Luận văn Xử lý tài liệu tại thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân cách mạng Lào trình bày cơ sở lý luận chung về xử lý tài liệu và đặc điểm hoạt động của Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào, phân tích thực trạng hoạt động xử lý tài liệu tại thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào; đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI Aluno Kouangmanivanh
Xử lý tài liệu tại thư viện văn phòng
trung ương đảng nhân dân cách mạng lào
LUẬN VĂN THẠC SĨ: Khoa học thông tin - thư viện
Hà Nội, 2016
Trang 2BỘ VĂN HÓA, THẺ THAO VÀ DU LỊCH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI
Aluno Kouangmanivanh
Xử lý tài liệu tại thư viện văn phòng
trung ương đảng nhân dân cách mạng lào
Phụ lục Luận Văn
Trang 3Aluno Kouangmanivanh
Xử lý tài liệu tại thư viện văn phòng
trung ương đảng nhân dân cách mạng lào
Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện
Mã số: 60320203
LUậN VĂN THẠC Sĩ : Khoa học thông tin - thư viện
Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thu Thảo
Trang 4Tác giả xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của chính tác giả dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Thu Thảo Các kết quả nghiên cứu và các kết luận trong luận văn này là trung thực, không sao
chép từ bất kỳ một nguồn nào và dưới bất kỳ hình thức nào Việc tham
khảo các nguồn tài liệu đã được thực hiện trích dẫn và ghi nguồn tài liệu
tham khảo đúng quy định
Hà Nội, ngày tháng .năm 2016
Tác giả luận văn
Trang 5LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC 5
DANH MUC CHU CAI VIET TAT 7
DANH MUC BANG BIEU 8
MO DAU 9
Chương 1: CƠ SỞ LÝ L¡
DONG CUA THU VIEN VAN PHO!
CHUNG VE XU Li TAI LIEU VA DAC DIEM HOAT
TRUNG UONG DANG NHAN DAN CÁCH
MANG LAO 14
1.1 Cơ sở lý luận về xử lí tài liệu 14
1.1.1 Khái niệm về xử lí tài liệu 14
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xử lí tài liệu 18 1.2 Đặc điểm của hoạt động Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng
Nhân dân Cách mạng Lào 2
1.2.1 Sơ lược về Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào 22 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng 25
1.2.3 Cơ cầu tô chức 26
1.2.4 Cơ sở vật chất và nguồn lực thông tin 27 1.2.5 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin 30 1.3 Vai trò và các yêu cầu đối với xử lý tài liệu tại Thư viện Văn phòng
Trang 6
2.3.2 Cách thức tô chức hoạt động xử lý tài liệu 69 2.3.3 Trang thiết bị trợ giúp cho hoạt động xử lý tài 69
2.4 Nhận xét đánh giá chung về chất lượng xử lý tài liệu 71 2.4.1 Điểm mạnh 71 2.4.2 Điểm yếu 72 2.4.3 Nguyên nhân 73 Tiểu kết 74 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHÁT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG NHÂN DÂN CÁCH MẠNG LÀO 75 3.1 Nâng cao chất lượng các công cụ xử hành 75 3.2 Mỡ rộng các phương thức xử lý mới 76
3.3 Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác xử lý tài liệu 80
3.4 Cai tién quy trinh xir 81
3.4.1 Xử lý hình thức 81
3.4.2 Xử lý nội dung 81
3.5 Tăng cường kiểm soát chất lượng, 83
3.6 Liên kết chia sẻ giữa các thư viện 83
Tiểu kết 86
KET LUAN 88
TAI LIEU THAM KHẢO 90
Trang 71 Tiếng Việt BPL Bảng phân loại CBXL Cán bộ xử lý CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ ĐMCĐ Đề mục chủ đề
KHPL Ký hiệu phân loại
KPL Khung phân loại
NDCM Nhân dân Cách mạng Lào NDT Người dùng tin PLTL Phân loại tài liệu TT Thông tin TV Thư viện TW Trung ương XLTL Xử lý tài liệu
2 Tiếng nước ngoài
AACR Anglo- American Cataloging Rules
(Quy tắc Biên mục Anh - Mỹ)
CCPO Central Committee Party Office
(Văn phòng Trung ương Dang NDCM Lao) DDC Dewey Decimal Classification
(Khung phan loai Thap phan Dewey)
ISBD International Standard Biliographic Description
(Chuẩn Mô tả Thư mục Quốc tế)
MARC Machine Readable Cataloging
(Khổ mẫu Biên mục Doc may)
OPAC Online Public Access Catalogue
(Mục lục Truy cập Công cộng Trực tuyến)
PMB Php My Bibli
Trang 8DANH MUC BANG BIEU TT Nội dung bảng biểu
1 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện
2 Bảng 1.1: Vốn sách của Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng
nhân dân cách mạng Lào
3 Bảng 1.2 : Vốn báo, tạp chí của Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng nhân dân cách mạng Lào
4 Bảng L3: Thành phần vốn tài liệu theo nội dung của Thư viện Văn
phòng Trung ương Đảng nhân dân cách mạng Lào 5 Bảng 2.1 : Mẫu biểu nhập tin cho cơ sở dữ liệu của Thư viện Văn
phòng Trung ương Đảng nhân dân cách mạng Lào 6 Bảng 2.2 : Đánh giá chất lượng xử lý hình thức
7 Bảng 2.3 : Đánh giá chất lượng phân loại tài liệu
Trang 9
hội Nó có thể hình dung được một lĩnh vực hoạt động nào của con người lại
không cần đến thông tin Càng ngày thông tin càng thực sự trở thành tài nguyên
vô giá và là yếu tố không thể thiếu đối với cuộc sống con người Thông tin là công,
cụ để điều hành, quản lý, chỉ đạo của mỗi quốc gia, là phương tiện hữu hiệu để mở
rộng giao lưu hiểu biết giữa các quốc gia, dân tộ nguồn cung cấp tri thức mọi mặt cho công chung và là nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội Thiếu thông tin, sẽ
gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định hoặc các quyết định sẽ bị sai lệch, thiếu
cơ sở khoa học, không thực tiễn và trở nên kém hiệu quả
Hoạt động xử lí tài liệu ở mỗi một cơ quan thông tỉn là mắt xích quan trọng
để tạo ra sản phẩm thông tin có chất lượng Sản phẩm của hoạt động xử lí tài liệu
là cầu nói giữa người dùng tin (NDT) với các nguồn tin, xử lí tài liệu (XLTL) có
chính xác thì NDT mới tiếp cận được thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác Bởi vậy hoạt động xử lí thông tỉn, trong đó việc xử lí tài liệu luôn được các cơ quan thông tỉn coi là một trong những nhiệm vụ quan trọng
Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, thu viện ngày một khẳng
định vai trò to lớn của mình đối với mọi lĩnh vực của đời sóng Hệ thống thư viện khoa học hay thư viện công cộng đã thê hiện tầm quan trọng của mình
trong việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài
Thách thức lớn đối với thư viện là tiếp cận và tổ chức thông tin Thư
viện cần phải tổ chức thông tin sao cho thông tin dễ dàng được tìm thấy, mặt khác việc tổ chức này không hạn chế sự tiếp cận mà càng làm tăng nguồn tài nguyên thông tin phù hợp với nhu cầu tin Để làm được điều này, thư viện cần tạo ra các điểm truy cập thông tin nhằm mục đích tiếp cận dễ dàng đến nguồn
Trang 10Trên thực tế, nhu cầu tin ngày càng đa dạng và phức tạp, bởi vậy xu
hướng trao đổi, hợp tác, thiết lập quan hệ chặt chẽ hỗ trợ nhau cùng phát triển
giữa các thư viện là vô cùng cần thiết Muốn vậy, các cơ quan thông tin thư viện cần phải áp dụng những chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài ligu dé dé dang
liên kết với nhau Hiện nay, các thư viện thường hoạt động riêng lẻ, chưa có
sự liên kết để sử dụng chung thông tin Thư viện cần có những chính sách hợp
