Báo cáo thực tập tại Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội

Lời mở đầu Nước ta đang trong quá trình chuyển đổi từ cơ chế hành chính, tập trung, quan liêu, bao cấp sang kinh tế hàng hóa nhiều thành phần

Lời mở đầu

Nớc ta đang trong quá trình chuyển đổi từ cơ chế hành chính, tập trung, quanliêu, bao cấp sang kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận hàng theo cơ chế thị trờng cósự quản lý của Nhà nớc, theo định hớng xã hội chủ nghĩa Công cuộc đổi mới do Đảngcộng sản Việt Nam khởi xớng và lãnh đạo đã tạo nhiều cơ hội và điều kiện thuận lợicho nhiều ngành kinh tế phát triển, góp phần tạo nên những biến đổi sâu sắc cho nềnkinh tế nớc nhà, song cũng phát sinh những vấn đề phức tạp, đặt ra cho nền kinh tế nóichung và các ngành các cấp những yêu cầu và thách thức mới, đòi hỏi phải có nhữngchuyển biến tích cực và mạnh mẽ để thích nghi và đáp ứng với môi trờng mới, đảm bảocho nền kinh tế phát triển nhanh, bền vững và đúng định hớng.

Xăng dầu là sản phẩm có vai trò quan trọng trong tất cả các lĩnh vực sản xuất vàđời sống xã hội Trên phơng diện kinh tế, giá trị của mọi sản phẩm hàng hóa dịch vụ ítnhiều đều chứa đựng giá trị của xăng dầu Kinh doanh xăng dầu là lĩnh vực kinh doanhquan trọng đem lại hiệu quả kinh tế cao, có ý nghĩa chiến lợc trong phát triển kinh tế xãhội.

Những năm qua, kinh doanh xăng dầu đã đạt đợc những kết quả to lớn, nhng khókhăn, tồn tại còn nhiều, sự chuyển đổi cơ chế kinh doanh xăng dầu tiến hành cha mạnhmẽ so với một số lĩnh vực khác Hiện nay, xăng dầu sử dụng và tiêu dùng trong nớc chủyếu đợc nhập từ nớc ngoài Đây là một mặt hàng có tỷ trọng lớn trong những mặt hàngnhập khẩu ở nớc ta Đặc biệt là trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nớcđòi hỏi nhu cầu xăng dầu ngày một tăng nhanh đang đặt ra những yêu cầu mới rất bứcxúc.

Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội thuộc Công ty xăng dầu Khu vực I, thuộcTổng Công ty xăng dầu Việt Nam đã phát huy tinh thần chủ động, sớm chuyển sang cơchế mới, đạt đợc những tiến bộ vợt bậc, giữ vững vai trò chủ đạo, ổn định thị trờng, giácả, mở mang mạng lới cung ứng xăng dầu phục vụ sản xuất và sinh hoạt của Hà Nội vàcác vùng lân cận, tham gia tích cực vào công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất n-ớc Tuy nhiên nhiều vấn đề hết sức cấp bách về tổ chức, phơng pháp quản lý kinh doanhxăng dầu theo cơ chế thị trờng đang đặt ra cần phải nghiên cứu giải quyết.

Dới đây là phần giới thiệu về Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội và tình hìnhhoạt động kinh doanh của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội trong hai năm 1999 -2000, từ đó ta có thể đánh giá một cách thực tế và đúng đắn về các hoạt động của Xínghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội, và thấy đợc những tồn tại và nguyên nhân của quá trìnhhoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổchức cũng nh các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu HàNội.

