích có được từ công,
nghệ thông tin, có thê chỉ với một clik đã có thể tiếp cận được tới các sưu tập
hay kho tàng thông tin của nhân loại mà không cần phải trực tiếp tới đó thì việc họ không còn thực sự phải tới thư viện là điều đễ hiểu Hiện nay, có khá
nhiều người đã quen với việc tìm kiếm thông tin từ Internet khai thác, truy cập tới các sưu tập số của nhiều cơ quan thông tin Internet
Trang 22người sử dụng và mối quan hệ giữa các cơ quan thông tin (thị trường) nên chúng cũng phải chịu sự tác động và tác động lại của hệ thống các cơ quan nói trên cũng như nhu cầu của người sử dụng Ở hệ thống cơ quan thông tin, tác động đó từ mọi cắp độ từ địa phương tới vùng, lãnh thổ và quốc tế
Sự thành công của marketing các sản phẩm và dịch vụ thông tin phụ thuộc vào cách thức và nội dung marketing chúng Trước tiên, khi bắt tay vào marketing các sản phẩm và địch vụ của mình, cơ quan thông tin cần phải xác
định rõ vị thế của cơ quan mình trong hệ thống các cơ quan thông tin cũng
như trong nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng tin Kế đến, cần xác định
rõ và đầy đủ các nguồn lực thông tin có được cũng như các nguồn thông tin liên quan đề từ đó hoạch định được những công việc cụ thể giúp người dùng
tin có thể khai thác một cách tốt nhất nguồn thông tin nói chung Một chiến
lược marketing cho các sản phẩm, dịch vụ toàn diện là một chiến lược có tác động và chịu tác động bởi các ván đề nói trên Cần xem xét sản phẩm và dịch vụ như một thực thể, một loại hàng hóa cần phải được trao đổi và luân chuyển trên thị trường Thông tin sẽ là thông tin nếu nó được sử dụng, được biết đến, được công bố và ngược lại thông tin sẽ không còn là thông tin nếu nó không được sử dụng, không ai biết tới và không được công bố ra Đồng thời cũng cần xem xét sản phẩm và dịch vụ thông tin trong mối quan hệ với các sản hẳm và địch vụ khác Các cơ quan thông tin cũng cần chú ý nghiên
cứu đầy đủ các lợi ích về các khía cạnh kinh tế, xã hội, khoa học, văn hóa,
giáo dục mà nhờ sử dụng sản phẩm, dịch vụ thông tin người dùng tin có thể có được những lợi ích ấy Công tác marketing không chí chú trọng tới người
dùng tin hiện tại mà cũng cần chú trọng tới số người dùng tin tiềm năng mà
Trang 23vào đó, trong lĩnh vực thông tin thư viện, với công nghệ thông tin đang có những thay đổi căn bản, quảng cáo mang ý nghĩa hiệu quả to lớn trong việc giúp hình thành thị trường cho sản phẩm, dịch vụ thông tin cũng như phát
triển số lượng người dùng tin trong xã hội
'Nhu cầu thông tin có mối quan hệ chặt chẽ và tác động mạnh tới nhu cầu nhận thức Do đó, một hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin mạnh sẽ như một lực đẩy thôi thúc người dùng tin nắm bắt thông tin, kích thích nhu cầu nghiên cứu học tập và tìm hiểu của người dùng tin Những yếu tố nói trên có tác động quyết định tới việc định hình, duy trì và phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ trong cơ quan thông tin hiện nay Việc nắm vững những yếu
tố nói trên sẽ giúp cơ quan thông tin thư viện phát triển tốt hệ thống sản pham
và dịch vụ thông tin của mình đi đúng hướng, phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin
1.2 Đặc điểm hoạt động thông tin của Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.1 Khái quát về Văn phòng Trung ương Đăng
Văn phòng Trung ương Đảng được hợp nhất trên cơ sở Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính - Quản trị Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng trước đây thành Văn phòng Trung ương Đảng theo Quyết định của Bộ Chính trị
“ Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng là cơ quan tham mưu, ô Chính trị, Ban Bí thư
giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp là
Trang 24hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đáng; đồng thời là một trung
tâm thông tin tông hợp phục vụ lãnh đạo [3]
Nhiệm vụ cơ bản của Văn phòng Trung ương Đảng là giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ chức thực hiện Quy chế làm việc và chương trình công tác; Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến
Trang 25
uỷ; Quản lí tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội; Nghiên cứu, đề xuất ý kiến về chủ trương, chế độ quản lí tài chính, tài sản của Đảng Hướng dẫn chế độ quản lí, chỉ tiêu ngân sách trong các cơ quan đảng và chế độ, chính sách chỉ tiêu tài chính, quản lí tài sản của các văn phòng cấp uỷ và báo cáo tình hình công tác tài chính hằng năm của Đảng để trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư và Ban Chấp hành Trung ương theo quy định; Bảo đảm điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư; đảm bảo tài chính, trụ sở làm việc và một số điều kiện vật chất khác phục vụ hoạt động của các cơ quan đảng ở Trung ương; Thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế về tài chính với các đảng và các tổ chức chính trị có quan hệ với Đảng ta theo sự chỉ đạo của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lí vê quy hoạch, kê hoạch đầu tư xây dựng cơ bản; đầu tư các dự án cho các cơ quan đảng ở Trung ương theo đúng quy định của pháp luật; Tổ chức quản lí, khai thác, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của Đảng; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin ở 'Văn phòng Trung ương Đảng; hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực thuộc Trung ương; Phối hợp với các cơ quan chức năng có liên quan tổ chức công tác bảo vệ, bảo đảm thông tin liên lạc tại trụ sở Trung ương Đảng; Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng cấp uỷ, công tác tài chính, tài sản của Đảng ở văn phòng tỉnh uy, thành uỷ, các cơ quan đảng ở trung ương Phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của văn phòng cấp uỷ địa phương; Thực hiện các nhiệm
Trang 26Với nhiều nhiệm vụ nặng nề như trên, Văn phòng Trung ương Đảng có một bộ máy vận hành rất lớn gồm: 14 Vụ, 5 Cục, 1 Trung Tâm và 1 Tạp chí Có 1 đồng chí Chánh Văn phòng và 10 đồng chí phó Chánh văn phòng Ngoài
ra mỗi Cục, Vụ, Trung tâm đều có một ban lãnh đạo quản lý
Với nhiệm vụ, chức năng và bộ máy tổ chức lớn như vậy, có thẻ thấy vai trò của Văn phòng Trung ương Đảng là hết sức quan trọng trong hoạt động của Dang Cộng sản Việt Nam Chính vì vậy, việc đảm bảo thông tin cho công tác lãnh đạo và tham mưu ở Văn phòng Trung ương Đảng là việc tối cần thiết Việc xây dựng một hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin mạnh đang là đòi hỏi cấp bách cho công tác thư viện của Văn phòng trung ương Đảng trong bối cảnh hiện nay
1.22 Đặc điểm hoạt động thông tìn tại văn phòng Trung ương Đảng Một trong những nhiệm vụ quan trọng nêu trên của Văn phòng Trung ương Đảng là tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của Trung ương Đảng và các cấp uỷ, cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ương Do đó hoạt động thông tỉn tại Văn phòng Trung ương Đảng cần đảm bảo sự kịp thời,
đầy đủ, chính xác, thông suốt