lý như trao đôi ấn phẩm, thiết lập bộ phận cho mượn lên thư viện Do đó,
hoạt động xử lý tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng của các Thư viện và cơ quan thông tin
Trong thư viện điện tử, hoạt động xử lý tài liệu được tiến hành và đảm
bảo tuân thủ các chuẩn nghiệp vụ nhằm đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả
tra cứu Các hình thức xử lý thông tin trong thư viện điện tử cũng bao gồm:
biên mục tài liệu, phân loại tài liệu, định đề mục chủ đề, định từ khóa tài liệu,
tóm tắt tài liệuvà tông quan Xử lý thông tin nhằm mục đích giúp thư viện có
thể tổ chức, quản lý, trao đồi thông tin và chia sẻ nguồn lực một cách khoa
học và hiệu quả; giúp các đối tượng người dùng tin có thể tìm kiếm và khai
thác thông tin dễ dàng, nhanh chóng và chính xác Lợi thế của thư viện điện
tử là có thể tận dụng những kết quả xử lý có sẵn của nguồn tin, đó có thể là những kết quả xử lý tại nguồn như ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề hoặc
là những nguồn tin đã được xử lý mà thư viện có được qua hoạt động liên kết,
chia sẻ nguồn lực với các thư viện và tổ chức thông tin khác Nhằm đảm bảo
hiệu quả hoạt động và thuận tiện cho việc trao đổi thông tỉn, các thư viện điện
tử có xu hướng sử dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế như khổ mẫu biên mục
đọc máy MARC2I, quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2, chuẩn Dublin Core,
khung phân loại thập phân Dewey Đây là những chuẩn được đánh giá cao
và được áp dụng ở nhiều thư viện trên thế giới bởi tính ưu việt của chúng, Các thư viện trên thế giới và cả ở Lào đã biến đôi một cách sâu sắc dựa
trên việc ứng dụng CNTT vào hoạt động chuyên môn của mình CNTT được
ứng dụng trong thư viện đã làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa cán bộ thư
Trang 11đọc, tạo ra các hoạt động dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin có giá trị cao đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin (NDT) Vì thế ứng
dụng CNTT trong hoạt động TT-TV đang là một xu thế tất yếu của thời đại,
chính nó đã đem lại hiệu quả vô cùng to lớn cho toàn bộ hoạt động TT-TV nói chung và trong công tác xử lý tài liệu nói riêng Dưới tác động của CNTT, xử
lý tài liệu được hỗ trợ một cách tối đa
Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào (sau
đây gọi tắt là Thư viện) nằm trong hệ thống thư viện chuyên ngành, những, năm cần đây đã có những phát triển không ngừng, đạt được nhiều thành quả
nhất định Thư viện có chức năng và nhiệm vụ thu thập, xử lý, bảo quản, tổ
chức khai thác và sử dụng các tài liệu trong nước và nước ngoài phù hợp với
đặc điểm, yêu cầu xây dựng và phát triển kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội và khoa học của đất nước trong giai đoạn hiện nay Thư viện đã bước đầu ứng
dụng CNTT vào trong các hoạt động chuyên môn của mình, trong đó có hoạt động xử lý tài liệu
Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động xử lý tài liệu trong bối
cảnh bắt đầu ứng dụng CNTT tại Thư viện, tôi chọn đề tài “Xứ ÿý tai liệu tại
Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào” làm đề tài luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Khoa học Thư viện của mình
2 Tình hình nghiên cứu đề tài
Theo hướng nghiên cứu của đề tài về hoạt động xử lí tài liệu trong các cơ quan thông tin - thư viện đã có rất nhiều các công trình nghiên cứu khác nhau của nhiều tác giả ở trong và ngoài nước Trong số các công trình nghiên
cứu đã được công bố đó bao gồm nhiều sản phẩm khoa học khác nhau: luận án, luận văn, bài báo, khóa luận tốt nghiệp Ví du nhu dé tai: “Nang cao chất
lượng xử lý nội dung Thông tin tại Trung tâm Thông tin Từ liệu - Thư viện
Trang 12tai: “Nang cao chất lượng xử lý tà
éu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ” của tác giả Đồng Đức Hùng
Ngoài ra, còn có một số khóa luận tốt nghiệp cử nhân, luận văn thạc sĩ
chuyên ngành thư viện nghiên cứu về việc ứng dụng CNTT trong toàn
hoạt động TT-TV như “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xử lí tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” của tác giả Phạm Thị Hòa Nhung tai Lao, cho đến nay, chưa có công trình nghiên cứu nào đề c đến hoạt động xử lý tài liệu Như vậy, có thể nói, Luận văn thạc sỹ của tôi với đề tài “Xứ lý
éu tại Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách
mạng Lào” là công trình nghiên cứu đầu tiên và mới nhất, không trùng lặp với
một công trình nghiên cứu nào trước đó được nghiên cứu tại Lào
3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu
3.1 Đối trợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là hoạt động xử lí tài liệu 3.2 Phạm vi nghiên cứu
+ Phạm vi nghiên cứu về không gian: tại Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào
+ Phạm vi nghiên cứu về thời gian: từ 2009 đến nay Đây là thời gian
thành lập phòng Thư viện và Thư viện mới bắt đầu tiến hành công tác thư viện
4 Mục đích và nh
vụ nghiên cứu 4.1 Mục đích nghiên cứu
Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động xử lí tài liệu tại
thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào 4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
+ Hệ thống hóa các vần đề lý luận liên quan đến hoạt động xử lí tài liệu
+ Nghiên cứu thực trạng hoạt động xử lí tài liệu Thư viện Văn phòng
Trang 13viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào 5 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận nghiên cứu cụ thể của luận văn được sử dụng các phương pháp:
+ Luận văn vận dụng quan điểm, cơ sở lý luận của phương pháp tư duy
biện chứng, các quan điểm đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước Lào
về hoạt động thông tin — thư viện
+ Phân tích và tổng hợp
+ Trao đổi, phỏng vấn trực tiếp với cán bộ và người dùng tin
+ Quan sát thực tế
+ Điều tra bằng bảng hỏi 6 Giả thuyết nghiên cứu
Xử lí tài liệu tại Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách
mạng Lào hiện nay còn nhiều hạn chế Do đó cần phải có những biện pháp cụ
thé nang cao chất lượng việc xử lí tài liệu
7 Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần mục lục, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về xử lý tài liệu và đặc điểm hoạt động
của Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào
Chương 2: Thực trạng hoạt động xử lí tài liệu tại Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động xử lí tài liệu tại
Trang 14Chương I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ XỬ Li TAI LIEU VA DAC DIEM HOAT DONG CUA THU VIEN VAN PHONG TRUNG UONG DANG
NHAN DAN CACH MANG LAO
1.1 Cơ sở lý luận về xử lí
1.1.1 Khái niệm về xử lí tài liệu
Xử lý tài liệu là công đoạn trong hoạt động thông tin khoa học (dây
chuyền thông tin tư liệu), gồm hai nhóm công việc là xử lý hình thức và xử lý
nội dung tài liệu, ghi lại các đặc trưng về hình tức và nội dung của tài liệu
