Hệ thống kiểm soát nội bộ các doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu cần thơ

LỜI NÓI ĐẦU Để quản lý tốt hoạt động doanh nghiệp điều trước tiên nhà quản trị doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu ,bởi lẽ theo COSO ( Committe of Sponsoring organisations - Ủy ban hỗ trợ tổ chức Mỹ ) : “ Một trình bị chi phối nhà quản lý thành viên khác tổ chức , thiết kế nhằm đảm bảo cách hợp lý hoạt động có hiệu hiệu năng, tính trung thực thông tin ,và tính tuân thủ luật pháp” Hay theo CICA ( Canadian institute of Chartered Accountants – Viện giám định viên kế toán Canada ) hệ thống kiểm soát là:” Các yếu tố tổ chức nhằm phối hợp hoạt động người để góp phần thực mục đích hoạt động có hiệu hiệu năng, tính trung thực thông tin , tính tuân thủ luật pháp” Qua khẳng định hệ thống kiểm soát hữu hiệu điều kiện cần thiết tổ chức đạt đến hoàn hảo ước mơ tất nhà quản lý Ở nước ta từ lâu hệ thống kiểm soát tổ chức nơi , nơi khác nhà quản lý tâm xây dựng để ngày hoàn thiện Tuy nhiên khái niệm hệ thống kiểm soát nội vai trò quan trọng thành công doanh nghiệp biết đến gần chế thị trường hình thành với thâm nhập tất yếu việc kiểm toán Càng ngày hệ thống kiểm soát nội nhà quản lý quan tâm cách sâu sắc Cơ quan Kiểm toán nhà nước Việt nam đưa vào hệ thống chuẩn mực Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ chuẩn mực “Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ” nói lên tầm quan trọng Xuất phát từ suy nghó ,nhằm góp phần hình thành hệ thống kiểm soát nội có tính hiệu lực cao cho doanh nghiệp nhà nước nên luận văn chọn viết đề tài Tuy nhiên nội dung rộng lớn hình thành tổ chức , ngành nghề nên xin phép giới hạn viết phạm vi đề tài : “ Hoàn thiện hệ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu địa bàn tỉnh Cần Thơ ” Đề tài nghiên cứu hướng dẫn giúp đỡ tận tình Tiến só Nguyễn Khắc Hùng Trong trình nghiên cứu trình độ thân hạn chế định nên viết chắn nhiều thiếu sót, mong nhận từ quý Thầy , Cô bạn cảm thông với ý kiến đóng góp quý báu    PHẦN MỘT CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TRONG TỔ CHỨC KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: Theo nghóa rộng kiểm soát nội hiểu trình bị ảnh hưởng Ban giám đốc, Hội đồng quản trị cá nhân khác đơn vị , thiết kế để đưa bảo đảm hợp lý việc đạt mục tiêu theo phạm trù sau : - Tính hiệu lực hiệu hoạt động - Độ tin cậy báo cáo tài - Tính tuân thủ pháp luật quy định hành Phạm trù thứ đề cập đến mục tiêu hoạt động doanh nghiệp , bao gồm hoạt động , mục đích kiếm lời việc bảo vệ nguồn lực Phạm trù thứ hai liên quan đến việc chuẩn bị báo cáo tài có độ tin cậy cao, gồm báo cáo quản trị nội , báo cáo tài tổng hợp số liệu tài trích từ báo cáo tài này, số liệu toán lãi , số liệu báo cáo trước công luận Phạm trù thứ ba đề cập đến tuân thủ pháp luật quy định hành áp dụng doanh nghiệp Theo báo cáo COSO trách nhiệm kiểm soát nội Ban giám đốc Hội đồng quản trị doanh nghiệp Các kiểm toán viên nội không chịu trách nhiệm kiểm soát nội (KSNB) Vai trò Kiểm toán viên nội (KTVNB) phải đánh giá tính hiệu lực hệ thống KSNB đưa kiến nghị việc cải tiến tính hiệu lực hệ thống KSNB cho Hội đồng quản trị doanh nghiệp CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ : Cũng theo COSO mô hình KSNB bao gồm năm thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với là: - Môi trường kiểm soát ; - Đánh giá rủi ro ; - Các hoạt động kiểm soát ; - Thông tin liên lạc ; - Việc theo dõi (giám sát) Môi