Môn kĩ năng thuyết trình (9)

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG BỘ MƠN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG BÀI THI CUỐI KỲ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Họ tên: Trần Quang Hà Mã sinh viên: B19DCVT113 Số điện thoại: 0967373187 Nhóm lớp học: 22 Hà Nội, ngày tháng năm 2022 Đề tiểu luận Câu 1: Hãy nêu vai trò kỹ làm việc nhóm Câu 2: Để xây dựng nhóm làm việc hiệu Anh (Chị) cần phải làm gì? Câu 3: Bạn đánh giá thực trạng kỹ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam nói chung sinh viên PTIT nói riêng Bài làm Câu 1: Hãy nêu vai trị kỹ làm việc nhóm Các vai trị kỹ làm việc nhóm Giảm tải khối lượng hoạt động để tăng đạt kết tốt Đây vai trò quan trọng yếu tố quan trọng kỹ thực công việc nhóm Nhiệm vụ hiển nhiên, làm việc tập thể khối lượng hoạt động chia nhỏ cho nhiều người, từ áp lực công việc giảm nhiều Các thành viên nhóm khơng bị căng thẳng hay q áp lực trước công việc, dự án lớn Khắc phục khiếm khuyết thành viên Nhiệm vụ kỹ làm việc nhóm sau khắc phục khiếm khuyết thành viên Rõ ràng, trình làm việc, thành viên đưa ý kiến thành viên khác lắng nghe đánh giá Thông qua nhận xét, nhận xét, thành viên nhận biết sai, thiếu sót điểm để khắc phục sửa chữa Từ đó, đạt kết tốt thực cơng việc thân nhóm tăng cao Phát huy tốt tiềm người Trong q trình làm việc nhóm, thành viên chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn để phát triển tài Sau trình làm việc, chắn thành viên biết tiềm ngủ quên để đánh thức Bên cạnh đó, phối hợp ăn ý thành viên xây dựng nhiều thành mang tính sức mạnh lâu dài, hiệu nhiều so với việc tận dụng điểm mạnh cá nhân Truyền cảm hứng Đây nhiệm vụ kỹ thực cơng việc nhóm chứng minh rõ nét Điều thể thơng qua ý tưởng thông minh, cảm hứng từ tranh luận, qua thành viên tự động tạo cảm hứng thực cơng việc cho Hiểu cách đơn giản, cá nhân có ý tưởng hay viên ngọc thơ chưa mài giũa Nhưng thơng qua q trình quản trị nhóm, với tác động nhiều thành viên khác, viên ngọc giũa để trở nên sáng đẹp Ra định đắn làm việc nhóm Khi làm việc cá nhân, ta có nhìn chủ quan cơng việc Nhiều người làm đồng nghĩa với nhiều góc nhìn đa chiều, nhiều cách tiếp cận xử lý vấn đề Các ý tưởng độc đáo thông minh nói từ nhiều đầu hẳn tốt góc nhìn đơn điệu từ người Sở hữu kỹ thực cơng việc nhóm, bạn chưa phải lo lắng việc rơi vào trạng thiếu ý tưởng Thực công việc nhóm giúp định đắn Mỗi định, lựa chọn cuối nói teamwork trải qua thảo luận, thương lượng thành viên Quá trình giúp lọc sai lầm khơng đáng có để đến định đắn hợp lí Cải thiện kỹ giao tiếp Giao tiếp ln chìa khóa kỹ làm việc nhóm Bạn ln cần ăn nói để trì mối quan hệ, để trao đổi ý tưởng đơi lúc cần phản biện có ý kiến đối lập Những buổi họp, trao đổi xảy xuyên suốt khoảng thời gian thực cơng việc nhóm hội quý giá để bạn nâng tầm kỹ ăn nói Lưu ý khơng rèn luyện ăn nói với đồng nghiệp mà rèn luyện giao tiếp trước đám đơng vậy, đừng ngại ngần nói lên lời phàn nàn làm việc team Câu 2: Để xây dựng nhóm làm việc hiệu Anh (Chị) cần phải làm gì? Nhóm làm việc hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngồi) ❖ Kỹ làm việc nhóm hiệu a Thiết kế nhóm làm việc Muốn