Báo cáo thực tập công ty TNHH MTV thương mại và tổng hợp MC

Trường Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ KINH DOANH (CBAS) Địa chỉ: Phòng 301, Nhà E4, 144 Xuân Thủy, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 84.4.37547506 -301 Fax: 84.4.75466765 Website: www.cbas.ueb.vnu.edu.vn BÁO CÁO RÀ SỐT MƠ HÌNH TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÔNG TY M1 Dự thảo lần Hà Nội, tháng 05 năm 2016 MỤC LỤC PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG PHẦN 2: KẾT QUẢ RÀ SOÁT PHẦN 3: ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA 15 CÔNG TY M1 15 Phụ lục 1: Quy trình thực tế tiến hành thiết kế tổ chức 33 Công ty Thông tin M1 33 Phụ lục 2: Mối quan hệ 49 chức phận lớn 124 chức phận chi tiết 34 .36 Phụ lục 3: Đánh giá mức độ đáp ứng thực thi chức M1 37 Phụ lục 4: Ma trận phân bổ chức cho đơn vị theo chuỗi giá trị 52 Phụ lục 5: Ma trận Chức nhiệm vụ chi tiết đơn vị 61 Phụ lục 6: Mẫu Bản mô tả Chức nhiệm vụ chi tiết đơn vị .93 PHẦN 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1 Tóm tắt Báo cáo rà sốt đề xuất mơ hình tổ chức chức nhiệm vụ phịng ban chức Cơng ty TNHH Thông tin M1 (sau gọi tắt M1) báo cáo khuôn khổ hợp đồng tư vấn CBAS M1 Do M1 trình tái cấu trúc tổ chức hoạt động nên việc rà soát cấu tổ chức chức nhiệm vụ điều kiện cần thiết làm để thực công việc dự án xây dựng mô tả công việc cho chức danh, xây dựng hệ thống đánh giá hiệu công việc theo KPI, xây dựng hệ thống đãi ngộ nhân 1.2 Quy trình xây dựng mơ hình tổ chức Để xây dựng mơ hình tổ chức chức nhiệm vụ, CBAS sử dụng quy trình trình bày Hình 1.1 Xây dựng chuỗi giá trị Rà sốt cấu tổ chức Cơng ty Xây dựng ma trận chức Sơ đồ tổ chức Công ty Xây dựng chức nhiệm vụ Trung tâm/Phịng/Ban/Xí nghiệp Chuẩn hóa chức danh Xây dựng mơ tả cơng việc Hình 1.1: Qui trình xây dựng mơ hình tổ chức CBAS tiến hành rà sốt thực trạng Cơng ty theo mơ hình chuỗi giá trị Michael Porter Dựa kết rà soát kết hợp với lý thuyết chuỗi giá trị tham khảo mơ hình tổ chức doanh nghiệp Nhật Bản (Mitsubishi Electric Corporation, Nissan Shatai Company Ltd), Mỹ (Texas Instruments), CBAS xây dựng chuỗi giá trị dành riêng cho Công ty Thông tin M1 Từ chuỗi giá trị này, CBAS đề xuất Ma trận chức năng, Sơ đồ tổ chức Công ty, chức nhiệm vụ Trung tâm/Phịng/Ban, Xí nghiệp, chuẩn hóa chức danh xây dựng mô tả công việc 1.3 Quan điểm tiếp cận theo mơ hình chuỗi giá trị Chuỗi giá trị (Value chain) mơ hình thể chuỗi các hoạt động tham gia vào việc tạo giá trị sản phẩm thể lợi nhuận từ hoạt động Các chuỗi hoạt động diễn theo thứ tự nối thứ tự song song Chuỗi giá trị đề xuất Michael Porter vào thập kỷ 1980 Mơ hình chuỗi giá trị giả định hoạt động kinh tế chủ yếu doanh nghiệp tạo giá trị hoạt động doanh nghiệp chia nhỏ thành phận khác góp phần tạo giá trị Hình 1.2: Lý thuyết mơ hình chuỗi giá trị (Michael Porter, 1985) Chuỗi giá trị bao gồm thành phần chính:  Hoạt động Hoạt động hay trực tiếp hoạt động tác động trực tiếp tới biến đổi vật chất sản phẩm, tới trình bán, chuyển giao sản phẩm tới khách hàng dịch vụ sau bán hàng Các hoạt động hoạt động trực tiếp hiểu: • Cung ứng đầu vào: Được đánh giá qua tính hiệu qủa hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, độ tin cậy hệ thống tiếp nhận, quản lý nguyên vật liệu dự trữ • Vận hành hoạt động: phân tích tự động hố phù hợp với quy trình sản xuất, suất lao động, hiệu sử dụng phương tiện máy móc thiết bị doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh Và hiệu việc bố trí phân xưởng, nhà máy luồng chu chuyển sản phẩm • Cung ứng đầu ra: đánh giá qua hiệu việc dự trữ, cung ứng sản phẩm cuối Và thời gian việc cung ứng hàng hố dịch vụ • Marketing bán hàng: thường tập trung vào hoạt động nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu khách hàng đoạn thị trường phù hợp Thiết kế, đánh giá hiệu kênh phân phối Tổ chức chương trình khuyến mại, quảng cáo, khuyến khích lực lượng bán hàng • Dịch vụ khách hàng: gồm có dịch vụ sau bán hàng, dịch vụ hướng dẫn khách hàng khả cung cấp thiết bị phụ tùng thay  Hoạt động trợ giúp Hoạt động trợ giúp: Là hoạt động không trực tiếp tạo giá trị vào sản phẩm Đây hoạt động nhằm giúp cho hoạt động trực tiếp tiến hành có hiệu cao Các hoạt động bao gồm: • Quản lý nguồn nhân lực: hoạt động tuyển dụng, đào tạo, thăng cấp Hệ thống thưởng phạt khuyến khích nhân viên, tạo mơi trường làm việc nhằm giảm tỷ lệ vắng mặt rời bỏ doanh nghiệp • Nghiên cứu phát triển: gồm có hoạt động nghiên cứu triển khai, trình độ kinh nghiệm cán khoa học kỹ thuật Môi trường sáng tạo doanh nghiệp quan hệ phòng nghiên cứu với phịng ban khác • Mua hàng: bao gồm việc phát tìm kiếm nguồn nguyên vật liệu khác nhằm đảm bảo cung cấp vật tư, hàng hóa phục vụ phận sản xuất cho hiệu quả, sở đáp ứng thời gian, chi phí, chất lượng Xây dựng tiêu chuẩn để lựa chọn mua, tự sản xuất hay thuê Đồng thời tạo mối quan hệ tốt, dài hạn với nguồn cung ứng quan trọng • Cơ sở hạ tầng: bao gồm nhiều hoạt động quản trị chiến lược, quản trị rủi ro, lập kế hoạch, tài chính, kế tốn, hành chính, pháp chế, quản trị hệ thống CNTT, quản trị thông tin truyền thông nội quản trị chất lượng Không giống hoạt động hỗ trợ khác, sở hạ tầng thường hỗ trợ toàn chuỗi giá trị không cho hoạt động riêng lẻ  Lợi nhuận Lợi nhuận phần chênh lệch doanh thu chi phí Doanh nghiệp coi có lợi nhuận doanh thu bán hàng lớn chi phí bỏ Trong mơ hình chuỗi giá trị doanh thu giá trị bán hàng hóa giá trị tạo thông qua hoạt động thể mơ hình chuỗi giá trị Chi phí khoản tiêu hao để thực hoạt động Các hoạt động hoạt động hỗ trợ liên kết với bởi: Phương pháp thực hiện: Các hoạt động có mối liên kết với phương pháp thực Đầu hoạt động đầu vào hoạt động Mối liên kết hoạt động sơ cấp mà hoạt động sơ cấp hoạt động hỗ trợ Chi phí thực hiện: Cách thức hoạt động tạo chi phí khác nhau, việc tăng khối lượng hoạt động A làm giảm khối lượng hoạt động B làm tăng chi phí A giảm chi phí B Vì doanh nghiệp khơng thể đồng gia tăng chất lượng toàn chuỗi giá trị mà chọn điểm phù hợp mang lại lợi cạnh tranh ngành mà doanh nghiệp kinh doanh Do vậy, chuỗi giá trị công cụ nhằm phân tích hoạt động cơng ty thành phần chức riêng biệt có mối liên hệ chặt chẽ với Kết hoạt động chức đầu vào hoạt động chức khác nên mơ hình chuỗi giá trị thường sử dụng để làm xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp cách nhóm một vài chức tương tự có mối liên hệ với thành nhóm chức chung Những nhóm chức chung sau để hình thành nên phòng ban chức doanh nghiệp 1.4 Phương pháp thu thập thông tin 1.4.1 Phỏng vấn Phỏng vấn chủ yếu thực đôi ngũ cán chủ chốt M1 bao gồm Ban lãnh đạo Cơng ty, trưởng phó phịng ban chức Đây nguồn thông tin quan trọng chủ yếu phục vụ cho báo cáo tiến hành sau: • Trong q trình vấn, tư vấn tiến hành hỏi theo khung câu hỏi định trước để tránh lạc hướng so với mục đích vấn Sau vào phần trả lời thực tế để vấn mở rộng nhằm tìm hiểu kỹ tìm vấn đề cịn tồn cấu tổ chức, chức nhiệm vụ hoạt động cơng ty • Các thơng tin ghi nhận trình vấn ghi chép xử lý phục vụ cho mục đích tham khảo nghiên cứu 1.4.2 Nghiên cứu tài liệu Tài liệu, văn có liên quan đến cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động, qui trình, qui định hoạt động nghiệp vụ, quản lý M1 nguồn thông tin quan trọng phục vu cho cơng tác rà sốt chức nhiệm vụ mô tả công việc 1.4.3 Thảo luận, làm việc trực tiếp Trong trình thực việc rà soát cấu tổ chức chức nhiệm vụ, tư vấn có họp thảo luận, hướng dẫn với cán M1 với mục đích: • Hướng dẫn, giải thích phương pháp làm việc, qui trình rà sốt cấu tổ chức chức nhiệm vụ • Thảo luận, kiểm chứng làm rõ thông tin, vấn đề thu thập q trình vấn phận, phịng ban chức • Phối hợp xây dựng, lựa chọn đề xuất nội dung có liên quan đến qúa trình rà sốt cấu tổ chức chức nhiệm vụ • Cho ý kiến, đánh giá thẩm định ban đầu nội dung, đề xuất, giải pháp tư vấn có liên quan đến nội dung công việc 1.5 Một số hạn chế thu thập phân tích liệu Do phần lớn thông tin làm sở cho báo cáo CBAS thu thập từ nguồn thông tin Công ty trình bày mục 1.4 nên CĨ THỂ CĨ NHỮNG HẠN CHẾ Cụ thể: • Do hạn chế số lượng đầu mục tài liệu hoạt động, chức nhiệm vụ, văn bản, báo cáo thu thập từ M1 nên chuyên gia tư vấn có hiểu biết chưa tồn diện sâu sắc thực trạng chức nhiệm vụ phịng ban đơn vị M1 • Các phân tích tình hình thực trạng chức nhiệm vụ phịng ban đơn vị M1 có chi tiết chưa kiểm nghiệm kỹ tính xác chưa phản ánh cách hoàn toàn chân thực thực tế diễn M1 • Một số nhận định thực trạng chức nhiệm vụ phòng ban đơn vị M1 dựa phát biểu cá nhân đối tượng vấn nên phản ánh quan điểm cá nhân người phát biểu mà chưa