Bản báo cáo đợc nghiên cứu với những nội dung chính nh sau:

Phần I

Giới thiệu tóm lợc về xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội

I/ giới thiệu tóm lợc về xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội

1 Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp 2 Chức năng, nhiệm vụ

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Xí nghiệp.4 Nguyên tắc hoạt động của Xí nghiệp

5 Những thành tích cơ bản đạt đợc trong những năm gần đây.

II/ Đặc điểm tổ chức phơng pháp kế toán của Xí nghiệp

phần ii

tình hình tổ chức công tác tàI chính của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội

1 Phân cấp quản lý tài chính của Xí nghiệp2 Công tác kế hoạch tài chính của Xí nghiệp3 Tình hình sử dụng vốn của Xí nghiệp4 Khảo sát tình hình tài chính của Xí nghiệp5 Kiểm tra, kiểm soát tài chính của Xí nghiệp

5 Kế toán chi phí bán hàng - chi phí quản lý doanh nghiệp6 Kế toán xây dựng kết quả

7 Báo cáo tài chính

Phần iv

Tình hình tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của xí nghiệp bán lẻ xăng dầu hà nội

Trong quá trình chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang hạch toánkinh doanh, Công ty xăng dầu khu vực I đã từng bớc thay đổi tổ chức hoạt động và ph-ơng thức kinh doanh Nhu cầu sử dụng xăng dầu cho sản xuất và sinh hoạt ngày càngtăng, đặc biệt là ở khâu bán lẻ khối lợng nhỏ Trên địa bàn thành phố Hà Nội, nhu cầunày không những chỉ đòi hỏi về số lợng và chất lợng xăng dầu mà còn đòi hỏi cả về sựphân bố mạng lới hợp lý để phục vụ thuận tiện cho ngời tiêu dùng Các điểm bán lẻxăng dầu của cửa hàng xăng dầu Hà Nội không thể đáp ứng đợc những yêu cầu ngàycàng cao của sản xuất và đời sống Trớc tình hình đó, Công ty xăng dầu Hà Nội đã xâydựng phơng án lập Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội vào đầu tháng 5/1990 và đã đ ợc

Tổng Công ty phê chuẩn, giao cho Công ty xăng dầu khu vực I trục tiếp phụ trách.Ngày 1/9/1990 Xí nghiệp chính thức đi vào hoạt động, văn phòng Xí nghiệp đặt ở số 1phờng Thành Công - Quận Ba Đình - Hà Nội.

Sau 4 tháng hoạt động, cuối năm 1990 Xí nghiệp đã phát triển đợc 8 cửa hàng và24 quầy hàng bán xăng trực thuộc các cửa hàng nằm trong 4 quận nội thành và 7 huyệnngoại thành Xuất phát từ nhu cầu thực tế và trên cơ sở quy hoạch phát triển mạng lớicung ứng xăng dầu, Xí nghiệp đã xác định quy mô của các cửa hàng xăng dầu trong nộithành ở mức độ vừa và nhỏ Đồng thời mở rộng liên kết với các cơ quan xí nghiệp để tổchức thêm nhiều quầy hàng bán lẻ Xí nghiệp đã từng bớc khẩn trơng sửa chữa, lắp đặtvà trang bị các thiết bị chuyên dùng hợp lý, hiện đại đồng thời sửa chữa, nâng cấp cáccửa hàng để bảo đảm vệ sinh môi trờng và cảnh quan Xí nghiệp đã cung ứng trực tiếpcho trên 200 cơ quan xí nghiệp, góp phần xoá đi gần 200 điểm kho lẻ nằm tại các nơiđó và trên 1700 cơ sở khác, vừa giảm đợc lao động giữ kho vừa góp phần bảo vệ môi tr-ờng ở khu vực các cơ quan, và cho đến nay Xí nghiệp đã phát triển đợc 40 cửa hàng,một số cửa hàng gas + bếp gas và một quầy bán lẻ thuộc cửa hàng.

2 Chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội

Từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng, chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp đã ợc cụ thể hóa là:

đ Đảm bảo việc cung ứng đầy đủ, kịp thời về nhu cầu xăng dầu trên địa bàn vàquyết tâm mở rộng, giữ vững thị trờng hoạt động kinh doanh.

- Thoả mãn về nhu cầu cho các đơn vị và nhân dân trên địa bàn thành phố HàNội.

- Đảm bảo hàng hóa điều chuyển cho các cửa hàng trực thuộc Xí nghiệp.

- Hàng hóa của Xí nghiệp đợc sản xuất bán trực tiếp qua các hình thức bán buôn,bán lẻ, đại lý cho tất cả các đơn vị và cá nhân có nhu cầu hoặc điều chuyển cho cáccông ty vật t khác theo tỷ suất chiết khấu quy định Giá bán buôn và bán lẻ từ nguồncủa Tổng Công ty, giá cớc vận chuyển đều đợc thực hiện thống nhất theo giá cả củaNhà nớc và của Bộ quy định.

- Đối với nguồn hàng tự bổ xung, giá mua và giá bán phải do giám đốc Xínghiệp quyết định Các đơn vị, các cửa hàng trực thuộc Xí nghiệp không đợc phép đavật t từ ngoài vào trong hoặc quy định giá hàng hóa bổ xung khi cha có lệnh của giámđốc nhằm đảm bảo uy tín và chất lợng hàng hóa.

Nhiệm vụ cụ thể của Xí nghiệp.

Do Xí nghiệp là đơn vị kinh doanh quốc doanh, lấy mặt hàng xăng dầu làm mặthàng chính nên có nhiệm vụ cụ thể nh sau:

- Nắm bắt nhu cầu, điều tra khai thác thuộc ngành hàng kinh doanh của Xínghiệp

- Kinh doanh các loại mặt hàng khác nh dầu nhờn, gas, hóa chất

- Thực hiện tốt việc hạch toán kinh tế, bảo toàn và phát triển vốn đợc giao, gópphần thực hiện tốt chính sách xã hội

- Thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình không ngừng duy trì và nângcao đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp, thúc đẩy hàng hóa và lu thônghàng hóa phát triển trên địa bàn

- Đầu t, xây dựng, cải tạo một số cửa hàng rộng lớn về quy mô, hiện đại về thiếtbị, xứng đáng là bộ mặt của ngành xăng dầu

- Đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý đáp ứng theo yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳđổi mới và phát triển

- Đảm bảo thực hiện tốt môi trờng an toàn, phòng cháy, chữa cháy

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Xí nghiệp

Để hoàn thành tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của Xí nghiệp đợc tổchức theo mô hình tập trung Giám đốc trực tiếp chỉ đạo tới các phòng ban và cửa hàngtrực thuộc để nắm bắt tình hình thực tế một cách kịp thời Đồng thời nhằm đề ra cácquyết định kinh doanh một cách đúng đắn, chính xác.

Đứng đầu Xí nghiệp là Giám đốc Xí nghiệp Giúp việc cho Giám đốc là hai Phógiám đốc Hai ngời đợc phân công từng lĩnh vực khác nhau và chịu trách nhiệm trớcGiám đốc, đồng thời đợc ủy quyền khi Giám đốc đi vắng Ngoài ra, giúp việc cho Giámđốc còn có 4 phòng chức năng

- Phòng tổ chức hành chính: Quản lý các công việc về hành chính quản trị, quan

tâm các chính sách xã hội Mặt khác có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc

- Phòng kế toán tài vụ: Tổ chức theo dõi hạch toán kinh tế và quyết toán hàng

quý, năm cho Công ty Ngoài ra còn quản lý, giám sát thông qua giá trị bằng tiền đốivới mọi hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Xí nghiệp

- Phòng kinh doanh: Điều độ hàng hóa xuống các cửa hàng, báo cáo nhanh tình

hình bán hàng tại các đơn vị thuộc Xí nghiệp giúp Giám đốc có những số liệu chính xácnhanh chóng về xuất bán hàng hóa tại các thời điểm Ngoài ra còn có một bộ phậnMarketing đi giới thiệu mặt hàng mới nh: gas, hóa chất

- Phòng vật t kỹ thuật: Đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng của xăng dầu, giám sát

kiểm định, đo lờng và sửa chữa cột bơm Kế hoạch hiện đại hóa của cửa hàng xăng dầuSau đây là khái quát sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh của Xí nghiệp:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh

của Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà NộiBan giám đốc

Phòng tổchức HC

Phòng kinhdoanh

Phòng kỹthuật

Phòng kếtoán

Mạng lới các cửa hàng

Xí nghiệp đã có mạng lới trải rộng khắp Hà Nội với 40 cửa hàng xăng dầu, mộtsố điểm bán gas Mạng lới cửa hàng tuy phát triển nhanh nhng vẫn không đủ đáp ứngyêu cầu của nhân dân muốn đợc mua tại các điểm thuận tiện hơn nữa.

Mục tiêu của Xí nghiệp bán lẻ là đáp ứng mọi nhu cầu xăng dầu của thủ đô phụcvụ khác hàng thuận tiện, nhanh chóng Nếu năm 1991 Xí nghiệp bán ra 44.790 tấnxăng dầu thì năm 1999 Xí nghiệp bán ra 112.909 m3 xăng dầu, doanh số 360 tỷ dồng,trong đó chủ yếu là bán lẻ và năm 2000 Xí nghiệp bán ra 115.651 m3 với doanh số là450,5 tỷ đồng cũng chủ yếu là bán lẻ Một loại phục vụ điển hình là hình thức cấp lẻxăng dầu theo phiếu của cơ quan Hiện có trên 700 cơ quan ở trung ơng và địa phơngtại Hà Nội đang áp dụng hình thức cấp này Các cơ quan đơn vị mỗi tháng chỉ thanhtoán 1  2 lần, có thể nhận xăng dầu nhỏ lẻ lặt vặt hàng ngày Hình thức cấp lẻ này gópphần giải phóng hàng trăm kho xăng dầu nói chung trong thành phố, giảm hàng trămmối đe doạ nguy cơ cháy nổ, giảm bớt sự hao hụt mất mát xăng dầu tại các kho nội bộ(tính đến hàng trăm triệu đồng), tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị hành chính sựnghiệp không có sẵn tiền mặt mua xăng dầu.

Xí nghiệp hiện nay đang kinh doanh một số mặt hàng xăng dầu và sản phẩm hóadầu nh: xăng mogas 83, xăng mogas 92, dầu diegel, dầu hỏa Ngoài kinh doanh xăngdầu là chính, các cửa hàng còn đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh nh: bán mỡ nhờn,thay dầu xe, rửa xe, bán bếp gas, gas, bán bảo hiểm ô tô xe máy.

4 Nguyên tắc hoạt động của Xí nghiệp

- Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu Hà Nội là đơn vị thực hiện chế độ hạch toán kinhdoanh phụ thuộc

- Xí nghiệp hoạt động theo nguyên tắc nhập xăng dầu từ Công ty đa về, sau đóphân phối cho các cửa hàng của Xí nghiệp hoặc các cửa hàng của t nhân có nhu cầulàm đại lý.

- Tất cả đều chịu sự chỉ đạo của Giám đốc, tham mu cho Giám đốc là 2 Phógiám đốc và 4 phòng chức năng.

* Doanh thu và doanh thu thuần qua các năm đều tăng thể hiện khả năng chiếmlĩnh thị trờng xăng dầu tăng nên Trong khi đó, tổng chi phí lu thông lại không tăng.Bên cạnh đó, lợi nhuận trớc thuế có xu hớng giảm xuống Thực tế đó là do trong vàInăm gần đây, tình hình thị trờng dầu mỏ biến động theo hớng không có lợi cho các nớcnhập khẩu xăng dầu nh Việt Nam Chính vì vậy, giá vốn hàng bán ra tăng lên đáng kểkhiến cho lợi nhuận giảm xuống trong khi chi phí thơng mạI không tăng lên Có thểđánh giá công tác quản lý chi phí lu thông tơng đối tối Đối với các khoản nộp ngânsách: các khoản Xí nghiệp đã nộp tăng từ 37 tỷ năm 1997 lên 77 tỷ năm 2000 Thực tếđó phù hợp với sự tăng trởng doanh thu thơng mạI của Xí nghiệp Đặc biệt sang năm2000 Xí nghiệp bắt đầu áp dụng luật thuế mới: Luật thuế GTGT thay cho luật thuếdoanh thu trớc đây, đIều này cũng ảnh hởng tới cơ cấu các khoản nộp ngân sách của Xínghiệp.

Tổng quỹ lơng trong 3 năm gần đây hầu nh không tăng trong khi đó số lao độngtrong Xí nghiệp tăng lên, ảnh hởng tới thu nhập của ngời lao động Thu nhập bình quâncủa ngời lao động hầu nh không tăng trong 3 năm gần đây Nh vậy, Xí nghiệp đã duytrì đợc thu nhập cho ngời lao động Tuy nhiên, trong đIều kiện tốc độ trợt giá của cácloạI hàng hoá nh hiện nay thì mức thu nhập không tăng cũng ảnh hởng phần nào tới đờisống của ngời lao động.

Tỷ suất lợi nhuận ròng trên doanh thu giảm từ 1 tỷ xuống 3,1 tỷ năm 1998 Đâylà thời kỳ ngành xăng dầu Việt Nam gặp nhiều khó khăn trong kinh doanh do sự biếnđộngkhông ngừng và khó lờng trớc đợc của thị trờng Sau đó, lợi nhuận ròng lại tăng vàtới năm 2000 là 5,7 tỷ Năm 2000 bên cạnh cách áp dụng luật thuế mới là thuế GTGT,Xí nghiệp cũng bắt đầu áp dụng luật thuế thu nhập doanh nghiệp Nh vậy, có thể đánhgiá năm 2000 là năm hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp có hiệu quả hơn so với mộtvài năm trớc đó.

II/ Đặc điểm tổ chức phơng pháp kế toán của Xí nghiệp1 Hình thức tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp:

Để phản ánh tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp cómột Phòng Kế toán với nhiệm vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tinvề tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ công tác chỉ đạo vàquản lý kinh doanh của Giám đốc Xí nghiệp và Tổng Công ty.

Hình thức tổ chức kế toán của Xí nghiệp áp dụng vừa tập trung vừa phân tán.Phân tán một số nghiệp vụ xuống các bộ phận trực thuộc Xí nghiệp nh: đội xe, xởng cơkhí, kho vật t, trạm kinh doanh xăng dầu sông biển Các bộ phận này lập chứng từ,kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán các nghiệp vụ đã đợc phân cấp theo hình thức kế toánchứng từ ghi sổ Cuối kỳ lập bảng cân đối tàI sản và các báo cáo khác nộp về Phòng Kếtoán của Xí nghiệp.

2 Cơ cấu bộ máy kế toán đợc bố trí nh sau:

Xí nghiệp Bán lẻ Xăng dầu Hà Nội là một doanh nghiệp thơng mại có quy môvừa với nhiều đơn vị, cửa hàng phụ thuộc hoạt động trên một địa bàn tơng đối rộng Xínghiệp tiến hành tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán Mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc hạch toán ở Phòng Kế toán, tuy nhiên có phân tánnghiệp vụ xuống một số đơn vị trực thuộc Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhậtký chung trong điều kiện có ứng dụng máy vi tính và hạch toán hàng tồn kho theo ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên Từ năm 1999 đến nay việc hạch toán kế toán tạI Xínghiệp đợc thực hiện theo hệ thống kế toán ngành xăng dầu do Tổng Công ty Xăng dầuViệt Nam xây dựng trên cơ sở chế độ kế toán hiện hành của Nhà nớc (đợc Bộ TàI chínhchấp nhận bằng văn bản số 36TC/CĐKT 06/01/97).

Phòng Kế toán có chức năng thu nhập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tếphục vụ cho công tác quản lý, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, thúc đẩythực hiện tốt chế độ kế toán thống kê, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Từ tình hình thực tế của Xí nghiệp, từ yêu cầu thực tế quản lý và trình độ của độingũ cán bộ, biên chế nhân sự của Phòng Kế toán tàI vụ gồm 14 ngời và đợc tổ chức nhsau:

- Một kế toán trởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, chịu trách nhiệmchung về mọi công việc của Phòng Kế toán.

- Một phó phòng kế toán: Giúp việc cho kế toán trởng, có trách nhiệm hớng dẫncác nhân viên kế toán về công tác hạch toán kế toán.

- Một kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp tàI liệu của các thành phần kế toánkhác, lập các bảng kê, bảng phân bổ, lập các báo cáo kế toán định kỳ.

- Một kế toán ngân hàng: Theo dõi giao dịch giữa Xí nghiệp với ngân hàng.- Một kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng: Theo dõi việc bán hàng và thanhtoán với từng khách hàng.

- Ba kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ của khách hàng và cửa hàngvà nội bộ ngành.

- Một kế toán chi phí: Theo dõi và tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong quátrình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.

- Một kế toán chi phí cửa hàng: Theo dõi, tập hợp chi phí ở các cửa hàng.- Một kế toán kho hàng: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của hàng hoá.- Một kế toán TSCĐ: Phản ánh tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ.- Một kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi, tập hợp các khoản chi đầu t XDCB.- Một thủ quỹ: Tiến hành thu chi và theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi và tồnquỹ tiền mặt của đơn vị.

- Mỗi bộ phận, mỗi phần hành kế toán tuy có chức năng và nhiệm vụ riêng songgiữa chúng lạI có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi chức năng và quyềnhạn của mình Mối quan hệ này biểu diễn bằng sơ đồ sau đây:

Sơ đồ tổ chức công tác bộ máy kế toán

Kế toán trởngPhó phòng kế toán

KTbánhàng& TT

hợp

- Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu khu vực Hà Nội đợc tính thuế theo hình thức nộpthuế VAT khấu trừ.

- Xí nghiệp tiến hành hạch toán kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khaithờng xuyên.

3 Hình thức tổ chức kế toán:

Để phù hợp với hoạt động kinh doanh của xí nghiệp, về quy mô tổ chức, trình độkhả năng của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toánnhật ký chung Mẫu nhật ký chung và bản kê đợc áp dụng phù hợp với việc thực hiệncông tác kế toán trên máy vi tính.

Trình tự ghi chép của sổ kế toán:

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, kế toán lập định khoảnvà ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian.

- Các nghiệp vụ kinh tế cần quản lý riêng (nh tiền mặt) thì căn cứ vào chứng từgốc ghi vào nhật ký chuyên dùng (sổ quỹ) vào cuối ngày Định kỳ ba ngày một lần căncứ vào chứng từ đó để vào sổ nhật ký chung.

- Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập các bảng chi tiết số phát sinh vàcăn cứ vào sổ cái tài khoản để lập bảng cân đối tài khoản.

- Đối chiếu số liệu giữa bảng chi tiết số phát sinh với các tài khoản tơng ứng trênbảng cân đối tài khoản, bảng kê chi tiết số phát sinh để lập các báo cáo tài chính.

Vốn kinh doanh của Xí nghiệp gồm 2 loại vốn:KT các đơn vị phụ

thuộc khối bán lẻ

KT các đơn vịtrực thuộc

- Vốn cố định- Vốn lu động

Trong quá trình kinh doanh thì vốn cố định ít có sự thay đổi vốn kinh doanh củaXí nghiệp đợc hình thành từ 2 nguồn:

- Ngân sách cấp- Tự bổ sung

+ Phân cấp về chi phí:

* Chi phí về tiền lơng:

Hàng năm trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và cơ cấu lao động của Xínghiệp Tổng Công ty giao kế hoạch tiền lơng cho Xí nghiệp, Xí nghiệp căn cứ vào quỹlơng hàng năm để tiến hành tính, phân bổ cho các đối tợng chịu chi phí Ngời lao độngđợc thanh toán tiền lơng theo đơn giá tiền lơng của ngành đã đợc Bộ lao động thơngbinh xã hội duyệt.

* Chi phí về khấu hao TSCĐ:

Xí nghiệp đăng ký trích khấu hao theo phơng pháp bình quân với tỷ lệ khấu haohàng năm không đổi.

* Chi phí về nguyên vật liệu, dịch vụ mua ngoài:

Xí nghiệp chủ yếu là kinh doanh xăng dầu, đầu vào chủ yếu nhập ở nớc ngoài,còn dầu mỡ từ Công ty hóa chất Các chi phí đầu vào này đợc xác định trên tổng chiphí thực tế phát sinh trong kỳ Các dịch vụ mua ngoài chủ yếu góp phần tạo nên chi phílu thông cũng đợc xác định trên chi phí thực tế phát sinh trong quá trình nhập và luthông hàng hóa.

* Đối với chi phí hao hụt:

Là đơn vị kinh doanh mặt hàng mà hao hụt là hiện tợng tất yếu Xí nghiệp bán lẻxăng dầu Hà Nội áp dụng định mức hao hụt đợc Tổng Công ty xây dựng áp dụng trongtoàn ngành Hao hụt trong định mức đợc tính vào chi phí hao hụt trong định mức, phầnhao hụt ngoài định mức đợc xác định rõ nguyên nhân và xử lý.

+ Phân cấp về trích lập, quản lý và sử dụng các quỹ tại Xí nghiệp

Xí nghiệp tiến hành trích lập các quỹ từ lợi nhuận sau thuế theo quy định của Bộtài chính Xí nghiệp là đơn vị trực tiếp quản lý các quỹ và đợc quyền sử dụng các quỹ.

+ Phân cấp quản lý trong nội bộ

Xí nghiệp có mô hình qủn lý tài chính tập trung, ca hoạt động thu - chi đều tậptrung tại phòng kế toán Xí nghiệp Các cửa hàng là các đơn vị đầu mối phân phối cácsản phẩm của Xí nghiệp và chịu sự quản lý tài chính của Xí nghiệp.

2 Công tác kế hoạch tài chính của Xí nghiệp

Kế hoạch tài chính là một nội dung cơ bản trong kế hoạch chung của Xí nghiệp.Nội dung của kế hoạch tài chính bao gồm:

- Kế hoạch về vốn:

Hàng năm, Xí nghiệp xây dựng kế hoạch vốn, vốn cố định và vốn lu động Việcxây dựng kế hoạch về vốn đợc thực hiện tốt, sát với nhu cầu thực tế về phát triển sảnxuất kinh doanh của Xí nghiệp, đảm bảo cho Xí nghiệp luôn chủ động trong sản xuấtkinh doanh, giảm đợc chi phí về vốn do phải đi vay các tổ chức tín dụng, nắm bắt vàchớp đợc nhiều thời cơ kinh doanh thuận lợi giúp tăng nhanh vòng quay của tiền vốn.Kế hoạch khấu hao là một nội dung quan trọng trong kế hoạch về vốn Xí nghiệp hàngnăm lập kế hoạch khấu hao cho từng loại, nhóm tài sản cố định, kế hoạch thanh lý vàxây dựng mới tài sản để thu hồi vốn kịp thời đầu t cho các tài sản cố định khác giúp chohoạt động kinh doanh không bị ảnh hởng do sự mất cân đối về cơ cấu tài sản cố định.Đối với kế hoạch vốn cho đối tợng hàng tồn kho là hàng hóa phục vụ cho kinh doanh,Xí nghiệp xây dựng trên cơ sở kế hoạch về doanh thu.

- Kế hoạch về thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nớc:

Thuế VATThuế: Thuế TTĐB

Thuế NK- Kế hoạch chi phí:

Tổng chi phí kinh doanh phân bổ cho hàng hóa đã bán ra, nó phản ánh bằng sốtuyệt đối tổng mức chi phí của Xí nghiệp đã bỏ ra trong một thời kỳ nhất định, thờng làmột năm phơng pháp xác định chỉ tiêu này theo phơng pháp cân đối về kinh tế.