Do đặc thù vừa là cơ quan tham mưu, vừa là cơ quan đầu não quản lý công tác Đảng được Bộ Chính trị giao cho nên hoạt động thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng là rất lớn và rộng khắp trên tắt cả mọi lĩnh vực và theo hai chiều đến và đi Tất cả những vấn đề kinh tế- xã hội, an ninh- quốc phòng đều được cập nhật và đưa tới Văn phòng Trung ương Đảng do vị trí lãnh đạo và tham mưu cho Bộ Chính trị, nơi đưa ra những quyết sách, chiến lược phát
triển quan trọng của đất nước ta Đồng thời, do vị trí lãnh đạo cao nhất của Văn
Trang 27hình cụ thể hoặc tổng hợp các báo cáo từ những địa phương gửi lên hoặc những báo cáo chỉ đạo gửi xuống từ Văn phòng)
Các cơ quan cung cấp những thông tin cho Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm tất cả những cơ quan làm công tác quản lý nhà nước chịu sự quản lý của Đảng Cộng sản Việt Nam, các cơ quan thuộc chính quyền, chính phủ Đồng thời Văn phòng Trung ương Đảng cũng trở thành cơ quan cung cấp thông tin như các văn bản chỉ đạo, trả lời đơn thư khiếu nại
Hình thức bao gói thông tin được chuyển đến cho Văn phòng Trung ương Đảng cũng dưới nhiều dạng như dạng điện tử, dạng giấy, dạng từ tính (thông tin trên đĩa từ) Thông tin được gửi theo nhiều kênh Kênh chính thống như bưu điện hoặc con đường riêng như cử cán bộ đến báo cáo trực tiếp bằng miệng, bằng văn bản, gọi điện hoặc theo đường intemet (e-mail)
'Những thông tin đến và đi ở Văn phòng Trung ương Đảng đều là thông tin phục vụ quản lý, được chọn lọc Chúng khơng hồn tồn là các thông tin đại chúng Các thong tin này luôn:
~ Mang tính chính xác, khách quan và trung thực: Do thông tin là cơ sở của việc ra quyết định, quyết sách nên các thông tin đến được Văn phòng đòi hỏi phải mang tính chính xác, khách quan và trung thực Chúng được lược bỏ những thông tin mang tính chủ quan, thiếu chính xác và sai lệch nhằm đảo bảo cho việc ra các quyết định, quyết sách đúng đắn và phủ hợp với điều kiện
khách quan của Đảng
Trang 28nếu các thông tin khong day đủ, tối ưu, kịp thời sẽ dẫn đến quyết định và quyết sách của Đảng không đúng, không phù hợp và lạc hậu so với bối cạnh
hiện tại
~ Cô đọng, cụ thể và rõ ràng: Những thông tin phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo cần cô dong, cu thé và rõ ràng để việc ra các quyết định và quyết sách được nhanh chóng, đúng hướng và dễ dàng Điều này giúp Văn phòng Trung, ương Đảng nhanh chóng nắm bắt thông tin được gửi tới và khu biệt hóa các
vấn đề quan trọng
- Tổng hợp cao và hệ thống hóa: Những thông tin được sử dụng trong công tác quản lý không còn nằm ở dạng dữ liệu, nó đã được phân tích, xử lý
và tổng hợp Nếu những thông tin ấy khi tới cấp lãnh đạo cao nhất vẫn còn ở dạng dữ liệu sẽ khiến các nhà lãnh đạo mắt nhiều thời gian để tổng hợp, hiểu và gây khó khăn khi đưa ra các quyết định và quyết sách Thông tin tổng hợp và hệ thống hóa sẽ tăng tính bao quát, tăng hàm súc, cô đọng dễ hiểu, giảm tai thời gian và tăng hiệu quả sử dụng thông tin Do vậy, các thông tin gửi tới 'Văn phòng Trung ương Đảng luôn đòi hỏi không rườm rà và được hệ thống
hóa
- Tính chiến lược và phân cấp: Thông tin có tính chiến lược và phân cấp đảm bảo cho việc quản lý được nhất quán và tương ứng với chức năng
nhiệm vụ đi
In định Văn phòng Trung ương Đảng là Cơ quan quản lý cao nhất chỉ dưới Bộ Chính trị nên thông tin được cung cấp cho Văn phòng đều có tính chiến lược và phân cấp
Trang 29quán triệt tỉnh thần của Đảng Do đó nhu cầu dùng tin và thông tin ở Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm cả nhu cầu thường xuyên, ngắn hạn Các
thông tin bám sát theo các hoạt động thường xuyên và đột xuất tổ chức Đảng