thực khách quan thực trạng tồn M1 • Các phương án khắc phục đề xuất sơ nhóm tư vấn đưa có điểm chưa hoàn toàn khả thi với điều kiện thực tế nhân sự, tổ chức, điều kiện tài định hướng chiến lược M1 có đủ thời gian tìm hiểu kỹ vấn đề Trong trường hợp này, lãnh đạo M1 trao đổi kỹ với nhóm tư vấn điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện yếu tố bảo đảm M1 để triển khai thực giải pháp • Trong q trình triển khai bước tiếp theo, tư vấn tiếp tục điều tra, tìm hiểu sâu vấn đề cịn tồn hạn chế để điều chỉnh hoàn thiện nội dung báo cáo 1.6 Thành phần nhóm tư vấn tham gia rà sốt chức nhiệm vụ (CNNV) Bảng 1.1: Danh sách chuyên gia tư vấn tham gia chương trình rà sốt CNNV N o Họ tên Phan Chí Anh Nguyễn Thu Hà Nguyễn Ngọc Tùng Dương Mạnh Cường Trần Kiên Dũng Lê Đình Trường Chức vụ Học vị/ Quốc gia đào tạo Giám đốc Tiến sỹ CBAS (Nhật Bản) Phó Giám Thạc sỹ đốc (Pháp) CBAS Chuyên Thạc sỹ gia (Mỹ) Chuyên Tiến sỹ gia (Thái Lan) Chuyên Thạc sỹ gia (Việt Nam) Chuyên Thạc sỹ gia (Việt Nam) Số năm kinh nghiệ m Lĩnh vực chun mơn 22 Quản trị chất lượng, qui trình, chuỗi cung ứng, chịu trách nhiệm chung 10 Kinh doanh, bán hàng, thương hiệu 23 20 Tổ chức, HRM, khung lực, qui trình Qui trình, chuỗi cung ứng, cơng nghệ 15 Quản trị chất lượng, qui trình Quản trị chất lượng, qui trình, Điều phối viên PHẦN 2: KẾT QUẢ RÀ SỐT 1.7 Xác định hoạt động Cơng ty M1 theo mơ hình chuỗi giá trị Như trình bày Phần 1, xuất phát điểm để nhóm tư vấn tiến hành rà sốt chức nhiệm vụ phòng ban chức thuộc M1 xây dựng mơ hình chuỗi giá trị Cơng ty Hình 2.1 thể chuỗi giá trị đề xuất cho M1 hoạt động cơng ty phân chia thành hai nhóm hoạt động chính, cụ thể: 1.7.1 Nhóm hoạt động hỗ trợ Các hoạt động hỗ trợ bao gồm nhóm với 25 chức năng, cụ thể: • Nhóm Cơ sở hạ tầng quản lý (bao gồm 10 chức năng) • Nhóm Quản trị nguồn nhân lực (bao gồm chức năng) • Nhóm Nghiên cứu phát triển (bao gồm chức năng) • Nhóm Mua sắm hành quản trị (bao gồm chức năng) 1.7.2 Nhóm hoạt động trực tiếp Các hoạt động trực tiếp bao gồm nhóm với 24 chức năng, cụ thể: • Nhóm Đầu vào (bao gồm chức năng) • Nhóm Sản xuất (bao gồm chức năng) • Nhóm Đầu (bao gồm chức năng) • Nhóm Marketing Bán hàng (bao gồm chức năng) • Nhóm Dịch vụ (bao gồm chức năng) STT Lãnh đạo Xí nghiệp Chức nhiệm vụ Ban Kỹ thuật xí nghiệp Ban KCS Xí nghiệp nội Xí nghiệp Quản lý kho thành phẩm Xí nghiệp sản xuất trước nhập kho Công ty Thực giao nhận sản phẩm Xí nghiệp sản xuất 17 18 Ban Kế hoạch tổng hợp P Tổ sản xuất C C Đối soát tốn Thanh tốn chi phí mua bán ngun nhiên vật liệu phục vụ sản xuất, sửa chữa theo hợp đồng khốn gọn với Cơng ty Marketing Tham gia cung cấp thông tin cho Trung tâm Kinh doanh việc quản lý vòng đời sản phẩm xây dựng sách sản phẩm Dịch vụ khách hàng C Thực bảo hành thay sản phẩm P C P xii Chức nhiệm vụ Trung tâm kinh doanh STT Chức nhiệm vụ Quản trị chiến lược Xây dựng chiến lược kinh doanh (bán hàng, CSKH) Giám sát, đánh giá thực chiến lược kinh doanh chiến lược phát triển sản phẩm Lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra giám sát Thực công tác dự báo lĩnh vực kinh doanh, thị trường, công nghệ … Lập, tổng hợp kế hoạch SXKD năm/quý/tháng Trung tâm Triển khai thực kế hoạch Trung tâm Kinh doanh Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh Đề xuất chế sách hoạt động kinh doanh Công ty Giám sát, đánh giá thực kế hoạch kinh doanh (bán hàng CSKH) Giám sát, đánh giá thực kế hoạch hoạt động Trung tâm Kinh doanh Thực báo cáo nghiệp vụ theo phân cấp Quản trị tài Thực công tác quản lý vốn thu hồi cơng nợ Quản lý dịng tiền Ban Giám đốc Trung tâm Ban Nghiên cứu thị trường Ban Phát triển kinh doanh Ban Thương hiệu Ban Bán hàng Ban Dịch vụ khách hàng Ban Kho thành phẩm P C P P P P P C P P P P C P P P P P P C P P P P C C C C C C C C C C C C C C C C Kiểm sốt tài Trung tâm Kế tốn Cung cấp thơng tin kế toán phạm vi quản lý C C 89 C C C C C C C C C C STT 10 Chức nhiệm vụ Pháp chế Cập nhật, phổ biến văn pháp quy liên quan lĩnh vực Kinh doanh Cố vấn pháp luật cho hợp đồng bán hàng hợp đồng sửa chữa Thực thủ tục pháp lý liên quan đến đăng ký kinh doanh, quyền, sở hữu trí tuệ Quản trị truyền thơng nội Quản lý bảo mật thông tin vào/ra Trung tâm Kinh doanh Phát triển trì kênh truyền thông nội Thực truyền thông nội cấp công ty/bộ phận Quản trị rủi ro Nhận diện đánh giá rủi ro có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh Lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro kinh doanh Theo dõi, kiểm soát xử lý rủi ro kinh doanh Quản trị chất lượng Thiết lập hệ thống quy trình kinh doanh (bán hàng chăm sóc khách hàng, bảo hành sản phẩm) Triển khai hệ thống quy trình kinh doanh (bán hàng chăm sóc khách hàng, bảo hành sản phẩm) Giám sát việc tuân thủ quy trình quản lý nghiệp vụ Trung tâm Kinh doanh Rà sốt cải tiến quy trình quản lý nghiệp vụ Trung tâm Kinh doanh Tham gia tích hợp hệ thống quản trị chất lượng với hệ thống quản trị khác Quản trị nguồn nhân lực Phát triển tổ chức (Môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp) Tuyển dụng & Bố trí nhân Trung tâm Đề xuất kế hoạch quy hoạch phát triển nhân Đánh giá đề xuất nhu cầu đào tạo Trung tâm kinh doanh Đào tạo/ kèm cặp nội Quản lý đánh giá hiệu công việc Trung tâm (thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, theo dõi, kèm cặp, đánh giá, phản hồi) Nghiên cứu & phát triển Thực nghiên cứu, phân tích lập báo cáo đánh giá sản phẩm dịch vụ mới, nhu cầu, hành vi khách hàng Phối hợp với TT NCPT triển khai nghiên cứu, phát triển sản phẩm dịch vụ Ban Giám đốc Trung tâm Ban Nghiên cứu thị trường Ban Phát triển kinh doanh Ban Thương hiệu Ban Bán hàng Ban Dịch vụ khách hàng Ban Kho thành phẩm C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C P P P P P P C P P P P P P C P P P P P P C P P P P P P C P P C P P C 90 STT 11 12 13 14 Chức nhiệm vụ Lập báo cáo phân tích đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng hồn thiện tính sản phẩm, dịch vụ Tham gia thực nghiên cứu phát triển công nghệ quản lý Quản lý công tác sáng kiến ý tưởng Trung tâm Dịch vụ hành quản trị Quản lý dịch vụ văn thư, lưu trữ Trung tâm Xây dựng nhu cầu mua sắm trang thiết bị, dụng cụ văn phòng Trung tâm Quản lý sở vật chất phạm vi Trung tâm Kinh doanh Quản lý cơng tác, an tồn, PCCN, BHLĐ, vệ sinh môi trường, Đề xuất nhu cầu dịch vụ hậu cần văn phòng (xe, phòng họp, đặt vé/KS, nước…) Quản lý dịch vụ thuê lĩnh vực Kinh doanh (thuê khảo sát, chuyên gia tư vấn, ) Quan hệ đối ngoại (cơ quan quản lý nhà nước, đối tác kinh doanh, hợp tác…) Mua sắm cung ứng máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên nhiên liệu, công nghệ Xây dựng nhu cầu đầu tư mua sắm cho Trung tâm Thẩm định nhu cầu đầu tư mua sắm cho Trung tâm Phối hợp với TT QLNVL thực công tác xây dựng hồ sơ thầu, quản lý thực hợp đồng mua sắm Sản xuất tác nghiệp Hỗ trợ cung cấp thông tin cho đơn vị sản xuất trình triển khai sản xuất Logistics Ban Giám đốc Trung tâm Ban Phát triển kinh doanh Ban Thương hiệu Ban Bán hàng Ban Dịch vụ khách hàng Ban Kho thành phẩm C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C Ban Nghiên cứu thị trường C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C C Quản lý kho đầu C Vận chuyển đầu C 15 Đối soát toán 16 Đối soát doanh thu theo quý/năm Phối hợp thực toán hợp đồng mua Marketing C C Nghiên cứu thị trường Quản lý vòng đời sản phẩm Xây dựng sách sản phẩm Xây dựng sách bán hàng (hoa hồng), sách hỗ trợ, sách chăm sóc khách hàng Xây dựng triển khai chương trình xúc tiến bán (khuyến mại) Quản lý phát triển thương hiệu C P P P P P P C P P C P C P C 91 STT 17 18 Chức nhiệm vụ Ban Giám đốc Trung tâm Ban Nghiên cứu thị trường Thực công tác truyền thông (Quảng cáo & PR, tổ chức kiện) Hợp tác kinh doanh với đối tác, liên minh hiệp hội Nghiên cứu, đề xuất, triển khai dự án phát triển kinh doanh Xây dựng sách sản phẩm dịch vụ Kinh doanh & Cung cấp dịch vụ Xây dựng quản lý mạng lưới bán hàng, phương thức bán hàng Xúc tiến hoạt động kinh doanh Quản lý thực hoạt động bán hàng (bao gồm lắp đặt sản phẩm) cho đối tượng khách hàng Quản lý công nợ hợp đồng bán hàng (hợp đồng đầu ra) Dịch vụ khách hàng Quản lý liệu thông tin khách hàng Dịch vụ hỗ trợ, tư vấn chăm sóc khách hàng Giải khiếu nại khách hàng Bảo hành thay sản phẩm Khảo sát đo lường mức độ hài lòng khách hàng Ban Phát triển kinh doanh Ban Thương hiệu Ban Bán hàng P C P P C P P C P P C P C P C P P C Ban Dịch vụ khách hàng P C C 92 C P P C P P C C P P Ban Kho thành phẩm Phụ lục 6: Mẫu Bản mô tả Chức nhiệm vụ chi tiết đơn vị TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI CƠNG TY THƠNG TIN M1 CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DỰ THẢO QUY ĐỊNH Chức nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ, mơ hình tổ chức nhân Phịng Chất lượng thuộc Cơng ty Thông tin M1 (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-M1-TCLĐ ngày / /2016 Giám đốc Công ty Thông tin M1) Điều 1: Chức - Tham mưu giúp Ban Giám đốc Công ty đạo, điều hành, hoạt động quản trị chất lượng tồn Cơng ty - Chủ trì hoạt động thiết lập, triển khai, giám sát mục tiêu chất lượng, hệ thống văn quản trị chất lượng - Chủ trì hoạt động đánh giá cải tiến chất lượng sản phẩm trình - Chủ trì hoạt động tích hợp hệ thống quản trị chất lượng với hệ thống quản trị khác - Chủ trì hoạt động quản lý phương tiện đo Điều 2: Nhiệm vụ Công tác quản trị chiến lược - Xây dựng, định hướng, chiến lược, tổ chức cho cơng tác quản trị chất lượng tồn Cơng ty - Giám sát, đánh giá thực kế hoạch quản trị chất lượng phạm vi phân cấp quản lý Công tác lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra giám sát - Dự báo nhu cầu sản phẩm - Xây dựng, tổ chức thực kế hoạch hàng tháng/quý/năm hoạt động quản trị chất lượng toàn Công ty - Xây dựng, tổ chức thực kế hoạch hàng tháng/quý/năm công tác cải cách thủ tục hành - Giám sát, đánh giá kết thực kế hoạch quản trị chất lượng phạm vi phân cấp quản lý - Thanh tra, kiểm soát, đánh giá thực việc tuân thủ quy chế, quy định, quy trình đơn vị Cơng ty - Thực báo cáo kết thực kế hoạch quản trị chất lượng Công tác pháp chế - Cập nhật, phổ biến văn pháp quy liên quan lĩnh vực chất lượng (các quy định, quy chế, tiêu chuẩn, hướng dẫn từ Tập đoàn, Quốc gia, Quốc tế) - Tham gia với đơn vị xây dựng hệ thống văn pháp lý, nội quy, quy chế Cơng ty - Chủ trì thực rà soát, thẩm định pháp lý văn bản, tài liệu nội Công ty Công tác quản trị truyền thông nội - Thực quản lý bảo mật thông tin vào/ra đơn vị - Phối hợp với đơn vị trì kênh truyền thông nội công ty 93 - Thực công tác truyền thông nội phịng Cơng tác quản trị rủi ro - Nhận diện đánh giá rủi ro có liên quan đến chất lượng sản phẩm chất lượng hệ thống - Lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro chất lượng sản phẩm chất lượng hệ thống - Theo dõi, kiểm soát xử lý rủi ro chất lượng sản phẩm chất lượng hệ thống Công tác quản trị chất lượng - Chủ trì việc thiết lập mục tiêu chất lượng hệ thống tài liệu Quản trị chất lượng tồn Cơng ty theo tiêu chuẩn ISO - Tổ chức giám sát triển khai hệ thống quản trị chất lượng - Giám sát việc đạt mục tiêu chất lượng việc tuân thủ hệ thống văn quản trị chất lượng - Thường xuyên rà soát báo cáo phương án cải tiến nhằm không ngừng nâng cao hiệu lực, hiệu hệ thống; - Chuẩn bị điều kiện cần thiết cho việc đánh giá cấp trì chứng nhận ISO - Chủ trì việc triển khai hoạt động cải tiến chất lượng tồn Cơng ty - Chủ trì cơng việc tích hợp hệ thống quản trị chất lượng với hệ thống quản trị khác - Chủ trì thực quản lý phương tiện đo tồn Công ty Công tác quản trị nguồn nhân lực - Xây dựng sách nhân nội phòng - Thiết kế phát triển cấu tổ chức phòng (cơ cấu, MTCV) - Tham gia thực phát triển tổ chức (tạo trì mơi trường làm việc hiệu quả, trì phát triển, văn hóa doanh nghiệp) - Đề xuất nhân cho đơn vị tham gia tuyển dụng cần thiết - Bố trí nhân đơn vị - Đề xuất quy hoạch phát triển nhân nội - Đánh giá, đề xuất nhu cầu đào tạo đơn vị - Quản lý đánh giá hiệu công việc đơn vị (thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch, theo dõi, kèm cặp, đánh giá, phản hồi) - Quản lý thực sách tiền lương chế độ sách NLĐ khác - Giải vụ việc khiếu nại tố cáo, giải đơn thư cán công nhân viên đơn vị - Tổ chức đánh giá công tác thi đua khen thưởng lĩnh vực phân công - Thực chăm sóc sức khỏe cho cán nhân viên đơn vị Công tác nghiên cứu phát triển - Tham gia nghiên cứu, phân tích lập báo cáo đánh giá sản phẩm, công nghệ - Giám sát việc tuân thủ quy trình quản lý nghiệp vụ chất lượng Trung tâm Nghiên cứu phát triển - Đánh giá sản phẩm giai đoạn đóng đề tài lĩnh vực chun mơn - Tham gia nghiên cứu phát triển công nghệ sản xuất chế tạo - Tham gia nghiên cứu phát triển công nghệ quản lý lĩnh vực phụ trách - Thực quản lý công tác sáng kiến ý tưởng phịng Cơng tác dịch vụ hành quản trị 94 - Thực công tác văn thư lưu trữ đơn vị - Đề xuất nhu cầu mua sắm trang thiết bị phịng - Quản lý cơng tác an ninh, an tồn, PCCC, vệ sinh mơi trường nơi đơn vị phân công - Quản lý dịch vụ th ngồi phạm vi phân cấp 10 Cơng tác mua sắm cung ứng máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên nhiên liệu, công nghệ - Xây dựng nhu cầu đầu tư mua sắm công cụ, dụng cụ, phương tiện đo cho lĩnh vực chất lượng - Quản trị chất lượng Nhà cung cấp vật tư, linh kiện, hàng hóa, dịch vụ 11 Cơng tác sản xuất tác nghiệp - Hỗ trợ cơng tác kiểm sốt chất lượng NVL đầu vào - Thực trì, kiểm tra, đánh giá hoạt động QTCL theo kế hoạch đột xuất - Tổ chức nghiệm thu sản phẩm cấp Công ty - Xử lý cố, vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng trình sản xuất - Thống kê, phân tích, đánh giá tình hình chất lượng Công ty đưa biện pháp cải tiến 12 Công tác dịch vụ khách hàng - Thực công tác khảo sát đo lường mức độ hài lòng khách hàng Điều 3: Tổ chức máy phòng Chất lượng Lãnh đạo phòng Ban Chất lượng hệ thống: Đề xuất, xây dựng sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; Xây dựng triển khai HTQTCL tồn Cơng ty; Xây dựng, thẩm định ban hành quy định, quy trình, hướng dẫn quản trị chất lượng; Quản trị chất lượng phương tiện đo; Triển khai dự án cải tiến chất lượng Ban Thanh tra đánh giá chất lượng: Thực trì, kiểm tra, đánh giá hoạt động QLCL theo kế hoạch đột xuất; Thực quản trị chất lượng chuỗi cung ứng; Nghiệm thu sản phẩm cấp Công ty; Xử lý cố, vấn đề phát sinh có liên quan đến chất lượng; Đánh giá hài lòng khách hàng định kỳ; Thống kê, phân tích, đánh giá tình hình chất lượng Cơng ty phối hợp với Ban Tiêu chuẩn chất lượng đưa giải pháp cải tiến Điều 4: Định biên nhân Lãnh đạo phòng: 01 Trưởng phòng Phó phịng Ban Chất lượng hệ thống: 01 Trưởng ban 03 Chuyên viên Ban Thanh tra đánh giá chất lượng: 01 Trưởng ban 06 Chuyên viên Điều 5: Quyền hạn - Thừa uỷ quyền chịu đạo Ban Giám đốc Công ty, quan hệ chủ trì quan đơn vị ngồi Cơng ty việc thực nhiệm vụ giao - Được giám sát, kiểm tra định kỳ, đột xuất, yêu cầu báo cáo thường xuyên đột xuất việc thực nghiệp vụ bảo đảm chất lượng, kiểm soát chất lượng quan, đơn vị tồn Cơng ty - Được đề xuất tổ chức máy, nhân phòng ngành dọc phù hợp với định biên nhân đơn vị - Được đề xuất tham gia khóa đào tạo, hội thảo nhằm nâng cao lực chuyên môn quản lý chất lượng hệ thống 95 - Được đề xuất khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân việc đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ Công ty - Được đề xuất với Ban Giám đốc Công ty đảm bảo trang thiết bị làm việc phục vụ cho công tác Phòng Điều 6: Trách nhiệm - Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm dịch vụ Công ty - Tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu Ban Lãnh đạo Điều 7: Mối quan hệ với Phịng, Ban ngồi Cơng ty Trong Công ty - Đối với Đảng uỷ, Ban Giám đốc Công ty: Chịu lãnh đạo, huy trực tiếp toàn diện - Đối với Phịng Ban khác thuộc Cơng ty: + Phối hợp với Phòng Kế hoạch thực chức Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm/quý/tháng + Phối hợp với Phòng Kỹ thuật ban hành đo, điểm đo, tiêu chuẩn kĩ thuật đánh giá cho vật tư linh kiện thành phẩm xuất xưởng + Phối hợp với Phòng Tổ chức- Nhân thực chức Quản trị nguồn nhân lực như: Xây dựng sách nhân sự, Thiết kế phát triển cấu tổ chức, Phát triển văn hóa tổ chức, Tuyển dụng, bố trí nhân sự, Quy hoạch& Phát triển nhân sự, Đào tạo huấn luyện, Đánh giá hiệu công việc, Quan hệ lao động, Chăm sóc sức khỏa CBCNV + Phối hợp với Phịng Chính trị thực chức Quản lý bảo mật thông tin vào/ra đơn vị, Phát triển trì kênh truyền thơng nội bộ, Thực truyền thơng nội cấp Phịng + Phối hợp với Phịng Hành thực chức văn thư, lưu trữ, Mua sắm & quản lý trang thiết bị, cơng cụ, dụng cụ văn phịng, Quản lý cơng tác an tồn, PCCN, BHLĐ, vệ sinh mơi trường, Quản lý dịch vụ thuê + Phối hợp với Trung tâm quản lý NVL đánh giá quản lý nhà cung cấp, Kiểm soát chất lượng đầu vào + Phối hợp với Trung tâm Nghiên cứu phát triển thực chức Nghiên cứu, phân tích lập báo cáo đánh giá sản phẩm, công nghệ mới, Triển khai nghiên cứu, thiết kế chế thử sản phẩm dịch vụ mới, Nghiên cứu, phát triển công nghệ sản xuất, chế tạo, công nghệ quản lý + Phối hợp với Trung tâm Kinh doanh thực chức Khảo sát đo lường mức độ hài lòng khách hàng, Nghiên cứu thị trường, Quản lý vòng đời sản phẩm + Phối hợp với