Đề tài Tăng cường kiểm soát chi phí và doanh thu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Mai Linh- Kon Tum có cấu trúc gồm 3 chương trình bày cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí và doanh thu trong doanh nghiệp vận tải taxi, thực trạng về kiểm soát chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Mai Linh-Kon Tum; giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Mai Linh-Kon Tum.
Trang 116 DAU
1 Tính cấp thiết của để tài
Khi kính tế xã hội phát triển thi nhu cầu đi lại ngày cảng tăng Nắm bất được tình hình này, nhiều công ty vận tải được thành
trong lĩnh vục giao thông vận tải nói chung và taxi ni rng Vi th, thị trường
vận tải càng mở rộng và có nhiều tiềm năng, nhưng cũng đặt ra cho các doanh
nghiệp nhiều thách thức vẻ chính sách, chất lượng phục vụ và giá cả
Mặt khác, nền kinh tế Việt Nam từ những năm đổi mới cho đến nay đã có
những bước phát triển vượt bật, đc biệt từ khi gia nhập vào Tổ chức Thương mại Thể giới (WTO), vi thé của Việt Nam ngà
trường quốc tổ Đôi hỏi các doanh nghiệp phải nâng cao năng lực cạnh tranh,
và đã có nhiều đóng góp
cảng được khẳng định trên thương
thường xuyên cải tiến chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày cảng cao của khách hàng Muốn vậy, mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một lợi thế cạnh tranh nhất định Các doanh nghiệp đang đứng trước những cơ hội và thách thức để tổn tại, đòi hỏi không ngừng nâng cao năng suất, giảm giá thành sản phẩm, dịch vụ Vấn để đặt ra là các doanh nghiệp phải kiểm soát được tình hình hoạt đông kinh doanh, từng bước giảm chỉ phí và tăng doanh thu, để thu được lợi nhuận tối a, Do vậy, một trong những biện pháp mà doanh nghiệp nào cũng tính đến là
ất quan
việc kiếm soát chỉ phí và cũng với nó là kiểm soát doanh thu có ý nghĩa trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp,
Céng ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Mai Linh - Kon Tum được thành lập vào tháng 11/2007 trực thuộc Công ty Cổ phần Tập đoàn Mai Linh Nam Trung Bộ và Tây Nguyên và là thành viên của Công ty cổ phần Tập đoàn Mai Linh (Mai Linh Group - MCL), sau hơn 5 năm kinh doanh vận tải taxi trên địa ban Tây Nguyên, với sản phẩm chủ yếu là hoạt động dịch vụ luôn đối mặt với thị
trường dây biển động thì vẫn để hoàn thiện kiểm soát chỉ phí và doanh thu cảng trở nên cấp bách hơn bao giờ hết
Trang 2
2 Mục đích nghiên cứu cũ: “Trên cơ sở nghỉ cứu lý luận, đánh giá thực trạng kiểm soát chỉ phí và
doanh thu, luận văn đề xuất các giải pháp tăng cường kiểm soát chỉ phí và doanh thụ nhằm tăng hiệu quả kinh doanh tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Mai Linh - Kon Tum (Cong ty TNHH MTV Mai Linh ~ Kon Tum)
3 Déi tong và phạm vĩ nghiên cứu
~ Đồi tượng nghiên cứu: Đặc điểm chỉ phí, doanh thụ trong kinh doanh địch
vụ vận tải taxi, tìm hiểu thực trạng quản lý hoạt động kinh doanh và đề xuất các,
giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chỉ phí và doanh thu ở Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum
~ Phạm vi nghiên cứu: Trong giới hạn hoạt động kinh doanh vận tả taxi tai Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum (2009 - 2011),
4 Phương pháp nghiên cứu
4.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý lận
Phan tích, tổng hop, hé thống hóa các tả liệu liên quan đến dễ tài nhằm xác cđịnh cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu thực trạng và các giải pháp
4.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn
~ Phương pháp phỏng van, diéu tra, quan sát nhằm tìm hiểu thực trạng hoạt đơng kiếm sốt chỉ phí, doanh thu tại Công ty
- Phương pháp tổng hợp đánh giá nhằm
thuận lợi và khó khăn trong kiếm soát chỉ phí, doanh thu ở Công ty
~ Phương pháp chuyên gia nhằm thu thập thông tin khảo chứng, kiếm nghiệm tính hợp lý và tính khả th của các giải pháp được xác lập
5 Kết ấu của luận văn: Gồm 3 chương
ra các mặt mạnh và yếu, những
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chỉ phí và doanh thu trong doanh nghiệp vận tải tai
“Chương 2: Thục rạng về kiểm soát chỉ phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum
Trang 3Chương Ï
CO SO LY LUAN VE KIEM SOAT CHI PHI VA DOANH THU TRONG
ĐOANH NGHIỆP VẬN TÀI TAXI
11 KHÁI QUAT VE CHI PHi VA DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TÀI TAXI 111.KÍ 1LIL1.1 Khải niệm chỉ phí ịch vụ vận tải xi
im và nội dung chỉ phí dịch vụ vận tải taxi
“Chỉ phí là toàn bộ các hao phí về lao động sống cần thiết và lao động vật hóa mà doanh nghiệp đã chỉ ra trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng tiền và một số chỉ phí cần thiết khác phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chỉ phí còn được hiểu như là một khoản hao phí bỏ ra để thu được của cải hoặc một dịch vụ phục vụ nào đó, khoản hao phí này có thể được tính bằng tiễn chỉ ra hoặc tải sản chuyển nhượng Chỉ phí dịch vụ vân tải taxi là những chỉ phí cằn thiết để tổ chức kinh doanh, dịch vụ trong một thời kỳ nhất định
Dịch vụ vận tải taxi là ngành sin xuất vật chất đặc biệt, thực hiện việc đi chuyển hành khách từ nơi này đến nơi khác Khách sử dụng sản phẩm dịch vụ vận tải trước khi họ phải trả tiễn Và cũng do tính chất sản xuất và tiêu thụ sản phẩm dich vụ taxi không thể tồn kho hoặc lưu kho được, vậy cho nên dịch vụ khách bảng cũng chính là sản phẩm không mang hình thái
chỉ tiêu: số khách, số km/ hành khách đã được vân chuyển Do đó, chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp cũng không kết tỉnh được trong thực thể của sản phẩm
td
và được do bằng cát
“Quá trình sản xuất các doanh nghiệp dịch vụ vận tải tai cũng là quá trình các doanh nghiệp này tiêu thụ sản phẩm dịch vụ của mình Hay nói cách khác, không có sự tách biệt vây, chỉ phí sản xuất của dịch vụ vân chuyển cũng chính là giá vốn của dịch vụ mà DN đã bán cho khác lữa giai đoạn sản xuất và giai đoạn tiêu thụ sản phim Do "hàng và Ít có chỉ phí sản phim dé dang,
“Chỉ phí nhiên liệu, tiền lương phải trả cho lái xe và khấu hao phương tiện vận chuyển là những chỉ phí cơ bản, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chỉ phí
Trang 41.1.1.2 Noi dung chi phi dich vụ vận tải taxi
“Xét theo nội dung, chỉ phí dịch vụ vận tải taxi bao gdm:
~ Tiễn lương và các khoản trích theo lương của lái xe, nhân viên kỹ thuật, nhân viên bảo dưỡng, cần bộ quản lý,
~ Chỉ phí nhiên liệu là chỉ phí về xăng cẳn cho quá trình vận chuyển, ~ Chỉ phí vật liệu, phụ tùng thay thé; ~ Chỉ phí săm lốp; ~ Chỉ phí công cụ, dụng cụ; ~ Chỉ phí khẩu hao TSCĐ và các tài sản khác; ~ Chỉ phí địch vụ mua ngoài, ~ Chỉ phí khác bằng tiền
Để quản lý kịp thời và có hiệu quả, các nhà quản trị doanh nghiệp luôn cần biết các chỉ phí trên được chỉ ra cho từng bộ phan cia DN
1.1.2 Phân loại chỉ phí dịch vụ vận tải taxi
1.12.1 Phan logi chi phi theo chice năng hoạt động và công dụng của chỉ phí “Theo cách phân loại này chỉ phí được chia ra
~ Chỉ phí sản xuất: Là toàn bộ chỉ phí có a quan gin lién với việc sản xuất sản phẩm, dịch vụ của DN gồm có;
+ Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp: Là chỉ phí nhiên liệu được sử dụng để
vân hành hệ thống phương tiện vận chuyển, góp phần trực
dịch vu vận chuyên nhưng chúng không kết tỉnh vào thực thể của sản phẩm (sản phẩm dich vụ vận chuyển không có hình thai vat chit)
+ Chi phi nhan công trực tiếp: Là chỉ phí tiền lương và các khoản trích theo Vào việc tạo ra
ương, các khoản phụ cấp cho lái xe
+ Chỉ phí sản xuất chung: Là chỉ phí khẩu hao phương tiện vận chuyển, ương nhân viên sửa chữa, phụ tùng thay thể và các dịch vụ mua ngoài
~ Chỉ phí ngoài sản xuất: Là toàn bộ những chỉ phí cẳn thiết đễ tổ chức và thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm dịch vụ, điều hành và quản lý DN gồm có
Trang 5+ Chỉ phí quân lý doanh nghiệp: Là chỉ phí phục vụ cho công tác quân lý chung của doanh nghiệp như: chỉ phí tiền lương, các khoản phụ cấp trả cho Ban giám đốc và nhân viên quân lý ở các phòng ban, chỉ phí văn phòng phẩm, chỉ phí điện nước, chỉ phí khẩu hao TSCD phục vụ cho văn phòng, chỉ phí thuế văn
ẻ các khoản thuế, lệ ph, bảo hiểm
+ Chỉ phí tài chính: Là những chỉ phí và các khoản lỗ liên quan đến các phòng, chỉ phí
hoạt động về vốn như: chỉ phí liên doanh, liên kết, thuê tài chính, chỉ phí đầu tư tài chính, chỉ phí lãi vay ngân hàng, lỗ liên doanh
-+ Chỉ phí khác là các chỉ phí và các khoản lỗ do các sự kiện hay các nghiệp vụ bắt thường không thể dự kiến được như: chỉ phí thanh lý, nhượng bán TSCD, giá tr tổn thất sau khi đã giảm trừ, tiễn phạt do vi phạm hợp đồng, các khoản phạt, truy thủ thuế, xử lý tai nạn ngoài phạm vi bảo hiểm,