trường kiểm soát Sự kiểm soát tổ chức phụ thuộc nhiều vào thái độ người quản lý vấn đề kiểm soát Nếu người quản lý cao đơn vị tin kiểm soát vấn đề quan trọng , thành viên khác đơn vị cảm thấy điều tôn trọng quy định kiểm soát Ngược lại , người quản lý hô hào kiểm soát không thực tâm ý , mục tiêu kiểm soát chắn không đạt Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm tính đồng , giá trị đạo đức lực người ; nguyên lý quản lý phongcách điều hành; cách thức ủy quyền giao phó trách nhiệm hội đồng quản trị ; ý phương hướng hoạt động Ban Giám đốc đưa Để tìm hiểu đánh giá môi trường kiểm soát tổ chức , cần ý nhân tố sau: + Triết lý quản lý phong cách hoạt động + Cơ cấu tổ chức + Phương pháp ủy quyền + Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát + Trình độ phẩm chất đội ngũ cán nhân viên + Chính sách nhân + Sự trung thực giá trị đạo đức Triết lý quản lý phong cách hoạt động nhà quản lý cao cấp có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát tổ chức bao gồm vấn đề khả nhận thức giám sát rủi ro kinh doanh , nhận thức thái độ việc lập báo cáo tài hay áp dụng phương pháp kế toán , sử dụng kênh thông tin thức hay không thức Cơ cấu tổ chức máy thực hoạt động để đạt mục tiêu tổ chức Xây dựng cấu tổ chức đơn vị phân chia thành phận với chức quyền hạn cụ thể Một cấu tổ chức hợp lý điều kiện đảm bảo thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Phương pháp ủy quyền cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp cách thức Cần có ủy quyền rõ ràng văn giúp cho công việc tiến hành dễ dàng tránh lạm dụng Sự tham gia Hội đồng quản trị Ban kiểm soát làm cho môi trường kiểm soát tốt kiểm soát đến hoạt động người quản lý Trình độ phẩm chất cán nhân viên Một tổ chức đạt mục tiêu cán nhân viên cấp đảm bảo kiến thức kỹ cần thiết Một khía cạnh không phần quan trọng phẩm chất cán nhân viên Khi thiếu yếu tố , thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu không thực thực tế Các sách nguồn nhân lực bao gồm vấn đề sách tuyển dụng , sách đào tạo sau tuyển dụng , sách khen thưởng kỷ luật… Các sách ảnh hưởng định đến trình độ phẩm chất đội ngũ nhân viên đơn vị Sự trung thực giá trị đạo đức Để tạo ý thức đội ngũ cán nhân viên tổ chức , nhà quản lý cao cấp cần phải xây dựng , ban hành thông tin rộng rãi hướng dẫn nguyên tắc đạo đức , hạnh kiểm liên quan đến cấp bậc tổ chức Nhà quản lý phải tự làm gương cho cấp việc tuân thủ nguyên tắc Một vấn đề quan trọng phải loại bỏ động dẫn người nhân viên đến sai phạm việc yêu cầu nhân viên phải hoàn thành công việc thời gian ngắn dẫn đến dối trá báo cáo không trung thực Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng đến trình thực kết thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát không đạt mục tiêu hình thức môi trường kiểm soát yếu Ngược lại ,một môi trường kiểm soát tốt hạn + Các điều kiện đặt cho bên phương tiện cần chặt chẽ vấn đề chất lượng sản phẩm , điều kiện an toàn phương tiện cho người tài sản ; Chủ phương tiện số công nhân phải có người đào tạo qua lớp công nhân xăng dầu… + Trường hợp thuê phương tiện neo đậu để xuất hết hàng công ty Thương mại yếu tố thời gian hợp đồng quan trọng gây nhiều chi phí khác mà bên vận chuyển bắt bên thuê chịu Rủi ro tiềm tàng vấn đề bảo quản hàng hóa trường hợp lớn nên cần mua bảo hiểm với mức cao, có sách khuyến cho trường hợp mua nhiều chế độ cho người bán hàng để góp phần giải phóng tàu nhanh 2.2 Kiểm soát phát hiện: 2.2.1 Giải pháp cho cấu kiểm soát chất lượng sản phẩm: - Hàng lưu trữ tồn kho cần kiểm nghiệm mẫu đột xuất với thành phần thủ kho, hóa nghiệm phòng kỹ thuật để ngăn ngừa gian lận - Đối với cửa hàng bán lẻ thường chất lượng dễ bị làm sai lệch nên bên cạnh việc kiểm tra chất lượng theo khiếu nại (nếu có) thiết phải thực việc lưu mẫu xe bồn chở đến vài ngày sau để có đối chiếu lúc cần Song song thực kiểm tra định kỳ vào hai lần nhập hàng 2.2.2 Thủ tục kiểm soát cần bổ sung cho quản lý khâu bán hàng - Mỗi có biến động giá lớn phòng kinh doanh kế toán nên phối hợp cử nhân viên giám sát việc xuất nhập kho Thực kiểm kê đo bồn để xác định lượng hàng tồn cửa hàng khai báo số bán có biến động không bình thường , từ xác định trung thực tông tin khai báo số cửa hàng Nếu phát nhiều gian lận thi tăng rộng số cửa hàng kiểm tra 2.2.3 Giải pháp cho vấn đề tổ chức nhân sự: - Khi tới đợt xét duyệt nâng lương công ty nên thông báo tới đơn vị để đơn vị gửi danh sách nhân viên tới kỳ lên lương công ty từ đối chiếu với danh sách phòng tổ chức nắm - Thực đánh giá chất lượng nhân viên khâu, công việc từ phân loại đưa nhận xét thiếu hụt nhân sở đánh giá Từ xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể ngành nghề có nhu cầu Việc xét chọn người cần công khai dân chủ sở trẻ hóa 2.2.4 Giải pháp đề nghị cho việc quản lý thông tin tài kế toán mạng máy vi tính: - Đối với hệ thống mạng ngày xử lý xong số liệu phát sinh chuyển sang lưu trữ thêm máy khác , riêng số liệu máy chủ giữ để tiếp tục sử dụng thường ngày Làm biết thông tin có bị chỉnh sửa không ? từ tìm nguyên nhân , đồng thời độ an toàn tăng cao không may có cố mạng làm tập tin liệu trường hợp mở tập tin số liệu bên để làm sai lệch dự phòng việc khắc phục cố nhẹ nhàng nhiều - Đối với trương hợp công ty Thương mại , sử dụng mảng chương trình riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho người phần hành ,nếu để xảy mát số liệu bị người khác nắm thân người phải chịu trách nhiệm Chuyên viên phụ trách tin học đơn đóng vai trò kỹ thuật tùy theo yêu cầu người sử dụng 2.2.5 Giải pháp kiểm soát chi đầu tư xây dựng bản: - Mặc dù qui định nhà nước không bắt buộc doanh nghiệp phải đấu thầu công trình đầu tư , công ty nên có qui định riêng biệt để quản lý có hiệu khoản chi đầu tư : + Khi có công trình cần xây dựng thực theo phương thức đấu thầu , có giảm chi phí đầu tư , đồng thời chọn đơn vị có kỹ thuật tốt đảm bảo yêu cầu cao cửa hàng xăng dầu + Cần bố trí nhân quản lý trước cho nơi xây đưa người vào ban quản lý công trình để với nhân viên phòng kỹ thuật giám sát việc thi công Dù xảy thông đồng để tư túi hai người người quan lý không hiểu biết xây dựng xuất phát từ nguyên nhân nơi mà họ bàn giao để sử dụng bảo quản nên phải có trách nhiệm với 2.2.6 mặt: Giải pháp kiểm soát kế toán tiền Trong trường hợp phải đến thu tiền đại lý (do ngân hàng để chuyển tiền khách hàng thường chậm chuyển …) để tránh tình trạng người thu nộp không đủ, hàng tháng khách hàng kế toán công nợ nên thực đối chiếu số dư qua đối thoại giấy xác nhận Từ xác định số bị chiếm dụng có 2.2.7 Giải pháp kiểm soát kế toán hàng hóa, tài sản vật tư…: Hàng hóa tồn kho thực tế phải phù hợp với số lượng sổ sách kho Do việc công ty xăng dầu Hậu giang để hàng kho nhà máy điện tồn sổ sách kho Trà thuộc công ty phải xử lý để có hợp lý thủ tục là: + Ký hợp đồng thuê kho với nhà máy cử ngườøi công ty đến bảo quản đưa kho vào danh mục kho công ty Hoặc: + Ký hợp đồng nhờ nhà máy giữ hộ cho công ty với điều khỏan định mức hao hụt , phương thức nhập xuất kho công ty Như mặt sổ sách kế toán hợp thức , đồng thời việc bảo quản hàng thực tốt - Tài sản cố định , vật tư , công cụ: Cần bổ sung thủ tục nghiệm thu tài sản có giá trị lớn hay công cụ , vật tư mua số lượng nhiều số lượng , chủng loại quy cách, giá Trong trường hợp giá trị lên đến mức hàng trăm triệu đồng nên thực cho gọi thầu cung cấp để đạt giá mua thấp 2.2.8 Giải pháp kiểm soát chi phí bảo hiểm: Khi chuyển sang chế thị trường hầu hết công ty bảo hiểm phải bước vào cạnh tranh gay gắt Từ để lôi kéo khách hàng , đồng thời chế độ tài mở thoáng chấp nhận khoản chi phí hoa hồng cho doanh nghiệp toàn công ty bảo hiểm thực chi lại tiền hoa hồng cho việc thu phí bảo hiểm Tất nhiên người mua người làm môi giới họ bán hưởng hoa hồng hợp lý Riêng doanh nghiệp nhà nước nhiệm vụ giao cho cá nhân thực khỏan phải nộp vào công quỹ đơn vị Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu tiền mua bảo hiểm lớn đặc điểm riêng có loại hàng hóa Tất nhiên hoa hồng khoản tiền không nhỏ Trong thời gian qua số tiền lọt vào túi cá nhân Để thu đồng thời sử dụng chỗ cần bổ sung thực biện pháp sau: + Ở phận kế toán toán chuyển chi tiền cho nội dung ghi nhận số hợp đồng , số phí phải trả, nội dung mua bảo hiểm + Định kỳù thực đối chiếu với khoản mà công ty bảo hiểm chi lại cho hợp đồng trên,xác định số nhận, thực thu nộp quỹ Khi đối chiếu cần kiểm tra việc tính toán xem xét chứng từ chi ký nhận mà bên bán làm 2.2.9 Giải pháp kiểm soát chi phí vận chuyển: Khi tiến hành toán cho bên phương tiệân kế toán toán cần kiểm tra đối chiếu mặt: Số lượng vận chuyển giao, chất lượng hàng (căn vào biên phòng kỹ thuật kho nhận) Ghi nhận số hóa đơn nhận hàng tóan để đối chiếu tránh toán trùng lắp 2.2.10 Giải pháp kiểm soát chi phí hao hụt: Đây chi phí lớn kinh doanh xăng dầu nhiên có chế độ kiểm soát tốt làm giảm phí nhiều lẽ hao hụt nhiều hay có phần ý muốn chủ quan người nhiều Qua xem xét đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp tối thấy có số thủ tục cần thiết kế để góp phần kiểm soát như: - Việc xuất hàng kho cần chấn chỉnh khâu xác định nhiệt độ lúc xuất hàng Điều quan trọng ảnh hưởng lớn đến lượng hàng thiếu thừa vào lúc kiểm kê Do phương án kiểm soát tốt sử dụng lắp đặt hệ thống ghi nhận nhiệt độ đường ống dẫn Đồng thời nối thiết bị xuất vào mạng máy tính , nơi lưu trữ thông tin xuất hàng với nhiều thông số khác có nhiệt độ Nếu cần đối chiếu với nhiệt độ ghi công nhân kho hóa đơn thật dễ dàng - Định hoán đổi thường xuyên số công nhân , bảo vệ kho, cửa hàng để đề phòng hạn chế tiêu cực xảy thông đồng - Kết hợp với việc kiểm tra chất lượng sản phẩm cần thực thủ tục đo lường xác bơm cách đặn ,như khống chế nạn điều chỉnh để bơm thiếu cho khách hàng Xử lý nghiêm nạn phá chì niêm phận lường để làm thay đổi cách đo lường máy - Xem xét thật kỹ , tìm hiểu nguyên nhân việc thừa hàng hóa đợt kiểm kê 2.3 Kiểm soát bù đắp: 2.3.1 Giải pháp cho cấu kiểm soát chất lượng sản phẩm: - Có quy định cụ thể để xử lý thích đáng chất lượng hàng bị Thủ tục góp phần hạn chế mức cao việc pha trộn hàng hóa 2.3.2 Thủ tục kiểm soát cần bổ sung cho quản lý khâu bán hàng - Nếu thực giao cho vài cá nhân nhiệm vụ vừa bán hàng vừa thu tiền để có nhanh nhẹn, linh động mua bán nên giao trách nhiệm bảo quản tiền hàng cho người kiểm soát họ việc buộc họ chấp tài sản Đối với trường hợp công ty ký hợp đồng giao cho họ lượng hàng định để bán , có chế độ chiết khấu thích hợp Như người bán hàng phải có trách nhiệm cao có quyền lợi riêng họ 2.3.3 Giải pháp cho vấn đề tổ chức nhân sự: Đưa quy định quản lý chặt chẽ nhân viên sau học xong Chỉ bố trí xếp lại công việc trường hợp học ngành nghề cần quy hoạch trước Không hợp thức hóa để nâng lương người tự học học ngành chưa cần thiết 2.4 Kết luận: Trên giải pháp mà theo thật cần thiết để bổ sung cho hệ thống kiểm soát nội có đơn vị kinh doanh xăng dầu Cần Thơ Các thủ tục kiểm soát xây dựng sở lý luận kiểm sóat nội thực trạng hệ thống công ty nói Những vấn đề nêu thật nội dung phức tạp , nhiên thực tế chưa hình thành vận dụng mục tiêu kiểm soát hệ thống chưa có hiệu Hy vọng qua việc bổ sung hệ thống kiểm soát nội đơn vị hoàn chỉnh hơn, thực thi nội dung kiểm soát mong muốn đêm lại hiệu thiết thực    KẾT LUẬN CHUNG Hệ thống kiểm soát nội tổ chức mà doanh nghiệp có vai trò quan trọng Nó điều kiện cần đủ để mục tiêu doanh nghiệp thực Một hệ thống kiểm soát có đủ độ tin cậy gíup cho nhà quản lý đơn vị thực ý đồ mà bên cạnh thể nét văn hóa hoạt động tổ chức Thiết nghó nhà quản lý giỏi thân người làm nhiều việc mà vấùn đề chỗ họ thiết lập hệ thống kiểm soát mà thực tiễn đạt hiệu lực cao Đối với doanh nghiệp nhà nước Việt nam chế quan liêu bao cấp hình thành nên nề nếp , thói quen lề mề công việc … để vực dậy doanh nghiệp việc đưa vào hoạt động kiểm soát có nhiều thủ tục kiểm soát khác với tính năng, hiệu cao điều mà nhà quản lý đơn vị phải làm nhiều Nói đến lónh vực nhìn vào doanh nghiệp có đối tác nước doanh nghiệp nước đầu tư 100% thấy hệ thống kiểm soát họ chặt chẽ tính hiệu lực cao Mà nơi phận nhân viên tức lực lượng đông đảo phải tuân thủ hoạt động kiểm soát người Việt nam , nói điều quan trọng thiết lập thủ tục kiểm soát mà thực tế có tác dụng lường sai sót hay cố tình gian lận Có việc đạt hệ thống kiểm soát ý muốn điều không khó Nói nói doanh nghiệp nhà nước mà hệ thống kiểm sóat nội vấn đề doanh nghiệp có tồn hay không vấn đề đặt trước mắt chưa nói đến việc đứng vững môi trường cạnh tranh gay gắt chế thị trường Đã có nhiều doanh nghiệp nhà nước thật vững vàng chế mà đà phát triển nơi phân tích nguyên nhân đạt kết chắn vấn đề tổ chức hệ thống kiểm soát nội hoàn thiện đáng tin cậy nói đến Trở lại với doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu Cần Thơ , có công ty có thâm niên ngành cao, nêu chế hoạt động cũ để lại nhiều tập quán ảnh hưởng lớn đến việc thực thi hệ thống kiểm soát nội Chính lẽ mà hệ thống kiểm soát doanh nghiệp nhiều thiếu sót Dựa sở lý luận vấn đề nêu đầu viết việc vào phân tích thực trạng có với ưu nhược điểm hệ thống kiểm soát nội vài công ty tiêu biểu mạn phép trình bày giải pháp nhằm khắc phục khiếm khuyết cấu kiểm soát Những giải pháp chưa hoàn toàn đầy đủ nhiên có điều chắn vận dụng thực tế đem lại hiệu thiết thực cho công ty lónh vực đề cập đến    ... viết phạm vi đề tài : “ Hoàn thiện hệ Luận văn tốt nghiệp – HV Huỳnh Hữu Thọ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp nhà nước kinh doanh xăng dầu địa bàn tỉnh Cần Thơ ” Đề tài nghiên cứu hướng dẫn... nội (KTVNB) phải đánh giá tính hiệu lực hệ thống KSNB đưa kiến nghị việc cải tiến tính hiệu lực hệ thống KSNB cho Hội đồng quản trị doanh nghiệp CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ... mại Cần Thơ làm sở để nêu đánh giá hai đơn vị có nét bao quát đại diện cho hai nhóm công ty CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BO Ä: Qua khảo sát thực tế hệ thống kiểm soát nội doanh