Các thông tin thường xuyên như các báo cáo tình hình theo thời hạn quy định,
các thông tin đột xuất như các báo cáo tình hình thực tế phát sinh, các hoạt động đột xuất diễn ra trong thực tế không có trong kế hoạch Các nhu cầu tin
nói trên cũng khác nhau theo các đối tượng người dùng tin Người dùng tin ở 'Văn phòng Trung ương Đảng là rất đông đảo Nhu cầu tin phụ thuộc vào từng, vị trí công tác của các cán bộ tại Văn phòng đối tượng người dùng tin có nhiều loại Để phục vụ có hiệu quả, các thư viện có thể “ phân loại theo các tiêu chí khác nhau: lứa tuổi, trình độ, nghề nghiệp, giới tinh ” (11, tr 150] Tuy nhiên tiêu chí cơ bản nhất để phân loại đối tượng người dùng tin là “riều chí trình độ và nghề nghiệp.” [11, tr 150]
Do phục vụ công tác quản lý của Đảng nên nhu cầu tin của các cán bộ cũng bám sát theo các nhiệm vụ và hoạt động của Văn phòng và Bộ Chính trị
Do đó nhu cầu tin ở Văn phòng Trung ương Đảng cũng rất da dạng và gắn chặt với các mặt công tác ở Văn phòng
Trang 30Văn phòng Nhờ đó, các quyết sách va quyết định từ Văn phòng Trung ương Đảng có sức lan tỏa và hiệu quả xuống tận các tổ Đảng cơ sở Có thể nói, hoạt động thông tin ở Văn phòng Trung ương Đảng rộng khắp, bao trùm mọi lĩnh vực, mang tính phân cấp và quản lý bởi vị thế quan trọng của Văn phòng trong guồng máy lãnh đạo của Đảng ta Chính vì thế, tổ chức một hệ thống thông tin mạnh trong đó bao hàm hệ thống sản phẩm, dịch vụ thông tin hữu ích cần được tổ chức không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà sẽ còn trở thành trung tâm nguồn thông tin cho các cơ quan Đảng cấp dưới và các cơ quan ban ngành khác trong đất nước ta là điều rất nên làm trong tình hình
hiện nay
1.3 Hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin trong hoạt động thông tin tại Văn phòng Trung ương Đảng
1.3.1 Sản phẩm và dịch vụ thông tin dựa vào chức năng nhiệm vụ chung Văn phòng Trung ương Đảng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt
động của Đảng Hoạt động quản lý tại Văn phòng Trung ương Đảng rất rộng lớn, thông tin mang tính chiến lược, tính phân cắp và tính quản lý cao Do đó nhu cầu tin ở Văn phòng là rất lớn và thường xuyên Chính vì thế hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin có vai trò nhất định trong việc thỏa mãn và
phát triển nhu cầu tin ở Văn phòng trung ương Đảng
Trang 31ở đây khu trú được điện thông tin tìm kiếm, nắm bắt được những thông tin nào cần mà còn giúp cán bộ chọn lọc thông tin nhanh và dễ đàng Từ đó, các
cán bộ giảm thiểu thời gian tìm kiếm thông tin, rút ngắn quá trình ra quyết
định hoặc xử lý vấn đề quản lý Nói rõ hơn sản phẩm giúp nhu cầu tin của các cán bộ tại Văn phòng Trung ương Đảng được thỏa mãn dễ dàng hơn, nhanh hơn Nếu sản phẩm thông tin thỏa mãn được nhu cầu tin của cán bộ thì sẽ kích thích việc khai thác tối đa nguồn lực thông tin hiện có của cơ quan Từ đó, sản phẩm và dịch vụ thông tin trở thành kênh bổ trợ đắc lực cho công tác ở Văn phòng Trung ương Đảng
Hệ thống sản phẩm và địch vụ thông tin hiện nay đang đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành một quốc gia (quản lý quốc gia cấp vĩ mô cũng như vi mô) Với nhiệm vụ và vị trí của Văn phòng Trung ương Đảng, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin có ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ đến hoạt động của Văn phòng ở cấp quốc gia về mặt quản lý Nguyên tắc hoạt động của nhà nước ta là Đảng lãnh đạo, nhà nước quản lý và nhân đân làm chủ Do đó, Đảng chính là hạt nhân của sự vận hành nhà nước Thông tin phục vụ việc ra quyết định, quyết sách Nếu không có thông tin, việc ra các quyết định, quyết sách sẽ không chính xác, không kịp thời và không bám sát với thực tế của tình hình đất nước Từ đó cho thấy, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin đối với nhu cầu thông tin ở Văn phòng Trung ương Đàng là rất