1.1.3.3 Phân loại theo cách ứng xử của chỉ phí
“Cách ứng xử của chỉ phí là thuật ngữ biểu thị sự thay đổi của chỉ phí tương, ứng với các mức độ hoạt động đạt được Khi mức đô hoạt đông cảng cao thi lượng chỉ phí phát sinh cảng lớn và ngược lai, tuy nhiên cũng có một số loại chỉ phí có tính chất cỗ định, không phụ thuộc theo mức độ hoạt động đạt được trong kỳ và ngoài ra cũng có một số chỉ phí khác mà cách ứng xử của chúng là sự kết hợp Chính vì ách ứng xử, chỉ phí của DN được chia ra làm ba loại: Chi phí khả biển, chỉ phí bắt biển và chi phí hỗn hợp
~ Chỉ phí khả biển (biến phi): La chi phi thay đổi theo tỷ lê với mức độ hoạt đông của DN Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải taxi, các khoản chỉ
phí biến đổi bao gồm chỉ phí nhiên liệu tiêu hao, tiền lương lái xe, săm lốp, ~ Chỉ phí bắt biến (định phí): Là các chi phí không có sự thay đổi theo các mức độ hoạt động của DN Với dịch vụ vận tải taxi, chỉ phí bắt biển thường là chỉ
phí khấu hao TSCD, tiễn lương nhân viên quản lý, quảng cáo
~ Chỉ phí hỗn hợp: Là những chỉ phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả yếu tổ chỉ phí khả biển và chỉ phí bắt biển Ở một mức độ hoạt động cụ thể nào đó, chỉ
phí hỗn hợp mang đặc điểm của chỉ phí khả biến Hiểu theo một cách khác, phản
Trang 6
i thiểu, còn phần khả biến là bộ phận chỉ phí sẽ phát sinh tỷ lệ với mức độ hoạt động tăng thêm Trong các doanh nghiệp dịch vụ, chỉ phí hỗn hợp cũng chiếm một tý lệ khá cao, chẳng hạn như: chỉ phí điện thoại, chỉ phí bảo trì máy móc thiết bị
1.1.2.3 Phân loại chỉ phí sử dụng trong kiễm tra và ra quyết định
Để phục vụ cho việc kiểm tra và ra quyết định trong quản lý, chỉ phí của hoạt động ở mức độ
DN cén được xem xét ở nhiều khía cạnh khác Nỗi bật nhất là việc xem xét trách
nhiệm của các cấp quản lý đối với các loại chỉ phí phát sinh, thêm nữa các nhà quân lý nên nhìn nhận đúng dẫn sư thích đáng của các loại chỉ phí khác nhau phục vụ cho việc phân tích, so sánh để ra quyết định lựa chọn phương án tối tu trong các tình huồng, theo đó chỉ phí được chia làm hai loại:
~ Chỉ phí kiểm soát được: Là khoản chỉ phí mà nhà quản tị ở một cắp nào 46 có thể kiểm soát và tác động đến mức độ của khoản chỉ phí đó; quyết định sự phát sinh, thời gian phát sinh và độ lớn của chỉ phí
~ Chỉ phí khơng kiểm sốt được: Là khoản chỉ phí mà nhà quản trị ở một
cấp nào đó không thể tác động,
'Việc nhận diện và phân loại chỉ phí là được tùy thuộc vào bai yếu tổ cơ bản:
êm soát và quyết định được sự phát sinh
iễm sốt được hay khơng kiểm soát
-+ Đặc điểm, nguồn gốc phát sinh của chỉ phí ¬+ Sự phân cấp quản lý trong doanh nghiệp
XXác định chỉ phí kiểm sốt được và khơng kiểm soát được là vấn đề quan trong khi sử dụng thông tin chỉ phí, giúp nhà quản lý hoạch định được ngân sách cho từng bộ phận, đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm của từng cá nhân 1.1.3.4 Phân lai chỉ phí trong quan hệ với quá trình hoạt động doanh nghiệp
= Chi phi co bản là các chỉ phí liên quan trực tiếp đến quy trình công nghệ sản xuất sin phim,
~ Chi phi chung là các chỉ phí dùng vi tổ chúc, quản lý và phục vụ SXKD có tính chất chung
Trong kinh doanh dịch vụ vận tái taxi, chỉ phí cơ bản gồm: chỉ phí nhiên
Trang 7CChỉ phí chung gồm: tiền lương của nhân viên và cán bộ quản lý, khẩu hao TSCD sử dụng chung trong hoạt đông kinh doanh, phụ tùng thay thế, điện nước và các chỉphí mua ngoài
1.1.3, Khái quất về doanh thu trong doanh nghiệp vị 1.1.3.1 Khái niệm doanh thu dich vu
Doanh thu bin hàng và cung cấp dịch vụ là tổng gi trị loi ich kinh té DN
thụ được rong năm, phát sinh từ các hoạt động tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của DN, được khách hàng chấp nhận thanh toán
1.1.3.2 Đo lường và ghỉ nhận doanh thu dịch vụ vận tái
'Đoanh thu cung cấp dịch vụ là số tiền ma DN thu được hoặc sẽ thu được từ khối lượng dịch vụ đã thực hiện, cung cấp cho khách hàng
~ Đo lưỡng doanh thu địch vụ vận tải thể hiện qua đồng hồ vận doanh ~ Ghỉ nhận doanh thu dịch vụ vận tải gồm một số nội dung cơ bản sau:
+ Xác định thời điểm ghi nhân doanh thu
-+ Xác định doanh thu được ghỉ nhận tong kỳ kế tốn
12 HỆ THƠNG KIÊM SOÁT TRONG DOANH NGHIỆP NÓI CHUNG
VÀ TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TÀI TAXI
1.2.1 Đặc điểm hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp vận tải taxi
“Trong doanh nghiệp vận tải taxi, hệ thống kiểm soát về chỉ phí gồm: chỉ phí nhiên liệu trực tiếp được khoán cho lái xe; chỉ phí nhân công trực tiếp là tiền lương và các khoản trích theo lương cho lái xe; chỉ phí sản xuất chung gồm tiễn lương phải trả cho nhân viên sửa chữa, vật tư phụ tùng, điện nước, khẩu hao phương tiện và các chỉ phí mua ngoài; chí phí bán hằng và chỉ phí quản lý DN là những khoản chỉ phí về nhân công, vật tư và các khoản chỉ phí phát sinh trong
quá trình xúc
phòng chức năng, các khoản chỉ ở bộ phận lãnh đạo, kiểm tra và hành chính sự vụ, chỉ phí khẩu hao trụ sở và các thiết bị văn phòng,
Về doanh thu, vận tải taxi với đặc thù sản phẩm dịch vụ không có hình
Trang 8
bảnh khách phải trả cho việc vận chuyên được tự động hiển thị trên đồng bồ tính lền Việc kiểm soát vị trí và hoạt động của xe như: số hành khách, nhiệt độ, vận tốc, kỹ thuật xe, trang thái tâm lý và tỉnh trạng sức khoẻ lái xe thông qua kíp trực điều vận của tổng đài, thiết bị định vị vệ tỉnh GPS (hộp đen kỹ thuậU và cảm biển quang Số liệu đồng hồ tính tiền là cơ sở để xử lý thông tin, qua d6 biết được kết quả doanh thu từng lái xe, loại xe theo vùng, tổng doanh thu cũng như sự thay đổi doanh thu của từng loại hình sản phẩm
1.22 Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp 1.3.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát
Hệ thống kiểm soát là một hệ thống chính sách và thủ tuc nhằm bảo về
tai sin ca DN; bao đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động
Bản chất của kiểm soát là việc thiết lập cá
mục tiêu có liên quan, từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được
các mục tiêu đã xây dựng, đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu kế hoạch và xây dựng các cần phi đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các chỉ tốt hơn
Như vậy, hệ thống kiểm soát bao gồm cả việc thiết lập các chuẩn mực, các thước đo (kế hoạch, định mức, mục tiêu) và các thủ tục để nắm lấy và điều hành quá trình hoạt động nhằm đạt mục tiêu đã xác định
1.3.3.2 Các yấu tổ của hệ thống kiểm soát
Hệ thống kiểm sốt là cơng cụ chủ yếu để thực
lên chức năng kiểm
soát trong mọi quy trình quản lý cia DN
Hệ thống kiểm sốt cung cấp thơng tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức, Vì dây để người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống kiếm so: , khoa học và hữu hi
\Vin đề đặt ra là cần hiểu rõ bản chất của hệ théng kiém soit trong DN thông qua các yếu tổ co bản là: môi trường kiểm soát, hệ thống thơng tin kể tốn
Trang 9a- Mỗi trường kiễm soát
Mơi trường kiểm sốt là toàn bộ những nhân tổ bên trong và bên ngoài DN có tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liều của các loại hình
kiểm soát Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức, hành động của nhà quản lý cắp cao trong DN đối với công tác quản lý nói chung và kế toán nói riêng, môi trường kiểm soát phụ thuộc
~ Đặc thù quản lý của doanh nghiệp,
Nha quân lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của DN, Vì vậy, nhân thức, thái độ, quan điểm, đường lỗi, hành vi quan trị và
tư cách của
đốc hoặc kế toán trưởng ảnh hưởng rất lớn đến xây dựng
một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệ tai DN Đặc thủ quan lý chỉ rõ những quan điểm khác nhau của nhà quản lý vỀ sự chính xác của thông ti kế toán, tim quan trong của việc hoàn thành kế hoạch, và sự chấp nhân rủi ro Những nhà quản lý có phong cách kinh doanh lành mạnh v sự phát triển lâu đài đôi
hỏi báo cáo tài chính phải chính xá
với những nhà quản lý có mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận bằng mọi giá thì báo cáo tài chính không trung thực, vì vậy các thủ tục kiểm soát sẽ lỏng lẻo,
thủ tục kiếm soát phải chặt chẽ Đối
không hiệu quả Như vậy phong cách điều hành và tư cách của nhà quản trị ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục kiểm soát cũng như độ chính xác báo cáo tài chính
Một vấn để quan trọng khác của đặc thủ quản lý la co cấu quyền lực trong DN, nếu quyền lực chỉ tập trung vào một cá nhân hay một nhóm nhỏ thì phẩm chất và năng lực của người nắm quyển ảnh hưởng rất lớn đến mí trường kiểm soát, trong những DN có quy mô lớn nếu xảy ra trường hợp nêu trên thì môi trường kiểm sốt sẽ khơng mạnh do những người khác không có cơ hội giám sắt người có quyển lực ở cắp cao hơn
