Bộ chứng từ số khoản chi phí doanh nghiệp Đến nay, có nhiều bạn kế tốn lúng túng, chưa biết vi ệc t ập hợp chứng từ toán khoản chi Đại lý thuế Công Minh xin chia sẻ chứng từ số khoản chi phí sau: Doanh nghiệp có nhiều khoản chi phí phát sinh khơng phí thực tế xảy tính vào chi phí Một số khoản chi phí cần có chứng từ định để tính vào chi phí trừ Vậy chứng từ số khoản chi phí bao gồm chứng từ gì? Chứng từ việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa ( Bộ chứng từ số khoản chi phí ) a Đối với hàng hóa mua nước – Hợp đồng – Hóa đơn GTGT – Chứng từ toán cho người bán, hóa đơn 20 triệu đồng phải có chứng từ toán qua ngân hàng b Bộ chứng từ số khoản chi phí Đối với hàng hóa nhập + Hợp đồng bán hàng hố, gia cơng hàng hóa , cung ứng dịch vụ + Tờ khai hải quan hàng hoá xuất làm xong thủ tục hải quan + Chứng từ toán qua ngân hàng + Hóa đơn thương mại + Chứng từ nộp thuế khâu nhập Chứng từ bán hàng hóa a Đối với hàng hóa bán nước – Hợp đồng – Hóa đơn GTGT b Đối với hàng hóa xuất + Hợp đồng bán hàng hố, gia cơng hàng hóa , cung ứng dịch vụ + Tờ khai hải quan hàng hoá xuất làm xong thủ tục hải quan + Hàng hóa, dịch vụ xuất phải tốn qua ngân hàng + Hóa đơn thương mại + Chứng từ nộp thuế khâu nhập Bộ chứng từ chi phí tiền lương, tiền cơng Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý cần: – Hợp đồng lao động – Chứng minh thư phô tô – Quy chế tiền lương, thưởng – Thỏa ước lao động tập thể ( có) – Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương) – Bảng chấm công hàng tháng – Bảng toán tiền lương – Thang bảng lương doanh nghiệp tự xây dựng – Phiếu chi toán lương, chứng từ ngân hàng toán qua ngân hàng – Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên đăng ký MSTTNCN) Đối với lao động thời vụ cần có: – Nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước trả lương phải có Bản cam kết mẫu 23/BCKTNCN Đối với hợp đồng giao khốn cần có: – Hợp đồng giao khoán – Biên bàn giao – Biên nghiệm thu – Chứng từ toán tiền Các khoản phụ cấp cho người lao động Doanh nghiệp có khoản phụ cấp cho người lao động xăng xe, điện thoại, trang phục, ăn ca cần có chứng từ sau: – Các khoản phụ cấp phải quy định hồ sơ sau: + Hợp đồng lao động + Thỏa ước lao động tập thể + Quy chế tài – Chứng từ chi tiền cho người lao động Bộ chứng từ đầy đủ chi phí cơng tác gồm: – Quyết định cử công tác (giấy điều động công tác): Nêu rõ cán cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện – Giấy đường có xác nhận Doanh nghiệp cử công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận nơi cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) xác nhận nhà khách nơi lưu trú – Các chứng từ, hóa đơn trình lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phịng nghỉ, hóa đơn taxi,… Bộ chứng từ tài sản cố định tăng giảm tài sản, khấu hao tài sản a/ Hồ sơ ghi tăng tài sản gồm : – Hợp đồng mua, lý hợp đồng – Hóa đơn – Biên giao nhận tài sản – Chứng từ tốn Nếu xây dựng cần có thêm – Hồ sơ tốn cơng trình ( xây dựng) – Biên nghiệm thu, bàn giao công trình b/Hồ sơ ghi giảm tài sản gồm có – Quyết định lý,hủy tài sản – Hợp đồng bán tài sản lý hợp đồng – Hóa đơn bán tài sản – Biên giao tài sản – Chứng từ tốn c/ Chi phí khấu hao tài sản – Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định – Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định Bộ chứng từ vé máy bay a Nếu doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cần: – Vé máy bay điện tử – Thẻ lên máy bay (boarding pass) – Chứng từ tốn khơng dùng tiền mặt Nếu khơng thu hồi thẻ lên máy bay cần: – Vé máy bay điện tử, – Giấy điều động cơng tác – Chứng từ tốn khơng dùng tiền mặt b Nếu doanh nghiệp giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, (Chỉ với vé máy bay 20 tr) toán thẻ ATM thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau tốn lại với doanh nghiệp chứng từ gồm: – Vé máy bay – Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi thẻ) – Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động công tác có xác nhận DN, quy định DN cho phép người lao động tốn cơng tác phí thẻ cá nhân người lao động cử cơng tác chủ thẻ tốn lại với DN – Chứng từ toán tiền vé DN cho cá nhân mua vé – Chứng từ toán khơng dùng tiền mặt cá nhân Chi phí phúc lợi hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát a Đối với chi phí nghỉ mát – Hợp đồng kinh tế, lý hợp đồng thuê tổ chức cung cấp dịch vụ – Bảng kê danh sách người lao động tham gia nghỉ mát – Quyết định Giám đốc việc nghỉ mát, định phê duyệt kinh phí – Các hóa đơn tiền phịng, ăn uống đầy đủ có, đơn vị cung cấp dịch vụ cho cơng ty phải thể văn – Chứng từ toán b Đối với khoản phúc lợi hiếu, hỉ, sinh nhật, chi cho người lao động… – Quy định quy chế tài hay thỏa ước lao động công ty – Đề nghị chi công đồn, phịng nhân hay đại điện người lao động công ty – Chứng từ chi tiền – Photo giấy xác nhận giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử… giấy tờ liên quan đến khoản chi Các chi phí mua hàng trực tiếp người dân cá nhân kinh doanh có doanh thu 100 triệu đồng – Các khoản chi phí gồm: + Các khoản chi phí chi phí thuê nhà, thuê xe cá nhân kinh doanh có doanh thu 100 triệu đồng + Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ người sản xuất trực tiếp bán – Bộ chứng từ khoản chi gồm: + Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC + Hợp đồng mua bán, thuê nhà + Chứng từ toán cho người bán 10 Chứng từ việc góp vốn tài sản – Nếu doanh nghiệp khác góp vốn: + Biên góp vốn sản xuất kinh doanh + Biên định giá tài sản Hội đồng giao nhận vốn góp bên góp + Biên giao nhận tài sản + Bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản + Chuyển đổi chủ sở hữu tài sản (nếu có) + Chứng từ liên quan khác – Cá nhân góp vốn thành lập doanh nghiệp + Biên chứng nhận góp vốn + Biên giao nhận tài sản + Biên định giá tài sản Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị + Chuyển đổi chủ sở hữu tài sản (nếu có) + Chứng từ liên quan khác ... Hóa đơn thương mại + Chứng từ nộp thuế khâu nhập Bộ chứng từ chi phí tiền lương, tiền cơng Để đưa chi phí tiền lương, thưởng vào chi phí hợp lý cần: – Hợp đồng lao động – Chứng minh thư phô tô... doanh có doanh thu 100 triệu đồng – Các khoản chi phí gồm: + Các khoản chi phí chi phí thuê nhà, thuê xe cá nhân kinh doanh có doanh thu 100 triệu đồng + Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch... bán – Bộ chứng từ khoản chi gồm: + Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC + Hợp đồng mua bán, thuê nhà + Chứng từ toán cho người bán 10 Chứng từ việc góp vốn tài sản – Nếu doanh