Giáo trình quản trị văn phòng phần 1 gs ts nguyễn thành độ

TRUONG DAI HOC KINH TE QUOC DAN KHOA QUAN TRI KINH DOANH wes Đồng chủ biên: GS TS NGUYEN THANH DO ThS NGUYEN NGOC DIEP ThS TRẤN PHƯƠNG HIẾN ˆ 6iáo trình QUAN TRI VAN PHONG NHA XUAT BAN DAI HOC KINH TE QUOC DAN 2012 LOI NOI DAU Cho dù quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay công ty đa quốc gia khơng thể thiếu phận văn phịng Bộ phận coi "bộ mặt” quan, doanh nghiệp; đóng vai trị quan trọng góp phan tao nên thành công hoạt động quan doanh nghiệp Có nhiều quan niệm khác vẻ văn phịng, cơng việc chủ yếu văn phịng gồm: xử lý lưu trữ thơng tin, tơ chức văn phòng, tổ chức buổi họp, chiêu đãi, công tác lễ tân, trợ giúp thủ trưởng quan, đơn vị công tác quản lý dé thu kết cao công việc : Quản trị văn phịng lĩnh vực có nội “dungø phong phú phức tạp Không phải nhà quản lý nào, thủ trưởng nảo trang bị đầy đủ kiến thức quản trị văn phịng, có lẽ hạn chế làm giảm công việc họ Tác giả Mike Harvey nói "Tơi chết ngập đồng giây tỜ khơng có hệ thống văn phòng hữu hiệu" Đối với sinh viên khoa Quản trị Kinh doanh sau tốt nghiệp công việc họ thường găn liền cơng tác văn phịng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng cần thiết Để đáp ứng nhu cầu đáng đó, năm 2005 khoa Quản trị Kinh đoanh trường Đại học Kinh tế Quốc dân kết hợp với Nhà xuất Lao động- Xã hội lần xuất giáo trình "Quản trị văn phịng" GS.TS Nguyễn Thành Độ GVC Nguyễn Thị Thảo chủ biên Kế thừa nội dung lần đầu xuất bản, lần tái thứ này, giáo trình đổi bổ sung thêm chương cho phù hợp với xu hướng quản trị văn phịng đại Giáo trình Quản trị văn phòng nhăm phục vụ cho việc học tập nghiên cứu sinh viên hệ dài hạn, chức, đại học thứ thuộc chuyên ngành quản trị kinh doanh trường Đại học Kinh tế Quốc dân Đây tài liệu tham khảo cho người làm quản lý, nhân viên văn phòng quan, tổ chức, doanh nghiệp Nội dung giáo trình gồm 12 chương chia lam phan: Phan I: Những vấn đề chung văn phòng tổ chức văn phòng, gầm chương: Chương 1: Đại Cương vỀ văn phòng quản trị văn phòng; Chương 2: Cơng tác tổ chức văn phịng; Chương 3: Quản trị lao động văn phòng Phần II: Các nghiệp vụ văn phòng gom chương lại gôm: Chương 4: Tổ chức công tác thông tin văn phòng; Chương 5: Quản lý thời gian làm việc; Chương 6: Tổ chức tiếp khách, Chương 7: TỔ chức hội họp, hội nghị; Chương 8: Tổ chức chuyến công tác; Chương 9: Công tác văn thư, Chương 10: Công tác lưu trữ, Chương l1]: Soạn thảo văn quản lý; Chương 12: Kỹ thuật soạn thảo số văn hành thơng thường Các tác giả tham gia biên soạn giáo trình (dựa tính kế thừa) bao gồm: ThS.GV Nguyễn Ngọc Điệp biên soạn chương: 5,6,7,8,9 ThS.GV Tran Phuong Hién biên soạn chương: 3,4, 10 GVC Nguyễn Thị Thảo biên soạn chương 1,2 TS Vai Hing Phuong biên soạn chương 11,12 Chúng xin chân thành cám ơn GS TS Nguyễn Thành Độ GVC để chúng găng bd học song mong học viên Nguyễn Thị Thảo đồng ý giúp đỡ, tạo điều kiện tơi hồn thành giáo trình Mặc đù sung, hoàn chỉnh để đáp ứng tốt nhu cầu người giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót Chúng nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp, để chúng tơi rút kinh nghiệm cho lần tái sau Xin chén cam on NHOM TAC GIA PHAN| NHỮNG VAN DE CHUNG VE VAN PHONG VA TO CHUC VAN PHONG Chuong i BAI CUONG VE VAN PHONG VA QUAN TRI VAN PHONG Văn phòng quản trị văn phòng thuật ngữ quen thuộc quan, tổ chức, doanh nghiệp khơng phai hiểu rõ vai trị, ý nghĩa quản trị văn phịng để thực cách có hiệu Chương cho nhìn tổng quan vê văn phòng quản trị văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phịng xu hướng đại hố văn phòng 14 Đại cương văn phòng 1.1 Quan niệm văn phịng Văn phịng mang tính chất biệt hoạt động khái niệm hoạt động quản hiểu theo nghĩa chung nơi hoạt động giấy tờ (bàn giấy) Quan niệm nhằm phân văn phòng với lao động trực tiếp Tuy nhiên chưa phân biệt rõ hoạt động văn phịng với lý nói chung Ở quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cần phải có phận chun lo cơng tác thu thập xử lý cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngồi nội bộ), trợ giúp cho cơng tác quản lý điều hành ban lãnh đạo bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động quan đơn vị, phận gọi “văn phịng” Tuy nhiên thực tế có quan niệm khác vẻ văn phòng sau: - Văn phịng phận phụ trách cơng tác cơng văn giấy tỜ hành quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992) Quan niệm đồng văn phòng với phận văn thư quan, don vi - Van phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm mà hàng ngày cán bộ, công chức đến để thực thi cơng việc (VD: văn phòng UBND cấp, văn phòng Bộ, ) - Văn phòng phòng làm việc cán lãnh đạo (có tâm cỡ).VD: văn phịng giám đốc, văn phịng Chủ tịch nước - Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vỊ Các quan niệm phản ánh khía cạnh riêng rẽ “văn phịng” Để có định nghĩa đầy đủ “văn phịng” cần xem xét tồn diện hoạt động diễn phận cac quan don vi Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên nội giúp cho lãnh đạo quan có định đắn Đầu gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành quan đạt kết Đây nội dung hoạt động đặc trưng công tác văn phòng Mặt khác, hoạt động quan đơn vị cần có phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết Văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng quan, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau có ý kiến phê duyệt thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu sử dụng yếu tố Như vậy, quan sát trạng thái tính văn phịng gồm yếu tố vật chất kỹ thuật người Nếu quan sát trạng thái động văn phịng bao gồm tồn q trình vận chuyển thơng tin từ đầu vào đến đầu phục vụ cho công tác quản lý điều hành hoạt động quan, đơn vị Từ việc xem xét toàn nội dung hoạt động cơng tác văn phịng đây, nêu định nghĩa đầy đủ văn phòng quan, đơn vị sau: %Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị.” 1.2 Chức văn phòng Xuất phát từ quan niệm văn phịng cơng tác văn phịng, thấy văn phịng có chức sau đây: a Chức tham mưu, tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, an khớp Muốn đòi hỏi người quản lý phải tỉnh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề Điều vứợt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu, tổng hợp Tham mưu /à hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu Để có định tối ưu, người lãnh đạo cần vào ý kiến tham mưu cấp quản lý, người trợ giúp Những ý kiến tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo thông tin, phương án Hoạt động cần thiết, hữu hiệu vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu Nhưng kết tham vấn phải xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngược nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập Những thơng tin cần phải sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ khai thác sử dụng theo yêu cầu lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Công việc thuộc công tác tổng hợp hoạt động văn