~ Cơ cấu tổ chức
Trang 10chính sách, loại bỏ những sai phạm, gian lận có thể xảy ra; tạo hiệu qua quản lý tốt cho các nhà lãnh đạo trong xử lý, truyền đạt và sử dụng thông tin Cơ cấu tổ chức là nền tảng cho việc lập kế hoạch và kiểm tra thủ tục kiểm soát của DN Để đạt được mục tiêu của DN cần phải có cơ cầu tổ chức hiệu quả và phù hợp với quy mô hoạt động, tuân thủ các nguyên tắc:
+ Thiết lập, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của DN, tránh bỏ sót bắt kỳ lĩnh vực nào hoặc chồng chéo giữa các bộ phận
+ Phải có sự tách biệt giữa ba chức năng : xử lý nghiệp vụ, ghỉ số và bảo quản tài sản
~ Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý nhân sự và chế độ
của DN về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, trả lương và đề bạt nhân viên Con
người là yếu tổ quan trọng, quyết định mọi hoạt động trong DN Vì thế một
chính sách nhân sự không khoa học sẽ dẫn đến đội ngũ nhân viên yếu kém về năng lực và ý thức trách nhiệm Khi đó đù các thủ tục kiểm soát có được tổ chức chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả tối ưu
~ Kiểm toán nội bộ
BO phận kiểm toán nội bộ là nhân tổ quan trọng tác động đến môi trường kiểm soát, chính bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của DN trong đó có hệ thống thông tin kế toán Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị có cái nhìn kịp thời và chính xác về các hoạt động của DN cũng như công tác kiếm soát từ đó phát hiện những sai pham, gian lần làm thất thoát tả sản, và
ta các biện pháp cải tiến hoạt đông kinh doanh
Trang 11- Các nhân tổ bên ngoài
Các nhân tổ khác như: luật pháp, sự kiểm soát của nhà nước, ngân hing, cỗ đông, chủ nơ tuy khơng thuộc tằm kiểm sốt của nhà quản lý nhưng ảnh
hưởng rất lớn đến sự th
kế và vận hành hệ thống kiểm soát
b Hệ thống thông tỉn kế toán phục vụ kiểm sốt
Hệ thống thơng tin kế toán là một hệ thống có chức năng ghi nhận, tính toán, phân loại, tổng hợp và truyền đạt thông tin tài chính của DN cho người
sử dụng đánh giá và ra quyết định Hệ thống này bao gồm các tiến trình xử lý,
chuyên đổi dữ liệu đầu vào thành những thông tin hữu ích ở dau ra Các thông tin diu vio thường là các nghiệp vụ kinh té phát sinh và thông tin dầu ra là
những báo cáo nhanh và bá cáo đình kỳ, một hệ thống thông tin ké toán quả phải đạt các mục tiêu cụ thể sau
~ Mục tiêu tính có thật: Yêu cầu các nghiệp vụ ghỉ số phải có căn cứ pháp lý để tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại Căn cứ đó là những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của Nhà nước
~ Mục tiêu sự phê chuẩn: Các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng din trước khi thực hiện Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyển trong DN nhằm đảm bảo không có sự lửa đảo, tham ô, chiếm đoạt tài sản
~ Mục tiêu tính đẩy đủ: Các nghiệp vụ hiện có phải được ghỉ số đẩy đủ, h
~ Mục tiêu sự đánh giá: Nghiệp vụ phải được đánh giá đúng đắn, không hành
không được loại bỏ, giấu bớt hoặc để ngoài số
đỗ xây ra sai phạm trong tính toán và áp dụng theo chế độ kế toán hiệ
~ Mục tiêu sự phân loại: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại theo cơ cấu tài khoản của DN và được ghỉ nhận ở các loại sổ sách có liên quan
~ Mục tiêu về thời hạn: Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng
lúc đảm bảo sự chính xác của báo cáo tải chính
~ Mục tiêu về quá trình chuyển số và tổng hợp: Các nghiệp vụ kinh tế
Trang 12
Hệ thống thông tin kể toán phục vụ kiểm soát bao gồm hai loại chủ là hệ thống thông tn kế toán tải chính và hệ thông thông tin kế toán quản tr, được bất đầu từ việc lập và luân chuyển chứng từ đến khi tập hợp chỉ phí kế toán và lập các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản lý và kiểm soát
e Thiết lập các bước kiểm soát trong doanh nghiệp
“Bước: Xác định mục tiêu kiểm soát là đích mà quá trình kiểm soát cần
đạt tới, được xem là cơ sở thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát cụ thể Mục tiêu
được xây dựng phát có tính hợp pháp, có khả năng đo lường được Khi xây dưng mục tiêu phải quan tâm đến các nguyên tắc chỉ đạo nội bộ DN sẵn có
Buéc 2: Thiết lập các tiêu chuẫn kiêm soát dự toán) nhằm đưa ra
tiêu chu, để đánh giá quá trình thực hiện hoạt động của doanh nghiệp,
tiêu chuẩn này phải phủ hợp với mục tiêu đề ra và có thể định lượng được “Bước 3: Đo lường kết quả và so sánh với các tiêu chuẩn, dựa vào các phương pháp, công cụ để định lượng các kết quả của cơng việc cần kiểm sốt Đây chính là cơ sở để so sánh và phân tích kết quả dạt được với các tiêu chuẩn, mục tiêu đã để ra để có biên pháp quản lý hợp lý, qua đó xác định được giá trị chênh lệch giữa tiêu chuẩn đã xây dựng với kết quả thực hiện
"Bước 4: Phân tích các nhân tổ, nguyên nhân và điều chỉnh sai lệch “Xác định nhân tổ sai lệch để biết được xu hướng và mức độ ảnh hưởng của chúng cùng những nguyên nhân dẫn đến chênh lệch, phải xác định được những nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản, đồng thời cũng anh giá sự ảnh hưởng của những nhân tổ cá biệt đến kết quả của hoạt động Qua việc phân tích các nhân tố và nguyên nhân gây nên sự sai lệch sẽ giúp nhà quản lý thấy được công việc cần giải quyết để điều chinh sai lệch
Cie thi tue kiém soát bao gồm:
~ Phân chia trách nhiệm đầy di
Không một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi
Trang 13
Mue dich cia phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu các sai sốt xây ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời
giảm cơ hội cho bắt kỳ thành viên nảo trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có
thể gây ra và giấu giếm những sai phạm của mình
~ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và ác nghiệp vụ
Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tinh xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo: kiếm soát chặt chè hệ thống chứng từ, số sách kế toán và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn
~ Kiểm soát vật chất
Hoạt động này được thực hiện cho các loại s và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cẩn hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hỗ sơ dữ liệu
Thí dụ: Tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ và chỉ những người được ủy quyền mới được
phép tiếp cận với tài sản của đơn vị
Vige so sánh, đối chiếu giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ Khi có bat ky chênh lệch nào cin phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và số sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mắt mát hoặc có thể không phát hiện được những bành vi đánh cấp
~ Kiểm soát độc lập việc thực hiện
Trang 14Yêu, quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tr là họ at di
hải độc lập với đối tượng kiểm tr Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ
nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện
nghiệp vụ, hoặc không độc lập vì bắt kỳ lý do gì
~ Phân tích việc thực hiện
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách sơ
sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có
liên quan như những thông tin không có tỉnh chất tài chính và xem xét mỗi
quan hệ tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện Thường xuyên nghiên cứu
những vấn đề bắt thường xây ra trong quá trình thực hiện, nhà quân lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch hoặc có những điều chỉnh thích hợp,
Thiết lập các thả tục kiểm soát trong doanh nghiệp
Nha quan lý của đơn vi thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sốt, gian lận, đảm bảo thục hiện mục tiêu cụ thể của đơn vị Các bước kiểm soát được thiết lập rất khác nhau ở mỗi loại nghiệp vụ khác nhau và trong những đơn vị khác nhau Thiết lập thủ tục kiểm soát phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cẩn được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận cùng thực hiện Mục đích của việc làm này là không cho phép một cá nhân, một bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong chế độ nhiều người cing lim việc, các sai sót dễ ding phát hiện và hạn chế gian lân xây ra hơn Việc phân
công, phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa, giúp cho việc
kiểm tra, thúc đẩy nhau trong công việc
Trang 15từ mỗi quan hệ đặc bit ở các nhiệm vụ mã nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lam dung, và các ngăn ngừa hay phát hiện gian lân sẽ rắt khô
khăn Chẳng hạn nếu để kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ thì họ rắt dễ điều chỉnh số sách để che giấu hành vỉ tham ô tiền quỹ
Nguyên tắc tý quyền và phê chuẩn: Uÿ quyền là việc nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho
thuộc cắp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết
một số công việc trong phạm vi quyén hạn được giao
“Trong quá trình hoạt động của DN, các nhà quản lý không nên trực tiếp giải quyết mọi vẫn để phát sinh mà nên có sự phân chia quyền lực cho các
đồng thời xác định rõ thấm quyền phê chuẩn của từng
cho hoạt động của DN tiến triển thuận lợi, mặt khác giú
ý vẫn có thể kiểm soát và hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc 1.3, NOL DUNG KIEM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP VẬN
TÀI TAXL
1.3.1 Lp dự toán chỉ phí dịch vụ vận
'Việ lập dự toán chỉ phí dịch vụ vận tải taxi sẽ giúp cho nhà quản lý biết trước và chủ động trong công tác quản tị chỉ phí Chỉ phí kinh doanh vận ti taxi có nội dung rất phong phú, phát sinh ở nhiều địa điểm khác nhau do tính chất
taxi
phan tan của hoạt động kinh doanh vận chuyển Do vay, dự toán chỉ phí được đưa trên cơ sở tổng hợp các định mức chỉ phí của toàn bộ quá trình hoạt đông kinh doanh dịch vụ
Dự toán chi pI chỉ
phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chỉ phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chỉ phí sản xuất chung, dự toán chỉ phí bán hàng và dự toán chỉ phí quản lý DN
Định mức chỉ phí là khoản chỉ được định trước bằng cách lập ra những tiêu cụ thể Định mức chỉ phí không những chỉ ra được các khoản chỉ dự kiến mà còn xác định nên chỉ trong theo cá khoản mục được quy định bao gồm dự to
chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm vi
Trang 16
xem xết lại thường xuyên để dâm bio tinh hop ly Để cung cắp thơng tin và kiểm, sốt chỉ phí kịp thời thì các dự toán nên được lập cho từng quý, rong đó chỉ tiết theo từng tháng và phải dự toán liên tục
1.3.1.1 Lập dự toán chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập để dự toán số nguyên vật
liệu cần cho quá trình sản xuất Phải có đủ nguyên vật liệu để sẵn sảng thỏa man nhủ cầu của sản xuất và đâm bảo cho tồn kho cuối kỳ vŠ nguyên vật liệu hợp lý Để lập dự toán chỉ phí nguyên vật liệu rực tiếp phải dựa vào số lượng sản phẩm, dịch vụ dự kiến hoàn thành, định mức tiêu hao nguyên vật liêu tại DN và giá cả
nguyên vật liệu Bên cạnh việc dự toán lượng nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp,
DN cn phi lén lich thanh toán dự kiến cho nhà cung cắp Lịch thanh toán phản
ánh các dòng tiền chỉ tiêu theo thời gian để làm căn cứ lập dự toán tiền mặt Đối với DN kinh doanh dịch vụ vận chuyển, dự toán chỉ phí nguyên vật
liệu trực tiếp chính là dự toán chỉ phí nhiên liệu tiêu hao trực tiếp Để lập được dự
toán này phải dựa và ‘km dy kién vận hành của các xe, định mức tiêu hao nhiên liệu và đơn giá nhiên liệu trong kỳ kế hoạch
1312
ip dự toán chỉ phí nhân cơng trực tiếp
Dy tốn chỉ phí nhân công trực tiếp căn cứ trên dự toán sản xuất và được tính sao cho đáp ứng đúng và đủ đối với nhu cầu sản xuất, dự toán được lập nhằm cung cắp thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động trực tiếp cho kỷ kế hoạch, giúp DN chủ động về lao động, đồng thời sử dụng lao động
hiệu quả nhất Nhu cầu lao động trực tiếp được tính căn cứ trên nhu cầu sản xuất
và định mức thời gian hao phí về lao động trực tiếp để hoàn thành một đơn vị sản phẩm Sau khi xác định nhu cầu lao động trực tip, căn cứ trên định mức giá của một giờ lao động trực tiếp sẽ dự toán được chỉ phí nhân công trực tiếp
“Trong DN kinh doanh dịch vụ vận tải, dự toán chỉ phí nhân công trực
là dự toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho lãi xe ĐỂ lập dự toán này
phải dựa vào số km dự kiến vận chuyển khách hoặc doanh thu dự kiến trong kỳ kế
hoạch, đơn gi iễn lương tính cho km vận doanh hoặc 1.000 đồng doanh thụ kế
Trang 171.3.1.3 Lập dự toán chỉ phí sản xuất chưng
CChỉ phí sản xuất chung gằm chỉ phí vật liệu gián tiếp và chỉ phí nhân công gián tiếp Chi phí vật liệu gián tiếp gồm chi phí của các loại vật liệu, nhiên liệu cần thiết để hoạt động sản xuất được trôi chảy và chỉ phí của các loại vật liệu cấu thành sản phẩm nhưng có giá trị nhỏ và không thể xác định tách biệt cho từng đơn
vị sản phẩm Chi phí nhân công gián tiếp là tiền lương, phụ cắp lương và các
khoản trích theo lương của bộ phận nhân viên làm việc ở các khâu cần thiết cho hoạt động sản xuất nhưng không trực tiếp sản xuất sản phẩm như quản đốc, nhân viên bảo tr, thợ sửa chữa
Dự toán chỉ phí sản xuất chung được xây dựng theo hi ến phí và
định phí, căn cứ trên đơn giá phân bổ kế hoạch chỉ phí sản xi
hoạt động kế hoạch Khi lập dự toán chỉ phí sản xuất chung cũng tính bằng tiền mặt và sẽ là căn cứ để lập dự toán tiền mặt, lưu ý phải khẩu trừ chỉ phí khẩu hao vì chỉ phí khẩu hao là một khoản chỉ phí ghỉ sở
"Dự toán chỉ phí sản xuất chung là một trong những dự toán khó chính xác,
chung và mức
vì nồ bao gồm nhiều nội dung khác nhau, đồng thời các n
cược phân chia thành biển phí và định phí KẾ toán cần phái xác định
phân bỏ biến phí sản xuất chung thích hợp, từ đỏ tỉnh toán đơn giá phân bổ để lập
dung chỉ phí này phải bu thức
di toán hợp ý biển phí sản xuất chung Còn định phí sản xuất chưng do tính chat
ổn định lạ kẻ các kỳ trước kết hợp với
tình hình trong kỳ kế hoạch để dự toán
Để lập dự toán ch phí sản xuất chung cần dựa vào nÌ
a ching nén DN căn cứ vào số liệu
tu tài liệu khác nhau theo từng nội dung của chỉ phí trong chỉ phí sản xuất chung, nhất là cần dựa vào số liệu thực tế qua các kỳ kế toán
Trong DN kinh doanh dịch vụ vận tải, chỉ phí sản xuất chung bao gồm: Tiễn lương phải trả theo thời gian và các khoản trích theo lương của nhân viên sửa chữa, bảo trì vật tư, phụ tùng thay thể, đi
Trang 18
1.3.1.4, Lập dự toán chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp “Chỉ phí bán hàng là những khoản chỉ
khoản chi phi phat sinh trong quả trình xúc tiền bản hàng: chỉ phí in ấn Catalogue tu, chi phi nhân công và tắt cả các giới thiệu sản phẩm va bảng giá, tiễn lương và hoa hồng của bộ phận tiếp thị; chỉ phí quảng cáo, nghiên cứu th trường; bảo hiểm hàng hoá
“Chỉ phí quân lý DN là những khoản chỉ vật tư, chỉ phí nhân công và tất cả các khoản chỉ phí phát sinh ở bộ phận lãnh dao, ki sự vụ: chỉ
phí khẩu hao trụ sở và thiết bị văn phòng; tiền lương, phụ cấp lương và các khoản
tra và hành
trích theo lương của giám đốc, nhân viên các phòng chức năng
Dự toán chỉ phí án bàng và quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung
chỉ phí được ước tính sẽ phát sinh ngoài lĩnh vực sản xuất trong kỷ dự toán và rất khó lập chính xác vì chúng là một hỗn hợp các nội dung chỉ phí phụ thuộc vào nhiều nhân tổ khác nhau
1.3.2 Thủ tục kiểm soát chỉ phí dịch vụ vận tải taxi 1.3.2.1 Kiém soát chỉ phí nhiên liệu trực tiếp
“Chỉ phí nhiên liệu trực
p trong DN kính doanh địch vụ vận ii tri là chỉ phí nhiề liệu tiêu ao trong quá tỉnh động cơ hoại động Để kiễm soát chặt chế chi phi nin ig trong quá nh hoạt động kính doanh, cần cổ sự tham gia diy đã của các bộ phận liên quan trong việc kiễm tra, kiểm soát và quản lý thự hiện
nghiệp vụ như: Bộ phận Checker (kiểm tra đồng hồ tính tiền), Bộ phân thu ngân;
'Bộ phận xét duyệt, Bộ phận vật tư kỳ thuật; Bộ phận kinh doanh và Kế toán
Bộ phận thủ ngân căn cứ vào phiều xăng, doanh thụ của nhân viên ái xe và số liệu từ bộ phân Checker cung cấp, tính toán tý lệ phân chia gia lai xe và doanh nghiệp theo Quyết định ăn chỉa và nhập kết quả vào phần mềm, cỗ tháng
sẽ tính lương sau khi đã trừ tiền nhiên liệu cho ngày xe hoạt động
13.22
sối chỉ phí nhân cơng trực tiếp
CChỉ phí nhân công rực tiếp bao gồm chỉ phí tiễn lương và các khoản trích theo lương như; BHXH, BHYT, KPCD Chỉ phí tiền lương là chỉ phí dễ xây ra
Trang 19bị thất thoát Kiểm soát chỉ phí tiễn lương liên quan đến các bộ phận như: bộ phận Checker, bộ phận kế toán và bộ phận xét duyỆt
~ Bộ phận Checker: Chiu trách nhiệm theo dõi và tỉnh lương của nhân viên lái xe mỗi khi họ lên ca (đi làm), dựa vào lịch trình taxi chuyển số liệu cho bộ phận kế toán Lịch trình chính là giấy tờ và chứng từ để tính lương và doanh thu cho từng lái xe Checker tinh lương cho nhân viên lái xe theo tỷ lệ phân
chia doanh thu theo quy định Sau đó, Cheoker nhập sổ liệu vào phần mềm để tính ra lương thực nhận của lái xe sau khỉ đã trừ chỉ phí xăng, quỷ tai nạn, quỹ hỗ trợ tiếp thị và rửa xe
- Bộ phận kế toán: Nhân viên kế toán căn cứ vào số liệu thống kế của bộ
viên lái xe sau khi trừ các
phận Checker để