nhằm mục đích quản lý và tìm kiếm các tài liệu đó
Xứ lý hình thức tài liệu là quá trình lựa chọn những đặc trưng về hình
thức của tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định, giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu mình cần khi biết tên tác giả, tên tài liệu
hoặc các dấu hiệu đặc trưng về hình thức của tài liệu
Xứ lý nội dung tài liệu là tập hợp các công đoạn, ở đó người ta phân tích nội dung tài liệu và thể hiện chúng dưới những hình thức trình bày mà tổ chức thông tin sử dụng
Mục đích của việc xử lý nội dung tài liệu là nắm bắt được nội dung của
tài liệu để thông báo cho người dùng tin, đồng thời giúp tổ chức sắp xếp, lưu trữ và tìm kiếm thông tin một cách đễ dàng, có hệ thống và thống nhất
Xử lý nội dung có nhiều hình thức và cấp độ Một tài liệu có thê là đối
tượng của một hay nhiều hình thức xử lý nội dung Các tổ chức thông tin có thể áp dụng các hình thức xử lý khác nhau, với cấp độ sâu sắc khác nhau, tùy
thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và loại tài liệu cần xử lý
Xử lý nội dung tài liệu bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa tài liệu, định
Trang 15
hiện bằng các ký hiệu phân loại Các ký hiệu này được rút ra trên cơ sở một bảng phân loại cụ thể mà thư viện và cơ quan thông tin sử dụng
Có nhiều bảng phân loại được các thư viện và cơ quan thông tin sử
dung, nhưng phổ biến nhất là các Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC),
Bảng phân loại BBK,
Kết quả đạt được của quá trình phân loại tài liệu là các ký hiệu phân loại
Các ký hiệu phân loại này được sử dụng vào tổ chức, sắp xếp kho tài liệu (thường là tổ chức kho mở), tổ chức bộ máy tra cứu tin theo ký hiệu phân loại
(mục lục phân loại, xây dựng công cụ tìm tin tự động hóa), sắp xếp các biểu ghỉ
thư mục trong các ấn phẩm thư mục do cơ quan thông tin thư viện biên soạn
Định từ khóa là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội
dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ công tác lưu trữ và
tìm tin tự động hóa Quy trình định từ khóa có thể được tiến hành theo phương thức định từ khóa tự do hoặc định từ khóa có kiểm soát Đối với
phương thức định từ khóa tự do, người định từ khóa sử dụng phương pháp xử
ly tir vung dé chuyển các đặc trưng nội dung của tài liệu thành từ khóa Đối
với phương pháp định từ khóa kiểm soát, người xử lý tài liệu sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng từ khóa
Từ khóa là các từ, cụm từ thể hiện đối tượng nghiên cứu, phương diện
nghiên cứu, chủ đề và phương pháp nghiên cứu đặc thù được đề cập đến trong,
nội dung tài liệu
Bộ từ khóa là danh mục các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái theo
từng nhóm các loại từ khóa, là các thuật ngữ khoa học, tên nhân vật và tên địa
lý Bộ từ khóa là công cụ để kiểm soát từ vựng, trong đó, các đơn vị từ vựng,
Trang 16Định đề mục chủ đề là quá trình phân tích nội dung tài liệu nhằm xác định đề tài chủ yếu của tài liệu đó và thể hiện chúng bằng các đề mục chủ đề theo một khung đề mục chủ đề nhất định
Khung đề mục chủ đề là ngôn ngữ tư liệu dùng dé kiểm soát từ vựng,
trong đó, các đơn vị từ vựng là các đề mục chủ đề kèm theo các quan hệ ngữ
nghĩa cần thiết giữa các đơn vị từ vựng đó
Đề mục chủ đề là các từ và cụm từ mẫu, thể hiện các khái niệm đơn giản hoặc phức tạp, dựa trên ngôn ngữ tự nhiên kết hợp trước theo cấu trúc
quy định
Các đề mục chủ để trong một khung đề mục chủ đề được sắp xếp theo vần chữ cái đi kèm với các quan hệ ngữ nghĩa
Tóm tắt tài liệu là quá trình xử lý nội dung tai liệu, kết quả của quá trình này là trình bày một cách đầy đủ, chính xác và ngắn gọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bắt kỳ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt
Theo tiêu chuin 1SO214 - 1978 Documentation Abstracts for
Publications and Documentation thì tóm tắt là việc trình bày ngắn gọn nội dung chính của tài liệu gốc (chủ để, các phương diện của chủ đẻ, các kết luận
chính) bằng một phương thức tiết kiệm ký hiệu, với cấu trúc ngôn ngữ thống, nhất nhằm biểu đạt thông tin cho người dùng tin dễ tiếp thu nhất
Bài tóm tắt có tác dụng giúp người dùng tin trong việc lựa chọn thông
tin trong quá trình tìm tin, tiết kiệm dung lượng lưu trữ và truyền thông tin Trong một số trường hợp (tài liệu gốc được viết bằng ngôn ngữ không thông,
dụng, là tài liệu hạn chế truy cập ), bài tóm tắt có thể được sử dụng thay thế cho tài liệu gốc
Bài tóm tắt trình bày nội dung thông tin với dung lượng thông tin lớn
Trang 17truyền thống, trong các hệ thống lưu trữ và tìm tin tự động hoá
Bài tóm tắt phản ánh một cách khách quan nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt dưới bat ky hình thức nào, phản ánh ngắn gọn, đầy đủ, chính xác và khách quan nội dung của tài
liệu gốc,đảm bảo lượng thông tin tối đa trong một hình thức diễn đạt tối thiểu
về khối lượng từ ngữ, phán ánh đầy đủ nội dung cơ bản của tài liệu gốc, phản
ánh đúng những nội dung cơ bản của tài liệu gốc ko kèm theo ý kiến chủ quan
của người làm tóm tắt
Bài tóm tắt phải có văn phong trong sáng, đơn giản, dễ hiểu, câu văn ngắn gọn, hạn chế sử dụng câu phức hợp, câu đa nghĩa, sử dụng động từ ở một thì thống nhất; sử dụng các thuật ngữ khoa học thông dung, phi hop
(không sử dụng từ địa phương)
Tổng luận tài liệu là quá trình phân tích, tổng hợp nhiều nguồn thông
tin và tài liệu cấp một khác nhau có nội dung về cùng một vấn đề và cùng xuất hiện trong một khoảng thời gian nhất định và trình bày dưới dạng một bài viết ngắn gọn, cô đọng có hệ thống, nhằm phản ánh hiện trạng của vấn đề,
đánh giá mức độ ảnh hưởng của vấn đề, dự báo xu hướng phát triển của vấn đề và có thê đề xuất những phương hướng, biện pháp đẻ giải quyết vấn đề
Tổng luận là một sản phẩm thông tin trình bày một cách tổng quát và có hệ thống về một đề tài nhất định trên cơ sở xử lý thông tin từ nhiều nguồn tin trong một giai đoạn nhất định Nó cung cấp cho người dùng tin nội dung thông tin theo các mức độ sau đây nhằm trợ giúp ra quyết định giải quyết vấn đề: thông tin tổng quát về đề tài được quan tâm, kiến thức được hệ thống về
Trang 18Tổng luận có vai trò đặc biệt quan trọng đối với quá trình ra quyết định,
đáp ứng nhu cầu tin cho hoạt động quản lý với các đặc điểm: cần ra quyết
định chính xác, kịp thời, cần mức độ tổng hợp, tích hợp thông tin cao
Người biên soạn tổng luận thường là các chuyên gia thông tin, chuyên
gia các ngành khoa học
1.1.2 Các yếu tố ảnh hướng đến hoạt động xử lí tài liệu
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xử lý tài liệu, trong số đó, tố quan trọng ảnh hưởng và quyết định tới công tác xử lý tài liệu
trong hoạt động nghiệp vụ: trình độ đội ngũ cán bộ, công tác tổ chức và quy trình xử lý tài liệu, chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu, công cụ xử lý tai liệu và mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại
1.1.2.1 Trình độ đội ngũ cán bộ