phòng Mat khác quan đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu cá nhân hay tập thể Bộ phận tham mưu thường đặt văn phòng để giúp cho cơng tác tham mưu thuận lợi Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo van dé mang tính chuyên sâu Văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống trình lãnh đạo đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng phận chun mơn Như văn phịng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo Đây hai cơng việc có liên quan mật thiết với nhau, nhằm mục đích trợ giúp cho công tác điều hành quản lý quan đạt hiệu cao b Chức trợ giúp điêu hành Văn phòng phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo công tác quản lý điều hành quan đơn vị Chức thể thông qua hoạt động như: xây dựng triển khai chương trình kế hoạch cơng tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các.chuyến công tác lãnh đạo, công tác văn thư c Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị Văn phòng phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu cao Đó chức hậu cần văn phòng 10 2.2 Chức thư ký Chức người thư ký khác tuỳ thuộc vào chức nhiệm vụ tổ chức, đơn vị vị trí người thủ trưởng máy quản lý Chức người thư ký tổ chức đơn vị khác song nhìn chung khái qt thành hai nhóm là: - Chức liên quan đến văn đi, đến, đăng ký văn ban, dự thảo văn kiểm tra việc thi hành thị, định thủ trưởng Ộ - Chức liên quan đến tổ chức tiếp khách, hội họp, đàm thoại, chuẩn bị chuyến công tác thủ trưởng đảm bảo điều kiện vật chất cho đơn vị, tổ chức Hai chức thể hoạt động: ghi chép, soạn thảo văn giấy tờ, hồ sơ, tài liệu họp, công việc văn thư, thông tin liên lạc, thủ tục hành chính, giao tiếp, xếp chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày, tuần, tháng 2.3 Nhiệm vụ thư ký Tuỳ theo đơn vị, tổ chức vị trí người thư ký mà có nhiệm vụ cụ thể khác Song, nhiệm vụ người thư ký thường bao gồm: - Vào sổ gửi văn đến - di - Soạn thảo, đánh máy, in văn trao đổi thủ trưởng - Kiểm tra thể thức văn trình ký - Lập lịch cơng tác hàng ngày, tuần, tháng thủ trưởng quan 48 - Kiểm tra, báo cáo việc thực thị, định thủ trưởng - Chuẩn bị chuyến công tác tiếp khách thủ trưởng - Chuẩn bị, triệu tập ghi chép biên họp trao đổi thủ trưởng - Sấp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ, giải thủ tục hành chính, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động thủ trưởng 2.4 Những yêu cầu thư ký Người thư ký thiếu đơn vị, tổ chức Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ người thư ký họ cần phải thư tuyển chọn, qua vấn có phẩm chất, kiến thức kỹ hành văn phịng cần thiết Những u cầu ký tiêu chuẩn để nhà quản trị đào tạo họ Những yêu cầu thư ký thể đề sau: a- Về phẩm chất - Tính trung thực, thẳng thắn - Sự tỷ tin, tự giác, có ý thức tổ chức kỷ luật triệt để cong viéc - u nghề, ln có ý thức vươn lên mạnh mẽ nghề nghiệp : - Có tính động, linh hoạt, sáng tạo, cẩn thận, chu đáo, nhanh nhẹn, kín đáo - C6 tinh thần đồn kết tương trợ, tế nhị khéo léo lơi cuốn, nhẫn nại, tự kiềm chế minh 49 b- Về kiến thức Những kiến thức cần trang bị quản trị, kinh tế học, luật kinh doanh luật pháp, quy định nhà nước lĩnh vực hoạt động đơn vị, tổ chức, quản trị hành văn - phịng, tốn học thống kê - kế toán, ngoại ngữ, tâm lý xã hội c- Về kỹ - Kỹ tổ chức khoa học hoạt động đơn vị - Kỹ giao tiếp: đọc, nghe, nói, viết - Kỹ ghi chép nhanh, tốc ký xác (bằng tay ˆ máy ghi âm) : - Kỹ sử dụng thành thạo, sáng tạo thiết bị văn