CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN C.E.O CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà Nội, ngày DỰ THẢO tháng năm 2021 QUY CHẾ BẦU CỬ BỔ SUNG THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ NHIỆM KỲ 2017 - 2022 CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN C.E.O - Căn Luật Doanh nghiệp 2020 văn hướng dẫn thi hành; - Căn Luật chứng khoán 2019 văn hướng dẫn thi hành; - Căn Điều lệ Cơng ty Cổ phần Tập đồn C.E.O; Đại hội đồng cổ đơng (“ĐHĐCĐ”) Cơng ty cổ phần Tập đồn C.E.O tiến hành bầu thành viên Hội đồng quản trị (“HĐQT”) theo quy định sau: Điều Đối tượng điều chỉnh phạm vi áp dụng Quy chế áp dụng cho việc bầu cử bổ sung thành viên HĐQT nhiệm kỳ 2017 2022 Công ty Cổ phần Tập đoàn C.E.O (“Tập đoàn CEO”) ĐHĐCĐ thường niên năm 2021 Đối tượng có quyền bầu cử: Là cổ đơng sở hữu cổ phần có quyền biểu người ủy quyền dự họp có quyền biểu (theo danh sách cổ đông Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam lập ngày 03/6/2021) có mặt Đại hội Điều Số lượng, tiêu chuẩn ứng cử viên thành viên HĐQT: Số lượng bầu bổ sung thành viên HĐQT nhiệm kỳ 2017 – 2022: 01 người Tiêu chuẩn thành viên HĐQT: - Có đủ lực hành vi dân không thuộc đối tượng bị cấm thành lập quản lý doanh doanh nghiệp theo quy định Luật doanh nghiệp; - Là cổ đơng cá nhân sở hữu 3% tổng số cổ phần phổ thông đại diện cho tổ chức sở hữu 5% tổng số cổ phần phổ thơng người có trình độ chun mơn, kinh nghiệm quản trị kinh doanh lĩnh vực, ngành, nghề kinh doanh công ty; - Không đồng thời thành viên HĐQT năm (05) công ty khác; - Các tiêu chuẩn, điều kiện khác theo quy định pháp luật Điều 3: Đề cử, ứng cử thành viên HĐQT Số lượng ứng viên bầu bổ sung thành viên HĐQT: Tối thiểu 01 người Cổ đông đại diện nhóm cổ đơng nắm giữ từ 10% số cổ phần có quyền biểu trở lên quyền đề cử ứng viên để bầu vào HĐQT Trường hợp cổ đơng/nhóm cổ đơng khơng đề cử đủ số lượng ứng viên cần thiết, ứng viên không đảm bảo đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định, HĐQT đương nhiệm có quyền đề cử thêm ứng viên theo quy định Luật doanh nghiệp Điều lệ Tập đoàn CEO Danh sách ứng viên HĐQT đương nhiệm đề cử công bố ĐHĐCĐ trước tiến hành bầu cử Điều 4: Hồ sơ tham gia đề cử, ứng cử thành viên HĐQT Hồ sơ tham gia đề cử, ứng cử gồm: Văn đề cử/ứng cử thành viên HĐQT (theo mẫu); Sơ yếu lý lịch ứng viên tự khai (theo mẫu); Bản có chứng thực CMND/CCCD /Căn cước công dân/Hộ chiếu ĐKKD cổ đông đề cử ứng viên; - Bản có chứng thực văn bằng, chứng chứng minh trình độ chun mơn ứng viên Các mẫu Sơ yếu lý lịch ứng viên, Văn đề cử/ứng cử thành viên HĐQT đăng tải website Công ty địa chỉ: www.ceogroup.com.vn Để đảm bảo cơng tác chuẩn bị tài liệu trình ĐHĐCĐ, hồ sơ tham gia đề