Quản trị văn phòng 1 2

U U U M M M T T T _ _ _ M M M T T T H H H D D D U U M _T M T DH M T DH M T M_ T H D BỘ MÔN QUẢN TRỊ DNTM U U U M _T U M _T M T DH U M T U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U U TÀI LIỆU THAM U U M M M T T T _ _ _ M M M T T T KHẢO H H H D D D  Bộ môn Quản trị DNTM, Đại học Thƣơng mại, Bài giảng Quản trị văn phòng  Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Thị Thảo (2005), Quản trị văn phòng, NXB Lao động – Xã hội  Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê  Trƣờng CĐ Văn thƣ lƣu trữ TW I (2005), Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Văn hố – Thơng tin  Mike Harvey (2001), Quản trị văn phòng, NXB Thống kê U M _T M T DH U M _T M T DH U M T U M _T M T DH M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U U U U M M M T T T NỘI DUNG HỌC PHẦN _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Chƣơng 1: Tổng quan quản trị văn phòng U M _T M T DH U M _T M T DH  Chƣơng 2: Tổ chức họp, hội nghị, hội thảo  Chƣơng 3: Tổ chức tiếp khách M T M_ T H D  Chƣơng 4: Tổ chức chuyến công tác U M _T U M M T T _ _ M M M  Chƣơng 5: Tổ chức quản lý, giải văn lƣu T T T H H H D D D trữ tài liệu U M T U M T TM U U U U CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ U U M M M T T T _ _ _ M M M QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG T T T H H H D D D  1.1 • Khái niệm, chức nhiệm vụ U U văn phòng M M T T _ M HT D 1.2 _ M HT M T M_ T H • Khái niệm,Dvai trị nội dungD quản trị văn phòng U M _T U M M T T _ _ M M M • Các chức danh văn phòng T T T H H H D D D1.3 U M T U M T TM U U 1.1 Khái niệm, chức U U M M M T T T _ _ _ M M M nhiệm vụ văn phòng T T T H H H D D D  Văn phịng gì? U M _T M T DH U U U M _T M T DH U M T U M _T M T DH M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U 1.1 Khái niệm, chức U U M M M T T T _ _ _ M M M nhiệm vụ văn phòng T T T H H H D D D Văn phịng gì? U U M _T M T DH U U U M _T M T DH U M T  U M _T M T DH M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U 1.1 Khái niệm, chức U U M M M T T T _ _ _ M M M nhiệm vụ văn phòng T T T H H H D D D Văn phịng gì? U U M _T M T DH U U U M _T M T DH U M T  U M _T M T DH M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U 1.1 Khái niệm, chức U U M M M T T T _ _ _ M M M nhiệm vụ văn phòng T T T H H H D D D   Văn phòng U máy làm việcUtổng hợp M T M_ trực T H D M T M_ tiếp giúp việc T cho ban lãnh đạoTcủa DH DH doanh nghiệp giấy tờ, hành U U M T M_ U M _T M T DH U M T U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U M M M T T T Chức văn phòng _ _ _ M M M T T T H H H D D D U U M _T M T DH U U U M T Tham mƣu tổng _ M hợp T H D U M T U M _T M T DH M T M_ T H D U M M T T Giúp việc điều _ Hậu cần M_ M hành T T H H D D U M T TM U U U U Nhiệm vụ văn U U M M M T T T _ _ _ M M M T T T phòng H H H D D D  Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tổ chức thực U U M M M chƣơng_ trình, kế hoạch cơng tác _T T T _ M M M T T T H H H  Thu thập, xử lý, quản lý thông tin D D D  Tƣ vấn văn cho lãnh đạo U M _T U M M T T _ _ M M M  TổTchức giao tiếp, đối nội, đối ngoại T T H H H D D Đảm bảo nhu cầu hậuD cần, kinh phí, quản lý vật tƣ DN  Xây dựng, trì củng cố máy văn phịng U M T U M T TM U U U M M M T T T Mẫu dấu độ khẩn _ _ _ M M M T T T H H H D D D U THƢỢNG U U M M M KHẨN T T T _ _ _ KHẨN M M M T T T H H H D D D HOẢ TỐCU U HOẢ TỐC U M M M HẸN GIỜ T T T _ _ _ M M M T T T H H H D D D U U M T U M T TM U U U U