phòng - Kỹ soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ tài liệu, tra cứu nhanh - Kỹ điều hành công việc đơn vị, tổ chức - Kỹ quản lý thời gian làm việc có hiệu cao 2.5 Quan hệ thư ký với thủ trưởng Người ta thường nói thư ký “bộ nhớ” “gạch nối” thủ trưởng Điều mối quan hệ chặt chế thủ trưởng người thư ký Mối quan hệ thư ký thủ trưởng biểu hiện: a- Thư ký nghề, cán chuyên môn máy quản lý, trợ thủ đắc lực thủ trưởng Công việc người thư ký ln gắn liền với q trình thực nhiệm vụ người thủ trưởng Người thủ trưởng hồn thành nhiệm vụ khơng tách rời có đóng góp cơng sức thư ký Bởi hoạt động thư ký phải hướng tới phục vụ đắc lực cho điều hành, quản lý thủ trưởng 50 b- Mối quan hệ thư ký thủ trưởng trước hết mối quan hệ người với người phối hợp chặt chế với để thực nhiệm vụ chung đơn vị, tổ chức Trong giao lưu này, cách thức, phương tiện thực thường theo quy ước thể chế hoá Mối quan hệ thư ký thủ trưởng không phấn đấu công việc, thực tốt nhiệm vụ đơn vị, tổ chức mà cịn thơng qua giao lưu tình cảm Người thủ trưởng thư ký cần trao đổi với thông tin công việc, xã hội, gia đình để xử lý, chia sẻ nỗi buồn, lo lắng Người thư ký cần phải toàn tâm, tồn ý phục vụ cho cơng việc thủ trưởng, song người thủ trưởng cần quan tâm, săn sóc thăm hỏi động viên người thư ký công việc sống Người thủ trưởng người thư ký cần thống định hướng hoạt động, không nên tạo khoảng cách bất bình đẳng trình thực nhiệm vụ Người thư ký cần hiểu biết tâm lý thủ trưởng hết lịng phục vụ cho cơng việc thủ trưởng Đồng thời người thủ trưởng cần quan tâm tạo điều kiện cần thiết cho người thư ký không ngừng vươn lên vẻ moi mat Ngoài ra, người thư ký cần phải có mối quan hệ tốt, mực với đồng nghiệp, với người đơn vị, tổ chức khách ngồi đơn vị, tổ chức có quan hệ cơng Chánh văn phịng 3.1 Khái niệm Trong đơn vị, tổ chức thường có phận làm cơng tác hành văn phịng Để điều hành phân này, thủ trưởng tì — đơn vị cần phải bổ nhiệm người phụ trách-đó chánh văn phòng Chánh văn phòng người thủ trưởng đơn vị bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước thủ trưởng hoạt động văn phòng Chánh văn phòng điều hành hoạt động văn phòng theo chế độ thủ trưởng Chánh văn phòng đầu mối mối quan hệ thủ trưởng với phận khác đơn vị đảm bảo cho hoạt động thực thơng suốt Chánh văn phịng có vai trị, vị trí khác tuỳ theo tổ chức đơn vị chức năng, nhiệm vụ văn phịng Văn phịng đơn vị có phó chánh văn phịng để giúp việc cho chánh văn phòng việc thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng 3.2 Chức nhiệm vụ chánh văn phòng Chánh văn phòng đơn vị, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác khái quát vấn đề sau: - Xây dựng cấu hành hợp lý, có hiệu Chánh văn phịng cần có hiểu biết cơng việc hành văn phồng như: thu thập truyền đạt thông tin, soạn thảo quản lý văn bản, điều hành thiết bị Bên cạnh cần tổ chức lực lượng hành văn phịng thơng qua việc phân cơng cụ thể công việc cho phận, nhân viên cách rõ ràng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn Đồng thời cần bảo đảm trì, tăng cường sở vật chất cần thiết cho công việc hành văn phịng đơn vị Ngồi cần có phối hợp chặt chế hoạt động hành văn phịng phận đơn vị, tổ chức Hoạch định cơng việc hành văn phòng lãnh đạo người thực 32 Chánh văn phòng cần xây dựng dé kế hoạch tối ưu cho công việc hàng ngày thông qua lịch công tác tuần, ngày, tháng Trong công tác cần phải có phân tích kỹ lưỡng, đầy đủ huy chặt chẽ thường xuyên Để thực tốt nhiệm vụ mình, chánh văn phịng cịn phải quan tâm tạo điều kiện thuận lợi động viên kịp thời lao động văn phịng q trình thực nhiệm vụ sống - Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng Chánh văn phòng muốn thực tốt nhiệm vụ, mục tiêu đề cân phải thường xun kiểm sốt cơng việc hành văn phịng thơng qua việc điều hành nhân viên đảm bảo thủ tục hành theo quy định nhà nước Đồng thời cần phải trì, cung cấp dịch vụ hành chính, tổ chức bồi dưỡng huấn luyện nâng cao lực trình độ nhân viên, thường xuyên cải tiến thủ tục hành chính, phương pháp cơng tác, tạo điều kiện thuận lợi để thúc đẩy mối quan hệ hợp tác, cộng đồng trách nhiệm đơn vị Trên sở chánh văn phịng để giải pháp thúc đẩy mặt tích cực kịp thời uốn nắn sai sót q trình thực nhiệm vụ để đạt hiệu cao 3.3 Những yêu cầu chánh văn phòng Chánh văn phòng đơn vị, tổ chức có quy mơ khác có chức năng, nhiệm vụ cụ thể khác nhau, song muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ địi hỏi phải đảm bảo yêu cầu định Những yêu cầu vệ tiêu chuân chánh văn phịng, giơng đơi với thư ký văn phòng cần nhấn mạnh yêu cầu sau: - Chín chấn, tự tin, định xác, kịp thời - Dám làm, dám chịu trách nhiệm - Ý chí tâm cao, làm việc tới cùng, không sợ va vấp 53 - Nghiêm túc tiếp nhận góp ý, phê bình cấp cấp dưới, mạnh dạn sửa chữa thiếu sót ‹ - Xác định xác vấn đề ưu tiên để xử lý - Hiểu vận dụng sâu sắc chức nang quan tri - Vận dụng tốt kỹ quản trị đặc biệt ý đến kỹ nang nhân tư Khả thuyết phục, xây dựng mối quan hệ hợp tác người, phân tích, dự báo khoa học, nhạy bén, thích ứng với hồn cảnh - Phối hợp hoạt động văn phòng, quan tâm xây dung tập thể văn phịng thành khối đồn kết trí, tâm phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ Những yêu cầu chánh văn phòng tiêu chuẩn để lựa chọn, bồi dưỡng đào tạo cán đảm nhận tốt chức trách Quản trị viên văn phòng hoạt động giao tiếp Trong văn phịng đơn vị, tổ chức ngồi người lãnh đạo thư ký văn phòng số lao động lại quản trị viên văn phòng Quản trị viên văn phòng nhân viên giao nhiệm vụ, công việc cụ thể công tác hành văn phịng văn thư, lưu trữ, tin học văn phòng, lái xe, bảo vệ Quản trị viên văn phòng người đảm nhiệm nhiệm vụ cụ thể khác song tất phục vụ cho phận văn phòng thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ Trong đơn vị, tổ chức văn phịng có nhiều hoạt động khác nhau, với vị trí quan trọng mặt đơn vị, tổ chức nên hoạt động giao tiếp đặc biệt quan trọng 54 4.1 Khái niệm hình thức giao tiếp khơng thấy có 4.1.1 Khái niệm giao tiếp Hoạt động giao tiếp hình thành từ người có mối quan hệ với Hoạt động giao tiếp không nhu cầu mà cịn mang tính tất yếu khơng thể thiếu sinh hoạt đời sống xã hội Khái niệm giao tiếp xem xét nhiều giác độ khác tuỳ theo mục đích nghiên cứu Do khái niệm giao tiếp có nội dung, hình thức khác Theo nghĩa hẹp: giao tiếp truyền tải thông tin Theo nghĩa rộng: giao tiếp hoạt động làm cho hai phía chấp nhận thơng tin chung nhờ q trình trao đổi hai chiều Nhiều nhà xã hội cho rằng: “giao tiếp tiếp xúc, trao đổi người với người Trong q trình tiếp xúc, trao đổi họ thơng qua ngơn ngữ (lời nói, chữ viết) dấu hiệu ngôn ngữ (cử chỉ, nét mặt, dáng vẻ ) nhằm tạo dựng mối liên hệ đời sống xã hột” Theo Wiener - nhà điều khiển học cho rằng: “giao tiếp người phát thông điệp mà quan tâm đến thông điệp phản hồi từ người nhận có điều chỉnh phù hợp để tác động tích cực đến người nhận thơng tin” Theo Bird Whistell - Nhà kinh tế học cho rằng: “sự giao tiếp trình đa kênh Quá trình sử dụng tồn giác quan: thị giác, xúc giác, khứu giác, vị giác, thính giác” Như vậy, giao tiếp hành hoạt động xác lập mối quan hệ tiếp xúc người với để hiểu biết thơng tin, điều chỉnh mục tiêu, hành vi nhằm mang lại lợi ích thoả mãn yêu cầu định quản lý hành 5s Từ khái niệm ta đưa khái niệm giao tiếp hành sau: Giao tiếp hành tiếp xúc, trao đổi người với người thơng tin thơng qua việc sử dụng ngôn ngữ dấu hiệu phi ngôn ngữ nhằm tạo dựng mối quan hệ quản lý hành đời sống xã hội 4.2 Phân loại giao tiếp -Cãn vào tiêu thức nghiên cứu khác chia thành loại giao tiếp khác - Căn vào tính chất tiếp xúc có: + Giao tiếp trực tiếp: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp trực diện “mặt đối mặt” + Giao tiếp gián tiếp: loại giao tiếp đối tượng giao tiếp không trực diện mà thông qua phương tiện trung gian thư từ, văn bản, sách báo phương tiện khác - Căn vào tính chất tổ chức có: + Giao tiếp thức: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp tổ chức tiến hành theo quy định pháp luật luật pháp quốc tế: hội nghị, đàm thoại, hội thảo, mít tinh + Giao tiếp khơng thức: loại giao tiếp không ràng buộc, quy định pháp luật luật pháp quốc tế nó, thường mang tính chất cá nhân phải đảm bảo quy tắc, tập quán xã giao định - Căn vào vị có: + Giao tiếp tư mạnh yếu: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp có bên mạnh có bên yếu Trong giao tiếp này, bên mạnh thường có lợi bên yếu 56 + Giao tiếp cân bằng: loại giao tiếp mà đối tượng giao tiếp bình đẳng với nhau, không bên mạnh yếu - Căn vào mối quan hệ giao tiếp có: + Giao tiếp từ cấp xuống: loại giap tiếp mà đối tượng cấp quản lý truyền đạt, trao đổi cho cấp quản lý + Giao tiếp từ cấp lên: loại giao tiếp mà đối tượng cấp quản lý có trách nhiệm báo cáo trao đổi với cấp quản lý + Giao tiếp ngang: giao tiếp mà đối tượng cấp quản lý nhằm thông báo phối hợp với nhau.` - Căn vào đặc điểm ngơn ngữ có: + Giao tiếp ngơn ngữ: Tiếng nói, chữ viết ngữ điệu sử dụng giao tiếp ngôn ngữ Mỗi dân tộc, đất nước có tiếng nói, chữ viết biểu thị đặc trưng riêng biệt minh Trong giao tiếp tiếng nói, chữ viết sử dụng phổ biến chủ yếu: + Giao tiếp phi ngôn ngữ: loại giao tiếp không sử dụng ngôn ngữ mà biểu thông qua nét mặt (ánh mất, nụ cười ) cử hành động (bất tay, vỗ vai ) đáng vẻ người (tư thế, đứng ) trang phục, khoảng cách, khung cảnh tự nhiên xã hội (khơng khí, nhiệt độ, màu sắc, thời gian, không gian ) 4.3 Những nguyên tắc giao tiếp hành - Nguyên tắc chung + Cần đảm bảo hài hoà lợi ích hai bên + Cần có nhiều giải pháp để đối tượng giao tiếp lựa chọn, định + Cần vận dụng đúng, phù hợp với nguyên tắc pháp luật + Cần tôn trọng lẫn - Nguyên tắc - Quan tâm đến nhu cầu đối tượng giao tiếp + Tôn trọng đối tượng giao tiếp + Ln đặt vị trí cần đối tượng giao tiếp + Cần tìm hiểu, để cao ưu điểm đối tượng giao tiếp giải vấn đề trao đối có lý, có tình + Giữ vững thực nghiêm túc hứa hẹn với đối tượng ˆ giao tiép Muốn thực tốt chức đòi hỏi quản trị viên cần bồi dưỡng, trao đổi mặt, đặc biệt trọng tới kỹ nghe, nói, đọc, viết Cơng tác tuyển dụng văn phịng Cơng tác tuyển dụng lao động nói chung tuyển dụng lao động văn phịng nói riêng nhân tố định đến thành công đơn vị, tổ chức Để tuyển chọn đội ngũ quản trị viên văn phịng có đủ lực hồn thành tốt nhiệm vụ cần phải xây dựng, thực sách quy trình tuyển dụng 5.1 Xây dựng thực sách tuyển dụng Tuyển dụng lao động văn phịng cơng việc tiến hành thường xun nhằm đảm bảo đủ số lượng chất lượng lao động đảm nhiệm cơng việc văn phịng phù hợp với yêu cầu phát triển đơn vị, tổ chức Lao động van phòng cần hoạch định rõ ràng với kế hoạch đài hạn triển khai cụ thể, chặt chẽ qua thời kỳ ăn khớp với sách nhân lực chung đơn vị, tổ chức 58 Khi xây dựng thực sách tuyển dụng cần ý: - Tuyển dụng lao động cần đảm bảo đủ trình độ lực đảm nhận công việc phân cộng - Tuyển dụng lao động có lịng u nghề thiết tha, tận VỚI CÔng VIỆC - Cần bồi dưỡng, đào tạo lao động đơn vị để điều chỉnh, thuyên chuyển bố trí sát với nhiệm vụ - Đối với việc tuyển dụng lao động từ bên vào làm việc cần phải công khai cách rộng rãi theo tiêu chuẩn quy trình tuyển chọn 5.2 Xây dựng thực quy trình tuyển dung Ngày nay, cơng tác tuyển dụng lao động nói chung, tuân theo quy trình định Cơng tác thực cách nghiêm túc, với quy định hâu hêt co quan, don vi Quy trình tuyển dụng tóm tắt theo bước sau: Bước 1: Thành lập phận làm nhiệm vụ tuyển dụng Muốn làm tốt công tác tuyển dụng trước hết cần thành lập phận làm công tác tuyển dụng Bộ phận bao gồm người đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn phương pháp giao tiếp ứng xử Đối với hội đồng tuyển chọn, thành phần lãnh đạo cần có chuyên gia am hiểu chuyên môn, tâm lý, hiểu biết rộng Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Trước tuyển chợn cần xây dung, dé kế hoạch tuyển chọn chi tiết vị trí cần tuyển, nguồn tuyển, mô tả nghề nghiệp cần tuyển, mẫu hồ sơ tuyển, câu hỏi, thị, kinh phí, thời gian tuyển Sau có kế hoạch tuyển dụng làm tốt công tác chuẩn bị thông báo tuyển dụng 59 Bước 3: Xét duyệt hồ sơ dự tuyển Sau hồ sơ dự tuyển nộp đảm bảo quy định, hội đồng tuyển dụng kiểm tra lại tính đủ, xác, hợp pháp thơng qua đơn đăng ký, lý lịch Kết thúc giai đoạn này, hội đồng cần phải thông báo đến tất ứng viên dự tuyển thông báo công khai danh sách người tham gia dự tuyển Bước 4: Tổ chức thi lý thuyết Để nắm phần trình độ người dự tuyển cần tổ chức thị lý thuyết Trong soạn thảo câu hỏi cần nêu vấn đề bản, rõ ràng phù hợp với chuyên môn Những người dự tuyển tuỳ theo vị trí cơng tác cần tuyển mà thi nội dung chuyên môn khác Hội đồng tuyển dụng cần xây dựng phê duyệt đáp án câu hỏi thi để bảo đảm tính xác, khách quan cham thi Kết thúc bước cần công bố công khai số điểm người dự thi chọn người có số điểm cao để tham gia dự thi tiếp bước sau Bước 5: Phỏng vấn Các quản trị viên văn phịng muốn hồn thành tốt nhiệm vụ khơng thể có lực chun mơn mà cịn cần có phẩm chất trị, đạo đức, tác phong, lực giao tiếp ứng xử Tổ chức vấn tuyển chọn phương pháp, hình thức để hội đồng tuyển chọn trực tiếp xem xét, đánh giá đắn toàn diện người tuyển chọn Mặt khác qua vấn hội để người tuyển chọn tìm hiểu thêm đơn vị, tổ chức Việc vấn tiến hành trực tiếp hội đồng tuyển dụng người dự tuyển câu hỏi thường khơng có “Barem” nên địi hỏi người vấn phải khách quan, công đánh giá xác lựa chọn người đáp ứng nhiệm vụ công việc giao 60 Bước 6: Khám sức khoẻ định lựa chọn Sức khoẻ tiêu chuẩn người dự tuyển nhằm đảm bảo cho người tuyển chọn có đủ sức khoẻ để làm việc hồn thành nhiệm vụ giao Sau người dự tuyển trải qua bước hội đồng tuyển dụng xem xét toàn diện kết bước tuyển chọn để định lựa chon người đủ tiêu chuẩn, xứng đáng để bố trí vào vị trí cần tuyển Công tác tuyển dụng thường tiến hành theo quy định Song, tuỳ theo điều kiện cụ thể u cầu vị trí cơng tác mà đơn vị, tổ chức tiến hành nội dung thức, phương pháp tuyển chọn cho phù hợp ` hình 61