đảm bảo thành cơng nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm việc tức bao quát toàn hoạt động với khâu cốt lõi qúa trình làm việc Các bước thiết kế nhóm làm việc cụ thể hóa sau: + Xác định mục tiêu, quyền hạn thời gian tồn nhóm Khi nhóm hình thành, cần mục tiêu để tập trung vào nỗ lực Như nêu, mục tiêu cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn phù hợp với tầm nhìn giá trị tổ chức Cần có hạn định rõ ràng thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực theo mục tiêu kết công việc đề ra; + Xác định vai trò trách nhiệm Đây bước cần tiến hành để đảm bảo cho thành viên nhóm thực chức trách, nhiệm vụ giao phối hợp hiệu mục tiêu chung nhóm; Cần có cam kết thành viên việc thực nhiệm vụ yêu cầu tuân thủ quy chế trình làm việc + Xác định tiêu chí đánh giá Các thành viên nhóm cần phải biết thống tiêu chí đánh giá cơng việc phương diện lực, phẩm chất hiệu công việc Điều quan trọng việc đảm bảo cơng thành viên Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo mơi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả cống hiến thành viên; + Chọn thành viên cho nhóm Đây coi khâu quan trọng việc thiết kế nhóm làm việc Sự thành bại nhóm bước lựa chọn thành viên có phù hợp với nhiệm vụ nhóm hay khơng Nhìn chung, người có phẩm chất sau phù hợp với hoạt động nhóm: Thẳng thắn, trung thực; Biết từ chối lời đề nghị quỹ thời gian làm việc họ bị sử dụng hết; Chuyển giao nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, ý kiến tích cực hay tiêu cực; Mạnh dạn đưa đề xuất với lãnh đạo cấp vấn đề cần thiết để hỗ trợ nhóm; Có khả thương lượng; Chịu trách nhiệm hành động mình; Có trình độ lực chun mơn phù hợp tôn trọng chuyên môn theo yêu cầu công việc nhóm Tùy theo mục tiêu u cơng việc nhóm để hạn định số thành viên nhóm Thơng thường nhóm nhỏ tối đa 10 thành viên gắn với nhiệm vụ phức tạp địi hỏi kỹ cụ thể Các nhóm lớn khoảng 20 thành viên phù hợp với nhiệm vụ đơn giản Khó khăn nhóm lớn phối hợp, đồng thuận tất thành viên b Kỹ giải xung đột Xung đột vấn đề thường xảy nhóm làm việc Lý xung đột xuất phát từ khác biệt trình độ, lực, kinh nghiệm, tảng văn hóa, hay bất đồng quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm Xung đột tạo động lực, nhân tố phá hoại hoạt động nhóm Chính vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn thuận chiều, cần nhanh chóng tích cực giải xung đột Tránh việc đẩy xung đột nhỏ lên thành xung đột lớn, phát sinh thêm xung đột Cách giải xung đột tốt tất thành viên “gặp điểm giữa” Chia sẻ thông cảm với mục tiêu chung Khơng tìm cách xoáy sâu vào điểm khác biệt Trong thực tế có nhiều cách giải xung đột: + Bằng biện pháp áp đảo: Thể cứng rắn, cương số đơng số có uy tín nhóm, áp đặt thành viên lại theo quan điểm, hướng giải Biện pháp dễ dẫn tới hai kết quả: Khiến thành viên bị áp đảo khơng thoải mái, ấm ức, chí dẫn đến thù địch Có giải pháp rõ ràng, tạo thay đổi; chí tiến vượt bậc + Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung hòa cho bên mà không ảnh hưởng đến quyền lợi bên nào, không quan tâm đến chất lượng, hiệu vấn đề đưa giải Thực chất biện pháp bên tham gia khơng hài lịng đành chấp nhận + Biện pháp