lý thuyết ôn tập tổ chức sự kiện

lý thuyet ôn tập tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện - Những khác biệt giữa hai miền

Người ta hay có câu “Nhập gia tùy tục” Trên mảnh đất hình chữ S này, đi từ tỉnh này sang tỉnh khác, vùng này sang vùng khác đã có sự những khác biệt nhất định trong suy nghĩ, văn hóa, phong cách sống, tập quán… Và sự khác biệt ấy càng rõ nét hơn ở hai miền Nam, Bắc Việc đó đòi hỏi người làm kinh doanh phải am hiểu và có cách hành xử phù hợp với đối tượng khách hàng của cả hai miền

Những người từng tổ chức sự kiện ở cả hai miền Nam, Bắc là người cần nhận biết rõ những điểm khác biệt này và hiểu làm thế nào để tổchức một sự kiện phù hợp với văn hóa, tập quán, sở thích của từng vùng chứ không đơn thuần là bê y nguyên một mô hình từ miền này

áp vào miền kia

Nhiều người tổ chức sự kiện ở Sài Gòn gặp một số rắc rối ban đầu khi lần đầu tiên tổ chức sự kiện ở miền Bắc và ngược lại Tuy nhiên, sau một vài lần đúc kết được kinh nghiệm, tất cả đều thấy rằng chìa khóa cốt lõi nằm ở chỗ họ phải khám phá được những điểm khác nhau đó để thực hiện cho phù hợp

“Ngay cả từ khâu chuẩn bị, tổ chức đã có những điểm khác biệt đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải nắm rõ để quá trình thực hiện của mình thuận lợi hơn Bởi vì, người ta hay nói là “thiên thời, địa lợi, nhân hòa”, một sự kiện được tổ chức tốt không chỉ phụ thuộc vào năng lực của người tổ chức, mà sự hỗ trợ của những nhân tố đi kèm cũng hết sức quan trọng” – Anh Nguyễn Đức Bộ - chuyên gia tổ chức sự kiện của công ty MC (tp.HCM) khẳng định

Khách hàng miền Nam trọng hiệu quả, khách hàng miền Bắc đòi hỏi khắt khe

Đầu tiên phải nói đến đến yếu tố khách hàng – các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (agency) cần có họ để có những sự kiện cần được tổ chức Khách hàng Nam Bắc do văn hóa, phong cách sống, môi trường kinh doanh khác nhau mà yêu cầu, cách thức làm việc cũng có nhiều điểm khác nhau Khách hàng trong Nam thường trọng hiệu quả công việc, và yêu cầu đối với công việc của họ cũng thường cao hơn nhưng họ cũng rất sẵn sang phối hợp cùng agency để thực hiện tốt các sự kiện, mức độ thông cảm của họ cũng nhiều hơn trong khi khách hàng người Bắc lại hay có những đòi hỏi nhỏ nhặt bắt buộc agency phải đáp ứng cho họ, và hay có tính đổ thừa trách nhiệm Cách làm việc ở miền Bắc nhìn chung cũng còn khá quan lieu và nhiều lớp, nhiều tầng hơn ở miền Nam và đôi khi điều nàylàm cho người tổ chức sự kiện lâm vào thế bị động, chờ đợi Anh Nguyễn Chí Ngọc, chuyên gia tổ chức sự kiện của công ty CP truyền thông Bảo Nguyên An (Hà Nội) – từng có nhiều năm kinh nghiệm làm việc ở cả Sài Gòn và Hà Nội nhận xét “Khi có sự cố xảy ra, khách hàng người Nam có thể bắt tay cùng agency giải quyết sự cố cho suôn sẻ sau đó mới tính đến những vấn đề khác Người Bắc thường đẩy hẳn trách nhiệm đó cho agency buộc họ phải khắc phục bằng mọi giá còn họ thì dành thời gian nghĩ đến những biện pháp trừng phạt dành cho agency này và cách báo cáo lên cấp trên sao cho êm xuôi nhất.”

Hà Nội ít nhà cung cấp dịch vụ hơn Sài Gòn

Vấn đề quan trọng tiếp theo là nhà cung cấp Với một thị trường phát triển từ lâu và cạnh tranh khốc liệt, Sài Gòn là nơi quy tụ những dịch vụ và nhà cung cấp chuyên nghiệp nhất cả nước Từ việc cho thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng, người mẫu đến cung quà tặng, chúng ta đều có thể tìm thấy những dịch vụ rất tốt với giá cả phải chăng Đứng thứ hai trong cả nước, thị trường nhà cung cấp Hà Nội lạikém đa dạng hơn và chất lượng phục vụ cũng chưa được đánh giá cao Những người từng có nhiều kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp ở miền Bắc cho rằng đa phần họ khá cứng nhắc trong cung cách làm việc, phản ứng trì trệ với các thay đổi đột xuất và không chiều khách bằng nhà cung cấp ở miền Nam

Chị Lê Thị Mỹ Ngà – trưởng phòng tổ chức sự kiện của công ty Focus Media - Vietlever Group (Tp.HCM) chia sẻ kinh nghiệm “Khi làm việc với các nhà cung cấp ở ngoài Bắc, mọi thỏa thuận đều cần sự chặt chẽ và có giấy tờ hẳn hoi để tránh những tranh cãi không cầnthiết sau này Khi có phát sinh xảy ra, thường thì nhà cung cấp ngoài Bắc hay viết văn bản và yêu cầu khách hàng ký tên xác nhận phát sinh Nếu họ không làm việc này thì bạn cũng nên yêu cầu họ làm để tránh bất đồng ý kiến sau này” Chị cũng dẫn chứng trường hợp một đồng nghiệp phải méo mặt vì trả thêm chi phí phát sinh cho khoản máy lạnh ở địa điểm mà người này phải gần như năn nỉ họ mở dần từng cái máy lạnh, cũng chỉ vì quên không đưa điều khoản này vào trong hợp đồng thuê địa điểm Còn một đồng nghiệp khác, sau khi hứng chịu cơn giận dữ của nhà cung cấp bàn ghế còn phải bấm bụng đền tiền những chiếc ghế bị mất với giá còn cao hơn giá mua mới do ngay ban đầu không thỏa thuận trước về việc giải quyết tình huống làm mất đồ thuê Nếu ở miền Nam, có khi nhà cung cấp còn xuê xoa cho qua các khoản mất mát này nếu xét thấy không đáng kể

Nói về kinh nghiệm làm việc với các nhà cung cấp ở hai miền, anh Phạm Quang Huy, giám đốc công ty Clover Brand Communication (Tp.HCM) – một nhà tổ chức sự kiện người Hà Nội lập nghiệp ở Sài Gòn đúc kết: “Với các nhà cung cấp miền Bắc, nên biết tạo mối quan hệ, gây được cảm tình của họ, rất có thể bạn sẽ có được giá hời và chất lượng phục vụ khá cải thiện, trong khi đối với nhà cung cấptrong Nam, nên khéo léo cho họ biết mình cũng đang có rất nhiều nhà cung cấp với sản phẩm tốt và giá cạnh tranh hơn sẵn sàng phục

vụ, họ sẽ chịu sức ép phải phục vụ bạn một cách tốt nhất”

Ngàn lẻ một điểm khác biệt khác

Thông thường chi phí tổ chức sự kiện ở Hà Nội và các tỉnh cao hơn ở Sài Gòn do giá cả các hạng mục đầu vào thường cao hơn: Giá in

ấn, thuê PG, địa điểm, âm thanh ánh sáng… thường cao hơn từ 10% đến 15% Đây là điều chúng ta cần chú ý để dự trù ngân sách tổ chức sự kiện cho sát với thực tế Cần chú ý thêm các vấn đề về thời gian dàn dựng (set up) phát sinh, ví dụ nếu cần dàn dựng âm thanh ánh sáng hay sân khấu trước khi diễn ra chương trình 1, 2 ngày, hãy hỏi rõ các đối tác cung cấp xem họ tính phí bao nhiêu cho những ngày dàn dựng mà không sử dụng đó, có miễn giảm được không Thông thường ở Sài Gòn, bạn sẽ không bị tính phí hoặc mức phí khôngđáng kể nhưng ở Hà Nội rất có thể bạn có thể phải trả thêm chi phí tương đương với thời gian sử dụng cho việc dàn dựng trước này

Về thủ tục pháp lý, giấy phép và các vấn đề liên quan tới cơ quan chức năng, ở đâu cũng có những điểm tích cực, tiêu cực riêng nhưng ởmiền Nam thường thì làm đúng luật, tìm đúng người và đóng tiền đúng quy định thì sẽ làm được suôn sẻ trong khi ở miền Bắc, do sự phức tạp của bộ máy quản lý, cộng với một số nguyên nhân khác, mà những vấn đề này đôi khi đòi hỏi phải có mối quan hệ tốt thì khó đến mấy cũng làm được Quy định về pháp lý ở hai miền cũng có những điểm khác nhau đòi hỏi chúng ta phải tìm hiểu trước Ví dụ vấn

đề treo bandrol quảng cáo ở Sài Gòn rất hạn chế, nhất là ở những quận trung tâm và trong tương lai sẽ bị cấm Trong khi đó, ở Hà Nội, nếu bạn có mối quan hệ tốt, có thể treo bandrol ở những vị trí “không tưởng”

Sau khâu chuẩn bị, đến khâu đầu ra là một sản phẩm hoàn hảo (một sự kiện) đỏi hỏi người tổ chức phải am hiểu lối sống, cách hành xử của những người tham gia sự kiện để mang lại sự kiện ấn tượng nhất cho họ Ở Sài Gòn vốn dư thừa các sự kiện lớn nhỏ, người tham giathường trông đợi một cái gì đó “hay hay, lạ lạ” làm động lực thúc đẩy họ đến tham gia Ngay cả ở các sự kiện như Hội nghị khách hàng, họp báo… những điểm nhấn ấn tượng luôn gây cho họ sự thích thú và nhớ lâu, chính vì thế có nhiều công ty sẵn sàng chi thêm nhiều tiền cho các màn “mua vui” này Còn ở Hà Nội và các tỉnh phía Bắc, các sự kiện thu hút người tham gia, thường phải gắn kèm những lợiích cụ thể nào đó, ví dụ được nhận quà, được thử miễn phí, mua sản phẩm giá rẻ… sẽ có cơ hội thu hút người tham gia nhiều hơn.Người Bắc cũng ít thích mua vé, đặt chỗ trước để tham gia sự kiện,vì họ thường e ngại biết đâu lúc đó bận việc, trời mưa lại không đi được trong khi ở miền Nam người ta thường đổ xô mua vé, đặt chỗ trước vì sợ mất phầnVăn hóa, tập quán cũng là điều quan trọng cần lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện ở hai miền Ví dụ người miền Nam có xu hướng thích các trò đỏ đen, trông đợi vào vận may, cho nên các tiết mục thẻ cào, bốc thăm, quay số… thường gây hứng thú cho họ Còn người Bắc thì chuộng sự chắc chắn,cứ đến tham dự mà cầm chắc có quà mang về là hấp dẫn.