Trong bất cứ một hoạt động nào, yếu tố con người cũng giữ vai trò quan trọng và có tính chất quyết định Người làm công tác xử lý tài liệu phải
được trang bị các kiến thức và kỹ năng thực hiện các khâu xử lý, am hiểu các
nguyên tắc và công cụ xử lý cụ thể Đồng thời phải nhạy bén nắm bắt các
thuật ngữ và kiến thức cơ bản của các lĩnh vực nghiên cứu
Mức độ của kết quả xử lý tài liệu mang dấu ấn chủ quan của người xử
1ý.Vì vậy, trình độ quan niệm của người xử lý sẽ ảnh hưởng tới chất lượng và kết quả của việc xử lý Cho nên tình độ của cán bộ xử lý tài liệu phải được
xem xét trên ba yếu tố sau:
Hiểu biết chung về các ngành khoa học: người làm cán bộ xử lý tài liệu
Trang 19cụ, tiêu chuân và phương pháp xử lý tài liệu, đồng thời luôn có ý thức trách nhiệm trong công việc, phải chủ động học tập, tận tụy trong công việc một cách có hiệu quả, trao đổi công việc với đồng nghiệp Sẵn sàng học hỏi những, điều mới Bên cạnh đó, cán bộ xử lý tài liệu phải có kiến thức và hiểu biết người dùng tin của thư viện, để từ đó nhắm bắt được nhu cầu của họ cho ra
những sản phẩm và dịch vụ phù hợp
Kiến thức về ngoại ngữ: yêu cầu đắt ra đối với cán bộ xử lý tài liệu là
phải sử dụng thông thạo tiếng Anh vì hầu hết các tiêu chuẩn biên mục hiện
nay đều là viết bằng tiếng Anh, cũng như các tài liệu chuyên ngành Bên cạnh
đó các thư viện, đặc biệt là thư viện đại học sẽ có rất nhiều tài liệu chuyên
ngành bằng tiếng Anh Vì vậy, nếu khả năng tiếng Anh tốt người làm công tác
xử lý tài liệu có thể đọc được bàn đầy đủ các công cụ xử lý tài liệu, không phai doc ban tom tit Nho dé xtr ly tai liệu sẽ chính xác và phù hợp với người
dùng tin Bên cạnh đó về mặt ngôn ngữ tiếng Lào, người cán bộ xử lý phải nắm được văn phong, cú pháp, câu từ để xử lý tài liệu đúng thuật ngữ khoa học, xúc tích và ngắn gọn Phải đảm bảo viết đúng quy tắc chính tả
Kiến thức về tin học: có khả năng thao tác và sử dụng máy tính, sử
dụng phần mềm quản lý thư viện tích hợp, để có thê xử lý tài liệu trên máy
tính nhanh và hiệu quả Có khả năng phân tích hệ thống thông tin quản lý thư
viện, biết đặt ra những yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật và tiêu chuẩn nghiệp vụ
khi ứng dụng phần mềm vào quản lý thư viện Hiện đại hóa các điểm truy cập và thiết kế giao diện than thiện với người dùng tin.Thông qua các điểm truy cập hiện đại hóa người dùng tin có thể tới được những nguồn thông tin khác
một cách dễ dàng và nhanh chóng
Ngoài ra đối với các thư viện chuyên ngành người làm công tác xử lý
tài liệu còn phải có kiến thức liên quan đến chuyên ngành mà thư viện phục
Trang 20đào tạo về các kỹ năng nghiệp vụ Chính vì vậy, kiến thức về một chuyên
ngành khác đối với cán bộ thư viện là rất khó nên đòi hỏi mỗi cán bộ thư viện
phải tự nâng cao kiến thức, tìm hiểu thêm về chuyên ngành mà thư viện mình đang làm Ngoài ra thư viện có thê tuyển công tác viên để hỗ trợ cho cán bộ thư viện về các kiến thức chuyên ngành
Trình độ của cán bộ xử lý tài liệu quyết định rất lớn đến chất lượng xử
lý tài liệu qua khả năng phân tích và khả năng sử dụng từ ngữ, văn phong để thể hiện ý tưởng của các cán bộ thư viện khi phân tích tài liệu Như mọi người vẫn nói “xử lý tài liệu vừa thể hiện trình độ vừa thể hiện nghệ thuật của cán
bộ thư viện” phải tư duy cùng với sự khéo léo để có thể làm tốt
1.1.2.2 Công tác tổ chức và quy trình xử lý tài liệu
'Việc tổ chức và đưa ra quy trình xử lý tài liệu tốt sẽ mang lại hiệu quả
hoạt động tốt cho thư viện Mọi việc sẽ được thực hiện một cách khoa học,
theo trình tự nhất định Đưa ra những quyết định về cách thực hiện và người thực hiện những nhiệm vụ đó Thiết lập một cơ cấu tô chức thích hợp cho thư viện để nó tồn tại phát triển và hoạt động có hiệu quả
Thu viện tổ chức nhân lực cho việc xử lý tài liệu phù hợp, đúng vị trí để
hoạt động xử lý tài liệu mang lại hiệu quả cao.Công tác tổ chức ảnh hưởng tới hoạt động công tác xử lý tài liệu, hình thành một bộ phận nghiệp vụ riêng và độc lập Đội ngũ cán bộ của bộ phận nghiệp vụ phải nắm vững nghiệp vụ, các công cụ, quy tắc và phương pháp xử lý tài liệu, sử dụng thành thạo tin học, có
khả năng sử dụng ngoại ngữ, là đội ngũ thực sự tâm huyết với ngành nghề Các thư viện cần phải đưa ra một quy trình xử lý tài liệu để xử lý tài
liệu theo một trật tự nhất định, có khoa học, để kiểm soát được kết quả của việc xử lý mang lại chất lượng cho công việc
Trang 21lý tài liệu Xử lý tài liệu chỉ đạt chất lượng khi cán bộ thư viện thực hiện đúng
phương pháp, tuân thủ các nguyên tắc, quy định cụ thê đặt ra trong từng khâu
xử lý đi cùng với các công cụ đạt chuẩn Bên cạnh đó, cán bộ thư viện khi xử lý tài liệu cũng phải hết sức khéo léo, nhạy bén khi xác định chủ đề chính cho tài liệu để từ đó mới xác định đúng ký hiệu phân loại, định từ khóa, chủ đề
cho tài liệu Đồng thời tóm tắt và chú giải tài liệu mới khoa học
Kết quả của việc xử lý tài liệu không đảm bảo chất lượng khi ảnh
hưởng sự chủ quan của cán bộ xử lý Vì vậy, đòi hỏi người cán bộ ngoài trình
độ chuyên môn còn phải tỉnh tế, nhạy bén, đồng thời tuân theo những kỹ thuật
trong từng khâu xử lý, để đảm bảo sự thống nhát, khách quan Mặc dù trong xử lý tài liệu đã có những quy tắc, phương pháp và quy định rõ về xử lý
nhưng do tính chủ quan của cán bộ thư viện nên sẽ không tránh khỏi ý kiến chủ quan nên có thể cùng một tài liệu mà hai cán bộ xử lý khác nhau sẽ cho ra hai kết quả khác nhau Cho nên mỗi cán bộ xử lý phải trang bị cho mình
những kỹ thuật xử lý đề có thể đưa ra những kết quả xử lý cùng nhau
Các quy tắc biên mục ISBD, AACR2; các khung phân loại BBK, DDC,
LC , công cụ kiểm soát từ vựng trong định chỉ mục như: bộ Tiêu đề chủ đề, Thesaurus, từ điển từ khóa, bộ từ khóa; các khổ mẫu biên mục: MARC 21, Dublin Core
Đây chính là những phương tiện giúp cho việc xử lý tài liệu đảm bao
tính khoa học và thống nhất.Các công cụ phải chuẩn thì việc xử lý tài liệu mới
chuẩn.Chính vì vậy, đỏi hỏi các công cụ phải tuân thủ những nguyên lý và
phương pháp trong xây dựng và phát triển ngôn ngữ tư liệu để tạo nên các
phương tiện xử lý tài liệu có hiệu quả, đòi hỏi phải cập nhật các quy tắc mô tả
khi xuất hiện các loại hình tài liệu mới, các khung phân loại, công cụ kiểm
Trang 22Công cụ đạt chuẩn các thư viện mới có thê thực hiện tốt công tác xử lý
tài liệu, từ đó tạo ra các dữ liệu đảm bảo tính tương thích, an toàn và có khả năng hợp tác trong việc xây dựng và tạo ra các phương tiện tra cứu giúp cho người dùng tin có thể tiếp cận và sử dụng một cách thuận lợi
1.1.2.4 Mức độ ứng dụng công nghệ hiện đại
“Trong điều kiện khi khoa học công nghệ phát triển như hiện nay, hầu hết
các thư viện sử dụng máy tính điện tử vào công tác thư viện để lưu trữ thông tin và giúp cho việc tổ chức hoạt động của thư viện được thực hiện dễ dàng hơn, không còn thủ công như trước đây Chính vì vậy, biên mục đọc máy đã
được áp dụng.Đây chính là quá trình xử lý tài liệu tổng hợp, bao gồm cả mô tả