cần thiết Chúng không chỉ đóng góp một cách gián tiếp trong việc phát triển
kinh tế xã hội nói chung và quản lý nói riêng mà còn trực tiếp tác động tới hiệu quả công việc ở Văn phòng Trung ương Đảng
Trang 32đến các điều kiện, khuynh hướng phát triển và khai thác hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin, các nguồn tin đối với hệ thống thông tin mà nó cần đến Đối ngược đó là những lợi ích tối đa do hệ thống sản phẩm và địch vụ thông tin đem lại tác động tới những hoạt động quản lý ở Văn phòng trung ương Đảng Trên nhiệm vụ chung của Văn phòng Trung ương Đảng, hoạt động thông tin nói chung và hoạt động của hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin của Thư viện Văn phòng nói riêng vai trò như một đường ống liên thông thông tin va quản lý với nhau Quản lý không thể tiền hành tốt nếu không có những thông tin chính xác, đầy đủ, cụ thể và kịp thời và ngược lại thông tin sẽ không khu trú tập chung và được phân tích kỹ, sử dụng tối đa nếu không phục vụ cho thông tin Do đó, các Cục, Vụ nằm trong hệ thống quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng có sự kết nối và liên thông với nhau được chính là nhờ phần lớn vào sự thông suốt của thông tin Hoạt động của hệ thống sản phẩm và địch vụ thông tin không chỉ đem đến sự thông suốt thông tin giữa các phần trong hệ thống của Văn phòng mà còn đem tới cho hoạt động cửa 'Văn phòng sự bám sát chặt chẽ và kịp thời với.những biến động thực tế Từ đó Văn phòng Trung ương Đảng thực sự làm tốt vai trò, nhiệm vụ tham mưu và quản lý của mình trong hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam
'Với số lượng nhiệm vụ nhiều như đã được quy định, Văn phòng đương nhiên phải cần tới sự giúp sức của một hệ thống thông tin đủ mạnh trong đó có hệ thống sản phẩm và địch vụ thông tin hiệu quả thì mới có thể vận hành
được hoạt động của mình một cách tốt nhất Hệ thống thông tin này chịu sự
Trang 33quản lý cấp quốc gia của Văn phòng và ngược lại lượng thông tin tương ứng đó cũng phải đáp ứng đầy đủ đòi hỏi của công tác quản lý ở Văn phòng mới có thể thúc đây hoạt động của Văn phòng hiệu quả Do đó hoạt động của hệ thống thông tin luôn song hành với hoạt động của hệ thống quản lý hay nói đúng hơn hoạt động của hệ thống quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng luôn song hành, gắn kết với hoạt động của hệ thống thông tin Hai hoạt động này cùng tác động vào nhau, thúc đẩy nhau cùng vận hành hiệu quả
Mỗi quốc gia, mục tiêu phát triển thay đôi theo từng giai đoạn cụ thê Có mục tiêu dài hạn, có mục tiêu ngắn hạn Ớ Việt Nam mục tiêu phát triển
cũng thay đổi cho phù hợp với từng giai đoạn như thế Hệ thống thông tin luôn bám sát sự thay đổi này để có thể tác động tới công tác quản lý một cách có hiệu quả hơn Do đòi hỏi của sự phát triển, quản lý xuất hiện, thông tin phục vụ quản lý xuất hiện ngay tiếp sau Do vậy, quản lý sẽ khó có hiệu quả nếu thông tin phục vụ không cung cấp được đúng như yêu cầu của quản lý đặc biệt là ở cấp độ quốc gia Tạo lập và phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng yêu cầu trong quá trình phát triển đất nước là điều cần thực hiện Tuy nhiên, hệ thống này cần bám sát các mục tiêu phát triển một cách có hiệu quả sẽ thúc đây quản lý về chất mạnh mẽ (thỏa mãn nhu cầu tin tối đa) Trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng, sản phẩm và dịch vụ sẽ giúp nhu cầu tin ở đây được thỏa mân, thúc đẩy công tác quản lý và tham mưu cho công tác quản lý Đảng đồng thời tác động ngược lại, giúp hình thành chiến lược phát triển hệ thống sản phẩm và dịch thông tin trên phạm vi rông và đài hạn đối với công tác quản lý ở cấp vĩ mô