nhường nhịn: Đây biện pháp mà định cuối đưa nhằm xoa dịu căng thẳng, giải mối quan hệ đáp ứng yêu cầu công việc mức cao Biện pháp thường thực bên chấp nhận hi sinh, thiệt thịi phần Thực tế có trường hợp bên “thua” nhận thấy giải pháp tối ưu, nhiên sợ quan hệ nên họ đành nhường nhịn Dẫn tới tình trạng hoạt động nhóm khó đạt kết tốt + Biện pháp hợp tác “cộng hòa”: Xung đột nảy sinh bên không đồng quan điểm, trường hợp bên mục tiêu chung đạt hiệu cơng việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá đồng thuận với giải pháp cho kết tốt Đây biện pháp lý tưởng mà xung đột diễn nhóm mong muốn đạt Thắng lợi cuối thuộc tập thể nhóm làm việc Giải xung đột vấn đề phức tạp Đòi hỏi trước hết khả điều hành hoạt động nhóm người nhóm trưởng Tiếp hưởng ứng tích cực thành viên nhóm mục tiêu chung Để quản lý xung đột cần tiến hành bước sau: Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột gì? Thuộc loại xung đột nào? Những tham gia vào xung đột diễn ra; Tiên liệu xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy gia tăng xung đột; Tìm biện pháp giải xung đột: Trưng cầu ý kiến khác để giải xung đột Huy động tham gia người mục tiêu chung? Tránh đề cập quan điểm cá nhân Tránh định kiến áp đặt với nhóm xung đột; Nếu huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hòa bên xung đột để làm dịu xung đột Tiếp tìm điểm tương hợp bên động viên, khích lệ bên tập trung giải nhiệm vụ nhóm c Kỹ tổ chức họp nhóm - Chuẩn bị cho họp: Xác định nội dung mục tiêu cần đạt họp bao gồm: + Cuộc họp nhằm giải vấn đề gì? + Khi họp kết thúc? + Các thành viên đóng góp ý kiến nào? + Các mâu thuẫn, xung đột giải nào? + Mong đợi từ thành viên? Chuẩn bị điều kiện cần thiết để tiến hành họp như: địa điểm, thời gian, phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai họp (có thể thơng tin trước kế hoạch nội dung tiến hành họp cho thành viên nhóm trước họp diễn để họ có thời gian suy nghĩ) - Triển khai họp: Để tạo khơng khí hợp tác họp, tốt nên có bước giới thiệu thành viên họp với Có nhiều cách giới thiệu: + Trưởng nhóm người điều hành giới thiệu thành viên; + Để thành viên tự giới thiệu mình; + Đề nghị thành viên tự tìm hiểu người bên cạnh giới thiệu cho thành viên khác - Tiếp cần thống cách thức làm việc: yêu cầu mà họp cần đạt được; triển khai nội dung xây dựng bảng kế hoạch - Thảo luận định nhóm: Đây bước quan trọng định kết họp Những nội dung cần giải đưa để người đóng góp ý kiến Điều quan trọng phải huy động tham gia tất thành viên với tinh thần tích cực, hợp tác Tránh tình trạng ý kiến tập trung vào số thành viên, thành viên khác không quan tâm Việc tranh luận, quan điểm trái nhau, chí xung đột diễn ra, đòi hỏi người điều hành họp phải linh hoạt Cần tôn trọng ý kiến chất vấn đóng góp thành viên Làm rõ diễn giải cẩn thận ý kiến then chốt Đề nghị người đưa quan điểm để bảo vệ ý tưởng Cần sử dụng phát huy tối đa kỹ “động não” kích thích tư duy, khích lệ sáng tạo; phát huy ý tưởng Chú ý ghi chép lại cẩn thận ý kiến đóng góp, hiển thị bảng, biểu hình ảnh minh họa cho người dễ quan sát Đưa câu hỏi mở để khích lệ tham gia ý kiến người hình thành ý tướng Cần kiểm soát kế hoạch xây dựng