Các Xí nghiệp thực chức Kiểm sốt chất lượng q trình sản xuất, Đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ Ngồi Cơng ty - Chịu hướng dẫn, kiểm tra, đạo nghiệp vụ quan, Tập đoàn Nhà nước chất lượng sản phẩm dịch vụ - Chủ động, trực tiếp quan hệ làm việc theo chức năng, nhiệm vụ giao - Đối với đối tác nước ngồi, q trình giao dịch làm việc phải tuân thủ theo pháp luật quy định Quân đội, Tập đoàn Điều 8: Tổ chức thực Căn vào mơ hình biên chế phê duyệt, Phòng Chất lượng quan có liên quan đề xuất điều chuyển, bố trí, xếp nhân để vận hành Trong trình tổ chức thực hiện, có nhu cầu bổ sung nhân theo biên chế phê duyệt, lập Tờ trình báo cáo Giám đốc Cơng ty phê duyệt để bổ sung theo quy trình quy định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ 96 Phòng Chất lượng Phịng Chất lượng có trách nhiệm: - Phổ biến Quy định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn mối quan hệ Phịng tới tồn thể cán bộ, nhân viên thuộc Phịng phân cơng cụ thể nhiệm vụ Ban, cá nhân thuộc Phòng - Chủ trì, phối hợp với Phịng Tổ chức – Nhân Công ty xây dựng Bản mô tả công việc cho tồn chức danh thuộc Phịng, trình Giám đốc phê duyệt ban hành để thực theo quy định Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Trong trình thực điều chỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế./ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: 97 Phòng Kế hoạch TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY THÔNG TIN M1 Độc lập - Tự - Hạnh phúc DỰ THẢO QUY ĐỊNH Chức nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, mối quan hệ, mơ hình tổ chức nhân Phịng Kế hoạch thuộc Công ty Thông tin M1 (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-M1-TCLĐ ngày / /2016 Giám đốc Công ty Thông tin M1) Điều 1: Chức - Tham mưu giúp Ban Giám đốc Công ty đạo, điều hành công tác xây dựng & triển khai chiến lược, xây dựng & triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh Cơng ty; - Chủ trì hoạt động xây dựng & triển khai chiến lược tổng thể chiến lược thành phần, - Chủ trì hoạt động dự báo, lập & tổng hợp, triển khai, giám sát, kiểm soát, báo cáo, đánh giá thực kế hoạch SXKD năm/quý/tháng, - Chủ trì hoạt động điều độ sản xuất, phối hợp sản xuất xí nghiệp bảo đảm kế hoạch Điều 2: Nhiệm vụ Công tác Quản trị chiến lược - Tổng hợp, nghiên cứu, xây dựng, lập trình duyệt phương hướng, mục tiêu, chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn, trung hạn - Theo dõi thực mục tiêu dài hạn cơng ty; - Theo dõi tổng hợp phân tích đánh giá tình hình thực kỳ kế hoạch Công tác Lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra giám sát - Dự báo xu hướng phát triển Ngành, thị trường, dự báo nhu cầu sản phẩm, dịch vụ Công ty - Điều phối xây dựng kế hoạch SXKD hàng năm công ty - Tổng hợp kế hoạch đơn vị chức đầu mối theo lĩnh vực phụ trách xây dựng - Tổng hợp, trình phê duyệt giao kế hoạch cho đơn vị thành viên theo quy chế phân cấp quản lý - Trình duyệt kế hoạch lợi nhuận – chi phí sản xuất kinh doanh - Phối hợp chuẩn bị tổ chức bảo vệ trước Tập đoàn định mức kinh tế kỹ thuật phương án sản phẩm hàng năm Công ty - Điều hành hoạt động phòng Kế hoạch - Tổ chức điều hành kế hoạch sản xuất, kinh doanh Công ty - Đề xuất phương hướng chủ trương biện pháp công tác đạo kế hoạch - Giám sát, đánh giá thực kế hoạch hoạt động đơn vị - Tổng hợp, thống kê tình hình thực kế hoạch công ty - Lập báo cáo tháng, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác sản xuất kinh doanh công ty Công tác Pháp chế - Cập nhật, phổ biến văn pháp quy liên quan đến công tác kế hoạch Công tác Quản trị hệ thống CNTT 98 - Phối hợp xây dựng sách bảo đảm an tồn hệ thống cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp Công tác Quản trị truyền thông nội - Quản lý bảo mật thông tin vào/ra đơn vị - Duy trì kênh truyền thơng nội - Thực truyền thông nội cấp phịng Cơng tác Quản trị rủi ro - Nhận diện đánh giá rủi ro có liên quan đến lĩnh vực công việc phân công - Lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro - Theo dõi, kiểm soát xử lý rủi ro Công tác Quản trị chất lượng - Thiết lập hệ thống quy trình hệ thống quản lý công tác kế hoạch - Triển khai hệ thống quy trình hệ thống quản lý công tác kế hoạch - Giám sát việc tuân thủ quy trình quản lý xây dựng kế hoạch đơn vị trực