Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHHMTV Dược Trung ương III là khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại các doanh nghiệp; khảo sát và phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3; đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng phù hợp với nguồn lực sẵn có của công ty.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ‘TRAN THY DIEU LANH
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN
TRONG CHU TRINH BAN HANG THU TIEN TAL CƠNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG HI
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
"Đà Nẵng ~ Năm 2014
Trang 2
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG "TRAN THT DIEU LANH
HỒN THIỆN TƠ CHỨC THƠNG TIN KÉ TỐN TRONG CHU TRÌNH BAN HANG THU TIEN TAL
CƠNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG HI
Chuyên ngành: KẾ tốn Mã sổ: 603420
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH "Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYÊN MẠNH TỒN
Trang 3
I CAM DOAN
Tơi cam đoạn đây là cơng trình nghiên ctu riéng cia tk
Các sỐ li, kết quã nêu mang luận văn là trang iực về chưa tổng “được cơng b trong bắt kỳ cơng trình nào Lhc
Trang 4
MỠ BẦU
1 Tính ấp tiết của đề ải 1
2 Mye tiêu nghiên cứu 2
3 Đổi tượng và phạm vỉ nghiên cứu 2 -4 Phương phấp nghiên cứu 2 5 ¥ ngÌĩa khoa học và hye ia 3 6 Ting quan i liu nghiên cứu 3 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ: TƠ CHỨC THƠNG TIN KÉ “TỐN TRONG CHU TRÌNH BẢN HÀNG VÀ THU TIỀN Ở CÁC
DOANH NGHIEP 6
L1 KITAT QUAT CHUNG HE THONG THƠNG TÍN KẾ TỐN 6 1.1.1 Khối niệm hộ thơng thơng tín kể toần 6 1-12 Mỗi liên bệ giữa hệ thẳng thơng in kế ốn với các hệ thơng khác
trọng doanh nghiệp, 8
1.1.3, Tổ chức thơng is kế ton theo chu inh 9 1.2 1) CHIC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN CUA DOANH NGHIEP 2 121 Dặcđiễm và mục tiêu của chủ tình bán hàng thu iền 2 1.22, Mi quan gta ce bo pin trong cu i sn ng tha 13 123 Tổ chức xây đựng hệ thống chứng từ và quy ành lun chuyển
chứng từ Is
24 Tổ chức dữ liệu và mã bĩađối tượng kể tán „ 125 Tổ chúc thơng tin tong chủ tình bản hàng thú tiễn a 126 Tổ chức hệ thẳng báo cáo kế tốn rong chủ trình bắn hàng thú
Trang 5KETLUAN CHUONG 1 34 CHUONG 2 THỰC TRẠNG TƠ CHỨC THƠNG TIN KỆ TỐN ‘TRONG CHU TRINH BAN HANG THỦ TIỀN TẠI CƠNG TY 'TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3 38 24, GIỚI THIỆU CHUNG VE CONG TY TNHH MTV DƯỢC
TRUNG ƯƠNG 3 35
3-11 Quá tình hình tành và phát iễn của cơng ty TNHH MTV Dược
“Trng Ương 3 38
2.12 De diém ngành nghề kinh doanh sản phẩm của cơng t 35 3.13 Đặc điển hoại động tiêu thụ tại cơng ty TNHH MTV Dược Tring
Ưng 3 35
2.14, Cu et eit bo may cig 36 2.15 Tổ hức cơng tác kể ốn 8 2.2, THUC TRANG TƠ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHỦ TRINH BAN HANG THU TIEN TAI CƠNG TY TNHH MTV DƯỢC
“TRUNG ƯƠNG 3 40
22.1 Taye ng tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn tại cơng ty TNHHL
MTV Dược Trung Ương 3 0
3:22 Thực trạng tổ chức dữiệu và mã hĩi đối tượng quảný 4Š 123, Thực rạn tổ chức thơng tin rong chủ tình bán hàng thụ iễn 49 3:24 Thực tạng báo cáo kế tốn sử dụng rong chủ tình bấn hàng thụ
tên 6:
3:26, Đánh gi ổ chức thơng tn k tốn trong chữ ình bán hàng thụ tio ig cơng ty TNHH MTV Dược Trung Ương 3 6s
Trang 6‘THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH BAN HANG THU “TIỀN TẠI CƠNG TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3 68 3.1, SỰ CÂN THIẾT PHÁI HỒN THIỆN TO CHUC THONG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRINH BAN HANG THU TIEN TAL CONG
'TY TNHH MTV DƯỢC TRUNG ƯƠNG 3 68 3.3, HỒN THIÊN TƠ CHỨC HỆ THƠNG THƠNG TIN KÉ TỐN ‘TRONG CHU TRINH BAN HANG THU TIEN “ 321 Định hướng xây dựng ch tình bấ làn tụ tiền ho ERP 9 322 Hàn điện quy Lành uãn huyễn chứng từ ong chủ nh bán
hàng và tụ tên m
32 Hồn biện hệ chúc và nã hĩa dữ lậu n 334, Hồn Điện ổ chức thơng din id togn wong ch wn Ba Ning và
sh tie, 76
325, Hồn thiện bo eo KE adn ong ch nh Bn Ming hn
KẾT LUẬN, 0
“TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 7DANH MỤC CÁC HÌNH Tên hình Trang TT._ |Mỗilênhệ gia Hệ hồng thơng ứn với kế mấn TT Ch yu rn ca ng hơng in KET
T3 [Nỗïquanhegiữa bệ thơng thơng từ kể ốn với cíc hệ thơng thơng tin khá trong doanh nghiệp
T4 [Mơfisfechứenineeing nhrphincðngtrách nhệm vàw | 1 phối hợp giữa các phơng kinh doanh và phơng kỄ tản rong (nu tình doanh th
15 | Sơđỗ dồng dữ iệu mức 0 của chú tình bản bàng vàthu tn | 22 16 |Tỗchũc thơng in ương quy tình xử ý bán hàng 35 T7._ [Te che ng in trong duy trình giao hàng ey TS FS chie tng in Fong qay Win Hp oa dom BD 21 |Sơđỗ mạng lưới kink doanh 3
35 |Smđổtơsiúebimáysơng 16
Z1 [Sova ee may RE ta ti cơng ty w 24 [Ơn tnhuincuyễnnghiệp vy Bin i Đi 35 [Quy tình bản chuyến Khu quản lý cơng nợ 4 26 [@nytrinhhảnghuynihintuiiên dã 27 |Thwetanglơchứcthơngtnquy tình Tập hơn đơn s 25 [Twe tạng tõchức thơng in quy tình quan lý cơng nợ = 31._ |SØđồ hồn thiện quy nình luân chuyễn chứng từ tong chủ | TZ
tình bán hàng,
32 _[Hodn tiga chức thơng ủn quy trình xữ đạt hàng 7 33 _|Hotn tiga 6 chức thơng tin quy wink xy giao bing 2 3a Hoan ii che tng tn guy th Hp boa dam a
Trang 81 Tính cấp thiết của đề tài
“Cũng như các tị tưởng khác, tị trường Dược phẩm ở nước ta hiện ‘ay dang phét wién rất mạnh, ngành Dược được Nhà nước quy dịnh ong hơm sản phẩm hàng hơi đặc iệc chiếm một vi tí quan ong Hung chiến lược shăm sĩc và bảo vệ sức khoẻ cho nhân đân, Vì vây, sản xuất thuốc ơt giá cả hợp lý và kinh doanh hiệu quả là mục tiêu cn hướng tới KẾ to với
tự cách là một cơng cụ quản ý, cĩ chức năng thơng ta và kiểm a, quan lý “hoạch dị, tổ chứ, kiểm suất và đưa ra các quyết di dng dn phủ hợp, "Nhằm dại dược diễu này cn ph xây dụng dược một hệ thống thơng ún kế
ốn hồn chính
Cong ty TNHH MTV Dược Trng Ương 3 vữa là doanh nghiệp sản xuất va là doanh nghiệp thương nại Cơng ty cĩ hộ thơng phản phổi sơng
Trang 9
Xuất phát từ yêu cầu mang ính khách quan cả về lý luận va dg tif, tắc giả dã chon dễ tỉ nghiên cứu của luận văn: "Hồn thiện ce thing tin KẾ toần trùng chủ trình bán hàng thu tiễn ti Cơng ty TNHH MTV Dược “Trang Ương 5"
3 Mục tu nghiên cứu
Khái uất các vấn để lý luận cơ hân về hệ thẳng thơng tin k tấn trong ‘hu nh bán hàng thủ in ại cá doanh nghiệp,
Khảo sát và phân tích thực trạng hệ thẳng thơng tin kế tốn trong chủ trình bán hàng th tiễn tại cơng y TNHH MTV Dược Trung Ương 3
DE uit gi php hồn thiện tổ chức hệ thẳng thơng tơn kế tuần rong Chu tình bán hàn phủ hợp với nguẫ lực sẵn cỗ củ cơng ty
3 Di tuyng vi pgm vĩ nghiên cứu
Đổi tương nghiên củu: Tác gid nghién clu ev si Ij twin v8 16 che thing tn ké ton wong chu win én hàn thụ tiễn, thức trạng tổ chúc thơng tắn kế toấn rong chủ tình bán bàng thụ én tại Cơng ty TNHH MTV Dược “Trang ương 3
‘Pham vi nghiên cứu: ĐỀ ti chỉ giỏi hạn phạm vĩ nghiền củu tong phương thức bản buơn tì cơng ty
-4 Phương pháp nghiên cứu,
~ Sự dụng phương pháp quan s, phĩng vẫn ễ m hiễu biện pháp quấn lý tổ shúc thực iện kế ốn tại Cơng Ty TNHH MTV Dược Trung Ung 3
~ Thụ thập đữ liệu, phân ch hệ thơng, phân tích các thành phẫn của hệ thẳng kế tốn, mối quan hệ của chủ tình bán hàng và thu tiễn với các chủ trình kể tốn khác trong đơn vị
Trang 10- VỀ ý luận
Luận văn ngiễn cửu, hệ hơng hĩa cơ sở ‘hing ink tốn tong chủ
chic thing tn KE toi tong chu ein bin hing thu ita ti ag ty TNH Dược Trang ương 3
- Về thực Thận vấn Phân
rong cha tình bán hàng thụ tiễn tại cơng y TNHH Dược Trung Long 3 "Luận văn đỀ xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức hơng ún kế ốn Cơng ty một cách hợp ý đỗi với ch inh ain Mg th
lu nghiên cứu,
Dũng rước xu thể hội nhập và thách thức của nền kinh ế tị tường "iện nay, thơng kế tốn đĩng vai Hồ quan trọng, Lâm thể nào thơng tt kế Tuân chung v8 bg thẳng ih bn ng tha in dé tam co oa tig tổ đính giá thực trạng về tổ chức thơng ún kế tán 6, Tổng quan tài
tofn cung cắp cho đối tượng quan tâm dại chất lượng và hữu ch? Dây là câu hồi đã được nhu ác giả quan tâm và nghiên cứu Cho đến nay, đã cổ một số nghiên cứu chuyên âu, một số nghiền cửu liên quan và các nghiền cửu mang tính chứng chung vềhệ thơng thơng in kể tốn thé hiện rên luận vấn tp ch, giáo tình
Trang 11ca Trần Thị Thu bà (2010), Hồn tiện bề hơng thơng in kế ton teo định "hướng ERP tạ Cơng y Cổ phần Vận ti biển Đà Nẵng, Các bài báo khơi học đã được cơng bỗ như: Tạp chí khoa bọc và cơng nghệ Nguyễn Mạnh tồn ~ Nguyễn Thị Hồng Hạnh (số 5, 2010), Ứng dụng ERP on tổ chức quân lý ảo tạo heo ta chỉ: Tạp chí khoa bọ và cơng nghệ Huỳnh Thị Hồng Hạnh (sổ 9, 2013), bàn thiện b thẳng hơng tún kế ốn bệnh viện the định hướng, ii phấp quả lý tng thé: Tap cht khoa họ và cơng nghệ, Nguyễn Mạnh ‘Ton Huệnh Thị Hồng Hạnh (s9, 2012) tổ chú hệ thơng thơng kể ốn trong trường đại học theo cách tưẾp cặn ch tình; Tạp chỉ Khoa học và cơng ghế, Nguyễn Mạnh Tồn Gỗ 1, 201) quy ình sử lý tổng hợp tung đu kiến ch tấn k tốn trên máy vĩ ính, Trong các cơng tnh nghiên cứu này, túc giádã hệ thống những
như iệc phản ánh thực rạng chủ tỉnh bán bàng thụ tiễn kí ác doanh nghiệp
dong sơ bản của tổ chức cơng ác kể tần cũng thương mại, dịch vụ, doanh nghiệp sản xuất Từ đồ dưa ra các biện pháp ‘him gộp phần hồn tiện chu tình bán hàng thủ n tại các doanh nghiệp Những vắn để liên quan đến chủ trình bán hàng thu tiễn như: Vẫn để ứng dụng cơng nghệ thơng in vào cơng ác kẾ ton doanh nghiệp; Vấn dễ mã hĩa cắc dối tượng chỉ tiết phục vụ yêu cầu quản ị doanh nghiệp: Vẫn dễ xây dang hạn mức tin đụng đối với khách hàng và phương pháp xữ lý khi vượt
quá hạn mức; Vấn dỄ nhận bit nữ ro wong qui nh xuất kho và giao hàn, lập hĩa đơn, quân lý nợ phải thu, du i bán hãng và biện pháp kiểm sot nổ
"bồ nhằm hạn chế ri r,
Trang 12“Thiện (2007) nhà xuất bản tổng hợp Tp Hỗ Chí Minh: "Tổ chúc cơng túc kế gân Hong điễu kiện tin học hĩa” của tác giá Nguyễn Phước Bào Ấn, đại học kinh tế TP Hỗ Chỉ Minh, NXB Lao động X3 hồi
(Cie gio tinh ea cc tie gi chỉ mới ề cập n cách thức ổ chức bệ thắng thơng tũn kế tốn, cách thức tổ chức cơ sở dữ liệu, xây đựng hệ thẳng ‘idm so nội bộ trong mơi rường họ, cách thúc thực hiện vã vận bánh hệ thắng thơn tin kế ốn như “Hệ thẳng thơng ún kể tốn" lý (huyết ải tập và ti giả) của tác giả Nguyễn Thể Hung, nha xuất bả thơn kẻ, Giáo tỉnh “Hệ thẳng thơng in ốn” của tác gi Nguyễn Mạnh Tồn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh được cụ thê hĩa các nội dụng của bộ thơng thơng tín kế tốn trong điền kiện in học hĩa, mỗi quan hệ giữa hộ thống thơng tin kế toin với các hệ
thẳng thơng tin chức năng khác trong doanh nại
"bộ mũ, kiểm sột hệ thống thơng tín k ton, chúc năng chính của từng chủ
phương pháp xây dụng tình, cách thúc tổ chúc dữ liệu cũng như quy tình luẫn chuyển, xử lý dữ liệu vã cũng cấp thơng in kế toản Tuy nhiên, các giấn tỉnh chưa để xuất các ÿ Xiến giải quyết việc vin dụng cơng nghệ thơng tia vào tổ chúc cơng tc kế tốn ti doanh nghiệp cĩ hiệu quả cao nhất giáp doanh nghiệp quản lý chất hề rong hoạt động của doanh nghiệp
Trang 13'CHƯƠN
'CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈ TƠ CHỨC THƠNG TIN KẺ TỐN ‘TRONG CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
OCAC DOANH NGHIEP
1.1 KHAI QUAT CHUNG HE THONG THONG TIN KE TOAN 1.1.1 Khai niệm hệ thống thơng tin kế tốn
‘HE hing thong tin ké tốn là một bộ phận cấu thảnh quan Họng của hệ thắng thơng tủa quân lÍ oag doanh aghiệp bao gỗm nguồn nhân lục, các
phường tiện các phương pháp kẾ tồn đượ tổ chức khoa học nhằm tụ tập, xử ý vã cong cấp thơng tín về nh hình huy động và sử đụng vẫn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kính doanh của doanh nghiệp rong từng Xi nhất định Hi chức năng của hệ thống thơng in kế tốn là hơng n và kiếm tra
Hệ thẳng thơng tn kế tốn là sự giao thoa giữa hệ thơng k tốn và hệ thẳng thơng in Việc ng dụng cơng nghệ thơng ủn vào lĩnh vực kể tốn tao ta một hướng nghiên cứu mới, đĩ là inh vục hệ thơng thơng ti kế tốn, Mỗi Hiên hệ giữ bệ thơng thơng tứn với kế tốn cĩ hẻ được khổ quát qua nh 1
THẾ THỐNG THƠNG TIX KẾ TOẦN (ae (/ĐẾM ) mase QUẾP (H2) tạm Hình
Trang 14thơng ủn dẫu vào, sau dỡ ưu trữ xử ý - lưu ữ và diễm kết thúc một qui trình là củng cập thơng tín (hơng tủn đẫu 3) phục vụ chờ quá tình quân l cửa doanh nghiệp
- Dữ liệu đầu và: Là các dữ liệu tử các hoạ dộng kính tẾ phát sin rong doanh nghiện nh mua vật tơ, hàng hĩa, bán hàng, thủ iễn, ca chỉ phí
hất nh, tả lượng cho cơng nhân
"Dữ liệu đầu vào gồm cổ hệ thống chứng từ gốc, là cơ ở quan trọng để o lập hệ thống thơng ũn đầu vào Chứng từ gốc là đâu mỗi cung cấp thơng tin chỉ ễ về các nghiệp vụ kính đã phát nh Hệ hồng chứng từ gốc được thủ nhận, ắp xếp, phân loại và xữ theo trình tự, Hệ hẳng thơng tin đầu vàn cố thể thụ nhận bằng thủ cơng hạy bằng máy tinh thơng qua cơ sở ghỉ nhận thơng ủn à chứng từ Việc ổ chức ghỉ nhận thơng tin đầu vào đời hỏi phải hân ch KF để ánh trùng lấp hoc bỏ sốt "Hình L2: Các yếu tổ cơ bản cđa hệ thing thơng tin kế tốn “Quy tình xử Í Là một quy tà
cu thé việ thú thập thơng tín về các đỡ liệu kẾton, đến việc xử l, phân tích, tổng hợp các dữ lều này dễ lập các báo cáo kế tốn bằng hệthồng các
Trang 15
kép phương phập do lường đi tượng k tán và phương php tng hap cn dối kế ốn, Để thực hiện được các quy nh tên dậy đi hơi ph cĩ sự ham {i es con ng (cn chuyên iên k on) cĩ những XI sng và tình độ Hiệp vụ chuyên mn, được phần cơng và tổ chứ mộtcíh kho bọc, hợp
với sự hỗ tợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phẳn mềm, cơ
sả diện số áh )
+ Ba a LA oe hog tia kẾ tấn đáp ứng theo êu cầu của người «tng, bao gb các đi tượng bên ngồi dash aig, ce ep quan tng hư phục vụ hoạt ing te agp các bộ phận bên rong doa nig
_Như vậy, hệ thống thơng tin kế tốn là hệ thống cung cắp thơng tìn xử
Tý nHiệp vụ i nh tà ức thơn tín lên quan tối việc phân ch lập Kb rạch bao ầm hệ hổng thơng ún kế tán i chin và hệ thắng thơn in kể ton qui
1.1.2 Méi liên hệ giữa hệ thống thơng tin kể tốn với các hệ thống
khác trung doanh nghiệp
HỆ hơng thơng t rong doanh nghiệp là một bệ hồng đa dạng, phúc tạp với nhu chức năng dược thục iện bởi các bộ phận khác nhau, cơ mỗi
‘quan hệ ràng buộc chặt ch, cung cấp thơng tin lẫn nhau nhằm dảm bảo cho
hoi động củ donh nghiệp ơ hiện quả
“Cách thống thơng a chức năng như bệ thống thơng tí tả chính, hệ thắng thơn in hân sự, hệthồng thơng ún án hàng bệ thơn thơng tín cân
Trang 16
tin v8 nh hình cơng nợ khích hàng cho bộ phận bán hằng
"Hình 1.3: Mỗi quan hệ giêa hệ thơng thơng tin kế tốn với các hệ thống thơng in khác rong doanh nghiệp
[Nhu vây, hệ thơng hơng tn kể tốn cũng với các bệ thơng thơng in hức năng khc tạo nên bộ thống thơng tia quân í hồn chính phục vụ yên cầu quản bí doanh nghiệp Các hệ túng thơng in này liên kế hệ thẳng quản trị với hệ thơng tác nghiệp, đảm bảo ự vân hành của doanh nghiệp đt được cắc mục tiêu đền
1-LÄ, Tổ chức thơng in kế tốn the chủ trình
Trang 17w
ton, BE dam bao cf hoat động được diễn ra một cách nhịp nhàng, đồng "bộ nhằm dại được hiệu quả cao nhất, cần phải hi hợp hoại động giữa các shÚc năng, bộ phận, c hân cũng tham gia trong cùng một ch tình Do vậy cắn thất phi tổ chúc trao đội dữ Hậu, thơng ữa một cách Khoa học giữa các tổ phận để cơng việc dược tiến hình xuyên suỗt qua các cơng đoạn, là ơ sử đỂ xác định trách nhiệm cụ thể của từng bộ phần rong việc phi hợp thực hiện nhiệm vụ, tránh chồng chéo, sai sốt
“Tuy khác nhau về ngành nghệ, ịnh vụ kính doanh, hoạt động chủ yên "rong một doanh nghiệp đến cĩ thế tổ chức thành 4 chủ tỉnh gốm: Chủ trnh "bán hàng và thụ in, chu tinh mua hàng và (hạnh tốn, ch trình chuyển đổi Và hủ trnh ti chính
"Băng L1: Mơ tả hoại động chủ yếu của các chỉ trình,
‘Cha tink oat dg,
“Nhận và tả lờ yêu cũu Khách hàng Kiến tr tín đụng và tổn khĩ “Xuất kho giao hàng [Chu tình bán hàng và hiền | - Lap ha dom
- Theo đi các khoản ph thủ Thu én
= Ghi sd va lip bio edo you cla hing heal ah ww
Trang 18“Theo đi nợ phá tr - Ghỉ số và lập bảo cáo Tâpếhnehsm set ~ Tổ chức sản xiất [Chu anh chuyên đi - Nhập kho thành phẩm, TÍnh tán chỉ phí sản xuất Lip báo cáo ~ Dự báo như cu tn "hát hình cỗ phiểu chủ nhà đầu tr Kc tra tein ~ Vay ngân hàng = Chi cổ tức và vay Tập báo cáo
"Để đâm bảo các mỗi quan bệ phổi hợp giữa các chúc năng, bộ phản trong mỗi chu ình cần phải xây dựng các hệ thống thơng inguin ly tong từng chủ tình và mỗi quan hệ giữa chúng với hệ tơng thơng tin KE tốn, Độ hận thực hiện cơng đoạn trước phải thơng tin diy đủ, kip thoi vã chính xác cho các bộ phận thực hiện cơng doạn sau dễ các bộ phận này chủ dộng tiếp te tiển khai cơng việc nhằm hoản thành trọn vẹn chốc năng của chủ trnh, Ngược li, các bộ phần thực hiện các bước cơng việc sau cũng phil cung cắp ắc hơng tin phân bỗi chủ cc bộ phân trước đĩ đỂ ảo cá tính hình và tên tiển của cơng việc cũng như những vẫn dé nay sinh cin phi phi hop gia “quyết hoặc báo cáo kịp tồi ch các cấp quản lý về ình hìh và kết quả thực Miễn k hoạch cơng ác,
Trang 192
"hối hợp thực hiện một chức năng, nhiện vụ một cách tron ven dat, được hiệu quả cao nhất Mỗi bộ phận, cả nhân rong hệ thẳng khơng chỉ cổ ng để thực hiện tố chức năng nhiệm vụ của mình và của bộ phận mình mà hơn thế nữa cần phi am hiểu cơng việc của bộ phận khắc nhằm phối họp, hỗ trự cho các bộ phận cĩ liền quan trực tiếp hoặc giá iếp dễ hồn thành nhiện
` của chủ nh, Cổ như vậy, mục iu của chủ tỉnh nối têng và cđa đoanh nghiệp ni chung mới được hồn thành dạt hiệu quả cao nhấ,
Xiễm ra, giảm sá lẫn nhau giữa cốc cá nhân, bộ phân, phục vụ cho sơng tác kiếm sốt nội bộ rang từng ch tỉnh và trong tồn doanh nghiệp
Tả cơ sở để xác định trách nhiệm cự thể của từng bộ phận cá nhân "rong quấ tình hoại động cla doanh nghiệp, lĩ cơ sở để xây dựng hệ hơng kế
tod wich nhiệm,
Xiệ ổ chúc hệ thẳng thơng in kể tốn (heo chu trnh đạt a yêu cầu phải đứng dụng cơng nghệ thong tn trong qu tinh xy, trao đổi thơng ta giữa sắc bộ phận chức năng rung doanh nghiệp, ĐỂ hệ thơng thơng nể ốn hễ Miện vá rd quan trọng đối vối hoạt động của oanh nghiệp iệc thực hiện tin
học bộa kế ốn trở nên quan trọng vả cần tiết
13 TƠ CHỨC TRƠNG TTN KE TOAN TRONG CHU TRINH RAN HANG VATHU TIEN CUA DOANH NGHIEP
1.24 Dje diém va mye teu cia eu tink in hang hu ten ‘Chu tras bn hig va hatin boo gm ce nghigp vu kf to ghỉ nhận những sự big phir sinh liền quan đn việc bán hàng thu iền khánh hàng, Các “sơng việc ghi nhận, xử lý những nghiệp vụ liên quan đến bản hàng diễn rỉ liên tụ và lặp lại đội với từng lẫn bn hàng và chi đồng ại khi doanh nghiệp, “gừng hot động Nếu doanh nghiệp hit k chu tình bản hàng và thụ tiên một ích hữu hiệu với sự hỗ trợ củ cơng nghệ thơng tin hiện đại tì sẽ đâm
Trang 20bảo nghiệp vụ bản hàng và thanh tốn của khách hàng được (hực hiện nhanh chống, cính xác và được kiểm sốt
ai hệ thống chức năng cư bản tạo nên chủ tỉnh bn bảng thủ in () Hệ thẳng xử ý bán hàng và (2) hệ thống xửlý thu tiễn Để thực hiện hi chúc
"năng cơ bản trên, trong doanh nghiệp thơng thường cĩ hai bộ phận trực tiếp
tham gia thực hiện chu tình này là phơng kinh doanh và phơng kế tốn Tran: đổi thơng tin đơng vai rt quan trong thục hiện phối hợp nhịp nhàng và Miễn quả giữa các s nhân rong tổng bộ phân cũng như tham gia giữa hai bộ hân với nhau
* Mặc têu của chủ trình bán hg thu ten
Đối với nghiệp vụ bán hàn là (I) bán đúng (đúng khách hàng / đúng ss ding hing) (2) bán dũ (dù số lượng hàng thỏa thuận) và (3) bản kịp thời
(kịp thời hạn để cam kếU;
- Đi với nghiệp vụ thụ tiễn yêu c đặt r là phấ () thủ đúng (dũng "người / dũng lơ ng), 2) thú dã (thụ dủ số tiền cần phải ha) và Œ) th kịp thơi khơng để khách hàng nợ quả hạn)
Bên cạnh hai chức năng chính là bán bàng thu in, việc ghỉ nhận dối báo cá tình hình iêu thy phil dim bo ding, d, kịp ời, ngắn gon, cđềhiễu, khớp đúng s iệu giữa bộ phận bản hàng và bộ phận kế tuần
122 Mỗi quan hệgiữa các bộ phận trong chu tình bán hàng thu tiền Cha trình bán hàn thủ in liên quan đến mỗi quan hệ mật th giữa hệ thắng thơng in bản hãng thuộc phơng kinh doanh vã hệ thống thơng tn kế ốn thuộc phơng kể toần
Bộ phận kì dounl: Cĩ chức nàng xắc nhận và thơa mãn nhủ cần
chu
Trang 21“
hi phi wong host dng in hing HE thing tg in Bin hing ba gm con "người, tiết bị và quy ti am thu hip xii vi cung ep nh ting tin kip thi và chỉnh xắc phục vụ cho việc phải hợp giữa các cá nhân, bộ phận ‘wong quả tính bản hãng
Bổ phận kế tốn: Cĩ ch nhiệm shỉ hận, xử lí phân tích lưu cĩc nghiệp vụ kinh ế pht ảnh in quan đến sự iễn động của hãng hĩa, doanh
thủ theo từng khách hàn, từng tị tưởng, theo đối cơng nợ the từng khách "hăng, ghi nhận đẩy đủ các Khoản thuế liên quan đến qui nh tiêu thị, tên mặt iễn gử ngân bàng, chỉ phí, xác định ết quả iê thụ cung cấp thắng tin cho bộ phận bán hàng và nhà quân tị các cấp thơng qua các báo cáo tích hop
Trang 22
(6) Gian hàng và vận chuyễn hàng LƠ) Cập nhật giảm hàng tổn kho (8) Lập hĩa đơn (9) Theo đối phố thụ khách hàng (410) Tha iba (11 Hach tốn tổng hợp và lặp bo io L23, TỔ chức xây đựng hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ .« Hệ thống chứng từ
He hig ching từ được sử dụng tung chủ tỉnh bĩn hàng thủ tên bao ơn: ‘Dom dat hing: Ching tr ny duye lip boi khách hàng, xác dịnh nhú lu ea hich hing Thong tn don dt hing: sb lượng hàng, chủng loại thời gian, ịadiễm, phương tiện giao hàng; các êu cu về hạnh tốn
Lệnh bản hùng: Chứng từ này dược kp boi bộ phận bán hàng Lệnh "bán hàng thể hiện đấy đủ các thơng ín tên cá loại hàng hếa, don vi ia,
số lượng, địa chỉ giao hồng, thời gian giao hing, kiện thanh ốn Phiếu dơng gối: Phiếu dĩng gối hàng hĩa là một chúng từ liệt kể các mặt hàng, loại hàng, những loi hàng được đĩng gối rong một kiện hàng nhất Cảnh Phiếu đồng gối được lập bi bộ phận giao hàng Phiếu dĩng,
hàng ha này cổ ác đụng tạo điền kiện thuận lợi cho việc kiểm đẳm hàng hĩa
"Phiêu xuất kho "Hp đồng kinh tế
Gil giao hàng hay Giấy ác nhận thực hiện địch vụ
Trang 236
lệ và hợp pháp, các yu tổ tong chứng từ phẩi được thé hig diy đủ, sau đổ chững từ sẽ dược phân loại, việc phân lo tất chứng từ sẽ tạo diều kiệ tốt ho vie gh số kế tần,
1 Quy tri luân chuyển chứng từ
Nghiệp vụ kinh tẾ phát sinb rong doanh nghiệp gồm nhiều loại lên “quan đến nhiễn đối tượng, thơi gian và địa điểm khắc nhan Cho nên cẫn phải “số qu nh luãn chuyển chứng ử qua các bộ phận cĩ liền quan để tổ chức ‘hi hn va xi thơng tin, Khi xây dựng quy tình luân chuyển chứng từ cẳn căn cử vào đặc điễm tổ chúc quân ý tổ chúc bộ máy kế tốn, yêu cầu quân lý
“đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, đảm bảo cho chứng từ vận
Ang qu ức bồ nhận một cách Kho os ap, toh a rag ag ip, bồ số Sm li ử ăn chúng hi dh ching i a ow th gy
“định của luật kế tốn Cơ sở để xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn là chế độ cchiimg tir ké tốn, đặc điểm vận động của các đối tượng kế tốn, đặc điểm “hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Cĩ nhiều cách
ấp cận để xy ng bệ bẳng hứng co oan mpi, sng cic tấp inp ini ay ip i tho đu th kh oa,
"Khi tổ chức lập và luơn chuyển chứng từ cần đưa ra các quy định bằng
vấn bản nơ tũ quy th tu đ in bà dời hinh hú li đồ chứng và Ảnh kèn tả các nu bổn ciiên an Ngyện ức kh hi kg tinh lập à hãn đhyến cứng từ dim bio th hồ hiệọ và iệ á ca ế th ip ing cy hn im soit ic ia ia
.được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời, tải sản được an tồn, Quy trình lập
Inn cay chứng tờ n được xây đơn đựa ân íc chốc năng ca q
trình xử lý, khơng nên gắn chặt với một bộ phân hay một con người cụ thể
Trang 241.34 Tổ chức dữ ệu yà mã hĩa đối tượng kế tốn sa TỔ chức dữ liệu trong chữ trình bản hàng tu tằm
Hệ thắng thơng tin kế tần động vai trỏ quan trọng rong hệ thẳng thắng: tin quân lý của một doanh nghiệp Thơng tn do k tốn củng cấp cĩ ảnh "hưởng đến hoại động của ton doanh nghiệp nên iệc tổ chúc dữ liệu bạn đâu,
học, họp và cổ hig qua
CC sở dữ liệu kể tốn bao gốm tập hợp cá tp úa cĩ quan hệ rt ch chế với nhan được thể kể để ghỉ nhận, lu ữ và xử í tồn bộ các đữ iệu về thơng tơn kế tín Cĩ thể hiểu bệ thống cơ sở dữ ệu kế tốn đơng vai rị như hộ số kẾ tốn tong điễu kiện hạch tốn trên máy tính, Toản bộ dữ liệu kế tốn, bao gồm những dỡ ệu được khởi tgo ban dẫu và những dữ ‘hit sinh trong quá tình hịch tốn đều được cập nhập và ưu trữ tên ắc ip nae hiện xử lý và cũn§ sắp thơng tin đội hơi phải chính xác, khoa tin trong hệ hồng cơ sở dữ
u kỆ ốn, Mỗi tập ta gồm nhiễu trưởng và hiều mẫu n bng ghi) Mỗi trưởng ứng với một thuộc nh cần qun lý của ắc đội tượng hay các nghiệp vụ Mỗi một mẫu tin mơ tả các thuộc tính của
một đối tượng hay một nghiệp vụ xắc dịnh Theo nh chất của dữ iệ chứa trong mỗi ập a, các tập ún rung hệ thơng cơ sở đữ liệu kể tốn cĩ thể được hân thánh các tập tín hệ thẳng, tập tún danh mục từ điễn, cá tập ta biến động, cc ip tin tổn và các tập in bo cáo
‘Tp tin hg thơng: Các tập tín hệ thơng được thiết kể để lưu ee thơng sổ cửa hệ thống đã kha bo tong phn Khoi tao, bạo gốm các thơng in chung liên quan én doanh nghiềp, ác phương phập hịch tốn và các hình thức sổ kế tốn được ưa chọn, các quyễn truy cập của tổng người
Trang 2518
1 Thong thường các bộ mã v các thuộc tỉnh liên quan đế bộ mã được li giữ tong các tập in danh mục từ diễn Các tập danh mục từ diễn duge tao ra và cập nhật nội đơng ngay từ đầu khi chuẩn bị đưa phẫn mm kể tốn vả, ữ dạng Các tập tin danh mục ừ đi tn ta rong sut quả trình sử dạng ha thúc phần mềm kể tốn và thường xuyên dược cập nhập thêm dối tượng mới phất inh Các tập tin đanh mục điển tong hệ thẳng cơ đờ liệu được KẾ tốn khai thác vã sử dụng thường bào hơm;
"Tip sin dah me tii khoản: Được tt kể đỂ quản lý tồn bộ các ti khoản (bao gỗm các ti khoản tổng hợp và một số tử khoản chỉ iễ) mã doanh "nghiệp sử dụng Trong tập tín này, mỗi mẫu ún chứa đụng dữ liệu về ác thuộc tính và nội dụng của mộtti khoản, Kế tốn pả thực hiện việ khai háo các ti khoản sử dụng cũng như số dự bạn dẫu của ti khoản ue Ki rida khi ứng
‘dung phn mém Ké tốn Trong quá tình sử đụng, khi ác hệ hồng ốn cố thẻ cập nh, bổ sung thêm các ải khoản mới kh cộ phá nh
‘Tp tn danh mục vật lực Dược sử dụng dễ quản lý bộ mã vật tự bằng bơa của danh nghiệp, Trong tập tín này, mỗi mẫu in lưu trở đữ iu về mã về ắc thuộc nh của một vậttư, bàng hồa cụ thể
Tập n danh mục khách bàng: Dược thiết kế và xây dựng để quản bộ mã khich hàng và cá thuộc tính của khách hàng,
“Tập tn danh mục nhì cũng ấp: Được tiết kế vì xây dựng dễ quản lý hộ mã nhả cũng cẬp và các (huộc tính nhà cng cấp
“Tập t danh mục nhân viên: Được thết kế vi xây dựng để quản lý bộ mã nhân viên và thuộc tính của từng nhân viên,
Trang 26“Tập tỉa nh mục chững từ: Được tiết kế và xây đụng để quân lý bộ mã chứng từ doanh nghiệp sử dụng Trong tập tín nảy, mỗi mẫu in chữa dựng mã và tên của một loại chứng từ cụ thế
“ấptũn danh mục nghiệp vụ: Được thiết kể và xây dụng để quản lý bộ mã các nghiệp vụ kinh ế thường hay phả in ti doanh nghiệp Trong tập in nủy, mẫn tin chứa đựng dữ liệu về mã chi tết của mộ nghiệp vụ kính tế cụ thể với cc cấp định khoản Nợ ~ Cĩ tương ứng Trong qui tinh Khai the st đụng phần mễm, người nhập iệu cân chọn trong danh mục loi nghiệp vụ kinh tế phát nh, máy tính sẽ thực hiện các định khoản và gỉ nhận các bút tốn một cách tự động
`Ngội ra cơn cĩ định mục kho, danh mục ti sin cỗ định, danh mục, "ngân hàng, cổ đơng
9 TỔ chức mã hỏa đồi tượng kể ốn cho chu tình bán hàng thự tiền Xây dụng bộ mã của ác dối tượng kễ tốn cho chu tỉnh bán hàng thụ tiền là một nội dụng it quan rong rong quá tình ứng dụng ún học hĩa cũng tác kế tốn tại các doanh nghiệp, Sự thảnh cơng vã hiệu quả của việc sử dụng, hai thúc một phần mm kế tốn phụ thuộc rất nhiều váo việc xây dựng các tương kể lon Vì viy, dễ cơng tác mã hỏa thơng in mang tinh Khoa hoe, tao thuận lợi cbo việc quản lý dữ ệu,cập nhật sỗiệu và tuy xuất thơng ủa, êu cầu bộ mã được xây dựng phải dâm bảo các xếu tổ: gon, để nhớ, để bồ sung, nhất quản trong tên gơi các đối tượng được mã hĩa
bộ mã của các
Trang 2720
© Dễ nhớ: thơng thường mã hĩa lã một loạt các ký hiệu khĩ hố, nhất là đơn vị sản xuất kinh doanh cĩ quý mồ hoại động lớn, nghiệp vụ kính ế phát sinh nhiễu và thường xuyên Việc đc mã số phải mang các đặc điểm nhằm iúp người quản ý gợi hố Điễu này giúp việc uy suất thơng thuận lợi
và nhanh chồng Muễn vậy diệu dược mã hĩa để dưa vẫn máy phải theo
me logic va quite nhất định theo yêu cần của người quản lý, hn này sẽ được cụ th hơa tong nội dụng thẾt kế bộ mã thơng ta kế tốn
= DE bs sung: Yeu chu ny di ai bộ mã phải đủ đãi để kh cĩ bất kỳ hát nh mới nàn cũng cĩ hể bỗ sung vàn bộ mã được, Điễn này ng ngửa tinh trọng bồ mã sẽ qu tả, khơng đù chữa kh lượng vật tự, hàng hĩa hoặc ich hing sng ln ngồi dự kiến
Tinh aie quân: Yêu cầu ny dõi hỏi một khách hàng hoc loi tư, “ảng hĩa chỉ được hồng nhất một tên gợi Bởi vì một mật bàng cĩ nhiều tên oi chắc chấn sẽ gây nhằm lẫn ong việc mã hĩa cập nhật và truy suất dữ Hậu Nhất là kh bộ mã lớn khoản vi nghĩn mu n, tì việc một mặt hàng hoặc khách hàng cỏ nhi tên gọi sẽ dẫn đn cị nhiều mã số cho nĩ, và như
vây sẽ cổ nhiễu kết quả cho cũng một dối tượng dược quản lý mả kết quả nào cũng bị si lệch
Việc mã hịa thơng tín én may tn et da dang, hy theo tỉnh chất đặt th và cơng dụng của từng loi nghiệp vụ kính tẾ phá sỉnh mà chủng cằn phải dược ‘hig lp bộ mã tiên san cho phủ hợp Ở đây te giá giới thiệu việc th kế một sỐbộ mã kế ốn ơ bên nhất mã trọng chu in bin hing thu it ci phá cĩ
Trang 28phần hành kế tốn quản lý cơng nợtheo các đặc điễm sau:
“Quấn lý cơng nợ tổng hợp thực hiện chung ch tt cả các khách hàng, huy ta cơ thể gọi ỗ tổng hợp cơng nợ theo từng ti khoản Dữ liệu thường, được tuy xuất vào cuối kỹ quyễt tốn nhằm xác định được số nợ phải tụ, phải tr của từng khich hàng cho từng ải khoản cơng nợ mã doanh nghiệp đang quân
- Chỉ tết cơng nợ khách hàng quâ lý theo tơi gian, nhẫn nấy được thiết kế nhằm theo đối cơng nợ riểng cho một khách bàng nhự một bản lệ kê Iy ch sơng nợ gia địch ử kh phát ính đến khi kết thú thanh lý Nĩ giúp tr thun iên theo dã và đối chiều cơng nợ một cách thường xuyên Thơng cổ thể tuy xuất rong suốt tơi gian phát nh cơng nợ đến điểm cân uy xuất, "hoặc rong cũng gi don bất kỳ nhất dịnh nào đĩ mà cơng nợ dang quản lý
Bộ nĩ bao gồm một sổ ký tự mà độ đề của nĩ được xây dựng theo yêu clu vé quy mồ quân ý của doanh nghiệp, Chẳng hạn ha ký tự đầu tên th hiện kại nhơm khách hàng dang theo dõi, hai tgp theo thể hiện khu vực iat cba khách hàng Các kỹ tự cịn lại dơng tên cụ thễ của khách hàng
* Bộ mã vải tự hơng hơa
Đặc nh của việc quản lý vật hàng hĩa cĩ liên quan đến quản lý kho hàng và sau đến là quân lý theo ching loa hãng, nhơm hàng, thương hiệu vi tên từng mặt hàng Cích sây dựng bộ mã vật hàng hỗ cũng tương tự như mã khách hàng nhưng chỉ tế hơn, đồi bởi ý tự bộ mã phá nhiều hơn,
1.25, Tổ chức thơng in trong chủ trình bắn hàng thu tiền
Hình L6 tỉnh bày sơ đỗ đồng dữ liều mức 0 của chu trnh bán hàng thụ tiến gắm 4 nút xử!
Trang 29
xử ý của chủ nh bản bãngthatiễn và như thế sẽ xuất hiện những luỗng dữ Hiệu bỏ sng nỗi in các út này “BAR — (Lia bij sete duds “ÁN bhehba Dữhệu vẻ tindyng ning 8u đự hàng ¬ " - ĂĂ <a- ˆ//ApkngfEy ý, Chay a at witb ng Dã lu về khoản ph thụ sang iy
inh 15: dng Ai me 0 a ch rin bin hing vi tha tin
.a TẾ chức thơng tin quy trình xử lý dơn dặt hàng
“Trước én gy ơnh này dị bỗ tụ cc cũng iệ tne hit man ink lặp ap ca phơng Khh doanh, dụng và gio hàn ing ich th thin thì ấp và ow dã lu lên quan ổn nhiệp vụ tiêu ths Gti mẫu dom
"hàng phải thu thập các dữ liệu thiết yêu liên quan đến khách hàng và các mặt
Trang 30‘i Khich hang va ip di bio hing sg ta ty Khich hing theo động tời "hạn Toẫn bộ quy kinh xlý bản hàng dược thể hiện qua hình L7 1
came) [RES | [RPS |[eeesx]
Trang 312
bảng cỏ thế đến gập trựctếp khách hàng để nhận được các đơn đặt hãng Yêu cầu của khich hàng phải dược ghỉ nhận một cảnh cụ thể và chính xác về chủng lại hàng hổ, sỗ hượng từng mặt bảng, tơi gian,
la điểm giao hàn, cũng như các điễu kiện thanh tốn, vận chuyển hàng hĩa Đây chính lã ác thơng tủn làm cơ sở để thực hiện cc buốc cơng việ tiếp theo của chủ nh, Diu quan trọng là đữ liệu cần thết cho việc xữ lí một đơn hằng phải được ‘thu thập vã ghi nhận một cách chính sâ+ Do đĩ, các bước sau đây phái được tiến hành để đảm bảo chính xác hồn tồn
-+ Kiến tr tính bợp lệ tải khoản khách hàng và các mã số mật bàng ng, ích so kh vi thing tên cáctập tú chính khách hing vi hing tn ko
“+ Kim ra yi thơng ino dm tee thd tne tiệt, bao gồm dị chi nhận bảng và địa chỉ nhận hồ đơn củ khách hàng phải c tật
+ Kiếm tra tính hợp ý số lượng đạt hàn so với số lượng trung quá khứ đi vi mặt hàng và khách hàng
"Nếu đơn đạ hàng được chấp nhận tì dữ ệu dược ghỉ vào ha tập in Bon đặt hàng và Chi tit dom Ait hing Trong tập n đơn đặt hàng, các thơng tủn chúng trong mỗi don dt hing được ghỉ nhận trên một mẫu din duy nhất Do mỗi đơn dạt bàng cĩ t liên quan ến nhi loi hàng hĩa cụ thể, do vây các thing tn chi vit v8 từng loi hàng hơa được hỉ nhận trên tấptin chỉ ti đơn dạ bảng, Mỗt in hệ giữa ba tập n này dược tiết lập qua trường nda Si dom a hang”
© Kien tra tin dyng vit tn ko:
Trang 32“hơng Nếu một đơn đặt hãng được nhân từ khich hàng thưởng xuyên thí n khích hàng đã cĩ
sơng ty Thơng in này được tơm tắt rong bản đảnh giá khả năng chỉ rà hoặc là một giới hạntín dụng NÊu một đơn đặt hàng của một khách hàng mới hoặc trọng những trường hợp dặt biệt tỉ nhân viên phố báo cáo nhà quân lý xem,
thơng in tn dung tiga quan trọng cư sở dữ ga xếttững trưởng hợp Ngược lạ, tổng mức nợ cia khách hàng lớn hơn hạn mức ín đụng cho pháp, nhân viên bán hằng sẽ yêu cầu khách hàn thính tốn bớt nợ cũ trước Khi thực hiện đơn hàng mới Việc kiểm ra cĩ thê thực hiện thắng qua việc so sinh giữa hạn mức tin dụng cĩ trong bản ghỉ khách hằng với giá ước ính của đơn hàng hiệ tai Nếu giá tí đơn hàng nà khơng làm ho số dư nợ của Khách hàng vượt quả hạn mức cho phép, đơn bảng sẽ được chấp hận và lưu ữ ong hồ sơ đơn dạt hàng Ngược lạ, nhân viên bản bàng yêu cầu khích hàng thanh tốn khoản nợ cũ hoc tình ên trường phùng kinh doanh xem xét để rà quyếtdịnhcuỗi cũng
“Trước khi chấp nhân dơn dt bảng, nhân viên bản bảng cần phải xác ảnh lượng hàng khách hãng yêu cu đang cĩ ẵn hoặc sẽ cỏ đũ tg di dim giao hàng, Do y bước ifp theo nhân viên bản hãng
‘hing tén kho Thơng thường doanh nghiệp phải dạy t một mức tên kho nhất Cảnh để dâm an tôn cho iệc tiêu thụ Trong trường hợp hệ thồng thơng tn
phổ kiêm ta lượng được biết kế tắc lượng bằng dự Hữ cĩ thể giảm xuống dễn mức tấp nhất và nhân viên bán hàng được quyễn nuy cập vào đữ Hộu tổn kho của các mặt hàng để xá định lượng hàng hiện cổ, sổ lượng hàng đang trên đường về cũng như thời điễm dự kiến hàng vẻ đn kho
Trang 3326 hàng (đơng v
tỏ như phiểu xuất kho), một liên của lệnh bản bằng được shuyên đến bộ phận chuẳnbị hàng và dĩng gửi, mộtiền chuyên bộ phận lấp ơn đơn để bộ phận này theo đại, chuẩn bị ập hĩa đơn khi nhận được đẩy đủ ‘ce ching te giao hàng và một iên đĩng vai ở thơng bả chấp nhận đơn đặc hãng gi đến khách bơng 9, TẢ chức thơng tin quy ink giao hing =) (liêu xác to) Tiến thị tế — ut kiem Tny cập dỡ —— = ghẾ ma Dữ liệu xuất kho hàng hỏa ——L—S lên
[bate giao hing Da gun ho a hùng hơn ma ao hang +
[rh hi a hang)
Trang 34Lap ệnh bản hãng: Đơn đặt hãng sau khi được chấp nhận sẽ là cơ để lấp lệnh bản hàng Lệnh bán hàng do bộ phần bin hing lip dv in nhi lên và chuyển đến cho bộ nhận khác để tp tạ thực hiền chủ trình, Lệnh bản hàng thể hiện đẫy đủ các thơng tn về tên các loi hàng hồ, đơn vị tính, số lượng, ác thơng tủn về khách hàng (êm, đơn v), dia ei giao hing thất gian giao hàng, đều iện thanh tốn Thơn thường, một bản Go của lạnh bán hàng sẽ được gửi cho khách hàng như một sự chấp nhận đơn đặt "hăng và ắc nhận ử các thơng tín vễ điền kiện giao bảng Một liên của lệnh "bán hàng được chuyến đến bộ phân chuẫn bị hàng để chuẫn bị đồng gĩi Một liên của lệnh bán hàng được chuyển đến bộ phận kho để làm th tục xuất kho "hăng và đồng vai rồ như phiểu xuất kho, Một liên được ln trữ ti bộ phận bin hing dé tp tc xr i, theo dõi và kiểm soi tồn bộ hoạt động cho đến Khi hàng hĩa được giao cho khích và thu được ên Các liên cịn ạ của lệnh bản hàng được gửi đến bộ phận kế tốn dễ bộ phân này biết vả chu bị lập "ha đơn bản hàng theo dõi cong ng vu i bin hing,
* Chuẩn bị hãng: Thơng niên lệnh bán bàng lá cơ sử đỂ bộ phận chuẫn bị hàng thực hiện cố cơng việc Êp theo Sau khi nhận dược ệnh bản sn rong khú, bộ phận chuẩn bị hàng tiến hình chuẩn bị hing hoa theo đúng sỗ lượng, chủng loi, đồng gội và tim th tục xuất hàng cho khách, Nếu lượng bàng thực tại kho khơng đủ dễ giao do hư hơn, mắt mmắt hoặc phải th thể bằng các lệ
hàng nếu hằng
ú hàng hĩa trưng đương tì lệnh bản hàng cổ thể được điễu chính, sữa đổi rước khỉ thực hiện Quy trình điều chính sửa đổi phải qua lại ộ phản bản hing,
Trang 3528
hoa c6 thể vận chuyên bằng phương tện của doanh nghiệp hoặc hơng qua ‘ce dom vi vin ti, ce dich vy chuyéa hing,
‘San Ki hing hs duce chain bị xong ở kho, nhân viên giao hàng ty Sập vào hệ thẳng để kiểm ưa, đồi chiếu va in phi giao hing Tai to dig ‘iy, thủ tục xuất bằng ra khối kho được hồn, do vây hệ thơng cập nhậ dr liệu trên phiếu xuất kho ghỉ vào dữ liệu xuất kho hàng hơa và dữ iệ tổn kho hing bos
Da liệu sau Khi được cập nhật và xử ý tên các cơ sở dỡ liệu như đã ‘win bây tên, chương tình sẽ ia phiễu giao bảng, Một lên của phiểu gian "hàng kèm với bàng bĩa sẽ giao cho khách bảng, một liên gi cho bo phn Kip "hổa đơn, một liên giao cho hộ phận vận chuyển cũng với vận đơn, một liên Tra bi bộ phận quần lý kho hàng, Vận dơn bao gồm phần lớn các dữ iệ từ nghiệp vụ bán ng, tuyển đường ân chuyển, cước phí vận chuyển và những a ‘him chuyén hing ti cho khách hàn theo đúng yêu cầu gỉ rong hợp dồng vận chuyển
su khác cần thiết cho việc chuyển hàng Người vân chuyển cổ trách « Tổ dhứ hơng tủn quy nh lập hỏa đơn
‘Sau ki ing hi dae gio cho thích ng, mộ én es gly bio hing được chuy đến bộ phận ập ảo đơn Nhân via py ih pia don
Trang 36HHơa đơn GTGT là chứng từ xác định quyễn sở hữu hãng chuyến người mua và nghĩa vụ thanh tốn của người mua Trên đ ghỉ số lượng, dơn gi ca từng lại, tổng giá tị của bàng hơa tiê thụ về các điều kiện thanh tốn cũng như thuế GTGT Vige lập hỏa đơn thưởng phấi đợi hi hằng hĩa thuộc “quyền ở hữu của người mua dễ rãnh sử sốt nhẫn ẫn ph sửa chữa bà Tiến hi kế Trmyfmgr| A sushi = mm _ hee i Taig a ‘hi Ach hi _ < ¬ _—L'— đu Daiiệuhơa [\_ fury cap nap DL] /⁄/ LHpvnahh ki, a dam) Sse cae ip tn ink C— —¬ hĩa đơn = ni]
Tate eal agi tein
Trang 370
.4 Tổ chức thơng tin quy tình quan I ng ng vad tiền
L* Quần lý cơng nợ khơch bảng: Các khoản hải thú dược the dõi rểng Miệt cho từng loi khách hàng Cĩ hai phương pháp tổ chức the đối phái thú khinh hàng: Phương phập (heo dồi thanh toẫn theo từng hội đơn và Phương pháp kế chuyển số dự
Phương pháp theo đối thánh tá theo từng hĩa đơn: Khách hàng sẼ thánh toảndữt im từng hĩa don BO phận kể tản theo dồi tên sổ chỉ tết sơng nợ khách bằng của các Khoản phải thủ, đã thủ, s dự nợ chỉ theo ‘img ha đơn, Phương pháp này cho phập theo đổi tắt cả các hĩa đơn chưa thánh tốn và phân ch chúng theo hạn nợ Ưu điễn của phương pháp này là cung cắp hơng in ắt cụ thể, õ răng và hỗ r cho chính ích chết khẩn hàng bán nhẫn khuyến khích khích bằng thanh tốn ng hạn tbo timg hoa dom “Tuy nhiên phường pháp này đồi ơi tình độ kế tần cao, chỉ phí nhiều, chỉ cĩ thể thực hiện được kh áp dụng nhọc hĩa cơng ác kể tốn
Phuong phip kết chuyển số dự Bộ phân Ef ton King theo doi thant tốn chỉ tếtheo từng hĩa đơn bản hàng mã chí theo di ng sỗ dư đẫu ký
tổng số nợ phảt sinh rong ký, tổng số tiễn thanh tốn và số cịn nợ của mỗi Xhách hàng vào cui kỷ, Phương php này tuy dơn in nhưng khơng hỗ rợ chính sách chiết khẩu bền hãng cũng như cung cp thơng tn về các khoản “khách hàng châm than toi,
Trang 38By và ập in nhật ký vã chỉ ễt ah ky Kh cp dtd ig cơng nợ và các
tập ún Chết nhật ký, cần phải ảo cả chỉ tt các dỗi tượng cơng nợ tê các trường Chỉ tt khoản Ng” và " Chỉ iế ải khoản Cá?
* Nhận tiễn thanh toơn: Khách hàng cĩ thể thanh tôn bằng tiém mặt "hoặc chuyển khoi,
« Trưởng hợp khách bảng thanh tốn hằng tễn mát, bộ phận kế tán tiễn mặt lập phi thu và thù quỹ đến hành th tiễn
“Truờng hợp chuyển khoản qua ngân hàn, bộ phìn kể tốn tên gửi ngân hàng căn cứ vo giấy háo Cĩ của ngân hàng để tến hành hạch tốn vả, cắc số kế tuần và các khoản lên gửi ngân bàng, dồng thời báo cho bộ phận kế tốn (heo dõi cơng nợ để cập nhật tinh Hin thanh tốn của khách hàng
L* Xã lý hàng bản bị tà hi v các khoản nợ qui hạn
Giải quyết hàng bị tả li và giảm giá bàng bán: bàng bị tả lại khi khách hàng khơng hi lơng, tả hạ tắt cả hoặc một phẫn hằng hơa đã nhận “Giảm gá hàng bán Hà ự điều chính dễ đền bù cho khich hàng vì hàng hồ đã hư hơng và kêm chất lượng hạy tiểu hục rong trường hợp này biện bản được chuẫn bị dễ hỉ nhận ác thơa thuận, Tuy nh ching
cỗ bằng chứng rằng hàng bị tr lạ được nhận lại hoặc các khoản giảm gi
i được lập khỉ được các cắp thẳm quyỂn phê duyệt Các biên bản nấy lã cơ số đỄghỉ số các
i Khon phi thụ khách hàng
WV ede khoản nợ quá bạn: Việc xử ý cá khoản nợ quả hạn xây ra Khoản giảm ừ doanh tu và số đư
Khơng thường xuyên và ch liên quan đến những khách bàng chậm trả, Nhữn chúng quy tình này thường bắt đầu gửi thơng báo đến khách hàng về khoản vr quá hạn Trang trường hợp khách bàng mắt khả năng chỉ trí các khoản nợ,
Trang 39
2
1.26 Tổ chức hệ thống báo cáo kế tốn trong chủ trình bán hang thu tia
Báo cáo kế toắn tổng hợp các đữ li
người sử dụng những thn tn hu ich tũytheo nhu cầu Thơng qua bá cáo, 9 đã được xữ lý để cũng cấp cho ‘bg thống thơng ú kể toản cung cấp thơng tửn nhằm kiễm sốt hệ thẳng xử lý
kiếm sốt được các dữ liệu xử lý và những thơng tin lên quan đn phục vụ Xiệc phân tích, lập kể hoạch, tạo các quyết dịnhđiễu hình hại động
`Với mục ích này, trọng ch tình hán ng và thụ tên các áo cáo kế ốn được phân hành ba loại theo mục tiêu cung cấp thơng tin cho việc kiếm, sốt hại động sử lý của chủ tình, thơng tn hiên quan đến việc xứ lý các nghiệp vụ kế tan co thé rong chủ trình, thơng (heo nhủ cẫu người sử
phục vụ các quyết nh diệu bình boại động
` Băng kê nghiệp vụ: Là báo cáo liệt kề cả các nghiệp vụ phá sinh trong một kiểu nghiệp vụ nào dĩ ong suốt quả tính xử lý như một tuẫn, một
dung thing
> Bao edo kiém sối Trường hợp sử lý bằng mấy người kiêm sot cin thơng tủa dễ kiển sốt dược hoạt dộng của hệ thắng, dâm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đã dữ hệu, khơng bỏ số dữ liệu, Ngồi ra người kiểm sốt gia hệ thẳng Chính vì vậy hệ thẳng cần lập báo cáo kiểm sốt với mục díc tổng hợp tắt cả các tay dỗi ‘ng edn kiếm sốt được việc uy cập dữ
"rong mỗi mộttập tín uu trữ đữ iu
mức độ tơng quát, người ta lập báo cáo kiễm ta sổ tổng như bán cáo ‘Ting doanh thụ bín hàng ung tập ún xử lý
Trang 40` Báo co đặc Bi: Là báo co được lập theo một yêu cầu nào độ cũ "người sử dụng thơng tin (thơng tín quần tr, (hơng ủa ải chỉnh) thơng thường sắc loại báo cáo này gơm;
© Bao cio cong mg ách hàng: Liệ kê ắt cả cức nghiệp vụ bn hàng hanh ốn với từng người mua, cũng như tổng số nợ phải thụ, bảo cấo này cĩ túc dụng:
+ Ding ich với ngưội mua, hit hin sis, ian nck ton, + Dũng để nhắc nhớ người mua khuyến khích người ma than ton som, Báo cáo phan tích phải the theo thé han ng: Là bảo cáo phân ch khuẩn phi (hú của từng người mua theo mắc thời gian quá hạn nợ (0 ngày, 60 ngây, 90 ngày) Thơng thường bảo cáo nấy được lập hãng thng với mục
dính
Bộ phận tín đọng xem xết vỀ y tín hanh tốn của người mua để cĩ biện phấp đơi nợ hoặc cĩ chỉnh sich in dung thich hợp
à cân cử phản ích xác định nợ phải thụ Khổ đơi
Báo cáo phân tích bản hồng: Đây là bo cáo ng hợp doanh thụ bản bảng, giá vẫn hing bin, Iai gp the từng khách hằng, theo từng chúng loi
bảng bản, theo người bn, theo dia dim bin hing Báo cáo nấy cổ tác đụng cho ban quấn lý kính doanh đánh giá doanh th
bảng, theo người bản, tho hiệu quả của khuyến mãi, quản cáo
"Noi ra chu tình bản hàng vàthụ tên cơn cung cấp các loại báo cán Khơng liên quan đến tính hinh tải chính nhu: doanh số bản hàng của nhân viên bán hùng, thời giun thực hiện một hoặt động xử lý đt hàng (kề thời gian tả lồi khách hàng) thơi gian giao hàng,