Trong các tiết mục hoạt náo, trò chơi, người Nam thường cởi mở và hưởng ứng nhiều hơn trong khi người Bắc khá trầm và có xu hướng thu mình lại Vai trò của người dẫn chương trình lúc này rất quan trọng trong việc khuyến khích người tham dự tham gia vào việc làm nóng chương trình

Những khác biệt trên đây chỉ là những tiểu tiết nhưng lại khá quan trọng giúp nhà tổ chức sự kiện có chính sách thu hút khách phù hợp.Còn rất nhiều những điểm khác biệt khác mà đi vào từng sự kiện cụ thể chúng ta mới thấy được Đầu tư vào việc lắng nghe, tìm hiểu để cung cấp một dịch vụ tổ chức sự kiện phù hợp với mỗi miền chính là một nhiệm vụ khó khăn nhưng không kém phần thú vị cho bất kỳ nhà tổ chức sự kiện nào muốn mở rộng tầm hoạt động của mình trong cả nước

Bí quyết quản lý khách mời hợp lý trong event

Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau Trong đó, quản lý người đến tham dự là mộtkhâu vô cùng quan trọng Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt Và để tăng tối đa hiệu quả, bạn nên chú ý đến những vấn đề dưới đây

Xác định số lượng khách tham gia

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham

dự là bước cơ bản Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luônphần việc này Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày

Điều tiết tốt việc check in

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check

in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản Các quán bar hiện nay có diệntích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu

số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên vàtrao tận tay cho khách mời

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt

an ninh Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát

Tổ chức sự kiện ngày nay được xem là một trong những công cụ hiệu quả và vô cùng quan trọng với phần lớn các doanh nghiệp

trong hoạt động Marketing

Tổ chức sự kiện không chỉ nhằm thỏa mãn nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp mà còn để góp phần tạo cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp

Thử tưởng tượng công việc tổ chức sự kiện như trò chơi ghép hình, muốn có một bức tranh đẹp, chúng ta cần phải xác định được vị trí chính xác của các mảnh ghép, bức tranh càng lớn chúng ta cần càng nhiều mảnh ghép, cần càng nhiều sự chính xác, tỉ mỉ, tập trung cao

độ để có thể đặt từng mảnh ghép vào vị trí duy nhất mà nó phải được đặt Vậy thì người tổ chức sự kiện sẽ là một nghệ nhân, họ cũng sẽ phải tạo ra một tác phẩm, điểm khác nhau duy nhất là tác phẩm đó là sự kết hợp hoàn hảo của nhiều người, nhiều công cụ, nhiều yếu tố, nhiều rủi ro và áp lực của người tổ chức sự kiện trước, trong và sau sự kiện đều ở mức cao, đặc biệt là trong sự kiện, mọi sự cố đều có thể ập đến bất cứ lúc nào Người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.

Có thể một số điều sau đây sẽ hỗ trợ bạn ít nhiều trong công tác Tổ chức sự kiện :

1 Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng

VD: Thử tượng tượng một sự kiện về công nghệ thông tin lại toàn những quý bà, quý cô đang muốn tìm nơi mua sắm, bạn sẽ thấy kì cụcđến mức nào?!? Phải biết khách hàng của bạn là ai để tạo ra một chủ đề phù hợp và xuyên suốt sự kiện

2 Tạo ý nghĩa cho sự kiện Đừng vội vàng tung ngay sản phẩm hay dịch vụ Hãy từ tốn hướng dẫn họ, cung cấp mọi thông tin cần thiết thực sự có ý nghĩa và giá trị trước khi thực hiện hoạt động bán hàng

3 Sự kiện phải gây được ấn tượng Trong điều kiện ngân sách cho phép, đừng ngại tạo sự độc đáo, thu hút cho sự kiện Tầm ảnh hưởng của sự kiện càng rộng, càng có ích cho doanh nghiệp bạn

4 Sử dụng một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Vẫn biết tự các doanh nghiệp cũng có thể tự lực tổ chức, tuy nhiên, nếu thấy không ổn về vấn đề nào đó, hoặc không đo lường được hiệu quả truyền thông của sự kiện, hãy nhờ đến một công ty uy tín để có thể quản

lí qui trình của sự kiện và có khả năng lặp lại bao nhiêu lần chào hàng sản phấm đến khách hàng một cách có hiệu quả

5 Quảng bá cho sự kiện Doanh nghiệp bạn đầu tư chi phí khủng, thuê địa điểm thuộc hạng sang, lên kế hoạch chương trình vô cùng chi tiết, trang hoàng nơi tổ chức sự kiện thật lộng lẫy nhưng không ai biết đến, điều này thật khủng khiếp Luôn ghi nhớ là sự nhận diện cao,đúng lúc, đúng nơi, đúng đối tượng, sự kiện càng thành công và đạt được mục tiêu ban đầu bạn đề ra

6 Đừng quên liên tục tạo lập các mối quan hệ xung quanh Mục đích chính của tổ chức sự kiện là bạn có thể tạo mối quan hệ với nhữngngười được mời một cách trực tiếp Hãy để cho họ cảm thấy được chào đón và trân trọng và khả năng họ trở thành những khách hàng tiềm năng trong tương lai là rất cao

7 Giữ gìn mối quan hệ sau sự kiện Một email cảm ơn sự có mặt của khách mời có lẽ là sự lựa chọn đúng đắn trong trường hợp này Đồng thời hãy nhớ hỏi ý kiến của họ về sự kiện, ý kiến của họ sẽ là những lời khuyênhữu ích cho kinh nghiệm tổ chức sự kiện của bạn

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Sức chứa của nơi tổ chức sự kiện

Bạn đã chọn nơi tổ chức sự kiện là khách sạn 5 sao Nơi được gọi là có đầy đủ tiện nghi, sang trọng và có thể phục vụ một cách tốt nhất

Nhưng bạn lại không ngờ được rằng số lượng khách mời vượt quá sức chứa của nơi tổ chức sự kiện Vì vậy cần phải chú ý đến nơi tổ

chức sự kiện và số lượng khách mời tham dự sự kiện, tránh những trường hợp trên và cũng đừng nên nghĩ rằng khách sạn càng nhiều sao

sẽ đáp ứng hết được tất cả các nhu cầu tổ chức sự kiện của bạn

Vấn đề của người dẫn chương trình

Người dẫn chương trình đóng góp một phần không nhỏ cho sự thành côn g của một sự kiện Vì thế đừng bỏ qua vai trò của người dẫn chương trình Có những sự kiện nội dung một đường và người dẫn chương trình một nẻo Đây cũng là cách vạch ra sự thất bại cho một

sự kiện Nguyên nhân ở đây có nhiều nguyên nhân có thể bên làm chương trình đưa bản thảo cho MC quá muộn hoặc cũng có thể người dẫn chương trình quá tự tin vào tài năng của mình mà không cần xem bản thảo Bạn cần kiểm soát vấn đề này để có một sự kiện thành công hơn

Lên kế hoạch quản trị rủi ro

Một sự kiện có rất nhiều công việc tỷ mỷ vì thế bạn hãy dành thời gian của mình vạch ra những sự việc xấu có thể xảy ra trong sự kiện của mình Nghĩ ra nhiều sự việc càng tốt vì không ai dám chắc rằng nó không xảy đến đối với sự kiện của bạn Làm được việc đó bạn cóthể kiểm soát, xử lý nhanh chóng các sự việc đó vì bạn đã có sự chuẩn bị trước

TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỪ GÓC NHÌN KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI

Sự kiện và Tổ chức sự kiện (TCSK) có khả năng ảnh hưởng lớn đối với đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của một quốc gia,

một khu vực hoặc cộng đồng Kiến thức về TCSK rất cần thiết đối với những người làm PR, các nhà báo, các nhà quản lý và công chúngnói chung Việc phát triển hệ thống kiến thức về TCSK và đưa TCSK thành chương trình đào tạo bậc cử nhân trong nhà trường đại học ởViệt Nam sẽ góp phần thúc đẩy ngành kinh tế-dịch vụ này phát huy khả năng đem lại lợi nhuận cao và đóng góp nhiều mặt vào sự phát triển của xã hội Bên cạnh đó, hiểu biết về TCSK ở tầm chiến lược sẽ giúp hạn chế những mặt trái mà việc lạm dụng TCSK có thể gây racho xã hội

1 Tầm quan trọng và ảnh hưởng của TCSK đối với xã hội

Sự kiện và tổ chức sự kiện (TCSK) chiếm một phần rất quan trọng trong đờisống của mỗi con người và đời sống xã hội Một phần rất lớn cuộc sống của chúng tađược tạo nên từ các sự kiện Từ một buổi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, mộtcuộc họp đại hội cổ đông,cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, cáckỳ họp Quốc hội, các Đại hội Đảng… các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớncác trangbáo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia đình, chínhquyền địa phương, chính phủ Có thể

nói, sự kiện là một phần không thể thiếu của đờisống xã hội và con người, giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống conngười, đặc biệt là đời sống tinh thần.