khoản tam ứng, ký quỹ đồng thời trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ của lái xe, rồi chuyển cho kế toán trưởng xem xét tính hợp lệ của chứng từ lương và ký xác nhận, sau đó chuyển cho bộ phận xét duyệt
- Bộ phận xét duyệt Kiểm tra lại chứng từ lương và ký duyệt, sau đó hành tính lương cho nhà
chuyển lại cho bộ phận kế toán để làm thủ tục chỉ lương và chuyển nộp BHXH, BHYT, KPCD
Để tránh tinh trang gian lận trong công tác tiền lương, cần thiết phải tách biệt các chức năng theo d6i lên ca của nhân viên lãi xe, tính lương và chỉ lương trong DN
1.3.2.3 Kiểm soát chỉ phí sẵn xuất chưng
Trong đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải taxi, chỉ phí sản xuất chung bao
gồm: tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên phân xưởng sửa
chữa, chỉ phí vật liệu, dụng cụ cho sửa chữa, chỉ phí khẩu hao TSCD, các chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ phí bằng tiền khác
- Kiểm soát chỉ phí tiễn lương và các khoản trich theo lương cho phần xưởng sửa chữa theo ngày công hoặc mức khoán theo hợp đồng
Trang 20~ Kiểm soát dụng cụ sửa chữa theo định kỳ và niên hạn sử dụng
~ Kiểm soát chỉ phí khấu hao TSCĐ: Chỉ phí khẩu hao TSCĐ là một chỉ phí ước tính Nghĩa là, việc xác định chỉ phí khấu hao hàng kỳ không phải là
chỉ phí thực tẾ phát sinh mà là sự ước tính của kế toán về mức độ hao môn
của TSCĐ Kiểm soát chỉ phí khấu hao được xác định căn cứ vào hai yếu tố:
Nguyên giá TSCĐ và thời gian khẩu ao, Đồi với nguyên giá TSCĐ có giá trí
lớn, việc mua TSCĐ không đúng hay không phủ hợp ảnh hướng rất lớn đến
hoạt đông cia DN Do vậy, thủ tục kiểm soát đối với việc mua TSCĐ cần được thiết kế chặt chẽ Cần quy định rõ thẩm quyển của từng cấp quản lý đồi với việc phê chuan nghiệp vụ mua TSCĐ, tách biệt các chức năng phê chuẩn với chức năng bảo quản, sử dụng tài sản và chức năng thanh toán; chức năng quản lý tài sản với chức năng ghi số kế toán Đối với thời gian khẩu hao cần theo đúng quy định hiện hành
~ Kiểm soát chỉ phi dich vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác: Cần tách biệt các chức năng mua hàng và thanh toán Các chứng từ chỉ phí cần được ký duyệt theo thấm quyền, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ
1.3.3.4 Kiểm soát chỉ phí bản hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp
~ Chí phí bán hàng bao gồm: Chỉ phí hoa hồng khách hàng và chỉ phí xây dựng các điểm thiếp thị, Chi phí đăng kiểm, kiểm định; Chỉ phí công chứng; Chỉ
phí quảng cáo, tiếp thị và tờ rơi
~ Chỉ phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chỉ phí tiền lương và các khoản trích theo lương của cán bộ nhân
văn phòng phẩm; Chỉ phí kiểm toán; Chỉ phí sửa chữa văn phòng và thiết bị
šn quân lý; Chỉ phí bảo hiểm; chỉ phí đổ dùng
Chỉ phí bán hàng và chi phí quản lý DN trong kinh doanh địch vụ vận tải taxi là các khoản chi ph
›hát sinh liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dich vụ
vân chuyển và quản lý,
quả kinh doanh tong kỳ của DN Nếu DN hạch tốn khơng chính xác chỉ phí bán hằng và chỉ phí quản lý DN hoặc tính toán, phân bổ các chỉ phí này không hợp lý sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của DN
Trang 21
1.3.3 Tổ chức thơng tin kế tốn và phân tích phục vụ kiểm soát chỉ phi dich vụ vận tải taxi
1.3.3.1 TẾ chức thơng tin kỄ tốn về chỉ phí dịch vụ vận tải taxi
Muốn kiểm soát chỉ phí sản xuất kinh doanh phải tổ chức hệ thống kế toán phù hợp, cung cấp thông tn kịp thời và nh hoạt theo yêu cầu kiểm soát
“Tổ chức chứng từ v chỉ phí sản xuất kinh doanh thể
n đúng
dung,
phương pháp lập và các quy định của chế độ kế toán hiện hành Tổ chức hệ thông
số kế toán chính thức và duy nhất sử dụng cho một kỳ kế toán năm Căn cứ vào tình hình hoạt động và hệ thống tài khoản kế toán áp dụng, DN mở dủ số lượng số kế toán cần thiết phục vụ yêu cầu hệ thống hóa thông tin kiểm tra
"Để có được thông tin về chỉ phí, phải tổ chức tập hợp các chứng từ gốc về chỉ phí sản xuất kinh doanh phát sinh, kiểm sốt thơng qua việc đối chiếu với các định mức, dự toán của DN đã lập, các quy định, quy chế hoạt động của Nhà nước và DN Đối với chỉ phí nhiên liệu và nhân công trực tiếp, kế toán phải cập nhật bằng ngày và hạch toán vào các tải khoản quy định, đồng thời theo dõi ở các số
ch tết, các bảng tổng hợp, Đối với chỉ phí sản xuất chung, không những cập nhật
hàng ngày mà đến cuối kỳ kế toán, kế toán còn phải tiến hành phân bổ theo
thức phủ hợp để xác định chỉ phí cho từng đối tượng cụ thể
Đối với kế toán quản trị, để có được thông tin về chỉ phí sản xuất, kế toán quản trị nhận thông tin được cung cấp từ kế toán tài chính để tiền hành phân loại chỉ phí theo yêu cầu của quản trị, tổng hợp, phân tích chỉ phí thực tế phát sinh, kiểm soát, đánh giá sự biến động và lập các báo cáo chỉ phí kinh doanh
1.3.3.2 TỔ chức phân tích phục vụ kiễm soái chỉ phí địch vụ vận tải taxi Để giúp nha quan lý có thông tin về tình hình thực hiện chỉ phí, kế toán phải phân tích chỉ phí thực tế phat sinh Qua kết quả phân tích biết được những động của chỉ phí thực tẾ so với dự toán cũng như nguyễn nhân của những
đông này, từ đó để xuất các
xuất kinh doanh lên pháp để nhà quản lý kiểm soát chỉ phi sin
Trang 22
„ dự oán chỉ phí nhân công trực tiếp, dự toán chỉ phí sin xuất chung, dy tn
chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp
"ủy vào những đặc điễm của chỉ phí là biển phí hay định phí mà có phương
pháp phân tích thích hợp
= Đối với biến phí
Sự biển động được phân ích theo bai nhân tổ:
n động về lượng và
động về giá Mô hình tổng quát để phân tích các biển phí là chia các nhân tố ảnh
hưởng thành nhân tổ lượng và nhân tổ giá; sắp xếp các nhân tổ theo hướng giảm dần của nhân tổ lượng và nhân tổ giá
Khi xem xét sự tác động của nhân tổ về lượng thì phải cổ định nhân tổ giá ở kỹ kế hoạch: xem xét sự tác động của nhân tổ giá th phải cổ định nh
kỳ thực hiện
¬+ Sự biển động do nhân tổ lượng
4Q = (Qi x Po) (Qox Pa)
Hay 20 =(Q:~Qu)x Po Trong đó: Qy: hvong thye 18
(Qu: lurgng ké hoach Đụ: giá kế hoạch ¬+ Sự biển động do nhân tổ giá APS(Qix P))=(Q¡ x Pu), Hay ÁP =Q) x (Pị= Po) Trong đó: Pr: gid thye té ~ Đồi với định phí:
-+ Với những định phí phát sinh do chịu ảnh hưởng của từ hai nhân tổ trở
lên và các nhân tổ có liên quan hệ tích số hoặc thương số với nhau thì mô hình
lượng ở
phân tích tương tự như phân tích biển phí
+ Với những dịnh phi phát sinh do ảnh hưởng của một nhân tổ hoặc do nhiều nhân ổ nhưng các nhân tổ có quan h tổng với nhau thì phải xem xét cu thể sự biển động của từng nhân tổ này để có đánh giá phù hợp,
Trang 231.4, NOI DUNG KIEM SOÁT DOANH THU TRONG DOANH NGHIỆP VAN TALTAXI
1.4.1 Lập dy toán doanh thu dịch vụ vận tải taxi
~ Trong kinh doanh dịch vụ, doanh nghiệp cằn phải xác định dự toán doanh
thụ đối với từng hoạt động dịch vụ Trên cơ sở dự báo khối lượng địch vụ hoàn thành, đơn giá của từng loại dich vụ để lập dự toán doanh thu dịch vụ Song, tủy thuộc vào tinh chất công việc địch vụ, giá thành và cả yếu tố môi trường kinh doanh để xây dựng giá bán, qua đó lập dự toán doanh thu của từng loại địch vụ phù hợp Về xây dựng giá bán, hầu hết các DN căn cứ trên giá thành sản xuất toàn bộ, tuy nhiên trong quá trình kinh doanh, giá bán thường được điều chỉnh cho phù hợp với quy luật cung cầu Trường hợp đặc biệt trong cạnh tranh, DN có thể tạo sự khác biệt cho sản phẩm nhằm tăng thị phần với giá bán ngắn hạn thấp hơn giá thành hoặc giá đã thành lập trên thị trường Do nhu cầu thường xuyên dao động nên giá bán cũng dao động theo Nói cách khác, giá của một sản phẩm được xây dựng dựa trên giá thành sản xuất toàn bộ cộng thêm một mức theo quy định của DN được sử dụng như giá chuẩn để căn cứ vào đó DN sẽ điều chính tăng hay
giảm tùy theo như cầu sản xuất tổng loại dịch vụ tai tong kỷ được tính “Tổng giá thành Tông chi phi sin x cdịch vụ vận tải taxi d6i xe i phát sinh của đội xe ¡
“Trong quản lý chỉ phí, các DN dich vu vận tải axi chỉ thực hiện hạch toán chỉ phí và tính giá thành phục vụ cho việc xác định kết quả lãi, lỗ, còn lập dự toán doanh thu phải sử dụng thông tin chỉ phí để xác định giá bán dịch vụ
Định giá bán dịch vụ vận chuyển một chiều
Để định giá, các nhà quân lý dựa vào chỉ phí dự kiến tính cho 1 km vận chuyển khách, đồng thời dựa vào số km dự kiến trong kỳ
Trang 24
dụng đễ định giá gồm: chỉ phí nhiên liệu trực tiếp, chỉ phí tiền lương cho lãi xe, chỉ phí sản xuất chung (khẩu hao phương tiện vận chuyển, vật tư phụ từng thay thể, các chỉ phí sửa chữa và bảo trì khác, chỉ phí dịch vụ mua ngoài), chỉ phí bán hàng và chỉ phí quản lý doanh nghiệp Vận chuyển khách một chiễu, tong nội thành có đặc điểm: cự ly khoảng 30 km và xe hoạt động với vận tốc khá chậm do mật độ và lưu lượng các phương tiện giao thông cao, nhiễu nút giao thông mắ nhiều thời gian chờ đợi, công sức lao động và suất tiêu hao nhiên liệu tăng nhiều, do dé giá bán của địch vụ taxi khách khi vẫn chuyển một chiều rong nội thảnh là giá bán cao nhất
