Báo cáo thực tập tại công ty sản xuất và thương mại TMC

LỜI NÓI ĐẦU Để quán triệt nguyên tắc " Học đi đôi với hành", nhằm tạo điều kiện cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên hạn chế được sự bỡ ngỡ k

LỜI NÓI ĐẦU

Để quán triệt nguyên tắc " Học đi đôi với hành ", nhằm tạo điều kiện

cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinhviên hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàng năm nhà trường tổ chứccho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề đào tạo.Đây là điều kiện thuận lợi giúp sinh viên phát huy được năng lực bản thâncũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế.

Trong những năm gần đây, nền CNTT nước ta cũng đã có phát triểntrên mọi lĩnh vực trong cuộc sống cũng như trong lĩnh vực quản lý xã hộikhác Một trong những lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất là cáchệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống quản lý bán hàng nói riêng

Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp em đã sử dụngvốn kiến thức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích bài toán quản lý bán hàng.Nó chỉ mang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làmquen với thực tế.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Tin học kinh tế vàđặc biệt là TS Trần Thị Song Minh đã hướng dẫn em thực hiện đề tài này.

Hà nội 4/2008

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Tiến Lộc

MỤC LỤC

Lời nói đầu 1

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty sản xuất và thương mại TMC 3

1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 3

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 3

3 Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty 4

Chương 2: Thực trạng tin học hoá tại Công ty Sản xuất và Thương mại TMC 6

1 Kế hoạch tin học hoá của công ty 6

2 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Quản lý bánhàng tại công ty 6

Chương 3: Giải pháp tin học hoá cho bài toán Quản lý bán hàng tại Công ty Sản xuất vàThương mại TMC 8

1 Các giải pháp 8

2 Các yêu cầu về mặt chức năng 9

3 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ 9

4 Các lợi ích mà hệ thống có thể mang lại 10

Kết luận 11

Chương I

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ

CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty Sản xuất và Thương mại TMC là một công ty chuyên sản xuấtvà bán các loại tranh đá quý được quyết định thành lập vào tháng 4 năm2002

Địa chỉ: 354 Lĩnh Nam, Hoàng Mai, Hà Nội.Điện thoại: 046.432.465

Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất và cung cấp cácloại tranh đá quý ra thị trường.

2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty

Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơđồ sau:

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm 1 Giám đốc, 1 Phó giám đốc, 3phòng : Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán, Phòng Nhân sự và 1 xưởng sảnxuất.

GIÁM ĐỐC

PHÓGIÁM ĐỐC

PHÓGIÁM ĐỐC

PHÒNGKINH DOANHPHÒNG

KINH DOANH KẾ TOÁN KẾ TOÁNPHÒNGPHÒNG SẢN XUẤTSẢN XUẤTXƯỞNG XƯỞNG NHÂN SỰNHÂN SỰPHÒNG PHÒNG

Giám đốc là người quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của

công ty thông quan Phó giám đốc Ngoài ra Giám đốc còn trực tiếp quản lýPhòng nhân sự của Công ty.

Phó giám đốc là người điều hành các hoạt động của công ty và chịu

trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó.Chức năng chính của các phòng:

 Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các loại tranh được sản xuất. Sản xuất các loại tranh bán ra thị trường.

3 Bài toán Quản lý bán hàng tại công ty

Đây là một công ty sản xuất và kinh doanh, do đó việc giải quyết tốtbài toán Quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối vớicông ty

Hoạt động bán hàng của công ty được diễn ra khi khách hàng có đơnđặt hàng về một loại tranh nào đó của công ty Khách hàng có thể tuỳ chọnchủ đề, kích cỡ của tranh theo ý của mình hoặc lựa chọn tại catalogue củacông ty Ngoài ra, tại phòng trưng bày của công ty có sẵn các chủng loạitranh theo chủ đề, theo kích cỡ để khách hàng có thể tuỳ chọn Nếu kháchhàng muốn đặt hàng một bức tranh với chủ đề và kích cỡ mà công ty chưacó, khách hàng có thể đặt hàng và thống nhất thời gian với công ty để xưởngsản xuất thực hiện Khi giao hàng, nếu khách hàng chấp nhận các tiêu chuẩnđúng với mong muốn thì sẽ tiến hành thanh toán tiền với bộ phận thanh toáncủa công ty.

Hiện nay công việc quản lý bán hàng của công ty được thực hiện bằngphương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:

 Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầucần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.

 Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến những sai sót khôngđáng có.

 Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố chủquan do sự tác động của môi trường bên ngoài.

 Lưu trữ thông tin khó, dễ bị lộ.

 Thông tin thường được lưu trữ trên giấy nên gây lãng phí lớn. Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ

không đáp ứng được các yêu cầu lớn hơn đặt ra.

Bài toán đặt ra cho công ty là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quảnlý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở các cách thức hoạtđộng và quy tắc làm việc của đơn vị Hệ thống mới phải làm sao giải quyếtđược các vấn đề nêu trên, phù hợp với điều kiện của công ty.

Trong thời đại ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào cáchoạt động sản xuất kinh doanh càng ngày càng phổ biến và mang tính sốngcòn Điều này đặt ra cho công ty một yêu cầu cấp bách là phải có kế hoạchứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của mình, trong đó có côngtác quản lý bán hàng.

Theo ban lãnh đạo của công ty, hiện nay công ty đã có kế hoạch cụ thểcho việc tin học hoá cho một số hoạt động của công ty để tạo tiền đề cho việcmở rộng sản xuất kinh doanh Theo đó, công ty sẽ dự định dành 30% lợinhuận của năm nay để thực hiện kế hoạch tin học hoá và dành 5% lợi nhuậncủa các năm tiếp theo để bảo trì và nâng cấp cho hệ thống thông tin của côngty Ngoài ra công ty sẽ tuyển thêm một số nhân viên có trình độ tin học caođể bố trí vào các công việc liên quan đến tin học sau này.

2 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin trong các nghiệp vụbán hàng của công ty.

Hiện nay Công ty Sản xuất và Thương mại TMC chưa ứng dụng Côngnghệ thông tin vào các quy trình quản lý của mình Đây là một công ty nhỏ,hoạt động theo phương thức tự sản xuất và bán hàng của mình, do đó cònquản lý theo phương thức thủ công Nhất là trong công tác quản lý bán hàngcủa Công ty còn quản lý thủ công thuần tuý khiến cho công việc cồng kềnhvà không được khoa học cũng như dễ nhầm lẫn Chính điều đó đôi khi làmcho việc quản lý của công ty không đạt được hiệu quả như mong muốn Mặcdù đã cố gắng để khắc phục các yếu điểm đó nhưng do đó là khó khăn kháchquan của việc quản lý thủ công nói chung nên cũng không mang lại nhiềuhiệu quả Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phảixây dựng một hệ thống bán hàng có khoa học, áp dụng các tiến bộ của khoahọc công nghệ ngày nay.

Chương III

GIẢI PHÁP TIN HỌC HOÁ CHO BÀI TOÁN BÁN HÀNGTẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TMC1 Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty

Trong nền kinh tế nhiều thành phần ngày nay thì quản lý bán hàngcàng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh Vì vậy việc rađời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riênglà mộtđiều tất yếu khách quan.

Với thực trạng của công ty hiện nay có thể đề xuất một số giải phápnhằm thực hiện tốt công tác quản lý bán hàng:

Thứ nhất: Tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào

làm việc cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tácquản lý bán hàng đi học các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyênngành để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

Thứ hai: Công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng

cho công nghệ tin học, mua sắm cho quỹ các máy vi tính và phần mềm tươngứng để ứng dụng và khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằmnâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động Việc ứng dụng máy tínhcho phép một mặt giảm thiểu các sai sót thủ công trong việc hạch toán kếtoán và thời gian lập các loại báo cáo, mặt khác giúp cho giám đốc có thêmmột công cụ phân tích, xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác hoạch định, lên kếhoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và dự báo về mọi mặt của lĩnh vực hoạtđộng

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quảnlý thủ công không còn phù hợp nữa Hệ thống quản lý theo phương pháp thủcông có rất nhiều yếu kém: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạchậu, không thường xuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thôngtin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận.

Đặc biệt mất nhiều thời gian, công sức để thống kê, phân tích, đưa ra cácthông tin phục vụ việc ra quyết định Do đó, việc sử dụng các thành tựu củacông nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quảcao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ Các bàitoán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng được tối ưu hoá, giảm đượcthời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn chokinh doanh.

Từ những nguyên nhân đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thốngQuản lý bán hàng thống nhất và đồng bộ nhằm tối ưu hoá công tác quản lýbán hàng của mình.

2 Các yêu cầu về mặt chức năng

Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo các chức năng sau: Quản lý một cách khoa học các hàng hoá trong kho Quản lý các loại hàng xuất, thời gian xuất hàng Quản lý các đơn hàng

 Quản lý các khách hàng.

 Đưa ra các báo cáo thống kê theo định kỳ hoặc theo yêu cầu củalãnh đạo

3 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ

Để hệ thống hoạt động có hiệu quả trong một thời gian dài, về mặtcông nghệ cần sử dụng các công nghệ tin học tiên tiến hiện naynhư:

 Sử dụng các ngôn ngữ lập trình bậc cao nhằm giúp cho ngườidùng dễ dàng trong việc sử dụng các chức năng của chươngtrình.

 Sử dụng các phần mềm lập trình cho phép thiết kế giao diệnkhoa học, thân thiện người dùng Có rất nhiều các ngôn ngữ lậptrình hiện nay cho phép người sử dụng thiết kế giao diện mộtcách dễ dàng như Visual Basic, Visual Basic.Net, Foxpro…

 Sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật, quản lýtốt các dữ liệu của công ty Hiện nay có rất nhiều các hệ quản trịcơ sở dữ liệu khác nhau như SQL Server, MySQL, Oracle, MS.Access…

 Đảm bảo hệ thống có thể sử dụng trong một thời gian dài màkhông bị lỗi thời về mặt công nghệ.

4 Lợi ích mà hệ thống có thể mang lại

 Giúp công ty có thể quản lý công tác quản lý bán hàng một cáchkhoa học và chính xác.

 Giảm thiểu về mặt thời gian và nhân lực vào việc quản lý bánhàng.

 Phù hợp với xu thế ngày càng tiến lên của thế giới

KẾT LUẬN

Trên đây là những thực trạng và phương hướng giải quyết do bản thânem đề ra qua một thời gian ngắn khảo sát tại cơ sở thực tập Vì thời gian vàtrình độ còn hạn chế nên không tránh khỏi có nhiều thiếu sót Em kính mongcác thầy cô và bạn bè góp ý để em có thể thực hiện đề tài của mình tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Tiến Lộc

BẢNG KẾ HOẠCH THỰC TẬPTuầ

Từ ngày-đến ngàyCông việc thực hiện

1 25/03 – 01/04 Đi khảo sát thực tế tại cơ sở thực tập.2 02/04 – 08/04 Khảo sát thực tế và viết báo cáo tổng hợp3 09/04 – 15/04 Bước đầu đánh giá và chuẩn bị cho giai

11 04/06 – 10/06 Hoàn thiện chương trình và viết tài liệuhướng dẫn sử dụng