Tất cả các sự kiện đều có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội,kinh tế, chính trị đối với người tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tổ chức sựkiện… Đó có thể là sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niềm tự hào về cộngđồng dân tộc, củng

cố tình đoàn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng Tuy nhiên sự kiệncũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội Bằng sựkiện người ta cóthể thao túng sự chú ý của cộng đồng Bằng cách lôi kéo sự chú ý của cộng đồng vào sựkiện người ta có thể làm cho công chúng quên đi những vấn đề lẽ ra cần phải chú ýhơn Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làmgiảm uy tín của quốc gia, cá nhân, tổ chức

Các sự kiện có thể góp phần củng cố những giá trị tốt đẹp của xã hội nhưng mặtkhác, chúng cũng có thể tạo ra hoặc củng cố những định kiến không tích cực trong xãhội Ví dụ, chương trình “Be U with Honda” của Honda Việt Nam dường như chútrọng vào khuyến khích một lối sống mang tính cá nhân cao của một lớp trẻ có điều kiệnkinh tế, có điều kiện học hành, vô tình đã đặt ra ngoài những người trẻ tuổi có thu nhậpthấp, ít có điều kiện học tập và hưởng thụ (thanh niên nông thôn, công nhân các khucông nghiệp, không biết tiếng Anh).Chương trình “Là con gái thật tuyệt” của Diana đưara thông điệp mang tính khẳng định nữ quyền Thông điệp này rất có ý nghĩa trong mộtxã hội mà tư tưởng trọng nam khinh nữ vẫn còn rơi rớt ở nhiều nơi như Việt Nam.Sự kiện lớn có thể gây ra những hậu quả xã hội không thể lường trước như xungđột, đánh nhau những hành vi xấu của đám đông, gia tăng hoạt động tội phạm Ngoài ra,

việc tổ chức các sự kiện cũng có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống sinh hoạt củangười dân trong khu vực Ví dụ: khi Việt Nam tổchức APEC 14, nhiều tuyến đường ởHà Nội phải đóng cửa, người dân phải lựa chọn các giải pháp giao thông khác

Sự kiện là cơ hội để giới thiệu những đặc điểm độc đáo của môi trường nơiTCSK Việc TCSK có thể giúp cải tạo hệ thống cơ sở hạ tầng, giao thông đi lại, giúp cảitạo đô thị

Chính quyền các nước đều nhận ra khả năng của sự kiện trong việc tăng cườnguy tín của các chính trị gia, các địa phương, các quốc gia Chính vì vậy các chính quyềnrất tích cực trong việc đăng cai tổ chức các sự kiện lớn nhằm nâng cao uy tín vị thế trên

trường quốc tế, thu hút vốn đầu tư và tăng cường sự đoàn kết, đồng thuận trong xã hội,tạo cơ hội phát triển kỹ năng quản trị Tuy nhiên mặt trái của nó là: nguy cơ thất bại củasự kiện sẽ dẫn đến những hậu quả chính trị, nguy cơ ngân sách nhà nước bị lạm dụng

hoặc đầu tư không đúng chỗ

Ảnh hưởng quan trọng nhất của việc TCSK là lợi nhuận mà sự kiện đem lại chongành du lịch Ngoài số tiền mà du khách chi tiêu ở sự kiện, họ còn có thể tiêu tiền vàodịch vụ giao thông đi lại chỗ ở hàng hoá, dịch vụ…ở địa phương nơi TCSK Nguồn tàichính này có thể

có một ảnh hưởng quan trọng với nền kinh tế địa phương Ngoài ra dukhách có thể kéo dài thời gian lưu trú và đi thăm quan thêm nhiều danh lam thắng cảnhtrong khu vực Sự kiện cũng có thể thu hút giới truyền thông đăng tin bài và giúp nângcao hình ảnh uy tín của ngành du lịch địa phương về mặt lâu dài Sự kiện cũng là cơ hộiđể các ngành công nghiệp các ngành kinh doanh ở địa phương chứng tỏ khả năng của họ,từ đó thu hút vốn đầu tư tạo cơ hội kinh doanh lớn Sự kiện cũng giúp cho các hoạt đôngthương mại ở địa phương có điều kiện mở rộng, tạo công ăn việc làm cho người dân.Bên cạnh ý nghĩa về kinh tế, các sự kiện thường mang trong mình những ý nghĩa

to lớn về mặt tinh thần, xã hội, chính trị Các lễ hội vừa là nơi vui chơi, giải trí, vừađồng thời là nơi lưu giữ, thể hiện và phát triển các truyền thống văn hóa, vừa là nơi gắnkết cộng đồng xã hội, củng cố các giá trị tinh thần Các sự kiện còn là nơi tập hợp nhân

dân để cổ vũ cho những sự nghiệp lớn Các hội nghị chính trị là nơi thảo luận và quyếtđịnh các vấn đề liên quan đến vận mệnh quốc gia, dân tộc và thế giới Các hội thảo khoahọc chính là nơi tập hợp và phát triển tri thức.Đối với ngành Quan hệ công chúng (viết tắt là PR, hoặc QHCC), tổ chức sự kiệnlà một trong những nội dung quan trọng Sự kiện là sự thể hiện nhiều mặt của đời sốngcá nhân, xã hội, tổ chức, nên nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây dựng vàquảng bá hình ảnh Với tư cách là một trong những công cụ chủ yếu của Quan hệ côngchúng (PR), TCSK ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để các doanh nghiệp, tổchức cùng lúc đạt được nhiều mục tiêu liên quan đến việc chuyển tải thông điệp, xâydựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, quảng bá văn hóa, tạo cơ hội giải trí…TCSK làcông cụ giúp công ty, tổ chức chuyển tải thông điệp của mình đến với công chúng, xâydựng hình ảnh, củng cố uy tín của tổ chức, định

vị thương hiệu, giới thiệu sản phẩm vớikhách hàng Chính vì vậy, kỹ năng và kiến thức tổ chức sự kiện là phần kiến thức và kỹ

năng chuyên môn quan trọng mà sinh viên ngành QHCC phải nắm vững để có thể tácnghiệp sau khi ra trườngHiểu biết về sự kiện và TCSK cũng là nguồn kiến thức quý báu cho các nhà báolựclượng thường xuyên lấy các sự kiện làm nguồn thông tin cho báo chí Đây cũng lànguồn tài liệu cho những người nghiên cứu về văn hóa, những người quan tâm tìm hiểu,nghiên cứu về sự kiện dưới góc độ văn hóa

2 Tổ chức sự kiện xưa và nayHoạt động TCSK đã xuất hiện từ xa xưa và song hành cùng với sự phát triển củanền văn hóa, văn minh,

kinh tế, xã hội của các quốc gia, dân tộc Lễ hội là hình thứcTCSK đã ra đời từ thời cổ đại, và vẫn tồn tại và phát triển cho đến tận ngày nay Thờiđại công nghệ thông tin đã cho ra đời hình thức hội nghị trực tuyến, cho phép thực hiệncác cuộc hội nghị, hội thảo lớn mà khách mời tham dự hội nghị không cần trực tiếpcùng nhau có mặt tại một địa điểm.Trong thế giới hiện đại, trong bối cảnh của xu thế chạy đua về phát triển kinh tế,xu thế tiến tới nền “văn minh trí tuệ” thay thế dần văn minh công nghiệp, TCSK đãphát triển và trở thành một nghề chuyên môn, được ứng dụng rộng rãi và đem lại lợi íchlớn về kinh tế Không phải ngẫu nhiên mà các quốc gia trên thế giới cạnh tranh hết sứcquyết liệt để giành quyền đăng cai các sự kiện lớn có tầm quốc tế như Thế Vận Hội(Olympics), Giải Vô địch Bóng đá thế giới (World Cup), cuộc thi Hoa Hậu Thế giới(Miss World) Theo số liệu nghiên cứu, hàng năm trên thế giới có khoảng 20 tỉ đô lachi cho các hoạt động quảng bá sản phẩm và 15 tỷ đô la được các công ty chi cho tổchức sự kiện khác như khánh thành, động thổ, khai trương1… Hiểu được tầm quantrọng và khả năng ứng dụng của sự kiện trong việc giúp cá nhân, tổ chức truyền tảinhững thông điệp của mình, cũng như những giá trị to lớn về vật chất, những ý nghĩalớn lao về mặt tinh thần, xã hội, chính trị của sự kiện, các nhà quản trị đã phát triểnTCSK trở thành một ngành công nghiệp dịch vụ với hoạt động ngày càng chuyên nghiệp,hiệu quả hơn, phục vụ nhiều đối tượng hơn, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, nhiều ngànhnghề hơn, như du lịch, thương mại, kinh doanh, giáo dục, giải trí… Ngày nay thậm chí đãhình thành khái niệm Event Tourism (Du lịch sự kiện), cho chúng ta thấy tầm quan trọngvà khả năng ứng dụng của sự kiện nhằm đem lại lợi ích trong thực tế

