Áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

Một cuộc cách mạng về thế giới số đang diễn ra, và lần này nước ta cũng không đứng ngoài cuộc. Cuộc cách mạng lần thứ tư sẽ là cơ hội và thách thức, đòi hỏi mọi ngành nghề, mỗi con người cần thay đổi liên tục để thích nghi. Trong đó nghề công chứng và hoạt động của công chứng viên trong hoạt động công chứng sẽ còn tiếp tục được thay đổi khi Nhà nước ban hành nhiều chính sách khuyến khích việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ quản lý mọi lĩnh vực, nhằm mục đích nâng cao việc phục vụ cho đời sống nhân dân cả nước. Vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng tại Việt Nam hiện nay diễn ra như thế nào? Những hạn chế nào còn tồn tại, nguyên nhân do đâu, và giải pháp thế nào? Bài viết này sẽ giải quyết một số vấn đề nêu trên.

HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC - BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ NGHỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng - Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Họ tên: Nông Văn Thành Sinh ngày 21 tháng 10 năm 1994 Số báo danh: 221 Lớp: CC24.1D (D1) Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2021 MỤC LỤC I MỞ ĐẦU II NỘI DUNG 1 LÝ LUẬN THỰC TIỄN 2.1 NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC 2.2 NHỮNG MẶT HẠN CHẾ 2.3 TÌNH HUỐNG MINH HỌA .7 NGUYÊN NHÂN, GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ - ĐỀ XUẤT 3.1 NGUYÊN NHÂN 3.2 GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ - ĐỀ XUẤT III KẾT LUẬN .11 IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 12 I MỞ ĐẦU Một cách mạng giới số diễn ra, lần nước ta khơng đứng ngồi Cuộc cách mạng lần thứ tư hội thách thức, đòi hỏi ngành nghề, người cần thay đổi liên tục để thích nghi Trong nghề công chứng hoạt động công chứng viên hoạt động cơng chứng cịn tiếp tục thay đổi Nhà nước ban hành nhiều sách khuyến khích việc áp dụng cơng nghệ thơng tin vào phục vụ quản lý lĩnh vực, nhằm mục đích nâng cao việc phục vụ cho đời sống nhân dân nước Vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Việt Nam diễn nào? Những hạn chế tồn tại, nguyên nhân đâu, giải pháp nào? Bài viết giải số vấn đề nêu Để tìm hiểu câu trả lời cho câu hỏi trên, tác giả lựa chọn đề tài số danh mục đề tài báo cáo môn học Kỹ chung công chứng Khoa Đào tạo Công chứng viên Chức danh khác Học viện Tư pháp cho thi kết thúc mơn học mình: “Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng - Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng.” II NỘI DUNG LÝ LUẬN Khái niệm “Cơng nghệ thơng tin” gì: Thuật ngữ “Công nghệ thông tin” xuất lần đầu vào năm 1958 viết xuất tạp chí Harvard Business Review “Công nghệ thông tin”, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology IT) nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải thu thập thông tin Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin hiểu định nghĩa Nghị Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kĩ thuật đại – chủ yếu kĩ thuật máy tính viễn thông – nhằm tổ chức khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài ngun thơng tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội” Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số.” “Ứng dụng công nghệ thông tin” hoạt động mang tính chiến lược, kế hoạch mang tính tổng thể, liên quan đến nhiều đối tượng hay vài kỹ riêng lẻ cá nhân thực Cho đến thời điểm nay, hoạt động công chứng diễn tổ chức hành nghề công chứng, nhu cầu dịch vụ công chứng liên tục không bị gián đoạn hoàn cảnh dịch bệnh Covid-19 dẫn đến việc phải thực bước chuyển để bắt kịp nhu cầu hồn tồn xuất phát từ thực tiễn cơng dân, truy cập, thuận tiện, khơng bị gián đoạn chủ đề thời kỳ này, mà thay đổi mạnh mẽ để đón đầu hội giải thách thức thời đại “Cách mạng công nghiệp 4.0” (cuộc cách mạng tập trung vào kỹ thuật số) Vai trò công nghệ thông tin sống người:  Từ năm 1784, Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ diễn ra, với việc phát minh động nước, người ứng dụng phát minh vào ngành dệt may, khí, giao thơng vận tải  Từ năm 1870, Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ hai diễn ra, lần này, với việc phát minh động chạy điện, sống văn minh hơn, suất lao động cao trở thành thực  Từ năm 1969, Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ ba diễn ra, với việc phát minh bóng bán dẫn, thiết bị điện tử, thành đạt thời kỳ máy tính cá nhân, mạng internet, mạng xã hội  Từ năm 2000 nay, Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư lan tỏa ngày mạnh mẽ, ngành khoa học đời Internet vạn vật (IoT), tương tác thực ảo (AR), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), phân tích liệu lớn, điện tốn đám mây … làm thay đổi toàn giới thực thành giới số Thơng tin yếu tố định cho phát triển cách mạng diễn lần Đây hội cho ngành công chứng Việt Nam thực đổi cách thức hoạt động, chiến lược phát triển mặt lâu dài để bắt kịp với nước giới Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng: Xuất phát từ nhu cầu thực tế công chứng viên hoạt động công chứng, thấy công nghệ thông tin có vai trị cơng cụ hỗ trợ cho tồn quy trình từ tiếp nhận đến trả hồ sơ, cụ thể việc ứng dụng vào nhu cầu sau:     Tiếp nhận liệu, hồ sơ xác thực thông tin hồ sơ với quan có liên quan (Tòa án, ngân hàng, bảo hiểm, thuế, quan cảnh sát, văn phòng đăng ký đất đai, …) Truyền nhận liệu tổ chức hiệp hội hành nghề công chứng Chuẩn bị dự thảo số giấy tờ, hợp đồng cho loại giao dịch cụ thể (mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, di chúc ) Lưu trữ liệu (lưu trữ liệu lên máy chủ bên thứ ba nước hay nước ngồi giai đoạn đầu, lâu dài để tự chủ cần nghiên cứu thêm công nghệ blockchain – chuỗi khối để nâng cao tính bảo mật liệu điện tử.)   Tìm kiếm thơng tin vấn đề hết hạn, hạn, vô hiệu, trùng lặp để hạn chế giao dịch diễn nhiều lần phổ biến Quản lý sổ sách kế tốn, thơng tin khách hàng, nhân làm việc văn phịng cơng chứng, … Tình hình ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng Việt Nam sao? mức độ nào? Luật Công nghệ thông tin 2006, Điều quy định sách Nhà nước ứng dụng phát triển CNTT sau: “1 Ưu tiên ứng dụng phát triển công nghệ thông tin chiến lược phát triển kinh tế – xã hội nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Tạo điều kiện để tổ chức, cá nhân hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh; thúc đẩy công nghiệp công nghệ thông tin phát triển thành ngành kinh tế trọng điểm, đáp ứng nhu cầu thị trường nội địa xuất Khuyến khích đầu tư cho lĩnh vực công nghệ thông tin Ưu tiên dành khoản ngân sách nhà nước để ứng dụng công nghệ thông tin số lĩnh vực thiết yếu, tạo lập công nghiệp công nghệ thông tin phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin Tạo điều kiện thuận lợi để phát triển sở hạ tầng thơng tin quốc gia Có sách ưu đãi để tổ chức, cá nhân có hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nông nghiệp; nông thôn, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo; người dân tộc thiểu số, người tàn tật, người có hồn cảnh khó khăn Bảo đảm quyền lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân ứng dụng phát triển công nghệ thông tin Tăng cường giao lưu hợp tác quốc tế; khuyến khích hợp tác với tổ chức, cá nhân Việt Nam nước lĩnh vực cơng nghệ thơng tin.” Có thể thấy nhiều nội dung khuyến khích ứng dụng CNTT, Luật Cơng chứng 2006 khơng có nội dung liên quan đến việc ứng dụng thông tin Mặc dù vậy, từ sau Luật Công chứng 2006 có hiệu lực sở hỗ trợ nước ngoài, Bộ Tư pháp triển khai ứng dụng thử nghiệm phần mềm cho số tổ chức hành nghề công chứng (phần mềm Master) Tuy nhiên, với hạ tầng cơng nghệ thơng tin lúc đó, phần mềm gần hoạt động đơn lẻ chưa có khả kết nối chia sẻ liệu Nó bộc lộ nhiều hạn chế viết tảng công nghệ cũ Tại Hà Nội, Hải Phịng, Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Tư pháp nhận thấy cần thiết phải xây dựng sở liệu phục vụ cho hoạt động công chứng để giải số vấn đề cấp bách nhất, hạn chế tình trạng tài sản bị giao dịch nhiều lần, tài sản bị ngăn chặn giao dịch công chứng, đồng thời cần có cơng cụ để hỗ trợ phục vụ cơng tác quản lý, hệ thống liệu thông tin tài sản bị ngăn chặn thông tin công chứng bước đầu tạo lập Tại Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, sở liệu xây dựng môi trường mạng diện rộng với tảng web, cho phép tổ chức hành nghề công chứng trực tiếp khai thác quản lý giám sát Sở Tư pháp Ở Hải Phịng việc tiến hành thủ công, tổ chức hành nghề công chứng không trực tiếp khai thác mà phải thông qua Sở Tư pháp hình thức yêu cầu văn bản.1 Hiện Việt Nam, công nghệ thông tin ứng dụng vào hoạt động công chứng diễn mức cịn đơn giản, chưa có chiến lược phát triển lâu dài Các ứng dụng công nghệ thông tin nước ta bao gồm: (i) Tiếp nhận liệu khách hàng, thông báo, trao đổi với khách hàng qua email phần mềm; (ii) Soạn thảo in tài liệu MS Office; (iii) Tìm kiếm thơng tin: thơng tin ngăn chặn, văn pháp luật, mẫu dấu, chữ ký, hồ sơ lưu trữ, …; (iv) Lưu trữ thông tin: sổ lưu trữ, sổ cơng chứng/chứng thực, sổ cơng văn, thư tín; (v) Quản lý thu chi, tiền lương, quản lý nhân sự, … Trong lần sửa đổi Luật Công chứng tới, tác giả hi vọng biết phần lớn quy trình thủ tục công chứng thực từ xa, có khái niệm đời, “công chứng từ xa”, để phục vụ nhu cầu xã hội Đây hội công chứng nước nhà, hội để “hiện đại hóa” Và vị cơng chứng viên định phải thể rõ ràng hơn, quyền tự hình thức tiến hành hoạt động cơng chứng để đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp bên Và để sử dụng dịch vụ công chứng tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân phải thể ý chí phương tiện chữ ký điện tử (đã cấp phép) THỰC TIỄN 2.1 NHỮNG MẶT ĐẠT ĐƯỢC Chúng ta có phần mềm Cơng chứng Uchi sử dụng nhiều tỉnh thành trọng điểm, cụ thể có 17 Sở Tư pháp nước có sử dụng phần mềm này, có Sở Tư pháp Hà Nội, Đà Nẵng, Lạng Sơn, Bắc Giang, Bà Rịa – Vũng Tàu …; tương lai gần, ngày có thêm tham gia quan nhà nước vào việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Nhu cầu tra cứu thông tin liên quan đến tài sản, nhân thân khơng đến từ phía tổ chức hành nghề công chứng, quan nhà nước, cấp phường, xã mà cịn phải tính đến việc có tham gia cung cấp thông tin người dân Hiện mặt đạt phần mềm tra cứu quản lý thông tin liên quan đến hồ sơ công chứng; tổ chức hành nghề công chứng tham gia vào mơ hình kết nối chặt chẽ có tham gia nhiều tổ chức khác Điều https://daoduyan.com/2020/03/ung-dung-cong-nghe-thong-tin-trong-hoat-dong-cong-chung/ phản ánh nỗ lực không nhỏ nhiều cá nhân, tổ chức khác liên kết lại để xây dựng sở liệu lớn hoàn thiện cho tương lai Tại tỉnh thành có sở liệu riêng, đến thời điểm thuận lợi tương lai, hợp sở liệu cấp quốc gia Bên cạnh Thành phố Hồ Chí Minh nơi có nhu cầu cơng chứng cao nên có sử dụng phần mềm CeNM hoạt động cơng chứng Hơn nữa, cịn có phần mềm cơng chứng khác đáp ứng nhu cầu cá nhân công chứng viên, ngồi cần tính tới vấn đề chi phí cho phần mềm để cập nhật; phần mềm là: Dotary, VSD, H2-QLCC, Project Software, Doceye, Faceworks, 3H Trong bối cảnh xã hội hóa hoạt động cơng chứng mạnh mẽ việc phát triển nhiều phần mềm để phục vụ cho ngành cụ thể điều hoàn toàn cần thiết phù hợp với phát triển chung, điều thúc đẩy nhà phát triển phần mềm tìm cách thức quản lý hiệu hồ sơ công chứng dạng liệu điện tử Đối với công dân thực việc tra cứu thơng tin ngăn chặn tài sản, cá nhân, tổ chức trang “Cổng dịch vụ Công chứng trang thông tin cung cấp cho cơng dân” (https://congchungonline.vn/) Tuy nhiên trang cung cấp thông tin sơ chưa đầy đủ, chủ yếu cung cấp thông tin thủ tục công chứng, thông tin tổ chức hành nghề công chứng địa bàn địa phương, cịn việc tra cứu thơng tin ngăn chặn có lẽ q trình tiếp tục hồn thiện (tác giả thực việc tra cứu khơng có nhiều thông tin mong đợi, việc chọn tỉnh / thành phố lên thành phố Đà Nẵng chưa có thêm địa phương khác) Nhưng nói việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin để cung cấp thông tin ngăn chặn tài sản cho công dân nước thể có ý tưởng hồn thiện ý tưởng Như hình dung rằng, cơng dân thực thêm thao tác trước thực giao dịch tổ chức hành nghề công chứng, điều trực tiếp hạn chế rủi ro pháp lý cho công dân, gián tiếp đảm bảo an tồn cho cơng chứng viên hành nghề Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng, thành quy trình cơng chứng trở nên chặt chẽ, có liên kết với quan liên quan, chuyên nghiệp, hiệu quả, bảo mật, tiết kiệm thời gian cho cá nhân có nhu cầu cần cơng chứng Các điều cho thấy viễn ảnh đáng mong đợi Cơng chứng viên có thời gian để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, xử lý nhiều hồ sơ khoảng thời gian ngắn, chi phí in ấn cứng giảm xuống đáng kể mà công chứng viên xem sửa đổi trực tiếp mềm Không thế, ứng dụng công nghệ thông tin để kịp thời cập nhật trường hợp ngăn chặn giao dịch, giả mạo người, giả mạo giấy tờ, lừa đảo … cịn góp phần minh bạch hoạt động công chứng làm giảm hoạt động tiêu cực, nâng cao uy tín vị nghề cơng chứng 2.2 NHỮNG MẶT HẠN CHẾ Cần có thống chung sở liệu quốc gia cơng chứng, phần mềm có nhiều với giao diện tính khác nhau, cần thiết có sở liệu thời gian tới từ toàn tổ chức hành nghề công chứng để thống khai thác chung nước Điều chưa làm chưa đủ lực nhiều mặt khác kỹ thuật, ngân sách, nhu cầu Việt Nam chưa phải quốc gia mạnh cơng chứng điện tử hai lý do: (i) Công chứng viên chưa sử dụng chữ ký điện tử, dấu điện tử để ký văn bản; (ii) Quy trình, bước công chứng chưa thực trực tuyến mà phải thực theo phương thức truyền thống Hai nguyên nhân góp phần lớn vào chậm phát triển công chứng điện tử đứng góc nhìn so sánh với nước Pháp, Nhật, Hàn Quốc, Trung Quốc, … Như chậm nước việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Nếu tình tiết, kiện sở liệu khác với tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch cơng chứng liệu Tịa án có cơng nhận chứng không cần phải chứng minh theo Điều Luật Công chứng 2014 hay khơng? Đây câu hỏi cịn bỏ ngỏ cần bổ sung vào quy định pháp luật cơng chứng Và cịn trường hợp văn công chứng mềm (dạng điện tử) văn công chứng cứng (dạng giấy tờ) liệu có giá trị pháp lý giao dịch trực tuyến ngày tăng trưởng mạnh mẽ Để đưa nhận định văn bản, thơng tin dạng điện tử có giá trị pháp lý đến mức độ trước tiên cần phải xử lý thật tốt “khâu đầu vào” văn này, thứ chặt chẽ từ đầu dễ dàng cho khâu quản lý sau Để làm việc đòi hỏi phối hợp chặt chẽ tổ chức hành nghề công chứng với quan đăng ký đất đai, thuế, tài nguyên – môi trường, … Và phối hợp dừng lại mức độ định Chúng ta chưa có quy định pháp luật cho việc thực công nhận công chứng điện tử, khoản Điều Luật Công chứng 2014 thể rõ vậy, “Công chứng viên … chứng nhận … giấy tờ, văn bản” chưa cụ thể văn dạng điện tử Công chứng thủ tục giai đoạn mở đầu làm bước tiền đề cho thủ tục quan liên quan khác, mà ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng phải tính việc hồn thiện thủ tục hồ sơ điện tử quan liên quan Để xây dựng sở liệu công chứng chứa đựng thông tin nguồn gốc tài sản theo Điều 62 Luật Công chứng 2014 khơng phải việc dễ dàng Đó lý mà xây dựng liệu để chia sẻ lưu trữ thơi, cịn việc tính tốn để kho liệu phục vụ cho quy trình, thủ tục cơng chứng điện tử cịn bị bỏ ngỏ Điểm hạn chế đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng đến giai đoạn phát triển phần mềm mang tính hỗ trợ cho quy trình, thủ tục cơng chứng truyền thống 2.3 TÌNH HUỐNG MINH HỌA Tình huống: Giả mạo giấy tờ nhân thân hoạt động công chứng, tra cứu phần mềm thông tin biện pháp ngăn chặn Anh A đóng giả chủ đất để thực bán lại mảnh đất Đà Nẵng với giá tỷ đồng cho Anh B Để khiến cho anh B tin tưởng mình, anh A có nhờ anh C đóng giả mình, văn phịng cơng chứng X Hà Nội yêu cầu công chứng hợp đồng ủy quyền cho anh A thực việc chuyển nhượng mảnh đất nêu Thư ký cơng chứng viên văn phịng cơng chứng X tiếp nhận giấy tờ sau: chứng minh thư nhân dân anh C (đã làm giả) giấy tờ sau anh A: cơng chứng sổ đỏ (bản thật), giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, sổ hộ khẩu, chứng minh thư nhân dân mang tên anh A (đã làm giả) Công chứng viên D văn phịng cơng chứng X sau nhận giấy tờ từ thư ký mình, với kinh nghiệm nhiều năm trách nhiệm cao nghề, thực việc xem xét kỹ lưỡng giấy tờ Chứng minh thư nhân dân làm giả với công nghệ tinh vi nên công chứng viên D phát Công chứng viên D thực việc đăng nhập vào phần mềm công chứng Uchi văn phịng, thực việc nhập thơng tin tài sản giao dịch mảnh đất Công chứng viên D phát mảnh đất bị Chi cục thi hành án dân gửi yêu cầu ngăn chặn phần mềm từ hai năm trước Do chưa có thơng tin giải tỏa, cơng chứng viên D hẹn anh C cung cấp thêm Giấy xác nhận nhân thời điểm cấp sổ đỏ từ Cơ quan cơng an đến văn phịng cơng chứng X hoàn tất số thủ tục Anh C tuần sau đem theo Giấy xác nhận nhân (đã làm giả) tới văn phịng cơng chứng X, công chứng viên D hỏi số câu hỏi nguồn gốc mảnh đất, thời gian cư trú anh C Đà Nẵng anh C trả lời ấp úng không tự tin, dáng vẻ dè dặt Công chứng viên D nhắc tới việc cần xác minh thêm thông tin từ phía quan cơng an chứng minh thư nhân dân anh C anh A, sau nghe xong anh C đứng dậy xin phép từ chối tiếp tục công chứng lấy lại giấy tờ nộp NGUYÊN NHÂN, GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ - ĐỀ XUẤT Các giải pháp phần mềm hữu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng q trình chuyển đổi cần có định hướng tham khảo từ nhiều đơn vị công chứng nước Trong bối cảnh ngày có nhiều nhu cầu công chứng từ người Việt nước tài sản Việt Nam, vấn nạn lợi dụng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tham gia giao dịch nhiều lần tổ chức công chứng, đơn vị thực chứng thực việc đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin cấp bách bối cảnh Vậy đâu nguyên nhân dẫn đến hạn chế tồn trên? 3.1 NGUYÊN NHÂN Về vấn đề nhận thức, cịn có đơn vị chưa nhận thức vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng, nên dẫn tới thiếu liên kết để phối hợp thực cho có quy trình cơng chứng hiệu quả; hạ tầng kỹ thuật, hệ thống mạng máy tính, trang thiết bị số hóa, lưu trữ hồ sơ hồn tồn đầu tư, nâng cấp, nơi cần chủ động đơn vị tích cực tham gia khai thác, chia sẻ, đóng góp sở liệu công chứng chất lượng Nguyên nhân xuất phát từ thiếu liên kết tổ chức hành nghề công chứng địa bàn, cần đạt thỏa thuận văn phịng với vấn đề áp dụng cơng nghệ thông tin hoạt động công chứng địa bàn địa bàn có sở liệu chất lượng để chuẩn bị cho việc tích hợp sở liệu lại tỉnh lại với thành sở liệu chung tồn quốc Các huyện vùng sâu, vùng xa cịn nhiều khó khăn việc tiếp cận Internet, nơi nhu cầu cơng chứng có Chính mà quy trình cơng chứng nơi thường quy trình truyền thống Cơ sở hạ tầng Internet chưa phát triển đồng địa phương nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng chưa đồng địa phương nước Bên cạnh sở liệu công chứng chưa kết nối với sở liệu dân cư nên việc xác định danh tính người có thật hay khơng phụ thuộc vào khả quan sát, kinh nghiệm thực tiễn cơng chứng viên Như cơng chứng điện tử thời gian tới cần triển khai sớm tỉnh, thành phố trung ương, vùng kinh tế trọng điểm, địa phương vùng sâu, vùng xa, miền núi, hải đảo triển khai sau Theo quy định Điều 119 Bộ Luật Dân 2015 hình thức giao dịch dân thể lời nói, văn bản, hành vi cụ thể, giao dịch thực thơng qua phương tiện điện tử có lưu lại thơng điệp liệu coi giao dịch văn Nhưng Luật Cơng chứng quy định việc thực trình tự, thủ tục công chứng giấy tờ, bên liên quan phải đọc, ký vào trang có mặt văn phịng cơng chứng để thực giao dịch Tâm lý người cần thời gian để tiếp nhận mới, việc chuyển đổi sang quy trình cơng chứng điện tử hướng đến cách tiếp cận gây tâm lý dè chừng, bên liên quan đặt nhiều câu hỏi như: văn điện tử có bị đánh cắp hay không? Giá trị pháp lý văn công chứng điện tử nào? Chúng ta có Sổ đỏ điện tử chưa? Nói tóm lại việc tồn thơng tin cơng dân cần số hóa quản lý hiệu để phục vụ cho nhiều dịch vụ khác 3.2 GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ - ĐỀ XUẤT Rất nhiều vấn đề cấp thiết bối cảnh khiến cho sống bị đảo lộn, dịch bệnh khiến người tiếp xúc gần, người nước cần cơng chứng q nhà, v.v Thì có giải pháp đáp ứng tiêu chí: (i) khách hàng hưởng dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi giao dịch thực xác, an tồn; (ii) khách hàng thực ký kết hợp đồng dễ dàng qua họp trực tuyến; (iii) cắt giảm nhiều chi phí tiết kiệm nhiều thời gian cho bên, thay phải bù đầu mớ văn bản; (iv) hết vấn đề bảo mật tài liệu sau thực giao dịch Đó việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Chúng ta cần có giải pháp sớm để thực cơng chứng điện tử Việt Nam, số kiến nghị cần phản biện nhiều bên để hoàn thiện Sớm hoàn thiện, bổ sung quy định pháp luật thủ tục hành của quan liên quan (tổ chức tín dụng, quan đăng ký đất đai, thuế, …) theo hướng chuyển đổi số toàn giai đoạn thủ tục cho hợp lý Hiện thủ tục Chính phủ cho phép thực môi trường điện tử thuộc thẩm quyền công chứng viên “chứng thực điện tử từ chính” (quy định khoản Điều Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực thủ tục hành mơi trường điện tử) Cần tiếp tục đẩy mạnh đầu tư, khai thác, sử dụng phần mềm xử lý, truy vấn thông tin, lưu trữ hồ sơ, văn môi trường điện tử thông qua mạng Internet, mạng máy tính, hệ thống thơng tin, sở liệu Mở rộng độ phủ sóng Internet phạm vi nước, nâng cấp hạ tầng thông tin truyền thông để tạo tiền đề cho việc thúc đẩy thủ tục truyền thống sang thủ tục điện tử Cần việc tiếp cận dịch vụ băng thông rộng khu vực miền núi, hải đảo thật dễ dàng Suy cho trước sau cần phải liên tục cập nhật, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng để sớm đồng với dịch vụ công khác Một hệ công chứng viên hệ hưởng thành ứng dụng công nghệ thông tin từ thời điểm biến đổi này, hệ hai chị em Son Huyền đến từ xã vùng cao mà thời em học online cịn phải leo núi 5km để đón sóng Internet2 Chuẩn hóa đồng sở liệu quy mô quốc gia dân cư, doanh nghiệp, … đặc biệt lượng liệu xây dựng quan liên quan Rà soát tái cấu trúc nghiệp vụ thủ tục hành để tiến hành việc hợp với Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công Bộ, Sở Việc tiếp nhận hồ sơ nên mà người dân cảm thấy tiện lợi khơng phải tốn thời gian di chuyển đến nơi nộp hồ sơ, hạn chế tiếp xúc với cán tiếp nhận hồ sơ gián tiếp thúc đẩy việc xử lý hồ sơ, đặc biệt phải kể đến hồ sở thủ tục hành liên quan đến đất đai https://baophapluat.vn/khu-vuc-hai-nu-sinh-van-kieu-dung-lan-don-song-3g-hoc-online-da-duoc-phu-song-4gpost415198.html Về vấn đề giá trị pháp lý văn công chứng dạng điện tử, có hai ý hay tham khảo từ việc quy định “giá trị pháp lý gốc chứng từ điện tử” 3, văn công chứng điện tử cần đáp ứng tiêu chí: (i) có đảm bảo độ tin cậy tính tồn vẹn thơng tin; (ii) thơng tin văn dùng cần thiết Cần có quy định hỗ trợ cho địa phương có điều kiện tốt (Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, v.v.) thực triển khai công chứng điện tử, đặc biệt tập trung vào nhóm hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản (Điều 54 Luật Công chứng 2014 quy định bất động sản tỉnh thực cơng chứng địa bàn nơi có bất động sản) Bởi địa phương khác chưa đủ điều kiện nơi đô thị tập trung đông dân cư, nên việc vừa làm vừa rút kinh nghiệm để tránh lãng phí, có điều kiện thuận lợi thực áp dụng tồn quốc Ngành cơng chứng tham khảo thành công từ ngành Thuế việc ứng dụng công nghệ thông tin, tảng hệ thống khai thuế diện nước, tảng tảng tiếp nhận hồ sơ với lượng liệu lớn Bên cạnh ngân hàng, doanh nghiệp tham gia vào hoạt động kê khai thuế nên thơng tin có độ tin cậy Nếu tích hợp nhiều thơng tin liên ngành việc tra cứu thuận tiện cho cơng chứng viên, từ tảng hỗ trợ việc định cho nhiều quan, đơn vị khác Đồng thời với việc xây dựng sở hạ tầng kỹ thuật, khai thác phần mềm cần sớm lên kế hoạch triển khai tài liệu hướng dẫn việc kết nối, chia sẻ liệu đất đai, doanh nghiệp, nhà ở, dân cư với sở liệu công chứng; sở liệu cần có phối hợp kết nối với bên Sở, ban, ngành có liên quan với hoạt động công chứng vấn đề đăng ký quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, thuế nhằm hạn chế giao dịch giả tạo, bất hợp pháp Sớm đưa vào việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử hoạt động công chứng, đặc biệt cá nhân cần có chữ ký số riêng, chữ ký điện tử riêng Ngoài ra, để giúp cho quy trình cơng chứng số hóa từ khâu tiếp nhận hồ sơ, nên xây dựng cổng thông tin mạng để tiếp nhận hồ sơ đầu vào riêng, người dân muốn lựa chọn văn phịng hồ sơ đẩy văn phịng tiếp nhận (khâu để người dân tự nhập tốt, mẫu hướng dẫn thể cho họ tham khảo phần mềm), cần làm thật tốt việc bảo mật liệu để tránh việc thất liệu khách hàng Cịn đến khâu tra cứu xác thực thông tin hồ sơ cơng chứng viên thực sở liệu quốc gia cơng chứng có liên kết với quan liên quan để từ cơng chứng viên đưa định xác có từ chối cơng chứng hay khơng với giao dịch bất thường Điều Mục Chương Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/05/2013 Chính phủ thương mại điện tử III KẾT LUẬN Để đảm bảo việc phát triển ổn định, bền vững nghề cơng chứng vấn đề quan trọng, có việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào hoạt động công chứng Không tự rút kinh nghiệm mà cần học hỏi học từ quốc gia có nghề cơng chứng phát triển Ứng dụng sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử, dịch vụ công chứng từ xa xu tất yếu góp phần tiết kiệm thời gian chi phí cách hiệu cho khách hàng Trong nhiều trường hợp không thiết phải có mặt trực tiếp văn phịng cơng chứng Cơng chứng viên khách hàng hồn tồn thực việc cơng chứng hình thức online Do mà nhiều doanh nghiệp đảm bảo việc sản xuất, kinh doanh hiệu việc sử dụng dịch vụ công chứng từ xa, chí nước ngồi Trên viết em, hạn chế mặt thời gian cơng việc cịn nhiều nên em chưa thể đào sâu số vấn đề Nếu nhận góp ý mặt chun mơn viết hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn thầy cô đọc viết IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hiến pháp 2013 nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; Nghị số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 Chính phủ Về sách phát triển nghề công chứng; Bộ Luật Dân Sự số 91/2015/QH13 Quốc hội ban hành ngày 24/11/2015 Luật Công chứng số 53/2014/QH13 Quốc hội ban hành ngày 20/06/2014; Giáo trình Kỹ hành nghề Công chứng Tập 1, Tập 2, Tập 3, Học viện Tư pháp, Nxb Tư Pháp, 2020 Một số Website https://daoduyan.com/2020/03/ung-dung-cong-nghe-thong-tin-trong-hoat-dongcong-chung/ http://lapphap.vn/Pages/tintuc/tinchitiet.aspx?tintucid=210703 https://vanban.vcci.com.vn/nghi-dinh-522013nd-cp-cua-chinh-phu-ve-thuong-maidien-tu https://haichau1.danang.gov.vn/web/guest/chitiet?id=1701&_c=59,60,61,62,63,64,65,89 10 https://www.baodongthap.vn/phap-luat/day-manh-ung-dung-cong-nghe-thong-tintrong-hoat-dong-cong-chung-94516.aspx 11 https://sotp.langson.gov.vn/chinh-sach-phat-trien-nghe-cong-chung 12 https://stp.thuathienhue.gov.vn/DichVu/ThongTin/CapNhat/prints.aspx?tinid=6009 13 https://sotp.laichau.gov.vn/view/hoat-dong-cua-so/day-manh-trien-khai-ung-dungcong-nghe-thong-tin-trong-hoat-dong-tu-phap-56367 14 http://vsd.com.vn/241l/phan-mem-quan-ly-co-so-du-lieu-cong-chung.html 15 https://osp.com.vn/tin-tuc-141-cate-id-24.html 16 https://uchi.vn/?fbclid=IwAR32pjIWz0iioSvVAYKoMTF7_waUAwc4XLBMlbLMLAB1AcwcxRYQt67zFY# 17 https://freelancervietnam.vn/top-10-phan-mem-quan-ly-cong-chung/ 18 https://pbgdplthainguyen.gov.vn/de-cuong-tuyen-truyen/thuc-trang-va-su-canthiet-xay-dung-phan-mem-quan-ly-cong-chung-chung-thuc-va-thong-tin-nganchan-cua-tinh-thai-nguyen-64.html 19 https://sotp.langson.gov.vn/tap-huan-su-dung-phan-mem-co-so-du-lieu-congchung-chung-thuc 20 https://thanhnien.vn/thoi-su/cong-chung-de-lot-giay-to-gia-trach-nhiem-thuoc-ve- ai1210266.html ... liên tục cập nhật, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng để sớm đồng với dịch vụ công khác Một hệ công chứng viên hệ hưởng thành ứng dụng công nghệ thông tin từ thời điểm biến... sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm lĩnh vực hoạt động người xã hội” Luật Công nghệ thông tin 2006 định nghĩa: ? ?Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ. .. với nước giới Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng: Xuất phát từ nhu cầu thực tế công chứng viên hoạt động công chứng, thấy công nghệ thông tin có vai trị cơng cụ hỗ trợ cho tồn quy