thuộc/ngành dọc - Rà sốt cải tiến quy trình quản lý cơng tác kế hoạch - Tích hợp hệ thống quản trị chất lượng với hệ thống quản trị khác Công tác Quản trị nguồn nhân lực - Xây dựng sách nhân Phịng - Thiết kế phát triển cấu tổ chức Phòng - Tạo trì mơi trường làm việc hiệu quả, trì phát triển, văn hóa doanh nghiệp - Tham gia hoạt động tuyển dụng nhân Phòng theo yêu cầu - Bố trí, xếp nhân Phòng - Quy hoạch & phát triển nhân Phòng - Đánh giá, đề xuất nhu cầu đào tạo Phòng - Đào tạo/ kèm cặp nhân Phòng - Quản lý đánh giá hiệu cơng việc Phịng - Quản lý thực sách tiền lương chế độ sách NLĐ khác Phòng - Giải vụ việc khiếu nại tố cáo, giải đơn thư cán cơng nhân viên Phịng - Tổ chức đánh giá công tác thi đua khen thưởng lĩnh vực phân cơng - Chăm sóc sức khỏe cho cán nhân viên Phịng Cơng tác Nghiên cứu & phát triển - Tham gia nghiên cứu, phân tích lập báo cáo đánh giá sản phẩm, công nghệ - Tham gia triển khai nghiên cứu, thiết kế, chế thử sản phẩm - Tham gia triển khai nghiên cứu, thiết kế, chế thử dịch vụ - Tham gia nghiên cứu phát triển công nghệ sản xuất chế tạo - Tham gia nghiên cứu phát triển công nghệ quản lý - Quản lý đề tài NCKH - Quản lý công tác sáng kiến ý tưởng Phịng 10 Cơng tác Dịch vụ hành quản trị - Thực dịch vụ văn thư, lưu trữ Phịng 99 - Quản lý cơng tác an tồn, PCCN, BHLĐ, vệ sinh môi trường theo phân cấp quản lý - Quản lý dịch vụ thuê theo phân cấp quản lý - Quan hệ đối ngoại công tác xã hội 11 Công tác Mua sắm cung ứng máy móc, vật tư, thiết bị, nguyên nhiên liệu, công nghệ - Tổng hợp đề xuất nhu cầu đầu tư mua sắm Phòng - Thẩm định nhu cầu đầu tư, mua sắm theo phân cấp quản lý - Lập kế hoạch đầu tư mua sắm cho lĩnh vực phụ trách theo phân cấp - Kiểm tra, giám sát, đánh giá, quản lý, sử dụng vật tư, hàng hố tài sản Cơng ty; 12 Cơng tác Đầu tư xây dựng hạ tầng - Hỗ trợ Phịng Hạ tầng - Cơ điện cơng tác đầu tư xây dựng hạ tầng sản xuất 13 Công tác Sản xuất tác nghiệp - Chủ trì cơng tác xây dựng quản lý định mức sản xuất, giá thành sản phẩm - Chủ trì cơng tác điều độ sản xuất 14 Công tác Logistic - Thực công tác theo dõi cấp phát vật tư, nguyên vật liệu cho đơn vị tổ chức tốt nhiệm vụ - Chủ trì thực cơng tác quản lý, cấp phát, bảo quản, đảm bảo bảo kịp thời vật tư, nguyên vật liệu cho sản xuất 15 Công tác Marketing - Tham gia nghiên cứu thị trường Điều 4: Tổ chức máy phòng Kế hoạch: Lãnh đạo phòng Ban Kế hoạch tổng hợp: Chịu trách nhiệm thực chức xây dựng & triển khai chiến lược tổng thể, thành phần; Dự báo; Lập & tổng hợp, triển khai, giám sát, kiểm soát, báo cáo, đánh giá thực kế hoạch SXKD năm/quý/tháng; Giao tiếp với quan, đơn vị ngồi Cơng ty cơng tác kế hoạch Ban Kế hoạch sản xuất: Chủ trì thực cơng tác kế hoạch, quản lý sản xuất; Xây dựng, điều hành, kiểm tra đánh giá kế hoạch sản xuất; Chủ trì hoạt động điều độ sản xuất, phối hợp sản xuất xí nghiệp bảo đảm kế hoạch Ban Kế hoạch vật tư: Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác thống kê, tổng hợp, lập kế hoạch vật tư; Xây dựng quy trình, quy định lập kế hoạch vật tư; Chủ trì xây dựng kế hoạch bảo đảm vật tư, linh kiện, công cụ dụng cụ cho sản xuất; lập phiếu yêu cầu vật tư ; đôn đốc việc mua hàng bảo đảm chất lượng tiến độ đề Ban Ban Kiểm sốt chi phí giá thành: Chủ trì cơng tác xây dựng quản lý định mức sản xuất, giá thành sản phẩm Chủ trì hoạt động phân tích kết cấu, nội dung chi phí nhằm đưa giải pháp giảm giá thành sản phẩm tương lai Điều 5: Quyền hạn Điều 6: Trách nhiệm Điều 7: Mối quan hệ với Phòng, Ban ngồi Cơng ty Điều 8: Tổ chức thực Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký Trong trình thực điều chỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế./ 100 GIÁM ĐỐC Nơi nhận: 101 ... cấp thêm dịch vụ vào sản phẩm công nghiệp công ty sản xuất Mơ hình kinh doanh tích hợp hoạt động kinh doanh tổng hợp, bao gồm B2B, B2C, kinh doanh trực tuyến (E-commerce) Để thực mục tiêu cần... sản phẩm cải tiến thiết kế hàng năm 16 Công tác quản lý kỹ thuật cấp Công ty tập trung vào việc xây dựng phát triển hệ thống tiêu chuẩn sở Công ty phù hợp tương đương với quốc tế, triển khai... Cơng ty; Chủ trì hoạt động xây dựng & triển khai chiến lược tổng thể chiến lược thành phần, Chủ trì hoạt động dự báo, lập & tổng hợp, triển khai, giám sát, kiểm soát, báo cáo, đánh giá thực kế