“Các chỉ phí dự kiến được sử dụng để định giá bán gồm:
~ Chỉ phí nhiên liệu: Xe phải vận hành từ nơi đậu đỗ đến địa điểm của khách và về lại vị tí quy định, như vậy, thực tế xe phải lần bánh không tải khá cao mới van chuyển được 1 km có khách Theo tính toán chỉ phí xăng tỉnh cho Ì km vận chuyển khách tương đương với 2 km xe lần bánh
~ Chỉ phí tiền lương lái xe: nhằm tăng tinh chủ động, khuyến khích lái xe trong khai thác nguồn khách tiềm năng và tiết kiệm nhiên liệu các doanh nghiệp taxi khách đều khoán lương và chỉ phí xăng cho lái xe qua doanh số thu nhập bằng ngày
~ Chỉ phí khẩu hao phương tiện vận chuyển: khẩu hao phương tiện theo km
xe lăn bánh, căn cứ vào nguyên giá của từng xe, thời gian khấu hao và số km dự kiến xe chạy trong kỳ để xác định chỉ phí khẩu hao dự kiến cho từng km xe lăn bánh và chỉ phí khấu hao dự kiến cho từng km vận chuyển khách
~ Chỉ phí vật tư, phụ tùng thay thế: thông thường trong 2 năm đầu kể từ khi đưa xe mới vào khai thác thì các chỉ phí vật tư, phụ tùng thay thế phát sinh không
đáng kể, chủ yếu là chỉ phí bảo dưỡng Từ năm thứ ba trở đi các vật tư, phụ ting
thay thể mới phát sinh do phải sửa chữa, duy tu Trên các cơ sở đó để ước tính chỉ phi vật tr, phụ tùng thay thể cho 1 km vận chuyển khách
Trang 25Dinh giá bán dịch vụ vận chuyển khứ hôi
~ Trong nội thành, giá bán dịch vụ vận chuyển khứ hồi được áp dụng như giá bán dich vu van chuyển một chiều trong nội thảnh Trường hợp vận chuyển
khách ra ngoại thành với quảng đường đả thì DN sẽ tân dụng được thời gian rỗi
phải chờ khách của phương tiện và lái xe, xe không có thời gian vận hành không khách, chỉ phí phát sinh cả chiều đi và về đều có doanh thu
~ Các chỉ phí và lợi nhuận mong muốn tính cho 1 km vận chuyển khứ hồi chỉ bằng 40% so với giá bán môi
lều trong nội thành
~ Lập dự toán doanh thu dịch vu vận tải taxi trên cơ sở dự toán chỉ phí toàn
bộ với phần chỉ phí cộng thêm trong ảnh hướng của điều kiên thực tế
lược kinh doanh của mỗi DN
~ Đối với doanh thu vận tải taxi phải căn cứ vào hoạt động vận tải cụ thể và những biến động về kinh tế xã hội Từ đó, kế toán quản trị sẽ xác định được khối
lượng vận doanh từng loại xe ở thị trưởng truyền thống và thị trường tim năng, xác định được doanh thu từng xe hoạt động ở các điểm kinh doanh Loại xe nào dang ở giai đoạn phát triển thì tăng số lượng nhằm tăng lợi nhuễn, ngược lại nễu
bão hòa hoặc xuống cắp thì giảm số lượng để tránh thua lỗ
1-42 Thủ tục kiểm soát doanh thu dịch vụ
tai taxi
Để kiểm soát được doanh thu nhà quản lý phải dựa trên dự toán doanh thu, đổi chiếu số liệu doanh thu thực tế với số liệu doanh thu dự toán và doanh thu trước đó Với đặc thù kinh doanh dịch vụ vận tải thì việc định giá bán là cơ sở để kiểm soát doanh thu
Yêu cầu của kiểm tr; doanh hủ ghỉ sổ là có thất, được ph chun đúng dấn, đấy đủ, định giá đúng, phân loại đúng, ghỉ số đúng kỷ, các nghiệp vụ phân ánh đúng, tổng hợp chính xác và thực tỉ các thủ tục kiểm toán đối với các khoản
Trang 26143 soát doanh thu
dich vụ van tai taxi
14.31
“chức thông tin kế toán về doanh thu địch vụ vận tải taxi
Doanh thu cung cắp dịch vụ là số tiền mà DN thu được hoặc sẽ thụ được từ khối lượng dịch vụ đã thực hiện được, đã cung cắp cho khách hàng trong kỳ bao
gm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài gi bán VỀ bản chit, doanh thụ
phân ánh lợi ích kính tế mã DN thu được từ giao dịch cung cấp dịch vụ làm tăng
n chủ sở hữu mà không bao gồm sổ vốn góp thêm của các chủ sở hữu
`VỀ nguyên tắc, doanh thu được xác định theo giá tị hợp lý của các khoản đã thủ và sẽ thu của khách hằng, kết quả hoạt động cung cấp dịch vụ được xác định trên cơ sở so sinh giữa doanh thu cung cấp dịch vụ được ghỉ nhận với ác chỉ phí
đã tạo ra doanh thu đó
1.4.12 TỔ chức phân ích phục vụ kiễm soát doanh thu vận tải taxi
"hân ích là một công tác rắt quan trọng trong giai đoạn thực hiện kiểm soát doanh thu nhằm xác định những
lên động, sai lệch không bình thường của các thông tin trên báo cáo tài chính của DN,
"Đối với ghỉ nhận doanh thu, công tác phân tích được áp dụng thông thường gdm hai loai:
~ Phân tích ngang (phân tích xu hướng), gồm các bước:
+ Lap bang cho cơng tác kiểm sốt doanh thu theo tháng, theo đội xe, theo
vũng, theo thuế suất, theo từng loại doanh thu trong mỗi quan hệ với giá vốn, với thuế giá trị gia tăng Nhân dạng về sự tăng - giảm bắt thường của quả trình kiểm soát doanh thu trong kỳ kế toán
-+ So sánh đoanh thu của năm hiện hành và năm trước trên báo cáo tài chính, bằng cách tính số tiền chênh lệch và tỷ lệ % chênh lệch từ năm nay so với năm trước, để kiểm soát doanh thu kế hoạch theo từng tháng, từng quý nếu có biến
Trang 27.+ Tỷ lệ chênh lệch
Số tiễn chênh lệch
Tỷ lệ chênh lch = ————————— X10
“Số tiền năm trước
~ Phân tích dọc (phân tích tỷ suấ), các tỷ suất thường dùng + Tỷ suất lợi nhuận gộp Lợi nhuận gộp, 'Tỷ suất lợi nhuận gộp = ————————._ X 100 Doanh thu Ty suất này phản ánh khả năng sinh lời của DN,
uất lợi nhuận gộp cảng
cao thì khả năng sinh lời của DN cảng lớn Kế toán có thể so sánh tỷ suất này qua
các năm hoặc với các DN khác ong cùng một ngành nghề kinh doanh, dịch vụ
+ Ty suất hiệu quả kinh doanh
Lợi nhuận trước thuế
‘Ty suất hiệu quả kinh doanh ————— XIW Doanh thu
Tỷ suất hiệu quả cao hay thấp tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh,
từng bộ phân trong DN Cùng với tỷ sut lợi nhuận gộp, có thể đánh giá mức lợi nhuận của DN qua các thời kỳ khác nhau
CQua các công tác phân
Trang 28
KẾT LUẬN CHƯƠNG L
“Công với sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tai taxi cing được mở rộng, đa dạng, phức tạp và nhiều thử thách Đòi hỏi các nhà quản lý phải giám sát hoạt động của DN một cách chặt chẽ dé tránh thất thoát, tạo uy tín và thường xuyên xây dựng thương hiệu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Để làm được việc này, một biện pháp mà DN nào cũng phải tính đến là tăng cường kiểm soát chỉ phí và doanh thu để sản phẩm dịch vụ đạt chất lượng, giá cả phù hợp và hiệu quả kinh doanh ngày một tốt hơn
Kiểm soát chỉ phí vả doanh thu là hoạt động thiết yếu của DN kinh doanh dich vụ vận tải taxi Qua việc kiểm soát nhà quản lý nắm được các thông tin quan
trọng về chỉ phí, dự báo biến động sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận; việc
kiểm soát doanh thu, nghiên cứu thị trường sẽ định được giá bán chiến lược, hợp lý Đồng thời qua quá trình kiểm soát cũng giúp nhà quản lý phát hiện thời cơ,
ngăn chặn những sai sót, lãng phí và có kế hoạch tăng doanh thu giúp DN phát
triển bền vững
Trang 29
Chương 2
‘THYC TRANG KLEM SOAT CHI PHI VA DOANH THU TAL CONG TY TRACH NHIEM HOU HAN MOT THANH VIEN MAILINH -KON TUM 2.41 DAC DIEM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VA TÔ CHỨC QUAN LÝ Ở
CONG TY TNHH MTV MAI LINH - KON TUM
ình thành và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum
3.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
“Tên Cơng ty: CƠNG TY TNHH MTV MAI LINH - KON TUM
“Tên giao dịch quốc tế: Mai Linh Kon Tum Corporation MLKT Co, Ltd Địa chỉ: 147 - Phan Đình Phùng - Thành phố Kon Tum - Tỉnh Kon Tum Tek: (060) 3859 888 - 38.38.38 _ Fax: (060) 3859.999
E mail: mlkt2mailinh vn Website: www.mailinh.vn Công ty trách nhiệm hữu hạn - Mã số thuế: 6100247925
Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum được thành lập theo Quyết định số 2007/QĐ-HĐQT ngày 24/09/2007 của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Tập đoàn Mai Linh Nam Trung Bộ và Tây Nguyên
'Về Công ty cổ phần Tập đoàn Mai Linh (Mai Linh Group - MCL,) là Công ty Mẹ, trụ sở chính tại 64-68 Hai Bà Trưng - TP HCM Công ty có 08 Tập đoàn khu vực trong cả nước, do Chủ tịch Công ty cổ phần Tập đoàn Mai Linh làm Chủ tịch (CTMCL), Mỗi tỉnh đều thành lập 0L Công ty TNHH Một Thành Viên (MTV) Mai Lĩnh trực thuộc do Chủ tịch Tập đồn Cơng ty Mai Linh đứng đại điện theo pháp luật và tuyển dụng Giám đốc điều hành Công ty
Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum đăng ký kinh doanh và được Sở
KẾ hoạch và Diu tr Tinh Kon Tum cắp giẤy chứng nhân đăng ký kinh doanh số
6100247925 ngày 19 tháng 11 năm 2007 với vốn điều lệ là 1.§00.000.000VNĐ, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty và các quy định pháp luật
hiện hành, kinh doanh dịch vụ vận tải hành khách trên địa bàn Tỉnh Kon Tum và
một số vùng phụ cận
