Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong văn phòng.doc

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong văn phòng.doc

Lời mở đầu.

ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới hình thức văn bản Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phơng tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành cuả đơn vị mình

Công tác Văn th-Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý

mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan

đơn vị Làm tốt công tác văn th - lu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và

điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ đợc giao Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn th-Lu trữ là không thể thiếu đợc trong tổ chức và hoạt

động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào

Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà nớc, trong quá trình hoạt động hàng năm công ty đã ban hành một khối lợng văn bản tơng đối lớn để quản lý, điều hành mội hoạt động trong đơn vị, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan nhà

n-ớc và các đơn vị liên quan gứi tới Đây là khối lợng tài liệu rất quan trọng cần

đợc tổ chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này

Công tác Văn th-Lu trữ của văn phông Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt

động của công tác văn phòng Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất cập đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn th-Lu trữ trong hoạt động văn phông công ty là công việc cần thiết

Sau thời gian thực tập tìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, em đã quyết định chọn đề

tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn th-Lu trữ trong văn phông Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn”

Mục đích nghiên cứu đề tài này là: làm rõ tính khoa học, hợp lý của công tác Văn th-Lu trữ trong văn phông Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hiện nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn th-Lu trữ trong hoạt động văn phông Công ty

Chơng I:

Thực trạng công tác văn th lu trữ của công ty

Cơ điện và phát triển nông thôn.

I-Sự hình thành và phát triển của công ty Cơ điện và phát triển nômg thôn

1- Sự hình thành, phát triển và nhiệm vụ của công ty Cơ điện và phát triển nông thôn.

Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn đợc thành lập năm 1956 theo quyết định số 07/QĐ ngày 8/3/1956 của Bộ Nông nghiệp Xởng có năng lực sửa chữa 250 máy kéo trong một năm trên địa bàn phờng Phơng Mai, ngõ 102

đờng Trờng Ching – Hà Nội Ngày đầu thành lập, xởng mang tên là Xởng

250 A

Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà Nội, Bộ Nômg mghiệp ra quyết định số 16 NN/ QĐ ngày 21/03/1969 đổi tên xơng 250A thành nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn đợc bổ xung thêm nhiệm

vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp, các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp Sau khi đát nớc thống nhất, để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nớc,Bộ Nông nghiệp ra quyết

định số 102/NN-CKQĐ ngày o2/o9/1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ dẫn động máy nông nghiệp,các loại giàn cày, giàn phay

đất v.v Năm 1993, theo chủ trơng thành lập lại các doanh nghiệp của nhà

n-ớc, Bộ Nông nghiệp ra quyết định số 202 NN/TCCB-QĐ ngày 24/03/1993 thành lập lại nhà máy Nông nghiệp 1 Hà Nội với tên mới Công ty Cơ điện và triển nông thôn Nhiệm vụ của công ty lúc này là :

- Công nghiệp sản xuất thiết bị, phụ tùng máy nông nghiệp

- Thơng nghiệp bán buôn bán lẻ

- Công nghiệp khác

- Hiện nay, công ty đã bổ xung các ngành nghề :

+ Lắp đặt máy móc thiết bị chế biến nông sản trong ngành

+ Lắp ráp hệ thống điện trong các xí nghiệp và dân dụng

+ Tham gia xây dựng và lắp ráp các trạm thuỷ jợi vừ và nhỏ

+ Cơ cấu hoạt động kinh doanh và cơ cấu lao động của công ty :

a - Cơ cấu hoạt động: Công ty hoạt động theo phơng pháp hạch toán báo

sổ Hàng năm, công ty giao khoán chỉ tiêu định mức giao nộp cho các xởng theo một chỉ tiêu giá trị sản lợng quy ra tiền căn cứ trên diện tích nhà xởng, số lợng máy móc thiết bị và số lơng cán bộ công nhân viên Các xởng tự chủ

động tìm việc làm, lập phơng án biên pháp sản xuất kinh doanh (thông qua hợp đồng kinh tế), tự tổ chức tiêu thụ sản phẩm, thu tiền nộp về công ty

Công ty.quản lý vốn, cấp vốn, giúp vay vốn thông qua quản lý hợp

đồng kinh tế Các xởng đợc quyền ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị nhỏ hơn 10 triệu đồng Các hợp đồng có giá trị lớn hơn 10 triệu đồng phải trình

giám đốc ký Giám đốc công ty là chủ tài khoản duy nhất trong công ty Các

xởng trởng không đợc quyền sử dụng tài khoản

b – Cơ cấu lao động : Công ty hoạt động và sử dụng ngời lao động dựa

trên cơ sở luật lao động áp dụng đối với doanh nghiệp nhà nớc Cơ cấu lao

động trong công ty bao gồm:

Ban lãnh đạo: Giám đốc, Các phó giám đốc, kế toán trởng là công

chức nhà nớc, không phải ký hợp đồng lao động

- Tất cả cán bộ – công nhân viên còn lại đều phải ký hợp đồng lao

động, do giám đốc trực tiếp ký với từng cá nhân

Hiện nay , tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 200 ngời

Trong đó :

- Công chức : 5 ngời

- Hợp đồng ký xác định thời hạn : 38 ngời

- Hợp đồng không xác định thời hạn : 135 ngời

- Hợp đồng vụ việc : 22 ngời

3 - Mô hình bộ máy tổ chức của công ty :

4 - Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty :

Giám đốc Công ty

Phó GĐ tổ chức

nhân sự

Phó GĐ phụ trách kỹ thuật

Phó GĐ kinh doanh thơng mại

Văn phòng

Công ty

Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng kinh tế

Phòng thơng mại

Xởng cơ khí

chế tạo

Xởng cơ khí sửa chữa

Xởng máy nông nghiệp

Xởng nhựa bơm trừ sâu

Giám đốc là ngời có quyền hạn cao nhất trong công ty, trực tiếp quản lý

và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông qua các quyết định quản lý

Phó giám đốc tổ chức nhân sự : Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạy động tổ chức hành chính đối nội, đối ngoại trong công ty Là ngời quản

lý trực tiếp văn phòng công ty

Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật :là ngời phụ trách phông kế hoạch kỹ thuật của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, công nghệ và chất lợng sản phẩm

Phó giám đốc kinh doanh thơng mại : là ngời phụ trách phông kinh tế

và phông thơng mại, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động tài chính, thơng mại, xuất nhập khẩu v.v

Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năng khác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý

- Phòng kinh tế : có nhiệm vụ :

+ Quản lý vốn (vốn cố định, vốn lu động, vốn tự có và các loại vốn khác)

+ Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết

+ Theo dõi đốn đốc việc thanh quyết toán cho các hợp đồng kinh tế + Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nớc để thực hiện các nghĩa vụ kinh tế xã hội trong công ty

- Phòng kế hoạch kỹ thuật :

+Thực hiện nhiệm vụ quản lý chất lợng sản phẩm hàng hoá theo quy

định của nhà nớc

+ Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế cấp công ty và cấp xởng

+ Nghiên cứu và lập các dự án mở rộng mặt hàng sản xuất chế tạo của công ty Thực hiện dự án khi đợc triển khai về mặt kỹ thuật

+ Tham gia tiếp thị khai thác thị trờng, tìm các đơn hàng phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty

+ Quản lý điện phục vụ sản xuất toàn công ty

- Phòng thơng mại :

+ Chức năng chính là khai thác các thị trờng, tìm bạn hàng trong và ngoài nớc, buôn bán các loại vật t, phụ tùng thiết bị máy móc

+ Làm các thủ tục xuất nhập hàng hoá qua cửa khẩu biên giới

+ Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế phục vụ sản xuất kinh doanh trong công ty

- Văn phòng :

+ Nhiệm vụ về tổ chức gồm :

* Thực hiện các chính sách lao động, bảo hiểm xã hội đối với ngời lao

động

* Giải quyết hu trí, nghỉ chế độ cho ngời lao động

* Quản lý hồ sơ lý lịch, cấp xác nhận chứng nhận các loại

* Khen thởng , kỷ luật

* Quản lý công tác bảo hiểm lao động

* Nâng lơng, nâng bậc hàng năm

+ Nhiệm vụ về hành chính gồm :

* Phục vụ hành chính tại chỗ : văn th, lu trữ, kiểm tra đóng dấu các loại văn bản, hợp đồng kinh tế, hồ sơ khác

* Thực hiện các công tác xã hội theo yêu cầu của chính quyền địa

ph-ơng

* Thực hiện công tác giao dịch đối ngoại theo yêu cầu của ban giám

đốc

* Quản lý nhà xởng, đờng giao thông nội bộ, nhà tập thể, các đơn vị thuê nhà xởng

* Khám chữa bệnh ban đầu, cấp cứu ốm đau, tai nạn đột xuất

* Tuần tra canh gác bảo vệ địa bàn côngty

* Phụ trách đội xe

- Các đơn vị thành viên :

Hiện tại, công ty có 4 xởng sản xuất : xởng cơ khí chế tạo, xởng cơ khí sửa chữa, xởng máy nông nghiệp, xởng nhựa nbản trừ sâu Mỗi xởng đều hoạt động sản xuất độc lập và có các bộ phận quản lý riêng, chịu sự điều hành trực tiếp từ giám đốc xuống các xởng căn cứ trên hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết, các phông ban chỉ quản lý theo chức năng

Bộ máy tổ chức của công ty hoạt động theo cơ cấu trực tuyến, với kiểu

tổ chức này, công ty tạo ra sự thống nhất tập trung trong điều hành, chế độ

trách nhiệm rõ ràng, thông tin nhanh nhạy Tuy nhiên, cơ cấu này đòi hỏi ngời quản lý phải có trình độ toàn diện, tính quyết đoán cao Do đó cần chuyển giao một phần quyền và trách nhiệm cho cấp dới chủ động sáng tạo

Chơng II:

Thực trạng công tác văn th-lu trữ ở công ty

Cơ điện và Phát triển nông thôn.

I- Công tác văn th:

1-Tổ chức và giải quyết văn bản đến:

- Nhận và vào sổ “Công văn đến”

Văn bản đợc chuyển đến cơ quan trớc hết phải qua bộ phận văn th, sau khi tiếp nhận nhân viên văn th xem nhanh qua một lợt , mục đíchcủa bớc nàylà xem các văn bản gửi đếncó đúng địa chỉ hay không,nếu không đúng thì kịp thời gửi trả lại cho ngời chuyển văn bản Sau khi thc hiện đầy đủ các bớc trên nhân viên văn th sẽ phải kí nhận vào sổ nhận văn bản.Khikí nhận công văn, nhân viên văn th có trách nhiệm đóng dấutiếp nhận văn bản, ghi số đến

và ngàyđến sau đó vào sổ “công văn đến”

- Xử lí, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn

đén:

Sau khi làm thủ tụctiếp nhận nhân viên văn th có trach nhiệmphân loạicông văn đến

Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thứcvăn bản hành chính:không đúng về ngày, tháng, trích yếu, tênloại văn bản và văn bản khong thuộc thẩm quyền xử lí của cơ quan thì nhân viên văn thphải gửi trả lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định

Trờng hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do những yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn th phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi lai phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản

Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn th

đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan

Sau khi đóng dấu đến, văn th xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên giám đốc xem xét phê duyệt cho ý kiến về việc phân phối giải quyế văn bản đến của cơ quan.Giám đốc có thể ủy nhiệm cho cấp dới của mình (Phó giám đốc) ký phê duyệt những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác, những văn bản có nội dung thông thờng nh: cấp cho cán bộ các bản sao văn bản, công văn hành chính dùng để giao dịch

Giám đốc phê duyệt xong, văn th có nhiệm vụ chuyển công văn đã duyệt đến các phòng ban trong công ty Trớc khi các phòng ban nhận công văn thì ngời nhận phải ký nhận những văn bản nhận vào sổ “Ký nhận” ở bộ phận văn th

2-Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi.

Các đơn vị, phòng ban theo chức năng nhiệm vụ đợc quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình giám đốc phê duyệt Văn bản soạn thảo phải

đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nớc.Sau khi công văn đợc soạn thảo nhân viên văn th phải trình lên giám

đốc ký duyệt Sau đó văn th có trách nhiệm vào sổ công văn đi, ngày đi, tác giả, nơi nhận Loại công văn cần chuyển nhanh thì ngoài phong bì ghi mức độ khẩn, mật

Khi văn bản đến đợc xử lý quá lâu và ngay cả khi đợc đóng thêm dấu khẩn mà tốc độ giải quyết cũng không tăng lên đợc bao nhiêu thì bộ phận văn

th có trách nhiệm nhắc lãnh đạo giải quyết văn bản đến cho đúng thời hạn hoặc giúp lãnh đạo nhắc nhở các bộ phận các phòng, ban tổ, nhân viên giải quyết kịp thời các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo

3- Công tác lập và quản lý hồ sơ.

Sau khi xây dựng, ban hành văn bản của cơ quan, bộ phậnbộ phận văn

th của cơ quan và các đơn vị thành viên tiến hành lu văn bản Việc lu văn bản

đợc thực hiện bằng phơng pháp lập hồ sơ

Công ty có 3 loại hồ sơ tài liệu:

Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một loại công tác nhất định, dùng làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày

Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lu tại đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày Hồ sơ nguyên tắc ở công ty do các phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình

Hồ sơ nhân sự: do bộ phận tổ chức lao động trong văn phòng lập và quản lý Khi lãnh đạo hay các phòng ban trong công ty thì văn phòng có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời

Hồ sơ công việc: là toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan đến nhau

về việc giải quyết một vấn đề một công việc

Để quản lý hồ sơ công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan Theo phơng pháp này hàng năm các phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn th tập hợp bản mục lục đó tạo thành một bản mục lục chung cho toàn cơ quan

II- Công tác lu trữ:

Hai công tác văn th-lu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Tại công

ty Cơ điện và phát triển nông thôn, nhân viên văn th vừa làm làm công tác văn

th vừa kiêm luôn công tác lu trữ Hàng năm, số công văn đa vào lu trữ chiếm khoảng 50% số công văn công ty tiếp nhận và ban hành

1- Phân loại tài liệu lu trữ: phân loại tài liệu lu trữ là khâu quan trọng để

tổ chức khoa học tài liệu lu trữ Trên cơ sở các văn bản đợc đa vào lu trữ, công

ty phân loại tài liệu theo các mặt hoạt động chủ yếu của cơ quan

-Báo cáo tổng hợp

- Các mặt hoạt động chuyên môn

-Tổ chức tài chính

-Nhân sự

-Trang bị cơ sở vật chất

- Xây dựng cơ bản

- Các hoạt động nội bộ khác.

2 - Bảo quản hồ sơ: Tài liệu lu trữ đợc để ở nơi thông thoáng không ẩm mốc, không để ở nơi dễ bắt lửa để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu Tài liệu sau khi chuyển đến lu trữ đợc sắp xếp theo danh mục , ghi trên các phiếu mục lục tài liệu để dễ thông kê và tra tìm

III - Nhận xét chung về công tác văn th lu trữ ở Công ty cơ điện và phát triển nông thôn:

1.Công tác văn th:

*Qua vài năm hoạt động công tác văn th đã đạt đợc những thành quả:

- Các cán bộ công nhân viên đã nắm vững đợc yêu cầu cụ thể về thể thức của từng loại văn bantrong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn của mình

- Các công văn đến đợc nhân viên văn th thực hiện nhanh chóng, kịp thờitheo đúng quy định

- Việc phân loại văn bản rõ ràng giúp ban lãnh đạo khi cần tra cứu

đ-ợc nhanh chóng, thuận tiện

- Đối với công văn đi:các thủ tục đợc tiến hành đầy đủ trớc khi đóng dấu và ban hành văn bản

- Tổng công ty đã lập đợc sổ quản lý tài liệu mật riêng, thuận tiệncho việc sử dụng khi cần thiết

* Bên cạnh những thành quả đạt đợc công tác văn th vẫn tồn tại một số hạn chế:

- Vào ngày đầu tuần hoặc sau những ngày lễ, khối lợng văn bản gửi

đến tăng lên làm cho bộ phận quản lý văn bản xử lý không kịp

- Việc giải quyết văn bản nội bộ cha có sổ đăng kýmà vẫn vào sổ chung với sổ “công văn đi” do vậy khó khăn cho việc tìm kiếm, thống kê số lợng văn bản khi cần thiết

- Cán bộvăn th ngoài công tác này còn phải kiêm thêm một số công việc:

Trực điện thoại mua sắm văn phòng phẩm cho các phòng ban nên đôi khi việc chuyển giao, giải quyết công văn, tài liệu còn chậm trễ, thiếu sót

2 Công tác lu trữ:

*Hoạt động công tác lu trữ đã đem lại những kết quả đáng kể: