Báo-cáo-thực-tập-tốt-nghiệp-Công-tác-Văn-thư-Lưu-trữ-và-quản-trị-văn-phòng-của-văn-phòng-UBND-Huyện-Vĩnh-Tường (1)

Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] A LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trị quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dôi với thực tế” Sau hồn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho học sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường Đào tạo, Bồi dưỡng Cán bộ, Công Chức Nghành GTVT, tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần Từ ngày 16/04/2007 đến ngày 01/06/2007 cho học sinh Đợi thực tập nhằm giúp cho học sinh xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND Huyện Vĩnh Tường, tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho nhữngkết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phịng đợt thực tập, học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn thư tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập cơng tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn Đợt thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho chúng tơi cụ thể hố nắm kiến thức trưởng thành hơn, sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm chương : Chƣơng 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Huyện Vĩnh Tƣờng Chƣơng 2: Quá trình khảo sát, thực công tác Văn thƣ – Lƣu trữ quản trị văn phòng Văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tƣờng Chƣơng 3: Thu hoạch thân Trong qúa trình thực tập tơi thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] đợt thực tập báo cáo mình, kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, tơi ddax nhận đượ giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình, cán Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên kiến thức cịn hạn chế,nên q trình làm báo cáo chắn cịn thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý Thầy Cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Xin trân thành cảm ơn ! Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] B - NỘI DUNG CHƢƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CÂU TỔ CHƢC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƢỜNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN VĨNH TƢỜNG Vĩnh Tƣờng huyện đồng nằm bên tả ngạn sông hồng, phía tây nam tỉnh Vĩnh phúc cách Thành Phố Vĩnh Yên 20km Là huyện có truyền thống lịch sử lâu đời có nhiều di tích lịch sử văn hoá sếp hạng Quốc Gia Về danh giới Huyện Vĩnh Tường, phía Bắc tiếp giáp huyện Lập Thạch, phía Đơng bắc tiếp giáp với huyện Tam Dương phía Đơng tiếp giáp huyện Yên Lạc, phía Tây Nam tiếp giáp với Sông Hồng sang hai tỉnh Hà Tây Phú Thọ Diện tích tự nhiên huyện Vĩnh Tường 14.182ha đất canh tác 8.818ha, dân số tồn huyện 189.185 người Gồm có 143.000 hộ dân 28 xã thị trấn Huyện Vĩnh Tường nằm vùng trọng điểm kinh tế phía Bắc, lại tiếp giáp với trung tâm kinh tế trị lớn là: Thành Phố Vĩnh Yên, Thị Xã Sơn Tây ( Hà Tây ),Thành Phố Việt Trì Tỉnh Phú Thọ Vĩnh Tường có đủ loại hình giao thơng: đường bộ, đường sắt đường thuỷ, điều kiện để phát triển Kinh Tế - Xã Hội huyện II - CHỨC NĂNG, NHIÊM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƢỜNG UBND huyện Vĩnh Tường có chức nhiệm vụ quyền hạn sau: Chức UBND huyện Vĩnh Tường quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật Nhà nước Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] văn Luật Nghị Quyết đạo phát triển Kinh tế - Xã hội, Quốc Phòng – An ninh địa bàn Huyện Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện quan quản lý Nhà nước địa phương với chức nhiệm vụ quyền hạn sau: Triển khai thực Chỉ thị, Nghị Quyết Đảng,Pháp Luật Nhà nước đạo điều hành quan Nhà nước cấp trên, quy hoạch xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội ,quốc phòng - an ninh địa phương Cơ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh Tường hoạt động sở luật tổ chức HĐNDUBND ban hành ngày 26-11-2003 quy chế hoạt động UBND huyện Để hoàn thành tốt chức nhiệm vụ ,UBND huyện Vĩnh Tường xắp xếp tổ chức máy làm việc sau: UBND huyện Vĩnh Tường có 01 chủ tịch , 02 phó chủ tịch thành viên UBND huyện, phịng ban có 13 phịng chun mơn sau: -Văn phòng HĐND UBND - Phòng Nội Vụ- Lao động- Thương binh xã hội - Phịng Tài - Kế hoạch - Thanh tra huyện - Phòng Kinh tế - Phòng Tư pháp - Phòng Hạ tầng kinh tế - Phịng Văn hố-Thơng tin & thể thao - Phịng Giáo dục - UB Dân số Gia đình & trẻ em - Phòng Y tế - Phòng Tài nguyên Môi trường Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] - Phịng Dân tộc & Tơn giáo UBND huyện Vĩnh Tường ngày ổn định tổ chức biên chế Hiện UBND huyện cán đến có trình độ chun nghiệp, Cao đẳng, Đại học trở lên (Sơ đồ phần phụ lục số 3) III - CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƢỜNG Trong tất quan, Văn phòng phận giúp việc quan trọng, nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối lãnh đạo quan với mối quan hệ bên ngồi Do văn phịng cần bố trí nơi thích hợp để thực tốt chức mhiệm vụ giao Chức Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tƣờng Văn phòng HĐND –UBND phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng cho hoạt động điều hành HĐND- UBND huyện việc quản lý Nhà nước Văn phòng UBND huyện có chức sau: - Văn phịng quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND huyện tập chung thống - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo quan thường xuyên liên tục có hiệu - Đồng thời thực chức Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảm bảo an toàn hiệu Nhiệm vụ a Tham mưu tổ hợp - Xây dựng chương trình cơng tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt đông HĐND UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên kỳ họp HĐND UBND huyện, phối hợp ngành chức nắng soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] UBND huyện để ban hành Thống việc ban hành văn HĐND UBND, Chủ tịch UBND - Theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn việc chuẩn bị đề án phân cơng để trình cấp có thẩm quyền Tổ chức thực truyền đạt cấp HĐND UBND huyện đến ngành , cấp đôn đốc thực - Thường xuyên cung cấp sử lý thơng tin kịp thời, xác phục vụ cho công tác lãnh đạo HĐND UBNDhuyện, giúp lãnh dạo quan thực chế độ thông tin báo lên cấp - Thực tốt mối quan hệ làm việc UBND huyện, Chủ tịch UBND với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Ban HĐND, TMTQ đồn thể nhân dân huyện b Cơng tác hành tổ chức - Tổ chức, cơng tác quản lí Văn thư( công văn , giấy tờ ,tài liệu ) lưu hồ sơ quan theo qui định nhà nước c Công tác quản trị tài vụ - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh đạo cán quan - Quản lí tài sản cơng dân , ngân sách quan theo chế độ tài nhà nước - Các hoạt động dịch vụ công : Lễ tân, nhà khách , ô tô, điện thoại Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện đơn vị giúp việc cho UBND huyện, văn phòng cầu nối UBDN với phòng , Ban xã , thị trấn thuộc huyện huyện, tỉnh bạn Văn phong UBND nơi tổng hơpk thông tin truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết để giải công việc hành ngày quan đơn vị Huyện Hỗ trợ ơn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] Văn phịngUBND huyện VĨnh Tường có 26 cán có 19 cán bộvào biên chế 07 cán làm hợp đồng Các cán có trình độ chun mơn cao phẩm chất trị tốt Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] CHƢƠNG II CƠNG TÁC VĂN THƢ – LƢU TRŨ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƢỜNG I CƠNG TÁC VĂN THƢ Cơng tác văn thư tồn q trình xác định Văn tổ chức quản lý, sử dụng loại Văn hệ thống quan Nha f nước kết tác Văn thư khởi đầu công tác Lưu trữ, cơng tác Văn thư tiền đề công tác Lưu trữ Công tác Văn thư thể tốt có tác dụng tồn xã hội Cơng tác Văn thư phịng UBND huyện Vĩnh tường đóng vai trị quan trọng thẻ điểm sau: - Công tác Văn thư sợi dây liên hệ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Cơng tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý Văn - Công tác Văn thư xác định hoạt động , mắt xích quan trọng khơng thể thiếu máy hoạt động quản lý Văn phòng UBND huyện Cho nên làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật Quản lý đạo cơng tác Văn thƣ Công tác Văn thư đặt quản lý Văn phịng với mục đích nâng cao hiệu cơng tác Văn thư q trình giải công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế UBND huyện – quan quản lý Nhà nước dịa phương , công tác Văn thư Văn phòng quan tâm, đạo, giám sát, đơn đốc lãnh đạo, Cán Văn phịng làm tốt cơng tác - Trong q trình hoạt động Văn phòng HĐND UBND Huyện ban hành văn nhằm đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt ban hành Văn nhằm đạo Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán chuyên Hỗ trợ ôn tập [ĐỀ CƢƠNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỌC] trách lĩnh vực Thực Thơng Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác Văn thư Văn phịng Uỷ ban ln quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán tập huấn chuyên môn cấp tỉnh , để nhằm nâng cao chất lượng Cán Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết công tác Văn thư – Lưu trữ địa bàn toàn huyện , đề phương hướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày vào hoạt động có nề nếp hiệu , phục vụ đắc lực cho hoạt động quan - Nhìn chung việc quản lí , đạo cơng tác Văn thư UBND huyện tổ chức thực tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư quan vận hành tốt cần có kiểm tra , đôn đốc đạo Nghiệp vụ cho Cán Văn thư nhiều Công tác soạn thảo văn Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn khâu Nghiệpvụ quan trọng Do công tác trọng quan Tại UBND huyện Vĩnh Tường , công tác soạn thảo , ban hành Văn tiến hành qui trình thủ tục ban hành Văn Văn ban hành đảm bảo qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải công việc cách nhanh chóng , đảm bảo quy định Nhà nước a Quy trình soạn thảo Cơng tác soạn thảo –Ban hành Văn giao cho cán chuyên trách Văn phòng HĐND UBND đảm nhận Quy trình soạn thảo ban hành tiến hành theo trình tự sau: Văn sau nhân viên soạn thảo đánh máy xong chuyển đến Chánh văn phịng xem xét , kiểm tra,sau trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch UBND Huyện ký ban hành 10