tập trung vào chủ đề họp, tránh lệch hướng, lan man, không cứng nhắc dễ dập tắt ý tưởng sáng tạo Sau nội dung triển khai cần có sơ kết Đảm bảo thành viên nắm diễn biến họp mục tiêu họp mục tiêu vấn đề - Công đoạn định thường diễn số tình trạng sau: + Quyết định đưa nhanh chóng thành viên tỏ thờ ơ, khơng quan tâm Tình trạng thường dẫn đến nguy bỏ qua nhiều ý kiến có giá trị, khơng chịu đào sâu suy nghĩ, định thường hời hợt, thiếu chất lượng + Ra định kiểu áp đặt: Những định cuối thường bị chi phối lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm người trưởng nhóm Thường kiểu định tiến hành không thông qua thảo luận, thảo luận mang tính hình thức Chính định theo kiểu thường mang tính chủ quan Trong trường hợp người định khơng có đủ thơng tin đầy đủ, xác dễ dẫn đến cảm tính, sai lệch, chí gây hậu kiểu định áp đật + Ra định theo nguyên tắc đa số: Trong thực tế, định vào đồng ý biểu số đông không hồn tồn cho ý nghĩa tích cực Bộ phận thiểu số cịn lại nhóm cảm thấy bị yếu rơi vào tình trạng mâu thuẫn, xung đột với nhóm mạnh Mặt khác dễ xảy tình trạng lơi kéo, bè phái để trở thành nhóm đa số số thành viên nhóm Vì kết cuối định mang tính khách quan, phát huy khả tất thành viên mục tiêu mong muốn + Ra định tình thần hợp tác: Đây hình thức định lý tưởng nhất, theo tất thành viên nhóm hướng tới mục tiêu chung thể tính thần trách nhiệm Mỗi người phát huy mạnh đồng thời có khả kiểm sốt thấn để phối hợp hiệu với thành viên lại Ở thành viên có tơn trọng nhau, đánh giá thỏa đáng Những định xuất phát từ đồng thuận cao đích đến nhóm làm việc hiệu Câu 3: Bạn đánh giá thực trạng kỹ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam nói chung sinh viên PTIT nói riêng ❖ Thực trạng kỹ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam: - Kĩ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam nói chung cịn nhiều hạn chế Lý q trình học cấp học phổ thơng bạn khơng có nhiều hội để rèn luyện kĩ làm việc nhóm ❖ Thực trạng kỹ làm việc nhóm sinh viên PTIT: Kĩ làm việc nhóm sinh viên PTIT giống sinh viên Việt Nam chung cịn nhiều hạn chế, với thực trạng sau q trình làm việc nhóm: - Một người làm cịn lại kết hưởng chung: Đây tình trạng thường thấy trình làm việc nhóm bạn sinh viên năm nhất, đa phần bạn bỡ ngỡ, chưa quen với việc phải làm việc nhóm - Các thành viên nhóm tương tác, chủ động: Trong trình làm việc nhóm bạn thường bị động, chờ đợi phân cơng nhiệm vụ, có tương tác thành viên nhóm từ khiến kết làm việc nhóm thường khơng tốt - Các nhóm thường khơng có ngun tắc rõ ràng, chí khơng có nhóm trưởng ... việc nhóm sinh viên Việt Nam: - Kĩ làm việc nhóm sinh viên Việt Nam nói chung cịn nhiều hạn chế Lý q trình học cấp học phổ thơng bạn khơng có nhiều hội để rèn luyện kĩ làm việc nhóm ❖ Thực trạng... hỗ trợ nhóm; Có khả thương lượng; Chịu trách nhiệm hành động mình; Có trình độ lực chun mơn phù hợp tôn trọng chuyên môn theo yêu cầu cơng việc nhóm Tùy theo mục tiêu u cơng việc nhóm để hạn... việc thân nhóm tăng cao Phát huy tốt tiềm người Trong q trình làm việc nhóm, thành viên chia sẻ trách nhiệm, hỗ trợ lẫn để phát triển tài Sau trình làm việc, chắn thành viên biết tiềm ngủ quên để