Trang 3030
“Công ty đã thửa hưởng những giá trị cốt lõi, những kinh nghiệm và quy trình quản lý từ Công ty Mẹ, nhanh chóng xây dựng và cũng cổ thương hiệu Mai Linh trên thị trường Kon Tum và Tây Nguyên với chức năng, nhiệm vụ:
~ Chức năng chính của Công ty là vận tải hành khách bằng xe taxi
~ Nhiệm vụ, xây dựng đội ngũ nhân viên có tình độ chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu phát trin của Công ty trong điều kiện mới; Mỡ rộng các mỗi quan
hệ, phát triển thị trường, đảm bảo cân bằng thu chỉ, hoàn thành nghĩa vụ đối với
"Nhà nước và nâng cao đời sống của người lao động 2.1.12 Đặc điểm hoạt động kinh doanh cia Cong ty
Do đặc trừng của ngành địch vụ nói chung và ngành dịch vụ vận tải nói riêng, hoạt động kinh doanh của Công ty Mai Linh - Kon Tum cũng đa dạng, bao gồm nhiều hoạt động, trong đó chủ yếu là dịch vụ vận tải hành khách, Công ty còn công tác với các đơn vị hoạt động trong các ngành như dịch vụ công cộng, du lịch và điều này đã giúp cho Công ty có được nguồn khách hàng thường xuyên, ổn định, góp phần tăng doanh thu Công ty đã thực sự đáp ứng được những nhu cầu thiết yếu của khách hàng va tao đựng vị thể của mình trên thị trường cạnh
dich vu trén dia ban như các Công ty Hùng Nhân, Công ty
tranh cùng loại
Huy Hoàng và Cơng ty Tồn Thịnh
~ Chính sách khách hàng: Với tiêu chí “khách hàng luôn đúng vả là sự tổn tại của mọi doanh nghiệp” va“ Nâng cao sự yêu thích thương hiệu và lựa chọn”
“Công ty phục vụ mọi cự ly với thái độ phục vụ tận tinh, chu đáo của nhân viên lái xe da qua dio tạo về nghiệp vụ chăm sóc khách hàng
Trang 31a
Qua bang trên cho thấy chủ trương của Công ty là sử dụng chất lượng dịch vụ để giữ chân khách hàng, chú trọng các điểm thiếp thị và khu vực đông dân cư
~ Chính sách giá: Việc định giá của Công ty dựa trên các yếu tổ thị trường, giá thành dịch vụ và định hướng giá chung của Tập đoàn Mai Linh
~ Chính sách thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ~ Nhãn hiệu thương mại của Công ty: Ma 3.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh ở Công ty TNHH MTV Mai 2.1.2.1 Khái quất cơ cấu ỗ chức quản lý hoạt động kinh doanh ở công tr LINH ˆ inh - Kon Tum GIÁM ĐỐC Phong | | Phòng | | Phòng | | Phòng | | Phòng | | Phòng Hanh | Tai Điều | | Kỳ |, „| Thanh chính chính † [ hành thuật tra nhân kế taxi vậttự pháp s toán chế ~_ Quan hệ trực tuyến ~— “Tổng đài ¬
điện thoại (Quan hệ chức năng «-+
Sơ đồ 2.2: Tổ chức quản lý của Công ty
Trang 32
2
2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các thành viên trong cơ cấu tỗ chức của Công ty ~ Giám đắc: điều hành quản lý mọi hoạt động kinh doanh theo mục tiêu kế hoạch, Xây dựng các quy chế quản lý điều hành nội bộ, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công ty; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỹ luật đối với nhân viên của Công ty; Ký kết các hợp ding kinh tế, hợp đồng dân sự theo quy định của pháp luật, Báo cáo tỉnh hình hoạt động, kết quả kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Tập đoàn và pháp luật về những, sai phạm gây tôn thất cho Công ty; Thục hiện các kế hoạch kinh doanh, đầu tu của Công ty đã được Tập đồn thơng qua và các nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ Công ty [6, tr 1-10]
Giám đốc Công ty cũng chịu trách nhiệm bảo vệ an tồn tải sản của Cơng, ty và do đó phải thực hiện các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phát hiện các hiện tượng lâm thiệt hại đến tải sản của Công ty, cũng như các hành vĩ gian lận và các vi phạm khác
~ Các phòng ban chức năng
-+ Phòng Hành chính nhân sự: Tư vẫn và hỗ trợ cho các phòng ban kiểm ta,
kiểm soát các quy định của Công ty về công tác nhân sự, Thực hiện các chế độ
chính sách theo quy định của Công ty đối với người lao động, xây dựng phương
án về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, sắp xếp và bổ tí in bộ, công nhân viên phù hợp; Đánh giá kết quả công việc
+ Phong Kinh doanh tiếp thị: Dánh giá tỉnh hình kinh doanh của Công ty và lập kế hoạch cho thời gian tiếp theo; Bộ phân tổng đài điện thoại có nhiệm vụ liên lạc giữa khách hàng và đơn vị vận tải, thừa hành các chỉ thị từ Phòng Điễu hành, i
phối công việc cho các lai xe taxi
+ Phòng Tài chính - kế toán: Thực hiện quản lý tải chính, hoạch định, khai báo, kiểm soát các nguồn tiễn và vốn của Công ty; Kiểm tra,
Trang 33
3
+ Phòng Điểu hành taxi: Quản lý điều hành taxi; Thanh ta bảo hiểm phương tiện, xử lý va chạm, ti nạn; Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ cho lái xe
+ Phòng Kỹ thuật - vat tu: Dam bio an toàn kỹ thuật phương tiện kinh doanh Kiểm soát chất lượng vật tr, trang thiết bị phụ tùng Quản lý cung ứng vật tư, trang thiết bị và công tác bảo quản, sửa chữa phương tiện
+ Phòng Thanh tra pháp chế: Tham mưu cho Giám dốc về lĩnh vực pháp chế, xử lý vi phạm nội quy, an tồn giao thơng và ta nạn Thường xuyên kiếm tra việc thực hiện các nội quy, quy chế Xử lý hỗ sơ tai nạn, phối hợp với cơ quan công an, bảo hiểm đễ giải quyết các thủ tục hành chính
2.1.23 Các quy chế, quy định trong quản tý hoạt động kink doanh ở Công ty "Nội quy lao động của Công ty cổ phần Mai Linh ban hành ngày 01/01/2004 quy định trích nhiệm chung của cán bộ, nhân viên phải tuyệt đối tuân thủ: Mệnh lệnh, chỉ thị của cắp trên, của người có quyền kiểm tra; chức năng nhiệm vụ của đơn vị, trích nhiệm quyền hạn của chức danh đã được phê duyệt, quy định của Công ty CBNV được quyền từ chối thi hành mệnh lệnh cấp trên khỉ biết rõ công việc đó có nguy cơ xây ra tai nạn lao động, thiệt hại tài sản của người khác, vi phạm pháp luật hoặc ảnh hưởng xắu đến nhân phẩm, đạo đức, nếu đã thông báo cho người ra mệnh lệnh biết
Luôn tích cực học tập nâng cao trình độ giải quyết công việc, tự rên luyện nâng cao thể lực, tác phong công nghiệp, sử dụng thành thạo các dụng cụ, phương tiên được trang bị Ln giữ gìn đồn kết nội bộ, để cao phê bình và tự phê bình,
trung thực, bình đẳng, tôn trọng, bảo vệ, giúp đỡ lẫn nhau mọi lúc mọi nơi
Bảo vệ, tôn trọng uy tín, lợi ch chính đáng, tải sin của Công ty, của khách hang, không tham 6, lãng phí, không tiết lộ bí mật kinh doanh của Công ty, hết lồng phục vụ khách hàng với phương châm: "Dẫn đầu về địch vụ taxi”
Céc quy định liên quan về tải chính kế toán: ~ Quy định về thanh toán, quản lý, thu chỉ ải chính
Trang 34”
thắm quyển và đúng thời hạn quy định Nghiêm cấm mọi hành vỉ giả mạo, sửa chữa chúng tử, số sách, hoặc cổ tỉnh lợi dụng chức vụ, quyền hạn để tham ô, đôi hỗi lộ, chiếm đoại trái phép tải sản của người khác hoặc của Công ty, u vỉ phạm phải chịu bồi thường thiệt hai liên quan và hình thức kỷ luật Nghiêm cắm CBNV
cho, bán hóa đơn, biên lai hoặc dùng Taxi card, MCC, ACB để đổi hoặc chấp
nhận đổi lấytiễn mặt khi không sử dạng dịch vụ của Công ty Mai Linh Quy định về bảo quân, sử dụng đồng hỗ tính tiên kinh doanh taxi
Đồng hồ tính tiền là thiết bị đàng đếm km và tính tiền cước phí khi khách hàng sử đụng to, mọi nhân viên ái xe taxi phải thực hiện đúng quy định về sử dụng và bảo quản đồng hồ ính iễn, nhân viên lãi xe phải vận hành đồng bồ tính cước phí ngay khi xe vừa chuyển bánh có chở người thứ hai, hàng hóa, vật
muôi tiên xe Nghiêm cấm
¬+ Khơng bắm đồng hồ tính tiền, *Om” đồng hỗ tính tiễn khi chờ người thứ
hai trở lên, đồ vật, vật nuôi các loại trên xe (“Om” đồng hd tiên là việc cổ tình tỉnh thêm để lấy tiền của khách hàng bằng số tiền cước phục vụ cube khách đó cộng thêm số tiền của cuốc khách liên kể trước đổ)
+ Can thiệp vào hoạt động bình thường của hệ thống đồng hồ tính tiền (hệ thống niêm chỉ, các thiết bị liên quan) bằng bất kỳ hình thức gì nhằm phá hoại hoặc nhằm chiếm đoạt trái phép doanh thu của Công ty
“+ Che dấu mọi trường hop đồng hồ tính tiền hoạt động không bình thường hoặc không hoạt động, nếu có sự cổ phải báo cáo ngay cho Tổng dai, Trưởng đơn
vị để được ghỉ nhận và hướng dẫn khắc phục, nghiêm cắm tự ý thu tiền của khách
bàng Cổ ý vi phạm thì xử lý kỷ luật từ khiễn trích đến sa thải, bồi thường thiệt hai theo cam kết
LCác quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kính doanh của Công ty:
Trang 3535
Khi CBNV duce giao chia khoa tủ, mã khóa chương trình máy tính, tả liệu chứng tử, hỗ sơ, phải có trách nhiệm bảo quản theo quy định Không mang theo đồ dùng cá nhân vào sử dụng tại Công ty, mọi CBNV khi mang bắt cứ tài sản nào ra, vào “Công ty đều phải có xác nhận của Trưởng đơn vị và ký nhận tại số trực bảo vệ
Nghiêm cắm để người khác (người ngồi Cơng ty hoặc người không có quyền và trách nhiệm được giao) điều khi
giiy ảnh hưởng uy tín của Công ty Nghiêm cắm sử dụng xe ngoài mục đích kinh
doanh như thăm viếng gia đình, cho người khác tập xe, bỏ xe không kinh doanh hoặc cổ ý vi phạm luật giao thông bị Công an giữ xe, nếu vi phạm sẽ bị truy thu
„ sử dụng phương tiện kinh doanh,
doanh thu qua thời gian chiếm dụng phương tiện:
Số tiền truy thụ giờ chiếm dụng xe) X (250.0004/gið)
Nghiêm cắm mọi hình thức lấy cắp, trao đổi phụ tùng, cổ ý phá hỏng tài liệu, các thiết bị, phụ tùng, phương tiện được giao phục vụ kinh doanh gây thiệt hại cho Cong ty
Nếu vi phạm các nội dung trên ngoài việc bị ky luật từ khiển trách đến sa
thải
ly mức độ nghiêm trọng và phải bồi thường các thiệt hại liên quan
~ VỀ bảo vệ bí mật kinh doanh, mọi CBNV đều phải có trích nhiệm bảo vệ những bí mật trong kinh doanh Mọi hoạt động của cá nhân, của đơn vị đều phải được đảm bio git gin bi mat
Nghiêm cắm hành vi cố ý làm lộ bí mật tong kinh doanh cho bắt kỳ người khác không có trách nhiệm kể cả người trong và ngồi Cơng ty, người trong gia
đình gây thiệt hại cho Công ty Không được thảo luận, bàn bạc, nói chuyện về
công việc của Công ty ở các nơi mã vô tình hoặc cổ ý để người không có nhiệm vụ liên quan biết được những nội dung bí mật trong kinh doanh của Công ty, nếu vi phạm các điều này, tùy mức độ lỗi và mức độ thiệt hại nghiêm trọng mà xử lý kỷ luật ừ khiển trách đến sa thấi và buộc bồi thường
Trang 3636
2.1.3 Té chức kế toán ở Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum 2.13.1 Tổ chức bộ máy kế toán ở Cơng ty
Bộ máy kế tốn ở Công ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum được tổ chức theo mô hình tập trung Mọi cơng việc kế tốn đều được thực hiện ở Phòng Tai chính kể toán, là bộ phận nghiệp vụ quản lý các hoạt động tải chính, thực hiện việc ghỉ chép các nghiệp vụ thu, chỉ, cân dối ngân sách, thanh quyết toán lương, tiền thưởng Phân ánh kịp thời tỉnh hình tài chính trong từng tháng, quý,
năm Xây dựng chương tình kế hoạch báo cáo ti chính Được quyền kiếm tra, hối hợp giám st các hoại động tải chính của các bộ phận trực thuộc
Để phù hợp với qui mô hoạt động kinh doanh, gp phầ tết kiệm la động gin tiếp, bộ máy kế ốn Cơng ty được tổ chức như sơ đồ 22
TÔ CHỨC BỘ MÁY KÉ TOÁN Kế toán trưởng + Thu ngân kiêm Thủ quỹ Kế toán tổng hợp KT KT KT KT KT KT đền |, „| ngân || doanh |„ „| tiền mặt hàng thu lương |Q ,| doanh |, công thu ng ngày TL Quan hệ trực tuyển *_ Quan hệ chúc năng
Trang 373
2.13.2 Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận KẾ toán
~ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm quản lý điều hành bộ may ké toán Kiểm tra, giám sắt việc thu chỉ tài
ính và tham mưu cho Giám đốc trong quản lý HDKD Hướng dẫn các kế toán viên thực hiện nghiệp vụ kế toán Phối hợp các phòng ban khác trong phân phối tiễn lương, tiền thưởng và phúc lợi
~ KẾ toán tổng hợp: Chịu trích nhiệm theo dõi các khoản phải thụ, phải trả, lập báo cáo tổng hợp, đối c
~ KẾ toán thu ngân kiêm thủ quỹ: Quản lý tiễn mặt, thực hiện thu chỉ theo lệnh của Giám đốc và KẾ toán trưởng
sông nợ Lập báo cáo lên quan đến thuế
~ Kế toán tiền mặt Thực hiện kế toán thu chỉ tiền mặt, đối c mặt với thủ quỹ, cập nhật số liệu thu chỉ, báo cáo quỹ, lịch trình taxi
~ KẾ toán ngân hàng: Giao dịch ngân hàng, theo dõi các khoản phải thụ khách hàng, theo dõi trả gốc và lãi các hợp đồng vay ngân hàng, vay cá nhân
~ Kế toán đoanh thu: Theo doi doanh thu và khoản thu khác, kiểm tra hop cđồng thẻ card Kiểm tra bang kê, xuất hóa đơn, fax ban ké thé card
~ Kế toán lương: Thực hiện việc tính toán tiền lương, tiền công, các khoản trích theo lương nhân viên và các khoản phải trả cho người lao động,
~ KẾ toán doanh thu ngày: Lập báo cáo doanh thu ngày (hoàn thành trước 9h hằng ngày) Nhập thẻ và kiểm tra card, xếp thẻ, kiểm tra bảng kê
2.1.3.3 Hình thức và một số chính sách kế toán áp dụng tại Cong ty lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đồi lớn và sử dụng hình thức kế toán “ Chứng tir ghi s6” ~ Một số ch ~ Công ty hoạt động kinh doanh vận tải taxi ví sách kế tốn áp dụng ở Cơng ty
từ ngày 0U01/N đến 3I/I2/N
+ Nguyên tắc ghỉ nhận hàng tổn kho: theo giá trị thực tế
"Niên độ kế toán: là một năm, bắt để
-+ Tính giá xuất hãng tồn kho: Nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau + Phuong pháp hạch toán hàng tồn kho: kế khái thường xuyên
Trang 3838 “TRÌNH TỰ GHI SỐ Chong t6 gec
‘Chang to ghi sẽ Se chi tiOt [seau ] [szsKCTGS ] [ szci — —¬| BWaTHehnlt om tom — Beeps} +——> Sèi chu, kiôm tra 8,0 c,0 li chính Sơ đồ 2.3: Sơ để
toán tại Công ty (Nguồn từ Phòng kế tốn Cơng ty)
2.2 THYC TRẠNG KIÊM SỐT CHI PHÍ VÀ DOANH THU Ở CÔNG TY TNHH MTV MAI LINH - KON TUM
3.3.1 Môi trường kiểm soát liên quan đến kiểm soát chỉ phí, doanh thu ở Công ty TNHH MTV Mai Linh ~ Kon Tum
3.2.1.1 Cơ cấu tỗ chức quản lý ở Công ty
Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty bao gồm: Chủ tịch, Giám đốc và các
Phòng chức năng trực thuộc
~ Chủ tịch: là người có thẩm quyền cao nhất của Công ty, thảo luận và thông qua các báo cáo tài chính năm, báo cáo về tình hình hoạt động của Công ty
Trang 39”
- Các phòng chức năng của Công ty có chức năng, nhiệm vụ được quy định rõ ràng trong quyết định thành lập cũng như trong quy chế hoạt động
Giữa các phòng có sự độc lập tương đối để đảm bảo sự điều hành và kiểm
soái, tránh tường hợp bị bỏ sót cũng như chẳng chéo công vi
Việc duy tì mỗi liên hệ thường xuyên giữa giám đốc Công ty với các bộ phân cấp dưới cũng như giữa các bộ phân với nhau đã giúp cho Ban lãnh đạo (giám đốc, kế toán trưởng) và các bộ phận nắm bắt thông tn kịp thời, chính
xác nhằm gp phần làm tăng tính hữu higu trong công tắc kiểm tra, kiểm soát về kế toán, tải chính và các quy chế hoạt động kính doanh của Công ty 2.2.1.2.Chink sách nhân sự
“Tổng số cán bộ công nhân viên trong tồn Cơng ty là 164 người, trong đó
có 118 lái xe, 6 nhân viên tổng đài, 4 nhân viên sửa chữa, 2 Checker và 9 cần bộ quan lý Đi đôi với việc phát triển kinh doanh vận tải taxi, vẫn đề nhân lực
cũng được lãnh đạo Công ty hết sức quan tâm Để quản lý, sử dụng hiệu quả
tài sản, thiết bị và vẫn đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh đồi hỏi người lao động phải có đủ năng lực chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp, có khả năng đảm đương nhiệm vụ trong thời kỳ mới Các nội quy, quy định và chính sách của Công ty có được thực thỉ tốt hay không là ở đội ngũ nhân viên Đội ngũ nhân viên có năng lực không chỉ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình mà còn có thể giám sát hoạt đông lẫn nhau, tạo điều kiện thực hiện tốt cơ chế kiếm sốt trong Cơng ty
Cơng ty đã có những quy định, thủ tục chất chẽ trong tuyển dụng nhằm
hình thành một đội ngũ công nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, vi tính, ngoại ngữ, có sức khỏe, đủ khả năng phối hợp thực hiện tốt nhiệm vụ
Công tic thi đua, khen thướng-kỷ luật đã được thực hiện hàng năm Công ty xét thí đua khen thưởng kịp thời cả về vật chất lẫn tỉnh thần đổi với các cá
nhân, tập thể tiên tiễn trong phong trảo thì đua lao động sáng tạo, đạt
Trang 40
40
2.2.1.3 Cong tic ké hogch
Kế hoạch kinh doanh được Phòng kinh doanh tiếp thị thiết lập căn cứ vào
số liệu của các năm trước và dự đoán tình hình bid
động thị trường sử dụng dịch vụ trong những năm tiếp theo Hiện tại, kế hoạch kinh doanh của Công ty là những mục tiêu cụ thể quy định cho từng hạn mục kinh doanh của cả năm kế hoạch và các chỉ tiêu, để có thé đạt được chỉ tiêu kế hoạch được giao cho từng bộ phận theo kế hoạch đã đăng ký trước của từng năm
Chế độ báo cáo và quản lý kế hoạch:
~ Mọi hoạt động hàng ngày của Công ty đều phải báo cáo trực tuyến với Ban lãnh dao Tập đoàn vào buổi sing
~ Tất cả các chỉ phí đều thực hiện theo đúng định mức, quy định theo
khung của Tập đoàn
= Định kỳ mỗi quý, Ban kiểm soát nội bộ của Tập đoàn đến kiếm tra toàn bộ hoạt đông kinh doanh của Công ty
“PI
mềm kế tốn của Cơng ty đều được kết nỗi với trung tâm LT (bộ
phân công nghệ thông tin) của Tập đoàn Do đó, Tập đoàn quân lý - kiểm sốt
tồn bộ số liệu tại Công ty
2.2.1.4 BO phiin kiễm toán nội bộ
Hiện tại Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ, nhưng vào cuối mỗi quý, kế toán tổng hợp theo yêu cầu của kế toán trưởng tiến hành kiểm tra
công tác kế toán hiện thấy sai sốt, kế toán tổng
hợp sẽ chỉnh sửa theo chế độ quy định ai chính trong quý Nếu phá
Việc làm này nhằm mục đích kiém tra các nghiệp vụ phát sinh trong quý để tìm ra những sai sót
2.2.1.8 Céc nhân tổ bên ngồi
Cơng ty TNHH MTV Mai Linh - Kon Tum do Chủ tịch Tập đoàn Mai Linh làm đại diện theo pháp luật nên Công ty chịu sự quản lý và thông qua