cử/ứng cử phải gửi Ban tổ chức Đại hội trước 17h00 ngày 24/6/2021 theo địa sau đây: - Ban Tổ chức Đại hội đồng cổ đơng thường niên 2021 - Tập đồn CEO - Địa chỉ: Tầng 5, Tháp CEO, HH2-1, Đô thị Mễ Trì Hạ, đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội - Điện thoại: (+84 24) 3787 5136 (Máy lẻ:162) Fax: (+84 24) 3787 5137 Hồ sơ đề cử, ứng cử cần ghi rõ: “Hồ sơ đề cử/ứng cử thành viên HĐQT nhiệm kỳ 2017 - 2022” - Chỉ hồ sơ đề cử/ứng cử đáp ứng đủ điều kiện đề cử/ứng cử gửi cho Ban tổ chức trước thời hạn nêu ứng viên đáp ứng đủ điều kiện tương ứng thành viên HĐQT theo quy định pháp luật Điều lệ Tập đoàn CEO đưa vào danh sách ứng viên công bố Đại hội Điều 5: Phương thức bầu cử Việc bầu thành viên HĐQT thực theo phương thức bầu dồn phiếu, theo cổ đơng người ủy quyền dự họp có tổng số phiếu bầu tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu/đại diện nhân (x) với (một) - số thành viên bầu nêu Điều 2.1 Cổ đông người ủy quyền dự họp dồn tồn phần số phiếu bầu để bầu cho 01 ứng cử viên chia số phiếu bầu cho số toàn ứng cử viên, cho tổng số phiếu bầu cho ứng viên không vượt tổng số phiếu bầu phép Ví dụ: - Cổ đơng sở hữu 1.000 cổ phần Tập đoàn CEO tương ứng cổ đơng có: 1.000 (CP) x 01 (Thành viên HĐQT bầu) = 1.000 phiếu bầu (Tập đoàn CEO ghi sẵn Phiếu bầu cử số phiếu bầu cổ đông = cổ phần sở hữu cổ đông nhân (x) với số thành viên HĐQT bầu); - Cổ đơng dồn hết 1.000 phiếu bầu cử cho 01 ứng cử viên phần phiếu bầu (nhỏ 1.000 phiếu) cho 01 ứng cử viên (tổng số phiếu bầu cho ứng viên nhỏ 1.000) Điều 6: Hình thức tiến hành bầu cử Phiếu bầu cử: Phiếu bầu thành viên HĐQT Tập đoàn CEO phát hành, có ghi mã số cổ đơng, số cổ phần số phiếu bầu nhân tương ứng với số thành viên bầu HĐQT, danh sách ứng cử viên đề cử vào HĐQT Quy định cách ghi tính hợp lệ Phiếu bầu cử: Phiếu bầu cử hợp lệ phiếu đáp ứng đủ tiêu chí sau: Do Ban Tổ chức Đại hội phát ra, có đóng dấu Tập đồn CEO; Có chữ ký cổ đơng người đại diện theo ủy quyền; Khơng bị rách, gạch, tẩy xố, sửa chữa Phiếu bầu cử không hợp lệ Phiếu có một/một số vấn đề sau: Khơng phải Ban Tổ chức Đại hội phát ra; Khơng đóng dấu Tập đồn CEO; Bị rách, gạch, tẩy xóa, sửa chữa, ghi thêm tên ứng cử viên không thuộc danh sách ứng cử viên ĐHĐCĐ thông qua trước tiến hành bỏ phiếu; - Khơng có chữ ký cổ đông người đại diện theo ủy quyền; - Ghi thêm thông tin khác, thêm ký hiệu; - Có tổng số phiếu bầu cho ứng cử viên vượt q tổng số phiếu bầu cổ đơng quyền bầu; - Bầu cho tổng số ứng cử viên vượt số lượng thành viên HĐQT bầu bổ sung; - Nộp cho Ban kiểm phiếu sau việc bỏ phiếu kết thúc hòm phiếu niêm phong Các Phiếu bầu cử không hợp lệ không tính vào kết bầu cử c Cách ghi Phiếu bầu cử - Khi đồng ý bầu cho ứng cử viên, cổ đông viết số phiếu muốn bầu vào cột “Số phiếu bầu” dòng tương ứng với tên ứng cử viên đó; - Nếu khơng bầu cho ứng cử viên nào, cổ đông điền số “0” bỏ trống cột “Số phiếu bầu” dòng tương ứng với tên ứng cử viên đó; - Cổ đơng/đại diện ủy quyền cổ đơng dự họp dồn phiếu bầu cho ứng cử viên không bầu cho ứng cử viên nào; - Trường hợp cổ đơng q trình ghi Phiếu bầu cử bị nhầm lẫn, với điều kiện chưa bỏ vào hòm phiếu, quyền trực tiếp gặp Trưởng Ban kiểm phiếu để đổi lại Phiếu bầu cử nhằm đảm bảo quyền lợi cho cổ đông a b - Nguyên tắc bỏ phiếu: - Trước bỏ phiếu, Ban Kiểm phiếu tiến hành kiểm tra tình trạng hịm phiếu trước chứng kiến cổ đông; - Việc bỏ phiếu có hiệu lệnh Trưởng Ban kiểm phiếu kết thúc cổ đông cuối bỏ phiếu bầu vào hòm phiếu sau 30 phút kể từ thời điểm bắt đầu tùy thuộc vào việc đến trước; - Cổ đông/người ủy quyền dự họp tiến hành bỏ phếu vào hòm phiếu Sau kết thúc việc bỏ phiếu, hòm phiếu Ban kiểm phiếu niêm phong Quy định việc kiểm phiếu: a Ban Kiểm phiếu gồm 01 Trưởng Ban thành viên Chủ tọa đề nghị ĐHĐCĐ thông qua để thực việc kiểm phiếu bầu thành viên HĐQT b Ban kiểm phiếu thực việc kiểm phiếu theo quy định sau: - Ban Kiểm phiếu làm việc 01 phòng riêng/khu vực riêng; - Ban Kiểm phiếu sử dụng phương tiện kỹ thuật điện tử chuyên viên kỹ thuật hỗ trợ việc kiểm phiếu; - Kiểm tra tính hợp lệ Phiếu bầu cử; - Kiểm tra Phiếu bầu cử ghi kết kiểm phiếu; - Niêm phong toàn Phiếu bầu cử, bàn giao lại cho Trưởng Ban kiểm phiếu c Lập công bố Biên kiểm phiếu: - Sau kiểm phiếu xong, Ban Kiểm phiếu lập Biên kết kiểm phiếu; - Ban Kiểm phiếu công bố kết kiểm phiếu trước Đại hội Điều 7: Nguyên tắc trúng cử thành viên HĐQT Người trúng cử thành viên HĐQT xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, ứng cử viên có số phiếu bầu cao đủ số thành viên quy định Quy chế Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt số phiếu bầu Đại hội tiến hành bầu lại số ứng cử viên có số phiếu bầu ngang Người trúng cử người có số phiếu bầu cao Điều 8: Khiếu nại việc bầu kiểm phiếu Trường hợp sau công bố kết bầu cử mà có ý kiến cổ đơng khiếu nại cần kiểm tra lại kết bầu cử, Ban Kiểm soát trực tiếp kiểm tra lại, phát sai sót cố ý có gian lận kiểm phiếu Ban Kiểm phiếu phải chịu bồi hồn tồn chi phí phải tổ chức bầu cử lại Những khiếu nại việc bầu cử kiểm phiếu Chủ tọa họp giải ghi vào Biên họp ĐHĐCĐ Điều 9: Hiệu lực thi hành Quy chế bầu cử có hiệu lực sau Đại hội đồng cổ đông thông qua áp dụng cho việc bầu bổ sung thành viên HĐQT nhiệm kỳ 2017-2022 Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 Tập đoàn CEO TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG CHỦ TỌA Đồn Văn Bình Ghi chú: Tài liệu điều chỉnh, bổ sung trình ĐHĐCĐ xem xét, định Đại hội