Phân tích các đặc điểm giao tiếp nhóm

PHAMJ THUH TUS ANH JFKHSKERNEJHCFNEJRHEJRHENFBJKSAFNPhân tích đặc điểm giao tiếp nhóm (giao chiều dọc, chiều ngang) (Tú Anh) I Giao tiếp người lãnh đạo nhân viên (cấp với cấp dưới) nhóm làm việc( giao chiều dọc) Mối quan hệ cấp với cấp 1.1 Quan niệm cấp – cấp Quan niệm cấp – cấp tùy thuộc văn hóa quốc gia/ quốc tịch của, nhóm làm việc - Quan niệm cấp – cấp nhóm làm việc nước ngồi Ở nhóm làm việc có yếu tố nước ngồi: cách thức ứng xử cấp mang ảnh hưởng (văn hố) quốc tịch người đứng đầu cơng ty Ví dụ: Tại cơng ty liên doanh mà phía Nhật Bản làm Tổng Giám đốc (TGĐ), khoảng cách cấp – cấp nhấn mạnh rõ ràng hơn: nhân viên gọi TGĐ “Sir” (Ngài), dùng “Yes, Sir” thay “Yes” Tại nhóm làm việc (phi phủ) có quốc tịch Anh, khoảng cách (xã hội) cấp cấp khơng có Nếu tên đầy đủ “Sếp” John Smith, thay phải gọi Mr Smith, nhân viên gọi tên “Sếp” John - Ở nhóm làm việc Việt Nam, mối quan hệ cấp – cấp phụ thuộc nhiềuvào loại hình nhóm làm việc địa vị cá nhân người đứng đầu, Tổng Giám đốc (TGĐ) hay nhà quản lý cao Ví dụ: Một Tổng Giám đốc làm việc theo hợp đồng ký với Hội đồng quản trị có cách thức ứng xử thân thiện với cấp dưới, khác với trường hợp thành viên Hội đồng quản trị kiêm TGĐ (Ảnh hưởng “vấn đề sở hữu”) Thân TGĐ như: đào tạo, tu nghiệp trường ra, từ nước nào, ảnh hưởng đến cách xác lập vị cấp quan hệ cấp – cấp 1.2 Giao tiếp cấp với cấp Giao tiếp cấp với cấp bao gồm: - Xây dựng, định hướng mục tiêu - Tổ chức thực mục tiêu, quy chế - Thông tin - Giám sát, động viên - Phát triển tổ chức, cá nhân * Đặc điểm thông điệp từ xuống - Một người giữ vị trí cao nhóm làm việc kiến thức phải rộng tổng thể nhóm làm việc mục đích - Các thơng điệp có khuynh hướng mở rộng xuống cấp dưới, xuất phát từ nỗ lực ngăn khơng để thơng tin bị bóp méo (do giải thích cấp dưới, thơng điệp truyền miệng bị biến dạng nhiều so với thông điệp văn -> văn chính, văn triển khai….) 1.Xây dựng tổ chức o Chính sách tuyển dụng cần rõ ràng , bổ nhiệm cơng khai, bình đẳng, cạnh tranh, dùng người, chỗ o Nội dung thông báo tuyển dụng phải luật tránh phân biệt đối xử o Thảo luận phận trước kế hoạch tuyển dụng, cần đồng thuận trước thông báo tuyển dụng người o Thuyết phục phương pháp ơn hịa, khách quan, tơn trọng lời hứa cam kết Xây dựng quy chế thưởng phạt công khai, minh bạch Người lãnh đạo cần phải có phê bình, khiển trách, có khen thưởng * Các bước tiến hành khiển trách 1.Nhấn mạnh ưu điểm đóng góp cá nhân Khuyết điểm tại, mức độ ảnh hưởng Củng cô mặt tích cực có 4.Tạo niềm tin phát triên * Biết khen sử dụng nghệ thuật khen - Sử dụng lời khen có hiệu có tác dụng khơi dậy tinh thần làm việc nhân viên - Nghệ thuật khen kết hợp nhuần nhuyễn yếu tố: Thời điểm, cách thức, địa điểm, lý khen, khen ai, đặc biệt mức độ khen - Khen nhân viên phải làm cho người nhận thấy quan trọng họ đồng nghiệp khác * Lời khen trước tập thể -> đánh giá mức độ thành công công việc đối tượng, vinh danh, tự hào, nâng cao tự tin, xây dựng gương, phát triển cá nhân o Nên khen thông qua tiếp xúc cơng việc hàng ngày nhóm hay trực tiếp o Nếu khen qua email gửi cho nhân viên nên “đồng gửi” cho nhân viên liên quan khác o Trong lời khen nên đánh giá hợp tác, hậu thuẫn, tạo điều kiện nhân viên liên quan khác thành công nhân viên cụ thể o Đề xuất với cấp cần thiết khen thưởng (đột xuất) thức cấp độ cao o Nếu điều kiện cho phép, cấp nên có hình thức khen thưởng, động viên khơng thức dạng ngoại giao *Thuyết phục nhân viên quyền Khi đưa mệnh