và xử lý nội dung cùng được thực hiện trong cùng một thời gian.Trong quá
trình xử lý tài liệu thi vao trò của công nghệ thông tin thể hiện sự phát triển và
hoàn thiện các quá trình xử lý tài liệu Bên cạnh đó việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào xử lý tài liệu bằng cách sử dụng các thiết bị viễn thông như mạng,
LAN, WAN, kết nói Internet để phục vụ công tác xử lý tài liệu
Việc ứng dụng công nghệ hiện đại giúp cho việc xử lý tự động hóa công tác nghiệp vụ trên máy dễ dàng và thuận tiện hơn Việc lưu trữ dữ liệu sẽ
được đảm bảo Nó cho phép hạn chế tối đa chi phí và công sức của cán bộ thư
viện trong việc phân loại, biên mục tài liệu cũng như tạo ra các sản phẩm,
dịch vụ thông tin theo yêu cầu
1.2 Đặc điểm của hoạt động Thư viện Văn phòng Trung ương Đăng Nhân dân Cách mạng Lào
1 mạng Lào
Sơ lược về Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách
Van phòng Trung ương Đảng NDCM Lào đã thành lập trong ngày 24/03/1955, ở văn phòng NeoLaoltSaLa, xã Đan, huyện Sối, tỉnh Huaphan
Quyết định số 45/CTTW, ngày 05/07/1993 của Bộ Chính trị Trung
ương về chức năng, nhiệm vụ, tô chức bộ máy của Văn phòng Trung ương
Trang 23Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban
Chấp hành Trung ương, trực tiếp là Bộ Chính trị, Ban Bí thư trong tô chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hòa hoạt động của các
co quant ham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các
chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên
tắc và chế độ quản lý tài chính, tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính,
tài sản của các cơ quan đảng trung ương; đồng thời là một trung tâm thông tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo
Nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng
~ Theo dõi tình hình và thúc đẩy các tổ chức của Đảng trong sự thực
hiện đường lối, kế hoạch chính sách do Đại hội Dang đề ra, cũng như thực
hiện các nghị quyết, thông báo vá các chỉ đạo của lãnh đạo
- Tìm ra, xử lý phân tích, đánh giá và tổng hợp các vấn đề với kiến
nghị kế hoạch chính sách, cách giải quyết cho lãnh đạo
~ Đáp ứng thông tin tình hình nội chính trong nước và tình trạng quốc
tế, quan trọng là báo cáo cho lãnh đạo nhận thấy và kịp thời
- Đề ra thông báo về quy định, ý kiến chỉ đạo về các vấn đề (theo giao)
đến tổ chức và cán bộ trách nhiệm liên quan của Đảng
- Chủ trì hoặc phối hợp tham gia xây dựng mộ số nghị quyết, chỉ thị và
một số đề án do Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao; tham gia cùng các cơ quan chủ
đề án chỉnh lí các văn bản của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban
Bí thư; trực tiếp biên tập những văn bản được Bộ Chính trị, Ban Bí thư giao
- Theo doi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án trình Trung ương về yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và thể thức văn bản
Trang 24- Chuẩn bị nội dung và các nội quy kế hoạch hội nghị của Bộ Chính trị
và Ban Chấp hành Trung ương Đảng, như nội dung quan hệ hợp tác với
khách nội chính và quốc tế làm biên bản hội nghị, đề ra thông bao và báo cáo
kết quả của hội nghị (nếu thấy phù hợp); dự án nghị quyết đó phải hoàn thành
theo kết luận của hội nghị như sự chỉ đạo của chủ tịch Đảng
- Đối với hội nghị trao đổi bàn bạc về vấn đề riêng nào đó phải cho
chuyên ngành liên quan trách nhiệm chuẩn bị nội dung và làm dự án quyền định hội nghị do Văn phòng Trung ương Đảng đảm bảo cho sự chuẩn bị ấy
cho đúng hướng với tốc độ của Bộ Chính trị, Chủ tịch Dang dé ra
- Nghiên cứu, kiểm tra nội dung các tài liệu (nghị quyết, chỉ thị,
thông báo) trước đua lên kiến nghị hoặc xin chữ ký của chủ tịch Đảng để
đảm bảo cho nội dung tài liệu có chính xác, đúng theo hướng và nguyên tắc của Đảng,
- Giúp Bộ Chính trị và chủ tịch Đảng trong sự củng cố, thay đổi, bỗ
sung nội quy làm việc của Bộ Chính trị, của chủ tịch Đảng và của Ủy viên Bộ Chính trị
- Quan hệ và phối hợp với các chuyên ngành, Tổ chức liên quan để
đảm bảo điều kiện quan trọng vì bảo hiểm cuộc sống, sức khỏe, an toàn và sự
thực hiện nhiệm vụ của lãnh dao
- Thường thu thập củng cố tô chức của Văn phòng Trung ương Đảng
để nâng cao chất lượng của công việc, quản lí và thực hiện chính sách đối với
cán bộ cho đúng đắn theo chính sách và nội quy; có gắng xây dựng chỉ bộ Đảng và các tổ chức công chúng cho bền vững
~ Quản lí, chỉ đạo đường lối chính trị - tư tưởng, thực hiện chính sách quan trọng, giúp đỡ và thỏa mãn nhu cầu trong hoạt động thực hiện nhiệm vụ của Cục mật mã, Cục thông tin, Cục giữ gìn sức khỏe v.v đã trực thuộc Văn
Trang 25Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào là một Phòng nhằm trong Cục Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng NDCM Lào là TV chuyên ngành TV vừa là lưu trữ vừa là phục vụ cho học sinh, nghiên cứu sinh, các cán bộ Nhà nước và các Ban Lãnh đạo Ngoài những
yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một TV không ngừng lớn mạnh cả về
số lượng và chất lượng như nội dung kho tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị
thì hoạt động xử lý tài liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn
Cục Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng
Sau Phòng Lữu trữ đã chuyển sang Cục Lưu trữ tài liệu rồi mới có
Phòng Thư viện nằm trong Cục Lưu trữ tài liệu trực thuộc với Văn phòng
Trung ương Đảng NDCM Lào
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Văn phòng Trung
ương Đảng
1.2.2.1 Chức năng của Thư viện
Tham mưu và đáp ứng thông tin cho Văn phòng TW để nghiên cứu kế hoạch chiến lược phát triển đường lối chính sách của Đảng từng gian đoạn
Tập hợp, bảo quản ứng dụng thông tin cho chỉ đạo, cán bộ nhà nước
muốn nghiên cứu và áp dụng vào công việc của mình
Tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý tài liệu của Đảng NDCM
Lào; trực tiếp quản lý kho sách, kho dữ liệu, báo và tạp chí Trung ương Đảng;
nghiên cứu, xử lý phân tích tông hợp các tài liệu về công tác thư viện; kiểm
tra việc thực hiện các tài liệu và sách của Trung ương, hướng dẫn thống nhất khoa học nghiệp vụ thư viện đối với các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức
chính trị - xã hội
Trang 26Trực tiếp quản lý Kho sách, tài liệu; báo và tạp chí Trung ương Đảng
Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bỗ sung tài liệu,
sách của Trung ương Đảng, các cơ quan trực thuộc Trung ương Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, tài liệu của các cá nhân theo đúng thẩm
quyền đã được quy định
Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm
tài liệu của Kho tài liệu Trung ương Đảng
Tổ chức phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng, công bó tài liệu, đáp
ứng nhu cầu thông tin cho NDT cho kịp thời
Xử lý phân tích tông hợp tài liệu cho thống nhất với các thư viện khác
Có quyền thu thập sưu tầm các tài liệu và tư liệu với các bộ phận khác
