KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu Cũng làm từ Cácbon nhưng Than bùn thì siêu rẻ còn Kim cương thì siêu đắt Điều đó cũng bởi.
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – CẤU TRÚC BÀI THUYẾT TRÌNH Một cơng trình tồn vững với thời gian nhờ kết cấu Cũng làm từ Cácbon Than bùn siêu rẻ cịn Kim cương siêu đắt Điều chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc bải thuyết trình DÀN BÀI CƠ BẢN Dù văn, phát biểu có phần: Mở đầu, Thân Kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức thể phần lại vấn đề khác Hẳn chuẩn bị thuyết trình, có câu hỏi đầu như: Làm để có mở sắc nhọn lơi cuốn? Làm để có thân chặt chẽ phù hợp? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lịng người? Cả ba câu hỏi trả lời câu: Hãy thiết kế thuyết trình ta giống “Cái đinh” Chức phần: Phần mở Phần mở giống Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì phần mở phải sắc xảo để có thể: - Thu hút người nghe - Tạo bầu khơng khí ban đầu - Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài không khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian q ngắn khơng khác lấy đinh đóng thuyền đóng guốc Vậy u cầu cần có độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ kết dính chặt chẽ vào đinh khơng có mũ Vậy người nghe khơng thể nhớ nội dung thuyết trình khơng có kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục CÁCH THỂ HIỆN PHẦN CHÍNH Phần mở Tạo ý Để trở thành nhà thuyết trình chuyên nghiệp, thành cơng nói gây ấn tượng từ phút bạn phải nắm tâm lý khán giả Bạn đặt câu hỏi: Có thể đầu họ chuyện gia đình; hai người lâu khơng gặp lại; vấn đề thời nóng hổi đó…mà bạn vội nói Vội vàng khơng khéo léo ln ngun nhân thất bại Vậy, nguyên tắc phải biết “chuyển kênh” cho thính giả Chuyển họ từ trạng thái nói chuyện riêng, nghĩ vấn đề sang trạng thái lắng nghe ta Đây điểm mấu chốt điều khiển đám đơng, ta phải biết đưa tất tâm trí, tình cảm, cảm xúc thính giả thời điểm (trạng thái), chuẩn bị lắng nghe thuyết trình ta Theo nghiên cứu nhà xã hội học có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả hành vi phi ngơn từ có phút để gây ấn tượng với thính giả nội dung nói Thính giả có tiếp tục nghe hay khơng phục thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút ý họ Đây phần khó khăn thuyết trình vì: Ta tạo ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến là: - Dùng ví dụ, minh họa: Sử dụng đinh để minh hoạ thuyết trình “Cấu trúc thuyết trình” - Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ để - Các câu/ tình gây sốc Diễn giả đưa câu nói tình ngược lại với vấn đề thính giả quan tâm để gây ý - Số thống kê, câu hỏi trích dẫn Hãy thổi hồn vào số khơ khan ta thu hút ý thính giả - Ta nói lên cảm tưởng thân bắt đầu thuyết trình để có đồng cảm thính giả Cịn nhiều cách khác mà sáng tạo đơn giản việc kết hợp nhiều cách lại với Tóm lại “Thính giả chưa nghe đừng nói” nắm giữ vũ khí mạnh điều khiển đám đông đưa tất hội trường Giới thiệu khái quát mục tiêu nội dung chính: Sau có ý thính giả, điều cần làm cho họ biết mục đích thuyết trình gì, họ nhận từ Mục tiêu thuyết trình khơng rõ ràng khó thành công Diễn giả cần phải giới thiệu khái quát nội dung lịch trình làm việc Điều giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt nội dung thuyết trình Sau vài ví dụ câu khái qt vấn đề: Mục đích thuyết trình giúp bạn trẻ xác định mục tiêu cho để thành cơng sống Bài thuyết trình gồm phần: Phần 1: Tại phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân đặt mục tiêu Bài thuyết trình tơi nhằm mục đích thuyết phục anh chị áp dụng biện pháp cải thiện tình hình cơng ty Nội dung gồm phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí Phần thân Lựa chọn nội dung quan trọng: Một lỗi thường gặp nhà thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Điều xảy hai nguyên nhân bản: Thứ không xác định đâu thơng tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu cần biết nên biết Thứ hai sợ thính giả khơng hiểu nói “Đa thư loạn tâm”.Nếu ta đưa q nhiều nội dung vào thuyết trình gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí khơng nhớ Vậy phần thân cần thiết xác định đâu thông tin quan trọng bắt buộc ta phải trusyền đạt, đâu thông tin cần truyền đạt cuối đâu thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, vào thời gian cho phép ta xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc đến cần cuối thông tin nên biết Thách thức lớn người thuyết trình “giới hạn điểm chính” Chia thành phần dễ tiếp thu Một thuyết trình thơng thường chia làm – phần Các phần xếp với theo trật tự lơgíc định Lơgíc theo trình tự thời gian, theo quan hệ nguyên nhân – kết Lựa chọn thời gian cho nội dung Sau phân chia thành phần điều cần thiết phải lựa chọn thời gian cho nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác thuyết trình ngắn gọn tăng mức độ tập trung Phần kết luận “Lời nói gió bay” – biệt văn nói văn viết Vì thuyết trình ln phải có kết luận Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe tập trung nên khơng tiếp thu tồn thơng tin mà ta thuyết trình Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại ý ta trình bày kết luận thơng điệp cuối ta gửi đến thính giả Với thơng điệp cối lõi này, thính giả liên tưởng đến toàn phần nội dung thuyết trình Thơng báo trước kết thúc Việc thơng báo thể cụm từ như: Tóm lại ; Để kết thúc, tơi tóm tắt lại ; Trước chia tay, tơi xin tóm tắt lại trình bày Việc thơng báo cịn giúp thính giá chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thơng tin cốt lõi Tóm tắt điểm Theo nghiên cứu thính giả khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung ý người nghe cao Vì ta tóm tắt lại điểm giúp thính giả nhớ khái quát lâu nội dung ta thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục kèm ý cần nhấn mạnh Thách thức kêu gọi Mục đích cuối thuyết trình thuyết phục người khác làm theo Vì phần kết luận phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động Đây phần quan trọng buổi thuyết trình, lần ta nhấn mạnhlại thơng điệp muốn truyền đạt tới thính giả cam kết để thực thơng điệp “Làm cho người nghe đồng ý, đưa người nghe tới hành động” Trong phần ta dùng số động từ mạnh để hô hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng kêu gọi cam kết hành động cụ thể vỗ tay, giơ tay biểu thực ví dụ đóng góp từ thiện Và KHƠNG nên có câu "Trong lúc tang gia bối rối có điều sơ suất xin lượng thứ " làm khơng khí trở nên ảm đạm, nhạt nhòa, thiếu tự tin ... sang trạng thái lắng nghe Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với... khoảng thời gian q dài khơng khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian q ngắn khơng khác lấy đinh đóng thuyền đóng guốc Vậy yêu cầu... hợp, nội dung phù hợp với người nghe Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ khơng thể kết dính chặt chẽ vào đinh khơng có mũ Vậy người nghe nhớ nội dung thuyết trình khơng có kết