Hiện nay, nguồn tin để phục vụ công tác quản lý vẫn còn đang tản man, không chủ động (khi có yêu cầu mới đưa ra), và vẫn chưa được khai thác tối
Trang 34và dịch vụ thông tin thống nhất và có liên kết sẽ giúp các nguồn tin được tập
trung, khu trú, tích cực và được tăng cường khai thác tối đa Hệ thống sản phẩm và dịch vụ không chỉ giúp giảm thiểu thời gian ra các quyết định mà còn giúp hoạt động của Văn phòng đi vào chiều sâu, tư đó giúp cho các hoạt động của Đảng bám sát với tình hình thực tế, hợp lòng dân, hợp với tâm tư nguyện vọng của các Đảng viên trong Đảng, phù hợp với những điều kiện khách quan Thêm vào đó, quá trình trao đổi thông tin thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ đã tạo nên một sợi dây liên kết chặt chẽ hơn giữa các cơ
quan thông tin cấp dưới, giữa các cơ quan thông tin cùng cấp thuộc ngành
ngang, ngành đọc trong hệ thống quản lý vĩ mô của Việt Nam từ đó giúp cho hoạt động thông tin sẽ hiệu quả cao tránh được trùng lặp, giảm thêm một lần nữa lượng thời gian tìm kiếm thông tin, tăng tính tương tác thông tin đối với nhu cầu tin trong hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Do đó, việc tạo lap hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin thống nhất và đủ mạnh là một việc thực sự cần thiết trong tình hình hiện nay ở Văn phòng Trung ương Đảng
Trong buổi làm việc với Văn phòng Trung ương Đảng sáng ngày 17/9/2010, Tổng Bí thư Nông Đức Mạnh đã nói rằng nhiệm vụ của Văn
Trang 35
sát được mục tiêu phát triển chung của đất nước trong từng giai đoạn cụ thề,
trở thành cơ quan quản lý của Đảng và bộ phân tham mưu hữu hiệu của Bộ Chính trị
1.3.2 Sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo
Xét theo mục đích được tạo ra, hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin gồm những tập hợp các công cụ, phương tiện hoạt động được cơ quan thông tin tạo ra Thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin của mình, cơ quan thông tin thực hiện việc xác định truy nhập, khai thác, quản lý các nguồn
hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng thông tin
đồng thời hệ thống này là cầu nói giữa người dùng tin với các nguồn thông tin Tùy theo tình hình và yêu câu cụ thể của cơ quan thông tin mà sản phẩm và dịch vụ ấy có nội dung và hình thức phù hợp
Trong công tác quản lý hiện đại, đặc biệt là ở những lĩnh vực quản lý đặc biệt như quản lý Đảng, thực tế đòi hỏi người lãnh đạo phải có những kỹ
năng như biết thu thập thông tin, phân tích thông tin, nhận biết sự phát triển
sắp tới của các thực thể được quản lý, và phương pháp phát triển các thực thể Do đó, Thông tin trở thành đối tượng lao động của người lãnh dao trong giai đoạn hiện nay Tuy nhiên sẽ là sai lầm khi cho rằng toàn bộ việc đảm bảo thông tin cho người lãnh đạo là giúp họ thông qua các quyết định Đó là do hoạt động của người lãnh đạo không chỉ có thông qua quyết định và việc thông qua quyết định không chỉ phụ thuộc vào mình họ mà nó còn phụ thuộc vào một loạt các hoạt động sơ bộ cần đến thông tin trước đó
Với vai trò tham mưu và quản lý trong công tác Đảng, nhiệm vụ của