- Kế hoạch về xác định nhu cầu vốn dự trữ hàng hóa:

Đây là kế hoạch quan trọng nhất của Xí nghiệp, nó xác địng lợng vốn tối thiểucần thiết cho Xí nghiệp để Xí nghiệp có thể mua và bán trao đổi hàng hóa để đáp ứngnhu cầu kinh doanh của Xí nghiệp.

Nhu cầu vốn hàng hóa = Số ngày dự trữ x DT bình quân/ngày= Ns x Mua bình quân/ngày

- Kế hoạch lợi nhuận:

Là nội dung chủ yếu của kế hoạch tài chính Xí nghiệp hàng năm Đó cũng là cơsở cho các kế hoạch tài chính khác Trên cơ sở tình hình thực hiện kế hoạch doanh thu,lợi nhuận của các năm trớc và dự đoán về thị trờng, về khả năng cạnh tranh của đối thủ,Xí nghiệp xây dựng kế hoạch doanh thu lợi nhuận, bên cạnh đó có các phơng hớng cụthể để thực hiện kế hoạch đề ra.

3 Tình hình sử dụng vốn của Xí nghiệp

Thực trạng và tình hình sử dụng vốn tại Xí nghiệp có thể đợc thể hiện qua bảngsau: Cơ cấu vốn kinh doanh.

Đơn vị tính: Triệu đồng

TTCác chỉ tiêuNăm 1999Năm 2000So sánh năm 1999 -2000Số tiềnTỷ lệ %

Khả năng phục hồi của nguồn vốn (tổng vốn hiện có/tổng doanh thu) tại Xínghiệp năm 2000 đạt thấp hơn so với năm 1999 giảm từ 0,27 lần xuống 0,17 lần Điềuđó chứng tỏ thị trờng đã ảnh hởng tiêu cực tới khả năng tạo ra doanh thu của Xí nghiệp.

Khả năng sinh lời của TSCĐ năm 1999 là 9% có nghĩa cứ 1 đồng vốn cố định thìsinh đợc 0,09 đồng lợi nhuận/năm, còn năm 2000 khả năng sinh lời tăng là 12,7%,cũng tơng tự với một đồng vốn cố định sinh đợc 0,127 đồng lợi nhuận/năm.

4 Khảo sát tình hình tài chính của Xí nghiệpBiểu 1: Tình hình lợi nhuận

Đơn vị tính: Triệu đồng

7Lợi nhuận từ hoạt động

Nhìn vào biểu trên ta thấy:

Doanh thu năm 2000 giảm đi so với năm 1999 là 134.357.677 đ tơng ứng với tỷlệ 13,97%, kéo theo lợi nhuận gộp cũng giảm từ 50.103.544.087 đ xuống2.470.260.990 giảm 47.633.283.097 đ, tỷ lệ giảm là 95,07% Lợi nhuận từ hoạt độngkinh doanh cũng giảm xuống 8.404.770.925 đ với tỷ lệ giảm là 69,53% Qua đó ta thấytình hình lợi nhuận của Xí nghiệp năm 2000 giảm đi rất nhiều so với năm 1999 vì sựtăng giá giầu thô trên thế giới đã ảnh hởng lớn tới Xí nghiệp Là một đơn vị kinh doanhdo nhà nớc quản lý nên Xí nghiệp không có quyền điều chỉnh giá bán của mình Mặcdù là đầu vào của Xí nghiệp phải nhập giá cao lên.

Biểu 2: Tình hình chi phí sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

Đơn vị tính: Triệu đồng

TTCác chỉ tiêuNăm 1999Năm 2000So sánh năm 1999 - 2000Số tiềnTỷ lệ %

Tổng chi phí 38.250.757.000 37.999.866.250 -250.890.750 -0,661 Chi phí tiền lơng 5.688.566.000 5.831.216.154 142.650.154 2,512 Chi phí BHXH,

3 Chi phí công cụ,

4 Chi phí khấu hao 7.089.652.000 6.947.487.515 -142.164.485 -2,01