nếu thấy phù hợp với thư viện
Tham gia hội nghị về chuyên môn thư viện và các hội nghị khác ở
trong và ngoài nước theo quyết định
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức và nhân lực của Thư viện
Hiện nay Thư viện bao gồm 09 cán bộ chuyên viên gồm có: 3 Đại học,
4 Cao đẳng và 2 Trung cấp Trong đó chỉ có 1 cán bộ tốt nghiệp đại học
chuyên ngành Thông tin - Thư viện
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Trưởng Phòng Thư viện | Phó phòng Phó phòng Phòng Thư viện Phòng Thư viện
Bộ phận xử lý phân| | _ Bộ phận công nghệ Bộ phận phục vụ _ | | Bộ phận bao quan tích tổng hợp thông tin bạn đọc báo và tạp chí
Trang 271.2.4 Cơ sở vật chất và nguén lực thông tin
1.2.4.1 Cơ sở vật chất
- Về cơ sở vật chất trang thiết bị: Phòng Thư viện có 1 phòng đọc sách,
2 phòng làm việc, 1 phòng kho sách, 1 phòng kỹ thuật có bàn ghế đẩy đủ không thiếu, trong các phòng làm việc có máy tính bàn riêng từng người, có 1
máy tính để tra tìm tài liệu, có đầy đủ tủ sách; báo và tạp chí
- Thư viện đang sử dụng phần mềm PMB trong việt
xử lý tài liệu với các phân hệ: bổ sung, biên mục, quản lý đọc giả, có 1 máy chủ riêng
- Thư viện có 2 máy in và 1 máy copy để phục vụ cho bạn đọc, máy scan, máy đọc mã vạch
- Thư viện chưa có hệ thống mạng Internet
1.2.4.2 Nguôn lực thông tin
* Lần tài liệu về hình thức
a Tài liệu truyền thống
Hiện nay, tài liệu truyền thống vẫn chiếm đa số trong vén tai liệu của Thư
viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào, trong đó, tài liệu là sách chiếm tỷ lệ nhiều hơn Thư viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào có khoảng 28.754 bản sách Khoảng 6.963 tư liệu và khoảng 2.350 bản sách nước ngoài Được trình bày trong bảng sau:
Bảng 1.1: Vốn sách của Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng
Trang 28Tài liệu nước ngoài 2350 6,17%
Tổng 38.067 100%
Các tài liệu là báo đóng bìa tại Thư viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào khoảng 792 bản, chưa đóng bìa có khoảng 342 bản, tạp chí 457 bản có 4 nhan đề, có tạp chí Việt Nam khoảng 350 bản
Bảng 1.2: Vốn báo, tạp chí của Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng nhân dân cách mạng Lào Vốn TU Số lượng Tỷ lệ Báo 1.134 58,42% Tap chi tiéng Lao 457 23,54% Tạp chí tiếng Việt 350 18,04% Tong 1.941 100%
b Tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn
Thư viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào có một số tài liệu là băng
cassette nhưng số lượng còn rất hạn chế (khoảng 100 băng) Các tài liệu điện tử khác như vi phim, vi phiếu, hoặc nguồn Internet đều chưa có tại Thư viện
'Văn phòng TW Đảng NDCM Lào
Qua những thống kê trên đây, ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng tài liệu
truyền thống vẫn giữ vai trò chủ đạo trong cơ cấu về hình thức tài liệu tại Thư
viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào Trong thời đại hiện nay, công nghệ
thông tin phát triển mạnh dưới sự tiến bộ vượt bậc của khoa học kỹ thuật, gây ra
hiện tượng bùng nỗ thông tin Đó là sự gia tăng mạnh mẽ các sản phẩm thông tin tư liệu trên thế giới trong mấy chục năm gần đây Sự gia tăng nhanh chóng khối lượng tri thức khoa học không thể không ảnh hưởng tới thành phần cơ cấu của vốn tài liệu Ngoài các sách báo và ấn phâm định kỳ xuất bản theo chu trình
Trang 29lĩnh vực tin học, viễn thông và vi xử lý, đã tạo nên sự bùng nỗ công nghệ có liên
quan chặt chẽ với công tác thông tin - thư viện Đề giảm những khó khăn về sự
quá tải kho chứa, các loại hình tài liệu điện tử như vi phim, vi phiếu, đĩa CD -
ROM ngày càng được sử dụng phổ biến Để có thê sử dụng, khai thác tốt loại
hình tài liệu đa phương tiện này, Thư viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào
cần khắc phục nhiều khó khăn như kinh phí, trang thiết bị, trình độ của cán bộ
thư viện cũng như người dùng tin vv Vốn tài liệu hiện đang lưu trữ tại Thư
viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào tuy đã phần nào thoả mãn được nhu cầu của độc giả, nhưng vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ trước nhu cầu tin ngày một gia tăng và phong phú Số lượng sách báo, tạp chí chưa nhiều, chưa có nhiều các tài liệu điện tử mà chủ yếu vẫn là tài liệu giấy truyền thống,
n tài liệu vẻ nội dung
Nằm trong hệ thống thư viện riêng của một cơ quan, Thư viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào đã xây dựng vốn tài liệu tổng hợp, thuộc mọi ngành,
mọi lĩnh vực khoa học, nhằm phục vụ rộng rãi đối tượng bạn đọc Tác giả đã thực hiện thống kê sau đây đẻ đem đến một cái nhìn toàn diện đối với đặc trưng, về nội dung của vốn tài liệu tại Thư viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào:
Bang 1.3: Thành phần vốn tài liệu theo nội dung của Thư viện Văn
phòng Trung ương Đảng nhân dân cách mạng Lào
Tài liệu Số lượng (Cuốn) Tỷ lệ %
Tài liệu chính trị - xã hội 17350 48,58% Tai ligu văn học - nghệ thuật 5.753 16,11%, Tài liệu KHTN - KT 10.654 29,83% Các nội dung khác 1.960 5,48%
Tổng 35.717 100%
Tài liệu chính trị - xã hội chiếm tỷ lệ cao nhất trong cơ cấu vốn tài liệu
Trang 30- Nhóm 2: Nhóm người dùng tin là các nhà nghiên cứu, nghiên cứu sinh, giảng viên, học sinh của trưởng Đại học về chính trị hành chính Nhóm
người dùng tin này chiếm tỷ lệ 40% bạn đọc thư viện
~ Còn lại là các đối tượng bạn đọc khác
* Nhu cau tin
Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của người dùng tin về việc tiếp nhận và sử dụng thông tin cần thiết và phù hợp đề giải quyết nhiệm vụ cụ thể trong lĩnh
vực hoạt động của họ Nắm vững nhu cầu tin, đáp ứng kịp thời, đầy đủ và chính
xác nhu cầu tin của bạn đọc là nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan thông tin -
thư viện Điều đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện
Nhu cdu tin của người dùng tin tại TV Văn phòng TW Đảng NDCM Lào: ~ Nhóm 1: Các nhà lãnh đạo, quản lý chịu trách nhiệm điều hành việc
tổ chức sản xuất bằng cách đưa ra các quyết định, họ có rất ít thời gian cho
việc sử dụng thư viện, họ cần loại thông tin được xử lý sâu như tông luận, các
thông tin cấp 3, và dịch vụ thích hợp với nhóm này là tư vấn thông tin
~ Nhóm 2: Đối với các nhà nghiên cứu, nghiên cứu sinh, giảng viên và học viên các trường đại học, họ thường có trình độ khá cao, chuyên sâu về
một lĩnh vực, trình độ tin học và ngoại ngữ tốt Nhu cầu tin của họ nhiều,
nhưng phạm vi thường hẹp, chuyên sâu, thường tìm đến những tài liệu cấp 1
Thời gian dành cho việc nghiên cứu của nhóm này nhiều, kỹ năng khai thác thông tin tốt Một bộ phận người dùng tin là nghiên cứu sinh và học sinh có nhu cầu tin phong phú, đa dạng hơn nhưng mức độ không chuyên sâu như các
nhà nghiên cứu, họ thường tìm đến các tài liệu học tập và tham khảo bé trợ cho việc học tập tại trường, cùng với một số tài liệu khác dùng cho nhu cầu
giải trí hoặc bổ sung thêm kiến thức khác
Trang 31Đảng NDCM Lào thường sử dụng các loại hình dịch vụ như cho mượn tài