Văn phòng Trung ương Đảng hết sức nặng nề Một hệ thống thông tin trong
Trang 37Bang phai c6 mite khái quát cao nhất, cô đọng nhất, phân cắp cao nhất, chính xác và trung thực Từ đó có thẻ thấy sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo ở Văn phòng Trung ương Đảng sẽ có những đòi hỏi khắt khe hơn hẳn so với các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo ở cấp vi mô mới có thể thỏa mãn được nhu cầu tin của các cán bộ ở Văn phỏng Trung ương Đảng
'Về cắp độ cơ quan thông tin, Phòng Tư liệu - Thư viện cũng là một cơ quan thông tin trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng Việc tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo chính là cách tối ưu nhất thể hiện được hiệu quả hoạt động của Phòng Tuy nhiên các sản phẩm và dịch vụ được Phòng tư liệu - Thư viện cân phải bám sát được các hoạt động và thỏa mãn những đòi hỏi khắt khe nhất về nhu cầu tin ở Văn phòng thì mới có thể
làm tốt vai trò là tư liệu thông tin phục vụ lãnh đạo ở cấp vĩ mô
Nhìn từ góc độ người dùng tin, sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ
lãnh đạo có thể tạo cho người dùng tin khai thác tốt nguồn tin mà họ có thé
Trang 38“Theo mô hình quản lý hình chóp, thông tin đến qua các cấp độ quản lý Tuy nhiên, bên cạnh kênh thu nhận thông tin này, kênh thu nhận trực tiếp do
chính cơ quan thông tin thư viện đem lại cũng rất cần thiết Nó bổ trợ cho
hoạt động quản lý ở Văn phòng một cách trực tiếp nhất do Thư viện là nơi
trực tiếp tiếp xúc người dùng tin ở Văn phòng, vì vây, thư viện nắm bắt nhanh
nhất, rõ ràng nhất nhu cầu tin ở Văn phòng Chính vì thế việc phát triển hệ thống sản phẩm và địch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo ở cấp độ.vĩ mô cân có một chiến lược cụ thể và bám sát nội dung hoạt động của Đảng và Nhà nước để từ đó đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu tin lãnh đạo Đồng thời thông qua hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo, Phòng Tư liệu - Thư viện cũng sẽ giúp cho Văn phòng Trung ương Đảng kiểm soát và làm chủ các
nguồn tin hỗ trợ đắc lực cho công tác chung và riêng vốn đang nằm tản mạn
trong và ngoài Văn phòng, từ đó, có thể tiếp tục xây dựng chiến lược phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ phát triển hợp lý về chiều sâu
Trang 39trong chiến lược phát triển hệ thống thông tin tư liệu của Phòng Tư liệu- Thư viện đối với công tác thông tin phục vụ quản lý
Xét từ góc độ người dùng tin trực tiếp (cấp quản lý vĩ mô), do có sự khác biệt hẳn trong vị thế công tác, nên người dùng tin ở Văn phòng Trung ương Đảng đòi hỏi thông tin nhiều hơn, mức độ thông tin khái quát hơn cho hoạt động quản lý của mình đồng thời thời gian thỏa mãn nhu cầu tin của họ cũng ngắn hơn Vì vậy, nếu họ không có các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ quản lý giúp sức, chính bản thân các nhà quản lý sẽ chìm trong lượng thông tin mà họ nhận được, không thể lựa chọn và khu trú những nội dung cần thiết Chính nhờ có sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo, sự phân bố và tiếp cận chính xác và tập trung tới các nguồn tin mà họ cần sẽ dễ dàng hơn nhiều, tránh được những tác động tiêu cực của việc lỗng thơng tin, cập nhật nhanh và chính xác các thông tin họ cần và họ nên có khi làm công tác quản lý cấp vĩ mô như vậy Kết quả là, người làm quản lý, sau khi sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin phục vụ lãnh đạo, tăng cường được năng lực phân tích và sử dụng thông tin hay rộng hơn là sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin