Luận văn Tăng cường kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần Xi măng vật liệu xây dựng - xây lắp Đà Nẵng nghiên cứu thực trạng kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần Xi mặng, vật liệu xây dựng xây lắp Đà Nẵng tìm ra những mặt còn hạn chế, từ đó đề xuất các giải pháp đảm bảo tính khoa học và thực tiễn nhằm hoàn thiện kiểm soát chặt chẽ chi phí tại công ty.
Trang 1NGUYÊN THỊ TRINH
TANG CUONG KIEM SOÁT CHI PHÍ TẠI CƠNG TY CO PHAN XI MANG VAT LIEU XAY DUNG - XAY LAP DA NANG
LUAN VAN THAC SI QUAN TR] KINH DOANH
Trang 2ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYÊN THỊ TRINH
Trang 4
MO DAU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục đích nghiên cứu của đề tà 2
13 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4, Phương pháp nghiên cứu 2 3 3
5 Kết cấu luận văn,
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ KIÊM SOÁT CHI PHÍ TRONG
DOANH NGHIỆP 5-2< treo
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ 8
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội 8 1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 9
3 Chức năng của kiểm soát nội bộ
1.2 Ý NGHĨA VÀ CÁC YÊU TÓ CÀU THÀNH HỆ THÔNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ - 10 1.2.1 Ý nghĩa của hệ thống KSNB 10 1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB 10
1.3 KIEM SOAT CHI PHI TRONG DOANH NGHIỆP 16
1.3.1 Khái quát về chỉ phí trong doanh nghiệp 16
1.3.2 Sự cần thiết và mục tiêu của kiểm soát chỉ phí 23
1.3.3 TỔ chức thông tin phục vụ kiểm soát chỉ phí 24
1.3.4 Kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp 27
Trang 5PHAN XI MANG, VAT LIEU XAY DUNG - XÂY LÁP ĐÀ NẴNG.35 2.1 KHÁI QUÁT HOẠT DONG SAN XUAT KINH DOANH CUA
CONG TY CO PHAN XI MANG, VAT LIEU XAY DUNG XAY LAP DA NANG 235 2.1.1 Sự hình thành và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty c 35 2.1.2 Co edu tổ chức quản lý ở Công ty cổ phần xi măng, XLXD ~ xây lắp Đà Nẵng 38 2.1.3 Tổ chức Kế tốn của Cơng ty cổ phần xi măng, VLXD - xây lắp Đà Nẵng - — 2.1.4 Một số nét cơ bản về mơi trường kiếm sốt ở Công ty: 8
2.2 THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KIÊM SỐT CHI PHI TAI CONG TY CO PHAN XI MANG, VLXD - XAY LAP DA NANG Sl
2.2.1 Xây dựng dự toán chỉ phí ở Công ty „51
2.2.2 Tổ chức thơng tin kế tốn phục vụ công tác kiểm sốt chỉ phí ở
Cơng ty xi măng, vật liệu xây dựng - xây lắp Đà Nẵng ¬ SB 2.2.3 Thủ tục kiểm soát chỉ phí tại Công ty cổ phần xi măng, vật liệu xây
dựng - xây lắp Đà Ning 65
2.2.4 Đánh giá công tác kiểm soát chỉ phí ở Công ty cổ phẫn xi măng, vật liệu xây dựng - xây lắp Đà Nẵng eeeeeeeeTÍ
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 wT
CHƯƠNG 3 HOÀN THIEN CONG TAC KIEM SỐT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CO PHAN XI MANG, VAT LIEU XAY DỰNG -
Trang 6CHI PHI TAI CONG TY CO PHAN XI MANG, VAT LIEU XAY
DỰNG - XÂY LÁP ĐÀ NẴNG "`
3.2 NỘI DUNG HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KIÊM SỐT CHI PHỈ Ở
CONG TY CO PHAN XI MANG, VAT LIEU XÂY DỰNG - XAY LAP ĐÀ NẴNG 76 3.2.1, Hoan thi 16 3.2.2 Hồn thiện cơng tác lâp báo cáo phục vụ kiểm sốt chỉ phí ở Cơng ty - nnn 78
3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiếm soát chỉ phí tại Cơng ty 84
3.2.4 Hồn thiện phân tích biến động chỉ phí phục vụ kiểm sốt chỉ phí
tại Cơng ty _ — BT
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 96
KẾT LUẬN CHUNG, 3
‘TAI LIEU THAM KHAO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
Trang 7BHYT Bio yté BQ Bình quân ce Chỉ phí CCDC Cong cu dung cụ CBCNV Cẩn bộ công nhân viên CNV Công nhân viên
DN Doanh nghiệp GVHB Giá vốn hàng bán
HĐQT Hội đồng quản trị
Trang 8Số hiệu ‘Tén bang, ‘Trang bing
2.1 | Dự toán chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp năm 2012 2 2.2 | Dw todn doanh thu tiêu thụ gạch năm 2012 54
2.3 | Dự toán tổng nguồn lương năm 2012 54
2.4 | Bang phân bổ lương cho các bộ phận năm 2012 55 2.5 | Dự toán chỉ phí sản xuất chung năm 2012 56 2.6 | Bảng phân bổ dự toán chỉ phí sản xuất chung nam 2012 | 57 2.7 _ | Dự toán chỉ phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp năm |_ 58 2012 2.8 | Số chỉ tết chỉ phíNVL - Tổ sợi 59 2.9 _ | Tập hợp chỉ phí NVLTT - Tổ sợi tháng 9 năm 2012 60 2.10 | Bang tap hop chi phf NVL TT thang 9 năm 2012 60 2.11 | Bảng tập hợp chỉ phí NCTT tháng 09 năm 2012 61 2.12 | Bang tp hop chi phf sin xudt chung théng 9 năm 2012 2 2.13 | Béo céo tinh hinh sir dung vật tư năm 2012 6 2.14 | Bang giá thành vô bao xi măng tháng 9 năm 2012 6 3.1 | Báo cáo tình hình thực hiện chỉ phí NVIL.TT năm 2012 |_ 79 3.2 | Báo cáo tình hình thực hiện chỉ phí NCTT năm 2012 80 3.3 _ | Bao cáo tình hình thực hign chi phi SXC năm 2012 81
Trang 9
3.4 | Bao céo gid vin hang bán năm 2012 2 3.5 | Báo cáo tình hình thực hiện chỉ phí bán hang nim 2012 | 83 3.6 | Báo cáo tình hình thực hiện chỉ phí QLDN năm 2012 84 3.7 _| Bang phan tfch tình hình thực biện CP NVLTT năm 88
2012
Trang 10Số hiệu Tên Trang bảng
2.1 | Cơ cấu tổ chức quản lý 39
2.2 _ | Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 43
2.3 _| Té chite bé may ké toan tại các Xí nghiệp 46
2.4 | Qué tinh Iudn chuyển chứng từ 47
Trang 11đề tài Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng kinh tế thị
trường phát triển như hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển và
chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức Trong điều kiện
thành công tong kinh doanh không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công
nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm mà cần phải có
tằm nhìn và có một chiến lược kinh doanh phù hợp, phải phân bổ, quản lý và
sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của mình như vốn, lao động, thiết bị đặc biệt đối với việc sử dụng chỉ phí
Khi đối mặt với một nền kinh tế không chắc chắn và mang nhiều rủi ro , các nhà quản lý cần quan tâm đến vấn đề làm thể nào để kiểm soát chỉ phí của doanh nghiệp một cách có hiệu quả Việc kiểm soát tốt chỉ phí sẽ ngày càng
nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành Nhờ đó, tạo dựng cho doanh
nghiệp một uy tín, thương hiệu, nhằm nâng cao được sức cạnh tranh
Công ty cổ phần xỉ măng vật liệu xây dựng và xây lắp Đà Nẵng kinh
doanh các lĩnh vực: xi măng, sản xuất vỏ bao xi măng, gạch, xây dựng các
công trình dân dụng, kinh doanh thiết bị, vật liệu xây dựng Là một công ty
với quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh rộng ở khu vực miễn Trung và Tây
Nguyên Với một doanh nghiệp có phạm vỉ hoạt đông rộng lớn như vây thì
cần phải có hệ thống kiểm soát chỉ phí tại cơng ty để kiểm sốt chỉ phí hiệu
Trang 12lãng phí về chỉ phí Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm soát
chặt chẽ chỉ phí
thiện cho hoạt động kiểm soát chỉ phí Đó là lý do của việc chọn đề tài
“Tăng cường kiểm soát chỉ phí tại Công ty cổ phần xi măng, vật liệu xây dựng, xây lắp Đà Nẵng”
2 Mục đích nghiên cứu của đề tài
Luận văn nghiên cứu thực trạng kiểm sốt chỉ phí tại Cơng ty cỗ phần xỉ
nâng cao hiệu quả kinh doanh thì cần phải tập trung hoàn
mặng, vật liệu xây dựng xây lắp Đà Nẵng tìm ra những mặt còn hạn chế, từ
đó đề xuất các giải pháp đảm bảo tính khoa học và thực tiễn nhằm hồn thiện kiểm sốt chặt chẽ chỉ phí tại Công ty
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
tượng nghiên cứu: Công tác kiểm sốt chỉ phí tại Cơng ty cổ phần xi
măng, vật liệu xây dựng xây lắp Đà Nẵng
Phạm vi nghiên cứu: Lĩnh vực kinh doanh xỉ măng và sản xuất vật liệu
xây dựng, vô bao xi ming tại công ty cổ phẩn xi măng, vật liệu xây dựng ~ xây lip Da Ning
4 Phuong phip nghiên cứu
“Tiến hành thu thập thông tin, phân tích số liệu, tổng hợp, so sánh, thống kê để phục vụ công tác nghiên cứu Sử dụng số liệu sơ cấp tại Công ty kết hợp
với các dự toán chỉ phí và thực tế chỉ phí thực hiện tại các đơn vị trực thuộc và
văn phòng Công ty nhằm nắm bắt thực tẾ về cơng tác kiểm sốt chỉ phí và các
vấn để khác để tìm ra những hạn chế về kiểm soát chỉ phí tại công ty
* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
~ Về mặt lý luận: Luận văn hệ thống hóa các vẫn đề cơ bản về kiểm soát
nội bộ chỉ phí trong doanh nghiệp
Trang 13của Công ty
§ Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, luận văn được trình bày thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chỉ phí tại Công ty cổ phần xỉ
măng, vật liệu xây dựng và xây lắp Đà Nẵng
“Chương 3: Hoàn thiện kiếm soát chỉ phí tại Công ty cổ phần xi măng, vật
liệu xây dựng và xây lắp Đà Nẵng
6 Tống quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát chỉ phí là thực hiện ngăn ngừa chống lãng phí, tiết kiệm chỉ tiêu của đơn vị với mục tiêu sau cùng là tăng lợi nhuận cho Doanh nghiệp
Kiểm soát chỉ phí trong quá trình quản lý và điều hành hoạt đồng là yếu
tố cần thiết đối vời bắt ky một đơn vị nào
“Trong xu thế phát triển kinh tế như hiện nay, đòi hỏi các tổ chức không
ngừng đổi mới cả về tư duy và hành động trong quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động của Doanh Nghiệp Trong các chức năng quản lý, chức năng kiểm
tra, kiểm soát trong quá trình hoạt đồng của tổ chức có vai trò quan trọng
giúp tổ chức tổn tại và phát ngày càng tốt hơn Vì vậy, các doanh nghiệp đều phải xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát chỉ phí nhằm đảm bảo
các lợi ích cho Doanh nghiệp Chính vì vậy, đã có rắ nhiều tác giả đã đưa ra
các ý tưởng, giải pháp và đề tài nghiên cứu về vấn đề kiếm soát chỉ phí
Bài báo của tác giả Nguyễn Khắc Hùng “ Kiểm soát chỉ phí trong các
doanh nghiệp xây lắp” đăng trên tạp chỉ kế toán và kiểm toán tháng 2/2011,
nêu ra những bắt cập trong các quy định về chứng từ của Nhà nước nhằm tìm
Trang 14Doanh nghiệp
Bài báo của tác giả Nguyễn Văn Phượng * Kiểm soát nội bộ - công cụ
phòng, chống tham nhũng hữu hiệu” đăng trên tạp chí kế toán và kiểm toán tháng 4/2012 Bài báo trình bày về sự ra đời của kiểm soát nội bộ, các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiếm soát nội bộ và một số đề xuất nhằm hoàn thiện 'hệ thống kiểm soát nội bộ
Bài báo của tác giá Lại Thị Thu Thủy * Xây dựng hệ thống kiểm soát nội
bộ hướng đến quản lý rủi ro trong doanh nghiêp” đăng trên tạp chí kế toán và kiểm toán tháng 5/2012 Bài viết trình bày sự cần thiết của việc xây dựng HTKSNB gắn với quản lý rủ
“Trong quá trình thực hiện luận văn này, từ nội dung nghiên cứu c ii ro là một điều thiết yếu cần phải thực hiện
đề tài tham khảo, luận văn kế thừa những lý luận cơ bản một số dé tai nghiên
cứu cùng lĩnh vực liên quan, cụ thể như:
Sách kiểm toán, khoa kế toán - kiếm toán, Trường Đại Học Kinh Tế
TP Hồ Chí Minh, Kiểm Toán NXB Lao Động Xã Hội, 2007; Hệ thống
kiểm soát nội bộ của Đoàn Văn Hoạt 2007; Sách kế toán quản trị của Nguyễn
“Tấn Bình ( 2003) NXB Đại học Quốc Gia TP Hỗ Chí Minh
Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học Đà Nẵng: tác giả Nguyễn Thị Tuyết
(2007) * Tăng cường cơng tác kiểm sốt chỉ phí tại nhà máy đóng tàu Đà
Nẵng” Trong luận văn này, vấn đề đặt ra là việc sản xuất tại nhà máy đóng
tàu đi theo một quy trình kỹ thuật công nghệ khá phức tạp, nếu không có sự
phân công trích nhiệm rõ rằng và tổ chức quản lý tốt cũng như việc ban hành
các quy chế hoạt động và thiết kế quy trình tổ chức sản xuất hợp lý, khoa học thì sẽ gây nên sự lãng phí trong chỉ phí sản xuất và trong việc xây dựng hệ
thống định mức vẫn còn tổn tại, như bị động từ tính chất đơn chiếc của sản
Trang 15xuất kinh doanh và tăng cường khả năng cạnh tranh của nhà máy
Luận văn thạc sỹ của tác giả Tô Đình Dân: * Tăng cường kiểm soát chỉ
phí sản xuất tại công ty cổ phần Khoáng san Bình Định" Tác giả đề cập đến
¡ phí đối với các doanh nghiệp, phân tích
nhân tố ảnh hưởng đến chỉ phí, Trên cơ sở đó, tác giả đưa ra một số giải pháp
tầm quan trọng của kiểm soát cl
'hồn thiện kiểm sốt chi phí tại công ty như: hồn thiện mơi trường kiểm soát về cơ cầu quản lý, thành lập phòng kiểm tốn nội bộ; hồn thiện thơng tin kế tốn; các giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất
Luận văn thạc sỹ, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng của tác giả
“Thị Diệp Thuý (Năm 2009),
phí tại Công ty Cao su Kon Tum” với các giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt chỉ phí, hồn thiện việc
tài * Hoàn thiện cơng tác kiểm sốt chỉ
dựng định mức chỉ phí sản xuất kinh
doanh, hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chỉ phí và hồn thiện cơng tác phân tích chỉ phí sản xuất kinh doanh
Luận văn thạc sỹ tác giả Nguyễn Thị Hoài " Tăng cường kiểm soát nội
bộ về chỉ phí kinh doanh tại công ty Lương thực và Dịch vụ Quảng Nam” viễt về những tổn tại trong hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh của
Cong ty, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chỉ phí kinh doanh tai Cong ty
Đề
“Tang cường kiểm soát chỉ phí xây lắp tại công ty TNHH tư vấn tủa tác giả Đoàn Thị Lệ Hà (Năm 201 1) viết về đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp, cách tổ chức quản lý và công tác kiểm
xây dựng Xuân Quang”
soát chỉ phí xây lắp, tăng cường kiểm soát chỉ phí xây lắp bằng cách hoàn
Trang 16điện lực 3 tác giả Hoàng Thị Thanh Hải ( Năm 2005), đề tài đi sâu vào vấn đề tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chỉ phí, các thủ tục kiểm soát
nội bộ chỉ phí sản xuất kinh doanh điện
Đề tài “Tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất tại công ty cổ phần
Vinaconex 25° của tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy ( năm 2010), đưa ra
những giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí như: tăng cường kiểm soát chỉ phí theo định hướng trung tâm chỉ phí, trong đó đội là trung tâm chỉ phí sản
xuất ; tăng cường kiểm soát chỉ phí thơng qua việc hồn thiện các thủ tục
kiểm soát chỉ phí đặc biệt việc kiểm soát vật tư nhập và sử dụng: tăng cường
kiểm sốt thơng qua việc hồn thiện giao khốn giữa cơng ty với các đội xây dựng
Luận văn thạc sỹ, chuyên ngành kế toán của tác giả Huỳnh Thị Loan
*Tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất tại Tổng công ty cổ phần dệt may
Hoa Thọ”, đã viết về kiểm soát chỉ phí và đưa ra một số giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí sản xuất như sau: Tăng cường kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, chỉ phí nhân công trực tiếp và chỉ phí sản xuất chung đồng thời tác giả cũng nêu ra công tác kiểm soát sự biến động của chỉ phí sản xuất chưa được toàn điện Do đó, cần lập dự toán chỉ phí sản xuất linh hoạt phục vụ công tác kiểm soát chỉ phí sản xuất nhằm giúp cho nhà quản trị có thể so sánh
được chỉ phí thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau
Nhìn chung, các đề tài trên đã đi vào vấn đề kiểm soát nội bộ về quản lý Do đó, tác giả nhận thấy các dé tài nghiên cứu trên đều có chung mục tiêu đó là làm thế nào để kiểm soát chỉ phí một cách hiệu quả nhất, bởi vì lợi nhuận
thu lại nhiều hay ít đền chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chỉ phí đã chỉ ra
Xuất phát từ thực tế đó, tác giả muốn đi sâu vào nghiên cứu đề tài “ Kiểm soát
Trang 17Đà Nẵng và đưa ra những giải pháp tăng cường kiểm soát v bảo vệ tài sản,
chống thất những chỉ phí trong doanh nghiệp, nhằm đạt mục tiêu nâng cao
Trang 18
CƠ SỞ LÝ LUẬN VẺ KIÊM SOÁT CHI PHÍ
'TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 NHỮNG VÁN ĐÈ CHUNG VÈ KIÊM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo của COSO, Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chỉ phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được
thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo họp lý nhằm đạt được các mục tiêu:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Sự tin cậy của báo cáo tài chính ~ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Khái niệm trên nhắn mạnh đến 3 vấn dé sau:
Một là, mọi người thuộc mọi cắp bậc trong tổ chức đề tác động đến kiểm
soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo 1 mức độ nào đó, là trách nhiệm
của mọi người Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong phạm vi trách nhiệm của họ Mỗi nhân viên đóng một vai trò
nhất định trong hệ thống kiểm soát nội bộ
Hai là, một hệ thông kiểm soát ni bộ hữu hiệu được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ Hệ thống úp doanh nghiệp đạt
kiểm soát nội bộ là một bộ phận cấu thành của cả một quy trình quản lý Nó giữ cho một tổ chức luôn hoạt động hướng về các mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ và tối thiểu hóa các yếu tố không mong đợt trong quá trình hoạt động
Ba là, kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm
'bảo tuyệt đối [6, Tr 3] Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp
Trang 19các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu
~ Bảo vệ tài sản của đơn vị, hạn chế mắt cắp, hư hại và sử dụng không
đúng mục đích
~ Các thông tin kế toán được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và tin cây về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp
~ Bảo đảm hiệu quả và năng lực quản lý
~ Bảo đảm việc thực hiện các chính sách của doanh nghiệp [13]
1.1.3 Chức năng của kiểm soát nội bộ
Ki
soát nội bộ có chức năng đảm bảo giám sát mức độ hiệu năng, hiệu quả của các quyết định trong quá trình thực thi, bảo đảm tuân thủ đúng quy định và thể thức
thực hiện
Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh, vấn đề
sai phạm và gian lận là không thể tránh khỏi nhưng cần phải kiếm soát chặt chẽ, hữu hiệu nhằm ngăn chặn sai phạm và gian lận xảy ra
Đảm bảo ghỉ chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các
nghiệp vụ và hoạt đông kinh doanh Việc ghỉ nhân các hoạt động sản xuất
kinh doanh thông qua công tác kế tốn khơng phải lúc nào cũng đầy đủ và
minh bạch Bằng việc thiết lập các quy trình kiểm soát sẽ giúp cho việc ghỉ
chép kế toán tuân thủ theo quy định
iim bảo các báo cáo tài chính được lập kịp thời, hợp lệ và tuân thủ các
yêu cầu có liên quan
Bảo vệ các tài sản và thông tỉn không bị lạm dụng và sử dụng sai mục
đích, bị thât thoát,
Trang 20
của đơn vị [13]
12 Ý NGHĨA VÀ CÁC YÊU TO CÂU THÀNH HỆ THÓNG KIÊM SOÁT NỘI BỌ
1.2.1 Ý nghĩa của hệ thống KSNB
“Trong một tổ chức bắt kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tổn tại song hành Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích
chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được
các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyển, uỷ nhiệm, giao việc cho cấp dưới
một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống KSNB vững mạnh có ý nghĩa như sau
~ Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả, giảm bớt nguy cơ rũi ro tiềm ẩn trong SXKD
~ Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mắt mát, hao hụt, gian lận, sử dụng sai mục đích Đảm bảo tính chính xác, kịp thời của các số liệu, báo cáo kế toán
~ Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật
~ Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu và đạt được mục
tiêu dé ra
1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mộ, tính
chất, hoạt động, mục tiêu Tuy nhiên, bắt kỳ một hệ thống kiểm soát nội bội
nào cũng bao gồm 5 yếu tổ:
Trang 21~ Đánh giá rũi ro
~ Hoạt động kiểm soát
~ Thông tin và truyền thông
~ Giám sát
a Môi trường kiểm soát
Moi trường kiểm soát phân ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động
đến ý thức của mọi người trong đơn vị là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ (6, Tr 56] Môi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ các nhân tố (bên trong và bên ngoài của đơn vị) có ảnh hưởng đến quá trình thiết kể, sự vận hành và tính hữu hiệu của KSNB Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm:
> Đặc thù về quán lý
Đặc thù về quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều
được đặt đưới sự điều hành của các nhà quản trị Bởi vậy quan điểm, đường
lối cũng như tư cách của họ có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB
"Tính hữu hiệu của hệ thống KSNB còn phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá tị đạo đức của toàn thể nhân viên trong don vi
Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị
Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc chủ yếu vào quan điểm, phong cách điều hành của người
này; còn nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng
không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền
Bang thời để nâng cao tính hữu hiệu của KSNB, nhà quản trị cần phải
Trang 22có những hành vì thiểu trung thực
> Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của doanh nghiệp được thiết lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cho
quá trình thực hiện sự phân công phân nhiệm, sự uỷ quyển, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép số sách cũng được kiểm soát từ đó ngăn ngừa được
phần nào các sai sót, gian lận Để thực hiện được điều này, cơ cấu tô chức đơn
vị phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
s# Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có chồng chéo lên nhau
giữa các bộ phận
'# Thực hiện sự phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghỉ chép số xách và bảo quản tài sản Sự phân chia này tạo điều kiện kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận
4 Bao dim sự độc lập tương đối giữa các bộ phận > Chính sách nhân sw
Chính sách nhân sự là thông điệp của doanh nghiệp về yêu cầu đối với
tính trung thực, hành vị đạo đức và năng lực mà doanh nghiệp mong đợi từ
nhân viên Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyén dung,
hướng nghiệp, đào tạo, đánh giá, tư vấn, động viên, khen thưởng và kỷ luật 6, Tr 63] Vì vay, một chính sách nhân sự đúng đắn có thể bổ sung cho sự
yếu kém của môi trường kiểm soát
Khía cạnh quan trọng nhất của bắt kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng là con
Trang 23đáng tin cậy Ngược lại, con người không có năng lực và không trung thực có
thể làm cho công việc trở nên hỗn độn cho dù có rất nhiều quá trình kiểm soát hỗ trợ
> Công tác kế hoạch tại doanh nghiệp
Công tác kế hoạch ở đây được hiểu là việc lập các kế hoạch và dự toán, đồng thời là việc theo đõi và kiểm tra quá trình thực hiện các kế hoạch, các dự toán đó Các kế hoạch và dự toán này bao gồm kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch
kế hoạch thu mua NVL và dự toán NVL, kế hoạch chỉ phí va dw
toán chỉ phí, Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một
sản xuất,
cách khoa học và nghiêm túc thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rắt hữu hiệu
> Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên
về toàn bộ hoạt động của đơn vị, kế cả đối với hệ thống KSNB Vì vậy kiểm
toán nội bộ là một nhân tổ rắt quan trọng trong môi trường kiểm soát
'Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cắp quản lý cao nhất để: không bị giới hạn hoạt động đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối
rộng rãi
nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ năng,
lực để thực hiện nhiệm vụ của mình
> Các nhân tổ bên ngoài
Ngoài các nhân tổ bên trong thuộc tầm kiểm soát của đơn vị còn có một
số nhân tổ khác khơng thuộc tằm kiểm sốt của đơn vị nhưng có ảnh hưởng rat lớn đến đơn vị như : Sự kiểm soát của các cơ quan nhà nước, ảnh hường của các chủ nợ, nhà đầu tư, nhà cung cấp, môi trường pháp lý, đường lối phát
triển của đất nước,
Trang 24một đạo luật hay chính sách mới ảnh hưởng đền hoạt động của tổ chức b Đánh giá rấi ro
Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh
hướng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro [6,Tr 65)
ê quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác định mức độ rủi ro về hoạt đông tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp
nhận Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành đông để giảm những sự việc bắt ngờ, không mong đợi Sự thất
bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt
động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được Đánh giá rủi ro căn cứ
vào các yết
-# Nhận diện rủi ro sau khi xác định được mục tiêu:
Hoạt động của đơn vị có thể gặp rủi ro do sự xuất hiện những nhân tố
"bên trong và bên ngoài Những nhân tố này ảnh hưởng đến việc đạt được mục
tiêu Khi nhận diện rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài
(Cée nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, ví dụ như: Có thể xây ra những sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở dau?
¢ Phan tich ri ro:
Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó Để sắp xếp thir tự các rủi ro, trước hết cần xem xét mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro Sau đó tiền hành định tính và định lượng tổn thất khi rủi ro xảy ra Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro
cc Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các hành động được cụ thể hóa từ các chính sách
và thủ tục mà khi được thực hiện thích hợp và đúng lúc sẽ giúp quản lý hoặc
Trang 25Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi
ra đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm
xoát để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó
* Các yếu tố của hoạt động soát gối
~ Quy trình phê chuẩn, ủy quyền: Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng Phê chuẩn, ủy quyền là việc cắp quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó
~ Kiểm soát quá tình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tỉn cậy thì
thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ
: Việc so sánh, đối chiều giữa số
sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định
kỳ
~ Phân tích rà soát: xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách
so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước 4 Thông tin và truyền thong
Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất
lượng của thông tỉn là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện
Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau:
~ Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành
viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị
Trang 26e Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là quá
trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi
cho phù hợp với từng thời kỳ hay không Trong khi xây dựng hệ thống kiểm soát ¡ bộ là một quá tình thì việc đánh giá hiệu quả của nó được thực hiện
từng thời điểm riêng lẻ Nó được tiến hành thông qua các hoạt đồng giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ
Giám sát thường xuyên: Đạt được thông quan việc tiếp nhân các ý kiến
góp ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt động
và phát hiện các biến động bắt thường
Giám sát định kỳ : được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập thực hiện
1.3 KIEM SOAT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
1.3.1 Khái quát về chỉ phí trong doanh nghiệp a Bản chất của chỉ phí
Chỉ phí là toàn bộ các hao phí v lao động sống và lao động vật hoá
được biểu hiện bang tiên phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà đơn vị đã bỏ ra trong một kỳ nhất định
Ban chất của chỉ phí chính là các phí tổn tài nguyên, vật chất, lao động
phát sinh gắn liền với mục đích sản xuất kinh doanh, được tài trợ từ vốn kinh doanh và đuợc bù đắp từ thu nhập hoạt động kinh doanh Với bản chất này
Trang 27lao động và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ của người lao động
* Chi phi nguyên vật liệu: Yếu tố chỉ phí này bao gồm giá mua, chỉ phí mua NVL dùng vào hoạt động SXKD, bao gồm:
+ Chỉ phí NVL chính: NVL chính thường cấu thành nên cơ sở vật chất của sản phẩm và chiếm tỉ lệ trọng yếu trong giá thành sản phẩm ở DN sản
xuất
+ Chi phé NVL phu : Chi phí này thường dùng kết hợp với NVL chính
làm tăng chất lượng, độ bẻn, về thấm mỹ của sản phẩm Chi phí NVL phụ
thường phát sinh trong tắt cả các hoạt động, tiêu thụ, quản lý,
+ Chỉ phí nhiên liệu: Thực chất nhiên liệu cũng là NVL phụ nhưng nó
giữ vai trò quan trọng trong việc cung cấp năng lượng cho hoạt động sản xuất
kinh doanh, vì vậy được xếp vào một loại riêng để quản lý và đôi khi để kiểm soát khi có sự biến động nhiên liệu, năng lượng trên thị trường Chỉ phí nhiên
liệu cũng phát sinh trong tắt cả các hoạt động sản xuắt, tiêu thụ, quản lý, + Chỉ phí phụ tùng thay thế: Bao gồm những bộ phận, chỉ tiết dùng thay
thể trong máy móc thiết bị khi sửa chữa, chỉ phí này chỉ phát sinh khi có hoạt động sửa chữa máy móc thiết bị
+ Chỉ phí nguyên vật liệu khác: Bao gồm như chỉ phí NVL đặc thù, chỉ phí về phế phẩm, phế liệu tận dụng
* Chỉ phí công cụ dụng cụ: Yếu tố này bao gồm gid mua va chi phi mua
của các công cụ dùng vào hoạt động SXKD Tổng chi pl “ong cụ, dụng cụ là
tiền đề để nhà quản trị hoạch định luân chuyển qua kho, định mức dự trữ, nhu
cầu thu mua công cụ, đụng cụ hợp lý:
* Chỉ phí khấu hao tài sản cố định: Bao gồm khấu hao của tất cả TSCĐ,
Trang 28đây, nhà quản trị hoạch định tốt hơn chiến lược tái đầu tư, mở rộng cơ sở vật
, thiết bị thích hợp cho quá trình sản xuất kinh doanh
* Chỉ phí
bên ngoài cung cấp cho hoạt động SXKD của DN như : giá dịch vụ điện nước, giá bảo hiểm tài sản, giá phí quảng cáo
* Chi phí khác bằng tiền: Bao gồm tắt cả các chỉ phí SXKD bằng tiền tại doanh nghiệp Nhận thức tốt yếu tố chỉ phí này giúp nhà quản trị hoạch định được ngân sách chỉ tiền mặt chỉ tiêu, hạn chế những tồn đọng tiền mặt, tránh
lịch vụ thuê ngoài: Yếu tố này bao gồm giá dịch vụ mua từ
bớt tốn thất, thiệt hại trong quản lý vốn bằng tiền
Phân loại theo nội dung kinh tế giúp cho các nhà quản trị xác định được các chỉ phí theo từng yếu tố sản xuất để xây dựng được định mức như : Định
mức kinh tẾ kỹ (huật, dự toán chỉ phí, nhu cầu về vốn cho từng kỳ sản xuất
kinh doanh
> Phan loại chỉ phí theo chức năng hoạt động và công dụng kinh tế Chỉ phí được chia thành:
* Chi phí sản xuất: Là chỉ phí từ các yếu tố sản xuất mà đơn vị bỏ ra trong quá trình sản xuất nhằm mục đích tạo ra thành phẩm Chỉ phí sản xuất
của DN duge chia ra:
+ Chỉ phí NVL trực tiếp: là toàn bộ chỉ phí NVL được sử dụng trực tiếp
cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, lao vụ dich vu
Khoản mục chỉ phí này bao gồm toàn bộ chỉ phí NVL sử dụng trực tiếp
trong từng quá trình sản xuất sản phẩm như chỉ phí NVL chính, chỉ phi NVL phụ Chỉ phí NVL trực tiếp tuy thường chiếm tỷ lệ lớn trên tổng chỉ phí và
đóng vai trò quyết định chỉ phí, giá thành sản phẩm nhưng dễ nhận diện, định
lương chính xác, kịp thời khi phát sinh Trong quản lý chỉ phí, chỉ phí NVL truch tiép thường được định mức theo từng loại sản phẩm và có thể nhận diện
Trang 29+ Chỉ phí nhân công trực tiếp: bao gầm tiền lương và các khoản phải trả
trực tiếp cho công nhân sản xuất, các khoản trích theo tiền lương của công
nhân sản xuất như BHXH, BHYT, KPCĐ
“Chỉ phí nhân công trực tiếp dễ nhận diện, định lượng chính xác, kịp thời khi phát sinh, Trong quản lý, chỉ phí nhân công trực tiếp được định mức theo từng loại sản phẩm, dịch vụ
+ Chỉ phí sản xuất chung: là các khoản chỉ phí liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các phân xưởng, đội sản xuất như : Chỉ
phí nhân viên phân xưởng, chỉ phí vật liệu, chỉ phí dụng cu, chi phí khẩu hao
'TSCĐ, chỉ phí dịch vụ mua ngoài, chỉ phí khác bằng tiền Chỉ phí SXC nhiều thành pl khác nhau, chúng liên quan đến nhiều quá trình sản xuất, sản phí n có nguồn gốc phát sinh, đặc điểm „ít biểu
hiện một cách cụ thể qua mối quan hệ nhân quả Vì vậy, việc thu thập thông
tin chi phí sản xuất thường chậm trễ, mặt khác, đây cũng là bộ phận chỉ phí
mà việc tập hợp, phân bổ đễ làm sai lệch chỉ phí trong từng quá trình sản xuất
dẫn đến các quyết định sai sót, đặc biệt là đối với những qui trình sản xuất, bộ phận sản xuất mà chỉ phí này chiếm một tỷ lệ lớn
* Chỉ phí ngoài sản xuất: là các chỉ phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm, phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý
chung toàn DN Chỉ phí này được xác định bao gồm: + Chỉ phí bán hàng
Chỉ phí bán hàng còn được gọi là chỉ phí lưu thông, là những chỉ phí
đảm bảo cho việc thực hiện chiến lược và chính sách bán hàng của DN Khoản mục này bao gồm:
~ Chi phí lương và khoản trích theo lương vào chỉ phí của toàn bộ lao
động trực tiếp, giần tiếp hay quản lý trong hoạt động bón hàng, vận chuyển
Trang 30= Chỉ phí về vật liệu, nhiên liệu dùng trong việc bán hàng, vận chuyển
hàng hóa tiêu thụ, - Chỉ pl
luân chuyển, các quay hàng
~ Chỉ phí khấu hao thiết bị, TSCĐ dùng trong bán hàng
~ Chỉ phí địch vụ thuê ngoài liên quan đến bán hàng như chỉ phí quảng
công cụ dụng cụ dùng trong việc bán hàng như bao bì sử dụng
cáo, chỉ phí hội chợ, chỉ phí bảo tì, chỉ phí khuyến mãi
~ Chỉ phí khác bằng tiền trong hoạt động bán hàng
Chi phí bán hàng gồm nhiều thành phần có nguồn gốc, đặc điểm khác
nhau Vì vậy, thông tin chi phí bán hàng cũng thường thu thập châm, việc
hạch toán, phân bổ phức tạp dễ dẫn đến sai lệch thông tin chỉ phí trong từng
sản phẩm, bộ phận
+ Chỉ phí quản lý doanh nghiệp
Khoản mục chỉ phí này liên quan đến công việc hành chính, quản trị ở phạm vi toàn DN Ngoài ra, chỉ phí quản lý doanh nghiệp còn bao gồm cả những chỉ phí mà không thể ghỉ nhận vào những khoản mục chỉ phí nói trên
Chi phi QLDN bao gồm:
~ Chỉ phí lương và khoản trích theo lương của người lao động, quản lý ở các phòng ban của DN
- Chỉ phí
~ Chi phi cong cụ dụng cu ding trong việc hành chính quản trị
nguyên vật liệu dùng trong hành chính quản trị
~ Chỉ phí khẩu hao TSCĐ dùng trong công việc hành chính quản tị
~ Chỉ phí dịch vụ thuê ngoài như điện nước, điện thoại, bảo hiểm phục
vụ chung toan DN
~ Các khoản thuế, lệ phí chưa tính vào giá trị tài sản
~ Các khoản chí pi
liên quan đến sự giảm sút giá trị tài sản dùng trong
Trang 31~ Chỉ phí khác bằng tiền liên quan đến phục vụ quản lý toàn DN
Chi phi QLDN là khoản mục chỉ phí gồm nhiều thành phần có nguồn sốc, đặc điểm khác nhau, liên quan khá chặt chẽ đến qui mô, trình độ tổ chức,
hành vi quản trị của DN Vì vậy, chỉ phí QLDN cũng thường thu thập chậm,
việc hạch toán, phân bổ phức tạp, dễ dẫn đến sai lệch khác biệt chỉ phí trong
sản phẩm, dịch vụ các bộ phân nên các nhà quản trị đễ đánh giá sai lẫm thành cquả đóng góp tính năng động và sáng tạo của các bộ phận
+ Chỉ phí hoạt động tài chính: là những chí phí và các khoản lỗ liên
quan đến các hoạt động về vốn như: chỉ phí liên doanh, chỉ phí đầu tư tài
chính, chỉ phí liên quan cho vay vốn, lỗ liên doanh
+ Chỉ phí khác: là các chỉ phí và các khoản lỗ docác sự kiện hay các
nghiệp vụ bắt thường do DN khonng thể dự kiến được như: chỉ phí thanh lý, nhương bán TSCĐ, tiền phạt do vì phạm hợp đồng, các khoản phạt truy thu
thuế,
> Phan loại chỉ phí theo cách ứng xử: Chi phí được chia thank:
* Chi phi khả biến (Biến phí): là chỉ phí thay đổi theo tỷ lệ với mức độ hoạt đông của đơn vị Khi mức độ hoạt đông của đơn vi tăng (hay giảm)
“Thông thường trong đơn vị sản xuất, chỉ phí NVL trực tiếp chỉ phí nhân công trực tiếp là chỉ phí khả chỉ phí vật liệu phụ, chỉ phí động lực), chỉ phí bán hàng, chi phí QLDN (như |, một số khoản mục trong chỉ phí SXC (như
toa hồng, khuyến mãi, phí vận chuyển) có thể là chỉ phí khả biết
* Chi phí bắt biến (Định phí): là các chi phí không có sự thay đổi theo
các mức độ hoạt động của đơn vị Trong các đơn vị sản xuất, chỉ phí bat biến
thông thường là chỉ phí khấu hao TSCĐ, chỉ phí tiền lương nhân viên quản lý,
Trang 32
'* Chỉ phí hỗn hợp: là các
chí phí khả biế
chỉ phí hỗn hợp mang đặc điểm của chỉ phí bắt biến, và khi mức độ hoạt đông tăng lên, chỉ phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chỉ phí khả biến Hiểu
íc chỉ phí mà cầu thành nên nó bao gồm cả yếu tổ
phí bắt biến Ở một nức độ hoạt động cụ thể nào đó,
theo một cách khác, phần bắt biến trong chi phi hỗn hợp thường là bộ phận ,, còn phần khả biến là
bộ phận chỉ phí sẽ phát sinh tỷ lệ với mức độ hoạt động tăng thêm Trong các
chỉ phí cơ bản để duy trì các hoạt động ở mức tối thi
đơn vị sản xuất, chỉ phí hỗn hợp cũng chiếm một tỷ lệ khá cao trong các loại
chỉ phí, chẳng hạn như: chỉ phí điện thoại, chỉ phí bảo trì máy móc thiết bị
> Chỉ phí kiểm soát được và chỉ phí khơng kiểm sốt được
Một khoản chỉ phí có thể kiểm soát được hoặc khơng thể kiểm sốt
được, ở một cắp quản lý nào đó là phụ thuộc vào khả năng cấp quản lý này có thể ra quyết định để chi phối, tác động đến khoản chỉ phí đó hay không Quản lý chỉ phí thường gắn với một cắp quản lý nhất định Khoản chỉ phí mà ở một
cấp quản lý nào đó có quyền ra quyết định để chỉ phối nó thì được gọi là chỉ phí kiểm soát được, ngược lại thì được gọi là chí phí không kiểm soát được
Chỉ phí kiểm soát được là những chỉ phí mà nhà quản lý xác định được chính xác mức phát sinh của nó có tong kỳ, đồng thời nhà quản lý cũng có
quyền quyết định về sự phát sinh của nó Ngược lại chỉ phí khơng kiểm sốt
được là những chỉ phí mà nhà quản lý không thể dự đoán chính xác mức phát
sinh của nó trong kỳ và sự phát sinh của nó vượt quá tầm kiểm soát, quyết
định của nhà quản trị
Sự nhận thức chỉ phí kiểm soát được và chí phí khơng kiểm sốt được
tùy thuộc vào hai yếu tố cơ bản :
~ Đặc điểm, nguồn gốc phát sinh của chỉ phí trong hoạt động SXKD của
DN
Trang 33Xác định chỉ phí kiểm soát được và chỉ phí khơng kiểm sốt được là một
vấn đề quan trọng đối với nhà quản lý, giúp nhà quản lý hoạch định được ngân sách chỉ phí chính xác cho từng cắp và làm rõ trách nhiệm quản lý đối
với chỉ phí,
1.3.2 Sự cần thiết và mục tiêu của kiểm soát chỉ phí a Sự cần thiết phải kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp
Một trong những thông tin quan trọng đối với các nhà quản lý doanh nghiệp là các thông tỉn về chỉ phí, vì mỗi khi chỉ phí tăng thêm sẽ ảnh hưởng
trực tiếp đến lợi nhuận Do vậy, các nhà quản lý cần phải kiểm soát chặt chẽ chỉ phí của doanh nghiệp Để quản lý được chỉ phí, cần thiết phải nắm vững các khái niệm về chỉ phí và các cách phân loại chúng vì mỗi cách phân loại
chi phí đều cung cấp thông tin ở những góc độ khác nhau cho nhà quản lý ra quyết định thích hợp
Quản lý chỉ phí là việc tổng hợp, phân tí
sử dụng các nguồn vốn và chỉ phí, từ đó đưa ra những quyết định vẻ các chỉ „, đánh giá thực trạng về việc
phí ngắn hạn cũng như dài hạn của doanh nghiệp Kiểm soát chỉ phí là một
hoạt động quan trong của quản lý chỉ phí Đồi với nhà quản lý, để kiếm soát được chỉ phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng là phải nhận diện ra các loại chỉ phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những chỉ phí kiểm soát
được để đề ra biện pháp kiểm soát chỉ phí thích hợp và nên bỏ qua những chỉ phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm sốt sẽ
khơng mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra
Trang 34'b Mục tiêu kiểm soát chi phi Kiểm soát chỉ phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là trong thời đ khốc liệt, thành công sẽ thuộc về một doanh nghiệp được kiểm soát chỉ phí chặt chẽ
lên nay khi tình hình cạnh tranh trên thương trường ngày càng Mục tiêu kiểm soát chỉ phí là:
~ Kiểm soát việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp để tránh tình hình
sit dung sai gây lãng phí tài sản doanh nghiệp
~ Giám sát chặt chẽ số sách, chứng từ kế toán để tránh trường hợp gian
lận, biển thủ có thể xẫy ra hay các khoản chỉ không hợp lý, chỉ khống
~ Cất giảm những khoản chỉ phí không cần thiết, đây loà vấn đề khá
“nhạy cảm” nên bên cạnh những lợi ích còn có những, ẩn bên
lợi ti
trong nó, do vật doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ giữa được mắt và phải áp dụng một cách linh động để giảm tránh các thiệt hại một cách tốt nhất
1.3.3, Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chỉ phí a Tổ chức thơng tin dự tốn chỉ phí
Dự toán chỉ phí sản xuất kinh doanh được dựa trên cơ sở tổng hợp các
định mức chỉ phí của toàn bộ sản phẩm sản xuắt và toàn bộ dịch vụ cung cấp
* Cách xây dựng định mức chỉ phí:
- Xây dựng định mức chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp: định mức về
lượng nguyên vật liệu và định mức về giá nguyên vật li
ìy dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp: định mức vẻ giá và định mức về lượng
~ Xây dựng định mức chỉ phí sản xuất chung: định mức về giá biển phí
sản xuất chung và định mức về lượng biển phí sản xuất chung
~ Xây dựng định mức chỉ phí bán hàng, chỉ phí sản xuất chung
Trang 35~ Dự toán chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
~ Dự toán chỉ phí nhân công trực tiếp
~ Dự toán chỉ phí sản xuất chung: dự toán biến phí sản xuất chung và dự toán định phí sản xuất chung
- Dự toán chỉ phí bán hàng: dự toán biến phí bán hàng và dự toán định phí bán hàng
- Dự toán chỉ phí quản lý doanh nghiệp: dự toán biển phí quản lý doanh nghiệp và dự toán định phí quản lý doanh nghiệp
b Thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chỉ phí
b1 Tổ chức kế toán tập hợp chỉ phí sản xuất và tính giá thành ~ Đối với chỉ phí nguyên vật liệu trực
Chỉ phí nguyên vật liện trực tiếp bao gồm
\t cả các chỉ phí về nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất san phẩm Nguyên vật liệu chính sử dụng để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm nhưng không thể xác định trực tiếp mức độ tiêu hao thực tế cho từng loại sản phẩm ( hoặc đối tượng chiu chỉ phí) thì kế toán phải tiến hành phân bổ theo tiêu thức
phù hợp Tài khoản sử dụng là: TK 621 “ Chi phi nguyên vật liệu trực tiếp”
~ Đối với chỉ phí nhân công trực tiếp:
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm các khoản chỉ phí liên quan đến bộ phận lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm như: tiền lương, tiền công các
khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương tính vào chỉ phí theo quy định Chỉ Pl
toán trực tiếp vào từng đối tượng chịu chỉ phí Tuy nhiên, nếu tiền lương công thân công trực tiếp, chủ yếu là tiền lương công nhân trực được hạch
nhân trực tiếp liên quan đến nhiều đối tượng chịu chỉ phí và không xác định một cách trực tiếp cho từng đối tượng thì phải tiến hành phân bổ theo tùng tiêu
Trang 36- Đối với chỉ phí sản xuất chung
Chí phí sản xuất chung là chi phi tổng hợp gồm các khoản: chỉ phí nhân viên phân xưởng, chỉ phí vật liệu và dụng cụ sản xuất dùng ở phân xưởng, chỉ phí khấu hao TSCĐ dùng ở phân xưởng, .được tập hợp vào từng phân xưởng sản xuất hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh Việc tập hợp được thực hiện trong kỳ và cuối kỳ tiến hành phân bổ và kết chuyển vào đối tượng hạch toán chỉ phí
“Tài khoản sử dụng là TK 627 * Chỉ phí sản xuất chung”
~ Tính giá thành theo phương pháp truyền thống Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các chỉ phí sản xuất để chuẩn bị cho việc tính gid thành sản phẩm “Tổng giá Chỉ phíSX _ ChỉphíSX phát Chỉ phí dỡ +
thành sp đỡ dang ĐK sinh trong kỳ dang cuối kỳ
~ Tính giá thành theo phương pháp hiện đại: Nhằm cung cấp thông tin ve
giá thành sản phẩm chính xác hơn, một phương pháp tình giá mới ra đời đó là phương pháp tính giá thành dựa trên cơ sở hoạt động ( ABC), bao gồm 5 bước:
Bước 1: Nhận diện các chỉ phí trực tiếp
Bước 2: Nhận diện các hoạt động
Bước 3: Chon tiêu thức phân bổ
Buse 4: Tính toán phân bỗ
"Bước 5: Tông hợp tắt cả các chỉ phí để tính giá thành sản phẩm
b2 Tổ chức kế toán tập hợp chỉ phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp ~ Đối với chỉ phí bán hàng:
Chỉ phí bán hàng bao gồm các khoản chỉ phí như chỉ phí quảng cáo,
Trang 37quan đến việc tổ chức, quản lý hành chính và các chỉ phí liên quan đến các hoạt động văn phòng làm việc mà không thể xếp vào loại chỉ phí sản xuất hay chỉ
phí bán hàng Chỉ phí quản lý bao gồm tiễn lương cho cán bộ quản lý doanh
nghiệp và nhân viên văn phòng, chỉ phí khấu hao TSCĐ, chỉ phí văn phòng
phẩm, các chỉ phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản sử dụng là TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”
1.3.4 Kiểm soát chỉ phí trong doanh nghiệp
a Các thủ tục kiểm soát chỉ phí
> _Kiễm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
* Kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu
'Quá trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất cần có sự tham gia của các bộ phận sau: bộ phận sản xuất, bộ phận kho, bộ phận kể toán và bộ phận
xét duyệt
Bộ phận sản xuất: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hoặc thực tế sản xuất kết hợp với tồn kho vật tư (do bộ phận kho cung cấp) sẽ lập phiếu yêu cầu xuất vật tư trình cho giám đốc để xét duyệt, rồi chuyển cho bộ phận kho vật tư Phiếu yêu cầu vật tư phải có chữ ký của trưởng bộ phận sản xuất và do trưởng bộ phận này chịu hoàn toàn trách nhiệm về phiểu yêu cầu này Phiểu
yêu cầu thể hiện rõ các yếu tố như: chủng loại, số lượng, chất lượng, quy
cách, tiêu chuẩn Thể hiện rõ thực tế cần cho sản xuất là bao nhiêu
'Bộ phận xét duyệt (thường là giám đốc): xem xét lý do xuất kho, yêu
cầu xuất kho trên phiểu yêu cầu xuất kho NVLL, đối chiếu với định mức hoặc
các kế hoạch của đơn vị để duyệt đồng ý cho xuất hay không
'Bộ phận kể toán: căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển lại cho bộ phận xét duyệt đẻ ký cho xuất
Trang 38từ trong giai đoạn này là các bảng chấm công hay bảng thống kê sản phẩm
hoàn thành Các chứng từ này phải có chữ ký xác nhận của Trưởng bộ phận
sản xuất và cá nhân này hoàn toàn chịu trách nhiệm vẻ tính chính xác, trung
thực của chứng tử
“Thủ tục kiểm soát khâu này được thiết kế tùy thuộc vào hình thức tính lương của đơn vị Nếu lương được tính theo thời gian thì việc kiểm soát cần được chú trọng ở khâu chấm công Nếu lương được tính theo sản phẩm thì việc kiểm soát cần chú trọng ở khâu tập hợp số lượng sản phẩm hoàn thành, thực hiện việc đối chiều giữa số lượng thành phẩm trên bảng thống kê sản phẩm hoàn thành và số chỉ tiết thành phẩm
Bộ phận tính lương: Thông thường là phòng Tổ chức cán bộ hoặc phòng
Kế toán căn cứ vào số lượng thống kê của bộ phận sản xuất, tiến hành tính lương cho công nhân theo quy định của DN Đồng thời, căn cứ vào hệ số cấp
các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
của công nhân sản xuất Chứng từ tính lương và các khoản trích theo lưỡng
(bảng thanh toán lương và bảng trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) sau khi
tập hợp xong sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán
bậc của từng người, tiến hành trí
Bộ phận kế toán: Xem xét tính hợp lệ của chứng từ và ký xác nhận, sau
đó chuyển cho bộ phận xét duyệt
Bộ phận xét duyệt: Kiểm tra lại chứng từ lương và ký duyệt, sau đó
chuyển lại cho bộ phận kế toán để làm thủ tục chỉ lương và chuyển nộp
BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
‘Dé tránh tinh trạng gian lận trong công tác tiền lương, kiểm soát chặt chẽ:
hơn khoản mục chỉ phí này, thông thường các đơn vị phải thiết lập các công kiểm soát khác như:
~ Tách biệt các chức năng chấm công (thống kê sản phẩm hoàn thành),
Trang 39~ Lập định mức chỉ phí nhân công trực tiếp: Định mức chỉ phí nhân công trực tiếp được xây dựng trên cơ sở của quá trình sản xuất hay quá trình sản xuất trước đó Định mức chỉ phí nhân công trực tiếp là cơ sở cho việc thanh toán lương của đơn vị, đồng thời là cơ sở cho việc lập các kế hoạch khác như:
kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính
~ Lập kế hoạch chỉ phí nhân công trực 'Vào đầu mỗi năm (thường cuối mỗi năm tài chính trước) hay mỗi quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất cầ
lập kế hoạch chỉ phí nhân công trực
này Hàng tháng (hàng quý) bộ phận kể toán sẽ đồi chiều, so sánh, phân tích
it can
và theo dõi việc thực hiện
giữa chỉ phí thực tế và chỉ phí kế hoạch, từ đó phát hiện các sai lệch và báo
cáo cho các cấp lãnh đạo để có hướng xử lý
> _Kiễm soát chỉ phí sản xuất chung
“Trong đơn vị sản xuất, chỉ phí sản xuất chung được tập hợp chung cho
toàn bộ hoạt động sản xuất rồi phân bổ vào giá thành sản phẩm theo một tiêu
thức nhất định Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung bao gồm kiểm soát các khâu
phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định tại các bộ phận, chỉ phi nguyên vật liệu và tiền lương gián tiếp tạo ra sản phẩm, chỉ phí điện
Để kiểm soát tốt chỉ phí sản xuất chung cần kiểm tra tính xác thực của
các hóa đơn, chừng từ mua hàng: kiểm tra các chỉ phí liên quan đến việc thuê
tài chính TSCĐ, sửa chữa máy móc, trang thiết bị và kiểm tra xem việc
hạch toán các khoản mục đó có đúng vào các tài khoản liên quan không
Trong đơn vị sản xuất, thông thường chỉ phí SXC được tập hợp chung
cho toàn phân xướng và phân bổ vào giá thành sản phẩm theo một tiêu thức
phù hợp Chi phí SXC bao gồm: chỉ phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chỉ phí vật liệu, dụng cụ dùng cho sản
xuất, chỉ phí khẩu hao TSCĐ, các chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ phí bằng
Trang 40~ Kiểm soát chỉ phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân
viên quản lý sản xuất: tương tự như trường hợp chỉ phí nhân cơng trực tiếp ~ Kiểm sốt ch ph vật liệu, dụng eụ đùng cho sản xuất: tương tự trường
hợp xuất kho NVL trực tiếp
~ Kiểm soát chỉ phí khấu hao TSCĐ: Khác với các chỉ phí thông thường,
chỉ phí khẩu hao là một chỉ phí ước tính Nghĩa là, việc xác định chỉ phí ki hao hàng ky không phải là chỉ phí thực tế phát sinh mà là sự ước tính của kế
toán về mức độ hao mòn của TSCD Chỉ phí khấu hao được xác định căn cứ vào hai yếu tổ là: nguyên giá của TSCĐ và thời gian tính khấu hao Do đó, để kiểm soát chỉ phí khấu hao, cần thiết phải kiểm soát hai yếu tố này với nguyên giá TSCĐ: TSCĐ có giá trị lớn, việc mua TSCĐ không,
đúng hay không phù hợp sẽ ảnh hướng rất lớn đến hoạt động của đơn vị Do
vậy, thủ tục kiểm soát đối với việc mua TSCĐ cần được thiết kế rất chặt chẽ DN cần quy định rõ thắm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn
nghiệp vụ mua TSCĐ, tích biệt các chức năng phê chuẩn với việc bảo quản tài sản, chức năng mua tài sản với chức năng thanh toán, chức năng quản lý
tài sản với chức năng ghỉ số kế toán Các chức năng này nếu không được tách biệt rất dễ xây ra gian lận, hạn chế khả năng kiểm soát
hao: cần thực hiện theo đúng quy định hiện hành ig tiền khác: cần tách biệt các Đối với thời gian Chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ phí chức năng mua hang và thanh toán Các chứng từ chỉ phi cin được ký duyệt
theo thắm quyền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ
> Kiễm soát chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp
“Chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp là những chỉ phí thời
kỳ, có liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp hạch tốn khơng chính xác chỉ phí bán hàng và chỉ phí