liệu (tại chỗ hoặc về nhà), dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (là một hệ thống
các dịch vụ thông qua việc tìm kiếm nhằm xác định những thông tin phù hợp
với yêu cầu của người dùng rồi cung cấp cho họ những thông tin họ cần), dịch
vụ thông tin định hướng (giúp người dùng tin có khả năng tiếp cận những
thông tin phù hợp, tư vấn thông tin Để thu hút và khuyến khích người dùng
tin đến với thư viện
1.3 Vai trò và các yêu cầu đối với xử lý tài liệu tại Thư viện Văn
phòng Trung ương Đảng Nhân dân Cách mạng Lào 1.3.1 Vai trò
Xử lý tài liệu là một công đoạn trong dây chuyền thông tin tu liệu, đó là
quá trình phân tích, lựa chọn và trình bày những yếu tố đặc trưng về nội dung
và hình thức của tài liệu, nhằm đưa vào hệ thống lưu trữ và tìm kiếm, giúp cho người dùng tin lựa chọn tài liệu hoặc các thông tin cần thiết Xử lý tài liệu trong TV bao gồm những công đoạn chính : Mô tả, phân loại, định chủ đề, định từ khoá, tóm tắt tài liệu, Công tác xử lý tài liệu là công đoạn rất quan
trọng trong hoạt động thông tin - thư viện:
~ Xử lý tải liệu có vai trò đặc biệt trong việc tạo các điểm truy cập giúp
cho người sử dụng tìm kiếm được tài liệu, thông tin mình cần và tạo ra các
phương tiện tra cứu cũng như các ấn phẩm thông tin Điểm truy cập có thẻ là
một từ, nhóm từ, ký hiệu, con số, vv dùng đề truy cập vào một biểu ghi Đó
có thể là ký hiệu phân loại, tác giả, nhan đề, từ khóa, Việc xử lý tài liệu cũng tạo nên các phương tiện tra cứu như các bộ phiếu tra cứu thư mục, hệ thống mục lục thư viện (mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ
đề ), các kho tài liệu tra cứu, ấn phẩm thông tin thư mục, và các hệ thống
Trang 32- Khắc phục hiện tượng bùng nỗ thông tin bằng cách quản trị các nguồn thông tin
- Giúp người dùng tin có thể tìm kiếm được các tài liệu phù hợp với
yêu cầu một cách chính xác
- Làm gia tăng giá trị nội dung cho tài liệu, giúp định hướng nhu cầu tin cho người dùng tin, hoặc ở mức cao hơn, có thể hỗ trợ họ trong quá trình
ra những quyết định
1.3.2 Yêu cầu đối với công tác xử lJ: 1.3.2.1 Yêu cầu đối với xử lý hình thức
Biên mục mô tả tài liệu phải đảm bảo đúng theo chuẩn nghiệp vụ thư viện, phải đảm bảo tính chính xác, khách quan; lựa chọn được các dấu hiệu đặc trưng hình thức của tài liệu để tạo ra các mô tả thư mục cho tài liệu, từ đó xây
dựng bộ máy tra cứu tin của thư viện, giúp bạn đọc tra cứu tài liệu được thuận
lợi, nhanh chóng
1.3.2.2 Yêu cầu đối với xử lý nội dung
a Các yêu cầu chung đối với việc xử lý nội dung
Việc xử lý nội dung cần đảm bảo tính chính xác, tính đơn nghĩa và tính
đầy đủ
~ Tính chính xác: đó là mức độ tương ứng giữa lượng khái niệm đặc trưng của nội dung tài liệu với lượng khái niệm đặc trưng được chọn để mô tả
-Tính đơn nghĩa: Mỗi chỉ mục phải đảm bảo tính đơn nghĩa Mỗi nội
dung khoa học ứng với một tập hợp chỉ mục và chỉ một mà thôi Kết quả xử lý
cùng một tài liệu bởi những người khác nhau phải giống nhau
Trang 33Để đánh giá chất lượng của công tác xử lý tài liệu có thể sử dụng hai hệ số
đánh giá cơ bản là hệ số chính xác và hệ số đầy đủ
+ Hệ số chính xác được tính theo công thức: Kex =Nex/Nem x 100%
Trong đó: Kcx= Hệ số chính xác
Nex = Số lượng chỉ mục chính xác
Nem = Tổng số chỉ mục trong kết quả
+ Hệ số đầy đủ được tính theo công thức:
Kdd = Ndt / Mdt x 100%
Trong đó: Kdd = Hé sé day da
Nadt = S6 luong đặc trưng được chọn
Mat = Téng sé cc dac trung
b Các yêu cầu đối với việc phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là một khâu xử lý có vai trò và ý nghĩa thực tiến rất
lớn Vì thế khi tiến hành công tác phân loại, người cán bộ phân loại phải thực
hiện đảm bảo một số yêu cầu cơ bản:
~ Xác định được mục đích của việc phân loại ~ Nội dung chuyên ngành, diện phục của thư viện
~ Phải có những công cụ cần thiết
~ Phải có những năng lực phâm chat nhất định
Yéu cầu về công cụ phân loại bao gồm bảng phân loại, các sách tra cứu
và tham khảo
Bảng phân loại phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Trang 34ngành khoa học Các đề mục phân bố đều, thể hiện đầy đủ các lĩnh vực tri
thức bằng những cấu trúc hợp lý
-Tính hiện đại: Phản ánh hiện trạng và sự phát triển của khoa học và thực tiễn với những thành tựu mới nhất, có khả năng tiên đoán và dành chỗ cho những ngành khoa học mới trong tương lai Phải được cập nhật thường xuyên
-Cấu trúc ký hiệu khoa học, đơn giản, phổ cập, thống nhất về hình thức, có các bảng phụ chỉ tiết, tạo ra tính mềm dẻo có khả năng dễ nhớ va dé
sử dụng
~Có các chỉ dẫn kĩ lưỡng trong các để mục của bảng phân loại có hệ
thống chỉ chỗ qua lại phong phú để hướng dẫn và gợi ý cho người sử dụng
~ Có bảng tra chủ đề chữ cái phản ánh đầy đủ các khái niệm trong bảng
phân loại và có bảng hướng dẫn sử dụng bảng phân loại
~ Ngoài ra, còn phải quan tâm đến tính ồn định, thông dụng và khả năng trao đổi thông tin trong phạm vi quốc gia, khu vực và thế giới của bảng phân
loại đó
Các tài liệu tra cứu tham khảo:Đề phân loại tài liệu cần tham khảo thêm
các loại tài liệu như từ điển tổng hợp và chuyên ngành, từ điền giải thích, bách
khoa thư, số tay, cẩm nang, các tài liệu tổng quan về các ngành khoa hoc
Một công cụ khác cũng rất quan trọng là mục lục/các hộp phiếu tra cứu Cần đối chiếu với hộp phiếu tra cứu chủ đề công vụ dé đảm bao tinh thong nhất trong phân loại Đối với những chủ đề mới cần lập phiếu chủ đề mới cho
chủ đề đó
'Yêu cầu về cán bộ phân loại:
~ Có kiến thức chung rộng, thông thạo thuật ngữ khoa học
~ Có kiến thức lý luận về phương pháp và kỹ năng PLTL, biết phân tích
đánh giá đúng nội dung tài liệu, lựa chọn những ký hiệu phù hợp và định ra
Trang 35- Thơng thạo các ngồi ngữ thông dụng (đối với các thư viện và cơ quan thông tin lớn),
~ Có thói quen và kỹ năng sử dụng tài liệu tra cứu
- Cẩn thận chính xác trong công việc
~ Biết học hỏi kinh nghiệm và cập nhật kiến thức
-Riêng đối với các thư viện, trung tâm thơng tin chun ngành ngồi
kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thư viện đòi hỏi phải có kiến thức về chuyên
ngành đó
Trong các yêu cầu kể trên, yêu cầu về nghiệp vụ thông tin - thư viện, về ngoại ngữ và về chuyên môn khoa học là những yêu cầu quan trọng nhất
e Các yêu câu đối với việc Định đê mục chủ đề
Khi tiến hành công tác định đề mục chủ đề, người cán bộ định đề mục chủ đề tài liệu phải thực hiện đảm bảo một số yêu cầu cơ bản như phải xác định được mục đích của việc định đề mục chủ đề, căn cứ vào nội dung chuyên
ngành, diện phục vụ của thư viện, phải có những công cụ cần thiết Đồng thời
chính những người làm công tác xử lý cũng cần phải có những năng lực,
phẩm chất nhất định
“Trước khi tiến hành định đề mục chủ đề tài liệu, người cán bộ xử lý cần phải xác định được mục đích của việc định đề mục chủ đề là dùng đề tổ chức mục lục truyền thống hay mục lục điện tử, biên soạn thư mục, xây dựng cơ sở
dữ liệu hay tạo lập OPAC từ những định hướng rõ ràng việc định để mục
chủ đề tài liệu mới đáp ứng được các yêu cầu đặt ra trong thực tiễn Bên cạnh đó, những cán bộ thư viện cần phải nắm vững nội dung chuyên ngành, diện
phục vụ của thư viện và cơ quan thông tin của mình để từ đó xác định được
Trang 36Công cụ định đề mục chủ đề tài liệu bao gồm các bảng dé mục chủ dé
và sách tra cứu tham khảo
Khác với phân loại tài liệu, việc định đề mục chủ đề đòi hỏi phải kiểm soát chặt chẽ về mặt từ vựng
Khi xem xét, đánh giá một bảng đề mục chủ đề, các nhà chuyên môn
thường nhìn nhận, đánh giá theo các tiêu chí sau:
1 Tính khoa học: bảng đề mục chủ đề thể hiện ở chỗ các thuật ngữ
được lựa chọn phải đảm bảo các tiêu chí: tính khoa học, tính dân tộc và thông
dụng với mọi người Không sử dụng các thuật ngữ không có khả năng để biểu
đạt chính xác nội dung của khái niệm, các thuật ngữ đã lỗi thời, xa lạ với mọi
người, tránh lạm dụng từ vay mượn của nước ngoài
2 Tính hiện đại: Bảng đề mục chủ đề phải lựa chọn các thuật ngữ phản ánh thực trạng sự phát triển của khoa học và thực tiễn Bảng để mục chủ đề
phải được cập nhập thường xuyên theo sát với thực tiễn và sự phát triển của
vốn tài liệu
3 Có các tham chiếu và chỉ dẫn cần thiết: để giúp cho người cán bộ xử lý tiện tra cứu, các công cụ này phải lập ra được đầy đủ các tham chiếu phản ánh các mối quan hệ giữa các thuật ngữ như tham chiếu sử dụng (SD), dùng cho (DC) đối với các thuật ngữ đồng nghĩa, tham chiếu từ rộng (TR), từ hẹp (TH) với các thuật
ngữ có quan hệ thứ bậc, tham chiếu từ liên quan (TL), cũng xem với các thuật
ngữ có quan hệ liên đới Đối với các thuật ngữ có thể gây ra sự hiểu không đúng hoặc nhằm lẫn khi phân định, có thê lập ra các chú giải về ngữ nghĩa
Trong trường hợp thư viện và cơ quan thông tin chưa có được bảng đề
mục chủ đề, người cán bộ làm công tác xử lý phải tự thiết lập hộp phiếu chủ đề
công vụ Trong đó có thể hiện sự quy ước chặt chẽ việc sử dụng thuật ngữ:Khi
định đề mục chủ đề cần kiểm tra đối chiếu với hộp phiếu tra chủ đề công vụ để
Trang 37khoa học cao đòi hỏi bộ phận xử lý phải được trang bị các tài liệu tra cứu và
tham khảo như các loại từ điền tổng hợp và chuyên ngành, từ điển giải thích,
bách khoa thư, câm nang,
4 Các yêu cầu đối với bài Tóm tắt tài liệu
- Bài tóm tắt phải có cấu trúc logic chặt chẽ
- Sử dụng ngôn ngữ và văn phong khoa học, không sử dụng từ ngữ, thuật
ngữ địa phương Ngôn ngữ được sử dụng trong bài tóm tắt phải đúng đắn, thông
dụng, đơn nghĩa Câu văn ngắn gọn, rõ ràng, sử dụng động từ ở thời hiện tại
- Bài tóm tắt có hình thức trình bày ngắn gọn, xúc tích; sử dụng các từ /
cụm từ viết tắt đúng quy tắc; là một đoan jvawn hồn chỉnh khơng xuống dòng
~ Khách quan
-Uu tién sir dung loai cú pháp đặc thù: dùng câu thiếu chủ ngữ (nếu
chủ ngữ là chủ thể thực hiện công việc)
~ Không lặp thông tin với bất kỳ mục nào trong biểu ghi
Tiểu kết
Trong chương I, luận văn đã đề cập đến các lí luận về xử lý tài liệu bao
gồm hai nhóm công việc là xử lý hình thức và xử lý nội dung, cho biết mục
đích về việc xử lý Xử lý nội dung bao gồm: phân loại tài liệu, định từ khóa
tài liệu, định đề mục chủ đề tài liệu, tóm tắt và tổng luận tài liệu Đã đề cập
đến các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động xử lý tài liệu và có mấy yếu tố quan
trọng ảnh hưởng và quyết định tới công tác xử lý tài liệu trong hoạt động nghiệp vụ đó là: Trình độ đội ngũ cán bộ, công tác tổ chức và quy trình xử lý
tài liệu, chuẩn nghiệp vụ xử lý tài liệu, mức độ ứng dụng công nghệ hiện dai
Trang 38
gồm: yêu cầu đối với xử lý hình thức và xử lý nội dung trong xử lý nội dung bao gồm các yêu cầu chung về việc xử lý nội dung; các yêu cầu đối với việc
phân loại tài liệu, các yêu cầu đối việc định đề mục chủ đề, các yêu cầu đối với bài tóm tắt tài liệu
Tóm lại, nếu nói đến việc xử lý tài liệu mình phải nắm được các lí luận và các yếu tố quan trọng, thực trạng của chức năng nhiệm vụ chính của Thư
viện đó và phải biết sâu về vai trò và các yêu cầu đối với xử lý tài liệu thư
Trang 39Chuong 2
THUC TRANG HOAT DONG XU LY TAI LIEU TAI THU VIEN VAN PHONG TRUNG UONG BANG NHAN DAN CÁCH MẠNG LÀO
Hoạt động xử lý tài liệu tại Thư viện Văn phòng Trung ương Đảng
NDCM Lào có phân loại tài liệu và định đề mục chủ đề chưa làm được phần tóm tắt tài liệu 2.1 Xử lý hình thức 2.1.1 Công cụ xử lý hình thức Xử lý hình thức đó chính là biên mục mô tả là một công đoạn quan trọng
trong đây chuyên thông tin - tư liệu Đây là giai đoạn tài liệu được xử lý về
hình thức nhằm giúp NDT tim hid
tài liệu theo các dấu hiệu hình thức
Xu hướng hiện nay trên thế giới là đang sử dụng AACR2 (quy tắc biên
mục Anh - Mỹ) và MARC2I (khổ mẫu biên mục đọc máy) đề tiền hành biên
mục Bởi vì những ưu việt sau: AACR2 là một quy tắc biên mục được biên
soạn dựa trên ISBD (tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục) Vì thế nhìn chung,
không có sự khác biệt nhiều giữa AACR2 và ISBD Tuy nhiên, AACR2 tạo
nhiều điểm truy cập và quy định khá chỉ tiết hơn ISBN Bên cạnh đó, quy tắc biên mục AACR2 được đa số các nước trên thế giới coi là một trong những, tiêu chuẩn căn bản trong việc kiểm soát thư mục cũng như chia sẻ thông tin giữa các thư viện trong một quốc gia với nhau Khổ mẫu MARC2I là chuẩn để trình bày và trao đôi thông tin thư mục và thông tin liên quan dưới dạng,
máy tính có thể đọc được MARC21 đang được khuyến khích sử dụng tại Việt Nam, nhiều thư viện đại học đã và đang sử dụng khổ mẫu này, nhưng tại Lào
ngày xưa đã sử dụng khổ mẫu MARC2I có thư mục truyền thống, hiện nay
các thư viện tại Lào đã chuyển sang sử dụng ISBD để tiến hành biên mục
Trang 40Hiện tại, Thư viện Văn phòng TW Đảng NDCM Lào sử dụng quy tắc
mô tả ISBD (tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục) được trình bày dựa trên
phiếu nhập tin do Trung tam thông tin - thư viện Đại học Quốc gia Lào biên
soạn để biên mục cho tài liệu của mình Theo quy tắc ISBD có 9 vùng chính
dùng cho mô tả tài liệu Các vùng mô tả:
Vùng 1: Chi sé ISBN
Vùng 2: Nhan đề (nhan đề chính, nhan dé song song, thông tin liên
quan đến nhan đề),
Ving 3: Thông tin về tác giả
'Vùng 4: Thông tin về xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản) Vùng 5: Đặc trưng số lượng và giá tiền (khối lượng, mịnh họa, khổ
sách, tài liệu kèm theo) 'Vùng 6: Tùng thư
'Vùng 7: Chủ đề tài liệu và ký hiệu phân loại
'Vùng 8: Ngôn ngữ gốc và ngôn ngữ in Ving 9: Số đăng ký của tài liệu
Phiếu nhập tin của Thư viện Văn phòng TW Dang NDCM Lao
Phiếu nhập tin này dùng chung cho việc nhập dữ liệu sách tiếng Lào và tiếng nước ngoài Đối với sách tiếng Lào và tiếng nước ngồi nếu thơng tin nào không có thì không cần ghi vào phiếu nhập tin
Dưới đây là một biểu mẫu phiếu nhập tin cho CSDL của Thư viện Văn
phòng TW Đảng NDCM Lào được xây dựng dựa trên phiếu nhập tin của
Trung tâm thông tin - thư viện Đại học Quốc gia Lào
Data Entry Worksheet PMB for CCPO