U U M M M T T T Bảo quản dấu _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Dấu phải đƣợc bảo quản trụ sở doanh nghiệp quản lý chặt chẽ U U M M M T T T  Chỉ giao_ cho ngƣời có trách nhiệm giữ _ _ M M M T T H Không sử dụng vật cứng để H cọ, T rửa dấu H D Dấu bị mòn, méo, hƣ hỏng D phải xin phép khắc dấuDmới nộp  Bảo quản tủ sắt có khố chắn lại dấu cũ U U M M M T T T _ _ _ hành truy tố trƣớc pháp luật M M M T T T H H Khi bị dấu phải báo cho quan an nình quanH cấp giấy D D phép, thông báo huỷ conD dấu bị  Nếu để dấu, đóng dấu khơng quy định bị xử lý U M T U M T TM U 5.2 NộiMdung công tác lƣu trữ U U M M T T T _ _ _ M M M tài liệu T T T H H H D D D  U U U M M M Thu thập_ tàiT Chỉnh lý tài liệu Xác định giá trị T T _ _ M M M liệu lƣu trữ tài liệu lƣu trữ T T T H H H D D D U U U M M M T T T Tổ chức khai Thống kê _ _ _ Bảo quản an M M M thác T sử dụng kiểm tra tài liệu T toàn H tài T H H D liệu D lƣu trữ Dtài liệu lƣu trữ U U M T U M T TM U U U U U U M M M T T T Thu thập tài liệu _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Thu thập tài liệu: Là việc sƣu tầm, làm phong phú thêm U U M M tài liệu cho kho lƣu trữ củaTcơ quan theo TM T _ _ _ M M M T T T nguyên tắc phƣơng pháp thống H H H D D D  Tài liệu lƣu trữ: Là tài liệu có giá trị đƣợc hình thành trình hoạt động U M _T U M M T T _ _ M M M T T tếT cá nhân đƣợc lựa chọn để bảo quản, phụ vụHnghiên H H D D D quan Đảng, Nhà nƣớc, tổ chức trị - xã hội, kinh cứu lịch sử, khoa học công tác thực tiễn U M T U M T TM U U U U U U M M M T T T Thu thập tài liệu (tiếp) _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Phông lƣu trữ: Là khối tài liệu có mối quan hệ lơgic U U M M M T T T _ _ _ quan hệ lịch sử hình thành hoạt động M M M T T T H H H D quốc gia, quan, D cá nhân đƣợcDbảo quản kho lƣu trữ U M _T M T DH U M T U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U U U U M M M T T T Thu thập tài liệu (tiếp) _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Sắp xếp tài liệu lƣu trữ: U M _T M T DH M T DH - Theo bảng chữ alphabet - Theo tên gọi - Theo chủ đề U M _T M T DH U M T U M _T M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U U U U M M M T T T Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ _ _ _ M M M T T T H H H D D D   Khái niệm: Là kết hợp chặt chẽ khâu nghiệp vụ U M _T U M _T công tác lƣu trữ nhƣ phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ M T DH M T DH M T M_ T H D để tổ chức lƣu trữ tài liệu khoa học, an tồn sử dụng có hiệu  Mục đích: U U M M - Lựa chọnT tài liệu có giá trịT để bảo quản, tiêu huỷ TM _ _ _ M M M T T tài liệu hết giá trị HT H H D D D - Khai thác hiệu tài liệu lƣu trữ U M T U M T TM U U U U M M M Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ (tiếp) T T T _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Nguyên tắc: Chỉnh lý theo phông lƣu trữ U M _T  Quá trình chỉnh lý: M T DH - Chuẩn bị chỉnh lý M T DH - Tiến hành chỉnh lý tài liệu U U U M _T U M _T M T DH U M T M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U U U U M M Xác_định giá trị tài_T liệu lƣu trữ _TM T M M M T T T DH DH DH  Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu: Nội U U M M M T T T _ _ _ dung; Đơn vị hình thành phơng; Tác giả; Tiêu chuẩn M M M T T T H H H D lặp lại thông tin.D D  Công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ: U U M M M T T T Tổ chức hội đồng -> Xác địnhM giá_trị tài liệu khâu văn _ _ M M T T T H H H Dthƣ phông lƣuDtrữ -> Tiêu huỷ tài liệuD U M T U M T TM U U U U U U M M M T T T Bảo quản an toàn tài liệu _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Nhân tố phá hoại tài liệu lƣu trữ: - Nhân tố tự nhiên - Nhân tố ngƣời - Nhân tố thuộc hoá học  Thiết bị chế độ bảo quản tài liệu lƣu trữ: - Phòng lƣu trữ - Hộp cặp đựng tài liệu - Ghi biên sử dụng tài liệu lƣu trữ, kiểm tra nhận lại - Thực nghiêm nội quy PCCC U M _T M T DH U M _T M T DH U M T U M _T M T DH M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U U U U M M M Thống kê tài liệu lƣu trữ T T T _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Khái niệm: Là sử dụng công cụ, phƣơng tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm đƣợc xác số lƣợng, chất lƣợng, thành phần, nội dung tài liệu hệ thống bảo quản tài liệu kho lƣu trữ  Mục đích: - Có để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu - Xác định giá trị tài liệu - Lên kế hoạch mua trang thiết bị bảo quản tài liệu - Làm sở cho việc quản lý Nhà nƣớc công tác lƣu trữ, bảo vệ bí mật quốc gia U M _T M T DH U M _T M T DH U M T U M _T M T DH M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D U M T TM U U U U U U M M M Thống kê tài liệu lƣu trữ (tiếp) T T T _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Nguyên tắc: U M _T U M _T - Thống kê tồn diện, kịp thời, xác tài liệu M T M_ M M T T T H H H Bảo đảm thống thống kê bảo quản D D D tài liệu U M _T U M M T T _ _ M M T T H H D D - Áp dụng thống thể loại, nội dung, đối tƣợng M T DH thống kê U M T U M T TM U U U U U U M M M Thống kê tài liệu lƣu trữ (tiếp) T T T _ _ _ M M M T T T H H H D D D  Các công cụ thống kê tài liệu lƣu trữ: U M _T U M _T - Sổ nhập tài liệu vào kho lƣu trữ M T DH - Mục lục hồ sơ M T DH - Sổ đăng ký mục lục hồ sơ U M _T - Sổ thống kê phông M T DH - Báo cáo tổng hợp M T M_ T H D U M M T T _ _ M M T T H H D D - Sổ xuất tài liệu lƣu trữ U M T U M T TM U U U U U U M M M T T T Kiểm tra tài liệu lƣu trữ _ _ _ M M M T T T H H H D D D   Khái niệm: Là hoạt động nhằm mục đích nắm đƣợc U U M M M T T T số lƣợng, trạng thái thực tế tài liệu tình hình _ _ _ M M M T T T H H H biện pháp D bảo quản để phát D sai sót, có D khắc phục sai sót U M _T U M M T T _ _ M M T T H H D D  Cách thức kiểm tra: M T DH - Kiểm tra định kỳ - Kiểm tra đột xuất U M T U M T TM U Tổ chức khai thác sử dụng U U M M M T T T _ _ _ M M M tài liệu lƣu trữ T T T H H H D D D   Khái niệm: Là trình cung cấp cho quan, tổ chức kinh tế, xã hội, cá nhân thông tin cần thiết từ tài liệu lƣu U U U trữ U M _T U M _T M M T T H tài liệu: DHCác hình thức tổ chức sửDdụng - Tổ chức phịng đọc - Cấp lục trích lục tài liệu lƣu trữ - Công bố tài liệu lƣu trữ M T M_ T H D U U M M M T T T - Thông báo tài liệu lƣu trữ _ _ _ M M M T T T H H H Triển lãm tài liệu lƣu trữ D D D U M T U M T TM ... Bộ môn Quản trị DNTM, Đại học Thƣơng mại, Bài giảng Quản trị văn phòng  Nguyễn Thành Độ - Nguyễn Thị Thảo (2005), Quản trị văn phòng, NXB Lao động – Xã hội  Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành... củng cố máy văn phịng U M T U M T TM U U U U 1.2 Khái niệm, vai trò nội U U M M M T T T _ _ _ M M M dung quản trị văn phòng T T T H H H D D D   Quản trị văn phòng việc nhà quản trị tiến hành... (2004), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê  Trƣờng CĐ Văn thƣ lƣu trữ TW I (2005), Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Văn hố – Thơng tin  Mike Harvey (2001), Quản trị văn phịng, NXB Thống kê