lệnh, yêu cầu khiến cho nhân viên quyền tuân theo với thái độ chấp nhận vui vẻ Như vậy, địi hỏi người quản lý phải có kỹ giao tiếp, am hiểu tâm lý người * Sự gương mẫu cấp lĩnh vực công việc, thực quy định nhóm làm việc o Nêu gương cách thức ăn mặc, giao tiếp, ứng xử o Thể gắn bó, tâm huyết với tầm nhìn giá trị cốt lõi nhóm làm việc; người đem đến chia sẻ với cấp nhiệt huyết mục tiêu chiến lược nhóm làm việc, nhóm làm việc o Là chỗ dựa tinh thần cấp việc phấn đấu để đạt thành công tương lai o Hướng dẫn nhân viên công việc o Ủy quyền, trao quyền cho nhân viên hội đủ điều kiện Tin tưởng nhân viên trao quyền o Hiểu hồn cảnh gia đình, học vấn, xuất thân nhân viên Tuy nhiên không cần thiết phải nắm kỹ đời tư nhân viên (vì ảnh hưởng đến tự cá nhân) o Nắm kế hoạch phát triển cá nhân nhân viên (thông qua hệ thống quản lý thực công việc kết hợp giao lưu xã giao) o Công đối xử với nhân viên khác o Giải thích điểm đặc biệt thực quy định * Nhận thức công (sự phân phối phần thưởng tương xứng với đóng góp mình): cá nhân khẳng định có lực hơn, họ đánh giá cao giá trị họ, cảm thấy chưa đủ lợi ích nhận -> bất mãn (Ross cộng sự, 1991) Cách xác định công không văn hóa khác *Kỹ lắng nghe Biết lắng nghe việc tiếp nhận thông tin từ nhân viên O Khuyến khích nhân viên góp ý (trực tiếp, hay dạng phiếu không cần ghi tên, hay thông qua ý kiến gửi tới quản lý cấp trên) o Có phản hồi tích cực với nhân viên góp ý Q trình xử lý thơng tin thường bắt đầu tiếp nhận thông tin thông qua lắng nghe o Có kế hoạch khắc phục thích hợp phản hồi thơng tin tích cực 3.Phát triển tổ chức, cá nhân * THÚC ĐẨY CÁC ĐỘNG LỰC Khích lệ, động viên, tạo mơi trường thiện, thoải mái * MÔI TRƯỜNG GIAO TiẾP - Lắng nghe tốt giúp cá nhân nắm rõ mục tiêu, kế hoạch cơng việc nguồn lực sử dụng - Cung cấp thơng tin rõ ràng cho nhóm, họ biết xác - Các ý tưởng tích cực bạn, cá nhân xác định hướng - Trao đổi thông tin tốt tạo môi trường thân thiện thoải mái nhóm * Các nguyên tắc thúc đẩy - Chìa khóa cho việc thúc đẩy hầu hết nhân viên cung cấp cho họ phần thưởng : công việc thú vị thách thức, thu nhập, hội thành đạt tiến đến trách nhiệm cao - Phát triển vai trò thành viên - Phát huy hết lực, sức mạnh thân thành viên nhóm THƠNG TIN HiỆU QuẢ - Trao đổi thông tin qua điện thoại, fax, thư điện tử - Nói chuyện trực tiếp, ngồi gần bàn bạc - Tạo cho tồn nhóm mơi trường thân thiện để cộng tác, hợp lực, giúp đỡ - Khi nhận phản hồi ý kiến cấp cần: + Cởi mở đón nhận nhứng ý kiến phản hồi cách thức hiệu cơng việc nhóm trưởng + Hãy hỏi để biết thông tin cụ thể + Sẵn sàng đón nhận ý kiến phản hồi khác tích cực lẫn tiêu cực +Tránh để người phản hồi thiên cảm xúc + Cảm ơn người đưa ý kiên phản hồi dù ý kiến tích cực hay tiêu cực Giao tiếp kiểm tra, giám sát - Tìm hiểu kết cơng việc, thuận lợi khó khăn mà họ đối mặt -> giúp đỡ thành viên liên tục cải thiện thân, - Chia sẻ quan sát động viên tiến tích cực - Hãy hỏi để biết thông tin cụ thể - Xác định chi tiết cần điều chỉnh kế hoạch hành động - Hỏi xem ứng xử nhóm có tác dụng điều cần phải điều chỉnh hay cải thiện Mối quan hệ cấp với cấp nhóm làm việc 1.Quan niệm mối quan hệ cấp – cấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố: - Quốc tịch nhóm làm việc, nhóm làm việc (Việt Nam, Anh, Mỹ, Nhật…) - Loại hình nhóm làm việc, nhóm làm việc (như nhóm làm việc nhà nước, nước ngoài, liên doanh, tư nhân…) - Cá nhân người lãnh đạo cấp cao (là chủ sở hữu người bổ nhiệm,thuê điều hành, quản lý) - Mối quan hệ, thân người lãnh đạo: Tổng giám đốc (TGĐ) người ký hợp đồng làm thuê với hội đồng quản trị giám đốc phận lại cổ đông nằm hội đồng quản trị (HĐQT) *Đặc điểm thông điệp từ lên - Là phản hồi lại đề nghị thị hành động cấp - Báo cáo vừa lịng cấp trên, thơng điệp khơng xác - Giao tiếp dựa vào lịng tin cấp - Thơng điệp thường mối đe dọa cấp dưới, có nguy bị trù dập họ nói thật tất việc Những điều cấp nên ứng xử *Hiểu vai trò cấp - Chức - Địa vị - Dự đốn trơng đợi họ bạn công việc *Biết cách thể vai trị - Thơng tin trách nhiệm, kỹ phù hợp công việc - Sẵn sàng, nhiệt tình với cơng việc mục tiêu chung.Trao đổi nâng cao hiểu biết,hiệu công việc, sau lv *Tạo đồng nhóm - Tham gia họp-> liên kết hiểu biết đồng cảm - Gặp định kì theo tiến độ cơng việc - Tìm thời điểm tiếp xúc hợp lí -Thơng tin xoay quanh mục tiêu chung *Tạo tinh thần hợp tác - Tìm hiểu: cơng việc nhóm, mối quan hệ, phối hợp, vai trị chức danh liên quan - Đề xuất hướng giải công việc - Hỗ trợ, giúp đỡ đồng nghiệp cấp lĩnh vực “chuyên gia” 3.Cần ý điểm sau giao tiếp với cấp - Nghiên cứu chặt chẽ mối quan hệ đẳng cấp Mỗi nhóm làm việc nhóm làm việc theo cấp bậc yêu cầu người tuân theo - Cần phản hồi thường xuyên kết cơng việc - Hãy tiếp nhận lời phê bình cách vơ tư - Hãy quý trọng thời gian họ Khi cần báo cáo, làm việc với họ nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể - Hãy cư xử cách khéo léo, khơng nói xấu, chê bai lãnh đạo sau lưng - Hãy học hỏi phong cách kinh nghiệm tốt họ II.Mối quan hệ đồng nghiệp (giao chiều ngang) Quan niệm quan hệ đồng nghiệp Mối quan hệ đồng nghiệp chịu định hướng ảnh hưởng nhiều yếu tố: - Quốc tịch nhóm làm việc (Việt Nam, Anh, Mỹ, Nhật…) - Loại hình nhóm làm việc (như nhóm làm việc Nhà nước, nước ngồi, liên doanh, tư nhân…) Đặc biệt, khác loại hợp đồng yếu tố tác động lớn, có người hưởng biên chế, có người làm theo hợp đồng mùa vụ hay hợp đồng có thời hạn (chế độ đãi ngộ khác nhau) - Phong cách cá nhân *Đây giao hàng ngang, quan hệ phận cấp, giữ chức phối hợp nhóm làm việc Đặc điểm giao hàng ngang - Giao tiếp thức khơng thức - Củng cố tinh thần thúc đẩy việc thực cơng việc nhóm làm việc - Các phận phối hợp hoạt động để thực mục tiêu nhóm làm việc Giao tiếp có văn hóa theo hàng ngang * Cởi mở trước ý tưởng ->Sức mạnh thật nhóm - Cố gắng hiểu tơn trọng quan điểm khác thành viên nhóm trình bày - Không vội vã gạt bỏ ý tưởng mới, đóng vai người biết hồi nghi để u cầu liệu lập luận hợp lý từ thành viên * Cởi mở trước cách làm việc khác - Tiếp cận phong cách làm việc thái độ tích cực - Cởi mở với cách giải nhiệm vụ khác nhóm để tìm cách làm việc tốt * Cư xử lịch thiệp - Thân thiện, chân thành,giúp đỡ lẫn - Chia sẻ kinh nghiệm thân - Cùng đóng góp vào xây dựng đội, nhóm - Khơng trích gay gắt với đồng nghiệp - Giải xung đột theo thiện chí - Niềm nở, ân cần, sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp - Ghi nhận giúp đỡ đồng nghiệp ... Phong cách cá nhân *Đây giao hàng ngang, quan hệ phận cấp, giữ chức phối hợp nhóm làm việc Đặc điểm giao hàng ngang - Giao tiếp thức khơng thức - Củng cố tinh thần thúc đẩy việc thực cơng việc nhóm. .. ý điểm sau giao tiếp với cấp - Nghiên cứu chặt chẽ mối quan hệ đẳng cấp Mỗi nhóm làm việc nhóm làm việc theo cấp bậc yêu cầu người tuân theo - Cần phản hồi thường xuyên kết công việc - Hãy tiếp. ..1.2 Giao tiếp cấp với cấp Giao tiếp cấp với cấp bao gồm: - Xây dựng, định hướng mục tiêu - Tổ chức thực mục tiêu, quy chế - Thông tin - Giám sát, động viên - Phát triển tổ chức, cá nhân * Đặc điểm