3 Phương pháp TCSK

Để có thể TCSK thành công, đạt được những mục tiêu đề ra, cần phải biết vậndụng phương pháp quản trị sự kiện một cách khoa học, bao gồm quy trình từ phát triểný tưởng sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện, marketing, xin tài trợ, chuẩn bị vàquản trị nguồn nhân lực, cho đến việc áp dụng phương pháp quản trị dự án cho quản trịsự kiện, tính toán dự toán ngân sách, kiểm soát việc thực hiện sựkiện, quản trị rủi ro,quản trị hậu cần phục vụ sự kiện, thực hiện sự kiện và cuối cùng là đánh giá sự kiện.Phương pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là sự ứng dụng kết hợp của cácphương pháp quản trị, marketing, phương pháp nghiên cứu khoa học, truyền thông giaotiếp, quản lý kinh tế-tài chính, tuân thủ và vận dụng pháp luật Để trở thành nhà TCSKgiỏi, bạn phải có kiến thức liên ngành về quảntrị, kinh tế, tài chính, pháp luật, văn hóa,đồng thời phi có những phẩm chất như khả năng quản lý, sự thông minh, năng động,nhạy bén, khả năng dự đoán và giải quyết vấn đề, khả năng giao tiếp, đặc biệt là khảnăng thuyết phục, vận động, sức khoẻ dẻo dai Bên cạnh đó,những kiến thức về thiếtkế, sân khấu, thẩm mỹ,nghệ thuật, kỹ thuật… cũng vô cùng có ích cho bạn khi làm việctrong lĩnh vực này

4 Phát triển nghề TCSK ở Việt Nam

Tổ chức sự kiện, với tư cách là một nghề chuyên nghiệp, đã xuất hiện trên thếgiới từ những năm 80 của thế kỉ 20 Mặc dù thời gian phát triển chưa dài, song TCSKchuyên nghiệp đã chứng tỏ là một bộ phận quan trọng của nền kinh tế dịch vụ, đem lạilợi nhuận cao cho các quốc gia và đã được chính phủ nhiều nước chọn làm một trongnhững chiến lược phát triển kinh tế chủ chốt.Tại Việt Nam, nghề TCSK chuyên nghiệp hiện đã bắt đầu phát triển với sự nổilên của một số công ty chuyên nghiệp như Lê Bros, Bắc Hà… Thành phố Đà Nẵng đãchọn định hướng phát triển đ ể trở thành một trung tâm TCSK chuyên nghiệp của cảnước Theo ông Lê Quốc Vinh -Tổng giám đốc Tập đoàn truyền thông Lê Bros, thịtrường TCSK ở Việt Nam hàng năm có giá trị hàng chục triệu đô la mỗi năm, và hiệnđang rất cần một lực lượng nhân lực được đào tạo bài bản Rõ ràng, đây là một ngànhkinh tế dịch vụ đầy tiềm năng, nếu được khai thác hợp lý, sẽ tạo

ra lợi nhuận đóng gópcho ngân sách quốc gia, đồng thời tạo công ăn việc làm cho lớp nhân lực trẻ.Tuy nhiên, hiện nay, ở Việt Nam, việcđào tạo chuyên môn về TCSK hiện cònmỏng TCSK là một ngành chuyên môn mới, đòi hỏi có cơ sở kiến thức lý luận và

phương pháp chuyên nghiệp, nên được đào tạo như một chuyên ngành riêng biệt tại các trường đại học, cao đẳng về truyền thông, kinh

tế, du lịch, quản trị Ở nước ta hiện nay,các trường lớp về TCSK còn ít, TCSK được giảng dạy chủ yếu như là một bộ môn củangành Quan hệ công chúng hoặc kinh tế Việc tiếp thu những phương pháp TCSK củacác nước phát triển sẽ là sự đóng góp vào kiến thức chung của ngành quản lý, ngànhQHCC và nhiều ngành khoa học xã hội khác Nắm được và vận dụng phương phápTCSK hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của nhiều ngành như QHCC., kinhtế, du lịch, kỹ thuật…Với điều kiện kinh tế-văn hóa-xã hội của Việt Nam hiện nay, TCSK là mộtngành nghề mới, có khả năng đem lại lợi nhuận cao cho các tổ chức, doanh nghiệp và cảquốc gia, đồng thời cũng sẽ là ngành có khả năng tạo công ăn việc làm cho lực lượnglao động trẻ ở nước ta và góp phần thúc đẩy sự phát triển nhiều mặt của

xã hội.Thiết nghĩ, đã đến lúc nhà nước cần có những quy định pháp luật cụ thể vềTCSK, vừa để tạo điều kiện cho ngành này phát triển, đóng góp vào sự phát triển chung,đồng thời để TCSK đi đúng hướng, có sự phát triển lành mạnh, phù hợp với điều kiệnkinh tế, chính trị,văn hóa đặc thù của nước ta Đồng thời, các trường đại học cũng cầnquan tâm đến việc xây dựng chương trình đạo tạo bậc cử nhân ngành Tổ chức sự kiệnđể phục vụ cho nhu cầu phát triển của các ngành như Kinh tế, Du lịch, Quan hệ quốc tế,PR, Báo chí …/

Tổ chức sự kiện: Lên kế hoạch tổ chức một chương trình sự kiện

To chuc su kien › Tin tức

"Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng ", ông Lê Quốc Vinh, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc điều hành (CEO) Cty

Lê Bros, phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên ý tưởng tổ chức sự kiện (Event Specialist)

Dưới đây là các khâu chuẩn bị cơ bản cho một chương trình được tổ chức bài bản.

Tổ chức sự kiện giao lưu

Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị

Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… một buổi hội thảo, trao đổi.Riêng bài này chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức

A Công tác chuẩn bị:

Để chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phaỉ nắm chắc các ý sau:

1 Mục đích yêu cầu của cuộc tổ chức sự kiện giao lưu:

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình

¨ Chức năng giáo dục và rèn luyện:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó…

¨ Chức năng giải trí, vui chơi:

Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông…

2 Đối tượng cuộc giao lưu

Về đối tượng ta nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể : số lượng bao nhiêu? Thành phần nào? Chia bao nhiêu tổ, toán? Chia theo từng đơn vị hay pha trộn nhiều đơn vị thành 1 tổ? Số lượng nam nữ có tương đồng không? Nam nhiều hay nữ nhiều? Tuổi? Đặc biệt làtrình độ kỹ năng tổ chức hoạt động của các lực lượng có tương đồng hay không? Đây là điều quan trọng vì rất nhiều chương trình giao lưu không thành công bởi xuất phát từ đối tượng không tương đồng về ngành nghề, tuổi tác, số lượng…

3 Thời gian giao lưu:

Nên nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân

4 Địa điểm giao lưu:

Có bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục?

5 Hình thức qui mô cuộc giao lưu:

Hình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự

Thí dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn

âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…?

6 Nội dung cuộc giao lưu:

Nội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng?

7 Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu:

- Phục vụ cho ăn, ngủ nghỉ, đi lại (nếu có)

- Phục vụ cho các hoạt động: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, hội trường, nước uống, trang trí, đàn, máy ảnh

- Phục vụ cho các nội dung: vật dụng trò chơi, câu hỏi, đáp án, bảng điểm,…

- Quà thưởng, quà lưu niệm…

8 Ban tổ chức cuộc giao lưu:

Dự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cánhân?

Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc cácđơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình

B.Lên kế hoạch chương trình tổ chức sự kiện chi tiết cuộc giao lưu:

Từ các ý đã chuẩn bị của phần (A) ta cần chuẩn bị bản kế hoạch tổ chức sự kiện và cụ thể hóa thành chương trình tổ chức sự kiện chi tiết sau:

Chương trình chi tiết:

I Mục đích yêu cầu cuộc giao lưu: (nêu cụ thể ra thành 2 nội dung: mục đích, yêu cầu)

II Nội dung và hình thức cuộc giao lưu: (nêu cụ thể các nội dung có được, các hình thức thể hiện cụ thể qui mô dự định diễn ra…).III Thời gian, địa điểm, nhân sự: (nêu rõ thời gian tổng thể, địa điểm ở đâu? Bao nhiêu địa điểm? Tổng số nhân sự tham gia? Chia baonhiêu tổ?)

IV Chương trình tổ chức sự kiện chi tiết:

KHAI MẠC

1 Tập hợp lực lượng: (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu).

Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:

- Nếu giao lưu trong hội trường: trước khi diễn ra, đơn vị chủ nhà nên có mặt trước, khi đơn vị bạn tiến vào hội trường sẽ đón bằng cách hô băng reo, sau đó là các bài hát tập thể chào mừng (Mừng anh, Nụ cười hồng, Bốn phương trời…)

- Nếu giao lưu ở ngoài sân: đơn vị chủ nhà nên tổ chức chơi một số trò chơi để tạo không khí vui tươi, sau đó có thể dùng các bài hát chào mừng, hát sinh hoạt tạo thành liên khúc để mọi người trong vòng tròn tạo nên đội hình rồng rắn mời gọi các thành viên của đơn

vị bạn gia nhập vòng tròn

- Nếu muốn “pha trộn” lực lượng các đơn vị giao lưu, trước khi vào vị trí ta nên tổ chức trò chơi “ghép tim”

- Nếu muốn tạo sự tự nhiên trước khi giao lưu có thể chơi một số trò chơi khác như: nhảy sạp vào hội trường (ai nhảy không đúng mời

ra nhảy lại), đường lên thiên đàng (đi vào lối có đèn để “được” Ban tổ chức thị thực bằng các hành động hài hước vẽ mặt, bôi lọ…)

- Nếu muốn tạo khí thế vui khỏe thì tổ chức diễu hành, có lời giới thiệu khi từng đơn vị tiến vào hội trường

2 Tuyên bố lý do:

Tùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:

- Lập lại mục đích ý nghĩa được giao lưu

- Tinh thần đoàn kết và hữu nghị các đơn vị

- Tin tưởng cuộc giao lưu sẽ thành công

3 Giới thiệu đại biểu:

Giới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức; nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình… Trong giới thiệu đại biểu nên:

- Giới thiệu đại biểu cấp cao trước

- Giới thiệu đại biểu là khách trước, chủ nhà sau

Lưu ý:- Đừng quên giới thiệu lực lượng tham gia

- Được giới thiệu đại biểu bổ sung (khi đại biểu đến trễ hoặc do ta sai sót)

4 Thông qua chương trình tổ chức sự kiện :

- Thông qua tổng thể các nội dung của chương trình để mọi người theo dõi

- Nên sơ nét cách chơi, luật chơi… của các nội dung dự kiến

5 Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình:

- Thành phần Ban giám khảo gồm: chánh chủ khảo, các thành viên

- Thư ký: từ 1 – 2 người

- Người dẫn chương trình: từ 1 – 2 người

Lưu ý:

· Ở Ban giám khảo nên cơ cấu có đại diện các đơn vị tham gia giao lưu, chọn người am hiểu các nội dung, có thời gian dự xuyên suốt

và không vướng bận các nội dung khác để chấm điểm chính xác (có tham khảo trước khi công bố)

· Ở người dẫn chương trình: nên chọn người am hiểu công việc này

VÀO CHƯƠNG TRÌNH

Cần lưu ý các việc sau đây:

· Thứ tự các nội dung, tiết mục, sau khi hội ý xong cần ghi cụ thể để tránh nhầm lẫn, bỏ sót

· Về bố trí tiết mục: nên xen kẽ nhau để các đơn vị được lần lượt xuất hiện trước mọi người

· Cần tạo cao trào cho phần mở màn và kết thúc Ví dụ: tốp ca, đồng ca, hợp ca thường đóng vai trò mở màn, đơn ca, thơ, kể chuyện,

ca cổ, hái hoa… giữa chương trình Kịch, múa, thời trang, tái hiện lịch sử truyền thống, khiêu vũ, nhảy sạp, múa tập thể… ở phần kết thúc

· Tùy tình hình cuộc giao lưu co thể thêm vào một số nội dung khác như trò chơi nhỏ, hát phục vụ đại biểu, phóng vấn…

BẾ MẠC

Đây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc Bế mạc thường gồm có các phần sau:

· Tạo không khí vui nhộn bằng các loại trò chơi trong phòng (đây cũng là thời điểm Ban giám khảo và thư ký hội ý để cho ra kết quả thi đua trong lúc giao lưu…)

· Công bố kết quả đạt được Lúc công bố có thể nêu kết quả thấp trước cao sau để tạo thêm phần hồi hộp cho khán giả

· Phát thưởng: phần này có tính đến từng đợt phát, mỗi đợt dự kiến mời đại biểu nào trao, ai làm công tác hậu cần

· Phát biểu của đại diện đơn vị bạn, đơn vị chủ nhà nên phát biểu sau kèm luôn lời kết thúc

· Phát biểu kết thúc của Ban tổ chức hoặc người dẫn chương trình (nếu cần)

· Thủ tục chia tay (có thể hát một loạt các bài hát chia tay, cũng có thể cử đại diện lần lượt bắt tay tiễn khách…)

C.Một số công việc khác:

1 Lập và phân công Ban tổ chức:Lập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:

Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc

Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung Chuyên tổ chức các nội dung hoạt động chính trong giao lưu

Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nuớc uống, âm thanh…

Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm thanh, ánh sáng, tiếp tân…

Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:

· Từ trong nội bộ các đơn vị giao lưu

· Chọn những người am hiểu công việc, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm tổ chức

Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người

2 Có chế độ kiểm tra công việc:

Từng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ…

3 Dự trù kinh phí:

Lên kinh phí chi tiết cho từng công việc

Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán

Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại

Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận

Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:

1 Toàn bộ chương trình (kể cả kịch bản chi tiết) phải được thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt

2 Trong lúc giao lưu, tác phong, ngôn phong, thái độ… của từng thành viên có ảnh hưởng rất lớn đến khía cạnh ngoại giao nên cần nhắc nhở các thành viên phải hết sức thận trọng

3 Các giờ giấc đề ra trong giao lưu cần thực hiện nghiêm túc, nếu không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến không khí, tinh thần của cuộc giao lưu Nhiều chương trình thất bại do thực hiện giờ giấc không đúng

4 Thật linh động và chủ động điều chỉnh các nội dung khi thấy tình hình diễn biến không phù hợp như: mưa gió bất thường, các tiết mục không hay mà lại quá nhiều, mọi người bỏ ra ngoài hoặc sinh hoạt việc riêng nhiều, không khí trầm quá cần có nội dung khác sinh động hơn…

5 Trước khi kết thúc cần tạo cao trào, tạo ấn tuợng tốt khi chia tay để có lần giao lưu khác

6 Đừng quên trang trí cho hình thức của buổi giao lưu như phông màn, bình hoa, hoa rời để tặng, chổ ngồi đại biểu… vì nó góp phần không nhỏ vào thành công của buổi lễ

7 Người dẫn chương trình có vai trò rất quan trọng, cần chọn người có khả năng sinh hoạt tập thể, hát, tổ chức trò chơi, có tính hài hước, có uy tín để lôi cuốn mọi người tham gia

Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên Tổ chức thành công mỗi cuộc giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn

Lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức Event ngoài trời có được những ưu điểm như không gian thoáng, phong cách hiện đại, sức chứa lớn, quý khách có thể hòa cùng vớimàu xanh của thiên nhiên Bên cạnh đó để event đó được diễn ra thuận lợi bạn cũng cần phải lưu ý một số những lỗi sau thường xảy ra

1 Vấn đề giấy phép cho một event ngoài trời

Trong một ngày có hàng trăm các event lớn nhỏ diễn ra Địa điểm mà các event ngoài trời thường diễn ra ở các công viên, khu du lịch

sinh thái,… và trong số đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép Để event của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục cần có Trước tiên đó là giấy phép xin tổ chức event ngoài trời Nơi mà bạn

có thể đăng kí giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở văn hóa thể thao và Du lịch Xin lưu ý rằng chương trình của bạncàng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền bên cạnh đó việc treo banron và banner cũng cần phải xin cấp phép mà các bạn cũng cần phải lưu ý Một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị những thủ tục sau:

- Công văn xin phép tổ chức

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện

- Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm)

- Kịch bản chương trình

- Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm.

- Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

+ Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật

MC nhằm kích nhiệt tất cả các thành viên tham gia chương trình của bạn…

3 Hệ thống âm thanh và ánh sáng

Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển, với không gian rộng Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện

4 Vấn đề vệ sinh môi trường trong event

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống

5 Giờ giấc và trang phục của Sao

Khi tổ chức các sự kiện lớn, Event của bạn chắc chắn phải có sự góp mặt của Sao hay những người nổi tiếng Việc Sao đến muộn giờ hay trang phục của họ luôn khiến cho những nhà tổ chức phải đau đầu Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người quản lý của Sao trước khi kí hợp đồng với các điều khoản rõ ràng và chặt chẽ Bên cạnh đó cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến

Bài học vỡ lòng về tổ chức sự kiện

Event Channel - Một Event thành công là thành quả của một hệ thống hoạt động chặt chẽ, chuyên nghiệp, khoa học cùng với

sự nhiệt huyết và đam mê của những người thực hiện

Mỗi năm có hàng ngàn hoạt động, sự kiện xảy ra trên toàn thế giới Từ những sự kiện tầm cỡ thu hút hàng triệu người như World Cup,Hoa Hậu Thế giới, American Idol, Beer Festival… đến những hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, tất cả đều là sảnphẩm tâm huyết của hệ thống những con người luôn chạy “nháo nhào” không ngơi nghỉ Vậy thực sự đằng sau những sự kiện - Eventhoành tráng đó là gì? Và hiện trạng nghề Event ở Việt Nam ra sao?

Event nói chung được định nghĩa là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằmtruyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia Trong Marketing, Event (hay Event Marketing)được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưuthế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường

Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tùy theo mục đích của chiến lượcMarketing Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hànghoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí, Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khimục đích Event là tăng độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạtthương hiệu,…

Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của

doanh nghiệp Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng Một vài loại hình Eventmà ta có thể dễ dàng thấy như: PR

Event như các hoạt động thông cáo báo chí (Press release), hội nghị khách hàng, lễ khai trương…; Activation Event như Event tungsản phẩm (Product Launch Event), trình diễn (Event show), Event tại điểm bán (Game activities, Shopper Event)…; Public Event nhưnhững hoạt động, sự kiện liên quan tới cộng đồng, sự kiện của vùng miền hay quốc gia Ngoài ra còn có những loại Event khác: tổchức cuộc thi (Contest), chương trình ca nhạc (musicshow), gameshow, Event trong các chương trình hội chợ, triển lãm, Fesival, cáchoạt động Marketing thương mại (Trade Marketing)… Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổchức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mụcđích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện Những điều nàytạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cảhai bên

Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lạihiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc Bên cạnh đó, bảnthân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công

ty làm ra nó Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm;

POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời,

xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến

Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí vàcũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng

Gần đây, Event được tổ chức ngày càng chuyên nghiệp với sự lớn mạnh của các công ty tổ chức sự kiện Các quy trình làm Event

được chuẩn hóa từ khâu chuẩn bị cho đến khâu triển khai và ngày càng hiện đại với sự lớn mạnh không ngừng của công nghệ Theoquy trình triển khai, sơ đồ tổ chức chung của một Event có thể chia ra thành hai phần gồm: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt độngtriển khai Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager

Hoạt động của bộ phận sáng tạo có mô hình khá giống một công ty quảng cáo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lờithoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giámđốc sáng tạo (Creative Director) Còn bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (EventOperation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties) Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cungcấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thểcủa từng khâu trong Event Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên mônhóa rõ ràng trong từng công việc Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ýtưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản

và các mốc thời gian đã đề ra trước

Về phía các công ty Event ở Việt Nam, chúng ta có thể nhận xét rằng mức độ chuyên nghiệp còn chưa cao cả về cách tổ chức cũng

như sử dụng công nghệ, điều này được dân trong nghề nhận ra khi làm việc với các đối tác nước ngoài qua các Event mang tầm cỡquốc tế được tổ chức tại Việt Nam như: Hoa hậu Hoàn Vũ 2008, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,… Tuy nhiên, thông qua sựhọc hỏi và tiếp thu các công nghệ, quy trình làm Event chuyên nghiệp từ các công ty Event nước ngoài, qua các Event lớn của thế giớitiêu biểu như: World Expo, Olympic, World Cup, các cuộc thi hoa hậu và trình diễn thời trang… thì các công ty Event của Việt Namđang ngày càng hoàn thiện mình hơn cả về trình độ lẫn mức độ chuyên nghiệp trong tổ chức Một số công ty Event Việt Nam đầungành có thể kể đến như: Max Communications, Galaxy, Venus, XPR, D&D, Hồng Thụy Communications, Golden Event, MO Ngoài ra, trong lĩnh vực Event còn phải kể đến sự tham gia của các Agency nước ngoài như Pico Int''l, Ogilvy PR (thuộc O&M), LeoActivation (thuộc Leo Burnett)… Bên cạnh quy trình chung giống nhau thì mỗi một công ty thường có “bí kíp” riêng về cách tổ chứchoạt động và sự thể hiện phong cách trong những Event cụ thể Những “bí kíp” này cùng với trình độ, năng lực của những người quản

lý Event và ekip thực hiện Event đó sẽ quyết định mức độ chuyên nghiệp của mỗi công ty và sự thành bại của Event

Thành bại của event phụ thuộc nhiều vào trình độ và năng lực của người quản lý Event

và độ chuyên nghiệp của công ty tổ chức

Nghề Event ở Việt Nam hiện nay đang ngày càng trở nên “nóng” hơn và được coi là có nhiều triển vọng Có nhiều cách khác nhau đểhọc làm nghề Event nhưng nói chung có thể xếp vào hai cách chính là học qua lý thuyết và trải nghiệm thực tế Lý thuyết vềMarketing và nghề Event có thể học qua sách vở, những đầu sách, tạp chí chuyên ngành; học tại các trung tâm có khóa giảng dạy vềEvent như VietnamMarcom, Arti Vietnam, Megalink… ; hay các chuyên đề đào tạo của một vài công ty Event Trải nghiệm thực tế vềnghề Event thì có thể dễ dàng học được ở những CLB/nhóm học thuật ở trường đại học và tham gia cộng tác với các công ty Eventchuyên nghiệp Nhưng để có thể làm Event được tốt và có nhiều cơ hội thăng tiến trong nghề thì các bạn hãy kết hợp, vừa chuẩn bịcho mình các kiến thức cơ bản về Event bằng lý thuyết vừa thực hành nó qua các hoạt động Event thực tế để trải nghiệm Ngoài ra,một vài bộ phận của công ty Event còn yêu cầu bạn phải có chuyên môn về những lĩnh vực như: kỹ thuật, sử dụng thiết bị, thiết kế,dịch thuật, hình họa, ngôn từ, điều phối âm thanh, ánh sáng… Những chuyên môn này đòi hỏi bạn phải tự tìm hiểu, rèn luyện, học tậphoặc đôi khi phải qua những khóa đào tạo để có thể nắm vững và sử dụng chúng cho công việc

Có thể nói, Event là một nghề tương đối là mệt nhọc và căng thẳng với áp lực công việc cao nhưng cũng phải thừa nhận rằng Event làmột nghề rất năng động, đầy sáng tạo, thách thức và nhiều cơ hội cho những người trẻ tham gia Còn bạn, nếu bạn thực sự đam mê và

có định hướng trong nghề Event, bạn đã chuẩn bị hành trang gì cho mình trên con đường phía trước

Kinh nghiệm xin tài trợ cho chương trình tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, vận động tài trợ là một công việc quen thuộc, từ những sự kiện mang tính cộng đồng, xã hội cho đến cả những

sự kiện thương mại Dưới đây là các chia sẻ về vấn đề xin tài trợ cho tổ chức sự kiện, dưới góc nhìn của một nhà tài trợ

1 Xác định đúng nhà tài trợ tiềm năng

Giống như việc marketing hay bán hàng, "khoanh vùng" khách hàng tiềm năng sẽ là một cách giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí

và gia tăng hiệu quả chạy tài trợ bạn tập trung chăm sóc 10 nhà tài trợ tiềm năng còn hơn rải thảm hồ sơ tài trợ đến 100 công ty khác

một cách không chọn lọc Để xác định được "nhà tài trợ tiềm năng" bạn cần cân nhắc:

- Đối tượng tham dự Sự kiện của bạn là ai: Từ đó xác định đối tượng đó là khách hàng của những sản phẩm nào và tìm kiếm công ty tài trợ phù hợp Ví dụ sự kiện là một Sự kiện dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến nhà tài trợ là các công ty thiết bị số như điện

thoại, loa nghe nhạc, các sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, mỹ phẩm hạng trung, xe máy, các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm, trung tâm Anh ngữ, các ngân hàng (nếu là sinh viên khối ngành kinh tế), các sản phẩm máy tính (nếu là sinh viên khối

CNTT, một Sự kiện dành cho phụ nữ từ 30-40 tuổi thì nhà tài trợ có thể là các hãng sữa, hãng mỹ phẩm trung đến cao cấp, thời trang,

xe máy cho nữ, hàng tiêu dùng nhanh như dầu gội, bột giặt, hạt nêm các loại

- Những chương trình họ thường tài trợ: Dựa trên cái "gu" của từng thương hiệu, bạn đoán định xem chương trình của bạn có "hợp khẩu" họ hay không Ví dụ Cocacola, Yomost hay tài trợ cho các chương trình trẻ trung, khẳng định cá tính, Tân Hiệp Phát thích các chương trình thể thao, ca nhạc, chương trình ảnh hưởng đến một cộng đồng lớn tùy định vị từng nhãn hàng, các hãng xây dựng như tôn Hoa Sen, gạch Đồng Tâm, thép Hữu Liên thích các chương trình thể thao như đua xe đạp, bóng đá vì nơi này tập trung nhiều đàn ông - khách hàng tiềm năng của họ, một số hãng lại chuyên tài trợ các chương trình từ thiện Một điều cần lưu ý nữa là là tầm vóc chương trình tài trợ, những hãng lớn thì chỉ tài trợ những chương trình hoành tráng có giá trị lớn, ví dụ Yamaha chỉ tài trợ chương trình trên 1 tỷ đồng, vì vậy chương trình của bạn chỉ có 100 triệu đồng thì không nên gởi hồ sơ tài trợ

2 Tài trợ bao nhiêu là đủ

Thông thường, khi chạy tài trợ, nhà tổ chức sự kiện thường phân ra các gói tài trợ khác nhau tùy theo giá trị tài trợ như tài trợ độc quyền, tài trợ vàng, tài trợ bạc, tài trợ hạng mục Có một nhà tổ chức sự kiện kia, sau khi nỗ lực chạy tài trợ mà chỉ nhận được gói tài trợ bạc từ một nhà tài trợ nọ, họ xét thấy rằng số tiền tài trợ không thể tổ chức được chương trình, thế là họ đành hồi lại khoản tài trợ này và hủy bỏ chương trình mặc dù đã ký hợp đồng với nhà tài trợ Việc này vừa làm họ mất công đi tới đi lui thuyết phục và thương thảo một thời gian dài, vừa làm xấu đi hình ảnh của bên tổ chức trong con mắt của nhà tài trợ

Để tránh những việc làm không chuyên nghiệp như thế này, trước khi thiết kế hồ sơ tài trợ, bạn phải xác định được ngân sách tối thiểu

để có thể tổ chức sự kiện và thời gian tối thiểu phải chốt lại tất cả các khoản tài trợ Thông thường, để tránh rủi ro không xin được tài trợ toàn phần, bạn nên dự trù khoản tài trợ tối thiểu nên là 70% - 80%, số còn lại bạn có thể bỏ ra hoặc là thay đổi chương trình theo

hướng tối giản ngân sách, chẳng hạn số tiền cần làm Sự kiện là 700 triệu, bạn nên để gói tài trợ toàn phần là 1 tỷ đồng, gói tài trợ vàng là 800 triệu, tài trợ bạc là 600 triệu, như vậy dù chỉ có nhà tài trợ vàng hay tài trợ bạc, bạn vẫn có thể thực hiện Sự kiện này.

3 Cân nhắc kỹ các gói tài trợ

Một điểm cần lưu ý nữa là, nếu là tài trợ tiền mặt, thông thường nhà tài trợ chỉ ứng trước 50% đến 70% giá trị tài trợ chương trình, saukhi bạn đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho họ trong chương trình và chương trình kết thúc tốt đẹp, họ sẽ quyết định tiếp về phần còn lại

Bạn cần cân nhắc điều này để chuẩn bị một khoản ngân sách đủ để làm Sự kiện trong trường hợp chưa nhận đủ 100% giá trị tài trợ, và

không bị "đổ nợ" nếu nhà tài trợ từ chối chi trả khoản còn lại nếu chương trình không thành công như mong đợi

4 Bán cái nhà tài trợ quan tâm, không bán cái mình có

Xây dựng hồ sơ tài trợ là một việc quan trọng, nhưng nhiều người mời tài trợ lại không để tâm tìm hiểu coi nhà tài trợ cần gì và quan tâm đến điều gì, họ chỉ thao thao bất tuyệt về những gì họ cho là hay ho, thú vị Hãy nhìn nhận hồ sơ của bạn dưới con mắt của nhà tàitrợ để xem xét xem nó đã đủ thuyết phục hay chưa Để làm được điều đó, chúng ta hãy cùng phân tích xem nhà tài trợ coi trọng nhữngđiểm nào của sự kiện cần tài trợ

Việc đầu tiên người cho tài trợ sẽ quan tâm là điểm nhấn của sự kiện đó là gì, làm thế nào để chương trình thành công Họ sẽ xem xét

sự thành công của sự kiện thông qua 2 khía cạnh:

Nhà tổ chức là ai, có đáng tin cậy về khả năng tổ chức sự kiện đó hay không: Cho dù bạn chỉ là một câu lạc bộ xã hội hay một công ty nhỏ, vẫn có cơ hội cho bạn nhận được tài trợ nếu bạn làm cho đơn vị tài trợ tin rằng bạn có thể tổ chức tốt chương trình Điều đó có thể thể hiện qua background (lý lịch) tốt về tổ chức của bạn, qua những chương trình tương tự mà bạn đã làm, và qua những gì bạn thểhiện về cách thức tổ chức thực hiện sự kiện

Một số công ty mua format sự kiện, cuộc thi, lễ hội từ nước ngoài, tương tự như nhượng quyền thương hiệu, tên tuổi và lịch sử thànhcông của chương trình ở nước ngoài đó sẽ gia tăng sự tin cậy cho người được chào tài trợ Một số đơn vị chạy tài trợ lại gây dựng uy tín cho mình bằng cách liên kết với những tổ chức, ban ngành khác như Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh Niên, Liên đoàn Lao động, Sở Khoahọc-Môi trường dưới vai trò cơ quan chủ quản hoặc nhà đồng tổ chức

Sự kiện đó có gì độc đáo, thú vị: Mỗi tháng có hàng trăm hàng ngàn chương trình ca nhạc, vài chục hội chợ triển lãm trên khắp cả nước, bạn phải thuyết phục được họ là tại sao nên tài trợ chương trình của bạn thay vì chương trình khác Những điểm mới lạ, những điểm nhấn đặc biệt, những điểm cuốn hút khán giả sẽ là điều khiến nhà tài trợ thích thú, quan tâm chương trình

Sau đó, họ sẽ cân nhắc mức độ phù hợp của sự kiện và giá trị tài trợ đối với mục tiêu marketing của họ:

- Đối tượng được tuyên truyền và tham gia là ai, có phải đối tượng khách hàng tiềm năng của họ hay không?

- Chương trình có đáp ứng được mục đích tài trợ của họ hay không: Có nhà tài trợ đang cần quảng bá thương hiệu, có người muốn thương hiệu của mình lấy lòng công chúng, có công ty đề cao mục tiêu thúc đẩy doanh số , hãy khéo léo thăm dò để biết mục đích đó và dựa trên điều này bạn "chào hàng" cho họ những hoạt động và quyền lợi phục vụ cho mục đích của họ Chẳng hạn một khách hàng đang muốn đẩy mạnh việc bán hàng, việc offer một gian hàng ngay tại sự kiện sẽ được họ đánh giá là một điểm hấp dẫn

- Ngân sách xin tài trợ có tương xứng với nó hay không: Nhà tài trợ sẽ xem xét với ngân sách bạn đề xuất như vậy, có tương

xứng với tầm vóc của sự kiện hay không, và nó có đáng "đồng tiền bát gạo" họ bỏ ra tài trợ hay không.

- Và cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, nhà tài trợ đề cao những quyền lợi mà bạn dành cho họ và vấn đề truyền thông cho

họ thông qua sự kiện đó như thế nào

Những quyền lợi mà người chạy tài trợ có thể chào (offer) cho nhà tài trợ có thể là:

- Song hành cùng sự kiện trên các phương tiện truyền thông

- Xuất hiện thương hiệu trên các vật phẩm tuyên truyền, quảng cáo, tài liệu

- Được chia sẻ database người tham gia sự kiện

Vấn đề truyền thông, tuyên truyền cho sự kiện, đứng dưới góc độ nhà tổ chức, có thể là để thu hút người tham dự và tạo sự nhận biết

về chương trình, còn dưới góc độ nhà tài trợ, sẽ là cơ hội để đưa thương hiệu của họ đi cùng bạn trong chiến dịch truyền thông đó Một số vấn đề bạn nên chú trọng là:

- Mức độ quảng bá rộng rãi của sự kiện: Có thể bạn chỉ cần thu hút 100 người đến với buổi hội thảo, nhưng cái nhà tài trợ quan tâm không phải là quảng bá cho 100 khách tham dự đó mà họ cần chiến dịch quảng cáo cho sự kiện có độ phủ đến 1 triệu người trước chương trình Vì vậy, hãy truyền thông rộng rãi hết sức có thể vì nhà tài trợ thích điều đó

- Con số cụ thể: Bao nhiêu tờ rơi được phát ra, bao nhiêu email được gởi đi, bao nhiêu diễn đàn được tuyên truyền, bao nhiêu bài PR được đăng Những con số thuyết phục hơn ngàn lời nói

- Đo lường một cách cụ thể: Đo lường được hiệu quả của truyền thông và sự kiện chính là đo lường hiệu quả tài trợ Bởi vậy những tiêu chí đánh giá (KPI) như tỷ lệ người mở mail, số lượt người nhìn thấy bandrol, poster quảng cáo, lượt người xem trên diễn đàn là cái mà nhà tài trợ cần

- Nên có đối tác bảo trợ truyền thông: Đó có thể là báo đài, một website hay một diễn đàn nào đó Nhà tài trợ cần thấy rằng có một đơn vị uy tín sẵn lòng đăng tin giới thiệu chương trình của bạn cho tất cả độc giả của họ và nhà tài trợ cũng được đi cùng các tin giới thiệu đó

Hồ sơ mời tài trợ cần thể hiện điều người tài trợ quan tâm

5 Thời điểm nào chạy tài trợ là tốt nhất

Những chương trình lớn, trị giá một vài tỷ đồng, thông thường phải gởi hồ sơ chào tài trợ trước cả năm để nhà tài trợ sắp xếp đưa vào

kế hoạch marketing của mình Những chương trình dưới 100 triệu thì có thể được ra quyết định tài trợ nhanh hơn, vì giá trị tài trợ không lớn và các công ty thường dành một khoản ngân sách nhất định để phòng hờ cho các chương trình nhỏ

Tháng 11 tới tháng 12 hàng năm là thời điểm các công ty chốt ngân sách tài chính cho nên việc chào tài trợ vào thời điểm này hầu như

là không khả thi Nếu bạn cần vận động một khoản tiền tài trợ lớn cho năm sau, thì thời điểm gởi kế hoạch tốt nhất là 3 tháng cuối năm, vì lúc này người làm marketing đang"rục rịch" lên kế hoạch và ngân sách marketing cho năm sau, cơ hội bạn được đưa vào kế hoạch tài trợ cho năm sau của bạn sẽ cao hơn

6 Ai là người nên đi gặp nhà tài trợ

Sau khi gởi hồ sơ tài trợ và hẹn gặp được nhà tài trợ để trao đổi trực tiếp, lúc này bạn nên quyết định những người nào thuộc ê kíp đi gặp nhà tài trợ Theo tôi, tối thiểu nên có 3 người:

- Người vận động tài trợ: Có vai trò làm cầu nối giữa Ban tổ chức và nhà tài trợ

- Người lập ý tưởng, viết chương trình: Họ là người nắm rõ nhất linh hồn của sự kiện, họ hiểu thông điệp cần truyền tải, nội dung cụ thể của chương trình hơn tất cả những người khác nên có thể thể hiện nó một cách thuyết phục nhất

- Người trực tiếp tổ chức sự kiện Nhà tài trợ có thể muốn biết về sơ đồ mặt bằng để quyết định việc đặt gian hàng tài trợ, muốn biết vềquá trình đón khách để có thể phát tờ rơi quảng bá, người tổ chức sự kiện với kinh nghiệm và hiểu biết của mình có thể giải đáp thỏa đáng cho họ

7 Cân nhắc kỹ các gói tài trợ

Sau khi nhà tài trợ đồng ý với việc tài trợ, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với những điều khoản rõ ràng về quyền lợi và nghĩa

vụ của hai bên Một số nhà tài trợ còn yêu cầu bên tổ chức sự kiện đính kèm kế hoạch tổ chức, kế hoạch truyền thông như một phần của phụ lục hợp đồng

Bạn hãy chuẩn bị một bảng phân công công việc cho cả hai bên với những deadline rõ ràng Ví dụ thời điểm nhà tài trợ chuyển logo, thời điểm bạn gởi layout các vật phẩm quảng cáo, thời điểm họ chuyển tiền - nếu là tài trợ hiện kim (in-cash) hay sản phẩm - nếu là tàitrợ hiện vật (in-kind)

Trong Ban tổ chức của bạn, hãy cử ra một người chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện đầy đủ quyền lợi cho nhà tài trợ theo như hợp đồng Nếu vì lý do gì đó mà nhà tài trợ vi phạm các điều khoản hợp đồng, ví dụ giải ngân tài trợ chậm trễ, lạm dụng quyền lợi ,

để đảm bảo cơ sở cho những kiện tụng sau này, bạn cũng đừng đáp lại bằng cách không thực hiện các quyền lợi của nhà tài trợ Vì khithưa kiện, bạn sẽ bị coi à người đơn phương vi phạm hợp đồng và có thể phải gánh chịu những rủi ro về việc giảm hoặc hủy bỏ các khoản tài trợ, thậm chí phạt vi phạm hợp đồng

Sau khi Sự kiện kết thúc, hãy gởi cho nhà tài trợ một báo cáo kèm theo những hình ảnh về Sự kiện cho dù họ có yêu cầu bạn hay

không Việc đó sẽ được nhà tài trợ đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và đặt bạn vào danh sách ưu tiên cho những lần tài trợ tiếp theo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ VÀ LUẬT - ĐOÀN THANH NIÊNTrang 1 CHINH PHỤC VÀNG

HỒ SƠ MỜI TÀI TRỢ

Khái quát về cuộc thi Trang 5

Thể lệ cuộc thi Trang 7

Dự trù Kinh phí Trang 11

Cơng tác truyền thơng Trang 14

Thơng tin liên lạc Trang 19

Phụ lục Trang 20

Phần 6 Quy định chung về tài trợ Trang 12 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VÀ LUẬT - ĐOÀN THANH NIÊN

Trang 2 CHINH PHỤC VÀNG

THƯ MỜI TÀI TRỢ

Cuộc thi học thuật kiến thức Kinh tế học “Chinh phục Vàng”

Chủ đề hùng biện năm 2012: KINH TẾ VIỆT NAM

-

Lời đầu tiên chúng tơi kính gửi đến Quý vị lời chào trân trọng,

Kính thưa Quý vị,

Với mong muốn tạo mơi trường học thuật chuyên sâu, chất lượng để sinh viên

tìm hiểu kiến thức kinh tế, xã hội trong và ngồi nước dựa trên kiến thức kinh tế

học được trang bị trên giảng đường, giúp sinh viên bày tỏ cái nhìn của mình về

Kinh tế Việt Nam hiện nay, đồng thời tạo một sân chơi giúp sinh viên cĩ mối giao

lưu, học hỏi giữa sinh viên ngành Kinh tế học tại các trường thơng qua cuộc thi học

thuật cĩ tính chuyên mơn cao

Từ đĩ, Khoa Kinh tế và Luật, Đồn Thanh niên Trường Đại học Mở Tp.HCM

tổ chức cuộc thi học thuật Kinh tế học “Chinh phục Vàng” với phiên bản mới trong

năm 2012 hùng biện kinh tế học với chủ đề: Kinh tế Việt Nam

Cuộc thi Chinh phục Vàng đã được tổ chức tại Trường Đại học Mở Tp.HCM 3

lần từ năm 2009, đã thu hút hơn 1000 thí sinh dự thi mỗi năm Với những thành

quả đạt được và kinh nghiệm tổ chức qua các năm, năm 2012 Ban Tổ chức dự

kiến tổ chứng cấp Thành phố với sự tham gia của Sinh viên Trường Đại học Mở

Tp.HCM và sinh viên 06 trường khách mời dự kiến gồm Trường Đại học Kinh tế

Tp.HCM, Trường Đại học Ngoại thương cơ sở 2, Trường Đại học Bách Khoa,

Trường Đại học Kinh tế - Luật thuộc Đại học Quốc gia Tp.HCM, Trường Đại học

Nơng Lâm Tp.HCM và Trường Đại học Tài chính - Marketing

Đây là cơ hội để Quý đơn vị tài trợ tiếp xúc với sinh viên tạo điều kiện tìm

kiếm được nguồn nhân lực cĩ chất lượng cao, đồng thời quảng bá rộng rãi hình ảnh, tên tuổi của doanh nghiệp đến với các học giả Kinh tế học, với sinh viên thuộc các khối ngành kinh tế, cũng như truyền thơng trên các phương tiện thơng tin đại chúng Chúng tơi tin tưởng rằng đây sẽ là cuộc thi quy mơ và đạt chất lượng cao, là một sân chơi hữu ích tạo mọi điều kiện thuận lợi cho những tài năng trẻ Với sự quyết tâm khơng ngừng hồn thiện trong tư duy và thơng qua hành động quyết liệt

và kiên trì TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ VÀ LUẬT - ĐOÀN THANH NIÊN

Trang 3 CHINH PHỤC VÀNG

Trường Đại học Mở Tp.HCM trân trọng kính đề nghị Quý đơn vị tham gia hỗ trợ, tài trợ cho cuộc thi chất lượng do Khoa Kinh tế và Luật tổ chức này Chúc quý đơn vị ngày càng phát triển, lớn mạnh trong nền Kinh tế Việt Nam và vươn ra thế giới

Kính mong nhân được sự hỗ trợ của Quý đơn vị, đồng hành cùng Trường Đại học Mở Tp.HCM trong giáo dục, đào tạo thế hệ trẻ giỏi chuyên mơn, vững vàng nghiệp vụ và năng động, sáng tạo, cung ứng cho xã hội nguồn nhân lực cĩ chất lượng cao

Trân trọng kính chào

BAN TỔ CHỨC CUỘC THI

- TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ VÀ LUẬT - ĐOÀN THANH NIÊN

Trang 4 CHINH PHỤC VÀNG

Khoa Kinh tế và Luật (Bảo trợ chuyên mơn)

Đồn trường Đại học Mở Tp.HCM (Bảo trợ tổ chức)

Đồn khoa Kinh tế và Luật (Thường trực tổ chức)

Ban chỉ đạo cuộc thi:

1 TS Nguyễn Văn Phúc Phĩ Bí thư Đảng Ủy - Phĩ hiệu trưởng;

2 Th.S Đặng Văn Thanh Trưởng khoa Kinh tế và Luật;

3 Đ/c Nguyễn Ngọc Anh Bí thư Đồn trường

Ban tổ chức cuộc thi:

1 Chương trình giảng dạy kinh tế Fulbright

2 Khoa Kinh tế Phát triển - Trường Đại học Kinh tế Tp.HCM

3 Khoa Kinh tế và Luật - Trường Đại học Mở Tp.HCM

ĐƠN VỊ TỔ CHỨC CUỘC THI TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VÀ LUẬT - ĐOÀN THANH NIÊN

Trang 5 CHINH PHỤC VÀNG

I Ý tưởng hình thành cuộc thi

Trong tình hình kinh tế thế giới cĩ nhiều sĩng giĩ, khủng hoảng kinh tế, vấn

đề nợ cơng, lạm phát, thất nghiệp, sự mới nổi của các nền kinh tế đang phát triển,

xu hướng xây dựng kinh tế gắn với phát triển bền vững, thì Kinh tế Việt Nam khơng tránh khỏi những tác động mạnh từ bên ngồi Trong thời gian gần đây tốc

độ tăng trưởng Việt Nam chậm lại, mức độ lạm phát tăng cao, đồng tiền mất giá so với nhiều nước trong khu vực; chỉ số chứng khốn cũng “đi xuống” nhanh nhất trong các nước, thị trường bất động sản đĩng băng Đối mặt sự tác động đĩ, với những biện pháp mạnh từ phía chính phủ, sự đồng thuận của người dân, của các thành phần kinh tế, chúng ta vượt qua khủng hoảng như thế nào? Và những câu

hỏi cĩ tính thời sự khác như đầu tư cơng, nợ cơng, tính cạnh tranh lành mạnh giữa các thành phần kinh tế, lạm phát, thất nghiệp, xây dựng kinh tế gắn với phát triển bền vững, ứng phĩ hiệu quả với biến đổi khí hậu tồn cầu,

Đĩ là những vấn đề “nĩng bỏng” hiện nay đang được các bạn Sinh viên

quan tâm, nhất là sinh viên thuộc khối ngành kinh tế Xuất phát từ lịng đam mê với khát vọng cầu tiến, rèn luyện bản thân, cĩ những đột phá Để các bạn sinh viên cĩ

cơ hội khẳng định mình, quyết tâm phát triển, gĩp phần vào việc tái cơ cấu phát triển nền kinh tế nước nhà và cũng là cơ hội để cùng nghe ý kiến từ các bạn trẻ, chủ nhân tương lai của đất nước về Kinh tế Việt Nam

Từ đĩ, ý tưởng về một phiên bản mới của cuộc thi Chinh phục Vàng được

hình thành, bàn bạc và thống nhất với phiên bản thi hùng biện kinh tế học sẽ được

tổ chức trong năm 2012 với chủ đề “KINH TẾ VIỆT NAM”

II Mục đích:

Thơng qua cuộc thi, sẽ cĩ những ý kiến, gĩc nhìn về Kinh tế Việt Nam của

sinh viên

Tìm kiếm những tài năng trẻ, bồi dưỡng, trang bị và ủng hộ để các tài năng

trẻ phát triển hơn trong tương lai

KHÁI QUÁT VỀ CUỘC THI TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VÀ LUẬT - ĐOÀN THANH NIÊN

Trang 6 CHINH PHỤC VÀNG

Tìm kiếm những ý tưởng, những nhận định cĩ hàm lượng khoa học cao để

đầu tư nghiên cứu, phát triển thành những cơng trình nghiên cứu khoa học

III Tiến độ cuộc thi:

STT THỜI GIAN NỘI DUNG THỰC HIỆN

1 15/03 - 13/04/2012

Giai đoạn hồn thiện văn bản, thủ tục và phân

cơng nhiệm vụ thực hiện Họp báo thơng tin về

cuộc thi, Đăng ký dự thi vịng loại

2 16/04 - 25/04/2012

Tiến hành giai đoạn vịng loại tại trường Đại

học Mở Tp.HCM và mời dự thi từ các trường